Regeling budgetbeheer 2014.
1.
Aanleiding
De vigerende “regeling budgethouderschap 2009” is vastgesteld door de Verenigde Vergadering op 27 november 2008. Op dit moment is de regeling toe aan algehele herziening. Dit onder meer ook in relatie tot de actualisatie van de Verordening Beleids- en Verantwoordingsfunctie zoals die is vastgesteld in de Verenigde Vergadering van 26 september 2013.
2.
Voorstel
Voorgesteld wordt: 1. Kennis te nemen van de Regeling budgetbeheer 2014 waterschap Hollandse Delta 3.
Motivering
Bijgevoegd treft u aan de Regeling budgetbeheer 2014. Kortheidshalve wordt verwezen naar de regeling. De wijzigingen binnen onze organisatie, de reeds tussentijds ingestelde aanvullende regels en de actualisatie van de Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie maken het nodig om een nieuwe regeling vast te stellen waarin alle (tussentijdse) aanpassingen zijn opgenomen. In onderhavige regeling zijn met name de (budget)bevoegdheden en verantwoordelijkheden verwoord.
De wijze waarop de budgetbevoegdheden en -verantwoordelijkheden in de ambtelijke organisatie worden geconcretiseerd, wordt opgenomen in het Delegatie- en Mandaatbesluit. Kortheidshalve wordt hier volstaan met een verwijzing naar het Delegatie- en Mandaatbesluit. Het geactualiseerde Delegatie- en Mandaatbesluit wordt in januari aan de Verenigde Vergadering ter vaststelling aangeboden. 4.
Risico’s
Niet van toepassing.
5.
Financiële aspecten
Aan de vaststelling van de Regeling budgetbeheer 2014 zijn geen specifieke financiële consequenties verbonden.
6.
Personele aspecten
1
Niet van toepassing.
7.
Juridische aspecten
Op grond van de Waterschapswet en regel 2.21 van het register behorende bij het Delegatie en Mandaatbesluit 2013 is het college van dijkgraaf en heemraden bevoegd de regeling vast te stellen.
8.
Duurzaamheidsaspecten
Niet van toepassing.
9.
Communicatieve aspecten (in-en extern)
Niet van toepassing.
10.
Wijze van publiceren
Kies één of meerdere items: ☒ Intranet ☐ Internet ☐ Terinzagelegging ☐ Pers
11.
Verdere aanpak/ procedure
Na vaststelling zal de regeling worden bekendgemaakt in de organisatie. De regeling gaat in op de dag dat het Delegatie- en Mandaatbesluit 2014 in werking treedt. 12.
Evaluatie
Niet van toepassing.
13.
Afdelingen die instemmen met het voorstel
CT en BJ.
2
waterschap Hollandse Delta Regeling budgetbeheer 2014
College van dijkgraaf en heemraden 17 december 2013
Inhoudsopgave
Regeling budgetbeheer 2014
1
1 1.1 1.2 1.3 1.4
Inleiding Algemeen Kader Ingangsdatum Wat wordt in de Regeling budgetbeheer geregeld?
1 1 1 1 1
2
Begrippenkader
2
3 3.1 3.2
Budgethouderschap Schema budgethouderschap Aanwijzing budgethouders
4 4 5
4 Overdracht budgetbevoegdheden en verantwoordelijkheden 4.1 De programmabegroting als kader voor het budgetbeheer 4.2 Overdracht van verenigde vergadering naar dijkgraaf en heemraden 4.2.1 Welke budgetbevoegdheden en verantwoordelijkheden kan de verenigde vergadering overdragen? 4.2.2 Uitzonderingen 4.3 Overdracht van dijkgraaf en heemraden aan de ambtelijke organisatie 4.4 Uitzonderlijke omstandigheden 4.4.1 Spoedeisende situaties en calamiteiten 4.4.2 Hardheidsclausule
6 6 6
5 5.1 5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4
Budgetregels exploitatie Kader Budgetoverschrijdingen en –overschotten Budgetoverschrijding Budgetonderschrijding Procedure budgetwijziging Procedure aanwending post onvoorzien
8 8 8 8 8 8 9
6 6.1 6.2 6.3 6.3.1 6.3.2 6.3.3 6.3.4
Budgetregels investeringen Kader Besluitvorming over investeringen door de verenigde vergadering Bevoegdhedenniveaus investeringen Overdracht bevoegdheden en verantwoordelijkheden Uitzondering: grondtransacties Investeringskrediet over meerdere jaren Over- en onderschrijding van een investeringskrediet
