Arbeidsvoorwaarden 1DB Aanstellingsbeleid en werving- en selectiebeleid
Niets uit deze publicatie mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie of op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Nederlandse Vereniging tot Bescherming van Dieren.
Colofon Opgesteld door de NVBD Status: vastgesteld door bestuur NVBD Nederlandse Vereniging tot Bescherming van Dieren Postbus 85980 2508 CR DEN HAAG 088 – 811 30 00 www.dierenbescherming.nl
Werving, selectie en aanstelling van personeel.
1
2
3
4
Inleiding
5
1.1 1.2 1.3 1.4
5 5 5 6
De maatschappelijke context: arbeidsmarkt De organisatie context: visie op personeelsformatie De culturele context: omgangsvormen De arbeidsvoorwaarden: waarin kunnen onderscheidend zijn?
De werving
6
2.1 2.2 2.3 2.4 2.5
6 6 7 8 8
Doelstelling, uitgangspunten en kaders Wie zoeken we? Voorkeursbeleid Wettelijke kaders Arbeidsmarktcommunicatie incl. kanalen positionering
Selectie
8
3.1 3.2 3.3
8 9 9
Selectiecriteria Instrumenten Vereisten
Aanstellen.
10
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8
10 10 10 10 11 12 12 12
Inleiding Aanleiding Overgang van oud naar nieuw Bestaande arbeidsovereenkomsten afgesloten vóór 1-1-2015 Nieuw in dienst na 1-1-2015 Ontheffing Relatie met het werving en selectieproces Contractvorm
Bijlage 1. 1.1 1.2
12 Aanname Aanvullende zaken:
14 15
1
Inleiding
Voor u ligt het werving- selectie een aanstellingsbeleid. In 2013 is hiertoe een eerste aanzet gegeven. Gezien het grote aantal veranderingen op organisatie (zoals de fusie) én binnen de wetgeving (Wet Werk en Zekerheid, Participatiewetgeving, Werkkostenregeling, BEZAVA, WW, Ontslagrecht, Pensioenwetgeving) is het noodzakelijk het beleid aan te passen. Maar ook de organisatie verandert, heeft nieuwe wensen, de noodzaak tot een andere visie op de organisatie is ontstaan. In het voorliggende beleid zijn de eerste keuzes gemaakt. De visie op de organisatie zal echter verder uitgewerkt moeten worden. Derhalve is het een eerste aanzet van een samenvattend beleid, maar zullen er verdere onderdelen uitgewerkt moeten worden.
1.1
De maatschappelijke context: arbeidsmarkt
Primair is en blijft het belangrijk om talent binnen te halen. Niet alleen uit de groep werkzoekenden of werkzoekenden met een voor de werkgever financieel voordeel, maar ook vanuit de groep werkenden waarvan 68% latent werkzoekend is. Om de juiste werknemers te vinden dienen we in onze beleidskeuzes mogelijk rekening te houden met onderstaande voornaamste redenen van baan te switchen. Redenen om te switchen zijn:
Functie-inhoud 47% Primaire arbeidsvoorwaarden 46% Cultuur 37% Meer uitdaging 37% Flexibele arbeidstijden 36%
In 1.2. t/m 1.5. wordt hierop teruggekomen.
1.2
De organisatie context: visie op personeelsformatie
De Dierenbescherming kent een hoog verloop en heeft een relatief grote flexibele schil. De vraag hoe de Dierenbescherming zijn personele organisatie in de toekomst vorm wil geven is dan ook actueel. Dit leidt tot vragen als: Wat vinden we een acceptabele flexibele schil? Welke functies zijn onderdeel van de vaste kern of flexibele schil, welke niet? Hoe voorkomen we ongewenst verloop?
1.3
De culturele context: omgangsvormen
De Dierenbescherming vindt het belangrijk dat haar mensen staan voor haar waarden; betrouwbaar, daadkrachtig en betrokken. Dit betekent dat zij integer, energiek, ondernemend en organisatiesensitief zijn. De Dierenbescherming wil als werkgever ook betrouwbaar, daadkrachtig en betrokken zijn. Want als we dit van onze mensen verwachten, zijn we zelf het voorbeeld en straalt onze organisatie dit ook uit. Dat is de basis voor onze keuzes in het beleid en is terug te zien in onze bedrijfsprocessen, instrumenten en – regelingen die ervoor zorgen dat we dit beleid waar kunnen maken.
Pagina 5 van 17
1.4
De arbeidsvoorwaarden: waarin kunnen onderscheidend zijn?
