Kennisbijeenkomst 12 februari thema vrijwilligersmanagement Uitwerking workshop ‘ werven en behoud’
Inhoud Vraag 1: Hoe werft uw organisatie nieuwe vrijwilligers? Indien u meerdere methodes toepast, welke methode is dan het meest succesvol? ................................................................................................................................... 2 Vraag 2: Op welke manier ‘’ bindt’’ uw organisatie nieuwe vrijwilligers aan de organisatie? Wat doet u/uw organisatie er aan om vrijwilligers te behouden? .................................................................................................. 3 Vraag 3: Begeleidt u nieuwe vrijwilligers? Zo ja, Hoe ziet die begeleiding er in de praktijk uit en hoe lang krijgen vrijwilligers die extra aandacht (na inwerkperiode) ? ............................................................................................ 4 Vraag 4: Worden de vrijwilligers van uw organisatie ook beloond voor hun inspanning? Zo ja, hoe ziet die beloning er dan uit? ................................................................................................................................................ 5 Vraag 5: Hoe om te gaan met vergrijzing vrijwilligersbestand? ............................................................................. 6 Vraag 6: Hoe werven we jongere vrijwilligers? ...................................................................................................... 7 Vraag 7: Welk antwoord geven we op ‘’ probleem ‘’ tijdsbelasting? ..................................................................... 8 Problemen & knelpunten ....................................................................................................................................... 9
Vraag 1: Hoe werft uw organisatie nieuwe vrijwilligers? Indien u meerdere methodes toepast, welke methode is dan het meest succesvol? Reactie 1: Poster Website Bij evenementen Social media Persoonlijke benadering Leden bestand Via bestaande vrijwilligers Oud-stagiaires benaderen Reactie 2: Gezicht in de wijk laten zien Verantwoordelijkheid geven/belangrijk maken Netwerk opbouwen Nieuwsbrieven Nieuwe leden vullen bij aanmelding in wat ze graag zouden willen doen Reactie 3: Telefonisch benaderen Mond tot mond reclame Advertenties in regionale bladen Via scholen Reactie 4: Zie bovenstaande reacties Reactie 5: Via via Reactie 6: Ledenbrief op de website
Vraag 2: Op welke manier ‘’ bindt’’ uw organisatie nieuwe vrijwilligers aan de organisatie? Wat doet u/uw organisatie er aan om vrijwilligers te behouden? Reactie 1: Bij de club/evenementen betrekken. Nieuwjaarsborrel, bijeenkomst voor begin seizoen, tussen evaluatie, eind evaluatie, middag weg + etentje. Gezellige bijeenkomsten/vrijwilligersavonden. Belonen met opleiding/feestjes etc. Goede verzorging, lunchpakketten etc. Goede communicatie Met respect behandelen en waarderen/complimenten Publiciteit geven middels krant/foto Reactie 2: Nieuwe en bestaande vrijwilligers krijgen een instructieavond vooraf en een gezellige avond na afloop. Mee praten, betrekken bij ontwikkelingen Waardering/erkenning uitspreken Weinig tot niets, vooral beleid maken Motiveren Aansprekende evenementen bieden met publiek en media aandacht Ruimte voor ontwikkeling binnen organisatie Niet georganiseerd. Reactie 3: Vrijwilligers barbecue Online evaluatie Plaats in commissies Middag/avond onder het genot van een hapje en drankje Gesprekken met wederzijdse verwachtingen Ouders aanspreken en betrekken bij de vereniging Clubdagen Reactie 4: Bedanken Inspraak geven Kleding geven van het festival Reactie 5: Geven van vaste taken Betrokkenheid Kwaliteit optimaal benutten, door taken te geven waar vrijwilligers goed in zijn. Laten meedraaien met ‘ bestaande ‘ vrijwilligers Verenigingsgevoel creëren Persoonlijk contact Reactie 6: Aandacht schenken Enthousiasmeren
Vraag 3: Begeleidt u nieuwe vrijwilligers? Zo ja, Hoe ziet die begeleiding er in de praktijk uit en hoe lang krijgen vrijwilligers die extra aandacht (na inwerkperiode) ? Reactie 1: Begeleiding bij evenementen in de praktijk Uitzetten van tochten Aansturen Uitleg via de mail Instructie Reactie 2: Meeting op locatie Begeleiding door ervaren vrijwilligers Meelopen andere vrijwilligers Reactie 3: Evaluatie gesprekken Smoelenboek Instructie avond Reactie 4: Cursus Reactie 5 en 6 Zie bovenstaande reacties
