Výběr HRIS
5.6. 2014 Petr Kadlec, Jan Pavelka
HR snídaně vážně i s humorem
Výběr HRIS 1. 2. 3. 4.
historie a definice HRIS 10 kroků správného výběru implementace a podpora náhled na český trh
2
Evoluce HRIS Strategické HR " Talent management, Kompetence" Řízení výkonnosti, Nástupnictví" Cloud" Strategický přínos"
HR Business Partnering" " Nábor, Vzdělávání, Kompenzace" Samoobslužné portály" Samostatné HRIS" HR Operativa/ERP" " Personální evidence, Mzdy" Klient/server" HR evidence" Mzdový systém" Mainframe"
1970"
1980"
1990"
2000"
2010"
Současnost"
3
Co představuje HRIS
Rozšířené" interakce"
Talent " management"
Zaměstnanec ké portály"
Nábor"
Manažerské portály"
Plánování " pracovní síly"
Odměňování"
Odměňování"
Benefity"
Transakční " zpracování"
Personální evidence"
Mzdy"
Reporting, " Analytické nástroje"
Onboarding"
Řízení výkonnosti," cíle, kompetence"
Docházka," evidence času"
Systemizace"
Vzdělání a rozvoj"
Karierní plány, nástupnictví"
Legislativa, zvyklosti" Výkazy do st. institucí"
4
5 NEJ důvodů způsobů jak na HRIS 1. 2. 3. 4. 5.
dostat náklady na pracovní sílu pod kontrolu rychlost a zpřístupnění informací soulad s legislativou a regulacemi snížení administrativní zátěže HR oddělení zvýšení hodnoty lidského kapitálu (TM)
5
10 kroků správného výběru
6
1. Kdy nazrál čas • • • • •
Neplní funkční požadavky Nesplňuje legislativní a zvyklostní požadavky Technologicky nevyhovuje Nerespektuje procesy, chybí celé procesy Svazuje organizaci, přizpůsobuje se systému, nikoliv systém požadavkům organizace • V nastavení našich procesů je naše know how, naše výhoda před konkurencí • Potřeba změny
7
1. Neexistuje perfektní řešení!
Je to jako s oblečením...
8
1. Trendy a vlivy v HR Omezená závislost na vlastním IT" Sociální sítě Gen X/Y/Z"
Nová role HR"
Big data" mobilní technologie, BYOD, cloud" web 2.0, html5, dynamika"
Globalizace – kulturní rozdíly" Jiní uživatelé HRIS"
Motivace a angažovanost"
9
1. Nasazení HRIS v cloudu
¾"
A v jaké skupině jste vy?
10
2. Kdo odpovídá za výběr Musí být" • •
HR
versus
• • • • • • •
CIO"
Tým"
•
HR ředitel + další HR manažeři " Mzdový specialista"
Mzdový systém, legislativní shoda" Mzdové reporty a výstupy do lokálních institucí, výstup účetnictví" Personální administrativa" Docházka" Vykazování času" Vzdělávání" BOZP, lékařské prohlídky" Uživatelské customizace" Standartní sada reportů, uživatelsky upravitelné reporty a výstupy" Bezpečnost, role, přístupová práva,"
F" I" L" T" R"
Bylo by potřeba" • • • • • •
Kontrolingové výstupy" Jazykové mutace" Podpora procesního řízení" Notifikace, workflow, " Integrační nástroje" Nábor"
•
benefitní systémy"
Vypadalo by pěkně"
IT"
• • • • • • • • • • •
Analytické výstupy" Plánování nástupnictví" BI, KPIs" Self service portály" životní cyklus zaměstnance" Onboarding" karierní plánování" rozvojové plány" hodnocení výkonosti" plánování nástupnictví" outplacement"
"
Sponzor, CFO, Fin."
11
3. RFI – žádost o informace • Volitelný krok • Pro získání dalších informací: • • • •
ceny trendy technologie možní dodavatelé
• Hrubé síto
12
3. Kategorie HR systémů Korporátní systémy • • • •
procesní řízení, moderní trendy, reportovací nástroje, BI analyAcké a integrační nástroje integrace mzdových systémů SAP, PeopleSo*, ... Elanor...
Lokální systémy • Opoždění oproA korporátním systémů, jistá rezistence • Rozšířené mzdové a personální, chápání mezd jako jedné z klíčových oblasL • Národní legislaAva, zvyklosA, výkaznictví • Mnohdy tlustý klient, windows aplikace • KS program, Perm, OKbase, Target, Vema, Nugget, Ron, Datacentrum, ...
