Vergadertechnieken Vergaderen is voor velen een noodzakelijk kwaad. Het is een van de grootste tijdvreters binnen organisaties, maar helaas is vergaderen, mits doelmatig en effectief, nodig om informatie uit te wisselen, visies en belangen op elkaar af te stemmen, afspraken te maken en ideeën op te doen. In vergaderingen kunnen drie niveaus van communicatie worden onderscheiden: de inhoud, de procedure en het proces. Deze niveaus zijn allemaal even belangrijk voor het effectief vergaderen. De inhoud is de aanleiding voor het houden van de vergadering. Bij te weinig procedures verloopt de vergadering chaotisch en bij een overschot aan procedures komt de interactie, ook wel het proces genoemd, tussen de leden van de vergadering niet op gang. Soorten vergaderingen Informatieverstrekkende vergadering Een dergelijke instructievergadering heeft als doel de deelnemers in te lichten over bijvoorbeeld de veranderde organisatiestructuur, nieuwe werkzaamheden, producten of diensten. De communicatie bestaat uit eenrichtingverkeer van degene die de informatie verschaft naar de overige vergaderdeelnemers. Vragen stellen bij onduidelijkheden inzake de uitleg is uiteraard mogelijk maar over het algemeen is er weinig ruimte voor discussie. Informatieverkrijgende vergadering Dit type vergadering heeft als doel informatie verzamelen over een van tevoren bepaald onderwerp. Dit wordt bereikt door meningen, gedachten, ervaringen en feiten uit te wisselen. De communicatie bestaat uit meerrichtingsverkeer van de vergaderdeelnemers naar elkaar toe. Aan de deelnemers wordt de mogelijkheid geboden op elkaar te reageren en met elkaar te discussiëren. Brainstorm(vergadering) Een brainstorm heeft als doel mensen aan te zetten om een bepaald probleem op een creatieve manier op te lossen. Diverse opties passeren de revue maar er wordt nog geen beslissing genomen. Er wordt afgeweken van de gebaande wegen om zoveel mogelijk ideeën op te doen. De ideeën mogen vrij geuit worden zonder dat deze direct worden bekritiseerd. Het aantal deelnemers is bij voorkeur niet meer dan acht. De sessie mag niet langer dan een uur duren. Het is de bedoeling dat alle deelnemers tijdens de brainstormvergadering aan het woord komen. Probleemoplossende vergadering Een probleemoplossende vergadering heeft als doel gesignaleerde knelpunten met een zekere urgentie zo goed en zo snel mogelijk op te lossen. Van de voorzitter wordt verwacht dat hij de vergadering richting een oplossing leidt en hier eventueel daadkrachtig in optreedt. Besluitvormende vergadering Een besluitvormende vergadering heeft als doel een besluit te nemen over één of meer voorstellen. Het besluitvormingsproces verloopt volgens een aantal stappen. Werkoverleg Een werkoverleg is een speciale vergadering, die op enkele aspecten afwijkt van de hierboven genoemde vergaderingen. Bij een werkoverleg staat bijvoorbeeld van tevoren al vast wie de deelnemers zullen zijn, namelijk de medewerkers van een bepaalde (kleine) organisatie of afdeling. Ook wordt een werkoverleg over het algemeen vaker belegd dan andere vergaderingen.
Het doel van een werkoverleg is het verbeteren van de dienstverlening, zoals het verbeteren van het geleverde en te leveren werk, het verbeteren van de samenwerking of het verbeteren van de informatievoorziening in de organisatie. Combinaties Binnen een vergadering is een combinatie van vergadersoorten mogelijk. Binnen de vergadering moet er bijvoorbeeld een besluit worden genomen, terwijl er ten aanzien van een ander vergaderpunt een brainstormsessie nodig is. De procedure
Wat is de volgorde waarin de onderwerpen aan de orde komen? Wat is de volgorde waarin de leden van de vergadering aan het woord komen? Op welke manier worden de besluiten genomen? Hoe lang duurt de vergadering?
