Re-integratie nieuwe stijl De inzichten en ideeën op een rijtje
VERSIE 1.1, 1 MAART 2010
Selle van der Woude I.o.v. Directie Sociale Zaken & Werkgelegenheid Gemeente Breda
1.
Inleiding: Re-integratie nieuwe stijl
Hoe kan de inzet van trajecten in het kader van re-integratie vanuit Sociale Zaken effectiever en efficiënter? Hoe kunnen we meer resultaat boeken met minder middelen? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat we met minder middelen toch waarmaken dat we zoveel mogelijk mensen over de gehele ladder adequaat helpen om maximaal te participeren? Deze vragen staan centraal in de opdracht van de Directie Sociale Zaken die als werktitel gekregen heeft: Re-integratie nieuwe stijl. De opdracht zoals in oktober in het MT Sociale Zaken vastgesteld luidde als volgt: Opdracht -
Brede inventarisatie en analyse van de ideeën zoals die binnen Sociale Zaken en daarbuiten leven om te komen tot een significante en structurele verbetering van de effectiviteit en efficiëntie van de inzet van re-integratietrajecten vanuit Sociale Zaken. Daarbij dient het gehele systeem rond de inzet van trajecten in ogenschouw genomen te worden.
-
Het adviseren en ondersteunen van de Directie Sociale Zaken bij het realiseren van de verbetermogelijkheden zoals vastgesteld binnen het MT Sociale Zaken.
Alhoewel de inzet is te werken aan een structurele verbetering van de effectiviteit, en een deel van de maatregelen mogelijk langere tijd zal vergen, wil de Directie Sociale Zaken ook profiteren van de kans die de aanbesteding 2011 al biedt om eventueel wijzigingen in het re-integratie palet aan te brengen. 2.
De inzichten en ideeën op een rijtje
In individuele gesprekken met klantmanagers, ondersteuners en management en in gesprekken met onder meer de werkgroepen Onorthodoxe aanpak en Klant in beeld, zijn verschillende inzichten en ideeën de revue gepasseerd over hoe effectiever en efficiënter te zijn rondom de inzet van reintegratietrajecten. Daarnaast heb ik nadrukkelijk gebruik gemaakt worden van reeds bestaand onderzoeksmateriaal en adviezen. Denk binnen Sociale Zaken Breda onder meer aan het ‘Concept onderzoek naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van re-integratie in Breda, april 2009’ , tussentijdse onderzoeksrapporten van de Rekenkamer Breda en memo’s van verschillende werkgroepen. Ook elders in het land is er veel kennis opgedaan over wat werkt. Belangrijke inzichtgevende werken van buiten Sociale Zaken Breda zijn onder meer de Beleidsdoorlichting Re-integratie van het Ministerie Sociale Zaken & Werkgelegenheid, verschillende onderzoeken van de Raad voor Werk & Inkomen (zoals de Re-integratiemarktanalyse en ‘De lange weg naar werk’) en de Inspectie voor Werk & Inkomen (zoals ‘Van aanbesteden tot uitvoeren’). Denk ook aan onderzoeken van onderzoeksinstituten als TNO of van universiteiten zoals de UVA en de ervaringen en inzichten van andere gemeenten. Op de volgende pagina’s worden verschillende van deze ideeën en inzichten gepresenteerd. Geen ellenlange verhalen, maar een korte opsomming van 25 inzichten en ideeën. Deze inventarisatie is daarmee de afronding van een eerste fase van Re-integratie nieuwe stijl.
Re-integratie nieuwe stijl – de inzichten en ideeën op een rijtje
2
Re-integratie nieuwe stijl – 25 inzichten en ideeën 1
Werkloosheid: voorkomen (preventie) is beter dan genezen (re-integratie)! Inzetten op het begeleiden van werk naar werk. Werk als beste manier om actief deel te nemen aan de samenleving.
