Masarykova Univerzita Fakulta informatiky
Vzory ve vzd¥lávacích procesech Diplomová práce
Patrícia Eibenová
Brno, jaro 2012
Prohlá²ení Prohla²uji, ºe tato práce je mým p·vodním autorským dílem, které jsem vypracovala samostatn¥. V²echny zdroje, prameny a literaturu, které jsem p°i vypracování pouºívala nebo z nich £erpala, v práci °ádn¥ cituji s uvedením úplného odkazu na p°íslu²ný zdroj.
Vedoucí práce Mgr. Ji°í Kolá° I
Pod¥kování Ráda bych na tomto míst¥ pod¥kovala v²em, kte°í mi p°i psaní mojí diplomové práce byli nápomocni, p°edev²ím Mgr. Ji°ímu Kolá°ovi za odborné vedení práce a cenné rady a p°ipomínky, Mgr. Michalu Marciniszynovi za konzultování vzd¥lávacích proces· ve spole£nosti Red Hat a Ing. Mgr. Lucii Pekárkové za d·leºité rady v pr·b¥hu psaní práce a za zasv¥cení do projektu Medusy.
II
Shrnutí Diplomová práce popisuje zam¥stnanecké vzd¥lávací pro ly. Jejím cílem bylo identi kovat a vytvo°it vzory pro £asto opakované procesy ve vzd¥lávací sfé°e podniku s d·razem na principy Knowledge managementu. Na základ¥ analýzy vzd¥lávacích postup· spole£nosti Red Hat vznikly obecné vzory, modely a ²ablony popisující vzd¥lávací procesy. V²echny modely popisují vzd¥lávací proces zam¥stnance od p°ijetí, p°es za²kolování a vzd¥lávání aº po uko£ení iterace tohoto vzd¥lávacího procesu. Vzory byly namodelovány v procesní notaci BPMN 2.0. Práce vznikla jako sou£ást projektu Medusy.
Klí£ová slova knowledge management, vzd¥lávání zam¥stnanc·, BPMN 2.0, Medusy, modelování, procesy, vzory III
Obsah 1 Úvod 1.1 Cíle práce . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2 Projekt Medusy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3 Struktura práce . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Vzd¥lávání zam¥stnanc· 2.1 Vznik knowledge managementu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2 Knowledge management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3 Learning management system z pohledu knowledge managementu 2.4 Vzd¥lávání zam¥stnanc· . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.5 Ur£ení pracovní pozice, kompetence, dovednosti . . . . . . . . . . 2.6 Plánování vzd¥lávání . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.6.1 Identi kace pot°eb a plánování vzd¥lávání . . . . . . . . . 2.6.2 Realizace vzd¥lávání . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.6.3 Zhodnocení výsledk· a vylep²ování vzd¥lávacího procesu . 2.6.4 ízení pracovního výkonu prost°ednictvím ur£ení cíl· . . 2.6.5 SMART . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.7 M¥°ení vzd¥lávání . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Business Process Management 3.1 De nice . . . . . . . . . . . . . . 3.1.1 Proces . . . . . . . . . . . 3.1.2 Procesní °ízení . . . . . . 3.2 ivotní cyklus BPM . . . . . . . 3.3 BPMN 2.0 . . . . . . . . . . . . . 3.3.1 Gra cké elementy BPMN
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . .
1 1 2 3
. . . . . . . . . . . .
4 4 5 6 7 8 9 9 10 10 11 11 12
. . . . . .
14 14 14 15 16 18 19
4 Modely 24 4.1 Analýza vzd¥lávacích postup· ve spole£nosti RedHat . . . . . . . . . . . . . 24 IV
4.1.1 Pouºití vzor· ve vzd¥lávání . . . . . . . . . . 4.1.2 Vzd¥lávací pro l zam¥stnance . . . . . . . . . 4.2 Kontrolní seznam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2.1 P°íprava na p°íchod zam¥stnance . . . . . . . 4.2.2 Pr·b¥h zku²ební doby . . . . . . . . . . . . . 4.2.3 Hodnocení p°ed koncem zku²ební doby . . . . 4.3 Vzory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.1 Vzd¥lávací cyklus zam¥stnance . . . . . . . . 4.3.2 Osnova vzor· . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4 Báze znalostí . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4.1 ablona na popis °e²ení úkolu (AAR ²ablona)
. . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . .
26 26 29 29 32 33 33 34 35 42 43
5 Záv¥r 45 5.1 Zhodnocení cíl· . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 5.2 Dal²í vývoj . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Literatura
46
P°ílohy P°íloha A A.1 . . . . A.2 . . . . A.3 . . . . P°íloha B B.1 . . . . B.2 . . . . P°íloha C C.1 . . . .
50 50 50 52 54 55 55 58 60 60
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
V
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
Kapitola 1
Úvod V dne²ní dob¥ je kladen stále v¥t²í d·raz na vzd¥lávání zam¥stnanc·. Jejich znalosti a dovednosti tvo°í nehmotný kapitál spole£nosti, snaha o jejich rozvoj a sdílení by proto m¥la být p°irozenou sou£ástí remní kultury a politiky. Tato práce p°edstavuje úvod do problematiky Knowledge managementu, Business process managementu, modelování v procesní notaci Business Process Model and Notation a snaºí se tyto disciplíny propojit a najít mezi nimi rovnováhu. Hlavním cílem práce je najít a popsat vzd¥lávací proces zam¥stnance. Vzd¥lávání zam¥stnanc· je sektorem, který byl dlouhou dobu obecn¥ opomíjeným. Zam¥stnanci tvo°í d·leºitý, ale nestálý kapitál kaºdé spole£nosti. S odchodem zam¥stnanc· odcházejí i v¥domosti, zku²enosti a dovednosti, kterými disponují. D·leºitou sou£ástí je kompozice takových £inností, aktivit a postup· ve vzd¥lávacím procesu zam¥stnanc·, které pom·ºou zachovávat tento nehmotný kapitál spole£nosti a vyuºívat ho dal²ími generacemi zam¥stnanc·. Úvodním cílem práce, ze kterého se odvíjí ve²kerá praktická stránka, je analýza situace ve vzd¥lávání brn¥nské pobo£ky spole£nosti RedHat. Zám¥rem je na základ¥ zji²t¥ných poznatk· popsat a vylep²it vzd¥lávací a pracovních procesy, navrhnout moºnosti získání kontroly ve vzd¥lávacích procesech. Vzory by m¥ly úzce souviset s popisem pracovních pro l· zam¥stnanc· a zam¥°it se na moºnosti zna£ení historie kurz·. Navrºené vzory a ²ablony by m¥ly být propojené, s jasn¥ popsaným zám¥rem vyuºití ve spole£nosti, a schopné znovupouºití.
1.1 Cíle práce Cíle diplomové práce je moºné shrnout do následujících bod·: • Vytvo°it vzd¥lávací pro ly pro zam¥stnance st°edn¥ velké spole£nosti.
1
• Nalézt a popsat vzory ve vzd¥lávacím procesu zam¥stnance. • Vytvo°it modely vzor· v procesní notaci BPMN 2.0. • Nastudovat a popsat problematiku Knowledge managementu.
1.2 Projekt Medusy Diplomová práce je sou£ásti projektu Medusy (Multi-purpose EDUcation SYstem), který vznikl v rámci pr·myslového partnerství mezi laborato°í Lasaris1 na Fakult¥ informatiky a spole£ností Red Hat Czech Republic2 . MEDUSY je open source projekt, zam¥°ený na vývoj e-learningového prost°edí. Projekt se snaºí vyuºít n¥kterých z osv¥d£ených postup· v oblasti e-learningu, implementovaných v moderních LMS systémech a obohatit sv¥t e-learningu o nové koncepty. Projekt p°edstavuje procesn¥ orientovaný p°ístup k vývoji kurz· a vzd¥lávacích tok· obecn¥. MEDUSY si klade za cíl být modulárním systémem s moºností p°ipojení tradi£ních LMS zam¥°ených na správu obsahu. Cílem je také zajistit lep²í kontrolu nad obsahem multimedií v e-learningu. v neposlední °ad¥ MEDUSY poskytne infrastrukturu pro správu a monitorování vzd¥lávacích proces·. v sou£asné dob¥ se projekt nachází ve fázi analýzy a návrhu. Projekt si vyty£il následující cíle: • Zavést procesní p°ístup v rámci e-learningového vzd¥lávání, nalézt a identi kovat
vzory a de novat je jako vzd¥lávací procesy. • Poskytnout takové prost°edí pro de nování proces· vzd¥lávaní, které lze snadno °ídit
a monitorovat. • Poskytnout mechanismy pro v²estranné pouºití r·zných externích systém· a sluºeb
v rámci e-learningu. • Poskytovat exibilní a modulární e-learningové platformy, které umoº¬ují zapojení
externích sluºeb. • Podpo°it multimediální obsah v e-learningu. • Zbourat mýty o rozdílech mezi tradi£ním p°ístupem k u£ení a e-learningem a ukázat
moºnosti jejich vzájemného propojení a spole£ného vyuºití. • Zavést komunitn¥ °ízenou e-learningovou platformu. 1 2
http://lasaris. .muni.cz/ http://cz.redhat.com/
2
1.3 Struktura práce První kapitola je úvodem do Knowledge managementu a p°edstavuje základní principy, které byly pouºity p°i vytvá°ení pro l·, ²ablon a vzor·. Kapitola se v¥nuje teoretické rovin¥ vzd¥lávání zam¥stnanc·. Druhá kapitola uvádí pohled na problematiku z IT a byznys perspektivy. Hlavním cílem kapitoly je p°edstavit notaci BPMN 2.0, ve které byly namodelovány ve²keré vzory, a zárove¬ uvést a vysv¥tlit nej£ast¥ji pouºívané gra cké elementy této notace. tená° se tak seznámí s notací BPMN a lépe pochopí význam jednotlivých vzor·. T°etí, praktická £ást p°edstavuje vlastní £ást práce a v¥nuje se d·kladnému popisu vzor· a ²ablon. Vysv¥tluje motivaci k vytvo°ení jednotlivých model·, jejich význam a moºnosti vyuºití. Vybrané vzory jsou v této kapitole p°ímo uvedeny. V²echny modely jsou sou£ástí p°ílohy.
3
Kapitola 2
Vzd¥lávání zam¥stnanc· Na vzd¥lávání zam¥stnanc· je v dne²ní dob¥ kladen £ím dále v¥t²í d·raz. Zam¥stnanec, který disponuje znalostmi pot°ebnými pro spole£nost, se stává cenným a zárove¬ stoupá konkurenceschopnost spole£nosti, pro kterou pracuje. Peníze do vzd¥lávání zam¥stanc· se investují se stejnou samoz°ejmostí, s jakou se podporuje technologické zázemí. Lidský kapitál a jeho znalosti se tedy staly sou£ástí, na kterou je nutno brát z°etel. Vhodným zp·sobem, jak vyuºít znalosti jednotlivce a prom¥nit je ve stabilní kapitál spole£nosti (neohroºený ztrátou zam¥stnance), je práv¥ knowledge management. Ten m·ºe být ve spolupráci s vhodným IT °e²ením základem nejen konkurenceschopnosti spole£nosti, ale také jejího výjime£ného postavení na trhu.
2.1 Vznik knowledge managementu Knowledge management je pom¥rn¥ novou disciplinou. Vznikla na akademické p·d¥ p°ibliºn¥ v sedmdesátých letech minulého století. V roce 1997 se masov¥ roz²í°ila, £emuº pomohli zejména manaºe°i. Opravdový pokrok by m¥l být doprovázen spojením v²ech výdobytk· moderní v¥dy a techniky s klasickými manaºerskými znalostmi a postupy. Tímto spojením dochází k maximálnímu vyuºití nejlep²ích výhod daných sfér. P°ijmutí disciplíny, jakou knowledge management historicky je, a spojení se v²emi dostupnými technologiemi, nikdy nebylo jednodu²²í. V IT oblasti není zvykem termín knowledge management p°ekládat, proto je v práci ponechán v p·vodním zn¥ní. Z manaºerského pohledu se m·ºeme setkat s pojmenováním management znalostí, °ízení znalostí, atd. 4
2.2 Knowledge management Základními prvky úsp¥²ného managementu znalostí jsou [1]: • spolehlivá spole£ná technologická infrastruktura, která umoºní sdílení znalostí, • spojení lidí, kte°í mají znalosti a jsou ochotní je sdílet, ptát se a naslouchat, • zavedené procesy pro zjednodu²ení sdílení, ov¥°ování a extrakci znalostí.
