Vysoká škola ekonomická v Praze
Diplomová práce
2010
Bc. Zuzana Kůdelová
Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta podnikohospodářská Hlavní specializace: Podniková ekonomika a management
Název diplomové práce
Zhodnocení změny skladového informačního a řídícího systému v ČSAD Hodonín a.s.
Vypracovala: Bc. Zuzana Kůdelová Vedoucí diplomové práce: prof. Ing. Petr Pernica, CSc.
Pro hlášení
Prohlašuji, že diplomovou práci na téma „Zhodnocení změny skladového informačního a řídícího systému v ČSAD Hodonín a.s.“ jsem vypracovala samostatně. Použitou literaturu a podkladové materiály uvádím v přiloženém seznamu literatury.
V Praze dne 2. června 2010
Podpis
Poděkování: Tímto bych ráda poděkovala Ing. Františku Kynclovi PhD. za možnost zpracovávat tuto diplomovou práci ve spolupráci se společností ČSAD Hodonín a.s. Především děkuji Jaromíru Linhartovi za poskytnutí cenných informací o společnosti, které mi posloužily jako podklad pro mou práci a Ing. Josefu Černému ze společnosti ICZ a.s., který mi pomohl lépe proniknout do problematiky Warehouse Management System. Velice si také vážím cenných rad a připomínek, nejvíce však času, který mi věnoval vedoucí mé diplomové práce pan prof. Ing. Petr Pernica, CSc.
Obsah:
Úvod ....................................................................................................................................... 3 1
Logistika versus Supply Chain Management................................................................... 4
1.1
Logistika......................................................................................................................... 4
1.2
Supply Chain Management ............................................................................................. 5
2
Outsourcing .................................................................................................................... 5
2.1
Outsourcing logistiky v České republice ......................................................................... 5
3
Poskytovatelé logistických služeb ................................................................................... 6
3.1
Poskytovatelé pracující na úrovni 3PL ............................................................................ 8
3.2
Poskytovatelé pracující na úrovni 4PL ............................................................................ 8
3.3
Poskytovatelé pracující na úrovni 5PL ............................................................................ 9
3.4
Informační kompetence poskytovatelů logistických služeb ............................................. 9
3.5
Poskytovatelé s převažujícím podílem skladových služeb ............................................. 10
4
Skladový informační a řídící systém ............................................................................. 12
4.1
Možnosti a formy integrace WMS ................................................................................ 13
4.1.1 Vertikální integrace....................................................................................................... 13 4.1.2 Horizontální integrace................................................................................................... 13 4.2
Moderní technologie využitelné ve spojitosti s WMS.................................................... 14
4.2.1 Mobilní terminály ......................................................................................................... 14 4.2.2 Technologie pick-by-voice............................................................................................ 15 4.2.3 Technologie RFID ........................................................................................................ 16 4.3
Spolupráce WMS s dalšími aplikacemi ......................................................................... 17
4.4
Efekty plynoucí z implementace WMS ......................................................................... 18
4.5
WMS nebo člověk ........................................................................................................ 19
5
Stručná charakteristika společnosti ČSAD Hodonín a.s................................................. 20
5.1
Vize společnosti ČSAD Hodonín a.s. ............................................................................ 23
5.2
Sklady provozované ČSAD Hodonín a.s. ...................................................................... 23
5.2.1 Sklad Brno - Šlapanice.................................................................................................. 25 5.3
Současní zákazníci společnosti ČSAD Hodonín a.s....................................................... 25
5.3.1 Diversey Česká republika, s.r.o..................................................................................... 26 5.3.2 HARTMANN – RICO a.s............................................................................................. 26 6
Skladový informační a řídící systém ve společnosti ČSAD Hodonín a.s........................ 27
6.1
Požadavky společnosti ČSAD Hodonín a.s. na WMS.................................................... 28
6.2
Typy hmotných toků..................................................................................................... 30 1
7
Popis skladového informačního a řídícího systému ve společnosti ČSAD Hodonín a.s.. 31
7.1
Společnost ICZ a.s. ....................................................................................................... 31
7.2
Společnost CID International, a.s. ................................................................................. 31
7.3
Správa kmenových dat .................................................................................................. 32
7.3.1 Katalog obchodních partnerů ........................................................................................ 33 7.3.2 Katalog skladových lokací ............................................................................................ 33 7.3.3 Katalog zboží................................................................................................................ 34 7.3.4 Katalog „Služby přidávající hodnotu“........................................................................... 35 7.3.5 Přehled dalších datových objektů .................................................................................. 35 7.4
Přehled skladových procesů řízených skladovým informačním a řídícím systémem ...... 38
7.4.1 Příjem zboží.................................................................................................................. 38 7.4.2 Zaskladnění přijatého zboží .......................................................................................... 40 7.4.3 Výdej zboží .................................................................................................................. 41 7.4.4 Vyskladnění a vychystání dodávky ............................................................................... 42 7.4.5 Kontrola a expedice zboží............................................................................................. 44 7.4.6 Přesun zboží ................................................................................................................. 45 7.4.7 Inventarizace ................................................................................................................ 46 7.4.8 Služby přidávající hodnotu zboží .................................................................................. 46 7.4.9 Evidence výkonů .......................................................................................................... 47 7.4.10 Evidence skladu............................................................................................................ 47 7.4.11 Tiskové sestavy ............................................................................................................ 48 7.4.12 Vnější rozhraní ............................................................................................................. 48 8
Rozdíly skladových systémů OSIRIS a LOGI v ČSAD Hodonín a.s. ............................ 49
9
Výběr dodavatele skladového informačního a řídícího systému..................................... 50
9.1
Příprava na výběrové řízení z pohledu zadavatele ......................................................... 50
9.2
Sestavení projektového týmu ........................................................................................ 52
9.3
Průběh výběrového řízení a následné implementace systému ........................................ 53
9.4
Kritéria pro výběr skladového informačního a řídícího systému .................................... 55
9.4.1 Základní údaje o dodavateli skladového systému .......................................................... 56 9.4.2 Technologická kritéria .................................................................................................. 57 9.4.3 Funkcionality systému .................................................................................................. 58 9.4.4 Adaptabilita systému..................................................................................................... 66 10
Zhodnocení změny WMS ve společnosti ČSAD Hodonín a.s........................................ 66
Závěr ..................................................................................................................................... 68 Zdroje ..................................................................................................................................... 69
2
Úvod V době, kdy skoro každý podnik nějak ovlivnila hospodářská a finanční krize, nevyjímaje ani poskytovatele logistických služeb, se mnohé firmy musely důrazně zamyslet nad obranou proti takovýmto neočekávaným vlivům ekonomiky. Většina z nich našla jediné řešení, úsporu nákladů. Tento přístup firmám možná krátkodobě pomůže, ovšem je třeba hledat daleko strategičtější řešení, které budou více zaměřené do budoucna. Nadto v posledních letech dramaticky vzrostla konkurence na trhu poskytování logistických služeb. Bojuje se především takovými zbraněmi, jako jsou šíře a nárůst nabídky. Ovšem pravdou zůstává, že jakoukoli logistickou službu dokáže za čas konkurence okopírovat a nabízet minimálně za stejnou cenu. Proto je třeba mít takovou konkurenční výhodu, která přinese zákazníkům jistou přidanou hodnotu, na kterou budou protivníci krátcí. Zda takovou konkurenční výhodou může být informační systém, konkrétně Warehouse Management System, který podporuje a řídí skladové procesy, by měla pomoci rozhodnout i tato diplomová práce. Odborné studie ukazují, že informační kompetence poskytovatelů logistických služeb je v dnešní době jedním z klíčových kritérií pro jejich výběr, a na druhé straně je velice často důvodem pro jejich změnu. Proto i poskytovatelé logistických služeb již pochopili, že je potřeba klást velký důraz na výběr vhodného informačního systému. Tato diplomová práce byla zpracovávána ve spolupráci se společností ČSAD Hodonín a.s., která se řadí mezi významné tuzemské poskytovatele logistických služeb s výrazným podílem služeb jakkoliv souvisejících se skladováním zboží pro cizí ukladatele. Z tohoto důvodu se také tato práce zaměřuje na skladový informační a řídící systém, jehož výběr společnost již nejednou podcenila. Práce má proto jako hlavní úkol zhodnotit změnu skladového systému v této společnosti. V průběhu hledání a zpracovávání podkladů se však objevil ještě druhý úkol, jehož podstata spočívá ve vytvoření jakéhosi ideálního postupu při výběru vhodného skladového systému a jeho dodavatele. Tento postup vychází z praktických zkušeností dodavatelů informačních systémů a jeho nejdůležitější součástí jsou kritéria pro objektivní zhodnocení jednotlivých systémů a jejich dodavatelů.
3
1
Logistika versus Supply Chain Management
Pro celkové pochopení problematiky této diplomové práce by bylo vhodné nejprve na úvod vysvětlit dva základní pojmy, které jsou neustále zmiňovány ve spojitosti s jakýmkoliv logistickým tématem. Mám na mysli výraz logistika a supply chain management, nejčastěji překládaný do češtiny jako řízení dodavatelského (případně logistického) řetězce. Doposud není zcela jednoznačné, zda jsou tyto dva pojmy synonymem a je možné je za určitých okolností libovolně zaměňovat, tedy zda mají stejný či podobný význam. Na konci 90. let 20. století byl zřetelně patrný přechod od používání výrazu logistika ke slovnímu spojení supply chain management. Tento posun taktéž dokazuje nespočetné množství odborných článků, literatury a rovněž fakt, že jedna z nejvýznamnějších světových organizací zabývající se problematikou logistiky se v roce 2005 z Council of Logistics Management přejmenovala na Council of Supply Chain Management Professionals. V poslední době se tedy spíše odborníci přiklánějí k názoru, že výraz supply chain management je spíše rozšířením původní definice logistiky, a že bychom tyto dva pojmy rozhodně neměli zaměňovat.
1.1
Logistika
Výraz logistika se poprvé objevil v 18. století ve Francii. Avšak koncept logistiky jako takové byl poprvé vysvětlen v knize barona Antoine-Henri de Jomini s názvem „Umění války“, která byla napsána v roce 1836. Autor, generálporučík napoleonské armády, odvodil pojem logistika z názvu pozice jednoho z Napoleonových generálů, v původním znění Major General des Logis (z francouzského logis = ubytování). Povinností této osoby bylo řízení ubytování celého vojska a stavba vojenského tábora, což jak se později ukázalo, bylo jedním z klíčových faktorů úspěchu dlouhých napoleonských bitev a tato pozice se stala následně jednou z nejdůležitějších v celé armádě. Tento koncept se následně přenesl i do více vojenských oblastí, v podstatě pomáhal řídit veškerou materiální i nemateriální podporu bojujícím jednotkám, např. potravu, munici, lékařské zabezpečení. Později, zhruba po druhé světové válce, se zásady vojenské logistiky začaly využívat i v ekonomice, mluvíme tedy o tzv. hospodářské logistice a následně i o logistice podnikové. Pro účely této diplomové práce nám zcela vyhovuje definice, kterou pravidelně reviduje již výše zmíněná organizace Council of Supply Chain Management Professionals, logistika je součástí procesu dodavatelského řetězce, který plánuje, realizuje, řídí a kontroluje účinný, efektivní tok a skladování zboží, služeb a s nimi souvisejících informací z místa vzniku do místa spotřeby za účelem uspokojení požadavků zákazníků. Převzato z definice CSCMP (Council of Supply Chain Management Professionals). Dostupné z WWW: http://cscmp.org/aboutcscmp/definitions.asp)
4
1.2
Supply Chain Management
Termín Supply Chain Management poprvé použili zaměstnanci jedné americké konzultantské firmy na počátku 80. let 20. století, kdy se již zdála definice logistiky poněkud úzká a neříkala nic o velmi důležitých subjektech, jako například dodavatelích, distributorech, poskytovatelích logistických služeb ani zákaznících společnosti. Pokud chceme definovat řízení dodavatelského (někdy se také uvádí pojem logistický či zásobovací) řetězce, je nejprve nutné vysvětlit právě význam slovního spojení „dodavatelský řetězec“. Dodavatelský řetězec (supply chain) je obecně chápán v dnešní době více než řetězec spíše jako síť společností, který začíná u nezpracovaných surovin a končí finálním produktem u konečného spotřebitele. Řízení dodavatelského řetězce je tedy poněkud širší pojem než řízení logistiky. Pro účely této práce bychom z předešlých úvodních kapitol měli vyvodit cenný závěr, že v dnešní době se na první místo dostává optimalizace celého integrovaného dodavatelského řetězce před dílčí optimalizací logistiky uvnitř jedné společnosti.
2
Outsourcing
Není žádnou novinkou, že mnohé společnosti všude po světě se stále více zaměřují na svůj core business, tedy na své klíčové aktivity, hlavní předmět podnikání a vedlejší činnosti vytěsňují mimo podnik, outsourcují a přenechávají tak specialistům v daném oboru. Nejvíce roste poptávka po těchto službách: provozování kontaktních center, přebírání obchodních procesů, informačních a komunikačních technologií a logistiky. Rozvoj outsourcingu je způsobován zvláště těmito skutečnostmi, úsporou nákladů, omezenými personálními zdroji a snahou vyhnout se rozsáhlým investicím.
2.1
Outsourcing logistiky v České republice
Rozhodování, zda zajišťovat logistickou činnost vlastními silami a prostředky nebo ji zcela outsourcovat, leží pouze na bedrech samotné společnosti. V popředí mezi kritérii pro rozhodování stále stojí spíše taktické důvody než ty strategické, což zcela jistě není správné a často to vede právě k neúspěchu celého outsourcingového projektu. Správnými impulsy k outsourcingu by tedy měly být především pružnější reakce, lepší soustředění se na hlavní činnost, efektivnější vynakládání zdrojů, možnost dosažení vyšší či alespoň udržení stejné úrovně logistických (dodavatelských) schopností. Až po těchto důvodech by měly přijít na řadu ty taktické, tedy spíše důvody ekonomické, jako úspora nákladů.
5
České podniky přisuzují největší váhu těmto kritériím pro výběr poskytovatelů logistických služeb Zpracováno z PERNICA, Petr. Důvody pro outsourcing a výběr poskytovatele logistických služeb. Logistika (online archiv), 06-10-2008. Dostupné z WWW: http://vyhledavani.ihned.cz/109-28618510-onoutsourcing-M00000_d-5c:
znalosti poskytovatele co do oboru a služeb,
zkušenosti poskytovatele s obdobnými projekty,
dobré zkušenosti s tímto poskytovatelem,
dobrá pověst poskytovatele a jeho reference,
kompetence poskytovatele. V současné době využívá outsourcingu logistických činností zhruba 52 % českých
podniků, v průměru jde u nich o vytěsnění asi 48 % logistických činností. Zpracováno z PERNICA, Petr. Stav outsourcingu v logistice českých podniků. Logistika (online archiv), 08-092008. Dostupné z WWW: http://vyhledavani.ihned.cz/109-27187710-on-outsourcing+Pernica-M00000_d-0b Tyto
hodnoty se nikterak neliší od situace v zahraničí, konkrétně ve Švýcarsku či Německu. Nejčastěji dochází k outsourcingu v distribuci, opatřování (nákup a zásobování) a výrobě (řízení výroby a výroba).
3
Poskytovatelé logistických služeb
„Poskytovatelé logistických služeb jsou specializované firmy, zapojující se do logistických řetězců, zpravidla buď do zásobovacích anebo do distribučních částí řetězců, jako externí partneři, nejčastěji vůči výrobcům hmotného zboží (prodávajícím), jimž poskytují individualizované služby (služby „na míru“), a to od přeprav dílů, komponentů či hotových výrobků nebo jejich skladování, třídění a kompletace až po přebírání plné odpovědnosti za logistické uspokojení potřeb zákazníka nebo skupiny zákazníků podle objednávek, a to na základě logistického know-how dodaného poskytovatelem.“ PERNICA, Petr: Logistika (Supply Chain Management) pro 21. století (2. díl). 1. vyd. Praha: Radix 2005. ISBN 80-86031-59-4, str. 1027
Mezi společnostmi, které outsourcují logistické služby a poskytovateli logistických služeb vývoj všeobecně směřuje k dlouhodobým, smluvně podloženým vztahům. Neformální partnerství jsou spíše obvyklá v oblastech logistiky, kde spíše pro výběr partnera převažuje nákladové kritérium, například v oblasti dopravy. Efekt, který ze strategického partnerství vyplývá
pro
poskytovatele
logistických
služeb,
je
především
stabilita
v podobě
smlouvy dlouhodobějšího charakteru a tím snižování rizika znehodnocení dodatečných kapitálových investic. Poskytovatel logistických služeb by měl „mít předem dohodnutý postup 6
při změně podmínek podnikání, stejně jako možnost odstoupit od dohody a v tom případě mít ošetřenu i otázku dalšího naložení se speciálním vybavením, jež eventuelně musel pořídit.“ PERNICA, Petr: Logistika (Supply Chain Management) pro 21. století (2. díl). 1. vyd. Praha: Radix 2005. ISBN 80-86031-59-4, str. 1029
Na druhé straně výhodou pro výrobní, velkoobchodní či jinou firmu, která využívá služeb poskytovatele logistických služeb, může být významný předstih před konkurenty v úrovni služeb zákazníkům. Tento efekt vyplývá z hlavního předpokladu outsourcingu, že každá strana se zaměřuje pouze na svůj core business, tedy spočívá ve specializaci. Jako další pozitiva můžeme jmenovat například rozložení rizika mezi oba dva partnery, jakési pojištění proti riziku. Díky specializaci se snižuje možnost chyby a partneři nesou společně následky selhání a neúspěchu. Důležitým charakteristickým rysem strategické aliance je spolupráce, která spočívá především v dohodnutí základních pravidel mezi subjekty, a to hned na počátku tohoto partnerství, aby se předešlo pozdějším nedorozuměním. K těmto pravidlům patří:
stanovení postupu při řešení případných konfliktů,
vymezení úloh, které budou jednotliví partneři hrát,
přesné vymezení prostoru,
vymezení sdílení rizika v případě neúspěchu. K již tradičním logistickým službám (doprava, distribuce, skladování aj.) nabízejí
poskytovatelé logistických služeb svým klientům tzv. služby přidávající hodnotu (z původního znění value added services). Mezi tyto služby patří:
vychystávání, kompletace a balení,
logistické poradenství,
etiketování,
funkce centrálního skladování,
řízení zásob,
kontrola jakosti,
vyřizování zákaznických objednávek,
sledování zásilek (tracking and tracing) a jiné. V současnosti nejvíce poskytovatelů logistických služeb pracuje na úrovni Third Party
Logistics, ale jsou již známy i úrovně Fourth, Fifth Party Logistics a Lead Logistics Partner. 7
3.1
Poskytovatelé pracující na úrovni 3PL
Tato forma spolupráce, známá pod zkratkou 3PL (Third Party Logistics), se začala rozvíjet teprve v 90. letech 20. století. Poskytovatel na této úrovni přebírá komplexní realizaci části nebo celého dodavatelského řetězce (supply chain), nabízí ucelené logistické služby a disponuje vlastní logistickou sítí. Tito poskytovatelé se především orientují na nákladové úspory. Spolupráce je vykonávána na základě dlouhodobé smlouvy mezi zadavatelem a poskytovatelem logistických služeb. Poskytoval typu 3PL pro vykonávání své činnosti investuje do nezbytných logistických technologií a podílí se na zvyšování úrovně logistických služeb zákazníka na základě společně stanovených cílů. Tuto formu outsourcingu v České republice stále využívají spíše velké tuzemské firmy, hlavně z oblasti automobilového průmyslu a zahraniční firmy. Tiskové zprávy SCHENKER spol. s r.o. 27-11-2009. Dostupné z WWW: http://www.schenker.cz/document_18337.html V dnešní době je pro tyto
poskytovatele jejich působení ve strategických seskupeních, nabídka komplexních služeb jediným subjektem je spíše ojedinělá. Ovšem na druhé straně management klientských firem stále dává přednost vztahům s několika poskytovateli, což umožňuje porovnávat jejich logistické výkony a náklady a zároveň se firma nevystavuje riziku závislosti na jediném poskytovateli. Nabídka samotných logistických služeb je víceméně vyrovnaná, proto se jednotliví poskytovatelé snaží odlišit od svých konkurentů poskytováním tzv. služeb přidávajících hodnotu.