10 10 10 10 10 10 10 10
7 7.1 7.2
Rapportage en verantwoording Ambtelijke rapportage en verantwoording Rapportage en verantwoording door dijkgraaf en heemraden
11 11 11
8
Vaststelling
12
6 6 7 7 7 7
1 1.1
Inleiding Algemeen
In de Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie waterschap Hollandse Delta 2014 zijn kaders opgenomen voor de overdracht van budgetbevoegdheden en -verantwoordelijkheden. In deze verordening zijn o.a. de uitgangspunten voor de inrichting van de administratieve organisatie vastgelegd, waaraan het dagelijks bestuur (het college van dijkgraaf en heemraden, hierna te noemen dijkgraaf en heemraden) door het stellen van nadere regels voor de ambtelijke organisatie invulling moet geven. Dit gebeurt door de vaststelling van de Regeling budgetbeheer. In de programmabegroting wordt de begroting vastgesteld voor het komende jaar en een meerjarenperspectief voor de 4 daaropvolgende jaren. De programmabegroting is opgebouwd uit exploitatiebudgetten en investeringsvolumes, verdeeld over programma's en beleidsproducten. De detailinformatie waarmee de programmabegroting is opgebouwd, wordt vastgelegd in de financiële administratie. De programmabegroting omvat de op hoofdlijnen bepaalde taakopdracht voor een jaar, met het daarvoor beschikbare budget. Het algemeen bestuur (de verenigde vergadering) stelt voorafgaand aan het begrotingsjaar de programmabegroting vast en autoriseert daarmee de bruto lasten en baten per begrotingsprogramma, alsmede de dekkingsmiddelen per belastingsoort. Het waterschap bekostigt de uitvoering van de programmabegroting voornamelijk door het heffen van belastingen. Dit gebeurt door middel van een omslagstelsel: de belastingtarieven worden berekend op basis van de programmabegroting van dat jaar. Er is dus een duidelijke relatie tussen de door de belastingplichtigen opgebrachte middelen en de te besteden middelen in een begrotingsjaar. Overeenkomstig de Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie zorgen dijkgraaf en heemraden ervoor dat de begrote brutokosten en -opbrengsten door middel van een kostentoerekening systematisch worden toegerekend aan de producten en programma’s van het waterschap. Daarnaast zorgen dijkgraaf en heemraden ervoor dat de in de programmabegroting opgenomen brutokosten van de begrotingsprogramma’s (inclusief investeringen) niet worden overschreden. 1.2
Kader
Deze regeling is gebaseerd op de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het bestuur en de ambtelijke organisatie zoals bepaald in: De Waterschapswet Het Waterschapsbesluit; Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie waterschap Hollandse Delta 2014; Delegatie en Mandaatbesluit Waterschap Hollandse Delta. 1.3
1.4
Ingangsdatum Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag waarop het Delegatie- en Mandaatbesluit 2014 in werking treedt; De Regeling budgethouderschap 2009 vervalt per voormelde datum met dien verstande dat zij van kracht blijft ten aanzien van de begrotingsjaren tot en met 2013. Wat wordt in de Regeling budgetbeheer geregeld?
De Regeling budgetbeheer regelt de overdracht van bevoegdheden en verantwoordelijkheden op het gebied van budgetbeheer. In hoofdstuk 2 is het begrippenkader opgenomen. De spelregels die van toepassing zijn, worden vastgelegd ten aanzien van respectievelijk het budgethouderschap (hoofdstuk 3), overdracht bevoegdheden en verantwoordelijkheden (hoofdstuk 4), budgetregels (hoofdstuk 5 voor de exploitatie, hoofdstuk 6 voor de investeringen) en hoofdstuk 7 rapportering en verantwoording.
