Vragen en antwoorden Commissie BBV 2016 - deel III Vraag 2016.024: Voor onze gemeente is het nieuwe BBV aanleiding om de begroting een andere indeling te geven. In feite nemen we de indeling van de BBV over in negen programma’s en vijftig taakvelden. De indeling naar taakvelden wijkt behoorlijk af van de huidige indeling. Dat geeft problemen bij de vergelijkbaarheid met voorgaande jaren. Om in de begroting/jaarrekening de vergelijking met het voorgaande jaar op te kunnen nemen moeten we extracomptabel een administratie bij gaan houden. Kunnen we in het overgangsjaar volstaan met een verantwoording over het verschil met voorgaande jaren op programmaniveau? Of moeten (voor preventief toezicht van de provincie) we ook op producten/activiteiten verantwoorden? Antwoord 2016.024: Het BBV vereist vergelijkende cijfers op programmaniveau. Verder behoeven de vergelijkende cijfers 2016 in de begroting 2017 geen aanpassing naar de nieuwe vereisten in het BBV. Verschillen die op programmaniveau ontstaan, dienen te worden voorzien van een toelichting (er zullen in elk geval verschillen ontstaan doordat er geen overhead meer is opgenomen in de programma’s).
Vraag 2016.025: Een analyse van de omvang van onze onderhoudsvoorzieningen met die van een aantal referentiegemeenten is voor ons aanleiding geweest om de dotatie en geplande onttrekking van de onderhoudsvoorzieningen in het afgelopen jaar onder de loep te nemen. Dit heeft tot resultaat gehad dat alle meerjarenonderhoudsplannen zijn herijkt en de minimale omvang van de onderhoudsvoorziening voor een totale onderhoudsperiode zijn bepaald (70 jaar). Daarbij zijn zowel uitgangspunten over onderhoudstermijnen bijgesteld als ook is het objectenbestand geactualiseerd. Resultaat van deze exercitie is dat de post onderhoudsvoorzieningen per ultimo 2015 ca. 50% te hoog is (ca. € 7,0 miljoen). Het is door de looptijd van deze voorzieningen niet meer te achterhalen op welk moment er ruimte binnen de voorzieningen is ontstaan. Dat kan zowel het gevolg zijn geweest van te hoge dotaties in het verleden, alswel geplande onttrekkingen aan de voorzieningen die in plaats van ten laste van de voorziening in de reguliere exploitatie zijn geboekt (de stand (omvang) van de onderhoudsvoorzieningen ultimo 2005 was hoger dan de berekende stand (omvang) van de onderhoudsvoorzieningen ultimo 2015). Is het toegestaan dit verschil te verwerken in het rekeningresultaat 2015, of betreft het een schattingswijziging waarvan het effect dient te worden verwerkt volgens de prospectieve methode? Dit laatste zou betekenen dat het verschil over de totale looptijd van het mjop dient te worden uitgesmeerd. Antwoord 2016.025: In het BBV is niet geregeld dat een overschot in de onderhoudsvoorziening moet worden aangehouden en via verlaging van de toekomstige stortingen moet worden teruggebracht. De voorziening is met instemming van de gemeenteraad gevormd. Dit betekent dat een overschot via besluitvorming door de raad in 1x mag vrijvallen ten gunste van het resultaat.
Vraag 2016.026: Bij het bepalen van de kostendekkendheid burgerleges mogen alleen kosten in acht worden genomen die zijn gemaakt voor producten waar leges tegenover staan. De kosten die de gemeente maakt voor producten die gratis worden verstrekt mogen niet worden meegenomen bij de berekening. Deze gratis producten vallen echter wel onder burgerzaken.
Jullie spreken over enkele uniforme taakvelden die iedere gemeente in de toekomst moet gaan hanteren. Één hiervan is het taakveld burgerzaken. Hier ontstaat bij mij enige onduidelijkheid. Wanneer alle kosten van burgerzaken in acht worden genomen (dus incl. gratis producten) zal dit leiden tot een andere kosten/opbrengst opstelling dan wanneer alleen de verhaalbare kosten in beeld worden gebracht, i.a.w. de kosten die ik in beeld breng voor de kostendekkendheid burgerleges. Ik ben benieuwd wat jullie visie op deze is. Antwoord 2016.026: Wanneer in de opstelling van de tariefsberekening de kosten van een bepaald taakveld worden meegenomen, mogen vanzelfsprekend alleen juridisch verhaalbare kosten die op dat taakveld zijn geboekt worden meegenomen. Dit kan evt. inzichtelijk worden gemaakt door in de opstelling eerst de totale kosten van het taakveld op te nemen en daar de niet-verhaalbare kosten vanaf te trekken. De VNG werkt ook aan een handreiking. Hierbij worden de taakvelden middels een kleurindeling gelabeld naar taakvelden die helemaal in de heffing kunnen, taakvelden die moeten worden verdeeld en taakvelden die geheel niet meekunnen.
Vraag 2016.027: Klopt het dat resterende verlofsaldi in de jaarrekening opgenomen moet worden als een kortlopende schuld. Zo ja met ingang van wanneer? Wij nemen dit namelijk op als "niet in de balans opgenomen financiële verplichtingen". Antwoord 2016.027: Resterende verlofsaldi zijn arbeidskostengerelateerde verplichtingen die o.b.v. BBV art. 44 lid 3 niet worden opgenomen als verplichting op de balans indien deze jaarlijks terugkerend én van vergelijkbaar volume zijn. In dit geval kan de verplichting worden toegelicht onder de ‘niet in de balans opgenomen verplichtingen’. De verlofsaldi moeten wel worden opgenomen als kortlopende schuld wanneer geen sprake is van een jaarlijks vergelijkbaar volume. In de notitie arbeidskostengerelateerde verplichtingen is opgenomen dat er bij een overmatig spaarsaldo vaak wel een financiële verplichting zal moeten worden opgenomen. De afweging is echter altijd aan de gemeente om te bekijken of er sprake is van een vergelijkbaar volume.