3.2
Poskytovatelé pracující na úrovni 4PL
Další vývojový stupeň, poskytovatelé Fourth Party Logistics, se poprvé objevil a byl definován až v roce 1996. Tento pojem „označuje logistický podnik – manažera integrovaného logistického řetězce (supply chain) – nabízející vysoce komplexní službu zahrnující analýzu, projektové řešení, realizaci a převzetí řízení logistického řetězce klientské firmy, event. logistických řetězců několika klientů z různých oborů, přičemž vystupuje jako neutrální integrátor propojující a slaďující činnost řady zapojených specializovaných poskytovatelů“ PERNICA, Petr: Logistika (Supply Chain Management) pro 21. století (2. díl). 1. vyd. Praha: Radix 2005. ISBN 80-86031-59-4, str. 1063, těmito specialisty mohou být poskytovatelé pracující na úrovni 3PL,
specialisté na informační a komunikační technologie a systémy nebo poradenské organizace z různých oborů. Na rozdíl od poskytovatele na úrovni 3L, tento vyšší stupeň je orientován na tvorbu hodnot pro klienta nebo spíše pro klientovy zákazníky, a to v každém článku jeho integrovaného logistického řetězce. Tato orientace vede k těmto efektům:
8
zvýšení výkonů v celém logistickém řetězci, vedoucí k lepší kvalitě dodavatelských a služeb zákazníkům,
snížení provozních nákladů,
snížení provozního kapitálu,
snížení fixních aktiv klienta, což mu umožňuje více investovat do klíčových aktivit (např. vývoje, výroby, marketingu či prodeje). Skutečnost, která většinou odlišuje poskytovatele na úrovni 4PL od úrovně 5PL, je, že
Fourth Party Logistics Providers řídí vztahy, v nichž propojují vlastní zdroje, kapacity a technologie s těmi od zapojených specialistů.
3.3
Poskytovatelé pracující na úrovni 5PL
Aktivity těchto poskytovatelů spočívají výlučně v oblasti poskytování know-how, důležitým znakem je, že kombinují pouze cizí zdroje, kapacity a technologie. Z těchto skutečností vyplývá, že jsou čistě virtuálními poskytovateli logistických služeb. I tito poskytovatelé působí na trhu poměrně krátkou dobu, zhruba od druhé poloviny 90. let 20. století, stejně jako poskytovatelé pracující na úrovni 4PL. Ani jeden z těchto poskytovatelů se však zatím v praxi nikterak neprosadil. Nedaří se jim překonat léty vybudovanou důvěru mezi poskytovateli 3PL a jejich klienty, jejich velký náskok ve zkušenostech, díky kterému jsou mnozí poskytovatelé na úrovni 3PL schopni nabízet podobné služby jako poskytovatelé 4PL, tedy organizování a řízení klientských logistických řetězců. Velkou nevýhodou poskytovatelů 4PL a 5PL taktéž zůstává i fakt, že většinou nedisponují vlastní logistickou sítí a mají velmi omezený přístup k sítím cizím. Přitom zákazník hodnotí vlastní logistickou infrastrukturu jako nespornou přednost, a to hlavně z hlediska disponibility kapacit v období špiček.
3.4
Informační kompetence poskytovatelů logistických služeb
Z odborných studií vyplývá, že jedním z velmi významných důvodů pro změnu poskytovatele logistických služeb v Německu i Velké Británie je nespolehlivost poskytovatele v podobě pozdního a neúplného poskytování informací a nedostatečné informace. Proto se kromě odborné kompetence dostává do popředí zájmu při výběru poskytovatele logistických služeb také jeho kompetence informační. Informační technologie, zcela jednoznačně ovlivňující právě tuto kompetenci, se stávají klíčovou konkurenční výhodou na trhu poskytovatelů logistických služeb. Kromě toho ovšem ovlivňují i samotnou efektivnost vnitřních procesů poskytovatele. 9
„Studie uvádějí tyto činitele úspěšnosti informační kompetence:
propojitelnost on-line pro všechny podstatné trhy (vytvářet informační průhlednost přes trhy a lokality, nadto mít stále k dispozici významné, pro proces závažné informace),
informace v reálném čase (schopnost poskytovat aktuální informace bez časového zpoždění),
okamžitý přístup ke všem závažným informacím, nejen k vybraným dílčím hlediskům,
rychlost integrace (time to market) – doba zavedení informačního systému, ale také rychlá reakce na měnící se obchodní požadavky zákazníka (čím pružněji se dá informačním systémem reagovat na novou situaci, aniž by to bylo na újmu stabilitě celkového systému, tím vyšší je spokojenost zákazníka),
zlepšení kvality a spolehlivosti procesů.“ Podle zahraničních pramenů. Význam informatiky pro logistický
podnik.
Logistika
(online
archiv),
13-06-2005.
Dostupné
z WWW:
http://vyhledavani.ihned.cz/109-16294950-on-WMS-M00000_d-37
Sami poskytovatelé, kteří si uvědomují výše zmíněné skutečnosti, tak kladou vysoké požadavky na informační technologie. Mezi klíčové požadavky patří pružnost, schopnost integrace a rychlá disponibilita. Dokonce tzv. klíčové ukazatele výkonnosti (KPI, Key Performance Index) poskytovatelů logistických služeb, které hodnotí úroveň služeb poskytovatele, a které se většinou měří převážně při příjmu, vyskladňování či vychystávání zboží, nyní zahrnují i úroveň komunikace mezi informačními systému poskytovatele a jeho klienta.
3.5
Poskytovatelé s převažujícím podílem skladových služeb
Všechny podstatné skutečnosti o informační kompetenci jsou poplatné hlavně u poskytovatelů logistických služeb, jejichž největší podíl výkonů spočívá ve skladování zboží cizích ukladatelů. Tito poskytovatelé se zvláště v dnešní době, tedy v době hospodářské a finanční krize, zaměřují především na snížení provozních nákladů, což v praxi znamená hledat úspory vznikající kdekoliv v průběhu skladových procesů. Informační systém řídící právě tyto procesy je většinou jedním z možných řešení. Sklad se v současnosti považuje za jeden z klíčových prvků moderního logistického řetězce a zvláště v době, kdy je patrný velký tlak ze strany zákazníků a managementu poskytovatele logistických služeb na minimalizaci všech nákladů, zkracování dodacích lhůt a poskytování vyšší úrovně služeb zákazníkům. Není pochyb, že minimalizace nákladů prostřednictvím snížení administrativy, je tou správnou cestou, ale pro zákazníka to rozhodně 10
nesmí znamenat nižší spolehlivost nebo menší zákaznický komfort. Je třeba myslet na to, že zákazníci ve většině případů nepreferují prodejce s nejnižší cenou, ale prodejce s nejlepším poměrem ceny a výkonu, pod kterým si představujme v tomto kontextu spolehlivost logistických služeb. Je tedy mít skladový provoz plně pod kontrolou a efektivně ho řídit, nejlépe s pomocí vhodného skladového informačního a řídícího systému. „Skladový provoz je možné označit za řízený v případě, že jeho všechny základní vnitřní procesy jsou plánovány a řízeny na takové úrovni podrobnosti, aby mohly být provozními pracovníky skladu snadno a jednoznačně interpretovány a dostatečně efektivně vykonávány, případně aby bylo možné nahradit tyto pracovníky automatickými zařízeními všude tam, kde je to účelné. To v praxi znamená, že:
sklad je vybaven takovou skladovací technologií, která umožňuje umísťovat skladované položky do systému ukládacích míst (skladových lokací) tak, aby každé místo bylo možné jednoznačně identifikovat a určit jeho obsah,
skladová evidence je vedena do podrobnosti odpovídající zvolenému systému ukládacích míst a manipulačních nebo skladových jednotek (palety, přepravky, kartony, svazky, cívky apod.),
ve skladu jsou aplikována jednoznačná pravidla pro přidělování ukládacích míst pro položky do skladu přicházející (zaskladňovací strategie),
ve skladu jsou aplikována jednoznačná pravidla pro výběr položek určených k vyskladnění (vyskladňovací a vychystávací strategie),
základní provozní procesy probíhající ve skladu jsou popsány formou pracovních postupů s definovanými kroky, nutnými podmínkami jejich provedení a přidělenými rolemi jednotlivých profesí,
provozní parametry skladu (klíčové indikátory jeho výkonnosti) jsou průběžně vyhodnocovány a v případě jejich neplnění jsou přijímána odpovídající opatření (zejména v organizaci a řízení).“ ČERNÝ, Josef. Řízený sklad v dodavatelském řetězci. Konference System Integration (online archiv), 2005. ISBN 80-245-0895-8. Dostupný z WWW: http://si.vse.cz/archive/proceedings/2005/rizeny-sklad-v-dodavatelskemretezci.pdfhttp://si.vse.cz/archive/proceedings/2005/rizeny-sklad-v-dodavatelskem-retezci.pdf
11
Základními prvky takto řízeného skladu tedy jsou:
jednoznačná identifikace zboží,
jednoznačná identifikace manipulačních jednotek a
jednoznačná identifikace skladových pozic (lokací). K této identifikace se nejčastěji využívají čárové kódy. Nedílnou součástí skladu je i jeho bezprostřední okolí, prostory, které s ním úzce
souvisejí, jako například prostor vykládky a příjmu nakupovaného zboží a jeho vstupní kontroly, prostor přípravy a kompletace zakázek a jejich výstupní kontroly, prostor expedice a nakládky expedovaného zboží, ani na ty se nesmí zapomínat při jejich řízení.
4
Skladový informační a řídící systém
„Zatímco v minulosti byl sklad považován spíše za pasivní úložiště více či méně potřebných zásob, hraje v současné době stále více aktivní roli ve schopnosti podniku reagovat nejen na požadavky trhu a svých zákazníků, ale zajišťovat rovněž potřebnou plynulost výroby a její efektivnost za situace, kdy se objem dodávek snižuje, ale zároveň roste jejich frekvence a variabilita.“ ČERNÝ, Josef. Vychystávání v moderním skladu. Reliant Logistics News (online archiv), 2007, roč. IV., č. 10/2007. Dostupný z WWW: http://www.logisticnews.cz/pdf/09_2007/24_Cerny.pdf Důsledkem tohoto
vývoje je mimo jiné i podstatná změna struktury a objemu skladových činností. Pokud tedy u provozovatele skladu již došlo k překročení celkového objemu a složitosti logistických operací nad určitou udržitelnou hranici a přestává být řízení skladového provozu a evidence pomocí běžného podnikového informačního systému efektivní, je nutné poohlédnout se po specializovaném řešení, které by pokrylo tyto skladové procesy. Tímto řešením bývá obvykle implementace skladového informačního a řídícího systému, známého i u nás pod anglickou zkratkou WMS (Warehouse Management System). Efektivní provoz skladu je často podmíněn právě nasazením takového systému ovšem v kombinaci s ostatními logistickými technologiemi (pro skladování, manipulaci a identifikaci) vybranými s ohledem na daný typ materiálových toků a průběh souvisejících obchodních procesů. Pokud se podíváme do minulosti, ani nemusí být moc daleká, stačí nějakých patnáct let zpátky, většina informačních systémů podporujících logistické procesy řešila pouze základní činnosti, a to příjem a výdej zboží. Dnešní WMS lze označit za systémy, které řídí veškeré skladové operace včetně služeb přidávajících hodnotu. Dříve také nebylo běžné, aby se v provozu (např. sklady, výrobní haly) používala jakákoliv počítačová technika, standardem byla práce s papírovými doklady. Vzhledem k potenciálu pracovníků takovýchto provozů, je nutné, 12
aby veškeré nástroje podporující logistické procesy nevyžadovaly vysokou počítačovou gramotnost a byla zde téměř vyloučena jakákoliv improvizace ze strany zaměstnanců provozu. Proto by měly být tyto systému uživatelsky „přívětivé“ a intuitivně ovladatelné.
4.1
Možnosti a formy integrace WMS
Pokud jakákoliv společnost zamýšlí nasadit pro řízení skladu informační systém, je nejen důležité věnovat dostatek času otázce rozsahu funkcionalit systému, ale taktéž jeho schopnosti a formy integrace. Na integraci aplikací typu skladového informačního a řídícího systému je třeba se dívat a řešit jak z pohledu horizontálního, tak i vertikálního. Z vertikálního hlediska lze řízené skladové procesy přiřadit do několika řídících úrovní, naopak z pohledu horizontálního se systém integruje do širšího okolí v rámci celého logistického řetězce.
4.1.1
Vertikální integrace
Skladové procesy lze z hlediska vertikální integrace rozdělit do tří základních úrovní:
úroveň podniku,
úroveň skladového a expedičního provozu,
úroveň automatizovaných technologických celků – skladovacích a manipulačních systémů. Nejvyšší úroveň, úroveň podniku, je ponechána v kompetenci ERP (Enterprise Resource
Planning) systému. Na tomto stupni zůstává ponechána pouze taková úroveň evidence zásob, která je nezbytná pro zajištění výrobních, obchodních a ekonomických procesů. Na nižší úrovni skladového a expedičního provozu je již skladová evidence podrobněji rozšířena tak, aby dokázala co nejlépe zajistit řízený pohyb položek skladovým provozem a navazující částí distribučního řetězce. Na tomto stupni, pro podporu skladových manipulací a lepší dosledovatelnost hmotného toku, se využívá v dnešní době nejčastěji čárového kódu nebo jiné technologie automatické identifikace. Vzájemná spolupráce a komunikace všech tří úrovní je zajištěna prostřednictvím obousměrných datových rozhraní.
4.1.2
Horizontální integrace
Při horizontální integraci jde o propojení skladového informačního a řídícího systému s ostatními logistickými aplikacemi v jeho nejbližším okolí. Jednou z takových aplikací může být například systém pro řízení a plánování dopravy (Transport Management System, TMS), řízení pohybu vozidel a manipulačních prostředků uvnitř skladového provozu (Yard Management System, YMS), řízení zákaznických objednávek (Order Management System, 13
OMS), řízení celního skladu (logistické aplikace, které řídí veškerou celní agendu a zajišťují komunikaci s celním úřadem). Předpokládá se, že horizontální integrace bude nabývat na významu v souvislosti s růstem požadavků na sdílení informací v rámci logistického řetězce a snahy o efektivní plánování a řízení činnosti řetězce jako celku i jeho článků.
4.2
Moderní technologie využitelné ve spojitosti s WMS
4.2.1
Mobilní terminály
Na trhu již existuje nepřeberné množství různých mobilních terminálů, nejčastěji se však používají ve spojení se snímači čárových kódů, zřídka zatím se snímači RFID tagů. Rozšířené jsou již dávkové snímače čárového kódu, to znamená, že data terminálu jsou s nadřazeným serverem synchronizována dávkově, jednou za určitý časový úsek. Ovšem pro práci s daty v reálném čase se využívá druhé možnosti, a tu přináší práce s radiofrekvenčním (RF) terminály, které komunikují se systémem díky ve skladu umístěným přístupovým bodům (tzv. AC, access point). Přístupový bod zajišťuje komunikaci s bezdrátovými zařízeními ve svém dosahu a má na starosti směřování (routování) provozu mezi bezdrátovými klienty. Informační databáze je tak díky mobilnímu terminálu v režimu on-line stále aktuální. Skladník dostává prostřednictvím terminálu v režimu on-line bez jakékoliv časové prodlevy příkaz k výdeji a na základě jím snímaného a vychystávaného zboží systém rovnou vytváří výdejku. Samozřejmě jak už vyplývá z uvedených charakteristik, hlavní výhodou oproti dávkovým terminálům je minimalizace časové prodlevy při předávání dat. Ovšem ne každý sklad je vhodný pro zavedení radiové sítě, například ve skladě hustě zaplněným kovovými díly se velice špatně šíří vysokofrekvenční radiový signál.
14
Obrázek 1 – Porovnání vychystávání zboží pomocí mobilních terminálů s vychystáváním zboží pouze s papírovými doklady1
4.2.2
Technologie pick-by-voice
Technologii pick-by-voice můžeme označit za jeden z posledních trendů využívanou při skladových procesech. Jedná se o technologii, při které obsluha skladu provádí kompletaci zboží na základě hlasového navádění. V tomto případě skladník není vybaven mobilním terminálem se snímačem čárového kódu, ale má obě ruce volné pro skladové manipulace, jeho jediným vybavením jsou sluchátka s mikrofonem. Systém obsluhu hlasem naviguje na konkrétní lokaci pro vyskladnění konkrétního zboží a skladník při fyzickém vyskladnění určeného zboží nazpět hlasem splněný úkol potvrzuje. Výhody, které plynou se samotného bezdrátového přenosu, umocňují aplikace moderní hlasové technologie. Hlasem ovládané terminály dokáží zvýšit produktivitu práce běžně o 10 až 15 %, často i více, zvýšit přesnost operací a snížit náklady na zaškolení obsluhy. V některých případech tyto technologie dokáží zcela nahradit papírové dokumenty nebo manipulaci se
1
ŠURÁŇ, Petr. Jak WMS pomáhá optimalizovat skladové procesy a snižovat logistické náklady. IT řešení pro logistiku (on-line archiv), 04/05/2010. Dostupný z WWW: http://www.systemonline.cz/it-pro-logistiku/jak-wmspomaha-optimalizovat-skladove-procesy.htm
15
snímačem čárových kódů. V budoucnu se počítá s tím, že vhodně doplní moderní identifikační technologie. Jaké jsou výhody hlasových aplikací oproti dnes již tradičním snímačům čárových kódů? Jde především o volnost obou rukou a koncentrace zraku operátora při všech skladových operacích, například pro jakoukoliv manipulaci s břemeny. Dokonce se najde prostředí, kde je nepraktické či téměř nemožné pracovat se skenerem či příručním terminálem, například v extrémních klimatických podmínkách (např. chladírny, mrazírny), nebo v prostředí s extrémní vlhkostí či prašností. Efektivními se hlasové aplikace stávají především ve velkých distribučních centrech, kde se hlasem řídí většina skladových operací, od zaskladňování, doplňování vychystávacích pozic, tak vyskladňování nebo kontrola kvality. Hlasem řízené skladové systémy původem pocházejí z USA, avšak v dnešní době zaznamenávají úspěch už také v celé Evropě. Velký zájem o ně je i v oboru logistiky, ochodu a průmyslu. Důležité ale je zodpovědět si několik otázek, například ohledně technických detailů, aktuálního stavu vývoje, ceny a zkušeností. Využívá se všude tam, kde může nahradit papírové doklady nebo mobilní terminály. Mezi obory, ve kterých má tato technologie budoucnost, patří například obchod potravin, speciálně chladírenské sklady, velkoobchod se zdravotní a sanitární technikou, textilem nebo náhradními díly. Usnadňují procesy při vykládce, nakládce, zaskladňování, vyskladňování zboží, cross-dockingu nebo permanentních inventurách. Technologie zvyšuje produktivitu, pracovní bezpečnost, snižuje chybovost a díky bezdrátové síti umožňuje on-line propojení se skladovým řídícím systémem.
