vraaggestuurde onderwijslogistiek

Van een aanbodgestuurde naar een vraaggestuurde onderwijslogistiek Presentatie voor: SISlink Conferentie Plaats: Noordwijkerhout Datum: 17 juni 2010

Dr. S.P. (Peter) van ’t Riet Lector ICT en Onderwijsinnovatie Hogeschool Windesheim Zwolle

Onderwijslogistiek – Peter van ’t Riet – www.licto.nl – SISlink Conferentie – 17 juni 2010

Onderwijslogistiek

1. Lectoraat ICT en Onderwijsinnovatie


2

Onderwijslogistiek Het lectoraat

Uit mijn CV

Studie wiskunde en psychologie

5 jaar j d docent t wiskunde i k d VO

14 jaar manager/lerarenopleider aan TU Delft en 2e-graads lerarenopleiding Zwolle

Gepromoveerd op “didactisch handelen van wiskundedocenten”

12 jaar directeur diverse diensten bij Hogeschool Windesheim

4 jaar j di t directeur St t i h Informatiebeleid Strategisch I f ti b l id (CIO) o Opsteller van de Windesheim Onderwijs Standaarden (WOS)

Sinds S ds 2007 00 lector ecto ICT C e en O Onderwijsinnovatie de js o at e met et o o.a.: a o Onderzoek naar Onderwijslogistiek in relatie tot ICT-gebruik o Adviseur ROC Aventus bij flexibilisering van het onderwijs


3


Lectoraat ICT en Onderwijsinnovatie Onderdeel van het Kenniscentrum Educatie van Hogeschool Windesheim ICT-bewustzijn als succesfactor in onderwijsinnovatie Lectorale rede uitgesproken op 10 oktober 2008

Te downloaden op: www.licto.nl

4 Onderwijslogistiek – Peter van ’t Riet – www.licto.nl – SISlink Conferentie – 17 juni 2010


Macroniveau

LICTO richt zich vooral op het mesoniveau van het onderwijs.

Lectoraat

Mesoniveau

Microniveau


Onderwijslogistiek Het lectoraat Doelstellingen • • • •

Onderzoek, Professionalisering docenten, Curriculumontwikkeling, l kk l Kennisuitwisseling

O d Onderzoeksprogramma k • • • • • • •

Afstandsleren/Virtuele werelden* ICT voor ketenintegratie* ICT voor competentieleren Standaardisatie van onderwijsinformatie* IT-governance in onderwijs onderwijs* Planning en roostering* Kwaliteit van e-learning

((*)) Onderzoeksrapporten pp op p www.licto.nl



www.licto.nl 7 Onderwijslogistiek – Peter van ’t Riet – www.licto.nl – SISlink Conferentie – 17 juni 2010

Onderwijslogistiek

2. Een halve eeuw HBO


Onderwijslogistiek Geschiedenis HBO

Ontwikkeling O t ikk li van het h t onderwijs in de afgelopen halve eeuw Jaren ’60 : -

veell kleine kl i instellingen, i t lli sterke economische groei, sterke bevolkingsgroei, sterke groei studentenaantallen, massificatie van het onderwijs



Ontwikkeling O t ikk li van het h t onderwijs in de afgelopen halve eeuw Jaren ’70 : - groeii aantal t l (kleine) (kl i ) onderwijsinstellingen, - fragmentatie in het HO en MBO, - inefficënte overheidsturing



Ontwikkeling O t ikk li van het h t onderwijs in de afgelopen halve eeuw Vanaf jaren ’80 : - concentratie t ti van onderwijsd ij instellingen (fusies), - terugtredende overheid, Het ROC OC Midden dd Nederland d l d en zijn ca. 150 1 0 rechtsvoorgangers h - grotere autonomie van (Bron: Bernard Fransen, ROC Midden Nederland, 2008) de instellingen, - concentratie en groei van management, - hiërarchisering van de organisatie - opkomende informatisering



Ontwikkeling O t ikk li van het h t onderwijs in de afgelopen halve jaar Jaren ’90 : -

rationalisering ti li i van de d organisatie, i ti centralisatie van diensten, (onderwijs)beheersdenken, sterke invloed van informatiesystemen, - vorming van een gesloten bedrijfscultuur