2
Voor mensen met een korte afstand tot de arbeidsmarkt dragen bemiddeling (incl. begeleiding) en aanmoedigingspremies (lonkend perspectief) het meeste bij aan de kans om werk te vinden De begeleiding behelst bijvoorbeeld hulp bij vacatures zoeken, sollicitatietrainingen en begeleiding, contact leggen met werkgevers. Voorbeelden van een lonkend perspectief: traject met baangarantie, kwijtschelden schulden na uitstroom, bonus voor stap omhoog op de ladder, nog een jaar lang recht op de Bredapas, etc. Zie voorstel werkgroep onorthodoxe aanpak. Aanbodversterkende instrumenten dragen bij klanten met een korte afstand tot de arbeidsmarkt niet of nauwelijks bij aan de kans om een baan te vinden. Sterker nog, langdurige trajecten kunnen contraproductief werken. Het risico bestaat dat mensen door inzet van een reintegratietraject pas effectief gaan zoeken als ze deze hebben afgerond (het lock-in-effect). Een deel van die groep zou sneller werk hebben gevonden als ze al die tijd gewoon door hadden gezocht. Wel kunnen aanbodversterkende instrumenten op de langere termijn een bijdrage hebben op een structurele verbetering van de positie op de arbeidsmarkt. Dit is echter nog onvoldoende onderzocht.
3
Re-integratie is het meest effectief voor personen met een grote afstand tot de arbeidsmarkt Mensen met een grote afstand tot de arbeidsmarkt zijn juist meer gebaat bij intensievere, langduriger trajecten waarbij scholing, werkervaring en het werken aan de bestaande problemen centraal staan. Zeker voor mensen die langdurig een uitkering ontvangen en inactief zijn, is het van groot belang om de tijd te nemen en geduld te hebben om een klant de omslag te laten maken in denken en handelen en zich te richten op activiteit en participatie. Dat vraagt om een intensieve begeleiding waarbij regelmatig contact is met de klant. Persoonlijke aandacht blijkt juist voor die mensen die vastgelopen staan effectief te zijn. Er zijn tal van goede praktijken in gemeenteland die een zeer persoonlijke behandeling van klanten voorstaan en er daarmee in slagen zelfs mensen die tot het zogeheten granieten bestand behoren te bewegen tot activering, maatschappelijke participatie en zelfs tot betaalde arbeid. Volgens deze gemeenten is enerzijds het negatieve beeld dat bestaat ten aanzien van deze mensen en anderzijds het negatieve beeld dat deze mensen van zichzelf hebben, vaak op zich al een struikelblok om iets te ondernemen.
4
Timing: naarmate er sneller geïntervenieerd wordt is re-integratie effectiever Dat geldt dus ook voor mensen met een grote afstand tot de arbeidsmarkt!
5
Empowerment: zet klanten in hun kracht Werken vanuit de kernovertuiging dat ieder mens iets wil, iets kan. Ieder mens heeft bepaalde kwaliteiten die in de maatschappij van nut kunnen zijn. Zoeken daarom actief naar wat mensen willen en kunnen. Kijk nadrukkelijk naar de mogelijkheden (in het bijzonder de competenties) van de klant, in plaats van zijn of haar onmogelijkheden. De houding van de klantmanagers is coachend en ondersteunend aan het bevorderen van zelfregie, empowerment. Daarin wordt uitgegaan van de zelfregie en de wensen van de klant, maar ook van de plichten en verantwoordelijkheden. Het stellen van eisen in het kader van participatie is een kwestie van respect voor iemands mogelijkheden. Empowerment van klanten vraagt om empowerment van medewerkers! (zie idee 11)
6
Selectieve inzet van re-integratie(trajecten) Alleen re-integratietrajecten inzetten voor mensen die het echt nodig hebben. Niet strooien met trajecten, maar heel bewust bepaalde trajecten voor bepaalde klanten inzetten. Dat vraagt om kennis over wat werkt voor welke klant op welke manier en waarom. De grootste effectiviteit wordt bereikt wanneer de inzet van instrumenten op maat wordt ingezet.
