JAARPLAN 2014 KING
Inhoud Voorwoord ....................................................................................................................... 3 1
2
3
Kader jaarplan 2014 .................................................................................................. 4 1.1
Lokale Agenda
4
1.2
KING en gemeenten: betrokken en efficiënt
4
1.3
Werkwijze
6
Decentralisaties en programmatisch werken ............................................................. 7 2.1
Programmatisch werken
7
2.2
Focus decentralisaties
9
Inzet KING 2014: Speerpunten 3D, basis en projecten ............................................ 11 3.1
11
Informatievoorziening 3D bestendig maken .......................................................11
3.1.2.
Dienstverlening en bedrijfsvoering 3D bestendig maken .....................................13
3.1.3.
Sturingsinformatie 3D bestendig maken............................................................14
3.2
Basisportfolio
15
3.2.1.
Informatievoorziening.....................................................................................15
3.2.2.
Dienstverlening en bedrijfsvoering ...................................................................18
3.2.3.
Sturingsinformatie .........................................................................................18
3.3
Directie/Interne bedrijfsvoering
19
3.3.1.
Directie.........................................................................................................19
3.3.2.
Communicatie ...............................................................................................21
3.3.3.
HRM .............................................................................................................21
3.4
4
Speerpunten 3D
3.1.1.
Extern gefinancierde projecten
22
3.4.2.
NUP .............................................................................................................22
3.4.3.
BRP ..............................................................................................................22
3.4.4.
IBD ..............................................................................................................23
3.4.5.
14+ .............................................................................................................23
Begroting ................................................................................................................. 25
2
Voorwoord Gebaseerd op de drie pijlers die KING bij de oprichting door de VNG heeft meegekregen Bestuurskracht, Benchmark, Ediensten- bieden we ons inmiddels alweer vijfde jaarplan aan. 2014 is voor de 403 gemeenten het beslissende voorbereidingsjaar voor de drie grote decentralisaties die per 1 januari 2015 zullen worden ingevoerd. Werkend en denkend vanuit de werk- en leefwereld van de gemeenten zal KING in samenwerking met de VNG alle haren op snaren zetten om de gemeenten op deze transities en transformaties goed en slim te ondersteunen en van dienst te zijn. De urgenties van de gemeenten, bestuurlijk, ambtelijk professioneel inzake uitvoerings- en bedrijfsvoeringsvraagstukken bepalen onze agenda en daarmee dit werkplan. Voor zover het valt binnen de drie pijlers van KING uiteraard. Plannen van KING zijn plannen van en door de gemeenten omdat ze ook door cocreatie dan wel in nauw overleg met de VNG en VNG-commissies en tal van gemeentelijke groepen en verenigingen worden ontworpen. Dit jaarplan is hiervan de weerslag. Daarnaast is KING nadrukkelijk ook door de VNG neergezet als kwaliteitsinstituut en zullen we hier en daar ook vraag verleidend, initiërend, stimulerend en agenda zettend zijn. Onze rol is ook daarin dienend voor gemeenten opdat deze op alle niveaus van hun dienstverlening en functioneren betrokken bij mensen kunnen zijn en de gemeentelijke bedrijfsvoering slim en efficiënt kunnen organiseren. Sinds 1 januari 2013 is KING een coöperatie binnen de VNG-Diensten. Verantwoording van plannen, begroting en jaarverslag vindt uiteindelijk plaats in de ALV van de VNG. Ter voorbereiding daarvan heeft KING zeer frequent overleg en stemmen we af met de directieraad van de VNG zowel als met de beleidsafdelingen (in de toekomst expertisecentra) van de VNG en ook met de VNG-commissies, met name GDI en B&V. Met trots breng ik dit Jaarplan 2014 onder uw aandacht. Elk jaar is belangrijk in het leven en werken van de gemeenten, maar 2014 is gezien de 3D-ontwikkelingen toch net iets meer bijzonder dan voorafgaande jaren. Natuurlijk ook omdat er op 19 maart gemeenteraadsverkiezingen zijn. We wensen jullie dit bijzondere jaar veel sterkte, succes en tegenwoordigheid van geest! Namens alle medewerkers en de directie van KING, Tof Thissen Algemeen directeur
3
1
Kader jaarplan 2014
Voor de werkzaamheden van KING is een bepaald kader van toepassing. Dit kader brengt focus en transparantie en zorgt voor een duidelijk onderscheid van taken met VNG en andere organisaties. KING maakt onderdeel uit van de coöperatie van de VNG. De ALV van de VNG bepaalt daarmee in eerste instantie de scope van het kader.
1.1 Lokale Agenda De VNG legt de nadruk in de werkzaamheden op de zes geprioriteerde thema‟s, de zogenaamde Lokale Agenda. Deze Lokale Agenda is bepaald en vastgesteld door de ALV van de VNG. De thema‟s 1. 2. 3. 4. 5. 6.
voor 2014 zijn: Wonen Financiën Slim samenwerken Jeugd AWBZ WMO
De thema‟s van de lokale agenda zijn ook voor KING leidend in de werkzaamheden en dienstverlening en KING werkt hierop in het verlengde van de VNG. Vanwege de focus van KING op dienstverlening, legt KING het accent op vier van de zes thema‟s, waarbij het zwaartepunt ligt op de drie thema‟s van de decentralisaties (Jeugd, AWBZ en WMO). De inspanningen die KING verricht op Slim samenwerken, staan grotendeels in het licht van de decentralisaties. De thema‟s Wonen en Financiën vallen buiten de opdracht en focus van KING. Dit kan veranderen indien gemeenten specifieke ondersteuningbehoeften hierop hebben en KING hier een bijdrage aan kan leveren, in overleg met de VNG. Binnen de thema‟s richt KING zich op de dienstverleningsaspecten en onderliggende processen.
1.2 KING en gemeenten: betrokken en efficiënt Binnen de thema‟s van de Lokale Agenda is het handelen van KING gebaseerd op drie streefbeelden. De streefbeelden bepalen welke activiteiten KING continueert en oppakt. KING is toekomstgericht en zet zich in voor de verbetering van dienstverlening van gemeenten en voor succesvolle gemeenten. De toekomst van de succesvolle gemeente is te duiden met de kwalificatie “betrokken & efficiënt”, waarbinnen de streefbeelden vorm krijgen. De ene kant van het spectrum is de frontlijnambtenaar die, in nauwe samenwerking met onder andere zorgaanbieders, onderwijsinstellingen, sportverenigingen en welzijnsinstellingen, burgers die een steuntje in de rug nodig hebben, ondersteunt in zijn/haar weg naar zelfredzaamheid De andere kant van het spectrum wordt gevormd door de bestuurders en de gemeentelijke manager. De bestuurder ziet zich geconfronteerd met een veranderende maatschappij die kritisch kijkt naar het handelen van de gemeente, voor meer taken bij de gemeente terecht komt en tegelijkertijd door diezelfde overheid meer en meer wordt aangesproken op het zelf organiserend vermogen en het zelf doen. Het uitvoering geven aan de toename van het aantal taken vereist vanwege de bezuinigingen een efficiënte aanpak. Tegelijkertijd vraagt de aard van de taken om een betrokken aanpak. De gemeentelijke manager ziet zich geconfronteerd met de uitdaging om alle werkprocessen van franje te ontdoen en zodanig in te richten dat enkel datgene in werkprocessen een plek krijgt wat nodig is om toegevoegde waarde en kwaliteit te leveren. Een gemeentemanager die samen met zijn medewerkers continu bezig is om bedrijfsprocessen en bedrijfsresultaten te verbeteren.
4
Decentralisaties De concrete uitdagingen die gemeenten hebben, liggen dus op het gebied van betrokkenheid en efficiëntie. En dan vooral hoe gemeenten dit weten vorm te geven in de decentralisaties. De decentralisaties zijn de komende jaren katalysator voor alle veranderingen waar gemeenten voor staan. Daarmee vormen de decentralisaties de belangrijkste test voor het vermogen van gemeenten om zich aan vernieuwde taken aan te passen. Het succes van de toekomstbestendige gemeente is afhankelijk van de wijze waarop zij vorm geeft aan de decentralisaties. Het gaat om vernieuwende bestuurlijke praktijken met maatschappelijke partners in de netwerksamenleving, nieuwe organisatievormen, om excellente dienstverlening met menselijke maat en om efficiënte bedrijfsvoering. Streefbeelden Voor KING staan deze uitdagingen tot 2018 centraal in de eigen ambitie om gemeenten te ondersteunen en KING heeft deze uitdagingen doorvertaald in drie streefbeelden: I. II. III.
