Werkkostenregeling Compensation & Benefits Group Jan-Willem de Tombe Kim Schrik
Huidige stelsel Wetgeving 1. Volledig onbelast 2. Tot / vanaf drempelbedrag onbelast 3. Expliciet uitgezonderd (bijv. verkeersboete) – –
Declaratie stelsel Vaste (maandelijkse) onkostenvergoeding
2
Nadelen
Administratieve lasten Fiscale risico’s
3
Alternatief: Werkkostenregeling (i) Budget van 1,4% v.d. loonsom waaruit kostenvergoedingen kunnen worden verstrekt …aangevuld met “gerichte vrijstellingen” en “nihil waardering” Kostenvergoeding bekijken op loonsom niveau (niet wkn) Eindheffing van 80% over het meerdere 4
Alternatief: Werkkostenregeling (ii) Stappen: 1. Is vergoeding of verstrekking loon? 2. Is er een gerichte vrijstelling of nihilwaardering van toepassing? 3. In de vrije ruimte of regulier loon? 4. Vrije ruimte: 80% eindheffing?
5
Alternatief: Werkkostenregeling (iii) Gerichte vrijstelling: voortzetting huidige regelgeving – Reiskosten – Tijdelijke verblijfkosten – Studie- en opleidingskosten – 30%-regeling – Maaltijden overwerk – Outplacement – Verhuiskosten – Vakliteratuur – Inschrijving beroepsregister
6
Alternatief: Werkkostenregeling (iv) Nihilwaardering: – Voorzieningen op de werkplek – Voorzieningen buiten de werkplek mits zakelijk gebruik 90% (of meer) – Arbo-voorzieningen – Consumpties op werkplek (geen maaltijd) – Werkkleding – Renteloze personeelslening voor fiets (woon/werk) – Kosten en rentevoordeel van personeelslening indien rente aftrekbaar zou zijn. – Verstrekken van mobiele telefoon, blackberry, smartphone – Ov-jaarkaart of voordeelurenkaart mits ook voor zakelijk gebruik 7
Alternatief: Werkkostenregeling (v) Binnen 1,4% forfait vallen: –
Posten thans aangewezen als eindheffingsbestanddelen
–
Overige posten
8
Alternatief: Werkkostenregeling (vi) Toetsperiode Vaste onkostenvergoeding Gebruikelijkheidstoets Buiten werkkostenregeling / intermediaire kosten
9
Alternatief: Werkkostenregeling (vii) Cafetaria-model Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011
10
Alternatief: Werkkostenregeling (viii) Keuzeregime tot 1 januari 2014 Evaluatie Let op: implementatie vereist voorbereiding en afstemming
11
Werkkostenregeling Arbeidsrecht 12
Uitgangspunten –
Werkkostenregeling leidt niet tot ongeldigheid van bestaande afspraken;
–
Echter, de eerste ervaringen van veel bedrijven zijn dat ze niet uitkomen met het forfait van 1,4%;
–
Werkgever kan er derhalve belang bij hebben vergoedingen niet aan te wijzen.
13
CAO’s 14
Impact van de Werkkostenregeling op bestaande afspraken in CAO’s –
Staatssecretaris De Jager heeft in de parlementaire behandeling van het voorstel het volgende gesteld: ‘Voor zover afspraken met werknemers, werknemersvertegenwoordigers of in CAO’s (...) vastliggen, kan een heroverweging aan de orde zijn. Noodzakelijk is dat niet. Zoals in de memorie van toelichting (...) is beschreven biedt de Werkkostenregeling veel vrijheid voor het maken van maatafspraken. Voor zover er geen afspraken met werknemers zijn (de werkgever stelt bijvoorbeeld zonder overleg het budget voor feesten en kerstpakketten vast) leidt de Werkkostenregeling niet tot vergaande consequenties voor gemaakte afspraken’ 15
–
Kortom: een heroverweging van bestaande afspraken kan aan de orde zijn, maar dit is niet noodzakelijk;
–
Dit is op zich correct. Maar: er kan een eindheffing verschuldigd zijn over vergoedingen en verstrekkingen die het forfait van 1,4% overschrijden;
–
Werkgever heeft in veel gevallen weinig invloed op afspraken in CAO.
