Gemeente Noordwijk
Handleiding
Handleiding Beoordelen van facturen Budgethouder Doel Doel van deze instructie is het toelichting van de processtap van het beoordelen c.q. autoriseren van binnengekomen facturen door de budgethouder. Alle binnenkomende facturen van leveranciers worden gescand, ingelezen in SAP en vervolgens automatisch afgehandeld via een workflow procedure die de afhandeling van de diverse activiteiten begeleidt. Deze instructie gaat in op de activiteiten die een budgethouder moet uitvoeren. Concreet komt dit neer op het toelichten van de stap van het goedkeuren van facturen.
Gerelateerde transacties Geen
Menupad Gebruik het volgende menupad om naar het scherm te gaan: •
SAP-menu Business Workplace
Transactie Code •
SBWP
Workflow Met behulp van workflow kunnen taken gerouteerd worden naar gebruikers met als opdracht een activiteit uit te voeren. In het SAP systeem kunnen diverse processen met dit hulpmiddel ingericht worden, zoals de afhandeling van een factuur. In dit proces zijn verschillende activiteiten opgenomen, waarvan er een aantal door het SAP systeem worden uitgevoerd en anderen door gebruikers moeten worden uitgevoerd. Na het uitvoeren van een taak (activiteit) door een gebruiker gaat de workflow verder met de volgende activiteit die mogelijk aan een andere gebruiker wordt toegewezen. Na het afronden van alle taken is het proces ten einde. Het is niet mogelijk taken uit de workflow te verwijderen.
Pagina 1 uit 18
Gemeente Noordwijk
Handleiding
Proces 1. Inloggen in SAP Er zijn twee manieren om de aan u toegewezen taken te benaderen: 1: Benaderen van uw SAP workflow inbox via e-mail notificaties. 2: Benaderen van uw SAP workflow inbox via de SAPLogon.
Scenario 1: benaderen van uw SAP workflow inbox via e-mail notificaties In uw inbox is een e-mail gearriveerd die aangeeft dat er een of meerdere SAP workflow taken aan u zijn toegewezen. Dubbelklik op de bijlage ‘Naar workflowingang’. Hierdoor zal u gevraagd worden om uw gebruikersnaam en password.
Afbeelding 1: Inloggen in SAP via e-mail
Wanneer u vervolgens op ‘aanmelden’ klikt, wordt u automatisch naar uw SAP workflow inbox geleid.
Pagina 2 uit 18
Gemeente Noordwijk
Handleiding
Afbeelding 2: de SAP workflow inbox
Scenario 2: benaderen van uw SAP workflow inbox via de SAPLogon. Selecteer het systeem waarop u de werkzaamheden wilt uitvoeren. Gebruik hiervoor de aan u toegewezen gebruikersnaam/wachtwoord combinatie.
Afbeelding 3: Voorbeeld van SAPLOGON
Pagina 3 uit 18
Gemeente Noordwijk
Handleiding
Afbeelding 4: Aanloggen op het systeem
Hierin zijn de volgende velden voor u van belang: Mandant : Hier moet u 100 invullen voor de productieomgeving. Gebruiker : Uw gebruikerscode : Zelfde naam als waarmee u uw computer opstart Password : Uw password :
Welkom (alleen bij eerste keer inloggen)
Taal : Hierin kunt u de taal aangeven waarin de menu s, schermen en meldingen worden weergegeven. Als hier niets wordt ingegeven wordt de standaardtaal die gekoppeld is aan de gebruiker gekozen. (NL) Als alle gegevens juist zijn ingevuld kunt u enter geven via de
Pagina 4 uit 18
toets links boven in het scherm.
Gemeente Noordwijk
Handleiding
De Business Workplace kan benaderd worden nadat ingelogd is in SAP. Om te bepalen welke taken aan u zijn toegewezen en uitgevoerd moeten worden druk op de knop:
.
Afbeelding 5: Aanroepen persoonlijke inbox (business workplace)
Uw persoonlijke business workplace (inbox) heeft een folderstructuur zoals u in de volgende schermafdruk kunt zien. De openstaande taken voor facturen zijn terug te vinden in de ingangsmap.