Ontwikkeling O t ikk li van het h t onderwijs in de afgelopen halve jaar Jaren ’00 : - via i internet i t t komt k t de d buitenwereld b it ld naar binnen, - doorgaande emancipatie van het individu - groeiende aandacht voor innovatie en belang van kennis - emancipatie van de professional - groeiende noodzaak van een open bedrijfscultuur


Onderwijslogistiek

3. Onderzoek naar planning en roostering in het HBO


Onderwijslogistiek Onderzoek planning en roostering

Context van het onderzoek • • • • • •

Ontevredenheid van studenten over hun roosters Ontevredenheid bij onderwijsafdelingen over het roosterproces O t Ontevredenheid d h id bij roostermakers t k over de d aanlevering l i van gegevens uit it onderwijsafdelingen Ontevredenheid bij facilitaire dienst en CvB over te veel leegstand Roosterverbeterprojecten leveren weinig resultaat op Planningsprocessen blijven buiten zicht van verbeteractiviteiten



Context van het onderzoek •

Opdrachtgever/Medefinancier : COMIT (Coördinerend Overleg Managers IT in het HBO)

•

Doel: Opsporen van knelpunten in de keten van planning en roostering

•

Uitvoeringsperiode: voorjaar 2009



B Begrippenkader i k d : Planningsprocessen Pl i In

het roosterproces komen 10 planningsprocessen samen: Periodenplanning Onderwijsplanning Tentamenplanning Studentenplanning Financiële planning input voor roosterproces Personeelsplanning Locatieplanning Ruimteplanning p g Faciliteitenplanning Stageplanning 17 Onderwijslogistiek – Peter van ’t Riet – www.licto.nl – SISlink Conferentie – 17 juni 2010


B Begrippenkader i k d : Organisatieniveaus O i ti i Die processen kunnen worden uitgevoerd op verschillende organisatieniveaus: Periodenplanning Instelling Sector Onderwijsplanning Sector Opleiding Tentamenplanning Sector Opleiding Studentenplanning Instelling Sector Financiële planning Instelling Sector Personeelsplanning Sector Opleiding Locatieplanning Instelling Ruimteplanning p g Instelling g Sector Faciliteitenplanning Instelling Sector Stageplanning Opleiding Sector Roosterproces Instelling Sector Opleiding 18 Onderwijslogistiek – Peter van ’t Riet – www.licto.nl – SISlink Conferentie – 17 juni 2010


B Begrippenkader i k d : ICT-bedrijfsmodel ICT b d ijf d l Aspecten van deze processen manifesteren zich op vijf niveaus van het ICT-bedrijfsmodel: • • • • •

bestuur en beleid afdelings- of unitorganisatie procesorganisatie informatiearchitectuur applicaties/informatiesystemen

(zie voor dit model mijn lectorale rede)



Bij aanbodgestuurd onderwijs Planning van onderwijsaanbod

Periodenplanning

Onderwijs- Studentenplanning planning

Financiële planning

Personeelsplanning

Ruimteplanningt

Faciliteitenplanning

Roosterproces

Unit organisatie Procesinrichting Informatiearchitectuur Applicaties

Aanbodrooster t



Bij vraaggericht / flexibel onderwijs bovendien

Vorige dia

Aanbodrooster wordt vitrinerooster Inschrijvingsproces

Naplanning van vraag

Periodenplanningt

Onderwijs- Studentenplanning planning


Personeelsplanningt

Ruimteplanning

Faciliteitenplanning

Roosterproces

Unit organisatie Procesinrichting Informatiearchitectuur Applicaties

Individuele roosters



Opzet en uitvoering 1. Open interviews bij 8 HBO-instellingen (4 grote en 4 middelgrote) 1 2. Interviews met senior-verantwoordelijken voor roostering en informatiemanagement 3 Conclusies 3. C l i getrokken t kk per niveau i van het h t ICT-bedrijfsmodel ICT b d ijf d l 4. Aanbevelingen geformuleerd



Eindrapport • Titel: “Knelpunten in plannings- en roosteringsprocessen van de hogescholen : Gezien vanuit het perspectief van seniorverantwoordelijken voor de roostering en het informatiemanagement” • Veel g gedetailleerde informatie over de inrichting g van planning p g en roostering • Te downloaden op www.licto.nl www licto nl (bij “Onderwijslogistiek”) Onderwijslogistiek )



