Secretariaten Nieuwe Stijl

Secretariaten Nieuwe Stijl Organisatie- en Formatieplan

Datum:

22 december 2011

Versie: Steller:

1.0, definitieve versie

Inhoudsopgave Inleiding .......................................................................................................................................... 3 1. Aanleiding ..................................................................................................................................... 4 1.2.Omschrijving uit Visie op Anders Werken 2012 ................................................................................................... 4 1.3. Doelstelling en uitgangspunten voorkeursvariant ................................................................................................ 5

2. Inrichtingsprincipes Secretariaat Nieuwe Stijl .............................................................................. 6 2.1. Inrichtingsmodel ................................................................................................................................................. 6 2.2. Vergroten van professionaliteit ........................................................................................................................... 7 2.3. Vergroten van flexibiliteit..................................................................................................................................... 7 2.4. Volgens de principes van Anders Werken .......................................................................................................... 8 2.5. Volgens de werkstijlen van Anders Werken ........................................................................................................ 8 2.6. FTE dimensionering .......................................................................................................................................... 9

3. Inrichting van Secretariaten 2012 ............................................................................................. 11 3.1. Positionering op de verdieping ........................................................................................................................ 11 3.2. Vlekkenplan...................................................................................................................................................... 12 3.3. Verdiepingsecretariaat ..................................................................................................................................... 12 3.4.Staf/Directie-, GS-secretariaat ........................................................................................................................... 12 3.5.Organisatorische ophanging .............................................................................................................................. 12 3.6.Formatieverdeling Secretariaten ........................................................................................................................ 12 3.7.Functie- en rolverdeling ..................................................................................................................................... 13 3.8.Dienstverleningspakket ..................................................................................................................................... 13

4. Transitieplan ............................................................................................................................... 15 4.1. Consequenties voor het Personeel ................................................................................................................... 15 4.2. Plaatsingsbeleid ............................................................................................................................................... 15 4.3. Versterken van de medewerkers ...................................................................................................................... 15 4.4.Positionering van de nieuwe afdeling en Communicatie .................................................................................... 16 4.5.Communicatie Secretaresses ............................................................................................................................ 17 4.6.Borging nieuwe situatie ..................................................................................................................................... 17

Bijlagen ......................................................................................................................................... 18 Bijlage 1 Formatieoverzicht Secretariaat Heden en Nieuwe Stijl (Peildatum 31-10-2011) ........................................ 1 Bijlage 2 Mijlpalenplanning ...................................................................................................................................... 4

Bijlage 3 Functiebeschrijvingen ....................................................................................................... 1 Bijlage 4 Dienstverleningspakket ................................................................................................... 2 Producten en Diensten Verdiepingsecretariaten ........................................................................... 3 Specificaties Producten en Diensten Verdiepingsecretariaten ....................................................... 5 Bijlage 5 Opleidingentijdslijn ........................................................................................................ 12 Bronnen ......................................................................................................................................... 13

Inleiding In oktober 2008 heeft de afdeling P&O een onderzoek opgeleverd met een evaluatie van o.a. de secretariaatsfunctie. Hierin kwam met name de verbeterpunten: de logistiek in werkaanbod, doorgroei mogelijkheden en salarisinschaling naar voren. In vervolg hierop is oktober 2009 is door Jacquelien Zentjens een onderzoek gedaan naar de professionalisering van de secretariaten. Het resultaat heeft zij opgeleverd als ‘Tussenrapportage Project Professionalisering Secretariaten’. In dit rapport wordt een voorkeursvariant beschreven waarbij de continuïteit, kwaliteit van de dienstverlening en capaciteitplanning als uitgangspunt zijn genomen. In 2010 hebben Chantal van Doren tezamen met Jaap Bos het project verder voortgezet en is er in een directiebesluit genomen een kwartiermaker aan te stellen. Op 1 december jl. is de kwartiermaker van start gegaan met de opdracht de voorkeursvariant uit te werken en om te komen tot een inrichtingsmodel van de Secretariaten Nieuwe Stijl. In deze notitie wordt de verdere uitwerking van de voorkeursvariant beschreven. De uitwerking wordt beschreven in de vorm van een organisatie- en formatieplan voor het nieuwe team Secretariaten. Het beschrijft tevens de transitie van de huidige situatie naar de toekomstige situatie; naar de secretariaten Nieuwe Stijl. Een van de succesfactoren is het betrekken van de omgeving/klanten door helder te communiceren over de veranderingen, consequenties en effecten ervan, en de verwachtingen te managen. De transitie naar de Secretariaten Nieuwe Stijl heeft niet alleen gevolgen voor de secretaresses maar ook voor de afdelingen die gebruik maken van de diensten van het secretariaat. Bijzondere aandacht wordt in dit plan aan de overgangsfase gegeven. Dit verandertraject is beschreven in het Plan van Aanpak. De realisatiedatum van het totale verandertraject is 1 maart 2012 of dan wel wanneer de verhuizing naar het nieuwe pand zal plaatsvinden. Het verandertraject omvat een drietal aandachtsgebieden; namelijk: 1. de kwartiermakersfase vanaf 1 december 2010 tot 1 mei 2011 2. de overgangsfase vanaf 1 mei tot en met de verhuizing naar de nieuwe situatie 3. de realisatiefase na de verhuizing (ca. 1 maart 2012). Het Organisatie & Formatieplan (O&F) is het basisdocument voor de herinrichting (zoals omschreven in het e 3 aandachtsgebied). Het O+F-plan is als volgt opgebouwd: 

In hoofdstuk 1 worden de contextuele ontwikkelingen beschreven die impact hebben op de noodzakelijke ontwikkeling van verdiepingssecretariaten.



In hoofdstuk 2 zijn de inrichtingsprincipes uitgewerkt die leidend zijn voor de in hoofdstuk 3 beschreven inrichting van de verdiepingssecretariaten.



In hoofdstuk 4 is een implementatieplan beschreven voor de over de overgangsfase



In bijlage 1 zijn organisatorische en formatieve wijzigingen in een totaal overzicht weergegeven. In bijlage 2 zijn de belangrijkste mijlpalen weergegeven. In bijlage 3 de functiebeschrijvingen van de functionarissen. Bijlage 4 schetst het dienstverleningspakket.

1. Aanleiding De provincie Utrecht wil een organisatie zijn die extern gericht, flexibel, transparant en innovatief is en investeert in samenwerking. Met Anders Werken wil de provincie Utrecht beter inspelen op de complexere vraagstukken van de klanten en partners en wil het tevens flexibel genoeg zijn om een antwoord te geven op de steeds hogere eisen die de omgeving aan hen stelt. Het Anders Werken zal tezamen met de verhuizing naar het nieuwe gebouw in 2012 volop vorm krijgen. De provincie Utrecht heeft aangegeven dat er behoefte is in de organisatie om de secretariaten beter en flexibeler te laten functioneren. Met de verhuizing naar het nieuwe gebouw (maart 2012) zullen de secretariaten niet meer per afdeling, maar per verdieping worden gehuisvest. Dit vraagt om een andere inrichting en vormgeving van de secretariaten. Door bezuinigingen wordt de provincie Utrecht (PU) gekort op het provinciefonds. Dit leidt direct tot een aantal bezuinigingsmaatregelen en reductiedoelstellingen. Als gevolg van de reductie van het provinciebudget lopen momenteel organisatorische maatregelen (Formatiescan I & II). Afhankelijk van de realisatie van de beoogde bezuinigingen en verdere kortingen op het provinciefonds zullen vervolgmaatregelen vastgesteld worden. Als invulling gegeven worden aan de gestelde doelen van overheadreductie dit zal in de toekomst ook gevolgen hebben voor de formatie van de secretaresses.

1.1. Gewenste situatie

Het secretariaat is de spil van de organisatie. Het is goed georganiseerd; correspondentie, documenten, contracten, relatiegegevens zijn snel gevonden. Het werk dat het secretariaat uitvoert is functiegebonden i.p.v. persoonsgebonden. Er is een duidelijk overzicht op het secretariaat en niemand raakt in paniek in drukke periodes. Het secretariaat is klaar voor de toekomstige ontwikkelingen in de organisatie voor zover deze nu al bekend zijn. Secretaresses werken met plezier en nemen elkaars werk waar nodig soepel over. De secretaresse heeft de capaciteiten om zich nieuwe ontwikkelingen snel eigen te maken. De secretaresse kan de tijd nemen om echt te luisteren. Inhuur en verloop is minimaal.

