Waardegestuurd
® Contractmanagement
Wat is de effectiviteit van úw Inkoop- en Contractmanagement?
Augustus 2015
Ontwikkeling in Inkoop & Contractmanagement Uit Onderzoek van de IACCM (International Association for Contract & Commercial Management) blijkt dat organisaties gemiddeld nog 9% aan besparingen mislopen door het ontbreken van adequaat contractmanagement. In specifieke markten en contracten loopt dit op tot enkele tientallen procenten (bijvoorbeeld bij facilitaire contracten). Bedrijven in uw sector krijgen steeds meer verantwoordelijkheden. Maximalisering van dienstverlening en producten staat daarbij centraal. Zo werken bouw- en installatiebedrijven steeds vaker met contractvormen als Design & Build, regelmatig aangevuld met Maintain (Finance en Operate). Dit vraagt om een breder werkveld, intensieve samenwerking met leveranciers en diepgaande analyse. Bijvoorbeeld Total Cost of Ownership (TCO), waarbij het geheel van kosten bij de initiële inkoop voor een langere periode wordt gekwantificeerd. Organisaties worden uitgedaagd om te innoveren op zowel product, proces en dienstverlening. Inkoop-/ contractmanagement geldt hierbij als een belangrijk katalysator (kernproces), aangezien veel van de werkzaamheden wordt uitbesteed (in de bouw bijvoorbeeld gemiddeld 70%) en ruim 60% van de innovaties bij de toeleveranciers plaatsvindt. Goed gedefinieerd en functionerend contractmanagement draagt bij aan risicobeheersing, bedrijfsreputatie en vertrouwen in de relatie met leveranciers. Het heeft een positieve invloed op de winstgevendheid, ondersteunt de business en helpt de organisatie zijn doelen te realiseren!
2
Waarom Waarde-gestuurd Contract Management® Waardegestuurd Contract Management WCM® maakt de bijdrage van inkoop- en contractmanagement, aan het realiseren van organisatiedoelstellingen zichtbaar. Daarnaast verbindt het proces en bedrijfsstrategie met elkaar én verbindt het mensen, te weten: • Verbinden tussen inkoop- & contractmanagement • Verbinden tussen opdrachtgever & leveranciers • Verbinden tussen strategie & prestaties • Verbinden van de betrokken stakeholders De succesfactoren bij WCM® in dit proces zijn: • Verandering in denken en handelen van medewerkers (houding en gedrag), • Integrale visie op hoe inkoop- & contractmanagement waarde toevoegt aan de doelstellingen van een organisatie.
Strategie Inkoopmanagement
Contractmanagement
CM-proces
Inkoopproces Contract inrichting
Contract uitvoering
Leveranciers performance
3
WCM-Scan® geeft inzicht in uw prestaties! De Waarde-gestuurd Contract Management Scan® (WCMS®) is een integraal meetinstrument dat inzicht verschaft in de volwassenheid van uw huidige inkoop- & contractmanagementpraktijk en uw ambities. Het identificeert quick-wins en geeft aan waar en hoe verdere verbetering mogelijk is. WCM-Scan® is bedoeld om u een structuur te bieden om te komen tot stapsgewijze en duurzame verbetering van uw inkoop- & contractmanagement. Het stelt u in staat duidelijke procesverbetering te beschrijven, te communiceren en te implementeren. Er ontstaat alignment tussen inkooptraject en contractuitvoering en een duidelijk verband tussen bedrijfsdoelstellingen en de prestaties van de leverancier.
Niveau 5 | Innova-ef
Op-maliseren
Er wordt con-nue verbeterd.
Integreren
Niveau 4 | Pro-‐Ac-ef
Leveranciers komen met innova-eve oplossingen. Systemen zijn geïntegreerd tbv op-malisa-e leveranciers presta-e. Er wordt meerwaarde gecreeerd.
Structureren
Niveau 3 | Ac-ef
Heldere omschrijving van beoordeling en belonging van leveranciers presta-e. Systeem genereert dashboards. Er wordt samengewerkt.
Basis
Niveau 2 | Reac-ef
Inkoop wordt belangrijk gevonden. Er is CM-‐capaciteit Contractafspraken en presta-es worden gemonitord, maar niet structureel
Niveau 1 | Passief
Ad-‐hoc
Wij hebben inkoopbeleid er wordt niet/nauwelijks aan contractmanagement gedaan.
