Directie Inwoners
Postbus 15 2700 AA Zoetermeer
Memo Geheim Aan De leden van de gemeenteraad
Datum 16 mei 2012
Van College/wethouder Van Leeuwen Onderwerp GGD ZHW
Inleiding De afgelopen maanden is geleidelijk aan duidelijk geworden dat er ernstige en acute financiële problemen bij de GGD Zuid-Holland West zijn ontstaan. Binnen de GGD Zuid-Holland West (hierna GGD ZHW) vindt momenteel onderzoek plaats naar deze financiële problemen. Het doel is dat er in de vergadering van 31 mei 2012 van het Algemeen Bestuur van de GGD ZHW duidelijkheid verkregen wordt over de exacte hoogte van de tekorten, de oorzaken en de oplossingsrichting. De financiële problematiek van de GGD ZHW houdt deels verband met de verzelfstandiging van de Stichting Jeugdgezondheidszorg (hierna st. JGZ) en de financiële relatie tussen de st. JGZ en de GGD ZHW en de afwikkeling van het frictiekostenconvenant met betrokken thuiszorgorganisaties. In een eerder stadium werden de financiële problemen vooral in verband gebracht met de verzelfstandiging van de st. JGZ. Inmiddels is ook de financiële positie van de GGD ZHW als geheel in het geding. Op 25 april 2012 heeft het Dagelijks Bestuur van de GGD ZHW de leden van het Algemeen Bestuur via een per email verzonden brief (bijgevoegd) nader geïnformeerd over de financiële problemen en de acties die door het Dagelijks Bestuur in gang gezet zijn om deze problemen te verminderen. In dit memo wordt zoveel mogelijk chronologisch een overzicht gegeven van de ontstane problematiek, maar wordt nog niet ingegaan op de oorzaken van de tekorten van de GGD ZHW omdat hierover op 31 mei 2012 eerst nog door het AB van de GGD ZHW een besluit moet worden genomen. Verzelfstandiging st JGZ De financiële problemen van de GGD ZHW houden deels verband met de wijze waarop de ontvlechting voor de verzelfstandiging van de st. JGZ heeft plaats gevonden. De st. JGZ is na instemming van de gemeenteraden begin 2011 gestart als zelfstandige uitvoeringsorganisatie van de jeugdgezondheidszorg voor 0-19 jarigen. De st. JGZ is voortgekomen uit het ontvlechten van de afdeling JGZ 4-19 jarigen uit de GGD ZHW en de afdelingen jeugdgezondheidszorg 0-4 jarigen uit 4 thuiszorgorganisaties in de regio en het samenvoegen van deze afdelingen tot één organisatie voor jeugdgezondheidszorg in de regio Zuid-Holland West. De gemeenteraden hebben hun instemming met de oprichting van de st. JGZ gebaseerd op een aantal documenten dat is samengevoegd in het zogenoemde Beslisdocument (de Toekomst van de Jeugdgezondheidszorg en de Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst in Zuid-Holland West). De st. JGZ wordt gefinancierd door de gemeenten. Bij de verzelfstandiging van de st. JGZ is afgesproken dat de financiering van de st. JGZ in 2011 en 2012 verloopt via de GGD om aanbestedingsperikelen te voorkomen. De gemeenten maken hiertoe hun bijdrage voor de JGZ over naar de GGD. De directeur van de GGD verleent in mandaat subsidie aan de st. JGZ.