KING heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan de efficiëntie van de bedrijfsvoering van gemeenten die resulteert in een kwalitatief goede dienstverlening. KING heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan het succesvol participeren van gemeenten in de netwerksamenleving. KING heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan de hiervoor benodigde vernieuwende bestuurlijke praktijken.1
Op basis van de maatschappelijke ontwikkelingen, de impact hiervan op de gemeenten en de streefbeelden van KING, richt KING zijn prioriteiten tot 2018 op:
1. Decentralisaties 2. Dienstverlening en bedrijfsvoering 3. Samenwerken2 De decentralisaties hebben niet alleen de hoogste prioriteit, de andere twee prioriteiten ondersteunen vooral de decentralisaties. De inzet van KING voor 2014 vormt een concretisering van de streefbeelden. In nauwe samenspraak met de VNG heeft KING de focus binnen de streefbeelden gelegd op de informatievoorziening, sturingsinformatie en implementatie. Daarmee legt KING de nadruk op het Hoe; hoe gaan gemeenten de opgave realiseren. Het adagium luidt –en is tevens de definitie van de relatie tussen VNG en KING– : VNG –Zo willen we dat– KING –Zo doen we dat– Om dit te bereiken, zet KING producten, activiteiten en capaciteit in welke altijd herleidbaar en onderbouwd gerelateerd zijn aan de realisatie van het beoogd effect. Voor de totstandkoming van dit jaarplan, heeft een brede uitvraag plaatsgevonden onder de belangrijkste stakeholders van KING, waaronder de VNG, diverse gemeenten als ook beroepsorganisaties van gemeentelijke functionarissen. Hen is gevraagd waar in hun ogen KING zich in 2014 op dient te richten. Op deze uitvraag zijn goede en constructieve reacties gekomen. Aan al deze reacties zijn we zo goed als mogelijk tegemoet gekomen. Ondanks dat het niet altijd
Besturing van de uitvoering anticiperend op de veranderingen, waaronder netwerksturing en netwerksamenwerking. 2 Waar we schrijven netwerksamenwerking en samenwerking doelen we op participatie in de netwerksamenleving. 1
5
lukt om aan alle verzoeken 100% te voldoen, menen wij dat degene die gereageerd hebben, zich zullen herkennen in het jaarplan. KING heeft naast de producten en diensten een aantal extern gefinancierde projecten, die ieder ook weer bijdragen aan de realisatie van de streefbeelden van KING. Deze projecten kennen een externe financiering waar een eigen P&C cyclus voor geldt en hiervoor worden dan ook aparte jaarplannen voor opgesteld. Voor de zuiverheid en helderheid zijn deze jaarplannen niet verwerkt in het jaarplan van KING zelf, maar als bijlagen in dit jaarplan opgenomen. Het betreft hier de jaarplannen van Operatie NUP, Operatie BRP, de IBD (Informatiebeveiligingsdienst), het 14+ netnummer en het DKD (Digitaal Klantdossier). Wel wordt in dit jaarplan kort aangegeven wat de belangrijkste resultaten zullen zijn voor ieder programma in 2014.
1.3 Werkwijze KING kent een breed scala aan producten en diensten, gericht op diverse doelgroepen binnen gemeenten. Dit brede scala kent echter een duidelijke focus met de streefbeelden. Er voor zorgen dat gemeenten toekomstbestendig kunnen zijn, is een van de kerntaken van KING. Om dit te kunnen realiseren, dient KING naast de huidige producten ook producten te ontwikkelen die inspelen op toekomstige ontwikkelingen. KING streeft daarbij naar een goede balans tussen het bieden van concrete producten in het hier en nu en de ontwikkeling van nieuwe producten. Ieder product heeft zijn eigen dynamiek en kenmerken en vraagt om duiding. KING ontwikkelt producten specifiek voor gemeenten en zet zich actief in voor het daadwerkelijk gebruik van deze producten door gemeenten. Om dit gebruik zo groot mogelijk te maken, zet KING implementatie in. Dit is een generieke ondersteuning, waarbij we gebruik maken van de instrumenten die binnen KING, Operatie NUP en Operatie BRP ontwikkeld zijn, om op zo efficiënt mogelijk wijze, gemeenten kennis te laten nemen van de producten en hoe deze in hun organisatie zijn in te bedden. Voor een deel van de producten is na ontwikkeling en implementatie, beheer nodig, zoals bij StUF en GEMMA. KING borgt zo de continuïteit en bruikbaarheid van de producten voor gemeenten. KING is er voor het beheer van algemeen gebruikte gemeentelijke standaarden. Beheer is zowel het beschikbaar houden van deze standaarden als het doorontwikkelen ervan vanwege nieuwe omstandigheden en behoeften. Hier zijn een paar kanttekeningen op van toepassing: KING is wel verantwoordelijk maar niet per se uitvoerend. KING is er alleen voor gemeentelijke standaarden. Beheer van gemeentelijke standaarden wordt altijd bekostigd uit budgetten KING (ook bij uitvoering door/overdracht naar derden zijn budgetten nodig). Nieuwe beheertaken kan KING dan ook alleen op zich nemen door het herordenen van budgetten, afstoten van taken en nieuwe opdrachten moeten gepaard gaan met extra middelen. Dit is dan geen bezuiniging maar heroriëntatie op focus. Door middel van een productmanagementcyclus wordt het productportfolio jaarlijks herijkt. Bij het ontwikkelen of uitbreiden van nieuwe standaarden moet rekening gehouden worden met de beheerkosten. Daar moeten middelen voor beschikbaar komen.
6
2
Decentralisaties en programmatisch werken
Gemeenten staan voor een van de grootste uitbreidingen van hun taken in onze politiek bestuurlijke geschiedenis. Dit vraagt dat hen een zo breed mogelijke ondersteuning geboden wordt, door alle partijen. KING onderkent deze behoefte en noodzaak en stemt het productaanbod hier op af. KING kiest voor programmatisch werken waar het gaat om de aanpak van de decentralisaties. Dit om de inzet op de decentralisatie en het daarbij behorende productaanbod zo gericht mogelijk te maken. Hiervoor is binnen KING het programmateam Decentralisaties ingesteld. Om dit programmateam en daarmee de impact op gemeenten effectief te laten zijn, geeft KING in 2014 verder invulling aan programmatisch werken binnen KING. KING handelt en werkt principieel vanuit de werk- en leefwereld van de gemeenten en wil hen, binnen de eigen mogelijkheden, zo goed mogelijk ondersteunen bij de aanpak van de decentralisaties in het sociaal domein. De komende jaren zal immers in het bijzonder de kwaliteit van dienstverlening en bedrijfsvoering op het spel staan. Alleen wanneer deze kwaliteit van een voldoende niveau is, kunnen gemeenten voldoen aan de vraag vanuit burgers en maatschappelijk middenveld. Deze ondersteuning biedt KING in afstemming en samenwerking met Rijk, VNG en gemeenten. De focusgebieden pakt KING op binnen de door de VNG vastgestelde beleidskaders, dan wel kaders voortvloeiend uit wet- en regelgeving. Waar nodig ontwikkelt KING, samen met gemeenten en andere partijen aanvullend uitvoerings- of implementatiebeleid. Instrumenten die KING daarbij inzet zijn altijd generiek en veelal praktisch van aard. Het beoogd resultaat op het hoogste niveau is dat gemeenten de decentralisatietaken succesvol hebben geïmplementeerd. KING wil binnen zijn mogelijkheden gemeenten een zo groot mogelijke bijdrage leveren aan dit resultaat en gemeenten hierbij ondersteunen en ontzorgen. Het resultaat van het programma Decentralisaties binnen KING is daarom als volgt gedefinieerd: KING levert een herkenbare en afgestemde bijdrage aan het geheel van ondersteuning op het terrein van de decentralisaties, en stelt daarmee gemeenten in staat de nieuwe taken succesvol te implementeren.
2.1 Programmatisch werken Om gemeenten zo volledig mogelijk te ondersteunen, is het programma Decentralisaties en daarmee het programmatisch werken binnen KING, ingericht op de drie-eenheid gemeente, Rijk, markt en maatschappelijk middenveld. Het programma wordt opgedeeld in drie hoofdonderdelen: 1. Realisme en poortwachterfunctie. 2. Samenwerking en randvoorwaarden. 3. Ondersteuning van gemeenten. Onderstaande figuur geeft schematisch de aanpak van het programmatisch werken aan:
7
Figuur 2.1 Programmatisch werken KING
Programmatisch werken binnen KING en daarmee ook het programma decentralisaties, is dus geënt op drie assen. De Rijk-as bestaat uit de poortwachterfunctie waarin KING namens gemeenten in overleg treedt met de rijkspartners over het realisme van de rijksagenda inzake de gemeentelijke uitvoering ( „zo doen we dat‟). De Markt/Maatschappelijke organisaties-as betreft het maken van samenwerkingsafspraken met marktpartijen en maatschappelijke organisaties. Doel hiervan is om generieke voorwaarden te stellen vanuit een regisserende rol en daarbij gemeenten te ontzorgen. De Gemeente-as is die van de gemeenten, daar waar de uitvoering plaatsvindt. KING zal de gemeenten concrete producten aanreiken en op generiek niveau ondersteunen bij de implementatie ervan, in lijn met zoals dat nu gebeurt binnen Operatie NUP en Operatie BRP. De werkzaamheden op deze as vinden in nauwe samenwerking met gemeenten plaats, zowel in het definiëren van producten als de totstandkoming ervan. Daarnaast is er een aantal generieke functies (zoals communicatie en stakeholdermanagement), die vorm krijgen in nauwe samenwerking met de staande organisatie van KING. Er zijn logischerwijs tussen deze drie assen diverse dwarsverbanden in inhoud, planning en bemensing. Binnen het programma maakt KING gebruik van de aanpak die o.a. binnen Operatie NUP, VISD en Operatie BRP, met succes is neergezet. Kernelementen uit die aanpak zijn: Voortdurende samenwerking met gemeenten om noodzaak en praktische toepasbaarheid van de ondersteuning te waarborgen (“van, voor en met gemeenten”). Intensief stakeholdermanagement: portfoliomanagement richting Rijk in samenwerking met VNG, samenwerking met en regie op marktpartijen, samenwerking met brancheverenigingen. Goede en intensieve communicatie met alle partijen en ook intern. Instrumenten ontwerpen voor gedegen monitoring van relevante informatie, zowel ten behoeve van poortwachterfunctie richting Rijk als ten bate van gemeenten zelf. “Massa maatwerk” in uitvoering en implementatie: binnen generieke instrumenten zoveel mogelijk aansluiten bij de individuele behoefte van, en verscheidenheid onder, gemeenten. Gericht op zowel een korte termijn aanpak (praktisch, meters maken) als langere termijn (kwaliteit, borgen van de verandering).