1.2. Omschrijving uit Visie op Anders Werken 2012 Secretaresses vormen vaak het hart en de ziel van de organisatie. Deze rol zal in de toekomst eerder toenemen dan afnemen. Traditionele secretaressetaken zullen verder afnemen (door de digitalisering en self-service). Daarvoor in de plaats komen meer taken die naar de manager en de afdeling het karakter krijgen van management- en bureauassistente. Secretaresses worden sterk geïdentificeerd met de manager en de afdeling om het werkproces en de daaraan gekoppelde administraties en beheerprocessen zo gladjes mogelijk te laten verlopen. De rol van de secretaresses zal ook een socialere worden. Afdelingen zijn naast werkorganisaties ook sociale verbanden. Door de grotere mate van outputsturing en samenwerking over afdelings- en provinciegrenzen heen, zullen medewerkers minder vaak op een vaste werkplek terug te vinden zijn. Secretaresses krijgen daardoor binnen de afdeling een centrale en samenbindende rol. Secretaresses van meerdere afdelingen hebben als cluster een vaste werkplek die goed vindbaar is. Het aantal werkplekken is echter altijd lager dan het totaal aantal secretaresses. De Secretariaatsplek is altijd goed bezet, maar secretaresses maken deels gebruik van niet-personeelsgebonden werkplekken en concentratiewerkplekken.

1.3. Doelstelling en uitgangspunten voorkeursvariant In het directievoorstel van Jacqueline Zentjens is en voorkeursvariant geschetst. Het gaat hier om het vormen van één team waar alle secretaresses in zitten onder aansturing van een leidinggevende. De secretaresses hebben hierbij wel een natuurlijke thuisbasis (de verdieping). Het is van belang dat zij de afdelingen waarvoor zij werken inhoudelijk kennen. De leidinggevende verzorgt de professionalisering van de secretariaten als geheel alsmede van de individuele secretaresses en voert de jaargesprekken. Daarnaast heeft de leidinggevende een nadrukkelijke rol bij het verdelen van de capaciteit tussen de verschillende secretariaten in geval van onder- of overcapaciteit op een secretariaat en verzorgt de werving & selectie bij vacatures. Daarbij kan of secretaresses tijdelijk, in overleg, bij een andere verdiepingsecretariaat worden geplaatst of kan er tijdelijke inhuur worden aangesteld. Uitgangspunten bij het inrichten van de Secretariaten Nieuwe Stijl zijn: 

Professionaliteit vergroten



Flexibiliteit vergroten o Samenwerking tussen de verschillende secretariaten o Opvang onderbezetting o



Beperken kwetsbaarheid secretariaten

Werken volgens de principes van Anders Werken

2. Inrichtingsprincipes Secretariaat Nieuwe Stijl

2.1. Inrichtingsmodel Voor het inrichten van het aansturingsmodel van de verdiepingssecretariaten zoals zijn beschreven in de voorkeursvariant, zijn bovengenoemde uitgangspunten: het vergroten van de professionaliteit, flexibiliteit en principes van Anders Werken, essentieel. Een verdiepingssecretariaat met een secretaressenteam van zeg 5 secretaresses kan op verschillende manieren worden ingericht. Het traditionele aansturingsmodel waarbij de manager ondersteuning heeft van een eigen secretaresse als persoonlijk assistent wordt in de voorkeursvariant losgelaten.

Daarentegen

wordt

er

een

samenwerkingsverband

gevormd

tussen

secretaresses.

De

voorkeursvariant gaat uit van 1 leidinggevende (resourcemanager secretariaten) en meerdere opdrachtgevers (de afdelingsmanagers en/of teamleiders, medewerkers).

Collegiale ondersteuning Uit de verschillende gesprekken met de klankbordgroep van secretaresses, de persoonlijke gesprekken met individuele secretaresses en interviews met afdelingsmanagers is naar voren gekomen dat de ideale invulling voor de provincie Utrecht een inrichtingsmodel is wat gestoeld is op collegiale ondersteuning.

Opdrachtgever A

Secretaresse 1

Secretaresse 5 - PI

Opdrachtgever B

Secretaresse 4

Secretaresse 2

Secretaresse 3

Hoofddoelstelling bij dit model is dat de continuïteit, beschikbaarheid en bezetting zoveel mogelijk gewaarborgd dan wel gegarandeerd wordt. In een verdiepingsecretariaat werken gemiddeld 4/5 secretaresses die elkaar kunnen vervangen. De afdelingsmanager en teamleiders hebben nog steeds een eigen aanspreekpunt(en) binnen het secretariaat. Deze secretaresses zijn dan ook inhoudelijk verbonden met die desbetreffende afdeling.

De secretaresses

onderling maken

afspraken

over hun

samenwerkingsverband,

collegiale

ondersteuning, vervanging en bereikbaarheid. In eerste instantie worden deze afspraken van vervanging en bereikbaarheid

binnen

het

verdiepingssecretariaat

opgelost

en

daarna

over

de

verschillende

verdiepingssecretariaten heen. De secretaresses hebben één thuisbasis waardoor ze optimaal de kennis van de afdeling die ze ondersteunen tot zich kunnen nemen. Daar waar opvang nodig is in andere secretariaten wordt

in overleg naar de beste oplossing gezocht en daarbij kan een secretaresse een plek op een ander secretariaat opvangen. Binnen deze collegiale samenwerking binnen een verdiepingsecretariaat is er één secretaresse die als klankbord fungeert naar de leidinggevende en vice versa. Zij/hij is de senior (in kennis- & ervaringsniveau) in deze groep en houdt operationele gang van zaken in de gaten. De leidinggevende heeft de rol van ‘resourcemanager’ waarbij zij/hij met name stuurt op capaciteitsplanning over alle verdiepingsecretariaten heen en op het vergroten van de individuele als teambrede professionaliteit. Dit kan zij/hij bewerkstelligen door o.a. individuele jaargesprekken & opleidingsplannen en het doorvoeren van best practises en andere verbeteringen teambreed o.a. door (vak)opleidingen te verzorgen. Zij/hij is ook verantwoordelijk voor werving & selectie van nieuwe medewerkers en eventuele inhuur van uitzendkrachten.

2.2. Vergroten van professionaliteit Uit voortgaande onderzoeken is gebleken dat met name de doorgroeimogelijkheden en de aandacht voor de uitvoering (logistiek) van werkzaamheden verbeterpunten zijn de die secretaresses zelf hebben aangedragen. Het werken in een samenwerkingsverband van gemiddeld 4-5 secretaresses geeft de mogelijkheid om de expertisegebieden te vergroten doordat expertise beter gedeeld kan worden. Juist omdat het “vak” secretaresse het aandachtsgebied is van de leidinggevende van dat team, kan zij/hij verschillende maatregelen nemen om de professionaliteit te vergroten en te versterken. Dit ligt op het gebied van procesverbeteringen doorvoeren, standaardisering van werkzaamheden, kennisdeling, expertiseverdeling en het opleiden van individuele medewerkers. De eerste stappen hiertoe worden in de transitiefase gezet met specifieke opleidingen en beschrijvingen van de processen en dienstverlening.

2.3. Vergroten van flexibiliteit In de huidige situatie is het zo dat er bij een aantal afdelingen één enkele secretaresse werkzaam is waardoor de opvang tijdens afwezigheid en de kennisoverdracht niet gewaarborgd is. Dit maakt het secretariaat van die afdeling erg kwetsbaar. Bij ziekte of vakantie is vaak de enige oplossing om een uitzendkracht in te huren. Deze medewerker neemt uiteraard niet de kennis mee van de provincie Utrecht en heeft inwerktijd nodig. Door de schaal te vergroten en onderlinge samenwerking af te spreken zijn andere secretaresses in een verdiepingsecretariaat in staat werkzaamheden op te vangen tijdens afwezigheid. In een samenwerkingsverband van 4-5 secretaresses is het ook mogelijk om afspraken te maken over tijden plaatsonafhankelijk werken. De secretaresses onderling kunnen op die manier de meest efficiënte en effectieve werkafspraken maken. In onderling overleg kan een secretaresse afspreken thuis te beginnen met werken en de notulen uit te werken terwijl de andere de bereikbaarheid van de afdeling op zich neemt. De leidinggevende heeft de verantwoordelijkheid over de capaciteitsplanning van alle verdiepingsecretariaten. Optimale spreiding van pieken en dalen in het werkaanbod wordt op deze manier beter gemanaged. Afwezigheid door ziekte en vakantie wordt op deze manier beter opgevangen en ondersteuning bij projecten kunnen nu beter worden ingezet omdat het secretariaat minder kwetsbaar is door schaalvergroting. Momenteel is er één medewerker die een flexibele rol vervult binnen de secretariaten. Hiermee valt zij vaak in op plekken waar opvang nodig is. Deze situatie blijft ongewijzigd. In de toekomst kan de leidinggevende besluiten om het aantal secretaresses met deze rol uit te breiding al naar gelang de behoefte. Zij/hij zal dan een vacature hiervoor openstellen.