4.2.3
Technologie RFID
Technologie RFID (Radio Frequency Identification), tedy identifikace založená na radiové frekvenci, vznikla již za druhé světové války, ale masivní vývoj související s využíváním této technologie pro komerční účely nastal až na počátku 21. století. Komunikace mezi RFID čtečkou a datovým médiem (RFID tagem) probíhá pomocí rádiových vln, které často slouží i k napájení datového média, v tomto případě hovoříme o tzv. pasivním tagu. Pokud je však RFID tag opatřen ještě vlastí baterií, můžeme dosáhnout větší čtecí a zapisovací vzdálenosti, případně je možné doplnit zařízení o další funkcionality (např. integrovaný senzor nárazu, tlaku nebo teploty). Další nesporným kladem technologie je kapacita paměti RFID tagů. Nejenže data můžeme do tagů přímo ukládat, ale později je možné je přepisovat a dále s nimi pracovat. U čárových kódu se musí všechny doplňkové informace čerpat z databáze nadřazených systémů. Nasazení technologie RFID není ovšem zcela vhodné ve všech skladových provozech, například při skladování kovových předmětů či kapalin. V mnohých případech však může 16
odstranit problémy, které se vyskytují při používání automatické identifikace pomocí čárových kódů. „Existence čárových kódů není ani do budoucna ohrožena a v řadě aplikací čárový kód přináší stejný nebo i vyšší efekt s nižšími pořizovacími i provozními náklady.“ DOLEŽAL, Luboš. Úvod do tajů RFID technologie. CIO Business World (online archiv), 14-09-2007. Dostupný z WWW: http://businessworld.cz/produkty-a-sluzby/uvod-do-taju-rfid-technologie-2719
Existuje mnoho výrobních či logistických aplikací, kde je opravdu výhodnější využít technologii RFID, například při třídění zásilek, řízení skladového hospodářství či sledování výroby. Jedná se převážně o aplikace, ve kterých využíváme jednu z největších výhod této technologie, a to možnosti čtení několika RFID tagů najednou (např. při průchodu logistickou branou) nebo čtení tagů přes různé materiály. Již zmíněná funkcionalita aktivního tagu, integrovaný senzor teploty, se dá velmi dobře využít například při skladování či přepravě rychle se kazícího zboží. Takto vybavený čip může pravidelně zaznamenávat a kontrolovat okolní teplotu, a tím zajistit správné zaházení se zbožím. Vzhledem k tomu, že ve skladě poskytovatelů logistických služeb se velmi rychle střídají jednotliví ukladatelé, není identifikace samotného zboží pomocí této poměrně drahé technologie příliš efektivní. Z praxe je patrné, že technologie by se v tomto případě mohla spíše využít, pokud by RFID tagy kolovaly v uzavřeném oběhu (například spolu s vratným obalem nebo při sledování přepravních vozidel v areálu skladu).
4.3
Spolupráce WMS s dalšími aplikacemi
Warehouse Management System je vždy napojen na nadřazený podnikový informační systém (ERP, Enterprise Resource Planning), mezi sebou komunikují prostřednictvím vhodného komunikačního rozhraní. „Přes toto rozhraní jsou do WMS importována kmenová data, jako je katalog zboží a adresář firem, dále pak avíza o příjmu zboží (nákupní objednávky) a příkazy k vyskladnění (prodejní objednávky). Komunikace probíhá automaticky a je oboustranná.“ ŠURÁŇ, Petr. Jak WMS pomáhá optimalizovat skladové procesy a snižovat logistické náklady. IT řešení pro logistiku (online archiv), 04/05/2010. Dostupný z WWW: http://www.systemonline.cz/it-pro-logistiku/jak-wmspomaha-optimalizovat-skladove-procesy.htm Veškeré operace ovlivňující stav zboží na skladě zpětně
systém řízení skladu potvrzuje do ERP systému. Díky takovéto komunikaci je zaručeno, že data v obou systémech odpovídají skutečnému stavu, jsou aktuální a dá se tedy s nimi pracovat v reálném čase. Nejčastěji se jedná o spolupráci systému řízení skladu se systémem řídícím distribuci zboží. Pokud společnost využívá k rozvozu zásilek externí přepravní společnost, v tomto směru je třeba připomenout, že je velmi nezbytné jednoznačné označení manipulační jednotky (paleta, balík atd.) pro následné dohledání, tzv. trasování. To mimo jiné umožňuje zákazníkovi průběžně 17
sledovat přes webové rozhraní přepravní společnosti, kde se jeho zásilka v danou chvíli nachází. Společnost však může zabezpečovat přepravu zboží vlastními dopravními prostředky, potom musí systém umět plánovat dopravu, tím se myslí, optimalizovat rozvozové trasy rozdělením zákazníků na regiony, trasy, linky. Dále je nutné věnovat pozornost optimálnímu využití přepravní kapacity dopravních prostředků. „Většinou na základě určení rozměrů a váhy na kartě zboží dochází k výpočtu objemu expedovaných dodávek a na základě toho k navržení využití dopravních prostředků (počet aut, velikost).“ PECH, Pavel. Řízení logistických procesů v ERP systému. IT Systems (online archiv), 2010, č. 3/2010. Dostupný z WWW: http://www.systemonline.cz/it-pro-logistiku/rizenilogistickych-procesu-v-erp-systemu-1.htm
S WMS systémem mohou spolupracovat nejen ostatní aplikace a informační systémy, ale například i skladová či manipulační technika. Ze skladů provozujících u nás v České republice jsou prozatím známy tyto příklady. Propojení WMS s vahami zabudovanými ve vidlicích vysokozdvižných vozíků, které přímo přenášejí údaje o hmotnosti zboží do informačního systému. Propojení teploměrů v určitých zónách skladu, například pro skladování zboží podléhajícího rychlé zkáze, se skladovým systémem.
4.4
Efekty plynoucí z implementace WMS
Mezi největší efekty plynoucí z implementace WMS patří:
snížení nákladů na administrativu díky odstranění duplicitního zadávání dat a možnosti elektronického přenosu dokladů apod.,
možnost práce s veškerými potřebnými daty v reálném čase,
urychlení procesu zaskladnění a vyskladnění,
optimalizace využití skladovacích kapacit,
zpřesnění vychystání zboží vedoucí ke snížení procenta chybných dodávek a záměn zboží,
snížení nákladů na tisk a papír,
snížení závislosti na lidském faktoru,
optimalizace skladových procesů,
snížení logistických nákladů,
minimalizace chyb při provádění skladových operací (např. vychystání špatného množství, záměna zboží či dodávka zboží se špatnou exspirací),
možnost sledování výkonu jednotlivých skladníků, 18
zvýšení celkové produktivity,
poskytnutí managementu společnosti dostatku kvalitních informací potřebných pro vyhodnocování, plánování, a hlavně zlepšování skladových procesů,
zvýšení úrovně servisu pro zákazníky a jiné. Náklady na implementaci těchto systémů rozhodně nejsou nikterak zanedbatelné, ale je
nutné tuto investici vždy porovnávat s druhou stranou mince, s přínosy tohoto řešení. V odborných článcích a studiích, které se věnují tomuto tématu, se uvádí růst produktivity pracovníků skladu po nasazení WMS až o polovinu, návratnost investice se pohybuje okolo 18 měsíců.
4.5
WMS nebo člověk
Samozřejmě, že i v dnešní době najdeme mnoho společností, které stále preferují lidskou intuici před automatickými mechanismy informačních systémů. Mnohdy je opravdu člověk v dané chvíli chytřejší než automat, ovšem pokud vystaví společnost veškeré své logistické procesy pouze na lidské intuici, činí se tak sama zranitelnou a zcela závislou na svých zaměstnancích. Jakmile totiž dojde k výměně klíčového pracovníka, musí zákonitě dojít k částečné nebo dokonce naprosté paralýze procesu. V tomto je možné spatřovat jedno z největších pozitiv systému řídícího sklad. Pokud tedy do provozu přehledně označeného skladovými lokacemi a řízeného WMS přijme společnost novou pracovní sílu, vybaví ji mobilním terminálem s načteným příkazem k výdeji, je tato osoba schopna téměř okamžitě pracovat s velkou mírou přesnosti a dostatečnou rychlostí. Využití systému řízení skladu snižuje nároky na obsluhu skladu.
19
5
Stručná charakteristika společnosti ČSAD Hodonín a.s.
Počátky společnosti ČSAD Hodonín a.s. sahají až do roku 1949, za ta léta ovšem prošla dlouhým vývojem, hlavně co se týče nabídky služeb a předmětu podnikání. Firma tak ale rozhodně může těžit ze své dlouholeté tradice a v České republice zavedené značky, která určitě patří mezi její klíčové konkurenční výhody. Společnost začínala jako státní subjekt nabízející výhradně přepravní služby. Krátce po roce 1993 došlo k významnému strategickému rozhodnutí, za prvé k transformaci státního podniku na akciovou společnost, za druhé soustředění zájmu i na jiné oblasti podnikání. Toto manažerské rozhodnutí vycházelo z vyhodnocení vývoje na trhu s přepravními službami v České republice, který se dal charakterizovat výrazným převisem nabídky nad poptávkou. Mnoho firem zmapovalo situaci na trhu obdobně, což vedlo v České republice k výraznému trendu, „chce-li se firma, doposud orientovaná převážně na dopravu, rozvíjet, musí změnit přístup k partnerům a svoji nabídku rozšířit o další služby“. Logistické služby a projekty. Logistika
(online
archiv),
2003.
%C8SAD+Hodon%EDn-M00000_d-08
Dostupný
ČSAD
z WWW:
Hodonín
http://vyhledavani.ihned.cz/109-12885060-on-
a.s.
se
tedy
naplno
zapojila
do
dodavatelských řetězců svých klientů svou nabídkou komplexních logistických služeb zaměřených na pohyb produktů v předvýrobní a zejména povýrobní sféře, až ke konečnému příjemci. Vzhledem k úrovni outsourcingu u nás v té době, se prvními zákazníky staly spíše společnosti se zahraniční majetkovou účastí nebo velké nadnárodní společnosti, které byly zvyklé z mateřských zemí poptávat tyto služby spojené se skladováním a distribucí zboží od specialistů, tedy poskytovatelů logistických služeb. Se zcela novou strategií a orientací na nové činnosti a aktivity přišla i restrukturalizace a změna organizace firmy. Projekty tohoto typu, tedy i tento projekt si vyžádal nemalé prvotní investice, hlavně do vyškolení a výcviku zaměstnanců, zakoupení moderní manipulační a dopravní techniky, pořízení skladových kapacit a taktéž zcela nezbytné informační podpory. Takto se tedy společnost ČSAD Hodonín a.s. programově přeorientovala na logistickou firmu, která vše podřídila tomu, aby co nejrychleji dosáhla úrovně, při které by obstála mezi konkurencí zahraničních logistických firem. V současné době je schopna společnost nabídnou svému zákazníkovi komplexní služby spojené s logistikou,
vnitrostátní i mezinárodní silniční nákladní dopravu,
celní služby,
vnitrostátní i mezinárodní zasilatelství, 20
expresní přepravu kusových zásilek v systému TOPTRANS,
skladování s možností přepracování zboží v různých formách,
distribuci a zásobování na území České a Slovenské republiky v různě časově definovaném režimu,
poradenskou činnost,
realizaci projektů v oblasti logistiky. Kromě logistických služeb se dále společnost zabývá například poskytováním veřejné
linkové osobní (autobusové) dopravy, prodejem a opravou osobních i užitkových vozidel nebo obchodováním s pohonnými hmotami a jejich prodejem. Podíl jednotlivých činností na celkovém obratu firmy v letech 2006 až 2008 znázorňuje tento graf. Pohled na další zajímavé ekonomické ukazatele společnosti nabízí Graf 2 a Graf 3.
100% 90%
9
9
9
8
7
7
30
34
34
1
1
49
49
80% 70% 60% 1 50% 40% 52
30% 20% 10% 0% 2006
Obchod (PHL)
2007 Správa
Logistické služby (doprava, skladování, distribuce)
2008 Autobusová doprava
Opravárenství
Graf 1 – Podíl jednotlivých činností společnosti ČSAD Hodonín a.s. na obratu v letech 2006 - 20082
2
Výroční zpráva ČSAD Hodonín a.s. za rok 2006, 2007, 2008 on-line. Dostupná z WWW: www.justice.cz
21
Graf 2 – Přehled tržeb za dopravní, skladovací a distribuční logistiku v letech 2006-20083
Graf 3 – Obrat společnosti ČSAD Hodonín a.s. v milionech Kč4
3 4
Výroční zpráva ČSAD Hodonín a.s. za rok 2006, 2007, 2008 on-line. Dostupná z WWW: www.justice.cz Konsolidovaná výroční zpráva ČSAD Hodonín a.s. za rok 2008 on-line. Dostupná z WWW: www.justice.cz
22
5.1
Vize společnosti ČSAD Hodonín a.s.
„Udržet postavení a.s. mezi deseti nejlepšími a vyhodnocovanými logistickými firmami v České republice a postupně se prosazovat mezi nejlepší firmy v EU prostřednictvím spokojených zákazníků za podpory:
kvality a efektivity řízení s ohledem na šetrný vztah k životnímu prostředí a dodržování bezpečnosti při práci zakotvené v Integrovaném systému managementu
komplexních logistických služeb
odpovídajících zdrojů
spolehlivé a výkonné sítě spolupráce s významnými tuzemskými a zahraničními subjekty.“ Vize byla převzata z oficiálních webových stránek společnosti ČSAD Hodonín a.s. Dostupné z WWW: http://www.csad.com/cs/c/distribuce-spedice-skladovani/profil-firmy.htm
Společnosti se poměrně dobře daří naplňovat tuto svou stanovenou vizi, důkazem toho je, že společnost získala certifikát kvality ISO 9001:2000, Cenu logistiky ČR za rok 2003, a cenu The Czech Award for Logistics Excellence pro rok 2004. Cenu logistiky ČR společnost získala právě za úspěšnou transformaci na dopravně-logistickou firmu. ČSAD Hodonín a.s. je taktéž aktivním členem v mnoha institucích a organizacích, které se zabývají ať už přepravou nebo logistikou, například Svazu dopravy ČR, ČESMAD BOHEMIA, Svazu spedice a logistiky ČR nebo České logistické asociace. Odborné znalosti a profesionalitu společnosti na poli logistiky taktéž dokazuje fakt, že ředitel logistiky ČSAD Hodonín a.s., Ing. František Kyncl PhD., je zároveň současným prezidentem již výše zmíněné České logistické asociace.
5.2
Sklady provozované ČSAD Hodonín a.s.
Pro účely této práce, ve které bych se ráda věnovala převážně informačním systémům podporujícím provoz logistických skladů, zúžíme pohled na společnost ČSAD Hodonín a.s. a budeme se věnovat pouze jednomu jejímu předmětu podnikání, a to skladování zboží cizích ukladatelů ve skladech, které k tomuto účelu provozuje. Na skladování zboží následně navazuje i samotná distribuce zboží, o té se budu zmiňovat pouze okrajově. Společnost v dnešní době disponuje celkovou skladovou plochou téměř 40 000 m2 . Logistická centra firmy jsou strategicky rozmístěná po celé České republice, jedno se nachází i na území Slovenské republiky, konkrétně blízko jihovýchodních hranic, v Senici. Aby společnost mohla uspokojit potřeby firem, které distribuují své zboží po celé střední Evropě, spolupracuje ČSAD Hodonín a.s. s vybranými partnery v Maďarsku, Polsku a Slovensku.
23
Jak už bylo naznačeno, firma disponuje hned několika sklady. Ovšem nejpodstatnější část jejího podnikání se v dnešní době odehrává v poměrně nedávno otevřeném skladě na Moravě, přesněji v Brně Šlapanicích. Pokud tedy dále ve své práci detailněji popisuji průběh implementace skladového informačního systému, zdroje informací pro tuto pasáž mi byly poskytnuty právě z provozu tohoto logistického centra v Brně. Ačkoliv cílem společnosti je v současné chvíli standardizovat všechny skladové procesy a pracovní postupy ve všech provozovaných skladech.
Obrázek 2 – Logistické sklady společnosti ČSAD Hodonín a.s.
Společnost ČSAD Hodonín a.s. může nabídnout své komplexní logistické služby v pěti skladech, které se nacházejí v Mostě, Praze, Hodoníne, Brně a slovenské Senici, viz obrázek uvedený výše. Tabulka 1 naznačuje hlavní parametry jednotlivých skladů. Sklad Plocha Počet ramp Počet příjemek [den] Počet výdejek [den] Počet skladových karet Průměrný počet položek na příjemce Průměrný počet položek na výdeji
Most 11 000 m2 4 1 4 1 000 10 20
Praha 8 800 m2 13 35 100 1 000 10 20
Hodonín 2 000 m2 2 13 70 3 450 10 5
Brno 21 000 m2 13 25 300 3 850 30 10
Tabulka 1 – Základní parametry jednotlivých skladů provozovaných ČSAD Hodonín a.s.5
5
Interní dokumenty společnosti ČSAD Hodonín a.s.
24
5.2.1
Sklad Brno - Šlapanice
Jak už bylo zmíněno výše, rozhodující podíl skladových výkonů je uskutečňován ve skladu Brno – Šlapanice, který tedy jako jediný představím trochu více. Sklad se nachází v areálu průmyslového CTParku Brno–Airport, který nechala postavit holandská developerská společnost CTP Invest ve městě Šlapanice. Ačkoliv stavba areálu probíhá v několika fázích a celý projekt by měl být dokončen v roce 2011, společnost ČSAD Hodonín a.s. se nastěhovala do nových prostor již v první polovině roku 2008. Intermodální logistické centrum Brno je se svou celkovou rozlohou 21 000 m2 kapacitně největším centrem, kterým společnost disponuje a může zákazníkům ke skladování zboží nabídnout. Skladová plocha zaujímá asi 17 500 m2, na zbylých 3 500 m2 se rozkládá překladiště pro expresní přepravu kusových zásilek v režimu TOPTRANS. Největší výhoda skladu ovšem spočívá v jeho strategické poloze, nachází se totiž přímo u dálnice D1 a nedaleko mezinárodního letiště, dokonce je sklad napojen na železniční síť. Lokalita tohoto skladu se tak stává obrovskou konkurenční výhodou, pro společnost jakou je ČSAD Hodonín a.s, která se věnuje logistice v mezinárodním měřítku, jelikož moravská metropole „Brno je významnou křižovatkou zbožových toků ve směru sever – jih a západ – východ“ CEMPÍREK, Václav. Doprava a logistika na veletrhu v Brně. Logistika (online archiv), 2005. Dostupný z WW: http://vyhledavani.ihned.cz/109-17188850-on%C8SAD+Hodon%EDn-M00000_d-6a
Logistické centrum nabízí komplexní služby, od skladování zboží, po jeho zpracování podle přesných požadavků zákazníka až po samotnou distribuci. Sklad disponuje moderním vybavením a technikou, která například umožňuje řízení teploty uvnitř některých skladových zón, což se využívá především při skladování chemických či nebezpečných látek. V areálu skladu je nainstalován kamerový systém, který tak slouží nejen při ochraně zboží ukladatelů, ale dá se také využít i interně společností ČSAD Hodonín a.s. Skladová hala nikterak nevyčnívá v porovnání s jinými sklady, je klasicky rozdělena do několika částí, část příjmová, část skladová, která nabízí regálový paletový systém, policový regálový systém a také umožňuje blokové skladování, část vychystávací a expediční část. Lokace v nejnižších patrech regálu slouží pro vychystávání dílčích odběrů, lokace ve vyšších patrech obsahují obvykle další zásobu zboží.
5.3
Současní zákazníci společnosti ČSAD Hodonín a.s.
Společnost poskytuje své služby mnoha zákazníkům, jak ryze českým firmám, tak zahraničním, které působí na našem trhu. Najdou se mezi nimi firmy menší, skladující pouze pár položek, ale také zcela klíčový partneři, u kterých společnost ČSAD Hodonín a.s. realizuje 25
rozhodující podíl logistických výkonů. V následujících dvou podkapitolách si představíme dva největší zákazníky společnosti, firmu Diversey Česká republika, s.r.o. a HARTMANN – RICO a.s.
5.3.1
Diversey Česká republika, s.r.o.
