Vragen en antwoorden over outsourcing-projecten
Vraag 1. Wanneer zijn outsourcingprojecten van belang voor medewerkers? Outsourcingprojecten zijn relevant voor medewerkers als een bedrijf niet alleen ICT-diensten uitbesteedt, maar ook medewerkers overgaan naar T-Systems. De oorspronkelijke werkgever bepaalt of de medewerkers overgaan naar de nieuwe werkgever. Gezien het feit dat T-Systems veel ervaring heeft met het overnemen van medewerkers en zich op dit gebied kan beroepen op ‘best practices’ geeft T-Systems de oorspronkelijke werkgever vaak advies over de eventuele overstap van medewerkers. Bij het overnemen van medewerkers is goede communicatie van essentieel belang. Sommige organisaties kiezen er voor om al tijdens de gesprekken tussen werkgever en mogelijke toeleverancier hun medewerkers uitgebreid te informeren. In andere gevallen gebeurt dit minder of pas in een later stadium. Dit zijn keuzes die de bestaande werkgever maakt.
Vraag 2. Hoe verloopt in de regel de overgang van een werknemer naar een outsourcing-partij? T-Systems begeleidt de medewerkers van de oorspronkelijke werkgever totdat ze volledig in het bedrijf zijn geïntegreerd en zich weer ‘thuis’ voelen. De aanpak van T-Systems legt vooral de nadruk op de verwachtingen en de zorgen van de nieuwe medewerkers. Hoewel veel medewerkers vaak al in een vroeg stadium zijn geïnformeerd, wordt de overgang naar T-Systems pas concreet op het moment dat het outsourcing-contract door beide partijen is ondertekend. Veelal is ruim voor die tijd echter al een zogeheten transitieteam geformeerd. Dit team bestaat uit HR-professionals van zowel de oorspronkelijke werkgever als van T-Systems. Dit team gaat in een vroeg stadium aan de slag. Dit is veelal enkele maanden voordat de activiteiten daadwerkelijk worden overgedragen. Het transitieteam richt zich hoofdzakelijk op de overgang die de betrokken medewerkers gaan maken. Het team richt zich op alle aspecten die met deze overgang te maken hebben, zoals het harmoniseren van de arbeidsvoorwaarden, het opzetten van welkomstevenementen en specifieke trainingen. Dit gebeurt allemaal in onderling overleg, waarbij de oorspronkelijke werkgever, maar natuurlijk ook de ondernemingsraden en vakbonden een belangrijke rol spelen. Vanaf het moment dat het outsourcing-contract daadwerkelijk is ondertekend, ontstaat er rechtstreeks contact tussen de betrokken medewerkers en T-Systems. Hiertoe worden speciale communicatiebijeenkomsten georganiseerd. De eerste bijeenkomst is een openbare sessie. In samenwerking met de oorspronkelijke werkgever informeert het management van T-Systems alle betrokken medewerkers over de nieuwe werkgever en legt het proces van overstappen uit. Wij noemen dit ook wel Transitie en Transformatie. Hierna volgen groepsbijeenkomsten en individuele gesprekken. Tijdens de individuele gesprekken worden zowel de harmonisatie van de arbeidsvoorwaarden als de nieuwe arbeidsovereenkomst tot in detail uitgelegd. Ook vragen over de loopbaan komen aan de orde. T-Systems maakt bijvoorbeeld onderscheid tussen managementloopbanen (naar een managersrol groeien) en expertloopbanen waarbij de betrokken medewerker zijn of haar kennis juist verder kan verdiepen of verbreden.
In veel gevallen stelt T-Systems ook een speciale website beschikbaar waar de betrokken medewerkers veel informatie kunnen vinden – over T-Systems zelf, over klanten van T-Systems, over werken bij T-Systems, over opleidingsmogelijkheden. Bovendien kunnen medewerkers op deze speciale website vragen stellen die zo snel mogelijk van antwoord worden voorzien. Mochten er in het hele proces onduidelijkheden of andere vragen zijn, dan is er uiteraard de mogelijkheid om een gesprek te hebben met de HR-specialist. Met het ondertekenen van de nieuwe arbeidsovereenkomst is een eerste belangrijke stap gezet naar een toekomst bij T-Systems. Het is heel begrijpelijk dat de betrokken medewerkers zich nerveus en onzeker voelen over de overgang, Daarom organiseert T-Systems verschillende evenementen om de overstap makkelijker te maken. Een van deze initiatieven is een welkomstevenement dat op alle kantoren van T-Systems kan worden gehouden (en indien nodig bij de klant) om de nieuwe teams te verwelkomen in de organisatie. Daarnaast is er een welkomstprogramma dat de nieuwe medewerkers wegwijs maakt in de administratieve procedures van T-Systems en de bijbehorende intranet- en andere tools. Ook besteedt het welkomstprogramma veel aandacht aan de cultuur van T-Systems. Dit alles is bedoeld om de overgang voor de nieuwe werknemer zo soepel mogelijk te laten verlopen. Ook als de nieuwe medewerkers eenmaal aan de slag zijn bij T-Systems wordt voor uitgebreide begeleiding gezorgd. Dit gebeurt formeel via bijvoorbeeld een persoonlijke mentor of de HRmedewerkers van T-Systems en vaak ook meer informeel via collega’s en bijvoorbeeld de betrokken managers.
