Welkom bij SalarOnline

1 Terug naar index

Welkom bij SalarOnline

Dit is het stappenplan van SalarOnline. In dit stappenplan vindt u de werkwijze van de meest gebruikte functies van SalarOnline. Indien u vragen of problemen heeft met de werking raden wij u aan contact op te nemen met uw accountant of administratiekantoor. Wij wensen u veel gebruikersgemak toe.

Uw accountant of administratiekantoor heeft ervoor gekozen u toegang te bieden tot het online portaal. Met SalarOnline kunt u de mutatie-gegevens van uw werknemers invoeren. Ook is het mogelijk de PDF-documenten die uw accountant voor u klaarzet, online te accorderen en meteen door te sturen naar uw werknemers. Uw accountant heeft voor u bepaald of u toegang heeft tot PDF en/ of mutaties. In deze handleiding zijn beide modules aangezet. Het kan dus zijn dat sommige schermafdrukken in deze handleiding niet geheel overeenkomen met uw situatie. Dit neemt niet weg dat de handeling voor de beschreven optie hetzelfde is. Voordat u met SalarOnline kunt beginnen moet u enkele stappen doorlopen. • De eerste stappen op SalarOnline Nadat u de bovenstaande stappen hebt uitgevoerd kunt u gebruik maken van SalarOnline. • Mutatie gegevens invoeren • PDF bestanden accorderen/versturen 2 Terug naar index

Welkom bij SalarOnline

TIP: Op elke pagina in SalarOnline vindt u een tekst ballon met “?” zodra u hierop klikt krijgt u de help voor de betreffende pagina. Hieronder vindt u antwoorden op vragen die het meest bij ons binnenkomen. • Nieuwe login gegevens versturen • SMTP instellingen wijzigen. (E-mail afzender aanpassen). • Hoe kan ik mijn relatiegegevens en subdomein aanpassen? • Gebruikersnaam en/of Wachtwoord wijzigen • Waar staan de PDF-documenten die eerder zijn geüpload? • Kan ik de mutaties die ik eerder heb ingevoerd terugzien?

3 Terug naar index

De eerste stappen op SalarOnline

Voordat u met SalarOnline kunt gaan werken moeten er een aantal instellingen worden opgegeven. In de welkomstmail van SalarOnline vindt u de wizardlink. Klik op deze link om de wizard te start

4 Terug naar index


Zodra u op de link hebt geklikt opent de internet browser.

In de eerste stap moet u uw gewenste gebruikersnaam opgeven. Deze gebruikersnaam mag u zelf verzinnen. Het wachtwoord moet u in deze eerste stap ook opgeven. Hiermee zult u straks inloggen op SalarOnline.

5 Terug naar index


U kunt ook meteen een logo toevoegen. Dit logo zal straks voor uw werknemers (indien deze inloggen, dat is namelijk niet verplicht) te zien zijn. Als laatst moet u ook nog een subdomein opgeven. Dit is het subdomein waarop de werknemers, als daar voor gekozen wordt, in zullen loggen. U mag dit subdomein naar eigen wens invullen, bijvoorbeeld bakkerijhetbolletje.salaronline.nl. Uiteraard hoeft u in dit geval alleen ‘bakkerijhetbolletje’ in het tekstveld op te geven. Nadat u de gegevens ingevoerd hebt drukt u rechtsonder op ‘Volgende’. Hierna heeft u de wizard ook meteen voltooid en kunt u inloggen met de gekozen gebruikersnaam en wachtwoord.

Zodra u op ‘Voltooien’ klikt wordt u automatisch naar het juiste subdomein toe geleid. Let op: Dit is dus niet het subdomein wat u hebt opgegeven maar wat uw accountant of administratie-kantoor heeft opgegeven. U logt als klant van hen in op het door hen gekozen subdomein. Op het subdomein wat u hebt gekozen in de wizard loggen alleen uw werknemers in (indien gewenst).

Terug naar index

6


Nadat u ingelogd bent komt u op de algemene pagina van SalarOnline terecht. Deze ziet er ongeveer hetzelfde uit als onderstaande schermafdruk.