De Dierenbescherming is bezig met een uniformering en harmonisatie naar een sober pakket van arbeidsvoorwaarden. De basis van het arbeidsvoorwaardenpakket ligt er en zal op korte termijn vastgesteld dienen te worden. Echter, gezien het voorgaande dient er ook bekeken te worden hoe we op het gebied van arbeidsvoorwaarden wel aantrekkelijk genoeg blijven om de juiste toekomstige medewerkers aan te trekken en de zittende de behouden. Te denken valt aan: Opleidings- of ontwikkelingsmogelijkheden: overigens stuurt de wetgever hier ook op aan; Flexibele mogelijkheden m.b.t de arbeidsvoorwaarden; Thuiswerken en mobiel werken; Flexibiliteit in de inhoud van de functie: geen starre functiebeschrijvingen, maar ruimte voor taakuitwisseling.
2
De werving
Eenduidigheid en duidelijkheid met betrekking tot het werving- en selectiebeleid en een daarbij behorende heldere positionering, welke ondersteunend is aan de visie van de Dierenbescherming, is noodzakelijk om de juiste persoon op de juiste plek te krijgen en ons werkgeversmerk kracht bij te zetten.
2.1
Doelstelling, uitgangspunten en kaders
Organisatie voorwaarden (nog te formuleren): Visie & strategie Gedeelde visie op organisatieontwikkeling & daarin passende HRM-beleid
2.2
Wie zoeken we?
De Dierenbescherming dient zich op diverse doelgroepen te richten in haar wervingsuitingen. Een gemeenschappelijke factor van alle te werven werknemers zal het maatschappelijk geëngageerd zijn. Ze moeten de doelstellingen van de Dierenbescherming onderschrijven in hun uitingen en gedrag. Voor professionals lijkt een profiel van afgestudeerden met een aantal jaar ervaring in diverse organisaties meestal goed te passen. De leidinggevenden kenmerken zich als schapen met 5 poten, dat wil zeggen een ervaren leidinggevende, een goed gevoel voor verhoudingen, authentiek en een goede brede kijk op organisatie. Voor de uitvoerende medewerkers geldt een ‘aanpakkers’ mentaliteit als pré en een hoge mate van zelfstandigheid en zelfsturendheid, zonder de verhoudingen uit het oog te verliezen. Flexibiliteit en relativeringsvermogen heb je nodig om bij de Dierenbescherming goed te kunnen functioneren. Daarbinnen is er een voorkeursbeleid vastgesteld (ook gestimuleerd door de participatiewetgeving) met betrekking tot (voorkeurs)doelgroepen. Dit binnen de geldende juridische en financiële kaders en grenzen i ii zoals de participatiewetgeving , de Wet Werk en Zekerheid, WAADI
Pagina 6 van 17
2.3
Voorkeursbeleid
De Dierenbescherming voert een voorkeursbeleid op een aantal nader gedefinieerde (zie hieronder) doelgroepen. Dit heeft gevolgen voor de arbeidsmarktbenadering. Bij gebleken gelijke geschiktheid krijgen kandidaten uit onderstaande doelgroepen op onderstaande volgorde voorrang. Uitzondering: Bij werving en selectie voor vacatures die zijn ontstaan door (langdurig) ziekte of zwangerschap waarvoor tijdelijke invulling gewenst is, geldt dat het vastgestelde beleid en proces niet gevolgd hoeft te worden. Plaatsingsvolgorde kandidaten A. Preferente kandidaten Hieronder wordt verstaan:
Boventallig verklaarde medewerkers (waarvan de functie is, of binnen afzienbare tijd wordt, opgeheven wegens bezuiniging, overcapaciteit, reorganisatie). Langdurig zieke medewerkers die niet in hun oude functie kunnen terugkeren (conform Wet Verbetering Poortwachter). Medewerkers met wie concrete schriftelijke loopbaanafspraken zijn gemaakt.
B. Interne kandidaten Hieronder wordt verstaan:
Betaalde medewerkers van de Dierenbescherming en gelieerde stichtingen (langer dan 6 maanden). Vrijwilligers die zich op moment van sollicitatie reeds minimaal gedurende een half jaar minimaal 16 uur per week inzetten voor de Dierenbescherming. Externen, uitzendkrachten, ZZP’ers die minimaal zes maanden voor minimaal gemiddeld 16 uur per week ononderbroken zich bewezen hebben in een functie bij de Dierenbescherming of een gelieerde stichting van de Dierenbescherming werkzaam zijn.
C. Bijzondere externe kandidaten Hieronder wordt verstaan:
Kandidaten die in aanmerking komen voor een premiekorting 55+, 18-26 jaar. iii Kandidaten met een Wajong uitkering of arbeidsgehandicapte kandidaten (participatiewet) . Kandidaten die in aanmerking komen en gebruik willen maken van een proefplaatsingen via UWV (WW) of gemeente (bijstand).