Conclusies Bestuur en organisatie 1. Het CvB/RvB stuurt onvoldoende op de inrichting van de integrale procesketen k t van planning l i en roostering. t i 2. Het management van onderwijsafdelingen stuurt onvoldoende op de kwaliteit van de onderwijs- en personeelsplanning en op het roostergedrag t d van d docenten. t 3. Veel roosterproblemen ontstaan omdat onderwijsafdelingen en opleidingen zich niet houden aan instellingsbrede afspraken en procedures. 4. Veel leegstand van lokalen ontstaat doordat docenten meer ruimten voor hun onderwijs laten reserveren dan zij werkelijk gebruiken. 5. Centralisatie van het roosterproces leidt tot een betere inrichting van de plannings- en roosteringsprocessen en verbetert de kwaliteit van de roosters. 24 Onderwijslogistiek – Peter van ’t Riet – www.licto.nl – SISlink Conferentie – 17 juni 2010

Onderwijslogistiek Onderzoek planning en roostering Organisatie, beleid en onderwijs zijn lappendeken Strategisch onderwijsbeleid

CvB

Roosterbureau ICT Gebouwen

Onderwijsafd. 1 O d Onderwijsafd. fd 2 Oa 3 O.a.

Function.beheer Personeel Etc.

Onderwijsafd. j 4

Onderwijs Onderwijs

Onder wijs Onderwijs

Onderwijsafd X afd. 25



C Conclusies l i P Procesinrichting i i hti 6. Instellingsafspraken over de indeling van onderwijsperioden worden door onderwijsafdelingen onvoldoende nageleefd. 7. Onderwijsontwikkelaars in de onderwijsafdelingen houden onvoldoende rekening met de logistieke randvoorwaarden waarbinnen het onderwijs moet worden uitgevoerd. 8. Onderdelen van personeelsplanning zoals inzetplanning, taakbeleid, competentiemanagement p g en roosterdiscipline p zijn j onvoldoende ontwikkeld. 9. Veel roosterproblemen ontstaan omdat het ruimtebeheer van de instelling g niet integraal g wordt aangestuurd. g 10. De autonomie van onderwijsafdelingen om hun planningsprocessen naar eigen inzicht in te richten staat de verbetering van het roosterproces en de informatiehuishouding in de weg. 26 Onderwijslogistiek – Peter van ’t Riet – www.licto.nl – SISlink Conferentie – 17 juni 2010

Onderwijslogistiek Onderzoek planning en roostering Processen rommelig ingericht en slecht afgestemd C B CvB

Roosterproces Ruimtebeheer

Roosterbureau ICT

Ruimtebeheer

Gebouwen

Onderwijsafd. 1 Onderwijsafd. 2 O.a. 3


Onderwijsplanning inzetplanning

Onderwijsafd. 4 Onderwijsafd. X 27



Conclusies Informatiearchitectuur en informatiesystemen 11 Roostersystemen 11. R t t voldoen ld te t weinig i i aan de d eisen i die di daaraan d door d de d organisatie worden gesteld. 12. De instelling beschikt niet over adequate informatiesystemen voor de h l keten hele k van planning l i en roostering i 13. Het gegevenstransport binnen de plannings- en roosteringsprocessen vindt grotendeels plaats door middel van spreadsheets en tekstformulieren. 14. De informatiearchitectuur van de instelling is niet geschikt voor planning en roostering van vraaggestuurd onderwijs. 15. Roosterverbeterprojecten zijn te veel gericht op één of een aantal onderdelen van de plannings- en roosteringsketen en te weinig op het g karakter van die keten. integrale 28 Onderwijslogistiek – Peter van ’t Riet – www.licto.nl – SISlink Conferentie – 17 juni 2010

Onderwijslogistiek Onderzoek planning en roostering Informatiearchitectuur is chaotisch

Studenten systeem Onderwijs informatie Personeels P l systeem

Tentamen planning

Meeste koppelingen handmatig : overtypen of spreadsheets

Lokalen reservering g Inzet planning Ruimte beheer

Rooster systeem

Rooster publicatie Agenda systeem

Tentamen roostering 29



Hoe verbeteren we dit beeld?