Zoals eerder aangegeven kan het zijn dat uw hoofdscherm er iets anders uitziet dan de schermafbeelding hierboven. Dit heeft er mee te maken of dat beide modules voor u zijn aangezet door uw accountant. Terug naar index

7

Mutatie-gegevens invoeren

Indien u bijvoorbeeld geen mutaties in kunt geven mist het blok ‘Mutatie’ in het scherm en ook in het werkgevermenu zal de menuoptie ‘Mutaties’ niet beschikbaar zijn. Indien u de mutaties wenst in te voeren raden wij u aan contact op te nemen met uw accountant. Deze kan de mutatie optie voor u inschakelen. Om de mutaties bij de werknemers in te geven, klikt u in de eerste kolom onderaan op ‘werknemer’.

Nadat u dat gedaan hebt, heet de eerste kolom ‘werknemer’. In de tweede kolom ‘sorteren’ staan alle werknemers waarvoor u mutaties in SalarOnline kan opgeven. In de eerste kolom selecteert u de optie die u in het scherm wil zien. Vervolgens selecteert u in de tweede kolom de gewenste werknemer. U kunt na het selecteren van een gewenste werknemer wederom in de eerste kolom een andere optie selecteren en vice versa. Terug naar index

8


Nadat u in het link menu op ‘periode’ hebt geklikt ziet u in het scherm alle looncomponenten die uw accountant voor u beschikbaar heeft gesteld. Indien u een looncomponent mist kunt u deze niet zelf toevoegen. U zult dit aan moeten geven aan uw accountant.

9 Terug naar index


Als de werknemer bijvoorbeeld twee dagen ziek is geweest en drie dagen vakantie heeft genoten doet u het volgende: Druk rechtsonder op de knop ‘Aanpassen’

De looncomponenten worden nu invoerbaar en u kunt de dagen/uren voor de componenten ingeven.

Als u op ‘Herbereken looncomponenten’ klikt worden de dagen en uren van vakantie en ziekte afgetrokken van de dagen en uren van het periodeloon.U hoeft tussendoor niet perse op ‘Herbereken Looncomponenten’ te klikken. Dit wordt ook automatisch gedaan als u rechtsonder op ‘Bewaren’ klikt. Nadat u klaar bent met het ingeven van de dagen/uren klikt u rechtsonder op ‘Bewaren’

10 Terug naar index


Naast de looncomponenten, kunt u ook de door de accountant beschikbare vergoedingen en inhoudingen opgeven. Om deze op te geven, kiest u in het menu ‘werknemer’ voor ‘Extra’ en in de kolom ‘sorteren’ voor de gewenste werknemer.

In het scherm ziet u nu alle voor de werknemer beschikbaar gemaakte vergoedingen/inhoudingen.

11 Terug naar index


Om de vergoedingen/inhoudingen in te geven drukt u rechtsonder op ‘aanpassen’.

Nu kunt u bedragen ingeven bij de beschikbare componenten.

Nadat u de componenten heeft opgegeven drukt u rechtsonder op ‘Bewaren’.

12 Terug naar index


Als u klaar bent met het invoeren van de mutatie-gegevens bij de werknemer, moet u de periode afsluiten. Pas daarna weet uw accountant dat u klaar bent met het invoeren van de gegevens. Om de periode af te sluiten kiest u in de eerste kolom onderaan voor ‘werkgever’.

U komt wederom op de algemene pagina van de werkgever terecht.

In het blok ‘Mutatie’ klikt u nu op de knop ‘Sluit periode af en stuur gegevens door’. In het scherm wat u hierna krijgt, kunt u een vinkje zetten bij de optie ‘Stuur mutatie overzicht ook naar werkgever’. Terug naar index

13


U krijgt dan de mutaties die u bij de werknemers hebt ingevoerd, als PDF naar uw e-mail adres toegestuurd. Druk vervolgens op ‘Verzenden’. Nadat uw accountant de gegevens heeft verwerkt krijgt u automatisch per e-mail bericht dat de nieuwe mutatie-periode klaar staat voor invoer. U hoeft nadat u op verzenden hebt geklikt, dus alleen te wachten op een e-mail dat u de gegevens weer in kunt voeren. De knop ‘sluit periode af en stuur gegevens door’ wordt vervangen door de datum en tijd waarop de mutatie gegevens aan de accountant zijn doorgegeven.