Vraag 2016.028: De eerste uitwerking van de nieuwe taakveldenlijst laat een hoofdindeling zien van 9 hoofdstukken met in totaal 50 taakvelden. Is het voor de gemeente mogelijk om taakvelden, indien nodig, nog verder op te knippen? Antwoord 2016.028: Gemeenten zijn vrij om voor de interne sturing en de toerekening aan de programma’s een nadere uitsplitsing van de taakvelden te hanteren. Voor de begroting en verantwoording (en Iv3) is het vervolgens wel verplicht om op het niveau van de verplichte taakvelden te rapporteren. In de uitvoeringsinformatie moet bovendien een totaaloverzicht van de baten en lasten per taakveld worden weergegeven en de wijze waarop deze taakvelden zijn verdeeld naar de programma’s. Wanneer intern voor een lager niveau is gekozen dan de taakvelden, kan hier bijvoorbeeld ook nog een stap aan worden toegevoegd: de verdeling van het lagere niveau naar de taakvelden en de taakvelden naar de programma’s. Dit is niet verplicht, maar kan het inzicht voor de raad vergroten. Het totaaloverzicht van de verplichte taakvelden en de verdeling hiervan naar de programma’s is wel altijd verplicht.
Vraag 2016.029: Wordt van een gemeente verwacht dat zij in de begroting op de betreffende indicatoren ook streefcijfers formuleert? Antwoord 2016.029: In het BBV of de ministeriële regeling is dit niet voorgeschreven. Gemeenten mogen dit zelf invullen. Dit biedt uiteraard wel een hogere toegevoegde waarde. Met name op de indicatoren waar de gemeente ook echt beleid op voert. Daar kunnen de effecten dan van inzichtelijk worden gemaakt.
Vraag 2016.030: T.b.v. de financiële kengetallen: Is het de commissie BBV bekend dat NIEGG's niet langer conform art. 38, onderdeel a, onder 1, onder de voorraden worden verantwoord, echter onder de materiële vaste activa (ec. Nut)? Antwoord 2016.030: In 2016 zal de categorie NIEGG inderdaad niet meer bestaan. In de berekening van het kengetal grondexploitaties wordt dit derhalve op ‘0’ gezet. In de formule zal de NIEGG niet worden vervangen door de MVA.
Vraag 2016.031: Is het mogelijk om een nadere duiding te geven bij de kengetallen financiële positie, zodat iedere gemeente dezelfde kwalificatie (goed/voldoende/kwetsbaar) bij de financiële kengetallen geeft. Antwoord 2016.031: Nee, er is een bewuste keuze gedaan om geen norm op te leggen voor de kengetallen. Een kengetal of de ontwikkeling van een kengetal is een weerspiegeling van het gevoerde beleid. Hierin kunnen bewuste keuzes zijn gemaakt. Bovendien zegt één kengetal op zich niet veel. Het gaat om de onderlinge samenhang van de kengetallen en de uitleg hierbij.
Vraag 2016.032(R): In onze nota reserves en voorzieningen hebben wij afspraken met de raad vastgelegd op basis van welke criteria een onttrekking uit een bestemmingsreserve plaatsvindt. Voor een aantal bestemmingsreserves is in de nota reserves en voorzieningen aangeven dat de onttrekking plaatsvindt op basis van de raming, ongeacht de hoogte van de werkelijke beleidsuitgaven. De reden hiervoor is dat er een prikkel ontstaat om de uitgaven vooral in het betreffende jaar te doen en te voorkomen dat onder-uitputting wordt overgeheveld via de reserve zonder dat er expliciete besluitvorming over plaatsvindt (de middelen blijven in de bestemmingsreserve beschikbaar). Bij de controle op de jaarrekening wordt door onze controlerende accountant een opmerking geplaatst bij de gemaakte afspraak met de raad, omdat het strijdig zou zijn met BBV wanneer er wordt onttrokken op basis van een raming. Volgens mij past de gemeentelijke handelswijze binnen het mandaat dat de raad heeft verstrekt. De gemeente moet het voeren van administratie baseren op de uitgangspunten van BBV. Als de gemeente strijdig handelt met BBV - waar ik vooralsnog niet vanuit ga - kunt u dan aangeven op basis van welk(e) artikel(en) dit zou kunnen zijn?
Antwoord 2016.032(R): Het onttrekken uit reserves op basis van de raming is niet strijdig met het BBV. Dergelijke onttrekking zijn rechtmatig, want deze zijn gebaseerd op het raadsbesluit waarin staat dat de onttrekking plaatsvindt o.b.v. de raming, ongeacht de feitelijke besteding. Het is dan niet verplicht dat er ook daadwerkelijk bestedingen staan tegenover de onttrekking. Ook andersom geldt dat wanneer de geraamde onttrekking lager is dan de werkelijke last, zonder verdere besluitvorming door de raad ‘slechts’ het geraamde bedrag mag worden onttrokken. Wij adviseren voor dergelijke situaties systeemafspraken vast te leggen in de nota reserves en voorzieningen.
Vraag 2016.033: Is er in het vBBV een minimum activeringsgrens voor investeringen voorgeschreven? Voor onderlinge vergelijkbaarheid lijkt dit toch een van de randvoorwaarden. Antwoord 2016.033: Nee er wordt geen minimumgrens voorgeschreven. Bij een eigen vastgestelde en in de 212 verordening vastgelegde minimumgrens mag het niet om materiële bedragen gaan. Dit zal de vergelijkbaarheid daarom niet in belangrijke mate beïnvloeden.
Vraag 2016.034: Worden er in het vBBV afschrijvingstermijnen voorgeschreven (in verband met onderlinge vergelijkbaarheid)? Antwoord 2016.034: Nee, afschrijvingen moeten gebeuren op basis van de gebruiksduur. Vergelijkbaarheid betekent dat uniform wordt omgegaan met wel of niet activeren. De gebruiksduur kan afhankelijk zijn van de lokale omstandigheden.
Vraag 2016.035: In de aanloop na het nieuwe BBV is er door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties juni 2015 een notitie uitgebracht met de hoofdlijnen van de vernieuwing. Daarin staat het volgende aangegeven: ‘Met het oog op een betere vergelijkbaarheid van de kosten, wordt in het nieuwe BBV de systematiek van activering en afschrijving voor alle investeringen gelijk getrokken: investeringen met een maatschappelijk nut dienen, evenals investeringen met een economisch nut, te worden geactiveerd en over de verwachte levensduur te worden afgeschreven. Daarmee wordt tevens bevorderd, dat de kosten van de investeringen ten laste komen van burgers en bedrijven, op het moment dat zij er nut van hebben.’ Ik lees hierin dat dus het sparen vanuit de rioolheffing en investeringen (deels) direct af te boeken uit een spaarvoorziening niet meer mogelijk is. Ik heb echter begrepen dat de notitie riolering van november 2014 van kracht blijft. Blijft dan ook het sparen voor toekomstige investeringen tot de mogelijkheden behoren? Antwoord 2016.035: Het is inderdaad in eerste instantie verplicht om een investering te activeren. Vervolgens is het echter ook verplicht om bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief in mindering te brengen op de activering (BBV art. 62 lid 2).
