Ziekenhuisorganisatie Nieuwe Stijl Ziekenhuizen bevinden zich in roerige tijden. De uitdaging voor ziekenhuizen is hoe op langere termijn kwalitatief hoogwaardige en doelmatige zorg te kunnen blijven bieden tegen de achtergrond van een groeiende zorgvraag (door vergrijzing), krimpende budgetten en een tekort aan personeel (door ontgroening en vergrijzing van de arbeidsmarkt). Een van de oplossingen is op een efficiëntere manier zorg verlenen. Slimme en effectieve oplossingen kunnen ervoor zorgen dat de organisatie als geheel efficiënter wordt. Het Nieuwe werken (HNW) kan organisaties handvatten geven om het organisatieproces op een efficiëntere manier in te richten, waarbij de medewerker centraal staat. In deze notitie wordt antwoord gegeven op de vragen: Wat is HNW? Wat levert HNW op? Wat is er nodig om HNW goed in te voeren? Wat is HNW? “HNW is een visie om werken effectiever, efficiënter maar ook plezieriger te maken voor zowel de organisatie als de medewerker. Om deze visie te realiseren zou de organisatie drie elementen moeten veranderen, te weten: ICT, fysieke werkomgeving en mentale omgeving” (Bijl, 2009).
Bron: www.managementmoddelensite.nl
HNW is dus geen doel maar een middel, HNW moet ondersteunend zijn aan de bedrijfsprocessen. Het zorgt voor een andere kijk op werkprocessen, waarbij nieuwe technologieën een belangrijke rol spelen. Vaak wordt HNW opgedeeld in bricks, bytes en behavior. Bricks staat voor de stenen van het gebouw, bytes voor de technologie die nodig is om HNW mogelijk te maken en behavior staat voor het gedrag, de veranderde behoefte, verhoudingen en cultuur omslag. Bij HNW gaat het dus niet alleen maar om, zoals vaak wordt gedacht, thuiswerken of het werken op flexplekken. HNW behelst veel meer dan dat. HNW is een verzamelbegrip voor de maatschappelijke, technologische en organisatorische ontwikkelingen gericht op slimmer en effectiever organiseren van werk. Belangrijke elementen binnen HNW zijn onder andere intrinsieke motivatie, autonomie/ regelruimte, (zelf)sturing, samenwerken, kennisdeling, communicatie en resultaatgericht werken. Duidelijk is dat HNW niet alleen gaat over fysieke zaken of het implementeren van nieuwe werkmethoden, maar ook over gedrag en cultuur binnen organisaties. Door verschillen in levensfase e.d. hebben werknemers bijvoorbeeld uiteenlopende wensen en eisen ten aanzien van hun arbeidsvoorwaarden en arbeidsomstandigheden. Ook krijgen werknemers steeds meer behoefte aan ontplooiingsmogelijkheden en zelfsturing. Nieuwe werkvormen en arbeidsverhoudingen worden daarmee steeds belangrijker om personeel aan te trekken en vast te houden. Ook dit zijn elementen die bij HNW een rol spelen. Verder geeft HNW medewerkers meer vrijheid om niet alleen hun werktijden maar ook de inhoud van hun werk optimaal af te stemmen op wat nodig is voor een goede taakvervulling. HNW houdt in dat nieuwe werkmethoden in de organisatie worden geïntroduceerd en traditionele gezagsverhoudingen veranderen. Dit vereist cultuurveranderingen in de organisatie. Medewerkers zijn minder in het zicht van hun superieuren en krijgen meer verantwoordelijkheid om het werk naar eigen inzicht op basis van hun professionaliteit in te richten. Dat is een belangrijke cultuurverandering, omdat organisaties traditioneel juist op controle en beheersing zijn ingericht. HNW werken is geen eenduidig omschreven methode die snel ingevoerd kan worden, waarmee op korte termijn kosten bespaard kunnen worden of de inzetbaarheid van medewerkers kan worden vergroot. Nee, HNW is een totaalconcept dat als het goed wordt ingezet voordelen kan bieden voor zowel werknemers, werkgevers als de klanten van ziekenhuizen. Wat levert HNW op? Wanneer HNW op een goede manier wordt geïntroduceerd en geïmplementeerd kan het zeer aantrekkelijk zijn voor werkgevers. Het kan zowel kosten besparen als opbrengsten verhogen. Zeker in een tijd waarin budgetten onder druk staan, is dat belangrijk. Het is echter een valkuil om HNW vooral als bezuinigingsmaatregel te zien. Wanneer het hoofddoel is besparingen te realiseren zal er binnen de organisatie weinig enthousiasme voor ontstaan en is het tot mislukken gedoemd. Besparing van de kosten en verhoging van de opbrengsten kunnen juist worden vergroot als HNW wordt ingezet om de tevredenheid van medewerkers en klanten te vergroten. Hieronder wordt kort weergegeven wat de potentiele voordelen van HNW voor medewerkers, werkgevers en klanten zijn.
