WHITEPAPER: DE TOEGEVOEGDE WAARDE VAN DE TD
DE COMPLEXE WERELD VAN DE TECHNISCHE DIENST
INHOUDSOPGAVE
De complexe wereld van de technische dienst
De complexe wereld van de technische dienst
3
Spreek de taal van de business
5
Denken in opbrengsten, in plaats van kosten
7
Anders leren denken
9
Quick wins
11
Actie ondernemen
13
Colofon
15
Pagina 2 van 16
HOOFDSTUK 1
DE COMPLEXE WERELD VAN DE TECHNISCHE DIENST
De technische dienst is misschien wel een van de meest reactieve afdelingen die je binnen bedrijven tegenkomt - afgezien van de klantenservice, wellicht. Ga maar na: er is een storing, de productie ligt stil, een monteur komt langs, de storing is verholpen en de productie kan weer draaien.
1. Ir. Tim Zaal - Emeritus Lector Maintenance Management Hogeschool Utrecht: "Eigenlijk moet je een technoom zijn: zowel technisch als economisch onderlegd."
De complexe wereld van de technische dienst
Pagina 3 van 16
HOOFDSTUK 1
Welke bijdrage levert de technische dienst?
Preventie van verstoringen.
Als de afdeling niet bezig is met het verhelpen van storingen, dan
Storingen oplossen.
is het wel met het voorkomen ervan, door preventief onderhoud in
Aanpassingen doorvoeren aan de productielijn om de productiecapaciteit of de compliance te verhogen.
te plannen en uit te voeren. Vraag een willekeurig hoofd van een technische dienst wat zijn grootste uitdaging is en de kans is
Lerend vermogen, of het gericht verbeteren van het
groot dat hij antwoordt met: “Het aantonen van de toegevoegde
onderhoudsproces: in hoeverre leert de technische
waarde van mijn afdeling.”
dienst van wat ze dagelijks tegenkomt?
Vanuit het management wordt vaak druk uitgeoefend om de
In deze white paper gaan we op zoek naar een antwoord op de
kosten van onderhoud zo laag mogelijk te houden. Het jaarbudget
vraag: hoe kan de technische dienst zijn toegevoegde waarde
wordt bepaald aan de hand van het budget van het jaar daarvoor,
aantonen? Er wordt ingegaan op deelvragen als: hoe leer je de
vaak met een opgelegde besparing van een paar procent. Maar
taal te spreken van de CFO? Hoe kun je de waarde van de
hoe laat je nu zien wat je als technische dienst bijdraagt, laat
technische dienst uitdrukken in opbrengsten, in plaats van
staan dat je een extra investering of een hoger onderhoudsniveau
kosten? En wat zijn nu maatregelen die je morgen al zou kunnen
kunt bedingen bij het management?
nemen?
Grof gesteld zijn er drie bedrijfsdoelstellingen waar een
We laten verschillende (praktijk)experts hun licht schijnen op dit
technische dienst een bijdrage aan moet leveren. Het
onderwerp:
maximaliseren van het productievolume, het voldoen aan wet- en regelgeving (compliance), dit alles op een zo kosteneffectieve
Management aan de Hogeschool Utrecht.
manier. De impact van deze drie doelstellingen gaat veel verder dan alleen de technische dienst. Vanuit verschillende afdelingen
Henk van der Scheun, Manager Productie Techniek bij Heineken.
en lagen van de organisatie wordt invloed uitgeoefend op het productievolume, de kosten en compliance.
Ir. Tim Zaal, Emeritus Lector Maintenance
Huub Wijnands, CFO van Bruynzeel Storage Systems.
Henrie van Laarhoven, Hoofd Technische Dienst bij Aviko.
Aan welke knoppen kan de afdeling draaien?
Henk van Vugt, Manager Maintenance bij Corbion.
Als hoofd technische dienst heb je de beschikking over een aantal knoppen waaraan je kunt draaien om deze doelstellingen te halen:
De complexe wereld van de technische dienst
Pagina 4 van 16
HOOFDSTUK 2
SPREEK DE TAAL VAN DE BUSINESS
De technische dienst spreekt vaak uitstekend de taal van de techniek. Maar wie het gesprek wil aangaan met een CFO, boekhouder of productiemanager, moet ook de taal van de business spreken.