Niveau 0 | Inac-ef
Er wordt geen aandacht besteed aan inkoopprocessen
4
HOE werkt het De WCM-Scan® licht uw organisatie door op het gebied van inkoop& contractmanagement, aan de hand van 16 thema’s. De meting vindt plaats met behulp van een vragenlijst met een uitgebreide set aan stellingen. Met deze stellingen wordt de medewerkers per thema gevraagd hoe zij inkoop- & contractmanagement binnen hun organisatie(onderdeel) beleven/ervaren.
Ink / CM
Strategie & Beleid
stellingen belichten de vier kwadranten: Contractmanagement Inkoopmanagement Contract inrichting Contract uitvoering
5
Proces
Systeem
De • • • •
gebruikers
Proces
4
Inkoop management
3
Contract management
2
Medewerkers
Systeem
Medewerkers
1
0
Scope
Contract beheersmodel
Contract inrichting
Contract uitvoering
Risicoprofiel
Context
Belangen
Rapportage
Performance data
Samenwerking Performance leverancier
5
De voordelen van WCM® op een rij Het gebruik van de Waarde-gestuurd Contractmanagement Scan® (WCM-Scan®) biedt uw organisatie: § medewerkers met een gedeelde ambitie en een gemeenschappelijke taal; § een beter begrip van de integraliteit tussen inkoop- & contractmanagement enerzijds, en tussen organisatiedoelstellingen & leveranciers prestaties anderzijds; § een communicatiemiddel om eenvoudig te beschrijven wat de huidige status is van uw inkoop- & contractmanagement; § een ‘Roadmap’ met quick-wins en acties incl. prioriteitstelling; § inzicht in welke inspanningen en resources benodigd zijn; § Verbeterde ROI op uw inkoop- & contractmanagement in €’s, tijd, efficiency en energie.
6
ACTIVITEITEN WCM-Scan® Intake/ambitiegesprek directie/ management Achtergrond & doelstelling Vaststellen ambitieniveau Vaststellen experts en gebruikers
Bureau onderzoek (ca. 2 weken)
Workshop
Belangrijke inkoopdata en contract informatie achterhalen en interpreteren
(1 dagdeel)
Interviews & Online Vragenlijst (ca. 1 week)
Expert interviews & online gebruikers enquete. Analyse van perspectieven en samenhang
Valideren van bevindingen uit bureauonderzoek en interviews bij een mulitdisicplinaire groep. Creëren van draagvlak & gemeenschappelijke taal en focus. Aandragen van oplossingsrichtingen.
Roadmap
(ca. 2 weken)
GAP-analyse Ambitie realisatie actieplan Quick-wins
RESULTAAT BINNEN 6 WEKEN 7
ROADMAP voor volgende stap Na de workshop beschikt uw organisatie over een ROADMAP. Dit is een plan met een oplossingsrichting, 'quick wins' en vervolgstappen, om de verbetering/aanpassing van uw inkoop- & contractmanagement 'morgen' direct op te pakken. In de workshop worden samen met u de acties geprioriteerd, die uit de WCM-Scan® voortkomen. De focus ligt hierbij op het ondernemen van actie. De roadmap is de START voor de integratie tussen uw inkoop- & contractmanagement en het zichtbaar bijdragen aan het realiseren van uw organisatiedoelstellingen dmv meerwaarde uit leveranciers prestaties. De 1. 2. 3.
ROADMAP heeft drie belangrijke toepassingen: Het helpt draagvlak te creëren voor Waarde-gestuurd Contract Management® ; Het brengt focus aan, waar de ROI van inkoop- & contractmanagement valt te verbeteren; Het biedt een kader voor procesbegeleiding en het realiseren van verandering.
Vervolg opties: Het uitwerken van een volledig implementatieplan, verfijning van de oplossingsrichting, proces beschrijvingen, enz. Het begeleiden van een implementatietraject; in de praktijk toepassen van Tools & Templates , voordoen, meedoen, coachen en bijsturen.
8
Cratos Risk bv Adres
Soestdijkseweg Zuid 249, 3721 AE, Bilthoven M.D.A. Sauerbier D.F. Biesboer M.J.S. Tiggeloven
: +31 (0)6 418 70 100 : +31 (0)6 242 10 905 : +31 (0)6 341 85 151
[email protected] @CratosRisk www.cratosrisk.nl Bank nr. : NL 95 RABO 0145 1008 39 BTW nr. : 82.13.00.301.B01 KvK nr. : 321 59 377
