Voortgangsrapportage. Plan van Aanpak

faculteit gedrags- en maatschappijwetenschappen

dienst facilitaire ondersteuning

Voortgangsrapportage Periode Augustus 2013 – Augustus 2014 en

Plan van Aanpak Periode Augustus 2014 – Augustus 2015

Arbo en Milieu Faculteit GMW

Uitvoering: Datum:

Jan Stalman, Facility Manager/A&M Coordinator 8 augustus 2014 1

GMW - Voortgangsrapportage 2013-2014 en Plan van Aanpak 2014-2015

2


INHOUDSOPGAVE pagina -

Afkortingen

4

-

Voorwoord en toelichting op nieuwe beleidsonderwerpen 5

1

Arbo zorgsysteem

7

2

Psychosociale belasting

13

3

Werkplekken kantoor

13

4

Fysieke belasting

14

5

Gebouwaspecten

15

6

Bedrijfshulpverlening

17

7

Gezondheid

18

8

Overige thema’s

19

9

Milieu

21

Bijlage 1

Ongevallen- en incidenten registratie

24

Bijlage 2

Verzuimcijfers GMW

25

Bijlage 3

Nutsvoorzieningen

26

Bijlage 4

MPI totaal

27

3


AFKORTINGEN A&M

=

Arbo & Milieu

AMC/FM

=

Arbo & Milieu Coordinator/Facility Manager

AMD

=

Arbo & Milieu Dienst

DFO

=

Dienst Facilitaire Ondersteuning

EC

=

Ethische Commissie

FB

=

Faculteitsbestuur

FR

=

Faculteitsraad

FM

=

Facility Manager

GBH

=

Gebouwen Beheerder

GTB

=

Gebouwen en Terreinen Beheer

HID

=

Hoofd Interne Dienst

HR

=

Human Resources

HS

=

Hospitality Services

ID

=

Interne Dienst

MJA

=

Meer Jaren Afspraak

MPI

=

Milieu Prestatie Indicatoren

PDC

=

Producten- en Diensten Catalogus

PhM

=

Ph Middelen

RI&E

=

Risico Inventarisatie en Evaluatie

SMO

=

Sociaal Medisch Overleg

UFB

=

Universitair Facilitair Bedrijf

VGI

=

Vastgoed en Investeringsprojecten

4


Voorwoord Binnen de Faculteit GMW worden eens per drie jaar de risico’s geïnventariseerd op het gebied van arbo, milieu en veiligheid. Deze inventarisatie vormt de basis voor besluitvorming over te nemen maatregelen gedurende de planperiode die is vastgesteld in het Plan van Aanpak. De inventarisatie, de maatregelen en het Plan van Aanpak vormen de notitie RI&E over de betreffende jaren. Per jaar wordt een Voortgangsrapportage over de genomen maatregelen opgesteld en wordt voor het jaar daarop een opsomming gegeven van te nemen maatregelen in dat jaar. In deze notie zijn beide samengevoegd, conform het RUG format. De Voortgangsrapportage 2013-2014 en het Plan van Aanpak 2014-2015 is gebaseerd op de RI&E 2013. De rapportage is tot stand gekomen met behulp van informatie van de betreffende facultaire diensten en de ondersteunende diensten van de RUG. De notitie zal, na advies en instemming door de Werkgroep Arbo en Milieu, ter besluitvorming worden voorgelegd aan het Faculteitsbestuur en de Faculteitsraad. Jan Stalman Facility Manager/Arbo en Milieu coördinator GMW

Toelichting op nieuwe beleidsonderwerpen De faculteit GMW voert haar arbo en milieubeleid uit conform het beleid van de RUG en is daarmee grotendeels afhankelijk van keuzes en besluiten die gemaakt worden op centraal niveau. Samen met de centrale diensten probeert de faculteit de maatregelen, zoals omschreven in de RI&E 2013-2016, te realiseren.

5


6


1

Arbozorgsysteem Thema

Maatregel

Planning

1.00

Zijn de taken van de preventiemedewerker vastgelegd?

Voorjaar 2014

1.01

Wanneer is de RI&E opgesteld?

Taken betr. Arbo, Milieu en Veiligheid van alle medewerkers van de Dienst Facilitaire Ondersteuning zijn vastgelegd. De RI&E is opgesteld in de laatste helft van 2013 en werd na overleg met de Werkgroep A&M door de FR vastgesteld.

Verantwoordelijk voor uitvoering AMC/FM en PhM

Afgerond 1-12-2013

AMC/FM en PhM

geen

1.02

Aanvullende RI&E’s

Jaarlijks

AMC/FM en PhM

p.m.

1.03

Is de RI&E volledig?

n.v.t.

