B&W advies
Vertrouwelijk Opsteller
8-9-2015 0:00:00 H.J.M. Rademakers
Eenheid
Dienstverlening
Team
Team WO
Portefeuillehouder
De heer J.M.M. van den Beuken (wethouder) B en W advies Burgemeester
Wethouder
Wethouder
Wethouder
Wethouder
Secretaris
Verhoeven
Walraven
Verlinden
van den
Vogels
Noppers
Beuken Akkoord Bespreken
Decosnummer
BW2015/405
Onderwerp
Uitvoering bibliotheekwerk Leudal
Te nemen besluit
1.
De aanbestedingsprocedure bibliotheekwerk Leudal voortijdig beëindigen en de
aangeschreven aanbieders hierover informeren. 2. Onder voorbehoud van instemming door de gemeenteraad overgaan tot intrekking van het besluit van 17-03-2015 voor wat betreft beëindiging van de subsidierelatie per 2016. Bibliocenter voor het kalenderjaar 2016 subsidie ad €285.000 verlenen voor uitvoering bibliotheekwerk Leudal, volgens door de gemeente aangegeven kaders. Deze subsidierelatie per 2017 beëindigen. 3. De inwoners van Leudal informeren door middel van een gezamenlijke publicatie door gemeente en schoolbestuur Spolt.
Datum in B&W
8-9-2015
Akkoord teamleider
Besluit B & W (invullen door secretaris)
Aanhouden Ander besluit Besloten conform advies Besloten conform advies met aanvulling / wijziging
Datum: 8-9-2015
Paraaf Secretaris:
3-9-2015 11:27:00 Pagina 1 van 5
Pagina
2 van 5
Inhoudelijk voorstel Samenvatting Als vervolg op het begrotingsbesluit 2015 en uw besluit van 17-03-2015 met betrekking tot het bibliotheekwerk in Leudal is een aanbestedingsprocedure gestart in de vorm van een offertevraag meervoudige onderhandse aanbesteding bibliotheekwerk. De aanbestedingsprocedure is doorlopen. Door één aanbieder kan worden voldaan aan de door ons gestelde kaders in de offertevraag. Er kan worden overgegaan tot besluitvorming over de gunning. Tijdens de aanbestedingsprocedure hebben zich enkele ontwikkelingen voorgedaan. Deze ontwikkelingen hebben er toe geleid dat afhandeling van de aanbestedingsprocedure tot twee maal toe is opgeschort, laatstelijk tot 14 september 2015. Op grond van deze ontwikkelingen wordt uw college voorgesteld om de aanbestedingsprocedure te beëindigen en de subsidierelatie met Bibliocenter gedurende 2016 te continueren. Recente ontwikkelingen 1. De basisscholen hebben een centrale positie in de lokale gemeenschappen. De focus van het bibliotheekwerk ligt bij de jeugd en schoolbestuur Spolt vervult hierin een spilfunctie. Door aanbieders is met Spolt overleg gevoerd over de uitvoering van bibliotheekwerk in Leudal. Op basis van dit overleg heeft Spolt aan onze gemeente aangegeven weinig vertrouwen te hebben in kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening door de beide commerciële aanbieders. 2.
Met de in bibliotheekwerk samenwerkende gemeenten in onze regio is het begrotingsbesluit van Leudal en de gestarte aanbestedingsprocedure besproken. Het aanbestedingstraject van Leudal komt in deze echter te snel. De behoefte aan blijvende samenwerking is uitgesproken. Op dit moment beschikt onze gemeente niet over een op basis van de Bibliotheekwet 2015 geactualiseerd bibliotheekbeleid. Het huidige beleid is vastgesteld in 2010 en had in 2014 al geëvalueerd moeten worden. In onderling overleg tussen Bibliocenter en regiogemeenten is afgesproken dat het lopende beleid nog voor 2015 voortgezet wordt. Duidelijk is dat er een
3.
nieuw beleid moet komen dat uitgaat van vraagsturing in plaats van aanbodsturing. Tevens moet er meer aandacht zijn voor lokale invulling van bibliotheekwerk. In overleg met de regiogemeenten is aangegeven dat deze gemeenten niet de meerkosten uit uittreden van Leudal uit het samenwerkingsverband willen dragen. Deze kosten zijn geraamd op € 177.000, waarvan nadere onderbouwing op dit moment ontbreekt.
4. Binnen uw college bestaat twijfel over het verlaten van Bibliocenter als vertrouwde en bewezen kwalitatief goede leverancier van bibliotheekwerk in Leudal. 5.
In bezwaar heeft Bibliocenter aangegeven dat er sprake is van frictiekosten ad € 253.000.
Bibliotheekwerk Leudal De kosten voor bibliotheekwerk bedroegen in Leudal afgelopen jaren € 703.034 (2011), € 703.034 (2012), € 689.640 (2013), € 689.640 (2014), € 550.000 (2015) en € 165.000 voor 2016 en volgende jaren. Vooruitlopend op nieuw bibliotheekbeleid zijn in de aanbestedingsprocedure de volgende kaders aangegeven: 1.