Voor riolering zijn de bedragen die zijn gespaard voor vervangingsinvesteringen bijdragen van derden die in directe relatie staan tot de rioleringsinvesteringen. Het werkt dus zo dat de investering eerst als materieel vast actief wordt geactiveerd en vervolgens wordt de bijdrage vanuit de voorziening in mindering gebracht op deze activering als bijdrage van derde. In de verloopstaat van de activa wordt dit ook zichtbaar gemaakt. De investering mag dus niet direct in mindering op de voorziening worden gebracht. De voorziening moet in mindering worden gebracht op de activering. Wellicht ten overvloede wordt opgemerkt dat voor uitbreidingsinvesteringen niet via de heffing kan worden gespaard, maar alleen via de eigen middelen in een dekkingsreserve. Deze reserve mag niet in mindering worden gebracht op de activering, maar wordt ingezet ter dekking van de kapitaallasten.
Vraag 2016.036: Bij het verloopoverzicht van de toelichting op de balans moet onderscheid worden gemaakt in activa die conform de nieuwe systematiek zijn geactiveerd en activa die volgens de 'andere systematiek' zijn geactiveerd. Kunnen we er hierbij vanuit gaan dat de activa die vanaf 2017 worden geactiveerd onder de categorie 'nieuwe systematiek' vallen en de reeds geactiveerde activa onder de categorie 'andere systematiek'? Of moeten we van de reeds geactiveerde investeringen nagaan welke ook al vallen onder de nieuwe systematiek. Verschil zit met name in de verrekening met reserves en voorzieningen en bijdragen van derden. Zo zou het kunnen zijn dat reeds geactiveerde investeringen zonder bijdragen uit reserves en voorziening en bijdragen van derden al voldoen aan de nieuwe systematiek. Antwoord 2016.036: Onder ‘andere systematiek’ verstaan wij: díe activa die met een kortere afschrijvingstermijn worden afgeschreven dan de gebruiksduur. De (oude) investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut die al ‘gewoon’ zijn geactiveerd, waarop geen reserves in mindering zijn gebracht en waarop wordt afgeschreven over de gebruiksduur, vallen niet onder de ‘andere’ systematiek. Bijdragen van derden mogen wel in mindering zijn gebracht. Dit is immers ook een verplichting in de nieuwe systematiek.
Vraag 2016.37: Op pagina 12 van de toelichting op het wijzigingsbesluit BBV staat: "Dat betekent dat bij het opstellen van de begroting respectievelijk de jaarrekening er een totaaloverzicht is met geraamde dan wel gerealiseerde baten en lasten per taakveld en het verdelingsprincipe op basis waarvan de taakvelden over de programma’s zijn verdeeld. Deze overzichten worden als bijlage aan de begroting en jaarrekening toegevoegd." Hieruit zou je kunnen afleiden dat ook het verdelingsprincipe onderdeel zou moeten uitmaken van de bijlage aan de begroting en jaarrekening. Maar dat is toch niet zo? We kunnen ons toch beperken tot de geraamde c.q. gerealiseerde baten en lasten per taakveld? Antwoord 2016.37: De toelichting op het BBV behoort ook tot de wetgeving waaraan gemeenten en provincies zijn gebonden. Dit betekent dat het dus ook verplicht is om een overzicht van het verdelingsprincipe van de taakvelden aan de programma’s op te nemen in de bijlage op de financiële begroting.
Vraag 2016.38: Bij de controle van een gemeente constateren wij dat de gemeente onder de voorraden materiele vaste activa hebben opgenomen die nog in ontwikkeling zijn. De gemeente geeft aan deze rubricering te hanteren op basis van artikel 38 lid b van het BBV waarin staat: onder handen werk, waaronder bouwgronden in exploitatie. Op basis van het BBV en de vraag en antwoordrubriek acht de gemeente dit passend. Is dit juist? Antwoord 2016.38: De regel ‘onderhanden werk, waaronder bouwgronden in exploitatie’ is een regel die wordt gehanteerd voor de balanspost voorraden. Voorraden zijn naar hun aard vlottende activa en daarmee dienen ze de uitoefening of werkzaamheid van de gemeente niet duurzaam. Voorraden zijn bestemd voor verkoop aan derden. Activa die de uitoefening of werkzaamheid van de gemeente wel duurzaam dienen, moeten onder de materiële vaste activa worden gepresenteerd (BBV artikel 31). Wanneer materiële vaste activa nog in aanbouw of ontwikkeling zijn, dienen de investeringen onder de materiële vaste activa te worden gepresenteerd. De ontwikkeling vindt immers plaats voor een actief van de gemeente zelf en niet voor een actief dat wordt gebouwd/ontwikkeld voor de verkoop aan derden. Het BBV kent geen rubriek ‘onderhanden werken’ binnen de materiële vaste activa. MVA die in aanbouw/ontwikkeling zijn, moeten daarom gewoon op de betreffende categorie binnen de MVA worden gepresenteerd.
Vraag 2016.39: Kan een VVE (vereniging van eigenaren) een verbonden partij zijn? Antwoord 2016.39: Een VVE kan een verbonden partij zijn. Dit is afhankelijk van het wel of niet bestaan van een bestuurlijk belang. Als (mede)eigenaar, lid VVE, is er in elk geval een financieel belang, want er moet o.a. een onderhoudsvoorziening bij de VVE aanwezig zijn. Ook zijn de eigenaren aanspreekbaar wanneer de VVE in financiële problemen komt. Een bestuurlijk belang is niet automatisch aanwezig en hangt ervan af of de gemeente bestuurlijk betrokken is (positie van bestuurslid, voorzitter, penningmeester, secretaris).
Vraag 2016.40: Een Omgevingsdienst (gemeenschappelijke Regeling) is deelnemer aan een Vereniging van Eigenaren. Binnen de VVE wordt een voorziening gevormd voor groot onderhoud. Is het conform de BBV vereist om het deel van de voorziening waarvoor door de GR een bijdrage is betaald, zichtbaar te laten zijn op de balans van die GR. Antwoord 2016.40: De aanwezige onderhoudsvoorziening is van de VVE, de GR heeft hier geen recht op. De voorziening binnen de VVE mag dus niet op de balans van de GR worden gepresenteerd. Als er echter een tekort in de onderhoudsvoorziening zit, dan is de GR daar als mede eigenaar wel op aanspreekbaar. In dat geval zal de GR voor het geschatte eigen deel daarvoor een verplichting/voorziening moeten opnemen.
