1 Voortgang Project integratie naar een nieuwe NBB 6 september 20142 Doel van vandaag Elkaar informeren over de voortgang en ervaringen van de expertg...
Voortgang Project integratie naar een nieuwe NBB 6 september 2014
Doel van vandaag • Elkaar informeren over de voortgang en ervaringen van de expertgroepen • Vaststellen van knelpunten en uitwisselen van oplossingsrichtingen • Maken van afspraken voor de komende periode: – Hoe ondersteunen we elkaar? – Hoe informeren we elkaar?
Integreren doen we samen! Denken in oplossingen Delen van oplossingen Delen van gevoelens Doen wat we afspreken
Succesfactoren • • • • •
Betrokkenheid alle partijen Inzet van specialisten (= ook vrijwilligers!) Focus houden Winkel moet open blijven Oog voor sentimenten, maar geen blokkades vooraf (en achteraf) • Blijven investeren in vertrouwen • Open communicatie
Expertgroep Financiële Administratie
Leden expertgroep: Otto Bos Marcel Müller Henk Zomer
Doel/Opdracht • Modernisering huidige financiële administratiesysteem • Soepele integratie Afdelingen mogelijk maken • Komen tot een zoveel mogelijk “Paper less” administratie
Huidige situatie • NBB gebruikt ISS en Exact Globe • De Rayons gebruiken verschillende administratiesystemen en ISS • Het merendeel van de inkomende rekeningen en declaraties komt nog binnen op papier • Uitgaande facturen naar verenigingen etc. worden nog per post verzonden
Nadelen huidige situatie • Bergen papier circuleren door de administratie • Facturen/declaraties worden niet altijd tijdig door budgethouders goedgekeurd en daardoor te laat betaald • Geen of gebrekkige integratie tussen de diverse systemen, leidt tot dubbel werk
Gewenste situatie • Komen tot een systeem waar we 10 jaar mee verder kunnen • “Paper less” kantoor • Snellere verwerking facturen, etc in administratie
Hoe gaat dat eruit zien? • ISS blijft basissysteem voor vereniging • Gegevens uit ISS worden periodiek doorgesluisd naar administratiesysteem, denk aan bvb te factureren inschrijfgelden, contributies en boetes, etc • Facturen voor verenigingen worden min of meer automatisch door administratie-systeem aangemaakt en via email verzonden
Hoe gaat dat eruit zien (2)? • Inkomende facturen en declaraties worden gescand, vastgelegd en in administratieve zgn. “workflow” opgenomen • In deze workflow worden ze elektronisch naar budgethouders doorgestuurd ter goedkeuring en codering • Na goedkeuring worden ze definitief geboekt en klaargezet voor betaling
Hoe gaat dat eruit zien (3)? • Vrijwilligers krijgen toegang tot web gebaseerde applicatie waarmee ze hun declaratie kunnen indienen, deze wordt vervolgens opgenomen in de hiervoor geschetste workflow • Geen excelformulieren meer...
Is dit het ? • In grote lijnen wel, maar natuurlijk is dit een globale weergave van de wijzigingen wij willen jullie niet vermoeien met alle details... Wordt te technisch.
Wanneer operationeel? • Streefdatum is per 1 november 2014 zodat we zeker weten dat het per 1 januari 2015 Volledig operationeel is • Voor 1 november zal er nog een hoop werk verzet moeten worden, maar we hebben er het volle vertrouwen in dat dat gaat lukken
Voor de liefhebber • Te gebruiken systemen in de nieuwe opzet: – ISS – Exact Synergie – Exact Globe – Webbased software om declaraties vrijwilligers te verwerken
Doel van de A.V. Bestuursbeleid achteraf goedkeuren Verlenen van decharge Stellen van beleidskaders Initiëren van nieuw of ander beleid
Vraagstuk A.V. Als er geen Rayons meer zijn: hoe organiseren wij vertegenwoordiging? Hoe zorgen we voor optimale betrokkenheid van de verenigingen bij de NBB? Hoe zorgen we voor een goede controle- en initiatieffunctie?
Even speaken Wij hebben ongeveer 48.000 leden en 356 clubs Andere bonden liepen ook tegen dit vraagstuk aan Hoe hebben zij dit georganiseerd?
Inzichten Er zijn maar 2 manieren om de A.V. te organiseren
gedelegeerd rechtstreekse betrokkenheid
Ons voorstel Afgeleid van de doelen van de A.V en NBB 2.0 Gekeken naar de inspanning bij het (succesvol) organiseren De optimale controle en ondersteuning van bestuur en de beleidscyclus rechtstreekse betrokkenheid: alle clubs kunnen deelnemen aan de A.V.
