Onderwijslogistiek en deelnemersbegeleiding. CVI April 2014

Onderwijslogistiek en deelnemersbegeleiding

CVI April 2014

Agenda: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Het Alfa-college LBS & OLS doelstellingen De processen Ontwerp en keuzes Programma – waar lopen we tegen aan Eerste opbrengsten

Alfa-college Christelijk Regionaal Opleidingencentrum voor Noord- en Oost-Nederland

Alfa-college: Feiten en cijfers • Beroepsonderwijs, VAVO en Educatie • Cursussen en bedrijfsopleidingen op maat • 9 locaties • Provincies Groningen, Drenthe en Overijssel • Circa 11.000 studenten • 1.000 medewerkers

Feiten en cijfers - vervolg • Onderwijslocaties: – Groningen (4) – Hoogeveen (2) – Hardenberg – Leek – Assen

OLS/LBS: Ambitie Integrale ondersteuning van het onderwijs voor planning, roostering, AAR, deelnemerbegeleiding en resultaatbeheer

Doelstellingen • Flexibilisering: • Betere ondersteuning voor clustergroepen, niveaugroepen, keuzegroepen; betere ondersteuning van individueel onderwijs • Het doelmatiger omgaan met resources (lokalen, personeel) • De informatievoorziening van het Alfa-college te verbeteren.

Procesmodel Alfa-college Ve rsi e: 1.0 – 06-02-20 13

B2. Onder wijs

B3. Beroe psve ld

B4. Bedrij fs voe ring

B2.1 Busine ss plan / Mee rjare nplan

B2.2 Budge tte ring

B4.1 Busine ss plan / Mee rjare nplan

E1.3 Ev ene menten E1.4 Werv ing en promotie E1.5 Va stle gge n prospects

B2.9 Ve rsl aggev ing

B3.5 Versl aggeving

S1.8 Produc ere n S1.5 Mgmt de el ne mer gegev ens S1.6 Examen processen S1.7 Dee lneme r uitsc hrijv en - Protocoll en - Uitsc hr ijve n wa arde doc umenten - Muta ti es deel neme r - Doss ierv orming -Tuss entijds - Diploma ’s - Muta ti es studie - Ve rwe rking re sulta te n - Bij ov erl ijden - Certificaten - BPV/Stage ove ree nkoms te n - Ve rkl aringe n

P3. Ople iden & Ontwik ke len

P4. Toewi jzen & doorlopen stage (Beroe psprak tijkv orming)

S1.9 Ve rantwoording - CFI - contractpartijen - RMC - bedri jve n - DUO - ins pe ctie onderwi js - inburgeri ng - intern - ad hoc

P1.2 Intak eges prek Warme ove rdrac ht

P2.1 Beroe psorië nta ti e

P2.2 Ops te lle n PO P

P3.1 Ori ëntatie op le erinhoud

P3.2 Concre tis eri ng leeractivi teiten

P4.1 Ops te lle n Stage profiel

P4.2 Werv en Stage en matche n

P5.1 Va ststel len studie res ul ta at

P1.3 Va ststel len studie keuze

P1.4 Voors te l E VC en/of vri jstel ling

P2.3 Voorlopig re sultaa t bespreken

P2.4 Fee dback bege lei de r/ deelnemer

P3.3 Uitvoer en le era ctivi te iten

P3.4 Voorlopige resultaten vaststellen (formatief)

P4.3 Stage uitvoe ren e n begelei den

P4.4 Opnem en in portfoli o

P5.3 Afne men ex ame n

P2.5 Studiel oopBaa nbe gele iding Groep/individueel

P2.6 Ins chrijv en (ins chrijfle ss en)