Stavebním kamenem této disciplíny je tvrzení, ºe znovuvyuºití hotové znalosti je efektivn¥j²í neº kompletní znovutvorba této znalosti. Knowledge management se zabývá °ízením znalostí, jejich tvorbou, zpracováním, formalizací, uchováváním, sdílením a ²í°ením. Nedílnou sou£ástí knowledge managementu je také zp¥tná vazba, retrospekce a optimalizace. S vý²e de novaným úzce souvisí vyuºití u£ení p°ed akcí, b¥hem akce a po akci. V práci je tento princip aplikován na vykonávání úkol· v práci. Zam¥stnanci je zadán úkol. V p°ípad¥, ºe úkol není zcela triviální, si zam¥stnanec nejd°íve zjistí jestli podobný úkol uº n¥kdo p°ed ním ne°e²il. Automaticky bereme v úvahu, ºe politika rmy je p°ízniv¥ naklon¥na sdílení znalostí, nap°. prost°ednictvím Learning management systému (podpora diskusních fór, osobní stránky, sdílené datové úloºi²t¥). Zam¥stnanec analyzuje moºná °e²ení a následn¥ úkol zpracuje. Po zpracování napí²e vlastní zprávu nebo p°idá poznámky k úkolu, ze kterého £erpal informace. Tyto zprávy se uchovávají ve znalostní bázi podniku. U£ení b¥hem akce obná²í namátkové kontroly zam¥stnance nad vykonanou prací a krátkou sumarizaci provedeného. Kontroly by m¥ly být provád¥ny po ukon£ení ur£itého celku. P°edpokladem je, ºe p°i triviálních úkolech není pot°eba sumarizovat díl£í vykonanou práci. Vzniká pot°eba zachytit znalosti tak, aby se daly v p°ípad¥ pot°eby op¥tovn¥ pouºít. Je t°eba vzít v potaz fakt, ºe lidé migrují, p°i£emº d·leºité znalosti (které by také m¥ly tvo°it aktiva spole£nosti) odcházejí s nimi. Z vý²e uvedených fakt· vyplývají dva hlavní d·vody pro zavedení knowledge managementu v pr·m¥rné spole£nosti: • efektivn¥j²í vyuºívání a ²í°ení znalostí • zabrán¥ní ztrát¥ znalostí v d·sledku odchodu zam¥stnance, který pot°ebnými znalostmi
disponoval Zárove¬ by m¥l z·stat z°etel na p°edpokladu, ºe zpracování reportu (znalostí) nezabere zam¥stnanc·m zbyte£n¥ mnoho £asu. Nejd·leºit¥j²ím bodem z·stává soust°ed¥ní na vlastní práci, zam¥stnanec by nem¥l mít p°i psaní report· pocit ztraceného £asu. Report obsahuje hlavní body, vývoj, °e²ení problém· (za ú£elem analýzy rizik v budoucnu). Konkrétní report bude navázaný na pro l zam¥stnance, tedy i na jeho pozici a tým. Toto °e²ení usnadní vyhledávání ve Znalostní bázi. 5
2.3 Learning management system z pohledu knowledge managementu K dosaºení nejvy²²í míry spolupráce mezi zam¥stnanci je nutné vytvo°ení vhodného prost°edí. Je dobrým zvykem vyuºívat systém na toto p°esn¥ ur£ený, podporující sdílení materiál·, vyuºití diskusních fór na sdílení znalostí a usnad¬ující tak komunikaci uvnit° rmy. D·leºitým prvkem takového systému také bývá aplikace pro podporu kolaborativní spolupráce. Systém tohoto druhu se v angli£tin¥ nazývá Learning Management System (LMS, dále jen LMS), v p°ekladu Systém pro °ízení výuky. Nej£ast¥ji se s LMS potkáváme v akademickém prost°edí. Seznam d·leºitých prvk· a aplikací v LMS pouºitých ve vzd¥lávací sfé°e spole£nosti: • osobní stránka zam¥stnance • zpráva a evidence zam¥stnanc· • nabídka povinných a volitelných kurz· • diskusní fóra a dal²í komunika£ní nástroje • aplikace na kolaborativní spolupráci • sdílená databáze dokument· • aplikace na testování • p°ihla²ování na kurzy • historie absolvovaných kurz· • evidence hodnocení zam¥stnanc·
Prost°ednictvím diskusních fór se sdílejí znalosti, tato fóra jsou v²ak striktn¥ pracovní. Ve spole£ném virtuálním prostoru se sdílejí vzd¥lávací i organiza£ní dokumenty, studijní materiály, ²ablony, atd. Zam¥stnanec má p°ehled o nabídce kurz· i o povinných kurzech, které musí absolvovat. Samoz°ejmostí je také p°ístup manaºera k t¥mto informacím. LMS je tedy prost°edím, ve kterém se budou tvo°it, uchovávat, shromaº¤ovat, zpracovávat, sdílet a testovat znalosti. Po skon£ení ur£itého netriviálního úkolu by m¥la prob¥hnout retrospekce a následné zaznamenání poznatk· pro p°ípadné budoucí pouºití. Tento postup se v Knowledge managementu nazývá After Action Review (zkratka AAR). 6
2.4 Vzd¥lávání zam¥stnanc· Investice do lidského kapitálu se od sebe odli²uje ve t°ech základních aspektech [2]: • formami, které p°edstavují nap°íklad ²kolní (formální) vzd¥lávání, výcvik na praco-
vi²ti, zdravotní pé£e, apod. • ú£inky na vý²i p°íjm· a spot°ebu • vý²í investovaných £ástek, mírou výnos·, a p°edev²ím intenzitou vnímání vazby mezi
investicemi a výnosy Investování do lidského kapitálu lze ve spole£nosti realizovat r·znými cestami. V této práci je d·raz zejména na: Zkvalit¬ování a zvy²ování pracovních schopností, dovedností a v¥domostí, zm¥na postoj·, realizované prost°ednictvím systému podnikového vzd¥lávání. Zvy²ování hodnoty jak obecného, tak i speci ckého lidského kapitálu je moºné dosahovat r·znými cestami, nap°íklad vzd¥lávacími kurzy, sebevzd¥láváním, dálkovou formou vzd¥lávání, otev°eným studiem apod. V²echny formy sm¥°ují k celkovému rozvoji osobnosti, tedy k získání nových v¥domostí, dovedností, ke zm¥n¥ postoj· a chování jednotlivc· a ke zvy²ování jejich kvali kace. V souvislosti s analýzou investic do lidského kapitálu jsou v ekonomické teorii nej£ast¥ji posuzovány investice do vzd¥lávání. Návratnost investic do kvali kace je moºné srovnávat s návratností investic do hmotného (v¥cného, fyzického) kapitálu. [2] Pro na²e ú£ely se za znalosti povaºují teoretické poznatky, které si jedinec (zam¥stnanec) osvojil. Dovednost znamená, ºe tyto poznatky dokáºe aplikovat k °e²ení reálné situace. Znalosti lze získat:
U£ením u£ením jedinec získává spí²e poznatky, pokud u£ení probíhá v teoretické rovin¥. Zku²enostmi je snadn¥j²í pou£it se ze zku²eností, tyto dovednosti by zam¥stnanec m¥l mnohem lépe zvládnout aplikovat v reálném pracovním ºivot¥ (op¥tovn¥ aplikovat, za p°edpokladu, ºe situaci jiº °e²il). P°edkládaná diplomová práce se zam¥°uje na vytvá°ení vzd¥lávacích vzor· pro st°edn¥ velké spole£nosti, konkrétn¥ pro °adové zam¥stnance a jejich pokrok. Proto nás zajímají hlavn¥ odborné dovednosti a znalosti, které zam¥stnanec získá pracovními zku²enostmi nebo vzd¥láváním. Do t¥chto znalostí spole£nost investuje a proto by na nich m¥l z·stat stejný d·raz jako na investicích do technologického kapitálu. Lidé tvo°í velice d·leºitou sou£ást rmy a jejich kompetence jsou ukazatelem úsp¥²ného fungování spole£nosti. Pojem informace nelze odd¥lit od subjektu (uºivatele). Nezávisle mohou existovat pouze data. Z toho plyne jeden z nejv¥t²ích problém· vyuºívání informací pro rozhodování v organizacích. Na jedné stran¥ stojí ti, kte°í informace zpracovávají £i vytvá°í (knowledge 7
owners), a na druhé stran¥ ti, kte°í by tyto informace m¥li vyuºívat (decision making owners). To, co je informací na jedné stran¥, m·ºe být pouhým ²umem na druhé stran¥. [9] Aby mohly být znalosti efektivn¥ vyuºívány cílovou skupinou poslucha£·, musí se pro n¥ stát informacemi, nikoliv jenom daty. Pokud je jednotlivec schopen p°isoudit dat·m význam, je moºné °íci, ºe se pro n¥j jiº jedná o informace, nikoliv jenom o £istá data. Za ú£elem ²í°ení t¥chto t¥chto informací a jejich sdílení mezi zainteresovanými zam¥stnanci je nutné vytvo°it strategii, která ur£í které informace se mají sdílet, kdo k ním má mít p°ístup, kdo bude informace vytvá°et a kdo ²í°it. Informace jsou podmnoºinou znalostí, a tedy i o nich pojednává °ízení znalostí. ízení znalostí za£íná ur£ením znalostí pot°ebných pro efektivní rozvoj podniku, sm¥ruje k podpo°e jejich vyuºívání, udrºování a ²í°ení. Po vyhodnocení, na které znalosti je pot°eba klást d·raz, se navrhne forma jejich sdruºování, umíst¥ní a následné sdílení. Fáze °ízení znalostí jsou: • ur£ení znalostí • tvorba znalostní báze • uchovávání znalostí • ²í°ení a sdílení znalostí
2.5 Ur£ení pracovní pozice, kompetence, dovednosti Pro efektivní vyuºívání potenciálu zam¥stnance je klí£ové p°esn¥ de novat pozici, kterou bude vykonávat. Jednotlivé pozice mají speci kované úrovn¥ odborných (respektive jiných, nap°íklad soft skills) znalostí a dovedností st¥ºejních pro vykonávání dané pozice. Z d·vodu rychlého technologického vývoje je nutností pro²kolovat pracovníky v pravidelných intervalech. M·ºe to být £asový interval, ale také nutnost pro²kolení na aktuální verzi produktu, který zam¥stnanec vyuºívá p°i výkonu práce. Pokud zam¥stnanec nedosahuje stanovené úrovn¥, musí projít za²kolením. Pro ly speci kují také kurzy a ²kolení, které jsou pro pozici povinné. Zam¥stnanec prochází ²kolením za ú£elem dosaºení pot°ebné úrovn¥. ablony pro l· tedy slouºí i ke stanovení cíl· v oblasti vzd¥lávání. Vítaným p°ínosem po zavedení je i faktor motivace. Zam¥stnanec ví, ºe za vzd¥lávání a následnou kvalitn¥j²í práci m·ºe být odm¥n¥n funk£ním vzestupem. V ²ablonách pro l· je ponechán prostor pro pový²ení zam¥stnanc·, resp. p°estup na jinou pozici. Tento postup je p°irozeným ukon£ením jedné iterace vzd¥lávacího procesu. Systém podnikového vzd¥lávání je opakující se cyklus, který vychází ze zásad podnikové vzd¥lávací politiky, sleduje cíle podnikové strategie vzd¥lávání a opírá se o organiza£ní a institucionální p°edpoklady vzd¥lávání. Do celého systému podnikového vzd¥lávání 8
pat°í orientace na pracovníka, do²kolování, p°e²kolování a rozvoj, iniciované a nancované podnikem. [2]
2.6 Plánování vzd¥lávání Plánování vzd¥lávacího procesu by m¥lo prob¥hnout v t¥chto etapách: 1. identi kace pot°eb a plánování vzd¥lávání 2. realizace vzd¥lávání 3. zhodnocení výsledk· a vylep²ování vzd¥lávacího procesu Tyto t°i etapy tvo°í jistý celek, nap°íklad £asové období, nebo jednu iteraci procesu. V první etap¥ se naplánuje vzd¥lávací proces, nebo jeho £ást. Druhá fáze je samotné vzd¥lávání. T°etí, nální fáze je retrospekce a snaha o zdokonalení procesu.
2.6.1 Identi kace pot°eb a plánování vzd¥lávání V navrhovaném systému tento proces probíhá jenom jednou, a to p°i sestavování pro lu u dané pozice. U standardní pozice se s plánováním vzd¥lávacích proces· nemusí hýbat. V p°ípad¥ pot°eby provádí manaºer individuální zm¥ny (nap°. v p°ípad¥ zji²t¥ní mezer ve výkonnosti zap°í£in¥nými nedostate£ným vzd¥láním. Do vzd¥lávacího plánu se pak tento návrh zavede spolu s £asovým plánem). Také zam¥stnanec má moºnost vyjád°it se ke vzd¥lávacímu procesu. Navrhovanou zm¥nu musí schválit manaºer. Tyto události de nují navrºené vzory. V první iteraci procesu se musí vzít v úvahu pot°eba konkrétní dovednosti pro konkrétního zam¥stnance. Klí£ovými faktory jsou: • pot°eba zam¥stnance této dovednosti k výkonu práce • otázka návratnosti investice do vzd¥lání • moºnost delegování úkolu na jiného, jiº za²koleného zam¥stnance • adekvátní mnoºství prost°edk· vynaloºených do vzd¥lávacího procesu (£as, peníze,
atd.) Vybranými aspekty p°i plánování vzd¥lávání z hlediska knowledge managementu a elearningu jsou: • typ kurzu (online, prezen£ní, kombinovaný) • povinné nebo prezen£ní kurzy
9
• metody hodnocení • cíl vzd¥lávání (klasické vzd¥lávání, postup, p°estup) • £asový rozvrh vzd¥lávání • záv¥re£ný dotazník
2.6.2 Realizace vzd¥lávání V této fázi je v²echno naplánované a jiº probíhá samotné vzd¥lávání. Na administrativu samotného procesu uº není brán z°etel, v²e by m¥lo probíhat automaticky a plynule. Zam¥stnanec se ú£astní naplánovaných kurz·, v²e se zaznamenává v systému a manager sleduje proces vzd¥lávání a postup zam¥stnance.
2.6.3 Zhodnocení výsledk· a vylep²ování vzd¥lávacího procesu Poslední fází procesu je snaha o ohlédnutí, retrospektivu. Zhodnotí se uplynulé období a z výsledk· analýzy se p°ehodnotí dosavadní pr·b¥h vzd¥lávacího procesu, vykonají se zm¥ny v jeho dal²í iteraci, ve fázi identi kace pot°eb a plánování vzd¥lávání. (Druhá fáze pak probíhá se zavedenými zm¥nami, úsp¥ch se op¥t hodnotí v poslední fázi). • Byly kurzy ur£ené správn¥? Nechyb¥ly v nich podstatné informace? • Byl pom¥r cena / výkon adekvátní ? • Do²lo k vyhodnocení m¥°itelného posunu potenciálu zam¥stnance? • Získal zam¥stnanec schopnost vyuºít získané poznatky v praxi?
Mezi základní motivy vedoucí management podnik· k investicím do vzd¥lávání zam¥stnanc· pat°í v¥domí, ºe [2]: • vzd¥lávání zam¥stnanc· je nutným p°edpokladem zvy²ování výkonnosti jednotlivc·,
tým· a celého podniku, • vzd¥lávání je významným prvkem zvy²ování konkuren£ní schopnosti podniku, • vzd¥lávání je zp·sobem zaji²t¥ní poºadované úrovn¥ v¥domostí a dovedností pracov-
ník· k realizaci budoucích rozvojových program· a strategie podniku, • vzd¥lávání zvy²uje samostatnost a zodpov¥dnost pracovník· na niº²ích stupních
°ízení, • vzd¥lávání podporuje r·st motivace pracovník· podniku,
10
• vzd¥lávání pomáhá lépe zvládat zm¥ny sou£asného dynamického p·sobení trh· a celé-
ho podnikatelského prost°edí.
2.6.4 ízení pracovního výkonu prost°ednictvím ur£ení cíl· V procesu °ízení pracovního výkonu, ve fázi stanovování a kontroly cíl· by se m¥lo dbát na následující pravidla. Cíle jsou [4]: • v souladu s hodnotami organizace a v souladu s cíli organizace, útvaru a týmu • p°esné, jasné a dob°e de nované • podn¥tné, stimulující k vysoké úrovni výkonu a vedoucí k pokroku ve vykonávání
práce • m¥°itelné (kvantitativní) nebo klasi kovatelné (kvalitativní) • dosaºitelné pro konkrétního pracovníka • dohodnuté mezi pracovníkem a manaºerem, nevynucené • £asov¥ p°im¥°ené • orientované na týmovou práci
Jednou z moºností, jak vhodn¥ zvolit cíle je pouºít metodiku SMART.