Onderwijslogistiek

4. Hoe kijk je naar hoger onderwijs?


Onderwijslogistiek Onderwijsvisie

Hoe kijken we naar hoger onderwijs? Onderwijs j zal: ¾ ¾ ¾ ¾ ¾

moeten aansluiten bij de maatschappelijke ontwikkeling de emancipatie van het individu moeten ondersteunen student-georiënteerd georganiseerd moeten worden gepersonaliseerd en vraaggestuurd moeten worden uitgevoerd (inter-)nationale studentenmobiliteit moeten faciliteren

Als we geen heldere keuze maken voor de toekomst, toekomst dan wordt het onderwijs een museum.



In de huidige situatie van aanbodgestuurd onderwijs hebben we al de grootste moeite met onderwijslogistiek. Keuzeminoren kunnen we binnen de instelling nog net aan, omdat ze als aanbodgestuurd b d t d onderwijs d ij zijn te plannen. Vraagsturing op niveau van onderwijseenheden is vrijwel onmogelijk. 33 Onderwijslogistiek – Peter van ’t Riet – www.licto.nl – SISlink Conferentie – 17 juni 2010


Wat moet er in het hoger onderwijs veranderen? Verander de onderwijslogistiek j g op p drie p punten: 1. Standaardiseer je organisatie, je planningsprocessen en je informatiehuishouding 2. Ontwikkel andere plannings- en roosteringsprocessen 3. Zet de student financieel aan het stuur!


Onderwijslogistiek

5. Standaardisatie van onderwijslogistiek


Onderwijslogistiek Standaardisatie

Motivatie voor standaardisatie Zie mijn keynote presentatie op de SIS-conferentie van 21 juni 2007 in Veldhoven ldh “ “Van b h beheer naar support”” Noodzakelijk j zijn j standaardisatie van - Organisatie - Processen - Informatie


36

Onderwijslogistiek Standaardisatie van organisatie

K t Ketens

Afdelingen Processen Gegevens Systemen

Elke organisatie g is een systeem y van ketens Onderwijslogistiek – Peter van ’t Riet – www.licto.nl – SISlink Conferentie – 17 juni 2010

37


Laat het niet zo….. zo


CvB

Onderwijsafd. 1 Onderwijsafd Onderwijsafd. Onderwijsafd. O d fd 22 O.a. O.a. O a 33


Onderwijsafd. Onderwijsafd. j 44 Onderwijsafd. Onderwijs-X afd X afd.


38


Maar maak het zo…..


CvB

Onderwijsafd. 1 Onderwijsafd 2 Onderwijsafd. O.a. 3 Onderwijsafd 4 Onderwijsafd.

Function.beheer Personeel

Onderwijsafd. X

Etc.


39


Standaard voor organisatie 1. Onderwijsafdelingen van vergelijkbare omvang. 1 omvang 2. Organiseer management identiek (bijv. tweekoppige directie met portefeuilleverdeling zoals het CvB). 3 Match 3. M t h bedrijfsfuncties b d ijf f ti en ondersteuning. d t i 4. Afdelingsfunctionarissen van zelfde niveau, verantwoordelijkheiden en bevoegdheid voor de planningsprocessen ( (manager onderwijsplanning, d ij l i manager inzetplanning, i t l i manager roosters, manager ICT-en-onderwijs etc.). 5. Organiseer instellingsoverleg per bedrijfsfunctie(s) (hoofden bedrijsfbureau, managers roosters, managers ICT-enonderwijs etc.). 6. Geef deze gremia duidelijk doelen, bevoegdheden en resultaatverplichtingen mee. Onderwijslogistiek – Peter van ’t Riet – www.licto.nl – SISlink Conferentie – 17 juni 2010

40

Onderwijslogistiek Standaardisatie van processen

Pl Planningsprocessen i : de d belangrijkste b l ijk t In

het roosterproces komen 10 planningsprocessen samen: Periodenplanning Onderwijsplanning Tentamenplanning Studentenplanning Financiële planning input voor roosterproces Personeelsplanning Locatieplanning Ruimteplanning p g Faciliteitenplanning Stageplanning