Jedním z klíčových partnerů a zákazníků společnosti je firma Diversey Česká republika, s.r.o., dříve známá pod názvem JohnsonDiversey Česká republika, s.r.o. Vzájemná spolupráce začala již v roce 2001, když firma, která se věnuje komplexnímu řešení v oblasti hygieny, sanitace a čištění, sjednotila své zboží pro český a slovenský trh právě do jednoho ze skladů ČSAD Hodonín a.s. Vzhledem ke spokojenosti s poskytnutými logistickými službami se společnost rozhodla v roce 2008 rozšířit tuto spolupráci a uskladnit i zboží pro celou střední a východní Evropu. Ačkoliv působí firma v globálním měřítku, asi v 60 zemích světa, drží se motta, že veškerý obchod probíhá na lokální úrovni. To je možná i jeden z důvodů, proč si pro spolupráci vybrala právě společnost ČSAD Hodonín a.s. Její portfolio skladovaných výrobků tvoří celkem na 4000 položek, převážně chemické látky balené v obalech nejrůznějších objemů (od plastových IBC kontejnerů o objemu 1000 litrů až po 750 mililitrové láhve), papírové výrobky a úklidové náčiní (například podlahové čistící stroje). Nejprve bylo zboží, určené pro český a slovenský trh, skladováno ve skladě v Hodoníně, jelikož tento sklad byl v roce 2001 zcela přebudován na vhodný pro skladování chemikálií. Poté co přibylo i zboží pro CEE, byl celý zákazník přestěhován do nového logistického centra v Brně.
5.3.2
HARTMANN – RICO a.s.
V roce 2006 vyhrála společnost ČSAD Hodonín a.s. výběrové řízení na distribuci zboží společnosti HARTMANN – RICO a.s., která se rozhodla zcela outsourcovat logistické služby. Od roku 2007 je tedy jediným externím partnerem pro skladování a distribuci produktů této společnosti v České republice a na Slovensku. Skladové služby jsou realizovány ve skladě v Mostu. Firma HARTMANN – RICO a.s. patří mezi nejvýznamnější výrobce a distributory zdravotnických prostředků a hygienických výrobků v České republice. Společnost ČSAD Hodonín a.s. se vždy snaží o celkovou optimalizaci logistických procesů, což většinou vede i ke snížení celkové plochy potřebné pro skladování zboží. Díky tomu se může firma kromě velkých zákazníků, kteří byly blíže popsáni v předešlých podkapitolách, věnovat i menším ukladatelům zboží. ČSAD Hodonín a.s. se především zaměřuje na klasický trh spotřebního zboží, ale výraznou konkurenční výhodou je také nabídka logistických služeb pro kategorii nebezpečného zboží.
26
6
Skladový informační a řídící systém ve společnosti ČSAD Hodonín a.s.
Jako každá jiná podobná společnost, i ČSAD Hodonín a.s. poskytující komplexní logistické služby zaměřené na pohyb produktů od výrobce ke konečnému příjemci, poznala, že se v dnešní době neobejde bez řádné počítačové podpory. V tomto případě, kdy core business firmy leží převážně na skladování a distribuci zboží, mluvíme jednak o vhodném skladovém informačním a řídícím systému (WMS - Warehouse Management System), jednak o systému řídícím distribuci. Distribuční systém společnosti již před několika lety dodala firma CID International, a.s., ale tento informační systém není předmětem této práce, proto se o něm budu zmiňovat pouze v souvislosti s WMS. V roce 2001 se získáním opravdu velkého zákazníka, společnosti Whirlpool CR, spol. s r.o., která je na českém trhu lídrem v oblasti bílé techniky, se začala společnost ČSAD Hodonín a.s. poohlížet po WMS, který by splňoval všechny její požadavky, plynoucí z toho, že se jedná o poskytovatele logistických služeb. Nutno opravdu na tomto místě zdůraznit, že logistický podnik má zcela jiné požadavky na skladový informační a řídící systém než jiné podniky, například společnosti z výrobní sféry. „V případě logistického centra, v němž skladový provoz hraje podstatnou roli při poskytování logistických služeb více zákazníkům (ukladatelům), jsou požadavky na jeho efektivní řízení a průběžné vyhodnocování dosažených výkonových parametrů ještě významnější.“ ČERNÝ, Josef. Chytrý a pružný logistický sklad – cesta k lepší kontrole a efektivitě. Logistika (online archiv), 24-09-2007. Dostupný
z WWW:
http://vyhledavani.ihned.cz/109-22068800-on-ICZ-M00000_d-93
Poskytovatel
logistických služeb má svá specifika, která následně podmiňují nároky kladené na WMS. Hlavními rozdíly jsou:
skladování pro několik různých ukladatelů v prostorách jednoho logistického skladu,
každý zákazník (ukladatel) má jiné logistické potřeby,
každý ukladatel poptává jiné logistické služby a má jiné požadavky na informace o svém zboží,
zboží přichází do skladu v různých přepravních jednotkách, následně je nutno ho skladovat v různých skladových jednotkách, jelikož sklad často opouští v rozdílných jednotkách expedičních,
27
jednotliví ukladatelé se často mění, český trh s logistickými službami zatím není charakteristický velkou stabilitou obchodních vztahů a většinou nejsou uzavírány dlouhodobé logistické kontrakty,
sklad většinou nemá mnoho času mezi podepsáním smlouvy s ukladatelem a prvním fyzickým naskladněním jeho zboží atd. Na počátku 21. století, a jak následně vyplyne z celé práce, i v současné době, se na
českém trhu s informačními systémy pro řízení skladu, nachází pouze několik málo produktů, které by ve své standardní podobě plně vyhovovaly potřebám poskytovatelů logistických služeb. Proto se často přistupuje ke značné customizaci, tedy dodávce informačního systému na klíč. Ne vždy to ovšem dopadne podle představ a přání zákazníka a ten je následně nucen změnit kompletně informační systém, což si zcela vždy vyžádá nemalé dodatečné investice. Tato skutečnost se přihodila i v případě společnosti ČSAD Hodonín a.s., která v roce 2001 implementovala systém od společnosti ICZ a.s. Z důvodu nespokojenosti s tímto systémem, která vyplynula převážně z nezkušenosti dodavatele systému v oblasti realizace informační podpory pro poskytovatele logistických služeb, se společnost rozhodla zcela vyměnit WMS. Ovšem s odstupem několika málo let se i tato volba nového informačního systému dá zhodnotit jako neúspěšná. V roce 2008 se společnost ČSAD Hodonín a.s. bez jakéhokoliv výběrového řízení rozhodla pořídit systém LOGI od společnosti CID International, a.s. V následujících kapitolách se postupně podíváme detailněji na práci skladového informačního systému od obou zmíněných firem. Systémy budou popsány v takové podobě, v jaké byly používány společností ČSAD Hodonín a.s.
6.1
Požadavky společnosti ČSAD Hodonín a.s. na WMS
Informační systém by měl poskytnout v prvé řadě nástroj pro efektivní řízení veškerých aktivit spojených s procesem skladování. Hlavním cílem společnosti ČSAD Hodonín a.s. tedy v prvé řadě bylo vybudovat komplexní informační systém, který by navazoval na stávající ekonomický a distribuční systém. Systém má za úkol splnit veškeré potřeby společnosti, které se týkají provozu ve všech provozovaných skladech.
28
Při výběru nového skladového informačního a řídícího systému byl kladen důraz na:
zajištění podrobné a přesné skladové evidence na úrovni skladových lokací a všech potřebných atributů zboží (např. expirace, šarže, sériové číslo produktu) a možnost jejího průběžného poskytování ukladatelům v požadovaném tvaru a obsahu,
komunikace s dodavateli a odběrateli přes webové rozhraní a EDI,
řízení skladových manipulací prostřednictvím manipulačních plánů vytvářených informačním systémem a potvrzovaných pracovníkem skladu při umístění zboží na lokaci a jeho odběru z lokace, minimalizace případných chyb,
podpora řízení skladových procesů pomocí čteček čárových kódů,
zajištění minimalizace ručních vstupů při předávání dat mezi návaznými informačními systémy (ať už systémy ČSAD Hodonín a.s. nebo cizích ukladatelů),
možnost dalšího dopracování komunikačních vazeb na jiné systémy, zejména propojení na ekonomický a distribuční informační systém,
zkvalitnění procesu kontroly dodávky zboží na vstupu skladu a minimalizace případných chyb,
zajištění kontroly dodávky zboží připravené k expedici při jejím předávání přepravci (zákazníkovi),
zajištění evidence vratných obalů,
podpora evidence výkonů skladu,
záruku dlouhodobé životnosti pořízeného informačního systému včetně účinné servisní podpory a metodického vedení,
maximální pružnost při započetí skladování zboží pro nového zákazníka,
bezproblémový převod stávajících dat do nově pořizovaného provozního systému,
architektura systému musí umožňovat práci na detašovaných pracovištích a možnost přístupu k uceleným datům za celou firmu na všech potřebných místech pro uživatele s příslušným oprávněním,
maximální podporu manažerského rozhodování,
co nejmenší roztříštěnost technologie práce v jednotlivých skladech, napomoci přibližování technologických procesů v těchto skladech,
garance zabezpečení zakázkových úprav či rozšíření systému. 29
Pro zajištění výše uvedených požadavků je počítáno s využitím mobilních terminálů vybavených integrovaným snímačem čárového kódu. Samozřejmě každá společnost by si měla určit priority a základní požadavky, které klade na WMS, ale pokud to je její první zkušenost, skoro vždy se to ukáže jako nelehký úkol. Dodavatel WMS by měl být natolik specialistou ve svém oboru, podotýkám nejen v oboru IT, ale současně v oboru logistiky, že by měl umět svému klientovi poradit s funkcionalitami systému a jeho technologickým vybavením. Bohužel, jak již tomu často bývá, mnoho potřeb je odhaleno až za ostrého provozu a následné úpravy systému si tak vždy vyžádají další finanční investice a ne vždy je problém v systému vyřešen promptně, tak jak si běžný provoz žádá.
6.2
Typy hmotných toků
Pro porozumění základních procesů odehrávajících se uvnitř skladu, je zapotřebí identifikovat a popsat jednotlivé typy hmotných toků. V logistickém systému společnosti ČSAD Hodonín a.s. narazíme na tyto základní hmotné toky:
příjem zboží od externích dodavatelů dodaného buď na základě předchozího avíza od dodavatele zboží nebo bez tohoto avíza,
výdej zboží pro odběratele podle vyskladňovacího příkazu vystaveného pracovníkem oddělení prodeje ukladatelské firmy,
zpětný příjem zboží nepřevzatého odběrateli,
zpětný příjem vratných obalů (např. vratných palet, sudů, plastových kontejnerů pro přepravu a skladování nebezpečného zboží). Sortiment procházející logistických systémem zahrnuje pouze cizí zboží, které je na sklad
přijímáno, skladováno a vydáváno přesně podle požadavků jeho vlastníka, tedy ukladatele zboží.
30
7
Popis skladového informačního a řídícího systému ve společnosti ČSAD Hodonín a.s.
Původní záměr diplomové práce spočíval v porovnání a srovnání dvou skladových informačních a řídících systémů ve společnosti ČSAD Hodonín a.s. V roce 2001 byl implementován systém OSIRIS, produkt společnosti ICZ a.s., a na počátku roku 2008 byl vystřídán systémem LOGI od společnosti CID International, a.s. Během zpracovávání podkladů pro tuto práci se ovšem ukázalo, že oba dva systému jsou si velmi podobné, proto v následujících odstavcích detailněji popíši společné znaky obou systémů a v kapitole následující stručně zdůrazníme některé rozdíly obou jmenovaných systémů. Nejprve si ale pojďme krátce charakterizovat jednotlivé dodavatele informačních systémů.
7.1
Společnost ICZ a.s.
Společnost ICZ nabízí integrovaná softwarová a síťová řešení v celém regionu střední Evropy. Firma se věnuje širokému spektru oblastí od vývoje a implementace infrastruktury a podnikových aplikací až po poradenství a svěřenou správu. Mezi její klienty patří korporátní subjekty z oblasti veřejné správy, financí, zdravotnictví, logistiky a telekomunikací. Produktem této společnosti pro řízení skladového provozu je systém s názvem OSIRIS. Tento skladový informační a řídící systém v současné době používají například společnosti OLMA, a.s., KORADO, a.s nebo Johnson & Johnson, s.r.o. Klienti společnosti ICZ a.s. kladně hodnotí nejen kvalitu samotného informačního systému, ale především rozsáhlé know-how společnosti v aplikační oblasti. Realizační tým se pyšní dlouholetými zkušenostmi s projekty zaměřenými na vnitropodnikovou logistiku a řízení dodavatelských řetězců, zákazníkům tak kromě zajištění moderní informační, identifikační a komunikační technologie, nabízí především své znalosti logistických procesů a způsobů jejich optimalizace. Spolupráce tak většinou přináší výhody v podobě zefektivnění a zvýšení výkonnosti jednotlivých článků logistického řetězce. Informační systém OSIRIS je schopen spolupracovat s většinou běžných podnikových informačních systémů (ERP) i s některými specializovanými aplikacemi, například celní agendou nebo systémem řídícím distribuci zboží.
7.2
Společnost CID International, a.s.
Společnost CID International, a.s. patří mezi přední české producenty informačních systémů pro dopravu, spedici, skladování a CRM (Customer Relationship Management). Nejznámější je ovšem poskytováním služeb v oblasti vývoje a provozování informačních systémů pro dopravu. Jejími zákazníky jsou zejména dopravci, železniční i silniční, ale také firmy či státní orgány zabývající se koordinováním a řízením dopravy. Mezi svými přednostmi 31
sama firma jmenuje kvalitní a vysoce odborně způsobilé pracovníky, dobře fungující infrastrukturu, vysokou kvalitu poskytovaných služeb, sledování nově zaváděných produktů, zapojení společnosti do trendů směřujících k ochraně životního prostředí, bezpečnou práci s informacemi a zajištění dostupnosti informací současně s jejich ochranou. Společnost vznikla v roce 1996, svou centrálu měla v Praze a jedinou pobočku v Brně. Cílem společnosti bylo poskytovat služby v oblasti IT zejména pro oblast železniční přepravy. Vedení společnosti ovšem správně a včas odhalilo potenciál svých zaměstnanců, kteří nadobyli mnoho zkušeností z projektů pro železniční přepravu a byly tak schopni aplikovat tyto znalosti i při vývoji informačních systémů pro přepravu silniční. Toto se stalo impulsem pro založení další pobočky, tentokrát v Ostravě, která se již zcela zaměřila na dopravu železniční, silniční a spedici. Postupně začala společnost pokrývat i další oblasti logistického řetězce, především dopravu a skladování. Kromě vývoje a prodeje informačních systému, společnost dále nabízí outsourcing, tvorbu technologických studií, odborných analýz, poradenství v oblasti dopravy a logistiky, školení uživatelů a správců systému. Mezi zákazníky patří převážně české a slovenské firmy, ale v roce 2001 započala spolupráci i s jedním z největších logistických operátorů v Polsku.
7.3
Správa kmenových dat
Základní a povinnou částí skladového informačního a řídícího systému je správa kmenových dat. Tato součást umožňuje administrativu systému, dále umožňuje pořizovat, opravovat a udržovat potřebné údaje o skladovaných položkách, obchodních partnerech, skladových lokacích a dalších pomocných číselnících. Administrativa systému umožňuje správu všech uživatelů systému, definici a nastavení jejich přístupových práv, jak funkčních, tak datových, a správu dalších systémových zdrojů (provozní parametry systému atd.). Omezení přístupových práv pro konkrétní uživatele či předem nadefinované skupiny uživatelů je poměrně velmi důležité. Je zapotřebí například omezit některé přístupy do systému pro samotné skladníky, aby nemohlo dojít k chybám už jen z důvodu jejich neznalosti práce se systémem a celkovému zjednodušení práce se systémem a zjednodušení procesu zaškolení uživatelů. Správa katalogů, číselníků a sazebníků umožňuje vytvářet, udržovat a zpřístupňovat všechny potřebné katalogy, číselníky a sazebníky (systémové i uživatelské). Mezi její základní objekty patří katalog obchodních partnerů, katalog zboží, číselník skladů a jejich topologie, číselník skladových operací a číselník dokladových řad.
32
Některá data se zpracovávají automaticky prostřednictvím vnějšího rozhraní systému s informačními systémy ukladatelů (například avíza o příjmu zboží či požadavky na expedici), v tomto případě lze základní údaje o obchodních partnerech přebírat automaticky. Ostatní údaje je třeba zadávat a udržovat manuálně.
7.3.1
Katalog obchodních partnerů
Tento katalog umožňuje evidovat potřebné údaje o všech obchodních partnerech společnosti ČSAD Hodonín a.s., těmi jsou kromě samotných ukladatelů zboží například externí přepravní firmy nebo odběratelé zboží. Modul samozřejmě dovede třídit dané firmy do jednotlivých skupin, tedy ukladatel zboží, externí přepravce, odběratel zboží apod. Vzhledem k omezenému počtu ukladatelů zboží není zapotřebí tyto údaje sdílet a importovat z jiných systému, údaje jsou tedy zadávány do systému ručně. Pověřený pracovník zajišťuje jejich aktualizaci. V porovnání s ukladateli, počet odběratelů může být vyšší a často se vyskytnou noví odběratelé. Katalog odběratelů se tedy aktualizuje při vytváření prodejní objednávky. V systému se zadávají základní údaje o daném obchodním partnerovi, adresa sídla, IČO, DIČ, splatnost faktur ve dnech, bankovní spojení, kontaktní údaje. Systém taktéž umožňuje zaznamenávat ke každé firmě, zvláště pokud se jedná o externí přepravce, SPZ jejich dopravních prostředků, včetně jmen řidičů. V případě odběratelů je zaznamenávána dodací adresa a systém umožňuje k jednomu odběrateli zadat neomezený počet dodacích míst. Katalog obchodních partnerů eviduje i samotnou firmu ČSAD Hodonín a.s., tím pádem jsou zde záznamy i o vlastních dopravních prostředcích a vlastních řidičích. Díky tomuto třídění systém dokáže vyhovět požadavkům na vyhodnocování jednotlivých firem podle výkonů a dalších kritérií, které jsou i vyžadovány na základě osvědčení ISO 9001:2000.
7.3.2
Katalog skladových lokací
Katalog skladových lokací popisuje strukturu skladu a parametry jednotlivých skladových míst. Do tohoto module se zadávají tyto údaje:
název skladu,
název části skladu (např. celní, manipulační, reklamační, skladovací – hlavní apod.),
název skladové zóny,
název pozice (určená skladovým regálem, sloupcem a patrem regálu, v případě paletového regálu),
čárový kód pozice, 33
parametry skladové pozice (šířka, délka, výška a nosnost skladové pozice, technologické možnosti umístění různých typů skladových jednotek – přípustný typ jednotky),
typ skladové pozice určující způsob obsluhy a možnosti přístupu apod.
7.3.3
Katalog zboží
V katalogu zboží se uchovávají a zaznamenávají základní údaje o jednotlivých skladovaných položkách. Údržba katalogu spočívá v modifikaci atributů stávajících položek katalogu a v zadávání položek nových tak, jak se mění sortiment zboží jednotlivých ukladatelů. Prvotní naplnění katalogu je prováděno importem dat v definované struktuře, v tomto konkrétním případě tabulkovým procesorem Microsoft Excel, průběžná aktualizace na základě podkladů ukladatelů zboží uživatelé systému ručně. Atributy zboží jsou:
jednoznačný kód položky (tzv. komerční označení zboží),
název položky,
kód skupiny zboží (např. pro účely celního řízení),
čárový kód (EAN kód) převzatý od dodavatele zboží,
logistická data (obalová jednotka, její rozměry, váha atd.),
země původu (např. pro účely celního řízení) atd. Zařazování jednotlivých položek do skupin slouží pro získávání agregovaných údajů o
stavu a pohybu skladu, případně k rozlišení skupin zboží s odlišným chováním při zpracování údajů ve skladovém systému. Třídění tak umožňuje práci s hierarchickou (stromovou) strukturou. V systému je určeno, které atributy jsou povinné, a tedy bez nich není možné provést příjem zboží. V tomto modulu lze také předem nadefinovat ke každé položce jednotlivé služby přidávající hodnotu (např. kompletace, etiketování), které se mají s položkou vykonat při každém příjmu či výdeji. Informační systém následně tyto služby sleduje a zahrnuje do celkové kalkulace pro jednotlivé zákazníky.