Vraag 4: Worden de vrijwilligers van uw organisatie ook beloond voor hun inspanning? Zo ja, hoe ziet die beloning er dan uit? Reactie 1: Muntjes voor consumptie Gratis kleding Eten, zoals Barbecue, lunchpakket etc. Bedank mail/woordje Bijeenkomsten/feestavonden Waardering Reactie 2: Vrijkaarten Attentie na afloop Goodybag Reactie 3: Vergoeding Dagje uit Reactie 4: Een deel van de donatie in de clubkas van hun vereniging Reactie 5: Goede verzorging Reactie 6:
Vraag 5: Hoe om te gaan met vergrijzing vrijwilligersbestand? Reactie 1: Via ludieke manieren Het vergrijsde bestand als coach laten werken voor nieuwe vrijwilligers Kennis vastleggen Jongeren met ouderen laten meelopen Reactie 2: Gebruiken als doelgroep Actieve werving onder jongeren Taakverlichting Reactie 3: Vroegtijdig benadering school Zelf een opvolger laten zoeken Reactie 4: De organisatie aantrekkelijk en jong positioneren Reactie 5: Zolang ouderdom geen probleem is doorgaan Reactie 6 Zie bovenstaande reacties
Vraag 6: Hoe werven we jongere vrijwilligers? Reactie 1: Persoonlijk benaderen Via andere jongere vrijwilligers/bestaande vrijwilligers Jeugd betrekken Reactie 2: Ludieke acties gericht op de doelgroep Scholen specifieke sportopleiding Duidelijke verwachtingen scheppen Via social media Belangstelling tonen Reactie 3: Doordat ouders meehelpen worden jongeren enthousiast Maatschappelijke stage school vervalt per 1-1-2015 Via de school, studiepunten, maatschappelijke stage Reactie 4: Inspelen op kwaliteiten Via jongerenwerkers Reactie 5: In gesprek gaan Zorgen dat ze iets leren Reactie 6: Via side-events Jaar vergoeding
Vraag 7: Welk antwoord geven we op ‘’ probleem ‘’ tijdsbelasting? Reactie 1: Taken splitsen Maximale inzet Goede voorbereiding Vraagt beperkte tijd, maar zorgt er wel voor dat zoon/dochter kan deelnemen aan evenementen. Reactie 2: Kijken wat wel geschikt is qua tijd Eerlijk antwoord Gezellige en leuke ervaring er voor terug Reactie 3: Meer afgebakende taken, kleiner/korter Goede communicatie We moeten allemaal tijd vrijmaken Reactie 4: Duidelijkheid, mensen moeten weten wat ze kunnen verwachten Motiveren Reactie 5 en 6: Zie bovenstaande reacties
Problemen & knelpunten Input Groep 1 Problemen en knelpunten Werven Binden Besturen veranderen Werven van jeugd Begint bij kennissen en relaties Persoonlijk benaderen Willen geen verantwoording Juiste persoon Tijdbelasting Het vinden van de vrijwilligersmarkt Externe mensen zoeken Op het laatste moment afhaken Vergrijzing Goede verzorging Hoe houden we de vrijwilligers buiten de deur Tips/succesvolle methode Waarden Normen Respect Belonen, desnoods door middel van kleinigheid Medewerking aan andere grote evenementen Aandacht Goede structuur Social media Contributie in tijd Vrijwilligers moeten zich welkom voelen Evalueren Eigen inbreng Input groep 2 Problemen en knelpunten Werven Aanvulling van vrijwilligers, vooral jongeren Beschikbaarheid en kwaliteiten/inzetbaarheid Via welke weg Duidelijkheid wat vrijwilliger doet Enthousiaste/gemotiveerde vrijwilligers Jongeren werven Tijdsaspect Capabele mensen vinden op bestuursfuncties Hoe te benaderen Waar te vinden Bereikbaarheid Tips/succesvolle methode Bijeenkomsten Werven: persoonlijke benadering
Kwaliteit van het evenement Zoek mensen met passie Betrokkenheid Hardlopen is individueel, dus moeilijk te binden Weinig waardering Vrijwilligers binnen halen van een andere vereniging, tegen een donatie in de clubkas Minder samenhorigheid Gezelligheid
Binden Omvang organisatie Hoe hou je contact met elkaar? Te veel evenementen waarbij vrijwilligers gevraagd worden Weinig budget voor materiële beloning Binden Verloop van leden Hoe te motiveren?
-
Sponsor stelt vrijkaarten beschikbaar Gezamenlijk informeel bijeenkomen na een evenement Taart van de week ( mensen in het zonnetje zetten) Social media Kijk in je eigen omgeving, vrienden/bekenden Persoonlijk contact/benaderen
