Využití knowledge managementu k řízení projektů Šárka Květoňová Spoluautor: Jitka Kreslíková © 2006
Fakulta informačních technologií Vysoké učení technické v Brně Seminář UIFS
Úvod do znalostního managementu
Potřeba teorie Definice znalosti Úrovně poznání reality Typy znalostí Znalost a změna situace Management znalostí Proces managementu znalostí Systém pro řízení znalostí Používané technologie Znalostní oblasti projektového řízení 2
Potřeba teorie
Teorie nejlepším příspěvkem pro praxi. (A. Eistein) Předpoklad úspěšné komunikace. Objasnění řady teoretických a terminologických otázek.
3
Úvodem.. „Kdybychom tak věděli, co víme !“ Typické je zahlcení podniku informacemi, ale znalostí je přitom málo. Znalosti by neměly být jen hromaděny, ale především racionálně využívány. Účelem je především odstraňování bariér rozvoje znalostí. Nabídnout pravé znalosti pravým lidem v pravý čas s cílem pokrýt aktuální potřebu znalostí. Řízení znalostí není náhradou stávajících manažerských aktivit, ale prolíná je ! 4
Definice znalosti Znalost je proměnlivou směsí uspořádaných zkušeností, hodnot, do souvislostí zasazených informací, názorů expertů a podložené intuice, která vytváří prostředí a rámec pro vyhodnocování a začleňování nových zkušeností a informací. Znalost vzniká a je používána v mysli znalostních pracovníků. Znalost je informace, která byla zorganizována a analyzována tak, aby byla srozumitelná a použitelná pro řešení problémů nebo rozhodování a učení.
5
Definice znalosti Organizační znalost je zpracovaná informace začleněná do postupů a procesů. Kap. 1 - Knowledge Management Handbook, ed.1 J.Liebowitz, CRC Press, 1999
V organizacích je často zabudována nejen v dokumentech a archivech, ale i v organizačních postupech, procesech, praktikách a normách. P.R.Gamble, J.Blackwell: Knowledge management, Kogan Page, 2001
Znalosti jsou dnes chápány jako strategicky nejdůležitější zdroj a učení jako strategicky nejdůležitější schopnost podniků a organizací. 6
Úrovně poznání reality 1
Data
diskrétní pozorování, měření, objektivní fakta + význam + struktura =
2
Informace
Organizovaná, strukturovaná, interpretovaná a shrnutá data + zdůvodnění + abstrakce + vztahy + aplikace =
3
Znalosti
Případ, pravidlo, proces, model + výběr + zkušenost + principy + omezení + učení se =
4
Odbornost
Rychlá a přesná rada, vysvětlení a zdůvodnění výsledků a postupů + integrace + distribuce + navigace =
5
Způsobilost
Organizační odbornost: sklady znalostí, integrovaný systém podpory výkonnosti, klíčové dovednosti
7
Vztah mezi daty, informacemi a znalostmi
8
OD HROMADĚNÍ INFORMACÍ K JEJICH VYUŽITÍ P. F. Drucker: "... Znalosti jsou stejně jako elektřina či peníze jistou formou energie, která existuje jen tehdy, vykonává-li nějakou práci. ..." (Věk diskontinuity).
Úspěšné organizace → přesunout maximální pozornost na znalosti: jejich vznik, transformaci, způsob ukládání do paměti, jejich výběr, zpracování, využívání a hodnocení vynakládaných nákladů na jejich efektivitu a další rozvoj.
Nejde o pouhé hromadění informací, ale o pokrytí konkrétních potřeb reálného procesu řízení a zajišťování všech pro podnik nezbytných funkcí. 9
Více o znalostech.. Implicit, tacit implicitní, vnitřní znalost (v hlavách lidí), intuice Strategie personalizační Explicitní representovaná, kodifikovaná: dokumenty, databáze, záznamy embedded: zabudovaná v procesech, produktech, postupech Strategie kodifikační
10
Znalost a změna situace Znalost není to, co víš, ale to, co umíš. Schopnost selekce relevantní části poznatků je podstatnou součástí znalosti, je jejím atributem. Znalost je vždy spojena se situací a s procesem. Lze hovořit o třídách situací a o konkrétních situacích. Znalost (bez ohledu na obor) zahrnuje: schopnost hodnotit situaci, (cíl, podmínky, kritéria), identifikovat a hodnotit reálné cesty řešení situace, schopnost aplikovat obecnou-modelovou znalost na konkrétní podmínky.