-

-

Aanvullende RI&E’s opnemen in dossier Systeem RI&E en acties opnemen in Voortgangsrapportage en Plan van Aanpak. Er wordt naar volledigheid gestreefd. Zie 1.01 en 1.02

Kosten

Stand van zaken per 1 sept. 2014

Plan van Aanpak 2014-2015

geen

Alle taken zijn omschreven en goedgekeurd door de Werkgroep A&M. RI&E 2013 (20132016) is doorgestuurd naar AMD ter consolidatie binnen de RI&E van de RUG en is goedgekeurd. In de periode 1-92013/1-9-2014 is geen aanvulling op de RI&E opgesteld. -

Indien noodzakelijk bijstellen.

Uitvoering RI&E 2013.

Indien nodig, aanvullende RI&E opstellen. Initiatiefnemers: verantwoordelijken of Werkgroep A&M. -

7


1.04

Thema

Maatregel

Zijn er nieuwe gebouwen, werkzaamheden en/of functies?

1 Grote Rozenstraat 17 (renovatie) en 19 (nieuwbouw) zijn in febr. 2014 in gebruik genomen. 2 Grote Rozenstraat 15 (renovatie) is in maart in gebruik genomen. 3 Grote Rozenstraat 31 (renovatie) is in juli in gebruik genomen (Boumangebouw). 4 Als gevolg van de centralisatie van de bibliotheek is de realisatie van de studiezaal in de oude aanbouw van het Heymansgebouw een voorwaarde. Dit heeft totale renovatie van de aanbouw tot gevolg. 5 Vervanging afsluitbare fietsenstalling in Hortustuin. 6 Renovatie receptie Heymansgebouw. Werkzaamheden afgerond november 2013.

Planning

Verantwoordelijk voor uitvoering

Kosten



-

2016

VGI/GW

p.m.

Begin 2015 start planning.

Nov./dec. 2014

VGI/FM

Budget

Verwachte goedkeuring gemeente sept. 2014.

Masterplan

De werkzaamheden voor onderwijs en onderzoek en hun ondersteuning zijn niet veranderd. Als gevolg van de bezuinigingen worden meer taken uitgevoerd door minder personen. Zie thema’s: -Psychosociale belasting (2) -Fysieke belasting (4) -Gebouwaspecten (5)

8


Thema

Maatregel

1.05

Zijn Plannen van Aanpak n.a.v. eerdere RI&E’s uitgevoerd?

1.06

Vaststellen effect uitvoering eerdere Plannen van Aanpak.

De Plannen van Aanpak zijn zoveel mogelijk uitgevoerd. De onderdelen welke niet zijn uitgevoerd zijn opgenomen in de nieuwe RI&E. Werkgroep A&M betrekken bij realisatie van plannen.

1.07

Onopgeloste knelpunten.

1.08

Medewerkers en specifieke doelgroepen informeren over Arbozorg.

1.09

Werken in bijzondere omstandigheden met de daarbij behorende risico’s, (bouw)overlast en veiligheid.

Planning

Verantwoordelijk voor uitvoering -

Kosten


-

n.v.t.

AMC/FM, PhM en voorzitter Werkgroep A&M.

geen

Onopgeloste knelpunten worden opgenomen in de Voortgangsrapportages en de Plannen van Aanpak. Optimalisering informatievoorziening door het toegankelijker maken, verduidelijken en uitbreiden van het Facilitair Servicepunt en de GMW Producten- en Dienstencatalogus (PDC).

-

AMC/FM, PhM, Werkgroep A&M. AMC/FM, GBH, Preventiemedewerker, Webmaster.

p.m.

Sinds nov. 2013 wordt gewerkt o.b.v. het Plan van Aanpak 20132016. Werkgroep A&M is geïnformeerd en heeft geadviseerd over de volgende onderwerpen: -Renovatie Boumangebouw -Verdeling taken A&M en Veiligheid. -Jaarplan BHV -Crisisplan GMW -Bespreking en advisering bestuur over personeelsenquêtes RUG en FR. -

p.m.

PDC beschikbaar. Verbeterpunten zijn een continu proces.

PDC bijstellen als gevolg van nieuwe ontwikkelingen en reacties van gebruikers.

Medewerkers tijdig informeren over (bouw)activiteiten en BHV-ers informeren over actuele veranderingen in veiligheidsvoorzieningen en vluchtroutes.

Gedurende bouwactivitei ten informatie verstrekken.

AMC/FM, Hoofd BHV

geen

Verwachte stop bouwactiviteiten: oktober 2014.

Medewerkers informeren via Facultaire Nieuwsbrief en informatieschermen.

-

Eerste versie in juli 2014 (gekoppeld aan de RUG PDC) beschikbaar.