P3.5 Feedback gev en

P3.6 Refle ctie

P4.5 Va stle gge n studie res ul ta at

P4.6 Aanwe zigheidsregi stratie

P5.5 Va ststel len EV C en/of vr ijstelling

P2.7 Moni tore n ins chrijv ingen

P2.8 Twe ede lijns bege lei di ng

P3.7 Bege leide n dee lneme r

P3.8 Aanwe zigheidsregi stratie

P4.7 Moni tore n studie voortga ng en pr ese nti e

P2.9 Inc identen re gi stratie & afhandeling

P2.10 Door- en uitstroomadv ies en -onders te uning

P3.9 Opnem en in portfoli o

P3.10 Moni tore n studie voortga ng en pr ese nti e

P4.8 Behe er & bes chik baa r stellen sta ge bedri jve n

S1.10 Archiv ere n - wa arde doc umenten - ve rantwoording

E2. Alumni

P5. Ex ami ne ren /ce rtifice ren

P1.1 Ori entatie studie keuze

E3.3 Ev ene menten

P5.2 Aanvragen waarde-documenten (diploma's, certificeren,verklaringe P5.4 Beoordel en n) ex ame n

E2.1 Behe ren Alumni be stand

E2.2 Loopba an bege lei di ng

E2.3 Kennis en kunde ondersteuning (LLL)

E3.4 Werv ing en promotie E3.5 Registreren potentiële stagebedrijven

L2.1 Pl an onderwi jsl ogi stiek - Personeel - Ope rationee l - Financ iee l

L2. Onder wijs logistie k & Roostere n

T3. ICT/Informatisering

T4. Financ iee l

T5. Huisv es ti ng

T6. MCV

T7. Ink oop

T8. Kwal iteit

T1.1 T1.2 Bestellingen/ T1.3 Verhuren & T1.4 Beveiliging & Incidenten Postafhandeling goederenstromen reserveren T2.2 CAO uitvoe ring

T3.1 Proj ect (portfoli o) T3.2 Call & Inc ident ma na geme nt ma na geme nt T4.1 Behe ren Grootboek

T5.1 Ve rwe rving

T5.2. Inric hti ng

T6.1.Behe er huis stijl - Extern - Intern

T6.2. Behe er i magovi sie - Extern - Intern

T7.1 Behe ren T7.2 Ve rwe rving (inc l. EA) - Ink oopbe leid - Lev era ncie rs - Aanbestedingskalender T8.2 Audit

T3.4 Proble m management

T4.3 Behe ren Bek ostigings opbrengste n

L2.3 Ja arta kenma na geme nt

L3.2 Regis tr ere n en cl as sific ere n - Mark ts ignale n

T1.5 Opdrachten & T1.6 Informatievoorziening aanpassingen/ wijzigingen recep tie T2.3 Formatie budgette ring

T3.3 Change ma na geme nt

T4.2 Ve rwe rke n Boek houdk undige trans actie s - Kas, Bank, Overig

T8.1 Proc es mana ge ment

L2.2 Va ststel len - Intak eprognose - Onder wijsaanbod - Onder wijs loca ti es - Onder wijs pers one el - Klas se n

L3.1 Pl an contrac tactiv iteiten - Pe rsone el - Operationeel - Financ iee l

L3. Offerte G ebas ee rde Diens tv erl ening (2e, 3e gelds troom)

T2.1 Ins troom - Werv ing & Se lec tie, - Soll ici ta ti e, - Aannam e - Regis tr atie

L1.2 Onder wijs structuurontw ikk eli ngL1.3 Sa menwe rki ngs ve rband,L1.4 Aanwe zigheidre gistra ti e - compe te nti es aa nslui tinge n en a fs temming ei se n va ststell en - curr iculum/ le ertraj ec te n - we rkv eld - leereenheden / modules - vm bo – mbo - toetsc riteria, toetse n en a ss ess ment - mbo - hbo -OE R

T1.7 Kassa- en bataalautomaten

T2.4 PO P, competenti es en portfolio

L3.3 Mark ts ignale n - Va lida tie e n kw ali fic ere n - Registr eren potentiële sta ge bedri jve n

T1.8 Beheer & controle

T5.3 Behe ren

T4.5 Activ a Boek houding

T1.9 St oringen/ klachten

T2.5 HRM services - NAW, - Sa lar is, - Ve rlof, - Ve rzuim

T3.5 Rele as e & le ve rings- T3.6 Configura ti on management management

T4.4 Proj ect Boek houding

L2.4 Roostere n - Onder wijs aa nbod sa men met intak eprognose, onderwi jsl oc atie s e n onderwi jspe rsonee l

