WERKEN MET DECOS D5 Gebruikershandleiding Adresgegevens Decos Software Engineering BV Keyserswey 79-81 2201 CX NOORDWIJK Nederland
BEZOEKGEGEVENS
Telefoon Fax
+31(0)71 36 40 700 +31(0)71 36 20 833
Web E-mail
www.decos.nl
[email protected]
Werken met Decos D5
Inhoudsopgave
1.
Release notes .............................................................................................................................. 6
2.
Introductie................................................................................................................................... 7
3.
Aanmelden Decos D5 ................................................................................................................... 8
4.
Decos Componenten installeren .................................................................................................... 9
5.
De Startpagina ........................................................................................................................... 10
Decos - Snelmenu .................................................................................................................. 11
Zoeken & vinden .................................................................................................................... 12
Overzichten............................................................................................................................ 12
Decos menu ........................................................................................................................... 12
Het aanpassen van de Startpagina .......................................................................................... 12
6.
Applicatiescherm ........................................................................................................................ 14 Het Menu ............................................................................................................................... 15
Beheer ............................................................................................................................... 16 Gebruikers ............................................................................................................................. 16 Sjablonen en codes ................................................................................................................ 16 Systeem ................................................................................................................................ 17
E-mail ................................................................................................................................ 18
Favorieten .......................................................................................................................... 18
Boeken .............................................................................................................................. 18
Openstaande stukken ......................................................................................................... 19
Overzichten ........................................................................................................................ 19 De Lijst .................................................................................................................................. 20
Filtermogelijkheden............................................................................................................. 21
Geavanceerd zoeken ........................................................................................................... 22 Het Registratiescherm............................................................................................................. 23
De knoppen van het Registratiescherm .................................................................................... 24 7.
Beheer ...................................................................................................................................... 26 Gebruikers ............................................................................................................................. 26
Gebruikersgegevens aanpassen ........................................................................................... 26 Sjablonen en Codes ................................................................................................................ 26
Documentcodes .................................................................................................................. 27
Documentsjablonen ............................................................................................................ 28
HTML e-mailings ................................................................................................................. 29
Mailingcodes....................................................................................................................... 30 Systeem ................................................................................................................................ 31
Actiecodes .......................................................................................................................... 32
Actiecode aanmaken ........................................................................................................... 32
1
Werken met Decos D5
Procesbeschrijvingen .......................................................................................................... 33
Adrestypen ......................................................................................................................... 34
Standaard dossiertabs ......................................................................................................... 35 Tabellen ................................................................................................................................ 36
8.
Tabel aanmaken ................................................................................................................. 37
Tabel vullen ....................................................................................................................... 37
Verwijzende tabellen ........................................................................................................... 38
E-mail ....................................................................................................................................... 39
E-mailaccount ........................................................................................................................ 39
E-mail ondertekening .............................................................................................................. 39
9.
Favorieten ................................................................................................................................. 41
10.
Boeken .................................................................................................................................. 42 Adresboeken .......................................................................................................................... 42
Adres registreren ................................................................................................................ 43
Rechten per adres instellen ................................................................................................. 44
Adresgegevens wijzigen ...................................................................................................... 44
Adresgegevens e-mailen ..................................................................................................... 44
Uitgebreide Inhoud toevoegen............................................................................................. 45
Acties toekennen ................................................................................................................ 45
Contactpersoon toevoegen .................................................................................................. 46
Contactpersoon ontkoppelen ............................................................................................... 47
Document koppelen ............................................................................................................ 47
Dossier koppelen ................................................................................................................ 48
Mailingcode toevoegen ........................................................................................................ 49
Verwijderen van adresregistratie .......................................................................................... 50 Contactpersoonboek ............................................................................................................... 50
Contactpersoon toevoegen .................................................................................................. 51
Contactpersoon lokaliseren in de Lijst .................................................................................. 51
Adres koppelen of ontkoppelen ............................................................................................ 52
Contactpersoon zoeken ....................................................................................................... 53
Contactpersoon wijzigen of verwijderen ............................................................................... 53
Gegevens contactpersoon e-mailen ...................................................................................... 54 Documentboeken ................................................................................................................... 54
Document registreren ......................................................................................................... 55
Rechten per document instellen ........................................................................................... 56
Uitgebreide inhoud toevoegen ............................................................................................. 56
Adres koppelen ................................................................................................................... 57
Contactpersoon koppelen .................................................................................................... 58
Gekoppelde bestanden ........................................................................................................ 59
Document maken met documentsjabloon ............................................................................. 61
Een HTML mailing versturen vanuit een documentregistratie ................................................. 62
2
Werken met Decos D5
Dossier koppelen ................................................................................................................ 63
Acties toekennen ................................................................................................................ 64
Versiemanagement ............................................................................................................. 65
Check out - Check in (werkdocument) .................................................................................. 66
Brief maken ........................................................................................................................ 67
Label maken ....................................................................................................................... 67
Scans koppelen .................................................................................................................. 68
Scans bekijken ................................................................................................................... 68
Kleurenscans ...................................................................................................................... 69
OCR-en van scans............................................................................................................... 70
Sticky notes en markeringen op scans aanbrengen ............................................................... 70
Kopie maken ...................................................................................................................... 71
Documentcode koppelen ..................................................................................................... 73
Thesaurusterm koppelen ..................................................................................................... 73
Documentgegevens e-mailen............................................................................................... 74
Documentboek indelen in blokken ....................................................................................... 76 Dossierboeken ....................................................................................................................... 76
Dossier aanmaken .............................................................................................................. 77
Uitgebreide inhoud toevoegen ............................................................................................. 78
Adres koppelen ................................................................................................................... 79
Acties toekennen ................................................................................................................ 80
Document koppelen ............................................................................................................ 80
Verwijderen van een dossier inclusief gekoppelde documenten .............................................. 82
Rechten per dossier instellen ............................................................................................... 82
Tabs instellen ..................................................................................................................... 82
Tabs toevoegen, wijzigen en verwijderen ............................................................................. 83
Standaardtabs .................................................................................................................... 84
Koppelen van standaard tabs .............................................................................................. 84
Documenten indelen in tabs ................................................................................................ 85
Document koppelen aan dossier en tab ................................................................................ 85
Inhoud van een tab inzien ................................................................................................... 86
Check out - Check in (werkdossier) ...................................................................................... 86
Thesaurusterm koppelen ..................................................................................................... 87
Kopie van ........................................................................................................................... 89
Dossiergegevens e-mailen ................................................................................................... 90
Documenten printen ........................................................................................................... 91 DSP-Inventaris ....................................................................................................................... 91
Het registreren van DSP inventaris ....................................................................................... 93
Integratie met DSP ............................................................................................................. 96 Mijn documenten.................................................................................................................... 96
3
Werken met Decos D5 11.
Werken met workflow ............................................................................................................. 99
Workflow koppelen ............................................................................................................... 100
Workflow ontkoppelen .......................................................................................................... 100
Losse activiteiten aanmaken.................................................................................................. 101
Losse activiteiten verwijderen................................................................................................ 102
Meerdere actiehouders per activiteit ...................................................................................... 102
Workflowacties afhandelen ................................................................................................... 103
Workflowacties vanuit de lijst afhandelen ............................................................................... 104
Workflowstatus bekijken ....................................................................................................... 105
12.
Visual browsing .................................................................................................................... 107
Koppelingen centrale registratie ............................................................................................ 108
Vormgeving ......................................................................................................................... 108
Knoppenbalk ........................................................................................................................ 109
13.
Openstaande stukken ........................................................................................................... 112
Behandelen van acties .......................................................................................................... 112
Termijn van afhandelen ........................................................................................................ 113
Beslissingen nemen .............................................................................................................. 114
Antwoordknop (document activiteiten) .................................................................................. 114
Antwoordknop zonder activiteit af te handelen ....................................................................... 115
Antwoordknop (dossier activiteiten) ....................................................................................... 116
Bestand openen vanuit dossier activiteit ................................................................................ 116
Acties delegeren ................................................................................................................... 116
14.
Overzichten.......................................................................................................................... 118
Overzichten maken ............................................................................................................... 118
Overzichten raadplegen ........................................................................................................ 119
Overzicht verwijderen ........................................................................................................... 120
Workflow overzichten ........................................................................................................... 120
Het bekijken van een eerder gemaakt overzicht ..................................................................... 121
15.
Bulkacties ............................................................................................................................ 123
Registraties in bulk wijzigen .................................................................................................. 124
Registraties in bulk verplaatsen ............................................................................................. 124
Registraties in bulk verwijderen ............................................................................................. 125
Activiteiten in bulk afhandelen ............................................................................................... 125
Registraties in bulk kopiëren ................................................................................................. 126
Registraties in bulk e-mailen ................................................................................................. 126
Registraties in bulk koppelen ................................................................................................. 126
16.
Elektronische handtekening................................................................................................... 128
17.
Zoekmenu............................................................................................................................ 131 Zoeken met EN / OF ............................................................................................................. 131
Alle woorden (EN combinatie) ........................................................................................... 131
Een of meer woorden (OF) ................................................................................................ 132
4
Werken met Decos D5
Zoeken op registratietype ..................................................................................................... 133
Scans en bestanden doorzoeken ........................................................................................... 133
Toon miniatuurweergaven .................................................................................................... 133
Zoeken op thesaurustermen .................................................................................................. 134
18.
Support ............................................................................................................................... 135
5
Werken met Decos D5
1. Release notes Deze handleiding geeft u informatie over het werken met Decos D5. De wijzigingen in deze handleiding t.o.v. eerdere edities zijn: - Alle schermafbeeldingen (nieuwe vormgeving) - Door nieuwe vormgeving diverse tekstuele aanpassingen - Hoofdstuk Startpagina (nieuwe functionaliteiten) - Hoofdstuk Snelmenuopties (nieuwe functies, tekstuele aanpassing) - Hoofdstuk Support (Service desk is Customer support geworden) - Hoofdstuk Versiemanagement (tekstuele aanpassing) - Het gebruik van mailingcodes (inhoudelijke aanpassing) - Hoofdstuk DSP-inventaris (tekstuele aanpassing) - Hoofdstuk workflow (nieuwe functionaliteiten toegevoegd) - Hoofdstuk Favorieten toegevoegd (nieuwe functionaliteit) - Hoofdstuk Excel overzichten toegevoegd (nieuwe functionaliteit) - Hoofdstuk HTML mailing (inhoudelijke aanpassing) - Hoofdstuk Mijn documenten toegevoegd - Hoofdstuk Visual browsing toegevoegd
6
Werken met Decos D5
2. Introductie Decos D5 is een document management systeem dat werkt via intranet en internet. Het systeem is bij uitstek geschikt voor document-, archief- en relatiebeheer en leidt een groot deel van de papierstroom in een organisatie in goede, elektronische banen. Het invoeren, wijzigen en zoeken van documenten levert een enorme tijdsbesparing op, omdat de gegevens vanaf iedere werkplek toegankelijk zijn. Bovendien kan na registratie voor elk document een route worden aangegeven zodat de voortgang wordt gegarandeerd. Voordelen van documentbeheer met Decos D5 Toegankelijkheid: documenten zijn direct vanaf de werkplek op te vragen; Ordening: documenten zijn met een enkele muisklik terug te vinden; Informatie: een goede registratie levert snel de juiste informatie; Voortgang: de registratie van documenten maakt het mogelijk de voortgang van documenten te bewaken en de afhandeling te controleren; Bewijs: door een document te registreren kan worden aangetoond dat een document is ontvangen of opgemaakt. Mogelijkheden van Decos D5 Naast een gedegen oplossing voor het systematisch registreren en beheren van documenten, dossiers en adressen kent Decos D5 onder andere de volgende mogelijkheden: Diverse zoekmogelijkheden zodat ontsluiting van informatie snel en effectief plaatsvindt; Scannen van documenten met de mogelijkheid om op de tekst van een gescand document te zoeken; Een e-mailkoppeling waarmee automatisch inkomende en uitgaande e-mail kan worden geregistreerd; Een koppeling met MS Word en OpenOffice zodat brieven in uw huisstijl worden gemaakt; De mogelijkheid om documenten digitaal te ondertekenen. Rechten Afhankelijk van het type gebruiker dat u bent en de rechten die zijn toegekend door de applicatiebeheerder, kunt u handelingen verrichten in Decos D5. Er wordt een onderscheid gemaakt in Full users en View Clients. De eerste groep gebruikers heeft doorgaans alle rechten om handelingen te verrichten, de View Clients hebben beperkte rechten. De nadruk ligt voor de full users op het creeëren en managen van documenten terwijl voor de View Clients het raadplegen van documenten centraal staat. View Clients zien op hun beeldscherm uitsluitend de zaken waar zij rechten op hebben.
7
Werken met Decos D5
3. Aanmelden Decos D5 Om toegang te krijgen tot het systeem heeft u een gebruikersnaam en een geldig wachtwoord nodig. Door de juiste gebruikersnaam en het juiste wachtwoord in te toetsen en vervolgens op Aanmelden te klikken, meldt u zich aan in het systeem. Als u een onjuiste naam of wachtwoord intikt, geeft de applicatie een foutmelding. Probeert u het dan opnieuw of neem contact op met uw applicatiebeheerder.
8
Werken met Decos D5
4. Decos Componenten installeren Om de benodigde componenten op het werkstation van iedere eindgebruiker up-to-date te houden, controleert Decos D5 de geïnstalleerde componenten iedere keer als de applicatie wordt opgestart. Als de componenten aan de serverkant en die aan de kant van de eindgebruiker niet overeenkomen, krijgt u een melding te zien. Het is dan nodig de nieuwe Decos componenten te installeren vanaf de server. Door op OK te klikken, start de installatie automatisch; u hoeft verder geen handelingen te verrichten. Wordt de installatie niet uitgevoerd, dan kunt u weliswaar toegang krijgen tot het systeem, maar niet alle functies kunnen gebruikt worden. Bij twijfel adviseren wij u de systeembeheerder te raadplegen.
9
Werken met Decos D5
5. De Startpagina Nadat u zich heeft aangemeld voor Decos D5 verschijnt de Startpagina van de applicatie. De Startpagina kent een standaard indeling die u kunt aanpassen aan uw eigen wensen. Standaard beschikt u over vier delen, de zogenaamde webparts, die zich bevinden in het centrum van het beeldscherm:
Decos - Snelmenu
Zoeken & vinden
Overzichten
Decos menu
Onderstaande schermafdruk geeft de Startpagina weer. In plaats van de tekst Decos - Snelmenu wordt bij gebruikers de naam weergegeven van de persoon die aangemeld is als gebruiker.
Links boven ziet u het Decos logo. Dit logo bevindt zich op iedere pagina van de applicatie. Door hier op te klikken kunt u op ieder gewenst moment terugkeren naar het snelmenu. Naast het Decos logo ziet u diverse knoppen. De functie van deze knoppen is als volgt: Door op een van de taallogo's te klikken, past u de taal van de applicatie aan naar Nederlands - Engels - Duits - Frans. Productieweergave van de applicatie.
10
Werken met Decos D5 Voeg onderdelen toe aan het snelmenu waardoor deze aan uw wensen aan te passen is. Pas de eigenschappen van een specifiek deel van het snelmenu aan. Ga terug naar de standaard indeling van het snelmenu. Ga direct naar de applicatie. Open de handleiding. Geef systeeminformatie. Bekijk de gebruikers die op dit moment actief zijn in de applicatie. Wachtwoord wijzigen. Afmelden.
Decos - Snelmenu Het Decos - Snelmenu geeft een aantal snelkoppelingen weer waarmee u snel kunt navigeren naar een specifiek deel van de applicatie. Door op Applicatie te klikken, komt u direct in de het applicatiescherm terecht van waar uit u gaat werken. De link Openstaande stukken in Decos (0) geeft u het overzicht van de actie of workflows die door u behandeld moeten worden. Mijn E-mail in Decos geeft u de map, waarin de e-mails die u vanuit Decos Document verstuurd heeft, worden bewaard. Mijn Documenten in Decos tot slot geeft u de map waarin u documenten kunt registreren die uitsluitend voor uzelf beschikbaar zijn. U ziet deze snelkoppelingen alleen als u over de juiste rechten en modules beschikt.
11
Werken met Decos D5
Zoeken & vinden U vult één of meer zoektermen in en klikt op Uitvoeren. Decos D5 maakt vervolgens een overzicht met zoekresultaten. Rechtsonder Zoeken & vinden kunt u op het dubbele pijltje klikken. U hebt dan de mogelijkheid om uitgebreid te zoeken. Zo kunt u aangeven welk type registratie u zoekt en u kunt gebruik maken van de zogenoemde Booleaanse operatoren (EN combinatie / OF combinatie). Het Uitgebreid Zoeken wordt elders in deze handleiding besproken. Wilt u het webpart Zoeken & vinden weer verkleinen, dan klikt u op de dubbele pijltjes.
Overzichten U kunt overzichten maken van bestaande rapportdefinities. Er bestaat een onderscheid tussen de algemene overzichten en de persoonlijke overzichten. De algemene overzichten zijn voor iedere gebruiker met de juiste rechten opvraagbaar; persoonlijke overzichten worden alleen vertoond aan de eigenaar en kunnen niet door anderen worden ingezien. Naast Algemeen en Persoonlijk kunt u op het dubbele pijltje klikken. U hebt dan de mogelijkheid om het gewenste overzicht te selecteren. Door op Genereren te klikken wordt het gewenste overzicht gemaakt. Wilt u het webpart Overzicht weer verkleinen, dan klikt u op de dubbele pijltjes.
Decos menu Het rechter webpart, Decos Menu, geeft u een overzicht van het Menu met alle mappen die binnen uw organisatie gebruikt worden. U ziet alleen de mappen waar u rechten op heeft. Door op een plusteken te klikken, opent zich de onderliggende mappenstructuur. Als u op de naam van een map klikt, komt u direct op deze plaats in de applicatie. Klikt u op een minteken, dat wordt de mappenstructuur weer dicht gevouwen.
Het aanpassen van de Startpagina U hebt de mogelijkheid om de Startpagina aan te passen aan uw persoonlijke wensen. Door in de knoppenbalk op Voeg onderdelen toe te klikken, krijgt u een lijst van webparts die beschikbaar zijn. U
12
Werken met Decos D5 kunt een onderdeel aanvinken en vervolgens kiest u onder de lijst de locatie waar het webpart op uw scherm moet komen. Door op Toevoegen te klikken, wordt het webpart toegevoegd op de plaats die u gekozen heeft. U kunt op dezelfde manier meerdere webparts toevoegen. Ook hebt u de mogelijkheid om webparts te verslepen naar een andere plaats op de Startpagina. Door op het kruisteken rechtsboven of op de knop Sluiten rechtsonder te klikken, sluit u de optie Toevoegen. Wilt u een wijziging aanbrengen in uw persoonlijke instellingen, kies dan in de knoppenbalk voor Eigenschappen aanpassen. Vervolgens krijgt ieder webpart rechtsboven extra knoppen: Onderdeel verwijderen en Onderdeel aanpassen. Kiest u voor Onderdeel verwijderen, dan verdwijnt het webpart van uw scherm. Kiest u voor Onderdeel aanpassen, dan kunt u dit webpart meer aanpassen aan uw persoonlijke wens. In het webpart Decos menu ziet u bijvoorbeeld het hele Menu dat beschikbaar is. U kunt de inhoud van de onderdeel wijzigen waardoor het beter past bij uw manier van werken. U klikt in de knoppenbalk op Eigenschappen aanpassen en vervolgens kiest u in het betreffende webpart op Onderdeel aanpassen. Links verschijnt een veld waarin u een deel van het Menu kunt selecteren.
Via het uitrolpijltje kiest u het deel en klikt vervolgens op OK. Het betreffende deel is dan toegevoegd aan de Startpagina. Op deze manier kunt u meerdere delen toevoegen.
13
Werken met Decos D5
6. Applicatiescherm Nadat u in de Startpagina een optie geselecteerd heeft in het Decos - Snelmenu of in het Decos menu, verschijnt het Applicatiescherm. Hier vindt u drie frames:
Het Menu
De Lijst
Het Registratiescherm
Het Menu toont de verschillende deelvensters zoals die in Decos D5 worden gebruikt. Elk deelvenster bevat submappen en/of bestanden die in de Lijst worden weergegeven. Welke deelvensters en mappen u ziet in het Menu is afhankelijk van de rechten die u hebt gekregen van de applicatiebeheerder. Het Menu op opgebouwd uit twee delen. Het bovenste gedeelte is het actieve deelvenster dat u geselecteerd heeft. Het onderste gedeelte bestaat uit de alle beschikbare deelvensters, waarbij de actieve een afwijkende kleur heeft. Er is altijd 1 deelvenster actief. Om van deelvenster te wisselen klikt u op een niet-actief venster.
De Lijst geeft de inhoud van een geselecteerde map uit het Menu weer, bijvoorbeeld de documenten uit het documentboek Post uit. De gegevens worden in rijen onder elkaar gepresenteerd en kunnen op verschillende manieren worden gesorteerd.
Het Registratiescherm vertoont de gegevens van het in de Lijst geselecteerde bestand. Het registratiescherm bevat verschillende tabbladen. Per tabblad kunt u gegevens inzien, wijzigen en invoeren (afhankelijk van de aan u toegekende rechten).
14
Werken met Decos D5
Klik linksboven op het Decos logo om weer terug te keren naar de Startpagina. Onderaan het Menu worden drie functieknoppen weergegeven die altijd worden weergegeven, ongeacht waar u aan het werk bent in de applicatie. De functie van deze knoppen is:
Uitgebreid zoeken in de gehele applicatie Persoonlijke instellingen Geeft de handleiding voor de applicatie
Het Menu Het Menu bevat zes deelvensters. Deze deelvensters zijn Beheer, E-mail, Favorieten, Boeken, Openstaande stukken en Overzichten. Door in het onderste gedeelte van het Menu een van de deelvensters te selecteren, wordt in het bovenste deel van het Menu de inhoud zichtbaar.
15
Werken met Decos D5
Beheer Het deelvenster Beheer wordt gebruikt voor het beheer van de applicatie en kent de volgende mappen:
Gebruikers
Sjablonen en codes
Systeem
Tabellen
Gebruikers Via de map Gebruikers kunt u een nieuw gebruikersaccount aanmaken en bestaande accounts wijzigen of verwijderen. Daartoe hebt u rechten nodig die via de Decos AdminTool worden toegekend.
