Aan de leden van de verenigde vergadering
V.V: Agendapuntnr.
30 maart 2011 H.15
Datum Bijlagen
Onderwerp
Kredietvoorstel Informatievoorziening en Automatisering 2011
15 februari 2011 1. Stand van zaken investeringen 2. Toelichting Waterschapshuis
1. Inleiding Voor u ligt een investeringsvoorstel volgend uit het huidige informatiebeleidsplan. Dit investeringsvoorstel is door de afdeling Facilitair en Systemen in samenspraak met betrokken afdelingen opgesteld. Het informatiebeleidsplan, waar dit voorstel uit voortkomt, schetst de visie en de uitgangspunten op het gebied van de geautomatiseerde informatievoorziening. Het huidige informatiebeleidsplan (2011-2015) is in 2010 door uw vergadering vastgesteld. Uit dat plan vloeit voor de uitvoering van projecten jaarlijks een investeringsvoorstel voort. Het informatiebeleidsplan wordt jaarlijks getoetst op noodzakelijke bijstelling. Hierdoor ontstaat de mogelijkheid om het plan optimaal met de afdelingsplannen en het waterbeheersplan af te stemmen en nieuwe ontwikkelingen te volgen. In paragraaf 3.2 worden de ontwikkelingen verder toegelicht. Een toelichting op de ontwikkelingen van het Waterschapshuis is als bijlage 2 bijgevoegd. Verder vindt u in bijlage 1 een overzicht van de stand van zaken van eerdere investeringsvoorstellen.
2. Voorstel Wij stellen u voor om, in lijn met het huidige informatiebeleidsplan en het meerjaren investeringsprogramma, een investeringskrediet beschikbaar te stellen van € 805.000,-.
3. Achtergrondinformatie 3.1
Korte terugblik
Op het gebied van de informatievoorzieningen en automatisering was 2010 een jaar van enkele aanzienlijke veranderingen en vernieuwen met een impact op de I&A processen. Zo is een nieuw informatiebeleidsplan opgesteld met een meerjarenplanning 2011-2015, een reorganisatie van de afdeling Middelen gerealiseerd en de Regionale Belasting Groep (RBG) opgestart en ingevoerd. Voor de uitvoering van het vorige informatiebeleidsplan heeft uw vergadering voor de jaarschijf 2010 een laatste investeringskrediet gevoteerd van € 1.180.000,-.
3.2
Plannen en ontwikkelingen
Externe ontwikkelingen: Elektronische overheid Het verbeteren van de publieke dienstverlening van overheidsinstanties is in 2003 van start gegaan met het nationaal programma ‘Andere Overheid’. Daarna is het programma overgegaan naar het NUP. In het NUP zijn er ook afspraken gemaakt tussen de Unie van Waterschappen en de Rijksoverheid. Deze afspraken zijn door ondertekening van een convenant in 2008 bekrachtigd. De totale uitvoering van het NUP door de overheid heeft in 2009 en 2010 de nodige vertraging opgelopen. Momenteel wordt het NUP tegen het licht gehouden en mogelijk op onderdelen aangepast. Het meest ingrijpende onderdeel van het NUP is het stroomlijnen van basisgegevens. De overheid gaat eenduidig om met de door de burgers en bedrijven aangeleverde basis gegevens, waardoor zij ze slechts eenmaal aan hoeven te leveren. Hiervoor heeft de overheid het stelsel van (authentieke) basisregistraties1 ontwikkeld. Door gebruik te gaan maken van dezelfde gegevens, zal binnen de overheid een gezamenlijke (elektronische) dienstverlening ontstaan, waarbij het principe van ‘eenmalige aanlevering’ en ‘meervoudig gebruik’ centraal staat. Ook op geografisch gebied spelen de nieuwe ontwikkelingen op het gebied van informatie een grote rol. Een aantal van die ontwikkelingen op landelijk en Europees niveau vereisen aanvullende investeringen. Wettelijk verplichte programma’s en ingestelde Europese richtlijnen, zoals de Kader Richtlijn Water en de Waterwet zijn hier debet aan. Deze ontwikkelingen zijn opgenomen in het WBP (WaterBeheersPlan). Ook zijn waterschappen verplicht hun eigen data aan anderen ter beschikking te stellen via de Europese INSPIRE-wetgeving. Daarnaast zijn waterschappen bronhouder van de Basiskaart Grootschalige Topografie (de nieuwe