2. Huub Wijnands – CFO – Bruynzeel Storage Systems: “Kijk eens naar je eigen organisatie: hoeveel indirecte kosten heb je en hoe kun je die verminderen? Kun je bijvoorbeeld bepaalde onderhoudsklussen neerleggen bij de operators zelf, in plaats van bij de monteurs? Op die manier zou je de technische dienst al kleiner kunnen maken, als je er mensen neerzet die hoger gekwalificeerd zijn en meer van de machines weten.”
Spreek de taal van de business
Pagina 5 van 16
HOOFDSTUK 2
Wie echt zijn toegevoegde waarde wil aantonen op het hoogste
achtergrond hebben, lukt het ze niet altijd om te praten of te
niveau, zal de keuzes van de technische dienst moeten laten
denken in cijfers."
aansluiten op de strategische doelstellingen van het bedrijf. Neem als voorbeeld de introductie van Senseo koffiepads; toen deze
Huub Wijnands, CFO bij Bruynzeel Storage Systems zou vooral
net werden geïntroduceerd, was het met name belangrijk om de
willen adviseren om het totaaloverzicht te behouden: "Kijk eens
schappen van de winkels vol te krijgen. Geld (en dus de
naar je eigen organisatie: hoeveel indirecte kosten heb je en hoe
onderhoudskosten van machines) speelde daarbij geen grote rol.
kun je die verminderen? Kun je bijvoorbeeld bepaalde
Toen de pads eenmaal op de markt waren, lette Douwe Egberts
onderhoudsklussen neerleggen bij de operators zelf, in plaats van
vanzelfsprekend meer op de kosten en werd het productieniveau
bij de monteurs? Op die manier zou je de technische dienst al
teruggeschroefd, met alle gevolgen van dien voor het
kleiner kunnen maken, als je er mensen neerzet die hoger
onderhoudsniveau van de machines. De mate en de kosten van
gekwalificeerd zijn en meer van de machines weten. Als er dan
onderhoud kunnen dus verschillen in de levensfase van een
een storing is, kunnen ze zelf in actie komen. Verder creëer je op
product of een machine. Het is belangrijk om hiervan op de
deze manier aan hogere betrokkenheid en een hoger
hoogte te zijn als hoofd van de technische dienst.
verantwoordelijkheidsgevoel bij de operators."
Ir. Tim Zaal, Emeritus Lector Maintenance Management aan de
Wordt er binnen Bruynzeel gebruik gemaakt van verschillende
Hogeschool Utrecht: "Een van de grootste kloven tussen de
scenario's bij het bepalen van budgetten voor onderhoud? CFO
technische dienst en de directie is communicatie. Technische
Huub Wijnands: "Het is natuurlijk redelijk ingewikkeld om te
mensen zullen zich moeten aanpassen als ze met de directie om
bepalen wanneer het niveau van preventief onderhoud hoog
tafel zitten. Ze moeten zelfs een soort hersenspoeling ondergaan:
genoeg is. Misschien halen we ook wel tien procent extra
niet in technische taal spreken, maar in directietaal. Eigenlijk
productie met dezelfde onderhoudskosten. Het zou wenselijk zijn
moet je een 'technoom' zijn: zowel technisch als economisch
om inzicht te hebben in de kosten van storingen, om een betere
onderlegd. Je wordt geacht bedrijfseconomische sommetjes te
afweging te kunnen maken of er preventief of reactief onderhoud
maken; als je een investering wilt verantwoorden, zul je dus
gepleegd moet worden. Momenteel zijn we gestart met de
kleine business cases moeten opstellen. Dat betekent ook dat je
analyse van de kosten van stilstand.”
met alternatieven moet komen." En terugkijken naar historische data, gebeurt dat wel? "Daar is Henk van der Scheun, Manager Productie Techniek bij Heineken:
zeker ook meer uit te halen, maar onder het mom van tijdsgebrek
"Het is natuurlijk vaak zo dat de beteren gepromoveerd worden
gebeurt dat te weinig", aldus Huub Wijnands.
tot hoofd technische dienst. Maar doordat ze een technische
Spreek de taal van de business
Pagina 6 van 16
HOOFDSTUK 3
DENKEN IN OPBRENGSTEN, IN PLAATS VAN KOSTEN
Om de toegevoegde waarde van de technische dienst aan te tonen, is dus vaak een mentaliteitsverandering nodig.