7
Klant in beeld: breng in beeld wat er toe doet om klanten te helpen om maximaal te participeren Een belangrijke voorwaarde om re-integratietrajecten selectiever in te kunnen zetten, is het adequaat in kaart brengen van de klantsituatie. Het opstellen van het klantbeeld is een wezenlijk aspect van de functie van de klantmanager. Alleen de bepaling van de positie van de klant op de ladder is niet voldoende. Je moet ook scherp hebben wat de onderliggende factoren zijn die de afstand bepalen. Een deel van deze factoren is beïnvloedbaar, een deel ook niet. Zo
Re-integratie nieuwe stijl – de inzichten en ideeën op een rijtje
3
is leeftijd in sommige situaties een belangrijke bepalende factor voor de afstand tot de arbeidsmarkt, maar is leeftijd uiteraard niet beïnvloedbaar. De trajecten die ingezet worden moeten aangrijpen op beïnvloedbare factoren. Dat betekent dat het van groot belang is juist die beïnvloedbare factoren in kaart te brengen, iets wat vaak juist onvoldoende gebeurt, zeker als het zachte kenmerken betreft als zelfbeeld, geloof in eigen kunnen, motivatie. 8
Klant in beeld: smalle beeldvorming waar het kan, brede waar het moet Een helder en juist klantbeeld is de basis voor maatwerk. Echter, dat betekent niet dat bij alle klanten een diepgaande diagnose gesteld moet worden. Naarmate de klant verder van de arbeidsmarkt afstaat, is het belangrijker om meer tijd te investeren in de diagnose, het maken van de foto (een completer en diepgaander beeld). De diagnose bestaat dan ook uit een smalle beeldvorming, snelle oordeels- en besluitvorming waar het kan (de zogenaamde screening) en een bredere beeldvorming, gewogen oordeelsvorming en besluitvorming waar het moet.
9
Klant in beeld: werk conform een vaste systematiek/methodiek Voor de doelgroep hoger op de participatieladder kan gebruik gemaakt worden van het instrument dat het UWV Werkbedrijf gaat ontwikkelen. Voor de klanten lager op de ladder, met een grotere afstand tot de arbeidsmarkt, zal het instrument dat het UWV Werkbedrijf gaat ontwikkelen niet toereikend zijn. Een uitgebreidere diagnose is nodig. Zie memo werkgroep klant in beeld.
10
Eenduidige registratie van wat er toe doet Het besef dat registratie een onlosmakelijk onderdeel is van methodisch, professioneel werken. Een eenduidige registratie (d.w.z. dat klantmanagers op eenzelfde wijze registreren) waarin vastgelegd wordt wat er toe doet maakt dat we effectiever zijn. Niet vastleggen wat er niet toe doet (terugdringen bureaucratie).
11
Empowerment: zet klantmanagers in hun kracht: Verder opbouwen van kennis over re-integratie: Wat werkt? Maak werk van individueel leren en organisatieleren. Verwerf (structureel!) kennis over re-integratie door het uitwisselen van kennis en ervaring, binnen Sociale Zaken (bijvoorbeeld door casuïstiekbespreking) en daarbuiten (maak bijvoorbeeld gebruik van de website www.interventiesnaarwerk.nl, de rapportages van de benchmark reintegratie). Suggestie voor een Sociale Zaken Academie binnen de gemeente. Werken aan (gedeeld) begrippenkader klantmanagers Soms hebben klantmanagers niet de woorden om hun gevoel, intuïtie te beschrijven. Juist die impliciete kennis is vaak van groot belang. Klantmanagers helpen deze impliciete kennis expliciet te maken, woorden te geven. Werken aan een gedeeld begrippenkader.
12
Scherper (sub)doelen formuleren Klantmanagers coachen bij het vertalen van de missie/ambitie van SZ naar doelstellingen op individueel klantniveau. Niet alleen in termen van ontwikkeling op de participatieladder (bijv. toeleiding naar werk of toeleiding naar vrijwilligerswerk), maar ook in termen van het werken aan de onderliggende factoren, zoals realistisch zelfbeeld. Juist bij klanten met verschillende problemen is het belangrijk om per probleem een haalbaar doel te formuleren, de acties in een logische volgorde te plaatsen en de factor tijd duidelijk te benoemen. Voor de klant moet permanent inzichtelijk zijn waar hij of zijn mee bezig is, wanneer het afgerond moet zijn en wat de vervolgstap is.
