6 Nota van inlichtingen IV: Brief "Acties t.b.v. jaarverantwoording en facturatie 20L5 Jeugdzorg/W MO (brief 2)"
update: 18 januar¡ 2016 vanaf pagina 18
Verzenddatum : 30-1 1-2015
Aanvullin en van de Nr. Document 2 Brief 'Acties t.b.v.
ra
jaarverantwoording en facturatie 2015 Jeugdzorg/Wmo d.d. 10-
1
Paraqraaf/biilase
Aanvullinq d.d. 10-11-2O15
Punt 3, pagina
Voor de GGZ aanbieders geldt dat zij afzonderlijk geinformeerd worden over de eisen die gesteld worden aan de facturatie en de jaarafsluiting 2015. Deze passage was opgenomen voor GGZ/DBC aanbieders. Voor deze aanbieders geldt het volgender
1
1-201 5
1. Voor facturatie sluiten we aan bij de landelijke DBC/DOT-spelregels voor 2015. Dit houdt o.a. in dat in 2015 DBC's/DOT's zijn geopend die een looptijd hebben van 365 dagen en pas daarna kunnen worden afgesloten en gefactureerd, Per 31 december 2Ot5 zal derhalve een productie zijn DBC/DOT die nog niet gefactureerd is en als onderhanden werk overloopt naar 2016.
2. In het controleprotocol is opgenomen dat de productieverantwoording over 2015 inclusief onderhanden werk is. Bij bepaling van het zogenaamde onderhanden werk op 31 december 2015 hanteren we de volgende definitie zoals weergegeven in bijlage V van het controleprotocol regio ZOB-gemeenten, zie brief 'Acties t. b.v. jaarverantwoording en facturatie 2015 JeugdzorglWmo (brief 2), bijlage 3. Onderhanden werk: Als sprake is van producten die een langere doorlooptijd kennen dan één dag, ontstaat op peildata een werkvoorraad van geleverde zorg die nog niet qedeclareerd is. De qeleverde zorq dient teqen een reële waarde verwerkt te
6nob
Pagina 1 van 28
worden in de financiële productieverantwoording. Voor de toepassing van dit protocol en het daarbij behorende verantwoordingsformat wordt geadviseerd om de reële waarde -van de werkvoorraad te bepalen door de betreffende producten (veelal diagnose behandel combinaties, DBC's) fictief af te sluiten. Bij DBC's wordt daarbij, op basis van de geleverde zorg, vastgesteld in welke productgroep de DBC valt en gewaardeerd tegen de bijbehorende gemiddelde prijs,
3,Bij de productieverantwoording verschaft de zorgaanbieder een overzicht per gemeente van geleverde diensten in 2015, bestaande uit: een overzicht van gefactureerde dienstverlening en een overzicht van de nog te factureren dienstverlening (is onderhanden werk) over 2015. Wij ontvangen graag van de GGZ|DBC aanbieders de productieverantwoording uiterlijk op vrijdag 29 januari 2016 (dus dan moet de productieverantwoording bij de gemeenten liggen, niet naar de gemeenten opgestuurd worden). Nr.
Document
Paraqraaf/biilaqe
Aanvullins d.d. 30-11-2O15
1
Brief 'Acties t. b.v. jaarverantwoording en facturatie 2015 Jeugdzorg/Wmo (brief 2) d.d. 30-11-2015 Brief 'Acties t.b.v. jaarverantwoording en facturatie 2015 JeugdzorglWmo (brief 2) d.d. 30-11-2015
Brief
In de gezamenlijke brief van d.d. 30-11-2015 is abusievelijk het verkeerde e-
2
6nob
mailadres genoemd voor vragen over de Wmo aan de gemeente Eindhoven. Het
juiste e-mailadres is:
[email protected]. Bijlage 3: controle protocol regio ZOB gemeenten
In het controleprotocol dat door de 2t Zuidoost Brabantse gemeenten is opgesteld is voorgeschreven dat er een verantwoording met controleverklaring op het niveau van productie per gemeente dient te worden verstrekt. Mocht het voor accountants vaktechnisch verantwoord zijn, dan is het toegestaan om één verantwoording met bijlagen per gemeente op te stellen en deze te voorzien van één controleverklaring. Van belang is wel dat uit deze controleverklaring blijkt dat iedere gemeente afzonderlijk met de diepgang is gecontroleerd die in het controleprotocol van de 21 Zuidoost Brabantse gemeenten is voorgeschreven, Ofwel, de zekerheid die gemeenten aan die verantwoording en controle-verklaring kunnen ontlenen voor hun eigen verantwoording dient dezelfde te zijn als in het geval een aparte verantwoording en verklaring op niveau van gemeente op basis van het protocol zou worden opgesteld. Geadviseerd wordt om de mogelijkheden hiervan vooraf met uw accountant af te stemmen. Als achteraf blijkt dat uw aangeleverde verklaring niet voldoet aan de door onze accountant gestelde verantwoordingseisen, dan dient u alsnog een verantwoording aan te leveren conform ons controleprotocol.
Pagina 2van 28
3
Brief 'Acties t.b.v. jaarverantwoording en facturatie 2015 Jeugdzorg/Wmo (brief 2) d.d.30-11-2015
Brief
In correctie op de brief gelden onderstaande bedragen (per verslagjaar) voor het aanleveren van een verklaring: Indien de productiewaarde van de geleverde zorg aan die betreffende gemeente < 25.000 (Wmo of jeugdhulp) op jaarbasis: productieverantwoording per gemeente voorzien van een eigen verklaring/verantwoording; De productiewaarde van de geleverde zorg aan die betreffende gemeente >
25.000 en < 50.000 (Wmo of jeugdhulp) op jaarbasis (Eindhoven > 25.OOO
< € IOO.OOO): productieverantwoording per gemeente voorzien van een bestu u rsverkla ring;
De productiewaarde van de geleverde zorg aan die betreffende gemeente >
50,000 (Wmo of jeugdhulp) op jaarbasis (Eindhoven > € 100.000): prod uctievera ntwoord i ng per gemeente voorzien va n een controleve rkla ri ng.
Nr.
Document
Paragraaf/bijlage
Aanvulling d.d. 18-O1-2O16
1
Nota van inlichtingen IV, d.d. 1B-01-2016
Vragen n.a.v. de N.V.I. III, d.d. 1B12-2015
Hiermee ontvangt u de Nota van inlichtingen IV. Deze Nota van inlichtingen is een update van Nota van inlichtingen III d,d. tB-12-2O15 en begint bij pagina 18, vraaq 23.
Gestelde vr Nr. 1
n
Vraqensteller HG Onderwijs 7-12-2015
Vraaq We hebben uw berichtgeving in goede orde ontvangen en gelezen. Deze berichtgeving, in combinatie met de berichtgeving van 10 november jongstleden laat ons toch met enkele onduidelijkheden zitten.
Antwoord
Zie antwoord bij aanvulling opdrachtgever(s) In de brief van 10 november wordt aangegeven dat d.d. 10-11-2Ot5, vraag 2. GGZ aanbieders afzonderlijk geïnformeerd worden gesteld facturatie en worden aan de over de eisen die Voor wat betreft de aanlevering van gegevens de jaarafsluiting 2015. Dit is tot op heden niet gebeurd. Wanneer mogen we deze berichtgeving van u van de productieverantwoording volgt nog een Excel model. Dit is ook eerder vermeld in het verwachten?
6zob
Pagina 3 van 28
Uit de brief van 30 november kunnen wij opmaken dat wij per gemeente een productieverantwoording voorzien van een eigen verklaring/verantwoording moeten aanleveren. Welke gegevens moeten wij aanleveren bij deze productieverantwoording?
2
3
Ingrid Scholtens L-L2-20Ls
Archipel Thuis
t-12-2015 4
Mutsaersstichting
t-12-20t5
6rzob
Het is ons momenteel dus niet duidelijk hoe het jaar 2015 afgesloten moet worden door ons. Wij werken namelijk in de dyslexiezorg en de trajecten worden pas afgesloten en gefactureerd een jaar na openingsdatum van het DBC (conform afspraak). Dus buiten de verklaring die aangeleverd moet worden per gemeente, wat duidelijk is, zouden wij graag van u vernemen welke gegevens wij precies nog meer moeten aanleveren (oer qemeente?). Op 30 november heeft u ons een mail gestuurd over de jaarverantwoording en facturatie 2015. Mijn vraag is of GZ-psychologen met een eigen kleine praktijk ook geacht worden om e.e.a. af te stemmen met hun eigen accountant. Of heeft u voor GZpsychologen met een eigen praktijk een eenvoudiger manier voor iaarverantwoordinq en facturatie 2015. Kort vraagje: klopt het dat het teken groter dan in de 2e bullit wat betreft Eindhoven, 'kleiner dan of gelijk aan' moet zijn? Anders is 2e en 3e bullit voor Eindhoven hetzelfde nameliik. De landelijke projectgroep informatievoorziening zorgaanbieders (project iZA) werkt sinds maart aan een algemeen format voor de financiële productieverantwoording Wmo en Jeugdwet met een daarop geënt accountantsprotocol. Het verantwoordingsformat en het recent door de NBA/COPRO (Nederlandse Beroepsorganisatie van Accou nta nts/ com m issie control eprotocol len ) qoedoekeurde aloemene accountantsorotocol ziin nu
accountantsprotocol bijlage 3 van Brief 'Acties t.b.v. jaarverantwoording en facturatie 2015 Jeugdzorg/Wmo (brief 2) d.d. 30-11-2015, Als uitgangspunt van dit Excel model wordt gebruik gemaakt van het landelijk model. Dit Excel model volgt begin januari 2016.