-

Werkgroep A&M meer betrekken bij realisatie RI&E.

-

9


1.10

Thema

Maatregel

Planning

Specifieke risico's voor studenten.

De Ethische Commissie (EC) hanteert borging risico’s verplichte deelname aan onderzoeksprojecten in haar systematiek. Bij roostering onderwijsactiviteiten rekening houden met bestemming ruimte (b.v. collegezaal ongeschikt als tentamenruimte).

-

Bij de opstelling van de inkoopprojectplannen en aanbestedingsdocumenten A&M aspecten meenemen.

geen

1.11

Risicoaanpak voor studenten anders dan voor medewerkers.

1.12

Standaard meenemen van arbo- en milieuaspecten bij ontwerp en inkoop.

-

Verantwoordelijk voor uitvoering Ethische Commissie en toezichthouder FB. FB en A3O

AMC/FM en PhM namens GMW.

Kosten



geen

-

-

geen

Het FB heeft besloten dat er geen tentamens plaats mogen vinden in collegeruimten. Deze moeten worden afgenomen in ruimten die voldoen aan de daarvoor geldende normen. Namens GMW vertegenwoordigt de FM bij aanbesteding werkgroepen en adviseert hij, samen met collega’s, het Inkoop- en Managementberaad over alle aspecten betreffende de inkoop van goederen en diensten en de organisatie daarvan. Onduidelijk is nog waar operationele taken contractmanagement worden belegd.

Evalueren of er binnen de RUG voldoende geschikte ruimten zijn voor tentaminering.

p.m.

Samen met FB duidelijkheid creëren over belegging operationele taken.

10


Thema

Maatregel

Planning

1.13

Worden arbo- en milieuaspecten standaard meegenomen bij bouw en verbouw?

geen

1.14

Worden ongevallen en incidenten standaard geanalyseerd?

Arbo- en milieu aspecten worden meegenomen in de planvorming , maar het budget is vaak ontoereikend om alle wensen te realiseren. Belangrijk is om te bewerkstelligen dat investeren in duurzame energie niet alleen afhankelijk mag zijn van korte terugverdientijden, maar dat ook andere aspecten belangrijk zijn. Registratie ongevallen en analyse oorzaak ongevallen vinden plaats in het werkoverleg DFO. Indien nodig worden maatregelen getroffen.

geen

1.15

Zijn er protocollen/ werkvoorschriften m.b.t. veilig en gezond werken?

Er zijn geen protocollen en werkvoorschriften m.b.t. veilig en gezond werken. Informatievoorziening geschiedt middels PDC en het verstrekken van een informatiepakket aan nieuwe medewerkers.

Is er structurele voorlichting en instructie m.b.t. veilig en gezond werken?. Controle veilig en gezond werken.

PDC, zie 1.08 en 1.15.

Zijn er (delen van) gebouwen waarover op dit moment te weinig informatie beschikbaar is, dus waar fysieke inspectie gewenst is?

1.16

1.17

1.18


Kosten



p.m.

Oude beleid nog niet aangepast, maar is wel steeds onderwerp van gesprek met VGI en AMD (jaargesprek).

Herhaaldelijk aandacht vragen voor problematiek.

AMC/FM en hoofd BHV.

p.m.

Geen wijzigingen.

Eerst realisatie PDC, daarna informatiepakketten samenstellen (zie ook 1.08). -

AMC/FM en Preventiemedewerker

p.m.

Het afgelopen jaar zijn de volgende ongevallen geregistreerd en maatregelen getroffen: Zie bijlage 1. PDC beschikbaar in concept.

-

-

-

-

Onderwerp systematisch aan de orde stellen in diverse overlegorganen.

geen

p.m.

-

Dit onderwerp vormt onderdeel van de PDC.

Aanvullende RI&E’s opstellen voor Grs. 15, 17, 19 en 31, conform advies Werkgroep A&M.

Najaar 2014.

AMC/FM, GBH en Preventiemedewerker. AMC/FM en PhM

geen

Opleveringen hebben plaats geworden.

Aanvullende RI&E’s opstellen.

(brochu res?)

Op korte termijn samenstellen informatiepakket.

11


1.19

1.20

1.21

1.22

1.23

Thema

Maatregel

Planning

Bijhouden van wetswijzigingen of andere maatschappelijke ontwikkelingen die tot aanpassing van het A&M (kunnen) leiden Hoe is het overleg over Arbo en Milieu geregeld en leidt deze vorm van overleg tot het gewenste resultaat? Betrokkenheid Faculteitsraad bij A&M/BHV beleid. Klachtenprocedure GMW

Veranderingen worden besproken in facultaire overlegorganen, waar ook besluitvorming plaats vindt betr. beleidsveranderingen.