11
Znalost a změna situace Znalost je spojena vždy se změnou. Znalost je uplatněna v akci. Akce je vždy vyvolána potřebou uvést věci do pohybu řešit vzniklou situaci, odstranit překážky vývoje, zajistit podmínky optimálního vývoje atd. Toto poznání bezprostředně souvisí s otázkou definice cílů projektu KM.
12
Management znalostí (knowledge management) Termín MZ zavedl Karl Wiig v r. 1986. Počátek 90. let Stewart (1991) a Nonaka (1991) zvýšit povědomí v organizacích o významu řízení intelektuálních aktiv dopad výrazného snižování počtů zaměstnanců a zeštíhlování firem na ztrátu „firemní paměti“
The Knowledge Creating Company (Společnost produkující znalosti) Nonaka a Tackeuch (1995) snaha, aby organizace přezkoumaly vlastní modely podnikání a aktivně zvážily, jak mohou využít znalostí a získat konkurenční výhodu pomocí vlastního know-how
To vedlo k vývoji nové podnikatelské disciplíny – řízení znalostí. 13
Management znalostí - definice MZ je systémový a organizovaný přístup k nalézání, pochopení a využití znalostí v org., s cílem vytvářet hodnotu, zlepšovat výkon org. a dosahovat jejich cílů. MZ je formalizací přístupu ke zkušenostem a znalostem, vytváří nové schopnosti, umožňuje skvělé výkony, podporuje inovace a zvyšuje hodnotu pro zákazníka. „Systém“ pro sběr, uchovávání, řízení a opakovatelné využívání sdílených znalostí, zkušeností, informací, objektů, komponent.
14
Management znalostí- k čemu slouží
Specifičnost KM: nekonkuruje žádnému existujícímu směru managementu, pomáhá ho prověřit, přispívá k provázanosti, zvyšuje efektivitu. Proč vznikl? Pro přežití firmy je nutná rychlost v hodnocení situace, rychlost aktivizace zdrojů, rychlost komunikace a vyšší kvalita spolupráce. Rozvoj znalostí a jejich plné využití posiluje účinnost působení ostatních faktorů (lidské zdroje, výrobní prostředky, technologie).
15
Matice managementu znalostí Vnitřní
Kodifikovaná
Zabudovaná
Vnímání
Pozorování
Sběr
Vytváření hypotéz
Organizace
Vyhledávání souvislostí
Kategorizace
Mapování
Socializace
Sdílení
Šíření
Simulace
Internalizace
Rozhodnutí jak a kdy použít - použití 16
Proces managementu znalostí 1. Identifikace Určení klíčových oblastí
2. Sběr Formalizace existujících znalostí
3. Výběr Hodnocení relevance, hodnoty a přesnosti znalostí
4. Uložení Reprezentace znalostí organizace v archívu znalostí
5. Sdílení Automatická distribuce znalostí k uživatelům, spolupráce virtuálních týmů 17
Proces managementu znalostí 6. Aplikace Vyhledání a použití znalostí při rozhodování, řešení problémů, automatizaci nebo podpoře pracovních činností, výcvik
7. Vytvoření Objevy nových znalostí výzkumem, experimenty a kreativním myšlením
8. Prodej Vývoj a uvedení na trh nových výrobků a služeb založených na znalostech
18
Systém pro řízení znalostí Základní požadavky:
Pět stupňů fáze implementace:
1. Knowledge-chaotic (ad-hoc databáze, neexistuje systém)
Informovanost Přístupnost Dosažitelnost Včasnost Bezpečnost Otevřenost
2. Knowledge aware (organizace si uvědomuje potřebu KM, pilotní projekt) 3. Knowledge-enabled (izolované aktivity, nekoordinované) 4. Knowledge-managed (vzájemná koordinace aktivit) 5. Knowledge-centric (systém je plně implementován, integrován) 19
Používané technologie Neexistuje softwarová technologie, která by pokryla všechny požadavky komplexního systému KM. Mezi nejčastější patří: Intranet jako základní komunikační a prezentační nástroj. DMS, CMS (document, content management systems). Vyhledávací nástroje (engines), push technologie, „agenti“. Help-desk aplikace pro tok externích i interních žádostí, FAQ. Group ware, workflow technologie. Data warehouse, data mining. Specializované znalostní systémy, včetně technologie pro kategorizaci znalostí. Databáze expertů, e-learningové aplikace. 20