D. Externe kandidaten omwille van bepaalde kenmerken Hieronder wordt verstaan: Kandidaten welke nader bepaald worden in de strategische personeelsplanning. E. Externe kandidaten Voor alle kandidaten geldt dat de voorkeursregeling geldt bij gelijke geschiktheid.
Pagina 7 van 17
2.4
Wettelijke kaders
Werving en selectie dient te voldoen aan een aantal wettelijke kaders. Werving en selectie binnen de Dierenbescherming voldoet aan de sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP) oktober 2013 (in te zien via http://www.nvpplaza.nl/site/nl/kennis.phtml?p=sollicitatiecode) met uitzondering van de artikelen 3.4, 3.5, 4.6, 5.1, 6.3 en 7.2. Verder houden we ons uiteraard aan de Algemene wet gelijke behandeling en de Wet bescherming persoonsgegevens.
2.5
Arbeidsmarktcommunicatie inclusief kanalen positionering
Op dit moment is de Dierenbescherming nog druk doende de nieuwe organisatie vorm te geven. Het is wenselijk om meer invulling te geven aan de arbeidsmarktcommunicatie. Onderdelen van dat beleid dienen te zijn:
Wervingskanalen (gratis/betaald). Wervingsteksten/beeldmerk: positionering werkgeversmerk. Unique Selling Points vanuit eerder genoemde actiepunten. Bepaling doelgroepen.
Tot een heldere uitwerking van het beleid t.a.v. arbeidsmarktcommunicatie werken we met één standaard vacaturetekst, aangevuld met een specifieke tekst m.b.t. de regio, afdeling of gelieerde stichting. Deze wordt geplaatst op de site van de NVBD (volgens de afspraken vastgelegd op het “vacature aanvraag formulier’. HRM plaatst de vacature op een aantal gratis sites. Bij betaalde werving geldt dat de NVBD kortingsafspraken heeft lopen via de VFI en deze mogelijkheid benut. Voor andere opties zijn geen koepelafspraken gemaakt.
3
Selectie
3.1
Selectiecriteria
Voor de te stellen eisen in de selectie zijn bepalend: De functiebeschrijving. De waarden van de Dierenbescherming: betrouwbaar, daadkrachtig en betrokken. Oftewel de organisatie brede competenties: integriteit, energie, ondernemerschap en organisatiesensitiviteit. De persoonlijkheid (talent, organisatiefit, karakter, potentie in plaats van jaren ervaring oftewel op toekomst gericht in plaats van werving en selectie op kennis van gisteren). De doelstellingen van de Dierenbescherming. Genoemde kenmerken van de doelgroep van de Dierenbescherming in paragraaf 2.2. Voorkeursbeleid paragraaf 2.3. is van toepassing. Trends op de arbeidsmarkt.
Pagina 8 van 17
3.2
Instrumenten
Voor de selectie hanteren we een aantal instrumenten:
Bij alle vacatures: commissies. Bij vacaturesteling wordt bepaald hoe de adviescommissie en de selectiecommissie is samengesteld. De selectiecommissie beslist en de adviescommissie adviseert de selectiecommissie. In de selectiecommissie zit de direct leidinggevende, in de adviescommissie vak deskundigen. Bij een deel van vacatures: assessment. Er wordt een keuze gemaakt binnen een set van testen, welke wordt ondersteund door een gesprek met de kandidaat. De keuze voor het gebruik van een assessment ligt bij de budgetverantwoordelijke i.o. met HRM. Bij een selectie van vacatures: externe werving. Er worden 2 bureaus verzocht hiervoor een aanbod uit te brengen.
Tijdens de gesprekken wordt gebruik gemaakt van de STAR methodiek. Oftewel, er wordt naar concrete voorbeelden uit het huidige werk of werkverleden gevraagd o.b.v. vragen over Situatie, Taken, Acties en Resultaten. Dit om sociaal wenselijke antwoorden te voorkomen, maar een beeld te krijgen van hoe een kandidaat feitelijk werkt. Iedere procedure kan worden afgesloten met het nabellen van twee referenten door de toekomstig direct leidinggevende. Referentiegesprekken doen we aan de hand van een aantal standaard vragen (werkrelatie, werkzaamheden, samenwerking, toekomst (zou u … weer aannemen?) aangevuld met extra vragen over competenties waar mogelijk nog twijfels over bestaan. Een referentiegesprek dient zo gevoerd te worden dat deze input geeft en van toegevoegde waarde is voor het inwerktraject en een goede aansturing van de nieuwe medewerker. De keuze voor instrumenten wordt vooraf bekend gemaakt in de vacaturetekst.
