Voorwoord Inleiding Aanvraag schepencollege Overzicht identiteit medewerkers SABAM Billijke vergoeding

Inhoudsopgave Voorwoord ................................................................................................................................. 2 Inleiding ..................................................................................................................................... 3 1. Aanvraag schepencollege ....................................................................................................... 4 2. Overzicht identiteit medewerkers ........................................................................................... 5 5. SABAM .................................................................................................................................. 8 6. Billijke vergoeding ................................................................................................................ 9 7. Verzekering .......................................................................................................................... 11 8. Praktische richtlijnen ............................................................................................................ 12 9. Extra informatie.................................................................................................................... 13 9.1 Vlarem ........................................................................................................................... 13 9.2 Sterke drank ................................................................................................................. 13 9.3 Drugs en alcohol ........................................................................................................... 13 9.4 Tapvergunning ............................................................................................................. 14 9.5 Etenswaren .................................................................................................................... 14 9.6 Promotie ........................................................................................................................ 14 9.7 Security .......................................................................................................................... 17 Bijlagen .................................................................................................................................... 18

Voorwoord Beste organisator,

Elk jeugdig geweld is het met ons eens: FUIVEN MOET KUNNEN IN HERK-DE-STAD !!! Om dit mogelijk te maken voor iedereen, zijn we rond de tafel gaan zitten met enkele mensen om zo te komen tot een degelijke en hanteerbare bundel voor het organiseren van een fuif, een optreden of een concert. De aanleiding hiertoe was enerzijds een verouderde vorige editie van deze bundel. Het vorige boekje dateert inmiddels van 1996 en er zijn een heel aantal wetten en regels inzake fuiven veranderd sedert toen. We proberen met dit boekje een gebruiksvriendelijkere en overzichtelijkere versie te creëren dan de vorige. Anderzijds is het ook heel belangrijk dat een organisatie zich bewust is van de nodige praktische en administratieve voorzorgsmaatregelen. Vaak weten mensen niet wat hun boven het hoofd hangt. Onvoorbereid werk kan zeer nadelige gevolgen hebben voor de organisatie. Dit document is voornamelijk gebaseerd op de bundel „Draaiboek fuiven en bals‟ opgesteld door „politiezone West-limburg‟ en op fuifpunt (het samenwerkingsverband van verschillende organisaties die in het verleden zich reeds individueel inzetten voor het fuifgebeuren in Vlaanderen.) Deze richtlijnen brengen niet geweldig veel extra werk met zich mee. Deze bundel bevat richtlijnen waarmee een organisatie met ervaring zeker al vertrouwd is. Er verandert niet veel, maar we maken het gewoon makkelijker om het systeem onder de knie te krijgen. Er zijn wel enkele veranderingen. Zo zal je met je aanvraagformulier en draaiboek niet naar de politie moeten stappen. Het volstaat om deze 6 weken voor je evenement binnen te brengen op de jeugddienst (= fuifloket), Ridderstraat 6, 3540 Herk-de-Stad. Als jouw bundel volledig is, wordt deze over gemaakt aan het college van Burgemeester en schepenen. Zij zullen dan de eerstvolgende vergadering al dan niet een vergunning afleveren. Een beschrijving van alle aanvragen en verplichtingen vinden jullie in de inleiding op het volgende blad.

LEES DIT DOCUMENT GRONDIG NA, VOORALEER JE BEGINT MET JE VOORBEREIDINGEN !!!

We wensen jullie heel veel plezier op alle fuiven, optredens en concerten in Herk-de-Stad en we wensen je vooral veel succes met het organiseren ervan!

2

Inleiding Als je de inhoudsopgave even hebt bekeken, zal je waarschijnlijk nog altijd niet weten hoe je tewerk moet gaan. Daarom geven we hier een kort overzicht van enerzijds al wat verplicht is en anderzijds al wat we je aanraden. VERPLICHTINGEN Je aanvraag naar het schepencollege, is de belangrijkste verplichting. Hiervoor vind je op pag. 4 een voorbeeldbrief. Deze kan je overnemen en aanpassen met de gegevens van jullie organisatie. Let wel: De namen en adressen van de personen die voor de veiligheid zorgen, dienen expliciet vermeld te worden !!!

Bij je aanvraag voeg je een bewijs van verzekering. Het is verplicht een verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid af te sluiten en hiervan voorafgaandelijk een bewijs af te leveren bij de aanvraag. De vereniging die een manifestatie organiseert, kan worden geconfronteerd met allerlei gebeurtenissen waarvoor ze aansprakelijk kan worden gesteld. De gehele aanvraag met kopie van verzekeringspolis dient ook ter inzage te liggen op het secretariaat van het evenement voor eventuele controles. GOED OM WETEN Vanaf p. 13 vind je nog een aantal handige richtlijnen en zeer nuttige informatie die je best ook eens grondig bekijkt, voor je begint aan je voorbereidingen. Op p. 18 vind je bijlage 1. Dat is een document dat je kan invullen en bezorgen aan de jeugddienst als je reclamepanelen wil plaatsen langs de gewestwegen in herk-de-Stad. Op p. 19 vind je een invuldocument waarmee je tot €50 kan reduceren wanneer je inspanningen wil doen om je fuif toegankelijk te maken voor mensen met een beperking. Op p. 21 vind je een checklist op maat van Herk-de-Stad, die je kan gebruiken om een fuif te organiseren. Een digitale versie van deze fuifbundel kan u ook vinden op de site www.herk-de-stad.be Voor een lijst met materiaal van de uitleendienst, een huurovereenkomst voor wisselbekers, een lijst met de verschillende zalen in Herk-de-Stad met de nodige gegevens daarvan of een handig schema dat je helpt met de planning van de voorbereidingen van een fuif kan je altijd terecht op de jeugddienst, Ridderstraat 6, 3540 Herk-de-Stad. Voor andere vragen, opmerkingen of suggesties kan je ook terecht op dit adres of je kan bellen naar het nr. 013 / 77 51 04 of mailen naar [email protected]

3

1. Aanvraag schepencollege Aan het College van Burgemeester en Schepenen van en te 3540 Herk-de-Stad

1 Administratieve gegevens betreffende de activiteit Organiserende vereniging Naam:……………………….………………………………………………………………… Adres:……………………….………………………………………………………………… Telefoonnummer:……………………………………………………………………………. .