Vraag 3. Hoe verhoudt een arbeidsovereenkomst bij T-Systems zich tot het oude arbeidscontract? Dit gebeurt in overleg met de oorspronkelijke werkgever, de ondernemingsraden en eventueel de betrokken vakorganisatie. Ook wordt hierbij gebruikt gemaakt van de afspraken ie zijn gemaakt in de outsourcingovereenkomst tussen de oorspronkelijke werkgever en T-Systems. De tot dan geldende arbeidsvoorwaarden worden omgezet naar de arbeidsvoorwaarden zoals deze gelden binnen T-Systems. Hierbij wordt uiteraard rekening gehouden met de rechten van het individu, zoals vastgelegd in de Nederlandse wet.
Vraag 4. Wordt de duur van de arbeidsrelatie meegenomen in het nieuwe arbeidscontract bij TSystems? Uiteraard respecteert T-Systems de duur van de arbeidsrelatie die de medewerker had opgebouwd met zijn vorige werkgever.
Vraag 5. Op welke locatie komt de nieuwe medewerker na overstap te werken? T-Systems probeert zoveel mogelijk rekening te houden met de wensen van de nieuwe medewerkers. Hierbij is T-Systems echter wel afhankelijk van de afspraken die met de oorspronkelijke werkgever zijn gemaakt.
Vraag 6 . Bevat de nieuwe arbeidsovereenkomst een tijdslimiet?
De nieuwe arbeidsovereenkomst is op dit punt gebaseerd op de arbeidsovereenkomst met de oorspronkelijke werkgever. Als de huidige arbeidsovereenkomst met de oorspronkelijke werkgever voor onbepaalde tijd was, neemt T-Systems deze bepaling onverkort over.
Vraag 7. Hoe worden werknemers voorbereid op de werkomgeving bij T-Systems? Zoals eerder aangegeven, bestaat een belangrijk deel van het integratieproces uit een uitgebreid welkomstprogramma. Dit programma schenkt aandacht aan alle belangrijke onderwerpen waarmee werknemers in hun nieuwe functie te maken krijgen. Het betreft onderdelen zoals technische opleidingen en trainingen, maar ook instructie op het gebied van processen en administratie zoals T-Systems deze hanteert. De verschillende trainingen vinden, voor zover mogelijk en afhankelijk van de inhoud, plaats voor de aanvang van het nieuwe dienstverband.
Vraag 8. Behouden werknemers na overgang naar T-Systems hun oude functie? T-Systems heeft altijd de intentie de medewerkers in hun bestaande functie over te nemen. Dit houdt in dat de medewerkers hun oorspronkelijke functie inclusief de daarbij behorende werkzaamheden in eerste instantie behouden.
Vraag 9. Bij welke afdeling van T-Systems komen de nieuwe medewerkers te werken? En hoe lang duurt het voordat zij (ook) voor andere klanten gaan werken? T-Systems is een succesvolle aanbieder van ICT-diensten. Dat danken wij met name aan wat wij wel noemen ‘resource management’. Dit wil zeggen dat wij streven naar een optimale balans tussen de mensen en middelen die voor een project nodig zijn, de verwachtingen van de klant en de kennis en expertise van de medewerkers. Wij proberen dus zowel voor de medewerkers, de klanten als de projecten de beste mogelijkheden te bieden. De overstap van medewerkers naar T-Systems gebeurt in eerste instantie op basis van de afspraken die zijn gemaakt in de outsourcing-overeenkomst die met hun oude werknemer is afgesloten. In een later stadium kunnen de nieuwe werknemers echter ook aan de slag gaan voor andere klanten en andere projecten. Of en wanneer dat gebeurt, hangt af van tal van factoren. Denk aan de contractuele bepalingen tussen T-Systems en haar klanten, de kennis en expertise van de medewerker, maar natuurlijk ook de persoonlijke belangstelling en ambitie van de werknemer.
