WLM-MCT
COLLEGE VAN PROCUREURS-GENERAAL COLLÈGE DES PROCUREURS GÉNÉRAUX
Werklastmeting in het Openbaar Ministerie 11 DECEMBER 2007
Ernest Allardstraat, 42 – 1000 Brussel – Tel. : 02/500 86 12 – Fax : 02/500 86 13 – E-mail :
[email protected] Rue Ernest Allard, 42 – 1000 Bruxelles – Tél : 02/500 86 12 – Fax : 02/500 86 13 – E-mail :
[email protected]
Inhoud presentatie 1. Historiek 2. Ontwikkeling 3. Implementatie 4. Doel 5. Methodiek 6. Flankerend beleid 7. Tips naar de zetel 8. Toepasbaar in zetel? 9 Meer informatie?
WLM-MCT
1. HISTORIEK
WLM-MCT
Verschillende voorgaande initiatieven (vb. PANDORA) Vanaf 2004 : Huidig instrument Fase 1: Ontwikkeling (extern injectie) Op initiatief van de minister van justitie Door « De Witte & Morel – Möbius » + vertegenwoordigers OM
Fase 2: implementatie (Intern beheer) Capaciteit binnen het OM voorzien (Vast Bureau Werklastmeting)
2. ONTWIKKELING
WLM-MCT
- Eén generiek instrument voor heel het OM - Werklast van juridisch én administratief personeel - Uitgaande van bestaande situatie - Pilootparketten > Consensus > Extrapolatie naar alle parketten - Werklast= Volume x Tijd Volume: ≠ dossiers > activiteiten/werkprocessen geteld Tijd:
Tijdschrijven (+ schattingen)
- Cohesie versus eigenheid ieder parket => Web-applicatie - Zwakke punten detecteren > werkprocessen en werkwijzen verbeteren
WLM-MCT
3. IMPLEMENTATIE (1) SWOT- analyse Ste rkte n Er is nu een uniform geobjectiveerd instrument Voor magistraten én niet- magistraten Geen controle-instrument, wel beleidsondersteunend Ontwikkeld dankzij (piloot)parketten zelf Beslissingen over normtijden bij consensus genomen Werkprocessen zijn gedetailleerd beschreven Een gecentraliseerd beheer Centrale en lokale parameters Dynamisch instrument, wordt continu aangepast Werkt van binnenuit Onafhankelijkheid van het magistratenwerk gewaarborgd
Zwakte n Werklastmeting stuit op weerstand Voorbarige conclusies op naakte cijfers Resultaten hebben een zekere traagheid Beheer van het instrument is arbeidsintensief en tijdrovend Draagt slechts beperkt bij tot operationele personeelsplanning Opdeling naar rollen nog niet mogelijk Wat met de kwaliteit van het werk? Nog onvoldoende kennis over ( het instrument) werklastmeting Gevaar dat het te ingewikkeld wordt en onvoldoende de reële behoeften weergeeft
SWOT-ANALYSE
Kanse n Quickwins mogelijk Het ontdekken en verspreiden van beste praktijken Optimale aanwending van de middelen Pro- actieve berekeningen van de werklast Signaalfunctie voor beleid Instrument van personeelsplanning Ook aandacht (parameters) voor kwaliteit van het werk Door informatisering gaat minder aandacht naar de input maar meer naar de output van het instrument Belangrijk in het kader van verzelfstandiging
Bedreigingen Vereenvoudiging van de werkelijkheid Gaat uit van de bestaande situatie Niet focussen op verbeteropportuniteiten maar enkel op kaderuitbreidingen Middelen om gevolgen te verbinden aan resultaten ontbreken Gebrek aan zeggenschap over eigen personeel Doelstellingen Openbaar Ministerie zijn niet gedefinieerd Instrument wordt op vrijwillige basis gebruikt Afhankelijkheid van informatica- en statistische systemen Afhankelijkheid van privé-partner
3. IMPLEMENTATIE (2)
WLM-MCT
- Demystifieren van werklastmeting - Eenvoudig, begrijpbaar en beheersbaar maken (light) - Onontgonnen potentieel voor de toekomst behouden: 1. Werklast ~ vervolgingsbeleid 2. Werklast/Kwantiteit versus kwaliteit 3. Simulaties 4. Doorlooptijden 5. Werklast per functierol (vb. Beambte, secretaris-hoofd van dienst, …) …
3. IMPLEMENTATIE (3)
WLM-MCT
Beleidsplan “4P’s (Parket – Personeel – Proces – Planning)”
3. IMPLEMENTATIE (4) Planning werkzaamheden
WLM-MCT
4. DOELSTELLING (1)
WLM-MCT
Het is GEEN intern controle-instrument voor individuele personeelsleden GEEN intern management-instrument V V « organisatorische werklastmeting »
4. DOELSTELLING (2)
WLM-MCT
Werklastmeting biedt beleidsondersteunende informatie om: 1. Aan personeelsplanning te doen
2. Bij te dragen tot het op peil houden van het productiepeil van de parketorganisaties door aandacht voor uniformere en efficiëntere werkprocessen en werkwijzen
WLM-MCT
5. METHODIEK (1) PERSONEELSBESCHIKBAARHEID
PERSONEELSBEHOEFTE
Berekening
Gegevenheid
WERKLAST parket Gemiddelde productietijd per VTE per jaar
Voorbeeld
Voorbeeld 30.000 uren/parket
20 vte
FIT?