13
Niets doen is geen optie Re-integratie is effectiever in een omgeving waar niets doen om weer aan de slag te gaan geen optie is. Dit kan bijvoorbeeld tot uitdrukking komen in controle op zoekactiviteiten en sancties en verplichte deelname aan re-integratie. Wanneer een gemeente een hoog aantal vrijstellingen heeft, kan dit de beleving van uitkeringsgerechtigden beïnvloeden dat niets doen een optie is.
14
Traject in beeld Werken aan een uniform beeld over wat klantmanagers (zouden moeten) willen weten van trajectaanbieders en hoe de klantmanagers dat te weten komen. In ieder geval moet helder zijn op welke beïnvloedbare factoren de trajecten aangrijpen om mensen te helpen maximaal te participeren.
Re-integratie nieuwe stijl – de inzichten en ideeën op een rijtje
4
15
Re-integratiepalet: niet meer trajecten dan nodig om maatwerk te kunnen bieden Een ‘slank’ re-integratiepalet is voorwaardelijk voor ‘traject in beeld’. Het helpt klantmanagers om overzicht te houden over het totale palet en de individuele de trajecten daadwerkelijk te kennen. Daarnaast bespaart het uitvoeringskosten (aanbesteding, contractering, etc.). Om te bewaken dat het palet slank blijft als criterium hanteren dat trajecten onderscheidend moeten zijn.
16
Werkgevers meer betrekken bij re-integratie Uit diverse rapporten blijkt dat het meer betrekken van werkgevers (en de arbeidsmarkt in algemene zin) bij re-integratie kan bijdragen aan een significante verbetering van de effectiviteit van re-integratie. In combinatie met het bieden van een lonkend perspectief voor werkgevers, zoals loonkostensubsidie (lks), no risk polis bij ziekte, proefperiode. Wat betreft lks: Onderzoek wijst uit dat loonkostensubsidies met name effectief zijn wanneer deze tijdelijk zijn en specifiek worden ingezet voor personen met een grote afstand tot de arbeidsmarkt. De werkgroep onorthodoxe aanpak heeft een voorstel gedaan om te komen tot vereenvoudiging van de lks systematiek.
17
Goedkoop is duurkoop Onderzoek wijst uit dat duurdere re-integratietrajecten leiden tot een hogere effectiviteit dan goedkopere re-integratietrajecten. Het selectief inzetten van een beperkt aantal dure trajecten zal betere resultaten opleveren dan het breed inzetten van re-integratie, voor een grotere doelgroep.
18
Maak duidelijke resultaatafspraken met trajectaanbieders Resultaten zijn beter naarmate daar duidelijke afspraken over gemaakt zijn en de trajectaanbieders hier ook daadwerkelijk op beoordeeld/afgerekend worden (resultaatfinanciering). Dit effect is het sterkst bij de trajecten voor mensen met een relatief kleine afstand tot de arbeidsmarkt. Daarom voor deze groep klanten no cure no pay-contracten. No cure less pay-contracten voor de moeilijker plaatsbaren.
19
Meer en betere regie tijdens uitvoering traject Opdrachtgevers die er in slagen actief betrokken te blijven bij de uitvoering van de trajecten halen betere resultaten en zijn goedkoper uit dan opdrachtgevers die dit niet doen. De kritische succesfactor is niet zozeer de mate waarin diensten worden uitbesteed maar de wijze waarop de opdrachtgever er in slaagt om de regie op de voortgang van re-integratietrajecten te behouden. Daartoe dient de informatievoorziening verbeterd te worden omtrent de inzet, de voortgang en de resultaten van de re-integratietrajecten. Persoonlijk contact tussen klantmanager, klant en trajectaanbieder is hierbij cruciaal.
20
Verbeter managementinformatie rondom inzet trajecten Verbeter het inzicht in het aantal trajecten, de resultaten en kosten van de verschillende reintegratiecontracten. Vertaal deze gegevens naar informatie over de resultaten en investeringen per trede van de participatieladder.