Vóór de vergadering Als managementassistent heeft u veelal de organisatie van een vergadering in handen. De volgende taken komen hierbij kijken: 1. de datum en het tijdstip van de vergadering vaststellen; 2. de vergaderruimte (inclusief koffie, thee, audiovisuele middelen et cetera) bespreken; 3. agendapunten, bijlagen en de notulen van de vorige vergadering verzamelen; 4. de voortgang van actiepunten die in eerdere vergaderingen zijn opgesteld checken; 5. de definitieve agenda vaststellen en de agenda en de stukken op tijd naar de deelnemers verzenden. Als u tevens belast bent met het maken van de notulen: 6. de agendapunten inhoudelijk voorbereiden zodat u weet waar ze over gaan en wat de bedoeling van de punten is. De agenda De agenda van een vergadering is: een lijst met onderwerpen die de vergadering moet behandelen. De agenda dient als het ware als kompas om iedereen op een bepaalde koers te houden. Tijdens de vergadering wordt de vergaderorde voor een belangrijk deel vormgegeven door de agenda, die als spoorboekje fungeert. De agenda bepaalt de vorm van de vergadering en zorgt ervoor dat het duidelijk is welke onderwerpen besproken moeten worden. Zo is het ook mogelijk om een tijdsplanning aan te houden en te voorkomen dat het minst belangrijke onderwerp de meeste tijd opslokt. Wanneer u de agenda (al dan niet zelfstandig) opstelt, moet u rekening houden met de volgende aandachtspunten:
Zorg voor een reëel aantal punten op de agenda, gelet op de beschikbare tijd voor de vergadering en de tijd die u verwacht dat een agendapunt kost. Als dit niet lukt, probeer dan samen met de voorzitter prioriteiten te stellen. Ga na welke stukken de deelnemers nodig hebben en zorg ervoor dat ze ze op tijd (uiterlijk drie dagen voor de vergadering) ontvangen. Zorg ervoor dat duidelijk is voor de deelnemers wat er bij elk agendapunt van hen verwacht wordt. Is een agendapunt informatie, kan er nagedacht worden over oplossingen of moeten er besluiten genomen worden?
De vormgeving van de agenda hangt af van de aard en het doel van de vergadering. Zo kan de agenda voor een minder formele vergadering ook minder formeel zijn vormgegeven. Wanneer er in een vergadering nooit ingekomen post te bespreken is, hoeft dit punt ook niet op de agenda te staan. Over het algemeen staan de volgende punten op een vergaderagenda: 1. opening 2. notulen 3. ingekomen stukken 4. mededelingen 5. soorten agendapunten 6. wat verder ter tafel komt (w.v.t.t.k.) 7. rondvraag 8. sluiting Ad 1. Opening De voorzitter opent de vergadering door de deelnemers aan de vergadering welkom te heten. Ad 2. Notulen De juiste tekst van de notulen van de vorige vergadering moet worden vastgesteld. Als de notulen juist en volledig weergeven wat de vorige vergadering is gezegd, worden de notulen goedgekeurd. Bij dit agendapunt kunnen opmerkingen naar aanleiding van de notulen worden gemaakt en kan een eventuele actiepuntenlijst of besluitenlijst worden doorgenomen. Ad 3. Ingekomen stukken Degene die de post ontvangt, meldt welke post is binnengekomen. Ad 4. Mededelingen Mededelingen gaan over zaken die wel van belang zijn voor de vergadering, maar die niet direct om een bespreking of een besluit vragen, bijvoorbeeld: de vacature bij de afdeling personeelszaken is vervuld per 1 april van dit jaar. Ad 5. Soorten agendapunten:
Vaste punten Vaste punten zijn agendapunten die elke vergadering terugkomen. Welke punten dit zijn, hangt onder meer af van de traditie, de beschikbare tijd en de aard van de onderwerpen.