Vraag 2016.41: Onze gemeente is voornemens om de havenkom uit te breiden. De bestaande parkeerplaats (op de havenkade) is verplaats. Nu zijn er plannen om de oude parkeerplaats af te graven en uit te diepen tot haven. Kortom, van stenen naar water. Wij vragen ons af of de kosten die hier bij betrokken zijn geactiveerd moeten worden of kunnen worden? Activiteiten voor de haven zijn doorgaans van economisch nut. In dit geval echter niet. Het is het puur uitbreiden van de totale oppervlakte water. Dit schept mogelijkheden om onze historische bruine vloot af te meren. Versterken van de cultuurhistorische waarde. Antwoord 2016.41: Feitelijk is er sprake van een uitbreiding van de haven. Dit kwalificeert als een investering. Of sprake is van een investering met economisch nut of met maatschappelijk nut is afhankelijk van het antwoord op de vraag of de investeringen kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Het is daarbij niet van belang of het ook daadwerkelijk door de gemeente wordt ingezet om middelen te genereren. Omdat in een haven theoretisch gezien de mogelijkheid bestaat om havengelden te innen, kwalificeert een haven of een uitbreiding daarvan daarom altijd als een MVA met economisch nut. Het uitgangspunt dat de investering kwalificeert als actief met maatschappelijk nut is daarom niet juist. Activering van de investering en afschrijving over de gebruiksduur is daarom verplicht.
Vraag 2016.42: Hoe gaat het verwerken van de posten volgens de nieuwe voorschriften die nu nog via de kostenplaatsen lopen? Als voorbeeld neem ik Tractie. Brandstof en onderhoud van voertuigen. Deze doen dienst voor meerdere producten. Deze zijn niet rechtstreeks toe te rekenen en moeten dus via een verdeelsleutel. Hoe gaan we dit doen? Antwoord 2016.42: De technische uitwerking van de boekingsgang is aan de gemeente, zolang aan de volgende in het BBV gestelde eisen wordt voldaan: 1. de kosten staan op het juiste/betreffende taakveld; 2. de kosten staan op de juiste/betreffende categorie. Dit kan bij tractiemiddelen bijvoorbeeld door de kosten van tractie in eerste instantie te ‘verzamelen’ op een kostenplaats tractiemiddelen, gespecificeerd naar de betreffende categorieën. Vervolgens wordt de verdeelsleutel – volgens welke de kosten worden verdeeld over de betreffende taakvelden – toegepast op de totale kostenplaats per categorie. De verdeling naar de taakvelden vindt vervolgens plaats als negatieve last op de kostenplaats per categorie (en dus niet via de verrekencategorie, want dan komen de kosten niet op de juiste categorie terecht). Bovenstaande is slechts een voorbeeld. Zoals gesteld is de boekhoudkundige verwerking aan de gemeente, zolang maar aan de 2 voorwaarden wordt voldaan. Wanneer gebruik wordt gemaakt van een kostenplaats, is het daarnaast nog van belang dat de kosten niet via een bate worden doorbelast, maar via een negatieve last.
Vraag 2016.43: Conform het nieuwe BBV dienen de kosten van niet-overhead rechtstreeks ten laste van de taakvelden te worden gebracht. Voor deze verdeling willen wij nog gebruik maken van de kostenplaatsmethode: we verzamelen de kosten (met name loonkosten) en verdelen die via een urenraming naar de diverse taakvelden (kostendragers). Is deze systematiek onder het nieuwe BBV nog toegestaan?
Antwoord 2016.43: Het heeft de voorkeur om de loonkosten rechtstreeks vanuit de loonverdeelstaat naar de juiste taakvelden te boeken. Wanneer uw gemeente toch graag de kostenplaatsmethode hanteert, dan moet de doorbelasting vanuit de kostenplaats gebeuren via een boeking van negatieve lasten en niet door het boeken van opbrengsten uit doorbelasting op die kostenplaats.
Vraag 2016.44: Bij het opstellen van de begroting wordt een verdeling gemaakt van de kosten naar de taakvelden. Een onderdeel daarvan zijn de salariskosten. Deze kosten verdelen we nu (zoals waarschijnlijk veel andere gemeenten) via een kostenverdeelstaat. Het aantal uur van een medewerker x het tarief per uur bepaalt dan de kosten op een product. Om het aantal uur te bepalen wordt gebruik gemaakt van een urenraming. Vanaf 2017 willen we (om de kosten van het primaire proces te verdelen) nog steeds gebruik maken van deze urenraming. De vraag daarbij is hoe omgegaan moet worden met “begroot en werkelijk”. In onderstaand voorbeeld wordt dit nader toegelicht. Voorbeeld: kosten medewerker primair proces is € 100.000. Tijdsbesteding: 40% wegen (taakveld 2.1 verkeer en vervoer) en 30% afvalverwijdering (taakveld 7.2 afval) en 30% investeringen In de begroting staat dus 40.000 op taakveld 2.1 en 30.000 op taakveld 7.2. De andere 30.000 wordt ten laste gebracht van investeringen (geen exploitatielast) Wij vragen ons nu af hoe we in de realisatie hiermee om moeten gaan als er afwijkingen zijn in de kosten. Bijvoorbeeld: - Werkelijke kosten zijn 80.000 --> in werkelijkheid 32.000 (60%) taakveld 2.1 en 24.000 (40%) opnemen? De andere 24.000 komt dan ten laste van investering. Bij deze optie is de eerdere verdeelsleutel leidend. Is dat correct? - Bij projecten (investeringen) is het lastig om op voorhand de inzet in te schatten (projecten kunnen heel erg vertragen of juist versnellen). Met bovenstaande systematiek kan het voorkomen dat er kosten op een investering worden geboekt terwijl project stil heeft gelegen. Om dit te voorkomen hanteren we voor enkele posten (bv. investeringen/grexen maar ook afvalinzameling en riolering) de werkelijke tijdsbesteding: Als er geen uren worden geboekt, worden er ook geen kosten op verantwoord. In bovengenoemd voorbeeld was in begroting de verdeling 40-30-30 begroot. De 30% voor investeringen wordt echter 0 (project lag stil). De 30% worden dan alsnog in andere taakvelden opgenomen met de oorspronkelijke verdeling (dus 40/70 en 30/70) --> is deze optie toegestaan of misschien wel gewenst? Antwoord 2016.44: Het is inderdaad toegestaan om de verhouding van de verdeling van de personeelskosten over de taakvelden te baseren om een urenraming/inschatting van de tijdsbesteding. Er hoeft geen urenregistratie te worden bijgehouden puur voor het doel om deze verhouding nacalculatorisch aan te passen. Wanneer er wel een urenregistratie wordt bijgehouden, kan deze wel worden gebruikt om de gehanteerde verhouding te toetsen voor gebruik in de volgende begroting. Maar het is dus niet verplicht om toe te rekenen o.b.v. een exacte tijdsbesteding. Uitzondering vormen projecten, uren t.l.v. voorzieningen en activiteiten met een directe afrekening met derden (subsidies). Daarbij dienen wel de werkelijke uren te worden verantwoord (o.b.v. urenregistratie).
