VvE Quarakter IV te Krimpen aan den IJssel ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Notulen van de Algemene ledenvergadering gehouden op dinsdag 10 april te Krimpen aan den IJssel Aanwezig namens het bestuur: • De heer Melenboer • De heer Groot • De heer Heijboer
VvE Oeverzwaluw Qua Wonen VvE Krooneend
Aanwezig namens VT 2000 B.V.: • De heer Priem beheerder ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------1. Opening, vaststellen van stemmenaantal en agenda Het bestuur heeft gevraagd aan de heer Priem om de vergadering voor te zitten. Alle aanwezigen geven hiervoor hun akkoord. De heer Priem opent de vergadering om 20.20 uur en heet alle aanwezigen van harte welkom. Mevrouw Van der Bent notuleert deze vergadering. Er zijn in totaal, in persoon dan wel bij volmacht vertegenwoordigd, 151 van de 180 stemmen aanwezig. Dit is voldoende om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. Er worden geen punten aan de agenda toegevoegd. 2. Mededelingen van het bestuur en ingekomen stukken Het bestuur doet geen mededelingen. Er zijn meerdere ingekomen stukken. De meeste ingekomen stukken hebben betrekking op de agendapunten en worden gedurende de vergadering besproken. Onderstaande onderwerpen worden apart besproken. De ingekomen stukken inclusief toelichting zijn u tevens afgelopen weekend door het bestuur per email toegestuurd. Reparatie scheuren in de vloer van de garage Een ingekomen stuk van de heer Knegt. De scheuren zijn in 2008 bij ERA Bouw gemeld. ERA Bouw heeft dit in eerste instantie afgewezen als garantie, maar heeft hiervoor geen schriftelijke verklaring voor afgegeven. De VvE gaat hier niet mee akkoord. VT 2000 B. V. heeft inmiddels bij het SWK een kopie van het garantiecertificaat opgevraagd. Een commissie wordt gevormd en deze commissie gaat, samen met het bestuur, nog 1 keer met ERA Bouw in gesprek. Vervolgens wordt anders een gerechtelijke procedure gestart. Uitleg WA verzekering bij calamiteit op de helling van de inrit Een ingekomen stuk van de heer De Jonge. Er is bij sommige eigenaren onduidelijkheid over de opstalverzekering van de VvE. VT 2000 B.V. heeft aangegeven dat elke schade apart wordt beoordeeld.
1
Mochten eigenaren een schade hebben kunnen zij telefonisch contact opnemen met VT 2000 B.V. en wordt de situatie, in overleg met de verzekeraar, beoordeeld. Weghalen bovenste traptrede Een ingekomen stuk van de heer Breedveld. In het verleden is beneden al een trede weggehaald. Het voorstel van het bestuur is om de bovenste trede niet weg te halen. De bestaande situatie blijft gehandhaafd. Elektrakosten onderbrengen in VvE Quarakter IV i.p.v. de hoofdvereniging Een ingekomen stuk van de heer Verstappen. Alle betalingen lopen nu via de hoofdvereniging. Dit gaat goed. Het voorstel van het bestuur is daarom om dit niet te veranderen. Het bestuur gaat onderzoeken of dit eventueel volgend jaar kan worden omgezet, als dit kosten scheelt. Aanpassing vuilwaterpomp Een ingekomen stuk van de heer Knegt. Het bestuur heeft aangegeven dat er een reserve pomp aanwezig is. 3. Bespreken en vaststellen notulen van de vergadering d.d. 13 april 2011 De notulen van de vergadering gehouden op 13 april 2011 worden pagina voor pagina, tekstueel en inhoudelijk, doorgenomen. Zonder opmerkingen wordt het verslag goedgekeurd. Met dank aan de opsteller zijn hiermee de notulen vastgesteld. 4. Toelichting op de jaarrekening over 2011 Alle pagina’s van de jaarrekening worden doorgenomen. Het onderhoudscontract voor het bellentableau is achteraf toch niet afgesloten. 