Wanneer welk workflow inbox? Inleiding Sinds de invoering van SAP workflow in 1996 zijn voor het afhandelen van workflow taken een aantal alternatieven naast de standaard SAP Business Workplace (SBWP) beschikbaar gekomen. Al meer dan 10 jaar lang kan bijvoorbeeld de Universal Worklist (UWL) ingezet worden om workflow taken in een SAP Enterprise Portal af te handelen. Naast de bovengenoemde twee “gesettelde technologieën” zijn er de afgelopen jaren nog meer mogelijke alternatieven geïntroduceerd, die voor specifieke gebruikersgroepen een betere gebruikerservaring kunnen opleveren. Het meest recente voorbeeld zijn de SAP Fiori applicaties en de mogelijkheden die deze met zich meebrengen. Hiermee wordt niet alleen de gebruikerservaring naar een hoger niveau getild, het biedt ook meer mogelijkheden om workflow taken af te kunnen handelen. Denk bij het laatste bijvoorbeeld aan het mobiel ontsluiten van workflow taken naar uw gebruikers. De laatste verbetering op workflow gebied binnen het SAP Fiori spectrum is de zogenaamde “My Inbox” applicatie. Deze standaard SAP Fiori applicatie is uitgebracht in januari 2015 en hiervan vermeldt SAP dat de toekomst is voor het afhandelen van SAP workflow taken. Alle SAP workflow inbox alternatieven zijn in dit stuk beschreven. Hierin worden de belangrijkste kenmerken, voor- en nadelen van iedere optie benoemd. Tevens vergelijken we de alternatieven op de belangrijkste kenmerken. Zo kunt u zich een duidelijk beeld vormen welk workflow inbox alternatief het beste bij welke situatie past.
SAP Business Workplace Zoals reeds vermeld is de SAP Business Workplace (SBWP) de standaard optie om SAP workflow taken af te handelen. De SAP Business Workplace “draait” in de SAP GUI en is dus niet via webbrowsers of mobiel te benaderen. Sinds het uitbrengen van SAP workflow in 1996 is de SAP Business Workplace wel iets verandert, maar over het algemeen omhelst deze momenteel nog dezelfde functionaliteit als 20 jaar geleden. Ondanks zijn “ouderdom”, hebben de functionaliteiten die aangeboden worden in de SAP Business Workplace gefungeerd als basis voor alle nieuwe technologieën die tot op heden zijn ingezet om SAP workflow taken te kunnen ontsluiten.
Voordelen
Nadelen
• • •
•
• • •
Geen additionele infrastructuur benodigd Proven technology Uitgebreide analyse mogelijkheden. Direct navigeren naar de workflow log is in ieder scherm mogelijk Dynamische kolommen configureerbaar voor tonen specifieke procesinformatie Outbox beschikbaar met afgehandelde items en gestarte workflows Vervanging in te stellen en te beheren
• • • •
Niet geschikt voor consolidatie van taken uit meerdere systemen Geen ondersteuning voor SAP NetWeaver BPM Weinig mogelijkheden voor personalisatie van de inbox en het vereenvoudigen van de weergave Alleen uit te voeren via SAP GUI Geen intuïtieve schermen; de SBWP kan qua functionaliteiten en opties “overweldigend” overkomen op nieuwe gebruikers
Universal Worklist (UWL) De Universal Worklist (UWL) is de inbox voor workflow taken wanneer de SAP Enterprise Portal wordt gebruikt. Deze werkt out-of-the-box in de portal en biedt incidentele gebruikers van SAP workflow een betere gebruikerservaring dan de SAP Business Workplace. De mate van flexibiliteit en waarmee de UWL kan worden uitgebreid is vrij hoog. Zo is het mogelijk om taken uit meerdere systemen aan te bieden in een universele inbox; de Universal Worklist. Ook SAP NetWeaver BPM taken en workflow taken uit non-SAP systemen kunnen worden opgenomen in de UWL. Met de configuratiebestanden (XML) van de UWL kan de user interface op zeer veel punten worden aangepast. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om bepaalde taken specifiek af te laten handelen via ABAP Web Dynpro, andere via Java Web Dynpro en weer andere met specifieke buttons in het UWL scherm. Tevens is er de mogelijkheid om afgehandelde workflow taken in te zien en kunnen er filters worden toegepast om bepaalde taken te groeperen in specifieke tabbladen in de UWL.