Contactpersonen (die tijdens de fuif voortdurend bereikbaar zijn) Naam 1.

Adres

Gsm-nummer

2.

Activiteit Naam Datum en tijdstip Ligging (adres) Omschrijving van de locatie (zelf) (Zaal, tent, openlucht,…)

Ο een zaal Ο een tent Ο open lucht

Aard (fuif, bal, festival, motortreffen,…)

Ο fuif Ο optreden Ο anders

Verwacht aantal deelnemers Nevenactiviteiten

De organisatie heeft een verzekeringspolis voor: Ο Burgerlijke aansprakelijkheid voor de vrijwilligers (VERPLICHT & kopie polis in bijlage) Ο Lichamelijke ongevallen voor de vrijwilligers

4

Ο Objectieve aansprakelijkheid na brand en ontploffing (VERPLICHT voor zaaluitbater) Ο Arbeidsongevallen voor niet-vrijwilligers Ο Brandverzekering (of afstand van verhaal van eigenaar) Ο Contractuële aansprakelijkheid (voor gehuurd materiaal) Ο All risk

Geluidsniveau Gaat het om een activiteit waarbij elektronisch versterkte muziek wordt geproduceerd? Ja / neen (schrappen wat niet past) - optreden? ......................................................................................................................... - fuif / dansgelegenheid? .................................................................................................... - andere? ........................................................................................................ ………... De organisatie vraagt aan de hand van de nieuw geldende geluidsnormen aan het college een goedkeuring voor het produceren van muziek aan het volgende geluidsniveau (bolletje kleuren indien van toepassing): Ο Categorie 1: Stiller dan 85 dB(A)Laeq,15min (praatcafé, restaurant … achtergrondmuziek) Ο Categorie 2:Tussen 85 dB(A)Laeq,15 min en 95 dB(A)Laeq,15min (muziekcafé, fuif, dansoptreden, stiller liveconcert, concert in akoestisch zeer gedempte ruimte zoals theaterzaal) Op initiatief van de exploitant wordt het geluidsniveau continu gemeten en geregistreerd door middel van meetapparatuur die voldoet aan de eisen gesteld voor klasse 2-meetinstrumenten in de NBN-normen (NBN EN 60651 (1996) of recenter). Het geluidsniveau moet continu zichtbaar zijn en bewaakt worden door de exploitant of door een door hem aangestelde persoon.

Ο Categorie 3: Tussen 95 dB(A)Laeq,15 min en 100 dB(A)Laeq,60min. (rockconcert, grote fuif, discotheek) Op initiatief van de exploitant wordt het geluidsniveau continu gemeten en geregistreerd door middel van de meetapparatuur. De meet- en registratieapparatuur voldoet aan de eisen gesteld voor klasse 2meetinstrumenten in de NBN-normen (NBN EN 60651 (1996) of recenter). Het geluidsniveau moet continu zichtbaar zijn en bewaakt worden door de exploitant of door een door hem aangestelde persoon. Om aanwezigen te beschermen tegen gehoorschade moet gehoorbescherming voor eenmalig gebruik (oordopjes) gratis ter beschikking gesteld worden.

De organisatie vraagt het college (bolletje kleuren indien van toepassing): Ο Goedkeuring voor het organiseren van een cocktailbar. (enkel de goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen geeft u de toelating om sterke dranken te verkopen) Ο Een tijdelijke wijziging van het politiereglement (uitleg in bijlage) Ο De volgende diensten: ........................................................................................................................... ........................................................................................................................... ........................................................................................................................... De organisatie bevestigt op de hoogte te zijn van de volgende verplichtingen en verklaart deze na te leven: Ο Aanvraag + betaling van SABAM (auteursrechten) Ο Billijke vergoeding (vergoeding uitvoerder en producenten) – navragen bij zaaluitbater

5

Ο Sluitingsuur bij fuiven en bals in Herk-de-Stad is 4 uur (muziek zachter om 3.30 uur) Ο De buurt dient op voorhand verwittigd te worden door de organisator van de activiteit met vermelding van begin- en einduur Ο De organisatie is verantwoordelijk voor het opruimen van zwerfvuil in de omgeving van de fuiflocatie.

De organisatie neemt de volgende afvalpreventiemaatregelen (3 kiezen): Ο Folders en affiches laten drukken in beperkte oplage en/of op milieuvriendelijk/gerecycleerd papier Ο Communicatie rond afvalpreventie Ο Aankoop verbruiksgoederen in grootverpakkingen of herbruikverpakkingen Ο Het afval dat bij de organisatie wordt geproduceerd wordt geselecteerd. Ο Verbod op terrein op verspreiden van promotiemateriaal Ο Gebruik van herbruikbare of natuurlijk afbreekbare bekers Ο Andere, .............................................................................................................. Ο Andere, .............................................................................................................. Ο Andere, ...............................................................................................................

De organisatie verklaart kennis te hebben genomen van de onderrichtingen en aanbevelingen van het gemeentereglement ‘Fuiven moet kunnen in Herk-de-Stad’! Getekend,

Naam + handtekening verantwoordelijke

6

Bijlage bij aanvraag: Gegevens medewerkers: naam voornaam adres 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

Bijlage 2 De veiligheid gedurende het evenement wordt gevrijwaard door: Ο Eigen vrijwilligers (6 namen hieronder invullen) naam voornaam adres 1. 2. 3. 4. 5. 6. Ο Een professionele security-firma Naam firma: …………………………….. Deze firma zal de badgenummers van de mensen die controle uitvoeren tijdig bezorgen aan de politie.