standaard basiskaart van Nederland) voor waterstaatkundige werken die onder het beheer van het waterschap vallen. Dat betekent dat het waterschap er zelf voor dient te zorgen dat de ingewonnen gegevens onderdeel van deze kaart gaan uitmaken. Omdat de uitdagingen rondom het aanpassen van de informatievoorziening bij alle waterschappen grote overeenkomsten vertoonden, is de stichting Het Waterschapshuis opgericht. Het Waterschapshuis Het Waterschapshuis heeft als doel de samenwerking te bevorderen op het gebied van ICT tussen de waterschappen en de andere overheden die actief zijn in de natte sector. Onder begeleiding van Het Waterschapshuis spannen de waterschappen zich gezamenlijk in om de kwaliteit van de digitale dienstverlening naar burgers en bedrijven te verbeteren. Daarnaast is het streven gericht op kostenbesparing op de ICT uitgaven van de waterschappen. In 2010 is een start gemaakt met de transformatie van Het Waterschapshuis van een stichting naar een Gemeenschappelijke Regeling. Dit zal naar verwachting 1 maart 2011 voltooid zijn. Dit betekent een aanpassing van zowel de bestuursstructuur als de structuur van de aansturing. In het bestuur neemt nu één lid van het Dagelijks Bestuur van ieder waterschap zitting en qua aansturing wordt nu nadrukkelijk onderscheid gemaakt tussen de aansturing van 1
Onder authentieke registraties wordt concreet verstaan de daartoe aangewezen of te ontwikkelen basisgegevensbestanden, die voor de gehele openbare sector fungeren als unieke, verplichte bron van gegevens en die daartoe voldoen aan gezamenlijk vastgestelde, hoge eisen ten aanzien van betrouwbaarheid en standaardisatie. Op dit moment zijn er 13 authentieke basisregistraties aangewezen; burgers, handelsregister, adressen en gebouwen, topografie, kadaster, voertuigen, loon, arbeids- en uitkeringsverhoudingen, inkomen, Onroerende Zaken, Niet ingezetenen, Grootschalige Topografie en Ondergrond.
2
Het Waterschapshuis en de aansturing van de behoeften van de waterschappen. De aansturing van de behoeften van de waterschappen vindt plaats onder regie van een programmaraad bestaande uit de directeuren van de waterschappen. Met deze transformatie wordt een belangrijke stap vooruit gezet om goed grip te houden op de toekomstige ontwikkelingen. In bijlage 2 is een overzicht weergegeven met stand van zaken van de lopende programma’s en projecten bij Het Waterschapshuis. Interne ontwikkelingen Na de periode van de fusie en de reorganisatie naar het directiemodel is een aantal fundamenten gelegd voor de verdere ontwikkeling van onze organisatie. In 2009 is het waterbeheerplan vastgesteld en in 2010 is een nieuw Informatiebeleidsplan 2011-2015 vastgesteld. Met ingang van 2011 gaan we jaarlijks het informatiebeleidsplan bijstellen. Hiervoor geldt dat de plannen voor de informatievoorziening en de ICT naadloos op bestaande plannen van HHSK dienen te gaan aansluiten. Zoals in het informatiebeleidsplan is aangegeven, wordt de toekomstige informatievoorziening van HHSK getoetst aan de volgende criteria; • Standaarden in informatiesystemen binnen overheid en waterschapssector; • Eenmalig vastleggen van gegevens en documenten en meervoudig gebruik; • Referentiearchitectuur voor Overheidsorganisaties vormt de basis; • Gegevensdefinities afstemmen op de gegevensstandaard Water; • Gegevensordeningen afstemmen op waterschapsinformatie architectuur; • Basisregistratie conform de landelijke authentieke registraties Overheid; • Gegevens en informatie beschermen volgens de code voor informatiebeveiliging. 3.3
Stand van zaken huidige informatiebeleidsplan