2.4. Volgens de principes van Anders Werken De provincie Utrecht wil een organisatie zijn die extern gericht, flexibel, transparant en innovatief is en investeert in samenwerking. Met Anders Werken kan de provincie beter inspelen op de wensen van klanten en partners en is het flexibel genoeg om een antwoord te geven op de steeds hogere eisen die de omgeving aan de provincie stelt. Bij Anders Werken neem je de verantwoordelijkheid over je eigen werk. Anders werken houdt ook in dat medewerkers beter gefaciliteerd worden om tot het beste resultaat te komen. Medewerkers krijgen meer mogelijkheden om te bepalen hoe het werk het meest efficiënt georganiseerd kan worden, en waar, wanneer en met wie je je activiteiten uitvoert. Hier hoort bij dat men transparant bent in wat men doet en zorgt dat de kennis en informatie met anderen deelt. Een prettige goed ingerichte werkomgeving en de nieuwste technologieën helpen daarbij. Samenwerken is een van de pijlers van Anders Werken, of dat nu fysiek of virtueel is. Samen met je collega’s en samen met je opdrachtgever kom je tot een optimaal resultaat. Je wordt steeds meer gestimuleerd om jouw kennis te delen en anderen te helpen in hun dagelijkse werk. Je weet wie jouw opdrachtgevers zijn, kent hun wensen en behoeften en handelt hiernaar. De basis van het Anders Werken is het nemen en krijgen van verantwoordelijkheid en vertrouwen. Bij Anders Werken neem je de verantwoordelijkheid over je eigen werk. Jij weet zelf het beste wat je capaciteiten zijn en hoe je je doelstellingen haalt. In overleg met je leidinggevende krijg je het vertrouwen om je opdracht zelfstandig tot een goed einde te brengen. Het gaat om het resultaat. Het organiseren van het eigen werk houdt in dat je bewust nadenkt over hoe je je werk meest efficiënt uitvoert. Je maakt een dagindelingen en gaat activiteiten gerelateerd aan het werk.

2.5. Volgens de werkstijlen van Anders Werken 

Men neemt de regie over de eigen werkzaamheden en bepaalt in overleg met de leidinggevende de te behalen resultaten en spant zich in om de afgesproken resultaten te bereiken.



Zet de middelen en vormen uit plaats- en tijdonafhankelijk werken in om samenwerking, participatie en kennisdeling met opdrachtgevers te bevorderen.



De secretaresses houden collega’s, leidinggevende en opdrachtgever tijdig, op eigen initiatief, op de hoogte van de voortgang.



Men communiceert helder over de bereikbaarheid, houdt regelmatig contact met anderen en communiceert helder over wanneer hij/zij al dan niet aanwezig is.



De secretaresses delen actief kennis, best-practices en ervaringen met anderen en staan ook open en maakt gebruik van kennis van anderen.



De secretaresse kent haar/zijn eigen kwaliteiten en valkuilen en kan deze helder benoemen en werkt actief samen met de collega’s om het meest optimale resultaat te behalen.



Men zet zich in voor de sfeer en collegialiteit, vraagt en geeft actief feedback.

2.6. FTE dimensionering Gebleken is dat op dit moment gemiddeld 2,2 fte secretaresses per afdeling werkzaam zijn ter ondersteuning van de gehele afdeling. (Afdelingsmanagers, teamleiders en ook medewerkers). Principieel uitgangspunt bij de fte-vaststelling is daarbij of men vindt dat het aantal secretaresses in de formatie afhankelijk is van het aantal managers (en/of teamleiders) of medewerkers. Bij organisaties waar Het Nieuwe Werken is doorgevoerd zijn zelfredzaamheid, efficiëntie in de ketenaansturing (totale proces) en eigen verantwoordelijkheid uitgangspunten. In deze organisaties wordt er minder tot geen gebruik gemaakt van de ondersteuning van secretaresses door medewerkers. Hoe meer Anders Werken bij andere organisaties is doorgevoerd hoe meer de secretaresse ook de rol heeft van bureau/managementassistent. Uit benchmarkgegevens* blijkt dat de secretariële formatie meestal wordt gekoppeld aan de formatie van leidinggevenden. Binnen de provincie Utrecht heersen echter binnen verschillende afdelingen, verschillende uitgangspunten. De formatie is niet eenduidig vastgelegd. Bij de inrichting van verdiepingsecretariaten willen wij een eenduidige maatstaf en de formatie secretaresses koppelen aan de formatie van leidinggevenden. Dit sluit het beste aan bij het Regieproductiemodel, bij het Anders Werken en het geeft een objectieve maatstaf voor het vaststellen van de formatie van de verdiepingssecretariaten. Er wordt uit gegaan bij de formatie van 0,8 secretaresse per afdelingsmanager en 0,4 per teamleider plus 5 fte totaal

extra

ruimte

voor

secretariële

projectondersteuning

(zijnde

oud

PMF

werkzaamheden

voor

projectsecretaresse, verdeeld over 7 verdiepingen). Deze 5 FTE kan over alle verdiepingen heen toegewezen worden aan de projecten die op dat moment plaatvinden. ** De inschatting is dat de ondersteuning per verdiepingsecretariaat in de huidige context gemiddeld is: Inschatting per verdieping

Per verdieping

1,2 afdelingsmanagers

0,8 FTE

= 0,96 FTE

9 teamleiders

0,4 FTE

= 3,6 FTE

Extra Secretariële (Project)

= 0,7 FTE**

Ondersteuning 5 FTE TOTAAL

= 5,26 FTE

Met de doorvoering van de reductie van management in de toekomst heb je dan tevens een maatstaf voor de formatie binnen het secretariaat. (Voor directieleden geldt eveneens een richtlijn van 1,0 FTE ondersteuning en per gedeputeerde 1,0 FTE) Zie voor het volledige formatieplan Bijlage 1 waar de FTE en formatie voor verdiepingssecretariaten is opgenomen.

* o.a. Provincie Overijsel, Randstadgroep, Topsecretaries, Adecco, Berenschot, Waternet

3.

Inrichting van Secretariaten 2012

De daadwerkelijke fysieke inrichting van de verdiepingssecretariaten is afhankelijk van de inrichting van het nieuwe kantoorpand wat per maart 2012 zal worden betrokken en het vlekkenplan wat zal worden gevolgd bij de verhuizing.

3.1. Positionering op de verdieping

Het verdiepingssecretariaat is gepositioneerd in het midden van de verdieping rondom de ontmoetingstafel schuin voor de uitgangen naar de liften. Op deze manier zijn er twee afgescheiden open ruimtes waar de secretaresses plaats kunnen nemen. Uiteraard zullen zij ook gebruik maken van de concentratie werkplekken en andere werkplekken die het gebouw biedt. In het ontwerp van de verdieping is dit de ontmoetingsruimte. Er staat een grote huiskamer tafel in het midden en het secretariaat op deze plek fungeert dan ook als een ontmoetingsplek, de plek waar (interne) bezoekers zich kunnen melden en waar de medewerkers die op deze verdieping werken, hun vragen kunnen stellen. In een team van ca 5 secretaresses zorgen zij voor een fysieke aanwezigheid van minimaal 1 secretaresse op deze plek (tussen half 9 en 5). Hiermee wordt invulling gegeven aan het feit dat er altijd een plek is waar bezoekers en medewerkers terecht kunnen met hun vragen. De sociale component is een belangrijk onderdeel. Zoals ook in de visie Anders Werken 2012 is beschreven: Secretaresses krijgen binnen een centrale en samenbindende rol. Secretaresses van meerdere afdelingen hebben als cluster een vaste werkplek waardoor zij goed bereikbaar zijn voor allerlei vragen. De Secretariaatsplek is altijd goed bezet, maar secretaresses maken deels gebruik van niet-personeelsgebonden werkplekken en concentratiewerkplekken.

* De mogelijke teruggang in beschikbare verdiepingen heeft wel consequenties voor de indeling van de verdiepingen (vlekkenplan) maar niet voor de formatie van de secretaresses.

3.2. Vlekkenplan Bij het moment van actualisering van de gegevens is het nieuwe vlekkenplan nog niet bekend. Wat wel bekend is dat inmiddels de bezetting is teruggelopen van 47,74 naar 35,96 (28,06 voor de verdieping secretariaten en 7,9 voor de directiesecretariaten).

3.3. Verdiepingsecretariaat Uitgangspunt is dat bij de verhuizing de secretaresses zoveel mogelijk de afdelingen zullen volgen en dus op die verdieping gepositioneerd zullen worden van hun voormalige afdeling. Hiermee zal zo min mogelijk kennis verloren gaan en zo min mogelijk inwerktijd nodig zijn. Tevens zullen collegiale samenwerkingsverbanden die al bestaan daarmee niet verloren gaan. Het verdiepingsecretariaat heeft per verdieping 0,5 FTE extra ruimte om mogelijke projecten van die afdelingen secretarieel te ondersteunen. Die extra 0,5 FTE geeft ook ruimte om ergens anders te ondersteunen daar waar nodig, als er geen secretariële projectondersteuning gevraagd wordt. Daarmee worden pieken en dalen in het werkaanbod beter opgevangen.

