Werving- & Selectiebeleid
Als voorgenomen besluit vastgesteld op GMR ingestemd op
15-04-2013
1
Inhoudsopgave
1.
Inleiding ………………………………………………………….………………………………………………
3.
2.
Het werving en selectiebeleid……………………………....……………………………………..
2.1 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10
Taakverschuiving, vacature of tijdelijke invulling?...………………………………………….. Intern openstellen vacatures……………………………..……………………………………………… Keuzemogelijkheid……………………………………………………………………………………………. Leraar in opleiding (LIO)…..………………………………………………………………………………. Gelijktijdige benadering……………………………………………………………………………………. Gelijktijdige werving…………………………………………………………………………………………. Extern uitzetten van vacatures.…………………………………………………………………………. Open sollicitaties………………………………………………………………………………………………. Sollicitatiegesprek volgens de Star-methodiek………………………………………………….. . Referenties………………………………………………………………………………………………………… Integriteit en verklaring omtrent het gedrag (VOG)……………………………………………. Assessment of persoonlijkheidstest…………………………………………………………………… Eerste indiensttreding……………………………………………………………………………………….. Beoordeling van het eerste jaar…………………………………………………………………………
4. 4. 4. 4. 5. 5. 5. 5. 6. 6. 7. 7. 7. 7. 8.
3.
De werving- en selectieprocedure……………..………….…………………………………..
9.
BIJLAGE 1: DE STAR-METHODIEK………..………………………………..……………………………….. BIJLAGE 2: BENOEMINGSVOLGORDE BIJLAGE IE CAO-PO…………………………………. BIJLAGE 3: SOLLICITATIECODE BIJLAGE XII CAO-PO…………………..…………………………. Optioneel1 BIJLAGE 4: DE WERVING EN SELECTIEPROCEDURE SCHOOLPERSONEEL…………… BIJLAGE 5: DE WERVING EN SELECTIEPROCEDURE SCHOOLDIRECTEUR……………
1
10. 12. 13.
16. 19.
Het bestuur is niet verplicht deze procedures te volgen mits ze een eigen beschreven, vastgestelde procedure volgen. Zie hoofdstuk 3, pagina 8.
2
1.
Inleiding
Het werving en selectiebeleid is een onderdeel van het personeelsbeleid. Dit beleidstuk is opgesteld met het doel directeuren te ondersteunen bij de uitvoering van het werven en selecteren van de juiste medewerkers. De juiste medewerkers zijn die medewerkers die enerzijds in staat zijn een kwalitatieve bijdrage te leveren aan het onderwijsconcept en anderzijds goed passen binnen het team en de gewenste cultuur van de school. Het zijn die medewerkers die qua competenties en persoonlijkheid een meerwaarde leveren voor de school. Dit beleidsdocument bestaat uit twee delen. In het eerste deel “Het werving- en selectiebeleid” worden de beleidsuitgangspunten van de Dommelgroep beschreven, waarbij rekening is gehouden met de hiermee samenhangende bepalingen uit de CAO-PO, wettelijke regels en de sollicitatiecode. In het tweede deel “De werving- en selectieprocedure” wordt naar aanleiding van het beleid dat in het eerste deel is geformuleerd stapsgewijs de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de verschillende betrokkenen beschreven. De procedure is een belangrijk hulpmiddel om de juiste medewerker op de juiste plek te krijgen. Als iedere directeur de procedure naleeft heeft dit een professionele uitstraling en worden sollicitanten op een zorgvuldige wijze behandeld. Bijlage 1 betreft de STAR-methodiek; een beschrijving van een erkende methodiek die de directeur kan gebruiken als hulpmiddel bij het voeren van sollicitatiegesprekken. Omdat het sollicitatiegesprek een cruciaal onderdeel is van de werving- en selectieprocedure dient dit gesprek op een uiterst zorgvuldige wijze gevoerd te worden. Deze methodiek voorziet daarin. Bijlage 2 betreft een overzicht van de benoemingsvolgorde zoals deze is opgenomen in de CAO-PO. Bijlage 3 betreft de sollicitatiecode zoals deze is opgenomen in de CAO-PO. Optioneel1: In bijlage 4 en 5 worden twee werving- en selectieprocedures beschreven. In bijlage 4 wordt de procedure voor schoolpersoneel beschreven en in bijlage 5 de procedure voor schooldirecteuren.
3
2.