Wanneer de realisatie op projecten materieel afwijkt van de verwachting, dan is correctie van de begrote lasten in de jaarrekening inderdaad verplicht. Dit leidt er vervolgens ook toe dat de verhoudingen op de andere taakvelden, waar die persoon werkzaam voor is, moet worden aangepast.
Vraag 2016.45: Een gemeenschappelijke regeling wordt opgeheven per 1-1-2018. De GR zal afkoopsommen krijgen van de deelnemers voor personeel, beheer terreinen etc. op het moment dat de regeling daadwerkelijk wordt opgeheven. Het dagelijks en algemeen bestuur wordt continu op de hoogte gehouden van de voortgang van de opheffing. Moet de GR nu reeds in de jaarrekening 2015 op basis van "best guess" een voorziening opnemen van de mogelijke lasten (afkoopsommen), die voor de periode na 2017 moeten worden voldaan? Antwoord 2516.45: Als het besluit tot opheffing per 1-1-2018 door het betreffende bevoegde orgaan is genomen in 2015, dan zal de GR al in de jaarrekening 2015 een voorziening moeten vormen voor de afkoopsommen van de personeelsleden die zullen worden ontslagen. Er is immers geen sprake van gelijkblijvende lasten op basis waarvan geen voorziening voor deze arbeidskostengerelateerde verplichtingen zou hoeven worden opgenomen. Voor de daardoor ontstane extra vorderingen op de deelnemers van de GR kan een betalingsregeling worden getroffen, bijvoorbeeld dat deze pas hoeven worden betaald als de afkoopsommen worden uitgekeerd. Dat de betaling van de afkoopsommen pas op het moment van opheffing feitelijk plaatsvindt uit middelen die op dat moment van de deelnemers zullen worden ontvangen, doet hier niks aan af.
Vraag 2016.46: Conform stellige uitspraken van de Commissie BBV mogen kosten van klein onderhoud niet worden geactiveerd, maar dienen deze in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie te worden gebracht. Vraag: Wij hebben geactualiseerde onderhoudsplanningen voor onze gemeentelijke gebouwen waarin naast het groot onderhoud ook het dagelijks (klein) onderhoud is opgenomen. Op basis van deze planningen bepalen wij de stortingen in de onderhoudsvoorzieningen. Deze storting komt ten laste van de exploitatie. Omdat wij het klein onderhoud niet rechtstreeks ten laste van de exploitatie brengen, maar via de onderhoudsvoorziening laten lopen, is onze accountant van mening dat de onderhoudsvoorzieningen niet voldoen aan de BBV-voorschriften en daarom niet juist zijn. Deze voorzieningen moeten daarom in het boekjaar 2015 vrijvallen ten gunste van de exploitatie. Deelt u de mening van onze accountant? Antwoord 2016.46: Wij delen de mening van uw accountant. Het is inderdaad niet toegestaan om klein onderhoud via de onderhoudsvoorziening te laten lopen. Dit moet direct ten laste van de exploitatie van het betreffende jaar komen. Indien de onderhoudsvoorziening bedragen zijn opgenomen voor toekomstig klein onderhoud, wat leidt tot een te hoge voorziening, dan dient dit inderdaad te worden gecorrigeerd t.g.v. de exploitatie.
Vraag 2016.47: De gemeente heeft niet voldoende inzicht in de componenten van het riooltarief en heeft derhalve een voorziening art. 44 lid 2 gevormd. Uit het vGRP blijkt dat de gemeente in de toekomst een tekort zal hebben op het product riolen, tenzij de tarieven met een onevenredig/ongewenst percentage zouden stijgen in één jaar. Om dit tekort te dekken stelt de Raad 1 miljoen euro beschikbaar ten aanzien van de voorziening riolering. Is het mogelijk deze 1 miljoen op te nemen in de voorziening artikel 44 lid 2 of betreft dit een bestemmingsreserve? Antwoord 2016.47: De door de raad aangewezen € 1 miljoen is een bedrag uit de algemene middelen dat door de raad een specifieke bestemming heeft gekregen en kwalificeert daarom als bestemmingsreserve. Alleen wanneer bedragen zijn verkregen van derden (in het geval van riolering: via de heffing) en hier een specifiek bestedingsdoel op ligt, dan moet een voorziening 44 lid 2 worden gevormd.
Vraag 2016.48: In vraag- en antwoord 2015.31 stelt de commissie BBV dat het bedrag dat door de gemeente bij het Stimuleringsfonds is uitgezet onder de Financieel vaste activa - overige leningen moet worden verantwoord. Naar aanleiding daarvan een vervolgvraag: Onze gemeente heeft voor het verstrekken van startersleningen een bedrag van 1 miljoen euro beschikbaar gesteld. Dit bedrag is inmiddels ook overgemaakt op onze rekening-courant rekening bij het SVN. Vanuit deze rekening-courant worden de toegekende startersleningen betaalbaar gesteld. Ons inziens dient het bedrag wat nog niet aan startersleningen is uitgekeerd en wat dus nog op de rekening-courant rekening beschikbaar blijft, niet te worden aangemerkt als overige langlopende lening. De gemeente kan het bedrag per direct van de rekening-courant rekening opnemen. Bijvoorbeeld op het moment dat de gemeente besluit te stoppen met het verstrekken van startersleningen. Hoort het saldo op de rekening-courant rekening bij SVN niet eerder thuis onder de vlottende activa, bijv. rekening-courant verhouding of liquide middelen? Antwoord 2016.48: De rubricering hangt af van de voorwaarden die gelden voor het geld dat op de RC-rekening is gestort, zowel in de afspraken met SVN als in de besluitvorming door de raad. Indien het geld inderdaad op elk willekeurig moment door de gemeente zonder meer kan worden teruggehaald – en er zijn geen verplichtingen voor lopende aanvragen - dan zijn het gewoon geldmiddelen van de gemeente. Indien hieraan allerlei voorwaarden kleven en/of de geldmiddelen door de raad voor het geheel zijn aangemerkt als te verstrekken startersleningen, dan zit de gemeente daaraan vast (of anders is een nieuw raadsbesluit nodig).