34
7.3.4
Katalog „Služby přidávající hodnotu“
Tento modul slouží k nadefinování sazeb, cen jednotlivých služeb poskytovaných společností ČSAD Hodonín a.s. jednotlivým zákazníkům. Ceny závisí na uzavřených obchodních podmínkách mezi ukladatelem zboží a poskytovatelem logistických služeb. Mezi tyto služby může patřit například přebalování zboží, kompletace, výroba setů nebo etiketování. Sazebník služeb přidávajících hodnotu následně využívá níže popsaný modul „Kalkulace“.
7.3.5
Přehled dalších datových objektů
7.3.5.1 Modul „Avízo příjmu“ Tento modul umožňuje s předstihem evidovat požadavek na budoucí (plánovaný) příjem do skladu. Avízo vzniká převzetím dat z vnějšího rozhraní s informačním systémem ukladatele, importem dat v definované struktuře zaslané ukladatelem nebo ručním vložením do systému pracovníkem skladu. V případě neplánovaného příjmu se do systému zadávají údaje z dodacího listu v okamžiku dodání zboží na sklad. Jakmile je tento doklad ve stavu „uzavřený“, jeho data již nelze v systému nijak upravovat. Pouze takto uzavřené avízo lze při příjmu zboží použít při vytváření příjmových dokladů (párování), bez vytvoření avíza není možné vytvářet rozdílový protokol při zpracování příjmového dokladu. Avízo příjmu je taktéž známé pod názvem nákupní objednávka, avízo dodávky nebo plánovaný příjem.
7.3.5.2 Modul „Prodejní objednávka“ Prodejní objednávka, neboli jinak plánovaný výdej či příkaz k vyskladnění popisuje požadavek na budoucí (plánovaný) výdej ze skladu. Opět vzniká převzetím dat z vnějšího rozhraní s informačním systémem ukladatele, importem dat v definované struktuře zaslané ukladatelem nebo ručním vložením zákaznické objednávky přijaté například telefonicky nebo elektronicky. Jakmile je převzatý (pořízený) doklad ve stavu „uzavřený“, již ho nelze v systému jakkoliv modifikovat. Pouze takto uzavřený požadavek lze použít při vytváření výdejových dokladů (párování). Bez vytvoření prodejní objednávky není možné vytvářet rozdílový protokol při zpracování výdejového dokladu.
7.3.5.3 Modul „Příjmový doklad“ Tento modul popisuje příjem položek na daný sklad. Příjmový doklad vzniká buď párováním z avíza příjmu nebo přímým načtením čárových kódů jednotlivých položek přijatých na sklad. Tisková sestava tzv. příjemka obsahuje všechny požadované náležitosti, název dokladu, datum příjmu na sklad, číslo příjemky, číslo primárního externího dokladu, kód a název přijaté položky, přijaté množství a množstevní jednotka, pracovník skladu, který příjem provedl atd. 35
Příjmový doklad zůstává po svém vzniku ve stavu „rozpracovaný“, pouze v tomto stavu ho lze v systému ještě upravovat. Uzavřením dokladu jsou přijaté položky zařazeny do skladové evidence. Po uzavření příjmového dokladu systém automaticky zasílá zprávu dotyčnému ukladateli o příjmu jeho zboží na sklad. Tisková sestava tzv. rozdílový protokol příjmu obsahuje porovnání skutečnosti zjištěné načtením dodávky mobilním terminálem s plánovaným avízem příjmu, tedy jedná se o porovnání plánovaného a skutečného příjmu.
7.3.5.4 Modul „Výdejový doklad“ Výdejový doklad popisuje naopak výdej položek ze skladu. Tento doklad vzniká párováním z uzavřených disponibilních položek požadavku na expedici. Tisková sestava tzv. výdejka obsahuje všechny požadované náležitosti, název dokladu, datum vyskladnění, číslo dokladu, kód a název položky, vydané množství a množstevní jednotku, jméno pracovníka skladu provádějícího výdej, příjemce zboží, místo vykládky zboží atd. Stejně jako příjmový doklad zůstává po svém vzniku ve stavu „rozpracovaný“ a pouze v tomto stavu jej lze v systému upravovat. Vydávané položky jsou zablokovány na skladové kartě buď automaticky systémem podle dané vyskladňovací strategie nebo manuálně výběrem ze zobrazené skladové karty. Uzavřením výdejového dokladu jsou požadované položky uvolněny pro výdej. Tisková sestava tzv. rozdílový protokol výdeje obsahuje porovnání skutečnosti zjištěné potvrzením vyskladnění mobilním terminálem s plánovaným požadavkem na expedici, tedy jedná se o porovnání plánovaného a skutečného výdeje.
7.3.5.5 Modul „Doklad o přesunu“ Tento doklad popisuje přesun skladovaných položek v rámci skladu (přeskladnění) nebo mezi dvěma různými sklady ČSAD Hodonín a.s. Vzniká manuálně pořízením požadovaných dat na základě rozhodnutí kompetentního pracovníka skladu v případě vzniklé potřeby. V systému lze opravovat tento doklad pouze ve stavu „rozpracovaný“, jakmile je doklad uzavřen, přesouvané položky se na skladové kartě zablokují (stav „v přesunu“).
36
7.3.5.6 Modul „Skladová karta“ Modul skladová karta obsahuje všechny potřebné údaje o stavu položky na skladě. Každá řádka skladové karty odpovídá jednomu příjmu položky a má vazbu jak na příslušnou lokaci a skladovou jednotku, tak na odpovídající příjmový, výdejový nebo přesouvací doklad. Ve skladové kartě jsou evidovány i další údaje vztahující se ke konkrétní položce (například datum exspirace, číslo šarže, výrobní číslo apod.), které se do systému zapisují při příjmu zboží na sklad.
7.3.5.7 Modul „Skladový pohyb“ Tento modul obsahuje všechny potřebné údaje o pohybu položky ve skladě. Každý pohyb odpovídá jednomu příjmu, výdeji nebo přesunu položky (dvojice sdružených pohybů) a má vazbu n všechny související datové objekty (skladová lokace, kód skladové jednotky, doklad). Systém tyto data archivuje po dobu 12 měsíců, delší uchovávání údaje není efektivní vzhledem k udržení stabilní velikosti databáze. Systém rozlišuje tyto skladové pohyby:
příjem cizího zboží od externího dodavatele do volného oběhu,
příjem cizího zboží od externího dodavatele do celního oběhu,
příjem cizího zboží vráceného externím odběratelem (tzv. vratky),
příjme poškozeného zboží,
jiný příjem,
výdej cizího zboží pro externího odběratele (výdej zákazníkovi),
jiný výdej,
přesun zboží vnitroskladový,
přesun zboží meziskladový,
inventurní nález,
inventurní manko.
37
7.3.5.8 Modul „Kalkulace“ Na základě sledovaných a skutečně provedených služeb přidávajících hodnotu u jednotlivých položek ukladatele tento modul provádí automatickou kalkulaci dle sazebníku služeb. Konečný výpočet a seznam poskytnutých služeb je následně předáván do nadřazeného podnikového informačního podniku, slouží tak jako podklad pro konečnou fakturaci jednotlivým zákazníkům za určité období a také je přikládán jako příloha těchto faktur.
7.3.5.9 Modul „Inventarizace zboží“ Modul provede výčet okamžitého stavu jednotlivých druhů zboží na skladě včetně přesné lokalizace a umožní tak systému vystavení podkladů pro fyzickou inventarizaci položek. Na základě závěrů z fyzické inventarizace zboží se následně provádí korekce stavů zboží na skladě. Kromě zboží umožňuje systém inventarizovat i vratné obaly.
7.4
Přehled skladových procesů řízených skladovým informačním a řídícím systémem
7.4.1
Příjem zboží
7.4.1.1 Pořízení avíza příjmu Ukladatel může již předem avizovat příjem zboží, je to jednoznačně výhodné pro skladovatele i externího zákazníka. Skladovatel může lépe a rovnoměrněji plánovat pracovní a technické kapacity skladu. Rozhodně ne vždy lze ze strany ukladatele tuto činnost realizovat, proto lze v systému přijmout zboží i bez předešlého avíza příjmu, pouze na základě dodacího listu. Systém tyto avíza ukládá v tzv. knize avíz, ukládání provádí pracovník skladu na základě avizovaných dokladů (např. v e-mailové, telefonické či faxové podobě). Pokud skladový systém přímo dokáže komunikovat se systémem ukladatele, může se ukládat avízo příjmu do systému automaticky díky EDI komunikaci. Jedině v případě vystavení avíza o příjmu je možné později vystavit i rozdílový protokol při zpracování příjmového dokladu.
7.4.1.2 Příjem zboží do skladu Při příjezdu zboží do skladu pracovník skladu kontroluje kompletnost příslušných průvodních dokladů dodávky doručené přepravcem do příjmové prostoru skladu (dodací list, CRM, faktura od dodavatele, CIM nebo bill of lading, doklady o původu zboží atd.). Pokud některý doklad chybí, je třeba tuto skutečnost oznámit ukladateli zboží, aby chybějící dokumenty zajistil. 38
Následně pracovník skladu kontroluje úplnost a kvalitu dodávky (počet kusů, neporušenost obalů, viditelné závady) a rozhoduje o převzetí dodávky od přepravce (podpis předávacího dokladu) nebo jejím odmítnutím (sepsání reklamačního protokolu apod.). V případě, že neexistuje avízo o příjmu zboží, pracovník skladu vloží do systému údaje z průvodních dokladů dodávky (nejčastěji dodacího listu) ověřených při první kontrole dodávky. Tímto se vlastně stává dodací list vložený do systému jakýmsi avízem o příjmu, které je možné později porovnat se skutečně přijatým zbožím. Sklad tedy na základě avíza příjmu, údajů z dodacího listu nebo pořízením údajů o dodávce přímo prostřednictvím mobilního terminálu vytváří příjmový doklad. Načtení dodávky prostřednictvím mobilního terminálu zajišťuje pracovník skladu tak, že nejprve zadá přes terminál číslo dodacího listu a případně i číslo objednávky, je-li na dodacím listu uvedeno. Následně každou skladovou jednotku označí identifikačním paletovým štítkem ve dvou vyhotoveních. Tento paletový štítek obsahuje systémem vygenerovaný jedinečný kód, který je využíván pouze pro interní potřeby skladu. Dále skladník sejme tento kód palety a na tuto skladovou jednotku v systému páruje jednotlivé položky. Snímá tedy postupně čárové kódy z jednotlivého zboží a potvrzuje, resp. koriguje na displeji zobrazované množství. Mobilní terminál skladníkovi nabízí již určité nadefinované množství, které je zadáno v kmenových datech zboží, ale pracovník skladu ho upravuje, například v důsledku nestandardního balení nebo paletizace. Kromě evidence kódů a množství zboží, se do systému zadávají i další atributy zboží, jako například šarže, výrobní číslo či exspirace. Pokud některé zboží není označeno čárovým kódem, je třeba ho označit předem interně vytištěnými etiketami s čárovým kódem a další postup je stejný jako v případě zboží s čárovým kódem. Skladník má dvě možnosti jak přečíst čárový kód, buď přímo z obalu zboží nebo z příjmového dokladu, který obsahuje pouze přehled avizovaného zboží bez udání přesného množství, tzv. slepá sestava, a jednotlivé čárové kódy (EAN kódy) zboží. Pokud zákazník dodá mixované palety, tedy palety s různým druhem zboží, je možné rozdělit zboží podle sortimentu na tzv. homogenní palety. Po identifikaci všech položek, skladník proces snímání ukončí, ve skladovém systému se data porovnávají s údaji z avíza příjmu. Jestliže je výsledek kontroly odsouhlasen, vytiskne se protokol o příjmu dodávky, v případě jakýchkoliv neshod (nedodané zboží či zboží navíc), tiskne se rozdílový protokol. Tímto skladník uzavírá kontrolu příjmu a uzavírá příjmový doklad.
39
7.4.1.3 Příjem vráceného zboží Příjem vráceného zboží (tzv. vratka) se provádí stejným způsobem jako klasický příjem zboží. Rozdíl je pouze v tom, že v příjmovém dokladu musí být identifikována dodávka (číslo dodacího listu nebo faktury), ze které vrácené zboží pochází, a uveden důvod vrácení zboží.
7.4.2
Zaskladnění přijatého zboží
Uzavření příjmového dokladu se stává pro informační systém impulsem k automatickému vytvoření plánu zaskladnění, podle nastavené zaskladňovací strategie. Plán zaskladnění je odeslán do mobilního terminálu nebo vytištěn ve formě zaskladňovacího příkazu. Nejvhodnější skladové pozice pro zaskladnění zboží jsou určeny podle předem stanovených kritérií samotným skladovým systémem nebo zvoleny pracovníkem skladu při příjmu zboží. Skladník poté zadá do terminálu číslo uzavřeného příjmového dokladu, realizuje postupně jednotlivé zaskladňovací příkazy a potvrzuje jejich provedení na cílové lokaci tím, že přečte čárový kód skladové jednotky na příjmové ploše a kód určené skladové lokace, kam také zboží fyzicky zaskladní. Jakmile je splněn celý manipulační plán, proces zaskladnění je ukončen a je potvrzen zaskladňovací příkaz. Během procesu zaskladnění má možnost pracovník skladu ještě korigovat pomocí terminálu skutečně naskladněnou cílovou lokaci a skutečně naskladňované množství zboží. Po potvrzení příjmového dokladu je přijaté zboží automaticky zavedeno do skladové evidence systému, vznikne odpovídající počet nových záznamů ve skladové kartě a skladových pohybech zboží. Standardně přijaté zboží je okamžitě disponibilní pro výdej. Zároveň dojde automaticky ke změně stavu existujícího avíza příjmu v případě, že bylo dodávkou celé realizováno. Tak může dát systém automaticky vědět zákazníkovi o příjmu zboží na sklad a zaslat výpis otevřených avíz příjmu, tedy zboží, které doposud nebylo dovezeno na sklad. Rozdílový protokol lze vytvořit jak v okamžiku, kdy jsou pořízeny všechny údaje o dodávce (před uzavřením příjmového dokladu), tak po zaskladnění dodávky (po potvrzení příjmového dokladu).
40
7.4.2.1 Zaskladňovací strategie Systém automaticky nabízí nejvhodnější pozici pro zaskladnění zboží na základě dané zaskladňovací strategie, která je předem nadefinována uživatelem systému. Vhodná skladová lokace může být vybírána podle:
ukladatele zboží (každý ukladatel má na skladě přiřazenu svou skladovou zónu),
druhu a povahy zboží (důležité například při skladování nebezpečných a chemických látek),
obalové jednotky,
statutu zboží (např. zboží k proclení) atd. Správně zvolená strategie zaskladnění připívá k zachování pořádku a efektivnímu využití
skladu.
7.4.2.2 Potvrzení příjmu ukladateli Zpráva o příjmu zboží se dá zaslat ukladateli zboží buď při uzavření příjmového dokladu nebo až po potvrzení zaskladnění dodávky. V případě přímé komunikace skladového systému se systémy ukladatele prostřednictvím EDI, je možné zaslat zprávu o příjmu automaticky. Pokud se jedná o menšího zákazníka, zasílá se toto potvrzení v jiné formě, například faxem či e-mailem. Díky potvrzení příjmu zboží by se neměl lišit evidenční stav zboží u ukladatele a skladovatele.
7.4.3
Výdej zboží
7.4.3.1 Pořízení prodejní objednávky Odběratelé zboží předávají své objednávky ukladateli, tedy vlastníku zboží, ze systému ukladatele se následně dostávají do skladového informačního a řídícího systému společnosti ČSAD Hodonín a.s. Opět je možné využít komunikace EDI či ruční vkládání prodejních objednávek do systému. Objednávky jsou vystavovány pouze do výše disponibilních skladových zásob, tato kontrola náleží ukladateli zboží. Jakmile je do skladového systému předána prodejní objednávka, zakládá systém tzv. příkaz k vyskladnění a dodací list. Prodejní objednávky obsahují údaje nezbytné pro plánování expedice, tedy číslo objednávky, kód a adresu odběratele, požadované datum a místo dodání, počet položek na dokladu, jejich hmotnost a objem. Samotnou expedici již plánuje distribuční systém společnosti ČSAD Hodonín a.s., systém COLLI.
41
7.4.3.2 Vytvoření expediční dávky Distribuční systém COLLI jednotlivé objednávky podle jejich parametrů přidělí k jednotlivým přepravním prostředkům a vytvoří tzv. expediční dávku, podle které se následně vyskladní a vychystá zboží. Čísla vozidel jsou doplněna do existujících prodejních objednávek. Ve většině případů realizuje jedno vozidlo přepravu zboží z více objednávek najednou, ale mohou se vyskytnou i velké zakázky, které budou naopak rozděleny na více přepravních prostředků. Objednávky přepravované společně jedním vozidlem tvoří tzv. expediční dávku a jsou ze skladu vyskladňovány společně. Pracovník skladu nakonec na základě čísla vozidla přiděleného systémem COLLI založí expediční dávku pro plánované vozidlo a přiřadí (spáruje) do ní objednávky obsahující údaj o plánované přepravě tímto přepravním prostředkem.
7.4.3.3 Vytvoření výdejového dokladu Výdejový doklad se vytváří na základě požadavku na expedici zboží nebo na základě podkladu pro výdej zboží (tzv. výdej bez vazby na distribuci). Jakmile je vytvořen výdejový doklad, zablokuje se požadované zboží na skladových kartách podle předem nadefinované vyskladňovací strategie. Jednotlivé prodejní objednávky jsou párovány do výdejových dokladů buď v rámci expediční dávky (tzv. hromadné párování) nebo jednotlivě. Poté co pracovník skladu uzavře výdejový doklad, systém automaticky vytvoří plán vyskladnění, podle zablokovaných skladových karet. Tento plán je předán skladníkovi do mobilního terminálu a vytištěn v papírové podobě ve formě vyskladňovacího příkazu.
7.4.4
Vyskladnění a vychystání dodávky
Vyskladnění zboží a kompletace dodávky se provádí na základě výdejového dokladu. Odběr zboží ze skladových lokací provádí skladník podle vyskladňovacího příkazu vytvořeného při uzavření výdejového dokladu. Lokace jsou určeny skladovým systémem podle platné vyskladňovací strategie nebo zvoleny operátorem skladu (tzv. variantní režim). Skladník tedy realizuje jednotlivé vyskladňovací příkazy a potvrzuje jejich provedení na odběrní lokaci tím, že přečte čárový kód zboží, potvrdí kód lokaci a případně koriguje vyskladňovaný počet kusů zobrazený na displeji mobilního terminálu. Po realizaci všech příkazů zapíše do mobilního terminálu počet vytvořených expedičních palet, potvrdí celou akci, tím je proces vyskladnění ukončen. Po potvrzení výdejového dokladu je vydané zboží automaticky vyjmuto ze skladové evidence systému, zaniká tak odpovídající počet existujících záznamů ve skladové kartě a vzniká stejný počet záznamů ve skladových pohybech zboží. Expedované palety jsou shromážděny ve vyčleněném prostoru skladu tak, aby dodávky zboží přepravované jedním přepravním prostředkem byly umístěny společně. K jednotlivým dodávkám jsou přiloženy průvodní doklady 42
dodávky, tedy dodací list vystavený ukladatelem zboží. I při výdeji je možné vytvořit rozdílový protokol, a to porovnáním potvrzeného výdejového dokladu (doklad o skutečném výdeji) s požadavkem na expedici.