8
Het programmatisch werken brengt flexibiliteit aan om in te springen op actuele vragen een specifiek en integraal aanbod op te stellen dat geënt is op de behoefte van gemeenten op de opgaven als de decentralisaties. De activiteiten binnen de organisatie en het jaarplan komen dan ook voor een aanzienlijk deel ten dienste te staan van het programma Decentralisaties. Voor het vormgeven van het ondersteuningsaanbod van KING is het noodzakelijk inzicht te hebben in waar de toegevoegde waarde van KING zit. Het is essentieel voor gemeenten dat het totale ondersteuningsaanbod van de diverse partijen zoveel als mogelijk op elkaar is afgestemd, met zo min mogelijk dubbelingen of gaten.
2.2 Focus decentralisaties Gemeenten staan voor de opgave zowel een transitie als een transformatie te realiseren. Idealiter worden deze gelijktijdig én integraal (over de drie decentralisaties heen) uitgevoerd. In de praktijk is het begrijpelijk en vaak ook logisch, dat gemeenten starten met de transitie per domein. Transformatie en afstemming tussen domeinen lopen daar zoveel mogelijk parallel aan, maar lopen ook na de transitiedatum (1 januari 2015) nog langere tijd door. De aspecten die in de transitie en transformatie aan de orde komen, waar KING actief op is, zijn: Burger: positie/rol, partnerschap, co-creatie, zelfredzaamheid. Bestuur: besluitvorming, modernisering, dualiteit. Samenwerking/regie: gemeente als opdrachtgever, regisseur, afspraken met lokale, regionale en landelijke partijen, zijnde maatschappelijke partners. Dienstverlening: visie op dienstverlening, kanaalsturing, samenhang tussen domeinen. Organisatie & processen: organisatie-inrichting, ketenprocessen, herontwerp, cultuuraspecten. Informatie: sturings- en verantwoordingsinformatie, gegevens en berichten, beveiliging en privacy. ICT: systemen en applicaties, koppelvlakken, opdrachtgeverschap. Niet op alle aspecten heeft KING een even grote rol. Bij bestuur heeft KING op de eigen thema‟s inbreng, maar zijn andere partijen (bijvoorbeeld VNG) leidend. Bij andere aspecten is de rol van KING helder en meer toonaangevend (bijvoorbeeld bij inzicht en sturingsadvies, bij informatie en ICT). De rol die KING inneemt, is altijd een afgestemde rol in het breder geheel van ondersteuning en van samenwerking met alle relevante partijen. KING heeft in beginsel altijd een "generieke" rol en zal voor bijvoorbeeld inhoudelijke domeinkennis samenwerken met gemeenten en brancheverenigingen. De verdere focus pakt KING op binnen de door de VNG vastgestelde beleidskaders, dan wel kaders voortvloeiend uit wet- en regelgeving. Waar nodig ontwikkelt KING, samen met gemeenten en andere partijen aanvullend uitvoerings- of implementatiebeleid. Instrumenten die KING daarbij inzet, zijn altijd generiek en veelal praktisch van aard. Voor het programma Decentralisaties binnen KING is een verdere focus aangebracht. Deze focus hangt samen met de inrichting van het programma Decentralisaties binnen VNG waarop KING aanvullend wil zijn, met het profiel van KING bij gemeenten (waarop is KING “gekend”) en met de kerncompetenties en capaciteit die binnen KING aanwezig zijn.
9
De diverse projecten komen op verschillende wijze tot stand, waarbij een verschil bestaat tussen de opdrachtgever en de wijze van financiering; 1. Projecten die vorm krijgen door een accentverschuiving binnen de huidige producten van KING, waardoor deze gericht zijn op decentralisaties. Deze projecten bekostigt KING vanuit de eigen middelen als lopende werkzaamheden. 2. Projecten die voortkomen uit een specifiek verzoek van (een groep van) gemeenten. KING is van, voor en door gemeenten, en stelt dan ook alles in het werk om te voldoen aan de vraag en behoeften van gemeenten. Continu zal de vraag van gemeenten worden opgehaald, gebundeld en geanalyseerd met als doel mogelijke project/productontwikkeling om gemeenten te ondersteunen. Dergelijke ontwikkelingen vallen buiten de lopende werkzaamheden van KING en extra financiering is dan ook noodzakelijk. Per project zal gekeken worden naar de meest logische financieringsvorm (bijdrage gemeenten, VNG, Rijk, gemeentefonds). Begin 2014 zal KING actief met gemeenten in gesprek treden over dergelijke projecten, om die reden zijn in dit programmaplan dergelijke projecten niet opgenomen. 3. Opdrachten van de Rijksoverheid en de VNG. KING heeft een sleutelpositie tussen de rijksoverheid en de gemeenten voor wat betreft onderdelen van de decentralisaties. Ministeries benaderen KING met enige regelmaat voor verzoeken over mogelijke ontwikkeling van het gemeentelijk aspect in bepaalde projecten. Een voorbeeld hiervan is de CORV. KING zal ieder verzoek vanuit het Rijk toetsen op toegevoegde waarde voor gemeenten en op basis hiervan een besluit nemen over het uitvoering geven aan deze verzoeken. Ook voor deze verzoeken/opdrachten geldt, dat ze buiten de lopende werkzaamheden van KING vallen en aanvullende financiering noodzakelijk is voor de uitvoering ervan. Per project bespreekt KING met de opdrachtgever de mogelijkheden. Voor de inzet van KING op de decentralisaties vanuit de eigen middelen, zijn drie projecten benoemd; de speerpunten 3D. Dit zijn projecten waar ontegenzeggelijk de meerwaarde op de decentralisaties van KING voor gemeenten zit, onderwerpen waarop KING door gemeenten gekend is. Deze projecten bepalen voor een aanzienlijk deel de focus van KING in 2014, naast deze projecten zet KING in op het continueren van het basisportfolio.
10
3
Inzet KING 2014: Speerpunten 3D, basis en projecten
Dit hoofdstuk geeft de inspanningen van KING in 2014 weer in producten en activiteiten. Om de transparantie en leesbaarheid verder te vergroten, is een logisch onderscheid gemaakt in de diverse soort activiteiten die KING verricht. Allereerst betreft het hier het cruciale productaanbod op de decentralisaties voor gemeenten die KING vanuit de eigen middelen realiseert; de speerpunten 3D. Vervolgens het basisportfolio; de taken die KING uitvoert vanuit de eigen middelen die niet specifiek gericht zijn op de decentralisaties. Na deze inspanning volgen de productondersteunende onderdelen van KING; directie, communicatie en HRM. Naast de producten en activiteiten die KING vanuit de eigen middelen financiert, voert KING extern gefinancierde projecten uit op verzoek van ministeries, de VNG en/of gemeenten. Allereerst is opgenomen op welke externe projecten KING in 2014 een verzoek tot ondersteuning verwacht in het kader van de 3D, om daarna de extern gefinancierde projecten aan te geven die KING niet specifiek op de decentralisaties uitvoert. Voor deze laatste categorie geldt dat deze projecten ieder ook hun eigen jaarplan opstellen. Om die reden is in dit hoofdstuk per project volstaan met een beknopte omschrijving en verwijzen we voor meer informatie naar de achterliggende jaarplannen.