Sjablonen en codes Via de map Sjablonen en Codes kunt u de sjablonen en codes beheren die nodig zijn voor een snelle en gemakkelijke werking van Decos D5. De volgende submappen zijn beschikbaar:
16
Werken met Decos D5
Documentcodes Documentcodes hebben een vergelijkbare functie als mailingcodes. Door gebruik te maken van documentcodes kunt u soortgelijke documenten groeperen en gemakkelijker selecteren. Documentsjablonen Documentsjablonen zijn bijvoorbeeld Wordsjablonen die nodig zijn om documenten te genereren in uw eigen huisstijl, waarbij de gegevens van een registratie op de juiste plaats in het document worden gevoegd. Hier kunt u nieuwe sjablonen aanmaken, maar dat kan ook met de MS Word Sjabloon Editor vanuit Decos AdminTool. HTML e-mailings HTML mailings kunt u gebruiken om groepen personen of bedrijven een grafisch gevormde e-mail te zenden, bijvoorbeeld een kerstkaart met uw eigen logo eraan toegevoegd, of een nieuwsbrief in uw kleuren en lettertype. Mailingcodes Mailingcodes kunt u gebruiken om verschillende adreslijsten te maken, bijvoorbeeld een lijst van klanten en een lijst van leveranciers. Het gebruik van mailingcodes maakt het gemakkelijk om adressen te selecteren voor een mailing. Mailingcodes kunnen ook worden gekoppeld aan contactpersonen zodat u deze kunt groeperen en eenvoudig selecteren.
Systeem In de map Systeem zijn een aantal beheertaken ondergebracht. Dit zijn: Actiecodes U kunt actiecodes definiëren voor drie verschillende boektypes: acties voor documentboeken, adresboeken en dossierboeken. Zo kunt u bijvoorbeeld de actiecode “afhandelen” invoegen, waarbij u kunt aangeven op welke termijn deze actie moet worden uitgevoerd. Adrestypen Adrestypen kunt u gebruiken als in uw organisatie contactpersonen wisselende (werk) adressen gebruiken, bijvoorbeeld als men tijdens projecten op een andere locatie werkt. Post kan dan naar dit tijdelijke standaard adres gezonden worden. Standaard dossiertabs Binnen een dossierboek worden regelmatig dezelfde tabbladen aan dossiers toegevoegd. Om dit proces te stroomlijnen bestaat de mogelijkheid om standaard dossiertabs aan te maken.
17
Werken met Decos D5 Tabellen Vaak gebruikte waarden die worden ingevuld in het Registratiescherm kunt u vooraf opnemen in tabellen. U hoeft daardoor bij het invullen van het Registratiescherm niet alle gegevens in te typen, maar kunt simpelweg de juiste waarde selecteren uit een tabel. Dat maakt het invoeren eenvoudiger.
E-mail Het deelvenster E-mail wordt gebruikt op de berichten weer te geven die u vanuit Decos D5 verstuurt. De functie is vergelijkbaar met de map Verzonden items in Outlook.
Favorieten Het deelvenster Favorieten geeft een persoonlijk overzicht van mappen en submappen weer. U kunt Favorieten gebruiken om snel binnen de applicatie te navigeren naar de mappen of submappen die u vaak gebruikt.
Boeken In het deelvenster Boeken vindt u de boeken waar de registratiegegevens van adressen, contactpersonen, documenten, dossiers en de DSP-inventaris worden geplaatst. Adresboeken In Adresboeken plaatst u de adressen en de informatie die u nodig heeft voor uw correspondentie. Uw applicatiebeheerder kan verschillende adresboeken aanmaken, bijvoorbeeld een algemeen adresboek, een adresboek met personeelsgegevens etc. Contactpersoonboek In het contactpersoonboek vindt u alle contactpersonen die in de database staan. Contactpersonen koppelt u aan adressen binnen Decos D5. Documentboeken In documentboeken plaatst u documenten van dezelfde aard. Zo kunt u bijvoorbeeld een boek Inkomende post en een boek Uitgaande post gebruiken. Dossierboeken Wanneer u een aantal documenten (die bijvoorbeeld over hetzelfde onderwerp gaan) heeft ondergebracht in documentboek, kunt u deze aan elkaar koppelen en opslaan in een apart dossier. Verschillende dossiers kunt u ook bundelen in een dossierboek.
18
Werken met Decos D5
DSP-inventaris In de DSP-inventaris maakt u een inventarisatie van de archiefbescheiden in het kader van digitale duurzaamheid. Mijn documenten Het boek Mijn documenten is, in tegenstelling tot bovengenoemde boeken, uitsluitend toegankelijk voor uzelf. Ook de applicatiebeheerder heeft geen toegang tot de registraties.
Openstaande stukken Openstaande stukken zijn acties die aan u zijn toegekend en die binnen een bepaalde termijn moeten worden afgehandeld. Actief In deze map vindt u de acties met de status actief, dat wil zeggen dat ze nog niet zijn afgehandeld. In de Lijst vindt u de beschrijving van de actieve openstaande stukken. Van roodgekleurde beschrijvingen is de rappeltermijn verstreken. Door een actie te selecteren verschijnen alle gegevens in het Registratiescherm en kunt u de status wijzigen. Doorgestuurd In deze map vindt u acties die aan u toebedeeld zijn, maar die u doorgestuurd heeft aan een andere medewerker. Afgehandeld De afgehandelde acties vindt u in deze map terug. Wanneer u de status van een actie wijzigt in afgehandeld wordt de actie automatisch vanuit de map Actief in de map Afgehandeld geplaatst. Wacht De acties met de status wacht vindt u in deze map terug. Wanneer u de status van een actie wijzigt in afgehandeld, wordt de actie automatisch vanuit deze map in de map Afgehandeld geplaatst.
Overzichten In het deelvenster Overzichten vindt u algemene en persoonlijke overzichten terug.
19
Werken met Decos D5 Algemeen In Overzichten (Algemeen) worden de algemene overzichten bewaard. Deze worden aangemaakt door de applicatiebeheerder. Afhankelijk van de rechten die aan u zijn toegekend heeft u de mogelijkheid tot raadplegen of bewerken van de overzichten. Persoonlijk In Overzichten (Persoonlijk) worden persoonlijke overzichten bewaard. Deze overzichten zijn alleen toegankelijk voor de gebruiker die ze heeft aangemaakt. Andere gebruikers kunnen deze overzichten niet inzien.
De Lijst In de Lijst worden registraties uit een geselecteerd boek in rijen weergegeven. Er worden maximaal tien registraties weergegeven en u kunt naar de volgende 10 registraties gaan door gebruik te maken van de navigatieknoppen. De kolommen kunnen alleen door de applicatiebeheerder worden aangepast. Kolomnamen
Boven iedere kolom staat de kolomnaam. U kunt op elke kolom sorteren door op de kolomnaam te klikken. Als het sorteerteken naar beneden wijst, wordt van boven naar beneden gesorteerd. Klikt u nogmaals op de kolomnaam, dan zal het sorteerteken naar boven wijzen en de sortering van beneden naar boven plaatsvinden. Pagina's zoeken
Rechtsboven in de Lijst ziet u hoeveel pagina's met registraties de Lijst bevat (in het voorbeeld is pagina 1 van in totaal 103 pagina's geselecteerd). Hier kunt u een paginanummer invoeren; na Enter verschijnt de door u gewenste pagina op het scherm.
20
Werken met Decos D5
Knoppenbalk van de Lijst De knoppenbalk wordt gebruikt voor specifieke functies binnen de Lijst. De functies van links naar rechts: Ga naar de eerste pagina van de Lijst Ga naar de vorige pagina Ga naar de volgende pagina Ga naar de laatste pagina van de Lijst Maak een selectie uit de Lijst Geavanceerd zoeken Maak een overzicht Zoek naar thesaurustermen Geef miniatuurweergave RSS feed Voeg toe aan Favorieten
Filtermogelijkheden De filterknop gebruikt u om binnen de Lijst snel een registratie op te zoeken of een selectie te maken. Door op deze knop te klikken verschijnt een filterbalk met lege velden onder de knoppenbalk waar u per veld een term kunt invullen. Als de filterknop is geactiveerd, ziet dat er als volgt uit:
Om registraties binnen de Lijst te zoeken (filteren) volgt u deze stappen:
21
Werken met Decos D5
Selecteer een document-, adres-, contactpersonen- of dossierboek dat een aantal registraties bevat;
Klik op de filterknop in de Lijst;
Nu kunt u één of meerdere zoekwoorden invullen in de filterbalk;
U kunt ook op datum zoeken en gebruik maken van de groter dan en kleiner dan tekens. Bijvoorbeeld: >01/01/2001 geeft alle documenten die na 1 januari 2001 zijn aangemaakt;
Gebruik Enter of klik op OK uiterst rechts bovenin het scherm;
De applicatie zoekt nu naar de gewenste registratie(s) op basis van de ingevulde zoektermen. De weergave van het zoekresultaat wordt op dezelfde wijze in het scherm getoond als de weergave van het volledige boek;
Als uw filteractie geen resultaten heeft opgeleverd, blijft de Lijst leeg. U krijgt in het Registratiescherm de melding Geen items geselecteerd;
Na het sluiten van de filteroptie toont de applicatie weer de gehele Lijst in het scherm.
Meer informatie over zoeken vindt u bij het hoofdstuk Zoekmenu.
Geavanceerd zoeken De optie Geavanceerd zoeken in de knoppenbalk van de Lijst maakt het mogelijk om alle aanwezige tabbladen van dit boek te doorzoeken. Ook kan gezocht worden op combinaties. U klikt in de knoppenbalk van de Lijst op Geavanceerd zoeken.
U krijgt vervolgens onderstaand scherm te zien. Klik op een filter voor het gewenste tabblad en vul een zoekterm in. U kunt zoektermen bij meerdere tabbladen invullen. Door op Enter op het toetsenbord of OK te klikken wordt de zoekopdracht uitgevoerd.
22
Werken met Decos D5
Het resultaat van uw zoekopdracht verschijnt in de Lijst. Het is ook mogelijk om gelaagd te zoeken. Nadat u geavanceerd gezocht heeft, kunt u in het gevonden resultaat verder zoeken met de gewone filter. Andersom kunt u ook eerst met de gewone filter een selectie maken, en daarna binnen het gevonden resultaat geavanceerd zoeken.
Het Registratiescherm Het Registratiescherm toont de gegevens van de registratie die u in de Lijst heeft geselecteerd. Hier maakt u nieuwe registraties van documenten, adressen en boeken. U kunt gegevens invoeren in tekstvelden, waarden kiezen uit tabellen, gegevens bewaren en wijzigen, etc.
23
Werken met Decos D5
De knoppen van het Registratiescherm De knoppen van het Registratiescherm zijn bedoeld voor handelingen zoals het bewaren of wijzigen van gegevens, het annuleren van wijzigingen en het koppelen van bestanden. Per tabblad kunnen andere knoppen beschikbaar zijn. Mochten er knoppen ontbreken in het scherm die wel in deze handleiding beschreven zijn, dan kan dit met de rechteninstelling te maken hebben. Uw rechten in Decos D5 kunnen door de applicatiebeheerder worden aangepast. In de knoppenbalk van het Registratiescherm beschikt u over de volgende functieknoppen: Knop
Functie
Sneltoets
Aanmaken van een nieuwe registratie
Alt + N
Openen van een gekoppeld bestand (document)
Alt + O
Opslaan van nieuwe of gewijzigde gegevens
Alt + S
Verwijderen van wijzigingen zonder deze op te slaan
Alt + C
Print de registratiegegevens Selecteer een pdf-formulier Kopiëren van gegevens van een andere registratie
Alt + Y
Toon de wijzigingsgeschiedenis van de registratie Verwijderen van een bestaande registratie
Alt + D
24
Werken met Decos D5 Verstuur een e-mail met deze registratie en/of gekoppelde bestanden
Alt + E
Toevoegen van een standaardroute aan een actie Aanmaken van een tijdelijk Worddocument, bijvoorbeeld een
Alt + L
adreslabel Geeft visueel overzicht van koppelingen naar deze registratie Aanmaken van een standaard document dat aan de huidige registratie gekoppeld wordt Registratie Uitchecken Registratie Inchecken Toon miniatuurweergave van registratie Voeg een notitie toe Kopieer snelkoppeling naar dit stuk op het klembord Koppelen van gescande documenten aan de registratie RSS-koppeling naar deze registratie Koppelen van een registratie aan een andere registratie
Alt + N
Ontkoppelen van een eerder gekoppelde registratie
Alt + K
Verberg frames Toon de frames van het applicatiescherm Toon een lijst van alle gekoppelde registraties Laat de gegevens zien van één gekoppelde registratie
De sneltoetsen werken alleen bij gebruik van Internet Explorer 5.5 en hoger. Gebruikt u Netscape of Firefox, dan werken deze sneltoetsen niet.
25
Werken met Decos D5
7. Beheer Het deelvenster Beheer met de mappen Gebruikers, Sjablonen en Codes, Systeem en Tabellen is alleen te zien als u voldoende rechten heeft.
Gebruikers In de map Gebruikers vindt u een overzicht van alle gebruikers in de applicatie. U kunt een aantal gegevens van een gebruiker aanpassen, mits u over de juiste rechten beschikt. Nieuwe gebruikersaccounts worden in de Decos AdminTool aangemaakt.
Gebruikersgegevens aanpassen
Selecteer het deelvenster Beheer in het Menu.
Klik vervolgens op de map Gebruikers. De inhoud van deze map wordt in de Lijst weergegeven.
Via de filterbalk van de Lijst zoekt u de gebruiker van wie u de gegevens wilt aanpassen.
In het Registratiescherm kunt u de gewenste gegevens van de gebruiker wijzigen.
Klik in de knoppenbalk van het Registratiescherm op Bewaren.
Het wachtwoord van gebruikers wordt in *** weergegeven en moet ter bevestiging twee keer worden ingevoerd in het Registratiescherm. In Decos D5 heeft u het recht om uw eigen stukken af te handelen (zie hiervoor elders in deze handleiding). Het kan echter wel eens voorkomen dat u de stukken van een collega wilt afhandelen (tijdens vakanties of ziekte). Hiervoor bestaat in Decos D5 de functie Acties delegeren. U kunt dan bepalen aan welke andere gebruikers u uw acties wilt delegeren, ofwel welke andere gebruikers uw openstaande stukkenlijst kunnen bekijken. Als u de openstaande stukken van andere gebruikers wil zien, moeten hun acties gedelegeerd worden aan u.
Selecteer het deelvenster Beheer in het Menu.
Klik vervolgens op de map Gebruikers. De inhoud van deze map wordt in de Lijst weergegeven.
Via de filterbalk van de Lijst zoekt u de gebruiker van van wie de acties gedelegeerd moeten worden.
In het Registratiescherm selecteert u in het veld Acties gedelegeerd aan de gebruiker die de openstaande stukken mag inzien en behandelen.
Klik in de knoppenbalk van het Registratiescherm op Bewaren.
Sjablonen en Codes
26
Werken met Decos D5
Onder de map Sjablonen en Codes vindt het beheer van deze onderdelen plaats.
Documentcodes Documentcodes worden gebruikt om selecties te kunnen maken van vergelijkbare documenten. U kunt zo bijvoorbeeld inkomende documenten een code per afdeling geven zodat deze gemakkelijk uit het documentboek Inkomende post geselecteerd kunnen worden.
Selecteer in het Menu het deelvenster Beheer -> Sjablonen en Codes -> Document Codes; de inhoud van de map wordt in de Lijst weergegeven;
Klik op Nieuw in het Registratiescherm;
Vul de nieuwe code in en voeg eventueel een omschrijving toe;
Ga vervolgens naar het tabblad Documenten en klik op Koppel;
In het Registratiescherm verschijnen nu uw documentboeken. Selecteer eerst het juiste documentboek en vervolgens het juiste document. Klik opnieuw op Koppel om het geselecteerde document aan de documentcode te verbinden;
Koppel op deze manier alle gewenste documenten aan de code.
Overigens zijn documentcodes ook vanuit een documentboek direct aan documenten te koppelen via het tabblad Code# in het Registratiescherm.
27
Werken met Decos D5 Documentsjablonen Documentsjablonen worden doorgaans aangemaakt in de Decos AdminTool. Als er echter een bestaand sjabloon aan Decos D5 gekoppeld moet worden, kan het handig zijn om vanuit de applicatie zelf te werken. U gaat dan als volgt te werk.
Open in het Menu het deelvenster Beheer -> Sjablonen en codes -> Document sjablonen. De inhoud van de map wordt in de Lijst weergegeven;
Klik op Nieuw in het Registratiescherm;
Vul de omschrijving in van het sjabloon dat u wilt aanmaken;
Specificeer de directory van het bestand. (Deze directory zal worden geplaatst in \\inetput\wwwroot\decos\dot\… path);
Vul de bestandsnaam in van het sjabloon en klik op Bewaren;
Het sjabloon met de aangegeven omschrijving wordt nu automatisch aangemaakt;
Open dit bestand door op de Bestandsnaam te klikken;
Het geopende document is nu nog leeg. Voer de sjabloongegevens van uw bestaande sjabloon in op de juiste plaats en bewaar het document.
28
Werken met Decos D5 HTML e-mailings U kunt HTML e-mailings versturen naar een groep contactpersonen of een aan een mailingcode gekoppelde groep bedrijven of contactpersonen. De HTML-sjablonen voor deze mailings worden binnen Decos D5 aangemaakt en bewerkt. Het versturen van HTML e-mailings is een recht, dit kan per gebruiker ingesteld worden in de Decos AdminTool. In het deelvenster Beheer treft u onder Sjablonen en codes de map HTML e-mailing aan. In deze map kunnen HTML-sjablonen worden aangemaakt en bewerkt.
Het maken van een nieuwe HTML e-mailing doet u als volgt:
Klik in de knoppenbalk van het Registratiescherm op Nieuw;
De Decos HTML Editor komt in beeld. Rechtsonder vult u de naam voor het HTML-sjabloon in;
Vervolgens kunt u een itemprofiel kiezen waar dit sjabloon aan gekoppeld moet worden. Maakt u geen keuze, dan kan het sjabloon vanuit iedere documentregistratie gekoppeld worden;
In het tekstvlak van de Editor kunt u de tekst invullen die u de uiteindelijke mailing wilt hebben;
In de tekst kunt u gebruik maken van macro's, waarbij interne Decos velden toegepast worden. U moet toegang hebben tot Decos Admin om te beschikken over de juiste interne veldnamen. Omdat het uiteindelijk resultaat gebruikt wordt voor een e-mailing, moet er een macro met een e-mailadres opgenomen worden. Alleen dan kan de e-mail verstuurd worden;
Vervolgens gaat u het sjabloon vormgeven. Hiervoor kunt u gebruik maken van verschillende lettertypen en –groottes, achtergrond- en tekstkleuren, uitlijning, letterstijlen en afbeeldingen;
U sluit de HTML Editor af door op Bewaren te drukken;
Het Registratiescherm verschijnt weer. In het Afzenderveld vult u het e-mailadres in dat gebruikt kan worden voor reacties, bijvoorbeeld
[email protected]
29
Werken met Decos D5 Wilt u op een later tijdstip een wijziging aanbrengen in het sjabloon, dan klikt u in de knoppenbalk van het Registratiescherm op de knop Bewerken. De Decos HTML Editor verschijnt in beeld en u kunt de wijzigingen aanbrengen. U sluit af door op Bewaren te klikken. Voor meer uitleg over het toepassen van macro's verwijzen wij u naar de Handleiding voor Decos Admin.
Mailingcodes Mailingcodes worden gebruikt om bepaalde adressen of contactpersonen te kunnen groeperen.
Open in het Menu het deelvenster Beheer -> Sjablonen en codes -> Mailingcodes. In de Lijst wordt de inhoud van de map weergegeven;
Klik op Nieuw in het Registratiescherm;
Vul de naam van de mailingcode in en voeg een omschrijving toe.
De nieuwe mailingcode kan nu naar wens gekoppeld worden aan adressen en personen. Dit kan op drie verschillende manieren gedaan worden: Koppelen via Beheer U selecteert in het Menu het deelvenster Beheer -> Sjablonen en codes-> Mailingcodes. Via de Lijst kiest u de juiste mailingcode. Vervolgens ziet u in het Registratiescherm drie tabbladen: Huidige mailingcode, Contactpersonen en Adressen. Via het tabblad Contactpersonen klikt u op de knop Koppelen en vervolgens kunt u een (privé) persoon uit het Contactpersonenboek selecteren. Als u kiest voor de tab Adressen, kan via de knop Koppelen een adres/organisatie uit een Adresboek geselecteerd worden. Hebt u een adres/organisatie gekoppeld, dan kan via een aanvinkhokje een contactpersoon bij dit adres geselecteerd worden.
30
Werken met Decos D5 Koppelen via het Adresboek U selecteert een registratie in het Adresboek en opent het tabblad Mailingcodes. Via de knop Koppelen kunt u de gewenste mailingcode selecteren. Het resultaat van deze actie is een mailing die toegestuurd wordt aan een organisatie zonder contactpersoon. Wilt u de mailing echter toesturen aan een contactpersoon of medewerker van de betreffende organisatie, dan selecteert u in het adresboek bij de registratie het tabblad Contactpersonen. Als u op de naam van de gewenste persoon klikt, krijgt u de registratiegegevens van deze persoon op het scherm. Aan de rechterzijde van het Registratiescherm bevindt zich een subtabblad Contact Mailingcodes. Vanaf dit subtabblad kunt u de gewenste mailingcode selecteren. Het resultaat van deze actie is een mailing die wordt toegestuurd aan een organisatie met contactpersoon. Koppelen via het Contactpersonenboek U opent in het Contactpersonenboek een registratie en selecteert het tabblad Mailingcodes. Via de knop Koppelen kan de gewenste mailingcode geselecteerd worden. Het resultaat van deze actie is een mailing gericht aan iemand uit uw contactpersonenboek. De adressering die gebruikt wordt, is het voorkeursadres dat bij de contactpersoon aangegeven is. Decos gaat er van uit dat u een mailing slechts éénmaal aan dezelfde persoon wilt sturen. Als een contactpersoon verbonden is aan twee organisaties, kunt u zelf bepalen op welk adres de mailing ontvangen moet worden. In het Contactpersonenboek selecteert u de tab Mailingcodes. In onderstaande afbeelding is het bovenste adres aangevinkt. Op dit adres wordt de mailing ontvangen. Plaatst u het vinkje bij het tweede adres, dan verdwijnt automatisch het vinkje bij de bovenste. Vinkt u beide gekoppelde adressen uit, dan wordt de mailing op het privéadres ontvangen.