De dienstverlening aan de jeugd heeft een hogere prioriteit dan de dienstverlening aan volwassenen.
2.
Om de jeugd beter te (blijven) bereiken wordt er in beginsel voor gekozen om de dienstverlening via de scholen te organiseren.
3-9-2015 11:27:00
Pagina
3 van 5
3.
Invulling van de bibliotheekfunctie moet plaatsvinden via een goede spreiding over de gemeente Leudal.
4. 5. 6.
Voor volwassenen is het behoud van (een) kleinschalige leesvoorzieningen gewenst. Aangegeven moet worden hoe vorm wordt gegeven aan burgerparticipatie. Naast de bibliotheekfunctie als “boekenvoorziening”, dient ook een toekomstbestendig en hoogwaardig aanbod van educatieve (jeugd)activiteiten, waaronder leesbevordering, plaats te vinden.
7. 8.
De omvang van de collectie per jeugdlid/volwassene moet worden aangegeven. Het beschikbare budget is maximaal € 165.000.
Voorstel Gelet op lopende ontwikkelingen is voor besluitvorming meer tijd nodig, waarbij we uitgaan van één jaar. Gedurende deze periode dient een beleidskader bibliotheekwerk opgesteld te worden, op maat van Leudal, maar in overleg met de regiogemeenten Maasgouw, Nederweert en Weert. Het accent ligt daarin, conform besluit gemeenteraad, bij jeugd. Uw college wordt geadviseerd om de aanbestedingsprocedure voortijdig en éénzijdig te beëindigen en de subsidierelatie met Bibliocenter ingaande 2016 en voorlopig voor de duur van één jaar te continueren. Op initiatief van schoolbestuur Spolt en via Spolt zijn door Bibliocenter voor Leudal 2 opties voorgesteld: 1. 2.
In 9 dorpen dbos (de bibliotheek op school), kosten € 285.661. In 10 dorpen dbos, waarvan 7 servicepunten (beperkte volwassenencollectie), kosten € 284.071. Voor de overige dorpen zal bediening en bezorging vanuit een buurdorp en school mogelijk zijn.
Het (ontbrekende) prijsverschil wordt veroorzaakt door de hogere inkomsten uit leengelden bij optie 2. De inkomsten zijn bij bovenstaande bedragen overigens al op de uitgaven in mindering gebracht. Bij bovenstaande optie zal Spolt uit eigen middelen zorg dragen voor betaling van de kosten voor schoolgerelateerde projecten bibliotheekwerk plus de kosten voor een taal- en mediacoach. Met dit aanbod door Bibliocenter wordt echter de financiële taakstelling voor bibliotheekwerk niet volledig gehaald. Voor 2016 bedraagt de subsidie € 120.000 meer dan het beschikbare budget. Risicoparagraaf Bibliocenter heeft bezwaar aangetekend tegen uw besluit tot beëindiging van subsidiëring per 2016. Afhandeling van dit bezwaar is voorlopig opgeschort tot 14 september 2015.
Bij bezwaar en beroep bestaat het risico dat de subsidierelatie langer door moet lopen en gefaseerd afgebouwd moet worden.
Tegen het besluit om niet te gunnen is beroep mogelijk. Hierbij kan de rechter mogelijk een schadevergoeding toekennen of zelfs besluiten tot een heraanbesteding.
Accent van het bibliotheekwerk zal voor Leudal liggen op jeugd. Voor financiering van projecten voor een educatief programma voor volwassenen, bijvoorbeeld bij taalachterstand, zullen elders financieringsbronnen gezocht moeten worden.
Inkoopparagraaf Ingegeven door maatschappelijke, financiële en wettelijke ontwikkelingen heeft het college besloten om het bibliotheekwerk in de gemeente Leudal voor vier jaar (2016-2019) aan te besteden. Omdat bibliotheekwerk als IIB-dienst wordt aangemerkt hoefde er niet Europees te 3-9-2015 11:27:00
Pagina
4 van 5
worden aanbesteed en werd, conform ons inkoopbeleid, gekozen voor de meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure, waarbij drie partijen werden uitgenodigd om een aanbieding te doen. In de offerteaanvraag werden de kaders aangegeven en is het speelveld bepaald. Aanvullende vragen werden in een Nota van Inlichtingen beantwoord, zodat alle partijen op basis van dezelfde informatie een aanbieding konden doen. Op grond van deze informatie heeft Bibliocenter zich teruggetrokken omdat zij niet aan de gestelde kaders kon voldoen. Uit de overblijvers is een keuze gemaakt, maar vanwege voortschrijdende ontwikkelingen en inzichten is de gunning tot nog toe opgeschort. In de offerteaanvraag is opgenomen dat de gemeente Leudal zich te allen tijde het recht voorbehoudt om de aanbestedingsprocedure (tussentijds) stop te zetten of eenzijdig in te trekken. De inschrijver heeft in deze gevallen geen recht op vergoeding van eventueel gemaakte kosten en/of geleden schade. Met het indienen van de aanbieding zijn inschrijvers akkoord gegaan met deze voorwaarden. Dit neemt niet weg dat inschrijvers altijd het recht hebben om hiertegen in beroep te gaan. Uit jurisprudentie blijkt dat gegronde omstandigheden, op grond waarvan gunning geweigerd kan worden, zijn: 1. 2.