Dit is afhankelijk van de omzet die uw praktijk bij een gemeente maakt. Zie antwoord bij aanvulling opdrachtgever(s) d.d. 30-1t-2O15, vraag 3.
Klopt, dit moet inderdaad 'kleiner dan of gelijk aan zijn'. Zie antwoord bij aanvulling opdrachtgever(s) d.d. 30-11-2015. vraaq 3. Uw genoemde voorstel is niet akkoord. Op 30 november jl. hebben we in de brief d.d. 30-112015 (zie bijlagen)'Acties t.b.v. jaarverantwoording en facturatie 2015 JeugdzorglWMO (brief 2)'aangegeven hoe het controleprotocol voor de 21 gemeenten in de regio Zuidoost Brabant geldt, Dit geldt voor alle zorgaanbieders in de regio Zuidoost Brabant,
Pagina 4 van 28
gereed en zijn als bijlagen toegevoegd aan deze mail
Wij zullen dit algemeen accountantsprotocol en format productieverantwoording, zonder uw tegenbericht vóór B december a.s., hanteren voor alle productieverantwoordingen WMO & Jeugdwet 2015 aan gemeenten.
5
Novadic Kentron Groep
2-12-20t5
Mocht deze mail niet voor u bestemd zijn, gelieve deze dan door te sturen binnen uw organisatie naar de verantwoordelijke persoon inzake productieverantwoordinq WMO & Jeuqdwet 2015 Wij hebben de brief ontvangen met betrekking tot facturering WMO van de gemeente Eindhoven namens de 27 gemeenten.
In deze brief staat aangegeven dat alle facturen over de periode januari 2015 t/m oktober 2OL5 voor 7 december 2015 aangeleverd moeten worden. Wij hebben zorg geleverd voor cliënten in de woongemeenten BOV, Kempengemeenten, Eindhoven, Peelgemeenten, Dommelvallei+ en 42. Dit dient gefactureerd te worden via iWmo (303 declaratiebericht), maar het is voor ons technisch nog niet mogelijk te factureren via iWmo. De gestelde deadline, 7 december 2015, is dus ook niet haalbaar en daarom gaan wij later over tot facturatie.
Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geinformeerd. Zonder tegenbericht gaan wij er van uit dat dit akkoord is. Het genoemde e-mailadres, in de brief, voor de gemeente Eindhoven (
[email protected]) werkt niet. Ik krijg een foutmeldino teruo.
6zob
In geval er niet voldaan kan worden aan het facturatie protocol (303 declaratiebericht), neemt de zorgaanbieder contact op met de betreffende gemeente waar diensten aan geleverd zijn. Dit kan leiden tot maatwerkafspraken,
De beschreven werkwijze is niet akkoord.
Het e-mail adres moet zijn: contracterinqawbz@eind hoven.
Pagina 5 van 28
n
I
6
Virenze Riagg BV 3-L2-2075
Is dit wel het juiste emailadres? Zo niet, heeft u een ander e-mailadres? Nav de brief waarin verzocht is uiterlijk 7 dec te factureren over jan tm okt hebben we vragen uitgezet bij de contactpersonen voor facturatie per gemeente of subregio hoe we kunnen factureren en hoe we de nieuw ingestroomde cliënten van 2015 nog kunnen aanmelden ivm beschikkingen (deze zijn nog niet aangemeld zijn van jan tm okt). Zie voorbeeld email beneden. Helaas hebben we nog geen reacties hierop ontvangen. Alleen van Peel6-1 hebben we terugkoppeling dat de 321 nog niet gebruikt kan worden en dat het alternatief is een papieren factuur te sturen.
Dit is een vraag over de facturatie. De individuele gemeente beslist zelf hoe ze omgaan met in individuele casussen omtrent de facturatie. Uw verzoek is dan ook nogmaals naar de controllers van de gemeente gestuurd om zo snel mogelijk met een antwoord per gemeente te komen,
Virenze is actief in de JeugdGGZ (SGGZ en GBGGZ) en kan afgesloten DBC of GBtrajecten declareren via Vezcozo obv de IJW321 (via dit standaardbericht, bedoeld voor de ambulante JeugGGZ, kunnen alleen de landelijk bepaalde NZA codes vermeld wordenautomatisch proces waarbij het standaarbericht niet te wijzigen valt). Zie ook attachment van de VNG tav het gebruik van landelijke NZA codes voor de jeugdGGZ. Declareren via de IJW303 kan onze organisatie niet dit bericht is niet bedoeld voor onze type zorg.
7
Stichting Lunet Zorg
4-t2-20t5
Wij zijn druk bezig om dit alles in goede banen te leiden en vragen uw begrip dat 7 dec hoogstwaarschijnlijk niet haalbaar is, Graaq ontvanqen we uw reactie hierop. Namens Stichting Lunet zorg stuur ik u onderstaande reactie n.a.v. de 2u brief inzake jaarverantwoording en facturatie welke wij namens de 21 gemeenten in zuidoost Brabant hebben ontvangen. (zie bijlage)
In de brief van 30 november 2015, met als onderwerÞ
6zob
We verwiizen naar de brief van 30 november,
Pagina 6 van 28
Acties t.b.v, jaarverantwoording en facturatie 2015 Jeugdzorg/ WMO-controleprotocol (2u brief) geeft u aan dat de facturen tot en met oktober voor 7 december binnen moeten zijn, Lunet zorg stuurt maandelijks de facturen (303) binnen de gestelde termijn. Echter zijn er over de 21 gemeenten verspreid nog ongeveer 70 cliënten waarvan de beschikking niet of te laat is ontvangen, waardoor onze administratie nog niet helemaal op orde is/kan zijn. Wij gaan van deze cliënten de zorg zo spoedig mogelijk factureren (als we tenminste ook de beschikking correct hebben ontvangen), maar op 30 november een deadline opleggen van uiterlijk 6 december is ons inziens in deze situatie is niet redelijk. Wij gaan er van uit dat deze facturatie over 2015 nog meegenomen mag worden in januari 2016. B
Thuiszorg Olympia B.V.
4-t2-2015 9
De praktijkhelmond
7-t2-20I5
pagina 3, 2" alinea. Als u bij de betreffende gemeente geen of onvoldoende medewerking krijgt, meldt u zich dan bij reo iona lei
n
kooo@ bizob.
n
l.
Zoals in de brief 'Acties t.b.v. jaarverantwoording en facturatie 2015 JeugdzorglWmo (brief 2) d.d. 30-11-2015 beschreven staat ontvangen wij graag alle facturen over de periode december 2015 uiterlijk op vrijdag 29 januari 2016 (dus dan moeten de facturen bij de gemeenten liggen, niet naar de gemeenten opgestuurd worden). Mochten er nog facturen open staan van de overige maanden in 2015 dan ontvangen we deze alsnog graag per omgaande.
Begrijp ik het goed dat voor de Gemeente Eindhoven een eigen verklaring/verantwoording volstaat als er minder dan voor 100.000 euro in het afgelopen jaar is gefactureerd?
Ja, dat klopt.
Klopt het dat ik als kleine praktijk en een productiewaarde die vele malen kleiner is dan 25.000 euro enkel de eigen verklaring dien in te vullen? Naar wie dien ik deze toe te sturen?
-
Zie antwoord bij aanvulling opdrachtgever(s)
d.d. 30-11-2015, vraag 3. Jâ, dat klopt.
Dit moet gestuurd worden t.a.v. de "Controller" van de betreffende gemeente. Contactgegevens
zijn te vinden op: Voor gemeente Best en Veldhoven: http : //www. bizob. nl/aan bested i nqen/bovkem pen gemeenten/deelovereen komst-
begeleidi ng- 18/informatie-u itvoeri ngdeel overeen komst. htm
6lzob
Pagina 7 van 28
I
Voor Oirschot en alle Kempen gemeenten verzenden naar: r.smit(ôoi rschot.
n
I en
l.theuws(ôkempengemeenten. nl Specifiek voor de A2 gemeenten kunnen de
verklaringen gestuurd worden naar onderstaande e-mail adressen
:
Cranendonck:
[email protected] Val kenswaard
: Jaao. Maas(ôvalkenswaa rd.