Het werving- en selectiebeleid
2.1 Taakverschuiving, vacature of tijdelijke invulling? Nadat een medewerker zijn vertrek kenbaar heeft gemaakt aan de directeur bespreekt de directeur met de (algemeen) directeur(-bestuurder) of de formatieruimte die daarmee vrijkomt via een vacature zal worden ingevuld. Of daartoe wordt besloten is volledig afhankelijk van de omstandigheden op dat moment of in de nabije toekomst. Hierbij kan gedacht worden aan een toeof afname van de leerlingaantallen. Ook kan het zijn dat de functie-eisen veranderen doordat het onderwijsconcept is veranderd of omdat de samenstelling van het team is veranderd. Kortom, het vertrek van een medewerker is voor de directeur en (algemeen) directeur(-bestuurder) aanleiding om eerst kritisch te kijken naar de taakverdeling binnen het team voordat een wervingsprocedure wordt ingezet. Als de directeur in samenspraak met de (algemeen) directeur(bestuurder) besloten heeft een nieuwe medewerker te werven voor onbepaalde tijd dan is het belangrijk dat de directeur kritisch kijkt naar de functiebeschrijving die daarvoor wordt gebruikt. Niet in alle gevallen zal het gaan om een functie voor onbepaalde tijd. Soms is tijdelijke ondersteuning nodig, bijvoorbeeld tot het eind van een schooljaar. Als het daarbij gaat om een vervanging vanwege ziekte of verlof kan een pooler of losse invaller worden ingezet via de Vervangers en Invallerspool conform het reglement van het Vervangingsfonds. Betreffen het tijdelijke reguliere werkzaamheden (bijvoorbeeld een tijdelijke vacature), werkzaamheden waarbij de verrichtingen niet worden gedekt door het Vervangingsfonds, kan over het algemeen genomen beter gebruik worden gemaakt van een payrollconstructie. Zodoende kunnen de financiële risico’s voor het bestuur, samenhangend met de ww-rechten van de medewerker, worden afgedekt. Let op: is de payrollmedewerker niet via de wervingsprocedure van de Dommelgroep geworven en er is na afloop van de tijdelijke dienstbetrekking sprake van structurele formatie dan dient er alsnog een vacature te ontstaan die conform de wervingsprocedure (paragraaf 2.2) wordt ingevuld. Is de payrollmedewerker wel via de wervingsprocedure geworven dan mag deze op ieder gewenst moment worden benoemd in eigen dienst. Meer informatie hierover kan worden opgevraagd bij het Centrum Personeelsvoorziening Dommelgroep (CPD). 2.2 Intern openstellen vacatures Eén van de basisaspecten van goed personeelsbeleid is het ontwikkelen van het eigen personeel. Dit is van belang binnen het werving en selectiebeleid. Om medewerkers de kans te geven zich te ontwikkelen binnen de organisatie wordt een vacature altijd eerst intern opengesteld. Als interne geïnteresseerden voldoen aan de functievoorwaarden of een zichtbare potentie hebben (beoordeelt de directeur), worden zij eerst uitgenodigd voor een gesprek. Bij het intern openstellen van vacatures wordt rekening gehouden met een plaatsingsvolgorde (let op: niet van toepassing op tijdelijke vacatures): Plaatsingsvolgorde medewerkers (niet zijnde schoolleiders): 1. het openstellen van een vacature binnen eigen bestuur en VIPers behorende bij het bestuur rekeninghoudend met de benoemingsvolgorde conform bijlage IE CAO-PO (bijlage 2); 4
2. Dommelgroepmedewerkers die mobiliteit hebben aangevraagd;* 3. het openstellen van een vacature aan medewerkers binnen de andere besturen van de Dommelgroep en overige VIPers; 4. leraren in opleiding (LIO-ers)/afstudeerders, losse invallers en payrollers; 5.Het extern openstellen van een vacature (buiten de Dommelgroep). Plaatsingsvolgorde schoolleiders: Bij het intern openstellen van vacatures wordt rekening gehouden met de volgende plaatsingsvolgorde (let op: niet van toepassing op tijdelijke vacatures): 1. het openstellen van een vacature binnen eigen bestuur rekeninghoudend met de benoemingsvolgorde conform bijlage IE CAO-PO (bijlage 2); 2. Dommelgroepdirecteuren die mobiliteit hebben aangevraagd;* 3. het openstellen van een vacature aan medewerkers binnen de andere besturen van de Dommelgroep en het REP. 4.Het extern openstellen van een vacature (buiten de Dommelgroep). *LET OP: vanaf het moment van openstelling van de vacature kunnen de medewerkers die via een mobiliteitsformulier te kennen hebben gegeven mobiel te willen zijn, benaderd worden om hun interesse te peilen. Het CPD heeft een overzicht van deze medewerkers en hun mobiliteitswensen. Als het bestuur waar de vacature is ontstaan geen interne kandidaten heeft (en dus ook geen verplichtingen heeft aan een medewerker in de zin van het gestelde in bijlage IE CAO-PO (bijlage 2)), worden de medewerkers die mobiel willen worden opgeroepen. Het CPD kan daarbij ondersteunen. Alleen de medewerkers waarbij de vacature aansluit bij de mobiliteitswensen worden benaderd. Als deze medewerkers voldoen aan de functievoorwaarden of een zichtbare potentie hebben worden zij in ieder geval uitgenodigd voor het eerste gesprek. 2.2.1 Keuzemogelijkheid Voor het maken van een keuze zijn er minimaal twee kandidaten nodig die voldoen aan functie-eisen (en zijn daarmee oproepbaar). Als er binnen één categorie maar één kandidaat oproepbaar is dan kan de (algemeen) directeur(-bestuurder) besluiten de vacature uit te zetten binnen de volgende categorie. Bij gebleken gelijke geschiktheid wordt de kandidaat uit de eerdere categorie benoemd. 2.2.2 Leraar in opleiding (LIO) Als er binnen besturen scholen zijn die het predicaat opleidingsschool hebben waarvoor LIO-ers of afstudeerders actief zijn, dan worden zij samen met losse invallers en payroll-krachten benaderd nadat de medewerkers van de Dommelgroep besturen benaderd zijn (zoals ook aangegeven in paragraaf 2.2). 2.2.3 Gelijktijdige benadering Als er een vacature ontstaat in de laatste maand voor de zomervakantie dan kan de (algemeen) directeur(-bestuurder) besluiten de vacature, gezien de tijdsdruk, te verspreiden binnen alle interne doelgroepen zoals in paragraaf 2.2 opgesomd. Voorwaarden daarbij is dat geïnteresseerde(n) uit de doelgroep die eerder benaderd had moeten worden, een voorrangspositie hebben. Deze medewerkers worden als eerst “gewogen” en voor gesprek opgeroepen.