Onze visie van integrale informatievoorziening uit het huidige informatieplan heeft niet aan betekenis ingeboet. Zowel ontwikkelingen in de informatietechnologie, overheidsprogramma het NUP en Het Waterschapshuis bieden veel overeenkomsten en mogelijkheden om deze visie in de vorm van concrete voorzieningen verder te realiseren. Ter verbetering en ondersteuning van onze primaire processen zijn nieuwe informatiesystemen in gebruik genomen. Voor watersysteembeheer is dit het realiseren van een meetnet en verbeteren van de procesautomatisering. Voor zuiveringenbeheer is het een informatiesysteem voor het registreren en beheren van leidingen informatie (WION portaal). Alle voornoemde applicaties maken onderdeel uit van of zijn gekoppeld aan één integraal informatiesysteem (IRIS) en maken gebruik van een centraal geografische component. Ter verbetering en ondersteuning van de algemene en financiële bedrijfsvoering is in samenwerking met het hoogheemraadschap van Delfland in 2009 een nieuw informatiesysteem (Oracle ERP) in gebruik genomen. Het geselecteerde informatiesysteem kan meer mogelijkheden bieden dan alleen de financiële bedrijfsvoering, in 2010 is ook het inkoop- en contractmanagement hierin ondergebracht. Centrale computers en datacommunicatievoorzieningen zijn deels vervangen, verwerking- en opslagcapaciteit is uitgebreid en de beschikbaarheid de data en van systemen is verbeterd. Gezien de snelle groei in capaciteit en techniek is dit inmiddels uitgegroeid tot een continu proces. In bijlage 1 is een overzicht weergegeven met stand van zaken van de lopende investeringen en projecten I&A bij HHSK.
3
4. Motivering voorstel De onderbouwing van de benodigde middelen vindt zijn basis in de plannen die benoemd zijn in het huidige informatiebeleidsplan voor jaarschijf 2011. Daarnaast heeft de organisatie de gelegenheid gehad om op basis van nieuwe ontwikkelingen wijzigingen aan te brengen in het voornoemde plan, daarover zal bij het actualiseren van het informatiebeleidsplan weer een compleet overzicht worden gegeven. Het uitgangspunt daarbij is dat continu geborgd wordt dat initiatieven en investeringen op informatiseringgebied optimaal afgestemd zijn en blijven met plannen van hogere orde (zoals bestuursprogramma, waterbeheerplan etc.). Mogelijke bijstelling van het informatiebeleidsplan zal eind 1e kwartaal gereed zijn. De effecten zullen in de voorjaarnota worden voorgelegd. De volgende paragrafen bestaan uit korte motivaties van de verschillende onderdelen (projecten) van het voorstel.
4.1
Meerjaren visie en architectuur van ICT infrastructuur
In aansluiting op het informatiebeleidsplan 2011-2015 is ook voor het maken van keuzes in de technische infrastructuur en toekomstige ICT middelen een heldere visie nodig voor de langere termijn. Uitgaande van het feit dat de visie een beeld schetst voor de komende 5 jaar, raakt de huidige visie gedateerd. De genoemde keuzes worden gestuurd door enerzijds interne en externe behoeftes en anderzijds door architectuurprincipes en -standaarden. Deze visie, met een behoorlijk technisch fundament, willen we in belangrijke mate met de organisatie opstellen om de infrastructuur optimaal af te kunnen stemmen op de te verwachten behoeften. De investering omvat de inhuur van specialistische ondersteuning om de gezamenlijke visie op ICT architectuur voor de komende 5 jaar te beschrijven in begrijpelijke taal en schema’s. Investering 2011 Mutatie exploitatielasten na 2011
4.2
€ 20.000 -
Wegnemen kwetsbaarheid ICT beheer en optimaliseren beheerprocessen
Onze bedrijfsprocessen worden steeds meer afhankelijk van ICT middelen. Vooral de beschikbaarheid en de juiste werking worden kritischer. Voor het minimaliseren van de kwetsbaarheid van het onze ICT middelen dient, naast technische oplossingen, ook de organisatie en de processen van het systeembeheer tegen het licht te worden gehouden. Sinds het doorvoeren van enkele fundamentele wijzigingen in de technische architectuur, zijn de ICT beheerprocessen hierop nog onvoldoende aangepast. We voorzien aanpassing van drie belangrijke beheerprocessen op basis van de marktstandaard. De investering omvat de kosten voor inhuur van gespecialiseerd advies en ondersteuning. Investering 2011 Mutatie exploitatielasten na 2011