Heeze- Leende
:
e. v.
n
I
oorschot(ô heeze- leende.
n
I
Overige contactpersonen van de A2 gemeenten
zijn te vinden op: http : //www. bizob. nl/aanbested i ngen/a2-
gemeenten/deelovereen komst- begeleid 1
8/i nfo rmati e- u itvoe
ri n g
deelovereen komst. htm
b
i
ng -
-
I
Voor Dommelvallei gemeenten htto : //www.
i
zo b. n I /aa n bested
: i
ngen
en
-
ng-18
-
/w mo-
jeugd-dommelvalleioe
6lzob
Pagina 8 van 28
mee nte n/d ee ove ree I
n
ko mst- beoe I e id
i
en-jeugd/i nformatie-u itvoeri ngdeelovereen komst. htm
I
Voor de Peelgemeenten: Peel 6.1 Zorg en Ondersteuning
t.a.v. Controller
E-mail : zofinancien@helmond. nl
Voor de gemeente Eindhoven: Team Administratieve Ondersteuning Sociaal Domein t.a.v. de Controller E-Mail WMO:
[email protected]
E-mail Jeugdzorg contracteri ngjeu gdzorg @ei nd hoven. 10
Savant Zorg B-12-2015
I
Savant heeft onderstaande brief van u ontvangen inzake de jaarverantwoording en de bijbehorende accountantsverklaring. Ons verbaast het dat het landelijke protocol niet gevolgd wordt terwijl deze in eerste instantie wel als richtinggevend was toegezonden. Voor Savant en mogelijk ook voor andere zorgaanbieders leidt dit tot de volgende problemen: a
a
6lzob
n
De accountant (Deloitte) kan op 1 maart geen
In geval er niet voldaan kan worden aan het
verklaring afgeven omdat zij dat niet geregeld kunnen krijgen qua capaciteit omdat ze deze extra verklaringen voor al hun klanten moeten afgeven in deze zelfde periode. Een latere deadline zou hierin helpen. Daarnaast moet de laatste declaratie 28 januari binnen zijn en volgens het protocol moet 1 februari de door Savant opgestelde 'iaarverantwoordinq binnen ziin. De
protocol neemt de zorgaanbieder contact op met de betreffende gemeente waar diensten aan geleverd zijn. Dit kan leiden tot maatwerkafspraken.
Dit is niet correct. De jaarverantwoording dient uiterlijk 1 maart 2016 aangeleverd te worden.
Pag¡na 9 van 28
a
11
Opgeruimd met Claudia
9-72-20t5
tussenliggende periode is erg kort om een goede verantwoording op te stellen. Het moeten controleren per gemeente leidt tot € 25.000 aan extra kosten (accountantskosten en interen uren om de steekproef uit te breiden) welke niet in de tarieven is verrekend.
Wij willen u en de gemeenten vragen om alsnog het landelijke protocol te volgen, waardoor wij als Savant maar één accountantsverklaring hoeven te verstrekken voor de totale door Savant qeleverde WMO-productie. Ik ben zzp'er en heb geen mensen voor mij in dienst die dit soort dingen kunnen uitzoeken. Kun jij mij
Praktijk Merckelbach 9-12-20L5
Gemeenten gaan hier niet mee akkoord
helpen?
Begrijp ik het goed dat ik: - Moet zorgen dat voor 29 januari 2016 alle facturen van 2015 binnen moeten zijn. - Ik een eigen verklaring moet sturen naar elke gemeente waar ik diensten lever? Aangezien ik bij elke gemeente onder de 25.000 productwaarde zit. Waar moeten deze verklaringen heen gestuurd worden? Naar
L2
Eventuele extra kosten worden niet vergoed
Peel6.1. Zorg en ondersteuning tav crediteurenadministratie Postbus 227 5700 AE Helmond Graag laten wij u weten dat wij per gemeente geen zorg boven de € 50.000 hebben en kunnen volstaan met een bestuurs- en/of eigen verantwoording, Is er voor de eigen verantwoording ook een format? Hoe werkt dit voor lopende DBC's die doorlopen tot in 2OL6? Moet opgegeven worden hoeveel zorg tot
Ja, dat klopt Ja, dat klopt
Ja, dat klopt. Zie het antwoord op vraag 9 van de NVI.
Ja, zie hiervoor bijlage 2 van de brief d.d. 3011-2015 'Acties t.b.v. jaarverantwoording en facturatie 2015 Jeugdzorg/Wmo (brief 2).
Zie antwoord bij aanvulling opdrachtgever(s) d.d. 10-11-201-5, vraag 2.
31.12.2015 besteed is aan een cliëntje? Verder vroeqen wij ons af hoe we om moeten qaan
6lzob
Pagina 10 van 28
13
Psychologiepraktijk Roos
10- 12-2015
met lopende DBC's (dyslexiezorg) die nog niet afgesloten zijn per 3t.I2.2Ot5 en doorlopen tot in 2016. Normaal gesproken wordt aan het einde van een DBC gedeclareerd. Wellicht dat we ergens overheen hebben gelezen in de nota van inlichtingen, waarvoor excuses, maar we konden het zo snel niet teruqvinden. Onlangs hebben alle zorgaanbieders een brief ontvangen waarin de regels met betrekking tot de jaarverantwoording en facturering zijn uiteengezet. Onze praktijk levert korte tot middellange trajecten (gemiddeld max. 4 maanden) binnen de generalistische basis GGZ. Ik heb een vraag ingediend bij het Bizob over de wijze waarop de facturering van het jaar 2015 moet plaatsvinden. Ik kreeg daarop een algemeen antwoord dat er op het jaareinde het onderhanden werk moet worden vastgesteld, Een verwijzing naar de brief van 30 november levert op dit punt geen aanvullende informatie op. Om die reden leg ik hierbij de vraag aan u voor op welke wijze de facturering van trajecten die zijn gestart in 2015, maar op 31 december 2015 nog niet zijn afgerond moet worden gemaakt. Ik heb hierbij zelf het volgende beeld: - Van de openstaande trajecten bepaalt de zorgaanbieder op basis van de status van het traject welke opbrengstwaarde op 31 december van toepassing is. - Deze opbrengstwaarde wordt per traject als Onderhanden werk aan de Gemeente gefactureerd in de eerste /tweede week van januari 2016. - Bij afronding van de openstaande trajecten in 2016 wordt een factuur naar de gemeente qestuurd, waarbii het reeds qefactureerde deel
6lzob
Zie antwoord bij aanvulling opdrachtgever(s) d.d. 10-11-2015, vraag 2.
Pagina 11 van 28
14
Stichting de Driestroom 10- 12-2015
van het onderhanden werk wordt afgetrokken. Kunt u zich in het bovenstaande vinden? Het einde van het jaar nadert en daarmee komt ook de verantwoording van de gerealiseerde zorgproductie in zicht. Met deze brief informeren wij u over de termijnen en het format voor de productieverantwoording die voor ons haalbaar, redelijk en billijk zijn.
Uw voorstellen zijn niet akkoord. U dient hiervoor het regionale protocol te hanteren zoals beschreven in de brief d.d. 30-11201S'Acties t.b.v. jaarverantwoording en facturatie 2015 Jeugdzorg/Wmo (brief 2), bijlage 3.
Voorlopige productieverantwoording: vóór 1 april Het ingevulde verantwoordingsformulier m.b,t. de geleverde zorg 2015. Definitieve productieverantwoording : vóór 1 mei Een door de bestuurder getekend
verantwoordingsformulier m.b.t. de definitieve geleverde zorg 20L5. Het formulier is gewaarmerkt door de accountant en voorzien van een controleverkla ring. Waarom sturen wij u deze brief? Sommige regio's hebben hun zorgaanbieders reeds bericht over de termijnen voor het indienen van de productieverantwoording, Gebleken is dat daarin onhaalbare termijnen worden gevraagd. Waarom de door ons genoemde termijnen? De voornoemde termijnen zijn gebruikelijk voor de verantwoording naar de Zorgkantoren toe, Hier hadden wij tot 2015 mee van doen en hier zijn onze processen op ingericht. Verder is het de inschatting van de accountant dat vroegere termijnen van hun uit gezien ook niet werkbaar zijn. Daarnaast hanteren we voornoemde termijnen gezien de grote toename in administratieve druk die is ontstaan door de transities. Dit heeft de verwerking van productiegegevens en het samenstellen van rapportages in het algemeen aanzienlijk complexer en tijdrovender gemaakt. Op basis hiervan achten wij het redeliik en billiik om
6zob
Pagina 12 van 28
voornoemde termijnen te hanteren. Welk format hanteren wij voor de productieverantwoording? Wij hanteren het Algemeen Accou nta ntsprotocol Fi na nciële Productieverantwoording Wmo en Jeugdwet 2015 (10 november 2015, Project IZA) naar inhoud voor de aanlevering van de productieverantwoording.