Advies
1300 uren vte/jaar
= 23 vte (voltijdse equivalenten)
5. METHODIEK (2)
WLM-MCT
PERSONEELSBEHOEFTE= Werklast per parket (B) Gemiddelde productietijd van een vte per jaar (A)
A. Gemiddelde productietijd per vte/jaar
WLM-MCT
Gemiddelde productietijd per vte/jaar + burgerlijk jaar (365 dagen) - Onbeschikbaarheden (dagen) - Niet-dossiergebonden activiteiten (percentage) = Aantal productie-uren voor dossiergebonden activiteiten (uren)
WLM-MCT
Beschikbaarheden (dagen)
Administratief personeel
Juridisch personeel
Totaal aantal dagen per jaar
365
365
Aantal dagen onbeschikbaarheid per jaar
-165
- 152,5
= Aantal dagen beschikbaarheid per jaar
=200
=212,5
WLM-MCT
Beschikbaarheden (uren)
Administratief personeel Juridisch personeel
= Beschikbaarheid per jaar, (uitgedrukt in dagen)
X Arbeidstijd per dag
= Beschikbaarheid per jaar, (uitgedrukt in uren)
200 dagen
X 7,6 uur
= 1520 uur
212,5 dagen
X 8 uur
= 1700 uur
Gemiddelde productietijd per vte/jaar
Personeel Vb. Politieparket
Beschikbaarheid
WLM-MCT
Nietdossiergebonden activiteiten
Productietijd
Administratief
1520 uren/jaar
235,6 uren/jaar (15,5% van 1520 uren)
1284,4 uren/jaar
Juridisch
1700 uren/jaar
399,5 uren/jaar (23,5% van 1700 uren)
1300,5 uren/jaar
B. Werklast
WLM-MCT
Om de werklast te kunnen bepalen hebben we drie belangrijke gegevens nodig: 1. Beschrijving van wat gedaan wordt (=activiteiten/werkprocessen) 2. Weten hoe lang iets duurt (= behandeltijd) 3. Weten hoeveel keer iets gedaan wordt (= volumes)
Werklast = VolumeActiviteit* Tijd
5. METHODIEK (3)
WLM-MCT
• Een dynamische instrument: 1. Wijzigende werkwijzen => web-applicatie Vast Bureau Werklastmeting
2. Lokale waarden - onbeschikbaarheden - niet-dossiergebonden activiteiten - dossiergebonden activiteiten => web-applicatie per parket
3. Nationale waarden zijn aan te passen • Monsterindicator « tijdsbeheer » => werkwijzen en werkprocessen verbeteren
6. FLANKEREND BELEID (1)
WLM-MCT
Werklastmeting in het kader van integrale kwaliteitszorg
6. FLANKEREND BELEID (2)
WLM-MCT
Werklastmeting ten opzichte van andere moderniseringsprojecten 0
INNOVATIE
1
2
METHODOLOGIE
VERBETERINGSINITIATIEVEN
Werklastmeting
3
ROUTINE
Macro
Integrale Kwaliteitszorg
Meso
auditing Micro
Beleidsplanning
Personeelsmanagement
statistiek Verzelfstandigen
procesmanagement
informatica
INDICATOREN
7. TIPS NAAR DE ZETEL (1)
WLM-MCT
1. HISTORIEK - Lange termijn tijdsperspectief - Investering professionals + specifieke capaciteit (cfr. ‘een vast bureau’) 2. ONTWIKKELING - Externe begeleiding als hefboom - Op basis van dossiers OF werkprocessen > werkprocessen - Gemiddelden + eigenheid entiteiten respecteren - vertrekken van bestaande situatie > naar verbetering werken 3. IMPLEMENTATIE - Transparantie over methode (discretie over resultaten naar onbevoegden) - Fasegewijs : kerndoelstellingen -> meer potentialiteiten
7. TIPS NAAR DE ZETEL (2)
WLM-MCT
4. DOELSTELLING - duidelijk te bepalen 5. METHODIEK - Aandacht voor automatisch genereren van informatie (ICT) - Eenvoudig beginnen (vb. Geen activiteiten-, wel procesniveau) - Permanente afweging ‘cultuur’ versus ‘hardheid van cijfers (normering)’ - Pervers effect van werklastmeting opvangen 6. FLANKEREND BELEID - Relativeren instrument - Ook andere instrumenten ontwikkelen (vb. integrale kwaliteitszorg)
8. TOEPASBAAR IN ZETEL?
WLM-MCT
Te beoordelen door de zetel zelf
! Men kan leren van ervaringen bij het OM ! Zekere congruentie tussen werklastmeetinstrument OM & zetel is wenselijk
9. MEER INFORMATIE?
WLM-MCT
Studiedag « Werklastmeting in het Openbaar ministerie » Wanneer?
18 december 2007 (9u -12u)
Waar?
Auditorium van de FOD Justitie Waterloolaan 115 - Brussel