Wordt hiervan gebruik gemaakt?

Kosten



-

Verantwoordelijk voor uitvoering -

-

-

-

Het overleg over A&M/BHV is voldoende geborgd in diverse overlegorganen.

-

-

-

-

-

Geen rechtstreekse betrokkenheid bij arbo- en milieubeleid. FR stelt RI&E vast. Klachten kunnen worden gemeld via de Serviceknop GMW en het Facilitair Servicepunt GMW. Hier wordt gebruik van gemaakt en de klachten/opmerkingen worden geregistreerd en afgehandeld.

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

12


2

Psychosociale belasting Thema

Maatregel

Planning

2.01 t/m 2.02

Vaststellen en beheersen risico’s psychosociale belasting, o.a. als gevolg van hoge werkdruk.

Risico’s en de beheersing daarvan zijn onderwerp van gesprek tijdens R&O gesprekken, het SMO en overleg met de AMD.

Doorlopend

2.03

Te nemen maatregelen n.a.v. JSPE (werktevredenheidsenquête FR), aandachtspunt: werkdruk. Meer informatie van medewerkers over psychosociale belasting door JSPE. Advisering verbouwplannen.

Werkdruk bespreken in R&O gesprekken. Werkgroep A&M adviseert FB.

Doorlopend

Werkgroep A&M adviseert FB over te nemen maatregelen ter voorkoming van te hoge onderwijsbelasting.

2.04

20.5

3

Kosten



p.m.

Blijft aandachtspunt.

HR en leidinggevenden directies.

p.m.

Blijft aandachtspunt..

Blijft aandachtspunt. Begin november 2014: Week van de Werkstress. GMW is pilot binnen RUG voor aanpak werkstress . Idem

2014

FB

p.m.

Werkgroep A&M heeft FB geadviseerd.

Besluit FB afwachten.

geen

-

-

-

-

-

Maatregel

Planning

Kosten



Kantoormeubilair per jaar begroot.

Blijft aandachtspunt.

Geen wijzigingen.

Werkplekken kantoor Thema

3.01

Verantwoordelijk voor uitvoering HR en leidinggevenden.

Risico’s: - Gebruik verkeerd ingestelde werkplek -Verkeerde werkhouding

- Onvoldoende luchtventilatie.

Doorlopend -Vervangen niet-verstelbaar meubilair - Medewerkers informeren over inrichting werkplek en zithouding en medewerkers wijzen op AMD. -Klimaatregeling gebouwen verbeteren door renovatie.

Verantwoordelijk voor uitvoering AMC/FM, Preventiemedewerker

13


Thema

Maatregel

Planning

Voorlichting en informatie verstrekken over inrichting werkplek en werkhouding.

Medewerkers en studenten wijzen op PDC en nieuwe medewerkers informatiemap verstrekken.

2014

3.03

Systematische controle (beeldscherm) werkplekken.

Regelmatige controle vindt niet plaats. Meubilair en beeldschermen voldoen aan de daarvoor geldende normen. Bij vervanging wordt rekening gehouden met gewijzigde normen.

n.v.t

AMC/FM

Wordt per jaar begroot.

Na realisatie Masterplan II voldoen alle werkplekken aan de geldende normen.

4

Fysieke belasting Thema

Maatregel

Planning

Kosten



4.01

Identificatie functies waarvoor fysieke belasting geldt.

Doorlopend

Geen

Functies zijn bekend.

Geen verdere identificatie nodig.

4.02

Bekendheid risico’s fysieke belasting.

Inventarisatie: Medewerkers van de Interne Dienst voeren werkzaamheden uit waarbij fysieke belasting nodig kan zijn. Voorlichting verstrekken over risico’s.

Verantwoordelijk voor uitvoering Hoofd Interne Dienst (HID)

4.03

Beheersing risico’s fysieke belasting.

3.02

Werkomstandigheden fysieke belasting bespreken en, indien nodig en mogelijk, hulpmiddelen aanschaffen.

Verantwoor- Kosten delijk voor uitvoering AMC/FM € 1.000



Concept PDC

PDC is onderwerp in wekelijks werkoverleg DFO en n.a.v. besprokene kan tekst worden aangepast. Geen bijzonderheden.

drukwerk

Regelmatig aandachtspunt DFO werkoverleg.

HID

Geen

Medewerkers zijn geïnformeerd.

Onderwerp blijft aandachtspunt DFO werkoverleg.

Doorlopend

HID

Onbekend

Noodzakelijke hulpmiddelen zijn aangeschaft.

Onderwerp blijft aandachtspunt DFO werkoverleg.