15
Autisme-Brabant 10-12-2015
16
Adelante Zorggroep 1 1-12-2015
6zob
De grote opgave die vanuit de Rijksoverheid aan gemeenten en zorgaanbieders wordt gesteld, kunnen we alleen in samenwerking volbrengen. Hierbij is het van belang dat we oog houden voor de wederzijdse mogelijkheden en het uiteindelijke doel: het leveren van ooede en oassende zoro. De jaarverantwoording, betreft dat ook PGB facturen
?
Nee, de PGB facturen stuurt u als zorgaanbieder niet rechtstreeks naar de gemeente maar naar de SVB. Als er afspraken gemaakt worden over de jaarverantwoording dan is dat tussen de SVB en u als zoroaanbieder.
Recentelijk is het landelijke accountantsprotocol gepubliceerd dat het resultaat is van de samenwerking tussen het project iZA (l nformatievoorzien i ng Zorgaa nbieders), desku nd igen uit brancheorganisaties en zorgaanbieders. Het resultaat van deze samenwerking is het algemene accou nta ntsprotocol'Fi nanciële productieverantwoording Wmo en Jeugdwet2015'. Het doel van dit protocol is een uniforme financiële prod uctievera ntwoo rd i ng en accou nta ntscontrole voor zorgaanbieders in het domein van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de Jeugdwet. Als samenwerkingspartner van uw gemeente hebben wij met genoegen en instemming kennis genomen van dit accountantsprotocol. Als zorgaanbieder streven we naar een optimale inbrenq voor uw qemeente bii het
Pagina 13 van 28
afronden en afsluiten van het financieel vera ntwoord i ngsjaa r 20 1 5. Graag willen wij u als zorgaanbieder in dit kader informeren dat: . Adelante Zorg zich zal conformeren aan het landelijke accountantsprotocol en dit protocol als uitgangspunt zal hanteren voor de financiële productieverantwoording en planning van noodzakelijk geachte werkzaamheden'
Dit is niet akkoord. U dient hiervoor het regionale protocol te hanteren zoals beschreven in de brief d.d. 30-11-2015'Acties t,b,v. jaarverantwoording en facturatie 2015 JeugdzorglWmo (brief 2), bijlage 3.
. Adelante Zorg ernaar streeft de financiële productieverantwoordingen uiterlijk 1 april 2016 aan uw gemeente beschikbaar te stellen; . Adelante Zorg, als samenwerkingspartner van uw gemeente, bijzondere aandacht vraagt voor de Dyslexie-productie. Dyslexie is per 1 januari 2015 vanuit de AWBZ overgeheveld naar de Jeugdwet De Nederlandse Zorgautoriteit heeft in haar Beleidsregel Dyslexiezorg (BR/CU-5056) en Nadere regel - Tijdelijke regeling dyslexiezorg (NR/CU-540), regelgeving geformuleerd waaraan de registratie van Dyslexiezorg aan cliënten dient te voldoen. Landelijk is afgesproken om deze DBC/DOT-spelregels voor 2015 vooralsnog te volgen. Dit houdt o.a. in dat in 2015 DBC's/DOT's zijn geopend die een looptijd hebben van 365 dagen en pas daarna kunnen worden afgesloten en gefactureerd, Per 31 december 2OL5 zal derhalve sprake zijn van een omvangrijke Dyslexieproductie die nog niet gefactureerd is en als onderhanden werk overloopt naar 2016.
Zie antwoord bij aanvulling opdrachtgever(s) d.d. 10-11-2Ot5, vraag 2.
Graag willen wij samen met u, als samenwerkingspartner, van gedachten wisselen en nadere afspraken maken over de wijze waarop met de facturatie van de Dvslexie-productie
6lzob
Pagina 14 van 28
t7
1B
Pauline Borduin 1 1- 12-2015
William Schrikker Groep
Lt-t2-2015
omgegaan moet worden. lk ga ervan uit u hiermede voldoende geinformeerd te hebben. Ik heb alle stukken goed bestudeerd, maar ik factureer als de DBC afloopt. Dus normaliter zou ik als de DBC (bijv gestart juni 2015) en als deze in maart 2016 afloopt de DBC op dat moment, dus in maart 2016, in rekening brengen.
Ik begrijp niet uit uw stukken hoe u dat nu wilt zien van me. Het eerste jaar na de transitie is bijna voorbij en zal dus de financiële productie verantwoording over het jaar 2015 binnenkort moeten gaan plaatsvinden Zoals u weet is de William Schrikker Groep (WSG) de specialist in uw regio voor wat betreft de gedwongen hulpverlening en pleegzorg aan jeugdigen met een beperking en/of jeugdigen van ouders met een beperking, Als specialist zijn wij werkzaam in alle jeugdzorgregio's en hebben zodoende te maken met nagenoeg alle gemeenten in Nederland. Recentelijk heeft de landelijke projectgroep Informatievoorziening Zorgaanbieders (IZA) een algemeen
Zie antwoord bij aanvulling opdrachtgever(s) d.d. 10-11-2OL5, vraag 2.
De door u genoemde termijnen zijn niet akkoord. U dient hiervoor het regionale protocol te hanteren zoals beschreven in de brief d,d. 30- 1 1-20 1 S'Acties t. b.v. jaarvera ntwoord i ng en facturatie 2015 Jeugdzorg/Wmo (brief 2), bijlage 3,
Voor gebruik van het controleprotocol verwijzen wij u naar onze brief d.d, 30-11-2015 'Acties t,b.v. jaarverantwoording en facturatie 2015 Jeugdzorg/Wmo (brief 2)'en antwoord op vraag 2 bij aanvulling opdrachtgever(s) d.d. 30-112015.
format voor de productieverantwoording Wmo en Jeugdwet met een daarop geënt accountantsprotocol, opgeleverd. Van een aantal gemeenten / jeugdzorgregio's hebben wij eigen controleprotocollen ontvangen, Inhoudelijk komt ruim B0o/o van deze gemeentelijke protocollen overeen met het landelijke protocol echter de dissonant zit in de laatste 20olo. Na afstemming met onze accountant zijn wij tot de conclusie gekomen dat het voor ons onmogelijk is om alle verschillende controleprotocollen na te leven. Zowel in tijd als in geld is dit niet realiseerbaar en dus niet wenselijk. Uitgaande van 150 accountantsverklarinqen voor de Jeuqdbescherminq en
6zob
Pagina 15 van 28
Jeugdreclassering en 150 accountantsverklaringen voorde Pleegzorg komen we alleen al op accountantskosten uit op een bedrag van circa € 900.000 I Hetgeen meer dan 17o van onze totale omzet is en waarmee wij in de gecontracteerde tarieven geen rekening hebben kunnen houden. De WSG vindt het onverantwoord om € 900.000 extra aan accountantskosten uit te geven. Geld wat eigenlijk bedoeld is voor de begeleiding van onze jeugdigen en gezinnen. Om die reden zien wij als beste oplossing het hanteren van het'Algemeen accountantsprotocol financiële productieverantwoording WMO en Jeugdwet 201S'voor alle financiers. Alleen door volgens dit protocol te verantwoorden en te laten controleren is het mogelijk dat u voor 1 maart 2016 een productieverantwoording 2015 voorzien van een accountantsverklaring ontvangt en houden we de administratieve lasten en accountantskosten binnen de perken.
Het landelijke accountantsprotocol gaat uit van een productieverantwoording op totaalniveau met één controleverklaring. De zekerheid voor de individuele gemeente(n) kan worden ontleend aan toetsing van het totale registratie- en declaratieproces bij de zorgaanbieder door de accountant en deelwaarnemingen door de accountant. Een aantal gemeenten werkt nog op basis van subsidiëring, de Nederlandse Beroeporganisatie van Accountants (NBA) geeft aan dat, als partijen het eens zijn over de geleverde prestaties en de gefactureerde prijs, accountantscontrole niet noodzakelijk is. Door het landelijke protocol te hanteren wordt de verantwoorde productie op totaal niveau gecontroleerd door onze accountant ongeacht de financieringsvorm. Daarnaast kunt u uw eiqen controle uitvoeren aan de
6zob
Pagina 16 van 28
hand van de overzichten op cliëntniveau die u maandelijks ontvangt.