4.3
€ 15.000 -
Het opslaan en gebruiken van de meetgegevens
De invoering van het nieuwe meetnet van de afdeling Watersystemen gaat een nieuwe en grote gegevensstroom opleveren. Voor het opslaan, opschonen en analyseren ontstaat er 4
behoefte aan een specifiek systeem. Voor 2011 is een selectie en implementatietraject voorzien door de afdeling Watersystemen. Voor integratie en koppeling aan bestaande systemen zullen maatwerkoplossingen worden gemaakt. Deze kredietaanvraag betreft een aanvangskrediet. Op een later moment (2012/2013) voorzien wij nog een investeringsbehoefte van ca. € 150.000,-. De exploitatielasten worden verhogend vanwege de noodzakelijke inhuur van externen voor onderhoud, waarvoor specifieke kennis nodig is. Investering 2011 Mutatie exploitatielasten na 2011
4.4
€ 50.000 +€
5.000
Digitale factuurverwerking
Wij willen in 2011 digitale facturen kunnen verwerken. Op dit moment wordt een testproject uitgevoerd bij waterschap Rivierenland waar de resultaten veelbelovend lijken. Als de pilot positief wordt afgesloten, wil de afdeling Personeel en Financiën ook over gaan tot implementatie. Voor de hier gemaakte raming is uitgegaan van ervaringscijfers, zoals bekend bij waterschap Rivierenland, waar hetzelfde financiële systeem (GIDS) wordt gebruikt. De investering omvat de verkrijging van software en de inhuur van specialistische ondersteuning. De exploitatie verhoogt door de kosten voor de jaarlijkse licentiebijdrage van de software. Investering 2011 Mutatie exploitatielasten na 2011
4.5
€ 20.000 +€
5.000
Personeelsinformatiesysteem aanpassen aan keuzebudget
In de huidige situatie worden onze personeelsgegevens bijgehouden in het personeelsinformatiesysteem (Persmaster). In het kader van de nieuwe CAO wordt in 2012 het nieuwe individuele Keuzebudget ingevoerd. Het huidige personeelsinformatiesysteem dient daarvoor te worden aangepast. De aanpassing wordt in samenwerking met andere waterschappen gerealiseerd en gezamenlijk gefinancierd. Naar verwachting zal dit één van de laatste aanpassingen zijn, omdat we voornemens zijn het huidige personeelsinformatiesysteem in 2012 te vervangen. Onze bijdrage (investering) aan de aanpassing van het huidige personeelinformatiesysteem (Persmaster) is nog niet bekend. Om samen met de andere waterschappen te kunnen starten vragen wij een (aanvangs)krediet. Investering 2011 Mutatie exploitatielasten na 2011
4.6
€ 15.000 -
Invoeren nieuwe toepassing voor baggerwerken
Op dit moment wordt de informatie die verzameld wordt tijdens de voorbereiding en uitvoering van waterbodemonderzoeken enerzijds en baggerprojecten anderzijds nog niet centraal op een uniforme manier opgeslagen en beheerd. Voor een zorgvuldige, uniforme voorbereiding en 5
uitvoering, volledige analyses als mede het genereren van kentallen is dit echter wel noodzakelijk. In 2010 is daarom door de afdeling Watersystemen en het team Geo-informatie een eerste inventarisatie uitgevoerd naar de stand van zaken rondom de Baggermodule van het IRISsysteem die momenteel in opdracht van de waterschappen door het Waterschapshuis wordt ontwikkeld. De Baggermodule van het IRIS-systeem zal in de tweede helft van 2011 worden ingevoerd bij HHSK. Voor de realisatie en de invoering van de Baggermodule is het ook noodzakelijk dat het IRIS-systeem wordt vervangen door de meest recente versie. De investering omvat de verkrijging van de software en de inhuur van specialistische ondersteuning. De exploitatielasten verhoogt door de kosten voor de jaarlijkse licentiebijdrage van de software. Investering 2011 Mutatie exploitatielasten na 2011
4.7
€ 60.000 + € 10.000
Invoeren digitaal loket voor vergunningverlening