Systeem Onder de map Systeem vindt u diverse submappen waarmee het beheer van D5 uitgevoerd kan worden.
31
Werken met Decos D5
Actiecodes Om een tijdige en juiste afhandeling van documenten te garanderen, kunnen aan een registratie diverse acties worden gekoppeld. Zo kunt u vastleggen welke route het document moet volgen, welke acties ondernomen moeten worden, wie voor welke actie verantwoordelijk is en wanneer het document uiterlijk moet zijn afgehandeld (de afhandelingdatum).
Acties kunnen worden gekoppeld aan adressen, documenten en dossiers. Een actie bij adressen kan bijvoorbeeld zijn “adreswijziging doorvoeren”, met de relatiebeheerder als behandelaar. Voordat acties kunnen worden toebedeeld, moeten eerst actiecodes worden aangemaakt. Dat doet u in het Menu onder Beheer -> Systeem -> Actiecodes. Via de map Standaard routes is het mogelijk een standaard workflow aan te maken door acties aan gebruikers toe te kennen die binnen een tijdslimiet moeten worden afgerond.
Actiecode aanmaken Hoe maakt u actiecodes aan? In onderstaand voorbeeld maken we een actiecode aan die voor documenten kan worden gebruikt.
32
Werken met Decos D5
Open in het Menu het deelvenster Beheer -> Systeem -> Actiecodes;
Selecteer de map Document acties; de inhoud van de map wordt zichtbaar in de Lijst;
Klik in het Registratiescherm op Nieuw;
Vul bij Omschrijving de actiecode in (in ons voorbeeld Evalueren) en bepaal of het instellen van een rappeldatum al dan niet verplicht is door een waarde uit de tabel te kiezen (in ons voorbeeld M = Mag);
Vul de rappeltermijn in dagen en de minimale tijd van de actie in;
Bepaal het gebruik van de workflowoptie. Kiest u voor Parallel, dan kan al tijdens het Evalueren de volgende actie worden uitgevoerd. Kiest u voor Sequentieel dan zal de volgende actie pas worden gestart als het Evalueren is afgerond.
Vink de optie Reken in werkdagen aan als dit gewenst wordt.
Tot slot kunt u aangeven aan welk itemprofiel deze actie gekoppeld moet worden.
Klik op Bewaren; de actiecode wordt opgeslagen en is klaar voor gebruik.
Procesbeschrijvingen U kunt bij een actiecode een beschrijving invoeren over de te volgen stappen voor die actie. Dit kan via het tabblad Procesbeschrijving.
33
Werken met Decos D5
Zodra een gebruiker een activiteit of workflowactiviteit van dit type heeft ontvangen, kan deze met behulp van een informatieknop de beschrijving opvragen.
Adrestypen U kunt bij een contactpersoon extra adressen vast leggen. Dit maakt het mogelijk om bij een contactpersoon naast het privéadres (gegevens bij de contactpersoon) en het zakelijk adres (het adres waar de contactpersoon in Decos aan gekoppeld is), ook bijvoorbeeld een correspondentie- of vakantieadres vast te leggen. In het deelvenster Beheer van Decos D5 is onder Systeem een menu Adrestypen beschikbaar. In deze map kunnen de namen van adrestypen beheerd worden en nieuwe adrestypen worden aangemaakt.
34
Werken met Decos D5
Deze adrestypen verschijnen vervolgens in het Registratiescherm van contactpersonen. Hieronder is te zien hoe de extra adressen gekozen kunnen worden.
In het bovenste gedeelte van het Registratiescherm ziet u de velden die standaard beschikbaar zijn. Dit zijn de velden die onafhankelijk van het adres op de persoon van toepassing zijn zoals naam, initialen, aanhef, etc. Daaronder ziet u een horizontale lijn, waaronder de velden staan die per adres verschillen. Het eerste veld geeft u een keuzelijst met de verschillende adrestypen, daaronder de velden die gebruikt kunnen worden. Als u een bepaald adrestype als standaard wilt gebruiken, dan maakt u een keuze uit de lijst. Vervolgens vinkt u de optie Gebruik als standaard aan. Maakt u geen keuze, dan wordt het zakelijke adres als standaard genomen. Als u het privéadres of een ander adrestype heeft geselecteerd, dan kunt u onder de keuzelijst de gegevens invoeren. Hebt u voor het zakelijke adres gekozen, dan hoeft u hier geen gegevens in te voeren. Voorwaarde is dan wel dat u de persoon als contactpersoon gekoppeld heeft aan een adresboek. Zie hiervoor het hoofdstuk Adresboeken.
Standaard dossiertabs Binnen een dossierboek worden regelmatig dezelfde tabbladen aan dossiers toegevoegd. Om dit proces te stroomlijnen bestaat de mogelijkheid om standaard dossiertabs aan te maken. Deze bestaan uit één of meerdere door u gekozen tabbladen. Door het selecteren van een bepaalde standaardtab worden al deze tabbladen aan het dossier gekoppeld. U kunt met behulp van standaardtabs een structuur aanbrengen binnen uw dossiers.
35
Werken met Decos D5
Het aanmaken van standaard dossiertabs gaat als volgt:
Selecteer in het Menu het deelvenster Beheer -> Systeem -> Standaard dossiertabs;
Kies in het Registratiescherm voor Nieuw;
Vul de omschrijving in voor de standaardtab, bijvoorbeeld Personeelsdossiers;
Kies het tabblad dossiertabs;
Klik op Nieuw;
Vul de naam van de dossiertab in;
Herhaal bovenstaande stappen tot u de gehele structuur heeft ingevoerd;
Sla de structuur op door op Bewaren te klikken.
Kiest u voor de standaardtab Personeelsdossiers, dan kunt u als dossiertabs bijvoorbeeld kiezen voor Aanstelling - Ontslag - Verlof etc.
Tabellen Veel gebruikte waarden zijn vooraf in tabellen te rangschikken. Tijdens het invoeren van gegevens kunt u met een druk op de knop de tabelwaarden opvragen en invoeren. Dit bespaart tijd én zorgt voor uniformiteit binnen uw organisatie.
36
Werken met Decos D5
Voor een veld waar u tabelwaarden aan wilt koppelen, maakt u eerst een tabel aan. Vervolgens vult u het desbetreffende boek met de gewenste waarden.
Tabel aanmaken
Open in het Menu het deelvenster Beheer -> Tabellen. In de Lijst wordt de inhoud van deze map weergegeven;
Klik op Nieuw in het Registratiescherm;
Voer bij Boek de naam in van de tabel;
Klik op Bewaren;
De tabel kan nu gevuld worden met de gewenste waarden.
Tabel vullen
Selecteer in het Menu de nieuw aangemaakte tabel onder het deelvenster Beheer -> Tabellen. U kunt ook vanuit de Lijst direct de nieuwe tabel selecteren;
Klik op Nieuw in het Registratiescherm;
Vul een Tabelwaarde in en voeg een omschrijving toe;
Klik op Bewaren om de waarde toe te voegen aan de tabel;
Herhaal bovenstaande stappen totdat u alle waarden heeft toegevoegd.
37
Werken met Decos D5
Verwijzende tabellen U kunt niveaus aanbrengen in de tabellen. Hiermee kunt u gelaagde tabellen aanmaken waarbij de inhoud van een veld bepaalt wat de beschikbare tabelwaarden in een volgend veld zijn. Een voorbeeld: u maakt een tabel Automerken aan met een subniveau type en daaronder een subsubniveau motorinhoud. Wanneer u in het hoogste niveau Automerken een Volvo uitkiest, dan kunt u in de aan veld 2 gekoppelde tabel alleen types van dit merk kiezen, waarna het veld daaronder alleen die motorinhouden toont die relevant zijn voor het gekozen type. Om een tabel gelaagd te maken, gebruikt u in de knoppenbalk van het Registratiescherm de knop Maak subniveau
. U ziet dat de tabel in het Menu een + voor de naam krijgt. Om meerdere lagen
te maken, kiest u in het subniveau nogmaals voor het aanmaken van een subniveau. Per niveau vult u vervolgens de gewenste waarden in.
38
Werken met Decos D5
8. E-mail E-mails die vanuit Decos D5 worden verzonden komen automatisch in het deelvenster E-mail van de gebruiker terecht. Standaard is deze e-mail alleen in te zien door de gebruiker zelf. Om de e-mailbox van andere gebruikers te kunnen bekijken, heeft u speciale rechten nodig. Deze worden ingesteld via de Decos AdminTool.
E-mailaccount
Door in het Menu op het deelvenster E-mail te klikken, activeert u het venster. Hiermee opent u uw Decos e-mailaccount;
In de Lijst ziet u een overzicht van de e-mail die u vanuit Decos heeft verstuurd en in het Registratiescherm ziet u de details van een geselecteerde e-mail;
De tekst van de e-mails is onder het Tabblad Tekst te lezen, de bijlagen van de e-mail vindt u onder het tabblad Bestanden.
E-mail ondertekening U kunt uw eigen persoonlijke e-mail ondertekening gebruiken wanneer u een e-mail verzendt. Voorwaarde is dat uw applicatiebeheerder deze optie geactiveerd heeft in de Decos AdminTool. Onder de deelvensters is een knop Instellingen beschikbaar. U kunt hier een persoonlijke emailondertekening invullen. Deze ondertekening wordt geplaatst onder iedere uitgaande e-mail die u vanuit Decos verstuurd.
39
Werken met Decos D5
40
Werken met Decos D5
9. Favorieten Standaard laat Decos in het Menu alle boeken zien waar een gebruiker recht op heeft. In de praktijk wordt door de meeste gebruikers slechts een klein gedeelte van alle beschikbare mappen geraadpleegd. Om te zorgen dat u snel op de juiste plaatst van de applicatie terecht komt, kunt u een lijst van uw persoonlijke Favorieten aanmaken. U selecteert via het Menu het onderdeel van de applicatie die u in uw persoonlijke Favorieten wilt opnemen. De inhoud ervan verschijnt dan in de Lijst. Vervolgens klikt u in de knoppenbalk van de Lijst op de knop Favorieten.
Het onderdeel is nu opgenomen in uw persoonlijke Favorieten. Als u zich een volgende aanmeldt in Decos, kunt u in de Startpagina direct kiezen voor Favorieten en hoeft dan niet te navigeren in de applicatie.
41
Werken met Decos D5
10. Boeken In het deelvenster Boeken in het Menu vindt u de boeken waar de registratiegegevens van adressen, contactpersonen, documenten en dossiers worden geplaatst:
Adresboeken
Contactpersoonboek
Documentboeken
Dossierboeken
DSP-inventaris
Mijn documenten
Deze boeken worden in dit hoofdstuk besproken.
Adresboeken Decos D5 biedt u de mogelijkheid uw relatiebestand effectief te beheren. U kunt verschillende adresboeken aanmaken, adressen toevoegen, wijzigen of verwijderen, contactpersonen toevoegen, adressen koppelen aan documenten, dossiers, etc.
42
Werken met Decos D5 Adres registreren
Open in het Menu het deelvenster Boeken -> Adresboeken. Kies vervolgens het juiste adresboek en de inhoud van het boek wordt in de Lijst weergegeven;
Zorg dat in het Registratiescherm het tabblad Huidig Adres is geopend en klik op Nieuw;
De velden die u te zien krijgt zijn vastgelegd door de applicatiebeheerder;
Vul per veld de gewenste gegevens in;
Maakt uw organisatie gebruik van de Postcodetabel, dan ziet u achter het veld Postcode het logo van TNT Post. U hoeft dan niet het volledige adres in te vullen maar u kunt de postcode en huisnummer invullen in het veld Postcode. Als u vervolgens op de tab-toets klikt, worden de straatnaam en de plaats automatisch ingevuld;
Vul de overige gegevens in en klik op Bewaren;
De adresgegevens zijn nu geregistreerd.
Als u een nieuw adres aanmaakt dat al voorkomt in hetzelfde adresboek, dan krijgt u een waarschuwing dat de betreffende gegevens al aanwezig zijn. Hiermee voorkomt u dubbele adressen in het adresboek. Van elk adres dat u registreert kunt u naast de adresgegevens ook contactpersonen, acties en mailingcodes definiëren.
43
Werken met Decos D5 Rechten per adres instellen Per gebruiker is in de Decos AdminTool aangegeven of men registraties mag toewijzen aan anderen. Een gebruiker bij wie dit recht is geactiveerd ziet onder een registratie een extra veld "Alleen zichtbaar voor". In dit veld kunnen via een uitklaplijst de gebruikers of gebruikersgroepen geselecteerd worden die het adres mogen inzien.
Adresgegevens wijzigen Om een adresregistratie te wijzigen, opent u het juiste adresboek. Vervolgens selecteert u het gewenste adres in de Lijst. U kunt dan in het Registratiescherm de gegevens wijzigen. Klik daarna op Bewaren om de nieuwe gegevens op te slaan.
Adresgegevens e-mailen U kunt vanuit Decos D5 adresgegevens direct per e-mail versturen.
Selecteer het adres dat u wilt versturen zodat de gegevens zichtbaar zijn in het Registratiescherm;
Klik in de knoppenbalk van het Registratiescherm op E-mail;
44
Werken met Decos D5
In het e-mailscherm dat verschijnt, vult u het juiste e-mailadres in;
U kunt bij Gegevens een keuze maken tussen de gegevens die u wilt verzenden. De optie Alle registratiegegevens stuurt alle gegevens uit het Registratiescherm mee. U kunt ook kiezen voor het mailen van het volgnummer en de omschrijving of voor het mailen van een snelkoppeling;
In het tekstveld voert u de gewenste tekst in;
Klik op E-mail versturen om de e-mail te verzenden;
Het e-mailscherm sluit automatisch nadat u de e-mail heeft verzonden. Kiest u voor Annuleren, dan sluit het scherm zonder het bericht te versturen.
Uitgebreide Inhoud toevoegen Notities of informatie behorende bij een adres waar geen veld voor is aangemaakt, kunt u kwijt onder het tabblad Uitgebreide Inhoud. U kunt het tabblad vinden naast dat van Huidig Adres. Door erop te klikken verschijnt het volgende scherm:
Type de informatie in het tekstveld in;
Klik op Bewaren om de toevoegingen op te slaan.
Nadat u de informatie heeft bewaard, verschijnt er een paperclip op het tabblad ten teken dat het tabblad gegevens bevat en dus in gebruik is. Mocht een andere gebruiker het adres selecteren, dan zal deze aan de paperclip zien dat er aanvullende informatie in de Uitgebreide Inhoud staat.
Acties toekennen Als u over de juiste rechten beschikt, kunt u (aan adressen gerelateerde) acties toekennen aan verschillende gebruikers.
Selecteer in het Menu het deelvenster Boeken, vervolgens een adresboek en open via de Lijst een adresregistratie;
Ga in het Registratiescherm naar het tabblad Activiteiten;
Klik op Nieuw zodat het invoerscherm verschijnt;
45
Werken met Decos D5
Vul de Actie, de Behandelaar en andere gewenste velden in;
Stel indien wenselijk en aanwezig de Standaard Route in door op de knop Std route te klikken en de juiste route te kiezen;
Nadat u alle gewenste velden heeft ingevuld, klikt u op Bewaren om de gegevens op te slaan;
De actie wordt automatisch aan de door u gekozen behandelaar toegewezen. De actie wordt automatisch in de actieve Openstaande stukkenlijst geplaatst van de behandelaar.
Zodra u een actie heeft aangemaakt, verschijnt op het tabblad Activiteiten een paperclip om aan te tonen dat het tabblad in gebruik is. Let op: als de workflow-module binnen uw organisatie gebruikt wordt, beschikt u niet over het tabblad Activiteiten maar over een tabblad Workflow. Wij verwijzen u naar het hoofdstuk over workflows voor een uitleg van de werking van deze functie.
Contactpersoon toevoegen Bij een zakelijke relatie met een organisatie heeft u waarschijnlijk één of meer personen met wie u contact heeft. Om die reden heeft Decos D5 de mogelijkheid om de gegevens van contactpersonen aan een adresregistratie toe te voegen.
U wilt een bestaande contactpersoon aan een adresregistratie koppelen:
Selecteer in het Menu via het deelvenster Boeken een adresboek en open via de Lijst een adresregistratie;
Ga in het Registratiescherm naar het tabblad Contactpersonen en klik op Koppel. Het zoekscherm verschijnt;
46
Werken met Decos D5
Selecteer het gewenste Contactpersonenboek en vul een zoekterm in een van de velden. Druk op Enter;
Als de gewenste persoon gevonden is, plaatst u een vinkje voor de naam;
Klik in de knoppenbalk op Koppelen.
Als de contactpersoon nog niet geregistreerd is, krijgt u geen zoekresultaten. U maakt dan de zoekactie ongedaan en maakt een nieuwe Registratie aan.
Selecteer in het Menu via het deelvenster Boeken een adresboek en open via de Lijst een adresregistratie;
Ga in het Registratiescherm naar het tabblad Contactpersonen en klik op Nieuw. Het invoerscherm verschijnt;
Vul per veld de gegevens in en klik op Bewaren.
Contactpersoon ontkoppelen Om een registratie van een contactpersoon te ontkoppelen, doet u het volgende:
Open de juiste adresregistratie en ga in het Registratiescherm naar het tabblad Contactpersonen;
Selecteer de juiste contactpersoon en klik op Ontkoppelen;
Plaats een vinkje voor de contactpersoon en klik op Ontkoppelen;
De contactpersoon is nu niet meer gekoppeld aan de adresregistratie, maar is nog geregistreerd in Decos. U kunt de persoon eventueel koppelen aan een ander adres.
Document koppelen Een adres wordt vaak aan documenten gekoppeld, vooral aan poststukken. Dat gebeurt meestal bij het aanmaken van een nieuwe documentregistratie, maar kan ook gebeuren via het Registratiescherm van een adres. Als u in het Registratiescherm het tabblad Huidig adres heeft geselecteerd, en u ziet een paperclip bij het tabblad Documenten, dan betekent dit dat er documenten gekoppeld zijn. U kunt dan in de knoppenbalk van het Registratiescherm de optie Open bestand selecteren. U krijgt dan direct een overzicht van de documenten die aan dit adres gekoppeld zijn. Door het gewenste document aan te klikken, wordt het geopend.
47
Werken met Decos D5 Ook als u het tabblad Documenten selecteert, kunt u alle documenten zien die aan het desbetreffende adres zijn gekoppeld. Daarnaast kunt u vanaf dit tabblad een nieuwe koppeling met een documentregistratie maken of zelfs een nieuw document registreren.
Open de gewenste adresregistratie en ga in het Registratiescherm naar het tabblad Documenten;
Zorg dat u in het subtabblad geadresseerde bent (rechtsboven in het Registratiescherm) en klik op Koppel;
In het Registratiescherm verschijnt aan de linkerkant een lijst van bestaande documentboeken. Open het juiste boek en vink vervolgens één of meer documenten aan;
Klik op Koppelen om de koppeling tot stand te brengen. Op het tabblad Documenten verschijnt een paperclip ten teken dat het tabblad gegevens bevat en dus in gebruik is.
Op soortgelijke wijze kunt u documentregistraties ontkoppelen. Gebruik hiervoor de knop Ontkoppel. Wilt u op de hoogte blijven van alle documenten die gekoppeld worden aan een adresregistratie, dan klikt u in de knoppenbalk op RSS feed. U krijgt dan een melding zodra de inhoud van het document aangepast is. Om vanuit een adresregistratie een geheel nieuwe documentregistratie aan te maken, klikt u in plaats van Koppel op Nieuw en selecteert u vervolgens het documentboek waarin u een nieuw document wilt aanmaken. Zodra de nieuwe documentregistratie is bewaard, is deze aan het adres gekoppeld.
Dossier koppelen Het is mogelijk om in Decos D5 vanuit het adresboek een registratie te koppelen aan een dossier. Dat doet u onder het tabblad Dossiers. Selecteert u het tabblad, dan krijgt u het overzicht van de beschikbare dossiers. U kunt ook een nieuwe koppeling met een dossierregistratie maken of een nieuw dossier registreren.
48
Werken met Decos D5
Open de gewenste adresregistratie, ga in het Registratiescherm naar het tabblad Dossiers en klik op Koppel;
In het Registratiescherm verschijnt aan de linkerkant een lijst van bestaande dossierboeken. Open het juiste boek en vink vervolgens één of meer dossiers aan;
Klik op Koppelen om de koppeling tot stand te brengen;
De geselecteerde dossierregistraties zijn nu aan de adresregistratie gekoppeld. Op het tabblad Dossiers verschijnt een paperclip ten teken dat het tabblad gegevens bevat en dus in gebruik is.
U kunt op soortgelijke wijze dossierregistraties ontkoppelen. Gebruik hiervoor de knop Ontkoppel.
Om vanuit een adresregistratie een geheel nieuwe documentregistratie aan te maken, klikt u in plaats van Koppel op Nieuw en selecteert u vervolgens het dossierboek waarin u een nieuw dossier wilt aanmaken. Zodra de nieuwe dossierregistratie is bewaard, is deze aan het adres gekoppeld.
Mailingcode toevoegen Mailingcodes worden gebruikt om adresbestanden te maken van adressen van hetzelfde type. Zo kunt u de adressen van uw medewerkers bijvoorbeeld de mailingcode personeel meegeven, waardoor het uitdraaien van de adressen voor het personeelsblad daarmee aanzienlijk vergemakkelijkt. U kunt een adresregistratie aan meer dan één mailingcode koppelen. U gebruikt daarvoor het tabblad Mailingcodes.
49
Werken met Decos D5
Open de gewenste adresregistratie, ga in het Registratiescherm naar het tabblad Mailingcodes en klik op Koppel;
In het Registratiescherm verschijnt een lijst van bestaande mailingcodes. Vink één of meer mailingcodes aan en klik op Koppelen;
De geselecteerde mailingcodes zijn nu aan de adresregistratie gekoppeld.
Vanzelfsprekend kunt u op soortgelijke wijze mailingcodes ontkoppelen. Gebruik hiervoor de knop Ontkoppel.
Verwijderen van adresregistratie U kunt alleen registraties verwijderen als u daartoe rechten heeft. Deze rechten worden ingesteld in de Decos AdminTool.
Selecteer het juiste adres en ga in het Registratiescherm naar het tabblad Huidig Adres;
Klik op Verwijderen;
Ter controle verschijnt een melding waar u moet bevestigen dat u de adresregistratie echt wilt verwijderen. Klik op OK;
De adresregistratie is nu definitief verwijderd inclusief de koppelingen die onder de tabbladen waren vastgelegd.