14 Terug naar index

PDF bestanden accorderen/versturen

U krijgt per e-mail bericht dat de PDF bestanden klaar staan op SalarOnline om geaccordeerd te worden. U logt vervolgens in en u komt op de algemene pagina van de werkgever. Onder het blok ‘PDF’ ziet u nu dat er documenten klaar staan voor goedkeuring.

Om de PDF-documenten te keuren, drukt u op de knop ‘Documenten goedkeuren of verzenden’.

U komt terecht op ‘Documenten’ – ‘Goedkeuring’.

15 Terug naar index


Klik op de knop ‘Accorderen’ om de documenten af te keuren of goed te keuren.

16 Terug naar index


Het volgende scherm wordt getoond.

Aan de rechterzijde van het scherm wordt de loonslip getoond. U kunt nu aan de linkerzijde aangeven of de loonstrook akkoord of niet akkoord is. Indien het PDF-document niet akkoord is, moet u voordat u op ‘Niet akkoord’ drukt in het opmerkingenveld, opgeven wat de reden is van de afkeuring. Deze reden wordt later naar de accountant toegezonden. 17 Terug naar index


Zodra het laatste document is gekeurd komt u wederom in het goedkeuringsscherm terecht.

In dit voorbeeld zijn van de drie documenten die klaar stonden voor accordering, twee documenten goedgekeurd en één document afgekeurd. Als u op ‘Verzenden’ klikt krijgen de goedgekeurde werknemers automatisch een e-mail. Voor die werknemers is de loonstrook dan beschikbaar. Echter: één document was afgekeurd en de accountant is daar momenteel nog niet van op de hoogte. Dit moet eerst gemeld worden. Om de accountant op de hoogte te stellen drukt u op ‘Melden’. Nadat dat gebeurd is kunt u de browser afsluiten. U moet namelijk wachten op een e-mail waarin aangegeven wordt dat de PDF document(en) klaar staan. Dan volgt deze procedure opnieuw. De optie ‘verwittig’ blijft standaard gedisabled. Indien deze beschikbaar is moet u hier op klikken. Uw accountant heeft dan namelijk aangegeven dat hij ook op de hoogte gehouden wil worden als de documenten wél zijn goedgekeurd. Terug naar index

18

Nieuwe login gegevens versturen

Indien uw accountant ervoor heeft gekozen uw werknemers in te laten loggen, wordt de e-mail waarin de werknemer een gebruikersnaam en wachtwoord aan moet maken, automatisch meegestuurd zodra er voor de werknemer een PDF-document geaccordeerd is. Indien u niet wilt dat uw werknemers inloggen op uw subdomein zult u dit met de accountant moeten overleggen. Uw accountant kan namelijk voor u instellen dat de PDF-bestanden als bijlage meegestuurd worden in de e-mail. Echter, als de werknemers wel inloggen kan het voorkomen dat de werknemer zijn inloggegevens kwijt raakt. Deze kunt u als werkgever opnieuw verzenden. Klik onderaan, nadat u ingelogd bent, op ‘werknemer’.

Vervolgens kiest u voor ‘Onderhoud’ en in de tweede kolom selecteert u de werknemer waarvan u de inloggegevens opnieuw wilt verzenden.

19 Terug naar index

Nieuwe login gegevens versturen

In het rechter scherm drukt u vervolgens rechtsonder op de knop ‘Stuur login’.

20 Terug naar index

SMTP instellingen wijzigen

Aangezien de communicatie tussen u, de accountant en de werknemers allemaal per e-mail gaat, raden wij u aan de SMTP-instellingen van uw e-mail account in te stellen. U bent niet verplicht dit te doen, maar als u deze instellingen niet wijzigt krijgen de werknemers standaard e-mailberichten van de afzender ‘[email protected]’.

Om ervoor te zorgen dat uw e-mailadres de afzender is, moeten de SMTP-instellingen worden aangegeven. Dit doet u nadat u ingelogd bent onder het menu ‘Onderhoud’ – ‘SMTP Instelingen’.