3.1 Speerpunten 3D 3.1.1.
Informatievoorziening 3D bestendig maken
De komst van de decentralisaties heeft grote impact op de omvang en vorm van informatie die gemeenten gaan gebruiken en verwerken. De omvang zal sterk toenemen en wordt op gevarieerde wijze aan de gemeente aangeleverd. Dit stelt eisen aan zowel de architectuur die ten grondslag ligt aan de informatie, als de wijze waarop gemeenten de informatie verwerken. De nieuwe informatie waar gemeenten mee te maken gaan krijgen, heeft een hoog privacygehalte. Daarmee is de beveiliging van informatie bij gemeenten nog urgenter dan voorheen. De betrouwbaarheid van informatie bepaalt gedeeltelijk de mate waarin de gemeente in staat is kwalitatief hoogwaardige diensten te leveren aan de samenleving. De informatie dient correct, actueel en betrouwbaar te zijn en tegelijkertijd in veilige handen. Voor KING is de beveiliging van de informatievoorziening essentieel en zal zijn kennis en ervaringen uit het domein inbrengen binnen de context van de informatieveiligheid. Generieke producten die de IBD oplevert, zullen specifiek worden gemaakt, zodat ze ook binnen de decentralisaties kunnen worden toegepast. Een uitgebreider ondersteuningsaanbod op dit thema is eveneens opgenomen in het vervolg op VISD. Als dit doorgaat wordt dit gefinancierd vanuit deze aanvullende middelen. Het vervolg op VISD gaat naast de beveiliging in op de informatievoorziening bij gemeenten. De nadruk ligt hier op het gemeenten op de korte termijn succesvol te ondersteunen bij het inrichten van de informatievoorziening. Aanvullend op de onderdelen in de VISD zijn er producten en activiteiten vanuit KING om gemeenten zo volledig mogelijk te ondersteunen op de informatievoorziening omtrent de 3D, hier ligt ook de toegevoegde waarde van KING. Voor 2014 betreft het de volgende producten:
11
a) Project start architectuur KING levert een „ project start architectuur 3D' (PSA 3D). In deze PSA 3D worden op een gestructureerde manier alle 'elementen' binnen de 3 decentralisaties vastgelegd; van bedrijfsfuncties, processen, applicatiefuncties, actoren tot gegevens(stromen) en infrastructurele voorzieningen. Deze gemeenschappelijke basis vormt het uitgangspunt waarop alle verschillende onderzoekssporen en activiteiten worden gestoeld. De basis is eveneens relevant voor gemeenten om overzicht te creëren in het gesprek tussen dienstverleners, I&A en vakspecialisten en om de architectuur, die voor de drie decentralisaties wordt uitgewerkt, makkelijk te kunnen borgen en hergebruiken in GEMMA 2.0. b) Zaakgericht werken in het sociaal domein De dienstverlening binnen de nieuwe taken zullen gemeenten voor een deel zaakgericht vormgeven. Om dit mogelijk te maken, voert KING een gapanalyse uit en formuleert op basis hiervan de benodigde acties. Aanvullend stelt KING nieuwe zaaktypen op die gebaseerd zijn op 3D ketenprocessen. c)
Gevolgen regiemodellen op informatievoorziening In de VISD zijn vier regiemodellen benoemd. De keuze voor een bepaald regiemodel heeft gevolgen voor de informatievoorziening van de gemeente. Binnen het programma Slim Samenwerken zullen deze gevolgen aan gemeenten duidelijk gemaakt worden tijdens bijeenkomsten.
d) Urgentie informatievoorziening Bestuurders zijn een cruciale schakel in het bestendig maken van de informatievoorziening. KING zet zich in om bestuurders en ambtenaren te wijzen op de urgentie van een gedegen informatievoorziening en werkende knooppunten en zal hen hier handelingsperspectief voor aanreiken. Dit door het organiseren van gemeentedialogen voor bestuurders en academies voor ambtenaren. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de binnen Operatie NUP ontwikkelde methodiek. e) Vooronderzoek harmonisatiebehoefte KING levert een vooronderzoeksrapport op over de harmonisatiebehoefte omtrent standaarden, gegevensset en berichtuitwisseling. Op basis hiervan maakt KING vervolgafspraken met partners waarmee KING gemeenten ondersteunt bij het borgen van de informatie-uitwisseling in ketens. f)
Strategische notitie knooppunten KING levert een strategische notitie knooppunten op en zoekt hiervoor de samenwerking met BKWI, inlichtingenbureau, G4 als belangrijke stakeholders. Knooppunten betreffen een landelijk vraagstuk waar gemeenten een groot belang hebben bij een adequate oplossing. In de notitie benoemt KING de eigen rol gezien vanuit het belang dat gemeenten hebben bij knooppunten. Daarnaast stelt KING op het gebied van knooppunten kennis beschikbaar.
12
3.1.2.
Dienstverlening en bedrijfsvoering 3D bestendig maken
De omvang van de decentralisaties is dermate groot dat deze niet zonder gevolgen ingebed kan worden in de gemeentelijke organisaties. Gemeenten staan voor cruciale en fundamentele keuzes in de wijze waarop zij de decentralisaties organisatorisch vormgeven: op deelterreinen samenwerken, een SSC of de 3D volledig gezamenlijk oppakken. Iedere keuze heeft impact op de dienstverlening, de bedrijfsvoering en informatievoorziening. Hiervoor zijn in de VISD de regiemodellen opgesteld. KING neemt deze regiemodellen als uitgangspunt voor dienstverlening en producten die in dit kader voor de 3D worden ontwikkeld. Deze producten in 2014 zijn: a) Overzicht toepassing regiemodellen en doorvertaling naar dienstverleningsmodellen Het Kenniscentrum Dienstverlening verzamelt de voorbeelden van toepassing van de regiemodellen, borgt deze en draagt zorg voor de verdere verspreiding. Hierbij is specifiek oog voor de effecten van de regiemodellen op de dienstverlening. Op basis van de regiemodellen stelt KING vier dienstverleningsmodellen op. In de dienstverleningsmodellen staat aangegeven welke keuzes voor informatievoorziening, de dienstverleningsuitgangspunten en organisatie samenhangen met de regiemodellen. Naast het opstellen ervan, ontsluit KING deze modellen in het kenniscentrum en maakt de implicaties ervan duidelijk tijdens bijeenkomsten van het kenniscentrum. b) Referentieprocessen regiemodellen KING benoemt referentieprocessen die voortkomen uit de regiemodellen. Voorbeelden van dienstverleningsprocessen verzamelt én verspreidt KING. c)
De burgerpeiling aanpassen op de 3D KING analyseert welke informatie uit de burgerpeiling waarde heeft voor gemeenten waar het gaat om de 3D en hanteert deze informatie als uitgangspunt tijdens bijeenkomsten en discussies over de 3D.
d) Doorontwikkeling servicenormen Op het gebied van opdrachtgeverschap van gemeenten in de samenwerking met ketenpartners, levert KING de doorontwikkeling van de servicenormen van dienstverlening op. Deze gaan specifiek in op het opdrachtgeverschap. Op basis van de doorontwikkeling komt een handreiking servicenormen in dienstverlening bij ketensamenwerking beschikbaar. e) Handleidingen samenwerking 3D Voor de samenwerking van gemeenten in de decentralisaties, stelt KING een serie handleidingen op, te weten: a.
Zaakgericht werken tussen gemeenten en gemeenten en hun ketenpartners.
b.
De privacy aspecten in relatie tot samenwerking tussen gemeenten en hun ketenpartners.
c.
Samenwerkingsverbanden in sociaal domein en bedrijfsvoering.
d.
Handelingsperspectief bestuurders in relatie tot regiemodellen.
13
3.1.3.
Sturingsinformatie 3D bestendig maken
De nieuwe taken van gemeenten zijn gericht op het ondersteunen van kwetsbare individuen en groepen in de samenleving en zoals gesteld gaat dit gepaard met een omvangrijke hoeveelheid informatie. Deze informatie kunnen gemeenten hanteren om in beeld te hebben of doelrealisatie plaatsvindt en/of hun beleid op aan te passen; sturingsinformatie. KING zet zich in voor het bundelen van informatie en het aanbieden ervan in de vorm van sturingsinformatie, waarbij het principe van single information single audit geldt. KING speelt in 2014 een belangrijke rol in het verzamelen aan aanbieden van 3D informatie. Het gaat hier om omvangcijfers van de zorgklanten, financiële middelen, partners en zorgconsumptie. KING gaat hierbij na welke initiatieven op het gebied van monitoring al lopen en of deze te bundelen zijn. a) Monitor 3D KING ziet de meerwaarde van een integrale monitor op de 3D voor gemeenten, waarbij het uitgangspunt is; single information, single audit. Op het gebied van monitoring heeft KING veel expertise in huis met WSJG (Waarstaatjegemeente), RGT (Revitalisering Generiek Toezicht) en VvB (Vensters voor Bedrijfsvoering). Tegelijkertijd vinden reeds inspanningen plaats op het gebied van 3D monitoring bij andere organisaties. KING zet zich vanuit het belang van gemeenten in voor één monitoringsinstrument. Om die reden gaat KING in 2014 in gesprek met andere organisaties en zoekt de aansluiting bij reeds ingezette trajecten. Hierbij heeft KING vier uitgangspunten: 1. KING zet het belang van gemeenten in. 2. Vanuit gemeenten beredeneerd, zijn er randvoorwaardelijke indicatoren. Voor KING zijn deze cruciaal voor het ondersteunen van een generieke monitor. 3. KING denkt mee over de functionaliteit die ontwikkeld wordt. 4. KING bewaakt de samenhang tussen monitoringsinstrumenten vanuit het oogpunt van gemeenten. b) Afspraken over gegevens KING maakt in 2014 afspraken met partijen die een positie hebben op de gegevens gericht op de 3D (zoals Vektis en CBS) over het aanleveren van de gegevens. Daarbij bundelt KING deze gegevens en stelt deze beschikbaar op WSJG en maakt ze beter hanteerbaar voor gemeenten. c)
Staat van steden en dorpen en de transities in het sociaal domein. KING komt met een landelijk trendrapport met daarin de belangrijkste ontwikkelingen bij gemeenten op het sociaal domein. Aanvullend hierop stelt KING 408 gemeentelijke analyses op en bespreekt deze met gemeenten met als doel het inzetten van verbeteringen op de thema‟s van de onderliggende gegevens.
d) Cijfers op wijk- en buurtniveau Gemeenten krijgen inzicht in de cijfers op wijk-/buurtniveau binnen WSJG, waarmee niet alleen op het gemeentelijk niveau inzicht ontstaat, maar gericht op wijkniveau naar de cijfers kan worden gekeken om zo de maatschappij meer op maat te kunnen bedienen. e) Stapelingsmonitor SZW KING ontvangt de informatie uit de stapelingsmonitor van SZW en clustert deze naar vier clusters. Op basis van deze informatie wordt nog in 2014 een verklaringsmodel opgesteld.