2.6.5 SMART SMART (akronym) je technika, resp. mnemotechnická pom·cka vyuºívaná v projektovém °ízení. Je ur£ena jak pro vytvá°ení procesních a projektových cíl·, tak i cíl· osobního rozvoje jednotlivce. Kaºdý projekt by m¥l sm¥°ovat k p°edem stanovenému a jasn¥ de novanému cíli. SMART není návodem jak ur£it cíle ale pom·ckou pro kontrolu správnosti stanovených cíl·. Tato technika se vyuºívá v prvotních fázích stanovení cíl· a také pro kontrolu kvality jiº stanovených cíl·. P°enesen¥ se dá vyuºít také pro °ízení výkonnosti zam¥stnanc·, kdy se podle jednotlivých bod· zadávají a kontrolují cíle, kterých má zam¥stnanec dosáhnout. Význam SMART [17]:
S - speci c - konkrétní Cíle musí speci kovat, £eho se má dosáhnout. Kdyº je cíl konkrétní, je vy²²í ²ance na dosáhnutí cht¥ného stavu neº u cíl· obecných. Je t°eba jasn¥ si zodpov¥d¥t následující otázky: eho chci dosáhnout a pro£? Kdo je do procesu dosahování cíle zapojený? Kdy a kde se bude proces odehrávat? Za pomoci £eho dosáhneme cíle? 11
M - measurable - m¥°itelný Je d·leºité moci si zm¥°it, jestli se da°í plnit stanovené cíle. Je to zp·sob jakým se zjistí, jestli bylo dosaºení cíl· úsp¥²né. A - achievable - dosaºitelný Je moºné reáln¥ dosáhnout stanovených cíl· s rozumným mnoºstvím vynaloºeného úsilí? R - relevant - relevantní, odpovídající Budou stanovené cíle vést k o£ekávaným výsledk·m? M·ºe osoba, která cíl stanovila, ovlivnit situaci? Oplývá pot°ebnými znalostmi a dovednostmi? T - time-framed - ohrani£ený v £ase V jakém £asovém horizontu se má dosáhnout cíl·. Jasné stanovení po£áte£ního a kone£ného £asu. Krom¥ základní techniky SMART je²t¥ existují dal²í, odvozené variace [17]: SMARTER Encompassing jako obklopující a Reviewed jako p°ezkoumaný nebo zhodnocený SMART-C C pro challenging, tedy náro£ný, odváºný SMART-S S pro stretching nebo sustainable, tedy natahující, udrºitelný SMAART dv¥ p°idané a znamenají Attainable a Action-oriented, tedy dosaºitelný a orientovaný na akci SMARTIE IE znamená Inspiring a Enthusiasm, inspirující a nad²ený
2.7 M¥°ení vzd¥lávání Podnikové vzd¥lávání produkuje nejen odborn¥ p°ipravené zam¥stance. Pro²kolení po nástupu pom·ºe pochopit jedine£nou remní kulturu a odosobnit zam¥stnance od neºádoucích p°edchozích pracovních návyk·. Zárove¬ zlep²uje produktivitu práce. Toto jsou díl£í cíle vzd¥lávání zam¥stnanc· z pohledu spole£nosti. Hlavním cílem zam¥stnance samotného obvykle bývá moºnost kariérního r·stu a práv¥ vzd¥lávání je prost°edkem k dosaºení tohoto cíle. Roz²i°ování a nabývání nových znalostí zam¥stnance posouvá v dlouhodobém m¥°ítku. Vzd¥lávací proces je komplexní, sestává z velkého po£tu r·zných kurz·, konzultací, samostudia a dal²ích aktivit. Je jednoduché m¥°it díl£í komponenty, jestli zam¥stnanec pro²el kurzem nebo si zvládl nastudovat oblast vyty£enou v p°edchozích cílech. Zam¥stnanec má moºnost psát si krátkodobé i dlouhodobé cíle v oblasti vzd¥lávání a kontrolovat (nap°íklad pomocí navrºeného popisu pro l· ve t°etí kapitole práce) své úsp¥chy sm¥rující 12
k napln¥ní vyty£ených cíl·. Z pohledu spole£nosti je v²ak d·leºit¥j²í m¥°ení efektivity vzd¥lávacího procesu. P°ímo znalost jako sou£ást nehmotného kapitálu spole£nosti se zm¥°it nedá. Je ale moºné monitorovat efektivitu spu²t¥ných proces· pomocí nástroj· na to ur£ených. Monitoring probíhá v ºivotním cyklu business process managementu, který se p°ímo v¥nuje monitorování proces·. Této problematice se blíºe v¥nuje následující kapitola. Vítaným °e²ením bývá i pouºití dotazník· na zp¥tnou vazbu. Tyto pom·cky v¥t²inou slouºí k optimalizaci procesu, záleºí v²ak i na formulaci dotazníku pro obdrºení vhodných dat a podklad· pro zp¥tnou vazbu v efektivit¥ vzd¥lávání.
13
Kapitola 3
Business Process Management V p°edchozí kapitole bylo pojednáno o základní de nici knowledge manegementu, coº dalo teoretický základ pro návrh proces·. Tato kapitola je úvodem do problematiky Business Process Managementu, obsahuje základní pojmy a de nice. Podává obecný p°ehled nezbytný pro správné modelování proces·, konkrétn¥ se v¥nuje standardu Business Process Modeling and Notation ve verzi 2.0. Business Process Management (dále BPM), £esky Procesní °ízení, je manaºerskou disciplínou a sou£asn¥ technologií vyuºívající pro procesn¥ orientované °ízení podniku jeho architekturu podnikání. BPM je zam¥°en na °ízení celého ºivotního cyklu podnikání, coº vyºaduje i zvládnutí zm¥n ve remní kultu°e. [10] BPM se soust°edí na systematickou de nici, spu²t¥ní, monitorování a optimalizaci byznys proces·.
3.1 De nice Nejd°íve nade nujeme n¥kolik nezbytných pojm· pro lep²í pochopení problematiky.
3.1.1 Proces Procesem rozumíme opakovaný sled £inností, které generují p°idanou hodnotu. P°idaná hodnota je hodnota, kterou vytvo°í proces transformací vstup· na výstupy, tedy p°i vytvá°ení produktu nebo sluºby. Tato hodnota je ur£ena pro zákazníka. Uvedeme si n¥kolik vybraných de nicí procesu: Proces je tok práce postupující od jednoho £lov¥ka k druhému a v p°ípad¥ v¥t²ích proces· i z jednoho odd¥lení do druhého, p°i£emº procesy lze de novat na celé °ad¥ úrovní. Vºdy v²ak mají jasn¥ vymezený za£átek, ur£itý po£et krok· uprost°ed a jasn¥ vymezený konec. [14] Proces je po £ástech uspo°ádaná mnoºina £inností, jeº na základ¥ jednoho nebo více vstup· tvo°í opakovatelným zp·sobem poºadovaný výstup. [11] 14
Proces je organizovaná skupina vzájemn¥ souvisejících £inností nebo subproces·, které procházejí jedním nebo více organiza£ními útvary £i jednou (podnikový proces) nebo více spolupracujícími organizacemi (mezipodnikový proces), které spot°ebovávají materiál, lidské, nan£ní a informa£ní vstupy a jejichº výstupem je produkt, který má hodnotu pro externího nebo interního zákazníka. [3] Rozd¥lení proces·: [15]
Primární (hlavní) p°edstavují hlavní nápl¬ práce. Výstupem jsou produkty nebo sluºby ur£ené p°ímo pro zákazníka. Sekundární (vedlej²í) bývají nepojené na primární procesy. P°edstavují dopl¬kovou £innost spole£nosti. Podp·rné zaji²´ují existenci primárních a sekundárních proces·. Proces má následující vlastnosti [16]: • skládá se z uspo°ádaných £inností (krok·) • má jednozna£n¥ de novaný po£átek a konec • transformuje vstupy na výstupy • vyuºívá zdroje
3.1.2 Procesní °ízení Procesním °ízením se rozumí ú£inné °ízení spole£nosti na bázi procesního modelu, kdy jednozna£n¥ de nované cíle spole£nosti, napl¬ující o£ekávání vlastníka spole£nosti, jsou napl¬ovány trvale zlep²ovanými procesy obsluhovanými managementem kompetencí a kde skokové zm¥ny jsou °ízeny projektov¥. Vrcholový management spole£nosti trvale monitoruje o£ekávání vlastník· spole£nosti a ostatních nositel· oprávn¥ných zájm· (stakeholders) a toto o£ekávání transformuje do °iditelné strategie. Strategie desagreguje nan£ní cíle napl¬ující o£ekávání vlastníka do cíl· zákaznických a na bázi svých zdroj· hledá takové procesní zm¥ny, které jsou schopny je realizovat. Tyto zm¥ny realizuje bu¤ evolu£n¥ prost°ednictvím trvale zlep²ovaných proces· nebo skokov¥ prost°ednictvím projekt·. Pro procesy vytvá°í infrastrukturu prost°ednictvím managementu kompetencí. V celém °ízení se opírá o procesní (byznys) model, který umoº¬uje °ídit zm¥ny provázan¥ a p°edstiºn¥ na základ¥ p°edem p°ipravených scéná°·." [10] Procesním °ízením tedy rozumíme °ízení podniku na základ¥ vytvo°ených proces· za cílem pln¥ní de novaných cíl· a zvy²ování hodnoty produktu. Je orientováno na výstupní produkt, zdroje jsou vyuºívány efektivn¥ji a v¥t²í d·raz je kladen také na koordinaci práce. Procesy na rozdíl od funk£ního °ízení nejsou d¥leny separátn¥ po organiza£ních útvarech, naopak procházejí rmou nezávisle na odd¥leních. 15
3.2 ivotní cyklus BPM ivotní cyklus BPM se d¥lí na následující etapy: návrh, modelování, vykonání (spu²t¥ní), monitorování a optimalizace. Za kaºdou etapu nese odpov¥dnost ur£itá osoba. ivotný cyklus je iterativní, kaºdý cyklus se li²í podle toho jak se daná spole£nost vyvíjí. Cyklus musí zm¥ny re ektovat a na základ¥ toho se jednotlivé procesy upravují. Toto je také jedna z hlavních výhod BPM - moºnost pruºné reakce na zm¥ny.
Obr.1 ivotní cyklus BPM1 Role v BPM jsou: • vrcholový manaºer • BP specialista • IT specialista • liniový manaºer • BP analytik
Návrh procesu V první fázi vrcholový manaºer podniku vytvo°í základní, prvotní návrh procesu. Návrh vychází z analýzy existujících proces· ve spole£nosti. Prvním krokem je speci kace procesu, dále se de nují vstupy a výstupy procesu, ú£astníci, cíle. Vhodné, ne-li nutné, je stanovit ukazatele výkonnosti (Key Performance Indicators), které kvanti kují výkonnostní stránku podniku. Návrh procesu je zcela zásadní, nebo´ ²patn¥ navrºený proces nebude vykazovat poºadovanou míru efektivity a ú£innosti, v hor²ím p°ípad¥ m·ºe d¥lat co nemá. 1
http://bpm-sme.blogspot.com/2008/02/1-uvod-do-bpm-pro-sme.html
16
Modelování procesu Modelování procesu provádí jiº BP specialista, jehoº úkolem je p°esn¥ namodelovat proces na základ¥ prvotních návrh· manaºera. Na modelování proces· se pouºívá gra cká notace (nap°íklad BPMN, více v podkapitole BPMN). Gra cké znázorn¥ní procesu musí být £itelné pro manaºery kv·li nutnosti zp¥tné kontroly procesu, tak pro IT specialisty, kte°í budou model procesu p°evád¥t do spustitelné podoby. Vykonání procesu Namodelovaný proces je pouze gra cké znázorn¥ní, následn¥ je pot°eba p°evedení do spustitelné podoby. Na to slouºí nap°íklad Business Process Execution Language (BPEL, skratka pro Web Services Business Process Execution Language, WS-BPEL, standard OASIS2 ). BPMN ve vztahu k BPEL je gra cký front-end pro zachycení BPEL proces·. Po p°evodu je proces spustitelný v b¥hovém prost°edí. Tuto fázi provádí IT specialista. Monitorování procesu Tato fáze sleduje b¥h proces· a monitoruje jejich výkonnost. Detekuje také p°ípadné chyby, zp·sobené ²patným návrhem nebo namodelováním procesu. Za monitorování proces· je zodpov¥dný liniový manaºer. Jedním z moºností m¥°ení efektivity proces· jsou i KPI de nované v první fázi ºivotního cyklu BPM. K monitorování proces· v reálném £ase se pouºívá nástroj Business Activity Monitoring (BAM Gartner3 ). Mezi výhody BAM pat°í moºnost rychlé reakce na problém. Nejnov¥j²í technologie BAM softwaru jsou zaloºené na Complex Event Processing (CEP4 ), tudíº tyto nástroje ztrácejí závislost na BPM a mohou být vyuºívané ²ir²ím publikem. Optimalizace procesu Kone£nou fází jedné iterace ºivotního cyklu je fáze optimalizace, v níº se vyuºívají podklady získané v p°ede²lé fázi. Nalezené chyby se korigují, nebo se p°ímo m¥ní celý proces. BP analytik vyhodnotí slabá nebo neefektivní místa v procesech a p°edá je vrcholovému manaºerovi, který navrhne nový proces a tím za£íná dal²í iterace ºivotního cyklu. Výhody zavedení BPM ve vzd¥lávací sfé°e podniku: • Mén¥ £asu stráveného za£len¥ním nového zam¥stnance do pracovního procesu. • Mén¥ £asu na administraci vzd¥lávacího procesu zam¥stnance. • Transparentní rozd¥lení kompetencí na úrovních jednotlivých pracovních pozic. 2
http://www.oasis-open.org/committees/tc_home.php?wg_abbrev=wsbpel http://www.gartner.com/resources/105500/105562/105562.pdf 4 http://www.complexevents.com/ 3
17
3.3 BPMN 2.0 Business Process Model and Notation je soubor pravidel (gra cká notace), které slouºí k modelování proces·. BPMN vzniklo za podpory iniciativy Business Process Management Initiative5 . Hlavním cílem bylo vytvo°it jednoduchou a intuitivní notaci, která bude £itelná a srozumitelná pro v²echny ú£astníky ºivotního cyklu BPM (manaºe°i, BP a IT specialisti, BP analytici, obr.) a zárove¬ bude schopná modelovat i netriviální procesy. Tv·rci BPMN si dali za úkol vytvo°ení notace, která m·ºe být bez problém· £itelná i lidem z byznys oblasti, proto zavrhli existující standardy jako UML, nakolik jsou ne£itelné pro lidi nepohybující se v IT. BPMN má vyplnit mezeru mezi analýzou a návrhem procesu a implementací a spu²t¥ním procesu. BPMN poskytuje spole£ný jazyk pro popis procesního prost°edí, s moºností sdílení mezi byznys a IT sférou. Tato moºnost tu p°edtím nebyla, BPMN p°iná²í zcela nový p°ístup. V²e vý²e popsané se tak stalo standardem pro modelování business proces·. Kaºdý gra cký element BPMN má p°esn¥ popsaný význam a jsou zavedena také pravidla o propojování jednotlivých symbol·. Proto v²ichni akté°i ºivotního cyklu, v rámci spole£nosti i mimo ní, nemají problém £íst a pochopit diagram i za nep°ítomnosti autora. Diagram vlastn¥ p°edstavuje povrchovou vrstvu XML jazyka pro de nici procesu. Vyuºitím jazyka je moºné automatizovat proces spu²t¥ním modelu na procesním engine. [13] Koncep£ní základ BPMN p°edpokládá, av²ak nevyºaduje, vytvo°ení p°ímo spustitelných proces·. V¥t²ina uºivatel· jej vyuºívá k dokumentaci existujících procesních tok·, analýze a popisu proces· a na návrhy vylep²ení, které nutn¥ nemusejí znamenat okamºité úmysly na spu²t¥ní proces·. P°estoºe prvotním zám¥rem autor· BPMN speci kace bylo vytvo°it modely pro spu²t¥ní proces·, uºivatelé standardn¥ cht¥jí popsat své existující a zavedené procesy. Na druhou stranu dokumentace a analýza proces·, neur£ených pro spu²t¥ní, t¥ºí z expresivity a precizní sémantiky. Na základ¥ vý²e zmín¥ného, typy vyuºívání BPMN m·ºeme rozd¥lit na následující oblasti: [13]
Popisné (deskriptivní) modelování zjednodu²en¥ jde o dokumentaci procesních tok·. Vyuºívá základní mnoºinu element· na popis °ádu aktivit. Analytické modelování vyuºívá expresivní sílu kompletní mnoºiny element· notace, díky níº popisuje tok aktivit precizn¥, v£etn¥ o²et°ení výjimek. Klade se d·raz na KPI. Navzdory p°esnému vyuºívání notace a d·razu na speci kaci, modely v této úrovni nemusí být základem pro spu²t¥ní proces·. Nejvíce £asté vyuºití analytického modelování je vytvo°ení byznys pohledu spustitelného procesu v BPMS, s absencí 5
http://www.bpmi.org/
18
technických detail·.