3. Henk van der Scheun - Manager Productie Techniek - Heineken:" Het voordeel van zero-bases budgetting is dat het je dwingt om te verklaren waarom je als technische dienst überhaupt kosten gaat maken.”
De complexe wereld van de technische dienst
Pagina 7 van 16
HOOFDSTUK 3
Om de toegevoegde waarde van de technische dienst aan te
zelfs uit van het concept zero-based budgetting. Dat betekent dat
tonen, is dus vaak een mentaliteitsverandering nodig. Emeritus
je begint met nul: wat gebeurt er als je geen onderhoudskosten
Lector Tim Zaal: "Technici gaan te vaak uit van een probleem.
zou maken komend jaar? Van daaruit kun je verschillende
Maar daar moet je het niet over hebben; praat liever in
scenario's uitwerken, op basis van verschillende
oplossingen. Zeg liever: “Als we dit en dit oplossen, dan levert het
onderhoudsniveaus. Het voordeel van deze benadering is dat het
zoveel op."
je dwingt om te verklaren waarom je als technische dienst überhaupt kosten gaat maken. Je kunt daarbij wel uitgaan van de
Het verschil in benadering zit hem al in de benaming,
situatie van vorig jaar, maar dat heeft niet zo veel zin. In het
'onderhoud', volgens Tim Zaal. "Je moet je afvragen: wat is
onderhoud kan namelijk nogal wat verschil zitten tussen
onderhoud? Men zegt wel dat het een technische functie is, maar
verschillende jaren - bijvoorbeeld omdat je een grote revisie van
in wezen gaat het om het onderhouden van de assets van je
je machinepark hebt gepland die het jaar daarvoor niet nodig
bedrijf, om hele waardevolle eigendommen. Als je een boerderij
was."
laat versloffen, dan dondert de boel in elkaar. Dat geldt ook voor een machinepark: zonder onderhoud gaat de waarde onderuit, of
Huub Wijnands, CFO bij Bruynzeel Storage Systems: "Het
haal je er niet uit wat er in zit. De Engelsen noemen het niet voor
uitgangspunt voor het budgetteren voor machineonderhoud is dat
niets 'to maintain'. Dat betekent ook 'waarde handhaven'.
we eerst kijken naar de voorgaande jaren. Vervolgens wordt er
'Onderhoud' klinkt in het Nederlands een beetje als: “We weten
bepaald: zijn er zaken die extra aandacht behoeven? Als er
niet beter, laten we het maar zo houden."
bijvoorbeeld plannen zijn voor groot onderhoud, dan nemen we de kosten daarvan extra mee. Maar het doel is wel om de kosten
Het aantonen van de opbrengsten van technisch onderhoud is
voortdurend omlaag te brengen en dat is de afgelopen jaren ook
iets wat ze bij Aviko al zes jaar doen, aldus Henrie van
gelukt."
Laarhoven, Hoofd Technische Dienst bij Aviko: "Wij praten altijd over de opbrengsten van de afdeling. Het mag best geld kosten,
Bij de onderhoudsdienst van Bruynzeel werken zes mensen,
als je maar kunt laten zien wat dat geld opbrengt. We kunnen nu
het budget van de afdeling is 800.000 euro per jaar. De
gericht laten zien wat we verbeteren, hoe dat leidt tot minder
beschikbaarheid van de machines is voor CFO Wijnands de
storingen en dus een hogere productiecapaciteit." Van Laarhoven
belangrijkste graadmeter: "We hebben een aantal KPI's
maakt daarbij ook gebruik van scenario's. "Stel dat ik minder
benoemd, bijvoorbeeld hoeveel uren een machine productief
onderdelen in voorraad heb, wat doet dat met verstoringen? Dat
draait. We berekenen hoeveel procent van de tijd zo'n machine
geldt ook voor de training van onze mensen: als we daar minder
nu beschikbaar is. Vervolgens moet je realistische doelen gaan
in investeren, wat is het gevolg voor het aantal verstoringen? Als
stellen. Als een machine bijvoorbeeld negentig procent van de
je dat inzichtelijk kunt maken, dan kun je de juiste gesprekken
tijd beschikbaar is, wat gaat het je dan kosten om die honderd
gaan voeren."
procent te halen? Waar ligt het breekpunt waarop die investering de moeite waard is?"