14
3.2 Basisportfolio KING legt in 2014 nadrukkelijk de focus op de decentralisaties, aangezien dit de meest omvangrijke opgave is voor gemeenten. Naast de inspanningen op de 3D zet KING zich in op het zogenaamde basisportfolio. Dit zijn de taken die KING onvoorwaardelijke uitvoert, gezien het belang ervan voor gemeenten. Het betreft hier taken die KING bij de oprichting heeft meegekregen en ontegenzeggelijk tot het portfolio van KING behoren. Betreffende het basisportfolio zet KING zich in op het actueel houden ervan, zodat gemeenten altijd in hun kracht blijven op deze domeinen. Aangaande het basisportfolio, maakt KING onderscheid in het basisportfolio op informatievoorziening, dienstverlening en bedrijfsvoering en sturingsinformatie.
3.2.1.
Informatievoorziening
Binnen de informatievoorziening zijn twee soorten werkzaamheden te onderscheiden: beheer en ontwikkeling. Beheer is het in stand houden van een informatiesysteem of standaard, overeenkomstig de daaraan gestelde eisen en rekening houdend met de situationele factoren. KING verstaat onder beheer ook het leveranciersmanagement, daar vindt immers veel applicatiebeheer plaats. KING heeft, middels het programma Operatie NUP, met 100 leveranciers een convenant gesloten over het onderhoud en beheer van standaarden. Bij beheer hoort ook ondersteuning en vertegenwoordiging van gemeenten in allerlei overleggen en dergelijke. Ontwikkeling is het aanbieden van zowel nieuwe releases van producten en diensten als algehele doorontwikkeling van producten en het vormgeven van aanvullende dan wel nieuwe producten en diensten. Nieuwe ontwikkelingen zijn in dit geval dus nieuwe toepassingen van wetten, technische aanpassingen, nieuwe standaarden en koppelvlakken en verhoogde eisen bijvoorbeeld rond beveiliging. Beheer activiteiten a) Beheer Architectuur en standaarden KING beheert in 2014 het portfolio van GEMMA, StUF (Standaard Uitwisselings Formaat) en de informatiemodellen. Centraal staat het op orde houden van de laatste vastgestelde versie van het GEMMA componenten (zoals de ZTC2.0, eFormulierenspecificaties 1.5, verschillende katernen vanuit het project basisgemeente, etc.). In 2014 brengt KING de doorlopende activiteiten 2013, de resultaten en het gedachtegoed van de Basisgemeente onder binnen de doorontwikkeling van GEMMA 2.0 en aanvullende trajecten omtrent gemeenschappelijke voorzieningen. Net als binnen het gedachtegoed van de Basisgemeente wordt ook de realisatie van GEMMA 2.0 vormgegeven langs de lijn van de decentralisaties in het sociaal domein (realisatie VISD) en toekomstige nieuwe opdrachten en doelstellingen voor gemeenten zoals beveiliging, omgevingswetgeving en Digitaal 2017. Op het gebied van StUF zijn er specifieke deelopdrachten op het gebied van harmonisatie van standaarden en komt er een consolidatieonderzoek StUF onderlaag. De specifieke domeinstandaarden SUWI-ML, BRK, NEN3610 en Digikoppeling brengt KING in overeenstemming met StUF. Verder ondersteunt KING de VNG bij de uitvoering van het Archiefconvenant en actualiseert de baseline Documentaire Informatievoorziening, participeert in diverse werkgroepen NORA en stemt wijzigingsvoorstellen rondom beheervraagstukken af met diverse experts- en regiegroepen rondom de verschillende standaarden.
15
b) Onderzoek uitfasering beheeractiviteiten Lopende 2014 voert KING onderzoek uit naar de mogelijkheden rondom uitfasering van beheeractiviteiten (zoals StUF testplatform en onderlaag StUF). Doel van dit onderzoek is om de mogelijkheden in kaart te brengen om beheeractiviteiten elders te leggen waarmee capaciteit vrij gespeeld kan worden om nieuwe beheertaken (bijvoorbeeld van het programma Operatie NUP) te kunnen uitvoeren. Uitkomsten van dit onderzoek zullen eventueel pas in 2015 effect hebben.
Consolidatie, uitbreiding en doorontwikkeling architectuur en standaarden a) GEMMA 2.0 Een van de voornaamste activiteiten in 2014 op het gebied van de informatievoorziening is de doorontwikkeling van GEMMA naar GEMMA 2.0. Deze start met het herstructureren van het huidige productportfolio GEMMA en positionering van te behouden elementen die passen binnen de KING strategie die resulteren in GEMMA 2.0. Daarnaast worden in het kader van de decentralisaties een aantal resultaten uitgewerkt met focus op 3D gerichte oplossingen. Om de aansluiting met GEMMA 2.0 te houden worden logfiles bijgehouden zodat bij voldoende capaciteit in 2014 dan wel via een apart project in 2015 de aansluiting gemaakt kan worden bij de „generieke‟ GEMMA. In 2014 zullen ook resultaten op het gebied van informatiebeveiliging ter hand worden genomen (bijvoorbeeld informatiebeveilingsbeleid, risico-, incident- en bedrijfscontinuïteit management). Daarmee krijgen gemeenten de beschikking over een vernieuwde modelarchitectuur welke mede gebaseerd is op de benodigde veranderingen voor de decentralisaties. De releasedatum is gepland eind 2014. GEMMA 2.0 wordt ontwikkeld in co-creatie met gemeenten en leveranciers. Hiervoor is een beheeromgeving ingericht; de Wiki. De Wiki GEMMA voor gemeenten sluit aan bij de Wiki's van Rijk, provincies, etc. Hiermee wordt het mogelijk integraal documenten vanuit de verschillende architecturen met elkaar in samenhang te brengen en te presenteren. KING zet in op aansluiting op NORA en partnership voor de doorontwikkeling van GEMMA 2.0 om deze zo goed als mogelijk te laten aansluiten op de ontwikkelingen van NORA. b) Overdracht beheertaken Operatie NUP levert het komend jaar producten op waarbij KING E-Diensten de gerede beheerpartij is. KING neemt, onder randvoorwaarden, bepaalde resultaten in beheer van de programma‟s operatie NUP en operatie BRP. In 2014 wordt het eerste koppelvlak ZaakDMS in beheer genomen. Eind 2013 heeft VNG aan het programma Operatie NUP gevraagd inzichtelijk te maken welke producten het oplevert en aan KING gevraagd een onderbouwing te geven van de voorziene beheerlast van deze producten die randvoorwaardelijk zijn voor het verder professionaliseren van gemeenten op het gebied van informatievoorziening en toekomstige opgaven. Tevens is KING gevraagd aan te geven of deze beheerslast is op te vangen binnen het reguliere takenpakket van KING met bijbehorend financieel kader of dat aanvullende budget nodig is. VNG en KING werken gezamenlijk een voorstel uit voor mogelijke additionele financiering voor een aantal van de voor de bedrijfsvoering van gemeenten noodzakelijke standaarden. Tot eind 2014 is het beheer van de door het Programma Operatie NUP op te leveren koppelvlakken financieel geborgd.
16
c)
Nieuwe release StUF-onderlaag en horizontale sectormodellen KING levert in 2014 de volgende releases op: StUF-ZKN 3.20, StUF-BG 3.20, StUF onderlaag 3.02/4.00. Daarnaast is ook de RSGB 3.0 in ontwikkeling en deze wordt ter vaststelling aangeboden in 2014. Door het aanbieden van deze generieke producten, ontzorgen we de gemeenten in de ontwikkeling van eigen standaarden waarmee een efficiëntieslag in de bedrijfsvoering wordt gerealiseerd.
d) Uitvoeringstoetsen en impactanalyses In 2014 voert KING voor gemeenten een impactanalyse uit op de Omgevingswet. Centraal staat wat de belangrijkste veranderingen zijn en vooral wat de impact daarvan is op en welke gevolgen dit heeft voor de uitvoering door gemeenten. Met de impactanalyse, die in opdracht van het ministerie van I&M wordt uitgevoerd, levert KING informatie op over de implementatieproducten die nodig zijn, de benodigde tijd om de uitvoeringspraktijk bij gemeenten goed voor te bereiden en de organisatie die dit vraagt en de bijbehorende kosten. Daardoor worden gemeenten bewust gemaakt van de urgentie van deze wet en de gevolgen daarvan. Naast het uitvoering geven aan de impactanalyse op de Omgevingswet, voorziet KING in 2014 verzoeken om impactanalyses op nog vier thema‟s: Wet elektronisch zakendoen (EZ) eID (BZK) Digitaal 2017 Vervolg op Omgevingswet e) Bijeenkomsten en werkgroepen KING organiseert bijeenkomsten en werkgroepen en woont bijeenkomsten en werkgroepen van andere organisaties bij. In deze overleggen stemt KING zijn ondersteuning op producten en diensten voor gemeenten af. In 2014 zal nagedacht worden over het instellen van een change advisory board vanuit gemeenten voor de doorontwikkeling van GEMMA 2.0. Voor 2014 plant KING de volgende bijeenkomsten en werkgroepen. Plus IMG, VIAG, consulterend overleg, etc. 3x leveranciersdag 4x overleg met GV'en 3x atelliersessie e-adviseurs 4x expertgroep W&I 6x expertgroep informatiemodellen 4x expertgroep e-formulieren 4x expertgroep ZTC 6x regiegroep StUF 12x expertgroep StUF f)
Sociaal domein KING voert op het sociaal domein werkzaamheden uit op de GeVS (DKD1), ondersteuning van de wettelijk taak SUWI. Aangaande het GeVS-beheer realiseert KING in 2014 een verbeterslag in het berichtenverkeer en in bredere zin adviseert gemeenten en ketenorganisaties over berichtenuitwisseling, waarmee een generieke optimalisering van de processen voor gemeenten beschikbaar komt.