Spustitelné modelování vzniklo nov¥ s p°íchodem BPMN 2.0. Technické detaily pro spu²t¥ní proces· jsou sou£ástí model·. Modely na této úrovni tvo°í v¥t²inou vývojá°i, av²ak v rámci zachování £tivosti pro byznys analytiky bývají technické informace skryté. V sou£asné dob¥ je BPMN ve verzi 2.0 (leden 20116 ). Oproti minulé verzi, známé jako Business Process Modeling Notation, konkrétn¥ BPMN 1.27 , podporuje p°ímé spu²t¥ní procesu a dopl¬uje mnoºinu objekt· o nové diagramy. Vize je mít jedinou jednotnou speci kaci BPMN, která stále de nuje notaci, pod upraveným jménem, ale se stejnou BPMN zna£kou. P·vodn¥ bylo BPMN navrºeno jenom jako podp·rný vyjad°ovací prost°edek pro Business Process Modeling Language (BPML). Postupn¥ se BPMN vyvinulo v samostatnou, obecnou notaci.
3.3.1 Gra cké elementy BPMN BPMN de nuje gra cké objekty, které tvo°í Business Process Diagram. D¥lí se do £ty° skupin:
Flow Objects Event, Activity, Gateway Connecting Objects Sequence Flow, Message Flow, Association Swimlanes Pool, Lane Artifacts Data Object, Group, Annotation Elementy BPMN mají t°i tvary, zaoblený obdélník (activity), koso£tverec (gateway) a kruh (event). Expresivita a precizní vyjad°ovací schopnost závisí na velkém mnoºství podtyp· t¥chto tvar·, které jsou rozli²eny orámováním, symbolem vevnit°, nebo umíst¥ním v diagramu. [13] Níºe uvedený p°ehled obsahuje gra cké elementy BPMN, ty nejd·leºit¥j²í z nich de nuje. Pro obecnou srozumitelnost a zjednodu²ení jsou v²echny termíny uvedeny primárn¥ v anglickém jazyce. Pro lep²í p°ehled jsou u n¥kterých element· uvedeny i £eské alternativní názvy. [13]
3.3.1.1 Activities Aktivita zna£í jednotku práce, která má být vykonána. Gra cky je znázorn¥na obdélníkem se zaoblenými rohy. 6 7
BPMN 2.0 release http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0/PDF BPMN 2.1 release http://www.omg.org/spec/BPMN/1.2/PDF
19
Task Nebo aktivita, atomická (dále ned¥litelná) jednotka. Subprocess Podproces, neboli aktivita obsahující proces. 3.3.1.2 Gateways Brána ozna£uje místo, kde se procesy slu£ují nebo rozd¥lují, coº je dáno typem brány. Je znázorn¥ná koso£tvere£ním tvarem.
Exclusive Data-Based Gateway (XOR Gateway) Brána pokaºdé obsahuje jeden vstupní a více výstupních tok·, proces probíhá pouze jedním výstupním tokem. Sm¥r toku je zvolen na základ¥ výsledku podmínky, kterou brána obsahuje. Je dobrým zvykem pojmenovat v²echny výstupní toky, typicky podle výsledku podmínky. Parallel Gateway Stejn¥ jako u XOR brány, Parallel Gateway (dále PG) má jeden vstupní a více výstupních tok·. Brána neobsahuje ºádnou podmínku a proces probíhá paraleln¥ v²emi toky. Tyto toky se m·ºou eventueln¥ spojit nebo pokra£ovat samostatn¥ a vyvrcholit v kone£né události. PG se pouºívá také na synchronizaci vstupních tok·, v tomto p°ípad¥ se nazývá Parallel Join (AND Join). eká na v²echny vstupní toky nezatíºené podmínkou, následn¥ se spojí do jednoho výstupu. Stejný význam jako PG má zakreslení více tok· (sequence ow) z jedné aktivity (task). Event - based Gateway Tento typ brány je podobný jako XOR brána s jedním rozdílem, nevyhodnocuje se ºádná podmínka. Rozhodování probíhá na základ¥ stanovené události, pouºívá se Intermediate Event zakreslená po brán¥. Vºdy se £eká na tu událost, která se uskute£ní jako první. Inclusive Gateway (OR-Gateway) Brána s jedním vstupním a jedním £i více výstupními toky. Kaºdý tok vedoucí z brány má stanovenu podmínku, která, pokud je spln¥na, umoºní pokra£ování toku. Podmínky jsou navzájem nezávislé. Jestli je spln¥no sou£asn¥ více podmínek, probíhá paraleln¥ více v¥tví. 3.3.1.3 Swimlanes Pool Pool reprezentuje byznys entitu a zobrazuje tok v rámci procesu a komunikaci s externími ú£astníky. Obsahem m·ºe být pouze jeden proces. V rámci jednoho jedné entity pouºíváme Sequence Flow, pro komunikaci mezi dv¥ma r·znými Message Flow. Lane Lane je elementem na organizaci ú£astník· procesu v rámci poolu. 20
3.3.1.4 Connecting Objects Spojovací elementy.
Sequence Flow Sequence Flow propojuje aktivity, brány a události v rámci jednoho poolu. Message Flow Message Flow je signálem pouºívaným na komunikaci mezi dv¥ma pooly. 3.3.1.5 Data Objects Reprezentují data nebo dokumentový tok mezi aktivitami a událostmi.
Data Object Data object je reprezentantem prom¥nné. S ostatními elementy v procesu ho spájí Data Association, které p°edstavuje zobrazení mezi prom¥nnou a datovým vstupem nebo výstupem aktivity nebo události. ivotnost tohto objektu je omezena na trvání konkrétního procesu, existuje jenom tak dlouho, jak b¥ºí instance procesu. Data Store Data Store slouºí ke zna£ení extern¥ uloºených dat. M·ºe to být soubor, databáze nebo byznys aplikace. Tyto informace mají trvalý charakter a jejich ºivotnost není závislá na procesu. Message Message je komunika£ním elementem, reprezentujícím vým¥nu signálu mezi procesem a externí entitou. Message zna£í obsah signálu. Pouºívá se místo Data Association k Message Flow, coº je v BPMN 2.0 novinka. 3.3.1.6 Artifacts Text Annotation Text Annotation je poznámka v textové form¥ bez de nované sémantiky. V modelu je propojená s objektem pomocí Association Connector. 3.3.1.7 Events Start Events Start Events (dále SE) indikují kde a jak proces za£íná. P°í£inu spu²t¥ní procesu speci kuje typ události. SE m·ºe jenom zachytit signál, nikdy vyhodit. Typickým, vesm¥s logickým, po£tem SE v diagramu je jedna. Existují v²ak situace, kdy je povoleno mít více SE, i kdyº jsou tyto moºnosti kontroverzní. V tomto p°ípad¥, kaºdá SE reprezentuje alternativní spou²t¥£ procesu. Jakmile je proces spu²t¥n jednou SE, proces dob¥hne v této sekvenci a dal²í SE se ignorují. Doporu£eným po£tem v²ak stále z·stává jedna. 21
Typy SE Message Start Event proces je spu²t¥n externím signálem, zprávou. Typickým p°íkladem je ºádost (nap°íklad od zákazníka, dobrým zvykem je ozna£it tohoto ºadatele jako Black Box). Timer Start Event spou²tí naplánovaný nebo opakující se proces Signal Start Event proces je spu²t¥n externím signálem, v tomto p°ípad¥ proces £eká na signál a spou²tí se po jeho obdrºení. Conditional Start Event proces se spustí na základ¥ stanovené podmínky. Podmínka je pravdivostný výraz, proces za£íná jakmile podmínka nadobudne hodnotu pravda (true). Multiple Start Event proces se spustí po obdrºení n¥kterého z více moºných signál·. End Events End Event (dále EE) zna£í konec procesu. V jednom procesu se obvykle pouºívá více EE, resp. jeden proces m·ºe skon£it více moºnými zp·soby, kaºdý mívá odli²ný význam ukon£ení. Pouºití EE je nevyhnutné, v korektním procesu musí kaºdá cesta (p°ímá, £i v¥tvená) vést ke kone£né události. Typy EE: Message Start Event po skon£ení procesu událost posílá zprávu. Pokud proces spou²tí Message SE, obvykle proces kon£í touto událostí (ú£astníkovi, který proces spustil, za²leme zprávu o stav¥). Signal End Event vysílá signál s výsledkem procesu. Tento signál nemá konkrétního adresáta, m·ºe ho zachytit externí ú£astník nebo dal²í SE. Error End Event okamºité ukon£ení procesu bez ohledu na probíhající paralelní v¥tve. Vysílá signál nad°azenému procesu. Escalation End Event tém¥° stejná událost jako Error EE, s tím rozdílem, ºe proces se okamºit¥ neukon£í a p°ípadné aktivní paralelní v¥tve korektn¥ dob¥hnou. Tato událost zna£í pot°ebu dal²ích nutných krok· pro normální b¥h procesu. Tato událost je novinkou v BPMN 2.0. Cancel End Event také speciální forma Error EE. Pouºití u transakcí. Terminate End Event stejn¥ jako u Error EE, okamºité ukon£ení procesu bez ohledu na probíhající paralelní v¥tve. Nevysílá ºádný signál, pouze ukon£uje proces. 22
Intermediate Events Intermediate Event (dále IE) signalizuje událost v pr·b¥hu procesu. IE se d¥lí do následujících kategorií: Throwing proces vyhodí signál (zprávu) okamºit¥ a pokra£uje. Catching proces £eká u události na spu²t¥ní signálu. Boundary v²echny Boundary události jsou typu Catching. Jsou to události pevn¥ svázané s aktivitou. Zatímco aktivita b¥ºí, událost £eká na spou²t¥cí signál. Pokud se objeví, spustí se nový tok. Interrupting aktivita se po obdrºení signálu p°eru²í a pokra£uje se jenom v novém toku. Non-Interrupting tok z aktivity po obdrºení signálu pokra£uje paraleln¥ s tokem výjimky. Event subprocess proces £eká na signál zatímco regulérní podproces b¥ºí. Interrupting po obdrºení signálu se b¥h podprocesu ukon£í. Non-Interrupting proces po obdrºení signál· b¥ºí dál. Nejd·leºit¥j²í typy IE:
Timer Intermediate Event catching událost. Signálem je uplynutí stanovené doby nebo nastání stanoveného £asu, dále pokra£uje v normálním toku. Ne£eká na zprávu. Message Intermediate Event tato událost m·ºe být rovn¥º typu Catching i Throwing, na základ¥ toho bu¤ vysílá nebo p°ijímá signál ve form¥ zprávy. Error Intermediate Event výjimka generovaná v rámci procesu. Tato událost spadá do jediné kategorie, Interrupting Boundary Error Event. Escalation Intermediate Event varianta Error IE, novinka v BPMN 2.0. Escalation v²ak neznamená chybu, jenom o²et°ení speci kovaného p°ípadu p°idáním nového toku. Escalation IE má Catch i Throw variantu. Implicitn¥ je Non-Interrupting, pouºívá se i Interrupting.