Wilt u het adres verwijderen uit uw actieve adresboek, maar wilt u wel de koppelingen bewaren, dan kunt u het adres archiveren.
Contactpersoonboek Het contactpersoonboek biedt de mogelijkheid om de gegevens van contactpersonen aan één of meerdere adressen te koppelen. Dit kan handig zijn als uw bedrijf relaties onderhoudt met mensen die aan verschillende organisaties verbonden zijn.
50
Werken met Decos D5
Contactpersoon toevoegen Als een contactpersoon nog niet geregistreerd is, neemt u de volgende stappen:
Selecteer via het deelvenster Boeken het Contactpersonenboek en klik in de knoppenbalk van het Registratiescherm op Nieuw;
Het invoerscherm verschijnt en u kunt per veld de gegevens invullen;
Klik op Bewaren.
Contactpersoon lokaliseren in de Lijst Decos D5 bevat één contactpersoonboek waarin alle contactpersonen binnen het systeem gerangschikt staan. De lijst is op de eerste letter van de achternaam onderverdeeld, zodat u contactpersonen snel op naam kunt terugvinden.
51
Werken met Decos D5
Selecteer in het Menu het deelvenster Boeken -> Contactpersoonboek -> Contactpersonen;
Selecteer uit de uitklaplijst in de Lijst de eerste letter van de gezochte achternaam;
Druk op
Druk op Enter om alleen die namen te tonen die aan de zoekcondities voldoen.
en vul in het veld achternaam een deel van de naam in;
Adres koppelen of ontkoppelen Via het Contactpersoonboek kunt u de gegevens van een contactpersoon aan een adresregistratie koppelen.
Ga naar het tabblad Adressen en klik op Koppel om een nieuw adres voor de contactpersoon te selecteren;
Vink één of meer adressen aan en druk op Koppelen om de geselecteerde adressen aan de contactpersoon te verbinden.
52
Werken met Decos D5
Als een contactpersoon niet langer bij een organisatie werkt, kunt u de koppeling ongedaan maken. Hiervoor selecteert u het tabblad adressen. Vink het huidige adres aan en druk op Ontkoppelen om de koppeling op te heffen. Eventueel koppelt u de contactpersoon aan een nieuwe organisatie. Een contactpersoon kan verbonden zijn aan meer dan een organisatie. Uiteraard kunt u dan meerdere adressen koppelen aan de contactpersoon.
Contactpersoon zoeken Via de knop Adres-Contactpersoon opzoeken in de knoppenbalk van de Lijst kunt u snel contactpersonen zoeken door alle adresboeken. Deze knop is zowel in de Lijst van een Adresboek als van een Contactpersonenboek beschikbaar.
Selecteer een adresboek of Contactpersoonboek -> Contactpersonen;
Druk op het knopje
Druk op Enter om de resultaten weer te geven.
in de Lijst en voer de gewenste zoektermen in;
Contactpersoon wijzigen of verwijderen Om een registratie van een contactpersoon te wijzigen doet u het volgende:
Selecteer de gewenste contactpersoon in de Lijst;
Wijzig de gegevens in het Registratiescherm en klik op Bewaren.
Om een registratie van een contactpersoon te verwijderen doet u het volgende:
Selecteer de gewenste contactpersoon in de Lijst;
Klik in de knoppenbalk van het Registratiescherm op Verwijderen;
Ter controle verschijnt een melding waar u moet bevestigen dat u de registratie echt wilt verwijderen. Klik op OK;
53
Werken met Decos D5 De contactpersoon is nu definitief verwijderd inclusief de koppelingen die onder de tabbladen waren vastgelegd. Wilt u de contactpersoon verwijderen uit uw actieve Contactpersonenboek, maar wilt u wel de koppelingen bewaren, dan kunt u de contactpersoon archiveren.
Gegevens contactpersoon e-mailen U kunt vanuit Decos D5 contactpersoongegevens direct per e-mail versturen.
Selecteer de contactpersoon van wie u de gegevens wilt versturen zodat de gegevens zichtbaar zijn in het Registratiescherm;
Klik in de knoppenbalk van het Registratiescherm op E-mail;
In het e-mailscherm dat verschijnt, vult u het juiste e-mailadres in;
U kunt bij Gegevens een keuze maken tussen de gegevens die u wilt verzenden. De optie Alle registratiegegevens stuurt alle gegevens uit het Registratiescherm mee. U kunt ook kiezen voor het mailen van het volgnummer en de omschrijving of voor het mailen van een snelkoppeling;
In het tekstveld voert u de gewenste tekst in;
Klik op E-mail versturen om de e-mail te verzenden;
Het e-mailscherm sluit automatisch nadat u de e-mail heeft verzonden. Kiest u voor Annuleren, dan sluit het scherm zonder het bericht te versturen.
Documentboeken In Decos D5 registreert en beheert u documenten in documentboeken. U kunt bestanden aan documentregistraties toevoegen, adressen en documentcodes koppelen, etc.
54
Werken met Decos D5 Als u een document registreert, plaatst u de gegevens van het document in het gewenste documentboek, bijvoorbeeld Uitgaande stukken of Notulen.
Document registreren Een documentboek bevat documentregistraties. Elke documentregistratie kan adressen, bestanden, gekoppelde codes, acties, etc. bevatten. Om een nieuwe documentregistratie aan te maken, gaat u als volgt te werk.
Open in het Menu het deelvenster Boeken -> Documentboeken en vervolgens het Documentboek waarin u een document wilt registreren (in het voorbeeld Inkomende post). De inhoud van het documentboek wordt in de Lijst weergegeven;
Zorg dat in het Registratiescherm in het tabblad Huidig Document actief is en klik op Nieuw;
Vul per veld de gewenste gegevens in en klik op Bewaren;
De documentgegevens zijn nu geregistreerd. U kunt nu per tabblad extra informatie gaan toevoegen.
55
Werken met Decos D5 Hiermee selecteert u een waarde voor een veld uit een tabel Hiermee opent u een kalender om een datum te selecteren Hiermee koppelt u onder het tabblad Huidig Document snel adressen aan een registratie Om het registreren van documenten te vereenvoudigen kan de applicatiebeheerder diverse macro's instellen, bijvoorbeeld om een afhandelingsdatum te laten invullen op basis van de datum van registratie, of om een werkproces te koppelen op basis van een toegekende dossieromschrijving.
Rechten per document instellen Per gebruiker is in de Decos AdminTool aangegeven of men registraties mag toewijzen aan anderen. Iedere gebruiker bij wie dit recht is geactiveerd ziet onder een registratie een extra veld "Alleen zichtbaar voor". In dit veld kunnen via een uitklaplijst de gebruikers of gebruikersgroepen geselecteerd worden die de documentregistratie mogen inzien.
Uitgebreide inhoud toevoegen Notities of informatie die u bij een document wilt vastleggen maar waar geen veld voor is aangemaakt, kunt u kwijt onder het tabblad Uitgebreide Inhoud. Door op het tabblad te klikken verschijnt het volgende scherm:
Type de informatie in het tekstveld in;
Klik op Bewaren om de ingevoerde tekst op te slaan.
Nadat u de informatie heeft bewaard, verschijnt er een paperclip op het tabblad ten teken dat het tabblad gegevens bevat. Mocht een andere gebruiker het document selecteren, dan ziet deze aan de paperclip dat er extra informatie in de Uitgebreide Inhoud staat.
56
Werken met Decos D5 Adres koppelen Het koppelen van een adres aan een documentregistratie kan op verschillende manieren: Via de knop Koppel Adressen
Open via het deelvenster Boeken –> Documentboeken en kies vervolgens het juiste documentboek. De inhoud van het boek wordt in de Lijst weergegeven;
Selecteer de gewenste documentregistratie;
Klik voor het veld Bedrijfsnaam op de knop
. Links in het Registratiescherm verschijnt een
lijst met beschikbare adresboeken;
Open het juiste adresboek en vink vervolgens één of meer adressen aan;
Klik op Koppelen om de koppeling tot stand te brengen;
Het adres is nu gekoppeld aan uw documentregistratie.
Via het tabblad adressen
Open via het Menu het deelvenster Boeken –> Documentboeken en kies vervolgens het juiste documentboek. De inhoud van het boek wordt in de Lijst weergegeven;
Selecteer de gewenste documentregistratie en kies in het Registratiescherm het tabblad Adressen;
Open het juiste adresboek en vink vervolgens één of meer adressen aan;
Klik op Koppelen om de koppeling tot stand te brengen;
Het adres is nu gekoppeld aan uw documentregistratie.
Via de uitklaplijst achter het veld Bedrijfsnaam Het is ook mogelijk om de eerste letters van de bedrijfsnaam in te vullen in het veld. De applicatie geeft u de meest passende naam uit het adresboek dat het laatst gebruikt is. U kunt vervolgens de uitklaplijst selecteren voor de exacte gegevens. Om een adres daadwerkelijk te koppelen, vinkt u de checkbox achter het adresveld aan. Ook via de tab toets op uw toetsenbord wordt het geselecteerde adres aangevinkt.
57
Werken met Decos D5 Via de grote opzoektabel achter het veld Bedrijfsnaam Bovenstaande manieren geven aan hoe u een adres uit één adresboek kunt selecteren. Als meerdere adresboeken in gebruik zijn, dan kan het voorkomen dat u niet precies weet in welk adresboek het gezochte adres geregistreerd is. Onderstaande manier kan dan gebruikt worden.
Open via het Menu het deelvenster Boeken –> Documentboeken en kies vervolgens het juiste documentboek. De inhoud van het boek wordt in de Lijst weergegeven;
Selecteer de gewenste documentregistratie;
Klik voor het veld Bedrijfsnaam op de knop
. Links in het Registratiescherm verschijnt een
lijst met beschikbare adresboeken;
Onderaan staat de optie Toon alle adressen in het formulier; vink deze aan en klik op Koppelen;
U keert automatisch terug naar het Registratiescherm waar u de eerste letters van de bedrijfsnaam die u zoekt, kunt intikken in het veld achter de bedrijfsnaam;
De applicatie geeft u de meest passende naam uit alle adresboeken waar u rechten op heeft;
Om een adres daadwerkelijk te koppelen, vinkt u de checkbox achter het adresveld aan. Ook met behulp van de tabtoets op uw toetsenbord wordt het geselecteerde adres aangevinkt;
Als u gekozen heeft voor de optie Toon alle adressen in het formulier, dan beschikt u niet over een uitrollijst.
Deze instelling geldt voor u vervolgens overal, en wordt onthouden. Indien gewenst kan deze functionaliteit standaard ingesteld worden door uw applicatiebeheerder in de Decos AdminTool. Het doorzoeken van meerdere adresboeken kost uiteraard iets meer tijd dan het doorzoeken van één adresboek. Kiest u ervoor om één adresboek te doorzoeken waarbij u gebruik kunt maken van de uitrollijst, dan kunt u de optie Toon alle adressen weer uitvinken. Nadat u de koppeling tussen een document en een adres heeft gemaakt, verschijnt er een paperclip op het tabblad ten teken dat het tabblad gegevens bevat en dus in gebruik is.
Contactpersoon koppelen Doorgaans zijn er bij een adres ook contactpersonen bekend. Deze zijn dan gekoppeld via het Adresboek. Zodra u een dergelijk adres koppelt aan een documentregistratie zoals hierboven beschreven is, verschijnt automatisch een lijstje met de contactpersonen doe bij dit adres horen. Voorwaarde is uiteraard dat een veld Contactpersonen in het Registratiescherm aanwezig is. Via een uitrolpijltje kan de juiste contactpersoon geselecteerd worden. Ook is het mogelijk om de persoonlijke adresgegevens van een persoon te koppelen aan een documentregistratie.
58
Werken met Decos D5
Open via het Menu het deelvenster Boeken –> Documentboeken en kies vervolgens het juiste documentboek. De inhoud van het boek wordt in de Lijst weergegeven;
Selecteer de gewenste documentregistratie;
Klik voor het veld Bedrijfsnaam op de knop
. Links in het Registratiescherm verschijnt een
lijst met beschikbare adresboeken en contactpersoonboeken;
Open het juiste contactpersoonboek en vink vervolgens één of meer contactpersonen aan;
Klik op Koppelen om de koppeling tot stand te brengen;
De contactpersoon met privéadres is nu gekoppeld aan uw documentregistratie.
Het is ook mogelijk deze koppeling via het tabblad adressen tot stand te brengen.
Open via het Menu het deelvenster Boeken –> Documentboeken en kies vervolgens het juiste documentboek. De inhoud van het boek wordt in de Lijst weergegeven;
Selecteer de gewenste documentregistratie en kies in het Registratiescherm het tabblad Contactpersonen;
Open het juiste Contactpersoonboek en vink vervolgens één of meer contactpersonen aan;
Klik op Koppelen om de koppeling tot stand te brengen;
De contactpersoon is nu gekoppeld aan uw documentregistratie.
Gekoppelde bestanden Uiteenlopende soorten bestanden kunnen worden gekoppeld aan een documentregistratie. Via het tabblad Bestanden heeft u de mogelijkheid Worddocumenten, Excel-bestanden, Open-Office bestanden, afbeeldingen, e-mailberichten, gescande documenten, presentaties, etc. aan de registratie toe te voegen. In het onderstaande voorbeeld ziet u het tabblad Bestanden met gekoppelde documenten.
59
Werken met Decos D5
Open via het Menu het deelvenster Boeken –> Documentboeken en kies vervolgens het juiste documentboek. De inhoud van het boek wordt in de Lijst weergegeven;
Selecteer de gewenste documentregistratie en ga in het Registratiescherm naar het tabblad Bestanden;
Klik op Koppel. In het scherm dat verschijnt, selecteert u het gewenste bestand;
Door op Open te klikken wordt het bestand aan de registratie gekoppeld.
Nadat u de wijzigingen heeft bewaard, verschijnt er een paperclip op het tabblad ten teken dat het tabblad gegevens bevat en dus in gebruik is. U kunt vanaf het tabblad bestanden opdracht geven om de gekoppelde bestanden te printen. Hiervoor selecteert u de lijstweergave van de gekoppelde bestanden, vinkt u de bestanden aan die u wilt printen en klikt vervolgens op het printerlogo. De inhoud van de geselecteerde bestanden wordt vervolgens geprint. Op ieder gewenst moment kunt u de bestanden, die aan een registratie gekoppeld zijn, bekijken. Vanaf het tabblad Huidig document kiest u de knop Bestand openen. Het gekoppelde bestand wordt dan direct geopend. Hebt u meer dan één bestand gekoppeld aan de registratie, dan krijgt u een venster op uw scherm waarin u het gewenste bestand kunt aanklikken. Dit bestand wordt dan geopend. Wilt u geen van de getoonde bestanden bekijken, dan sluit u het venster af met Annuleren. Wilt u op de hoogte blijven van wijzigingen van bestanden, dan klikt u in de knoppenbalk van het Registratiescherm op RSS feed. U krijgt dan een melding zodra de inhoud van het bestand aangepast is. U kunt zelf kiezen waar u de melding ontvangt: in uw e-mailbox of in het Favorietencentrum van Internet Explorer. U hebt ook de mogelijkheid om de wijziginggeschiedenis van de gekoppelde bestanden te zien. Door in de knoppenbalk van het tabblad Huidig document op de knop Toon wijzigingsgeschiedenis kunt u precies zien wat de historie van een bestand is. In de knoppenbalk van het Registratiescherm beschikt u over de knop Toon miniatuurweergave. Als u hierop klikt, dan krijgt u rechts in het Registratiescherm verkleinde weergaven van de gekoppelde bestanden. U kunt dan snel een indruk krijgen van het gekoppelde bestand.
60
Werken met Decos D5
Document maken met documentsjabloon U kunt bij een documentregistratie onder het tabblad Bestanden een nieuw document maken door gebruik te maken van een documentsjabloon in MS Word of OpenOffice Writer. Documentsjablonen worden door de applicatiebeheerder aangemaakt in de Decos AdminTool.
Selecteer via het Menu het deelvenster Boeken –> Documentboeken en kies vervolgens het juist documentboek. De inhoud van het boek wordt in de Lijst weergegeven;
Selecteer de gewenste documentregistratie en ga in het Registratiescherm naar het tabblad Bestanden;
Klik op Nieuw en het invulscherm voor het nieuwe document verschijnt;
Vul de omschrijving in en selecteer een documentsjabloon uit de tabel;
Klik op Bewaren om het nieuwe document te maken;
MS Word of Open Office Writer wordt opgestart en het nieuwe document wordt aangemaakt. De voorgedefinieerde velden van het sjabloon zijn nu ingevuld met de gegevens uit het Registratiescherm;
Bewerk het document naar wens en sla het document op door op Bewaren te klikken. Het document dat u gemaakt heeft wordt in Decos bewaard bij de registratie die u geselecteerd heeft;
Als u het document opnieuw wilt openen of bewerken, klikt u onder het tabblad Bestanden in de lijstweergave op het bestandsnummer of de bestandsnaam. Het document wordt dan in Word of Writer geopend.
61
Werken met Decos D5
Let op: Als u niet alle documentsjablonen ziet in de uitklaplijst, heeft u waarschijnlijk onvoldoende rechten. Deze worden ingesteld door uw applicatiebeheerder. Het is mogelijk om rechten voor gebruikers en gebruikersgroepen in te stellen per sjabloon. Hierdoor bestaat de mogelijkheid om alleen de per boek relevante sjablonen aan te bieden.
Een HTML mailing versturen vanuit een documentregistratie Vanuit een documentregistratie kan een HTML e-mailing worden verstuurd. Daarbij worden de documentgegevens samengevoegd met de e-mail, en ontvangen alle contactpersonen die aan het document gekoppeld zijn, een e-mail. Onder de bestandentab van een documentregistratie staat de knop Verzend e-mailing. Als u op deze knop klikt, is het mogelijk om een mailing te kiezen en om het onderwerp van de e-mail, de afzender en een antwoordadres in te stellen.
62
Werken met Decos D5
Als deze gegevens ingevuld zijn, wordt met de knop E-mail versturen elke contactpersoon die aan de documentregistratie gekoppeld is een e-mail gestuurd. Voorwaarde is wel dat bij de contactpersoon een e-mailadres is ingevoerd.
Dossier koppelen Decos D5 biedt u de mogelijkheid uw documentregistraties te koppelen aan dossiers. Hierdoor kunt u documenten gestructureerd opslaan en op een juiste wijze digitaal archiveren. Dit gebeurt in het Registratiescherm onder het tabblad Dossiers.
Selecteer in het Menu het deelvenster Boeken -> Documentboeken en kies vervolgens het juiste documentboek;
63
Werken met Decos D5
Open via de Lijst een documentregistratie;
Ga in het Registratiescherm naar het tabblad Dossiers;
Klik op Koppel. Links in het Registratiescherm verschijnt nu een lijst met bestaande dossierboeken. Selecteer het juiste boek en vink daarna één of meer dossiers aan;
Klik op Koppelen. De koppeling is nu aangemaakt.
Nadat u een dossier heeft gekoppeld, zal er een paperclip op het tabblad verschijnen ten teken dat het tabblad gegevens bevat en dus in gebruik is. Omdat gebruikers vaak documenten aan het zelfde dossierboek koppelen, kan de applicatiebeheerder in de AdminTool aangegeven wat het standaard dossierboek voor een bepaalde gebruiker moet zijn. Zo kunnen bijvoorbeeld voor een P&O medewerker altijd de personeelsdossiers in de lijst van bestaande dossierboeken geselecteerd zijn. Vanaf deze plaats is het overigens ook mogelijk om een nieuw dossier aan te maken in ieder gewenst dossierboek. U klikt hiervoor in het Tabblad Dossiers niet op Koppel, maar op Nieuw. Vervolgens kunt u in het Registratiescherm een dossierboek selecteren en een nieuw dossier aanmaken. Zodra u op Bewaren klikt, is de koppeling met de documentregistratie van waaruit u werkt dan automatisch een feit. Als u de koppeling met een dossier ongedaan wilt maken, klikt u in het Registratiescherm onder het tabblad Dossiers op Ontkoppel. Vink de koppeling aan die u wilt verwijderen en klik op Ontkoppelen.
Acties toekennen U kunt aan documentregistraties acties koppelen. Deze acties worden toegekend aan één of meer behandelaars.
Selecteer in het Menu het deelvenster Boeken -> Documentboeken en kies vervolgens het gewenste documentboek. Open via de Lijst een documentregistratie;
Ga in het Registratiescherm naar het tabblad Activiteiten;
Klik op Nieuw en het invoerscherm verschijnt;
Vul de Actie, de Behandelaar en eventueel andere velden in;
U kunt ook een Standaard route instellen door op de knop Std route te klikken en de juiste route te kiezen;
Nadat u alle gewenste velden heeft ingevuld, klikt u op Bewaren om de gegevens op te slaan;
De actie wordt automatisch aan de door u gekozen behandelaar toegewezen en in diens actieve Openstaande stukkenlijst geplaatst.
64
Werken met Decos D5 Zodra u een actie heeft aangemaakt, verschijnt op het tabblad Activiteiten een paperclip om aan te tonen dat het tabblad in gebruik is. Om acties aan documentregistraties te koppelen, heeft u rechten nodig die de applicatiebeheerder in de AdminTool aan u kan toekennen. Let op: werkt u met de workflow module van Decos, dan beschikt u niet over een tabblad Activiteiten maar over het tabblad Workflow. In het hoofdstuk Werken met workflow leest u meer over de werking van deze functionaliteit.
Versiemanagement Decos D5 werkt standaard met versiebeheer. Als een document gekoppeld is aan een registratie in Decos, wordt dit in originele vorm bewaard en is voorzien van gegevens als auteur, datum en tijdstip waarop het gemaakt is. Wordt het origineel bewerkt of gewijzigd, dan slaat Decos deze bewerking automatisch op als nieuwe versie. Van de nieuwe versie wordt ook automatisch extra informatie opgeslagen zoals: naam van de gebruiker die de meest recente wijziging aanbracht, de datum en het tijdstip waarop dit gebeurd is. Op deze wijze blijft de historie van het document bewaard. Iedere nieuwe versie krijgt een nieuw volgnummer. Als u op het tabblad Huidig document staat, en u wilt een gekoppeld bestand openen, dan klikt u op de knop Open bestand. Er wordt dan automatisch de meest recente versie van het bestand geopend. Als u dit document bewerkt, dan wordt het automatisch als nieuwe versie (met nieuw nummer) opgeslagen. Als u op het tabblad Bestanden staat, kunt u via het uitrolpijltje achter Bestandsnaam de historie van het betreffende bestand inzien. De "oude" versies van een bestand zijn dan als een "Alleen lezen" versie te openen.