7.4.4.1 Vyskladňovací strategie Skladový systém umožňuje nastavit tyto vyskladňovací strategie:
FIFO (first in, first out) nebo
FEFO (first expiry, first out nebo také first ended, first out). Strategie FIFO znamená, že zboží je vyskladňováno pouze na základě data příjmu, tedy
zboží s nejstarším datem příjmu odchází ze skladu vždy jako první. Naopak strategie FEFO je založena pouze na datu exspirace. Zboží s nejkratší exspirací má vždy při vyskladňování přednost. Každá strategie má ještě dvě modifikace:
čisté FIFO nebo čisté FEFO,
modifikované FIFO nebo modifikované FEFO. První varianta umožňuje podle pravidel vysvětlených výše rozebírat celé palety a
kartony, je tedy striktně dodrženo pravidlo FIFO nebo FEFO. Druhá varianta, tzv. modifikovaná, se snaží o zvýšení efektivity skladových procesů při vyskladňování. Pokud tedy dojde k situaci, kdy je vyskladňované množství větší nebo rovno jedné celé paletě, dá se při vyskladňování přednost celé paletě s pozdějším datem příjmu či delší dobou exspirace, ačkoliv se na skladě nacházejí rozebrané palety, které by daným pravidlům odpovídaly lépe.
7.4.4.2 Vychystávání bez vazby na distribuci Pokud nemá vychystávání6 přímou vazbu na distribuci, jedná se v tomto případě pouze o přichystání většinou homogenních palet, z kterých se budou později vychystávat menší jednotky zboží pro tvorbu heterogenních palet pro následnou distribuci. K tomuto kroku se přistupuje například v situacích, kdy je ze zkušenosti pracovníků skladu jasné, že vychystání této objednávky bude časově náročnější. Kritérii pro tuto přípravu jsou tedy pracnost zakázky, předpokládaný čas nakládky, lokalita místa vykládky apod. Plně se tak využije slabšího provozu ve skladu v dopoledních hodinách a předejde se případným komplikacím při odpolední špičce.
6
„Vychystáváním či pikováním (z anglického picking) označujeme proces, při kterém je obvykle homogenní obsah skladových jednotek transformován do heterogenních expedičních jednotek.“ ČERNÝ, Josef. Vychystávání v moderním skladu. Reliant Logistic News, 2007, ročník IV., číslo 9/2007.
43
Sklad má také možnost rovnoměrněji využít pracovní sílu. Palety, z kterých se bude později vychystávat dané zboží, se shromažďují na tzv. neutrální expediční zónu skladu.
7.4.4.3 Vychystávání Systém automaticky umožňuje rozdělení zboží určeného pro výdej na několik příkazu k vyskladnění podle potřebné manipulační techniky. Jeden pracovník skladu vyskladňuje celé palety z vyšších pater regálu, zatímco druhý vychystává zboží z vychystávacích (neboli pikovacích) pozic skladu, pokud je má ukladatel zboží ve skladu nadefinovány. Pro vychystávací pozice postačuje ruční manipulace, jelikož se nachází v nižších patrech regálů. Pokud ovšem ukladatel tyto pozice ve skladu nemá nebo je tato pozice prázdná, je zapotřebí nejprve vyskladnit celou paletu na tzv. vychystávací plochu skladu, kde může být zboží teprve vychystáno nebo nejprve doplnit prázdnou vychystávací pozici. Jakmile je vychystaná paleta zcela zaplněna, předává ji pracovník skladu na určenou balící plochu, kde dochází k její kontrole a balení. Poté co skladník potvrdí kontrolu zboží na vychystané paletě, systém automaticky vytiskne tzv. soupisku zboží, která se přiloží k paletě a provede se zastrečování palety obalovou fólií.
7.4.4.4 Sledování vychystávacích pozic Informační systém množství na vychystávací pozici sleduje a hlídá automaticky. Pokud klesne množství pod určitý limit nebo dokonce na nulu, dojde v systému k automatickému vygenerování příkazu k přesunu zboží. Tyto přesuny dostávají nejvyšší prioritu, aby byly realizovány v co nejkratším čase. Takto zabalená paleta se odváží do expediční zóny skladu.
7.4.5
Kontrola a expedice zboží
Nyní jsme ve fázi, kdy se všechny palety, jak s různým tak s jedním druhem zboží, nachází v určené expediční zóně. Jakmile pracovník skladu potvrdí čtecím zařízením vychystání poslední palety na dodacím listu (zásilce), dojde k automatickému vytištění tzv. distribučních štítků, kterými se polepí jednotlivé přepravní jednotky. Po uzavření výdeje zboží se taktéž aktualizují údaje v distribučním systému COLLI, například o počtu přepravních jednotek. Zásilka je nyní připravena k expedici.
7.4.5.1 Nakládka zboží V této chvíli je zboží, řádně označené distribučními štítky a opatřené ložným listem, připraveno v expediční zóně, přesně podle pokynů distribučního systému. Zboží je většinou již u jednotlivých ramp seřazeno v pořadí, v jakém se bude vykládat, tedy první se nakládá zboží, které má nejvzdálenější místo vykládky. Sklad dále připraví všechny potřebné doklady, které se 44
budou následně předávat řidiči přepravujícího dané zboží, tedy tři výtisky ložného listu a dodací list, počet výtisků záleží na požadavcích konkrétního zákazníka. Nyní je na řadě fyzické předání zboží řidiči dopravního prostředku, zástupci dopravce. Pracovník skladu zaznamená v distribučním systému COLLI přesný čas odevzdání ložného listu řidiči, pracovník expedice předá dopravci zásilku dle tohoto ložného listu, předává tak přepravní jednotky (palety) a potřebné doklady. Obě strany po naložení zboží podepíší a potvrdí na ložném listu správnost předání a převzetí zásilky. Následně pracovník skladu zaznamená do distribučního systému ukončení nakládky a předání zboží dopravci. Po naložení zásilky do vozidla dojde k potvrzení výdeje.
7.4.5.2 Potvrzení výdeje zboží ukladateli Potvrzení výdeje se zasílá ukladateli na základě skutečného výdeje zboží. Potvrzení dokladů je třeba prováděj co nejdříve, aby ukladatel mohl vystavit na dodané zboží zákazníkovi fakturu.
7.4.6
Přesun zboží
Proces přesunu zboží spočívá ve fyzickém přemístění položek v rámci skladu. Přesuny jsou realizovány na základě přesunového dokladu, zablokováním skladových karet (podle nastavené vyskladňovací strategie) a vytvořeného plánu přesunu, který je následně předán skladníkovi ve formě příkazu k přesunu. Potvrzením přesunového dokladu se změní odpovídající počet existujících záznamů ve skladové kartě a vznikne stejný počet dvojic záznamů ve skladových pohybech zboží.
7.4.6.1 Neplánované přesuny Neplánované přesuny jsou takové přesuny palet, které nejsou automaticky generované systémem a jsou tudíž prováděny neplánovaně na základě rozhodnutí pracovníků skladu. Provádějí se například z důvodu úspory místa nebo pořádku ve skladu. Skladník přesuny realizuje za pomocí čtečky čárových kódů, nejprve sejme kód palety a následně kód nové skladové pozice. Tímto úkonem se v systému aktualizuje umístění palety.
45
7.4.6.2 Plánované přesuny Informační systém automatický provádí optimalizaci rozmístění zboží ve skladu a plánuje tak potřebné přesuny zboží. Skladový informační a řídící systém průběžně kontroluje množství zboží na vychystávacích pozicích, hledá lokace, které nesplňují nastavené limity obsazenosti. Po ukončení kontroly a vyhledání nedostatečně obsazených vychystávacích pozic předá systém čtečce čárových kódů požadavek na přesun zboží. Daný požadavek obsahuje přesně identifikované zboží, hlavně množství určené k přesunu, starou skladovou lokaci a novou vychystávací pozici. Skladník snímáním čárových kódů zboží a kódu pozic přesouvá zboží.
7.4.7
Inventarizace
Inventarizaci neboli fyzickou kontrolu zboží ve skladu taktéž usnadňuje skladový systém za pomoci mobilních terminálů se zabudovanou čtečkou čárových kódů. Nezbytnou podmínkou provedení inventarizace je uzavření všech skladových operací, které se týkají inventarizované množiny skladových lokací. Podkladem pro inventarizaci je aktuální stav inventarizované části skladu vytištěný ve formě inventurní sestavy nebo předaný do mobilního terminálu. Pracovník skladu provádějící inventarizaci postupně prochází jednotlivé lokace a na terminálu zadává skutečné množství jednotlivých položek zboží, přitom využívá čárového kódu zboží i skladové lokace. V případě zjištění nesrovnalostí mezi fyzickým a evidenčním stavem položky je zjištěný rozdíl řešen po dohodě s vlastníkem zboží odpovídající úpravou evidenčního stavu skladu, tedy provedením příjmu nebo výdeje s odpovídajícím typem pohybu (inventurní ztráta nebo nález).
7.4.8
Služby přidávající hodnotu zboží
Společnost ČSAD Hodonín a.s. nabízí v prostorách svých skladů zákazníkům různé služby přidávající hodnotu. Z těchto služeb můžeme jmenovat například tvorbu různých balíčku, kdy se ke zboží přidávají například různé informační letáčky, návody, reklamní vzorky, dále kompletace setů, kdy se zákazníkem objednaná položka sestává z několika jednotlivých položek skladovaných zvlášť. Takto vzniklé sety jsou ve skladu evidovány pod zcela novým jedinečným kódem. Skladový informační a řídící systém optimalizuje a plánuje výrobu setů, sleduje výkonnostní a časové ukazatele, dále sleduje množství spotřebovaného obalového materiálu, etiket atd. Z jednodušších a častějších služeb lze připomenout například etiketování, přebalování zboží nebo kolkování.
46
7.4.9
Evidence výkonů
Každá společnost potřebuje vyhodnotit efektivnost své práce a není tomu jinak ani u poskytovatelů logistických služeb. Výkony lze dělit na interní a externí. Vyhodnocování interních výkonů slouží pro potřeby managementu společnosti ČSAD Hodonín a.s. a naopak externí výkony jsou potřebné pro cenovou kalkulaci a fakturaci zasílanou ukladatelům zboží. Standardní výkony skladu lze odvodit z potvrzených příjmových a výdejových dokladů a dokladů o přesunu a využitím údajů vedených v katalogu zboží. Mezi standardní výkony patří:
počet obsazených paletových míst za den (paletodny),
počet manipulací s paletami či jinými manipulačními jednotkami při příjmu, výdeji a přesunu zboží,
počet skladových lokací obsloužených při příjmu, výdeji a přesunu zboží,
počet vytvořených expedičních palet,
počet zrealizovaných příjmu, výdejů či přesunů za vymezené časové období,
čas potřebný pro zpracování konkrétního příjmu, výdeje či přesunu zboží. Ostatní (nestandardní) výkony, které nelze výše uvedeným způsobem odvodit, je možné
uvést podle skutečnosti jsou součást potvrzení odpovídajících skladových dokladů. Typy výkonů a jejich jednotkové ceny lze evidovat v ceníku samostatně pro jednotlivé ukladatele. Vytvoření podkladů pro vyhodnocení výkonů skladu ve formě odpovídajících tiskových sestav zajišťuje pověřený pracovník skladu v periodicitě dané obchodními podmínkami.
7.4.10 Evidence skladu Evidence skladu poskytuje nástroje pro vyhledávání údajů o stavu a pohybu skladu a jejich prezentaci ve formě obrazovkových výstupů, tiskových sestav a datových exportů. Údaje lze vyhledávat a třídit na základě zadaných parametrů (výběrových kritérií). Vyhledávat lze údaje o skladových kartách, skladových pohybech, skladových jednotkách, souvisejících dokladech apod. ve formě podrobných i souhrnných (kumulativních) výstupů.
47
7.4.11 Tiskové sestavy Skladový systém standardně poskytuje tyto tištěné doklady a tiskové sestavy:
příjmový doklad (příjemka na sklad),
rozdílový protokol (rozdíl zjištěný při příjmu nebo výdeji zboží),
škodní protokol (v případě zjištění závady či poškození zboží při příjmu),
zaskladňovací příkaz,
výdejový doklad (výdejka ze skladu),
vyskladňovací příkaz,
doklad o přesunu zboží,
příkaz přesunu zboží,
dotaz na stav skladu,
dotaz na pohyb skladu,
paletové konto,
inventurní doklad.
7.4.12 Vnější rozhraní Vnější rozhraní zajišťuje jednosměrné nebo obousměrné propojení skladového systému se spolupracujícími informačními systémy. Integrovanými systémy společnosti ČSAD Hodonín a.s. jsou nadřazený podnikový informační systém M-line, distribuční systém COLLI a celní informační systém CLA. Skladový systém umožňuje export příloh faktur do ERP systému zpracovávajícího ekonomickou agendu firmy a také export soupisu celního zboží k jeho proclení do celního informačního systému CLA.
48
7.4.12.1 Komunikace s ukladateli zboží Při komunikaci s většími a významnými ukladateli zboží je využíváno EDI7 komunikace. Ta umožňuje rychle, přesně a levně, bez papírové dokumentace, vyměňovat se zákazníkem různé dokumenty,
import nákupní objednávky (avíza o příjmu zboží) přímo do skladového systému,
zaslání odpovědi o průběhu importu, včetně případných chyb,
export zprávy o potvrzení příjmového dokladu,
import prodejní objednávky přímo do skladového systému,
zaslání odpovědi o průběhu importu, včetně případných chyb,
export zprávy o potvrzení výdejového dokladu atd.
8
Rozdíly skladových systémů OSIRIS a LOGI v ČSAD Hodonín a.s.
Na základě porovnání projektové dokumentace obou skladových systémů jsem nalezla pouze několik málo rozdílů. V době, kdy byl do skladu společnosti ČSAD Hodonín a.s. nasazen skladový systém OSIRIS, se ještě ve skladu nevyužívaly mobilní terminály v režimu on-line. Data z mobilních terminálu tak byly předávány do systému dávkovým přenosem prostřednictvím stacionární komunikační jednotky připojené k pracovní stanici umístěné ve skladu. Jedinou nevýhodu, kterou v mobilních terminálech v režimu off-line spatřuji, je, že systém nepracuje s daty v reálném čase, ale z důvodu dávkového přenosu dat dochází k určité časové prodlevě. Naopak skladový informační a řídící systém LOGI nabízí pro ukladatele zboží společnosti ČSAD Hodonín a.s. webové rozhraní, díky kterému mají v kteroukoliv denní dobu přístup k důležitých informacím uloženým ve skladovém systému.Přes tento internetový portál je možno zjišťovat aktuální stav zboží na skladě, prohlížet jednotlivé doklady a hlavně zadávat nákupní a prodejní objednávky přímo do skladového systému LOGI. Tato funkce se plně využije například v případech, kdy obchodník ukladatele chce odeslat objednávku přímo během obchodního jednání se zákazníkem ukladatele.
7
EDI (Electronic Data Interchange) – elektronická výměna dat je moderní způsob komunikace mezi dvěma nezávislými subjekty, při které dochází k výměně standardních strukturovaných obchodních a jiných dokumentů elektronickou formou.
49
9
Výběr dodavatele skladového informačního a řídícího systému
V této kapitole bych se ráda věnovala problematice výběru vhodného dodavatele skladového informačního a řídícího systému a samozřejmě výběru systému samotného. Tato kapitola by měla poskytnou jakýsi návod, jak ideálně při tomto výběru postupovat, navíc bude sloužit jako podklad pro závěrečném zhodnocení změny systému ve společnosti ČSAD Hodonín a.s. Daný postup převážně vychází ze současné praxe na trhu s těmito informačními systémy. Výběr WMS je ve své podstatě rozhodovacím problémem, který by měl být ideálně řešen na úrovni strategické, a aby byla naplněn základní znak rozhodování, měl by se subjekt poptávající tento produkt rozhodovat minimálně mezi dvěmi variantami možných řešení. Proto by se mělo ideálně přistoupit k vyhlašování výběrového řízení na dodávku skladového informačního a řídícího systému. Tento krok by měl vést k oslovení většího množství dodavatelů, tím k výběru z většího množství variant a k objektivitě při rozhodování. Mezi více různými nabídkami je větší pravděpodobnost, že vyhlašovatel výběrového řízení najde přesně takové řešení, které hledá. V dnešní době moderních technologií a internetu je oslovení uchazečů poněkud jednodušší. Zadavatel má možnost využít velké množství mediálních prostředků, například inzerci na internetových stránkách, ve vybraných odborných publikacích a bulletinech nebo oslovení jednotlivých dodavatelů napřímo prostřednictvím e-mailové komunikace.
9.1
Příprava na výběrové řízení z pohledu zadavatele
Příprava na výběrové řízení ze strany zadavatele by měla začínat revizí jeho stávající podnikové a logistické strategie, vymezením úlohy a místa společnosti v logistickém řetězci, která by určila oblast pro zlepšení stávajících procesů. Pokud bude výběrové řízení založeno na výsledcích takové revize, je větší pravděpodobnost, že výsledné řešení bude poskytovat zdokonalení stávajících postupů a procesů a nebude pouze levnější verzí stávajícího řešení. V praxi se ovšem často stává, že firmy do zadání projektu zahrnou pouze požadavky na to, co již dělají a osloví pouze ty firmy, které znají. Ovšem tento zjednodušený postup většinou neposkytne to nejvhodnější řešení, které by splňovalo specifické potřeby zadavatelské firmy. Je potřeba, aby se zadavatel pokusil specifikovat hlavně budoucí požadavky a potřeby na skladový systém a zahrnul je do zadání projektu. Jen tak lze dosáhnout daleko vyšších úspor, tedy na základě zhodnocení stávajících i budoucích požadavků a následného vypracování konkrétnější specifikace požadavků na systém.
50
Již z předchozího odstavce vyplývá, že zadavatel projektu musí účastníkům výběrového řízení poskytnout zadání projektu, na základě kterého mohou později účastníci předložit své prvotní nabídky. Toto zadání by mělo obsahovat rámcový popis skladového a případně distribučního (v případě, že WMS by měl řešit i distribuci zboží) provozu a všech v něm probíhajících procesů včetně jejich vazeb na okolí. Stejně tak zadavatel musí provést základní analýzu svých stávajících a budoucích potřeb a požadavků kladených na systém. Ze strategie společnosti jsou odvozeny cíle, kterých by měla společnost dosahovat. Tyto cíle jsou vyjádřeny pomocí tzv. klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI, Key Performance Indicators). Sledování a kontrola plnění cílů je tedy realizováno na základě průběžného měření těchto ukazatelů. KPI společnosti mohou pomoci i při tvorbě zadání projektu, jelikož dokážou poodhalit, kde se skrývají nejpalčivější problémy a jaké cíle a odchylky od těchto cílů by měl případně řešit vybraný skladový informační a řídící systém. V zadání projektu by rozhodně nemělo chybět prvotní vyčíslení nákladových a časových požadavků na WMS. Tyto informace samozřejmě nemusí být definitivní, ale je důležité, aby účastníci výběrového řízení měli základní představu o očekávané ceně a časovém harmonogramu implementace systému. Aby se dokázal zadavatel více zorientovat v problematice skladových systémů a lépe tak následně specifikoval své požadavky nebo byl připraven na osobní setkání s uchazečem, měl by využít jakékoliv příležitost k návštěvě odborné výstavy či přednášky zaměřené právě na toto téma. Výstavy pomohou blíže se seznámit s jednotlivými skladovými systémy a jejich dodavateli, což zadavatel později využije při oslovování uchazečů výběrového řízení. Naopak odborné přednášky a diskuze mohou poskytnou cenné informace, například na co by si měla firma kupující WMS dát pozor a nebo právě, jak správně formulovat své potřeby a požadavky. Pokud vysoce konkurenční trh dovolí, měl by rozhodně zadavatel využít možnosti seznámit se s WMS, který používá některá ze společností podnikající ve stejném či alespoň blízkém oboru. Zadavatel tak rozhodně načerpá velice cenné rady, které později může využít při výběru svého WMS. Otázkou zůstává, do jaké míry jsou konkurenční společnosti ochotny dělit se o tyto informace, které již spadají do jejich know-how a to si většinou velice dobře střeží.