5. Verslag kascommissie betreffende de jaarrekening over 2011, goedkeuring van deze jaarrekening en het verlenen van decharge aan het bestuur en VT 2000 B.V. De heer Verstappen heeft de kasstukken van de hoofdvereniging gecontroleerd. Mevrouw Kol en de heer Procee hebben de kasstukken van VvE Quarakter IV gecontroleerd. De beide kascommissies geven aan dat de boekhouding correct is gevoerd en geven een positief advies af aan de vergadering om de jaarrekening goed te keuren en daarmee decharge te verlenen. De vergadering neemt, zonder tegenstemmen, de volgende besluiten: • Goedkeuring van de jaarrekening over 2011 • Verlenen van decharge aan de commissie van toezicht en VT 2000 B.V. • Boeken van het resultaat ten gunste van de algemene reserve Volgend jaar worden de stukken van de hoofdvereniging samen met de stukken van VvE Quarakter IV gecontroleerd. De kascommissies worden bedankt voor de uitgevoerd controle. 6. Hellingbaan inrit Er wordt een commissie gevormd die het bestuur gaat ondersteunen om alle nog openstaande garantieklachten proberen op te lossen. De commissie bestaat uit de heren Verstappen, Knegt. Kol en Van den Heuvel. Ook van de kennis van Qua Wonen wordt gebruikt gemaakt. 7. Meerjaren onderhoudsplan Het meerjaren onderhoudsplan wordt toegelicht door de heer Melenboer. Er ontstaat direct wat discussie over de opmaak van het plan. Vooral de geplande kosten voor het bellentableau worden als te hoog ervaren.
2
Er wordt afgesproken dat het meerjaren plan opnieuw wordt gemaakt en dat alle eigenaren hier te zijner tijd over worden geïnformeerd. De heer Kol wordt door de vergadering gekozen om het bestuur hierin te ondersteunen. 8. Algemene bellentableau Er wordt een commissie gevormd die het bestuur gaat ondersteunen om alle nog openstaande garantieklachten proberen op te lossen. De commissie bestaat uit de heren Verstappen, Knegt. Kol en Van den Heuvel. Ook van de kennis van Qua Wonen wordt gebruikt gemaakt. 9. Plaatsen van een camera bewaking Voorstel ingebracht door de heer van Dieren. De kosten zijn ongeveer € 1.500, -. Het voorstel wordt in stemming gebracht, maar met een meerderheid van stemmen wordt dit voorstel afgewezen. 10. Wijzigen van het huishoudelijke reglement Het betreft 27 bezoekersplaatsen, waarvan Qua Wonen de eigenaar is. Qua Wonen komt binnenkort met een voorstel, waarover alle eigenaren worden geïnformeerd. 11. Aanbrengen van een beveiligingsbeugel op de muur Voorstel ingebracht door de heren Van den Heuvel, Van Dieren en Pezzaro. Het voorstel wordt in stemming gebracht en wordt met 4 tegenstemmen aangenomen. De muurbeugel dient 20 cm van de vloer te worden gemonteerd. Alle verzoeken hiervoor dienen bij het bestuur worden aangevraagd. 12. Bespreken en vaststellen begroting 2012 en de VvE bijdrage De begroting voor 2012 wordt doorgenomen. De kosten voor het bellentableau nemen een groot deel van de meerjarenbegroting in beslag. Vandaar dat de dotatie groot onderhoud misschien niet juist. Dit wordt in 2012 verder uitgewerkt. Toch wordt het voorstel om de begroting en daarmee de verhoging van de maandelijkse bijdrage in stemming gebracht. De vergadering neemt zonder tegenstemmen het voorstel aan om de maandelijkse bijdrage te verhogen volgens begroting. De verhoging gaat in op 1 juni 2012. Wanneer eigenaren aan VT 2000 B.V. een automatische incasso hebben afgegeven, zorgt VT 2000 B.V. ervoor dat dit wordt aangepast. 13. Mandaat bestuur verhogen van € 500, - naar € 2.500, Het voorstel van het bestuur is om het mandaat te verhogen van € 500, - naar € 2.500, -. De vergadering is zonder tegenstemmen akkoord met dit voorstel. 14. Benoemen van bestuur, technische commissie en kascommissie De vergadering benoemd, zonder tegenstemmen de volgende commissies. Bestuur: • De heer Melenboer • De heer Groot • De heer Heijboer