De afspraken hierover zijn neergelegd in het Mandaatbesluit Jeugdgezondheidszorg 2011 en de Uitvoeringsregeling Mandaat Jeugdgezondheidszorg. De mandaatregeling loopt tot en met 2012. Alle gemeenten zijn ondertussen voorstander van een rechtstreekse financieringsrelatie met de st. JGZ. Het is dan ook de bedoeling dat vanaf 2013 de gemeenten de st. JGZ rechtstreeks subsidiëren. Het proces hiervoor is gestart. De raad zal hierover na de zomer geïnformeerd worden. Eerste schets van de problemen Bij het management van de st. JGZ en de GGD ZHW bleek werkende weg in het begin van 2011 dat de gemaakte afspraken over de overdracht van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen de st. JGZ, de GGD ZHW en de thuiszorgorganisaties niet eenduidig en niet volledig waren. Daardoor is over de inhoud van de subsidiering van de st. JGZ door de GGD ZHW onenigheid tussen beide organisaties ontstaan. Dit heeft er toe geleid dat de st. JGZ op 16 maart 2011 (met nader aangevulde gronden op 31 augustus 2011) officieel bezwaar heeft aangetekend bij de GGD ZHW tegen de beschikking over 2011. Bij de st. JGZ heeft ook het tussentijds eenzijdig door de GGD verlagen van de subsidie aan de st. JGZ voor commotie gezorgd. In de zomerperiode zijn door het management van beide organisaties pogingen gedaan om alsnog overeenstemming over zaken te bereiken. Inzet commissie van financiële experts Om de bezwaren van de st JGZ te onderzoeken heeft het DB van de GGD in september 2011 een zogenoemde commissie ´toetsing, verificatie en validatie GGD-JGZ gemeenten´ ingesteld. Deze ambtelijke commissie bestond uit financieel specialisten van verschillende gemeenten, waaronder onze gemeente, en was aangevuld met onafhankelijke financiële expertise. De commissie heeft een analyse uitgevoerd. De commissie concludeerde in februari 2012: - dat bij de overdracht van taken en verantwoordelijkheden in de ontvlechtingoperatie niet alle (budgettaire) kaders duidelijk zijn geweest, - dat de afspraken tussen de verschillende in dit proces betrokken partijen niet SMART geweest zijn, - dat onduidelijk is welke financiële verplichtingen er over en weer zijn en op welke wijze GGDZHW de dekking van door haar aangegane financiële verplichtingen geborgd had, - dat GGD ZHW het subsidierecht onjuist heeft toegepast en - dat GGD ZHW haar verschillende relaties met de nieuwe stichting onvoldoende van elkaar heeft gescheiden. Afspraken uit het AB GGD ZHW van 2 februari 2012 In navolging van het rapport van de bovengenoemde commissie zijn in de vergadering van het AB van 2 februari 2012 onder meer de volgende afspraken gemaakt: -
-
wederom uitstellen van het vaststellen van de begroting GGD 2012 totdat duidelijkheid is over het onderdeel st. JGZ in de begroting van de GGD ZHW; nader onderzoek naar: o de ontwerpjaarrekening 2011 van de st. JGZ o de aansluiting van het beslisdocument en de begroting 2012 van de st. JGZ o de financiële kaders voor de st. JGZ voor de jaren 2009, 2010 en 2011 o de financiële startpositie van de st. JGZ in 2011 komen tot oplossingsscenario’s voor de tekorten 2011 van de st. JGZ voorbereiding van de afhandeling van het frictiekostendossier
Tijdens het onderzoek van de commissie is duidelijk geworden dat de GGD ZHW bij de subsidiering van de st. JGZ is afgeweken van de uitgangspunten zoals de gemeenten die met elkaar hebben vastgelegd in het beslisdocument voor de verzelfstandiging van de st. JGZ. De eerder genoemde commissie zet haar werk voort als begeleidingscommissie voor de externe specialist die ingeschakeld is om te komen tot afhandeling van deze onderwerpen. Daarnaast komt er een projectgroep van ambtelijke vertegenwoordigers van de gemeenten, die zich gaat bezig houden met voorbereidingen voor: - de directe financiering van gemeenten aan de st. JGZ per 1 januari 2013 - de inrichting van het subsidie-instrumentarium voor de st. JGZ - wijziging bestuurlijke structuur van de st. JGZ. Acties door het DB van de GGD ZHW Naar aanleiding van de rapportage van de ambtelijke commissie met financiële experts heeft het Dagelijks Bestuur van de GGD ZHW in maart resp. april maatregelen genomen zoals: -
het op non actief stellen en beëindigen van de overeenkomst met de interim-controller van de GGD ZHW het aanstellen van een nieuwe interim-controller om de financiële situatie binnen GGD ZHW in kaart te brengen
In de periode februari-maart 2012 verschuift de aandacht geleidelijk naar de financiële situatie van de GGD ZHW als geheel. De omvang van de financiële verplichtingen van de GGD aan de st. JGZ zijn zodanig dat deze zeker niet meer in 2012 ten laste gebracht kunnen worden van de GGD ZHW, zonder dat de GGD ZHW dan zelf tekorten gaat opbouwen. De oorzaken daarvan zijn nu onderwerp van nadere analyse. Geleidelijk is het de laatste maanden duidelijk geworden dat een deel van de oorzaken van de dreigende tekorten binnen de GGD ZHW geen relatie hebben met de st. JGZ. Overigens is niet alleen de financiële situatie van de GGD ZHW voor 2012 zorgwekkend. Ook de financiële situatie van de st. JGZ voor 2012 heeft aandacht nodig. Vandaar ook dat er overleg met het bestuur van de st. JGZ nodig is om bij de st. JGZ maatregelen te nemen om de dienstverlening van de st. JGZ binnen de beschikbare financiële kaders te laten plaats vinden. Afspraken uit het AB GGD ZHW van 29 maart 2012 Op 29 maart 2012 is het AB van de GGD ZHW op de hoogte gesteld van de financiële problemen bij de GGD ZHW. In deze vergadering is besloten aan de st. JGZ voor 2011 alsnog volgens de oorspronkelijke beschikking de subsidie te verlenen waardoor de st. JGZ voor 2011 geen tekort heeft. (De st. JGZ heeft toegezegd haar bezwaarschrift in te trekken na ontvangst van de subsidie) De GGD ZHW blijkt hiervoor volledig de hiervoor gereserveerde reserves te moeten aanwenden. De financiële positie van de GGD gaat hiermee, ultimo 2011, naar een zorgelijk laag niveau. Geconcludeerd is dat er vooral bij de GGD ZHW diverse ingrepen nodig zijn om weer ‘in control’ te komen.