Met ingang van 1 juli 2011 wordt het Omgevingsloket Online Water (OLO-Water) gelanceerd. Vanaf deze datum is het bevoegd gezag voor een watervergunning verplicht de vergunningaanvrager de mogelijkheid te bieden om via deze weg vergunning digitaal aan te vragen. Deze mogelijkheid is een wettelijke verplichting uit de waterregeling horende bij de Waterwet. Het streven is hierbij om de vergunningen die digitaal binnenkomen ook digitaal retour te zenden naar de aanvrager oftewel “Digitaal in = Digitaal uit”. Dit past binnen de strategische visie van HHSK om de bedrijfsvoering te verbeteren en klantgerichter te werken. Voor de implementatie van het OLO Water wordt een krediet aangevraagd voor de financiering van de te verwachten aanpassingen van werkplekken, ICT, de huisvesting en de personeelskosten voor de uitvoering van het project. De exploitatielasten verhoogt door de kosten voor reproductieondersteuning. Investering 2011 Mutatie exploitatielasten na 2011
4.8
€ 130.000 +€
10.000
Uitbreiding webtoepassingen in het kader van e-overheid
In het kader van de realisatie van de e-overheid ontwikkelt Het Waterschapshuis voor de waterschappen e-diensten of webtoepassingen. Het Waterschapshuis heeft al het WaterNet, het Waterschapsloket en enkele specifieke webtoepassingen gerealiseerd. Ook nieuwe webtoepassingen worden veelal ontwikkeld in samenwerking met het Waterschapshuis. Voor het gebruik van de webtoepassingen zijn ook technische voorziening noodzakelijk, zoals e-herkenning (ter vervanging van DigiD voor bedrijven). Het doorontwikkelen en uitbreiden van deze functies zal HHSK in 2011 vooral aansluiten bij gezamenlijke ontwikkelingen met andere waterschappen die door het Waterschapshuis worden gestart en gerealiseerd.
De investering omvat de bijdrage aan het Waterschapshuis voor ontwikkelkosten van de webtoepassingen en de kosten voor de invoering ervan op onze Website. Investering 2011 Mutatie exploitatielasten na 2011
€ 25.000 6
4.9
Uitbreiding rapportagesysteem Business Objects
Bij HHSK wordt gebruik gemaakt van een centrale applicatie voor rapportages. In 2011 gaan meer medewerkers gebruik maken van de rapportages. Het inhoudelijk ontwikkelen van rapportages wordt verzorgd de afdelingen zelf. De afdeling Personeel en Financiën heeft het laatste jaar veel nieuwe rapportages gerealiseerd. Deze rapportages zijn zeer waardevol gebleken voor managers, budgethouders en projectleiders. Om deze rapportages langs geautomatiseerde weg beschikbaar te stellen zijn er aanvullende ICT middelen nodig. De investering omvat de verkrijging van aanvullende software. De exploitatielasten verhoogt door de kosten voor de jaarlijkse licentiebijdrage van de software. Investering 2011 Mutatie exploitatielasten na 2011
4.10
€ 25.000 +€
5.000
Voorbereiding digitaal werken en verplichtingen van externe regelgeving
Door ontwikkelen in de organisaties waarmee wij samenwerken, ontvangen wij steeds vaker elektronisch documenten. Het uitprinten van deze documenten en vervolgens verspreiden naar de gebruikers leidt tot inefficiëntie in onze eigen bedrijfsvoering. Het is nu onafwendbaar dat wij binnen afzienbare tijd gaan digitaliseren. Omdat een besluit nu nog niet geforceerd kan worden, is het wel van belang dat we bij het vervangen of inrichten van nieuwe onderdelen van onze informatievoorziening anticiperen op de komst van de digitalisering. Dit vergt investeren in tijdelijke oplossingen, om in de nabije toekomst eenvoudig te kunnen aansluiten op een digitaal documentensysteem. Zo wordt dit jaar een pilot project ingericht om de bestuurlijke informatievoorzieningen van de dagelijks bestuurleden te voorzien van elektronische hulpmiddelen om de stukken te ontvangen en software om het versiebeheer centraal te kunnen uitvoeren. Om de kwaliteit van het incidenten, klachten en meldingen proces te verhogen vraagt dit om een goede digitale werkvorm. De huidige inrichting voldoet niet aan die behoefte. De investering omvat de verkrijging van aanvullende software en elektronische hulpmiddelen en ondersteuning voor het inrichten van de software. Investering 2011 Mutatie exploitatielasten na 2011