5
2.2.4 Gelijktijdige werving De praktijk leert dat de meeste vacatures ontstaan nadat de formatieplaatjes van de scholen besproken zijn. Het is de (algemeen) directeur(-bestuurder) van de besturen aan te raden om met hun directeuren af te stemmen deze vacatures gelijktijdig aan te leveren en uit te zetten. In verband met de mogelijke voorkeur van directeuren voor bepaalde medewerkers die conform de vastgestelde benoemingsvolgorde benaderd moeten worden, is dit het meest eerlijk. 2.3 Extern uitzetten van vacatures Als intern gebleken is dat er geen of onvoldoende geïnteresseerden zijn, wordt de vacature extern uitgezet. De directeur bepaalt in overleg met de (algemeen) directeur(-bestuurder) welke platformen gebruikt worden. De vacature wordt in ieder geval geplaatst op: -de website van de school en bestuur - de website van de Dommelgroep (via het CPD) - en verspreid onder losse invallers en eventueel payrollers De vacature kan worden geplaatst op: - de onderwijsvacaturebank (Het CPD kan daarbij ondersteunen) TIP: het CPD beschikt over een map met alle open sollicitaties van de afgelopen paar jaar. Het kan erg interessant zijn de open sollicitaties te bekijken die de afgelopen maanden zijn binnengekomen. Voor de procedure behorende bij de werving en selectie, zie hoofdstuk 3. 2.4 Open sollicitaties De scholen en besturen van de Dommelgroep ontvangen regelmatig open sollicitaties. Deze open sollicitaties worden doorgestuurd naar het CPD. Als er geen relevante vacatures zijn voor de betreffende sollicitant deelt het CPD hem/haar dit schriftelijk mee. Het CPD wijst de sollicitant op de mogelijkheid als losse invaller aan de slag te gaan binnen de Vervangers en Invallerspool (VIP). Het CPD houdt de open sollicitaties in portefeuille. Als er wel vacatures zijn dan stuurt het CPD de open sollicitatie door naar de directeur met de vacature. 2.5 Sollicitatiegesprek volgens de STAR-methodiek Het aannemen van nieuwe medewerkers is een belangrijke taak die zorgvuldig uitgevoerd moet worden. Eén van het meest waardevolle maar ook kwetsbare momenten in het werving- en selectieproces is het sollicitatiegesprek. In dit gesprek moet een goed beeld verkregen worden van een kandidaat; op basis hiervan wordt vaak een beslissing genomen. Het is belangrijk om dit dus grondig en zorgvuldig te doen. Vereisten voor een goed selectiegesprek zijn: een goede voorbereiding; een gestructureerde en bedachtzame aanpak; meerdere interviewers: twee weten meer dan één; gedragsgerichtheid: we zijn niet geïnteresseerd in hoe iemand iets zou doen (hypothetisch), maar hoe iemand iets gedaan heeft in functiegerelateerde situaties (gedrag). De STAR methodiek is hiervoor een goed instrument; een rustige omgeving; de tijd nemen voor het gesprek. 6
Om directeuren extra ondersteuning te bieden bij het voeren van selectiegesprekken is de STARmethodiek in bijlage 1 verder uitgewerkt. 2.6 Referenties Het is verstandig als de directeur de beoogde nieuwe medewerker in het sollicitatiegesprek naar referenties vraagt. Deze kunnen een belangrijke toegevoegde waarde hebben door het eigen beeld te bevestigen, of nieuwe gezichtspunten naar voren brengen. Een tip daarbij is het vragen van referenties niet bij de laatste, maar bij de voorlaatste werkgever. Hoewel er meestal eerlijke reacties gegeven worden kan namelijk de huidige werkgever belang hebben bij het geven van een goede referentie om van een slechte medewerker af te komen of andersom. De voorlaatste werkgever heeft geen belang meer bij verkeerde informatie. Daarbij moet overigens wel bekeken worden of het qua periode en tijdsverloop reëel is deze te benaderen. De sollicitant moet wel toestemming hebben gegeven voor de directeur de referenties opvraagt. De gevraagde informatie moet direct verband houden met de te vervullen vacature en mag geen inbreuk maken op de persoonlijke levenssfeer van de sollicitant. 2.7 Integriteit en verklaring omtrent het gedrag (VOG) De besturen van de Dommelgroep hechten grote waarde aan integriteit en onbesproken gedrag van medewerkers. Bij iedere vervulling van een vacature is een ‘Verklaring Omtrent het Gedrag’ (VOG) vereist. Ook voor tijdelijk personeel die bijvoorbeeld vervangingswerkzaamheden doen, is een VOG verplicht is. De benoeming geschiedt daardoor altijd onder voorwaarde van het kunnen overleggen van een VOG. Dit bewijs kan alleen door de sollicitant zelf worden opgevraagd bij de gemeente waar de sollicitant woont. Het aanvraagformulier moeten de directeuren en aanstaande medewerker samen invullen. De directeur kan de benodigde formulieren van de site van OSG halen. Er wordt specifiek gevraagd welke zaken (handelingen en situaties) van toepassing zijn op de functie en juist daarom betrokken moeten worden in het onderzoek dat uitgevoerd wordt door het ministerie van Justitie. Het afhandelen van de aanvraag duurt maximaal vier weken. De medewerker kan de kosten van de VOG declareren bij zijn directeur. 2.8 Assessment of persoonlijkheidstest Om een nog beter onderbouwde keuze te maken voor een sollicitant kan het inzetten van een assessment of een andere test als onderdeel van het selectieproces een goed instrument zijn, met name voor zwaardere (leidinggevende) functies (bijvoorbeeld bij (algemeen) directeur functies). Als van tevoren bekend is dat een assessment of persoonlijkheidstest onderdeel uitmaakt van de sollicitatieprocedure dient dit in de vacaturetekst opgenomen te worden. 2.9 Eerste indiensttreding Hoewel tijdens de sollicitatieprocedure er alles aan gedaan wordt een juiste beslissing te nemen blijft het “mensenwerk”. Daarom krijgen alle nieuwe medewerkers in een structurele functie in principe een tijdelijke benoeming voor een bepaalde periode van 1 jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Voor nieuwe medewerkers die afkomstig zijn van een 7
andere school binnen het zelfde bestuur geldt dit niet aangezien deze medewerkers een bestuursaanstelling hebben. Niet altijd zal het eerste dienstverband uitzicht geven op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Soms staat vooraf al vast dat het gaat om een dienstverband voor bepaalde tijd en soms is het nog onduidelijk of er na een jaar nog voldoende formatieruimte is om een overeenkomst voor onbepaalde tijd aan te gaan. In dit soort gevallen is het raadzaam om de betreffende medewerker via een payrollconstructie te laten werken. Zodoende kunnen de financiële risico’s voor het bestuur, samenhangend met de ww-rechten van de medewerker, worden afgedekt. Is de payrollmedewerker via de wervingsprocedure (paragraaf 2.2) geworven dan mag deze op ieder gewenst moment worden benoemd in eigen dienst. Meer informatie hierover kan worden opgevraagd bij het CPD. Zie ook paragraaf 2.1.
