Jaarverslag 2014
Voorwoord Onze Omgevingsdienst is weer op orde. We sluiten onze jaarrekening over 2014 af met een positief resultaat. Per 1 november is een reorganisatie doorgevoerd, waarbij management en ondersteunende functies zijn ingekrompen en een nieuw managementteam aantrad. In de zomer zijn we verhuisd vanuit de voormalige locaties Zeist en Breukelen naar ons nieuwe thuishonk: de negende verdieping van het provinciehuis van Utrecht. Onze vier NME-centra zijn op hun eigen plek gebleven, maar verder werken we nu vanuit één professioneel en goed bereikbaar flexibel kantoor en zijn we voorzien van nieuwe IT. Te midden van deze ontwikkelingen zijn onze professionals doorgegaan met hun werk voor onze vijftien gemeenten en dat is met tevredenheid gebeurd. In deze publicatie laten we graag zien welke resultaten we in 2014 behaalden. Vanuit een gezonde basis kan de ODRU nu verder professionaliseren, in dialoog met ons bestuur, gemeenten en medewerkers. We bedanken iedereen voor de samenwerking en het vertrouwen.
Frits Naafs Voorzitter Algemeen Bestuur
Jacco Post Directeur
Samen dimmen resulteert in beter samenwerken! De gemeente Vianen is een paar jaar geleden begonnen met het cultuurtraject ‘niet dippen, maar dimmen’. Of wel: niet denken in problemen, maar denken in mogelijkheden. Doel is om beter contact te hebben met inwoners en ondernemers: eerst praten met elkaar voordat verdere stappen gezet worden (bijvoorbeeld bij controle en handhaving). De weten regelgeving zijn de kaders, de invulling is ‘dimmen’. Deze manier van denken en werken is in 2014 ook ingezet om de samenwerking tussen Vianen en ODRU te verbeteren. Bewustwording De reden is dat in het verleden de samenwerking soms tot spanning leidde. Samenwerkende specialisten kenden elkaar vaak niet persoonlijk, ze informeerden elkaar onvoldoende en de afstemming van processen kon beter. De gemeente en omgevingsdienst werkten als twee losstaande partijen, in plaats van als verlengstuk van elkaar. Dit vroeg om bewustwording van beide kanten. Vernieuwde samenwerking Eind 2014 is een duidelijke verbetering zichtbaar: mensen kennen elkaar en weten van elkaar wat er speelt. Hoe is dit bereikt? Gijs Savenije van Vianen: “We zijn in 2014 met ‘roadshows’ gestart, waarbij collega’s Vergunningverlening en Handhaving van beide partijen elkaar leren kennen. En samen een manier van werken afspreken. Een voorbeeld: het kan gaan om uitgaande brieven. Stem de inhoud (rekening houdend met de lokale politiek) en timing met elkaar af, om zo klantgericht te communiceren. Of de afzender een medewerker van de gemeente of van ODRU is mag de inwoner of ondernemer niet merken. Kortom: zorg voor een eenduidige lijn.” Gerard van Tuijl van ODRU vult aan: “De nieuwe manier van werken resulteerde in een betere afstemming van werkzaamheden en budgetbeheersing.” Allebei zijn ze het erover eens: “We zijn er nog niet, maar de vooruitzichten zijn veelbelovend. We gaan verder op de ingeslagen weg!”
“De nieuwe manier van werken resulteerde in een betere afstemming.”