17
3.2.2.
Dienstverlening en bedrijfsvoering
a) Bewijs van goede dienst In aanvulling op het Bewijs van Goede Dienst, komt een ondernemerspeiling beschikbaar die zich richt op de tevredenheid van ondernemers over de gemeentelijke dienstverlening en het lokale ondernemersklimaat. De resultaten vormen een thermometer, die een betrouwbaar inzicht biedt van buiten naar binnen. In 2014 kunnen gemeenten deelnemen aan de peiling. KING ondersteunt gemeenten bij behalen van het Bewijs en zorgt voor integratie van de ondernemingspeiling in WSJG. b) Kenniscentrum Dienstverlening en bedrijfsvoering Het Kenniscentrum Dienstverlening bundelt de versnipperde informatie op het gebied van dienstverlening op het platform met praktijkvoorbeelden, tools, partijen en publicaties. In 2014 staat vermeerdering centraal door het verder verzamelen en verbinden. KING bouwt aan een nationaal netwerk op dienstverlening (door en voor gemeenten), maakt analyses van „losse‟ informatie en zet op basis van deze kennis in op delen en leren. In bijeenkomsten wisselen dienstverleningsprofessionals, kennis, ervaringen, tips en trucs uit aan de hand van getoetste werkvormen en komen daardoor gezamenlijk tot praktische handvatten. Deze handvatten zijn vervolgens via het platform voor alle gemeenten beschikbaar. Op het gebied van bedrijfsvoering gaat KING gedurende 2014 de mogelijkheden na hierop een kenniscentrum te realiseren. c)
Handelingsperspectief Mensen bij gemeenten (op verschillende niveaus en in ieder geval bestuurders) hebben kennis van belang van informatie, accepteren informatie en maken gebruik van informatie. KING bevordert kennis, acceptatie en gebruik door activiteiten en producten van KING onder de aandacht te brengen, bewustzijn te vergroten en handelingsperspectief te bieden. Dit door de inzet van verschillende methoden, variërend van duidinggesprekken, dialoogtafels, regiobijeenkomsten tot leerkringen. Een focuspunt voor deze activiteit ligt voorafgaand en net na de verkiezingen (maart verkiezingsmaand).
d) Slim Samenwerken In 2014 draagt KING met zijn activiteiten en dienstverlening bij aan het verbinden van gemeenten onderling en met relevante andere organisaties in het kader van vernieuwing op het gebied van maatschappelijke en bestuurlijke arrangementen.
3.2.3.
Sturingsinformatie
Sturingsinformatie beheer a) WSJG beheer Activiteiten omvatten technische beheer en ondersteuning, functioneel beheer en licentiekosten. Hierdoor beschikken gemeenten over actuele en betrouwbare gegevens op verschillende thema's, vanuit diverse perspectieven. KING zal in 2014 vraaggericht op de actualiteit inspelen door het beperkt bevragen van gemeenten op recente ontwikkelingen en de actualiteit. Gemeenten kunnen eind 2014 gebruik maken van de vernieuwde website. De vernieuwing staat in het teken van het aanbieden van een zeer toegankelijke, gebruikersvriendelijke en intuïtieve website. Op de website kunnen gemeenten informatie vinden vanuit een meervoudig perspectief (en daarmee sturingsinformatie). Ook wordt toegang vanaf mobiele 18
apparaten mogelijk. Voor wat betreft de informatiebeveiliging wordt gekeken of en welke indicatoren mogelijk opgenomen kunnen worden in WSJG. b) VvB Gemeenten kunnen eind 2014 gebruik maken van een geconsolideerd en duurzaam instrumentarium VvB waardoor gemeenten in staat zijn het inzicht in de bedrijfsvoering te vergroten. KING zet verder in op de duidinggesprekken en leerkringen voor VvB.
Sturingsinformatie ontwikkeling c)
Burgerpeiling KING rondt in 2014 de nieuwe burgerpeiling af en stelt deze beschikbaar aan gemeenten. Gemeenten kunnen dan werken met de (nieuwe) Burgerpeiling. De resultaten vormen een thermometer, die een betrouwbaar inzicht biedt van buiten naar binnen.
d) Verklaringsmodellen Gemeente hebben op alle thema's verklaringsmodellen, waardoor zij op alle thema's sturingsinformatie hebben. In 2014 komt het thema gezondheid beschikbaar, waardoor op het sociale domein sturingsinformatie beschikbaar is. e) Maatschappelijke thema’s Gemeenten kunnen eind 2014 op 6 maatschappelijke thema's zichzelf op hoofdindicatoren en kerncijfers vergelijken met andere gemeenten. f)
Intelligente benchmarking De 100 grootste gemeenten van Nederland kunnen eind 2014 gebruik maken van een samenhangende set van indicatoren op basis van de pijlers: People Planet Profit. Gemeenten krijgen hierdoor eens scherp profiel van de strategische opgave als het gaat om hun ecosysteem en de sociaaleconomische samenhang.
g) Versterking Horizontale Verantwoording KING rond in 2014 het instrument voor toezichtinformatie af. Gemeenten hebben eind 2014 de beschikking over het instrument toezichtinformatie op WSJG en geven daarmee invulling aan de horizontale verantwoording. Hiermee beschikken raden en colleges over transparantie eenduidige toezichtinformatie op de belangrijkste wetten van gemeenten.
3.3 Directie/Interne bedrijfsvoering KING ondersteunt en ontzorgt gemeenten door het bieden van generieke producten en ondersteuning. Naast de thuisbases waar de ontwikkeling van deze producten en ondersteuning plaatsvindt, zijn er enkele overkoepelende en bedrijfsmatige activiteiten, te weten de activiteiten die de directie verricht, de communicatie van KING en de HRM. Deze paragraaf geeft inzicht in de activiteiten die deze onderdelen van KING in 2014 verrichten.
3.3.1.
Directie
Centraal voor de directie in 2014 staat het intensiveren van de samenwerking met de VNG, waarmee we opvolging geven aan de in 2013 ingeslagen weg van verbinding op de voornaamste programma‟s waarmee gezamenlijk een integraal aanbod aan gemeenten tot stand komt. 19
De directie gaat bestaande overleggen van de G4, G32, platform middelgrote gemeenten en P10 actief betrekken, om zo de vinger aan de pols te houden waar gemeenten zich mee geconfronteerd zien en waar KING van toegevoegde waar kan zijn. Daarnaast intensiveert KING de contacten met departementen om de rol en positie van gemeenten en KING vanuit het uitvoeringsvraagstuk te verstevigen en helder te krijgen, dit vanuit de rol als poortwachter zoals in hoofdstuk 2 beschreven. Ook zal KING in 2014 met de in de Manifestgroep vertegenwoordigde publieke uitvoerders scenario‟s ontwikkelen tot verbetering van de gezamenlijke (digitale) dienstverlening voor burgers en ondernemers. In 2014 voorziet KING het portfolio van één werkwijze, waarmee het integraal werken verder wordt doorgevoerd binnen KING mede door het continueren van productmanagement. De directie blijft daarbij sturen op tevredenheidmetingen en product life cycle management om hiermee de diensten van KING blijvend te laten aansluiten op de leefwereld van gemeenten en dus ook ruimte te blijven creëren voor vernieuwing. Na de eerste ervaringen met de productwaarderingonderzoeken, past KING deze in 2014 breder toe om zo de producten te evalueren en waar nodig aan te passen op de behoeften en situatie van gemeenten. Een verscherping van de sturing op integraliteit zal plaatsvinden door activiteiten van lopende programma‟s en basisportfolio KING strak op te lijnen vanuit een inhoudelijke strategie. Begin 2013 is de langetermijnstrategie van KING vastgesteld, in 2014 zal hier vanuit de verschillende onderdelen een doorvertaling komen voor een inhoudelijke strategie. De reguliere werkzaamheden van trendanalyse, de intake op nieuwe verzoeken en het formuleren van proposities, worden in 2014 gecontinueerd. Hiermee waarborgt KING dat er een actueel en op gemeenten afgestemd productenportfolio blijft. Daarnaast ontwikkelt de directie een (onderzoeks)programma met de focus op de modernisering van het lokaal bestuur. Het resultaat voor 2014 is een programma met duidelijke contour, rol KING, brede coalitie (VNG, bestaande partners, gemeenten, ministeries, kennisinstellingen en sociale entrepreneurs) en de financiële basis is ontwikkeld, waarbij in beeld is welke externe financiering voor uitvoering van het programma mogelijk is. Het programma levert op dat gemeenten zich succesvol kunnen positioneren in de netwerksamenleving en houding en gedrag en instrumentarium ontwikkelen om een rol te kunnen spelen in de beweging waarbij van onderop publieke waarden worden gecreëerd. KING analyseert in 2014 goede voorbeelden inzake kwaliteitssystemen bij gemeentekoepels in Europa en onderzoekt de toepasbaarheid hiervan op de Nederlandse situatie. Hierbij inventariseert KING de mogelijkheden tot een netwerk van Europese Kwaliteitsinstituten voor gemeenten op te richten. KING deelt daarnaast Nederlandse kwaliteitsoplossingen en -aanpakken met VNG International. Op enkele dossiers die belangrijk zijn voor gemeenten zoals privacy, informatiebeveiliging, cloud en Open Overheid gaat KING de samenwerking met Europa Decentraal intensiveren. Dit als invulling van de poortwachterfunctie op de Europese initiatieven (zoals Smart Cities) en de Europese regelgeving om deze te volgen en door te vertalen zodat de nieuwe regels tot verbetering leiden voor gemeenten en de uitvoeringsvraagstukken helder worden.