14


5

Gebouwaspecten

5.01

1

2

3

4

5

6

Thema

Maatregel

Vastgestelde risico’s.

Inventarisatie risico’s: 1) Ruimtetekort 2) 2 locaties 3) Leeftijd gebouwen, onderhoud 4) Klimaat gebouwen 5) Schoonmaak 6) Toegankelijkheid minder validen 7) Beveiliging 8) Vluchtroutes M,4e en Grs 15 , 3e 9) Tekort fietsenstallingen.

Planning en realisatie Doorlopend


Kosten



Niet

In uitvoering. Zie hier beneden.

Zie hier beneden.

bekend



Door de nieuwbouw is het ruimte tekort met de helft terug gebracht. Om het exacte tekort vast te stellen is het opstellen van een Plan van Eisen Ruimtebehoefte noodzakelijk. In dit plan dient rekening te worden gehouden met de reeds genomen maatregelen en met veranderingen in de organisatie en daarmee de locatie. Het RUG beleid is na beëindiging van het huurcontract van de Bloemstraat van plan een onderwijsgebouw te realiseren op het terrein Ebbingekwartier ten behoeve van de Medische Faculteit en de Faculteit GMW. De faculteit zou liever kleine onderwijsruimten gerealiseerd zien in de nabijheid van de hoofdvestiging. Rond 1 september 2014 is het bouwproject Masterplan II afgerond en is in alle gebouwen een beter werkklimaat gerealiseerd. Voor de gebouwen Grote Rozenstraat 15, 17, 19 en 31 wordt een aanvullende RI&E opgesteld. In de winter van 2014 kan worden vastgesteld of de klimaatinstallaties in de panden Grote Rozenstraat 15, 17, 19 en 31 voldoen. De klimaatregeling in de bibliotheek en kantine zijn onder de maat. De plannen voor een verbeterde klimaatregeling in de onderzoeksruimten van het Muntinggebouw zijn goedgekeurd en kunnen worden uitgevoerd zodra het budget beschikbaar is. De schoonmaak in de gebouwen wordt volgens contract uitgevoerd met dien verstande dat wekelijks binnen de speelruimte van het contract wordt vastgesteld waar extra schoonmaak nodig is. Alle gebouwen zijn toegankelijk voor mindervaliden. Helaas zijn niet alle ruimten bereikbaar voor mindervaliden, omdat montage van liften in oude gebouwen

Opstellen nieuw Plan van Eisen Ruimtebehoefte GMW: Overleg met VGI of dit plan noodzakelijk is i.v.m. ruimtebeleid RUG.

Opheffen dislocatie: Uitspraak FB en FR over (on)wenselijkheid van het huidige RUG dislocatiebeleid.

Aanvullende RI&E opstellen betreffende gerenoveerde panden en nieuwbouw.

Klimaat: Uittesten en inregelen nieuwe installaties in de winterperiode; starten met verbouwplannen oude aanbouw Heymansgebouw; verkrijgen van duidelijkheid over de financiering onderzoeksruimten Psychologie (Heymans Instituut).

Schoonmaak: Geen extra aandachtspunten.

Toegankelijkheid gebouwen minder validen: Plattegronden opstellen met bewegwijzering voor rolstoelgebruikers. 15


7

8

9

5.02

5.03

onmogelijk bleek te zijn. In 2014 zijn bij alle hoofdingangen camera’s geplaatst, waardoor controle op ongewenst bezoek is verbeterd. Het functioneren van het beveiligingssysteem is een voortdurend punt van zorg en is dientengevolge in elk DFO werkoverleg onderwerp van gesprek. De vierde verdieping van het Muntinggebouw en de derde verdieping van het pand Grote Rozenstraat 15 hebben maar één in- en uitgang, hetgeen een onveilig gevoel kan veroorzaken bij de gebruikers. Conform de voorschriften zijn alle ruimten voorzien van een brandmelder en is er voor deze ruimten een gebruikersvergunning verkregen. Op Locatie Hortus is een tekort aan fietsenstallingen, zowel overdekt en afsluitbaar als niet-overdekt en niet-afsluitbaar. Na de bouw van een grote overdekte fietsenstalling zal worden bekeken in hoeverre uitbreiding van niet-overdekte fietsenstallingen noodzakelijk is. Nog steeds veroorzaken slordig gestalde fietsen in de Grote Kruisstraat, de Nwe Kijk in’t Jatstraat en de Grote Rozenstraat overlast voor buurt en faculteit. Beheersing risico’s Samen met VGI en UFB plannen Masterplan gebouwen. voor Masterplan II afronden en evt. II afronden opstarten Masterplan III (oude in najaar aanbouw Heymansgebouw). 2014 en planning Masterplan III opstarten in voorjaar 2015. Systematische beoordeling Gebouwencontrole is een vast Doorlopend risico’s gebouwen. onderdeel van de werkzaamheden van de Interne Dienst.