Řízení znalostních procesů Vnímání • Poslech • Zachycení Internalizace • Porozumění • Tvorba nových znalostí
Organizování • Kategorizace • Personalizace Socializace • Sdílení • Spolupráce 21
Životní cyklus znalostí Získání znalostí
KULTURA ORGANIZACE
Zdroje znalostí Produkování znalostí
Aplikace znalostí
Reprezentace znalostí
ZNALOSTI Ukládání znalostí
TECHNICKÁ INFRASTRUKTURA
Šíření znalostí
Znalostní báze
22
Znalosti a podnikové procesy
Inovace řízení
Znalosti odvozené
Znalosti odvozené
Inovace produktu
Cíle procesu z podnik. řízení
Řízení procesu
Znalosti o řízení
„Core“ procesy
Zpětná vazba – informace o stavu procesu
Vstupy
Výstupy Proces - transformace
Inovace procesu
Znalosti o procesu 23
Znalostní oblasti projektového řízení Znalostní oblasti projektového řízení - PMBOK 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Řízení integrace projektu Řízení rozsahu prací projektu Řízení času v rámci projektu Řízení nákladů projektu Řízení jakosti v rámci projektu Řízení lidských zdrojů v rámci projektu Řízení komunikace v rámci projektu Řízení rizik projektu Řízení obstarávání v rámci projektu 24
Proč procesy – motivace. Projektové řízení je integrační úsilí - akce nebo selhání akce v jedné oblasti obvykle ovlivňují jiné oblasti. př.: změna rozsahu prací téměř vždy ovlivňuje náklady projektu, přitom však může nebo nemusí ovlivnit morálku týmu nebo kvalitu produktu.
Požadovaného výsledku se dosáhne mnohem účinněji, jsou-li činnosti a související zdroje řízeny jako proces, projekty se skládají z procesů, proces je posloupnost akcí zaměřených na vytvoření výsledku. 25
Co je proces? proces je soubor vzájemně propojených zdrojů a činností, které přeměňují vstupy na výstupy (ISO 10006), procesy projektu jsou vykonávány lidmi a obecně spadají do jedné ze dvou kategorií: procesy řízení projektu se zabývají popisem a organizací prací projektu, př.: sestavení plánu projektu, definování činností.
26
Co je proces? procesy zaměřené na produkt se týkají specifikací a tvorbou produktu projektu, jsou obvykle definovány životním obdobím projektu, př.: specifikace požadavků, návrh uživatelského rozhraní, testování.
procesy řízení projektu a procesy zaměřené na produkt se během projektu překrývají a vzájemně ovlivňují. př.: rozsah projektu nemůže být stanoven bez pochopení, jak daný produkt vytvořit.
27
Procesy řízení projektu
PMBOK Project Management Body of Knowledge Project Management Institute 9 oblastí (37 procesů )
28
1. Řízení integrace projektu Řízení integrace projektu popisuje procesy požadované pro zajištění řádné koordinace různých prvků projektu:
sestavení plánu projektu
plánovací
převzetí výsledků jiných plánovacích procesů a jejich začlenění do jednoho dokumentu.
realizace plánu projektu
prováděcí
provádění plánu projektu realizací činností, které jsou v něm zahrnuty.
celková koordinace změn
řídící
koordinace změn v rámci celého projektu. 29
2. Řízení rozsahu prací projektu Řízení rozsahu prací projektu popisuje procesy požadované pro zajištění toho, aby projekt zahrnoval všechny požadované práce a pouze tyto práce:
zahájení
plánovací
podnícení organizace, aby zahájila následující fázi projektu.
plánování rozsahu
plánovací
vypracování písemného rozsahu prací jako podkladu pro budoucí projektová rozhodnutí.