3.4. Staf/Directie-, GS-secretariaat De directie en GS secretariaat zijn vorig jaar al begonnen met een secretaresse samenwerkingsverband. De werkprocessen binnen dit secretariaat en wensen van de gedeputeerden wijken af op sommige punten van de verdiepingsecretariaten. Afgesproken is dat de werkafspraken en processen daar waar kan zoveel mogelijk eenduidig zullen worden ingericht maar dat deze secretariaten zullen blijven werken zoals ze gewend zijn. Wel worden beide secretaressepools aangestuurd door dezelfde teamleider. Eind 2012 zal een besluit worden genomen of verdere integratie van deze twee teams gewenst is. Tot die tijd zullen er geen organisatorische veranderingen doorgevoerd worden.

3.5. Organisatorische ophanging De provincie Utrecht is volop in beweging en voorgesteld is een organisatorische herinrichting naar 7 afdelingen en 2 aparte stafteams. Bij de herinrichting van de organisatie worden de secretaresse teams aangestuurd door een teamleider, die nog moet worden aangesteld. Organisatorisch wordt dit team ondergebracht bij de afdeling Services welke 1 juli 2012 aanstaande ook daadwerkelijk wordt geformeerd. Tot die tijd dat het ook daadwerkelijk wordt overgedragen valt het secretaresseteam onder de Kwartiermaker van de afdeling Services.

3.6. Formatieverdeling Secretariaten Bij de verhuizing naar het nieuwe pand zullen in eerste instantie de secretaresses hun originele afdeling volgen. Omdat de verhuizing pas in 2012 zal plaatsvinden, en omdat de organisatie inrichting van de gehele provincie nog ter discussie staat, is een definitieve personele indeling van de secretariaten pas in het laatste kwartaal van 2011 te maken. Ter ondersteuning van deze organisatie inrichting is de afspraak gemaakt dat momenteel en tot de verhuizing c.q. implementatie van de nieuwe situatie er geen nieuwe secretaresses op een vast / onbepaalde tijdscontract worden aangenomen. Het natuurlijk verloop (inschatting volgens P&O 7 FTE) geeft dan over een jaar formatief de ruimte om de indeling optimaal in te richten. Als bijlage (zie bijlage 1, pag. 19 en 20) zijn drie tabellen van formatie weergegeven, 1. de huidige formatie, 2. de formatie bij een organisatie met 9 afdelingen en 3. een scenario richting 2015 met de krimp van 175 fte en

de vermindering van het aantal teams daardoor. Als extra bijlage is opgenomen de formatie van het GS en Directiesecretariaat, waarin de huidige bezetting in vaste secretariële krachten tevens is opgenomen.

3.7. Functie- en rolverdeling Om de doorgroei binnen de secretariaten en daarmee de flexibiliteit en professionaliteit optimaal te ondersteunen zien wij een ideale indeling per verdiepingssecretariaat in drie functieniveaus en specifieke rollen benoemd. Momenteel is het zo dat de afdelingsecretaresse functie in 3 uitvoeringsniveaus zijn ingedeeld (A, B, C waarbij A in schaal 7 is ingedeeld, B in schaal 6 en C in schaal 5). De secretaresses voor GS en directie zijn ingedeeld in schaal 8. Idealiter zien wij per verdiepingsecretariaat een verdeling van 1 senior die als extra rol als klankbord dient naar de leidinggevende en de operationele gang van zaken van het verdiepingsecretariaat in de gaten houdt; 2/3 kernfunctionarissen van vakvolwassen secretaresses en 1 junior secretaresse wie het vak en de kennisinhoud van de provincie Utrecht nog moet leren. De andere secretaresses hebben als extra rol het inwerken van de junior secretaresse. Wanneer zij/hij voldoende ingewerkt is en er komt een positie vrij op een verdiepingsecretariaat dan heeft zij/hij doorgroeimogelijkheden binnen de provincie. Tevens kunnen de vakvolwassen secretaresses doorgroeien naar een senior rol binnen de verdiepingssecretariaten of doorgroeien naar GSDirectiesecretaresse. Als bijlage voegen wij de drie aangepaste functiebeschrijvingen van de secretaressefunctie bij alsmede de functiebeschrijving van de leidinggevende van het team Verdiepingssecretariaten.

3.8. Dienstverleningspakket De kerntaken van de verdiepingssecretariaten zijn in samenwerking met de klankbordgroep, individuele secretaresses en interviews met managers verder scherp gesteld. Uitgangspunten zijn hierbij: 

Klantgericht



Optimale efficiëntie



Kundige Inhoud



Kennisverbreding en verdieping

De bezuinigingen en de discussie rondom kerntaken hebben als gevolg dat in de toekomst kwantitatief de formatie kleiner is, terwijl met minder mensen meer werk gedaan zal moeten worden met minimaal gelijkblijvende kwaliteit. Met minder managers en teamleiders wordt de span of control groter en de kwaliteit van de secretariële ondersteuning van leidinggevenden belangrijker. Door invoering van het Regie Productie Model, ketengericht werken en Producten en Diensten afgestemd op de klant, een zakelijke en transparante klantrelatie, Anders Werken en daarmee werkplek en tijdonafhankelijk vraagt een andere stijl van leidinggeven die minder inspanning- maar meer resultaatgericht wordt. De digitalisering van de werkzaamheden betekent dat de dienstverlening van de secretariaten zal verschuiven naar een meer management/bureauassistente. De taken die door zowel managers al secretaresses zijn genoemd als noodzakelijk in het takenpakket zijn de volgende: 

Afspraken beheer



Telefonische bereikbaarheid en vragenafhandeling/doorverwijzing



Aanspreekpunt, Communicatie en overdracht



Planning en organisatie (evenementen, reizen & vervoer / mobility mix etc)



Notuleren



Post, correspondentie, tekstredigeren, mailings.



Opvolging van acties opdrachtgevers



Administratie en Archivering



Databasebeheer (b.v. relatiebeheer – Q-relatie)



Officemanagement



Ontvangst / organiseren introductie nieuwe medewerkers



Afdelingspecifieke ondersteuning



Secretariële ondersteuning projecten van afdeling

In de bijlage 4 treft u een beschrijving van het dienstverleningspakket. Deze is in net zo beschreven en in aansluiting met het dienstverleningspakket van het Directie/GS – secretariaat.

4.

Transitieplan

4.1. Consequenties voor het Personeel Het opzetten van deze nieuwe afdeling heeft consequenties voor het personeel. De medewerkers komen per 1 januari 2012 administratief onder een nieuwe afdeling te vallen. De verhuizing is het ijkpunt voor de nieuwe situatie, de verdiepingssecretariaten en het moment dat de secretaresses daadwerkelijk in de nieuwe samenwerkingsverbanden gaan werken. In het derde kwartaal van 2011 zal op basis van het dan vastgestelde vlekkenplan en de fte-dimensionering zoals dat is beschreven in paragraaf 2.6, de definitieve personeelsindeling per verdiepingssecretariaat worden gemaakt. Uitgangspunt is dat de secretaresses zoveel als mogelijk hun huidige afdeling volgen als het gaat om indeling op welke verdieping en dus verdiepingssecretariaat. Mocht er een onevenredigheid in de indeling ontstaan, dan gaan wij in onderling overleg bekijken welke secretaresse geïnteresseerd is om naar een andere verdieping te verhuizen. Mocht dit geen uitkomst bieden dan zal er in de plaatsingscommissie een besluit over worden genomen. Inmiddels is duidelijk hoe het nieuwe organisatiemodel eruit gaat zien. Nog onduidelijk is wat de gevolgen van de krimp van 175 fte tot 2015 voor gevolgen gaat hebben voor het aantal teams. Daarvoor is een apart scenario opgenomen waarbij we uitgaan van 40 teams (een vermindering van 20 teams). In bijlage 1. wordt dan ook uitgegaan van drie scenario’s. 1. Gebaseerd op de huidige situatie namelijk 21 afdelingen, 2. Gebaseerd op het nieuwe organisatiemodel met zeven afdelingen, twee directeuren en twee stafteams en 3. Gebaseerd op een krimp naar 40 teams. Uit deze scenario’s kunt u opmaken dat wij niet met gedwongen ontslag te maken hebben en dat het natuurlijk verloop van afgelopen jaar en komend jaar (bijv. door pensioen of herplaatsing) de krimp opvangt.

4.2. Plaatsingsbeleid Administratief zullen wij uiteraard de plaatsingsprocedure volgen zodra het vlekkenplan bekend is en zullen wij per 1/1/2012 het team administratief formeren. Zoals hierboven al beschreven zullen de secretaresses hun oorspronkelijke afdeling volgen in de werkverdeling. Er is geen ontslag gemoeid met deze beweging en de secretaresses blijven op hun huidig functieniveau dan wel inschaling. Daarna zal gekeken worden hoe er zowel op aantal als op kwaliteiten een evenwichtige samenstelling van secretariaten kan worden gevormd. De nieuwe teamleider zal dat met opleidingen en begeleiding vormgeven. Vanuit een talentenanalyse die wij de secretaresses aanbieden en primair op basis van vrijwilligheid zullen wij de verschillende teamsamenstellingen optimaliseren. Dit is om secretaresses de mogelijkheid te bieden om door te groeien naar een zwaarder functieniveau. Mocht het onverhoopt toch noodzakelijk zijn een plaatsingscommissie in te stellen dan zullen wij dat doen volgens de afspraken van het sociaal statuut en volgens de regels die ook op intranet te vinden zijn.