Voordelen
Nadelen
•
•
• • • •
Veel mogelijkheden tot configuratie, personalisatie en uitbreidingen Ondersteuning voor taken uit meerdere backend systemen Ondersteund SAP NetWeaver BPM workflows Vervanging in te stellen en te beheren Standaard functionaliteit zoals doorsturen en reserveren is hier ook beschikbaar
• •
Werkt alleen in combinatie met de SAP Enterprise Portal Niet geschikt voor mobiele ondersteuning Uitdagingen qua performance wanneer meerdere systemen gekoppeld zijn
POWL Lean Workflow Inbox Sinds ECC6.0 Enhancement pack 5 (EHP5) is de POWL Lean Workflow Inbox beschikbaar als alternatief voor de Universal Worklist of SAP Business Workplace. POWL staat voor “Personal Object Worklist” en is gebaseerd op de Web Dynpro ABAP technologie. Deze technologie combineert het beste van twee werelden (SBWP en UWL) in één generieke inbox. De POWL inbox is bijvoorbeeld geschikt voor het tonen van workflow taken uit verschillende backend systemen. Daarnaast biedt het de meeste mogelijkheden die u ook in de SBWP tot uw beschikking heeft, zoals het instellen van vervangers. De POWL workflow inbox kan opgenomen worden in de SAP Enterprise Portal, maar kan ook aangeroepen worden vanuit de SAP NetWeaver Business Client (NWBC). Aangezien de POWL inbox is gebaseerd op Web Dynpro ABAP technologie, kan de POWL inbox zelfs in een losstaande webbrowser worden aangeroepen mocht u geen beschikking hebben over de SAP Enterprise portal of de NetWeaver Business Client (NWBC). Door de technologie behorende bij POWL applicaties, is de POWL inbox zeer flexibel in de mate waarin deze geconfigureerd en gepersonaliseerd kan worden. Extra opties naast bijvoorbeeld de standaard doorsturen- en herpresentatie functionaliteit kunnen worden toegevoegd. Ook kunnen extra queries worden gedefinieerd voor de POWL inbox. Daarnaast beschikt de POWL inbox over een aantal standaard queries voor MSS scenario’s zoals het goedkeuren van verlofaanvragen.
Voordelen
Nadelen
•
•
• • • •
Geschikt voor verschillende infrastructuur opties. NWBC of portal, maar ook standalone in een webbrowser is mogelijk Geschikt voor zogenaamde incidentele gebruikers van SAP workflow Configureerbaar en te personaliseren met POWL technologie Ondersteuning voor taken uit meerdere backend systemen Vervanging in te stellen en te beheren
• •
Geen ondersteuning voor SAP NetWeaver BPM Niet geschikt voor mobiele ondersteuning Geen outbox functionaliteit
Unified Inbox De Unified Inbox is de eerste SAP workflow inbox die is ontwikkeld met meer recente user interface technologieën. De Unified Inbox is gebaseerd op HTML5 en heeft hierdoor een modernere uitstraling dan de eerdere alternatieven. De Unified Inbox is net als de UWL uitermate geschikt voor het verzamelen van workflow taken uit meerdere systemen. Of dit nu traditionele SAP backend systemen zoals ECC, SRM of CRM zijn, of dat het SAP NetWeaver BPM systemen zijn. Daarnaast heeft de Unified Inbox ook de mogelijkheid om taken vanuit non-SAP systemen op te nemen. De Unified Inbox is gebaseerd op SAPUI5 technologie en kan eigenlijk de voorloper genoemd worden van SAP Fiori workflow applicaties die meer recent zijn uitgebracht. De Unified Inbox is niet geoptimaliseerd voor mobiel gebruik, maar door de SAPUI5/HTML5 technologie wordt al wel een stap in de juiste richting gezet voor het ondersteunen van meerdere platformen en devices. De Unified Inbox kan opgenomen worden in de SAP Enterprise Portal, SAP NetWeaver Business Client (NWBC), SAP Fiori Launchpad en draait ook stand-alone in een webbrowser. Hieronder een printscreen van de Unified Inbox op een Apple iPad:
Voordelen
Nadelen
•
•
•
Ondersteuning voor taken uit meerdere backend systemen Ondersteund SAP NetWeaver BPM workflows
Officieel alleen geoptimaliseerd voor desktop gebruik – geen SAP Fiori gebruikerservaring over verschillende devices
Voordelen
Nadelen
• •
•
• • • •