verandering van inzicht ten aanzien van de aanbestede opdracht; fouten van de aanbestedende dienst in de offerteaanvraag waardoor mogelijk een deel van de potentiële concurrentie buiten de aanbesteding is gebleven;
3.
fouten van de aanbestedende dienst in de offerteaanvraag waardoor gunning aan de economisch meest voordelige inschrijving niet mogelijk is;
4. 5.
budgettaire problemen; onmogelijkheid om te komen inschrijvingen gedaan waren.
tot
rechtsgeldige
gunning,
omdat
er
geen
geldige
Op grond van de voorwaarden in de offerteaanvraag en het gestelde onder punt 1 kan in dit geval de aanbesteding voortijdig worden beëindigd. Zoals aangegeven moet dit gemotiveerd gebeuren en is er beroep mogelijk tegen het besluit om niet te gunnen. Hierbij kan de rechter mogelijk een schadevergoeding toekennen of zelfs besluiten tot een heraanbesteding. Heraanbesteden zou betekenen dat alle partijen, rekening houdend met de gewijzigde omstandigheden, een nieuwe aanbieding mogen doen. Mocht het niet zover komen, dan blijft de aanbestedingsplicht van toepassing en moet er binnen een redelijke periode (bv. binnen een jaar) opnieuw worden aanbesteed. Het gewijzigde inzicht wordt vertaald in een nieuwe offerteaanvraag en alle partijen worden opnieuw in de gelegenheid gesteld om een inschrijving te doen. Advies is afgestemd met de inkoop adviseur en akkoord bevonden. Juridische paragraaf Zie “Inkoopparagraaf”. Voor wat betreft de frictiekosten moet gesteld worden dat slechts sprake kan zijn van vergoeding van die kosten bij beëindiging van de subsidierelatie, indien Bibliocenter niet voldoende tijdig in kennis is gesteld van de beëindiging en daarom niet in staat is kunnen zijn om zich volledig voor te bereiden op de nieuwe situatie. Bibliocenter is op zich
voldoende tijdig in kennis gesteld van de beoogde nieuwe situatie en heeft zich daarop kunnen voorbereiden. Voor wat betreft de kosten van uittreden uit een samenwerkingsverband geldt dat in dat verband bij het aangaan van die samenwerking de afspraken daaromtrent moeten zijn
3-9-2015 11:27:00
Pagina
5 van 5
gemaakt. Dit aspect had reeds bij de besluitvorming omtrent het ingaan van het aanbestedingstraject meegenomen moeten worden. Niet verder onderbouwd is op grond waarvan deze uittredingskosten voor rekening van de gemeente Leudal zouden moeten komen. Advies is afgestemd met de juridisch adviseur en akkoord bevonden. Financiële paragraaf Bij de vaststelling van de kaderbrief 2016-2019 is het financieel kader voor bibliotheekwerk vastgesteld op € 165.000. Binnen de begroting 2016-2019 zijn voor het in 2016 gevraagde aanvullende budget ad € 120.000 voor bibliotheekwerk geen dekkingsmiddelen aanwezig. Tijdens het raadsdebat van de kaderbrief 2016-2019 zijn op meerdere beleidsvelden door de raad meerdere zienswijzen, moties en amendementen ingebracht. De ingebrachte zienswijzen zijn gebundeld en op hoofdlijnen voorzien van de mogelijke maatschappelijke effecten en financiële gevolgen. De ingebrachte zienswijzen worden uitgewerkt in scenario’s. Deze scenario’s worden ingebracht bij de voorbereiding van de begroting 2016. Voorgesteld wordt om het gevraagde aanvullend budget 2016 van € 120.000 voor bibliotheekwerk onderdeel te laten uitmaken van de scenario’s die worden ingebracht bij de voorbereiding van begroting. Op deze manier vindt bij de voorbereiding van de begroting 2016 de integrale afweging plaats en kunnen de dekkingsmiddelen worden aangewezen. Advies is afgestemd met de financieel adviseur en akkoord bevonden. Personele paragraaf Invulling van bibliotheekwerk zal plaatsvinden door met name vrijwilligers en de basisscholen. Communicatieparagraaf In overleg met schoolbestuur Spolt zal na uw besluitvorming een persbericht worden opgesteld en publicatie plaatsvinden. Duurzaamheidsparagraaf N.v.t. Bijlagen Geen.
3-9-2015 11:27:00