Pagina 5 uit 18
Gemeente Noordwijk
Handleiding
Afbeelding 6: Ingangsmap persoonlijke inbox
Als u nu vervolgens uw inbox openklapt zult u zien hoeveel taken aan u zijn toegewezen. Het totale aantal taken (= facturen) dat nog afgehandeld moet worden staat achter het woord ‘workflow’. Zodra u op het woord workflow klikt opent de rechterkant van uw inbox en worden de afzonderlijke taken getoond. 2. Controleren openstaande activiteiten Alle ontvangen en openstaande facturen staan als aparte regels (taken) in uw inbox. In het volgende voorbeeld is dit dus 1 factuur. Aan u wordt nu gevraagd om deze factuur te beoordelen.
Pagina 6 uit 18
Gemeente Noordwijk
Handleiding
Afbeelding 7: Overzicht openstaande taken
Elke taak bestaat uit een aantal kolommen. Uit de titel kolom kunt u afleiden wat er van u wordt verlangd. In uw rol als PAV-er is dat het beoordelen (inhoudelijk goedkeuren) van de aan u toegewezen factuur. Om het uitstaande werk meer inzichtelijk te maken zijn naast de taaktitel ook een aantal extra kolommen toegevoegd. De kolommen zijn als volgt ingericht: Status Aanmaakdatum Aanmaaktijdstip Bijlage
Factuurdatum Vervaldatum Bedrag Leverancier
Hieruit kunt u afleiden wat de status tot op heden is (bv. Nieuw) De datum waarop de taak aan u is toegewezen Het tijdstip waarop de taak aan u is toegewezen Als hier een paperclip in staat dan betekent dit dat een collega opmerkingen aan de factuur heeft toegevoegd. Deze opmerkingen kunt u vinden onder het kopje ‘objecten en bijlagen’ als u de taak heeft geselecteerd. Datum van de factuur (vermeld op de factuur door de leverancier) vervaldatum van de factuur, rekening houdend met de betaaltermijn totaalbedrag van de factuur inclusief de valuta code naam van de leverancier
Uit de status die een factuur heeft kunt u afleiden door wie de factuur het laatst is behandeld. Zo kan de status zijn ‘NIEUW CA’. Dit betekent dat de factuur is geregistreerd door de crediteurenadministratie en aan u is doorgestuurd. Ook kan de status zijn ‘goedgekeurd’. Dit betekent dat de factuur al is goedgekeurd door een PAV. Dit is ook af te leiden uit de historie log die bij elke factuur zichtbaar is.
Pagina 7 uit 18
Gemeente Noordwijk
Handleiding
3. Beoordelen van een factuur U kunt op twee manieren nu een factuur oppakken. U kunt allereerst op een factuurregel dubbelklikken, of u kunt de taak selecteren en vervolgens op de knop
drukken.
In beide gevallen zal eerst het scherm met de gescande factuur worden geopend en dan het andere scherm bevat de opties waaruit u kunt kiezen (zoals het goedkeuren van de factuur) en het andere scherm bevat het gescande document.:
Afbeelding 8: beoordelen van de factuur
U kunt nu de ontvangen factuur bekijken en bepalen of u het daar mee eens bent. U kunt uw keuze kenbaar maken door gebruik te maken van de eerste drie knoppen: 1. Goedkeuren : als u het inhoudelijk eens bent met de factuur. De factuur wordt vervolgens automatisch doorgestuurd naar de door de crediteurenadministratie geselecteerde budgethouder om de factuur formeel te autoriseren. 2. Deels goedkeuren : als u het inhoudelijk eens bent met de factuur, maar mogelijk moet er nog iemand de factuur beoordelen. De factuur wordt vervolgens automatisch doorgestuurd naar de door de crediteurenadministratie geselecteerde budgethouder om de factuur formeel te autoriseren. 3. Afkeuren : als u het niet eens bent met de factuur. De factuur gaat vervolgens automatisch retour naar de crediteurenadministratie. De aanmaak van een bijlage met de reden van deze keuze is verplicht.