VRAGEN EN ANTWOORDEN NOTITIE OVERHEAD Vraag 2016.049: In de notitie overhead staat bij het onderdeel personeel aangegeven dat organisatiebrede werkzaamheden (die niet vermeld zijn onder loonkosten en functies die zijn opgenomen in de definitie van overhead) en betrekking hebben op een veelheid van taakvelden behoren tot de overheadkosten. Kunt u concrete voorbeelden geven om welke functies/activiteiten het hierbij gaat? De term veelheid geeft ook onduidelijkheid. Wat is veel? Ik verneem graag uw reactie. Antwoord 2016.049: De loonkosten van medewerkers die voor meerdere taakvelden werken, moeten over deze meerdere taakvelden worden verdeeld. Het is wel aan te raden om een maximum aantal taakvelden te hanteren waar de loonkosten van 1 medewerker aan toe worden bedeeld (bijvoorbeeld maximaal 5 taakvelden). Ook zouden taakvelden waar slechts een klein percentage (bijv. < 10%) van de tijd aan wordt besteed buiten beschouwing kunnen worden gelaten. Op deze wijze worden de loonkosten toebedeeld aan de taakvelden waar de medewerker hoofdzakelijk werkzaam voor is. Wanneer de werkzaamheden dusdanig verspreid zijn over de taakvelden en er geen taakvelden zijn waarvoor de medewerker hoofdzakelijk werkzaam is (bijvoorbeeld voor alle taakvelden waar iemand werkzaam voor is < 10%), dan moet de gemeente een aantal belangrijkste van deze taakvelden benoemen en daar de kosten op begroten en verantwoorden. Loonkosten van medewerkers die direct voor taakvelden werkzaam zijn, kunnen niet als overhead beschouwd. De passage in de notitie overhead wordt hierop verduidelijkt.
Vraag 2016.050: In de notitie overhead staat bij ICT "kosten applicatiebeheerders en software voor een specifieke taak worden begroot en verantwoord op het betreffende taakveld. Bijvoorbeeld het belastingsysteem". Vraag 1) Wordt hier mee bedoeld dat de kosten van het belastingpakket waarmee de aanslagen worden opgelegd direct op het taakveld geraamd zouden moeten worden en niet onder de overhead. Vraag 2) Met het belastingpakket worden verschillende aanslagen opgelegd. Denk hierbij onder andere aan OZB, toeristenbelasting, afvalheffing en rioolheffing. Het betreft hier dus meerdere taakvelden. Is het de bedoeling dat de kosten van dit pakket dan gesplitst wordt over deze taakvelden. Antwoord 2016.050: Het is inderdaad juist dat de kosten van het belastingpakket niet tot de overhead behoren en direct op de betreffende taakvelden moeten worden begroot en verantwoord. Wanneer het belastingpakket meerdere taakvelden bediend, dan moeten de kosten over deze betreffende taakvelden worden verdeeld. Hierbij kan een praktische verdeelsleutel worden gehanteerd (bijv. naar rato van de opbrengsten uit de heffingen/belastingen).
Vraag 2016.051: Bij de voorbereiding van de implementatie vernieuwing BBV lopen wij bij het onderdeel overhead aan tegen het volgend knelpunt: Bij onze afdeling vastgoedbeheer wordt een deel van de personeelslasten, als kosten van onderhoud, ten laste van de onderhoudsvoorzieningen gebracht. Doordat we kosten van overhead nu niet meer aan de primaire kosten mogen toerekenen worden deze aan de voorzieningen toe te rekenen lasten lager waardoor de stand en toekomstige mutaties in voorzieningen niet meer up to date is. Kunt u aangeven op welke wijze hier moet worden omgegaan met overhead en toerekenen aan voorzieningen?
Vraag 2016.051: Overhead wordt centraal begroot en verantwoord en mag niet worden toegerekend aan een taakveld. Het is echter nog wel toegestaan om overhead toe te rekenen aan projecten. Groot onderhoudsprojecten vallen hier ook onder. Omdat deze projecten niet worden geactiveerd, maar t.l.v. de onderhoudsvoorziening komen, mag een redelijk deel van de overhead naar rato t.l.v. de voorziening worden gebracht. Dit gebeurt volgens dezelfde systematiek als doorbelasting van overhead aan grondexploitaties of investeringsprojecten. Dus ofwel rechtstreeks t.l.v. de voorziening (en niet via het taakveld overhead) ofwel als negatieve last op het taakveld overhead.
Vraag 2016.052: In onze gemeente voeren we dienstverlening uit voor derden. We verhuren o.a. een gedeelte van ons (stads)kantoor, doen de financiële administratie, ondersteunen op P&O-gebied, enz. Kortom, een (aanzienlijk) gedeelte van de overhead wordt niet ingezet voor de eigen organisatie maar voor de ondersteuning van derden. Als we de overhead in beeld brengen zal deze dus verhoudingsgewijs aan de hoge kant zijn. Hier zitten immers een groot gedeelte aan hierboven genoemde kosten is. Gevolg hiervan is dat ons overheadpercentage hoger uitkomt dan dit eigenlijk is. Hoe moeten wij hiermee omgaan? Antwoord 2016.052: De vergoedingen die tegenover de overheadkosten staan, dienen als opbrengsten op het taakveld overhead te worden geboekt.
Vraag 2016.053: Conform het nieuwe BBV (artikel 8) dienen we in de begroting een overzicht op te nemen van de kosten van overhead. Hiervoor heb ik de volgende vragen: - hoe gedetailleerd moet of mag dit overzicht zijn? Kunnen wij volstaan met 1 totaalbedrag of moet dit uitgesplitst worden (in bijv. kostencategorieën) of naar PIOFAH-functies? Of is dit volledig vrij in te vullen? - welk bedrag moet aan overhead moet er gepresenteerd worden? Ter verduidelijking een voorbeeld: - Het totaal aan overhead is 10 miljoen. Op de overhead mag overhead die aan investeringen en projecten wordt toegerekend in mindering worden gebracht. Stel dat dit 2 miljoen is. Per saldo staat er dus 8 miljoen aan overhead. Welk bedrag moet opgenomen worden? De 10 miljoen (bruto) of de 8 miljoen (netto) Antwoord 2016.053: Er zijn in het BBV geen voorschriften opgenomen over de mate van detaillering die het overzicht overhead moet hebben. Er moet minimaal onderscheid worden gemaakt in de baten en (netto-)lasten. Verder is het aan de gemeente om dit in te vullen. Wij adviseren afspraken te maken met de raad over de mate van detaillering, aangezien het het inzicht ten goede komt wanneer er niet alleen een totaalbedrag wordt opgenomen (bijv. specificatie naar kostensoort: personeel, huisvesting, ICT en uitbesteding bedrijfsvoering en inzicht in doorbelastingen naar grex/projecten). Een nadere detaillering kan eventueel ook in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen. De inrichting in de administratie kan vervolgens ook worden afgestemd op het gewenste niveau van informatievoorziening.