T5.4 Aanpas se n

T1.10 Organisat orische processen

T5.5 Afs tote n

T7.4 Behe ren e n monitor en - Lev era ncie rs

T8.3 Analy se - Afw ijk ingen t.a.v. norm

T7.5 Aanpas se n - Produc ta ss or tim ent

T7.6 Afs tote n - Lev era ncie rs

T1.12 Toegangbeheer & controle

T3.9 Capa city management

T4.8 Debiteure n

L2.7 Publi cer en - Rooster i nte rn - Rooster exter n

L3.5 Mak en, va lide ren en goe dke ur en - Financ iël e v oorstel

T2.7 Doorstroom

L1.6 Conte nt Publi catie en zoek baa r mak en

T1.14 Repro

T2.8 Uitstroom

T4.10 Betal ingen

L2.9 Archiv ere n - Rooster i nte rn - Rooster e xter n

L3.7 Rooster op ba sis v an getek ende offer te - Produc te n - Pe rsone el - Middelen - Fac ture n

L3.6 Ve rsturen en moni tore n - Offerte

T1.13 Cat ering beheer

L1.8 Content - Archiv ere n

L2.8 Pl annen, re pr oduc ti e (of inkoop) en di stributie - Onder wijsmateri eel - Onder wijs lee rmiddel en

T1.15 Printer en print diensten

L3.8 Archiv ere n - Corres ponde nti e - Goe dk euri nge n - Offerte - Ge te ke nde offe rte

T1.16 Bibliotheek / Mediatheek

T1.17 Infoboarden

T1.18 Archiveren - Waardedocumenten

T2.9 Archiv ere n - Waar de docume nte n

T3.10 Se rvi ce continuity T3.11 Se curity management management

T4.9 Credite ur en

L1.7 Conte nt - Statis ti sc he a na ly se - Intern e va luatie - Kwal iteitstoets

T4.11 Analy se Rapportage

T3.12 Functionee l management & behe er T4.12 Begroting en budgetten opstell en

T3.13 Tel efoni e management & behe er T4.13 Control cycl us

T3.14 Archiv ere n - Waar de docume nte n T4.14 Afs luiting



T6.3 Behe ren s ta ndaar dte ksteT6.4 n Produc ere n publ ica ti es T6.5 Communica ti ek anal en ma nagen - Intern - Persberichten - Aanleverende schol en - Ex te rn - Ja arv ers la g - Werk vel d, - Interna ti ona al

T7.3. Contra ctere n - Lev era ncie rs

T.1.11Afvalbeheer

T.3.8 Ava ila bi lity management

T4.7 Fac ture ren , incasso / storno

L2.6 Herroos te ren m et bijge stelde - Intak e(prognose) - Onder wijsaanbod - Onder wijs loca ti es - Onder wijs pers one el

L3.4 Mak en, va lide ren en goe dke ur en - Inhoudeli jk v oorstel - Personeel en midde len re se rve ren

T2.6 Fle x inhuur

T3.7 Se rvi ce lev el ma na geme nt

T4.6 Doorbela stingen

L2.5 Terugk oppe len - Onoplosba re rooster confl icten

L1.5 Onder wijs en toets behe er (content) inc l. goedkeuringproces - Vull en le ertra jec te n en toe ts en

M2 Processturende informatie

L1.1 Pl an onderwi js ontw ikk eli ng - opera ti one el

L1. Onder wijs ontwi kke ling & Onder wijscatalogus & beheer

T2. HRM

C. Communicatie

B1.7 Ja arv ers la g

B2.8 Bek ostiging

Facilitair, HRM, ICT, Financieel, Huisvesti ng, MCV, Ink oop, Kwal iteit

S1.3 Verwerken inschrijving S1.4 , Initië ren fina nc ie el - ve rwe rke n gegev ens + docs trans actie s - ve rwe rke n her-ins chrijv ers - toewij zen k las - toewij zen mentor/coa ch/ bege lei de r

