Vorming Vergadertechnieken & besluitvorming
Doelstelling Kennis • De deelnemers kennen het onderscheid tussen verschillende soorten vergaderingen. • De deelnemers kennen de verschillende onderdelen van een vergadering. • De deelnemers kennen de verschillende manieren van besluitvorming.
wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Doelstelling Vaardigheden • De deelnemers kunnen interventies doen op 3 aspecten van een vergadering: product, proces en procedure. • De deelnemers kunnen een vergadering voorbereiden, leiden en opvolgen. • De deelnemers kunnen een heldere besluitvorming maken binnen een vergadering. Attitudes • De deelnemers krijgen zicht op hun houding bij het leiden van een vergadering. wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Inleiden • Kennismaken • Korte inleiding – Politiek staat bijna synoniem aan vergaderen. – Er wordt frequent en lang vergaderd. – Wordt soms als last ervaren. Niet het instrument vergadering zelf, maar wel de manier waarop het gebruikt wordt. – Een vergadering is een instrument waarop een groep zich beroept om een bepaalde taak te kunnen vervullen. – Redenen in overvloed om efficiënt een vergadering te kunnen leiden/voorzitten. – Goed vergaderen is een techniek, net zoals kunnen koken, knutselen of auto’s repareren: we moeten het ook zo durven bekijken, benaderen. Niet denken dat meer techniek de spontaneïteit zal belemmeren. – De voorzitter van de vergadering heeft een heel belangrijke taak. We gaan hier dan ook uit van het standpunt van de voorzitter. (hoewel natuurlijk iedere persoon die een vergadering bijwoont zijn of haar rol hierin speelt). wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Inleiden Verloop cursus •
Elementen van een vergadering
•
Vergaderdoelen
•
Vergadersoorten
•
Vergaderinstrumenten
•
Vergadering leiden
•
Besluitvorming
•
Ter info: groepsprocessen, argumenteren, weerstand, vergadergedrag
•
Evaluatie
wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Inleiden Verloop cursus •
Elementen van een vergadering
•
Vergaderdoelen
•
Vergadersoorten
•
Vergaderinstrumenten
•
Vergadering leiden
•
Besluitvorming
•
Ter info: groepsprocessen, argumenteren, weerstand, vergadergedrag
•
Evaluatie
wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Elementen van een vergadering • Welke opvallende verschillen waren er tussen het verloop van de vergaderingen? • Wat was er bijzonder aan de vergadering die je bijwoonde voor rapportage? • Wat maakte of een vergadering goed of niet goed verliep? • Geef commentaar op de rol van de voorzitter en op die van de deelnemers die je bijbleven. • Werden er besluiten genomen en gebeurde dat vlot? • Is er een ideale duur voor een vergadering? Duurde de laatste vergadering die je bijwoonde te lang?
wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Elementen van een vergadering Diagnoselijst vergadertechnieken – 10 minuten Bespreken – 10 minuten Inleiding van brochure: tekst – 10 minuten Focus op: •
Verloop van vergadering
•
Rol van voorzitter
•
Inbreng deelnemers
Brainstorm! wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Kenmerken van een vergadering • • • • •
Goede voorbereiding Goede accommodatie Rol van de voorzitter Belangrijk is structuur Nazorg: belang van verslag
wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Inleiden Verloop cursus •
Elementen van een vergadering
•
Vergaderdoelen
•
Vergadersoorten
•
Vergaderinstrumenten
•
Vergadering leiden
•
Besluitvorming
•
Ter info: groepsprocessen, argumenteren, weerstand, vergadergedrag
•
Evaluatie
wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Vergaderdoelen Vergaderen is een middel, geen doel op zich 4 doelen: •
Informeren
•
Mening vormen
•
Besluit vormen
•
Evalueren (mening + besluit)
Eén of meer doelen? Soms 1, meestal meerdere zorgt voor meer dynamiek, maar vereist ook grondigere voorbereiding wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Inleiden Verloop cursus •
Elementen van een vergadering
•
Vergaderdoelen
•
Vergadersoorten
•
Vergaderinstrumenten
•
Vergadering leiden
•
Besluitvorming
•
Ter info: groepsprocessen, argumenteren, weerstand, vergadergedrag
•
Evaluatie
wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Vergadersoorten Besloten vergadering • Met vaste samenstelling • Met wisselende samenstelling Open vergadering • Symposium • Paneldiscussie • debat
wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Inleiden Verloop cursus •
Elementen van een vergadering
•
Vergaderdoelen
•
Vergadersoorten
•
Vergaderinstrumenten
•
Vergadering leiden
•
Besluitvorming
•
Ter info: groepsprocessen, argumenteren, weerstand, vergadergedrag
•
Evaluatie
wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Vergaderinstrumenten • Voorbereiding • Agenda • Uitnodiging • Structuur • Verslag • Locatie & didactisch materiaal
wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Vergaderinstrumenten • Voorbereiding • Agenda – werkmiddel, dus flexibel • Uitnodiging – Datum, aanvangsuur, vermoedelijk einde – Plaats + wegbeschrijving – Deelnemerslijst – Contactgegevens – Aantrekkelijk – Agenda
wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Vergaderinstrumenten • Structuur van een vergadering – Opening & verwelkoming – Kennismaking – Overlopen agenda – Goedkeuring vorig verslag – Binnengekomen post & mededelingen – Verslag van bijgewoonde bijeenkomsten – Punten van vergadering – Rondvraag of varia – Vastleggen datum volgende vergadering – Sluiten vergadering
wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Hoe loopt dit bij jullie??