2.10 Beoordeling van het eerste jaar Als de dienstbetrekking uitzicht geeft op een benoeming voor onbepaalde tijd vinden er in het laatste half jaar van de tijdelijke benoeming minimaal twee gesprekken plaats: een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek. Het beoordelingsgesprek wordt uiterlijk 2 maand voor het aflopen van de tijdelijke benoeming gevoerd. Tussen het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek moeten minimaal 2 maanden zitten. Als de nieuwe medewerker niet goed functioneert moet dit blijken uit het functioneringsgesprek zodat hij de kans krijgt zich te verbeteren. Blijkt uit het beoordelingsgesprek dat het de medewerker niet is gelukt zijn functioneren te verbeteren, kan na de tijdelijke benoeming overgegaan worden tot ontslag. Als een directeur ontslag overweegt is het raadzaam het CPD daarbij te betrekken. Het CPD kan beoordelen of er voldoende dossier is opgebouwd en kan ondersteunen bij de inspanningsverplichting die het bestuur heeft in het kader de Werkeloosheidswet (WW) conform het reglement Participatiefonds.
8
3.
De werving en selectieprocedure
Het doel van een werving en selectieprocedure is het zo goed mogelijk waarborgen van de kwaliteit. Doormiddel van een goed geïmplementeerde procedure vergroten we de kans de juiste man/vrouw op de juiste plek te krijgen. In de CAO-PO is daartoe een sollicitatiecode opgenomen in BIJLAGE XII (zie bijlage 3)). Ieder bestuur verbonden aan de Dommelgroep heeft een uitgewerkte en vastgestelde werving en selectieprocedure welke gebaseerd is op de sollicitatiecode zoals deze in de CAO-PO staat. Voor die besturen die nog geen vastgestelde procedure hebben of deze willen herzien heeft het CPD ter ondersteuning een tweetal procedures uitgewerkt die de besturen van de Dommelgroep kunnen gebruiken. Dit is echter geen verplichting. De twee procedures die door het CPD zijn uitgewerkt zijn: - de procedure voor benoeming van schoolpersoneel (zie bijlage 4) - de procedure voor benoeming van een directeur (zie bijlage 5) Omdat de besturen van de Dommelgroep verschillende bestuursvormen hanteren, verschilt ook de procedure voor de werving van de (algemeen) directeur(-bestuurder). CPD ontwikkelt daarom vooralsnog geen procedure voor de werving en selectie van deze functie.
9
BIJLAGE 1:
DE STAR-METHODIEK
De STAR-methodiek is een gesprekstechniek waarbij de kandidaat gevraagd wordt naar concrete gedragsvoorbeelden uit het recente verleden. Zowel het vertoonde gedrag als de context waarin dit plaatsvond worden daarbij in beeld gebracht. Het achterliggende idee is dat het gedrag uit het verleden in grote mate het toekomstig gedrag voorspelt. Op die manier wordt inzicht verworven in de mogelijkheden van de kandidaat om te slagen in zijn of haar toekomstige functie.
De selectiecommissie zal eerst dienen te bepalen op welke competenties de kandidaat bevraagd moet worden. Dit vereist dat voorafgaand aan het sollicitatiegesprek goed wordt nagedacht over de competenties die noodzakelijk worden geacht voor een efficiënte en effectieve uitoefening van de taak. De relevante competenties komen voort uit de functiebeschrijving en zijn voor LA, LB en directeurfuncties terug te vinden op de functionerings- en beoordelingsformulieren. Aan de hand van de vier STAR-elementen wordt het interview gevoerd in onderstaande volgorde. Situatie De kandidaat wordt aan de hand van de eigen ervaringen bevraagd op een (probleem)situatie. Wat was de situatie waarin hij zich bevond? Wat was de concrete aanleiding voor de gebeurtenis? Er wordt gekeken naar de context, inclusief de rol en de functie van de sollicitant. Taak Vervolgens wordt gekeken naar de taken van de kandidaat in de benoemde (probleem)situatie. Wat waren zijn taken? Wat werd er concreet van hem verwacht? Wat waren zijn verantwoordelijkheden en bevoegdheden? Welk doel streefde hij na? Actie Nadat de taak van de kandidaat duidelijk is geworden, wordt onderzocht welke acties hij werkelijk heeft ondernomen om de (probleem)situatie op te lossen. Hoe heeft de kandidaat het aangepakt? Wat heeft hij feitelijk gedaan? 10
Resultaat De kandidaat dient tenslotte te vertellen welke resultaten hij heeft bereikt. Wat was het resultaat of effect van deze actie(s)? Hoe succesvol was de actie? Wat was precies de bijdrage hierin van de sollicitant? En wat zou hij een volgende keer eventueel anders doen? Aandachtspunten De voorbeeldsituatie moet in het recente verleden plaatsgevonden hebben. De sollicitant moet een concreet voorbeeld toelichten. De interviewer moet doorvragen tot hij een duidelijk beeld heeft van de taken, de acties én de resultaten of effecten van het gedrag van de sollicitant. Voor de oordeelsvorming van de interviewer over de kandidaat is het belangrijk te wachten totdat alle informatie volgens alle fasen van de STAR-methodiek is verzameld. De interviewer moet ervoor zorgen dat de kandidaat niet afdwaalt van de situatie die wordt besproken. Voorbeeldvragen volgens deze methodiek: kunt u mij een voorbeeld geven van een situatie, waarin u een slecht-nieuws-gesprek moest houden met een medewerker? (Situatie) wat was uw doel of taak? (Taak) wat hebt u toen gedaan? (Actie) wat was het effect hiervan? (Resultaat) Gedragsgerichte vragen beginnen vaak met: wat hebt u gedaan….. hoe ging…. hebt u wel eens…. bent u wel eens…. Feitelijk gedrag zegt meer over iemand dan theoretische beschrijvingen. Het laatste kan overigens weer van belang zijn om de wijze van analyseren of een visie te achterhalen. Motivatievragen als aanvulling op gedragsvragen kunnen het beeld compleet maken. Vragen die men bij voorkeur niet moet stellen zijn: gesloten vragen die alleen met 'ja' of 'nee' beantwoord kunnen worden; vragen of commentaren die niet neutraal zijn en die de houding of voorkeur van de vrager verraden (leidende vragen).