16
Medezeggenschap 17
Instemmingsrecht ondernemingsraad –
–
–
OR heeft instemmingsrecht in geval van voorgenomen besluiten van de werkgever inzake het sociale beleid in de onderneming (27 WOR); Het vaststellen en wijzigen van een onkostenvergoeding valt niet onder het instemmingsrecht van de ondernemingsraad; In enkele gevallen kan de OR wel instemmingsrecht hebben (bijv. wijziging van bestaand ‘cafetariamodel’). Dit moet per onderdeel worden bezien;
18
–
Eerlijke verdeling van fiscale pijn? (of juist: bevoordeling van bepaalde groepen werknemers);
–
Aanbeveling: OR tijdig activeren.
19
Individuele arbeidsvoorwaarden 20
Gevolgen Werkkostenregeling – –
–
Check bewoordingen van de bepalingen omtrent vergoedingen in de arbeidsovereenkomst (en aanverwante regelingen) Wordt de vergoeding of verstrekking uitgelegd als netto afspraak? – Indien nee: de Werkkostenregeling is doorslaggevend – Indien ja: ‘verworven recht’ op continuering van dezelfde fiscale behandeling, althans de netto uitkomst van de afspraak Problematisch: cafetariamodel 21
Wijziging arbeidsvoorwaarden –
In beginsel is instemming van de werknemer vereist;
–
Eenzijdige aanpassing op individueel niveau: in de regel niet aan de orde (eerder collectief);
–
Eenzijdig wijzigingsbeding in arbeidsovereenkomst? Zelfs dan volgt een belangenafweging, waarbij de nieuwe Werkkostenregeling an sich niet als ‘zwaarwichtig belang’ wordt aangemerkt.
22
Mogelijke benaderingswijzen voor de werkgever –
Geen wijziging voorstellen, maar simpelweg bepaalde vergoedingen niet aanwijzen. Werknemers moeten dan in actie komen (civielrechtelijke procedure).
–
De meest duidelijk afdwingbare verplichtingen wél onder het forfait brengen en als nodig ‘vagere’ verplichtingen er buiten laten.
–
Nieuwe arbeidsovereenkomsten: – formuleringen arbeidsovereenkomst en arbeidsvoorwaardenregelingen (en CAO’s) Werkkostenregelingproof maken; – Expliciet wijzigingsbeding (of zelfs vervalbeding) opnemen met verwijzing naar een wijziging i.v.m. de Werkkostenregeling per uiterlijk 1 januari 2014.
23
Andere problemen –
Overgang van onderneming (verkrijger past de Werkkostenregeling toe, vervreemder niet);
–
Reorganisatie, waardoor de totale loonsom wijzigt;
–
Vergoeding advocaatkosten in het geval van een regeling is eindheffingsloon. Lastig voorspelbaar.
24
Conclusie –
Werkgever heeft tot uiterlijk 1 januari 2014 de tijd de huidige vrije vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers te analyseren en eventueel (te proberen) aan te passen.
–
Vroegtijdig overleg met OR (en vakbond).
25
Contact
Jan-Willem de Tombe Partner, Tax
[email protected] +31 20 551 7837
Kim Schrik Attorney at law, Employment
[email protected] +31 20 551 7919
26
© 2011 Baker & McKenzie. All rights reserved. Baker & McKenzie International is a Swiss Verein with member law firms around the world. In accordance with the common terminology used in professional service organizations, reference to a “partner” means a person who is a partner, or equivalent, in such a law firm. Similarly, reference to an “office” means an office of any such law firm.
27