P2. Intro bege lei di ng & zorgstructuur

E3.1 Volge n ma rktontwi kk eling E3.2 Mark eting bedri jve n

T1. Facilitair

© Arla nde 20 10

Ex te rn

B2.7 Ins pe ctie

B3.4 Bekostiging

S1.1 Aanmelding en S1.2 Intak e pla nnen e n (her)ins chrijv en De elne mer ve rwe rke n - (Her)ins chrijv en - Uitzending intak es - Communica ti e me t dee lneme r - Ve rwe rke n inta ke (incl. te tekenen onderwi jsov ere enkoms ten)

P1. Ins trome n

2.6 Va ststel len Kwal iteitsbe lei d

B2.5 Va ststel len oplei dingen

B4.4 Manage ment bedri jfs voe ring proje cten

B4.3 Management contract / Ja arpl annen

E3. Werving bedri jve n

C1 Beheer relaties - Extern - Intern (medew, deelnemer)

C2. Communiceren intern ** INTRANET** - Regio / Locatie - Team / Onderwijseenheid - Deelnemers / Medewerkers - Klas

C3. Communiceren extern ** INTERNET** - potentiele deelnemer - potentieel bedrijfsactiviteit

C4. Beheren toegang

E1. Werv ing deelnemers

Intern

1.6 Manage ment Rapportage

B3.3 Manage ment c ontra ct / Ja arpl annen

B4.2 Budgettering

S1. Dee lneme rs- en ex ame nadmini stratie

E1.1 Volge n ma rktontwi kk eling E1.2 Mark eting dee lneme rs

B2.4 Manage ment onderwi js pr oj ec te n

B2.3 Manage ment c ontra ct / Ja arpl annen

B3.2 Budge tte ring

B3.1 Business plan / Mee rjare nplan

Aute urs : J. Onion, S. Mars al

B1.5 Begroting

M5 Dashboard Executive Management Informatie.

B1.4 Manage mentcontracten

M4 Decision support.

B1.3 Kade rbrief

M3. Analyse management informatie

B1.2 Mee rjare ndoels te lling

M1. Operationele management informatie per afdeling

ROC Alfa Colle ge B1.1 Ins te llings pl an

B1. Bes tuur

T6.6 Archiv ere n - Producten

T7.7 Publi cer en - Produc ta ss or tim ent intere n - Productassor tim ent extern

T7.8 Bes te lle n - Produc te n - Diensten

T7.9 Moni tore n bes te lingen - Produc t l ev eringe n - Dienst leveri ngen

T7.10 Moni tore n kw alite it - Produc t - Dienst


M. Managementinformatie

Proc es model

Informatie bele id

Hoe was het

Primaire en Logistieke processen S1. Deelnemers- en examenadministratie

S1.1 S1.2 Intake Aanmelding en plann en en (her)inschrijven verwerken Deelnemer

P1. Instromen

P1.1 Orientatie studiekeuze

P1.2 Intakegesprek Warme overdracht

P1.3 Vaststellen studiekeuze

P1.4 Voorstel EVC en/of vrijstelling

L1. Onderwijsontwikkeling & Onderwijscatalogus & beheer

L2. Onderwijslogistiek & Roosteren

S1.3 Verwerken inschrijving

S1.4 , Initiëren financieel transacties

S1.6 Examenprocessen S1.5 Mgmt Deelnemergegevens - Mutaties deelnemer-

P3. Opleiden & Ontwikkelen

P2. Intro begeleiding & zorgstructuur P2.2 Opstellen POP

P3.1 Oriëntatie op leerinhoud

P3.2 Concretisering leeractiviteiten

P2.3 resultaat bespreken

P2.4 Feedback

P3.3 Uitvoeren leeractiviteiten

P2.5 Stud ielo opBaan begeleidi P2.7 ng Monitoren inschrijvingen

P2.6 Inschrijven (inschrijflesse P2.8 Tweede n) lijns begeleiding

P3.5 Feedback

P3.4 resultate n vaststellen (formatief) Eduarte

P3.7 Begeleiden deelnemer

P3.8 Aanwezigheid s-registratie

P2.9 Incidenten registratie & afhan deling

P2.10 Door- en uitstroo madvi es

P3.9 Op nemen in portfolio

P3.10 studievoortga ng

L2.1 Plan Onderwijs logistiek

L1.2 On derwijs L1.3 SamenwerkingsL1.4 structuurontwikkeling verbanden Aanwezigh eidregistrati OER, etc. e eisen vaststellen