7

5. SABAM Sabam is de afkorting van Société d‟Auteurs Belge – Belgische Auteurs Maatschappij. Het is een burgerlijke coöperatieve vennootschap met auteurs, componisten en uitgevers als leden. Sabam heeft van haar leden machtiging om toelating te verlenen voor de publieke uitvoering van beschermde werken. Voor die uitvoering vraagt de maatschappij in naam van haar leden auteursrechten. Het is de organisator van de uitvoering die deze rechten verschuldigd is. Wie een fuif wil organiseren, moet hiervoor minstens 10 dagen op voorhand een „aanvraag tot toelating‟ indienen bij het SABAM-kantoor in zijn/haar regio. Hoeveel moet je betalen? 

Meestal is dit een forfait volgens tarief nr. 105 (bals, gala‟s, TD‟s, party‟s, fuiven, feesten, karaoke, Hoeveel je precies betaalt, wordt bepaald in functie van de grootte van de zaal en de gevraagde inkomprijzen. De in rekening genomen inkomprijs is steeds de gemiddelde inkomprijs die wordt gevraagd. Als er slechts een gedeelte van de zaal wordt gebruikt (door panelen afgescheiden) dan meld je dit best, want het kan invloed hebben op het forfait dat je moet betalen.



Het basistarief is steeds 10% van de bruto-ontvangsten. Je bruto-ontvangsten omvatten niet alleen elke som die je vraagt (inkomkaart, tombolabiljet, steunkaart, lidkaart, …) , ook vormen van directe of indirecte sponsoring worden hierin meegerekend.



Het minimum verschuldigd bedrag kan echter nooit lager zijn dan 10% van het bedrag van de uitkoopsom. Alle bedragen die je als organisator verschuldigd bent voor het op- of uitvoeren van het programma vormen samen de uitkoopsom: zo heb je o.a. de uitkoopsom voor groepen die komen optreden, de gage van deejays, …).



Je kan de aangifteformulieren downloaden op de website van Sabam, www.sabam.be



Dien je vooraf geen aanvraag in, dan worden de tarieven met 30 % verhoogd.



Als je je twijfels hebt over het aangerekende bedrag, kan je je altijd wenden tot de dienst inspectie op de maatschappelijke zetel van SABAM, Aarlenstraat 75-77, 1040 Brussel, tel. 02 286 82 11, toestel 244.



TIP: op de website van Sabam (www.sabam.be) en van de VFJ (www.vfj.be) kan je gratis berekenen hoeveel je SABAM ongeveer verschuldigd bent.

Als je dat gedaan hebt, ontvang je na enkele dagen een goedkeuring voor je fuif + een lijst voor uitgevoerde werken op te noteren. Deze overhandig je aan de DJ. Binnen de 8 dagen na de fuif moet deze lijst ingevuld worden teruggezonden naar SABAM, zoniet zal je een boete moeten betalen. U dient ook een kopie van deze aanvraag toe te voegen aan de fuifaanvraag naar het College van Burgemeester en Schepenen.

8

6. Billijke vergoeding Terwijl SABAM de rechten van auteurs beschermt, is de billijke vergoeding in het leven geroepen om tegemoet te komen aan de prestaties van uitvoerders en producenten. Door de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten (BS 24 juli 1994) hebben de uitvoerende kunstenaars en producenten recht op een billijke vergoeding voor hun prestaties die worden uitgezonden. Op een fuif wordt meestal (opgenomen) muziek gedraaid, er wordt gebruik gemaakt van zogenaamde „fonogrammen‟, en dan is de hoogste tariefschaal „dansactiviteiten‟ van toepassing. Heeft de zaaluitbater het jaartarief 'dans' betaald? Zaaluitbaters hebben, wat de billijke vergoeding betreft, de mogelijkheid om een jaarlijks forfait te betalen Hij of zij heeft hierbij de keuze uit een forfait “drank” (alle activiteiten maar zonder dans) of een forfait “dans” (dans inbegrepen). Als dit het geval is, dan hoef je als organisator geen billijke vergoeding meer te betalen. De zaaluitbater zal wellicht een deel van de kosten doorrekenen in de huurprijs van de zaal. Het is in dat geval de zaaluitbater die het bewijs zal moeten leveren dat de billijke vergoeding werd betaald. Tarief tijdelijke activiteit Heeft de uitbater echter geen jaarlijks forfait betaald, hij/zij is dit immers niet verplicht, of gaat de fuif door in een tent of in openlucht, dan moet er wel nog de billijke vergoeding worden betaald. Hoeveel je moet betalen, hangt onder meer af van de oppervlakte van de zaal of het terrein. Tarief zaal Hier speelt niet enkel de oppervlakte, maar ook de toegangsprijs een rol. De inkomgrenzen zijn hier € 4,23 en € 8,44 (deze bedragen worden jaarlijks geïndexeerd. Dit zijn de gegevens van 2006). Vraag je een inkomprijs gelijk aan of onder deze grens, dan kom je in een lagere betaalschaal terecht dan wanneer je inkomprijs hoger is dan deze grenzen. Als je verschillende inkomprijzen hanteert, wordt het forfait bepaald op basis van de hoogste inkomprijs. Je kan de tarieven bekijken op de billijke vergoeding website (www.bvergoed.be), kijk bij de links. Tarief openlucht of tent Om dit tarief te berekenen, moet je 3 tarieven combineren: „dans‟, „drank‟ en „zonder drank‟. 

De oppervlakte “dans” is de oppervlakte van de ruimte die door de organisatoren wordt voorzien om te dansen: de grootte van deze oppervlakte wordt afgeleid uit feitelijke gegevens zoals: afbakening van de ruimte, plaatsing van de luidsprekers, plaatsing van de lichtinstallaties, verlichting van de ruimte, plaatsing dansvloer, …



De oppervlakte “met drank” is die oppervlakte van de ruimte die voorzien is voor het verstrekken van dranken en voeding: - Als hiervoor een aparte afgescheiden ruimte voorzien is, wordt die oppervlakte genomen. - Als de dranken/maaltijden niet in een aparte ruimte worden geserveerd, dan wordt de

9

volgende regel toegepast: de lengte van de drank- en eettogen in meter x 15m. (diepte) is het totaal aantal m². 