Vraag 2016.054: Kunt u aangeven in hoeverre leidinggevenden/secretaresses bij de Raadsorganisatie tot het taakgebied overhead behoren. Het gaat dan om de Ombudsman/Griffier/Secretaris Rekenkamer en hun secretaresses.
Omdat deze functies bij het Taakveld Bestuur specifiek worden genoemd zou dit betekenen dat deze functies worden verantwoord op Taakveld Bestuur. Ook het feit dat de bestuursondersteuning van de raad bij het taakveld Bestuur wordt genoemd, in tegenstelling tot de bestuursondersteuning van B&W (wel op overhead) lijkt het niet de bedoeling te zijn om de Griffier zelf weer wel onder Overhead te rangschikken. Antwoord 2016.054: Het klopt inderdaad dat de door u genoemde functies onder het taakveld 0.1 Bestuur behoren en dus niet op het taakveld 0.4 Overhead. Op de Iv3 website van BZK wordt hieromtrent duidelijkheid gegeven: http://www.vraagbaakiv3gemeenten.nl/taakvelden/ondersteuning-organisatie Bij de omschrijving van taakveld 0.4 staat: Tot dit taakveld behoort niet: ondersteuning van de raad; de griffie maakt geen deel uit van de ambtelijke organisatie, dit hoort onder taakveld 0.1.
Vraag 2016.055: Vanuit de GR: het ambtelijk apparaat ( alle medewerkers) zit in onze GR en zij voeren de taken uit voor de beide deelnemende gemeenten. Voor het verdelen van de personeelslasten gebruiken we een verrekensystematiek waardoor uiteindelijk de uren * tarief op de bestuurlijke producten van de gemeenten terecht komen. In deze tarieven zitten opslagen voor PIOFAH taken en personeelsgerelateerde en werkplekgerelateerde kosten. Is dit bij de invoering van de nieuwe BBV 2017 deze werkwijze nog toegestaan? Intern hebben we hier discussie over, omdat sommige collega's aangeven dat dit voor de GR niet geldt, maar uiteindelijk komen er wel overheadkosten in de bestuurlijke producten van de gemeenten terecht, dus ik vraag me af of dat wel klopt. Heeft u hier een antwoord op ? Antwoord 2016.055: De personeelslasten zijn opgenomen in de begroting van de GR. De gemeenten hebben dan geen personeelslasten, want het personeel is in dienst bij de GR. De last die de gemeente in hun begroting heeft staan, is de bijdrage aan de GR. Deze bijdrage moet de gemeente splitsen over de taakvelden waarvoor de bijdrage wordt betaald. In dit geval betekent dit dat de GR inzichtelijk moet maken voor welke taakvelden de personeelsleden werkzaam zijn en moet de bijdrage door de gemeente naar rato over deze taakvelden worden verdeeld, met uitzondering van het taakveld overhead. De bijdrage voor het overhead gedeelte wordt door de gemeente niet apart verantwoord op het taakveld overhead, maar als onderdeel van de bijdragen op de directe taakvelden.
Vraag 2016.056: In documentatie over de Vernieuwing BBV wordt regelmatig gesproken over een “programma overhead”. Echter, het concept-wijzigingsbesluit en het overzicht taakvelden wijzen erop dat helemaal geen sprake is van de verplichting tot het creëren van een apart programma overhead; voorgeschreven is dat er “een overzicht van de kosten van de overhead” wordt verstrekt en dat de kosten worden verantwoord op taakveld “0.4 Ondersteuning organisatie”. Op basis van het voorgaande lijkt de volgende werkwijze de meest zuivere: 1.
alle en alleen de kosten van de overhead worden (in ieder geval voor Iv3) verantwoord op het taakveld “0.4 Ondersteuning organisatie” dat – conform de werkwijze met de begrotingsproducten – in beginsel onder elk programma (of begrotingsonderdeel) kan worden ondergebracht;
2.
in de begroting wordt een overzicht van de kosten van de overhead opgenomen dat financieel cijfermatig aansluit bij de bedragen die (in ieder geval voor Iv3) verantwoord moeten worden op taakveld “0.4 Ondersteuning organisatie”; de plek in het programmaplan waar het overzicht overhead wordt gepresenteerd is vrij (dat kan een apart programma zijn, binnen een programma waar ook andere bedragen worden verantwoord of in een paragraaf).
Antwoord 2016.056: In de initiële voorstellen werd inderdaad gesproken over een apart programma overhead. Omdat de programma’s ter vrije indeling door de raad zijn, is dit niet zo uitgewerkt, maar moet de overhead worden begroot en verantwoord op een apart taakveld en moet een apart overzicht van de overhead worden opgenomen in het programmaplan. Het nieuwe BBV artikel 8 omschrijft dit als volgt: Het programmaplan bevat: a. de te realiseren programma's; b. een overzicht van de algemene dekkingsmiddelen; c. een overzicht van de kosten van overhead; d. het bedrag voor de heffing voor de vennootschapsbelasting, en e. het bedrag voor onvoorzien. Het taakveld 0.4overhead en ondersteuning organisatie wordt ondergebracht bij het overzicht van kosten van overhead en mag dus niet worden ondergebracht binnen een programma. In de recapitulatie van de programmabegroting / het overzicht van baten en lasten komt dit er als volgt uit te zien (versimpeld weergegeven): Begroting 2017 en MJR 2018-2020
Baten
Lasten
Saldo
Programma 1 Programma 2 ………………….. Totaal programma’s Algemene dekkingsmiddelen Overhead (taakveld 0.4) Heffing vennootschapsbelasting Onvoorzien Saldo van baten en lasten Mutaties reserves Resultaat
Vraag 2016.057: Moet er bij de toerekening van overhead aan onderdelen waar dit volgens de vBBV wel is toegestaan (GE, investeringen, projecten) uitgegaan worden van de definitie overhead volgens venters voor bedrijfsvoering of mag hier ook een andere definitie (lees eigen definitie) worden gehanteerd? Antwoord 2016.057: Hier moet worden uitgegaan van de definitie binnen het BBV. Dit resulteert ook uit de systematiek die binnen het BBV wordt gehanteerd. De rechtstreeks toe te rekenen kosten (dus niet zijnde overhead) worden direct op de investeringen/grex geboekt. De overhead wordt op het taakveld 0.4 geboekt. Het deel van deze overhead dat aan de investeringen/grex kan worden toegerekend, wordt vervolgens overgeboekt naar de grex (via negatieve last op het taakveld overhead).