Samenwerken in toezicht en handhaving Op initiatief van het Interprovinciaal Overleg (IPO) en het Openbaar Ministerie is er sinds 2014 een model Landelijk HandhavingsStrategie (LHS). Het doel hiervan is om handhaving in Nederland overal op een soortgelijke wijze aan te pakken. Een tankstation in Maastricht wordt dan hetzelfde behandeld als een tankstation in Groningen. Dat is duidelijk en eerlijk naar ondernemers. Aan gemeenten, omgevingsdiensten en andere overheidsinstellingen de taak om een eigen handhavingsstrategie op te stellen. In 2014 hebben ODRU en haar deelnemende gemeenten dit thema samen verkend. In een projectgroep en een aantal bijeenkomsten deelden handhavers, toezichthouders, beleidsmedewerkers en juristen met elkaar hoe zij in de praktijk handhaven. Peter van den Berg, gemeente Oudewater: “Wij waren als gemeente al actief met het opstellen van een nieuw Integraal Handhavingsbeleid. De resultaten hiervan gebruiken we in de projectgroep om zo, als één van de kleinste gemeenten, een waardevolle bijdrage te leveren. Met elkaar realiseren we in onze regio een kwalitatief goede aanpak!” Uniform stappenplan Het was voor de deelnemers leerzaam om van elkaar te ontdekken hoe gemeenten hun handhaving vormgeven. Wel of geen hercontrole of extra tijd om een geconstateerde overtreding te herstellen? Direct een last onder dwangsom aankondigen of daar nog even mee wachten? Een uniforme handhavingssroute (stappenplan) heeft voor ondernemers vooral voordeel vanwege de concurrentiepositie ten opzichte van elkaar. Daarnaast is het ook praktischer voor ODRU-handhavers om in het werkgebied volgens hetzelfde stappenplan te werken. Voor gemeenten is er een efficiëntievoordeel: ODRU kan slimmer en sneller deze taken uitvoeren. Dit project gaat in 2015 verder, om samen met gemeenten een handhavingsstrategie op te stellen.
Verhuizen, flexwerken én digitaal werken
Samenwerken in een veranderende omgeving Gerda Kat, medewerkster Documentatie en Informatievoorziening (DIV) bij ODRU, is verantwoordelijk voor het verwerken van de inkomende post en mail. Ze zorgt ervoor dat deze bij de juiste collega’s terechtkomen. En dat informatie goed verwerkt wordt in onze verschillende informatiesystemen. Daarnaast komen ook de meldingen en klachten bij DIV binnen. Gerda: “Ik krijg er energie van als ik iemand kan helpen. Dus om een zaak van binnenkomst tot afhandeling te stroomlijnen door goede samenwerking.” Gerda is positief over de verhuizing naar één locatie: “Ik vind het gebouw waarin we werken top. Ik geniet van de lichte ruimtes en werk er prettig. Het mooie is dat we nu dicht bij elkaar zitten en dit heeft bijvoorbeeld opgeleverd dat we een roulatiesysteem hebben. De DIV-collega’s weten nu precies wat er speelt en kunnen elkaar goed vervangen. Wat organisatiebreed nog wel kan verbeteren is de onderlinge kennismaking: soms weet ik nog niet wie welke taken precies heeft.” Het flexwerken bevalt Gerda prima, al was het wel even wennen in het begin. “Door de open ruimtes heb ik soms moeite om me te concentreren. Het voordeel vind ik dat je per dag met verschillende collega’s zit.” Op de vraag wat ze van digitaal werken vindt, zegt ze: “Ik zou niet terug willen naar het papieren tijdperk. Het werkt sneller en scheelt een hoop papier.”
“Ik zou niet terug willen naar het papieren tijdperk.”
De OR: samenwerken met respect 2014 was voor de organisatie een spannende en hectische tijd: een reorganisatie en de verhuizing naar het provinciehuis. Remco Spoelstra, voorzitter van de OR, geeft antwoord op de vraag wat de rol van de OR was bij de reorganisatie: “Collega’s zo goed mogelijk informeren en ‘meenemen’. Ons doel was om het traject zo eerlijk mogelijk te laten verlopen, met zo weinig mogelijk boventallige collega’s. Met respect voor de verschillende standpunten en belangen hebben wij onze overleggen gevoerd en adviezen opgesteld.”