Het tarief “zonder drank” geldt dan voor die oppervlakte die rest na de aftrek van de vorige oppervlakten.

10

7. Verzekering Ook al neem je als organisator de nodige voorzorgen, toch kan er altijd iets misgaan. Om je in te dekken tegen de verschillende risico‟s die aan het geven van een fuif verbonden zijn, kan je vooraf een aantal verzekeringen afsluiten bij een verzekeringmaatschappij of een bank. Als je een fout maakt waardoor schade ontstaat, kan je burgerrechtelijk aansprakelijk gesteld worden. Gelukkig kan iemand die aansprakelijk gesteld wordt, in veel gevallen rekenen op de bescherming door een verzekering die de schadevergoeding op zich neemt. Zo worden de belangen beschermd van elke persoon die door de fout van iemand anders schade lijdt. Maar ook de belangen van de persoon die de schade heeft veroorzaakt, worden beschermd. Verzekeringen zijn niet alleen een zaak voor de organisator, ook de zaaluitbater heeft bepaalde verplichtingen. In de bijlagen vind je een overzicht van de verzekeringen die je kunt gebruiken, als je een fuif organiseert. Nog even dit… 

In principe kan je elk mogelijk risico bij een verzekeringsmaatschappij laten verzekeren. In praktijk maak je best eerst een kosten – baten analyse: weegt het voordeel van de verzekering wel op tegen de financiële kostprijs?



Weeg de mogelijkheid van een verzekering ernstig af aan de hand van de plaats en soort van de activiteit, het verwachte aantal deelnemers enz.



Je start best met het verzekeren van de zwaarste risico‟s en vul dit indien nodig aan met verzekeringen voor de minder zware risico‟s.



En tenslotte: voorkomen is beter dan genezen. Hoe goed je ook verzekerd bent, het is altijd beter als je via een goede preventie een ongeval hebt kunnen voorkomen.

U dient een kopie van het bewijs van verzekering BA toe te voegen aan de fuifaanvraag naar het College van Burgemeester en Schepenen.

11

8. Praktische richtlijnen     

      

Aan de ingang zullen aanduidingen geplaatst worden in rood-witte kleur (A2-formaat) met de tekst "NO GUNS NO DRUGS NO FIGHTS", “de organisatie is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen“,… Indien er op de fuif een betalende vestiaire is, let er dan op dat je als organisatie verantwoordelijk bent voor hetgeen er wordt opgeborgen. Op de jeugddienst kan u terecht voor een bundel voor het organiseren van afvalarme evenementen. Vb. wisselbekers, afval sorteren,… Er is een veiligheidsploeg voorzien van … personen buiten het gebouw en van … personen in het gebouw. Tijdens de ganse periode van de activiteit zullen volgende documenten ter inzage liggen op het secretariaat: - aanvraag SABAM - toelating gemeentebestuur - polis verzekering BA - lijst personeel De in-/uitgangsweg voor de fuif zal vrijgehouden worden om als evacuatieweg te kunnen worden gebruikt. Een lijst van nuttige telefoonnummers zal op verschillende plaatsen in de hal aangebracht worden. Zoals tel. nr. van: ziekenhuis, rijkswacht, brandweer, politie, dokter en apotheek van wacht. De nooduitgangen zullen goed aangeduid worden en in de mate van het mogelijke bemand met veiligheidsmensen. Zorg voor voldoende brandblussers. De noodverlichting zal gebruikt worden indien nodig. De omliggende bedrijven/woningen zullen in de week voor de fuif ter kennisgeving worden aangeschreven. De toegangen naar de eventuele omliggende bedrijven zullen worden vrij gehouden door middel van nadar en rood-wit lint.

12

9. Extra informatie 9.1 Vlarem Heeft de organisator een milieuvergunning nodig voor de organisatie van een fuif? Normaal is het de exploitant (zaaluitbater) die in orde moet zijn met het milieuvergunningsdecreet, zeker als in de zaal regelmatig fuiven worden georganiseerd. Een exploitant mag zijn inrichting in feite niet verhuren of laten gebruiken voor activiteiten die niet gedekt zijn door een milieuvergunning. Het Hof van Cassatie oordeelt in haar arrest van 31 mei 2001 echter dat wie een fuif organiseert over een milieuvergunning klasse 2 moet beschikken (als de zaal groter is dan 100m²). Als je geen vergunning hebt, kan de burgemeester niet alleen de fuif laten stilleggen, maar ook de zaal laten sluiten. De Vlarem I – indelingslijst voorziet echter uitzonderingen voor tentfuiven (maximaal tweemaal per jaar op hetzelfde perceel kan zonder vergunning) en voor fuiven n.a.v. bijzondere gelegenheden (kermissen, carnavals, jaarfeesten van een vereniging, jubileumvieringen, …). De jaarlijkse fuiven en bals van de verenigingen vallen dus niet onder de milieuvergunningverplichting, de fuiven van commerciële organisatoren wel. Veel gestelde vragen over dit onderwerp kan je lezen op de site www.fuifpunt.be bij „wanneer heb ik een vergunning nodig‟. 9.2 Sterke drank Sinds 10 januari 2006 is het de gemeente die beslist of en onder welke vorm ze een vergunning voor het schenken van sterke drank aflevert. Je hoeft dus niet meer langs te gaan bij Douane&Accijnzen. Je gemeente kan in principe eisen dat je een vergunning sterke drank aanvraagt voor alle drank met een alcoholpercentage vanaf 1,2 %. Voor het schenken van pisang, campari, whisky-cola, gin-tonic, jenevers, én ook voor de verkoop van alcoholpops ga je best langs bij de gemeente om je te informeren. Vallen niet onder de categorie sterke drank: bieren, wijnen, mousserende en andere al dan niet gegiste dranken en tussenproducten. Porto, sherry en martini mag je schenken zonder vergunning sterke drank. 9.3 Drugs en alcohol Op de meeste fuiven is er alcohol verkrijgbaar. Als organisator moet je er op toezien dat er niet zomaar aan iedereen alcohol geserveerd wordt. De wet legt hier een aantal beperkingen op. Zo is het strafbaar alcohol te schenken aan iemand waarvan je ziet dat hij/zij al dronken is. Ook een uitdaging om te drinken voorstellen of aanvaarden is, als ze leidt tot dronkenschap, strafbaar. Als de dronken persoon bovendien jonger is dan 18 jaar, dan wordt de straf verdubbeld. Je mag ook geen „dronkenmakende‟ dranken schenken aan iemand jonger dan 16 jaar. Sterkedrank (drank met een alcoholgehalte van meer dan 1,2%) is uit den boze voor alle minderjarigen, dus ook voor jongeren tussen 16 en 18 jaar. Doe je dit toch, en de overtreding wordt vastgesteld, dan riskeer je dat de zaal gesloten wordt.