11
BIJLAGE 2: BENOEMINGSVOLGORDE BIJLAGE IE CAO-PO
Bij de vraag of er sprake is van vacatureruimte en bij het aanbieden van vacatures hanteert de werkgever de onderstaande volgorde: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
werknemers die voor minder dan 35% arbeidsongeschikt zijn verklaard door UWV waarbij aanpassing van het dienstverband nodig is; werknemers wiens functie in het rddf is geplaatst; eigen wachtgelders in de zin van artikel 138, tweede lid WPO respectievelijk artikel 132, tweede lid, WEC (Aftrekposten bekostiging); werknemers benoemd voor bepaalde tijd op grond van artikel 3.3 en aangesteld op grond van artikel 4.3 van deze CAO; deeltijders als bedoeld in artikel 2.5 van deze CAO; werknemers die het compensatieverlof willen sparen ten behoeve van spaarverlof (artikel 2.1, achtste lid, van deze CAO); werknemers die meer gewerkte uren willen compenseren in salaris (art. 2.1, negende lid, van deze CAO).
12
BIJLAGE 3: BIJLAGE XII SOLLICITATIECODE BEHORENDE BIJ ARTIKEL 11.8 VAN DEZE CAO 1. Bekendmaking van de vacature De werkgever draagt er zorg voor dat de met betrekking tot de functie en functievervulling relevante informatie wordt verstrekt. 2. Bevestiging ontvangst sollicitatie 1. Binnen veertien dagen na ontvangst van de sollicitatie ontvangt de sollicitant een bevestiging van ontvangst. 2. In de bevestiging van ontvangst is tevens een globaal overzicht van de sollicitatieprocedure opgenomen, alsmede een termijn waarop de sollicitant nadere berichten kan ontvangen. 3. Vertrouwelijke behandeling gegevens Gegevens die de sollicitant in zijn sollicitatie verstrekt zijn vertrouwelijk. De verspreiding van die gegevens wordt dan ook beperkt tot de direct bij de selectie betrokken personen. 4. Selectie op grond van schriftelijke sollicitaties 1. De selectie van kandidaten geschiedt op grond van bekendgemaakte functie-eisen. 2. Het stellen van functie-eisen mag niet tot gevolg hebben dat bij de selectie ongerechtvaardigd onderscheid wordt gemaakt. 3. De sollicitant die voor een gesprek wordt uitgenodigd, wordt geïnformeerd over de verwachte tijdsduur van de procedure. 4. De sollicitant die niet voor een gesprek wordt uitgenodigd, ontvangt daarvan schriftelijk bericht binnen veertien dagen na het nemen van de beslissing. Daarbij mag de termijn genoemd in de ontvangstbevestiging niet overschreden worden. 5. Gegevens van afgewezen kandidaten worden vernietigd of teruggezonden. 6. Indien er op korte termijn een andere vacature ontstaat, waarvoor de sollicitant in aanmerking zou kunnen komen, blijven de gegevens ter beschikking van het bevoegd gezag, indien de betrokken sollicitant daarvoor desgevraagd uitdrukkelijk en schriftelijk toestemming heeft gegeven. 5. Uitnodiging voor een gesprek Sollicitanten die voor een gesprek worden uitgenodigd ontvangen bij de uitnodiging de voor de functie en functievervulling relevante informatie, benevens een exemplaar van de sollicitatiecode. 6. Sollicitatiegesprek 1. Vertegenwoordigers van geledingen die voor de functie en functievervulling relevant zijn, worden betrokken bij de sollicitatieprocedure. Deze nemen dan ook deel aan de sollicitatiegesprekken. 2. Uitsluitend voor de functie en functievervulling relevante informatie vormt het onderwerp van gesprek. Tijdens het gesprek krijgen beide partijen voldoende ruimte voor het uitwisselen van de benodigde informatie. 3. Tijdens het sollicitatiegesprek worden aan de sollicitant geen vragen over zijn/haar gezondheid of ziekteverzuim in het verleden gesteld. 13
4. Contacten tussen de verschillende kandidaten worden vermeden. Er wordt geen gesprek met meerdere kandidaten tegelijk gevoerd. 5. Bij de laatste selectieronde moet, op verzoek van de sollicitant, mededeling worden gedaan over het aantal overgebleven kandidaten. 7. Referenten 1. Slechts bij serieus in aanmerking komende kandidaten wordt overgegaan tot het inwinnen van referenties. Referenties worden alleen ingewonnen indien de sollicitant daarmee instemt. De gevraagde informatie moet direct verband houden met de te vervullen vacature. Geen informatie zal worden gevraagd die een inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de sollicitant betekent. 2. De over de sollicitant verkregen informatie wordt vertrouwelijk behandeld. Deze wordt alleen met instemming van de referent aan de sollicitant meegedeeld. 8. Werkbezoek 1. Een werkbezoek aan de sollicitant in zijn huidige functie kan alleen met instemming van de sollicitant en op het moment dat de sollicitant heeft aangegeven. Na verkregen instemming van de sollicitant wordt toestemming gevraagd aan de betrokken werkgever. 2. De sollicitant wordt desgewenst in staat gesteld de school/instelling tijdens een werkdag te bezoeken. 9. Psychologisch en/of enig ander onderzoek 1. De werkgever kan slechts overgaan tot een psychologisch en/of enig ander onderzoek, indien in de advertentie is aangegeven dat dit onderzoek deel kan uitmaken van de sollicitatieprocedure. 2. De werkgever maakt met de onderzoeker afspraken over de zorgvuldigheidseisen die aan het onderzoek worden gesteld. 3. In ieder geval worden de volgende afspraken gemaakt: - de resultaten van het onderzoek worden door de onderzoeker aan de kandidaat ter inzage gegeven en met hem besproken, alvorens gerapporteerd wordt. Rapportage blijft achterwege, indien de sollicitant daarvoor geen toestemming geeft of besluit niet verder deel te nemen aan de procedure; - de onderzoeker rapporteert de conclusies van het onderzoek, alsmede die informatie die redelijkerwijs noodzakelijk is voor een juiste interpretatie van die conclusies. 4. Zonder toestemming van de sollicitant wordt niet gerapporteerd aan andere instellingen of personen dan die bij de selectie zijn betrokken. 10. Beëindiging procedure door de sollicitant Indien de sollicitant te kennen geeft om hem/haar moverende redenen de sollicitatie in te trekken, wordt de door de sollicitant verstrekte en over de sollicitant verkregen informatie teruggezonden of vernietigd. Artikel 4, vijfde lid is van overeenkomstige toepassing.