Pagina 8 uit 18
Gemeente Noordwijk
Handleiding
Daarnaast zijn een aantal extra functies aangeboden. Afhankelijk van het ingerichte proces kunnen deze opties wel/niet gebruikt worden. Indien een optie niet relevant is dan zul u daarvan een melding krijgen nadat u op de betreffende knop heeft gedrukt. Toelichting op de extra functies: - Factuur coderen : met deze optie kunt u de factuur wijzigen en de codering aanpassen. Wijzigingen in de basisgegevens, zoals leverancier, bankrekening en totaalbedrag kunt u niet aanbrengen. - Factuur vasthouden : als u de factuur niet direct kunt afhandelen kunt u met deze optie de taak terugzetten in de inbox. U krijgt tevens de mogelijkheid om een vrije tekst toe te voegen welke direct zichtbaar is achter de taaktitel. Met deze vrije tekst maakt u inzichtelijk waarom een taak nog niet is afgehandeld. Dit is bijvoorbeeld handig als u een inbox deelt met uw collega’s. - Factuur doorsturen : als u van mening bent dat iemand anders de factuur moet beoordelen dan kunt u met deze optie de factuur doorsturen. - Retour vorige processtap: als u van mening bent dat u deze factuur niet behandelen en u weet ook niet wie dit dan wel moet doen dan kunt u de factuur terugsturen. Afhankelijk van het ingerichte proces zal de factuur dan worden teruggezonden naar de crediteuren administratie, bedrijfsbureau of PAV. - Afbreken : met deze optie sluit u de taak en zal de taak in uw inbox worden teruggeplaatst. U kunt de factuur dan altijd later opnieuw oppakken. BELANGRIJK: Als u een taak heeft afgerond zal het gescande document niet automatisch sluiten. Zorg er daarom voor dat u het gescande document sluit nadat de taak is afgesloten. Dit voorkomt mogelijke verwarring.
Pagina 9 uit 18
Gemeente Noordwijk
Handleiding
4. Factuur Coderen
Afdeling 9: factuur coderen
Vul de Kostenplaats en het GrbkRek ( u kun zoeken naar het juiste nummer door gebruik te maken van de knop die u krijgt te zien als in het veld gaat staan dat ingevuld moet worden. Daarna vult u het bedrag en de tekst die aan deze boeking wilt geven. Controleer of het Saldo NUL is.
Pagina 10 uit 18
Gemeente Noordwijk
Handleiding
Algemene aandachtspunten Verschil workflow taak en e-mail bericht: Workflow taken moeten worden uitgevoerd om ze te laten verdwijnen in de Inbox. Achter een workflow taak hangt daarom een voorgedefinieerde actie. De workflow taken kunnen niet door u (via een verwijder knop) weggegooid worden. Met mailberichten kan dit natuurlijk wel. Nieuwe taken ontvangen:
U dient zelf uw Inbox regelmatig te vernieuwen door op - knop te drukken. Het systeem controleert dan de of er nieuwe taken voor u zijn binnengekomen.
Toewijzing van taken:
De workflow taak kan direct aan meerdere personen worden aangeboden. Zodra één medewerker de taak oppakt verdwijnt deze automatisch uit de Inbox van de overige medewerkers. Er is dus geen enkel risico aanwezig dat dezelfde taak door meerdere personen (dubbel) wordt uitgevoerd.
Welke applicaties zijn nodig:
SAPlogon / SAPGUI – Deze applicatie moet geïnstalleerd zijn op de PC. User-id set-up – Een nieuwe gebruiker moet het juiste autorisatieprofiel hebben. Outlook – Voor het ontvangen van e-mail berichten over openstaande taken (goedkeuringstaken).
Vragen of opmerkingen:
In geval van problemen / vragen: Stuur een e-mail naar:
[email protected]
Pagina 11 uit 18
Gemeente Noordwijk
Handleiding
Details van de Workflow folder De belangrijkste kenmerken van de Workflow folder in de Business Workplace worden hieronder besproken aan de hand van volgende afbeelding.