Het verdient aanbeveling regelmatig te toetsen of het nog zinvol is bepaalde punten telkens terug te laten komen. Wisselende punten Onder wisselende punten kunnen allerlei onderwerpen aan bod komen. Bijvoorbeeld elk kwartaal ‘bespreking kwartaalcijfers’ of elke eerste vergaderdatum in mei ‘het bedrijfsuitje’. Punten die worden ingebracht door de voorzitter De voorzitter bepaalt aan de hand van het onderwerp en het doel van de vergadering welke punten aan de orde komen. Daarnaast worden de notulen met de besluiten van de vorige vergadering bestudeerd. De besluiten (met name de openstaande actiepunten) leveren ook agendapunten op. Punten van de deelnemers Vergaderdeelnemers hebben het recht agendapunten in te brengen. De persoon die de agenda opstelt, neemt met alle deelnemers contact op met de vraag of ze agendapunten hebben. Uiteraard kunnen de deelnemers hiertoe ook zelf het initiatief nemen.
Ad 6. Wat verder ter tafel komt (w.v.t.t.k.) Bij dit agendapunt komen onderwerpen aan de orde die te laat kwamen om nog op de agenda te vermelden, maar toch dringend zijn. Houd er echter rekening mee dat de vergaderdeelnemers zich niet hebben kunnen voorbereiden op deze punten! Deze punten komen alsnog aan de orde als ze relevant zijn en alleen als er tijd voor is. Bij een efficiënt geleide vergadering zou dit punt niet op de agenda mogen staan. Ad 7. Rondvraag Van de rondvraag mag uitsluitend gebruik worden gemaakt met de reden:
enkele korte mededelingen te doen. Het is niet de bedoeling dat er op in wordt gegaan of dat er een discussie ontstaat; een actuele crisis te bespreken; agendapunten voor een volgende vergadering aan te kondigen.
Ad 8. Sluiting Zo mogelijk spreken de deelnemers datum, tijd en plaats van de volgende vergadering af. De voorzitter bedankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering. Tijdens de vergadering Om een vergadering zinvol te laten verlopen gelden er enkele spelregels met betrekking tot de vergaderorde en de verantwoordelijkheden van de deelnemers. Een duidelijke rolverdeling zorgt voor meer structuur, wat vervolgens weer tijdwinst kan opleveren. Van alle deelnemers aan een vergadering wordt verwacht dat ze voorbereid op de vergadering verschijnen en dat ze zich actief en constructief opstellen tijdens de vergadering. De notulist en de voorzitter spelen echter een explicietere rol tijdens de vergadering. Hun taken worden hieronder besproken.
De rolverdeling De voorzitter De voorzitter neemt het initiatief mensen bij elkaar te brengen en stelt de vergaderdoelen vast. Hij is inhoudelijk verantwoordelijk en zorgt ervoor dat iedereen voorbereid naar de vergadering komt. Tijdens de vergadering begint hij op tijd, vat regelmatig samen, zorgt dat de agenda gevolgd wordt en neemt deel als deelnemer. De notulist Hij zorgt ervoor dat de belangrijkste informatie uit de vergadering overzichtelijk op papier komt en verspreid wordt onder de deelnemers. De deelnemers De deelnemers zorgen ervoor dat het werk gedaan wordt. Ze komen met ideeën, analyseren informatie, nemen beslissingen en zetten dingen in gang. De discussieleider De discussieleider houdt de samenwerking tussen de deelnemers in de gaten, roept als neutrale bemiddelaar verstoorders tot de orde, ruimt conflicten uit de weg, betrekt ‘stille’ deelnemers erbij, kapt ‘verhalenvertellers’ af et cetera. Kortom, hij zorgt ervoor dat de vergadering soepel verloopt en niet stagneert. Vaak vervult de voorzitter deze rol, maar het is verstandiger daar apart iemand voor te benoemen, zodat de voorzitter zich meer met de inhoud bezig kan houden. De besluitvorming Zoals u heeft kunnen lezen heeft elke vergadering een vergaderdoel. Als het een besluitvormende vergadering is, kan het BOB-model een handig hulpmiddel zijn bij het faseren van de weg naar de uiteindelijke beslissing. BOB staat voor Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming.