3.3
Vereisten
Vereisten voor aanstelling van een medewerker zijn het overhandigen van een ingevulde loonbelastingverklaring, geldig ID (niet zijnde rijbewijs), relevante diploma’s en ondertekening van het, mediaprotocol en geheimhoudingsverklaring. Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG): In functies waarbij sprake is van omgang met vertrouwelijke informatie, machtsverhoudingen, omgang met kinderen en/of (mede) verantwoordelijkheid of omgang met financiën dient een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) voor aanstelling overhandigd te worden. Hiervoor dient een overzicht te worden gemaakt welke medewerkers wel/niet een VOG dienen aan te vragen met helderheid over de te toetsen artikelen. Vooralsnog wordt er voor leidinggevende functies, staffuncties (financieel, personeel, informatietechnologie) en de districtsinspecteurs een VOG aangevraagd. Indien de positieve VOG niet overhandigd kan worden binnen de proeftijd, is dit een reden voor beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Dit wordt opgenomen in de arbeidsovereenkomst. Mogelijkheden voor het uitvoeren van een aanstellingskeuring voornader te bepalen functies is onderdeel van Arbobeleid, dat in 2015 ontwikkeld wordt.
Pagina 9 van 17
4
Aanstellen
4.1
Inleiding
De Dierenbescherming wil als werkgever betrouwbaar, daadkrachtig en betrokken zijn. Want als we dit van onze mensen verwachten, dienen we zelf het voorbeeld te geven. Dit betekent dat we een transparant en eenduidig aanstellingsbeleid hebben waarin de geldende wet- en regelgeving wordt gevolgd en rekening wordt gehouden met het feit dat we een goede doelen organisatie zijn. Hier wordt alleen gesproken over de medewerkers die aangenomen worden voor een structurele vaste formatieplaats. Arbeidsovereenkomsten in het kader van projecten, ziekte- en zwangerschapsverlof vallen buiten deze regeling. Deze arbeids-, project- en opdrachtovereenkomsten zijn immers in tijd begrensd en/of inhoudelijk begrensd.
4.2
Aanleiding
De directe aanleiding voor het wijzigen van het huidige aanstellingsbeleid is noodzakelijk gezien de wijzigende iii wetgeving met betrekking tot de Wet Werk en Zekerheid .
4.3
Overgang van oud naar nieuw
Eind 2013 is een nieuw aanstellingsbeleid vastgesteld. Door het grote aantal wetswijzigingen vanaf 1 juli 2015 (o.a. wijzigingen in de Wet Werk en Zekerheid) en de grote organisatieverandering naar 1 Dierenbescherming is een nieuw aanstellingsbeleid noodzakelijk. Het oude beleid gaf aan een opvolging van de arbeidsovereenkomst van resp. een half jaar, 1 jaar (o.b.v. functionerings- en/of beoordelingsverslag) en 1,5 jaar. Pas na afloop van de tweede overeenkomst wordt het bij de DB mogelijk een medewerker een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd aan te bieden. Dit ter advisering van de betreffende (regio)manager aan het bestuur op basis van de vigerende begroting en formatie. Het onderbouwde verzoek van manager gaat naar algemeen directeur/bestuurder en algemeen directeur/bestuurder besluit in deze. Over de arbeidsrechtelijke aspecten treedt manager steeds in overleg met de HRM adviseur.
4.4
Bestaande arbeidsovereenkomsten (bepaalde tijd) afgesloten vóór 1-1-2015 (overgangsregeling)
I.v.m. de wetswijzigingen aangaande de Wet Werk en Zekerheid per 1-1-2015 en 1-7-2015 dient het huidige aanstellingsbeleid gewijzigd te worden. Immers, de ketenregeling wijzigt. Onderstaande de uitvoering van de ketenregeling geldend binnen de NVBD/LID per 1-1-2015: Indien een bestaande tijdelijke arbeidsovereenkomst aangegaan is vóór of op 31-12-2014 en afloopt in de periode van 1-1-2015 t/m 30-6-2015 zal deze als volgt verlengd worden: ste Indien het de 1 arbeidsovereenkomst betreft (van 6 maanden*) die afloopt; wordt deze verlengd tot 1-12016. de Indien het de 2 arbeidsovereenkomst betreft (van 12 maanden) die afloopt; wordt deze verlengd met 18 maanden (met een maximum van 36 maanden). de Indien het de 3 arbeidsovereenkomst betreft (van 18 maanden) die afloopt; wordt deze omgezet in de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
Oud aanstellingsbeleid
Pagina 10 van 17
Dit steeds op basis van een positieve beoordeling, vastgelegd in een 2-zijdig ondertekend beoordelingsformulier én een vaste formatie plaats. Indien een bestaande tijdelijke arbeidsovereenkomst afloopt in de periode van 1-7-2015 t/m 31-12-2015 zal deze als volgt verlengd worden: ste
Indien het de 1 arbeidsovereenkomst betreft (van 6 maanden) die afloopt; wordt deze verlengd tot 1-12016. de Indien het de 2 arbeidsovereenkomst betreft (van 12 maanden) die afloopt; wordt deze omgezet in de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. de Indien het de 3 arbeidsovereenkomst betreft (van 18 maanden) die afloopt; wordt deze omgezet in de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Dit steeds op basis van een positieve beoordeling, vastgelegd in een 2-zijdig ondertekend beoordelingsformulier én een vaste formatie plaats.