Beveiliging: Geen extra aandachtspunten.

Vluchtroutes: Medewerkers informeren over borging veiligheid.

Fietsenstallingen: Opzetten actie tegen slordig gestalde fietsen.

GMW, VGI, UFB.

Niet bekend

Verwachte planning afronding Masterplan II is realistisch. Afspraken opstarten Masterplan III.

Realiseren planning Masterplan III, zodat begin 2016 de verbouw kan starten.

HID

Onderdeel van begroting

Geen bijzonderheden

Geen bijzonderheden.

16


6

Bedrijfshulpverlening Thema

Maatregel

Planning en realisatie

6.01

Vaststellen BHV organisatie GMW

Organisatie omschrijven in Ontruimingsplannen.

Oktober 2014 ter vaststelling voorleggen aan FB.

6.02

Jaarlijkse BHV opleidingen

Planning en organisatie van alle BHV opleidingen zijn onderdeel van het GMW BHV Jaarplan.

Jaarlijks

Afhankelijk van apparatuur. Doorlopend

6.03

Goedkeuring BHV apparatuur.

Controleronde onderdeel van BHV Jaarplan.

6.04

Oefeningen evaluatie.

6.05

Aanwezigheid Bedrijfsnoodplannen

In het BHV Jaarplan is eens per maand een oefening gepland. Op één dag(deel) vinden er verschillende oefeningen plaats. Na elke oefening worden op een evaluatieformulier verbeterpunten aangegeven. De bestaande Bedrijfsnoodplannen zijn verouderd en moeten worden herschreven.

Verantwoordelijk voor uitvoering AMC/FM en Hoofd BHV

Kosten



Geen

Plattegronden gerenoveerde panden nog niet beschikbaar. Deze zijn nodig voor de Ontruimingsplannen.

Zo snel mogelijk plannen gereed.

Opleidings-

Geen bijzonderheden

Geen bijzonderheden

GBH/ Hoofd BHV.



Hoofd BHV, AMC/FM en ploegleiders.

Ontruimingsoefening en vinden plaats nadat de ontruimingsplannen zijn opgesteld.

Huidig beleid voortzetten.

AMC/FM

Concept tekst is klaar en wachten is op plattegronden.

Zo snel mogelijk plannen bespreken en vaststellen.

AMC/FM

kosten worden begroot.

Als gevolg van de verbouwingen zijn er nog geen aangepaste plattegronden beschikbaar. Zodra deze beschikbaar zijn worden de bestaande vier plannen herschreven naar twee; één per locatie.

17


Thema

Maatregel


6.06

Nazorg bij calamiteiten.

Doorlopend

6.07

Gebruik checklist bij controle.

Elk incident wordt vastgelegd, besproken en verbeterpunten worden gerealiseerd. Er wordt, indien letsel is ontstaan, contact opgenomen met de gedupeerde. Bij controle worden Planon bestanden gebruikt.

6.08

Registratie en analyse ongevallen.

7

Doorlopend, afhankelijk van te controleren object.

Verantwoordelijk voor uitvoering AMC/FM, Hoofd BHV en leidinggeven den. GBH

Kosten



Bijlage 1 geeft informatie over de incidenten tussen 1-9-2013 en 1-92014.

Geen veranderingen.


Geen wijzigingen.

Kosten



geen

Zie bijlage 2.

Geen wijzigingen.

Niet bekend.

- De behoefte aan terugkoppeling uit de health checks is groot. Dit gebeurt nu te globaal. - FB beraadt zich over vervolg-stappen m.b.t. vermindering van de werkdruk.

Zie 6.06

Gezondheid Thema

Maatregel


7.01

Geeft ziekteverzuim aanleiding tot nader onderzoek? Zijn er specifieke knelpunten en daarvoor passende maatregelen nodig?

Geen wijzigingen

7.02 7.03

Streefcijfers m.b.t. verzuim. Preventie ziekteverzuim.

Standaard wordt bij een ziekte die langer duurt dan zes weken een probleemanalyse gemaakt en een plan van aanpak opgesteld door de leidinggevende en de medewerker. Jaarlijks worden de verzuimcijfers besproken met de AMD. Er zijn geen streefcijfers vastgesteld. - Stimuleren deelname Health checks. -Bespreken uitkomst rapport FR betr. werkdruk. Begin november 2014: Week van de Werkstress. GMW is pilot binnen RUG voor aanpak werkstress .

Geen vast tijdpad.