65
Werken met Decos D5
Check out - Check in (werkdocument) Deze functionaliteit biedt de mogelijkheid om een documentregistratie te bewerken zonder dat een andere gebruiker tussentijds wijzigingen kan aanbrengen. Dit kan van pas komen bij het aanpassen van een gekoppeld document waarvan de inhoud pas beschikbaar mag komen voor andere gebruikers als het volledig af is. Het is voor andere gebruikers niet mogelijk om uitgecheckte documenten of dossiers te bewerken. Ook is het niet mogelijk dossiers of documenten te koppelen aan uitgecheckte documenten of dossiers. De check out - check in functionaliteit is een gebruikersrecht dat toegekend wordt door de applicatiebeheerder. Een gebruiker die dit recht krijgt, treft in de openstaande stukkenlijst twee nieuwe mappen aan, namelijk werkdocumenten en werkdossiers. In de map Werkdocumenten worden alle individueel uitgecheckte documentregistraties geplaatst, in de map Werkdossiers worden alle uitgecheckte dossiers geplaatst. Het wijzigen van aan dossiers
66
Werken met Decos D5 gekoppelde documentregistraties met eventueel gekoppelde Worddocumenten vindt in dit geval plaats vanuit de map Werkdossiers.
Open in het Menu het deelvenster Boeken -> Documentboeken en kies vervolgens het gewenste Documentboek;
Selecteer in de Lijst het juiste document;
Kies in de knoppenbalk van het Registratiescherm de optie Uitchecken
Onder de knoppenbalk van het Registratiescherm verschijnt nu de melding: U heeft dit
;
document uitgecheckt, het kan niet door anderen gewijzigd worden;
Andere Decos-gebruikers zien de melding: U kunt dit document niet wijzigen, het is uitgecheckt door
;
Na bewerking van het document kiest u in de knoppenbalk van het Registratiescherm voor de optie Inchecken
. Het document is dan weer beschikbaar voor andere gebruikers.
Brief maken De knop Brief biedt u de mogelijkheid om snel een Word- of Writerdocument aan te maken vanaf het hoofdscherm van een documentregistratie. De applicatiebeheerder moet per gebruiker het recht toekennen om deze functie te gebruiken en per boek een standaardsjabloon toewijzen. Beide zaken worden in de Decos AdminTool ingesteld.
Klik in het hoofdscherm van een documentregistratie op de knop Brief;
Er wordt meteen een Word- of Writerdocument aangemaakt en geopend. De door u geregistreerde gegevens zijn meteen verwerkt in de brief;
Bewerk het document naar wens en sluit af met Bewaren. Het gewijzigde document is dan direct gekoppeld aan de registratie in Decos.
Als u het document opnieuw wilt openen, selecteert u het tabblad Bestanden en klikt vervolgens op het bestandsnummer of de bestandsnaam. Het document wordt dan in MS Word of OpenOffice Writer geopend.
Label maken De Label knop biedt u net als de knop Brief de mogelijkheid om met één druk op de knop een document aan te maken. Labelbestanden zijn echter tijdelijke bestanden, die niet automatisch worden opgeslagen.
67
Werken met Decos D5 De applicatiebeheerder kan in de Decos AdminTool per gebruiker een documentsjabloon selecteren dat als Labelsjabloon gebruikt moet worden.
Scans koppelen Ook scans kunt u koppelen aan de documentregistratie. U kunt met een netwerkscanner direct in Decos D5 scannen, of een andere (twain of ISIS) scanner bedienen via Decos Document - work station.
Scannen via een netwerkscanner gaat als volgt:
Meldt u aan op de netwerkscanner (uw applicatiebeheerder kan dat voor u instellen) en scan het document;
Open via het Menu het deelvenster Boeken –> Documentboeken en vervolgens het juiste documentboek. De inhoud van het boek wordt in de Lijst weergegeven;
Selecteer de gewenste documentregistratie en ga in het Registratiescherm naar het tabblad Bestanden;
Klik in de knoppenbalk van het Registratiescherm op Scan. De scans worden automatisch aan de documentregistratie gekoppeld.
Nadat u een scan heeft gekoppeld, verschijnt er een paperclip op het tabblad. Dit betekent dat het tabblad gegevens bevat en dus in gebruik is.
Scans bekijken Er zijn twee manieren om opgeslagen scans in Decos D5 te bekijken. U hebt de mogelijkheid om de scans in kleine uitvoering op uw scherm te krijgen door op de knop Toon miniatuurweergave te klikken. Naast de gegevens in het registratiescherm verschijnt dan een weergave van de gekoppelde scan.
68
Werken met Decos D5 Een andere manier is door gebruik te maken van een scan viewer. U kunt in Decos D5 de scans met meerdere typen viewers bekijken. Dit wordt door de systeembeheerder ingesteld. U kunt overigens de scans die via Decos Document - work station aan de registratie gekoppeld zijn, ook vanuit Decos D5 raadplegen. PNG Scanviewer
Klik op de bestandsnaam van een scan. De scan viewer opent in een nieuw venster. U ziet rechts de eerste pagina en links een verkleinde weergave van de eerste 3 pagina's;
De verkleinde pagina die links aangeklikt wordt, wordt rechts weergegeven. Gebruik de knoppen
om door de overige pagina's te bladeren;
U kunt de rechts weergegeven pagina vergroten, verkleinen en roteren door middel van de knoppen bovenin het rechterpaneel;
Eén pagina afdrukken gaat snel door op het printknopje te drukken dat zichtbaar wordt als u de muis boven de pagina houdt (Internet Explorer 6.0 of hoger);
Klik op het knopje
om de scan in Adobe Reader te openen. Dit is handig voor het snel
bladeren door grote scans of als u het hele document in een keer wilt printen. Adobe Reader Als de Adobe Reader als scanviewer ingesteld staat, wordt deze gestart met de scan als PDF weergave wanneer u op de bestandsnaam van een scan klikt.
Kleurenscans In Decos D5 is het mogelijk om kleurenscans op te slaan. Omdat kleurenscans worden opgeslagen als JPG-formaat is de benodigde schijfruimte beperkt.
69
Werken met Decos D5
OCR-en van scans Decos D5 biedt u de mogelijkheid een gescand document als OCR op te slaan zodat er een doorzoekbaar tekstbestand van wordt gemaakt. Om gebruik te maken van deze optie moet er OCR-software geïnstalleerd te zijn op uw PC of op de server. Als deze software aanwezig is, is dat te zien aan het notitieveld onderaan het Registratiescherm in het tabblad Bestanden. Overigens is dit alleen op het tabblad te zien in de weergave Invoerscherm en niet in de Lijstweergave.
Zodra u de gescande bestanden heeft gekoppeld aan de documentregistratie komt de tekst van de scan als platte tekst in het veld Notities te staan. Om de tekst op te slaan klikt u op Bewaren. De mogelijkheid tot OCR-en wordt zowel voor TIFF-bestanden als voor gescande DSC-bestanden toegepast.
Sticky notes en markeringen op scans aanbrengen Binnen de scanmodule van Decos D5 is het mogelijk om op scans memoblaadjes (ook wel sticky notes genaamd) te plakken. Hiermee kunt u bijvoorbeeld een collega attenderen op een bepaal deel van de scan. Ook kunt u een bepaald tekstblok markeren en er zo extra aandacht op vestigen.
70
Werken met Decos D5 Sticky notes toevoegen doet u in de PNG scanviewer. Het bekijken ervan kan ook als de scans in Adobe Reader geopend worden en hetzelfde geldt voor de markeringen. U kunt deze toevoegingen later altijd weer ongedaan maken.
Kopie maken U kunt een kopie maken van een documentregistratie. Dat kan gemakkelijk zijn als u bijvoorbeeld een inkomende brief heeft ontvangen en u een reactie daarop wilt versturen. We gaan er in de onderstaande beschrijving van uit dat de inkomende brief geregistreerd is in het documentboek Inkomende post en dat u de reactie erop in Uitgaande post wilt registreren.
Selecteer in het Menu het deelvenster Boeken -> Documentboeken en kies vervolgens het documentboek waarin de nieuwe registratie moet komen. In ons voorbeeld is dat Documenten uit;
Klik in de knoppenbalk van het Registratiescherm op Kopie van;
71
Werken met Decos D5
Links in het Registratiescherm verschijnt een lijst met bestaande documentboeken. Open het documentboek waar de registratie in staat die gekopieerd moet worden(Inkomende post);
Zoek vervolgens de registratie waar u een reactie op wilt sturen;
Op het tabblad Documenten is een paperclip verschenen. Dit betekent dat er gegevens aanwezig zijn. Selecteert u dit tabblad Documenten, dan ziet u aan de rechterzijde twee sub-tabbladen: Kopieën en Origineel. Het sub-tabblad Origineel is voorzien van een paperclip. Dit betekent niet alleen dat er gegevens aanwezig zijn, maar in dit specifieke geval geeft het de koppeling naar de originele registratie weer. Indien gewenst kunt u op de koppeling klikken om zo direct de originele registratie op uw scherm te krijgen. In het documentboek Inkomende post is nu bij het tabblad Documenten ook een paperclip zichtbaar geworden. Als u dit tabblad selecteert, ziet u ook hier twee sub-tabbladen: Kopieën en Origineel. Het sub-tabblad Kopieën is in dit geval voorzien van een paperclip en bevat informatie die verwijst naar de kopie die u zojuist gemaakt heeft van de inkomende brief. Indien gewenst kunt u op de koppeling klikken om zo direct de kopie van de registratie te gaan. Op een sub-tabblad Origineel kan maximaal één registratie gekoppeld zijn. Er kan immers maar één origineel zijn. Op het sub-tabblad Kopieën zijn meerdere koppelingen mogelijk. Nadat u een registratie van de uitgaande brief op de hierboven beschreven manier heeft gemaakt, kunt u ook de brief zelf vanuit Decos maken. Dit is beschreven in het hoofdstuk Document maken met een documentsjabloon en in het hoofdstuk Brief maken.
72
Werken met Decos D5 Documentcode koppelen Documentcodes worden gebruikt om selecties te kunnen maken van vergelijkbare documenten. Inkomende documenten kunt u op die manier bijvoorbeeld een code geven per afdeling zodat gemakkelijk een selectie gemaakt kan worden uit het documentboek Inkomende post. Gebruikt men de Publicatiemodule van Decos, dan worden documentcodes gebruikt om de geselecteerde documenten met één druk op de knop op een website te plaatsen.
Selecteer in het Menu het deelvenster Boeken -> documentboeken en kies vervolgens het gewenste documentboek;
Open via de Lijst een documentregistratie;
Ga in het Registratiescherm naar het tabblad Codes#;
Klik op Koppel en in het Registratiescherm wordt de lijst met Documentcodes geopend;
Vink de gewenste documentcode aan en klik op Koppelen;
De koppeling is nu aangemaakt.
Als u de koppeling ongedaan wilt maken, klikt u in het Registratiescherm in de knoppenbalk van het tabblad Codes# op Ontkoppel. Vink de koppeling aan die u wilt verwijderen en klik op Ontkoppelen. Tijdens het koppelen of ontkoppelen van documentcodes kunt u met de knop Wis Selectie in één keer de selectie van aangevinkte codes wissen.
Thesaurusterm koppelen Met een thesaurus kunt u structuur aanbrengen binnen documenten en dossiers. U kunt alle relevante stukken over een bepaald onderwerp of van een bepaalde classificatiecode terugvinden via de thesaurus. Het koppelen en ontkoppelen van thesaurustermen is een recht dat de applicatiebeheerder u toegekend heeft.
Ga in het Registratiescherm naar het tabblad Thesaurus en klik op Koppel;
U kunt systematisch naar thesaurustermen zoeken door via de [+]-knopjes delen van de linker boomstructuur zichtbaar te maken tot u de gewenste term in beeld heeft;
Als u klikt op de tekst van de term wordt deze automatisch in de lijst van te koppelen termen rechts gezet en aangevinkt;
Als u niet precies weet waar de te gebruiken term zich in de thesaurus bevindt, kunt u ook op tekst zoeken door één of meer zoekwoorden in de velden boven de lijst rechts in te vullen en op Enter te drukken;
73
Werken met Decos D5
Thesaurustermen die u zo vindt, worden ook in de lijst geplaatst, maar niet automatisch aangevinkt. Dit kunt u handmatig doen;
Vink in de lijst rechts alleen die termen aan die u daadwerkelijk wil koppelen en klik vervolgens op Koppelen. De gekozen thesaurustermen zijn nu aan de huidige documentregistratie gekoppeld.
Voorkeurstermen en niet voorkeurstermen Om te voorkomen dat medewerkers verschillende termen toekennen voor dezelfde begrippen of een andere schrijfwijze hanteren, wordt gewerkt met voorkeurstermen en niet voorkeurstermen. Als een term niet de voorkeur heeft, ziet u dat aan de toevoeging gebruik achter de term. Als u bijvoorbeeld zoekt op het woord Crèches, staat in de thesaurus vermeld: Crèches (gebruik KINDERDAGVERBLIJVEN). Als u de niet voorkeursterm Crèches selecteert en vervolgens op Koppelen klikt, dan wordt automatisch de term Kinderdagverblijven gebruikt.
Het beheren van de thesaurus gebeurt in de Decos AdminTool.
Documentgegevens e-mailen
Om een e-mail te verzenden vanuit Decos D5 klikt u in de knoppenbalk van het Registratiescherm op E-mail. Het e-mailscherm van de applicatie verschijnt;
Vul het e-mailadres van de geadresseerde in;
Vul het 'E-mail CC' veld in als u iemand anders een kopie van de e-mail wilt sturen;
74
Werken met Decos D5
Vul het veld 'Antwoord adres' in als u een vast adres wilt gebruiken. De eventuele reactie van de geadresseerde zal op dit ingevulde e-mailadres binnenkomen;
Geef bij Gegevens aan of u alle registratiegegevens wilt versturen, alleen het volgnummer en de omschrijving of een snelkoppeling naar de registratie in Decos;
Als er een bestand is gekoppeld aan de registratie, heeft u de keuze uit drie manieren van verzenden. Achter Bestanden kunt u kiezen uit niet meezenden, bijsluiten of het verzenden van een snelkoppeling naar het bestand. In dat laatste geval kan de ontvanger via de snelkoppeling direct het gewenste bestand openen in Decos D5. ;
Als u niet alle gekoppelde bestanden mee wilt sturen, kunt u via Selecteer bestanden uw keuze aanvinken;
Onderaan kunt u de optie Stuur mij een kopie aanvinken zodat ook u een kopie van het verstuurde document krijgt;
Klik tot slot op E-mail versturen om de e-mail te verzenden.
Het versturen van een snelkoppeling gebruikt u als u een e-mail binnen uw eigen organisatie verstuurd. Uw collega's kunnen dan direct de registratie in Decos openen. Stuurt u een bericht extern, dan kiest u voor bijsluiten van de bestanden. De registratie wordt dan als bijlage verstuurd en kan vanaf iedere locatie geopend worden.
75
Werken met Decos D5 Documentboek indelen in blokken Het doorzoeken van een documentboek kan via de filterbalk gebeuren. Echter, documentboeken waarin vele duizenden documenten geregistreerd zijn, kunnen voor een wat mindere performance zorgen. Om dit te vermijden kan de applicatiebeheerder in de Decos AdminTool het documentboek opdelen in blokken. Het betreft hier geen werkelijke opdeling, want de documenten blijven in hetzelfde boek geregistreerd staan. Het doorzoeken van het documentboek gaat echter veel sneller, omdat niet het gehele boek doorzocht wordt maar slechts een gedeelte. Als het boek is opgedeeld in blokken, is naast de knoppenbalk van de Lijst een tabel met uitrolpijltje zichtbaar. De tabel komt overeen met blokken van volgnummers. U selecteert via het uitrolpijltje het gewenste nummerblok. Vervolgens voert u in de filterbalk extra zoekgegevens in en druk op Enter. Er wordt nu een zoekopdracht uitgevoerd in het gekozen deel van het documentboek wat aanzienlijk sneller gaat dan wanneer u het volledige documentboek had moeten doorzoeken.
Dossierboeken Documenten die met een project of zaak te maken hebben, kunt u in een dossier plaatsen. Hiermee vergemakkelijkt u het projectmatig werken, het gestructureerd opslaan en ook de archivering van uw stukken. Deze dossiers in Decos D5 kunnen niet alleen dossiers van elektronische bestanden zijn, maar ook een verzameling metagegevens van uw fysieke archief.
76
Werken met Decos D5
De applicatiebeheerder maakt in de Decos AdminTool een dossierboek, waarin dossiers van vergelijkbare inhoud worden geregistreerd.
Dossier aanmaken Een dossierboek bevat een aantal dossiers. Voor elk dossier dat u aanmaakt, kunt u gegevens registreren, notities toevoegen, adressen en contactpersonen koppelen, acties toekennen en documenten koppelen. Een dossier wordt als volgt aangemaakt:
Open in het Menu het deelvenster Boeken -> Dossierboeken en kies vervolgens het gewenste Dossierboek;
De inhoud van het boek wordt in de Lijst weergegeven;
Zorg dat u in het tabblad Huidig Dossier werkt en klik op Nieuw;
Vul de gewenste gegevens in;
Na het invullen van de gegevens klikt u op Bewaren;
Het nieuwe dossier is aangemaakt.
77
Werken met Decos D5
Om het registreren van dossiers te vereenvoudigen kan de applicatiebeheerder diverse macro's instellen, bijvoorbeeld om een vernietigingsdatum te laten invullen op basis van de bewaartermijn, of om een mapnummer te laten berekenen op basis van de gebruikte classificatiecode.
Uitgebreide inhoud toevoegen Notities of informatie die bij een dossier horen maar waar geen veld voor is aangemaakt, kunt u kwijt onder het tabblad Uitgebreide Inhoud. U vindt het tabblad naast dat van Huidig Dossier. Door erop te klikken verschijnt het volgende scherm.
Open in het Menu het deelvenster Boeken -> Dossierboeken en kies vervolgens het gewenste Dossierboek;
Selecteer in de Lijst het juiste dossier;
Zorg dat u in het tabblad Uitgebreide Inhoud werkt;
Voeg de gewenste informatie in het tekstveld toe;
Klik op Bewaren om de informatie op te slaan.
78
Werken met Decos D5 Nadat u de informatie heeft bewaard, verschijnt er een paperclip op het tabblad ten teken dat het tabblad gegevens bevat en dus in gebruik is. Mocht een andere gebruiker het dossier selecteren dan zal deze aan de paperclip zien dat er extra informatie in de Uitgebreide Inhoud staat.
Adres koppelen Het koppelen van een adres aan een dossier gaat als volgt:
Open in het Menu het deelvenster Boeken -> Dossierboeken en kies vervolgens het gewenste Dossierboek;
Selecteer in de Lijst het juiste dossier;
Ga in het Registratiescherm naar het tabblad Adressen en klik op Koppel;
Links in het Registratiescherm verschijnen de bestaande adresboeken;
Open het juiste boek en selecteer het gewenste adres door er een vinkje voor te plaatsen;
Klik op Koppelen en de koppeling met het adres is nu een feit.
Om een adres te ontkoppelen klikt u in het Registratiescherm onder het tabblad Adressen op Ontkoppel. Vink de adressen aan die u wilt verwijderen en klik op vervolgens Ontkoppelen. Nadat u een adres heeft gekoppeld, verschijnt er een paperclip op het tabblad ten teken dat het tabblad gegevens bevat en dus in gebruik is. Het is ook mogelijk om contactpersonen aan een dossier te koppelen. Nadat u een adres heeft gekoppeld, krijgt u de bijbehorende contactpersonen te zien. Vink de gewenste personen aan en klik op Koppel. Eventueel kunt u op dossierniveau aangeven wat de functie van de contactpersoon in relatie tot het dossier is. Zo kunt u bijvoorbeeld aangeven een persoon als contractant betrokken is bij een dossier. U kunt dan ook aangeven voor welke periode deze relatie geldig is.
79
Werken met Decos D5
Acties toekennen U kunt vanuit een dossierregistratie acties toekennen aan één of meer behandelaars. Daar hebt u wel rechten voor nodig, deze zijn door de applicatiebeheerder in te stellen via de Decos AdminTool.
Open in het Menu het deelvenster Boeken -> Dossierboeken en selecteer vervolgens het gewenste Dossierboek.
Kies in de Lijst het juiste dossier;
Ga in het Registratiescherm naar het tabblad Activiteiten en klik op Nieuw;
Kies de actie en de behandelaar uit de tabel;
Stel eventueel de Standaard Route in en vul de aanvullende gegevens in;
Klik tot slot op Bewaren;
De nieuw aangemaakte actie zal automatisch in de Openstaande stukken van de desbetreffende behandelaar worden geplaatst.
Let op: Als u werkt met de Workflow-module van Decos, dan heeft u geen tabblad Activiteiten maar een tabblad Workflow. In het hoofdstuk Workflow vindt u een uitgebreide uitleg over het werken met workflow.
Document koppelen Decos D5 biedt u de mogelijkheid om documenten aan een dossier te koppelen.
80
Werken met Decos D5
Open in het Menu het deelvenster Boeken -> Dossierboeken en kies het gewenste Dossierboek;
Selecteer vervolgens in de Lijst het juiste dossier;
Ga in het Registratiescherm naar het tabblad Documenten en klik op Koppel;
Links in het Registratiescherm verschijnen de bestaande documentboeken;
Open het juiste boek en vink het desbetreffende document aan;
Klik op Koppelen.
Om een document te ontkoppelen klikt u in het Registratiescherm onder het tabblad Documenten op Ontkoppel. Vink de documenten aan die u wilt verwijderen en klik vervolgens op Ontkoppelen. Nadat u de gegevens heeft bewaard, verschijnt er een paperclip op het tabblad ten teken dat het tabblad gegevens bevat en dus in gebruik is. Vanaf het tabblad documenten kunt u overigens ook direct een nieuwe documentregistratie aanmaken. Klik hiervoor in plaats van op Koppel op de knop Nieuw. Kies uit de lijst documentboeken die in het Registratiescherm verschijnt het documentboek waarin u een nieuw document wilt plaatsen. In het registratiescherm kunt u nu de gegevens voor het nieuwe document invoeren. De koppeling met het dossier van waaruit u werkt is dan ook meteen gemaakt. Vanuit het registratiescherm van het dossier (tabblad huidig dossier) kunt u direct de gekoppelde documenten openen. Klik hiervoor op de knop Open bestand. In het scherm dat verschijnt krijgt u een overzicht van de gekoppelde documenten. Door op de gewenste naam te klikken, wordt het document geopend. Wilt u op de hoogte blijven van alle documenten die gekoppeld worden aan een dossier, dan klikt u in de knoppenbalk van het tabblad Documenten op RSS feed. U krijgt dan een melding zodra de inhoud van het dossier gewijzigd wordt.