4.5
Nieuw in dienst na 1-1-2015
Na 1-1-2015 gelden de volgende afspraken: Functie/functioneren 1. Tijdelijke functie of tijdelijke invulling (project of verzuim/zwangerschapsvervanging) < 7 maanden 2. Tijdelijke functie of tijdelijke invulling (project/verzuim) > 7maanden < 24 maanden 3. Structurele functie vastgelegd in vastgestelde formatie en begroting
ste
1 contract Maximaal 1 arbeidsovereenkomst van maximaal 7 maanden ofwel uitzendconstructies 7 maanden, met 1 maand proeftijd
Arbeidsovereenkomst van 11 maanden, met proeftijd
de
de
2 contract n.v.t.
3 contract n.v.t.
Afhankelijk van duur project/vervanging maximaal 16 maanden Arbeidsovereenkomst van 12 maanden óf een arbeidsovereenkomst onbepaalde tijd bij een eenduidige positieve beoordeling door de leidinggevende en naast hogere leidinggevende
n.v.t.
Na 23 maanden volgt óf een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd of de medewerker gaat uit dienst
NB: Voor tijdelijke arbeidsovereenkomsten die aflopen vanaf 1 maart 2015 geldt de wettelijk schriftelijke aanzegverplichting (zowel bij verlenging als bij opzegging) van 1 maand voor het aflopen van de arbeidsovereenkomst.
Pagina 11 van 17
4.6
Ontheffing
Alleen de algemeen directeur/bestuurder of bestuurder kan (schriftelijk)ontheffing verlenen van dit beleid. Redenen hiervoor zouden gelegen kunnen zijn in de continuïteit van het werk, de kwetsbaarheid van de positie binnen de NVBD/LID of andere zaken gelegen in overstijgend organisatiebelang. Deze criteria dienen eenduidig door de leiding gehanteerd te worden om transparantie en eenduidigheid te waarborgen en worden derhalve vastgelegd in het beoordelingsverslag onderliggend aan het verzoek tot ontheffing.
4.7
Relatie met het werving en selectieproces
Een vacature wordt in- en extern uitgezet (tenzij anders afgesproken), waarbij in de vacaturetekst wordt opgenomen: de DB hanteert bij gelijke geschiktheid een voorkeursbeleid ten aanzien van specifieke doelgroepen. Zie “voorkeursbeleid” welke onderdeel is van het werving- en selectiebeleid. Interne kandidaten hebben recht om schriftelijk de redenen te horen op basis waarvan zij worden afgewezen. Wervingstekst is in beheer van de afdeling C&F. Communicatie geschiedt in de ‘je/jij’ vorm.
4.8
Contractvorm
De Dierenbescherming kiest ervoor alleen contracten bepaalde tijd (incl. project) of onbepaalde tijd aan te iv bieden met een vaste arbeidsduur. Er zijn verschillende contractvormen voor flexibel werken. Gezien het feit dat flexibele contractvormen tot rechten kunnen leiden (wijziging wetgeving 2015 m.b.t. loondoorbetalingsplicht) en administratief kostbaar zijn, kiest de Dierenbescherming ervoor alleen contracten voor bepaalde tijd of onbepaalde tijd met een vaste arbeidsduur te hanteren. Andere contractvormen betreffen Overeenkomst van opdracht (korte duur, eenmalig project, specifieke deskundigheid die niet voorhanden is); Detachering (tijdelijk, voor maximaal 1 jaar, met als doel een arbeidsovereenkomst bij ofwel de NVDB ofwel de detacheringsorganisatie); Stage overeenkomst (vanuit een ontwikkelingsoogpunt; geen vergoeding); Vakantiewerk (vakantieperiode, maximaal 6 weken). Verder biedt de NVBD geen contracten.