Verantwoordelijk voor uitvoering PhM, HR, AMD en leidinggevenden.

HR en PhM.

geen - AMD zorgt voor meer informatie over de health checks (zie bijlage 1).

- I.h.k.v. de pilot stelt het FB een werkgroep in voor aanpak werkdruk vermindering. 18


8

Overige thema’s Thema

8.01

Keukens, kantines, pantry’s en coffee corners: 1) Oppervlakte bedrijfsrestaurant locatie Heymans is te klein.

1) Bij renovatie oude aanbouw Heymansgebouw knelpunt wegnemen.

2) Gebruik huishoudelijke apparatuur kantoorruimten.

2) Controle kantoorruimten opnieuw invoeren.

3) Controle apparatuur pantry’s.

3) Wordt meegenomen in dagelijkse sluitingsronde. 4) Verzoek indienen bij UFB.

4) BHV diploma pers0neel Hospitality Services (HS).

8.10

Maatregel

Veiligheid laboratoria.

-Extra controle laboratoria op veiligheid. -Medewerkers Instrumentatiedienst instrueren over veilig gebruik apparatuur en ruimte.

Planning en Realisatie 1) Planvorming verbouw voorjaar 2015. Realisatie eind 2015, begin 2016. 2) Uitvoering in vakantieperiode eind 2015. 3) Geen wijzigingen. 4) Besluit UFB afwachten.

- Extra controle zou plaats moeten vinden tegelijkertijd met realisatie onderzoeksruimten

Verantwoordelijk voor uitvoering AMC/FM, GBH.

Hoofd Instrumentatiedienst.

Kosten



Niet bekend.

1) Afspraken gemaakt met VGI. 2) Geen bijzonderheden. 3) Geen wijzigingen. 4) Verzoek ingediend bij hoofd HS.

1) Realisatie renovatieplan. 2) Controleronde meenemen in Jaarplan ID. 3) Geen wijzigingen. 4) Een HS medewerker opnemen in BHV team GMW.

Onbekend


Controle laten uitvoeren.

Muntingebouw.

Aangezien de verbouw is vertraagd vindt de 19

GMW - Voortgangsrapportage 2013-2014 en Plan van Aanpak 2014-2015 controleronde

8.12

Gevaarlijke stoffen

8.17

Letselschade opgelopen tijdens veldonderzoek.

8.29

Digitaal gebruik privé gegevens.

Jaarlijkse controle op verbruiksgoederen etsruimte en afvoeren niet meer te gebruiken stoffen. 1) In kaart brengen risico’s. 2) Beoordeling EC op uitvoering experiment. Opstelling regels gebruik gegevens door EC.

apart plaats. Medewerkers Instrumentatiedienst hebben veiligheidscursus gevolgd. Opgenomen in werkrooster ID.

Hoofd ID.

Afhankelijk van hoeveelheid

Uitgevoerd.

Geen wijzigingen

Eind 2014.

Directeuren onderzoeksinstituten.

Niet bekend.

Nog geen actie ondernomen.

Eind 2014 EC informeren.

Eind 2014.

Directeuren onderzoeksinstituten.

Niet bekend.

Nog geen actie ondernomen.

Eind 2014 EC informeren.

20


9

Milieu Thema

Maatregel

Planning en Realisatie

9.01

Sluit het milieubeleid van GMW aan bij MJA beleid RUG?

Bewerkstelligen van een langere terugverdientijd van de investeringen, zodat plaatsing zonnepanelen – ter vermindering van warmte instraling bovenste etages Heymansgebouw– mogelijk wordt.

Niet bekend.

9.02

Zijn Milieu Prestatie Indicatoren onderwerp van gesprek?

Verhoudingsgetallen energiegebruik gebruiken als sturing voor milieubeleid.

1) Energieteam GMW en GTB overleg gebruiken voor realisatie milieubeleid. 2) Gerealiseerd: - Isolatie gebouw Grs. 15 en 17. - Isolatie Boumangebo uw - Isolatie radiatoren bedrijfsresta urant. - Efficiënter

Verantwoordelijk voor uitvoering AMC/FM en UFB.

Kosten



Niet bekend.

Binnen de financiële mogelijkheden onderzoeken financiering zonnepanelen. Plaatsing hiervan is niet alleen een financieringskwestie, maar de faculteit/RUG heeft hierin ook een voorbeeldfunctie.

AMC/FM, GBH.

Niet bekend.

Binnen de RUG staat het MJA beleid ter discussie. Een nieuw gevormde werkgroep heeft de opdracht gekregen om het milieu investeringsbeleid een nieuwe impuls te geven. Datum vaststelling nieuw beleid onbekend. Zie bijlagen 3 en 4.