41

Onderwijslogistiek Standaardisatie van onderwijsperioden HO in Nederland op dit moment 1. Allerlei periode 1 periode-indelingen indelingen (2, (2 3, 3 4, 4 5, 5 6 per jaar; zelfd 3,5 3 5 komt voor) 2. Begin en eind varieert zelfs binnen instellingen 3. Aansluiting bij voorafgaand onderwijs is gering Gevolg 1. Volgen (studenten) en geven (docenten) van onderwijs in andere onderwijsafdelingen is onmogelijk 2 Of levert knelpunten bij start en einde van de perioden op 2. 3. Leidt tot roosterproblemen en verspilling van ruimten 4. Belemmert studentenmobiliteit


42

Onderwijslogistiek Standaardisatie van onderwijsperioden

Studentenpopulatie Uitstroom

Instroom

1e periode Opleiding 1

Opleiding p g2

1e periode i d

2e periode

2 periode 2e i d

3e periode

4e periode

3 periode 3e i d

4e periode i d

Studiejaar


43

Onderwijslogistiek Standaardisatie

Standaard voor onderwijsperioden 1. 4 reguliere onderwijsperioden van 10 weken (nu al meest gangbaar i HO en MBO) in 2. 5e onderwijsperiode in de zomer voor summercourses, inhaal onderwijs, vooruitloop onderwijs 3. Alle perioden beginnen en eindigen voor alle onderwijsafdelingen op dezelfde datums 4. Leruren/roosteruren in alle afdelingen g g gelijk j ingedeeld g N.B. Periodenplanning is de basis voor de onderwijsplanning


Onderwijslogistiek Standaardisatie van onderwijsprogramma’s Voorbeeld minoren HO in i Nederland N d l d op dit momentt 1. Major-minor-model niet in de WHW 2. Minoren van allerlei omvang (10, 15, 20, 30 45 EC) Gevolg 1. Minoren uit andere onderwijsafdelingen/instellingen zijn moeilijk ilijk inpasbaar i b 2. Gemeenschappelijk ontwikkelen/aanbieden van minoren is vaak onmogelijk 45 Onderwijslogistiek – Peter van ’t Riet – www.licto.nl – SISlink Conferentie – 17 juni 2010

Onderwijslogistiek Standaardisatie van onderwijsprogramma’s Standaard voor minoren 1. Leg de indeling van bachelorprogramma’s in major en minor(en) vast i de in d wett 2. Elke major is veelvoud van 30 EC 3. Elke minor is 30 EC 4. Elke bachelor heeft recht op 1 minor in een andere opleiding 5. Laat opleidingen vrij in de major-minorcominaties (bijv. 210 + 30 EC, of 180 + 2x30 EC etc.)


Onderwijslogistiek Standaardisatie van processen

Studenten planning Periode planning p g

Onderwijs planning p g

Stage l i planning

Tentamen l i planning


Personeels planning

Locatie planning

Ruimte planning

Standaardiseer de planningsprocessen door alle onderwijsafdelingen heen

Inzet planning

Onderwijs roostering Tentamen roostering

Faciliteiten planning


47

Onderwijslogistiek Standaardisatie van informatie Breng je informatiehuishouding in kaart en leg de knelpunten bloot (architectuurplaat) Studenten systeem Onderwijs informatie Personeels P l systeem

Tentamen planning

Lokalen reservering g Inzet planning Ruimte beheer

Rooster systeem


Tentamen roostering 48


Onderwijslogistiek Standaardisatie van informatie Ontwerp een moderne informatiehuishouding (referentie architectuurplaat en migratieplan) (referentie-architectuurplaat Terugkoppeling g pp g Studenten systeem

Studievolg systeem

Tentamen planning

Tentamen roostering

Onderwijs informatie Personeels systeem

Inzet planning

Ruimte beheer

Rooster systeem Lokalen reservering

Inschrijving systeem



Onderwijslogistiek

6. Andersoortige planningsprocessen


50

Onderwijslogistiek Andere planningsprocessen

Huidige planningsprocessen 1. 2. 3. 4. 5.

