Bijeenkomst “PROEVEN AAN” contractmanagement Thor Mesman
www.iziworks.nl
Inleiding Doelstelling Het geven van een beknopt ervaringsoverzicht over contractmanagement, zodat de deelnemers van deze bijeenkomst hier eventueel hun voordeel bij kunnen doen.
Wat heb ik met contractmanagement gedaan? Belastingdienst CWZ PGGM
Waar gaan we het over hebben? Wat is contractmanagement? De vier evolutiestadia van contractmanagement Welke tools zijn er om contractmanagement te verbeteren/organiseren? www.iziworks.nl
Wat is contractmanagement? “ Het managen, bewaken, monitoren en indien nodig bijstellen van de vastgelegde afspraken tussen leverancier(s) en de inkopende organisatie(s), tijdens de looptijd van de overeenkomst.”
www.iziworks.nl
Waarom is contractmanagement interessant?
www.iziworks.nl
Aanleidingen voor contractmanagement 1. Beïnvloeding van de kosten 2. Beïnvloeding van de servicegraad 3. Behoefte aan organisatie voor het aansturen van leveranciers www.iziworks.nl
Stadia in contractmanagement Stadium
Elementen: KPI’s, Vendorrating, proactiviteitsclausules, communicatiematrix
IV III
II
I www.iziworks.nl
Contract als stuurinstrument voor verbetering van bedrijfsprocessen
Contract als juridisch, commercieel en logistiek stuurinstrument
Contract als juridisch en commercieel stuurinstrument
Contract als juridisch stuurinstrument
Elementen: focus op juridische afdekking, methode van samenwerking en communiceren niet vastgelegd
Evolutietijd
Kenmerken Stadium IV • Focus op inkoop als dienstverlening (naar zowel interne klant als leverancier) • Focus op continue integrale verbeteringen (Demming Circle) • Focus overeengekomen KPI’s en Vendorrating • Focus op structurering van communicatie • Sterke mate van pro-activiteit www.iziworks.nl
De rol van de contractmanager
Leverancier 1
Contract management
Klantgroep 1
Klantgroep 2
Klantgroep 3
Leverancier 2
Klantgroep 4 Leverancier 3
Inkoop
www.iziworks.nl
Wat moet een contractmanager kunnen?
www.iziworks.nl
Stelling Een professionele inkoper draagt zelf zorg voor het contractmanagement Eens / oneens
www.iziworks.nl
Tijd
Inkoopmanagement
Inkoopmanagement
Contractmanagement
Leverancier Interne klant Specificeren
Selecteren
Contracteren Implementeren Bewaken Nazorg Specificeren
Selecteren
Contracteren
www.iziworks.nl
Tools voor contractmanagement 1. Contractregistratie en uitnuttingsgevens 2. Zeer goed relatiebeheer met interne klant(en) en leveranciers 3. Leveranciers Performance Meting 4. Contractanalyse
www.iziworks.nl
Wat is leverancier performance meting (LPM)?
www.iziworks.nl
Leveranciersperformance meting • Structurele vastlegging van leveranciersperformance op basis van eerder overeengekomen kritische prestatie indicatoren (KPI’s) • KPI’s benoemd in overeenkomst
www.iziworks.nl
Voordelen Leveranciersperfomance meting • Stelt verwachtingen vast • Uniform, herkenbaar instrument • Maakt communicatie (en overdracht) gemakkelijker • Legt performance in historische zin vast • Is handig als basis voor bonus/malus systemen • Is handig als input voor (nieuwe contracten) www.iziworks.nl
Stadia in Leveranciersperformance meting 3.
Vendorrating
Fase 1 i.c.m. Bonus/Malus
2.
1.
Vastlegging leveranciersperformance
Evolutietijd
Verder met leveranciersperformance • Bepaal het niveau van contractmanagement • Ontwikkel eerst de methode hoe de performance vastgesteld moet worden (bijv. balanced scorecard) • Leg in nieuwe contracten (SMART) KPI’s vast • Doe het samen met alle betrokkenen • Begin met pilots • Hanteer lpm niet voor elke leverancier, maar maak een bewuste keuze op basis van de omvang van het inkooppakket www.iziworks.nl
Stelling In de specificatiefase kan de inkoper het meeste rendement voor organisatie opleveren Eens/oneens
www.iziworks.nl
Contractanalyse
www.iziworks.nl
Wat is contractanalyse? Het op een uniforme wijze beoordelen van “de gezondheid”van een willekeurig contract, vanuit juridisch, commercieel, logistiek en vakinhoudelijk perspectief.
www.iziworks.nl
Waarom contractanalyse? •Voorkoming van de consequenties als gevolg van juridische fouten •Afstemming van de afspraken op de (actuele) klantwensen •Afstemming van de afspraken op de logistieke behoeften •Afstemming van de afspraken op eventuele andere contracten (lopende contracten) •Afstemming van de afspraken op de uitputting •Afstemming van de afspraken op de praktische haalbaarheid (zijn afspraken te meten) •Vastlegging van gegevens voor andere en toekomstige belanghebbenden www.iziworks.nl
Verder met contractmanagement 1. Bepaal stadium van contractmanagement 2. Beleg taken en verantwoordelijkheden voor contractmanagement 3. Maak contractteams (per discipline), inkoop, klant, contractmanager, leverancier 4. Stel KPI’s vast voor af te sluiten, danwel lopende contracten 5. Haak als contractmanager aan bij aanbestedingen 6. Organiseer managementinfo, expiratiedata, afname, klachten, foutleveringen etc. 7. Begin met overzichtelijke contracten 8. Start met leveranciersperformance metingen 9. Start met tool voor contractanalyse www.iziworks.nl
Afsluiting www.iziworks.nl