19
Severinus 15-12-2015
Indien u van mening bent dat het landelijke uniforme controleprotocol niet toereikend is kan in overleg, een separate additionele verantwoording en/of controleverklaring dan wel rapport van bevindingen worden opgesteld door onze accountant. Waarbij moet worden opgemerkt dat de datum van 1 maart 2016 dan naar waarschijnlijkheid niet gehaald zal worden en wij genoodzaakt zijn om de extra accountantskosten die hiermee gemoeid gaan, apart in rekening te brengen. Nogmaals, in het overeengekomen tarief 2015 is geen rekening gehouden met de extra kosten van accountantsverklaringen per jeugdzorgregio en/of gemeente. Hopelijk kunt u onderstaande vragen beantwoorden:
¡
tr
tr
6zob
Kunnen we gebruikmaken van het Excel bestand van de VGN "Format productieverantwoording WMO Jeugdwet versie 1.0"? (Macro werkt nog niet). Of is er een ander bestand beschikbaar/ wanneer kunnen we die verwachten? In de invulinstructie "productieverantwoording WMO Jeugdwet" van de VGN staat: "Heeft u met een gemeente zowel afspraken binnen het domein WMO als binnen het domein Jeugdwet, dan telt dit als één verantwoording". In het door u opgestuurde "Accountantsprotocol 2015 Financiële productieverantwoording WMO en Jeugdwet" staat op pagina 3 bij de uitgangspunten dat de productiewaardes afzonderlijk moeten worden bekeken. Vraag is of ze dus ook een afzonderlijke verantwoording moeten krijgen? Aan wie moeten we de uiteindeliike
Pagina
Het indienen van extra kosten zijn hiervoor niet akkoord.
Zie antwoord op vraag 1 van deze NVI.
Ja, dat klopt
Zie antwoord oo vraao 9 van deze NVI.
t7 van 28
verantwoording 2015 sturen; Regionale inkoop (Bizob) of gemeente Eindhoven (Mw I Hems)? Wie kan/mag de "eigen verklaring" binnen de organisatie tekenen? 20
Het Levensatelier
t6-t2-2075
Nav uw schrijven dd 30 november over de jaarverantwoording is het mij niet duidelijk naar welk (ema i )ad res de bestu u rsverkla ri ngen en/of eigen verklaringen/verantwoord i ng moeten worden toegestuurd. Ik hoor graag van u
Zie hiervoor bijlage 2 van de brief d.d. 30-112015'Acties t.b.v. jaarverantwoording en facturatie 2015 Jeugdzorg/Wmo (brief 2). Zie antwoord op vraag 9
I
In het Accountantsprotocol 2015
2\
Psychothera piepra ktij k
A. Van Seccelen
WMO en Jeugdwet wordt op blz 12 (bijlage 1) een model financiële productieverantwoording genoemd. Kunt u mij het excel bestand sturen waaraan wordt qerefereerd. Is deze jaarverantwoording ook relevant voor mij als vrijgevestigd een ma nsbed rijf?
Zie antwoord op vraag 1 van deze NVI.
Is het al bekend wanneer het format voor de jaarverantwoording aangeleverd wordt of waar de zorqaanbieders deze kunnen vinden? Vragen n.a.v. de N.V.I. III, d.d. 1B-12-2015
Zie antwoord op vraag 1 van deze NVI
-Onze boekhouder is geen accountant en kan derhalve geen officiële accountantsverklaring afleggen. Is een eigen verklaring ook voldoende?
Zie antwoord bij aanvulling opdrachtgever(s) d.d, 30-11-2015, vraag 3.
-Wat is de inhoud van de verklaring? Heeft u daarvan een voorbeeld, zodat we dit op een correcte wijze kunnen opzetten, ook voor volgende jaren. We hebben namelijk geen systeem waarin we automatisch kunnen registreren. Ook voor volgende jaren is het prettig als we dat weten en gedurende het jaar kunnen vullen.
Deze informatie is te vinden in brief 2 'Acties t,b.v. jaarverantwoording en facturatie 2015 Jeugdzorg/Wmo (brief 2), bijlage 2 d.d. 30-11-
-Gaat het daadwerkelijk om een minutenregistratie. Bij ons qaat het om qesprekken die 45 minuten of 1 uur
Nee, totale omzet per jaar
Ja, zie antwoord op vraag 2.
76-72-20t5 22
PGTB Zorgbureau
77-72-2015
23
Vanaf hier update N.V.I. ÏV En-ik-dan 1B-12-2015
6zob
d.d. 1B-01-2016
2015
Pagina 1B van 28
duren
-Al met al zijn er dit jaar ongeveer 4 beschikkingen afgegeven. Het gaat dus niet om grote hoeveelheden werk (en geld).
omzet per jaar en is dus niet afhankelijk van het aantal beschikkingen.
-Ik zou wel graag uitstel willen hebben om het systeem in orde te brengen. Dat lukt zeker niet in de
De productieverantwoording moet op 1 maart 2016 bij de gemeente liggen.
De jaarverantwoording is afhankelijk van de
maand ianuari. 24
Frances van de Ven speltherapie
27-t2-20r5 25
Zorgboog
22-L2-2015
6lzob
Ik heb wel een contract met de gemeente Eindhoven, maar nog geen clienten uit die gemeente, Ik neem aan dat ik dan geen actie hoef te ondernemen. Wij hebben gisteren uw brief van 30 november jl inzake de acties ten behoeve van de jaarverantwoording en facturatie 2015 Jeugdzorg / WMO en het bijbehorende controleprotocol besproken met onze accountant. Afgezien van het feit dat deze informatie een maand voor het einde van het boekjaar wordt verstrekt, worden we ook nog geconfronteerd met een behoorlijke verzwaring van de gestelde eisen nu kennelijk een verantwoording per gemeente wordt geëist. ln ons geval betekent dit bovendien bij tenminste 4 gemeenten een separate controleverklaring bij de verantwoording en ook nog voor 1 maart 2016. ln de door ons getekende overeenkomst stond nog als verantwoordingsdatum uiterlijk I juni 2015. U zult begrijpen dat dit wederom een administratjeve lastenverzwaring betekent waar in onze beleving niemand op staat te wachten. Bovendien nemen de accountantskosten hierdoor verder toe terwijl we daarvoor niet worden gecompenseerd en dan laten we de planningsproblematiek op deze korte termijn nog maar even buiten beschouwing, Wij maken dan ook ernstig bezwaar tegen deze oooeleqde lastenverzwarinq en verzoeken u
Ja, dat klopt. U hoeft dan geen actie te ondernemen. Als gemeenten proberen wij de administratieve last zoveel mogelijk te beperken. Helaas is het niet mogelijk om de accountantsverklaring per gemeente te heroverwegen. Onze controlerende accountants hebben aangegeven dat het controleprotocol voldoet aan de door hen gestelde eisen. De in het controleprotocol gestelde staffelbedragen zijn in overleg met hun vaktechnische collega's tot stand gekomen, waar wij de maximale rek voor u hebben meegenomen.
Pag¡na 19 van 28
26
Lev groep
23-12-20t5 27
Rinette Zorg
23-t2-2015 28
Met GGZ
24-t2-20I5
vriendelijk doch dringend in ieder geval de extra accountantsverklaringen per gemeente te heroverwegen. voor de jaarverantwoording en facturatie 2015 Jeugdzorg/WMO moeten we een excell toezenden, hebben jullie hier een format voor Wij kregen vandaag vanuit Helmond een mail omtrent de jaarverantwoording 2015. Ik mag er toch vanuit gaan dat het dezelfde mail is die jij eerder hebt verstuurd en dat het de Jeuqdzorq betreft? In onderstaande schrijven verwijst u dat u graag alle facturen ontvangt voor B januari ( t/m november) en 29 januari ( t/m 31-12). Mijn vraag is nu of deze naar u moeten of naar de gemeente zelf?. Tevens zitten we bij de JeugdDBC met de privacyverkla ring. Er zijn cliënten die bezwaar hebben gemaakt ( volgens de wet afgegeven op B-B-15) over het aanleveren van de productcategorie aan de gemeente of de herleidbaarheid ernaar toe. Hoe kunnen we deze facturen? Kunt hierover even met mij contact opnemen.
29
Kindertherapie van Kessel
28-L2-2075
6zob
Onlangs heb ik een e-mail ontvangen waarin word aangegeven dat alle facturen van het jaar 2015 voor 8 januari ingediend moeten zijn. Nu is mijn vraag hoe ik dit moet doen als ik nog geen beschikking heb ontvangen voor een client van mij? Het verzoek voor een beschikking heb ik ingediend in November.
Dit model wordt bij deze NVI meegeleverd. Ja, dat klopt. Informatie omtrent het controleprotocol is regionaal voor 21 gemeente opgepakt. Dit is hiermee leidend.
Deze facturen moeten naar de gemeente zelf. De privacyverklaring respecteren wij uiteraard, Er is echter bij wet geregeld dat deze gegevens aangeleverd moeten worden aan de gemeente. Indien we de gegevens niet hebben kan er tenslotte ook niet gefactureerd en dus niet betaald worden. Van groot belang is hierbij dat de gegevens op een veilige manier naar ons gestuurd kunnen worden. Dat kan via iJW. Indien dit niet mogelijk is dan zult u hierover een aparte afspraak met de betreffende gemeente moeten maken. Deze informatie is te vinden in brief 2 'Acties t.b.v. jaarverantwoording en facturatie 2015 JeugdzorglWmo (brief 2), pagina 3.