30
Řízení rozsahu prací projektu definování rozsahu
plánovací
rozložení hlavních dodávek na menší lépe zvládnutelné části.
ověřování rozsahu
prováděcí
formální schválení převzetí rozsahu projektu.
operativní řízení změn rozsahu
řídící
operativní řízení změn v rozsahu prací projektu.
31
3. Řízení času v rámci projektu Řízení času v rámci projektu popisuje procesy požadované pro zajištění včasného dokončení projektu:
definování činností
plánovací
stanovení konkrétních činností, které musí být provedeny s cílem vytvořit různé výstupy projektu.
řazení činností
plánovací
stanovení a dokumentování závislostních vazeb.
32
Řízení času v rámci projektu odhadování trvání činností
plánovací
odhadování počtu pracovních období potřebných pro dokončení jednotlivých činností.
sestavení časového rozvrhu
plánovací
analyzování pořadí činností, doby trvání činností a požadavků na zdroje s cílem sestavit časový rozvrh projektu.
operativní řízení časového rozvrhu
řídící
operativní řízení změn časového rozvrhu projektu.
33
4. Řízení nákladů projektu Řízení nákladů projektu popisuje procesy požadované pro dokončení projektu v rámci schváleného rozpočtu:
plánování zdrojů
plánovací
určování, jaké zdroje (pracovníci, materiál, zařízení) a v jakých množstvích jsou třeba pro provádění činností v rámci projektu.
odhadování nákladů
plánovací
stanovení odhadu nákladů na zdroje potřebné pro dokončení činností v rámci projektu.
34
Řízení nákladů projektu
rozpočtování nákladů
plánovací
přidělování odhadovaných nákladů jednotlivým činnostem v rámci projektu.
operativní řízení nákladů
řídící
operativní řízení změn v rozpočtu projektu.
35
5. Řízení jakosti v rámci projektu Řízení jakosti v rámci projektu popisuje procesy požadované pro zajištění toho, aby projekt uspokojil potřeby, kvůli kterým je realizován:
plánování jakosti
plánovací
určování toho, které normy se vztahují na projekt a zajišťování jejich plnění.
zabezpečování jakosti
prováděcí
pravidelné vyhodnocování celkového plnění projektu s cílem poskytnout důvěru, že projekt bude vyhovovat příslušným normám jakosti.
36
Řízení jakosti v rámci projektu operativní řízení jakosti
řídící
sledování konkrétních výsledků projektu s cílem určit, jestli odpovídají příslušným normám jakosti a určování způsobů odstraňování příčin nevyhovujících výkonů.
37
6. Řízení lidských zdrojů v rámci projektu Řízení lidských zdrojů popisuje procesy požadované pro co nejefektivnější využití osob zapojených do projektu: plánovací plánování organizačního uspořádání určování, dokumentování a přidělování projektových úloh, odpovědností a vztahů pod- a nadřízenosti. plánovací nábor pracovníků získávání potřebných lidských zdrojů a jejich přidělování pro práci na daném projektu. prováděcí rozvoj týmů rozvoj dovedností jednotlivců a skupin s cílem zlepšit plnění projektu. 38
7. Řízení komunikace v rámci projektu Řízení komunikace v rámci projektu popisuje procesy požadované pro zajištění včasného a řádného vypracování, sběru, šíření a uchování projektových informací a jednoznačného nakládání s těmito informacemi:
plánování komunikace
plánovací
určování komunikačních a informačních potřeb zájmových skupin, kdo a jaké informace potřebuje, kdy je potřebuje a jak mu budou sdělovány.
šíření informací
prováděcí
včasné poskytování informací zájmovým skupinám v rámci projektu.
39
Řízení komunikace v rámci projektu vykazování výkonů
prováděcí
sběr a šíření informací o plnění projektu, zahrnuje hlášení stavu plnění prací, měření postupu a předpovídání dalšího vývoje.
administrativní uzavření
uzavírací
vypracování, sběr a šíření informací s cílem formálně schválit dokončení fáze nebo projektu.