4.3. Versterken van de medewerkers Ter versterking van de medewerkers in hun nieuwe rol is er een uitgebreid opleidingsplan opgezet. Uitgangspunt is hierbij de medewerkers worden versterkt op 5 niveaus: 1. Doel van het secretariaat; voor elke secretaresse is het helder welke dienstverlening wordt geleverd. 2. Taken; welke taken hierbij horen. 3. Processen / manier van werken; welke werkafspraken en manier van werken hierbij horen. 4. Samenwerken; wie zijn je collega’s in het team, waar zijn ze goed in en hoe kan je het beste samenwerken 5. Overtuiging; wat betekent de verandering en Anders Werken voor mij en hoe kan ik dat goed inzetten.

Doelstelling is dat de secretaresses goed worden voorbereid op hun nieuwe rol, hun vakmanschap wordt versterkt, en teambuilding wordt versterkt van de nieuwe samenwerkingsverbanden ruim op tijd worden vastgelegd en onderling de manier van samenwerken wordt besproken en afgesproken. Dit opleidingsplan wordt in samenwerking gemaakt met de Pythagoras academie, Projectgroep Anders Werken en het Proces-innovatietaject als onderdeel van Anders Werken (Berenschot). Gemiddeld wordt er ca 50 uur per secretaresse aan workshops/trainingen gegeven, verspreid over het aankomende jaar. Tijdens het traject wat de projectgroep Anders Werken voor de gehele organisatie opzet, draait dit nieuwe team “de verdiepingssecretariaten” al mee alsof het al een apart team is. De secretaresses hebben ook meegedraaid met een basecamp bijv. en wordt er een bezoek aan de Rabobank waar het nieuwe werken al is doorgevoerd georganiseerd. De secretaresses van de Rabobank hebben een presentatie gegeven en een vragenuur gehouden voor de secretaresses van de Provincie. Tijdens de transitie periode zullen de secretaresses verschillende workshops volgen vanuit een eigen routekaart (opleidingsplan vanuit Anders Werken). De kwartiermaker zal dan ook na 1 mei hiervoor extra inspanningen leveren totdat deze rol kan worden overgedragen aan de nieuwe leidinggevende. Verdere informatiesessies en updates naar de organisatie horen ook bij deze inspanning. In Bijlage 5 treft u een opzet van een tijdslijn aan van het opleidingstraject.

4.4. Positionering van de nieuwe afdeling en Communicatie De inrichting van de secretariaten raakt meerdere medewerkers van de provincie Utrecht. In samenwerking met een medewerker van Communicatie en de werkgroep Anders Werken is er een uitgebreid voorlichtingstraject opgezet om de organisatie voor te bereiden op de verandering. De gebruikelijke communicatie vormen worden hiervoor ingezet (informatiesessies, nieuwsbrieven, intranet, Pylone). Tijdens de kwartiermakers periode zijn er regelmatig informatiebijeenkomsten geweest met Managers en hebben zij regelmatig nieuwsbrieven met updates ontvangen. De kwartiermaker heeft leidinggevenden persoonlijk geïnterviewd naar de gewenste dienstverlening en van het proces op de hoogte gesteld. De kwartiermaker heeft meegedraaid met de verschillende werkgroepen Anders Werken en vanuit het perspectief van de secretaresses input geleverd. Informatiesessies zijn er geweest met de Anders Werken coördinatoren en andere medewerkers die vanuit Ander Werken met dit project / verhuizing bezig zijn. De grootste verandering van de huidige situatie naar de nieuwe situatie is het feit dat de huidige leidinggevende in de nieuwe situatie klant of wel opdrachtgever wordt van het verdiepingssecretariaat. Tevens kunnen de secretaresses in een samenwerkingsverband het werk onderling verdelen. Dit proces (aanname van werk, een goede intake maken, het werk beleggen in het team, voortgang rapporteren, het resultaat opleveren, het resultaat communiceren en borgen) is een proces dat we samen met het Bureau Berenschot, als onderdeel van het procesinnovatie traject van Anders Werken, met alle secretaresses in de periode tot de verhuizing gaan ontwerpen en vastleggen. In het derde kwartaal als de verschillende teams bekend zijn, zullen we dit proces ook daadwerkelijk met elkaar gaan oefenen, in het samenwerkingsverband zoals die dan ook bekend is. Wanneer de secretaresses dat helder hebben worden de managers van de desbetreffende afdeling erbij betrokken en worden zij van de nieuwe dienstverlening verder op de hoogte gesteld. Met als doel dat iedereen dit veranderingsproces is doorlopen en medewerkers en opdrachtgevers van elkaar weten wat de verwachtingen zijn.

4.5. Communicatie Secretaresses Ter voorbereiding van de verhuizing naar het nieuwe pand is ook de doelgroep van secretaresses nauw betrokken bij de inrichting van het “ideale” verdiepingsecretariaat. De kwartiermaker heeft een klankbordgroep ingericht waar 12 secretaresses actief aan hebben deelgenomen. Zij hebben actief bijgedragen aan het tot stand komen van dit Organisatie & Formatieplan. Deze klankbordgroep komt om de twee weken bij een en in de

transitiefase wordt deze bijeenkomst om de maand gepland. Deze klankbordgroep heeft ook de rol om vraagbaak te zijn voor hun collega’s. De kwartiermaker heeft bijna alle secretaresses persoonlijk gesproken en geïnterviewd over de voor hen meest gewenste situatie. Net als bij de managers zijn er informatiebijeenkomsten georganiseerd en nieuwsbrieven verstuurd (elke twee weken). De kwartiermaker heeft in de transitiefase nog steeds de rol om alle secretaresses goed te informeren over de te nemen stappen en alle vragen die er leven te beantwoorden dan wel op te lossen.

4.6. Borging nieuwe situatie De kwartiermaker zal ten behoeve van de nieuw, nog te werven leidinggevende, een overdrachtsrapport maken om er voor te zorgen dat de ingeslagen route ook geborgd wordt. Tevens is de kwartiermaker nog beschikbaar om daar waar nodig de overdracht goed te begeleiden naar de nieuwe leidinggevende. Er zal op gezette tijden, bijv na 3 en 6 maanden na de implementaties door de leidinggevende sessies belegd worden om te evalueren of de gekozen richting werkzaam is en welke verbeteringen er moeten worden doorgevoerd. Dit is ook de start van verdere professionalisering van de Secretariaten Nieuwe Stijl.

Bijlagen 1.

Formatieoverzicht

2.

Mijlpalen overzicht

3.

Functiebeschrijvingen Secretaresse A, B en C en Resourcemanager

4.

Dienstverleningspakket

5.

Opleidingstraject

Bijlage 1 Formatieoverzicht Secretariaat Heden en Nieuwe Stijl (Peildatum 31-10-2011)

HEDEN 31 nov 2011 form. form form. Tijd vast Tot

Formatie (1/1/2011)

2011 functie Schaal

Scenario Inschatting 2015 form. form form. functie Tijd vast Tot Schaal

GS & Directie 2011 Formatie totaal functiesch.

Afdelingsmanager

21

21

14-15

9

9

14-15

9

9

14-15

GS

4

Teamleider*

60

60

11-13

60

60

11-13

40?

40?

11-13

Directie

2

13,41

13,41

7

13

13

7

13

13

7

Secr

6

16,0

16,0

6

0,6

0,6

5

29,6

29,6

Afdelingssecretariaat  Secretaresse A Incl Projectondersteuning 5FTE ****

Huidige bezetting

Scenario 9 afdelingen form. Form form. Tijd vast Tot

functie Schaal



Secretaresse B

28,75

28,75

6

22,6

22,6

6



Secretaresse C

0,60

0,60

5

0,6

0,6

5

Totaal Verdiepingsecret.

42,76

42,76

36,2

36,2

Afdelingsmanager

21

21

14

9

9

14

9

9

14

GS

4

Teamleider

46

46

12

60

60

12

40?

40?

12

Directie

4

Secr.