L2.2 Vaststellen Intakeprognose

L2.3 Jaartakenmanagement

S1.8 Produceren waardedocumenten

P4. Toewijzen & doorlopen BPV

P2.1 Beroepsoriënt atie

L1.1 Plan onderwijs ontwikkeling - operatio neel

S1.7 Deelnemer uitschrijven

L2.4 Roosteren

L2.5 Terugkoppelen - Onoplosbare roosterconflicten

P4.1 Opstellen Stage profiel P4.3 Stage uitvoeren en begeleiden P4.5 Vastlegg en studieresultaa t

P4.7 Monitoren studievoortga ng en presentie

S1.9 Verantwo ording

S1.10 Archiveren

P5. Examineren & certificeren

P4.2 Werven Stage en matchen P4.4 Opnemen in portfolio

P4.6 Aanwezigheid s-registratie P4.8 Beheer & beschikbaar stellen stage bedrijven

L1.5 Onderwijs en toets beheer (content)

P5.1 Vaststellen studieresultaa t P5.3 Afnemen examen

P5.2 Aanvragen waardedocumenten (diploma's, certificeren,verkla P5.4 ringen) Beoordelen examen

P5.5 Vaststellen EVC en/of vrijstelling

L1.6 Content L1.7 Content L1.8 Content Publicatie - Statistische analyse - Archiveren - Intern evaluatie - Kwaliteitstoets

L2.6 Herroosteren met L2.7 Publiceren L2.8 Plannen, L2.9 Archiveren Bijgestelde gegevens - Rooster intern reproductie - Rooster intern - Rooster extern distributie - Rooster extern Onderwijsmaterieel Onderwijsleermidd elen

Hoe was het S1. Deelnemers- en examenadministratie

S1.1 S1.2 Intake Aanmelding en plannen en (her)inschrijven verwerken Deelnemer

P1. Instromen











P2.2 Opstellen





P2.4 Feedback


P2.5 StudieloopBaanbegeleidi P2.7 ng Monitoren inschrijvingen


P3.5 Feedback




P2.9 Incidenten registratie & afhandeling

P2.10 Door- en uitstroomadvi es

P3.9 Opnemen in portfolio

P3.10

Leerlingbegeleiding POP

L1.1 Plan onderwijs ontwikkeling - operationeel


P4.1 Opstellen Stage profiel P4.3 Stage uitvoeren en begeleiden P4.5 Vastleggen studieresultaa t


ELO: SP 2007 studievoortga


S1.9 Verantwoording

S1.10 Archiveren


PS CS 9.0P5.1



Vaststellen studieresultaa t P5.3 Afnemen examen



BPV-matching

ng

L1.2 Onderwijs L1.3 SamenwerkingsL1.4 structuurontwikkeling verbanden Aanwezigheidregistrati OER, etc. e eisen vaststellen



PS CS 9.0


P2. Intro begeleiding & zorgstructuur


L2.4 Roosteren





GP Untis

GP Units

Ontwerp S1. Deelnemers- en examenadministratie

S1.1 S1.2 Intake Aanmelding en plannen en (her)inschrijven verwerken Deelnemer

P1. Instromen











P2.2 Opstellen





P2.4 Feedback


P2.5 StudieloopBaanbegeleidi P2.7 ng Monitoren inschrijvingen


P3.5 Feedback




P2.9 Incidenten registratie & afhandeling

P2.10 Door- en uitstroomadvi es

P3.9 Opnemen in portfolio

P3.10

Eduarte POP

L1.1 Plan onderwijs ontwikkeling - operationeel


ELO studievoortga

Eduarte


P4.1 Opstellen Stage profiel P4.3 Stage uitvoeren en begeleiden P4.5 Vastleggen studieresultaa t