21
Betrouwbaar opdrachtgeverschap Het opbouwen en onderhouden van een kwalitatief hoogwaardige infrastructuur (sociale kaart) in de stad vraagt om betrouwbaar opdrachtgeverschap. Bepaalde trajectaanbieders mogen niet buiten de boot vallen. Meer partnerschap. In de relatie met de trajectaanbieder werken aan verbetering van de resultaten. Niet telkens wisselen van trajectaanbieder.
22
Social return als voorwaarde bij subsidieverstrekking Zowel voor private organisaties als (semi) publieke organisaties. Inmiddels onderdeel van nieuw inkoop- en aanbestedingenbeleid zoals recent vastgesteld door college van B&W.
23
Meer/slimmer gebruik maken van middelen en instrumenten van andere organisaties Zoals UWV Werkbedrijf en de ‘Sociale Kaart’. Denk ook aan de middelen in het kader van wijkontwikkeling, inburgering, etc.
24
Duidelijke taakverdeling als het gaat om aanbesteding, contractering, e.d.
25
Meer aandacht voor Blik op Werk Keurmerk
Re-integratie nieuwe stijl – de inzichten en ideeën op een rijtje
5
3.
Hoe verder?
In de vorige paragraaf zijn vele nuttige inzichten en ideeën de revue gepasseerd. Nu willen we ons voordeel doen met die goede ideeën! Dat gaan we langs verschillende lijnen doen: -
Bespreken van deze inventarisatie binnen de verschillende afdelingen; Aanbesteding 2011; Methodisch werken.
In gesprek met medewerkers Met welke inzichten en ideeën denk jij je voordeel te kunnen doen en in je werk effectiever te kunnen zijn? Graag gaan we hierover met elkaar in gesprek. We nodigen je van harte uit om de ideeën uit de vorige paragraaf door te nemen, bij jezelf te rade te gaan hoe je hier je voordeel mee kunt doen, en daar vervolgens met elkaar (onder meer in het werkoverleg) het gesprek over aan te gaan. Ps. Probeer niet direct te oordelen over de verschillende ideeën, maar ze eerst goed te doorgronden. Aanbesteding 2011 De aanbesteding voor 2011 biedt de mogelijkheid om wijzigingen door te voeren in de samenstelling van het re-integratiepalet en in de afspraken met trajectaanbieders. Daarmee biedt de aanbesteding 2011 kansen om een aantal van de inzichten en ideeën zoals in de vorige paragraaf besproken te effectueren. Denk dan onder meer aan inzichten die betrekking hebben op de selectieve inzet van trajecten, het onderscheidend vermogen van trajecten, het maken van resultaatafspraken met trajectaanbieders, de regievoering door klantmanagers, de communicatie tussen trajectaanbieder, klant en klantmanagers tijdens het traject, etc. In de opdracht Re-integratie nieuwe stijl – Bestek 2011, zoals vastgesteld binnen het MT, wordt hier dan ook nadrukkelijk aandacht aan besteed. Deze opdracht Bestek 2011 richt zich op de mogelijkheid die de aanbesteding 2011 biedt om onder meer de samenstelling van het re-integratiepalet te wijzigen en de relatie – dat wat we van elkaar verwachten – met trajectaanbieders te herformuleren. Met Bestek 2011 willen we het volgende bereiken: Een re-integratiepalet dat goed aansluit op wat de klanten van Sociale Zaken & Werkgelegenheid nodig hebben om maximaal te participeren; Productieve en duurzame relaties/samenwerking met trajectaanbieders; Duidelijke regie(voering) vanuit Sociale Zaken & Werkgelegenheid. Bestek 2011 dient eind mei 2010 gereed te zijn voor ondertekening door de directie. Om deze opdracht tot een goed eind te brengen is er een regieteam samengesteld. Methodisch werken In het kader van Innovatie Sociale Zaken 2009-2012 wil Directie Sociale Zaken het methodisch werken organisatiebreed invoeren. De invoering van methodisch werken heeft alles te maken met de visie van de directie op de rol van de klantmanager als professional. Wezenlijke elementen in die visie zijn: De klantmanager die de regie voert gedurende het klantproces, zich verantwoordelijk voelt, eigenaarschap toont (VLIO). De