7,9

8

6

Afdelingssecretariaat

*



Secretaresse A

12,43

12,43

7

13,00

13,00

7

13,

13

7



Secretaresse B

17,70

17,70

6

17,70

17,70

6

14,6

14,6

6



Secretaresse C

0,60

5

0,6

5

0,6

0,6

5

0,60

0,6

Inhuur e/o vacatures

12,03

12,03

4,90

Totaal Verdiepingssecret

12,03 30,73

42,76

4,90

4,90 31,30

36,20

8

0 28,2

28,2 **

7,9

Het GS Secretariaat heeft een formatie van 14,81 FTE en een bezetting van 12,81 FTE op peildatum 1-4-2011. Op 31-10-2011 is de bezetting 7,9. De keuze is gemaakt dat deze pool apart georganiseerd blijft en dat de nieuwe teamleider onderzoekt hoe de integratie het beste vorm gegeven kan worden. ** De uitstroom van secretaresses is de afgelopen 3 jaar gemiddeld 7 FTE geweest. Ook nu weten we van een aantal secretaresses dat ze ons gaan verlaten (pensioen, andere baan etc) Ook dit jaar en volgend jaar schatten wij het natuurlijk verloop in op 7 FTE wat het scenario naar eventueel 10 afdelingen zal opvangen. *** Het dienstverleningspakket is ingericht op ondersteuning van managers, teamleiders en (afdelings)projecten. Ondersteuning van medewerkers zal, mede door Anders Werken, minder worden ingezet. **** Secretariële Projectondersteuning is een rol opgenomen in de functie Secretaresse A ***** FTE dimensionering = 9 afd.mg x 0,8 = 7,2 FTE; 60 tl x 0,4 FTE = 24,0; plus 5 FTE PO = 36,2

Secretaresse A 36

1

36

1

21,6

0,6

24

0,6667

28,8

0,8

36

1

36

1

14,4 30,6

0,4 Binnenkort andereBinnenkort andere functie functie 0,85 Binnenkort andereidem functie

40

1,1111

36

1

14,4

0,4

28,8

0,8

36

1

28,8

0,8 12,4278

Secretaresse B 36

1

21,6

0,6

32,4

0,9

34,2

0,95

19,89

0,5523

36

1

28,8

0,8

21,6

0,6

28,8

0,8

V

25,2

0,7

28,8

0,8

32,4

0,9

6 SE03

Secretaresse B

14,4

0,4

32000 V

W.H.J. van Maaren Kamerbeek D.C. Suripatty

6 SE03

Secretaresse B

28,8

0,8

35000 V

L. Bhagirath

6 SE03

Secretaresse B

36

1

D. Can

6 SE03

Secretaresse B

36

1

36010 V

S. Schrijer MA

6 SE03

Secretaresse B

36

1

44030 V

C.E. van der Sluis

6 SE03

Secretaresse B

28,8

0,8

45000 V

G.I. de Haas - Flint

6 SE03

Secretaresse B

21,6

V

P. McCann

6 SE03

Secretaresse B

36

0,6 kan van de formatielijst 1

V

A.C. van Lawick

6 SE03

Secretaresse B

21,6

0,6

46000 M

P.H.M. Bezemer

6 SE03

Secretaresse B

32,4

0,9

V

17,7023

Secretaresse C niet op de lijst

Leny Matulessya

5

Secretaresse C

0,6 0,6

Secretaresse (GS+Dir) 21,6

0,6

36

1

36

1

30,6

0,85

36

1

23,76

0,6602

36

1

32,4

0,9

32,4

0,9 7,9102

Bijlage 2 Mijlpalenplanning "Transitie Secretariaten Nieuwe Stijl "

Mijlpalen 2011

Wat

Datum realisatie

Q1

2012

Q2

Q3

Q4

Q1

Q2

Algemeen Besluitvorming

O&F Plan geschreven

01-05-11

x

Akkoord Directie op O&F-Plan

08-05-11

x

OR Advies

01-06-11

x

Effectueren herinrichting secretariaten

01-10-11

Realisatie fase 1 – inrichten verdiepingssecretariaten

01-01-12

x

Realisatie fase 2 – daadwerkelijke verhuizing

01-03-12

x

Systemen

Organisatorische inrichting (in systemen)

01-01-12

Staffing/Bezuinigingen

Alle reducties uit Formatiescan 1 en 2 gerealiseerd

01-01-12

x

Aanstelling Leidinggevende Secretariaten

01-01-12

x

Talentenanalyse alle secretaresses

01-10-12

x

Decentrale plaatsingscommissie inrichting indien nodig

01-10-12

X

Opleidingsplan Routekaart Anders Werken gereed

01-04-11

x

Plan procesinnovatie traject gereed

01-04-11

x

Plan van Aanpak Professionalisering gereed

01-01-12

Uitvoering opleidingsplan

Ongoing

Uitvoering Procesinnovatie

2011

Borging inrichting

3 en 6 mnd na verh.

Structuur

Skills/Opleiden

x x

x

x x x

x

x

X

x

x

X X

Bijlage 3 Functiebeschrijvingen Is nog in behandeling bij afdeling P&O om beschreven en gewogen te worden. Wordt bij Adviesaanvraag toegevoegd.

Bijlage 4 Dienstverleningspakket

Producten- en dienstencatalogus Verdiepingssecretariaten Editie april 2011

Inleiding Voor u ligt de interne Producten- en Diensten Catalogus (PDC) van de Verdiepingsecretariaten. In deze PDC zijn de standaardproducten en –diensten beschreven die aan de interne klanten kunnen worden geleverd. Deze PDC kent twee niveaus. Ten eerste wordt per team een beknopt overzicht gegeven welke productgroepen en producten en diensten worden geleverd, daarop wordt een korte toelichting gegeven en wordt aangegeven wie de opdrachtgever en de opdrachtnemer kunnen zijn. Ten tweede wordt, vervolgens, per team en per product of dienst een compleet overzicht gegeven van elementen als de kwaliteitsniveaus, het aanvraagproces, de levertijden en de kosten beschreven. Dit PDC is afgestemd op het PDC van de GS- en directiesecretariaten. Het format wat gebruikt is door de afdeling SDC en de GS- en directiesecretariaten zijn daarbij als uitgangspunt genomen.

Producten en Diensten Verdiepingsecretariaten #

Product/dienst

Toelichting

Wie mag aanvragen

Verantw. voor levering

Afspraken- en Agenda Beheer 1.

Afspraak 1

Maken van een afspraak in de agenda van de afdelingsmanager of teamleider.

Afdelingsmanager en Teamleider1

Secretaresse

2.

Agenda 2

Het bijhouden en bewaken van agenda’s en naar eigen inzicht de belangrijkheid inschatten en daaraan een tijd verbinden. Indien nodig op eigen initiatief vooroverleggen plannen.

Afdelingsmanager en Teamleider

Secretaresse


Secretaresse

Aanspreekpunt voor medewerkers, vragen beantwoorden of doorverwijzen naar diegene die vraag kan afhandelen.

Afdelingsmanager Teamleider en medewerkers

Secretaresse

Telefonische bereikbaarheid en vragenafhandeling 3.

Telefoon

Afhandelen van inkomende gesprekken.

Aanspreekpunt, communicatie en overdracht 4.

Vragen 3 afhandelen

Plannen en Organiseren 5.

Vergaderingen

Het organiseren en voorbereiden van, naar aard en samenstelling, uiteenlopende vergaderingen. Het regelen van vergaderruimte.


Secretaresse

6.

Reizen

Het verzorgen van (buitenlandse) werkbezoeken in de breedste zin van het woord (boeken van vluchten, trein, accommodatie etc).


Secretaresse

7.

Vervoer

Verzorgen van vervoer t.b.v. dienstreizen. Bijv. via Mobility Mix kan een auto besproken worden.


Secretaresse

8.

Evenementen

Het organiseren van evenementen

Afdelingmanager en Teamleider

Secretaresse

Het notuleren van (project) vergaderingen en deze tijdig uitwerken en verspreiden.


Secretaresse

Notuleren 9.

Notuleren

Post, correspondentie, mailbox, tekstredigeren, mailings

1

zijn.

10. Post 4

Verzorgen van in- en uitgaande post


Secretaresse

11. Correspondentie

Het op belang en urgentie inschatten van binnengekomen correspondentie. Het naar eigen inzicht concipiëren van brieven


Secretaresse

Afhankelijk van het product of dienst kan de aanvrager ook een projectleider/programmamanager of medewerker

(ook in vreemde talen) en het daartoe verzamelen en bewerken van aanvullende informatie. Dagelijks bijhouden van de mailbox en deze naar belangrijkheid inschatten.


Secretaresse

Proactief opvolgen van uitstaande acties van de opdrachtgever.


Secretaresse

Het aanleggen van digitale dossiers over actuele onderwerpen /projecten. Zorg dragen voor periodieke opschoning van de dossiers.


Secretaresse

15. Relatiegeschenk 1 1

Bestellen van relatiegeschenken.


Secretaresse

16. Relatiebeheer

Geautomatiseerd het bijhouden van een relatiedatabase


Secretaresse

17. Bestellen 1 en beheren 2 kantoorartikelen etc

Het beheren en bestellen van kantoorartikelen. Beamer, afdelings- laptop etc


Secretaresse

18. Catering

Er voor zorg dragen voor catering, koffie & thee tijdens bijv. vergaderingen. Bestellen van zakelijke lunches.


Secretaresse

19. Bezoek

Het ontvangen en begeleiden van bezoekers en delegaties.