Pagina 12 van 17
Bijlage 1. RACI schema: taakverdeling werving en selectie lijn/staf Instroom/actie Vacatures
Bestuurder
(regio) manager* HRM advies
Vacatureaanvraag formulier Procedure opstellen Opstellen vacaturetekst Plaatsen vacature Verzamelen reacties Brievenselectie Linking pin commissies Verdere selectie Afwijzen Planning afspraken AVW voorstel Toesturen voorstel kandidaat AVW gesprek Opstellen indiensttredingsformulier Opstellen AO Tekenen
I**
A/R A/R A/R A A A/R A A/R A A A/R A A
C C C
A/R A
C C
I
I
HRM administratie
Secretariaat
Medewerker
R R C R C I
R R
C R R***
R
A/R
*) voor manager kan steeds ook regiomanager worden gelezen. **) voor toelichting RACI schema: zie presentaties ***) vindt plaats op het verenigingsbureau
De regie ligt bij de HRM adviseur, de sturing bij de (regio)manager. Een (regio)manager kan het proces delegeren naar de teamleider. In dat geval is de teamleider aanspreekpunt voor de HRM adviseur. Concreet betekent dit dat de secretariaten van de afdeling/regio de tijdsplanning bewaakt en de uitvoering coördineert, de manager/teamleider zorgt voor accordering, keuzes en besluiten. De HRM adviseur ondersteunt de manager in het werving- en selectieproces met de volgende diensten: Het bespreken en vaststellen van de tijdsplanning. Het opstellen van de vacaturetekst. Het plaatsen van de vacature op de overeengekomen media. Het verzamelen van de sollicitatiebrieven op een daartoe toegankelijk gemaakte site Het selecteren van de brieven op basis van vooraf besproken criteria. Het reserveren van data voor de gesprekken wordt door de respectievelijke secretariaten gedaan. Het uitnodigen van de kandidaten voor de selectiegesprekken doet HRM administratie (met eenduidige brieven). Het voorafgaand aan de gesprekken begeleiden van de selectie/adviescommissie ten aanzien van de gespreksstructuur en selectie-aspecten. In principe neemt HRM geen zitting in de commissies. Het na afloop van de gesprekken evalueren van de selectie/adviesgesprekken (linking pin tussen cie’s). De kandidaten informeren over de voortgang van de sollicitatie. Het voorbereiden en voeren van het arbeidsvoorwaardengesprek.
Pagina 13 van 17
HRM administratie verwerkt de gemaakte afspraken op basis van het indiensttredingsformulier en stelt de arbeidsovereenkomst op.
De geselecteerde kandidaat krijgt vooraf aan het arbeidsvoorwaardengesprek de volgende documenten (digitaal) toegestuurd/ wordt gevraagd de volgende documenten mee te nemen. Deze mail wordt gestuurd door HRM: Loonbelastingverklaring (via mail). Originele diploma’s (wordt meegenomen door kandidaat). Geldig ID bewijs (wordt meegenomen door kandidaat). Recente salarisstrook (wordt meegenomen door kandidaat*. *) de salarisadministratie voert de kandidaat NIET in zonder deze bescheiden.
De geselecteerde kandidaat krijgt de volgende documenten uitgereikt: Aanvraagformulier VOG (deze zijn waarschijnlijk op termijn via internet in te vullen door de kandidaat; deze dienst is nu nog beperkt toegankelijk). Pro forma salarisberekening (op verzoek) Verwijzing naar het document arbeidsvoorwaarden. Relevante beleidsdocumenten zoals: Aandachtspunten ten aanzien van uitzendkrachten voor HRM: De manager ondertekent de urenstaten en levert deze aan de afdeling HRM administratie. Aandachtspunten ten aanzien van inhuur derden: ID (geldig). VAR-WUO (niet ouder dan ½ jaar). Overeenkomst van opdracht (incl. geheimhoudingsverplichting) Polis verzekering ´Beroepsaansprakelijkheid´. VOG indien noodzakelijk voor de functie Aandachtspunten ten aanzien van WEP: WEP overeenkomst. Aandachtspunten ten aanzien van stagiaires: Stage overeenkomst. Stage opdracht. Overleg begeleider.