Vraag 2016.058: Behoren teamleiders tot overhead? Antwoord 2016.058: Ten aanzien van teamleiders is niet de benaming van de functie leidend, maar de inhoud van de taken. Wanneer de teamleiders een leidinggevende functie (personele verantwoordelijkheid waaronder het voeren van functioneringsgesprekken) hebben in het primaire proces, dan behoren zij tot de overhead.
Vraag 2016.059: Wij zijn voornemens om de overheadkosten ter verdelen naar de producten (taakvelden) op basis van personeelskosten. Dit doen we op basis van een “opslagpercentage” wat bij het opstellen van begroting wordt berekend. Hiermee wordt aan elk taakveld een gedeelte van overhead toegerekend. Aangezien de werkelijkheid af zal wijken van de begroting is de vraag hoe we hiermee om moeten gaan. Zie onderstaand voorbeeld: Kosten overhead: 10 miljoen. Aandeel taakveld A is 25% dus 2,5 miljoen Dit aandeel aan overhead wordt bij de bepaling van tarieven meegenomen. In de werkelijkheid zullen verschillen met begroting optreden. Dat betekent dat bedrag van 10 miljoen wijzigt en daardoor (wellicht) ook het percentage. Onze insteek is om “voorcalculatie = nacalculatie” te hanteren. Dat betekent dat het aandeel overhead van 2,5 miljoen in werkelijkheid wordt opgenomen. Er vindt dus geen nacalculatie plaats. Is deze werkwijze correct? Antwoord 2016.059: De kosten van overhead worden niet verdeeld over de taakvelden, maar centraal begroot en verantwoord op het taakveld Overhead. Voor de berekening van tarieven kan de overhead wel extracomptabel worden meegenomen. Dit kan inderdaad op basis van een dergelijke voorcalculatorische verhouding worden berekend. De kostendekkendheid van de tarieven geldt op begrotingsbasis en niet op jaarrekeningbasis. Mochten er grote afwijkingen optreden in de realisatie, dan dient dit uiteraard wel mee te worden genomen in de bepaling van het percentage dat het volgende begrotingsjaar wordt meegenomen in de tarieven.
Vraag 2016.060: Vraag over de afschrijvingslasten voor het gemeentehuis op basis van de notitie overhead en op basis van artikel 3.7 van het wijzigingsbesluit vernieuwing BBV (17 maart 2016). Notitie overhead: De afschrijvingslasten van het gemeentehuis zijn op basis van de notitie onderdeel van de overheadkosten en worden op basis van de BBV regels afgeschreven. De gemeenteraad stelt hiervan het overheadpercentage vast. In de notitie overhead onder kostendekking is opgenomen dat dit op een consistent wijze berekend wordt. Hierbij wordt aangegeven dat voor de berekening van de BTW en Vennootschapsbelasting een integrale kostprijsbenadering noodzakelijk is. Deze tekst suggereert dat deze overheadberekening gebruikt kan worden voor de bepaling van de Vennootschapsbelasting? Wijzigingsbesluit vernieuwing BBV (staatsblad 2016): Echter in artikel 3.7 wordt aangegeven dat de Vennootschapsbelasting berekend wordt op basis van fiscale grondslagen. Hierbij wordt vermeld dat deze anders is als de BBV. Het vastgoed dat in gebruik is mag tot 50 % van de WOZ waarde afgeschreven. De afschrijvingslast van het gemeentehuis behoort dan anders berekend te
worden en zodoende dus ook het overheadpercentage. Dit betekent dat voor de overheadberekening aan de activiteiten die Vennootschapsbelasting plichtig zijn een andere toeslag van de overhead krijgen. Er zijn dus m.i. twee extra comptabele overheadtoeslagen. Eén volgens de BBV-richtlijnen en één volgens de VPB-richtlijnen (fiscale grondslagen). Antwoord 2016.060: De tabel in de notitie overhead voor kostendekkende heffing (geen VPB-ondernemerstaak) met daarin de opslag voor overhead staat los van de mededeling die op bladzijde 8 is opgenomen over de BTW en Vpb:
Overeenkomst is wel dat er – net als bij de kostendekkende tarieven - een integrale kostprijs moet worden berekend, dat dit extracomptabel moet gebeuren en dat hiervoor een opslagpercentage voor de overhead moet worden gebruikt. Het feitelijke percentage dat voor fiscale doeleinden wordt gebruikt en de berekeningswijze van dit percentage zijn echter niet per definitie gelijk aan het percentage en de systematiek die voor de kostendekkende tarieven worden gebruikt. In het meest gunstige geval accepteert de fiscus de berekening van het overheadpercentage o.b.v. het BBV wel en kan er wel eenzelfde systematiek worden gebruikt. Het is echter ook mogelijk dat de fiscus bepaalde kosten uit de overhead definitie in het BBV niet accepteert en dat hier een correctie op moet worden toegepast. Gemeenten moeten hier zelf afspraken over maken met de fiscus. Hier gaat de Cie BBV niet over en zij doet hier dan ook geen uitspraak over.
Vraag 2016.061: Onze gemeentelijke organisatie werkt voor twee gemeentebesturen (zgn "centrumgemeente-constructie"). De andere gemeente betaalt hiervoor jaarlijks een vaste dienstverleningsbijdrage. Hiervoor worden alle taken verricht (ruimtelijk, sociaal en ook de piofah-taken). Is de andere gemeente nu ook verplicht om de dienstverleningsbijdrage die zij aan onze gemeente betaalt uit te splitsen in zowel betrekking hebbend op de directe taakvelden, als op de overhead? Antwoord 2016.061: Kosten voor uitbesteding van taken moeten inderdaad op de betreffende taakvelden worden geboekt. Voor de overhead geldt in de centrumgemeente-constructie de volgende zin uit de notitie overhead (pag. 6): ‘Wanneer deze ondersteunende taken worden uitbesteed, behoren de uitbestedingskosten bedrijfsvoering tot de overhead (bijvoorbeeld uitbesteding salarisadministratie).’