Secretaresse

20. Ontvangst nieuwe medewerkers

Het zorg dragen voor introductie van nieuwe medewerkers


Secretaresse

Afdelingsmanager

Secretaresse

Afdelingsmanager

Secretaresse

12. Mailbox 5

Opvolging acties opdrachtgever 13. Acties 7 Opvolgen

Administratie en Archivering 14. Archief 9

Databasebeheer

Officemanagement

Ontvangst

Afdelingsspecifieke ondersteuning 21. Ondersteuning

Het ondersteuning van de afdeling op het gebied van secretariële of administratieve ondersteuning

Secretariële ondersteuning projecten afdeling 22. Projectondersteuning

Administratieve en secretariële ondersteuning van afdelingsprojecten

Specificaties Producten en Diensten Verdiepingsecretariaten

1. Afspraak Naam product/dienst

Afspraak

Beschrijving product/dienst

Maken van een afspraak in de agenda van de afdelingsmanager en / of teamleider.

Verantwoordelijke voor levering product/dienst

Secretaresse.

Wie mag aanvragen

Afdelingsmanager, teamleider

Hoe aanvragen (aanvraagproces, input)

Contact opnemen met de secretaresse. (persoonlijk, telefonisch, per mail).

Resultaat (output)

Een afspraak.

Verantwoordelijkheid klant

Inzicht bieden in de behoefte aan kaders en richtlijnen voor de komende periode en de prioritering daarvan.

Servicelevels (kwaliteit, levertijd,..)

Agenda bijgewerkt, in het onderwaterscherm staan: de naw gegevens van degene met wie de afspraak is; benodigde documenten voor de afspraak (notulen, mailverkeer, routebeschrijving etc).

Prestatiemeting/rapportage

Tevredenheidonderzoek bij klantenpanel.

2. Agenda Naam product/dienst

Agenda


Het bijhouden en bewaken van agenda’s en naar eigen inzicht de belangrijkheid inschatten en daaraan een tijd verbinden. Indien nodig op eigen initiatief vooroverleggen plannen.


Secretaresse.

Wie mag aanvragen




Resultaat (output)

Een efficiënt geplande agenda.


Inzicht bieden in de behoefte aan kaders en richtlijnen voor de komende periode en de prioritering daarvan.


Agenda bijgewerkt, rekening gehouden met bijkomende zaken als reistijden en rusttijden tussen afspraken.



3. Telefoon Naam product/dienst

Telefoon


Het onderhouden van telefonische contacten met interne en externe instanties en personen over algemeen-inhoudelijke aspecten van de verdieping en het bepalen welke informatie kan worden verstrekt. Het vervullen van een afschermfunctie voor afdelingsmanager, teamleider, het beoordelen of binnenkomende (externe) gesprekken wel of niet doorverbonden moeten worden of naar een andere persoon of afdeling moeten.


Secretaresse

Wie mag aanvragen



Voor uitgaande gesprekken contact opnemen met de secretaresse. (persoonlijk, telefonisch, per mail).

Resultaat (output)

Een klantvriendelijk efficiënt afgehandeld gesprek.


Inzicht bieden in lopende zaken die van belang zijn voor uitvoering van de taak


Telefoon wordt na drie maal overgaan opgenomen. De meldtekst voor externe oproepen is eenduidig: goedemorgen/middag, Provincie Utrecht, u spreekt met…… De meldtekst voor interne oproepen kan volstaan met het noemen van de naam. Bij niet doorverbinden, terugbelnotitie maken.



4. Aanspreekpunt, Vragen afhandelen Naam product/dienst

Aanspreekpunt, vragen afhandelen, communicatie en overdracht


Het afhandelen van vragen over algemeen-inhoudelijke aspecten van in behandeling zijnde onderwerpen en het bepalen welke informatie kan worden verstrekt. Het vervullen van een afschermfunctie voor afdelingsmanager, teamleider, het beoordelen of binnenkomende (externe) vragen en het doorverwijzen naar diegene die de vraag verder kan afhandelen.


Secretaresse

Wie mag aanvragen

Afdelingsmanager, teamleider, medewerker


Voor vragen contact opnemen met de secretaresse. (persoonlijk, telefonisch, per mail).

Resultaat (output)

Een klantvriendelijk efficiënt afgehandeld gesprek.


Inzicht bieden in lopende zaken die van belang zijn voor uitvoering van de taak


Klantvriendelijk afhandelen van de vragen en doorverwijzen



5. Vergadering Naam product/dienst

Vergadering


Organiseren en voorbereiden van uiteenlopende vergaderingen. Het regelen van vergaderruimten. Verzorgen van de correcte stukkenstroom, m.a.w. zorgen dat de afdelingsmanager, teamleider tijdig beschikt over de juiste stukken voor overleggen en bijeenkomsten, rekening houdend met voorbereidings- en leestijd. Verzamelen en ordenen van gegevens over specifieke onderwerpen. Verzorgen van de verslaglegging, variërend van een beknopte actiepuntenlijst tot gedetailleerde notulen en verslagen.


Secretaresse.

Wie mag aanvragen

Afdelingsmanager, teamleider.



Resultaat (output)

Een efficiënt geplande vergadering, op een geschikte locatie waarbij deelnemers beschikken over de juiste vergaderstukken.


Tijdig richtlijnen aangeven die nodig zijn voor het uitvoeren van de taak.


De tijd en locatie van de vergadering zijn bij alle deelnemers bekend. Ze beschikken over de juiste vergaderstukken.



6. Reizen Naam product/dienst

Reizen


Het verzorgen van (buitenlandse) werkbezoeken in de breedste zin van het woord (boeken van vluchten, trein, accommodatie etc).


Secretaresse.

Wie mag aanvragen




Resultaat (output)

Een logistiek verantwoordelijk werkbezoek.


Aanleveren juiste persoonsgegevens, paspoortnummer e.d.


Reistijden zijn zo efficiënt mogelijk, accommodatie voldoet aan de verwachtingen.



7. Vervoer Naam product/dienst

Vervoer


Verzorgen van vervoer t.b.v. dienstreizen. Voor de leidinggevenden kan via Mobility mix een auto besproken worden.


Secretaresse.

Wie mag aanvragen



Contact opnemen met de secretaresse. (persoonlijk, telefonisch, per mail.).

Resultaat (output)

Vervoer naar en van werkbezoek is geregeld.

Verantwoordelijkheid klant Servicelevels (kwaliteit, levertijd,..)

Goed en tijdig logistiek het vervoer geregeld



8. Evenementen Naam product/dienst

Evenementen


Het organiseren en voorbereiden van, naar aard en samenstelling, uiteenlopende evenementen. Het regelen van de ruimten en andere faciliteiten. Verzorgen van de correcte logistiek, m.a.w. zorgen dat de afdelingsmanager, teamleider tijdig beschikt over de juiste informatie voor besluitvorming, rekening houdend met voorbereidingstijd van bijv de techniek. Verzamelen en ordenen van gegevens over specifieke onderwerpen. Verzorgen van de communicatie, variërend van een beknopte actiepuntenlijst tot gedetailleerde planning.


Secretaresse.

Wie mag aanvragen




Resultaat (output)

Een efficiënt geplande evenement, op een geschikte locatie waarbij deelnemers beschikken over de juiste informatie en faciliteiten.




De tijd en locatie van de evenement zijn bij alle deelnemers bekend. Ze beschikken over de juiste informatie en faciliteiten.



9. Notuleren Naam product/dienst

Notuleren


Het notuleren van (project) vergaderingen en deze tijdig uitwerken en verspreiden, variërend van een beknopte actiepuntenlijst tot gedetailleerde notulen en verslagen


Secretaresse.

Wie mag aanvragen




Resultaat (output)

Tijdig en volledig uitgewerkte notulen en/of actielijst.


Aanleveren juiste gegevens, deadline en namen voor verspreiding.

Servicelevels (kwaliteit,levertijd,..)

Notulen dan wel actielijst is tijdig opgeleverd. Taalgebruik is helder. Besluiten en actiepunten zijn goed genotuleerd.



10. Post Naam product/dienst

Post


Verzorgen van de tijdige verspreiding van binnengekomen en uitgaande post. (ook digitaal)


Secretaresse.

Wie mag aanvragen



Contact opnemen met de secretaresse. (persoonlijk, telefonisch, per mail.).

Resultaat (output)

Zowel inkomende als uitgaande post is tijdig, dagelijks behandeld.


Goed en tijdig behandeling van inkomende en uitgaande post.



11. Correspondentie Naam product/dienst

Correspondentie


Het op belang en urgentie inschatten van binnengekomen correspondentie. Het op eigen initiatief en naar eigen inzicht toevoegen van de voor de afhandeling benodigde informatie. Het naar eigen inzicht concipiëren van brieven (ook in vreemde talen) en het daartoe verzamelen en bewerken van (aanvullende) informatie

Verantwoordelijke voor levering

Secretaresse.

product/dienst Wie mag aanvragen




Resultaat (output)

Een brief die volgens de huisstijl is opgezet en taalkundig correct is. Voorzien van de juiste briefnummers en met de correcte ondertekening.