Wij begrijpen uit uw reacties dat het voorkomt dat u wel wilt factureren, maar dat u niet kunt factureren omdat gemeenten bijvoorbeeld niet tijdig een beschikking toesturen. Wij vragen u om in voorkomende situaties dit
Pagina 20 van 28
te melden via het lokale e-mailadres van de betreffende gemeente, Wij zorgen er dan voor dat u vanuit de betreffende gemeenten direct ondersteuning krijgt en dat uw probleem direct opgelost wordt. lndien u bij de betreffende gemeente geen gehoor krijgt, dan kunt u zich melden met uw vraag bij
[email protected]. Uw vraag wordt dan
29
Parnassia groep
30-12-2015
Wij hebben uw ver¿oek lot aanlovering van gêgsvðns Onder Hândên WsIl( (OlM) ovêr hat gÞhel6 lâer 201 5 in goeds orde ontvangen. Vãnwegê hêt adminilratieve afôluitingsproces ven onae zorgr€gisfatie en de intenÊ contolè deûop ten behoeve van moe¡der€ financ¡sìngsstomon lêvsren wii r/oorto@ OHw-gEgisvsns ùlssen 14 6n 20,ianuari 2016 æn. De detnilþve Ol-fw{eg€vens l€veren w¡j u¡tertjk ¡n de w€ek van 15fsbruari 2016 aan.
doorgegeven aan de controllers van de samenwerkende gemeenten. U kunt hierbij er vanuit gaan dat u binnen 24 uur benaderd wordt door één van de controllers. De productieverantwoording moet op 1 maart 2016 bij de gemeente liggen. Het is helaas niet mogelijk om een datum na 1 maart 2016 af te spreken.
Conæpondentiê over dê accounlants- ery'of bestuursvsrklaring volgt zo spo€dig mogelifl( m o/edêg met onze ecoounlant. Wü real¡ser€n ons dat de dannifE van oplevering van de delinitieve g€gÞverc n¡et voldoet aan uw ve.zoek. Graag vregen wij u$/ begrþ voor het feit dat wii wtlen zorgdregên voor 6en vdlêdigB en juiste aar¡€^/erirìg van geg€vôns. Hiertoe doorloopt onze organisatþ san zorgvuld¡ge Plenning & Control-clclus die yat meor
lijd waagt.
30
Stichting de Driestroom 31- 12-2015
Het einde van het jaar nadert en daarmee komt ook de afsluiting van de facturatie over het jaar 2015 in zicht. Met deze brief informeren wij u over de termijn voor de facturatie over 2015 die voor ons haalbaar, redelijk en billijk zijn.
Voorlopig laatste facturatie over 2O15: vóór 15 februari 2015 Waarom sturen wij u deze brief? Sommige regio's en gemeenten hebben hun zorgaanbieders reeds bericht over de termijn waarop de laatste facturen over 2015 ingediend kunnen worden. Gebleken is dat daarin onhaalbare termijnen worden gevraagd. Waarom de door ons genoemde termijn? De voornoemde termijn ligt al aanmerkelijk vroeger dan we gewend waren voor de verantwoordino en afrekeninq naar de
6lzob
Wij begrijpen uw reactie. In brief 2 'Acties t.b.v, jaarverantwoording en facturatie 2015 Jeugdzorg/Wmo (brief 2), hebben wij op pagina 3 aangegeven dat alle facturen over 2015 uiterlijk op vrijdag 29 januari 2016 bij de gemeenten moeten liggen. Aanlevering van facturen over 2015 na vrijdag 29 januari 2016 is niet mogelijk.
Pagina 21 van 28
Zorgkantoren toe. Nog verder vervroegen is voor ons in dit stadium van de transities onmogelijk. Tot 2015 hadden wij van doen met de termijnen van de Zorgkantoren en hier zijn onze processen op ingericht. De nieuwe administratieve processen die in het transitiejaar 2015 zijn ontwikkeld functioneren nog niet optimaal, hetgeen extra uitzoekwerk voor het opstellen van facturen oplevert, Hierbij kunt u denken aan vraagstukken die onzuiverheden in digitale beschikkingen oproepen, of het werken met papieren beschikkingen of ambtelijke beschikkingen. Daarnaast stellen gemeenten verschillende eisen aan de facturatie. Hierdoor is het verwerken van productiegegevens en het samenstellen van facturen en het uitvoeren van controles in het algemeen aanzienlijk complexer en tijdrovender dan in 2014. Op basis hiervan achten wij het redelijk en billijk om voornoemde termijn te hanteren. Ten slotte: Voor het aanleveren van de productieverantwoording WMO en Jeugdwet zullen wij het IZA controleprotocol volgen, inclusief de daarin vermelde termijn. Eerder hebben wij u hierover bericht, echter met termijnen die langer zijn dan de termijn in het IZA 31
Visio 5 januari 2016
6lzob
controleprotocol. We hebben het controleprotocol voor de 21 Brabantse gemeenten ontvangen. In het protocol wordt als uiterste datum voor de aanlevering van de gegevens 0B-01-2016 genoemd. Ik wil u graag verzoeken om uitstel. Periode 13 loopt t/m zondag 03-01-2015 en dit maakt het voor ons onmogelijk om binnen een week de volledige verantwoording aan te leveren. Voordat een factuur verzonden kan worden moeten we een aantal handelingen uitgevoerd worden : - de betreffende medewerkers moeten de uren registreren - de manager moet dit controleren - de controller moet het fiatteren en de factuur opmaken (en vervolqens doorsturen aan de
Pagina 22van28
De productieverantwoording moet op 1 maart 2016 bij de gemeente liggen. Voor het gebruik van een ander dan door ons verstrekt controleprotocol verwijzen we nu naar de NVI III, vraag 2, pagina 2.
Dat is akkoord.
financiële administratie voor het opstellen van een papieren factuur) - de manager financiële administratie moet de factu ren vervol gens ondertekenen In de praktijk is het niet haalbaar om dit binnen vier werkdagen te realiseren. Ik hoop dan ook dat u zo vriendelijk wilt zijn om ons uitstel te verlenen. Voor de WLZ, de ZVW en een deel van de gemeenten met wie we samenwerken hanteren we de (interne) deadline van 18-01-20t6. 32
Stichting Oro 6-7-2076
Mêt de ¡nvoering En de Wmo en Jeugdhulp 2015 ziin gemeenten vanãf
1 januari 2015 ¡ndividueel, bestuurl¡jk en budgettair verantwoordel¡jk voor ¿org aan cliënten vallend onder de¿e wet: Gèmêenten en zorgaanbieders hebben afspmken gemaakt over de aan cliênten te leveren producten, d¡ensten en ondersteun¡nt. Deze afspraken zijn vastgþlegd ¡n overeenkomsten.
Om in het kader van de jaarreken¡n8 de getrouwhe¡d en r€chtmâtithe¡dseisen vast te stellen ¡s een accountêntsverklaring nodþ. U heeft met de brief van 30 november 2015 met als ondeMerp: Acties t.b,v. jaaavelantwoording en fãcturat¡e Jeugdzorg,/ WMO controleprotocol (2. brieo aantegeven dat u h¡ervoor åansluit bij het land€lijke controleprotocol dat vanu¡t het pro¡ect IZA is opgesteld, Het controleprotocol ¡s aangevuld met de noodzakelijk controles welke uiteindel¡jk resulteren in een reg¡oneal controleprotocol- H¡ermee voidoet het protocol âãn d€ standaarden d¡e d'e 21 gemeenten hebben gedeld. Tevens geeft u aan dat er eén vêrantwoord¡ng pêr gemeente moêt worden opgesteld en dât een accountantsverklâring nod¡g is wânneer de zorgkosten hoger zûn dan € 50.000. indien de zorEkosten lager zijn € 5O.00O kan volstaen worden met een bestuursverklarir€. De verantwoording en verklãring d¡enen u¡terl¡jk 1 maart 2016 te worden aangeleverd. Verder heeft u in uw brief de facturatie 2015 toegel¡êht- ln dè mâil van 30 november mar¡n bovensteande brief inclusief b$iagen is opgenomen waagt u ons om een react¡e \¡/elke wij hieronder hebb€n opgenomen.
Met betrelking tot de jaarue€ntwoording kunnen wij aangevei dat wü ons kunnen vinden in het protocol met aanvullingen. Echter wij willen met betrekk¡ng tot de datum van 1 maãrt 2016 aâ¡g€ven dat WtZ-WMO zcrgaanbieders hierdoor geconfronteerd wofden met twæ verantwærdingscycli. De WLZ heeft namel¡jk een cydus dat ervoor 1 maart 2016 een voorlopiEe verantwoording moet worden gedaan, maar de definitieve verantwoord¡ng ¡nclus¡ef controleverklãring 1 mei moet worden aangeleverd. Deze datum valt samen met de verantwoordlng ván het jaariekening tr¿¡ect waãrdoor er een honderd procent aañslu¡t¡ng z¡t tussen de omzewerantwoording in de jaarrekening en jaaruerantwoording * factureri¡g naaf de veßch¡llende contractpart¡jeR.