Figuur 1 Het BOB-model
Fase I: Actie:
Beeldvorming Veel vragen stellen
Deze fase is bedoeld om tot een gezamenlijk beeld over de situatie of het probleem te komen. De voorzitter nodigt de deelnemers daarom uit te vertellen wat ze weten over het onderwerp. Het gaat er bij beeldvorming vooral om de feiten boven tafel te krijgen. Soms zijn meningen en emoties ook van belang. Bijvoorbeeld wanneer bij de leden van de vergadering bekend is dat sommige werknemers weerstand hebben ten opzichte van een bepaald beleid. Deze weerstand kan van invloed zijn bij het wel of niet invoeren van een nieuw beleid. Als alles geïnventariseerd is, volgt een samenvatting. De beeldvormingfase is afgerond als de leden van de vergadering het erover eens zijn dat ze voldoende informatie hebben om tot een oordeelsvorming te komen. Fase II: Actie:
Oordeelsvorming Criteria bespreken
In de fase van oordeelsvorming wordt de deelnemers gevraagd mee te denken over de besliscriteria en hun oordeel te vellen over de verschillende mogelijkheden. Het is belangrijk het eens te worden over criteria die vereist en wenselijk zijn. Het is handig een ordening van de criteria in volgorde van belangrijkheid op te stellen, dit vergemakkelijkt de uiteindelijke besluitvormingsfase. Fase III: Actie:
Besluitvorming Knoop doorhakken
Deze besluitvormingsfase kan snel doorlopen worden als voorgaande fasen goed zijn afgesloten. Meestal blijven er slechts een of twee opties over. Over het algemeen doet de voorzitter een voorstel tot besluit, en de overige deelnemers stemmen daar dan mee in. Methoden van besluitvorming Het uiteindelijke besluit kan op diverse manieren tot stand komen: 1.Unaniem besluit Een besluit waar iedere deelnemer het mee eens is, wordt een unaniem besluit genoemd. De acceptatie van een unaniem besluit is maximaal. 2. Meerderheidsbesluit Wanneer een meerderheidsbesluit wordt genomen, staat een meerderheid, dat wil zeggen de helft van de deelnemers plus één, achter het besluit. Voordeel van deze manier van besluiten is de snelheid waarmee het besluit kan worden gevormd, een nadeel is dat niet iedereen het eens is met de beslissing; er wordt geen rekening gehouden met de belangen van de minderheden. Dit kan vervolgens weer leiden tot een lagere acceptatie van het genomen besluit. 3. Bij consensus Wanneer een besluit bij consensus wordt genomen, is iedereen het eens met het besluit. Een nadeel van deze manier van besluiten is dat het veel tijd kost om dit besluit te vormen. Een voordeel is dat iedereen het eens is, ook al heeft iedereen water bij de wijn moeten doen. 4. Via onderhandelen Wanneer een besluit via onderhandelen tot stand komt, is er sprake van een compromis. Alle betrokkenen geven wat toe totdat het voorstel voor allen acceptabel is. Ook bij deze methode is de
acceptatie groot, onder voorwaarde dat de voorzitter goed controleert of iedereen achter het voorstel staat. Het proces/de interactie Hoe gaan de leden van de vergadering met elkaar om? Als een vergadering bijeengeroepen wordt om een bepaald probleem aan te pakken, worden de deelnemers op hun mogelijke inbreng en expertise geselecteerd. In een ziekenhuis weet bijvoorbeeld een deelnemer veel over het personeel, de ander over het budget en weer een derde over de patiënten. Daarnaast wordt van de deelnemers verwacht dat ze bepaalde regels ten aanzien van de manier waarop ze met elkaar omgaan in acht nemen. Het is bijvoorbeeld de bedoeling dat iedere deelnemer aan bod komt. Manipulatief gedrag zoals bijvoorbeeld intimidatie en het belachelijk maken van de andere deelnemers moet daarom door de voorzitter niet worden getolereerd.