1.1
Aanname
Op basis van het arbeidsvoorwaardengesprek wordt er door de manager i.s.m. de HRM adviseur gezamenlijk een indiensttredingsformulier opgesteld en door hen ondertekend waarin opgenomen: Arbeidsvoorwaarden (salaris, indiensttredingsdatum etc.) Aanvullende noodzakelijke informatie (partner informatie, nood-telefoonnummers etc.) Randvoorwaarden zoals telefoon, laptop, autogebruik, sleutels/druppel, naambord, visitekaartjes, postvak, accountvorm, digitale autorisaties (CORSA etc.), rooster etc. (zie hiervoor: lease regeling; toekenning telefoons, toekenning faciliteiten)
Pagina 14 van 17
Dit formulier wordt aangeleverd aan HRM administratie. HRM administratie draagt zorg voor verspreiding naar ICT en IZ (welke rechtstreeks aan de manager of teamleider terugkoppelen) en stelt op basis van het indiensttredingsformulier de arbeidsovereenkomst op* volgens de tijdslijn in het W&S schema. De directeur ondertekent op basis van het indiensttredingsformulier de arbeidsovereenkomst. *) voor de autorisatie voor specifieke mappen en systemen dient de manager/teamleider zeer specifiek te zijn. Aan te bevelen is om rechtstreeks met ICT hierover contact op te nemen.
Het kader voor de aanname vormt het aanstellingsbeleid en de standaard arbeidsovereenkomst. Vervolgens is het aan de (regio) manager of diens gedelegeerde om de nieuwe medewerker in de organisatie te introduceren en afspraken te maken over de eerste werkdag en de verdere introductie.
1.2
Aanvullende zaken Een interne kandidaat krijgt altijd persoonlijk de reden van afwijzing te horen via de (regio) manager/teamleider. Met een interne kandidaat (doorstroom kandidaat) worden eventueel de consequenties van afwijkende arbeidsvoorwaarden besproken; arbeidsvoorwaarden geldend voor de nieuwe functie zijn leidend.
i 1.1 Extra banen voor mensen met arbeidsbeperking Werkgevers hebben met de overheid afgesproken extra banen te scheppen voor mensen met een arbeidsbeperking. Dat gaat zowel om beschutte banen als om niet-beschutte banen. De overheid gaat zelf ook extra banen scheppen.
Geven werkgevers niet genoeg banen vrij? Dan dwingt de overheid deze af met een quotum. De overheid wil dit wettelijk vastleggen in de Quotumwet. De Quotumwet stel onder andere vast wie voor de extra banen in aanmerking komen. En welke maatregelen volgen als het quotum niet wordt gehaald. De Tweede en Eerste Kamer moeten het wetsvoorstel nog behandelen.
1.2 Loonkostensubsidie, no-risk polis of werkplekaanpassingen Gemeenten worden verantwoordelijk voor werk voor mensen met een arbeidsbeperking. Door de Participatiewet kunnen gemeenten werkgevers aanmoedigen om banen voor die mensen te bieden. Zo kan de gemeente een werkgever bijvoorbeeld een gedeelte van het loon meebetalen (in de vorm van loonkostensubsidie). Bijvoorbeeld 20% voor een werknemer die door een arbeidshandicap 20% langzamer werkt dan een ander. De werknemer zelf krijgt het cao-loon of anders het minimumloon. Een gemeente kan ook werkplekaanpassingen voor een werkgever betalen. Of met een zogenoemde no-risk polis het mogelijk risico voor de werkgever wegnemen. ii
In de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (Waadi) is een aantal bestanddelen opgenomen dat omschrijft wanneer er sprake is van ter beschikkingstelling van arbeidskrachten (TBA). Het gaat om de volgende bestanddelen:
arbeidskracht; tegen vergoeding; aan een ander; onder diens toezicht en leiding; anders dan krachtens een arbeidsovereenkomst; arbeid verrichten.
Pagina 15 van 17
In de praktijk kunnen arbeidskrachten in verschillende constructies en onder verschillende benamingen worden aangeboden. Het kan bijvoorbeeld gaan om uitzendwerk, detachering, payrolling of verhuur of uitlening van personeel. Het maakt niet uit welke naam er aan gekoppeld wordt, als aan alle bovengenoemde bestanddelen uit de omschrijving wordt voldaan, is er sprake van TBA. Of sprake is van TBA wordt beoordeeld aan de hand van de feiten en omstandigheden van een concrete situatie. De uitlenende werkgever moet in het Handelsregister geregistreerd zijn als partij die arbeidskrachten ter beschikking stelt. De inlener moet aantonen dat hij bij de KvK heeft gecontroleerd of de uitlener geregistreerd staat. iii iv
https://www.eerstekamer.nl/wetsvoorstel/33818_wet_werk_en_zekerheid Hieronder een uiteenzetting van de verschillende contractvormen voor flexibel werken.