ODRU 2014 in cijfers Overzicht productie ODRU 2014 (in aantallen producten) Gemeente
Integrale controles
Projectcontroles
m.n. cat. 3 en 4
m.n. cat. 1 en 2
Repressieve controles
Klachten
Personeel en organisatie (peildatum 31-12-2014) Vergunningen*
23
33
12
20
4
22
De Bilt
44
253
34
46
2
6
109
236
56
60
51
51
IJsselstein
29
135
52
18
6
3
Montfoort
16
90
23
17
20
20
Oudewater
20
194
13
15
22
23
Renswoude
10
22
6
3
1
5
31
8
1
5
Stichtse Vecht
64
509
33
34
28
56
Utrechtse Heuvelrug
41
239
39
66
5
42
Veenendaal
63
73
49
4
4
53
Vianen
37
146
25
23
2
33
Wijk bij Duurstede
28
73
30
24
0
3
Woerden
74
403
61
37
30
64
Zeist
35
222
61
160
5
21
598
2.659
502
524
183
403
Rhenen
Totaal
80 60
Bunnik
De Ronde Venen
100
Meldingen Activiteiten besluit
*Ontwerpadviezen m.b.t. oprichting, verandering, revisie, OBM, intrekking of actualisering
40 20 55 fulltime
90
• MT leden: 8 • Inhuurkrachten: 24 • Vrijwilligers NDC: 142 • Stagiairs NDC: 15
70 50 30
• Gemiddelde leeftijd is 45 jaar. • Het ziekteverzuimpercentage over 2014 is 4% (het streefpercentage is 5%).
10 84 parttime
Vast personeel totaal 139 (116 FTE)
Omgevingsvergunning: bouwen en ruimtelijke ordening In 2014 behandelde het team Bouwen 157 zaken, 104 hiervan zijn afgerond: • 46 informeel vooroverleggen; • 31 vooroverleggen; • 27 omgevingsvergunningen. In de 104 zaken zijn 35 procedures gevolgd (wijziging op een bestemmingsplan). Er was 1 melding ongewoon voorval (afhandeling kraanongeval in IJsselstein, december 2014).
Rekening van baten en lasten 2014 (x €1.000) Lasten 2014 Personeelskosten
Baten 2014 10.353
Gemeentelijke bijdragen
10.571
Algemene kostenx
676
Aanvullende opdrachten klanten
915
• NME buitenlocaties: 4 MEC Maarssen, De Woudreus (Wilnis), InBredius (Woerden) en De Boswerf (Zeist). • Bezoekers buitenlocaties: 41.600
Huisvesting
415
Aanvullende opdrachten derden
210
Investeringenx
286
Personele baten
277
• Scholen: 202 • Leerlingen actief bereikt 54.530 (waarvan sommigen meerdere keren)
Diverse kosten
334
Overige baten
231
Resultaat 2014x
140
Natuur- en DuurzaamheidsCommunicatie (NDC)
• Excursies en deelnemers excursies: 385 / 9.567
Totale kosten 12.204
Totale baten 12.204
Vooruitblik 2015 Nu onze Omgevingsdienst weer op orde is, kijken we vooruit. We willen klaar zijn voor de nieuwe Omgevingswet 2018. Samen met bestuur en onze gemeenten stellen we daarom de koers ODRU 2018 op. Vanuit vertrouwen en ambitie bepalen we de toegevoegde waarde voor onze gemeenten, het bijbehorende takenpakket en wat dat van onze organisatie vraagt. Daarbij willen we tegelijk vanuit één gedeelde visie werken en aansluiten bij de eigenheid van elk van onze vijftien gemeenten. Parallel hieraan verstevigen we de dagelijkse samenwerking met de Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht. Het bestuurlijke samenwerkingsproces krijgt komend jaar weer een impuls. Wij kijken met vertrouwen naar de toekomst! Frits Naafs en Jacco Post
Colofon Redactie: Drea van Ark en Karolijn Burgman Fotografie: Norbert Waalboer, Myra Manintveld en Shutterstock Vormgeving: madebymyra.nl