23
Kapitola 4
Modely 4.1 Analýza vzd¥lávacích postup· ve spole£nosti RedHat Jedním z cíl· práce bylo analyzovat stávající situaci v brn¥nské pobo£ce spole£nosti RedHat a na základ¥ dodaných podklad· a konzultací navrhnout obecný vzd¥lávací program ur£ený pro spole£nost budující vzd¥lávací procesy. Práce neobsahuje postupy spole£nosti RedHat. Cílem práce není ²í°it tyto postupy, ani know-how spole£nosti, nýbrº pokusit se systém modi kovat, vylep²it a natolik zobecnit, aby jej mohla p°ijmout jakákoli spole£nost. Práce z vý²e zmín¥ných d·vod· neuvádí konkrétní výstupy z konzultací ani dodané podklady, pouze p°ebírá základní my²lenky zavedených postup· a princip· a vytvá°í tak vlastní metodické pokyny. Modely jsou sestaveny pro st°edn¥ velkou aº velkou spole£nost (50 a více zam¥stnanc·) s d·razem na pravidelné ²kolení a vzd¥lávání zam¥stnanc·. Na malé rmy (po£et do 50 zam¥stnanc·) je brán men²í z°etel, za p°edpokladu, ºe tyto spole£nosti nepot°ebují dokonale popisovat a monitorovat vzd¥lávací procesy, ani vést jejich podrobnou evidenci. P°i malém po£tu zam¥stnanc· je jednodu²²í sledovat pokroky zam¥stnance jednotliv¥, p°i v¥t²ích spole£nostech je, za ú£elem zvý²ení efektivity, vhodná snaha o automatizaci vzd¥lávacích proces·. Cílem je samoz°ejm¥ minimalizace prost°edk· vynakládaných na související administrativu. RedHat je pro pot°eby podobného ²et°ení vhodnou spole£ností, jejíº brn¥nská pobo£ka má v sou£asné dob¥ p°ibliºn¥ 400 zam¥stnanc·. Vzd¥lávací program je neobvykle rozsáhlý, zam¥stnanc·m nabízí °adu certi kát· a dal²í prezen£ní i distan£ní kurzy. Zam¥stnanci musí v pravidelných intervalech absolvovat kurzy za ú£elem neustálého zvy²ování kvali kace. Informace zastarávají rychle, proto je pot°eba sledovat aktuální odbornou úrove¬ zam¥stnanc· a na zm¥ny pruºn¥ reagovat pro²kolením. Návrh v²ech model· vychází z premisy, ºe zam¥stnanec na ur£ité pozici by m¥l mít spln¥ny ur£ité kurzy, které bude v pravidelných intervalech obnovovat a udrºovat si tak 24
vysokou odbornou úrove¬. V p°ípad¥ velkého mnoºství rozdílných kurz· a velkého po£tu zam¥stnanc· na r·zných pozicích, a tedy s rozdílnou mnoºinou povinných kurz· p°i°azených k pozici, je obtíºné mít celý proces pod plnou kontrolou. Navazujícím cílem model· by m¥l být systém, který bude hlídat zapsání a absolvování kurz· a ty bude p°ímo nabízet. Manaºer bude mít moºnost u svých pod°ízených celý proces sledovat prost°ednictvím noti kací (p°ihlá²ení na kurz, absolvování kurzu, nespln¥ní poºadavk·, nedodrºení termín·, ºádost o volitelný kurz, atd). Zam¥stnanec si nebude muset hlídat termíny, systém mu je nabídne a zam¥stnanec se p°ihlásí. Na základ¥ konzultací a dodaných podklad· byly vytvo°eny obecné modely a ²ablony. Jejich cílem je popsat vzd¥lávací proces spole£nosti a poskytnout metodický pokyn pro zavedení vzd¥lávání. Praktická £ást práce obsahuje následující modely: • Vzory vzd¥lávacích proces· - modely v procesní notaci BPMN 2.0 popisující hlavní
£ásti vzd¥lávacího procesu, d¥lící tento proces na vzájemn¥ závislé podprocesy. • Pro l zam¥stnance - ²ablona slouºící k popisu vzd¥lávacího pro lu zam¥stnance,
p°i°azená ke konkrétní pozici, ze které £erpá povinné a volitelné kurzy, historii absolvovaných a plány nových kurz·. Nabízí tak komplexní p°ehled vzd¥láváním zam¥stnance na jedné pozici. • ablony pro popis Kontrolního seznamu - slouºí pro p°ípravu na p°íchod zam¥stnance
a zadávání úkol· b¥hem zku²ební doby. Jsou dva druhy seznamu, pro manaºera (na p°ípravu p°íchodu zam¥stnance) i pro zam¥stnance (shrnutí krok·, které je nutné vykonat po nástupu do nové práce). • AAR ²ablona - ²ablona pro popsání °e²ení netriviálního úkolu, ur£ená na uloºení ve
znalostní bázi podniku. Navrºené modely tvo°í související celek a navzájem na sebe odkazují. V procesech je brán ohled na pouºití jednotlivých ²ablon, pro konkrétní pot°eby je v²ak moºné p°evzít jenom jednotlivé £ásti model·. ablony m·ºou fungovat i samostatn¥, vzory spí²e popisují kroky a postupy. I spole£nost, která se ve v¥t²í mí°e nesoust°edí na vzd¥lávání zam¥stnanc·, mívá alespo¬ n¥kolik základních kurz·, jejichº absolvování je dáno p°ímo zákonem (nap°íklad poºární ochrana a bezpe£nost práce). Po p°idání n¥kolika málo dal²ích kurz·, kterými musí zam¥stnanec v ur£itém cyklu projít, m·ºe taková pom·cka odbourat zbyte£né administrativní procesy. Modely jsou konkrétn¥ popsané na následujících stranách této kapitoly. Kompletní sestava model· je sou£ástí p°ílohy, kv·li jejich obsáhlosti samotný text práce obsahuje pouze vybrané vzory. 25
4.1.1 Pouºití vzor· ve vzd¥lávání Ze záv¥r· analýzy zkoumající organizaci vzd¥lávacích proces· vyplynuly ur£ité záv¥ry: • Na organizaci vzd¥lávání se v pravidelných intervalech v¥nuje zna£ná £ást prost°edk·. • Na administraci vzd¥lávání se podílí více pracovník· z jednotlivých odd¥lení spole£-
nosti. • Tyto operace a procesy se v pravidelných intervalech opakují a probíhají v cyklech. • Vzd¥lávací procesy opakující se v cyklech jsou totoºné pro zam¥stnance na stejných
nebo podobných pozicích. Z vý²e uvedených záv¥r· vyplynula pot°eba pro nalezení opakujících se cykl· a identi kaci spole£ných prvk· na úrovni pozic. Cílem pro vyuºití vzor· je minimalizace £asu a prost°edk· v¥novaných na automatizaci proces·. Nespornou výhodou vzor· je moºnost jejich op¥tovného pouºití. Navzdory vy²²ím po£áte£ním náklad·m (proces ºivotního cyklu BPM od analýzy po nasazení a otestování) se po aplikaci vhodn¥ navrºených vzor· proces automatizuje. Cílem je najít ideální zp·sob °e²ení dané situace a tento konkrétní zp·sob opakovan¥ aplikovat na stejnou situaci. Je z°ejmé, ºe p°i standardní situaci problém °e²íme jenom jednou. Ne poprvé, nýbrº je²t¥ ve fázi analýzy.
4.1.2 Vzd¥lávací pro l zam¥stnance Vzd¥lávací pro l zam¥stnance je mnoºina informací p°i°azených ke konkrétnímu zam¥stnanci. Tvo°í pr·°ez jeho ºivotním cyklem ve spole£nosti, od p°ijetí aº do skon£ení jedné iterace (p°estup, pový²ení nebo ukon£ení pracovního pom¥ru). Pro l je pevn¥ p°i°azen k zam¥stnanci a na základ¥ pracovní pozice pomáhá sm¥°ovat profesní a vzd¥lávací vývoj zam¥stnance nap°í£ spole£ností. Pro l je zam¥stnanci p°i°azen je²t¥ p°ed jeho nástupem do zam¥stnání. Na základ¥ pozice se vybere vhodný kontrolní seznam, který provází zam¥stnance zku²ební dobou. Typ pracovní pozice ur£uje mnoºinu povinných kurz·, které musí zam¥stnanec vykonávat (jednorázov¥ i opakovan¥), stejn¥ jako vhodné volitelné kurzy. Zam¥stnanec i manaºer mají k dispozici seznamy v²ech relevantních kurz·. Pro l také speci kuje odli²nosti mezi jednotlivými pozicemi a to i na základ¥ mnoºiny povinných a volitelných kurz·. Zjednodu²uje tak proces pový²ení nebo p°estupu na jinou pozici. P°edpokladem je, ºe pro l de nuje ur£itou hierarchii pozic (obr. 1). Kaºdé pozici jsou p°i°azeny kurzy, které jsou pro její výkon nezbytné a zam¥stnanec je musí absolvovat. Jednodu²e se tak dá porovnat mnoºinový rozdíl kurz·. V konkrétním p°ípad¥, kdy se zam¥stnanec (nap°. po porad¥ s manaºerem, tento p°ípad je zobrazen i v modelech) 26
rozhodne zm¥nit pozici, musí nejd°ív absolvovat kurzy pot°ebné pro výkon práce na nové pozici. P°ed zavedením pro l· do rem se musí investovat netriviální mnoºství £asu do p°esného popisu pozic. Pro kaºdou pozici se musí ur£it nezbytné dovednosti, kurzy nebo ²kolení. Pro ly ve vzd¥lávacím procesu tedy slouºí hlavn¥ na: • uchovávaní informací o vzd¥lávacím procesu zam¥stnance • kontrolu pr·chodu vzd¥lávacím procesem • správu kurz· • výb¥r volitelných kurz· v rámci bene t· • zjednodu²ení procesu p°estupu mezi pozicemi • zjednodu²ení procesu pový²ení • p°ehled o udrºování kvali kace • vyhledávání lidí s podobnými pozicemi (sdílení znalostí, pomoc p°i °e²ení úkol·) • plánování a organizace hromadných ²kolení • zjednodu²ení p°ehledu nad°ízených o ²koleních zam¥stnanc· • p°i°azení související databáze ur£ené ke sdílení znalostí
Obr.2 Hierarchie pozic Obrázek se znázorn¥nou hierarchií pracovních pozic nabízí moºnosti za°azení jednotlivých pracovních pozic. Kaºdá pozice má jinou mnoºinu povinných kurz·, p°i£emº volitelné kurzy na niº²í pozici bývají povinnými na pozicích nad°azených. Díky tomuto systému je jednodu²²í speci kovat rozdíly jednotlivých pozic z hlediska pot°ebných znalostí. Rovn¥º se ur£í vzájemn¥ podobné pozice, které mají základní mnoºinu kurz· stejnou. Pro l zam¥stnance je de nován následujícími údaji: 27
• unikátní identi ka£ní £íslo zam¥stnance • jméno zam¥stnance • pozice (v textové form¥, p°ípadn¥ s £íslem pozice. To m·ºe být odvozeno ze stromu
jako na obrázku) • úrove¬ pozice • historie absolvovaných kurz·
Tyto údaje jsou totoºné pro jakoukoliv pozici. Po p°ijetí nového zam¥stnance se vytvo°í instance pro lu zavedením jeho konkrétních údaj·. Podle pozice se doplní následující poloºky: • povinné kurzy (kaºdá pozice má seznam povinných kurz·) • plánované kurzy (na za£átku dochází k automatickému vypln¥ní podle typu pozice) • volitelné kurzy (plánuje a schvaluje manaºer, zam¥stnanec o n¥ m·ºe poºádat) • kontrolní seznam (p°ijetí a za²kolení zam¥stnance)
Tyto poloºky jsou r·zné pro jednotlivé pozice. Z analýzy a hierarchií pozic vyplývá, ºe kaºdá pozice má jinou mnoºinu povinných a volitelných kurz·. Pro l zam¥stnance je obecná ²ablona slouºící k popisu pozice, kterou zam¥stnanec zastává. Kaºdému zam¥stnanci se p°id¥lí pro l odvozený od jeho pozice. Tyto informace budou slouºit k automatizaci vzd¥lávacího procesu zam¥stnance b¥hem jeho p·sobení na pracovi²ti: • p°i°azení Kontrolního seznamu ke konkrétnímu zam¥stnanci • p°i°azení povinných a volitelných kurz· • moºnosti porovnání pozic podle p°ekryvu mnoºiny kompetencí • zjednodu²ení procesu p°estupu na jinou pracovní pozici • zjednodu²ení procesu pový²ení • p°edvypln¥ní plánu PAG (Personal Annual Goals) • p°idání p°íznaku pro týmy - cesta jak p°idat prvky knowledge managementu (diagram
°eky..) • vytvo°ení osobní stránky zam¥stnance
28
Personal Annual Goals (PAG) Sou£ástí ²ablony vzd¥lávacího pro lu zam¥stnance je také seznam PAG. Slouºí na ur£ení osobních cíl· zam¥stnance v oblasti vzd¥lávání a profesního r·stu. Zam¥stnanec má p°ehled o povinných a volitelných kurzech p°i°azených ke své pozici, ale m·ºe se zajímat i o kurzy na jiných pozicích. Pokud má v dlouhodobém plánu profesn¥ r·st, ví, které kurzy pot°ebuje absolvovat a na jakou odbornou úrove¬ postoupit. Postupn¥ si tak bude plnit díl£í cíle. Manaºer má p°ehled o cílech svého pod°ízeného a pravideln¥ je kontroluje. Body PAG jsou: • povinné kurzy • volitelné kurzy • dlouhodobé cíle • krátkodobé cíle
4.2 Kontrolní seznam Kontrolní seznam (checklist) je seznamem úkol·, které je pot°eba vykonat v ur£ité dob¥. Jedna £ást se zam¥°uje na p°ípravu zázemí pro nového zam¥stnance, druhá slouºí p°ímo zam¥stnanci pro pln¥ní úvodních úkol· ve spole£nosti. Rozeznáváme tedy dva typy kontrolního seznamu:
pro manaºera v¥t²ina úkol· se vykonává p°ed plánovaným nástupem zam¥stnance pro zam¥stnance seznam úkol·, které zam¥stnanec po nástupu do zam¥stnání vykoná s pomocí p°id¥leného kolegy
4.2.1 P°íprava na p°íchod zam¥stnance P°íprava na nástup zam¥stnance za£íná ur£itou dobu p°ed jeho plánovaným nástupem. Aby mohl zam¥stnanec za£ít vykonávat práci, musí mít funk£ní v²echny p°ístupy, p°id¥leno pracovní místo, pot°ebný hardware, atd. Cílem celé p°ípravy a p°edem plánovaného rozvrºení úkol· je snaha eliminovat situace, kdy bude zam¥stnanci bránit v práci nap°íklad absence n¥kterého z nástroj·. P°íprava se d¥lí na následující hlavní oblasti: • p°id¥lení pracovního místa • zavedení p°ístupových práv, ú£t·, e-mailových seznam· • organizace úvodních ²kolení
29
• p°id¥lení kolegy v roli pomocníka
Kaºdá pozice má speci ckou mnoºinu úkol·, které je pot°eba p°ipravit. Pr·nik t¥chto mnoºin je obecn¥ neprázdný, zna£í kategorie nutné pro vykonávání jakékoliv pozice. Existují v²ak i pozice, které nemají p°id¥leno pracovní místo, práce je vykonávaná z domova nebo zam¥stnanec tráví v¥t²inu £asu na cestách. Vzhledem k £astému problému nedostatku fyzických míst (nebo s ohledem na efektivní vyuºívání míst) ve v¥t²in¥ spole£ností se lidem, kte°í tráví na pracovi²ti mén¥ jak polovinu pracovního týdne, m·ºe p°id¥lit nestálé místo v spole£ných prostorách (konferen£ní místnost, u£ebna). Podnikové entity podílející se na p°íprav¥ p°ed p°íchodem zam¥stnance:
Odd¥lení lidských zdroj· (HR) Nový zam¥stnanec musí po nastoupení absolvovat n¥kolik základních ²kolení. Mezi zákonem stanovené pat°í nap°íklad ²kolení o bezpe£nosti práce. Dále to m·ºe být ²kolení °idi£·, orienta£ní ²kolení a v neposlední °ad¥ takové odborné ²kolení, které pot°ebuje k výkonu práce absolvovat co nejd°íve. Odd¥lení informa£ních technologií (IT) IT p°id¥luje zam¥stnanci po£íta£ a p°íslu²ný hardware, dále práva, ú£ty a p°ístupy. P°id¥lený po£íta£ musí mít nainstalovaný software aktuální verze. Odd¥lení technických prost°edk· a za°ízení (Facilities) Neº zam¥stnanec nastoupí do práce, za p°edpokladu p°id¥leného pevného pracovního místa, manaºer pov¥°í p°íslu²né odd¥lení zaji²t¥ním tohoto místa, zavedením telefonu, atd. Odd¥lení zajistí v²echny technické a údrºbové záleºitosti. Kolega v roli pomocníka Pomocník (anglicky Peer, toto pojmenování je také pouºito v modelech) je osobou zodpov¥dnou za zau£ení a zasv¥cení nového zam¥stnance v prvních t°ech m¥sících zku²ební doby. Zam¥stnance provádí prost°edím, pomáhá mu v orientaci a prochází s ním základní technické záleºitosti (nastavení ú£t·). Zárove¬ slouºí jako pomocná osoba p°i rozhodovacím procesu o vhodnosti výb¥ru kandidáta a posouzení jeho kompetencí. Tuto osobu ur£uje manaºer, ideáln¥ je to zam¥stnanec se zku²enostmi a s podobným popisem práce. Pomocník pomáhá zam¥stnanci aº v pr·b¥hu zku²ební doby, v této fázi je pouze zvolen manaºerem. Kaºdá spole£nost má jinou mnoºinu p°ípravných úkol·, diplomová práce toto rozd¥lení povaºuje za obecn¥ platné. P°edpokladem je, ºe kaºdý zam¥stnanec spole£nosti pohybující se v oblasti IT pot°ebuje k práci pracovní zázemí, po£íta£, ú£ty do remních server·, atd. Manaºer p°ed p°íchodem nového zam¥stnance kontroluje, jestli byly v²echny body dodrºeny. Je povinností manaºera ohlídat p°ipravenost jednotlivých bod·, prioritou je 30
snaha zabránit aby zam¥stnanec nastoupil do zam¥stnání a nemohl vykonávat svou práci z d·vod· nedostate£né p°ipravenosti odd¥lení na jeho nástup. Stanovené oblasti nemají speci kované priority, jeº jsou stanoveny manaºerem p°i revizi kontrolního seznamu. ablona pro lu speci kuje, které body jsou pro danou pozici více d·leºité a mají mít p°ednost. Manaºer ²ablonu manuáln¥ zkontroluje a podle pot°eby upraví. Masivní úpravy v²ak nejsou p°edpokládané, p°ípadné modi kace jsou záleºitostí pouze vysoce individuálních p°ípad·. P°íprava na p°íchod zam¥stnance za£íná u manaºera, ten podle svého kontrolního seznamu vykoná následující kroky: • poºádání o vytvo°ení pot°ebných ú£t· • objednání hardware a jiného za°ízení • p°i°azení pracovního místa, telefonu • za°ízení kurz·, které musí zam¥stnanec absolvovat v co nejkrat²ím £ase po nástupu
do práce • revize kontrolního seznamu zam¥stnance, p°ípadné úpravy • zvolení pomocníka • zadání úkol·
V²echna p°idruºená odd¥lení konají pouze na základ¥ na°ízení manaºera, ten oznámí co v²echno bude pot°eba za°ídit. Po vykonání kontroluje, jestli v²echno prob¥hlo správn¥ a kvalita výstup· je dostate£ná pro p°íchod zam¥stnance. Manaºer p°ebírá zodpov¥dnost za správné provedení v²ech úkol·, kdyº nastane problém, poºádá p°íslu²né odd¥lení o nápravu. Seznam krok·, které provádí manaºer p°ed nástupem zam¥stnance, je obsaºen v p°íloze B. Se seznamem se za£íná pracovat s takovou £asovou prodlevou p°ed plánovaným nástupem zam¥stnance, aby bylo v²echno pot°ebné nachystané a zam¥stnanec mohl za£ít pracovat. Kroky jsou zobecn¥ním reálného seznamu spole£nosti RedHat. Jelikoº není moºné zve°ejnit interní dokument, jednotlivé kroky jsou pouze obecným zpracováním reálné situace. Tento p°ístup je zcela korektní, jelikoº kaºdá spole£nost má odli²né procesy, li²í se pouºívaný hardware, software a vyuºívané sluºby. Spole£nost si tedy seznam p°izp·sobí podle interních zásad a pravidel. Jednotlivé poloºky nemusí být pln¥ny v £asové posloupnosti, p°ípadné priority je moºné doplnit individuáln¥. ablona vedle hrubého vý£tu bod· obsahuje popis a instrukce jak s jednotlivými body pracovat. 31
4.2.2 Pr·b¥h zku²ební doby Druhý kontrolní seznam je ur£ený pro nastupujícího zam¥stnance a jeho pomocníka. Speci kuje úkoly, které musí zam¥stnanec vykonat po nástupu do práce aº do ukon£ení zku²ební doby. Krom¥ základních ²kolení sem pat°í organiza£ní, technické a provozní záleºitosti a seznámení s novým prost°edím. V záv¥ru zku²ební doby má zam¥stnanec jiº v²echny úkoly spln¥né. Jeho poslední povinností je napsání záv¥re£né zprávy. Krom¥ vykonávání úkol· souvisejících s prací zam¥stnanec °e²í i technické a organiza£ní záleºitosti, nap°íklad: • kontrola p°ístup· • ov¥°ení funk£nosti ú£t· • absolvování úvodních ²kolení • orientace v prost°edí
N¥které z t¥chto úkon· plní pod dohledem pomocníka, tedy záchytné osoby, která pomáhá zam¥stnanci v základní orientaci v novém prost°edí. Nejd·leºit¥j²í funkce pomocníka jsou: • p°edávání zku²eností • osvojení remní politiky • orientace v prost°edí • zasv¥cení do pracovního procesu a popisu práce • nastavení technických záleºitostí
asistence p°i nastavení ú£t· zam¥stnance, kontrola nastavení pokyny k uºívání ú£t· • záv¥re£ná zpráva o kompetencích zam¥stnance
Nejz°eteln¥j²ím d·vodem pro p°id¥lení pomocníka je tedy leh£í a rychlej²í za£len¥ní nového zam¥stance do jeho role a pomoc p°i °e²ení triviálních úkol· technického rázu. Z pohledu práce je ov²em nejd·leºit¥j²ím aspektem p°edávání zku²eností. Zam¥stnanec získá v¥t²í jistotu, kdyº má za sebou na za£átku pomocníka, p°i£emº to nemusí znamenat jeho nesamostatnost. D·leºitá je kombinace fakt·, ºe pomocník kdysi pro²el za²kolením, je zku²ený a pracuje na stejné, respektive podobné pozici jako zam¥stnanec. Zku²ební doba nevyplývá p°ímo ze zákona, v práci v²ak budeme p°edpokládat její existenci a £asov¥ ohrani£ené trvání (typicky t°i m¥síce, coº je nejdel²í zku²ební doba 32
pro nevedoucí pozice1 . Zku²ební doba je zárove¬ synonymem k dob¥, kterou pot°ebuje zam¥stnanec na základní zapracování v nové pozici a osvojení si orientace, remní politiky, atd.
4.2.3 Hodnocení p°ed koncem zku²ební doby Zam¥stnanec má na zapracování p°edpokládané necelé t°i m¥síce, p°ed vypr²ením této doby se manaºer rozhoduje, zda je s výkonem zam¥stnance spokojen. D·leºitou osobou v tomto rozhodovacím procesu je pomocník. Celou dobu zam¥stnance provád¥l a má tak p°ehled o jeho schopnostech. Na základ¥ vzájemné spolupráce vypracuje report a dodá ho manaºerovi. Obdobný report zpracuje i zam¥stnanec, jehoº forma je tém¥° shodná s formou reportu pomocníka. Slouºí nejen na posouzení výkonnosti a schopností zam¥stnance, ale také jako zp¥tná vazba kontrolního seznamu a organiza£ních záleºitostí. Jestliºe se v pr·b¥hu zku²ební doby objevil problém, je nutné ho °e²it a vyvinout snahu, aby se stejná situace v budoucnu neopakovala. To je d·vod, pro£ se chyby reportují dvakrát, m·ºe se stát, ºe jeden z dvojice zam¥stnanec - pomocník by situaci za chybu nepovaºoval a tudíº ji nahlásí aspo¬ ten druhý. K °e²ení neexaktních p°ípad· je také lep²í pohled z více stran. Otázky, u kterých v reportu vzniká pot°eba zodpov¥zení jsou: • Byly kroky s £asovou sousledností správn¥ naplánované? Nevznikly prodlevy? • Byly úkoly v kontrolním seznamu formulované srozumiteln¥? • Nevznikl informa£ní ²um? • Chyb¥ly zásadní informace v kontrolním seznamu b¥hem pln¥ní úkol·? • Bylo p°i nástupu do zam¥stnání p°ipraveno v²e tak, aby nic nebránilo pracovnímu
výkonu? • Byly bezchybn¥ p°ipraveny p°ístupy a ú£ty? • Hodnocení organizace úvodních ²kolení • Hodnocení pomocníka
Tyto otázky jsou zpracovány do ²ablony záv¥re£ného reportu, viz p°íloha A.
4.3 Vzory Následující kapitola popisuje a vysv¥tluje vytvo°ené vzory, jimiº jsou modely v notaci BPMN 2.0. Kompletní vzory jsou uvedeny v p°íloze, sama kapitola obsahuje pouze jejich výb¥r. 1
http://www.zakonik-prace-online.cz/
33
Jako nástroj pro modelování byl pouºit webový nástroj Signavio, který nabízí akademické licence pro studenty, vyu£ující a výzkumné pracovníky. Nástroj krom¥ jiného podporuje BPMN 2.0, nevyºaduje instalaci a umoº¬uje kolaborativní spolupráci. Nespornou výhodou je i to, ºe je zdarma, coº z n¥j d¥lá nástroj vhodný pro akademické prost°edí.2 V této fázi nejsou vzory spustitelnými procesy, ale spí²e metodickými pokyny a návodnými kroky k °ízení vzd¥lávání. Smyslem model· je sjednotit pr·b¥h £asto opakovaných £inností a nalézt vzor, tedy ideální a schválený postup aktivit pro vzd¥lávání pracovník·. Tento vzor je následn¥ nutné modi kovat a optimalizovat podle zab¥hnutých proces· ve spole£nosti, a teprve poté ho za£ít opakovan¥ vyuºívat. Po kaºdé iteraci je vhodné ohlédnout se, získat zp¥tnou vazbu a ujistit se, ºe proces je²t¥ není t°eba aktualizovat. P°i hledání vzor· se dá spolehnout na to, ºe jisté procesy organiza£ního charakteru jsou stabilní a m¥ní se jen z°ídka. Jestliºe se tyto procesy £asto opakují a pokaºdé je nutné za°ídit související administraci, z procesu se stává vhodný kandidát na sestavení vzoru.
4.3.1 Vzd¥lávací cyklus zam¥stnance Kaºdý ze vzor· lze za£lenit do jedné z následujících kategorií:
Obr.3 Vzd¥lávací proces Tyto kategorie reprezentují vzd¥lávací proces zam¥stnance, který za£íná je²t¥ p°ed jeho plánovaným nástupem do práce. Jedna iterace tohoto procesu tedy za£íná p°ijetím zam¥stnance a kon£í jeho pový²ením £i p°estupem na jinou pracovní pozici. Znamená to, ºe jakmile byl jeden cyklus vzd¥lávacího procesu ukon£en, zam¥stnanec dosáhl odborného maxima své pozice a postoupil dále. Jednotlivé fáze zahrnují:
P°ijetí zam¥stnance Fáze za£íná je²t¥ p°ed plánovaným nástupem zam¥stnance do práce. Je t°eba nachystat zázemí, techniku, p°ístupy atd. Manaºer v²echno pot°ebné za°ídí podle Kontrolního seznamu p°i°azeného k pozici. Za²kolení zam¥stnance Tato fáze je synonymem pro zku²ební, ve v¥t²in¥ p°ípad· t°ím¥sí£ní, dobu. Zam¥stnanec plní zadané úkoly podle Kontrolního seznamu s pomocí p°id¥leného pomocníka. Ten kontroluje odborné i povahové kompetence zam¥stnance a p°ed skon£ením zku²ební doby sepí²e report se zhodnocením zam¥stnance a zp¥tnou 2
http://www.signavio.com/en/academic.html
34
vazbou k seznamu. Zam¥stnanec pí²e tém¥° stejný report, zhodnocuje své první m¥síce a popisuje spolupráci se svým pomocníkem. Reporty i zp¥tnou vazbu hodnotí manaºer a v p°ípad¥ pot°eby z nich vyvozuje d·sledky.
Vzd¥lávání zam¥stnance V této fázi je zam¥stnanec jiº v plném pracovním tempu. Základním za²kolením jiº pro²el, ale stále musí absolvovat povinné kurzy, n¥které nové, jiné navazující £i periodické. Seznam kurz· k naplánování má zam¥stnanec p°ístupné ve svém popisu pro lu. Plánuje si jednotlivé kurzy, jejich následné absolvování je zazna£eno a kurz se objeví v historii spln¥ných kurz·. Zam¥stnanec si m·ºe plánovat také volitelné kurzy, jeº jsou schvalovány manaºerem. Volitelné kurzy mohou být sou£ástí bene t· dané spole£nosti. O plánování a pln¥ní kurz· má p°ehled manaºer. Jestliºe zam¥stnanec prome²ká termín zápisu do povinného kurzu, stává se nekvali kovaným a manaºer o tomto stav¥ obdrºí noti kaci. Pravidelné plánování kurz· a vzd¥lávacích i profesních cíl· zam¥stnancem probíhá v ²ablon¥ zvané PAG (Personal Annual Goals, £ili profesní výro£ní cíle). Manaºer jednodu²e schvaluje volitelné kurzy, p°edem naplánované zam¥stnancem. Zvolené kurzy by m¥ly sm¥°ovat k pln¥ní stanovených cíl· zam¥stnance. Pový²ení zam¥stnance Tato fáze se protíná se vzd¥lávací fází a pokra£uje ukon£ením jedné iterace vzd¥lávacího procesu zam¥stnance na konkrétní pozici. Zam¥stnanec si v ²ablon¥ PAG stanovuje své cíle. Je p°edpokladem, ºe po ur£ité dob¥ chce profesn¥ r·st. Volí si kurzy, které mu v tomto sm¥rování mohou pomoci. Pomocí ²ablony popisu pro l· si zjistí, jaká kvali kace mu chybí na pozici ke které mí°í a PAG si plánuje tak, aby splnil tyto nedostatky. ablona pro l· ukazuje rozdíly mezi podobnými pozicemi, nej£ast¥ji se bere v úvahu postup na nejbliº²í nad°azenou pozici nebo p°estup na jinou, odborn¥ podobnou. Jakmile zam¥stnanec splní odborné p°edpoklady zvolené pozice, m·ºe manaºera poºádat o p°estup £i pový²ení a ten následn¥ u£iní nální rozhodnutí. Toto je samoz°ejm¥ dlouhodobý proces, zam¥stnanec by m¥l své tendence zna£it do PAG od po£átku svého zám¥ru tak, aby si manaºer byl této skute£nosti v¥dom.
4.3.2 Osnova vzor· Následující podkapitola uvádí p°ehled vytvo°ených vzor· rozd¥lených podle £ty° fází vzd¥lávacího procesu. N¥které vzory jsou blíºe popsány, je na nich vysv¥tlen princip vytvá°ení vzor· a metodický pokyn pro jejich pouºití. V²echny vzory jsou z více d·vod· popsané v angli£tin¥. Jelikoº jednou z výhod notace BPMN je £itelnost ²irokým mnoºstvím lidí, bylo by zbyte£né tuto p°ednost zuºovat pouze na lidi ovládající £eský jazyk. Dal²ím d·vodem je dokumentace projektu Medusy, která je psaná primárn¥ v anglickém jazyce. V 35
následující osnov¥ je pouºit £eský p°eklad názvu vzoru a v závorce je uveden anglický originál pro jednodu²²í p°i°azení vzor· z p°ílohy. U kaºdého vzoru je stru£n¥ popsán jeho význam.
4.3.2.1 Fáze P°ijetí zam¥stnance P°íprava na p°íchod zam¥stnance Anglický název Preparation for the employee arrival Akté°i podílející se na procesu: • zam¥stnanec • manaºer • IT odd¥lení • Odd¥lení lidských zdroj· • Odd¥lení údrºby
Popis vzoru: • Vzor je p°episem Kontrolního seznamu pro manaºera. Slouºí na popsání krok·,
které manaºer za°izuje po p°ijetí zam¥stnance (resp. po podpisu smlouvy) aº do jeho nástupu. • Manaºer na°izuje úkoly pro jednotlivá odd¥lení, jejichº výstupem je p°ipravené
zázemí pro nového zam¥stnance.