Voordelen voor medewerkers Als HNW goed wordt geïmplementeerd wordt ook meer rekening gehouden met de wensen van medewerkers op het gebied van werktijden, werkomstandigheden, werkinhoud e.d. en wordt hun regelruimte vergroot. Meer invloed op de werktijden zorgt voor een betere werk/privé balans. De overige elementen kunnen een positieve bijdrage hebben op de tevredenheid en betrokkenheid van werknemers bij hun werk. Dit alles heeft weer een positief effect op de ervaren stress, het ziekteverzuim en het verloop van medewerkers. Voordelen werkgevers Vanuit werkgeversperspectief zijn er verschillende voordelen te benoemen van het invoeren van HNW. De voordelen liggen voor de werkgever vooral op kostenbesparing, niet alleen in gebouwen maar ook in personeelskosten door het tegengaan van verloop en ziekteverzuim. Hieronder een aantal punten op een rij. - Zoals hiervoor reeds benoemd vergroot HNW (mist goed ingevoerd) de tevredenheid van medewerkers waardoor een gunstig effect mag worden verwacht op de bedrijfsprestaties. Tevreden en betrokken medewerkers zijn productiever, verzuimen minder en stromen minder vaak uit. Tevens wordt hierdoor de kwaliteit van het werk verhoogd, wat de cliënttevredenheid doet toenemen. - Door de wensen van werknemers centraler te stellen en te werken met de nieuwste technologie wordt de werkgever aantrekkelijk voor nieuw personeel, wat zeker gezien de verwachte tekorten op de arbeidsmarkt noodzakelijk is. - Door te werken met de nieuwste technologie en met een gemotiveerd personeelsbestand wordt ook de cliënttevredenheid verhoogd. Wat mogelijk een positieve invloed heeft op het aantal cliënten. - Als flexwerken wordt ingevoerd zullen op langere termijn ook besparingen kunnen worden gerealiseerd op de huisvestings- en bijkomende kosten. Vooral bij nieuwbouw en herinrichting zijn aanzienlijke besparingen mogelijk, wanneer instellingen er rekening mee houden dat steeds minder mensen dagelijks voltijds in het bedrijfsgebouw aanwezig zullen zijn. - Door zelfsturing en vermindering van bureaucratie kan het aantal management-, staf- en ondersteuningsfuncties aanzienlijk worden beperkt. Voordelen klanten Instellingen zien de flexibiliteit, inzetbaarheid en motivatie van hun medewerkers toenemen, met positieve effecten op de kwaliteit van de zorg. Echter de voordelen gaan verder voor de klant. Doordat de nieuwste technologieën worden ingezet en kritisch wordt gekeken naar de processen van een afdeling, kan in een aantal gevallen ook de efficiëntie van een behandeling worden vergroot, door bijvoorbeeld de wachttijd te verminderen. Ook kunnen bijvoorbeeld door de flexibele inzet van personeel klanten buiten kantooruren terecht voor kleine ingrepen. Wat is er nodig om HNW goed in te voeren? Cruciaal voor succes is dat de hiervoor beschreven visie op HNW op ziekenhuisniveau wordt vertaald in termen van strategische doelstellingen. Het doel kan bijvoorbeeld zijn om betere service aan de klanten te kunnen bieden of om de kwaliteiten van medewerkers optimaal te benutten. De ervaring leert dat in veel ziekenhuizen reeds veel gebeurt dat onder de noemer van HNW te scharen is, echter