Gericht op aanbodonderwijs 100% planning (onderwijs, studenten, docenten, ruimten) Roosterproces als flessenhals Overal knlepunten p Vraagsturing op OE-niveau is onmogelijk te organiseren



Planningsproces gefaceerd opzetten 1. Instellingsregel voor deelnemers aan het proces 2. Resultaatverantwoordelijke docententeams (RVT’s) plannen hun onderwijsaanbod m.b.v. studentenprognoses 3. Roostering van het onderwijsaanbod in ruimte en tijd (vitrine-rooster zonder studenten en docenten) 4. Inschrijving door (geïnstrueerde) studenten op OE’en 5. RVT RVT’ss monitoren de inschrijving en verdelen de lessen 6. RVT’s bestaan uit een vaste kern en een flexibele schil 7. RVT’s lossen met roostermakers inschrijvingstekorten en –overschotten overschotten op 8. Kosten en opbrengsten per EC per student zijn aan alle partijen bekend



Fasering van de implementatie 1. Docentloos roosteren : eerst een goed rooster maken voor studenten en daarna d d lessen de l verdelen d l mett h hett docententeam d t t (kan al met de huidige roostersystemen) 2. Stel daarna een deel van de onderwijseenheden open voor i h ij i door inschrijving d studenten t d t (pas zonodig je onderwijssysteem aan) 3. Breidt dit uit tot het hele studieprogramma (informeer studenten over verplichte en niet-verplichte onderwijseenheden en studiedrempels) 4. Hang kosten en opbrengsten zichtbaar aan alle transacties 5. Stel studiebudgetten voor studenten vast en resultaatverplichtingen voor RVT’s


Onderwijslogistiek

7. Naar een andere bekostiging


54

Onderwijslogistiek Bekostiging

De huidige g bekostiging g g ¾ ¾ ¾ ¾ ¾

Inschrijvingsbekostiging + diplomabekostiging Overheid betaalt de instelling (rijksbijdrage) Overheid betaalt de student (stufi) Student betaalt (via stufi) een gering collegegeld Granulariteit van transactie is het studiejaar per student


55


Docent heeft geen idee wat het onderwijs kost en opbrengt

Rijksbijdrage € 4315,- per jaar Student heeft geen idee wat de studie werkelijk kost

OCW

Stufi

Hangt niet samen met hoeveelheid genoten onderwijs

Un./Hs.

Collegegeld € 1620,, p per jaar j

Student

Hangt niet samen met hoeveelheid genoten onderwijs


56


Gevolgen g ¾ Studenten en docenten hebben geen zicht op de financiële consequenties van hun keuzen ¾ Financiële prikkels spelen geen rol ¾ De granulariteit van de transacties is zeer grof (op studiejaar) ¾ Er wordt inefficiënt gewerkt (enorme verspilling van middelen) ¾ Vrijwel iedereen is ontevreden ¾ De overheid heeft nauwelijks j invloed op p de wijze j waarop p het geld wordt besteed


57


Waar moeten we naar toe? ¾ Studenten en docenten moeten zicht krijgen op de financiële consequenties van hun keuzen ¾ Financiële prikkels moeten een grotere rol spelen ¾ De granulariteit van de transacties moet kleiner worden (op niveau i van onderwijseenheden) d ij h d ) ¾ Er moet efficiënter gewerkt worden ¾ Door meer verantwoordelijkheid bij deelnemers te leggen kan de tevredenheid worden bevorderd ¾ De overheid moet meer zicht krijgen op de wijze waarop het geld wordt besteed g Geef de student een rugzakje


58


5. Un./Hs. ontvangt geld per EC

Bekostigde stufi-student Rijksbijdrage

OCW

Un./Hs. Stufi

1. Overheid stopt rijksbijdrage en stufi in rugzak student

4. Un./Hs. levert onderwijs(eenheid)

Collegegeld

3. Student schrijft j zich in voor onderwijseenheid

2. Collegegeld vervalt 6. Student ontvangt stufi f per ingeschreven h EC

St d t Student


59



Bekostigde niet-stufi-student niet stufi student Rijksbijdrage

OCW 1. Overheid stopt rijksbijdrage in rugzak student

Un./Hs. 4. Un./Hs. levert onderwijs(eenheid)

Collegegeld


2. Student deponeert 2 collegegeld in rugzak (deposito) St d t Student


60



Onbekostigde student

OCW

Un./Hs. 3. Un./Hs. levert onderwijs(eenheid)

Collegegeld


1. Student deponeert 1 collegegeld in rugzak (deposito) St d t Student


61

Onderwijslogistiek

D k voor jje aandacht Dank d ht


62

vraaggestuurde onderwijslogistiek

Recommend Documents