14
11. Afronding procedure 1. De kandidaten met wie een gesprek is gevoerd en die niet voor de functie in aanmerking komen, ontvangen schriftelijk bericht van de afwijzing, binnen veertien dagen na de daartoe genomen beslissing. Aan de laatst overgebleven niet benoemde sollicitant(en) wordt tevens aangegeven dat de bereidheid bestaat de redenen desgewenst mondeling nader toe te lichten. 2. De door de afgewezen kandidaten verstrekte en over de afgewezen kandidaten verkregen informatie wordt teruggezonden of vernietigd. Artikel 4, vijfde lid is van overeenkomstige toepassing. 3. Bij de aanbieding van de functie aan de daartoe geselecteerde kandidaat worden alle zaken die van belang zijn, ook gedane toezeggingen, schriftelijk vastgelegd. 4. Zodra aan de gangbare formele vereisten is voldaan ontvangt de geselecteerde kandidaat een akte van benoeming c.q. aanstelling, de daarbij behorende overige voorwaarden en alle andere benodigde stukken. 12. Kosten 1. Alle sollicitanten krijgen de gemaakte reiskosten op basis van de kosten openbaar vervoer vergoed. 2. Kosten voor een in het kader van de sollicitatieprocedure door de werkgever geëntameerd onderzoek komen geheel voor rekening van de werkgever. 13. Klachten over de navolging van de sollicitatiecode Een sollicitant die van oordeel is dat tijdens de sollicitatieprocedure de sollicitatiecode niet behoorlijk is nagevolgd, kan hierover schriftelijk een klacht indienen bij het bevoegd gezag dat alsdan de medezeggenschapsraad onmiddellijk over deze klacht zal informeren. 14. Toelichting De toelichting op artikelen van deze sollicitatiecode maakt integraal onderdeel uit van de code (zie de CAO-PO 2009, pagina 206 t/m 210 voor de toelichting).
15
BIJLAGE 4:
DE WERVING EN SELECTIEPROCEDURE SCHOOLPERSONEEL
1. Op bestuursniveau is vastgesteld dat de vrijgekomen formatie wordt ingezet als vacatureruimte. 2. De directeur van de school doet mededeling van het ontstaan van de vacature aan team, en MR van de betreffende school. 3. De directeur stelt een BenoemingsAdviesCommissie (BAC) in waarin vertegenwoordigd zijn: a. Ouders (op voordracht van MR): 1 b. Team: 1 c. Directeur (tevens voorzitter BAC): 1 De BAC die in het kader van LB-benoemingen en functiemix wordt ingesteld, bestaat in ieder geval uit de eigen directeur en een andere directeur van de Dommelgroep (zie ook procedure beleidsdocument invoering functiemix). 4. De leden van de BAC participeren zonder last en ruggespraak. De BAC wijst één van haar leden aan als secretaris. 5. De BAC stelt een profielschets op en concretiseert de wervingsprocedure. 6. De leden van de BAC zijn gebonden aan absolute geheimhouding en ondernemen niets waardoor de privacy van de sollicitanten in het geding kan komen. Leden van de BAC zullen niet op eigen initiatief informatie inwinnen over sollicitanten. Dit blijft nadrukkelijk voorbehouden aan de voorzitter van de BAC. 7. De voorzitter BAC stuurt de vacature naar de personeelfunctionaris van het CPD voor interne verspreiding: - binnen het bestuur; - de poolers die op de loonlijst staan van het betreffende bestuur; - de medewerkers van de Dommelgroep die mobiliteit hebben aangevraagd voor een soortgelijke functie en daarbij op papier voldoen aan de functie-eisen. 8. Als van te voren bekend is dat een assessment of persoonlijkheidstest onderdeel is van de sollicitatieprocedure wordt dit in de vacature vermeld. 9. De voorzitter BAC en personeelsfunctionaris houden contact over het aantal binnengekomen reacties gedurende de werving. 10. Interne kandidaten die voldoen aan de functie-eisen worden altijd door de directeur opgeroepen voor het (eerste) gesprek. Als niemand gereageerd heeft die voldoet aan de functie-eisen wordt de vacature uitgezet binnen de overige besturen van de Dommelgroep en de overige medewerkers van de VIP. 11. Als niemand gereageerd heeft die voldoet aan de functie-eisen wordt de vacature uitgezet onder alle LIO-ers/afstudeerders, losse invallers en payrollmedewerkers. 12. Als niemand gereageerd heeft die voldoet aan de functie-eisen wordt de vacature extern uitgezet. Het CPD kan daarbij ondersteunen. De voorzitter laat de vacature in ieder geval plaatsen op de website van de school en de stichting. Het CPD plaatst de vacature in ieder geval op de website van de Dommelgroep. Het CPD beschikt bovendien over een map met alle open sollicitaties van de afgelopen paar jaar. Het kan erg interessant zijn de open 16
sollicitaties te bekijken die de afgelopen maanden zijn binnengekomen. (zie paragraaf 2.3 en 2.4). 13. Van de binnengekomen sollicitaties wordt door de secretaris van de BAC een lijst van de sollicitanten opgemaakt. De secretaris stuurt alle sollicitanten direct na ontvangst van hun sollicitatie een standaardbevestiging van de ontvangst van de sollicitatie waarin een globale tijdsplanning van de procedure is opgenomen. 14. Aan de hand van de lijst van de secretaris van de BAC en de sollicitatiebrieven wordt door de BAC, op basis van consensus, een selectie gemaakt van minimaal drie en maximaal vijf kandidaten waarmee sollicitatiegesprekken worden gevoerd. Wanneer geen consensus over een kandidaat kan worden bereikt, beslist de voorzitter van de BAC. 15. Kandidaten de niet voor een sollicitatiegesprek geselecteerd zijn, ontvangen daarvan schriftelijk bericht binnen veertien werkdagen na de beslissing hierover. 