- Handhaving huidige overlegstructuren -Optimalisatie warmtetransport cv leidingen verwarmingsinstallatie Heymansgebouw. D.w.z. verkleinen traject warmwater transport in de zomer. - Opstarten pilot elektragebruik per gebouw, op basis waarvan eventueel maatregelen kunnen worden genomen. - Opstarten project inzameling gescheiden afval.

21


9.03

Zijn er door GMW doelstellingen geformuleerd m.b.t. duurzaamheid, energieverbruik, waterverbruik, papierverbruik, afvalscheiding of gevaarlijke stoffen?

Duurzaamheids investeringen realiseren uit, eventueel gewijzigde, MJA budgetten.

inregelen luchtkoelinstallaties. - Energiezuinige verlichting met bewegingssensoren. - Nachtverlichting schakelen op alarm. - Gevelisolatie Heymansgebouw b.g.g. en 1e verdieping. Geen

AMC/FM, GBH.

Niet bekend.

Een nieuw gevormde werkgroep heeft de opdracht gekregen om het MJA III beleid te beoordelen en, daar waar nodig, te verbeteren.

Zodra het nieuwe MJA beleid duidelijk is en de financieringsvoorwaarden bekend zijn, bekijken in hoeverre GMW gebruik kan maken van het MJA budget.

22


23


Bijlage 1: Ongevallen- en Incidenten registratie

Ongevallen en Incidenten registratie Augustus 2013 – augustus 2014 Datum

Werk gerelateerd

Omschrijving

Locatie

26-2-2014 nee Van trap gevallen Nieuwenhuisgebouw Medewerker (die op sokken liep) is uitgegleden op de trap en heeft arm gebroken. Ondernomen acties: - Eerste hulp is verleend en medewerker is overgedragen aan ambulance personeel. - Familie is ingelicht. - Medewerker is begeleid naar ziekenhuis . - Leidinggevende heeft nazorg verleend. - Situatie is besproken met medewerker. 25-6-2014

nee

Onwel geworden

Bedrijfsrestaurant Heymansgebouw

Uitzendkracht werd onwel tijdens werkzaamheden. Ondernomen acties: - Af laten koelen, eten en drinken gegeven en gerustgesteld. - Leidinggevende heeft nazorg verleend. 3-7-2014 onbekend Verschillende klachten Heymansgebouw 3e verd. Medewerker werd onwel tijdens werkzaamheden: duizelig, pijnkrampen, oververmoeid. Ondernomen acties: - Paracetamol gegeven en laten rusten. - Familie is ingelicht en bezoek huisarts geadviseerd. - Medewerker is begeleid naar station. - Leidinggevende heeft nazorg verleend.

24


Bijlage 2: Verzuimcijfers GMW

25


Bijlage 3: Nutsvoorzieningen Gasverbruik jaar

m³

graaddagen

verhoudingscijfers

2010 2011 2012 2013

337.429 280.352 278.936 303.386

3704 2993 3170 3281

337.429 346.950 325.924 342.450

In het kalenderjaar 2013 is het gasverbruik hoger geweest dan het jaar daarvoor en ook hoger dan verwacht. De grootste veroorzaker hiervan is de koude maand maart. Het verwachte gebruik in 2013 voor maart was 27.895 m³; het uiteindelijke gebruik was 47.886 m³.

De kosten van het jaarverbruik bedragen € 162.666,87.

Electra verbruik jaar

kWh

2010 2011 2012 2013

1094.843 1135.625 1065.499 1033.726

Zoals verwacht, is het kWh verbruik gedaald. Diverse maatregelen zijn hiervan de oorzaak, zoals: - Koppelen nacht verlichting aan alarm systeem. - Installatie/gebruik energiezuinige armaturen. - Gebruik spaarlampen.

De kosten van het jaarverbruik bedragen € 112.592,99.

26


Bijlage 4: MPI Totaal

27


Opmerkingen verbruik water en verwerking afval: -

Het meerverbruik van water in 2011 is moeilijk te verklaren. Waarschijnlijk werd dit veroorzaakt door het regelmatig bijvullen van de cv installatie Heymansgebouw, als gevolg van lekkage. In 2011 is er minder papierafval aangeboden dan in de voorgaande jaren. De reden hiervan is dat er toen geen bouwactiviteiten hebben plaats gevonden en er daardoor minder werd verhuisd en dus opgeruimd. De hoeveelheid restafval is gedaald. Dit is een trend die we proberen te bestendigen. Afgeschreven pc’s worden zoveel mogelijk voor hergebruik aangeboden aan verenigingen en scholen. Deze acties doen het aantal m³ afval dalen.

28

Voortgangsrapportage. Plan van Aanpak

Recommend Documents