Ondersteund non-SAP workflows Standaard acties zoals doorsturen en reserveren direct beschikbaar Vervanging in te stellen en te beheren Betere gebruikerservaring dan UWL en SBWP door SAPUI5/HTML5 Gaat richting multiple device support alhoewel niet officieel ondersteund werkt het op diverse tablets Door SAPUI5 technologie is branding en theming mogelijk met de SAP UI Theme Designer
SAP NetWeaver Gateway systeem als extra infrastructuur vereiste
Fiori “My Inbox” app De standaard Fiori “My Inbox” app is de laatste ontwikkeling op het vlak van SAP workflow inboxen en is beschikbaar sinds januari 2015. De My Inbox app is de opvolger van de standaard SAP Fiori “Approve Request” app en de “Unified Inbox”. In principe heeft My Inbox dezelfde functionaliteit als de Unified Inbox, maar is deze nu uitgebracht als en geïntegreerd in een SAP Fiori applicatie. Een van de belangrijke voordelen van deze SAP Fiori applicatie ten opzichte van de Unified Inbox is dat de taken op verschillende devices kunnen worden afgehandeld; zowel desktop, tablet als mobiel worden ondersteund. Dit is uiteraard een van de belangrijkste eigenschappen van SAP Fiori. Belangrijk om te vermelden is dat SAP de My Inbox applicatie positioneert als de nieuwe SAP workflow inbox voor de toekomst. De My Inbox app is volledig geïntegreerd in de SAP Fiori Launchpad applicatie en is op diverse onderdelen te configureren en uit te breiden. Enkele belangrijke features aanwezig in de My Inbox app zijn: • • • • • • •
Full-tekst search, sorteren, filteren Beheren en instellen vervangers Mass-approval acties Bijlagen en notities zijn in te zien en kunnen worden toegevoegd Custom attributen met extra informatie omtrent de taak zijn in te zien Opties van taken configureerbaar (tonen/verbergen) of extra opties toevoegen Details van andere gebruikers in het workflow proces kunnen worden ingezien
Daarnaast wordt SAP Fiori overall steeds meer gepositioneerd als dé nieuwe user interface technologie door SAP en daar sluit het uitbrengen van de My Inbox app volledig bij aan. De recente launch van S4HANA (de opvolger van SAP ERP) onderstreept nogmaals de positie van SAP Fiori binnen het SAP landschap; de user interface van S4HANA is volledig gebaseerd op SAP Fiori.
Voordelen
Nadelen
•
•
• • • • • • • • • • •
Geen extra licenties naast huidige SAP user licenties benodigd Snel en eenvoudig te implementeren Ondersteuning voor taken uit meerdere backend systemen Ondersteund SAP NetWeaver BPM workflows Ondersteund non-SAP workflows Veel configuratie mogelijkheden en uit te breiden met eigen schermen en applicatielogica Vervanging in te stellen en te beheren Mass-approval mogelijkheden Diverse sorteer, filter en (full-text) search mogelijkheden Toevoegen notities en bijlagen SAP workflow gebruikersbeslissingen werken standaard Standaard acties zoals doorsturen en reserveren direct beschikbaar
• •
SAP NetWeaver Gateway systeem als extra infrastructuur vereiste Custom workflow taken waarvoor geen SAP Fiori scherm is gedefinieerd worden uitgevoerd middels SAP GUI voor HTML Geen outbox functionaliteit, maar dit staat wel op de planning voor volgende releases
Standaard Fiori workflow apps Naast de standaard Fiori “My Inbox” app zijn er ook vele standaard Fiori apps beschikbaar die speciaal zijn ontwikkeld voor een bepaalde stap in een SAP workflow proces. Voorwaarde voor deze apps is dus dat er een SAP workflow voor een specifiek proces is ingericht en dat een specifieke stap in het workflow proces zich leent voor het ontsluiten middels een van deze standaard Fiori apps. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de stap voor het goedkeuren van inkooporders in de vrijgave workflow voor inkooporders. Er zijn inmiddels veel van dit soort standaard workflow apps beschikbaar die specifiek zijn ontwikkeld voor een workflow proces; goedkeuren van verlofaanvragen, goedkeuren van travel expenses, of het goedkeuren van timesheets. Sinds medio 2014 zijn deze standaard Fiori applicaties vrijgesteld van licenties, wat inhoudt dat implementatie van dergelijke apps met een beperkte investering en effort kunnen worden opgenomen in uw SAP landschap. Hieronder een voorbeeld van de standaard SAP Fiori app voor het goedkeuren van inkooporders.