Wij begrijpen uw standpunt. In het kader van getrouwheid van de gemeentelijke jaarrekening is het zo dat de productieverantwoording op 1 maart 2016 bij de gemeente moet liggen. Deze datum sluit aan met de door u genoemde datum v.w.b. de voorlopige verantwoording. Wij gaan ervan uit dat uw voorlopige verantwoording materieel niet gezien zal afwijken van uw definitieve verantwoording. De meeste gemeentelijke jaarrekeningen zijn ruim voor 1 mei definitief gecontroleerd door de accountant, waardoor verklaringen van zorgleveranciers na 1 maart niet meer meegenomen kunnen worden. Mocht uw definitieve verklaring materieel afwijken van uw tussentijdse verklaring in het door u ingevulde model van ons controleprotocol, dan verzoek ik u om dit ons zo snel mogelijk bij ons kenbaar te maken. Dit heeft uiteraard consequenties voor het gehele jaarrekeningproces van de gemeente.
Voor wat betreft de uitvalproblematiek verwijzen we u naar onze reactie bij vraag 29 van deze NVI.
6lzob
Pagina 23 van 28
I
de afstemming tussen 0R0 en u afgerond te hebben uiterlrjk in. ápril, zodat mei 2016 de 'W.\40/eugdwet verantwoording aangeleverd kan worden. Dit belekent een inspanning van onze zijde
.
en dìe.van de gemeenten.
33
Pluryn B-1-2016
34
Het Levensatelier
t2-t-2016
Hebben jullie het model financiële prod uctievera ntwoord i ng a I beschi kbaa r? Of kunnen wij het landelijke financiële prod uctievera ntwoord i nq qebru i ken? Op pagina 2 van de NVI zoals heden gestuurd staat dat "de productieverantwoording op 29 januari 2016 bij de gemeente moet liggen". In de brief van 30 november staat de datum van 1 maart 2016 genoemd. Welke datum is het nu?
Daarnaast heb ik nog de vraag wanneer we de excel gaan ontvangen als model voor de financiële productieverantwoording zoals genoemd in Bijlage 1 van het accountantsprotocol. 35
Land van Horne 13-1-2016
Afgelopen periode is er intensief overleg geweest tussen de ministeries vanBZK en VWS, de VNG, de NBA en de zorgbranches over de afwikkeling en financiële Wmoverantwoording over 201 5. ln de recente ledenbrief van 21 december jl. adviseert VNG alle gemeenten nadrukkelijk om de administratieve lasten voor 2015 met betrekking tot de WMO-verantwoording zoveel
6¡zob
Dit model wordt bij deze NVI meegeleverd.
januari 2016 moeten de gemeenten zicht hebben op de kosten 2015, dus alles moet gefactureerd zijn en het onderhanden werk moet opgegeven zijn. Voor 1 maart 2016 moet de definitieve verantwoording worden aangeleverd (die aansluit op de in januari Eind
opgegeven kosten en onderhanden werk).
Dit model wordt bii deze NVI meeqeleverd. De brief van de VNG is ons bekend. Als gemeenten zetten wij ons middels onze brieven en NVI's in op in eerste instantie de getrouwheid van de 2L gemeentelijke jaarrekeningen. Wij proberen middels onze aangepaste controleprotocol de administratieve lasten zoveel als mooeliik bii u te beoerken. Vandaar
Pagina 24 van 28
mogelijk te beperken, inclusief het voorkomen van veel extra accountscontrolekosten ten behoeve van de jaarrekening van 2015. Het inregelen van de beheersorganisatie ten bate van de controle 2016 en 2017 wordt in dit advies voorop gezet. Ook onze brancheorganisatie ActiZ adviseert ons om deze landelijke voorkeursvariant te volgen voor de totale WMOverantwoording (inclusief huishoudelijk hulp) over 2015. Dat wilzeggen 2015 afronden en afrekenen op basis van een verantwoording zonder controleverklaring. Deze afrekening dienen partijen dan vast te leggen in een nadere overeenkomst, waardoor overige eisen uit de originele opdrachtverlening geen invloed meer hebben op de financiële afrekening 2015.
dat wij ons controleprotocol dat gebaseerd is op een landelijk model, voor u hebben doorontwikkeld, Wij onderkennen dat qua digitale verwerking van de facturen nog veel te winnen is. Wij zien dit net zoals u als een doorontwikkeling welke wij dit jaar (in 2016) samen met u allen willen verkennen. Wij komen hierop na de jaarafsluiting 2015 bij u op terug, Op dit moment vragen wij aan u alleen het minimale uit dat wij nodig hebben voor onze jaarrekeningverantwoording.
lnmiddels heeft ook onze accountant er op aangedrongen dit pragmatisch advies te volgen en de energie vooralte richten op de verbeteringen voor 2016 en verder. Graag willen wij uw en onze administratieve lasten beperken en extra accountantskosten voorkomen. Wijvragen u daarom met klem om samen met ons de geadviseerde landelijke voorkeursvariant te volgen en hierover op zeer korte termijn afspraken te maken.
36
BCO-onderwijs advies 13- 1-2016
Wij zijn bezig met de eindfacturen voor de desbetreffende gemeentes in orde te maken. Aangezien wij uitsluitend dyslexiezorg leveren hebben wij een vraag omtrent de wijze van het declareren van deze zorg.
Zie antwoord bij deze NVI pagina 1, aanvulling opdrachtgever(s) d.d. 10-1 1-2015.
fh
2O14 hebben wij deze zoç bij de zorgvezekeraars gedeclareerd, hierbij gold dat de eerste initiële dbc altijd na 365 dagen moesten worden afgesloten en gedeclareerd. Hierna werd een 2" dbc geopend en deze werd gedeclareerd na afloop van het gehele behandeltraject.
Onze vraag is dan ook: dienen wij bovengenoemde systematiek te volgen en dus ook de trajecten welke op 1 januari zijn gestart (bijv. een overgangsclient) maar nog verder doorlopen toch af te sluiten en te declareren? Of dienen deze trajecten pas na afloop te worden gedeclareerd? En welke regel geldt voor nieuwe trajecten, waarvan de startdatum in 2015 liqt?
6lzob
Pagina 25 van 28
37
Virenze 15-1-2016
proossen op orde t9 kdjgen voor wfficht kost het veel meer liid om de d€ trensilie Jeugd-GGZ van ZdgMer¿ekeriñgswet nær gênreênleljke f¡nanc¡ering. W€ hadden grãag gøien dat de lândel¡jkê slandâa¡dberlchtgeving vær veræ€k om totríizi¡g (ænmêH¡noên via hulsarÈ) vdg€ß dE L¡/V315 {vemcht 1'helft 2016), dô to€wiþng via de iJW3oi en de declâratie vdgEns de UW321 eerder b€scÌúùaar en Foæsklaar warsn g€wÊest dan nu hel gevd. Helaæ b€Neksnt d¡t dat er allerlei workeroünds zi¡n bepåâld. verschillend per reglo of gêmeente. Als lendelüke instgling, met ænùecten in meerdan 3{10 geûrestten b€tekênt d¡t (le) veel u/orþrounds di€ âdn¡nbtrat¡ei n¡et op een veranlunorde manief realisg€lbaar ¿jn.
Andss dan
Voorlopige produdimrrntwoord¡ng O€sdnieltem¡n wl V¡rEnz€ wll6dþ lrarEpafant z¡ûn ¡n ds golsvorda zorg on u ¿o snel mog€l¡jk inzicht g€rrðn in de wrlopþc producticvcranlwoordhg 2015 mct OllW*aadering per g€neents, benod¡gd vw æn insdratting van de budgetu¡þutring pgr gemeente. Daarbij willen we volgonde aspectsn bd¡chten:
s
Het kan z¡¡n dat u de voodopige vêråîtwoording ieß lat€r ontvangt dan eventueel dffi u gêslelde deadllng, Dit laatste h€eft te maken mel de minimale doorloop tird m ag€ndâ'Ê van hulpvôrloñeß corecl t€ sluitsn, te fidlsßn. Wð Esluren deze voorlopige veranlwoo¡d¡ngen ult€rlljk op 31 Januari a.s. aan alÞ regio's/gemeenlen. De veEntrcofd¡ng ¡s g€basærd op dle door ons b€handeldg of nog ¡n behildd¡ìg ájndg cliênten. ln vèrband mel adm¡nistrãtiwe æhterstanden bü zorel Viænze âls gBmÐtaf, kån het z¡¡n dat nþt ållc cliènten ¡n boeld zijn of n¡et vol¡ed¡g gæg¡skèèrd ziin mêt besdúkklngsrummers. Hot ls rvd æ dal voor de overgËngscliènten en n¡euw ¡ngesùoomde cl¡ënten (v¡a Huiserts, Medisch spêclâllsl of Jeugdarts) een rechtsg€ld¡g€ v€rw{zing åãn¡vszig ¡s. Hêt dergrots ded vân oEa cl¡ãnt€n ¡s ovgrigêns v8Mêz€n dmr dè huisarts.