4.11
€ 50.000 -
Vervangen werkpleksystemen en integratie telefonie
Om te anticiperen op zowel groei als op nieuwe mogelijkheden, dienen huidige computersystemen deels te worden vervangen, vernieuwd en uitgebreid. Nieuwe mogelijkheden die wij in 2011 willen realiseren is de integratie van telefonie met andere werkplekapparatuur en het e-mail/agendasysteem en het realiseren van een online uitwijksysteem. Nieuwe technieken bieden de mogelijkheid om de beschikbare computerapparatuur beter en flexibeler in te zetten en te benutten. Nieuwe virtualisatie technieken zijn hiervan een voorbeeld, waarbij de rekenkracht van centrale computersystemen naar behoefte kan worden verdeeld over de verschillende toepassingen en gebruikers. Door deze investering richten we onze computer infrastructuur in, naar de maatstaven van het flexibele werken. Hierdoor zijn 7
we in de toekomst in staat de werkplekken sneller aan te passen aan nieuwe behoeften en zijn we voldoende voorbereid op het realiseren van toekomstige kantoorinrichtingen. De investering omvat de verkrijging van apparatuur en software, en de inhuur van technische consultants voor de invoering van nieuwe ICT producten. Ook is rekening gehouden met de kosten voor opleiding van de beheerders en medewerkers. Investering 2011
€ 395.000
Mutatie exploitatielasten na 2011
-
5. Samenvatting In het onderstaande overzicht zijn de verschillende onderdelen van het investeringsvoorstel met de deelinvesteringen en de consequenties voor de jaarlijkse kosten in de exploitatie onder elkaar gezet. De genoemde bedragen zijn gebaseerd op ramingen en kunnen in de werkelijkheid iets naar boven of beneden afwijken. In de genoemde bedragen is nog geen rekening gehouden met eventuele subsidiemogelijkheden. Investeringsonderdelen
Investering
Jaarlijkse kosten na 2011
Meerjaren visie en architectuur van ICT infrastructuur
€
20.000
-
Wegnemen kwetsbaarheid ICT beheer en optimaliseren beheerprocessen
€
15.000
-
Het opslaan en gebruiken van de meetnet gegevens
€
50.000
+€
5.000
Digitale factuurverwerking
€
20.000
+€
5.000
Personeelsinformatiesysteem aanpassen
€
15.000
-
Invoeren nieuwe toepassing voor baggerwerken
€
60.000
+ € 10.000
Invoeren digitaal loket voor vergunningverlening (OLO)
€ 130.000
+ € 10.000
Uitbreiding webtoepassingen in het kader van e-overheid
€
25.000
Uitbreiden rapportagesysteem Business Objects
€
25.000
Voorbereiding digitaal werken en verplichtingen van externe regelgeving
€
50.000
-
Vervangen werkpleksystemen inclusief telefonie
€ 395.000
-
Totaal
€ 805.000
+ € 35.000
+€
5.000
8
6. Gevolgen/consequenties Het voorstel voor het beschikbaar stellen van een investeringskrediet van € 805.000,- valt binnen de meerjaren investeringsplanning van € 1.630.000,- voor jaarschijf 2011 zoals deze vermeldt staat in het informatiebeleidsplan 2011-2015. Een opmerking dient gemaakt te worden over het verschil tussen de raming in het informatiebeleidsplan en het voorliggende investeringsvoorstel. Het verschil wordt voornamelijk veroorzaakt doordat de implementatiekosten van het nieuwe belastingpakket Tax-I niet is meegenomen, dat destijds geraamd is op € 650.000,-. Door de vertraging in de realisatie ervan en door veranderingen als gevolg van de komst van de RBG, zal in de loop van dit jaar hierover een apart voorstel voorgelegd worden aan uw vergadering. De uit de investering voortvloeiende kapitaallasten en de verhoging van de exploitatielasten groot ad € 35.000,- zijn reeds verwerkt in de voorjaarsnota 2010. Dijkgraaf en hoogheemraden van Schieland en de Krimpenerwaard, secretaris-directeur,
dijkgraaf,
w.g.
w.g.
M.J.H. van Kuijk
mr. J.H. Oosters
9