13

Druggebruik toelaten op een fuif kan niet, ook al is dit moeilijk te controleren. Er wordt hierbij geen onderscheid gemaakt tussen soft- of harddrugs. Je kan bezoekers er via affiches wel attent op maken dat gebruik van drugs niet wordt getolereerd. Tolereren wordt in de rechtspraak trouwens beschouwd als „aanzetten tot‟. Het oogluikend toelaten van druggebruik is dus een verzwarende omstandigheid! 9.4 Tapvergunning Sinds 7 januari 2006 is het niet meer nodig om een tapvergunning aan te vragen. 9.5 Etenswaren Als je op je fuif etenswaren wil verkopen, heb je een vergunning nodig. Voor het (eenmalig) jaarfeest van verenigingen wordt hierop een uitzondering gemaakt. Meestal is het zo, dat zalen met een keuken zelf over die vergunning beschikken. Ook als je beroep doet op een hotdogkraam-, frituuruitbater of cateringbedrijf hoef je normaal niet zelf voor een vergunning „tot het fabriceren en/of in de handel brengen van voedingsmiddelen‟ te zorgen, de uitbater neemt dit voor zijn rekening. Een vergunning kost in de meeste gevallen € 49,58 en is drie jaar geldig. Je kan ze in twee exemplaren aanvragen bij de Eetwareninspectie van je provincie. Voor meer info kan je altijd terecht bij: Rijksadministratief centrum Gouverneur Verwilgensingel 75 bus 8 3500 Hasselt Tel.: 011/29.56.70 9.6 Promotie Je hebt als fuiforganisator heel wat verschillende mogelijkheden om mensen op de hoogte te brengen van je fuif. Naast een overzicht van de mogelijke promotiekanalen, vind je hier ook de wettelijke bepalingen waaraan je je moet houden. Tenslotte geven we ook tips voor milieuvriendelijke promotie. Affiches Het is niet uitzonderlijk dat op een affiche plaats of datum vergeten wordt of dat er een verkeerde datum wordt vermeld. Wat moet je zeker op een affiche vermelden?  wat er georganiseerd wordt 

wanneer (datum en aanvangsuur)



waar (zaal en gemeente)



wie (discobar, groep, …) voor de muziek zorgt



wie het organiseert



de toegangsprijzen



eventuele sponsors



vermeld ook steeds een verantwoordelijke uitgever. Dat moet een meerderjarige inwoner van België zijn. Gebruik zijn/haar domicilieadres en niet dat van de organisatie. Vzw‟s moeten hun naam met maatschappelijke zetel vermelden. 14

Let op! 

Voor foutief aanplakken is niet de verantwoordelijke uitgever verantwoordelijk, maar wel de verspreider of de aanplakker. Als ze de aanplakker of verspreider niet kunnen strikken, zal men toch de verantwoordelijke uitgever hierop aanspreken. In de meeste gemeenten wordt dit streng bestraft en bovendien kan men je ook laten opdraaien voor de verwijderingskosten.



Aanplakken op privé-eigendom zonder toelating van de eigenaar is uit den boze. Elektriciteitscabines, bushokjes, afsluitingen, muren, straatmeubilair, … gebruik je dus best niet als plakpaal.



Gemeentelijke aanplakborden kunnen onderworpen zijn aan een gemeentelijk politiereglement. Meestal moet je de affiches binnenbrengen op het gemeentehuis en doet de gemeente (al dan niet tegen betaling) de rest.



Drukken met zwarte inkt op witte affiches was verboden, deze kleurencombinatie was voorbehouden voor de overheid. De wet houdende administratieve vereenvoudiging van 3 februari 2005 heft het decreet van 22-28 juli 1791 tot regeling van de kleur van de aanplakbiljetten op. (art. 2) Dit betekent dat je voortaan voor affiches ook zwarte letters op een witte achtergrond mag gebruiken.

Borden en affiches langs de openbare weg In sommige gemeenten heb je een bouwvergunning nodig voor borden langs de weg. Gezien de meeste invalswegen gewestwegen zijn, moet je bij de provinciale dienst “Wegen en verkeer” toelating vragen. Het plaatsen van panelen na vergunning is alleen toegestaan: 

voor socio-culturele verenigingen



met een maximum van 2 borden per gewestweg



enkel binnen de eigen gemeentegrenzen



voor panelen met een maximale grootte van 0.75 m² (A0-formaat is te groot!)



als de panelen op eigen dragers staan (dus niet bevestigen aan lantaarnpalen, verkeersborden,…)



als de panelen geen hinder opleveren voor het verkeer (dus voldoende afstand van de rijbaan)