4.3.2.2 Fáze Za²kolení zam¥stnance Kontrolní seznam Anglický název Checklist Akté°i podílející se na procesu: • zam¥stnanec • manaºer • pomocník
Popis vzoru: • Absolvování Kontrolního seznamu.
36
• Zam¥stnanec po nástupu do práce za£ne postupn¥ plnit poloºky z Kontrolního
seznamu. Krom¥ toho plní klasické pracovní úkoly a seznamuje se s prost°edím. Úkony provádí za asistence pomocníka, v p°ípad¥ problému zasahuje i manaºer. Na konci procesu, tedy v dob¥ krátko p°ed vypr²ením zku²ební doby si zam¥stnanec poprvé vyplní PAG ²ablonu a ur£í si tak cíle na dal²í období. Poslední poloºkou je zp¥tná vazba pro manaºera (Záv¥re£né zhodnocení), kterou vyplní zam¥stnanec i pomocník.
4.3.2.3 Fáze Vzd¥lávání zam¥stnance
Obr.4 Vypracování úkolu I
Vypracování úkolu I Anglický název Task elaboration I Akté°i podílející se na procesu: • zam¥stnanec • manaºer
37
Popis vzoru: • Vypracování zadaného úkolu od manaºera. • Obsahuje report p°ípadného problému zpátky nad°ízenému.
Vypracování úkolu II Anglický název Task elaboration II Akté°i podílející se na procesu: • zam¥stnanec • manaºer • pomocník
Popis vzoru: • Vypracování zadaného úkolu od manaºera, s externí pomocí. • V p°ípad¥, ºe zam¥stnanec neumí splnit zadaný úkol, m·ºe poºádat o pomoc
kolegu v rámci zásad Knowledge managementu. Sou£ástí je vypracování zprávy o °e²ení úkolu.
Zapsání do povinného kurzu Anglický název Aplication for compulsory course Akté°i podílející se na procesu: • zam¥stnanec • manaºer
Popis vzoru: • Zapsání do kurzu na základ¥ na°ízení manaºera. • Zam¥stnanec musí absolvovat kurzy, které jsou pro jeho pozici ozna£ené jako
povinné. Jestliºe tak neu£iní ve stanovené dob¥, manaºer obdrºí noti kaci.
Zapsání do volitelného kurzu Anglický název Aplication for optional course Akté°i podílející se na procesu: • zam¥stnanec
38
• manaºer
Popis vzoru: • ádost o zápis volitelného kurzu, zam¥stnanec ºádá manaºera. • P°edpokladem je nastavení ºádosti absolvovat volitelný kurz v cílech zam¥st-
nance. Jestliºe manaºer souhlasí s absolvováním kurzu a profesním r·stem zam¥stnance, kurz povolí.
Získávání pot°ebných znalostí I Anglický název Getting related information and knowledge I Akté°i podílející se na procesu: • zam¥stnanec
Popis vzoru: • Získávání znalostí p°ed pln¥ním úkolu. • P°íprava na vypracování netriviálního úkolu obsahující popis °e²ené situace za
p°edpokladu, ºe zam¥stnanec uº podobný úkol vypracoval a má zku²enosti.
Získávání pot°ebných znalostí II Anglický název Getting related information and knowledge II Akté°i podílející se na procesu: • zam¥stnanec
Popis vzoru: • Získávání znalostí p°ed pln¥ním úkolu, vyhledání °e²ení v LMS spole£nosti. • P°íprava na vypracování netriviálního úkolu obsahující popis °e²ené situace za
p°edpokladu, ºe zam¥stnanec je²t¥ podobný úkol ne°e²il. Pro vy°e²ení úkolu zam¥stnanec vyhledá ve znalostní bázi podniku °e²ení podobného p°ípadu.
Získávání pot°ebných znalostí III Anglický název Getting related information and knowledge III Akté°i podílející se na procesu: • zam¥stnanec
39
• pomocná osoba, kolega
Popis vzoru: • Získávání znalostí p°ed pln¥ním úkolu, vyhledání vhodné osoby, která uº podobný
úkol °e²ila. • P°íprava na vypracování netriviálního úkolu obsahující popis °e²ené situace za
p°edpokladu, ºe zam¥stnanec je²t¥ podobný úkol ne°e²il. Pro vy°e²ení úkolu zam¥stnanec vyhledá ve znalostní bázi podniku osobu na podobné pozici, která uº podobný úkol °e²ila.
Obr.5 Pln¥ní PAG seznamu
Pln¥ní PAG seznamu Anglický název Ful llment of Annual Personal Goals (PAG) Akté°i podílející se na procesu: • zam¥stnanec • manaºer
Popis vzoru: • Po£áte£ní vypln¥ní dokumentu s cíli zam¥stnance. Ur£ení cíl· Personal annual
goals. 40
• Zam¥stnanec pravideln¥ nastavuje cíle v oblasti vzd¥lávání a povinné a volitelné
kurzy, které má absolvovat v nadcházejícím období. Dále vyplní cíle, které korespondují se zvolenými kurzy. Manaºer vypln¥ný dokument zkontroluje a v p°ípad¥ pot°eby vrátí na dopln¥ní.
Revize PAG seznamu Anglický název Revision of Annual Personal Goals (PAG) Akté°i podílející se na procesu: • zam¥stnanec • manaºer
Popis vzoru: • Kontrola PAG dokumentu nad°ízeným, po skon£ení jednoho intervalu. • Manaºer má moºnost dohlédnout, jaké cíle si zam¥stnanec ur£il a jak pokra£uje
v jejich pln¥ní.
4.3.2.4 Fáze Pový²ení zam¥stnance
Obr.6 Pln¥ní poºadavk· pro p°estup 41
Pln¥ní poºadavk· pro p°estup Anglický název Ful llment of the requirements for transfer Akté°i podílející se na procesu: • zam¥stnanec • manaºer
Popis vzoru: • Souhrn nutných krok· pro poºádání zam¥stnance o pový²ení. • Manaºer obdrºí noti kaci jakmile zam¥stnanec poºádá o pový²ení nebo si tuto
skute£nost uvede v PAG plánu. V p°ípad¥, ºe manaºer pový²ení schválí, nastává dohoda mezi zam¥stnancem a manaºerem na podmínkách. Proces £eká na zprávu o spln¥ní podmínek.
Zji²t¥ní poºadavk· pro p°estup Anglický název Establish requirements for transfer Akté°i podílející se na procesu: • manaºer
Popis vzoru: • Manaºer podle pro lu zam¥stnance zjistí poºadavky pro p°estup. • Pro l umoºní zkontrolovat odborné rozdíly mezi pozicemi a vybrat tak kurzy,
které musí zam¥stnanec zvládnout pro výkon práce na nové pozici. Manaºer v²echno pot°ebné zazna£í do PAG zam¥stnance.
4.4 Báze znalostí Mezi d·leºité zásady knowledge managementu pat°í udrºování znalostí a jejich vzájemné sdílení mezi zam¥stnanci spole£nosti. Znalosti zam¥stnanc· tvo°í nehmotný kapitál spole£nosti, proto by m¥la ze strany vedení existovat snaha motivovat zam¥stnance ke sdílení svých dovedností. Jestliºe schopný zam¥stnanec opustí spole£nost a nezanechá po sob¥ uchopitelný zdroj t¥chto dovedností a znalostí, pro za²kolení nového zam¥stnance bude pot°eba mnohem del²í £as a v¥t²í prost°edky. Znalosti a schopnosti, kterými bývalý zam¥stnanec disponoval, budou muset být budovány od za£átku. 42
Není moºné zcela nahradit ztrátu osv¥d£eného zam¥stnance, p°esto existují moºnosti jak se s takovou situací vypo°ádat a její nep°íjemné d·sledky alespo¬ zmírnit. P°edpokladem je zaloºení báze znalostí. Tato práce de nuje bázi znalostí jako databázi, ve které se shromaº¤ují podklady vypracované zam¥stnanci i manaºery slouºící k nalezení °e²ení v minulosti jiº °e²ených problém·. Jedná-li se o netriviální problém, jehoº vypracování stojí velké mnoºství prost°edk·, a p°edpokládá se, ºe i malá £ást z vypracování bude mít v budoucnu vyuºití, úkol se zaznamená v podob¥ reportu nebo p°ípadové studie a uloºí se do báze znalostí. Báze znalostí ve spole£nosti m·ºe být tvo°ena: • reporty úkol·, které byly v minulosti °e²eny • opakovan¥ vyuºívanými vzd¥lávacími materiály
úkoly studijního charakteru materiály ur£enými pro samostudium • dokumenty administrativního charakteru
²ablony Kontrolních seznam· popis pro l· zam¥stnanc· Vý²e zmín¥né dokumenty jsou st°edobodem zájmu této diplomové práce, jejich obecný vý£et bývá mnohonásobn¥ ²ir²í. Kaºdá spole£nost má svou bázi znalostí, kde jsou zálohovány dokumenty popisovaného charakteru. Nezáleºí na jejím pojmenování, ale na uv¥dom¥ní si a porozum¥ní jejích moºností s následným vyuºitím.
4.4.1 ablona na popis °e²ení úkolu (AAR ²ablona) V rámci snahy o sdílení znalostí prost°ednictvím úkol· °e²ených v minulosti je sou£ástí této práce ²ablona reportu, knowledge managementem nazývaná After Action Reviev (AAR). Volný p°eklad je Zhodnocení po akci, nebo Revize akce. Smyslem vytvo°ené ²ablony je uni kovat formu zaznamenávání vy°e²ených úkol· a problém·. Jednotná forma reportu urychlí £as na pochopení situace, protoºe zam¥stnanec p°i vypl¬ování následuje zadané kroky. Zamezí tak situaci, kdy zam¥stnanec zapomene zaznamenat d·leºitou £ást z °e²ení úkolu. Motivací pro zavedení report· nebo p°ípadových studií je nejen sdílení znalostí, ale i moºnost pomoci zam¥stnanci p°i °e²ení úkolu, se kterým on sám je²t¥ nemá zku²enosti, ale n¥kdo to p°ed ním jiº d¥lal. Jestliºe je mu takový dokument p°ístupný, stráví mén¥ £asu p°ípravou na vy°e²ení problému a nemusí zat¥ºovat ostatní pracovníky ºádostmi o pomoc. Manaºer si m·ºe dovolit p°id¥lit náro£ný úkol i zam¥stnanci, který zatím nemá 43
rozsáhlé zku²enosti, a nemusí stále úkolovat jednoho zam¥stnance. Toto je zárove¬ preventivním krokem, znalosti se roz²i°ují mezi více zam¥stnanc· v týmu a spole£nost bude mén¥ ohroºena potenciální ztrátou zam¥stnance. V p°ípad¥, ºe zam¥stnanec i v p°ípad¥ jiº zaznamenaného problému pot°ebuje radu £i pomoc, report obsahuje i seznam lidí, kte°í podobnou situaci jiº °e²ili nebo je jim blízká z popisu pracovní pozice. Tento seznam by v²ak zam¥stnance nem¥l svád¥t k ºádosti o pomoc, ale naopak ho motivovat k samostatnému zvládnutí problému. Vºdy záleºí p°edev²ím na typu °e²eného problému. Poté, co zam¥stnanec úkol vy°e²í, aktualizuje stávající report svým a doplní údaje, které mohou zastarávat (nap°. seznam pracovník·, pozic, znalostí a kurz·). Seznam bod· pot°ebných k zaznamenání v reportu: • název úkolu • klí£ová slova • popis problému • seznam znalostí, dovedností pot°ebných k vy°e²ení • seznam technologií pot°ebných k vy°e²ení • seznam kurz· a samostudijních materiál· obsahující dané znalosti • popis °e²ení • seznam kompetentních pracovník· • seznam p°íbuzných pracovních pozic • tipy a triky
Takto vypln¥né reporty je moºné uchovávat v databázi podniku. T°íd¥ní a organizace soubor· pro jednodu²²í vyhledávání m·ºe být podle klí£ových slov nebo pracovních pozic. Nabízí se i moºnost propojení se ²ablonou pro popis pro l·, zam¥stnanec bude mít p°ímý p°ístup k úkol·m souvisejícím s jeho pracovní pozicí. Tímto uspo°ádáním se zamezí p°ístupu libovolného zam¥stnance k úkol·m, které p°ímo nepot°ebuje k výkonu své pozice.
44
Kapitola 5
Záv¥r Cílem diplomové práce bylo analyzovat vzd¥lávací procesy v konkrétní spole£nosti a navrhnout modely a ²ablony pouºitelné pro °ízení vzd¥lávacího procesu. Práce m¥la podat návrh metodiky na popis zam¥stnaneckých pro l· a k nim p°i°azených pozic a navrhnout zp·sob °ízení vzd¥lávacích proces·. Pro ú£ely analýzy vzd¥lávacích proces· byla zvolena spole£nost RedHat, partner projektu Medusy. Analýza spo£ívala v odhalení praktik a proces· pouºívaných ve vzd¥lávací sfé°e této spole£nosti. Dodané podklady pro²ly d·kladným zpracováním a daly vzniknout ²ablonám a vzor·m uvedeným v textu práce a v p°ílohách. Vzory byly namodelovány pomocí gra cké notace BPMN 2.0. Práce se proto st¥ºejní £ástí v¥nuje vysv¥tlení problematiky modelování byznys proces· a poskytuje podrobný p°ehled o gra ckých elementech, vysv¥tluje jejich základní význam a pouºití. Pro základní pot°eby nabízí £tená°i zcela posta£ující p°ehled. Práce podává základní p°ehled o ºivotním cyklu BPM v£etn¥ jeho aktér·. Nasti¬uje moºnosti spou²t¥ní proces· a jejich následné optimalizace. Jednotlivé modely tvo°í praktickou £ást práce a díky moºnosti jejich op¥tovného pouºití a snadnému p°izp·sobení mohou najít vyuºití ve kterékoliv st°edn¥ velké spole£nosti, která pot°ebuje vytvo°it nové £i optimalizovat stávající procesy. Byly navrºeny tak, aby jejich obecnost podpo°ila snadné osvojení a p°evzetí. Nedílnou sou£ástí vzor· je pouºití zp¥tné vazby slouºící k optimalizaci pouºitých proces·. Zp¥tná vazba je d·leºitým prvkem Knowledge managementu, na kterém stojí teoretické základy práce.
5.1 Zhodnocení cíl· Mezi hlavní cíle práce pat°í vytvo°ení popisu vzd¥lávacích pro l·. Jednotlivé pracovní pozice jsou p°esn¥ popsané v ²ablon¥ pro popis pro l·. ablona umoº¬uje k jednotlivým pozicím p°i°adit kompetence a povinnosti vzd¥lávacího procesu a pomáhá °ídit celý pop45
saný proces. Sou£ástí práce jsou i výukové vzory, modely v procesní notaci BPMN 2.0. Popisují pr·b¥h nejen vzd¥lávacího procesu zam¥stnance, ale kopírují ºivotní cyklus zam¥stnance ve spole£nosti od jeho p°ijetí aº po pový²ení. Tyto modely jsou vzorovými postupy u£ení ur£enými k individuální úprav¥ a následné implemetaci v konkrétní spole£nosti. Nad rámec cíl· bylo vytvo°ení teoretické kapitoly s popisem gra ckých element· notace BPMN 2.0 pro lep²í porozum¥ní vzor· a základní orientaci v notaci. Vytvo°ení dal²ích ²ablon za£len¥ných do jednotlivých fází vzd¥lávacího procesu navazuje na hlavní cíle práce. ablony Kontrolních seznam· byly vytvo°eny pro zlep²ení orientace ve fázích p°ijetí a za²kolení zam¥stnance a spolu se ²ablonami na zp¥tnou vazbu optimalizují zavedené postupy. After Action Review ²ablony slouºí na popis °e²ení netriviálních úkol· a podílejí se na sdílení znalostí mezi zam¥stnanci nap°í£ spole£ností. Vytvo°ení t¥chto ²ablon nebylo p°ímo v zadání práce, jejich modelování postupn¥ vyplynulo postupn¥ po hlub²ím vno°ení se do problematiky a b¥hem analýzy vzd¥lávacích proces· ve spole£nosti Red Hat.