51
Právě při specifikaci požadavků a očekávání na skladový informační a řídící systém by měly zadavateli projektu pomoci následující kapitoly této diplomové práce, které se budou týkat kritérií pro jeho výběr. Kritéria se dělí do několika skupin, podle tématické podobnosti, na základní údaje o dodavateli informačního systému (převážně ekonomická kritéria), funkcionality systému, kritéria technologického charakteru a kritéria porovnávající adaptabilitu jednotlivých produktů.
9.2
Sestavení projektového týmu
Výběr skladového informačního a řídícího systému by se měl řídit všemi zásadami projektového řízení. Pro management společnosti to hlavně znamená jmenovat vedoucího projektu, kterým může být buď zaměstnanec společnosti z jakékoliv oblasti, které se daný projekt týká nebo může být tento vedoucí získán mimo organizaci. Taktéž se nabízí možnost jmenovat vedoucího pro jednotlivé etapy projektu a to také znamená, že jednotliví vedoucí jsou zodpovědní pouze za svou část projektu. Vedoucí projektu by měl mít především tyto charakteristiky:
být zodpovědný za plánování, řízení a kontrolu projektu,
umožňovat komunikaci mezi zadavatelem projektu a případným dodavatelem skladového systému,
kontrolovat projekt z hlediska nákladového, časového a z hlediska kvality,
mít dostatečné kompetence k sestavení projektového týmu a přiřazování jeho členů k jednotlivým úkolům,
vést projektový tým,
podávat informace o postupu projektu a nastalých problémech vedení společnosti,
být zodpovědný za organizační a věcnou stránku projektu,
mít dostatečné kompetence plánovat kapacity projektu, nejenom lidské zdroje.
52
Samotný řešitelský tým by měl být co nejpestřejší, mám tím na mysli, aby jeho členové pocházeli z různých oddělení společnosti, nejlépe ze všech, kterých se daný projekt dotýká. Neměli by chybět zástupci vyššího, středního ani nižšího managementu, tedy zástupci klíčových uživatelů systému. Není tedy žádnou výjimkou, když v případě výběru skladového informačního a řídícího systému, se na řešení projektu podílí i zástupci skladníků, vychystávačů či řidičů vysokozdvižných vozíků. Velice efektivně působí v pozdější fázi projektu, když už je vybrán vítěz výběrového řízení, i účast zástupce samotného dodavatele informačního systému v řešitelském týmu.
9.3
Průběh výběrového řízení a následné implementace systému
V případě, že zadavatel nebyl schopen poskytnout dostatečné podklady pro vypracování prvotní nabídky ze strany uchazečů, měl by alespoň umožnit osobní návštěvu zástupce dodavatele s vedoucím projektu. V počáteční fázi zadavatel přijde do styku s obchodním zástupcem dodavatele, ovšem vše co se týká konkrétního řešení pomocí WMS by měl projednávat a konzultovat s odborným konzultantem dodavatele, který by měl být specialistou na danou problematiku. Na obchodním zástupci leží spíše odpovědnost za dohodnutí obchodních podmínek a sepsání konkrétní smlouvy na implementaci skladového systému a vše co s ní souvisí. Následně zašlou jednotliví uchazeči zadavateli své prvotní nabídky. Tento prvotní návrh nebývá většinou velkého rozsahu, zhruba 3 – 5 stran, také vzhledem k nikterak detailně zpracovanému zadání projektu, které bylo poskytnuto na začátku výběrového řízení. Nabídka obsahuje:
základní informace o uchazeči (kontaktní údaje, nejdůležitější ekonomická data, reference společnosti aj.)
výchozí požadavky a očekávání zadavatele,
zevrubné nastínění jejich splnění skladovým systémem,
cenová kalkulace projektu,
časový harmonogram implementace řešení,
návrh smlouvy mezi zadavatelem a dodavatele skladového systému. Výběrové řízení může být jednokolové, ale většinou probíhá minimálně ve dvou kolech.
V prvním kole jsou vyřazeni uchazeči na základě opravdu klíčových kritérií, např. zkušenost dodavatele se zavedením systému u podobného zákazníka, časové či nákladové kritérium, 53
pokrytí nejdůležitějších funkcionalit kladených zadavatelem na systém. Do druhého kola většinou postupují dva uchazeči, od kterých se nyní očekává detailnější zpracování původní nabídky, ale ještě ne definitivní postup řešení, jelikož tomu nejprve předchází podpis smlouvy mezi zadavatelem a dodavatelem skladového systému. Především zadavatel se snaží provést fixaci ceny za implementaci systému co nejdříve. Aby později nedocházelo k navyšování ceny ze strany dodavatele v průběhu instalace samotného řešení. Po absolvování druhého kola výběrového řízení je vybrán zadavatelem již pouze jeden vítěz. V tuto chvíli přichází na řadu již velice detailní procesní analýza všech činností probíhajících ve skladu prováděná samotným dodavatelem systému. Na základě této analýzy by měl dodavatel, jakožto odborník nejen na informační technologie, ale také na logistiku, případně navrhnout úpravy skladových procesů, vedoucí k jejich zjednodušení a jejich lepšímu pokrytí skladovým systémem. Tato analýza také slouží jako podklad pro vypracování implementačního projektu, tedy projektové dokumentace, která detailněji popisuje samotné řešení systému a následně ji programátoři dodavatele využívají ke konkrétní konfiguraci skladového systému. Implementační projekt by měl oproti prvotní nabídce obsahovat:
řešení rozhraní WMS s okolními systémy, jak uvnitř podniku zadavatele, tak se systémy jeho zákazníků,
definování informací, které mají být v průběhu jednotlivých skladových činností mezi těmito systémy přenášeny,
konfiguraci a nastavení systému,
ukázky uživatelského rozhraní,
ukázky jednotlivých tiskových sestav. Součástí implementačního projektu by měl být tzv. testovací scénář. Jde v podstatě o
seznam funkcionalit systému, které by měly být před samotným zahájením ostrého provozu testovány. Dokument pomáhá vyhnout se později nejasnostem a nedorozuměním mezi subjekty o jednotlivých funkcích skladového systému, které jsou pro běžný provoz klíčové a které by měl systém řídit. Pokud tento implementační projekt zadavatel a jeho projektový tým odsouhlasí, ať už hned nebo po provedení drobných změn, je možné přistoupit k samotné implementaci systému, přesně jak je uvedeno v projektové dokumentaci. Průběh implementace je většinou rozdělen do několika etap, nejčastěji z důvodu co nejmenšího omezení běžného provozu skladu.
54
Po samotné instalaci systému se může přistoupit k testování skladového systému. Nejprve se provádí testy v provizorních laboratorních podmínkách podle předem definovaného testovacího scénáře. Laboratorními podmínkami se v tomto případě myslí testování systému v kancelářích zadavatele, zatím ne v běžném skladovém provozu. Dodavatel společně se zadavatelem se snaží nasimulovat běžné podmínky a situace, které mohou nastat právě během ostrého provozu. Pokud tento test dopadne kladně, dodavatel začíná školit klíčové uživatele skladového systému. Další fází je kompletní přenos podnikových dat do skladového systému, tedy nastavení skladového informačního a řídícího systému do reálných podmínek. Pokud je systém takto připraven, přichází na řadu již ověřovací provoz. Tento provozní test by měl trvat přibližně 1 - 3 dny, kdy se skladový systém ověřuje již v běžného provozu. Dodavatel zatím provádí doškolování klíčových uživatelů v reálných podmínkách a snaží se řešit vzniklé problémy a nedostatky systému, které se objevují během provozního testu. Na dobu ověřovacího provozu nebo i déle je zadavateli nabízena zpoplatněná služba v podobě nepřetržité přítomnosti pracovníka dodavatele, který je kompetentní řešit vzniklé problémy přímo v místě jejich vzniku. Poté dodavatele poskytuje pouze podporu a asistenci na dálku. Jakmile jsou dořešeny veškeré nedostatky systému u funkcí, které byly předem jasně definovány v implementačním projektu, dochází ze strany dodavatele k předání projektu a jeho přechod do rutinního provozu. Na základě svých zkušeností s implementací skladových systémů uvádějí jejich dodavatelé, že zavedení systému, bráno od uzavření smlouvy o dílo na dodávku systému do zahájení rutinního provozu na ostrých datech, trvá průměrně 3 - 4 měsíce. Tento údaj ale nelze brát jako standard, vždy zcela záleží na rozsahu a složitosti řešeného problému.
9.4
Kritéria pro výběr skladového informačního a řídícího systému
Používání vhodného WMS se může stát pro poskytovatele logistických služeb rozhodující konkurenční výhodou. Poskytovatel by si tedy měl uvědomit tuto skutečnost a věnovat dostatek času a prostředků na proces výběru dodavatele a samotného systému. Následující kapitoly mají za úkol pomoci poskytovatelům logistických služeb objektivně posoudit nabídky jednotlivých uchazečů výběrového řízení na dodávku skladového systému a utřídit si své požadavky a potřeby kladené na tento systém. Zadavatel projektu by se měl zaměřit při výběru na tyto problémové okruhy, základní údaje o dodavateli skladového systému (především kritéria ekonomického charakteru), technologie, adaptabilita systému. Nejdůležitější
55
jsou ovšem funkcionality systému, které musí systém bezpodmínečně mít, proto je této části věnována rozsahově největší pozornost.
9.4.1
Základní údaje o dodavateli skladového systému
Základní údaje o dodavatelské společnosti pomáhají zadavateli projektu vytvořit si hrubý obrázek o uchazeči výběrového řízení, zvláště z hlediska jeho ekonomické situace a finanční stability. Do této skupiny jsou také zahrnovány informace o provozní podpoře a poskytovaných službách (např. servis), které dodavatel k systému nabízí a jejich cenová kalkulace. Zadavatel by měl v rámci výběrového řízení posoudit následující informace o dodavateli informačního systému:
osoby, které jsou členy managementu dodavatelské společnosti,
prokázání kvalifikace (pozice na trhu logistických aplikací, významné reference dodavatele),
druh vlastnictví společnosti,
popis vlastnické struktury,
nevyřešené soudní spory či dosavadní počet těchto sporů vedených v minulosti,
provozní podpora, servis (definice poskytovaných služeb, jejich cena atd.) a údržba systému,
záruka, je nutné specifikovat, na co všechno se záruka vztahuje a její časové ohraničení,
školení klíčových uživatelů (popis školícího programu, specifikace školitelů, počet účastníků školení připadající na jednoho školitele, možnost školení přes internet, školící pomůcky – tištěné materiály, audio-vizuální pomůcky, praktické workshopy atd.) a bližší specifikace ceny. Kromě výše uvedených kritérií jsou důležité i některé z ekonomických ukazatelů
dodavatele, které by měly poodhalit jeho finanční situaci, nejlépe finanční stabilitu, v horším případě varovat před blížícími se problémy v této oblasti. Tyto údaje buď předloží dodavatel sám v rámci prvotní nabídky nebo jsou veřejně přístupné na internetu. Mezi ekonomické ukazatele, kterým by měl zadavatel u dodavatele věnovat pozornost, patří:
výsledek hospodaření, zisk a příjmy minimálně za tři minulá fiskální období,
základní údaje účetní rozvahy (např. hotovost a jiná likvidní aktiva, jiná běžná aktiva, krátkodobé závazky, poměr běžných aktiv a krátkodobých závazků, celková hodnota dluhů, 56
finanční stabilita a zdraví dodavatele (např. posouzené Altmanovým indexem finančního zdraví podniku, indexem IN 95, bonitními nebo bankrotními modely). Zadavatel by měl také posoudit, zda je společnost uchazeče dostatečně životaschopná,
tedy schopna dalšího růstu. Tato skutečnost je pro zadavatele velmi důležitá, protože poskytuje určitou záruku, že dodavatel bude schopen poskytovat podporu během celého života informačního systému. Dále by se měla zadavatelská společnost přesvědčit, že uchazeč není cílem akvizice, pokud ano, mohlo by totiž dojít k situaci, kdy se zájmy a priority dodavatele přesunou zcela jiným směrem a nikde není psáno, že nový majitel bude pokračovat v investicích do původního WMS.
9.4.2
Technologická kritéria
Zadavatel by si měl také uvědomit, že dodavatel informačních systémů je specialistou i na informační a komunikační technologie. Pokud ne přímo on sám, dozajista spolupracuje s mnohými partnery, kteří jsou v dané problematice odborníky. Při specifikaci požadavků na technologie by tedy neměl zadavatel upřednostňovat pouze názory svého oddělení pro informační systémy a technologie, pokud takové oddělení ve společnosti existuje. Praxe potvrzuje, že pokud od dodavatele kupujete jakýkoli informační systém, běžně se jedná o kompletní dodávku řešení, které si konkrétní projekt vyžaduje. Dodavatel tedy neprodává pouze software, ale obstarává pro zadavatele i hardwarové vybavení (servery, mobilní terminály, mobilní tiskárny, sítě aj.) Projektová dokumentace samotné implementace systému by měla také obsahovat odborný názor dodavatele, které dosavadní technologie používané zadavatelem jsou vhodné i pro nový skladový systém a které bude potřeba obměnit. Dále je vhodné specifikovat druh a počet nového vybavení, které bude nezbytné pro pokrytí veškerých skladových procesů. Jak již bylo zmíněno v teoreticko-metodologické části diplomové práce, důležité je posouzení skladového systému z pohledu jeho možnosti integrace (vertikální či horizontální). Warehouse Management System neoperuje ve vakuu, komunikuje s dalšími systémy, jak uvnitř společnosti zadavatele (např. ERP, distribuční systém), tak se systémy zákazníků (ukladatelů). Hladký a bezchybný průběh komunikace se zákaznickými systémy může hrát významnou roli při výběru poskytovatele logistických služeb, proto by na tuto problematiku měl být kladen velký důraz v průběhu výběrového řízení.
57
9.4.3
Funkcionality systému
Ze zkušeností dodavatelů informačních systémů vyplývá, že zadavatel není mnohdy schopen zformulovat a blíže specifikovat své požadavky na jednotlivé funkcionality (užitné činnosti) systému. Přitom tato specifikace je pro další spolupráci mezi zadavatelem a dodavatelem zcela zásadní. Pomoci by měla oběma stranám níže uvedená tabulka s jednotlivými funkcionalitami systému vhodného pro poskytovatele logistických služeb. Tabulka má podobu jakéhosi „zaškrtávacího formuláře“, kde na jedné straně zadavatel uvede, zda je pro něj daná funkcionalita v současné době klíčová, klíčová z pohledu du budoucna či není zcela zapotřebí. Naopak dodavatel se vyjadřuje, jestli je konkrétní funkcionalita systému součástí standardního vybavení, nebo zda bude potřebná jeho konfigurace. A pokud bude nutná konfigurace systému, jaké dodatečné náklady si tato modifikace vyžádá.
58
Priorita Funkcionality
(vyplňuje zadavatel) A = Nutné B = Vhodné C = Volitelné
(vyplňuje (vyplňuje dodavatel dodavatel WMS) Jaké jsou WMS) Sdodatečné náklady, standardní Poznámky pokud tato konfigurace, Mfunkcionalita je možná dodavatelem modifikace, Nnakonfigurovatelná? není možné
Příjem 1. Typy příjmu 1.1 příjem na základě avíza o příjmu zboží 1.1.1 přenos avíza do systému ručně (pracovník skladu) 1.1.2 přenos avíza EDI komunikací 1.1.3 přenos avíza prostřednictvím webového rozhraní (vkládá ukladatel zboží) 1.2 příjem bez avíza, pouze na základě dodacího listu 1.2.1 možnost ručně vložit dodací list do IS - vytvořit z dodacího listu vlastně avízo o příjmu 1.2.2 možnost nevkládat dodací list do systému, ale příjmový doklad tvořit na základě kódů zboží načtených mobilním terminálem
2. Tvorba příjemky 2.1 tvorba příjemky na základě avíza o příjmu 2.2 tvorba příjemky na základě dodacího listu 2.3 tvorba příjemky na základě načteného zboží čtečkou (skladník)
3. Kontrola přijatého zboží 3.1 podpora mobilním terminálem 3.1.1 zabudovaná čtečka čárových kódů 3.1.2 zabudovaná čtečka RFID tagů 3.2 párování zboží (avízo/dodací list versus fyzicky nasnímané zboží) vytvoření rozdílového protokolu 3.2.1 dokud není vyřešen rozdíl, nedovolí IS uzavřít příjemku 3.3.2 jakmile je vyřešen rozdíl, následný souhlas k zaskladnění 3.3.3 automatické odeslání potvrzení o příjmu ukladateli zboží na základě uzavřeného příjmového dokladu 3.4 optická kontrola (poškození zboží) 3.4.1 možnost vložení fotodokumentace do IS (výhrady, poškození zboží) 3.5 odběr vzorků pro kontrolu kvality (např. při skladování oděvů či léčiv) - s takto odděleným zbožím nelze až do jeho zpětného uvolnění provádět žádné další skladové operace 3.6 tisk interních identifikačních paletových štítků - mobilní tiskárny 3.7 tisk interních čárových kódů na zboží, které není opatřeno EAN kódem od výrobce či dodavatele
59
4. Zpracování příjmu zboží 4.1 možnost spolupráce několika skladníků na jednom příjmu - problém s odpovědností 4.2 evidence množství - nutnost správných logistických dat v IS 4.3 evidence šarží výrobků, výrobních čísel atd. 4.4 evidence exspirace zboží 4.5 paletové hospodářství
5. Příjem vráceného zboží 6. Tiskové výstupy 6.1 rozdílové protokoly (avízo versus skutečně dodané zboží) 6.2 škodní protokoly vystavené na základě příjmu 6.3 seznam otevřených objednávek dosud nedodané zboží
Služby přidávající hodnotu při příjmu či výdeji 1.1 možnost přiřazení jednotlivých služeb k jednotlivým položkám či skupinám položek 1.2 možnost přiřazení jednotlivých služeb k jednotlivým nákupním či prodejním objednávkám 1.3 možnost přiřazení jednotlivých služeb k jednotlivým ukladatelům zboží 1.4 možnost přiřazení jednotlivých služeb k jednotlivým odběratelům zboží 1.5 evidence ceníku služeb v IS pro jednotlivé zákazníky - na základě obchodních podmínek 1.6 možnost kompletace, tvorba setů a balíčků 1.6.1 práce s kusovníky 1.6.2 práce s víceúrovňovým kusovníkem
Zaskladnění zboží 1. Výběr lokace pro zaskladnění 1.1 výběr nejlepší lokace podle uživatelem nastavených pravidel 1.1.1 možnost definovat pravidla pro jednotlivé položky či skupiny položek 1.1.2 možnost definovat pravidla pro jednotlivé manipulační jednotky položek 1.1.3 možnost definovat pravidla pro jednotlivé zákazníky 1.1.4 možnost definovat pravidla pro jiné atributy zboží 1.1.5 možnost definovat tzv. hierarchii pravidel (např. neskladovat na jedné lokaci zboží s různou šarží) 1.2 při výběru vhodné skladové pozice zohledňovat její kapacitu (nosnost, rozměry atd.) - nutné vést podrobné a přesné logistické údaje o položkách 1.3 optimalizace zaskladnění navržení optimální lokace dle nastavených parametrů (obrátkovost, expirace apod.)
