Česko--německý seminář Česko
Výměna zkušeností v oblasti veřejné správy Tschechischschechisch-deutsches deutsches Seminar
Erfahrungsaustausch in der öffentlichen Verwaltung
„Spolufinancováno Evropskou unií z Evropského fondu pro regionální rozvoj“, „Investice do vaší budoucnosti“ „Kofinanziert durch die Europäische Union aus dem Europäischen Fonds für regionale Entwicklung“, „Investition in Ihre Zukunft“
Přínos zavedení metod kvality
Krajský úřad Karlovarského kraje
2
Obsah • Základní informace – o Karlovarském kraji – o Krajském úřadě
• Metody kvality zavedené na úřadě – CAF • popis • příklady dobrých praxí z Akčního plánu
– Benchmarking • • • •
popis sledované oblasti ukázka výstupů dat příklady dobrých praxí 3
Základní informace Karlovarský kraj • Je vyšším územním samosprávným celkem, který má právo na samosprávu; má vlastní majetek a vlastní příjmy. • Zaujímá přibližně 4,2 % rozlohy ČR, na jeho území žijí 3 % obyvatel ČR a nachází se 132 obcí. • Je spravován Zastupitelstvem kraje; jeho dalšími orgány jsou Rada kraje, hejtman a Krajský úřad.
4
Základní informace Krajský úřad • Plní úkoly v samostatné i přenesené působnosti. • V čele stojí ředitel, má 315 zaměstnanců. • Hlavním posláním je poskytování kvalitních služeb všem svým zákazníkům (občanům, zastupitelům, radě, podnikatelům, občanským sdružením…).
5
Základní informace STÁTNÍ SPRÁVA
SAMOSPRÁVA Hejtman
Ministerstva
Rada kraje Zastupitelstvo kraje
úkoly
Krajský úřad v čele s ředitelem
6
CAF Common Assessment Framework (Společný hodnotící rámec)
Popis: – cestou sebepoznání a sebehodnocení odhalit silné a slabé stránky úřadu (Sebehodnotící zpráva) a následně pomocí opatření (Akční plán) dosáhnout zlepšení – od roku 2004 – pracovní skupina CAF (složená ze zaměstnanců napříč úřadem) provádí sebehodnocení a navrhuje řediteli Akční plán
„Poznej sám sebe a pak se zlepši“
7
CAF Příklady dobré praxe z Akčních plánů: – Průzkumy spokojenosti zaměstnanců – Průzkum spokojenosti s prací úřadu: • starostů • zastupitelů • ředitelů příspěvkových organizací • občanů – Internetové kiosky na každé recepci – Schránky na podněty a připomínky na každé recepci 8
CAF Příklady dobré praxe z Akčních plánů: – – – –
Interní telefonní seznam s náhledem o přítomnosti Sledování skutečné doby vyřízení stížnosti Systém hodnocení zaměstnanců – vzorový model pro vedoucí Systém začlenění nových zaměstnanců – přidělení mentora po dobu 3 měsíců – Etický kodex – Zdravotní volno – v délce max. 3 dnů v roce, neplacené
9
Benchmarking Popis: – vzájemné porovnávání s cílem definovat dobré praxe a zlepšit se učením od druhých – od roku 2006, zapojeno 12 krajských úřadů – pravidlo: údaje a efekt musí převýšit čas strávený sběrem dat
„Proč vymýšlet vymyšlené?“
10
Benchmarking Sledované oblasti : –
sběr a porovnání dat od roku 2004
• • • •
–
Autoprovoz Lidské zdroje Kancelářské potřeby a telefonie Informatika
sběr a porovnání dat za období 2005 – 2007
• Vnitřní předpisy • Petice a stížnosti • Metodická pomoc 11
Benchmarking Ukázky výstupů dat – lidské zdroje E. Míra fluktuace (v %) 18
17,1
16
14,8 13,8
14 12
13,5
12,9 11,9 11,1
11,0 9,7
10 8 5,7
6,2
6,7
10,6 8,3 8,5
9,9 8,9
8,5
7,3 7,5
12,0 11,0
10,6
9,2
8,2
6
12,5 11,7
9,0
8,5
9,6
9,3
Zlínský
Středočeský
8,2
7,4 5,4
4,9
5,3
4 2 0
Jihočeský
Jiho-moravský
Karlovarský Králové-hradecký
Míra fluktuace 2006
Liberecký
Moravskoslezský Olomoucký
Míra fluktuace 2007
Pardubický
Plzeňský
Míra fluktuace 2008
Vysočina
Benchmarking Ukázky výstupů dat - autoprovoz A. Průměrné roční provozní náklady na 1 ujetý kilometr 6,8 6,4 6 5,6 5,2 4,8 4,4 4 3,6 3,2 2,8 2,4 2 1,6 1,2 0,8 0,4 0
6,34 5,79
5,66 5,42
5,51 4,87
4,75 4,57
4,50 4,49 4,05
4,58 4,07
3,85 3,61 3,61
4,18
4,12
4,27 3,99 4,02
3,78
3,69
3,67
4,12
3,93
3,89 3,64
3,58
3,89 3,90 3,65
3,46 3,25 3,23
2,90
Jihočeský
Jiho-moravský
Karlovarský
Královéhradecký
Provozní náklady 2006
Liberecký
Moravsko-
Olomoucký
Pardubický
Plzeňský
slezský
Provozní náklady 2007
Provozní náklady 2008
Vysočina
Zlínský
Středočeský
Benchmarking Ukázky výstupů dat – kancelářské potřeby G. Kancelářský papír 2006 - 2008 spotřeba na 1 zaměstnance balík
20,00 19,00 18,00 17,00 16,00 15,00 14,00 13,00 12,00 11,00 10,00 9,00 8,00 7,00 6,00 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00 0,00
18,57 17,12 15,23
15,32
14,99
13,95 12,52
13,6113,47
12,64
12,51 11,88
12,1112,32
14,84
14,73 13,18 12,59
14,22
14,10
13,29 12,07
11,92
11,53 11,14
11,25
15,47 14,94
10,22
9,90 9,21
8,61
8,26
7,29
Jihočeský
Jihomoravský
Karlovarský
Královéhradecký
Kancelářský papír 2006 spotřeba
Liberecký
Moravskoslezský
Olomoucký
Kancelářský papír 2007 spotřeba
Pardubický
Plzeňský
Středočeský
Kancelářský papír 2008 spotřeba
Vysočina
Zlínský
Benchmarking Příklady dobrých praxí: – Využívání vlastních zaměstnanců jako lektorů – Odlišení soukromých hovorů předvolbou, platba srážkou ze mzdy – Nákup kancelářských potřeb na elektronické aukci – Zavedení tiskových center (tiskárny, kopírky), přihlášení ID kartou zaměstnance – Centrální správa autoparku
15
Dotazy ?
16
Závěr Cestou ke spokojenosti našich zákazníků je neustále zlepšování našich služeb.
motto W.Edwards Deming : „Je bezpečnější nedělat nic. Ovšem tím nedosáhneme žádné změny.“
Děkuji za pozornost Roman Rokůsek, ředitel Krajského úřadu Karlovarského kraje 17