5.2 Dal²í vývoj Sou£ástí práce jsou vzory v teoretické rovin¥, slouºící hlavn¥ jako metodický pokyn. Pro dal²í pokra£ování diplomové práce navrhuji: • naprogramování prototypu modulu pro LMS s moºností za£len¥ní model·, • automatizace navrºených vzd¥lávacích proces· • vytvo°ení databáze vzor· • nalezení dal²ích vzor·, ²ablon a model·
46
47
Literatura [1] Collison, Ch. a Parcel, G.l. Knowledge management. Brno: Computer Press, 2005. ISBN 80-251-0760-4. [2] J. Vodák, J. a Kucha°íková, A. Efektivní vzd¥lávání zam¥stnanc·. Praha: Grada Publishing, 2007. ISBN 978-80-247-1904-7. [3] mída F. Zavád¥ní a rozvoj procesního °ízení ve rm¥. Praha: Computer Press, 2007. ISBN 978-80-247-1679-4. [4] Koubek, J. ízení pracovního výkonu. Praha: Management Press, 2004. ISBN 80-7261116-X. [5] Pet°íková, R. a kol. Moderní management znalostí: Principy, procesy, p°íklady dobré praxe. P°íbram: Professional Publishing, 2010. ISBN 978-80-7431-011-9. [6] Walker, A. J. a kol. Moderní personální management: Nejnov¥j²í trendy a technologie. Praha: Grada Publishing, 2003. ISBN 80-247-0449-8. [7] Debevoise T. and Geneva R. The microguide to process modeling in BPMN. Lexington, Virginia: Tipping Point Solutions, 2008. ISBN 978-4196-9310-6. [8] Weske, M. Business Process Management: Concepts, Languages, Architectures. Berlin: Springer, 2007. ISBN 978-3-540-73521-2. [9] T. Vejlupek. SW nástroje pro tvorbu znalostní báze. Znalosti 2008 (online). Bratislava: Slovenská technická univerzita, 2008. Dostupné z: http://znalosti2008. it.stuba.sk/download/articles/znalosti2008-Vejlupek.pdf [10] Va²í£ek, P. BPM slovní£ek. Dostupné z: http://bpm-slovnik.blogspot.com [11] Rá£ek, J. Procesní °ízení. U£ební materiály p°edm¥tu PV165 Procesní °ízení, Masarykova univerzita, 2010. 48
[12] Kolá°, J. Business Process Management. U£ební materiály k p°edm¥tu PV207 Business Process Management, Masarykova Univerzita, 2012. [13] Silver, B. BPMN method and style. Aptos: Cody-Cassidy Press, 2009. ISBN 978-09823681-0-7. [14] Robson, M., Ullah, P. Praktická p°íru£ka podnikového reengineeringu. Praha: Management Press, 1996. ISBN 80-85943-64-6. [15] Rá£ek, J. (2002). Work ow správních proces· v oblasti ºivotního prost°edí (dizerta£ní práce, Masarykova Univerzita, Brno, eská republika). [16] Rá£ek, J. (2003). Monitorování správních proces· (rigorózní práce, Masarykova Univerzita, Brno, eská republika). Dostupné z https://is.muni.cz/auth/th/3444/ _r/scan.pdf c 2000-2012 (29. ledna 2007). Dostupné [17] rapidbi.com (online) Twickenham: RapidBi, z: http://rapidbi.com/writesmartobjectives/ Business & Organizational Development tools, training & services
49
P°ílohy P°íloha A A.1 ablona pro popis vzd¥lávacích pro l· Identi kace zam¥stnance • jméno, p°íjmení • ID • název pozice • ID pozice
Vzd¥lávání • Povinné kurzy
v²echny povinné kurzy, které musí zam¥stnanec na své pozici absolvovat po£ítá se jedna iterace vzd¥lávacího procesu (jedno absolvování téhoº kurzu bez opakování s aktualizacemi) • Volitelné kurzy
v²echny volitelné kurzy, které souvisí s výkonem práce kurzy povinné pro jinou pozici (pro p°estup, pový²ení) kurzy jako bene ty • Historie absolvovaných kurz·
v²echny kurzy, které zam¥stnanec absolvoval vyzna£ení kurz· k op¥tovnému absolvování kalendá° deadlin· data, ve kterých musí být kurz úsp¥²n¥ spln¥n 50
moºnost plánování kurz· Pracovní za°azení • P°íbuzné pozice
pozice, které mají podobnou mnoºinu povinných kurz· nad°azené pozice (dal²í level) • Porovnání pozic
mnoºinový rozdíl kurz· s porovnávanou pozicí (které kurzy musím absolvovat pro ovládnutí kompetencí na práci v jiné pozici) zobrazení p°íbuzných pozic ve stromu • LMS
p°i°azen repozitár osobní stránka • Checklist
²ablona checklistu pro manaºera - instance ²ablony pro konkrétní pozici ²ablona checklistu pro zam¥stnance - instance ²ablony pro konkrétní pozici PAG (Personal Annual Goals) • Povinné kurzy
seznam povinných kurz· k absolvování v následujícím období • Volitelné kurzy
seznam volitelných kurz· k absolvování v následujícím období • Cíle
dlouhodobé cíle krátkodobé cíle zhodnocení cíl· • Samostudium
dovednosti a znalosti k dosaºení 51
A2 ablona pro záv¥re£né zhodnocení Identi kace zam¥stnance • Jméno, p°íjmení • ID • pozice • Datum nástupu
Zhodnocení p°ípravy: HR • seznam p°ipravených v¥cí
²kolení kurzy • hodnocení
byly p°ipravené v²echna povinné ²kolení? byly ²kolení uskute£n¥ny? Zhodnocení p°ípravy: IT • seznam p°ipravených v¥cí
hardware software p°ístupy • hodnocení
nachystáno v£as? nedodané v¥ci Zhodnocení p°ípravy: facilities • seznam p°ipravených v¥cí
kancelá° telefon p°ipravené zázemí klí£e, £ipové karty 52
• hodnocení
nachystáno v£as? problémy? Zhodnocení checklistu • srozumitelnost checklistu • bylo v checklistu zahrnuto v²e, co m¥lo být v zku²ební dob¥ vykonáno? • návrhy na p°idání dal²ích situací do checklistu
Ohodnocení peera • popis a zhodnocení spolupráce b¥hem uplynulé doby • kompetence • zku²enosti • odborný p°ehled • pedagogické a softskills dovednosti • zhodnocení vlastním textem
Ohodnocení zam¥stnance • popis odborný schopností zam¥stnance, slabé a silné stránky • popis vlastností zam¥stnance (samostatnost, kreativita, u£enlivost, p°ístup k • °e²ení problém·, atd)m slabé a silné stránky • nám¥ty na zlep²ení • doporu£ení ²kolení nebo samostudia na osvojení pot°ebných dovedností • zhodnocení vlastním textem
53
A3 AAR ²ablona Charakteristika úkolu • název • klí£ová slova • popis problému
e²ení • seznam znalostí, dovedností pot°ebných k vy°e²ení • seznam technologií pot°ebných k vy°e²ení • seznam kurz· a samostudijních materiál· obsahující dané znalosti • popis °e²ení
Sdílení • seznam kompetentních pracovník· • seznam p°íbuzných pracovních pozic • adresy s podobnými úkoly • jméno a pozice autora dokumentu
Know-how • rady • tipy a triky
54
P°íloha B B.1 Kontrolní seznam manaºera 1. ytvo°it ú£et v systému • vloºit jméno, p°íjmení, osobní údaje zam¥stnance • vygenerovat ID
2. Nastavit odb¥r e-mail· (Mailing lists)
otázky Které e-maily pot°ebuje zam¥stnanec odebírat? Je jeho pozice speci cká? Je pot°eba upravit mnoºinu e-mail· z pro lu? pro l eznam v²ech e-mailových seznam·, které zam¥stnanec na konkrétní pozici odebírá kroky k vykonání • skontrolovat mnoºinu e-mailových seznam· z pro lu a p°ípadn¥ ji upravit • p°idat e-mail zam¥stnance k odb¥ru 3. Objednat hardware z IT odd¥lení
otázky Jaký hardware bude zam¥stnanec k výkonu práce pot°ebovat? Bude mít pevné pracovní místo nebo bude pracovat výlu£n¥ z domova? Vyºaduje jeho pracovní pozice £asté cestování? Bude pot°ebovat speciální aplikace? pro l seznam hardwaru a softwaru pro danou pozici kroky k vykonání • kontrolovat seznam hardwaru a softwaru z pro lu, p°ípadn¥ upravit • odeslat seznam na IT odd¥lení 4. Za°ídit pracovní místo
otázky Bude mít zam¥stnanec pevné pracovní místo? Jestli ano, bude to samostatná kancelá° nebo místo v spole£ném prostoru? Bude zam¥stnanec fyzicky p°ítomný v práci mén¥ neº 20 hodin týdne? Jestli ano a zárove¬ je nedostatek volných míst, m·ºe být °e²ením alokování nestálého pracovního místa? Které prostory jsou momentáln¥ vhodné na výb¥r nestálého místa? (u£ebna, spole£né prostory, atd) pro l speci kace docházky zam¥stnance a doporu£ení pro výb¥r místa kroky k vykonání • porovnat doporu£ení z pro lu s momentálními poºadavky • poºádat údrºbové odd¥lení o seznam volných prostor 55
• alokovat místo • v p°ípad¥ pevného místa, vy°e²it p°esunutí objednaného hardwaru na toto
místo 5. Objednat telefon
otázky Má zam¥stnanec alokované pevné místo nebo nestálé? Jestli uº má vybrané pracovní místo z bodu 4, za°ídit telefon podle toho. Bude pot°ebovat pevnou linku nebo mobilní telefon? pro l doporu£ení k bodu 4 (za°ídit pracovní místo), podle speci kace docházky kroky k vykonání • porovnat pro ly, rozhodnout o p°id¥lení telefon· • vy°ídit zavedení pevné linky • p°id¥lit £íslo, zavést do seznamu • objednat mobilní telefon 6. Za°ídit úvodní ²kolení
otázky Existuje ²kolení, které zam¥stnanec musí absolvovat je²t¥ p°ed skon£ením pracovní doby? Bude pouºívat remní auto? Jestli ano, má zapsané ²kolení °idi£·? Zjistili se u zam¥stnance odborné nedostatky, které mu brání v plnohodnotném výkonu práce? pro l seznam povinných ²kolení k vykonání ve zku²ební dob¥ kroky k vykonání • objednání zákonem stanovených ²kolení (poºární ochrana, bezpe£nost práce) • objednání ²kolení pot°ebných k výkonu práce • objednání odborných ²kolení • doplnit seznam doporu£ených, neprioritních ²kolení na blízkou dobu do Kontrolního seznamu zam¥stnance 7. Vybrat pomocníka
otázky Je na stejné nebo podobné pozici vhodný zam¥stnanec pro tento úkol? Má zku²enosti? Vykonával uº tuto funkci? Má vhodné vlastnosti (pedagogické schopnosti, komunikativnost, trp¥livost)? Má vybraný zam¥stnanec momentáln¥ dostatek £asu na výkon této funkce? pro l seznam zam¥stnanc· na stejné / podobné pozici kroky k vykonání • projít seznam vhodných zam¥stnanc· • vybrat pomocníka 56
• oznámit pomocníkovi úkoly, povinnosti • p°edat Kontrolní seznam zam¥stnance • dohodnout se na výstupech
8. P°ipravit základní orientaci
otázky S kterými zam¥stnanci (kolegy) se má nový zam¥stnanec neprodlen¥ seznámit? Kte°í zam¥stnanci mu pomohou s p°ehledem o jeho pozici? Co v²echno má zam¥stnanec zjistit o organiza£ní struktu°e spole£nosti? Bude zam¥stnanci pomáhat s orientací pouze pomocník? Má pomocník informace nebo seznam na naplánování t¥chto aktivit? pro l seznam zam¥stnanc· na stejné / podobné pozici kroky k vykonání • p°ipravit seznam koleg· k seznámení • p°edb¥ºn¥ p°ipravit seznamovací kole£ko • na°ídit pomocníkovi dohled nad touto fází • obeznámit zam¥stnance o nástupu nového kolegy • p°edb¥ºn¥ dohodnout sch·zky s nad°ízenými 9. P°ipravit Kontrolní seznam zam¥stnance
otázky Je pot°eba blíºe speci kovat nebo doplnit ²ablonu Kontrolního seznamu? Má pomocník pot°ebné informace vztahující se k seznamu? Obdrºel pomocník Kontrolní seznam? Jaké bude nejvhodn¥j²í rozloºení dat a termín· pro jednotlivé poloºky? pro l ²ablona Kontrolního seznamu pro zam¥stnance kroky k vykonání • zkontrolovat seznam • doplnit seznam • vepsat termíny • p°edat seznam pomocníkovi • p°ejít seznam s pomocníkem
57
B.2 Kontrolní seznam zam¥stnance 1 nastavení po£íta£e / notebooku • heslo • vzdálený p°ístup • zabezpe£ení
2 zkontrolovat p°ístupy • interní komunika£ní systém (IRC / jabber) • repozitá° (dokumenty) • intranet • LMS • mailing listy • informa£ní systém • fyzické p°ístupy (budova, kancelá°) • SVN
3 orientace v prost°edí • naplánovat sch·zky s kolegy a nad°ízenými • absolvovat sch·zky s kolegy a nad°ízenými • seznámit se s prost°edím
4 absolvovat ²kolení a kurzy • ²kolení o bezpe£nosti práce a poºární ochran¥ • ²kolení °idi£· • povinné odborné kurzy
5 absolvovat vstupní léka°skou prohlídku 6 vykonat úkoly • za²kolovací úkoly od nad°ízeného • za²kolovací úkoly od pomocníka • výkon práce
7 vytvo°it kompas na dal²í období 58
• ²kolení • úkoly • samostudium • sm¥rování
8 samostudium • studium na ²kolení a kurzy • studium odborných v¥cí k výkonu práce
9 zhodnocení zku²ební doby (pomocí ²ablony pro záv¥re£né zhodnocení) • napsat report k pomocníkovi • napsat zp¥tnou vazbu k seznamu
59
P°íloha C P°ehled elektronických p°íloh Diplomová práce obsahuje následující elektronické p°ílohy: • text práce • modely ( soubory v .png, .pdf a .xml formátech)
60