16. De BAC voert met de geselecteerde kandidaten een sollicitatiegesprek (zie de bijlage voor de STAR-methodiek als hulpmiddel). Als naar de mening van de meerderheid van de BAC een tweede gesprek noodzakelijk is, deelt de secretaris van de BAC dit z.s.m. aan de kandidaat telefonisch mee, gevolgd door een schriftelijke uitnodiging. Op basis van de gevoerde gesprekken selecteert de BAC maximaal twee kandidaten die naar de mening van de BAC benoembaar zouden zijn. 17. De secretaris van de BAC verzoekt aan de twee kandidaten om minimaal twee referenties op te geven. Het inwinnen van referenties geschiedt door de voorzitter van de BAC. 18. De voorzitter van de BAC voert zonodig een technisch gesprek over de arbeidsvoorwaarden met de kandidaat. 19. De BAC draagt maximaal 2 benoembare kandidaten in volgorde van voorkeur voor aan de (algemeen) directeur(-bestuurder). 20. De (algemeen) directeur(-bestuurder) neemt een benoemingsbesluit. 21. De voorzitter van de BAC verzoekt de kandidaat telefonisch de benoeming te aanvaarden, waarna schriftelijke bevestiging van de benoeming aan de kandidaat volgt. 22. De kandidaat bevestigt schriftelijk de aanvaarding van de benoeming en overlegt de wettelijk vereiste bescheiden. 23. De directeur informeert de MR, het personeel en ouders. 24. De voorzitter van de BAC informeert de kandidaten die opgeroepen zijn voor een gesprek mondeling. De secretaris vernietigt de sollicitatiebrieven, inclusief de kopieën van de BACleden. 25. Procedure wordt gevoerd met inachtname van het bepaalde in de CAO, artikel 11.8 en de daarbij behorende Bijlage XII (zie bijlage 3). 26. Waar deze procedure onduidelijk of onvolledig is, treft de directeur de noodzakelijke voorziening. Van bovenstaande procedure kan worden afgeweken bij het invullen van vacatures voor schoonmaakpersoneel, conciërges en administratief personeel. Administratieve verwerking 1. Als de kandidaat akkoord gaat, voert zijn leidinggevende de besproken voorwaarden in, in het mutatiesysteem. 17
2. De salarisadministratie verwerkt de mutaties. De nieuwe medewerker krijgt diverse formulieren behorende bij de indiensttreding. Een belangrijk formulier is het aanvraagformulier Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) mee. Deze dient deels ingevuld te worden door de leidinggevende en voor het andere deel dient de VOG afgegeven te worden bij het gemeentehuis van de gemeente waarin de kandidaat woont. Omdat het ministerie van Justitie een paar weken tijd nodig heeft om de controle uit te voeren, wordt de benoeming ‘onder voorbehoud van’ gegeven. De kosten voor het aanvragen van de VOG kunnen door de nieuwe medewerker worden teruggevraagd via een declaratieformulier. 3. Als de salarisadministratie alle formulieren correct en volledig ingevuld retour heeft ontvangen, wordt de akte van benoeming naar de nieuwe medewerker verstuurd. 4. De leidinggevende draagt voor de feitelijke indiensttreding van de nieuwe medewerker zorg voor de facilitaire zaken zoals toegang tot de werkplek en inloggegevens voor de computer. 5. De leidinggevende en de nieuwe medewerker maken afspraken over de introductie van de nieuwe medewerker.
18
BIJLAGE 5:
DE WERVING EN SELECTIEPROCEDURE SCHOOLDIRECTEUR
1. Op bestuursniveau is vastgesteld dat de vrijgekomen formatie wordt ingezet als vacatureruimte. 2. De (algemeen) directeur(-bestuurder) doet mededeling van het ontstaan van de vacature aan het team van de betreffende school, de directies en de (G)MR. 3. De (algemeen) directeur(-bestuurder) stelt een BenoemingsAdviesCommissie (BAC) in waarin vertegenwoordigd zijn: a. Ouders (op voordracht van MR): 2 b. Team: 2 c. Directeuren bestuur: 1 4. De (algemeen) directeur(-bestuurder) doorloopt samen met de BAC de selectieprocedure. 5. De leden van de BAC participeren zonder last en ruggespraak. De BAC wijst een van haar leden aan als voorzitter (dit kan dus niet de (algemeen) directeur(-bestuurder) zijn). 6. De BAC wijst een secretaris aan. 7. De BAC stelt een profielschets op en concretiseert de wervingsprocedure. 8. De leden van de BAC zijn gebonden aan absolute geheimhouding en ondernemen niets waardoor de privacy van de sollicitanten in het geding kan komen. Leden van de BAC zullen niet op eigen initiatief informatie inwinnen over sollicitanten. Dit blijft nadrukkelijk voorbehouden aan de voorzitter van de BAC. 9. De voorzitter BAC stuurt de vacature naar de personeelfunctionaris van het CPD voor interne verspreiding: - binnen het bestuur; - de poolers die op de loonlijst staan van het betreffende bestuur; - de medewerkers van de Dommelgroep die mobiliteit hebben aangevraagd voor een soortgelijke functie en daarbij op papier voldoen aan de functie-eisen. 10. Een assessment of persoonlijkheidstest is onderdeel van de sollicitatieprocedure. Dit wordt in de vacature vermeld. 11. De voorzitter van de BAC en personeelsfunctionaris houden contact over het aantal binnengekomen reacties gedurende de werving. 12. Interne kandidaten die voldoen aan de functie-eisen worden altijd door de BAC opgeroepen voor het (eerste) gesprek. Als niemand gereageerd heeft die voldoet aan de functie-eisen wordt de vacature uitgezet binnen de overige besturen van de Dommelgroep, de overige medewerkers van de VIP en binnen het Regionaal Educatief Platform (REP). De (algemeen) directeur(-bestuurder) draagt er zorg voor dat dit verzoek wordt uitgevoerd door de personeelsfunctionaris en/of de coördinator van het REP en dat de hiermee samenhangende w&s-procedure van het REP wordt nageleefd. 13. Als niemand gereageerd heeft die voldoet aan de functie-eisen wordt de vacature extern uitgezet. Het CPD kan daarbij ondersteunen. De voorzitter laat de vacature in ieder geval plaatsen op de website van de school en de stichting. Het CPD plaatst de vacature in ieder geval op de website van de Dommelgroep. Het CPD beschikt bovendien over een map met 19
14.