klantmanager die systematisch en transparant te werk gaat. Alleen zo kunnen we ons als individu en als organisatie doorontwikkelen, kennis op (blijven) doen over wat werkt. Het gaat immers niet om een eenmalige verbeterslag maar om het creëren van een verbetercyclus waarin we blijven leren van onze ervaringen met klanten die trajecten volgen. Methodisch werken is niet iets wat er bij komt, wat tot extra werkdruk leidt. Integendeel. Het is een andere manier van werken, een meer professionele manier van werken die tot meer resultaten en daarmee tot minder werkdruk moet leiden, en daarmee ook tot meer rust en meer plezier in het werk! De invoering van methodisch werken biedt volop kansen om met de inzichten en ideeën uit deze memo aan de slag te gaan. En, niet minder belangrijk, het helpt ons om die verschillende inzichten en ideeën
Re-integratie nieuwe stijl – de inzichten en ideeën op een rijtje
6
in hun samenhang te bezien zodanig dat ze elkaar versterken en met elkaar het gewenste resultaat hebben: maximale participatie. Zo zijn er ideeën over de diagnose, de aansturing van reintegratiebedrijven, de wijze van registratie, etc. Als je die verschillende ideeën niet in hun samenhang beziet, loop je een groot risico dat je niet effectief bent. Je kunt nog zo’n goede diagnose stellen, en zo’n goed beeld hebben van wie die klant is, als je vervolgens niet het juiste aanbod in huis hebt of bijvoorbeeld niet de juiste afspraken maakt met een trajectaanbieder dan zul je niet (maximaal) effectief zijn. In de tweede helft van 2009 is in verschillende gesprekken met klantmanagers en in gesprek met een aantal werkgroepen een model ontwikkeld hoe methodisch te werken. Dit model is gebaseerd op de Plan-Do-Check-Act systematiek. Vertalen we de PDCA systematiek naar het werk van de klantmanager, dan komen we tot de volgende zes stappen van methodisch werken: PLAN
DO CHECK ACT
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Klant in beeld Doelen formuleren Keuze trajecten en trajectplan opstellen Uitvoeren trajectplan Effect meten Evalueren/leren (en eventueel bijsturen van je plannen)
Op de volgende pagina staan deze stappen schematisch weergegeven. Van klantmanagers wordt straks verwacht dat ze methodisch werken. De klantmanagers op hun beurt mogen van de organisatie verwachten dat deze hen daarbij ondersteunt en dat ook de aansturing door het management hierop aansluit. Deze zes stappen bieden dus niet alleen handvatten om te bepalen wat we van klantmanagers verwachten maar ook wat klantmanagers van de organisatie nodig hebben om meer resultaat te boeken, zowel qua ondersteuning als qua sturing. Dit model helpt ons om de inzichten en ideeën zoals gepresenteerd in de vorige paragraaf in samenhang te zien doordat we ze een plek kunnen geven in dit model. Op die manier wordt ook helder of de ideeën evenwichtig verdeeld zijn of zich concentreren op één of slechts een aantal stappen. Daarmee maakt dit model ook inzichtelijk waar we nog kansen laten liggen en kan het ons op ideeën brengen. Dit model maakt daarbij ook helder wat ieders bijdrage is, hoe die bijdragen met elkaar samenhangen en hoe we zo met elkaar onze ambities kunnen realiseren. Wanneer klantmanagers methodisch werken, en de organisatie hen hierbij goed ondersteunt en ook de aansturing hierop aansluit, kan dat Sociale Zaken een belangrijke stap verder helpen in de ambitie om de effectiviteit en de efficiëntie van de inzet van re-integratietrajecten te verbeteren, en zo meer resultaat met minder middelen te boeken. In maart zal binnen het MT verder gesproken worden over hoe het methodisch werken in te voeren. Komen we dus bij jullie op terug!
Re-integratie nieuwe stijl – de inzichten en ideeën op een rijtje
7
Re-integratie nieuwe stijl – de inzichten en ideeën op een rijtje
8