S1.9 Verantwoording

S1.10 Archiveren


PS CS 9.0



P5.1 Vaststellen studieresultaa t P5.3 Afnemen examen



BPV-matching

ng

L1.2 Onderwijs L1.3 SamenwerkingsL1.4 structuurontwikkeling verbanden Aanwezigheidregistrati OER, etc. e eisen vaststellen



PS CS 9.0


P2. Intro begeleiding & zorgstructuur


L2.4 Roosteren


Xedule




Xedule

Uitgangspunten • Integrale aanpak voor: – Onderwijs vormgeven – Onderwijslogistiek – Registraties primair proces

• In omgeving waarin – Onderwijs op teamniveau wordt vormgegeven – Vele verschijningsvormen van onderwijs

Vijf gebieden Eduarte: • Resultaatbeheer (formatief) • AAR • Begeleiding

Xedule: • Planning • Roostering

Onderwijscatalogus centraal Begeleiding

Onderwijspro duct

Lessentabel

Resultaten

AAR

Vormgeven onderwijs

Onderwijs ontwerpen

Resources (ruimte, personeel)

Jaarrooster

Vullen onderwijscatacolugus

Keuzes opgeven

AAR

Prognose; Inzet; Jaartaak;

Vullen clustergroepen

Rooster

Uitgelicht OLS en Roosteren L2.1 Plan L2.2 Vaststellen L2.3 Jaartaken- L2.4 Roosteren Onderwijs Intakeprognose management logistiek

L2.5 Terugkoppelen L2.6 Herroosteren met L2.7 Publiceren L2.8 Plannen, L2.9 Archiveren - Onoplosbare Bijgestelde gegevens - Rooster intern reproductie - Rooster intern roosterconflicten - Rooster extern distributie - Rooster extern Onderwijsmaterieel Onderwijsleermidd elen

Xedule

Xedule

Uitbreiding Planning & Preroostering • Plan onderwijslogistiek: personeel, operationeel, financieel • Vaststellen intakeprognoses: onderwijsaanbod, locaties, docenten en klassen • Jaartakenmanagement

Koppeling – as is PeopleSoft CS

Eduarte

Leerlinggegevens

Rooster

Xedule

Koppeling – as is Eduarte

Leerlinggegevens

Rooster

Xedule

Ambitie - korte termijn Eduarte

Leerlinggegevens

Groepen

Onderwijpoduct en

Teams

Xedule

Rooster

Ambitie - korte termijn Eduarte

Leerlinggegevens

Groepen

Onderwijpoduct en

Teams

Xedule

Ontwerp door Alfa, Hoornbeeck, Summa, Up learning en Advitrae

Rooster

Ambitie – langere termijn Eduarte

Leerlinggegevens

Groepen

Onderwijs Organisatieproducten structuur Xedule

Personeel

Personeel

Rooster

Organisatiestructuur

RAET/Youforce

Topdesk

Issues in het programma - ICT Koppelingen a. PeopleSoft b. Eduarte c. Eduarte -

Eduarte Xedule QlikView

Issues in het programma - Onderwijs Planning – Regie willen (moeten) nemen op planning – Discussie wie wat moet doen: onderwijs vs. bedrijfsvoering – Angst dat het goed komt: personeelsinzet / intensivering

Planning en inrichting onderwijsproducten – Er wijzigt veel: druk op jul-aug – Per onderwijsproduct en form. structuur en les geeft druk bij – veel veranderingen

Issues in het programma -Roosterbureau – Je moet meer gefaseerd en meer gestructureerd werken – Het moet nauwkeuriger – Onderwijs moet gegevens op tijd aanleveren

Eerste opbrengsten - Docent krijgt makkelijker toegang tot leerlinginformatie - Begeleiding wordt veel beter bestuurbaar

- Gebruik lesruimtes optimaliseert - Discussie over bezettingsgraad krijgt andere dimensie je kan docentbeschikbaarheid en lokaalbeschikbaarheid aan elkaar koppelen

- Betere ondersteuning individueel onderwijs

Onderwijslogistiek en deelnemersbegeleiding. CVI April 2014

Recommend Documents