15.
16. 17.
18. 19. 20. 21. 22.
23. 24. 25.
26.
alle open sollicitaties van de afgelopen paar jaar. Het kan erg interessant zijn de open sollicitaties te bekijken die de afgelopen maanden zijn binnengekomen. (zie paragraaf 2.3 en 2.4). Van de binnengekomen sollicitaties wordt door de secretaris van de BAC een lijst van de sollicitanten opgemaakt. Alle sollicitanten krijgen direct na ontvangst van hun sollicitatie een standaardbevestiging van de ontvangst van de sollicitatie waarin een globale tijdsplanning van de procedure is opgenomen. Aan de hand van de lijst van de secretaris van de BAC en de sollicitatiebrieven wordt door de BAC in samenspraak met de (algemeen) directeur(-bestuurder), op basis van consensus, een selectie gemaakt van minimaal drie en maximaal vijf kandidaten waarmee sollicitatiegesprekken worden gevoerd. Wanneer geen consensus over een kandidaat kan worden bereikt, beslist de voorzitter van de BAC . Kandidaten de niet voor een sollicitatiegesprek geselecteerd zijn, ontvangen daarvan schriftelijk bericht binnen veertien werkdagen na de beslissing hierover. De BAC voert samen met de (algemeen) directeur(-bestuurder) één of twee sollicitatiegesprekken met de geselecteerde kandidaten (zie de bijlage voor de STARmethodiek als hulpmiddel). Als naar de mening van de meerderheid van de BAC een tweede gesprek noodzakelijk is, deelt de secretaris van de BAC dit z.s.m. aan de kandidaat telefonisch mee, gevolgd door een schriftelijke uitnodiging. Op basis van de gevoerde gesprekken selecteert de BAC maximaal twee kandidaten die naar de mening van de BAC benoembaar zouden zijn. De secretaris verzoekt aan de twee kandidaten om minimaal twee referenties op te geven. Het inwinnen van referenties geschiedt door de (algemeen) directeur(-bestuurder). De (algemeen) directeur(-bestuurder) voert indien nodig een technisch gesprek over de arbeidsvoorwaarden met de kandidaat. Het assessment of de persoonlijkheidstest wordt ingepland. De BAC draagt maximaal 2 benoembare kandidaten in volgorde van voorkeur voor aan de (algemeen) directeur(-bestuurder). De algemeen directeur doet een benoemingsvoordracht aan het bestuur. Indien de algemeen directeur tevens bestuurder is neemt de directeur-bestuurder een benoemingsbesluit en verzoekt de kandidaat telefonisch de benoeming te aanvaarden, waarna schriftelijke bevestiging van de benoeming aan de kandidaat volgt. Dit onder voorbehoud van de uitslag van het assessment of de persoonlijkheidstest. De kandidaat bevestigt schriftelijk de aanvaarding van de benoeming en overlegt de wettelijk vereiste bescheiden. De (algemeen) directeur(-bestuurder) informeert het team van de betreffende school, (G)MR, de directies en eventuele derden. De (algemeen) directeur(-bestuurder) informeert de kandidaten die opgeroepen zijn voor een gesprek mondeling. De secretaris vernietigt de sollicitatiebrieven, inclusief de kopieën van de BAC-leden. Procedure wordt gevoerd met inachtname van het bepaalde in de CAO, artikel 11.8 en de daarbij behorende Bijlage XII (zie bijlage 3). 20
27. Waar deze procedure onduidelijk of onvolledig is, treft de (algemeen) directeur(-bestuurder) de noodzakelijke voorziening.
1. 2.
3. 4. 5.
Administratieve verwerking Als de kandidaat akkoord gaat, voert zijn leidinggevende de besproken voorwaarden in, in het mutatiesysteem. De salarisadministratie verwerkt de mutaties. De nieuwe medewerker krijgt diverse formulieren behorende bij de indiensttreding. Een belangrijk formulier is het aanvraagformulier Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) mee. Deze dient deels ingevuld te worden door de leidinggevende en voor het andere deel dient de VOG afgegeven te worden bij het gemeentehuis van de gemeente waarin de kandidaat woont. Omdat het ministerie van Justitie een paar weken tijd nodig heeft om de controle uit te voeren, wordt de benoeming ‘onder voorbehoud van’ gegeven. De kosten voor het aanvragen van de VOG kunnen door de nieuwe medewerker worden teruggevraagd via een declaratieformulier. Als de salarisadministratie alle formulieren correct en volledig ingevuld retour heeft ontvangen, wordt de akte van benoeming naar de nieuwe medewerker verstuurd. De leidinggevende draagt voor de feitelijke indiensttreding van de nieuwe medewerker zorg voor de facilitaire zaken zoals toegang tot de werkplek en inloggegevens voor de computer. De leidinggevende en de nieuwe medewerker maken afspraken over de introductie van de nieuwe medewerker.
21