Vergaderinstrumenten • Verslag – Taak voor de vergadering • Vorige verslagen & agenda doornemen • Notitiemateriaal voorzien
– Taak tijdens de vergadering • Goede plaats uitkiezen • Aantekeningen maken • Voorstellen en besluiten herhalen • Objectief • Structureren • Kies de juiste methode wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Vergaderinstrumenten – Taak na de vergadering • Werk snel uit • Opmerkingen bij vorig verslag voegen • Onduidelijkheden navragen • Tijdig doorsturen
– Taak: inhoud • Naam van vergadering + datum & plaats • Aanw, afw, vo • Opmerkingen bij vorig verslag • Mededelingen • Bespreking van de agendapunten • Volgende bijeenkomst • Takenlijst • Naam verslaggever wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Vergaderinstrumenten • Locatie & didactisch materiaal – Centraal gelegen – Aandacht voor inkleding – Geen storend lawaai – Voldoende tafels en stoelen – Goede temperatuur – Voldoende verlichting – Voldoende didactisch materiaal (interactief & meer betrokken) – Inrichting: zie brochure
Waar vergaderen jullie nu? wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Inleiden Verloop cursus •
Elementen van een vergadering
•
Vergaderdoelen
•
Vergadersoorten
•
Vergaderinstrumenten
•
Vergadering leiden
•
Besluitvorming
•
Ter info: groepsprocessen, argumenteren, weerstand, vergadergedrag
•
Evaluatie
wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
De vergadering leiden/lijden?
Product
proces
procedure
dynamisch evenwicht!
wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
De vergadering leiden/lijden? Vorm een vergadering van minstens vijf personen. Twee deelnemers worden aangewezen als respectievelijk voorzitter en secretaris. Zij stellen samen een agenda op, waarin de standaardpunten zijn opgenomen, maar ook twee inhoudelijke punten. De inhoudelijke punten moeten gaan over onderwerpen die voor de deelnemers herkenbaar en daardoor bespreekbaar zijn. De anderen bedenken intussen welke mededelingen en vragen zij in de vergadering aan de orde zouden willen stellen. Daarna vergadert men met zijn allen over de agendapunten. De voorzitter probeert bij de mededelingen een discutabel onderwerp aan de orde te stellen. De leden proberen hetzelfde bij de mededelingen of de rondvraag. Wie een dergelijke poging signaleert, moet trachten de goede orde van de vergadering te herstellen (ordevoorstel). Degene die een inhoudelijk punt binnensmokkelt, tracht te voorkomen dat het punt niet besproken mag worden. De secretaris maakt een verslag. Aan de hand van die aantekeningen wordt de vergadering nabesproken.
wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Inleiden Verloop cursus •
Elementen van een vergadering
•
Vergaderdoelen
•
Vergadersoorten
•
Vergaderinstrumenten
•
Vergadering leiden
•
Besluitvorming
•
Ter info: groepsprocessen, argumenteren, weerstand, vergadergedrag
•
Evaluatie
wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Besluitvorming Besluitvorming is gestructureerd 6 stappen • Probleemstelling • Analyse van het probleem • Aanbrengen van voorstellen voor oplossing • Overwegen en selecteren voorstellen • Keuze van oplossingen • afspraken wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Besluitvorming Probleemstelling • Probleem schetsen / haarscherp / deelproblemen Analyse van het probleem • Ieder vanuit eigen standpunt / invalshoek • Geen oplossingen aanreiken / geen discussie • Best via bord, ...
wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Besluitvorming Aanbrengen van voorstellen voor oplossing • Wildste en raarste ideeën opschrijven • Geen enkel idee afketsen • Alle voorstellen opschrijven • Pas als stroom voorstellen stopt, volgende stap • Doorvragen om visie van ander te begrijpen • Alles duidelijk? Toetsen op haalbaarheid • Ordenen & schrappen • Keuze uit overgebleven mogelijkheden wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Eventjes afdwalen... Oefening brainstormen • Oplossingen verzamelen • Antwoorden verzamelen • Discussieonderwerpen verzamelen
wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Besluitvorming Overwegen en selecteren van voorstellen Keuze van de oplossing • Keuze voor alternatief dmv geschikte besluitvormingsmethode • Bereidheid tot uitvoeren bij iedereen? Afspraken • Wie doet wat tegen wanneer?
wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Besluitvorming Besluitvormingsmethoden keuze afhankelijk van verschillende criteria • Soort besluit • Beschikbare tijd • Aard van de taak • Stadium van ontwikkeling waar de groep zich in bevindt • Relatiestructuur van de groep • Klimaat dat de groep wil bereiken wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Besluitvorming Efficiënt besluit? Effect van het besluit = kwaliteit van het besluit + bereidheid om het uit te voeren
wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Besluitvorming Verschillende vormen • Het lot beslist • Stemmen • Unanimiteit • Delegatie • Autoriteit • Consensus • Compromis
wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Besluitvorming Oefening: Het einde van de reis rond de wereld
wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Besluitvorming Oefening: vooruitblikken komende vergaderingen & mogelijke problemen op gebied van besluitvorming case-study: lerend netwerk
wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Inleiden Verloop cursus •
Elementen van een vergadering
•
Vergaderdoelen
•
Vergadersoorten
•
Vergaderinstrumenten
•
Vergadering leiden
•
Besluitvorming
•
Ter info: groepsprocessen, argumenteren, weerstand, vergadergedrag
•
Evaluatie
wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Ter info: groepsprocessen • rekening houden met groepsnormen • Afweermechanismen – Vechtgedrag – Vluchtgedrag – Groepsmanipulatie • Verborgen agenda's zowel bij leden als voorzitter
wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Ter info: argumenteren Overtuiging hangt af van: • Je spreekvaardigheid & luisterhouding • Je machtspositie • De samenstelling van de groep • De kracht van je argumenten
wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Ter info: argumenteren 7 richtlijnen voor goede argumentatie: • Geef correcte en relevante argumenten • Breng voldoende argumenten aan • Overdonder niet met teveel aan argumenten • Maak je redenering zo sluitend mogelijk • Verwoord je redenering helder en samenhangend • Durf je verantwoordelijkheid op te nemen & een standpunt te verdedigen, maar wees ook soepel • Heb respect voor het standpunt van de andere persoon
wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Ter info: argumenteren Stoorzenders in de argumentatie • Vervalsen, vertekenen, achterhouden, overhaast veralgemenen, clichés gebruiken, complexiteit & wolligheid, te zwakke vergelijkingen maken, valse dilemma's stellen, goochelen met oorzaak en gevolg, beroep doen op valse autoriteit, je eigen gewicht in de schaal werpen, bewijslast ontduiken, persoonlijke aanvallen, de stok achter de deur, ...
wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Ter info: weerstand Negatief reageren op weerstand • Confrontatie • Weerstand • Onderbreken
Positief reageren op weerstand • Laten uitspreken • Om duidelijkheid vragen • Tegemoet komen • Positief herformuleren • Reële bezwaren compenseren met concrete voordelen • De anderen oplossingen laten aanbrengen wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Ter info: het vergadergedrag • Het 'ellebogenwerk' • De 'opposant' • Het 'stille verzet' • De 'kat uit de boom kijken' • De 'ja-knikkers' • De 'onechten' • De 'hobbyist'
wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Finale
Wat heb je opgestoken?
wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Finale
Invullen evaluatieformulier
wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
Finale
Bedankt!
wetstraat 89 – 1040 brussel – www.cdenv.be