dat een kapstok in de vorm van een overstijgende visie op HNW ontbreekt. Deze kapstok geeft de organisatie de mogelijkheid om te sturen. Welke activiteiten passen wel binnen de visie van de organisatie en welke niet. Na het formuleren van een duidelijke visie is commitment belangrijk, zowel van de top als van de werkvloer. De top van de organisatie moet de visie omarmen en in woord en daad uitdragen dat HNW als belangrijk middel wordt gezien om de bedrijfsdoelstellingen te realiseren. Als de leiding werkelijk overtuigd is dat HNW kan bijdragen aan betere prestaties van de organisatie als geheel, zullen ook de nodige maatregelen worden genomen om HNW te implementeren. Echter essentieel is dat HNW niet alleen top-down in de organisatie wordt geparachuteerd, maar bottom-up door medewerkers en leidinggevenden zelf wordt ontwikkeld, in de overtuiging dat HNW hun werk aantrekkelijker, stimulerender en beter verenigbaar met privé-verplichtingen en voorkeuren maakt. De volgende stap is kijken welke initiatieven, naast de reeds lopende, in gang moeten worden gezet om het doel te bereiken. Per afdeling moeten de werkprocessen worden bekeken en worden bepaald wat kan worden verbeterd. Het meest verstandige is niet gelijk in de gehele organisatie aan de slag te gaan, maar te werken met pilots. Belangrijk is dat daarbij niet alleen naar randvoorwaarden in de fysieke sfeer te kijken (gebouwen, ict) maar ook of misschien wel juist aandacht te hebben voor gedrag en cultuur binnen de organisaties. HNW houdt immers in dat nieuwe werkmethoden in de organisatie worden geïntroduceerd en traditionele gezagsverhoudingen veranderen. HNW vraagt daarbij vertrouwen, medewerkers zijn minder in het zicht van hun superieuren en krijgen meer verantwoordelijkheid om het werk naar eigen inzicht op basis van hun professionaliteit in te richten. Dat is een belangrijke cultuurverandering, omdat organisaties traditioneel juist op controle en beheersing zijn ingericht. Leidinggevenden en medewerkers moeten met de nieuwe methoden vertrouwd raken en leren welke gedragingen en verantwoordelijkheden daarbij passen. Er zijn daarbij dus, naast investeringen in gebouwen en ict, investeringen in opleiding, voorlichting, begeleiding e.d. nodig. Belangrijk bij de invoering van HNW is een lange adem en maatwerk. Invoeren van HNW gaat over het algemeen niet zonder weerstand. Pas als HNW goed is geïntroduceerd en goed wordt begeleid worden mensen gaandeweg enthousiaster en gaan zij de voordelen ervan inzien. Kortom De integrale benadering van het HNW concept (bricks, bytes, behaviour) is de kracht van HNW. Het gaat er om hoe deze elementen kunnen bijdragen aan efficiënter, effectiever en plezieriger werken, aan een Ziekenhuisorganisatie Nieuwe Stijl. Door de organisatie efficiënter in te richten wordt enerzijds voldaan aan de vraag om met minder budget meer zorg te leveren, maar wordt ook tegemoet gekomen aan de veranderende vraag vanuit de maatschappij. Cliënten gaan steeds hogere eisen aan de dienstverlening stellen. Ook kan HNW bijdragen aan het vergroten van het werkplezier van de veranderde werknemer. Deze is doorgaans beter opgeleid, maar ook gewend aan een andere manier van communiceren en organiseren die steeds minder past bij het klassieke hiërarchische organisatiemodel waar de meeste ziekenhuizen op gebaseerd zijn. Ook geeft HNW de werkgever handvatten om een aantrekkelijkere werkgever te zijn voor het huidige en het toekomstige personeel. Kortom HNW lijkt heel wat te bieden te hebben voor ziekenhuisorganisaties
Bronnen: - Het Nieuwe Werken. Hype of Blijver?, Loek van den Broek & Danny Burlage, 2012. - Het Nieuwe Werken in de zorg. Goed voor People, Planet en Profit?, Nyfer, november 2012.
-
http://www.managementsite.nl/17841/innovatie/ziekenhuisorganisatie-nieuwestijl.html, mei 2011.