Ook bij Heineken worden verschillende scenario's berekend. Henk van der Scheun, Manager Productie Techniek: "Wij gaan
De complexe wereld van de technische dienst
Pagina 8 van 16
HOOFDSTUK 4
ANDERS LEREN DENKEN
Als technische dienst kun je pas echt de juiste beslissingen nemen, als je beschikt over het juiste inzicht. Van nature heeft deze afdeling nogal een reactief karakter.
4. Henk van Vugt - Manager Maintenance - Corbion Purac: "Wij zijn aan het onderzoeken wat voor onderhoudswerk we nou doen, en of we van preventief naar predictief en uiteindelijk naar proactief onderhoud toe kunnen.”
Anders leren denken
Pagina 9 van 16
HOOFDSTUK 4
Als technische dienst kun je pas echt de juiste beslissingen
uitgevoerd, tegen zo laag mogelijke kosten. Om onszelf continu te
nemen, als je beschikt over het juiste inzicht. Van nature heeft
verbeteren, houden we voortdurend in de gaten welke machine
deze afdeling nogal een reactief karakter. Dat is niet vreemd, wat
het meest verstoort. Doordat we ons altijd richten op de top twee,
het zit nu eenmaal in de aard van het werk: er is een storing, er
drie bottlenecks, zorgen we ervoor dat onze tijd zo effectief
komt een monteur om deze te verhelpen, en als dat is gebeurd
mogelijk wordt besteed."
dan heeft hij of zij het werk goed gedaan. Henk van Vugt, Manager Maintenance bij Corbion (een producent Maar misschien was deze verstoring wel helemaal niet nodig
van melkzuurtoepassingen) werkt sinds 2005 aan het
geweest als eerder was gesignaleerd dat dit machineonderdeel
optimaliseren van het onderhoudsconcept: "We zijn gaan
bijzonder storingsgevoelig was en er een structurele oplossing
onderzoeken wat voor onderhoudswerk we nou doen, en of we
voor was gezocht. Het gedrag van medewerkers speelt hierbij
van preventief naar predictief en uiteindelijk proactief onderhoud
een grote rol: een monteur die al voor de derde keer in korte tijd
toe kunnen? Stel, je hebt een bepaalde pomp in de productielijn
een storing oplost, moet zich afvragen wat deze storing eigenlijk
die op een gegeven moment toe is aan preventief onderhoud.
veroorzaakt en hoe deze oorzaak kan worden aangepakt. Een
Maar wie zegt dat dit onderhoud op dat moment ook echt nodig
monteur die alleen van het ene incident naar het andere rent,
is? Door regelmatig inspecties te houden, proberen we te
heeft daar minder tijd of ruimte voor. Het is juist die extra tijd die
voorspellen wanneer onderhoud daadwerkelijk nodig is. Dat kan
nodig is om met een helikopterblik te kijken naar wat er eigenlijk
zijn door het inspecteren van de olie op metaaldeeltjes, maar het
gebeurt en wat er zou moeten gebeuren.
kan ook door een visuele inspectie zijn. Voor onze drukvaten hebben we zo bijvoorbeeld de keuringstermijn kunnen oprekken
Een goede onderhoudsdienst kijkt dan ook naar hoe het
van vier naar zeven jaar. Dat scheelt veel in de kosten, omdat de
machinepark juist kan worden verbeterd, aldus Tim Zaal: "Naast
vaten echt uit productie moeten worden gehaald."
het op peil houden van de machines, is het een van de kerntaken van de technische dienst om de productielijn zo maximaal
Hoewel compliance de belangrijkste KPI is bij Corbion, streeft
mogelijk te belasten tegen zo laag mogelijke inspanningen. Denk
Van Vugt met deze manier van werken naar een halvering van
daarom na hoe je het uitval, afval en productieverlies kunt
de onderhoudskosten: "De winst zit hem vooral in de
minimaliseren. Er zijn bedrijven die veertig procent van hun
beschikbaarheid van de productiemiddelen. Door onze manier
productie afkeuren en die dat heel normaal vinden."