Voordelen
Nadelen
•
•
• • • •
Geen extra licenties naast huidige SAP user licenties benodigd Snel en eenvoudig te implementeren Vele workflow scenario’s inmiddels ondersteund met standaard SAP Fiori applicaties Standaard applicaties zijn uit te breiden met eigen verwerkingslogica of nieuwe schermen/schermelementen Standaard SAP applicaties, dus support door SAP
• • •
SAP Netweaver Gateway systeem als extra infrastructuur vereiste Standaard applicatie kan afwijken van uw eigen business logica Applicaties zijn niet op alle vlakken uit te breiden Standaard workflow opties zoals instellen vervanger zijn niet beschikbaar
Voordelen • •
Snelle release cycles van SAP waardoor nieuwe gewenste functionaliteit/bugfixes snel beschikbaar zijn Ondersteuning voor taken uit meerdere backend systemen
Nadelen
Custom Fiori apps Indien er binnen het standaard portfolio van SAP Fiori geen applicatie beschikbaar is voor het afhandelen van specifiek workflow taken, dan is het ook mogelijk om een custom SAP Fiori applicatie te realiseren gebaseerd op de SAPUI5 technologie. Hiermee kunnen “Fiori” apps gecreëerd worden, die dezelfde gebruikerservaring opleveren als standaard SAP Fiori applicaties. Hieronder een voorbeeld van een custom SAP Fiori applicatie voor het goedkeuren van inkomende facturen:
Voordelen
Nadelen
•
•
•
Een eigen app kan perfect worden afgestemd op het workflow proces; “You’re limited by your own imagination” Wanneer alle workflow taken op een paar na worden afgehandeld via SAP Fiori applicaties, biedt deze optie de laatste ontbrekende schakel.
•
SAP NetWeaver Gateway systeem als extra infrastructuur vereiste Ontwikkelinspanningen benodigd op verschillende technologieën: ABAP, OData, Javascript en SAPUI5/HTML5
Vergelijkingsmatrix In onderstaande tabel worden de belangrijkste kenmerken voor iedere inbox met elkaar vergeleken. SBWP
UWL
POWL
Unified Inbox
My inbox
Fiori WF app
*1
*2
Multi-system NetWeaver BPM Non-SAP Vervanger Doorsturen Herpresenteren Reserveren/ terugplaatsen Outbox Object links Mass approval Mobiel ondersteund Gateway benodigd Portal benodigd
*3
Portal ondersteund NWBC ondersteund Configureerbaar/ uit te breiden *1: Wordt uitgebracht in volgende releases *2: In sommige standaard workflow apps zit functionaliteit voor afgehandelde items *3: Werkt op sommige tablets, maar wordt niet officieel ondersteund
Fiori cust. app
Conclusie Om te bepalen welke workflow inbox het beste bij uw organisatie past, is het uiteraard van belang bovenstaande eigenschappen van de verschillende inboxen met elkaar te vergelijken. Bent u op zoek naar een inbox die meerdere systemen ondersteund, dan valt de SAP Business Workplace al snel af, maar blijven er nog vele over. Ook uw huidige SAP landschap is bijvoorbeeld van invloed; de aanwezigheid van een SAP Enterprise Portal is namelijk vereist in het geval van de UWL. Een SAP NetWeaver Gateway systeem is weer benodigd voor SAP Fiori applicaties (behalve als u backend systeem een SAP NetWeaver 7.31 systeem of hoger betreft). Daarnaast is het ook van belang om de huidige SAP trend op het gebied van user interface technologie goed te volgen. Afgelopen twee jaar heeft deze met SAPUI5 en SAP Fiori een grote vlucht genomen en de meest recente launch van de opvolger van SAP ERP – S4HANA – toont aan dat SAP Fiori een prominente plaats gaat innemen in het SAP landschap. De user interface in S4HANA is immers volledig gebaseerd op SAP Fiori. Het feit dat SAP aangeeft dat de standaard SAP Fiori My Inbox app de toekomstige SAP workflow inbox wordt, bevestigt nogmaals dat de gehele user interface van SAP applicaties zich naar SAP Fiori beweegt. Wij realiseren ons echter dat niet iedere organisatie aan de vooravond staat van een migratie naar S4HANA en dat bijvoorbeeld de SAP Enterprise Portal in combinatie met de Universal Worklist een prima oplossing biedt voor vele organisaties. Ook het gebruik van de “oudste” inbox – de SAP Business Workplace – is geen enkel probleem. Ondanks de mindere uitstraling ten opzichte van de andere alternatieven is de SBWP een uitermate robuuste oplossing die wellicht als opstapje dient voor een van de andere alternatieven.
Maart 2015. Deze tekst is aangeleverd door Avelon. Voor vragen of extra informatie over dit onderwerp kunt u contact opnemen met Joost van Poppel of Sander van der Wijngaart. Zie voor contactgegevens www.avelon.nl