Na de vergadering Voor alle deelnemers geldt: afspraken die de deelnemers toebedeeld hebben gekregen of zelf op zich hebben genomen, moeten worden uitgevoerd binnen de afgesproken tijd. Het verslag In de meeste vergadersituaties is het gebruikelijk het gesprek op een of andere manier schriftelijk vast te leggen. Hiervoor is de notulist verantwoordelijk. Er zijn verschillende soorten verslagen, zoals:
Woordelijk verslag In een woordelijk verslag geeft u wat uitgesproken is bijna letterlijk weer. Om het verslag
leesbaar te maken schoont u de letterlijke tekst op. U verbetert de zinsbouw, haalt de stopwoordjes en de ‘eh’s’ en de ‘ah’s’ eruit, zet al te grof taalgebruik om in fatsoenlijk taalgebruik en laat onvolledige en betekenisloze zinnen weg. Deze notuleervorm wordt vooral gebruikt bij zeer officiële vergadersituaties, zoals vergaderingen van gemeenteraden en de Tweede Kamer.
Notulen Vaak is het voldoende dat betrokkenen in grote lijnen weten wat in een vergadering is besproken en welke besluiten zijn genomen. In dat geval maakt u voor het verslag, dat notulen wordt genoemd, een selectie uit wat behandeld is. Dit is de meest gebruikte notuleervorm bij vergaderingen van bedrijven en instanties.
Besluitenlijst In een besluitenlijst somt u alleen de besluiten op. Een besluitenlijst wordt soms in combinatie met uitgebreide notulen gebruikt. Samen geven ze een goed inzicht in wat in een vergadering is besproken.
Actiepuntenlijst In een actiepuntenlijst worden in kolommen alle afspraken genummerd en omschreven. Vervolgens staat achter elk punt wie wat moet doen en wanneer. Een actiepuntenlijst wordt soms ook in combinatie met uitgebreide notulen gebruikt. Voor werkbesprekingen, waarin werkzaamheden worden gepland, is het bijhouden van een actiepuntenlijst een goed middel.
Vergaderen op afstand Soms is het niet voor alle vergaderdeelnemers mogelijk bij een belangrijke vergadering aanwezig te zijn. Uiteraard kan een vergadering om die reden worden uitgesteld, maar dat is niet altijd wenselijk, omdat er bijvoorbeeld nu eenmaal op korte termijn een beslissing moet worden genomen. In dat geval zijn er twee mogelijkheden, namelijk:
Telefonisch vergaderen Bij deze vergadering wordt het contact per telefoon gelegd. Het voordeel van deze manier is de besparing in reistijd en reiskosten. Er zijn echter ook nadelen verbonden aan telefonisch vergaderen: u kunt niet zien wie er spreekt en luistert en mede daardoor wordt u sneller afgeleid. Het wordt dan ook niet aangeraden al te complexe onderwerpen tijdens een telefonische vergadering te bespreken. Voor korte vergaderingen tot ongeveer een uur is het een geschikte manier van vergaderen, mits de volgende punten in acht worden genomen: o
Laat elke deelnemer zich even kort voorstellen aan de andere deelnemers.
o
Spreek duidelijke vergaderregels af, zoals:
Iedere deelnemer noemt zijn naam voor het spreken.
Deelnemers spreken niet door elkaar.
Deelnemers spreken to the point, om afdwalen te voorkomen.
Videoconference Vanaf verschillende plaatsen ter wereld (overal waar men over een aansluiting en de benodigde apparatuur beschikt) kunnen de vergaderdeelnemers elkaar horen én zien. In tegenstelling tot het telefonisch vergaderen wordt videoconference als minder vermoeiend en levendiger ervaren. Nadelen zijn de hoge kosten en de benodigde strakke regie die aan deze manier van vergaderen verbonden zijn. Voordelen zijn de besparing in reistijd en reiskosten, zeker bij internationale bedrijven en organisaties, en de mogelijkheid van non-verbale communicatie. De deelnemers kunnen elkaar immers zien, daardoor komen emoties ook beter over.