21 Terug naar index

SMTP instellingen wijzigen

Druk in dit scherm op ‘Aanpassen’ en voer uw SMTP-instellingen in, deze kunt u opvragen bij uw provider.

22 Terug naar index

Hoe kan ik mijn relatiegegevens en subdomein aanpassen?

In het menu ‘werkgever’ onder ‘Relatiegegevens’ vindt u uw relatiegegevens zoals deze door uw accountant zijn ingevoerd.

23 Terug naar index

Hoe kan ik mijn relatiegegevens en subdomein aanpassen?

De gegevens die hier getoond worden kunnen niet door u aangepast worden. Indien uw gegevens niet kloppen moet u dit aangeven aan uw accountant. De accountant is de enige die deze gegevens voor u kan wijzigen. U kunt alleen het subdomein wijzigen wat u eerder opgegeven had in de wizard. Indien u deze aan wilt passen, drukt u rechtsonder op ‘Aanpassen’.

Aangezien de werknemers in eerste instantie niet op de hoogte zijn van het nieuwe subdomein, kunt u het vinkje aanzetten. Hierdoor wordt er automatisch een e-mail met de nieuwe gegevens gestuurd.

24 Terug naar index

Gebruikersnaam/Wachtwoord wijzigen

Indien u het wachtwoord waarmee u inlogt op het subdomein van uw accountant of administratiekantoor wilt wijzigen, kiest u in het menu ‘werkgever’ voor ‘Gebruikersinstellingen’.

In het scherm kunt u rechtsonder op aanpassen klikken.

25 Terug naar index

Gebruikersnaam/Wachtwoord wijzigen

In het zojuist geopende scherm kunt u uw e-mailadres, gebruikersnaam, en wachtwoord wijzigen.

Als u het e-mailadres of de gebruikersnaam wilt aanpassen moet u voor dat u op opslaan drukt uw huidige wachtwoord ingeven. ‘Nieuw wachtwoord’ en ‘Bevestig wachtwoord’ kunt u dan leeglaten. Op die manier behoudt u hetzelfde wachtwoord.

26 Terug naar index

Waar staan de PDF-documenten die eerder zijn geüpload?

Zodra u de online aangeboden documenten hebt geaccordeerd, komen ze in het documenten overzicht te staan. Op werkgever- en werknemerniveau heeft u de menuoptie ‘Documenten’. Op werkgever niveau ziet u alle documenten van alle werknemers.

Bovenin kunt u filteren op documenttype, periode, jaar of status. Als u alleen documenten van een specifieke werknemer wilt zien kiest u onderin het linkermenu voor ‘werknemer’.

Vervolgens kiest u voor ‘Documenten – Overzicht’ en selecteert u in de tweede kolom de gewenste werknemer.

27 Terug naar index

Waar staan de PDF-documenten die eerder zijn geüpload?

In het scherm ziet u vervolgens de documenten van de geselecteerde werknemer.

Met het PDF-icoon achteraan de regel kunt u het PDF-bestand nogmaals downloaden. Onder ‘Documenten – HRM’ vindt u, als de accountant hiervoor een upload heeft gedaan, andere types documenten terug. Denk hierbij aan: Leasecontracten, arbeidsovereenkomsten etc. 28 Terug naar index

Kan ik de mutaties die ik eerder heb ingevoerd terugzien?

Indien uw accountant ervoor heeft gekozen om u de mutaties te laten invoeren worden er natuurlijk elke periode nieuwe mutaties ingegeven. Als u de mutaties die u in een eerdere periode hebt gedaan wilt terugzien moet u kiezen voor ‘Werkgever – ‘Mutaties’.

In het rechterscherm ziet u nu de mutaties zoals ze er op dit moment in staan.

29 Terug naar index

Kan ik de mutaties die ik eerder heb ingevoerd terugzien?

In het staatje wat hier direct onder staat kunt u het mutatie-overzicht voor een gewenste periode downloaden. Druk daarvoor op het PDF-icoon achter de betreffende periode.

30 Terug naar index

Welkom bij SalarOnline

Recommend Documents