Oproepcontract met voorovereenkomst - Bij een oproep beslist de werknemer of hij of zij gaat werken. - Elke periode waarin de oproepkracht werkt, geldt als een nieuw tijdelijk arbeidscontract. Na afloop daarvan is er geen recht op loondoorbetaling. - Bij opeenvolgende contracten kan er een vast dienstverband ontstaan (ketenregeling), afhankelijk van de periode tussen de opeenvolgende contracten. Als er een vast dienstverband ontstaat, moet de werkgever het loon doorbetalen dat voor het laatste contract is afgesproken. Dit geldt ook als er geen of minder werk is. Als er een cao is, kunnen daarin andere afspraken staan. Nul-urencontract - Bij een oproep moet de werknemer aan het werk. - De werknemer heeft een contract voor bepaalde of onbepaalde tijd. - Er is geen afspraak over het aantal te werken uren. - De werkgever kan bij aanvang van het 0-urencontract met de werknemer afspreken dat er geen loon wordt betaald als er geen werk is. Dan wordt dus alleen over de gewerkte uren loon betaald. Deze afspraak moet op papier staan en geldt alleen voor de eerste 6 maanden van de arbeidsrelatie, ook bij elkaar opvolgende arbeidsovereenkomsten (niet meer dan 6 maanden ertussen). Na de eerste 6 maanden moet de werkgever loon doorbetalen. Ook als er geen of minder werk is. De hoogte van de doorbetaling hangt af van het gemiddeld aantal gewerkte uren in de laatste 3 maanden. Maar let op: als er een cao is, kunnen er andere regels gelden. Min-max contract - De werknemer heeft een contract voor bepaalde of onbepaalde tijd. - Er is een minimum aantal te werken uren per week, maand of jaar (de garantie-uren). Daarnaast wordt afgesproken hoeveel uur de werknemer maximaal oproepbaar is. - De garantie-uren worden altijd betaald, ook als er niet is gewerkt. - De werknemer moet tot het afgesproken maximum aantal oproepbare uren werken. - Het totaal aantal gewerkte uren wordt uitbetaald. - Als de werknemer voortdurend meer uren werkt dan de garantie-uren, kan dit gevolgen hebben voor de arbeidsduur van zijn oproepcontract. Bepalend daarvoor is het aantal uren dat de werknemer gemiddeld in de afgelopen drie maanden heeft gewerkt. 1.2.1.1
Hoeveel uur krijgt een oproepkracht minimaal betaald? In de wet staat dat voor elke oproep minimaal drie uur loon moet worden betaald. Dus ook als de werknemer slechts voor één of twee uur is opgeroepen. Deze regel geldt als wordt voldaan aan één van de volgende voorwaarden: - De oproepkracht heeft een contract voor minder dan vijftien uren per week en er is geen afspraak over de werktijden.
- De oproepkracht heeft geen vaste afspraak over het aantal uren dat hij of zij werkt (bijvoorbeeld bij een nul-urencontract). Let op: het minimum van drie uur loon geldt niet wanneer de werknemer vaste werktijden heeft of wanneer het aantal uren van het arbeidscontract duidelijk is afgesproken. Wanneer kan een oproepcontract veranderen in een dienstverband met een vast arbeidspatroon? Een oproepovereenkomst kan overgaan in een dienstverband met een vast arbeidspatroon. Wanneer de werknemer 3 maanden lang elke week of minimaal 20 uur per maand werkt, ontstaat er een zogeheten 'rechtsvermoeden' van een arbeidsovereenkomst. Dit betekent dat de werknemer een dienstverband met het gemiddeld aantal uren dat de werknemer de laatste 3 maanden bij de werkgever
Pagina 16 van 17
gewerkt heeft, kan afdwingen. Een werkgever kan dit weerspreken. De werkgever moet dan aantonen dat het rechtsvermoeden niet juist is door te bewijzen dat het gaat om tijdelijk meerwerk. Bewijzen zijn bijvoorbeeld schriftelijke afspraken of een dienstrooster.
Bijlage 2. Functies waarvoor een VOG vereist is (zie: art. 3.3.) Functienamen Alle HRM functies
Artikelen VOG 2.4.11; 2.4.12; 2.4.13; 2.4.41; 2.4.43
Opmerkingen Teamleider HRM (Senior) HRM adviseurs (Senior) administratief medewerker HRM
Alle financiële functies
2.3.95
Alle ICT functies
2.4.11; 2.4.12; 2.4.13; 2.4.41; 2.4.43 (Extra voor teamleider ICT/IZ: 2.4.37.)
Teamleider F&C (Assistent) controller Boekhouder Financieel adviseur Teamleider ICT ICT adviseur (Senior) Functioneel/applicatie beheerder
Alle leidinggevende functies
2.4.11; 2.4.12; 2.4.13; 2.4.22; 2.4.41; 2.4.43; 2.4.53;2.4.71 2.3.55
Alle juridische functies Alle functionarissen die structureel met kinderen in contact komen
2.4.85
Pagina 17 van 17
(Regio)manager, algemeen directeur, bestuurder, teamleider (Verenigings-) juristen