3
Commissie ter ondersteuning van het bestuur om de garantieklachten op te lossen: • De heer Knegt • De heer Verstappen • De heer Van den Heuvel • De heer Kol Kascommissie VvE Quarakter IV en VvE Hoofd Quarakter: • De heer Verstappen • De heer Procee • Mevrouw Kol 15. Goedkeuren van de incassoprocedure De incassoprocedure wordt , zonder tegenstemmen, goedgekeurd. Wanneer eigenaren de incassoprocedure willen inzien, kan deze opgevraagd worden bij VT 2000 B.V. (
[email protected]). 16. Certificering VT 2000 B.V. VT 2000 B.V. dankt de leden voor het in haar gestelde vertrouwen. Het team van VT 2000 B.V. wil de taken zorgvuldig uitvoeren. Om dit naar buiten toe ook uit te dragen is ervoor gekozen om de organisatie te laten toetsen en het keurmerk voor VvE beheerder aan te vragen. VT 2000 B.V heeft begin januari 2012 het certificaat verkregen. Een gecertificeerd VvE beheerkantoor wordt echter jaarlijks opnieuw gekeurd. Vandaar dat aan de VvE toestemming wordt gevraagd om de dossiers in te laten zien aan de keurende partij, dit ten behoeve van de keuring. Met de gegevens wordt ook door de keurende instantie vertrouwelijk De vergadering geeft, zonder tegenstemmen, toestemming aan de keurende instantie om de dossiers van de VvE in te zien. 17. Rondvraag Kan de datum van de vergadering volgend jaar vervroegd worden? - De datum voor volgend jaar is al vastgesteld. Kunnen er in de garage oplaadpunten komen voor elektrische auto’s? - Het bestuur gaat dit onderzoeken Kunnen er meer stopcontacten komen? - Bij de invalidenplaats van de Oeverzwaluw zit in het plafond een stopcontact Bij de ontluchting van de ventilatie spelen regelmatig kinderen. Kan hier iets aan gedaan worden? - Dit wordt onderzocht door het bestuur Mevrouw Harreman biedt haar parkeerplaats te koop of te huur aan - gegadigden hiervoor kunnen zich aanmelden bij het bestuur Vraag om de lampen met een laag wattage in de gang bij de bergingen aan te brengen - De heer Tieleman gaat hiervoor zorgen 18. Sluiting De heer Priem dankt alle aanwezigen voor de positieve inbreng en sluit de vergadering om 22.50 uur.
Datum volgende Algemene ledenvergadering: woensdag 10 april 2013
4
Besluitenlijst De notulen van de vergadering d.d. 13 april 2011 zijn vastgesteld De agenda is vastgesteld De jaarrekening over 2011 is goedgekeurd Er is decharge verleend aan VT 2000 B.V. en aan het bestuur Het resultaat wordt ten gunste geboekt van de algemene reserve Het voorstel voor het aanbrengen van een beveiligingsbeugel is aangenomen Het mandaat van het bestuur voor het uitvoeren van klein onderhoud is verhoogd tot € 2.500, -. • De incassoprocedure is goedgekeurd • Er is toestemming verleend aan de keurende instantie om de dossiers van de VvE in te zien. Dit ten behoeve van de certificering van VT 2000 B.V. • De commissies zijn benoemd
• • • • • • •
Actielijst Actie VT 2000 B.V.: • Bestuur en benoemde commissie ondersteunen betreffende de garantiemeldingen • Reguliere administratieve werkzaamheden Actie bestuur: • Oplossing van de nog openstaande garantiemeldingen • Onderzoek naar eventuele bescherming ontluchting ventilatie • Onderzoek naar eventuele aanleg oplaadpunten voor elektrische auto’s • In overleg met de heer Kol bijstellen van het meerjaren onderhoudsplan Actie ondersteunende commissie: • Bestuur ondersteunen voor het oplossen van het nog openstaande garantiemeldingen Actie eigenaren: • Tieleman: aanpassen verlichting • Kol: bestuur ondersteunen in bijstellen meerjaren onderhoudsplan • Qua Wonen: voorstel indienen betreffende bezoekersplaatsen
5