De vergunning wordt via de gemeente aangevraagd bij de provinciale Afdeling Wegen en Verkeer van het Vlaamse Gewest. Ze geldt 14 dagen voor het evenement en tot 7 dagen erna. Overtredingen worden strafrechtelijk vervolgd en beboet. Er mogen geen verkeerstekens afgebeeld zijn op de borden of affiches en fluorescerende affiches moeten op minstens 75 meter afstand van verkeerslichten geplaatst worden. Zegeltaks Normaal gezien moet je als organisator zegeltaks betalen voor het aanplakken van affiches. Er zijn echter een aantal uitzonderingen. Organisaties met een liefdadig karakter, moeten geen zegel aanbrengen op affiches. Je moet dan wel vermelden: “Vrij van zegel, art. 198, 7e Wetboek der taksen”. Als je affiche ook publiciteit bevat van een commerciële sponsor is deze ook vrij van zegelrecht zolang het hoofdobject van je affiche het aankondigen van de activiteit is. 15

Het al dan niet liefdadige karakter van een organisatie wordt echter heel eng geïnterpreteerd. Enkel als je de winst besteedt aan een liefdadig doel en iedereen belangeloos meewerkt, is er een vrijstelling. In de praktijk worden echter enkel grote organisatoren aangepakt bij overtreding. De boetes kunnen in geval van zware overtredingen en fraude oplopen van 5 tot 20 maal de ontdoken belasting. Meestal echter wordt 50% of zelfs minder extra aangerekend. Je kan ook vrijgesteld zijn van zegeltaks op basis van de oppervlakte van je affiches. Affiches met een oppervlakte kleiner dan 15 vierkante decimeter (net iets groter dan het A3-formaat) zijn vrijgesteld van zegeltaks. Voor affiches groter dan 15 vierkante decimeter en kleiner dan 1 vierkante meter bedraagt de zegeltaks 0,1€ per exemplaar. Voor affiches groter dan 1 vierkante meter betaal je per vierkante meter 0,5€ aan zegeltaks. Als je zegeltaks moet betalen, kan je dit alles ook regelen via de drukker van de affiches of door een aangifte te doen bij het belastingskantoor in de regio (Ministerie van FinanciënDomeinen en Penale Boeten). Het belastingskantoor bezorgt je dan een nummer dat je op de affiche kan drukken. Folders en flyers Op folders vermeld je best “Verboden op de openbare weg te werpen”. Zo voorkom je dat de politie de verspreiding verbiedt onder het voorwendsel van milieuvervuiling. Zorg dat je present bent op andere fuiven en evenementen. Dit is vaak de makkelijkste en goedkoopste manier om de doelgroep te bereiken. Als je folders uitdeelt, let er dan op dat ze niet op de openbare weg terecht komen. Volgens het politiereglement van sommige gemeenten heb je een vergunning nodig voor het uitdelen van pamfletten. Dit systeem is omstreden in de rechtspraak, het brengt de principes van de Grondwet en van internationale verdragen in gedrang. Politiemaatregelen mogen niet met andere doeleinden dan de ordehandhaving worden uitgevaardigd. Andere vormen van promotie Er zijn nog een heleboel andere manieren om je fuif onder de aandacht te brengen: stickers, bierviltjes, pennen,… en eventueel een geluidswagen ( zie vergunningen). Bij een grote fuif kan je overwegen om de (regionale) pers te verwittigen, en denk ook aan de vrije radio‟s in de buurt. Zij kunnen het evenement aankondigen, je vergroot je kansen door vrijkaarten ter beschikking stellen. Een milieuvriendelijk en kosteloos alternatief of extraatje is het Internet. Via enkele gerichte mailtjes kan je op enkele dagen tijd honderden jongeren bereiken en er bestaan ook verschillende fuifsites waar je je evenement gratis kan aankondigen. Ook uitnodigingen via sms zijn een mogelijkheid. Milieuvriendelijke promotie Een milieuvriendelijke fuif start bij milieuvriendelijke promotie! Enkele tips. Als je papieren promomateriaal gebruikt, probeer de hoeveelheid papier dan zoveel mogelijk te beperken: 

Kies als het kan een klein formaat voor strooifolders of flyers, én een formaat dat afgestemd is op het formaat van de pers van de drukkerij (of op een bepaald papierformaat als je fotokopies gebruikt) zodat het papierverlies bij het snijden beperkt blijft



Kies, waar het kan, voor dubbelzijdig bedrukken van papier

16



Bepaal de oplage van je drukwerk niet met de natte vinger. Hou bijvoorbeeld rekening met de distributiekanalen die je kiest en de manier waarop je verspreidt. Probeer je drukwerk zo gericht mogelijk te verspreiden zodat het enkel terechtkomt bij personen die geïnteresseerd zijn in je fuif. Wie tot je doelpubliek behoort, kom je snel te weten als je je promotieploeg mensen laat aanspreken. Een woordje uitleg of een kleine vraag zal snel leren of iemand echt geïnteresseerd is in je evenement. Op die manier verminder je de oplage (en dus de kosten) zonder het bereik te beknotten.

Je kan overwegen voor milieuvriendelijk drukwerk te kiezen: 

Quadri-drukwerk hoeft niet altijd, drukwerk in één of twee kleuren kan visueel even sterk zijn



Je kan gebruik maken van één van de vele milieuvriendelijke papiersoorten die er op de markt zijn, op basis van gerecycleerde vezels (met een zo groot mogelijk postconsumer-aandeel) en chloorvrij gebleekt



Vraag of de drukker plantaardige inkten gebruikt



Denk aan je imago en voorbeeldfunctie en zet je consequente houding in de verf: je kan je drukwerk voorzien van passende teksten in onderschrift („gedrukt op milieuvriendelijk papier, met inkt op plantaardige basis‟,…)

9.7 Security Sinds 1 november 1999 (BS 1999-07-29) is de wet op de private veiligheid (wet van 10 april 1990) in werking getreden. Het gevolg is dat het inzetten van een „buitenwipper‟, „portier‟, …, onder de bepalingen van deze wet valt. De wet heeft betrekking op alle mensen die de uitdrukkelijke opdracht hebben met personencontrole bezig te zijn, zij doen controle op het gedrag van personen met het oog op veiligheid in publieke plaatsen. Deze wet sluit het inzetten van plaatselijke verenigingen zoals hondenclubs, karateclubs, … voor personencontrole uit. Men kan een bewakingsfirma inhuren of beroep doen op eigen vrijwilligers. De namen moeten worden doorgegeven aan de Burgemeester, deze kan wel bepaalde personen weigeren. Men kan ook een combinatie maken van professionele bewakers en vrijwilligers. Goede afspraken en communicatie is dan wel noodzakelijk. Aan welke voorwaarden moeten vrijwilligers o.a. voldoen? 

bepaalde veroordelingen niet hebben opgelopen;



onderdaan zijn van een lidstaat van de Europese Unie en er hun woonplaats hebben;



bepaalde beroepen (privé-detective, wapenhandelaar) niet uitoefenen;



de laatste 5 jaar geen lid geweest zijn van een politiedienst;



de leeftijd van 18 jaar (voor de uitvoerders) en 21 jaar (voor de leiding) bereikt hebben.