60
1.4 nechat možnost uživateli systému obejít tato pravidla a umístit zboží na jinou skladovou lokaci 1.5 zaznamenat jakékoliv nerespektování vybrané skladové pozice (nutné rozpoznat konkrétního uživatele a časové upřesnění) 1.6 automaticky nabídnout další vhodnou skladovou lokaci po odmítnutí té nejvhodnější 1.7 automatické zaskladnění do vychystávací pozice, pokud její obsazenost poklesla pod stanovený limit 1.8 možnost přímého cross-docku (přímý přesun z příjmové plochy na plochu vychystávací, případně expediční) 1.9 při výběru lokace zohledňovat i statut položky (např. pokud je součástí celní sklad) 1.10 zaskladnění vratek - vyřešení problému s vyskladňovací strategií (FIFO atd.) 1.11 navigace skladníků při práci ve skladu pomocí mobilního terminálu
2. Zaskladňovací příkaz 2.1 systém umožňuje rozdělit zaskladňovací příkaz podle použití skladovacích technologií
3. Druh skladovaného zboží 3.1 možnost zaskladňovat pouze homogenní palety 2.2 možnost zaskladňovat i heterogenní palety
Přesuny zboží 1. přesuny zboží z důvodu optimalizace skladu - příkaz ze strany skladu - neplánované přesuny 2. přesuny zboží plánované IS (např. neustálé sledování stavu na vychystávací pozici, pokud množství klesne pod stanovený limit, naplánování jejího doplnění) 2.1 doplnění vychystávací pozice podle předem zadaných hladin (minimum, maximum) 2.2 doplnění vychystávací pozice na základě denní spotřeby zboží (na základě historie prodejních objednávek) 2.3 doplnění vychystávací pozice na základě oznámení zákazníka o budoucí promoční aktivitě (dá se tedy očekávat zvýšená poptávka po zboží) 2.4 doplnění vychystávací pozice s ohledem na kapacitu této lokace (nosnost, rozměry atd.) 3. blížící se promoční akce - výměna položek na vychystávací pozici 4. řešení rozdílů mezi skutečným a evidenčním stavem zboží (inventurní nález či manko)
Výdej zboží 1. Zablokování zboží pro výdej 1.1 možnost zablokovat zboží pro objednávání z důvodů špatné kvality (určitou skladovou položku)
61
1.2 možnost zablokovat pouze část zboží pro objednávání z důvodů špatné kvality (např. pouze pro některé šarže výrobků, pouze zboží na určitých lokacích) 1.3 možnost zablokovat zboží z důvodu jeho neproclení 1.4 možnost zablokování zboží z důvodu rezervace pro určitou budoucí objednávku
2. Vyskladňování / vychystávání 2.1 dávkové vyskladňování/vychystávání (několika prodejních objednávek, které patří do jedné expediční dávky - přeprava stejným přepravním vozidlem) 2.2 možnost přiřadit do vyskladňovací/vychystávací dávky různé objednávky podle volby uživatele systému 2.3 možnost rozdělit vyskladňovací příkaz podle potřebné manipulační techniky 2.4 možnost rozdělit vyskladňovací příkaz podle jednotlivých zón skladu vyhnout se tak přejezdům na dlouhé vzdálenosti 2.5 možnost monitorovat průběh vyskladňování/vychystávání v reálném čase (podle jednotlivých dávek, položek, objednávek atd.) 2.6 možnost vypočítat čas, který ještě zbývá do dokončení vyskladňování/vychystání 2.7 možnost spolupráce několika skladníků při vyskladňování/vychystání jedné expediční dávky - problém s odpovědností
3. Vychystávací kolečko navržení optimální cesty skladníka po ploše skladu 3.1 možnost zohledňovat hmotnost a umístění vychystávaného zboží na expediční jednotce 3.2 možnost zohledňovat provozní náklady, čas pro vyskladnění/vychystání objednávky, tedy navržení nejkratší cesty
4. Vyskladňovací strategie 4.1 možnost nadefinovat vyskladňovací strategii a přiřadit ji k jednotlivým ukladatelům zboží 4.2 možnost nadefinovat vyskladňovací strategii a přiřadit ji k jednotlivým položkám či skupinám položek 4.3 FIFO 4.4 tzv. modifikované FIFO 4.5 FEFO 4.6 tzv. modifikované FEFO 4.7 LIFO 4.7 LEFO 4.8 možnost vyskladnit zboží podle předem definovaných atributů (např. šarže výrobku, výrobní čísla produktů)
62
5. Technická podpora při vyskladňování / vychystávání 5.1 mobilní terminály se zabudovanými čtečkami čárových kódů 5.1.1 režim off-line (dávkový přenos dat) 5.1.2 režim on-line (nepřetržité propojení s WMS) 5.1.2.1 možnost zasílat zprávy ze systému na mobilní terminál jednomu uživateli 5.1.2.2 možnost zasílat zprávy ze systému na mobilní terminál skupině uživatelů 5.1.2.3 možnost odpovědi na tyto zprávy z mobilního terminálu 5.2 pick-by-voice 5.3 pick-to-light 5.4 vychystávání podle vytištěných papírových příkazů (dokumentů) 5.5 možnost provádět skladové operace ručně v případě výpadku mobilních terminálů
6. Balení a nakládka zboží 6.1 možnost grafického znázornění kompletace vychystané palety optimalizace přepravních nákladů (nutnost udržovat přesné logistické údaje o položkách) 6.2 možnost grafického znázornění nakládky přepravního prostředku optimalizace přepravních nákladů 6.3 přichystání zboží na expediční plochu v obráceném pořadí, v jakém se bude zboží vykládat u příjemce 6.4 možnost vrácení nevyexpedovaného zboží zpět na sklad 6.5 možnost editace poznámek zákazníkem, případně dispečerem skladu, k dokladu "příkaz k expedici" (dodatečné pokyny k nakládce, pořadí nakládek, mapa ložné plochy apod.)
7. Tiskové výstupy 7.1 CMR 7.2 bill of loading 7.3 soupiska zboží v případě heterogenní palety 7.4 bezpečnostní list v případě přepravy nebezpečných věcí 7.5 možnost převést tiskové sestavy do elektronické podoby (např. PDF, .xls, e-mail)
Mapa skladu 1. zobrazení layoutu skladu 2. zobrazení jednotlivých lokací 3. evidence parametrů skladu a jednotlivých lokací (rozměry lokací, nosnost, požadavky na manipulační techniku atd.)
Inventarizace zboží 1. generovat automatický příkaz k parciální inventarizaci zboží
63
1.1 možnost definovat frekvenci parciální inventarizace zboží (například využití metod ABC, Paretovo pravidlo) 2. možnost provádění inventarizace zboží podle různě nastavených kriterií (dle položky, zákazníka, uličky apod.) 3. automatický příkaz k inventarizaci u položek, které systém eviduje jako zcela neobsazené (tedy jejich vyčerpání do nuly)
Paletové hospodářství Komunikace systému s okolím 1. nejčastěji napojení na podnikový informační systém (ERP, ekonomický systém) 2. integrace se systémem ERP velkého zákazníka 3. komunikace se zákazníky prostřednictvím EDI 4. ruční zadávání dat do systému 5. webové rozhraní (např. zadávání objednávek) 6. automatické odeslání e-mailu definovaným zákazníkům v okamžiku definované události (např. stav skladu, souhrn příjmů, souhrn výdejů apod.) 7. komunikace mezi více sklady v různých geografických lokalitách 8. nadefinování přístupových práv uživatelů systému
Výkonnostní ukazatele 1. Interní ukazatelé 1.1 stupeň bezchybnosti a spolehlivosti dodávek 1.2 průměrná doba obratu skladové zásoby 1.3 velikost provozních nákladů skladu 1.4 obsazenost skladových lokací (možnost grafického znázornění) 1.5 výše přidané hodnoty poskytovaných služeb 1.6 produktivita jednotlivých skladníků při příjmu zboží - počet zpracovaných příjmů 1.7 průměrný počet položek připadající na jednu příjemku 1.8 počet příjmů / výdejů za den či jiný časový úsek 1.9 historie skladových operací (odpovědný skladník, časové upřesnění) - archivace dat 1.10 obsazenost konkrétní skladové pozice (skladová položka a její množství)
2. Externí ukazatelé 2.1 počet provedených skladových operací pro konkrétního ukladatele zboží 2.2 počet provedených manipulací pro konkrétního ukladatele zboží 2.3 obsazenost skladu (počet uskladněných palet na den) 2.4 stav zboží na skladě
64
3. Reporty 3.1 generování a zasílání reportů automaticky, dle předem nastavených kriterií nebo manuálně 3.2 stav skladu (filtr dle konkrétního data, zákazníka, položky, exspirace, atd.) 3.3 skladové pohyby a operace příjmy, výdeje, přeskladnění, atd. (filtr podle zákazníka, položky apod.) 3.4 obsazenost skladu - číselné znázornění obsazenosti skladu (filtr dle data, položky, typů palet (různé rozměry) apod.) 3.5 obsazenost skladu - grafické znázornění obsazenosti skladu (filtr dle data, položky, typů palet (různé rozměry) apod.)
Fakturace 1. možnost nastavení sazeb (za skladné / 1 den, manipulaci atd.) dle jednotlivých zákazníků a dle různých typů palet (balících jednotek) 2. možnost vygenerování uceleného výstupu k fakturaci (filtr - zákazník, časové období) 3. možnost sloučení fakturace například za dopravu s fakturací za skladné od jedné vícepoložkové faktury
65
9.4.4
Adaptabilita systému
Adaptabilita systému spočívá v jeho modularitě a otevřenosti, která je zvláště pro poskytovatele logistických služeb zcela nezbytná, vzhledem k tomu, že poskytovatel nikdy předem neví, pro jaké klienty a jaký druh zboží bude skladovat. Zadavatel by se tedy měl zaměřit u systému na rychlost jeho reakce (pružnost) při výskytu jakéhokoli nového požadavku ze strany stávajícího či budoucího zákazníka. V dnešní době mají navrch WMS, které jsou dobře a rychle nakonfigurovatelné. Ovšem druhou stranou mince je, jaký dopad mají tyto konfigurace na samotné podnikání zadavatele, zvláště z hlediska dodatečně vynaložených nákladů. Pokud se často provádí konfigurace systému, zadavatel by měl od dodavatele také zjistit, zda pozdější aktualizace, nová verze systému bude mít nějaký dopad na tyto konfigurace uzpůsobené na míru skladového provozu. V případě, že se poskytovatel logistických služeb chystá v budoucnu expandovat i na zahraniční trhy, je dalším důležitým kritériem možnost jazykové mutace skladového systému, zvláště pak tiskových sestav a reportů zasílaných ukladatelům zboží. S expandováním poskytovatele na nové zahraniční trhy se tedy nabízí otázka, zda bude schopen dodavatel systému poskytovat podporu i v těchto lokalitách.
10
Zhodnocení změny WMS ve společnosti ČSAD Hodonín a.s.
Jak již bylo zmíněno v jedné z předchozích kapitol, z porovnání projektových dokumentací obou skladových systémů vyplynulo, že tyto systémy nevykazují výraznější rozdíly, co se týká funkcionalit systému. Což také potvrzuje prohlášení zástupců společnosti o nespokojenosti se stávajícím systémem LOGI. ČSAD Hodonín a.s., podle mého názoru, dvakrát opakovala stejnou chybu v podobě výběru skladového systému bez předchozího výběrového řízení. Kolem roku 2001 český trh s WMS, které by vyhovovaly specifickým potřebám poskytovatelů logistických služeb, stál teprve na začátku. Nemůžeme se tedy divit, že společnost zvolila systém, který byl v té době spíše zaměřen na skladové procesy výrobních podniků a přizpůsobení systému bylo realizováno jeho postupnou konfigurací. V roce 2008 byla situace na trhu již o poznání lepší, ani v současné době zde sice není nepřeberné množství WMS pro poskytovatele logistických služeb, ale rozhodně se zde nabízí možnost většího výběru než na přelomu století. Proč tedy zvolila ČSAD Hodonín a.s. opět dodavatele, který neměl dostatečné zkušenosti se zaváděním skladového systému do provozu poskytovatele logistických služeb? Důvodem byla podle společnosti její předešlá zkušenost 66
s jiným produktem firmy CID International, a.s., konkrétně se systémem řídícím distribuci zboží. Společnost tedy argumentovala tím, že skladový systém bude lépe spolupracovat s tímto distribučním systémem. Ovšem toto jsou důvody zcela liché, vzhledem k tomu, že dnes je již standardem integrace WMS jednoho dodavatele se systém kterékoli jiné firmy. Kompletní změna skladového systému měla zcela jistě výrazný dopad na podnikání společnosti, jednak si vyžádala nemalé dodatečné investice, jednak se tato nepříjemná situace dotkla i samotných zákazníků. Vzhledem k podobnosti obou systémů se tak společnost ocitla po zavedení nového systému opět zcela na začátku. Znovu byly potřebné dílčí konfigurace systému, tak aby splňovaly specifické požadavky zadavatele. Otázka, kterou si tedy kladu, je, nebyla by na tom nyní společnost lépe, kdyby zůstala u prvního systému OSIRIS? Sdílením zkušeností oběma subjekty by možná v dnešní době skladový systém zcela vyhovoval potřebám ČSAD Hodonín a.s. Na závěr této kapitoly bych se ráda zmínila o problému se skladovým systémem, který je z mého pohledu pro společnost nejpalčivější. Poskytovatelé logistických služeb jsou opravdu velmi specifické subjekty, vzhledem k tomu, že dopředu neví, pro jakého klienta a jaký druh zboží budou skladovat. Každý zákazník má samozřejmě své specifické požadavky na procesy se skladovaným zbožím a to nutí společnost pružně na ně reagovat. WMS tedy musí zvládat nejen klíčové procesy (jako jsou příjem, zaskladnění, vychystání či bezchybná expedice), ale musí nabídnout i něco navíc, většinou v podobě řízení tzv. služeb přidávajících hodnotu (value added services), které se mohou lišit zákazník od zákazníka. Společnost tedy neustále řeší nepružnost svého skladového systému, a tím se stává méně konkurenceschopnou. Podle mého názoru jde o klíčové kritérium, které by měla mít společnost při výběru skladového systému vždy na paměti. Na druhé straně, žádný skladový systém neumí „zázraky“, společnost by tedy měla prostřednictvím svých obchodních zástupců zcela jasně vymezit potencionálním zákazníkům jisté hranice, co všechno jejich skladový systém dokáže a co ne. Nastavení mantinelů tak jistě pomůže vyhnout se pozdějším případných nedorozuměním a rozčarování z nedodržení obchodních podmínek.
67
Závěr Diplomová práce byla věnována problematice skladových informačních a řídících systémů. Skutečnost, že v dnešní době je velmi důležité věnovat výběru těchto systémů značnou pozornost, potvrzují nejen četné odborné studie, ale prakticky to potvrdila také reálná situace ve společnosti ČSAD Hodonín a.s. Tato společnost, která je předním poskytovatelem logistických služeb s převažujícím podílem služeb souvisejících se skladováním zboží, zavedla v roce 2001 systém OSIRIS od společnosti ICZ a.s.. Tento systém byl následně v roce 2008 vystřídán novým systémem LOGI společnosti CID International, a.s. Z porovnání projektových dokumentací obou systémů a na základě osobních zkušeností pracovníků skladu vyplývá, že oba systémy nevykazují tak výrazné rozdíly. Z tohoto důvodu není doposud jasné, proč se společnost rozhodla nespokojenost s původním systémem řešit tak radikálním způsobem, za jaký můžeme kompletní výměnu skladového systému dozajista označit. Změna takového rozsahu si vždy vyžádá nemalé dodatečné investice a přechod z jednoho systému na druhý vždy jistým způsobem ovlivní i běžný každodenní provoz skladu, což přímo či nepřímo ovlivní i samotné zákazníky poskytovatele logistických služeb. Všechny tyto okolnosti mohou např. vést ke ztrátě zákazníků, mnohdy klíčových a ke snížení konkurenceschopnosti poskytovatele. Fakt, že společnost ČSAD Hodonín a.s. není v současné době spokojena ani s druhým implementovaným systémem, mne přivedla k zásadní otázce, v čem udělala společnost opět chybu? Zejména pokud již byly předchozí zkušenosti s užíváním prvního systému negativní. Ve stručnosti lze říci, že ne příliš šťastné rozhodnutí v podobě systému LOGI pravděpodobně tkví v jeho výběru bez předchozího výběrového řízení. Společnost oslovila pouze jediného dodavatele, který jí před lety dodal informační systém řídící distribuci zboží, jen na tomto základě byl osloven i na dodávku skladové systému. Toto zjištění mne vedlo ke stanovení dalšího cíle mé diplomové práce v podobě návrhu „ideálního“ postupu při výběru skladového informačního a řídícího systému a jeho dodavatele. Část mého návrhu nejvíce použitelná v praxi zahrnuje jednotlivé oblasti, na které by se měl poskytovatel logistických služeb při svém výběru zaměřit jak u systému, tak u dodavatele. Dle mého soudu jsou ovšem nejdůležitější jednotlivé funkcionality systému, které jsou uvedeny v podobě „zaškrtávacího formuláře“ přiloženého v jedné z posledních kapitol mé práce. Jsem přesvědčena, že tyto informace by měly společnosti poptávající WMS pomoci blíže specifikovat její požadavky a očekávání na něj kladené. 68
Zdroje Knižní zdroje: FOTR, Jiří a kol. Manažerské rozhodování: postupy, metody a nástroje. Praha: Ekopress, 2006. ISBN 80-86929-15-9 PERNICA, Petr: Logistika (Supply Chain Management) pro 21. století (1. díl). 1. vyd. Praha: Radix, 2005. ISBN 80-86031-59-4 PERNICA, Petr: Logistika (Supply Chain Management) pro 21. století (2. díl). 1. vyd. Praha: Radix, 2005. ISBN 80-86031-59-4 PERNICA, Petr: Logistika (Supply Chain Management) pro 21. století (3. díl). 1. vyd. Praha: Radix, 2005. ISBN 80-86031-59-4 VEBER, Jaromír a kol. Management: základy, prosperita, globalizace. Praha: Management Press, 2000. ISBN 80-7261-029-5
Odborné časopisy (on-line archiv): CIO BUSINESS WORLD http://businessworld.cz/ INDUSTRY WEEK – databáze ProQuest Central http://www.umi.com/pqdauto » CABLE, Josh. Not Yout Father’s Warehouse Management Systém. Industry Week. Cleveland: Oct 2009. Vol. 258, Iss. 10, p. 22 INTERNATIONAL JOURNAL OF LOGISTICS MANAGEMENT - databáze ProQuest Central http://www.umi.com/pqdauto » RUTNER, Steven M., LANGLEY, John C. Jr. Logistics value: Definition, process and measurement. International Journal of Logistics Management. Ponte Vedra Beach: 2000. Vol. 11, Iss. 2, p. 73 IT SYSTEMS http://www.systemonline.cz/ JOURNAL OF MARKETING THEORY AND PRACTICE - databáze ProQuest Central http://www.umi.com/pqdauto » ROGERS, Dale S., LEUSCHNER, Rudolf. Supply Chain Management: Retrospective and Prospective. Journal of Marketing Theory and Praktice. Armonk: Fall 2004. Vol. 12, Iss. 4, p.60 LOGISTIKA http://logistika.ihned.cz/ RELIANT LOGISTIC NEWS http://www.logisticnews.cz/
Internetové zdroje: CID International, a.s. http://www.cid.cz/index.m 69
Council of Supply Chain Management Professionals http://cscmp.org/ ČSAD Hodonín a.s. http://www.csad.com/cs/c/ ICZ a.s. http://www.i.cz/ Mezinárodní konference Systémová integrace – online archiv http://si.vse.cz/
Jiné zdroje (interní dokumenty aj.): Implementační projekt otevřeného skladového informačního a řídícího systému OSIRIS ve společnosti ČSAD Hodonín a.s. (ICZ a.s.) Implementační studie na dodávku informačního systému pro logistické sklady LOGI pro společnost ČSAD Hodonín a.s.(CID International, a.s.) Výroční zpráva ČSAD Hodonín a.s. za rok 2006, 2007, 2008 www.justice.cz
70