81
Werken met Decos D5 Verwijderen van een dossier inclusief gekoppelde documenten Een dossier kan verwijderd worden door in de knoppenbalk van het Registratiescherm op de knop Verwijderen te klikken. De dossierregistratie inclusief alle koppelingen wordt dan verwijderd. Het kan wenselijk zijn om niet alleen de dossierregistratie met de koppelingen te verwijderen, maar ook de registratie van de gekoppelde documenten. Als bijvoorbeeld de bewaartermijn van een dossier verstreken is, wilt u het dossier inclusief alle documenten verwijderen. Dit recht wordt door de applicatiebeheerder ingesteld in de Decos AdminTool. Het vernietigen van een dossier met inhoud is wel aan een paar regels gebonden:
De betreffende documenten mogen niet aan een ander dossier gekoppeld zijn.
U dient verwijderrecht te hebben op de gekoppelde documenten.
Als u het dossier vernietigt, krijgt u een scherm te zien waarin wordt gemeld hoeveel documenten wel en niet verwijderd gaan worden.
Rechten per dossier instellen U kunt rechten instellen per individueel dossier, ongeacht de ingestelde toegangsrechten op het dossierboek waarin het dossier zich bevindt. Per gebruiker wordt in de Decos AdminTool aangegeven of deze gebruiker registraties mag toewijzen aan anderen. Een gebruiker bij wie dit recht is geactiveerd ziet onder iedere registratie een extra veld. In dit veld kunt u via de uitklaplijst de gebruikers of gebruikersgroepen selecteren die het dossier mogen inzien.
Tabs instellen Als u veel documenten koppelt aan een dossier kan het lastig zijn om snel het gewenste document in het dossier te selecteren. U kunt gebruik maken van de filteroptie, maar Decos D5 biedt u ook de mogelijkheid te werken met tabs binnen dossiers. Daarmee organiseert u de documentregistraties binnen een dossier. In onderstaand voorbeeld is het dossier Riolering onderverdeeld in vier tabs: 4184 EE - 4184 ED 4184 EG - 4184 EH.
82
Werken met Decos D5
Tabs toevoegen, wijzigen en verwijderen Tabs toevoegen
Open een dossierboek in het Menu via het deelvenster Boeken -> Dossierboeken;
Selecteer vervolgens in de Lijst een dossier;
Ga in het Registratiescherm naar het tabblad Documenten en zorg ervoor dat enkele documenten al zijn gekoppeld;
Klik op de Gereedschapbutton in de knoppenbalk van het Registratiescherm. Er verschijnt een nieuw scherm;
Vul in het veld Nieuwe tab de gewenste naam in en klik daarna op Toevoegen. Onderaan het scherm verschijnt een lijst met beschikbare tabs;
83
Werken met Decos D5
Klik zodra u alle tabs heeft ingevuld op Sluiten. In het Registratiescherm ziet u in de uitklaplijst rechts bovenin de nieuwe tabs staan.
Tabs wijzigen
Vul in het veld achter de betreffende tab een Nieuwe naam in;
Klik op de knop Bijwerken om de wijziging door te voeren.
Tabs verwijderen
Om tabs te verwijderen klikt u op de Gereedschapbutton in de knoppenbalk van het Registratiescherm;
Vink de tab(s) aan die u wilt verwijderen en klik op Wissen;
De geselecteerde tabs zijn verwijderd.
Standaardtabs Binnen een dossierboek worden regelmatig dezelfde tabbladen aan dossiers toegevoegd. Om dit proces te stroomlijnen bestaat de mogelijkheid om standaard dossiertabs aan te maken. Deze bestaan uit één of meerdere door u gekozen tabbladen. Door het selecteren van een bepaalde standaardtab worden al deze tabbladen aan het dossier gekoppeld. U kunt met behulp van standaardtabs een structuur aanbrengen binnen uw dossiers. Het aanmaken van standaard dossiertabs wordt gedaan in het deelvenster Beheer via Systeem -> Standaard dossiertabs.
Koppelen van standaard tabs
Open via het Menu het deelvenster Boeken -> Dossierboeken en kies het gewenste dossierboek;
Selecteer vervolgens in de Lijst het dossier;
Ga naar het tabblad Documenten;
Klik op de Gereedschapbutton in de knoppenbalk van het Registratiescherm. Er verschijnt een nieuw scherm;
Via het uitrolpijlje achter het veld Standaard tabs toevoegen kunt u de gewenste tab selecteren. In ons voorbeeld is dat Personeelsdossiers. U kunt desgewenst door op de link toon tabs te drukken de omschrijvingen van de diverse tabbladen inzien;
Door op de knop Toevoegen te drukken koppelt u structuur van de standaardtabs aan het dossier. Op het tabblad Documenten kunt u via het uitrolpijltje aan de rechterzijde van het scherm de toegevoegde tabs zien.
84
Werken met Decos D5
Documenten indelen in tabs Zodra er documenten gekoppeld zijn aan een dossier, ziet u in het Registratiescherm onder het tabblad Documenten de knop waarmee u de tabs kunt weergeven of verbergen. Deze knop bevindt zich niet in de knoppenbalk maar voor de kolomnamen.
Document koppelen aan dossier en tab U kunt meerdere documenten aan een dossier koppelen en ze direct onder de juiste tab plaatsen.
Selecteer in het Registratiescherm het tabblad Documenten;
85
Werken met Decos D5
Kies in de uitklaplijst de gewenste tab, bijvoorbeeld Verlof. U ziet nu alleen de documenten die aan de tab Verlof zijn gekoppeld;
Klik nu op Koppel en selecteer een of meer documenten die u wilt koppelen aan dossier én tab;
Klik op Koppelen en de documenten zijn in het dossier aan de tab Verlof gekoppeld.
Inhoud van een tab inzien Om een overzicht te krijgen van de documenten die aan een bepaalde tab gekoppeld zijn, selecteert u rechtsboven in het Registratiescherm de gewenste tab uit de uitklaplijst.
In het Registratiescherm worden dan alleen die documenten worden getoond die aan de desbetreffende tab zijn gekoppeld. Met de optie krijgt u een compleet overzicht van alle documenten die aan het dossier gekoppeld zijn. Met de optie krijgt u het overzicht van documenten uit dit dossiers die niet aan een tabblad gekoppeld zijn.
Check out - Check in (werkdossier) Deze functionaliteit biedt de mogelijkheid om een dossierregistratie te kunnen bewerken zonder dat een andere gebruiker tussentijds wijzigingen kan aanbrengen. Dit kan van pas komen bij het aanpassen van een gekoppeld document waarvan de inhoud pas beschikbaar mag komen voor andere gebruikers nadat het volledig af is. Het is voor andere gebruikers niet mogelijk om uitgecheckte documenten of dossiers te bewerken. Ook is het niet mogelijk dossiers of documenten te koppelen aan uitgecheckte documenten of dossiers. De check out - check in functionaliteit is een gebruikersrecht dat toegekend wordt door de applicatiebeheerder. Een gebruiker die dit recht krijgt, beschikt in de openstaande stukkenlijst twee extra mappen, namelijk werkdocumenten en werkdossiers.
86
Werken met Decos D5
In de map Werkdocumenten worden alle individueel uitgecheckte documentregistraties geplaatst, in de map Werkdossiers worden alle uitgecheckte dossiers geplaatst. Het wijzigen van aan dossiers gekoppelde documentregistraties met eventueel gekoppelde Worddocumenten vindt in dit geval plaats vanuit de map Werkdossiers.
Open in het Menu het deelvenster Boeken -> Dossierboeken en kies het gewenste Dossierboek;
Selecteer in de Lijst het juiste dossier;
Kies in de knoppenbalk van het Registratiescherm de optie Uitchecken;
Onder de knoppenbalk van het Registratiescherm verschijnt nu de melding: U heeft dit dossier uitgecheckt, het kan niet door anderen gewijzigd worden;
Andere Decos-gebruikers zien de melding: U kunt dit dossier niet wijzigen, het is uitgecheckt door ;
Na bewerking van het dossier kiest u in de knoppenbalk van het Registratiescherm voor de optie Inchecken. Het dossier is dan weer beschikbaar voor andere gebruikers.
Thesaurusterm koppelen Met een thesaurus kan er structuur worden aangebracht binnen documenten en dossiers. Door gebruik te maken van een thesaurus kunt u alle relevante stukken over een bepaald onderwerp, of van een bepaalde classificatiecode terugvinden. Of u thesaurustermen mag (ont-)koppelen hangt af van de rechten die de applicatiebeheerder u toegekend heeft.
Ga in het Registratiescherm naar het tabblad Thesaurus en klik op Koppel;
U kunt systematisch naar thesaurustermen zoeken door via de [+]-knopjes delen van de boomstructuur links zichtbaar te maken tot u de gewenste term in beeld heeft;
87
Werken met Decos D5
Klik op de tekst van de term;
Deze wordt in de lijst van te koppelen termen rechts gezet en automatisch aangevinkt;
Als u niet precies weet waar de te gebruiken term zich in de thesaurus bevindt, zoekt u op tekst door één of meer zoekwoorden in de velden boven de lijst rechts in te geven;
Thesaurustermen die u zo vindt worden in de lijst geplaatst maar niet automatisch aangevinkt;
Vink in de lijst rechts alleen die termen aan die u daadwerkelijk wilt koppelen en klik dan op Koppelen. De gekozen thesaurustermen zijn nu aan het huidige dossier toegevoegd.
Voorkeurstermen en niet voorkeurstermen Om te voorkomen dat medewerkers verschillende termen toekennen voor dezelfde begrippen of een andere schrijfwijze hanteren, wordt gewerkt met voorkeurstermen en niet voorkeurstermen. Als een term niet de voorkeur heeft, ziet u dat aan de toevoeging gebruik achter de term. Als u bijvoorbeeld zoekt op het woord Crèches, staat in de thesaurus vermeld: Crèches (gebruik KINDERDAGVERBLIJVEN). Als u de niet voorkeursterm Crèches selecteert en vervolgens op Koppelen klikt, dan wordt automatisch de term Kinderdagverblijven gebruikt. Het beheren van de thesaurus gebeurt in de Decos AdminTool.
88
Werken met Decos D5
Kopie van U kunt een kopie maken van een dossierregistratie. Dat kan gemakkelijk zijn als u een nieuw dossier wilt aanmaken waarvan de gegevens grotendeels overeenkomen met een ander dossier.
Selecteer in het Menu het deelvenster Boeken -> Dossierboeken en kies het gewenste dossierboek
Kies in de Lijst het dossier dat u wilt kopiëren;
Klik in de knoppenbalk van het Registratiescherm op Kopie van;
Links in het Registratiescherm verschijnt een lijst met bestaande dossierboeken. Open het juiste dossierboek en zoek vervolgens de registratie die u wilt kopiëren;
Door deze aan te klikken worden de geregistreerde gegevens van het gekozen dossier hergebruikt voor het nieuw te maken dossier;
Eventueel kunt u de geregistreerde gegevens handmatig aanvullen of wijzigen.
Hebt u de bovenstaande stappen uitgevoerd, dan verschijnt op het tabblad Dossiers een paperclip. Dit betekent dat er gegevens aanwezig zijn. Selecteert u dit tabblad Dossiers, dan ziet u aan de rechterzijde drie sub-tabbladen: Sub, Hoofd en Gelijkwaardig. Het sub-tabblad Hoofd is ook voorzien van een paperclip. Dit betekent niet alleen dat er gegevens aanwezig zijn, maar in dit specifieke geval geeft het de koppeling naar de originele (hoofd)registratie weer. Indien gewenst kunt u op de koppeling klikken om zo direct de originele registratie op uw scherm te krijgen. Bij het dossier waarvan de kopie gemaakt is, is bij het tabblad Dossier ook een paperclip zichtbaar geworden. Als u dit tabblad selecteert, ziet u ook hier drie sub-tabbladen: Sub, Hoofd en Gelijkwaardig.
89
Werken met Decos D5 Het sub-tabblad Sub is in dit geval voorzien van een paperclip en bevat informatie die verwijst naar de kopie die u zojuist gemaakt heeft van het dossier. Indien gewenst kunt u op de koppeling klikken om zo direct de kopie van de registratie te gaan. Maakt u vervolgens nog een kopie van hetzelfde dossier, dan verschijnt bij beide kopieën ook een paperclip op het sub-tabblad Gelijkwaardig waarmee de relatie tussen de twee gelijkwaardige dossiers aan te geven.
Dossiergegevens e-mailen
Om een dossier per e-mail te verzenden vanuit Decos D5 klikt u in de knoppenbalk van het Registratiescherm op E-mail. Het e-mailscherm van de applicatie verschijnt;
Vul het e-mailadres van de geadresseerde in;
Vul het 'E-mail CC' veld in als u iemand anders een kopie van de e-mail wilt sturen;
Vul het veld 'Antwoord adres' in als u een vast adres wilt gebruiken. De eventuele reactie van de geadresseerde zal op dit ingevulde e-mailadres binnenkomen;
Geef bij Gegevens aan of u alle registratiegegevens wilt versturen of alleen het volgnummer en de omschrijving of een snelkoppeling;
Als er een bestand is gekoppeld, heeft u de keuze uit drie manieren van verzenden. Achter Bestanden kunt u kiezen uit niet meezenden, bijsluiten of het verzenden van een snelkoppeling naar het bestand. In dat laatste geval kan de ontvanger via de snelkoppeling direct het gewenste bestand openen in Decos D5;
Als u niet alle gekoppelde bestanden mee wilt sturen, kunt u via Selecteer bestanden uw keuze aanvinken;
Onderaan kunt u de optie Stuur mij een kopie aanvinken zodat ook u een kopie van het verstuurde document krijgt;
Klik tot slot op E-mail versturen om de e-mail te verzenden.
90
Werken met Decos D5
Let op: voor een e-mail naar collega's kunt u de optie snelkoppeling kiezen. Zij kunnen dan meteen de registratie in Decos openen. Verstuurt u de e-mail naar extern adres, dan kiest u voor Bijsluiten. De registratie wordt dan als bijlage meegestuurd en kan vanaf iedere locatie geopend worden.
Documenten printen Vanuit het registratiescherm van het dossier (tabblad huidig dossier) kunt u direct opdracht geven om de gekoppelde bestanden te printen. Klik hiervoor op de printerknop. In het scherm dat verschijnt kunt u aanvinken welke gekoppelde bestanden u wilt printen. Ook kunt u de metagegevens van het betreffende dossier meeprinten. Op deze manier kunt u een volledig dossier in een keer printen zonder de afzonderlijke bestanden te openen.
DSP-Inventaris Een DSP-inventaris, zoals die voor overheidsorganisaties verplicht is gesteld, kan volledig geïntegreerd worden in Decos D5. De integratie met een DSP-inventaris wordt uitgevoerd door de functioneel consultant van Decos of door uw eigen applicatiebeheerder. Met behulp van een DSP beschikt u over een overzichtelijk, geordend geheel van werkprocessen dat structuur geeft aan uw archief. Aan de werkprocessen zijn gegevens gekoppeld zoals de BAC, thesaurus- en VIND-catalogustermen, de
91
Werken met Decos D5 wettelijke grondslag, bewaartermijnen en standaarddocumenten. Dit geeft u de mogelijkheid om uw dossiers zodanig in te richten, waardoor u volledig voldoet aan wet- en regelgeving.
Naast werkprocessen met gekoppelde gegevens, moeten contextgegevens vastgelegd worden. Dit zijn gegevens over de applicaties, de bestanden en de systemen waarin deze "te bewaren" data zich bevindt. Als een DSP geïntegreerd is in Decos D5, treft u in het deelvenster Boeken een boek aan met de naam DSP-inventaris. Als u op het plusteken voor de naam van dit boek klikt, opent zich daaronder de volgende menustructuur:
92
Werken met Decos D5
In de map Applicaties worden gegevens vastgelegd over de applicaties waarin data is opgeslagen, die bewaard moet worden. In de map Bestanden worden gegevens vastgelegd over de bestanden die bij deze applicaties horen en waarin de data fysiek is opgeslagen. Ook de beschrijving van de bestanden en hun bewaarplaats van niet digitale bestanden wordt in deze map opgeslagen. In de map Processen worden de processen vastgelegd die te bewaren data kunnen opleveren. Tot slot worden in de map Systemen gegevens vastgelegd over de servers waarop de applicaties en (mogelijk) hun bestanden zijn opgeslagen.
Het registreren van DSP inventaris De registratie van een Applicatie wordt als volgt aangemaakt:
Selecteer via het Menu het deelvenster Boeken -> DSP-inventaris -> Applicaties;
De inhoud van het boek wordt in de Lijst weergegeven;
Selecteer in het Registratiescherm het tabblad Huidig Dossier en klik op Nieuw;
Vul de gewenste gegevens in;
Na het invullen van de gegevens klikt u op Bewaren;
De gegevens van een applicatie zijn vastgelegd.
93
Werken met Decos D5
Zoals in ieder boek in Decos D5 beschikt u in het Registratiescherm over verschillende tabbladen. Als u het tabblad DSP items selecteert, kunt u hier koppelingen maken met de overige subboeken van de DSP-inventaris.
Klik in de knoppenbalk van het Registratiescherm op Koppelen;
Aan de linkerzijde van het Registratiescherm verschijnt een overzicht van de vier verschillen subboeken (applicaties, bestanden, processen en systemen).
Klik op een van deze delen;
U krijgt een overzicht van de gegevens uit dit subboek;
Plaats een vinkje voor het gewenste boek;
Klik op Koppelen.
Om te zorgen dat u een goed overzicht heeft van de gekoppelde bestanden, ziet u onder de namen van de tabbladen een extra veld waarmee u via een uitrolpijltje kunt kiezen uit de verschillende subboeken. U krijgt dan alleen de gekoppelde gegevens van dit specifieke subboek op uw scherm. Door te kiezen voor , krijgt u de gekoppelde gegevens uit alle vier de subboeken op uw scherm.
94
Werken met Decos D5
Door het tabblad adressen te selecteren, kunt u gegevens over leveranciers, ontwikkelaars en beheerders koppelen aan het subboek applicaties.
Klik in de knoppenbalk van het Registratiescherm op Koppelen;
U krijgt aan de linkerzijde van het Registratiescherm een overzicht van de adresboeken;
Klik op het juiste adresboek te klikken;
U krijgt een overzicht van de gegevens op uw scherm;
Plaats een vinkje voor het gewenste adres;
Klik op Koppelen.
Op grond van wet- en regelgeving moet u ook gegevens zoals handleidingen en database model beschrijvingen van genoemde applicaties koppelen aan de contextgegevens in de DSP-inventaris.
Selecteert het tabblad bestanden;
Klik in de knoppenbalk op koppelen;
Het standaard Windows scherm verschijnt;
Selecteer het gewenste bestand;
Klik op de knop OK van het Windows scherm;
Klik in de knoppenbalk van het Registratiescherm op Bewaren.
95
Werken met Decos D5 Het registreren van gegevens in de subboeken Bestanden, Processen en Systemen gaat op identieke wijze als hierboven beschreven is voor het subboek Applicaties.
Integratie met DSP Door een DSP-inventaris te koppelen aan Decos D5 heeft u de mogelijkheid om in één systeem zaken (documenten en dossiers) te koppelen aan de DSP-inventaris.
Het koppelen van een zaak aan de DSP-inventaris werkt als volgt:
Open in het Menu het deelvenster Boeken -> DSP-inventaris en kies vervolgens Applicaties;
De inhoud van het boek wordt in de Lijst weergegeven;
Selecteer in het Registratiescherm het tabblad Dossiers en klik op koppelen;
Aan de linkerzijde van het Registratiescherm verschijnt een overzicht van de beschikbare dossierboeken;
Selecteer het juiste dossierboek door erop te klikken;
In het overzicht van dossiers selecteert u het gewenste dossier. U vinkt deze aan en klikt vervolgens op Koppelen;
De koppeling is tot stand gebracht.
Mijn documenten Het boek Mijn documenten is bedoeld om documenten te registreren die uitsluitend voor uzelf bestemd zijn. Andere Decos gebruikers inclusief de applicatiebeheerder hebben geen toegang tot deze gegevens. Zo is het mogelijk om documenten die nog in een conceptfase zijn, hier op te slaan en te bewerken. U kunt vanaf de tabbladen koppelingen maken met alle andere delen van de applicatie waar u rechten op heeft, bijvoorbeeld met adressen of dossiers. Deze koppelingen zijn ook onzichtbaar voor andere
96
Werken met Decos D5 gebruikers. Zo kunt u bijvoorbeeld personeelvertrouwelijke documenten voorbereiden die uitsluitend voor uzelf beschikbaar zijn maar al wel gekoppeld zijn aan het juiste personeelsdossier.
Wilt u de registratie inclusief alle koppelingen beschikbaar stellen aan andere gebruikers, dan neemt u de volgende stappen:
Selecteert in het Menu het documentboek waar u de registratie in op wilt nemen;
Klik in de knoppenbalk van het Registratiescherm op Kopie van;
Links in het Registratiescherm verschijnt een overzicht van de beschikbare documentboeken en onderaan staat de map Mijn documenten. Klik op deze map;
Rechts in het Registratiescherm kunt u het document selecteren dat gekopieerd moet worden. Klik op het volgnummer van het juiste document om de koppeling tot stand te brengen;
Vul de ontbrekende gegevens aan in het Registratiescherm;
Klik op Bewaren om de registratie op te slaan.