D¡claratl€
g6lotm
rgÐisâtb
DBC'3
ü
GBGGZ
qscton
druk bêz¡g oñ h dê komèrxlê weten ale gêslôleñ DBCI en GBGGZ t 4ecten te (þdareren vdgens de larxdfts sE¡ndaard UWæ1 via Vacozo. Dit vãrga ac&s dos hulpwrbn¿rs en manageta €n @dtobw€rtzaãmhod€n door qlzo zorgâdministrâlþ. Ag ur fêgio of uw gÊme€nle nog rúet klar ¡s hþrvotr of een eigEn pdtaal l€efr dat n¡el aangEsloten ls @ Vef,ozo en een atder€ syÊl€malþk kml. dan b€tekant dit u,orkrourlds voor orÉ, rvaaraan ì¡t€ mogd¡jk nkil (ülrlg) kunr€n Onz€
is
Wij begrijpen uw vraagpunten als landelijke zorgleverancier. Vandaar dat wij met 21 gemeenten één lijn trekken in het kader van verantwoording. Een jaarrekening proces van een gemeentelijke organisatie is een strak proces dat geen uitloop kent.
januari moeten de gemeenten zicht hebben op de kosten 2075, dus alles moet gefactureerd zijn en het onderhanden werk moet opgegeven zijn. Voor 1 maart moet de definitieve verantwoording worden aangeleverd (die aansluit op de in januari opgegeven kosten en onderhanden werk). Zie ook antwoord bij vraag 34. Eind
Voor ondersteuning rondom Vecozo verwijzen we u naar het antwoord bij vraag 29.
ê
vol(ben, Hþrvoor a.üeß tr.€ gÊzañêr{iik odoôsingen moslen zoeken. Dit zd noodgeô¡tlongen extra t¡d met dch m€9 h€ng€n.
Datbi
slaan $? voor h^/eliùet¡ef tþogwaard(F zorg aan mze gazdn€rlük6 dlðnl€n, moêt nþt verstoord woad€n door âdmlfliglrdleve processen. We wagen
3B
Mutsaers stichting 15- 1-2016
w
begrip
voø
deze situdib en \rèrtrourên €trop om dil mst u ¡n
8e9in decsnbo¡ 2015 tÞòb€n wt u p€r md r€eds b€nafu bn aenzþn var h€i lErûftn yâf, hêt hrdslilG contml€probcol voor de ¡¡ãreran¡'þording 201 5, lnmk$ds h€d de
Verenäng wn l{€dslândse Gêtns€ner UNG) op 21-12-æ15 sen hirf verstuurd (lenmsk ECFgU2of 502f66 tb.. !f102) aan l€a lsd€o mêt hd âdues om dô erEg¡o þ rl$lån op d€þrsn2016 Ð 2017. Voor20lSr,ÛdtvoorgesÞld m deadm¡rÈtsalþs læton le W(en tr d€rhdle het landdijkecof,bolotrDtocolts hâriþrên.
Wjwegmu wiffd€l¡ßom hdadvie€n w kæpdoegøisâtiè(VNG)ovorls mochl u €erd€r een
n€n€n en
beñên tc
ã9
þi&n.
Zie het antwoord op vraag 35. Het eerder door ons verzonden controleprotocol blijft van kracht, omdat dit belangrijk is voor de getrouwheid van de gemeentelijke jaarrekeningen.
á¡ijkend sbndpr¡nt over deze hendelwi¡æ ÌEbb.rl ing€ñmeû, dÌt
rÞndFnt b h€ov€nregeo. Wi vemem€n gråag uil€rl¡jk dondsrdag 2'l þrud m16 re6die, zodatde ht¿ræ Êoces,s€n ten aanã6n yan tunìen rcrd€n ge?el.
6zob
goldc
mnl db
de
ie*verat'lwrdhg
tr
2015 t¡Ílig in
geru
Pagina 26 van 28
39
Amarant Groep 1B-1-2016
Zoals u weet, is vanuit het landelijke proiect IZA op 10 november 2015 een controleprotocol vastgesteld waarin de wize is vastgelegd waarop aanbieders verantwoording d¡enen af te leggen over in 201 5 geleverde zorg krâchtens de WMO en de Jeugdwet. Het protocol wordt breed gedragen door de belrokken brancheorganisaties (vèrtegenwoord¡gd in iZA),¡s als vaktechnisch u¡tvoerbaãr beoordeeld door de NBA werkgroep COPRO en b¡edt belangrüke mogelijkheden om adm¡nistratieve lasten te beperken. Toepassing van dit protocol voor boekjaar 2015 wordt deârom door de betrokken brancheorgan¡sat¡es sterk geadviseerd. De
inzet van een
un¡forme f¡nanciële productieverantwoording
met
bûbehorend
accountantsprotocol levert een bijdrage aan de beperking van de âdministrat¡eve lasten voor zorgaanb¡eders en gemeenten.
Wij begrijpen uw standpunt, De productieverantwoording moet op 1 maart 2016 bij de gemeente liggen. Voor het gebruik van het verstrekte controleprotocol verwijzen we u naar het antwoord op vraag 2, pagina 2 van de NVI III.
Het landelijk accountantsprotocol r¡cht zioh op de finenc¡êle product¡everãniwoording gp totaalniveau met één controlevêrklar¡ng op totaaln¡veau, voor all€ domeinen (Wmo en Jeugdwet) voor alle gemeenten. De accountant zal hierbij steekproeven uitvoeren dan wel deelweârnem¡ngen verr¡chten waârbij dus rekening wordt gehouden met spreid¡ng van de controlewerkzaamheden over de verantwoorde productie van alle betrokken gemeenten. De spreiding zorgt voor de representat¡v¡te¡t van de werkzaamheden van de ãccounlant. Ons inziens leidt de toepassing van het landelijk protôcol dan ook ¡n voldoende mate lot de voor de betreffende gemeente vereiste zekerheid over de financièle rechtmatigheid van de in het sociaal domein bestede gelden.
Uw protocol d.d.30-11-2015 is grotendeeis ontleend aan het bovengenoemde protocol. Echter u wijkt op een aantal punten af van landelijke afspraken. Het landel¡jkê prolocol voorziet in één verantwoord¡ng per zorg¡nstelling gesplitst naar Wmo en Jeugdwet. U geeft echter aan dat dit niet voldoende is voor verantwoording en controle die Zuidoost-Brabantse gemeenlen nodig hebben b¡j de vasistelling van de rechtmatige inzet van middelen Wmo en Jeugdwet. D¡t betekent separete controleverklaringen Þer qemeente (een uitzondering wordt gemaakt voor gemeenten waarbij de zorgkosten lager l¡ggen dan een bepaalde voorgeschreven productiewaarde). Hierdoor zullen de administratieve lastên echter fors toenêmen. Wü vêEoeken u dr¡ñgeñd of het voor u akkoord is uit te gaan van het princ¡pe van één productìeverantwoording/@nlroleverklaring op totaalniveau, voor alle domeinen (Wmo ên Jeugdwet) voor alle gemeenlen waar wû actief zùn (dùs ook bu¡ten de regio Zu¡doostBrabânt). Dè admin¡stratieve laston, maar ook dê b¡jkomênde (accountants)kosten worden hiermee, zoveel als mogelijk bep€rkl.
Dãarnaast bl¡jK uit uw protocol een datum van uiterlijk 1 maart voor het aanleveren van de controleverklar¡ng. Echter in het landeliik controleprotocol wordt een streefdatum van 1 âpr¡l genoemd. Wij willen u dringend ver¿oeken om voor de âccountentsverklaring de deadline van 1 april (conform het landel¡jke protocol) te hanteren. M¡ddels deze brìef hebben wij w¡llen benadrukken dat w¡j groot voorstander zûn van een pragmatische en realist¡sche aanpak als het gaat om de verantwoording 2015. De inzet van een uniforme financiële product¡everãntwoording met bijbehorend landelijk accountantsprotocol kan hier een grote bì¡drage ean leveren.
Verder z¡jn er geen vragen gesteld.
Bijlagen: Geen
6zob
Pagina 27 van 28
oi
18
januari 2016
Bizob
G
eveld
tymanager Sociaal Domein Deze nota van inlichtingen is in nauwe samenwerking opgesteld met Mw Eindhoven.
6lzob
L
Hems, Hoofd bedrijfsvoering Sociaal Domein van de gemeente
Pagina 28 van 28