40
8. Řízení rizik projektu Řízení rizik projektu systematický proces identifikace, analýzy a reakce na projektová rizika: plánovací rozpoznání rizik určení, která rizika mohou projekt ovlivnit a dokumentování jejich charakteristik (Ishikawa). plánovací ohodnocení rizik vyhodnocení rizik a jejich vazeb s cílem posoudit rozsah možných dopadů na projekt. prováděcí kvalitativní analýza rizika vykonání kvalitativní analýzy rizika a podmínek pro upřednostnění vlivu (důsledků) na projektové cíle. 41
Řízení rizik projektu prováděcí kvantitativní analýza rizika měření pravděpodobnosti a míry (důsledků) rizika a odhadování jejich důsledků pro projektové cíle
tvorba protirizikových opatření
plánovací
definování a rozvoj postupů a technik ke zvýšení příležitostí a redukci hrozeb ve vztahu k projektovým cílům operativní řízení protirizikových opatření reagování na změny rizik během projektu.
řídící
42
9. Řízení obstarávání v rámci projektu Řízení obstarávání v rámci projektu popisuje procesy požadované pro získání zboží a služeb mimo prováděcí organizaci.
plánování obstarávání
plánovací
určování, co a kdy obstarat.
plánování poptávek
plánovací
dokumentování požadavků na produkt a stanovení potenciálních zdrojů.
43
Řízení obstarávání v rámci projektu poptávání
prováděcí
získávání cenových nabídek, soutěžních či jiných nabídek nebo návrhů.
výběr zdrojů
prováděcí
výběr z potenciálních nabídek.
správa smluvních vztahů
prováděcí
řízení vztahů s nabízejícími.
ukončení smluvních vztahů
řídící
dokončení a vyřízení smlouvy včetně vyřízení všech nedořešených položek. 44
Skupiny procesů Procesy řízení projektu lze rozdělit do pěti skupin sestávajících z jednoho a nebo více jednotlivých procesů:
zahajovací procesy vymezování zahájení projektu nebo jeho fáze s jednoznačným přiznáním oprávněnosti jeho provedení.
plánovací procesy doporučování a udržování uskutečnitelného plánu, aby mohly být naplněny potřeby daného oboru podnikání, kvůli kterým je projekt realizován.
45
Skupiny procesů prováděcí procesy koordinace lidí a dalších zdrojů tak, aby mohl být realizován plán projektu.
procesy operativního řízení zajišťování plnění cílů projektu prostřednictvím trvalého sledování a měření postupu spolu s vyvoláním potřebných nápravných opatření.
uzavírací procesy formalizace přijetí projektu nebo jeho fáze a jeho právoplatné ukončení.
46
Skupiny procesů – vazby mezi procesy Skupiny procesů jsou spojeny výsledky, které vytvářejí. Výsledek nebo výstup jednoho procesu se stává vstupem dalšího. Vazby mezi hlavními skupinami se opakují: plánování předává realizačnímu útvaru nejprve dokumentovaný plán projektu a poté, jak realizace projektu postupuje, aktualizované plány. V rámci každé skupiny jsou jednotlivé procesy propojeny svými vstupy a výstupy. 47
Vazby mezi procesy Jestliže se soustředíme na tato spojení, můžeme každý proces popsat pomocí jeho:
vstupů - dokumentů nebo položek, na základě kterých se proces uskutečňuje, nástrojů a technik - mechanismů aplikovaných na vstupy s cílem vytvořit výstupy, výstupů - dokumentů nebo dokumentovaných položek, které jsou výsledkem procesu.
48
Vazby mezi procesy - příklad popis produktu (2.1)
povinné závislosti (věcná omezení)
(výstup definování rozsahu)
závislosti na základě vlastního uvážení (nejlepší praxe)
seznam činností (3.1) (výstup definování činností)
vnější závislosti uzlově orientovaný graf
Řazení činností (3.2)
(závislost na dodávce)
řízení času v rámci projektu
podmíněně definované grafy
hranově orientovaný graf
síťový graf projektu
vzory grafů aktualizace seznamu činností (řízení času v rámci projektu) 49
Využití knowledge managementu k řízení projektů
50