Vraag 10. Op welk moment vinden de eerste gesprekken plaats tussen een nieuwe werknemer en T-Systems over huidige en toekomstige taken, groeiperspectieven en bijvoorbeeld salaris? T-Systems hanteert een systeem waarbij iedere werknemer eenmaal per jaar een persoonlijk ontwikkelingsgesprek heeft met zijn of haar directe manager. Deze gesprekken vinden doorgaans in het najaar plaats. Voor nieuwe werknemers van T-Systems kunnen deze gesprekken ook op een eerder of later tijdstip plaatsvinden. Dit gesprek gaat over de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker. Dit is ook het moment waarop gezamenlijk nieuwe doelstellingen worden opgesteld. Ook wordt een
opleidingsprogramma besproken dat kan bestaan uit interne en externe trainingen en bijvoorbeeld het deelnemen aan seminars. Daarnaast worden tijdens dit gesprek afspraken gemaakt over de dagelijkse werkzaamheden en komen de persoonlijke competenties, de sterke kanten van een medewerker maar uiteraard ook eventuele aandachtsgebieden ter sprake.
Vraag 11. Hoe ziet de werkplek van een nieuwe werknemer er uit? T-Systems werkt op dit gebied op basis van beproefde en erkende normen. Elke nieuwe TSystems-werknemer krijgt de beschikking over de hulpmiddelen die hij of zij nodig heeft om zijn of haar functie uit te voeren. Dit omvat ook de vereiste hardware en software evenals technische ondersteuning.
Vraag 12. Veel klanten werken met onderaannemers. Wat gebeurt er bij outsourcing met deze onderaannemers? Over het algemeen voert T-Systems een beleid dat is gericht op het integreren van eerder door de klant ingehuurde onderaannemers in het dienstenpakket van T-Systems. De reden hiervoor is dat wij willen garanderen dat de overgenomen ICT-diensten op goede wijze aan de klant worden aangeboden. Er bestaat echter geen standaard procedure voor het overnemen van bestaande contracten met onderaannemers. Dit kan ook niet, omdat de taken en het belang van de verschillende ICTdiensten per project sterk kunnen verschillen. In principe evalueert T-Systems het belang van deze ICT-diensten in overleg met de klant. Hierna voert T-Systems waar nodig gesprekken met de onderaannemers over mogelijke voortzetting van hun activiteiten.
Vraag 13. Kunnen werknemers die via een outsourcing-overeenkomst in dienst zijn getreden bij T-Systems van functie veranderen? Kunnen zij bijvoorbeeld een andere functie krijgen binnen hun huidige project? Of kunnen zij eventueel overstappen naar een ander project van T-Systems voor een andere klant dan die van hun oud-werkgever? Alle medewerkers van T-Systems kunnen solliciteren op vacatures binnen de Nederlandse en ook de internationale T-Systems-organisatie. Sterker nog: zij kunnen solliciteren op vacatures bij alle onderdelen van Deutsche Telekom inclusief de moedermaatschappij.
Vraag 14. Werkt T-Systems samen met ondernemingsraden en vakbonden? T-Systems onderhoudt goede en intensieve relaties met alle sociale partners.
Vraag 15. Wat zijn de carrièremogelijkheden voor werknemers binnen T-Systems? T-Systems is zich als geen ander bewust van het feit dat het succes van de onderneming afhankelijk is van mensen. Daarom hechten wij veel belang aan zowel de persoonlijke als professionele ontwikkeling van medewerkers. In de praktijk betekent dit dat er voor werknemers twee manieren zijn om carrière te maken: een managementloopbaan en een expertloopbaan. ‐
Managementloopbaan: T-Systems kent een intern programma dat ‘STEP up!’ heet. Dit programma is gericht op managers op alle niveaus binnen de organisatie. Centraal
hierbij staat niet alleen het ontwikkelen van de individuele mogelijkheden, maar ook de rol die medewerkers kunnen spelen bij de strategische ontwikkeling van T-Systems. Het programma benadrukt het belang van managers voor het succes van T-Systems. ‐
Expertloopbaan: Onder de naam ‘Go Ahead’ beschikt T-Systems over een programma dat bedoeld is voor het systematisch en gericht ontwikkelen van medewerkers als het gaat om de kernfuncties van het bedrijf. Denk hierbij aan kennis en vaardigheden op het gebied van project management, service management, leveringsbeheer, verkoop, ICTdesign, ontwikkeling, architectuur, operations, adviesverlening, human resources en finance & controlling.
Vraag 16. Heeft T-Systems ervaring met het overnemen van medewerkers van klanten op basis van een outsourcing-overeenkomst? T-Systems is een zeer succesvolle aanbieder van diensten op het gebied van outsourcing. Wij hebben in binnen- en buitenland inmiddels meer dan honderd outsourcing-projecten uitgevoerd waarbij meer dan 43.000 werknemers bij T-Systems in dienst zijn getreden. Zo’n 98 procent van de werknemers die via een outsourcing-overeenkomst een functie bij T-Systems kreeg aangeboden, heeft van deze mogelijkheid gebruik gemaakt. Nog een belangrijke statistiek: drie jaar na aanvang van de outsourcing-overeenkomst werkt meer dan 95 procent van de overgestapte medewerkers nog altijd naar volle tevredenheid bij T-Systems.