Het kopiëren van alle koppelingen samen met de registratie is een recht dat de applicatiebeheerder in de Admin Tool ingesteld heeft. Dit is een generieke instelling en geldt dus voor alle boeken. Is er binnen uw organisatie voor gekozen om dit recht uit te zetten, dan zijn de hierboven beschreven stappen niet van toepassing. U kunt dan uitsluitend de registratiegegevens kopiëren en niet de koppelingen en bijbehorende bestanden. Wilt u toch een bestand beschikbaar stellen aan anderen, dan neemt u de volgende stappen:
Selecteer in het Menu Mijn documenten;
In de Lijst kiest u het document dat u beschikbaar wilt stellen en in het Registratiescherm verschijnen dan de details van deze registratie;
Klik in de knoppenbalk van het Registratiescherm op de knop Open bestand;
Is er slechts een bestand gekoppeld aan de registratie, dan wordt de meest recente versie van het bestand geopend. Als er meerdere bestanden gekoppeld zijn, krijgt u een scherm met een
97
Werken met Decos D5 overzicht van de beschikbare bestanden. Door op het gewenste bestand te klikken wordt de meest recente versie geopend;
Het bestand wordt geopend in de applicatie waarin het gemaakt is, bijvoorbeeld MS Word. U kunt nu via Decos Direct het bestand opslaan in Decos D5.
98
Werken met Decos D5
11. Werken met workflow Als binnen uw organisatie gebruik wordt gemaakt van de workflow module en u heeft voldoende rechten op het adres, document of dossier, kunt u een workflow aan een registratie koppelen. Als de workflow-module in gebruik is, heeft één van de tabbladen in het Registratiescherm de naam workflow. Als uw organisatie geen workflow-module gebruikt, heeft dit tabblad de naam activiteiten.
Afhankelijk van uw rechten kunt u één of meer van de onderstaande acties uitvoeren:
voorgedefinieerde workflows aan het item koppelen
voorgedefinieerde workflows ontkoppelen van het item
losse acties naast een voorgedefinieerde workflow toevoegen
één of meer actiehouders toevoegen aan een losse actie
losse acties aan een item toevoegen, zonder workflow
losse acties bij een item verwijderen
workflowacties afhandelen
workflowacties vanuit de lijst afhandelen
workflowbeslissingen nemen
workflowstatus bekijken
workflows aan uw favorieten toevoegen
registraties traceren
Afhankelijk van de toegekende rechten per workflow krijgt u informatie op uw beeldscherm. Per type actie die genomen moet worden (bijvoorbeeld behandelen of een ontvangstbevestiging sturen), kan in de Decos AdminTool vastgelegd worden over welke gegevens u moet beschikken om de actie uit te voeren.
99
Werken met Decos D5
Workflow koppelen Als u de registratie in beeld heeft, kunt u via de knop Workflow een voorgedefinieerde workflow aan het adres koppelen.
Klik in de knoppenbalk van het tabblad Workflow op de knop Workflow;
De lijst met beschikbare workflows verschijnt;
Zoek via het veld Workflow naam de gewenste workflow;
Klik de workflow, die u aan de registratie wilt koppelen, éénmaal aan;
De workflow is nu geactiveerd, en de behandelaren ontvangen automatisch de acties die in de workflow vastgelegd zijn.
In een aantal gevallen is het is mogelijk om meerdere workflows te starten op één registratie. Voorwaarde is dat door het starten van een volgende workflow geen conflict ontstaat met voorgaande workflows. Zo kan bijvoorbeeld een workflow "terugbellen" meerdere malen gestart worden op een adresregistratie.
Workflow ontkoppelen Als de behandeling van een item niet meer volgens een workflow moet lopen, kan deze ontkoppeld worden. Dit kan alleen door de applicatiebeheerder gedaan worden, of door een gebruiker die het recht Verwijderen activiteiten toegekend heeft gekregen.
100
Werken met Decos D5 Als u het tabblad Workflow heeft gekozen en vervolgens de lijstweergave van de huidige workflow selecteert, dan ziet u in de knoppenbalk de optie Ontkoppel workflow.
Als u de workflow ontkoppelt door op deze knop te klikken, worden alle reeds afgehandelde activiteiten gearchiveerd. U kunt deze dus blijven zien, hoewel ze niet meer te wijzigen zijn, en de activiteiten ook geen vervolg meer krijgen. Alle nog actieve acties worden verwijderd. Als u op de knop drukt, krijgt u eerst te zien om hoeveel acties het gaat. Bevestig met OK. De afgehandelde activiteiten van de ontkoppelde workflow worden als Ontkoppelde acties in de lijst weergegeven:
Losse activiteiten aanmaken Als u een item niet volgens een bestaande workflow wilt afhandelen, maar zelf losse acties wilt toevoegen, kiest u in het Registratiescherm het tabblad Workflow. U ziet een scherm zoals onderstaand voorbeeld:
101
Werken met Decos D5
U kunt alleen handmatig acties toevoegen als u het recht Aanmaken nieuwe activiteiten heeft.
Klik in de knoppenbalk van het tabblad Workflow op Nieuwe activiteit;
Er wordt een lege workflow aan het item gekoppeld met daarin één handmatige actie;
U krijgt direct het Registratiescherm van deze actie te zien;
Vul de behandelaar, de rappeldatum en de actiecode in;
Klik in de knoppenbalk op Bewaren. De actie is nu toegekend aan de gebruiker en staat in diens openstaande stukkenlijst.
U kunt met behulp van de knop Nieuw activiteit meerdere activiteiten aan het item toevoegen. Daarnaast kunt u ook losse activiteiten toevoegen als er al een workflow aan het item is gekoppeld.
Losse activiteiten verwijderen Als u een losse actie bij een item wilt verwijderen, kiest u in het Registratiescherm het tabblad Workflow. Vervolgens klikt u in de knoppenbalk op Verwijderen. U moet hiervoor wel beschikken over het workflowrecht Verwijderen activiteiten.
Meerdere actiehouders per activiteit 102
Werken met Decos D5
Als u een losse actie door meerdere personen wilt laten behandelen, kunt u meerdere actiehouders aan een actie toevoegen.
Kies op het tabblad Workflow de weergave Invoerscherm;
Selecteer de actie waar u meerdere behandelaars aan toe wilt voegen;
Klik voor het veld Behandelaars op de knop Koppel behandelaars
U krijgt een lijst met behandelaars te zien;
Selecteer de juiste behandelaars die de actie ook moeten krijgen door het vakje ervoor aan te
;
vinken;
Klik op Koppelen;
Voor iedere aangevinkte behandelaar wordt deze actie aan de openstaande stukkenlijst toegevoegd. De oorspronkelijke actiehouder van dit stuk blijft gekoppeld.
Workflowacties afhandelen Het afhandelen van een workflowactie wordt meestal gedaan vanuit het deelvenster Openstaande stukken. In het hoofdstuk Openstaande stukken vindt u een uitleg over de werkwijze. Daarnaast kunnen workflowactiviteiten ook afgehandeld worden vanaf het tabblad Workflow van de registratie waar de workflow aan gekoppeld is. U kiest in op het tabblad Workflow de weergave Invoerscherm van de betreffende actie.
103
Werken met Decos D5
Via het uitrolpijltje achter het veld Status verandert u de status van de actie van Actief naar Afgehandeld en drukt op Bewaren. De einddatum van de actie wordt automatisch voor u ingevuld. De actie is nu afgehandeld.
Workflowacties vanuit de lijst afhandelen U kunt workflowacties ook afhandelen vanuit de lijstweergave van acties. Deze manier van afhandelen kan van pas komen als u een aantal acties tegelijk wilt afhandelen. Op het tabblad Workflow van de registratie waar de workflow aan gekoppeld is, selecteert u de lijstweergave.
Vervolgens markeert u de af te handelen activiteiten door het vakje voor de activiteiten aan te vinken U drukt op de knop Afhandelen. De activiteiten die u gemarkeerd heeft worden nu afgehandeld en de einddatum van deze acties wordt automatisch voor u ingevuld. Als de lijst weer getoond wordt ziet u dat de gemarkeerde activiteiten afgehandeld zijn:
104
Werken met Decos D5
Deze optie om meer acties tegelijk af te handelen kan niet gebruikt worden als er beslissingen in de workflow genomen moet worden. Er moet dan een bewuste keuze voor één van de opties worden gemaakt.
Workflowstatus bekijken U kunt de status van de workflow bekijken. U selecteert hiervoor de registratie waar de workflow aan gekoppeld is. Vervolgens kiest u in het Registratiescherm het tabblad Workflow. Door in de knoppenbalk eerst op Invoerscherm en daarna op Toon uitgebreide workflowinformatie
te klikken,
krijgt u gedetailleerde informatie op uw scherm.
Zo ziet u welke workflow actief is, wat de verwachte einddatum is (dit is op basis van de ingestelde rappeltermijn door de administrator) en wat de voortgang van de workflow is.
105
Werken met Decos D5
In het linker gedeelte van het scherm ziet u welke stappen er in de workflow zijn. In het rechter gedeelte staat informatie de globale informatie over de stap die links geselecteerd is. Mocht als actie tijdens de workflow een document gemaakt zijn, dan wordt dit vermeldt in dit scherm. U kunt ook in de knoppenbalk op lijstweergave en daarna op Toon uitgebreide workflowinformatie klikken. Ook dan is het scherm weer verdeeld in een linker en rechter gedeelte. Links ziet u weer de verschillende stappen uit de workflow. Als u een van de stappen selecteert door er op te klikken, wordt rechts weergegeven op welke datum deze gestart is. Daarnaast is een horizontale balk zichtbaar die weergeeft hoe lang deze stap actief was (of nog is). Zodra een stap afgerond is, wordt de datum van afhandelen achter de horizontale balk weergegeven. De horizontale balk kan in verschillende kleuren worden weergegeven. De betekenis van de gebruikte kleuren is:
Blauw: Actief (binnen de rappeltermijn)
Rood: Actief (na verstrijken van de rappeltermijn)
Groen: Afgehandeld (binnen de rappeltermijn)
Geel: Afgehandeld ( na verstrijken van de rappeltermijn)
106
Werken met Decos D5
12. Visual browsing In het hoofdstuk Boeken is uitgebreid beschreven hoe u met behulp van diverse tabbladen en koppelingen kunt navigeren door Decos D5. Omdat het werken met digitale dossiers, documenten, bestanden etc. op een abstract niveau is, kan het bij complexe zaken prettig zijn om de onderlinge relaties op visuele wijze op het scherm te krijgen. Binnen Decos D5 is het mogelijk om de koppelingen met een registratie te visualiseren. Dit kan voor alle registraties in een adres-, contactpersoon-, document-, dossierboek, DSP-inventaris en Mijn documenten. U selecteert in het Menu een boek. Vervolgens kiest u in de Lijst het gewenste item. In het Registratiescherm verschijnen de details van dit item. U klikt in de knoppenbalk van het Registratiescherm op de knop Toon visual browsing.
U krijgt dan op uw beeldscherm een visueel overzicht van de koppelingen die bestaan met het item van uw keuze. Bovenstaande registratie levert het volgende visueel overzicht op:
107
Werken met Decos D5
Koppelingen centrale registratie Centraal staat de registratie die u geselecteerd heeft. In ons voorbeeld is gekozen voor een registratie in het documentboek (GGD) Documenten inkomend, met volgnummer \3. Aan deze registratie zijn de volgende zaken gekoppeld:
Een adres uit het Algemeen Adresboek met volgnummer 48;
Een contactpersoon uit het Contactpersonenboek met volgnummer 130;
Een dossier uit het Dossierboek HKZ rubrieken met volgnummer 2;
Een MS Wordbestand nummer 3_1.doc.
Iedere koppeling is door middel van een blauwe lijn verbonden met de registratie die u geselecteerd heeft. Door op een van de vlakken te klikken en de rechter muisknop ingedrukt te houden, kunt u het betreffende vlak verslepen naar een andere plaats op het scherm. De blauwe verbindingslijnen blijven verbonden met de centrale registratie.
Vormgeving Links boven aan de pagina staat een schuifbalk waarmee u de weergave kunt vergroten of verkleinen. Gaan we uit van de centrale registratie, dan heeft het vlak waarin de gegevens vermeld staan, dezelfde kleur als het oorspronkelijke Registratiescherm van dit item (in ons voorbeeld roze). Links in het vlak staat het logo dat u ook aantreft als watermerk in het oorspronkelijke Registratiescherm (in
108
Werken met Decos D5 ons voorbeeld documenten). Aan de rechterzijde van het vlak staan twee pijltje die naar onder wijzen. Als u daar op klikt, worden de details van dit item weergegeven:
Wilt u de weergave weer verkleinen, dan klikt u op de twee pijltjes die nu naar boven wijzen.
Knoppenbalk Onder de omschrijving in ieder vlak staan drie knoppen:
Door op de linkerknop te klikken, krijgt u een overzicht van alle koppelingen met dit item. De koppelingen naar de centrale registratie waren al in beeld, maar als wij in ons voorbeeld klikken op de linkerknop van het item in het Algemeen adresboek, krijgen we ook alle koppelingen naar deze registratie in het Algemeen adresboek, nummer 48 in beeld:
109
Werken met Decos D5
Naast de al zichtbare koppeling met centrale registratie zijn er nu ook koppelingen zichtbaar naar een contactpersoon en naar 6 andere documentboeken. Bij de bovenste drie gekoppelde documentboeken zijn geen knoppen zichtbaar. Dat betekent dat er meerdere registraties in deze documentboeken gekoppeld zijn aan deze registratie uit het Algemeen adresboek. Bij de onderste drie koppelingen is er slechts 1 registratie in het betreffende documentboek die gekoppeld is aan het Algemeen adresboek\48. Wilt u de registratie uit het Algemeen adresboek\48 als centrale registratie om zo het visuele overzicht aan te passen, dan kan dat door op de middelste knop in het vlak te klikken. In het onderstaande voorbeeld ziet u dat nu alle blauwe verbindingslijnen naar de "nieuwe" centrale registratie lopen.
110
Werken met Decos D5 De rechter knop tot slot is het Decos logo. Door hierop te klikken opent u de registratie in Decos. Indien gewenst kunt u wijzigingen aanbrengen in de betreffende registratie en op de gebruikelijke wijze de tabbladen van de registratie bewerken.
111
Werken met Decos D5
13. Openstaande stukken Zodra een actie gekoppeld wordt aan een adres, dossier of document en deze toegekend wordt aan een behandelaar, dan verschijnt deze actie in de map Actief van het deelvenster Openstaande stukken van deze behandelaar. Ook actieve workflowactiviteiten komen in deze map.
Het deelvenster Openstaande stukken kent zes submappen: Actief, Afgehandeld, Wacht, Doorgestuurd, Werkdocumenten en Werkdossiers. Deze laatste twee zijn alleen zichtbaar als u het gebruikersrecht check in - check out heeft gekregen van uw applicatiebeheerder. De acties in deze submap zijn actief en nog niet afgehandeld. De acties hebben een uiterste behandeldatum (Rappeldatum). Als deze datum wordt Actief
overschreden, zal de actie in de Lijst rood worden weergegeven. Als u de rappeldatum uitstelt, zal de actie weer op normale wijze worden weergegeven in de Lijst. Om een actie te behandelen, kunt u het bijbehorende bestand openen met
Afgehandeld
Open bestand. Als een actie eenmaal is afgerond, zet u de status op afgehandeld en klikt u op Bewaren. De actie wordt dan automatisch in deze submap geplaatst.
Wacht
Als een actie wordt uitgesteld of geannuleerd, zet u de status op wacht en klikt u op Bewaren. De actie wordt dan automatisch in deze submap geplaatst Als u een activiteit niet zelf behandelt maar wilt doorsturen, dan wordt de
Doorgestuurd
doorgestuurde activiteit bij u in de map Doorgestuurd geplaatst. De nieuwe behandelaar krijgt de activiteit in de Actief map te zien.
Werkdocumenten
Werkdossiers
De documenten in deze map zijn door u uitgechecked en zijn niet voor andere gebruikers beschikbaar. De dossiers in deze map zijn door u uitgechecked en zijn niet voor andere gebruikers beschikbaar.
Behandelen van acties De acties in de map Actief zijn de acties die nog niet afgehandeld zijn. Alle acties hebben een uiterste behandel- of rappeldatum. Door in het Menu op de map Actief te klikken, zijn in de Lijst de openstaande stukken zichtbaar. In het Registratiescherm zijn de details van een actie zichtbaar. De gebruiker kan in het Registratiescherm via de link achter het veld Betreft registratie over de documenten of dossiers beschikken die in Decos gekoppeld zijn aan deze actie.
112
Werken met Decos D5
Als een actie is afgehandeld, wijzigt u de status van de actie van Actief naar Afgehandeld via het uitrolpijltje achter het veld Status. Na het aanpassen van de status, klikt u in de knoppenbalk op Bewaren. Met de status Afgehandeld wordt automatisch de afhandeldatum op vandaag gezet. U kunt eventueel deze datum handmatig aanpassen. De Actie verdwijnt nu automatisch uit de map Actief en wordt verplaatst naar de map Afgehandeld.
U hebt ook de mogelijkheid om een activiteit de status Wacht te geven. Dit kan voorkomen als u bijvoorbeeld wacht op een reactie voor u de actie daadwerkelijk kunt afhandelen. In het Notitieveld kunt u eventueel een aantekening maken. U kunt de status via het uitrolpijltje aanpassen en zodra u de wijziging opslaat, verdwijnt de actie uit de map Actief. Deze wordt dan verplaatst naar de map Wacht. Als de openstaande actie de laatste stap is om een dossier af te handelen, worden door het afhandelen van deze stap ook de documenten uit het dossier automatisch op alleen-lezen gezet. Dit wordt door de applicatiebeheerder in de Decos Admin Tool vastgelegd.
Termijn van afhandelen De acties in de map Actief zijn de acties die nog niet afgehandeld zijn. Alle acties hebben een uiterste behandel- of rappeldatum. U kunt in de Lijst in één oogopslag zien of de uiterste behandeldatum nog
113
Werken met Decos D5 op zich laat wachten, nadert of al verstreken is. Dit is herkenbaar aan de kleur waarin de acties zijn weergegeven. Een actie waarvan de rappeldatum nog op zich laat wachten wordt met zwarte letters weergegeven. Een actie die de rappeldatum nadert, wordt in bruine letters weergegeven. Ziet u een actie in rood, dan is de rappeldatum al verstreken.
Beslissingen nemen Binnen een workflow kan een beslissingspunt opgenomen zijn. Op het moment dat u een dergelijk activiteit toegewezen hebt gekregen, moet u een beslissing nemen. In het Registratiescherm van de workflowactiviteit is een veld Uitkomst opgenomen. In dit veld kunt u kiezen uit diverse mogelijke beslissingen. Selecteer de gewenste waarde en klik in de knoppenbalk op Bewaren. De workflowstap wordt automatisch afgehandeld en van een einddatum voorzien. Indien van toepassing gaat de workflow naar de volgende stap.
Antwoordknop (document activiteiten) Het afhandelen van een openstaand stuk bestaat in de praktijk vaak uit het versturen van een antwoordbrief. In de knoppenbalk van het Registratiescherm van een openstaand stuk bevindt zich een antwoordknop. Als u op deze knop drukt wordt een wizard gestart, waarmee in een paar stappen een antwoordbrief gemaakt wordt. De eerste stap bestaat uit het selecteren van een documentboek. Met het uitrolpijltje kunt u het gewenste boek selecteren.
114
Werken met Decos D5
Aan de rechterzijde van de wizard ziet u dan het invoerscherm van het betreffende documentboek. De gegevens die bekend zijn, zijn automatisch ingevuld. Bij de tweede stap controleert u deze gegevens. U kunt op de gebruikelijke wijze de overige gegevens invoeren. Tijdens het invullen kunt u desgewenst een adres opzoeken in een adresboek door op de boekknop voor het adresveld te klikken. U krijgt een scherm waarin u het gewenste adresboek kunt selecteren, en via het filter kunt u het juiste adres opzoeken. Hetzelfde geldt voor het koppelen van deze registratie aan een (zaak) dossier. Ook hiervoor drukt u op de knop voor het dossierveld. Als derde stap kiest u een sjabloon waarmee de registratie wordt samengevoegd. Vervolgens kunt u aangeven dat de activiteit automatisch afgehandeld moet worden als de antwoordbrief gemaakt is. Als u dan op OK drukt, wordt de nieuwe registratie automatisch opgeslagen, de brief wordt aangemaakt en de openstaande actie van de gebruiker afgehandeld. Als een standaard antwoordboek is ingesteld door uw applicatiebeheerder, wordt dat boek direct geselecteerd en een documentregistratie aangemaakt.
Antwoordknop zonder activiteit af te handelen Er kan ook gebruik gemaakt worden van de mogelijkheid om een activiteit nog niet af te handelen, bijvoorbeeld omdat u een brief in conceptvorm heeft en deze vanuit deze openstaande activiteit op een later tijdstip nog wil kunnen bereiken. Deze optie kan ingesteld worden door de applicatiebeheerder en geldt dan voor alle gebruikers.
115
Werken met Decos D5
Antwoordknop (dossier activiteiten) U kunt vanuit een dossieractiviteit ook gebruik maken van bovengenoemde wizard. U krijgt echter een extra stap, namelijk het selecteren van het document waarop u antwoord wilt geven. De uitklaplijst bij deze stap toont u alle aan dit dossier gekoppelde documenten. Na uw keuze worden de velden in de nieuw aan te maken registratie (het antwoord) gevuld met gegevens van de gekozen originele registratie. U hoeft deze dan niet nogmaals in te vullen. De applicatiebeheerder kan bepalen welke documentvelden er in de uitklaplijst met gekoppelde documenten getoond moeten worden. Staat bijvoorbeeld in het veld onderwerp de relevante informatie, dan kan de applicatiebeheerder aangeven dat dit veld in de uitklaplijst getoond moet worden.
Bestand openen vanuit dossier activiteit Vanuit een dossier activiteit kunnen aan dit dossier gekoppelde documenten geopend worden. Dit kan u met behulp van de knop Open bestand in de knoppenbalk van het Registratiescherm. Zijn er meerdere documenten aan dit dossier gekoppeld, dan verschijnt een wizard waarin u het gewenste document kunt aanvinken.
Acties delegeren De onderliggende mappen van het deelvenster Openstaande stukken zijn alleen toegankelijk voor de gebruiker zelf en voor mensen die als gedelegeerde zijn aangewezen. Het aanwijzen van andere gebruikers als gedelegeerde wordt gedaan door de applicatiebeheerder. Als u gedelegeerd bent, dan ziet u niet alleen uw eigen openstaande stukken maar ook die van de persoon voor wie u gedelegeerd bent. Ook hebt u de mogelijkheid de openstaande stukken van uw collega's te behandelen.