Onder vrijwilligers verstaan wij alle verantwoordelijken, medewerkers of leden van de vereniging, dit kunnen bij een jeugdorganisatie dus ook ouders zijn die meehelpen.

17

Bijlagen Bijlage 1

Aanvraag voor een vergunning voor het plaatsen van publiciteitsborden langs gewestwegen. De ondergetekende, Naam en voornaam : Functie : Adres : 3540 Herk –de- Stad Telefoonnummer : 04… e-mail: Vereniging : Wenst een vergunning voor een tijdelijk plaatsen van publiciteitsborden voor een evenement op het gewestdomein. Naam van het evenement : Datum van het evenement : Aard van het evenement : Tekst op het bord : Kleur van tekst of symbolen :

Locaties : de 5 toegestane plaatsen in Herk-de-Stad

Datum:

Hantekening van de aanvrager:

Bijlage 2

Beste fuiforganisator Hieronder staat een checklist met 15 aandachtspunten om uw fuif zo toegankelijk mogelijk te maken! Als u hiervan 12 bolletjes kan aanvinken (en toelichten,) heeft u als organisatie enorm je best gedaan om je fuif zo toegankelijk mogelijk te maken voor mensen met een beperking! U verdient hiermee het logo van ‘toegankelijke fuif’ dat u kan aanbrengen op uw drukwerk. Als u bij de verwezenlijking hiervan een aantal kosten hebt gemaakt, dan kan u ze onderaan toevoegen. Zo kan u voor een kleine fuif (<800 bezoekers) tot € 25 van de gemaakte kosten reduceren en voor een grote fuif (>800 bezoekers) € 50! De punten op de checklist staan in volgorde van belangrijkheid (advies van Gehar). We zouden het ten zeerste op prijs stellen wanneer u deze volgorde in rekenschap neemt! Evenement: Datum: Organisatie: Verantwoordelijke: Rekeningnummer:

………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………

Onze organisatie heeft voor toegankelijkheid de volgende stappen ondernomen: Ο een verantwoordelijke aangeduid voor toegankelijkheid, nl. ……………………….; Dit houdt in dat er 1 persoon aanspreekpunt is voor mensen met een handicap en voor de controle van het fuifloket. Deze persoon is op de hoogte van al de maatregelen en zal worden opgeroepen als er vragen zijn rond toegankelijkheid.

Ο de ingang is drempel – en trappenloos; (Eventuele hoogteverschillen worden opgevangen met een hellend vlak) Ο minstens één toegankelijk, aangepast toilet; Ο er is een mogelijkheid om de handen te wassen en te desinfecteren. 19

Ο er is een vaste en slipvrije ondergrond tot aan de ingang van het gebouw of de tent; Ο de inkom en de nooduitgang zijn vlot bereikbaar en hebben een doorgangsbreedte van minstens 90 cm; Ο er is een mogelijkheid gecreëerd om personen met een handicap vlak bij de inkom te laten afzetten; Ο er zijn minstens 2 aangepaste parkeerplaatsen (minimum 3,5m op 6m) vlakbij de ingang; Ο bezoekers met een handicap kunnen assistentie krijgen van medewerkers; begeleiding bij parkeren op daarvoor voorziene parkeerplaatsen, helpen bij het uitstappen, … Wanneer ze aan de inkom verschijnen zullen rolstoelgebruikers worden geholpen op hun hoogte.

Ο kassa en bonnenverkoop zijn niet hoger dan 1 m. of er is een plaats waar rolstoelgebruikers op deze hoogte kunnen betalen; Ο er is een dubbele toog met doorgeeffunctie op tafelhoogte; Ο er is voldoende licht aan ingang en uitgang; Ο al de medewerkers zijn op de hoogte van de maatregelen voor toegankelijkheid, zodat ze ook allemaal de nodige vragen kunnen beantwoorden. Deze medewerkers kunnen dan indien nodig doorverwijzen naar de verantwoordelijke; Ο prijslijsten en informatieborden hebben een voldoende groot, duidelijk en contrasterend lettertype; Ο inspanningen die worden geleverd om de fuif toegankelijk te maken worden op voorhand kenbaar gemaakt; (bvb. logo op affiches) Ο andere maatregelen: ………………………………………………………………….; Ο andere maatregelen: ………………………………………………………………….; Ο andere maatregelen: ………………………………………………………………….

Onze organisatie betaalt € ………… aan (maatregel)…………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………....

Dit formulier wordt voor de aanvang van de fuif bezorgd aan het fuifloket en in tweevoud ondertekend! Voor het gemeentebestuur

Voor de organisatie

………………………………..

……..……………………………

20

CHECKLIST: FUIVEN IN HERK-DE-STAD !!! Onderstaande lijst maakt het u als organisator van een fuif gemakkelijker om aan alles te denken! Het werd opgesteld aan de hand van de organisatie van een grote fuif, je kan het ook gebruiken voor een kleine fuif, dmv. gewoon een aantal acties weg te laten… de punten zijn gerangschikt adhv. chronologie! Je kan al wat je gedaan hebt gewoon aanvinken!