Acties van het DB van de GGD ZHW na 29 maart Volgend op de vergadering van het AB van 29 maart 2012 zijn door het DB diverse acties in gang gezet, zoals: a. het afkondigen van een verplichtingenstop (ook wordt gezocht naar verdere bezuinigingsmogelijkheden binnen GGD); b. het intensiveren van overleg met de st. JGZ; c. het informeren van de beoogde fusiepartner GGD Den Haag. Brief van het DB aan het AB van 25 april In de brief (via e-mail verstuurd) van het DB aan de AB-leden van 25 april 2012 maakt het DB gewag van een ernstig en acuut probleem binnen de GGD ZHW. De stand van zaken was dat er eenmalige tekorten bij de GGD ZHW zijn van ! 1 miljoen voor 2012 en ! 1 miljoen voor 2013. Deze zijn vooralsnog, volgens het DB van de GGD, het gevolg van: - Het moeten betalen van bedragen aan de thuiszorgorganisaties uit hoofde van het zogenoemde frictiekostendossier, waarvoor de GGD ZHW verplichtingen is aangegaan maar waarvoor vooralsnog onvoldoende dekking bestaat; - De afwikkeling van de jaarrekening 2011 van de st JGZ conform de lijnen van de besluiten die op 29 maart door het AB van de GGD ZHW zijn genomen (het beschikbaar stellen van het oorspronkelijke subsidiebedrag van de st JGZ in de jaarrekening 2011 van de GGD ZHW). In de periode tot het AB van 31 mei wordt, volgens het DB, met man en macht gewerkt aan acties om de financiële problemen te verkleinen. Dit betreft de volgende acties: 1. het analyseren van de feitelijke oorzaken van de problemen. 2. het inventariseren en doorvoeren van strikte besparingen binnen de GGD ZHW 3. het vaststellen en afstemmen van mogelijke besparingen binnen de st. JGZ 4. het voorbereiden van de finale afwikkeling van het frictiekostendossier 5. het maken van heldere subsidieafspraken met de st. JGZ en het proactief bewaken van de exploitatie en liquiditeitsontwikkeling 6. het inventariseren van de mogelijkheden ter overbrugging van een aanstaand liquiditeitstekort bij de GGD ZHW. Mocht het oplossen van de financiële problemen gevolgen hebben voor de gemeenten dan is het nuttig te weten dat het aandeel van de bijdrage van de gemeente Zoetermeer aan de begroting van het basistakenpakket van de GGZ ZHW 26 % is. Inmiddels heeft de gemeente Den Haag in afwachting van de aanpak van de financiële problemen bij de GGD ZHW het fusieproces van de GGD ZHW met de GGD Den Haag stilgelegd. Vervolg Op 16 mei 2012 wordt er een extra vergadering van het AB gehouden. Hierin zullen de interimcontroller en de directeur van de GGD ZHW rapporteren over de hoogte en de oorzaken van de tekorten en is gesproken over oplossingsrichtingen voor de problemen. Hierover zal uw raad nader geïnformeerd worden.
Nog voor het AB van 31 mei vindt er een vervolggesprek plaats tussen het DB van de GGD ZHW en het bestuur van de St. JGZ. Bedoeling van dit door het DB van de GGD geëntameerde gesprek is tot de gezamenlijke erkenning te komen dat er een probleem is ontstaan binnen de jeugdgezondheidszorg (jgz) waar een gemeenschappelijke oplossing voor zou moeten worden gevonden. Op 31 mei heeft het AB van de GGD ZHW het voornemen om de jaarrekening 2011 van GGD ZHW en de jaarrekening 2011 van de st. JGZ vast te stellen. Daarnaast zal zij diverse maatregelen nemen om het tekort 2011, 2012 en 2013 bij de GGD ZHW te verkleinen. Het betekent dat er diverse begrotingswijzigingen voor de begroting 2012 van de GGD ZHW voorgelegd gaan worden. Het college legt geheimhouding op over dit memo tot 17 mei 2012 in verband met de extra AB van de GGD ZHW.
Voor technische vragen kunt u zich wenden tot: P. Esseveld/Inwoners
[email protected] 079-3469876