Brief voldoet aan de huisstijl/schrijfwijzer. Briefnummer is aangevraagd en vermeld. Ondertekening door verantwoordelijke.



12. Mailbox Naam product/dienst

Mailbox


Dagelijks bijhouden van de mailbox en deze naar belangrijkheid inschatten. Afhandelen daar waar kan. Mail die vraagt om behandeling van de afdeling, ter advisering voorleggen. Termijnbewaking. Archivering van de mail volgens Ciep Methode


Secretaresse.

Wie mag aanvragen


Hoe aanvragen (aanvraagproces, input) Resultaat (output)

Overzichtelijke mailbox. In de inbox zaken die nog niet bekeken zijn en nog over moeten naar een taak. In de takenlijst bijgewerkte taken met daarin opgenomen een afhandelingtermijn.


Inzicht bieden in de behoefte aan kaders en richtlijnen voor de komende periode en de prioritering daarvan. Mogelijkheid geven aan secretaresse om systeem uit te voeren volgens de Ciep-methode.


Dagelijks bijgewerkte mailbox en de daaraan gekoppelde mappen.



13. Acties opvolgen Naam product/dienst

Acties opvolgen


Het opvolgen van uitstaande acties zodat er een pro-actieve tijdige opvolging van de actiepunten van de Afdelingsmanager en Teamleider plaatsvindt.


Secretaresse.

Wie mag aanvragen


Hoe aanvragen (aanvraagproces, input) Resultaat (output)

Pro-actief tijdig opvolgen van uitstaande acties.




Acties worden tijdig pro-actief opgevolgd.



14. Archief Naam product/dienst

Archief


Het digitaal aanleggen van dossiers over actuele onderwerpen/projecten. Zorg dragen voor periodieke opschoning van de dossiers.


Secretaresse.

Wie mag aanvragen




Resultaat (output)

Een beheersbaar archief.


Tijdig aangeven welke zaken niet meer op de afdeling bewaard hoeven te blijven.


Maandelijks opgeschoond archief. Ingericht volgens de Ciep-Methode.



15. Relatiegeschenken Naam product/dienst

Relatiegeschenken


Kopen of bestellen van relatiegeschenken.


Secretaresse.

Wie mag aanvragen




Resultaat (output)

Een geschikt, representatief geschenk voor een relatie.


Aangeven welk bedrag het geschenk mag bedragen.


Geschenk is representatief en vertegenwoordigd de Provincie Utrecht.



16. Relatiebeheer Naam product/dienst

Relatiebeheer


Het bijhouden van een overzichtelijke adressenbestand en contactgegevens van de relaties.


Secretaresse.

Wie mag aanvragen




Resultaat (output)

Een up to date relatiebestand.




De gegevens van de relaties worden tijdig bijgehouden en of aangevuld.



17. Bestellen & beheren kantoormiddelen Naam product/dienst

Bestellen & beheren kantoormiddelen


Het tijdig bestellen en beheren van kantoormiddelen.


Secretaresse.

Wie mag aanvragen




Resultaat (output)

Voldoende en voorradige kantoormiddelen.




De benodigde kantoormiddelen zijn tijdig besteld.



18. Catering Naam product/dienst

Catering


Er voor zorg dragen voor koffie/thee/water tijdens vergaderingen. Bestellen van zakelijke lunches.


Secretaresse.

Wie mag aanvragen




Resultaat (output)

Verzorgde zakelijke lunch en of koffie/thee/water tijdens vergaderingen.


Tijdig aangeven wanneer dit gewenst is.


Afhankelijk van het bezoek ook verzorgen van koffie/thee/water.



19. Bezoek Naam product/dienst

Bezoek


Het ontvangen en begeleiden van (externe) bezoekers en delegaties.


Secretaresse.

Wie mag aanvragen

Afdelingsmanager en teamleider



Resultaat (output)

Gast voelt zich welkom en met respect behandeld.


Gast wordt of in de lobby opgehaald of bij de lift opgewacht. Indien de gast moet wachten dan wordt hem/haar dat medegedeeld en er wordt iets te drinken aangeboden. Vervolgens wordt de gast naar de kamer gebracht waar de ontmoeting zal plaatsvinden en geïntroduceerd.



20. Ontvangen Nieuwe Medewerkers Naam product/dienst

Ontvangen nieuwe medewerkers


Het organiseren van faciliteiten en ontvangen van nieuwe medewerkers dusdanig zodat zij goed worden geïntroduceerd en vanaf de eerste werkdag aan het werk kunnen.


Secretaresse.

Wie mag aanvragen




Resultaat (output)

Een efficiënt geplande introductie, incl. de faciliteiten die nodig zijn voor de start van een nieuwe werknemer.




De faciliteiten zijn tijdig ingepland en georganiseerd. Een introductieplan wordt tijdig opgezet en ingepland.



21. Afdelingsspecifieke ondersteuning Naam product/dienst

Afdelingsspecifieke ondersteuning


Administratieve en secretariële ondersteuning die afdelingsspecifiek is. Dit ter ondersteuning van de lijn daar waar er (piek)opvang nodig is. Deze taak kan niet ten koste gaan van de primaire ondersteuning van de afdelingsmanager en teamleiders


Secretaresse.

Wie mag aanvragen



Contact opnemen met de Leidinggevende van de secretariaten. (persoonlijk, telefonisch, per mail).

Resultaat (output)

Een efficiënt geplande werkzaamheden.




De taken worden tijdig en efficiënt afgehandeld en overgedragen.



22. Secretariële projectondersteuning Naam product/dienst

Secretariële projectondersteuning


Ten behoeven van de projecten van de afdeling secretariele en administratieve ondersteuning. Deze taak moet via de Leidinggevende van de verdiepingssecretariaten worden ingepland.


Secretaresse.

Wie mag aanvragen



Contact opnemen met de Leidinggevende van secretariaten (persoonlijk, telefonisch, per mail).

Resultaat (output)

Efficiente en effectieve projectondersteuning.




De tijd en locatie van de vergadering zijn bij alle deelnemers bekend. Ze beschikken over de juiste vergaderstukken.



Bijlage 5 Opleidingentijdslijn

Datum

Kwartaal

Opleiding

Opmerking

1e sessie Berenschot Proces Innovatie 'Vol trots voorop'

Inrichting werkprocessen en vorming "ideale secretariat”

3/7-04-11

2

07-04-11

2

Presentatie over Het Nieuwe Werken gegeven door Secretaresse Rabobank

Vragenuur en do's & don'ts secretariaat en Anders Werken

21-04-11

2

Secretaressedag training 'Kennis maak je met elkaar'

Beter elkaar en elkaars werkstijlen leren kennen

Mei

2

Bezoek aan Rabobank. Rondleiding gegeven door secretaresses

Vragenuur en do's & don'ts secretariaat en Anders Werken

9/14-06-11

2

2e sessie Berenschot Proces Innovatie 'Vol trots voorop'

Ontwerp werkprocessen nieuw secretariaat

Sep/okt/nov

3

Training Afspraken maken, Documentum etc.

Nov

4

Training Feedforward

Specifiek gevraagd door secretaresses zelf. Feedback training

Nov

4

Talentenanalyse Colinda van Dijk (nog af te ronden)

Wordt tevens gebruikt als startpunt versterking medewerkers

1

3 sessie Berenschot Proces Innovatie ‘Vol trots voorop’

e

2012

2012

1

2012

2

Vakversterkende training (nog op te zetten) Afspraken maken Insights (nog op te zetten)

Trainingen vanuit Anders Werken, routekaart

Zodra de samenstelling van de verschillende verdiepingsecretariaten bekend is (afhankelijk van vastgesteld vlekkenplan) Routekaart vanuit Anders Werken en opleidingsplannen vanuit de talentanalyse. In samenwerking met nieuwe teamleider Inzicht in elkaars werkstijlen en karakters Teambuilding

Bronnen 1.

Evaluatie van de functies van teamleider,medewerker bedrijfsvoering en secretaresse Deel III Secretaresse, – Afdeling P&O, oktober 2008

2.

Tussenrapportage Professionalisering Secretariaten, - Jacquelien Zentjens, 27 oktober 2009

3.

Visie op Anders Werken, de slagvaardige provincie Utrecht in 2012, - Directie, april 2008

4.

Vlekkenplan, februari 2011 (voorlopige indeling) en april 2011 (voorlopige indeling)

5.

Kantoorindeling (definitief ontwerp), februari 2011

6.

Formatiescan I en II

7.

Formatie, FTE en bezetting Secretaresses, opgave afdeling P&O, februari en april 2011

8.

Sociaalstatuut & Plaatsingsbeleid intranet 1-4-2011

9. Directiebesluiten, 043/2011 16 februari 2011; 120/2011 13 april 2011

Secretariaten Nieuwe Stijl

Recommend Documents