6 maanden op voorhand: Ο een geschikte datum zoeken. Controleer misschien best even bij het fuifloket als er op jullie gewenste datum geen andere fuif in de buurt is of dat je je fuif niet organiseert in de examenperiode. Ο locatie zoeken (bevraag u over de brandverzekering van de zaal) Ο begroting opstellen (wat wil je uitgeven, hoeveel bezoekers verwacht je, welke dranken wil je, ...) Ο tentfirma contacteren Ο op zoek gaan naar sponsors (a.d.h.v. een sponsordossier en een contractje) Ο op zoek naar DJ Ο op zoek naar licht en geluid

4 maanden op voorhand: Ο ontwerp drukwerk klaar en naar de drukker (affiches, kaarten, flyers, stickers, Tshirts, sweaters, …) Ο op zoek naar een brouwer (bier? frisdranken? cocktails?) Vergelijk best prijzen van verschillende brouwers, drankhandelaars. Misschien vallen er wel sponsordeals te regelen Ο langsgaan op uitleendienst! Wat hebben ze daar? Wat moet je elders gaan huren? (hekwerk, rijplaten, generator, verdeelkast, frigo’s, togen, voortoog, podium, verwarmingsinstallatie…) Ο Vervoer regelen van allerlei materiaal

21

2 maanden op voorhand: Ο Sabam aanvragen Ο Billijke vergoeding aanvragen Ο verzekeringspolis aanvragen voor medewerkers (burgerlijke aansprakelijkheid + lichamelijke ongevallen) Ο eventueel verzekeringspolis aanvragen voor materialen e.d. Ο op zoek naar security (eigen medewerkers of firma) Ο aanvraagformulier schepencollege invullen Ο afvalplan opstellen Ο toegankelijkheid voor andersvaliden voorzien Ο eventueel wijziging politiereglement opstellen Ο VVK-punten contacteren Ο contact leggen voor eetstandjes Ο Promotieplan opstellen en uitvoeren Affiches bedelen in winkels, jeugdhuizen, cafés Plakschema’s opstellen flyeren op fuiven Facebook-profiel aanmaken (myspace, netlog) persmededeling …

6 weken op voorhand: Ο aanvraag Schepencollege binnen brengen op het fuifloket Ο Promotieplan verder uitvoeren

Maand voor de fuif: Ο Ο Ο Ο Ο

werkschema opstellen (voldoende werkvolk voor, tijdens én na de fuif) inkopen oplijsten Drankbestelling doen buurt informeren (gsm.nr. verantwoordelijke) schikking van de zaal/tent opstellen: togen, cocktailbar, bonnenverkoop, inkom, toiletten, vestiaire, eetkraam, … Ο lijst opstellen met nuttige telefoonnummers

22

Ο promotieplan verder uitwerken Ο stroomplan maken (schema opstellen, wat bij panne, …)

Week vooraf: Ο Ο Ο Ο Ο

inkopen doen (colsonbanjes, stevige kleefband, vuilzakken WC-papier, … drankbonnen klaar vestiairebonnen klaar stempel/bandjes klaar promotieplan verder uitwerken

De dag vooraf: Ο Ο Ο Ο Ο

stroom voorzien (generator halen) frigo’s vullen bierkoeler aan wisselgeld voorzien fuifbox halen op het fuifloket

23

De dag zelf: Ο toog klaarmaken Ο voortoog klaarmaken (zorg dat de bonnetjes ver genoeg van de bezoekers worden verzameld Ο cocktailbar klaarmaken Ο inkom klaarmaken en kassa voorzien van kleingeld guestlist aan de kassa Ο bonnenverkoop klaarmaken Ο eetstand klaarmaken Ο vestiaire klaarmaken Ο vestiaire klaarmaken Ο nooduitgang klaarmaken en voorzien van de nodige signalisatie Ο eventueel parking klaarmaken (bezoekers, artiesten, crew) Ο controle van de stroom Ο controle brandweer en politie (indien zo afgesproken) Ο eten voorzien voor medewerkers Ο wegwijzers plaatsen Ο busregeling fuifbus ophangen aan bushaltes Ο klein material verzorgen (handdoeken, spons, …) Ο alles veilig opstellen en wat je niet nodig hebt veilig opbergen Ο breefing medewerkers en concrete afspraken met deelverantwoordelijken Ο een aantal papieren leesbaar ophangen: - sponsors - verboden te flyeren - fuifbusschema - de organisatie is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen (tenzij je daarvoor een verzekeringspolis afsloot) - vestiaire - inkom/uitgang - prijs inkom - prijs bonnen - beschikbare dranken - beschikbare cocktails - werkschema - eventueel line up

24

Tijdens de fuif: Ο Ο Ο Ο Ο Ο Ο Ο Ο

bewaar ten allen tijde de veiligheid zorg dat je de nodige documentatie bij je hebt (goedkeuringen e.d.) let erop dat medewerkers hun verantwoordelijkheid nemen breng eventueel geld naar de nachtkluis controleer vervalsing van consumptiebonnen of inkombewijzen voorzie medewerkers van eten & drinken controleer de toiletten, vul WC-papier bij naar het einde toe beperk je best de tappunten volg het afvalplan op

Vlak na de fuif: Ο Ο Ο Ο Ο Ο Ο Ο Ο Ο Ο

geld zo snel mogelijk wegbergen of wegbrengen zaal/tent schoonmaken vaten afhangen frigo’s leeg/ vol-en leeggoed sorteren tapinstallatie, togen, frigo’s proper maken stock tellen opruimen van licht en geluid, podium, inkleding, … (Let op de veiligheid van de medewerkers, sommigen worden moe/hebben wat gedronken, …) tent afbouwen haal signalisatie weg ruim zwerfafval in de buurt van het terrein op. Zorg ervoor dat er altijd iemand op het terrein is die het materiaal bewaakt.

Enkele dagen na de fuif: Ο Ο Ο Ο Ο Ο Ο Ο

terugbrengen materialen bedanking medewerkers evalueer alles wat goed en minder goed was breng het resultaat van uw afvalplan binnen op het fuifloket! Sabam-documenten invullen Betalen van facturen Financieel verslag RUST

25