Details workflow overview
Onderstaande nummering correspondeert met de nummers op bovenstaande afbeelding: 1. Het is mogelijk de grootte van de drie delen van de Business Workplace aan te passen. Afhankelijk van de informatie die getoond moet worden kan een deel vergroot of verkleind worden. 2. SAP voorziet in een standaard knoppenbalk waarmee SAP bediend kan worden. De knoppen worden verderop in het document beschreven. 3. Dit is de titel van de taak die aan u is toegewezen. Op basis van de titel zou het duidelijk moeten zijn wat er van u verwacht wordt met deze taak. 4. De kolommen zijn gevuld met informatie van de gegevens die in een taak voorkomen: - De status indicator (wit = onbehandeld, half wit = taak geannuleerd door de gebruiker); - De datum waarop de deze taak is gestart; - Indicator wordt getoond als een gebruiker eerder een annotatie heeft gemaakt bij deze taak . 5. Extra kolommen welke informatie weergeeft over de specifieke taak. Afhankelijk van de rol van de gebruiker en de taak kan er verschillende informatie getoond worden. Met behulp van deze kolommen kunnen taken gesorteerd worden, waarmee een hulpmiddel wordt geboden om te bepalen welke taak als eerste uitgevoerd moet worden.
Pagina 12 uit 18
Gemeente Noordwijk
Handleiding
De knoppenbalk
De belangrijkste knoppen op de knoppenbalk zijn genummerd en worden hierna beschreven: 1.
Actualiseren van de Inbox (refresh). Als op deze knop wordt gedrukt zal het systeem controleren of er nieuwe taken aan u zijn toegewezen. Indien dit zo is worden deze taken getoond in de Inbox.
2.
Uitvoeren taak. Als er een taak is geselecteerd en deze knop wordt ingedrukt dan wordt de geselecteerde taak uitgevoerd. Het uitvoeren van een taak kan ook gestart worden door dubbel op de taaktitel te klikken. 3. Tonen taakinformatie. Als informatie van de taak weergegeven moet worden kan op deze knop gedrukt worden. De informatie wordt in deel 3 van afbeelding 2 weergegeven. Taak reserveren. Als u een taak voor uzelf wilt vasthouden kan deze knop ingedrukt worden. 4. De taak wordt daarna uit de Inbox van andere medewerkers verwijderd. 5. Taak vrijgeven. Druk op deze knop om de toe-eigening van de taak ongedaan te maken. De taak wordt ook teruggeplaatst in de Inbox van andere medewerkers en deze kunnen de taak nu ook uitvoeren. 6.
Herpresenteren taken. Gebruik deze knop voor het verminderen van het aantal taken in de Inbox. Het systeem zal vragen om een datum wanneer de taken weer weergegeven moeten worden. Als deze datum bereikt is worden de taken weer getoond in de Inbox. DE OVERIGE KNOPPEN MOETEN NIET GEBRUIKT WORDEN!
Pagina 13 uit 18
Gemeente Noordwijk
Handleiding
Handleiding Instellen vervanging
Stap 1: Instellingen Workflowinstellingen Vervanger verzorgen
Pagina 14 uit 18
Gemeente Noordwijk
Handleiding
Stap 2: - Vervanger Creëren aanklikken. - Enter - Naam selecteren van de vervanger
Pagina 15 uit 18
Gemeente Noordwijk
Handleiding
Stap 3: Instellen Periode + Activeren U kunt dus een periode opgeven waarvoor de vervanging geldig is. Standaard wordt de periode (duur) van de vervanging als oneindig voorgesteld. Tot slot moet u de vervanging activeren. Dit doet u door het aankruisveld aan te vinken: zijn eigen inbox te zien krijgen.
. Alleen dan is de vervanging actief en zal de collega de workflow taken in
Sla tenslotte de gemaakte instellingen op met de knop weergegeven.
. Het eindresultaat wordt nu in een overzichtsscherm
Pagina 16 uit 18
Gemeente Noordwijk
Handleiding
Bevestiging gemaakte instellingen.
Verwijderen van een bestaande vervanging Stap 1: Selecteer de medewerker die als vervanger staat geactiveerd en die u wilt verwijderen. De gemarkeerde gebruiker zal nu geel worden.
Pagina 17 uit 18
Gemeente Noordwijk
Druk nu op de knop u bevestigd:
Handleiding
om de vervanging te beëindigen. Het verwijderen van de relatie (vervanging) wordt aan
Pagina 18 uit 18