van werken kunnen we beter voorspellen wanneer onderhoud nodig is en dit inplannen op het moment dat de productie niet
Henrie van Laarhoven van Aviko heeft hiervoor een aantal KPI's
hoeft te worden stilgelegd."
benoemd: "We streven ernaar de tijd tussen de storingen zo lang mogelijk maken, reparaties moeten zo snel mogelijk worden
Anders leren denken
Pagina 10 van 16
HOOFDSTUK 5
QUICK WINS
Er zijn verschillende manieren om anders te kijken naar de toegevoegde waarde van de technische dienst. Hoe kun je daar vandaag nog aan beginnen?
5. Henrie van Laarhoven - Hoofd Technische Dienst Aviko Rixona: "Directies willen graag resultaten zien: leg die dus klip en klaar voor ze neer, op basis van feiten.”
Quick wins
Pagina 11 van 16
HOOFDSTUK 5
Er zijn dus verschillende manieren om anders te kijken naar de
niet totdat de informatie naar je toekomt, maar ga zelf in gesprek
toegevoegde waarde van de technische dienst. Maar hoe kun je
met de financiële afdeling. Ik zorg ervoor dat ik regelmatig met
daar vandaag nog aan beginnen?
hen samenzit, zodat we elkaar goed op de hoogte kunnen houden van hoe de actuele stand van zaken is."
1.
Verbeter je transparantie: maak inzichtelijk waar je als technische dienst geld aan uitgeeft. Dat geldt zowel voor preventief als correctief onderhoud. Zorg ervoor dat je antwoord hebt op vragen als: welke machine is het duurst om te onderhouden? Welke machine stoort het meest (en welk onderdeel)? Welke machine
Henrie van Laarhoven, Hoofd Technische Dienst van Aviko: "Mijn advies is om dit rustig op te bouwen. Directies willen graag resultaten zien: leg die dus klip en klaar voor ze neer, op basis van feiten. Als je dat volhoudt, krijg je uiteindelijk echt wel dat vertrouwen."
produceert het meeste afval? Op die manier kun je erachter komen welke productielijnen risicovol zijn en wat de grootste bottlenecks zijn in de productie. 2.
Denk in opbrengsten: als je de waarde van je afdeling uitdrukt in kosten, dan word je ook zo beoordeeld. Maar de technische dienst schept juist waarde voor het bedrijf, door de waarde van belangrijke eigendommen
Henk van Vugt, Manager Maintenance bij Corbion: "Ga met het managementteam om tafel zitten om te bepalen welke apparatuur écht belangrijk is. Het kan niet zo zijn dat je tienduizend assets hebt en alles even belangrijk is. Pas als je daarin keuzes durft te maken, kun je bepalen wat je optimale onderhoudsstrategie is."
op peil te houden. 3.
Werk scenario's uit: bij het aanvragen van budgetten is het belangrijk om het management keuzemogelijkheden te bieden. Werk daarom verschillende scenario's uit: wat zijn de kosten en het verwachte productievolume bij onderhoudsniveaus X, Y en Z?
4.
Breng de risico’s in kaart: wat zijn de risico's waarmee de technische dienst dagelijks mee te maken
Van Vugt is zelf begonnen als onderhoudsmonteur, maar hij is zelf vrijwel nooit meer direct betrokken bij storingen: "Natuurlijk laat ik regelmatig mijn gezicht zien om te ondersteunen, maar ik houd me toch vooral bezig met het continu verbeteren van onze processen, met de helikopterview. Wij hebben een asset health overzicht, waarin ik op hoofdlijnen kan bijhouden wat de status is van al onze objecten: dit wordt aangegeven met groene, oranje en rode stoplichten. Daardoor kan ik sturen op hoofdlijnen."
heeft? Welke risico's accepteer je en welke niet? Hoe anticipeer je hierop? 5.