20
3.3.2.
Communicatie
In 2014 zal de marketing van communicatie zich ook richten op potentiële opdrachtgevers. Voor ministeries en andere partijen moet KING de natuurlijke partner zijn als ze zaken die de uitvoering van wetten betreffen, met name op informatiekundig gebied, moeten uitrollen naar gemeenten. De werkwijze van KING, met name zoals die is uitgewerkt in Operatie NUP, waarin KING diep binnendringt in de I&A van de gemeentelijke organisatie, is een unique selling point. KING positioneert zich als de informatie- en uitvoeringsspecialist van de gemeenten. Voor de ambtelijke organisatie van de gemeente, waar KING daadwerkelijk helpt, wordt doorgewerkt op de vertrouwde wijze, met nieuwsbrieven, bijeenkomsten, het implementatiecongres en actuele informatie op de website. Voor bestuurders zoekt KING contact via de bestaande gremia (Raad op zaterdag, aanwezigheid bij VNG-congres, regionale contacten met de VGS). Specifieke producten voor bestuurders worden in nauwe samenwerking met de VNG ontwikkeld en aangeboden. KING positioneert zich ook hier als de informatie- en uitvoeringspecialist van de gemeenten. 2014 staat verder in het teken van het uitvoering geven aan de in 2013 opgestelde communicatiestrategie. Centraal in de activiteiten staat de interactiviteit met gemeenten, het opgeschoonde portfolio marketen, beter aansluiten bij bestaande gremia van de doelgroepen en een betere inzet van evenementen. De website verder verbeteren door beveiligingsaudits, het opschonen van de wildgroei aan communities en het regelmatig veranderen van de website op basis van gebruikersonderzoek. Tevens worden de producten van KING beter zichtbaar gemaakt op de website en gemarketed. Op de website, in brochures en workshops wordt het portfolio meer integraal onder de aandacht gebracht. Specifieke aandacht is er voor het vergroten van de naamsbekendheid van KING bij bestuurders.
3.3.3.
HRM
KING zet competentiemanagement centraal voor de organisatie in 2014 en verder. In dit kader voert KING een personeelsschouw uit en aanvullend de 16pf-test om ten slotte de teamrollen in beeld te brengen volgens Belbin. Om in beeld te krijgen wat HRM bijdraagt aan de realisatie van de doelstellingen van de organisatie en in beeld te krijgen wat de investering in HR oplevert, zal in 2014 performancemanagement en HR-accounting worden ingezet. In 2014 zal de P&O-functie binnen KING verder worden uitgebouwd en zal de afname van diensten van de VNG verder worden afgebouwd. Binnen KING zullen twee medewerksters van het secretariaat de P&O-taken oppakken en in dat kader worden opgeleid. Daarnaast zal één adviseur de P&O-functie binnen KING aansturen en het strategisch HRM uitwerken en implementeren.
21
3.4 Extern gefinancierde projecten 3.4.1.
Projecten 3D
In 2013 is door de VNG en KING de VISD uitgevoerd. Op basis van de conclusies en aanbevelingen uit deze verkenning, is een vervolg opgesteld, welke ter goedkeuring aan de BALV is voorgelegd. De VISD voorziet voor een belangrijk deel in ondersteuning van gemeenten op de informatievoorziening voor de 3D. KING streeft ernaar onderdelen van het vervolg op de VISD in afstemming met de VNG op te pakken. Naast de VISD, rond KING in 2014 de bijdrage aan CORV ((Collectieve Opdracht Routeervoorziening) af. Daarnaast is KING voornemens een bijdrage te leveren aan het traject gemeenschappelijke taal gemeenten en zorgaanbieders van het ministerie van VWS, waarbij KING het gemeentelijk domein voor zijn rekening neemt. Daarnaast voorziet KING in 2014 verdere verzoeken van ministeries, VNG en gemeenten gericht op ondersteuning van expertises van KING op de decentralisaties
3.4.2.
NUP
De aanpak voor 2014 bouwt voort op de acht aanbevelingen van de Gateway Midterm Review zoals die medio 2013 is uitgevoerd. Tegelijkertijd is 2014 het laatste jaar van Operatie NUP, een jaar waarin nog grote slagen gemaakt zullen worden in het aansluiten van gemeenten en het stimuleren van gebruik van de bouwstenen. Maar ook het jaar van de afbouw van het programma. De uitdaging voor 2014 is dan ook het aanbrengen van focus op de bouwstenen waar significante voortgang geboekt kan worden en het vinden van de juiste balans tussen ondersteuning en afbouw. De basisondersteuning vanuit operatie NUP wordt in 2014 onverminderd voortgezet. De lopende iVersneller trajecten en impulsen worden afgerond. De focus voor de nieuwe i-Ondersteuning trajecten zal zich met name richten op het nieuwe Handelsregister en Digimelding, MijnOverheid Berichtenbox en het binnengemeentelijk gebruik van de basisregistraties. Tot slot is in de Midterm Review in het bijzonder aandacht gevraagd voor het behoud van de implementatieaanpak en de ontwikkelde instrumenten. Deze oproep is zowel aan gemeenten als het Rijk gericht. Naast alle implementatievoortgang die gedurende 2014 geboekt gaat worden, zullen de implementatieaanpak en –middelen aan de VNG overgedragen worden. De VNG is onder andere met KING in gesprek om het beheer van de resultaten en de implementatieaanpak te borgen.
3.4.3.
BRP
Ten tijde van het opstellen van dit jaarplan is er nog onzekerheid over het beschikbare budget voor 2014. Tevens is de planning van het bouwprogramma mGBA nog niet bekend, waardoor onzeker is wanneer de eerste gemeenten zullen worden aangesloten. In 2014 zal daarop worden geanticipeerd. Indien budget beschikbaar komt en afhankelijk van de planning van het bouwprogramma, worden de volgende resultaten verwacht. De geselecteerde koplopergemeenten zijn aan het eind van 2014 gereed om aan te sluiten op de BRP in de eerste helft van 2015. Andere gemeenten dan koplopers zijn betrokken bij de werkzaamheden in het koplopertraject. Deze gemeenten maken samen met de koplopergemeenten in 22
verschillende samenstelling deel uit van de expertgroepen, brengen hun expertise in en halen daarbij informatie over het programma ten behoeve van de voorbereiding van hun gemeenten. Alle gemeenten hebben opnieuw een afgewogen inschatting kunnen maken van het aansluitmoment voor hun gemeente. Alle ondersteuningsmiddelen zijn ontwikkeld en de producten die ingezet worden tot en met eind 2014 zijn beproefd door koplopers die in 2015 aansluiten. Gemeenten die begin 2015 willen aansluiten als afnemer zijn ondersteund bij het op orde brengen van hun binnengemeentelijke levering.
3.4.4.
IBD
De Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten (IBD) is per 1 januari 2013 in opdracht van VNG en KING opgericht. De doelstelling van de IBD is om ICT- en informatiegerelateerde veiligheidsincidenten die kunnen optreden bij gemeenten in samenwerking met gemeenten, partners en leveranciers te coördineren, in samenspraak te verhelpen en waar mogelijk te voorkomen. De IBD doet dit enerzijds door het verhogen van het bewustzijn van informatiebeveiliging bij gemeenten en anderzijds door het bieden van concrete ondersteuning aan gemeentelijke ICT-verantwoordelijken. Het jaar 2013 stond in het teken van de opstart van de IBD. In 2014 worden in het kader van de doelstellingen van de IBD de volgende activiteiten uitgevoerd: De incidentcoördinatie, -detectie en -preventie activiteiten continueren. Focus op het aansluitproces, leveranciersmanagement en voorbereiden van „early warning‟ voor gemeenten. Afronden en in beheer nemen van zowel de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten als de ondersteuningsaanpak ICT beveiligingsassessment DigiD. Adviserende taak voor andere KING programma‟s (o.a. decentralisaties en mGBA). Professionaliseren van de IBD organisatie, o.a. door certificering.
3.4.5.