13
4. Rozpočet/ROI • Obhájení investice před sponzorem • Projektové řízení – dodržení rozpočtu a času • Cloud vs. on-premise
14
5. RFP – žádost o nabídku • • • • • • • • • • •
Seznámení se společností Popis HRIS Popis funkcionalit systému Technické požadavky na prostředí Požadavek na cenu (včetně implementace, školení a údržby) Závazná struktura nabídky Požadavek na reference Popis služeb service desk Žádost o demo Vzorové licenční podmínky Smlouva na podporu
•
Je 15 stránek hodně nebo málo? 15
5. Výběrové řízení • • • •
Trocha legislativy Organizace VŘ Na co si dát pozor Zadávací dokumentace
16
5. Požadavky na dodavatele • • • • • •
Řešení v dané vertikále, v odpovídající velikosti Partnerský dlouhodobý vztah Supportní systém, dostupnost 5/8, 5/12, 7/24 Reference v daném oboru, referenční návštěvy Implementační a supportní tým komunikují Projektové řízení
• Typy dodavatelů: ERP
čisté HRIS
TM a vzdělávání
Outsourcing 17
6. Posouzení nabídek • • • •
Multikriteriální výběr Barevná tabulka Hodnotící komise Doplňující dotazy
• Racionální kritéria vs. intuice. Navíc všichni mají SAP J
18
7. Užší výběr a reference • • • • • • • • • • • • •
Čím se vaše společnost zabývá? O kterých dalších systéme jste přemýšleli? Proč jste se rozhodli pro zvolený systém? Jak jednoduchý/složitý byl proces implementace? Byl projekt v souladu s plánem? Jak dlouho trvalo zaměstnancům osvojit si nový systém? Jaká byla kvalita zaškolení a je kvalita podpory? Jaká je kvalita aktuální verze software? Máte významnější problémy od doby implementace? Systém a nastavení plní vaše očekávání? Rozhodli by jste se znovu pro stejný systém? Nejsložitější etapa spolupráce s dodavatelem? Doporučil by jste dodavatele dalším obdobným společnostem?
Demo
Proof of Concept
19
8. Rozhodnutí • • • •
Vyhodnocení Komunikace k účastníkům Poděkování poraženým Výběr 2 dodavatelů pro analytickou fázi? ANO"
NE"
20
9. Vyjednávání
21
10. Smlouva Klíčové části: • dodávka licencí • smlouva o dílo – implementace • ceny za ČD konzultantů • SLA – podpora: • software + hardware • řešení – specifický vývoj, integrace, ...
22
Implementace • Projektové řízení • Sponzor, PM, architekt dodavatele, seniorní uživatel, schéma odpovědností • Dodržení kvality • Dodání v čase a v rozpočtu • Ošetření a řízení rizik • Změnové řízení • Integrace a importy dat
23
Letem českým světem 25"
Počet řešení"
19" DATACENTRUM 2 Elanor Global Java EdiAon FLUXPAM HR info HR plus HR Vema HRES -‐ HR EffecAveStaff Lanteria Kompas2 KS mzdy PROFi MAGION Gazela Magma HCM NUGGET OKbase P&I LOGA PAMICA 2012 PERM PERMIS RONMZDY -‐ PROFI SOFTIP Human Resources
čisté HR IS"
ABRA Gx Altus Vario AZ.PRO Bílý Motýl BYZNYS ERP DUNA MZDY EPASS® Exact Synergy Enterprise HELIOS Green HELIOS Orange HELIOS SPIN HELIOS Wéčko IDEA-‐mzdy IFS Aplikace KARAT KelSQL Microsok Dynamics AX myWAC Oracle E-‐Business Suite Oracle Fusion HCM Oracle JD Edwards Orsok PeopleSok Enterprise HCM QI SAP ERP HCM
ERP"
6" Atollon Lagoon Recruitment LMC G2 Oracle Taleo Cloud Service Perfolean plusPortal SuccessFactors
TM a vzdělávání"
1" ADP
outsourcing"
24
Zhodnocení HR technologií ZDARMA Audit dle metodiky HRAT* • • • • • • •
analýza stávajících systémů a jejich vazba na okolí podpora HR procesů identifikace silných stránek a oblastí ke zlepšení doporučení vhodných typů HR IS 2 dny na pracovišti do 3 týdnů závěrečná zpráva platí do října 2014
* HR Assessment by Talterra
25
Pozvánka na další snídani 1. Spolupráce s absolventy
2. Plánování nástupnictví
3. Na personální audit pozitivně 26