Kijk vooruit: door goed overzicht te houden in de staat van onderhoud van machines, is het mogelijk om
Wat de toekomst gaat brengen? Kan de visuele inspectie worden vervangen door sensoren? "Ja, dat verwacht ik zeker", aldus Van Vugt. "Die ontwikkeling gaat enorm snel; tien jaar geleden
onderhoud slimmer in te plannen. Dat vereist inspectie
betaalde je voor een trillingsapparaat nog de hoofdprijs, nu heb je
op regelmatige basis, maar kan verrassingen
er al een voor een paar honderd euro. Ik verwacht dat hetzelfde
voorkomen.
geldt voor sensoren die de onderhoudsstatus van je machines monitoren: veel handmatige inspectie wordt hierdoor vervangen."
Henk van der Scheun, Manager Productie Techniek, Heineken: "Als je betrokken wilt worden in het besluitvormingsproces, dan moet je het toch ook zelf een beetje opzoeken. Wacht daarom
Quick wins
Pagina 12 van 16
HOOFDSTUK 6
ACTIE ONDERNEMEN
Bij Numac zijn we uiteraard erg benieuwd naar uw ervaringen; zijn deze uitdagingen herkenbaar, of juist niet?
6. Frank Snijders - CEO - Numac Groep: "Ik nodig u van harte uit om met ons de dialoog aan te gaan. Dat kan op individuele basis, of meld u aan bij onze regionale Ingenieus in Onderhoud netwerkbijeenkomsten, waarin u met asset owners, op basis van een door uzelf aangedragen thema, van gedachten kunt wisselen en ideeën op kunt doen.
Actie ondernemen
Pagina 13 van 16
HOOFDSTUK 6
Bij Numac Technical Services zijn we uiteraard erg benieuwd
uitgewisseld over actuele thema’s die ook bij u spelen; want u als
naar uw ervaringen. Zijn deze uitdagingen herkenbaar, of juist
deelnemer bepaalt namelijk de gespreksthema’s.
niet? Heeft u wellicht andere adviezen die nog niet zijn genoemd?
Uitgangspunt is dat de netwerkevenementen roulerend op
We horen graag uw mening.
verschillende productielocaties van de deelnemers worden gehouden - tevens een mooi moment voor een kijkje in de keuken
De denkers en doeners van Numac helpen hun relaties dagelijks
bij de buren.
om hun bijdrage aan de doelstellingen te leveren. Heeft u ook interesse om verder te praten over dit onderwerp?
Meer weten? Neem contact op met onze contactpersonen in uw eigen regio.
Meld u dan aan bij een van de tien lokale 'Ingenieus in
Kijk op www.numac.nl/contact voor de dichtstbijzijnde vestiging of
Onderhoud' netwerkbijeenkomsten. Samen met regionale asset
neem contact op met ons hoofdkantoor via 0478-578444.
owners wordt hier vier keer per jaar gediscussieerd en ideeën
Actie ondernemen
Pagina 14 van 16
Disclaimer De in deze publicatie neergelegde opvattingen zijn gebaseerd op door Numac Technical Services betrouwbaar geachte gegevens en informatie, die op zorgvuldige wijze zijn verwerkt. Noch Numac Technical Services, noch functionarissen van Numac Technical Services kunnen aansprakelijk worden gesteld voor in deze publicatie eventueel aanwezige onjuistheden. De weergegeven opvattingen houden niet meer in dan onze eigen visie en kunnen zonder nadere aankondiging worden gewijzigd.
Numac ©, juni 2014 Deze publicatie is alleen bedoeld voor eigen gebruik. Het gebruik van tekstdelen en/of cijfers is toegestaan mits de bron duidelijk wordt vermeld. Verveelvoudiging en/of openbaarmaking van deze publicatie is niet toegestaan, behalve indien hiervoor schriftelijke toestemming is verkregen van Numac Technical Services. Teksten zijn afgesloten op 13 juni 2014.
Dit is een uitgave van Numac Technical Services B.V.
Auteur Marketing Services Numac Groep
Fotografie Numac Groep
Commercieel contact Numac Technical Services B.V. Bezoekadres: Keizersveld 59 5803 AP Venray
Telefoon: 0478 578444 www.numac.nlvan het hoofdstuk
DE COMPLEXE WERELD VAN DE TECHN DIENST Pagina 15 van 16
T. 0478 578 444 / E.
[email protected]