116
Werken met Decos D5
117
Werken met Decos D5
14. Overzichten Overzichten zijn bewaarde selecties van documenten, adressen of dossiers die op verschillende manieren kunnen worden getoond. Er zijn een aantal soorten overzichten in Decos D5. Algemeen Deze overzichten zijn aangemaakt door de Applicatiebeheerder en zijn voor iedere gebruiker met de juiste rechten toegankelijk. Persoonlijk Deze overzichten zijn aangemaakt door de gebruiker. Alleen de Applicatiebeheerder en de gebruiker die het overzicht heeft aangemaakt hebben toegang tot deze overzichten. Workflow Deze overzichten zijn aangemaakt door de gebruiker. Alleen de Applicatiebeheerder en de gebruiker die het overzicht heeft aangemaakt hebben toegang tot deze overzichten. Excel Deze overzichten zijn aangemaakt door de Applicatiebeheerder en zijn voor iedere gebruiker met de juiste rechten toegankelijk.
Overzichten maken In ieder boek (Adres-, contactpersonen-, document- en dossierboek) vindt u in zowel de knoppenbalk van de Lijst als van het Registratiescherm een knop Overzicht. Door op deze knop te klikken, kunt u een overzicht maken van gegevens. Doorgaans maakt u eerst een selectie van de gegevens die u zoekt met behulp van de filterknop. Vervolgens klikt u op de Overzichtknop
, en u krijgt dan een
weergave van de selectie.
118
Werken met Decos D5
Door op de printerknop van het overzicht te klikken, kunt u alle gegevens van het Overzicht printen. U kunt echter ook een deel van het overzicht printen door de aanwezige vinkjes boven de kolommen of voor de rijen te deselecteren en vervolgens op de printerknop te klikken. U kunt bulkacties uitvoeren; hiervoor heeft u de juiste rechten nodig die ingesteld kunnen worden door de applicatiebeheerder. In het hoofdstuk bulkacties vindt u meer uitleg over deze functie. Ook heeft u de mogelijkheid om de gegevens uit het overzicht samen te voegen met een sjabloon. Hiervoor kiest u een slabloon uit de uitrollijst en vervolgens klikt u op de knop Uitvoeren
Tot slot kunt u de selectie bewerken, door in het weergavescherm op de Excel knop
.
te klikken. De
gegevens zijn dan direct in Excel te bewerken.
Overzichten raadplegen De overzichten die u gemaakt heeft, worden automatisch bewaard in de map Overzichten (Persoonlijk). Door het deelvenster Overzichten de map Overzichten (Persoonlijk) te selecteren, verschijnen in de Lijst de overzichten die u gemaakt heeft. Als u een overzicht kiest, krijgt u in het Registratiescherm de gegevens van dit overzicht. Decos kiest als query naam automatisch de naam van het boek waarvan u het overzicht gemaakt heeft. U kunt de naam van dit overzicht naar wens wijzigen en u sluit af door op de knop Bewaren te drukken. U kunt op ieder gewenst moment een geactualiseerd overzicht krijgen van het persoonlijke overzicht dat u gemaakt heeft. Als u in de knoppenbalk van het Registratiescherm op de knop Overzicht drukt, krijgt u een overzicht waarbij dezelfde selectiecriteria gebruik zijn als bij het oorspronkelijke overzicht. De overzichten die de applicatiebeheerder gemaakt heeft, worden bewaard in de map Overzichten (Algemeen). Door in de Lijst het gewenste overzicht te selecteren, krijgt u in het Registratiescherm de gegevens dan dit overzicht. De gegevens in het Registratiescherm zijn uitsluitend als Alleen-lezen zichtbaar. U kunt het overzicht maken door in de knoppenbalk van het Registratiescherm op de knop Overzicht te klikken. Exceloverzichten met macro's, formules, draaitabellen etc. worden door de applicatiebeheerder gemaakt in de Decos Admin Tool. Deze overzichten worden bewaard in de map Overzichten (Excel). Door in de Lijst het gewenste overzicht te selecteren, krijgt u in het Registratiescherm de gegevens van dit overzicht. De gegevens in het Registratiescherm zijn uitsluitend als Alleen-lezen zichtbaar. U kunt het overzicht maken door in de knoppenbalk van het Registratiescherm op de knop Overzicht te klikken.
119
Werken met Decos D5
Overzicht verwijderen Wilt u een persoonlijk overzicht verwijderen, dan neemt u de volgende stappen: Selecteer in de Lijst het gewenste overzicht; Klik in de knoppenbalk van het Registratiescherm op Verwijderen; Klik op OK in het aparte scherm waarin u om een bevestiging wordt gevraagd; Het geselecteerde overzicht is nu verwijderd.
Workflow overzichten Als u gebruik maakt van de workflow-module van Decos D5, heeft u naast de algemene, persoonlijke en Excel overzichten ook de beschikking over Overzichten (workflow):
Om een nieuw overzicht aan te maken, selecteert u Overzichten (workflow). Vervolgens wordt een lijst opgehaald van eerder gemaakte overzichten. Als u voor het eerst een overzicht maakt, dan is deze lijst leeg.
120
Werken met Decos D5
In de knoppenbalk van het Registratiescherm klikt u op de knop Nieuw.
Er verschijnt een wizard in beeld. U kunt hier kiezen of u een rapportage wilt maken van alle activiteiten; -
binnen een workflow
-
van een gebruikersrol
-
van een gebruiker
U drukt op Volgende;
Selecteer uit de keuzelijst een item waarover u een rapportage wilt maken en klik op Volgende;
Kies uit de lijst de gewenste workflow en druk op Volgende;
U kunt nu kiezen tussen Live data en Historische data. Live data houdt in dat u de actuele workload kunt zien. U kunt zien hoeveel documenten of acties open staan en hoeveel er daarvan voorbij de rappeldatum zijn. Als u Historische data bekijkt, kunt u zien hoeveel stukken en acties er over een bepaalde periode verwerkt zijn en wat de gemiddelde doorlooptijd daarbij was. Klik op Volgende;
Als u voor historische data kiest, geeft u bij de volgende stap aan over welke tijdsperiode u de rapportage wilt maken. U kunt de start- en einddatum van de gerapporteerde periode handmatig intypen of u kunt op de kalenderknop drukken om uit een kalender de gewenste datum te selecteren. Klik op Volgende;
Als laatste kunt u het rapport een naam geven om op te slaan. Als u dit niet doet, wordt het rapport niet opgeslagen;
Door op voltooien te drukken, wordt het rapport gegenereerd.
Het bekijken van een eerder gemaakt overzicht Als u in het Menu Overzichten (workflow) opnieuw aanklikt, ziet u in de Lijst alle gemaakte overzichten.
121
Werken met Decos D5
Als u een overzicht selecteert krijgt u in het Registratiescherm te zien waar het rapport over gaat, bijvoorbeeld "Historische rapportage over de workflow Testworkflow over de periode 01 mei 2008 tot 31 mei 2008". Met de knop Toon overzicht kunt u het rapport opnieuw oproepen.
122
Werken met Decos D5
15. Bulkacties Als u op de knop Overzicht klikt (kan zowel in de Lijst als in het Registratiescherm), krijgt u een overzicht op uw scherm. Linksboven is een veld Bulkactie beschikbaar (mits u over de juiste rechten beschikt). Via een uitrolpijltje kunnen verschillende bulkacties geselecteerd worden. Door op de bliksemschicht achter het veld te klikken, wordt de actie uitgevoerd. De gekozen actie wordt uitgevoerd op de registraties die in uw overzicht staan. Onderstaande bulkacties zijn mogelijk: Bulk actie Registraties wijzigen Registraties verwijderen Registraties verplaatsen
Functie In alle registraties kan een veld op identieke wijze aangepast of leeggemaakt worden. Alle registraties worden compleet verwijderd.
Alle registraties worden naar een ander boek verplaatst.
Registraties kopiëren
Alle registraties worden naar een ander boek gekopieerd.
Registraties
Alle registraties worden gekoppeld aan registraties op basis van een
koppelen
overeenkomstig veld in de te koppelen registratie.
Eigen activiteiten
Al uw eigen activiteiten, die aan de geselecteerde registraties
afhandelen
gekoppeld zijn, worden afgehandeld.
Alle activiteiten afhandelen
Alle activiteiten die aan de geselecteerde registraties gekoppeld zijn, worden afgehandeld en daarmee wordt ook de gehele registratie afgehandeld.
Koppel
Aan alle geselecteerde registraties wordt een bepaalde thesaurusterm
thesaurustermen
gekoppeld.
Ontkoppel
Van alle geselecteerde registraties wordt een bepaalde thesaurusterm
thesaurustermen
ontkoppeld.
Mailingcode
Alle geselecteerde adressen of contactpersonen worden gekoppeld aan
koppelen
een mailingcode.
Documentcode
Alle geselecteerde documenten worden gekoppeld aan een
koppelen
documentcode.
Elektronisch
Alle geselecteerde documenten worden conform de PKI-richtlijnen
ondertekenen
elektronisch ondertekend.
123
Werken met Decos D5
Registraties in bulk wijzigen Met deze optie kunt u de velden van de registraties in het overzicht in bulk wijzigen. U gaat als volgt te werk:
Selecteer in het overzicht de bulkactie Registraties wijzigen met behulp van het uitrolpijltje achter het veld Bulk actie. Klik vervolgens op
;
Het scherm dat verschijnt, geeft de velden weer van het boek waaruit u het overzicht heeft gemaakt. Per veld kunt u aangeven wat gewijzigd moet worden;
Afhankelijk van het veld kunt u een vrije tekst invullen of een waarde kiezen uit een tabel;
Voor ieder veld staat een hokje. Als u deze aanvinkt, wordt het veld in alle registraties uit het overzicht leeg weergegeven;
Om het resultaat van uw wijzigingen te zien, vernieuwt u het overzicht met F5 of met de knop Vernieuwen.
Registraties in bulk verplaatsen Met deze optie kunt u registraties uit een geselecteerd boek verplaatsen naar een ander boek. U kunt registraties verplaatsen tussen de verschillende soorten boeken, dus bijvoorbeeld van het ene documentboek naar het andere. U kunt geen registraties verplaatsen naar een ander boektype, dus u kunt geen documentregistratie verplaatsen naar een dossierboek.
Selecteer in het overzicht de optie Registraties verplaatsen met behulp van het uitrolpijltje achter het veld Bulk actie. Klik vervolgens op
;
In het scherm dat verschijnt, ziet u alle boeken van hetzelfde type;
U selecteert het gewenste boek en vervolgens heeft u de keuze tussen Verplaatsen en Hernummeren en verplaatsen;
124
Werken met Decos D5
Kiest u Verplaatsen, dan worden de registraties verplaatst met behoud van het oude nummer. Theoretisch kan een nummer na verplaatsing twee keer voorkomen;
Kiest u Hernummeren en verplaatsen, dan krijgt iedere verplaatste registratie een nieuw nummer, namelijk het eerstvolgende vrije nummer. Dubbele nummers komen op deze manier niet voor. Echter, de andere nummering zou invloed kunnen hebben op het kenmerk van bijvoorbeeld een document.
Registraties in bulk verwijderen Met deze optie verwijdert u alle registraties, die u in een overzicht heeft geselecteerd, uit de database van Decos D5.
Selecteer in het overzicht de optie Registraties verwijderen met behulp van het uitrolpijltje achter het veld Bulk actie. Klik vervolgens op
;
In het scherm dat nu verschijnt, wordt u gevraagd te bevestigen dat u alle registraties uit het overzicht wilt verwijderen;
Klik op Verwijderen; de registraties uit het overzicht worden definitief uit de database verwijderd.
Let op: een bulkverwijdering kan niet ongedaan gemaakt worden!
Activiteiten in bulk afhandelen U kunt de aan u toegewezen activiteiten per actie afhandelen, maar u kunt ook in bulk een aantal acties tegelijk afhandelen.
Selecteer in het overzichtenscherm de optie Eigen activiteiten afhandelen met behulp van het uitrolpijltje achter het veld Bulk actie. Klik vervolgens op
;
In het scherm dat nu verschijnt, kunt u de gegevens invoeren waarmee u de acties de status Afhandelen geeft;
U kunt de velden invullen en klik vervolgens op Afhandelen. De acties die u in het overzicht heeft geselecteerd, hebben nu de status Afgehandeld gekregen.
Het afhandelen van Alle activiteiten gaat dezelfde manier als hierboven beschreven is.
125
Werken met Decos D5
Registraties in bulk kopiëren Met deze optie kunt u registraties vanuit een boek kopiëren naar een ander boek van hetzelfde type.
Kies in het overzichtenscherm de optie Registraties kopiëren in het uitklaplijstje en klik op ;
In het scherm dat nu verschijnt, ziet u alle aangemaakte boeken van hetzelfde type;
Selecteer het boek waarnaar u de registraties wilt kopiëren;
Klik op Kopiëren; een kopie van de registraties uit uw overzicht wordt geplaatst in het geselecteerde boek.
Registraties in bulk e-mailen Met deze optie kunt u in één keer alle documenten in het gemaakte overzicht e-mailen. De eventueel gekoppelde Worddocumenten of scans kunt u per registratie selecteren om al dan niet meegezonden te worden. U kunt ook de snelkoppelingen naar de registraties e-mailen, zodat de gebruiker de informatie via Decos D5 kan openen.
Registraties in bulk koppelen U kunt verschillende registratietypen zoals dossiers, adressen en documenten aan elkaar koppelen door middel van een overeenkomstige waarde. Stel dat u een overzicht heeft gemaakt waarin in een documentveld de oplopende waarden "abc123"tot "abc789" staan. U wilt deze documenten koppelen aan dossiers, maar alleen als de waarde van het documentveld gelijk is aan de waarde in een specifiek dossierveld. Dit kunt u doen met de bulkactie Registraties koppelen.
Selecteer in het overzichtenscherm de optie Registraties koppelen met behulp van het uitrolpijltje achter het veld Bulk actie. Klik vervolgens op
;
U geeft aan welk veld uit het overzicht vergeleken moet worden bij het koppelen van de registraties;
Daarna selecteert u in het Menu links een boek waarmee er een overeenkomst moet zijn;
Vervolgens kiest u een veld uit het geselecteerde boek dat moet overeenkomen met het hierboven gekozen veld;
Door op de knop Koppelen te drukken wordt de koppeling tot stand gebracht.
126
Werken met Decos D5
Na het uitvoeren van deze bulk actie krijgt u een overzicht van de resultaten op uw scherm.
127
Werken met Decos D5
16. Elektronische handtekening U kunt via Decos D5 een Worddocument omzetten naar een PDF-bestand en deze digitaal te ondertekenen. Dit gebeurt volledig volgens de richtlijnen van de PKI voor de overheid.
Het ondertekenen van een Worddocument kan zowel via Decos D5 als Decos Document – work station. Het ondertekenen van Worddocument is een recht, dat bij elke gebruiker aan- of uitgezet kan worden. Om documenten elektronisch te kunnen ondertekenen, moet u beschikken over een smartcard (zie afbeelding) en een kaartlezer die gekoppeld is aan uw pc. Om een document te ondertekenen, stopt u de smartcard in de kaartlezer en voert uw PIN-code in. U selecteert vervolgens de juiste registratie in Decos en kiest dan het tabblad Bestanden waar u in de knoppenbalk op de knop Tekenen drukt. Het vervolg van dit proces speelt zich niet meer af binnen Decos D5, maar op de eigen pc van de gebruiker. Dit is conform de richtlijnen van de PKI. U ziet vervolgens een voorbeeld van het bestand dat u gaat ondertekenen. U kunt bepalen welke gegevens op het Worddocument weergegeven moeten worden. Zo kan de plaats van de digitale handtekening op het document worden bepaald, u kunt de reden aangeven waarom u dit document wordt getekend etc. Door op de knop Sign te drukken plaats u de elektronische handtekening. Een bestand kan door meerdere personen ondertekend worden.
128
Werken met Decos D5
129
Werken met Decos D5
Nadat het bestand is ondertekend, wordt het ondertekende bestand als PDF in Decos opgeslagen. Het geheel van versleutelde elektronische gegevens die de handtekening vormen, zijn dan toegevoegd aan het document. Als u meerdere documenten elektronisch moet ondertekenen, kunt u door middel van een bulkactie alle geselecteerde documenten tegelijk tekenen. U hoeft dan slechts eenmaal uw PINcode in te vullen. De ondertekende bestanden kunnen door gebruikers zonder ondertekenrecht bekeken worden, maar kunnen niet meer gewijzigd worden. Wilt u of een andere gebruiker de tekst van het oorspronkelijke Worddocument hergebruiken, dan kan dat door de registratie uit te checken. U kunt dan uitsluitend beschikken over het niet ondertekende tekstbestand.
130
Werken met Decos D5
17. Zoekmenu Het zoekmenu van Decos D5 biedt u diverse mogelijkheden. Deze worden in dit hoofdstuk nader toegelicht. Het zoekmenu kan geopend worden via de Startpagina. Als u het onderdeel Zoeken & vinden geselecteerd heeft, dan klikt u op de dubbele pijltjes in dit onderdeel. Het zoekscherm wordt dan geopend. Het zoekmenu kan ook geopend worden vanuit de applicatie. Onder de deelvensters staat de knop Zoeken
. Door hierop te klikken wordt het zoekmenu ook geopend.
De snelste manier van zoeken is het invullen van een zoekterm in het veld Zoek naar. Als u vervolgens op het toetsenbord op Enter drukt of in het zoekmenu op Start zoeken klikt, wordt de zoekactie uitgevoerd.
Zoeken met EN / OF Alle woorden (EN combinatie) U kunt meer dan één zoekterm invullen. Het zoekresultaat toont dan de registraties die alle zoektermen bevatten.
131
Werken met Decos D5
In de Lijst verschijnt het zoekresultaat waarbij de door u ingevulde zoekterm geel gemarkeerd is. Per zoekresultaat wordt een volgnummer, een boek en het type registratie weergegeven. Deze zijn onderstreept. Door hierop te klikken verschijnen de gegevens van de registratie op het scherm. Als u woorden als de, het, een, etc. gebruikt, kan het voorkomen dat u een melding krijgt dat de zoekopdracht enkele zoektermen heeft genegeerd. U kunt deze woorden beter niet gebruiken. Om zoektermen van elkaar te scheiden, gebruikt u een spatie (geen leestekens). In het onderstaande voorbeeld is gezocht op: Noordwijk Decos (alle woorden; EN combinatie; spatie gebruikt).
Een of meer woorden (OF) Deze zoekopdracht voert u uit op basis van twee of meer zoektermen die van elkaar gescheiden zijn door een komma. Het zoekresultaat bevat alle registraties waarin minimaal één van de zoektermen voorkomt. In de Lijst verschijnt het zoekresultaat waarbij de door u ingevulde zoekterm geel gemarkeerd is. Per zoekresultaat wordt een volgnummer, een boek en het type registratie weergegeven. Deze zijn onderstreept. Door hierop te klikken verschijnen de gegevens van de registratie op het scherm. In het onderstaande voorbeeld is gezocht op: Vergunning Berghpop (een of meer woorden; OF combinatie; komma gebruikt).
132
Werken met Decos D5
Zoeken op registratietype U kunt een fulltext zoekopdracht door de gehele applicatie uitvoeren op basis van het registratietype. Standaard staat deze optie op Alle Types maar u kunt ook een type uit de lijst kiezen, bijvoorbeeld adressen of documenten. Er zijn registratietypes waarop u kunt zoeken:
Activiteiten
Adressen
Contactpersonen
Documenten
Dossiers
Tabbladen
Gebruikers
DSP-items
Om twee of meer types te selecteren, houdt u de Ctrl toets op uw toetsenbord ingedrukt. U kunt een zoekterm invullen, u bepaalt daarna op welke registratietype(s) u wilt zoeken en vervolgens klikt u op Enter. In de Lijst verschijnt het zoekresultaat, waarbij de door u ingevulde zoekterm geel gemarkeerd is. Per zoekresultaat wordt een volgnummer, een boek en het type registratie weergegeven. Deze zijn onderstreept. Door hierop te klikken krijgt u de gegevens van de registratie op het scherm.
Scans en bestanden doorzoeken Als u Toon ook resultaten gevonden in scans en bestanden aanvinkt, wordt ook gezocht op woorden uit gescande documenten en gekoppelde bestanden zoals Word - documenten en spreadsheets.
Toon miniatuurweergaven Door een vinkje te plaatsen voor de optie Toon miniatuurweergaven, wordt naast het zoekresultaat een miniatuurweergave van de gevonden registratie, document of bestand weergegeven. Door hier op te klikken wordt deze geopend.
133
Werken met Decos D5
Zoeken op thesaurustermen Als u documenten of dossiers voorziet van thesaurustermen, kunt u de registraties die aan een specifieke thesaurusterm voldoen snel terugvinden via de zoekoptie Alleen thesaurus in het zoekmenu.
Vink in het zoekmenu Alleen thesaurus aan;
Klik op de knop
om het scherm Thesaurusterm zoeken te openen. Onderstaand scherm
verschijnt:
Selecteer de thesaurustermen waarop u wilt zoeken uit de boom links, of selecteer ze via de zoekvelden bovenaan de lijst in het rechterdeel van het scherm;
Vink de velden aan waarop u daadwerkelijk wilt zoeken en klik vervolgens op de knop Start zoeken;
Het scherm Thesaurusterm zoeken wordt gesloten en uw zoekresultaat verschijnt in de Lijst;
Als u gebruik maakt van de optie om termen onderling aan elkaar te koppelen, dan kunt u door in het zoekscherm Toon gerelateerde termen aan te vinken ook documenten of dossiers vinden waaraan een gerelateerde term gekoppeld is.
De keuze om te zoeken naar thesaurustermen wordt alleen geboden als u gebruik maakt van de thesaurus functionaliteiten binnen Decos D5. Wanneer u de thesaurus tabbladen deactiveert voor documenten en dossiers in de Decos AdminTool, verdwijnt automatisch de fulltext zoekoptie 'Alleen thesaurus'.
134
Werken met Decos D5
18. Support Voor de meest recente informatie over Decos D5 kunt u onze website bezoeken: www.decos.nl Wilt u meer informatie over de Decos producten, dan kunt u e-mailen naar [email protected] Hebt u een vraag, dan adviseren wij u eerst de Knowledge base op onze website te raadplegen. Mocht u hier het antwoord op uw specifieke vraag niet aantreffen, dan kunt u contact opnemen met onze afdeling Customer Support. Het e-mailadres is [email protected] Hiervoor dient u te beschikken over een geldig onderhoudscontract.
135