14+
Voor het 14+netnummer staat 2014 in het teken van de afronding van de iNUP doelstelling om alle gemeenten aan te sluiten op het 14+netnummer vóór 1-1-2015. De opgave in 2014 om alle overgebleven gemeenten aan te sluiten is groot. Om de 14+Netnummer een landelijke voorziening te maken die telefonische bereikbaarheid voor alle Nederlandse gemeenten garandeert zullen wij de nog niet aangesloten gemeenten intensief informeren en begeleiden, zowel ambtelijk als bestuurlijk. Aanvullend verzorgen wij communicatie die gericht is op de gebruikers van het 14+netnummer, burgers en bedrijven. Het project 14+netnummer als onderdeel van iNUP eindigt per 31 december 2014, waarna de voorziening over gaat in een stabiele beheersituatie. Zoals gebruikelijk bij het afronden van een project, zullen de hierbij behorende producten worden opgeleverd om een overdraagbare beheersituatie te bewerkstellingen. De faseovergang vanaf 2015 vormt een natuurlijk moment om de beheertaken zo optimaal mogelijk te organiseren. In de voorbereidingen voor overgang naar het gewenste beheerscenario vanaf 2015 staat de continuïteit in de dienstverlening aan gemeenten centraal.
23
3.4.6.
DKD
Het DKD (Digitaal Klantdossier) is een virtueel dossier dat van elke klant de werk- en inkomensgegevens bundelt die bekend zijn bij onder andere de uitvoeringsinstanties UWV en gemeentelijke sociale diensten. DKD maakt de uitvoering van de Wet eenmalige gegevensuitvraag werk en inkomen (WEU) mogelijk en verbetert de dienstverlening aan de klant. Enerzijds zal in 2014 de nadruk komen te liggen op het consolideren van het functioneel beheer van de EROW componenten. Anderzijds zal in 2014 gekeken worden naar de toekomst, waarbij centraal staat op welke wijze de DKD producten (DKD en EROW componenten) een bijdrage kunnen leveren aan de decentralisaties. Hiervoor wordt in ieder geval een toekomstvisie opgesteld.
24
4
Begroting
De begroting voor 2014 wordt in dit hoofdstuk vergeleken met de begroting 2013, de prognose Q4 (rapportage over november 2013) en de jaarrekening 2012. Tabel 4.1 Begroting 2014 t.o.v. 2013, PQ4 2013 en 2012 Projecten
B 2014
B 2013
PQ4
W 2012
Projectomzet
12.000
16.000
13.710
15.885
Resultaat op projecten
0
0
-133
-76
Omzet
470
525
463
505
Gemeentefonds
7.464
7.464
7.464
7.464
Omzet bedrijfsvoering
7.934
7.989
7.927
7.969
Directe Kosten
4.855
4.289
3.797
4.064
Werkbudget
1.709
2.450
2.615
2.317
VNG Dienstverlening
1.370
1.250
1.382
1.220
Totaal Bedrijfslasten
7.934
7.989
7.794
7.601
Resultaat op bedrijfsvoering
0
0
133
368
Totaal resultaat
0
0
0
292
Bedrijfsvoering
KING gaat uit van een sluitende begroting. Er worden geen reserveringen voorzien teneinde het weerstandvermogen te versterken en voor extern gefinancierde projecten geldt het uitgangspunt dat er geen resultaat op gemaakt wordt. Tabel 4.2 Omzet en projectbegroting Omzet
B 2014
B 2013
PQ3
W 2012
Projectomzet
12.000
16.000
15.032
15.885
Bijdrage Gemeentefonds
7.464
7.464
7.464
7.464
Overige Omzet
470
525
458
505
Totale Omzet
19.934
23.989
22.954
23.854
De totale omzet zal naar verwachting in 2014 met circa 15% dalen ten opzichte van 2013. In de begroting is alleen projectomzet opgenomen die gebaseerd is op contractuele zekerheid. De bijdrage uit het gemeentefonds is niet geïndexeerd. De hoogte van de omzet is niet direct bepalend voor het te realiseren financiële resultaat. De hoogte van de omzet heeft uiteraard wel gevolgen voor de mate waarin KING overhead kan toerekenen aan projecten en de hoogte van de niet verrekenbare BTW.
25
Tabel 4.3 Fte begroting Personeelsbegroting
B 2014
B 2013
PQ4
W 2012
Directie
2,00
2,00
2,00
1,00
Stafdiensten
7,89
7,89
6,72
4,89
Secretariaat
6,34
6,34
6,09
6,34
Communicatie
5,50
8,00
5,83
6,00
I&SA
15,83
16,85
16,12
16,85
E diensten
24,36
26,45
23,45
26,45
Totaal
61,92
67,53
60,21
61,53
Het aantal fte is ten opzichte van de begroting 2013 is met 8% bijgesteld. Tabel 4.4 Bedrijfsvoering Bedrijfslastenoverzicht
B 2014
B 2013
PQ4
W 2012
Salariskosten
5.690
5.625
5.179
4.991
Opleidingskosten
175
141
109
121
Inhuur personeel
180
75
169
312
Reis & verblijfskosten
215
219
200
197
Telefoonkosten
45
45
45
39
Overige personele kosten
50
64
47
25
Overige kantoorkosten
80
103
73
103
Kosten externe dienstverlening
75
70
60
68
Overige directe kosten
25
43
21
35
BTW lasten
325
219
296
208
-620
-615
-700
-541
uren
-1.385
-1.700
-1.702
-1.492
Totaal directe kosten
4.855
4.289
3.797
4.064
Werkbudgetten
1.169
1.860
1.846
1.613
Communicatiebudget
540
590
769
704
VNG dienstverlening
1.370
1.250
1.382
1.220
Totaal bedrijfslasten
7.934
7.989
7.794
7.601
Directe kosten
Aan projecten toegerekende overhead Aan projecten toegerekende
De stijging van de salarislasten ten opzichte van 2013 wordt met name veroorzaakt doordat KING een reservering van 6% van de salarislasten maakt voor eventuele dotatie aan de WW-voorziening. Deze post was eerder niet begroot, maar door een toenemend beroep op het UWV van exmedewerkers van KING is deze nu wel noodzakelijk. De reservering is € 350.000. De inkomstenpost “aan projecten toegerekende uren” is flink lager dan in voorgaande jaren. Dit heeft te maken met een lager projectvolume. De post VNG dienstverlening is hoger dan in 2013 door KING begroot. De stijging van deze post (sinds 2010 met € 400.000) wordt deels veroorzaakt door de met projectuitvoering gepaard gaande kosten (zoals huisvesting). Een deel van de kosten wordt ook doorbelast aan deze projecten. Het bedrag dat kan worden vrijgemaakt als vrij besteedbaar werk en het communicatiebudget is € 740.000 lager dan in 2013. 26
Tabel 4.5 Besteding van middelen Besteding van middelen
3D Informatievoorziening 3D bestendig maken Dienstverlening 3D bestendig maken Sturingsinformatie 3D bestendig maken Algemeen inzet voor 3D
Basisportfolio Informatievoorziening GEMMA StUF Basisgemeente Uitvoeringstoetsen, impactanalyses, bijeenkomsten Sociaal Domein
Dienstverlening en bedrijfsvoering Kenniscentrum Dienstverlening Leren/Handelingsperspectief Slim Samenwerken Project Vernieuwing
Sturinginformatie WSJG Beheer Vensters voor Bedrijfsvoering Verklaringsmodellen Benchmarking Duurzaamheid Versterking Horizontaal Toezicht
Overige activiteiten in 2013 Vrij besteedbaar budget Inzet op extern gefinancierde projecten
Directie/Interne bedrijfsvoering HR Secretarieel/officemanagement Management Relatiemanagement/ intake/ buss Development Communicatie Opleiding Overige inzet
Totaal
B 2014 uren
€
B 2013 uren
W 2013 uren
€
€
509 152 91 565 1.318
226 55 40 0 321
0 0 0 163 163
0 0 0 0 0
0 0 0 153 153
0 0 0 186 186
452 402 0
195 240 0
338 466 238
200 300 570
276 383 82
220 400 446
96 93 1.043
0 0 435
0 296 1.338
0 0 1.070
0 394 1.135
0 0 1.066
157 284 135 251 827
0 30 0 0 30
173 241 173 0 586
0 73 0 0 73
182 305 149 0 636
0 115 0 0 115
224 186 0 0 332 742
88 0 60 10 20 178
368 0 0 0 268 636
75 0 160 0 0 235
503 0 0 0 316 819
109 0 120 0 0 229
0 0 1.385 1.385
0 175 0 175
481 0 1.417 1.898
172 200 0 372
162 0 1.675 1.837
90 0 0 90
202 276 322 472 568 447 570 2.858
10 20 0 0 0 0 0 30
0 511 297 248 372 223 253 1.904
0 0 110 0 0 0 0 110
100 321 298 767 479 174 567 2.706
0 0 93 0 0 0 0 93
6.524 1.860
7.287
1.779
8.173 1.169
27
De kolom “in uren” geeft de vertaling van de inzet van medewerkers van KING aan in het jaarplan genoemde activiteiten. Op grond van de urenverantwoording kan KING ook verantwoorden in welke mate deze inzet gerealiseerd wordt. De kolom “in €” laat de toebedeling van het werkbudget (niet opgenomen in het uurtarief van medewerkers) aan activiteiten zien.
28
KWALITEITSINSTITUUT NEDERLANDSE GEMEENTEN NASSAULAAN 12 2514 JS DEN HAAG POSTBUS 30435 2500 GK DEN HAAG T 070 373 80 08 F 070 363 56 82
[email protected] WWW.KINGGEMEENTEN.NL
29