1
2
Begrippenkader
Budget Een deel van de programmabegroting waarvoor een medewerker van het waterschap verantwoordelijk is gesteld. Een budget kan betrekking hebben op de exploitatie en op investeringen. Een budget voor het realiseren van een investering wordt investeringskrediet genoemd. Een investering kan niet altijd binnen het begrotingsjaar worden afgerond. Investeringskredieten kunnen daarom een langere looptijd hebben dan het begrotingsjaar. In elk budget zijn de volgende onlosmakelijk met elkaar verbonden aspecten opgenomen: 1. De taakopdracht: de te realiseren doelstellingen en prestaties zoals opgenomen in de programmabegroting dan wel in een vrijgemaakt investeringskrediet; 2. De daarvoor beschikbaar gestelde middelen: de uren van de eigen organisatie en de financiële middelen zoals opgenomen in de programmabegroting dan wel in een vrijgemaakt investeringskrediet; 3. De afgesproken realisatietermijn(en): exploitatiebudgetten gelden voor een begrotingsjaar en (de restanten) vervallen dus na 31 december van dat jaar. Investeringskredieten kunnen een langere looptijd hebben. De bijbehorende bevoegdheden: het betreft bevoegdheden tot het besteden van de beschikbaar gestelde middelen en het aangaan van verplichtingen; 4. De bijbehorende verantwoordelijkheden: het realiseren van de taakopdracht, het periodiek rapporteren over de voortgang hiervan en het vóórkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van het budget. Masterbudgethouder Een lid van de directieraad die verantwoordelijk is voor een bepaald programma die de bevoegdheid heeft tot (het geven van autorisatie tot) het doen van bestedingen en het aangaan van verplichtingen tot het bedrag van het beschikbaar gestelde budget/investeringskrediet voor dat programma. Budgethouder De medewerker die voor de realisatie van de doelstellingen en prestaties de bevoegdheid heeft tot het doen van bestedingen en het aangaan van verplichtingen binnen het beschikbaar gestelde budget en tot aan de bepaalde drempelbedragen, welke zijn opgenomen in het Delegatie- en Mandaatbesluit. Budgetbeheerder De medewerker die voor de realisatie van de doelstellingen en prestaties onder verantwoordelijkheid van de budgethouder bevoegd is tot het doen van bestedingen en het aangaan van verplichtingen tot het beschikbaar gestelde budget en tot aan de bepaalde drempelbedragen. Daar waar in het vervolg van deze regeling budgethouder geschreven is, moet ook budgetbeheerder gelezen worden, tenzij een specifiek onderscheid wordt gemeld. Budgetrecht Wettelijke bevoegdheid van de verenigde vergadering om de programmabegroting vast te stellen en het begrotingstotaal op programmaniveau te verhogen of te verlagen. Exploitatie Hieronder wordt verstaan de normale bedrijfsvoering alsmede de kosten en opbrengsten die daaraan verbonden zijn en van nut zijn voor het betreffende begrotingsjaar. Investering Het vastleggen van vermogen in zaken die langer dan een jaar ten dienste van het waterschap staan en waarvan het nut zich over meerdere toekomstige jaren uitstrekt. De nadere uitwerking van het begrip investering is opgenomen in de beleidsnota Activeren, Waarderen en Afschrijven.
2
Investeringsbesluit Besluit waarbij een investeringskrediet beschikbaar wordt gesteld, op grond waarvan de betreffende budgethouder kan overgaan tot het realiseren van de investering. Investeringskrediet Het budget voor een investering. Investeringsvolume Het totaal van alle in een begrotingsjaar aan investeringen te besteden uitgaven en inkomsten. Jaarrekening De jaarrekening is het financiële deel van de jaarstukken. De jaarrekening bestaat uit de balans, de exploitatierekeningen en de toelichting daarop. Met de jaarstukken leggen dijkgraaf en heemraden verantwoording af aan de verenigde vergadering over het gevoerde financieel beheer, de inzet van middelen en de gerealiseerde activiteiten en doelen. Onderhanden werken Investeringen die zijn gestart, maar nog niet zijn afgerond. Programma Een programma is een samenhangend geheel van activiteiten. Programmabegroting De programmabegroting bevat het naar programma’s onderverdeeld beleid voor een bepaalde periode dat door het waterschap zal worden gevoerd en de financiële gevolgen daarvan. Productenraming De productenraming is een overzicht van alle verwachte uitgaven en inkomsten voor een bepaald jaar ingedeeld naar boekingscombinatie (budgetniveau). Daarnaast is per beheerproduct de rapportageverantwoordelijke benoemd. Verplichting Het aangaan van een contractuele verbintenis om onder voorwaarden liquide middelen of een ander financieel actief over te dragen aan een andere partij. Voorzieningen Voorzieningen zijn passiefposten in de balans die een schatting geven van de voorzienbare lasten in verband met risico’s en verplichtingen waarvan de omvang en/of het tijdstip van optreden per balansdatum min of meer onzeker zijn en die oorzakelijk samenhangen met de periode voorafgaande aan die datum.
3
3
Budgethouderschap
3.1
Schema budgethouderschap
Het budgetrecht is voorbehouden aan de verenigde vergadering. Voor de uitvoering van de programmabegroting en overdracht van budgetbevoegdheden en -verantwoordelijkheden gelden de volgende overdrachtsmomenten:
VERENIGDE VERGADERING
Vaststellen van de programmabegroting (en begrotingswijzigingen)
Overdracht budgetbevoegdheden en verantwoordelijkheden (middels het vaststellen van de programmabegroting)
DIJKGRAAF EN HEEMRADEN Overdracht budgetbevoegdheden en verantwoordelijkheden (middels het vaststellen van de productenraming)
Masterbudgethouders (leden Directieraad) Overdracht budgetbevoegdheden en verantwoordelijkheden (middels het vaststellen van de productenraming)
Budgethouders
Overdracht budgetbevoegdheden en verantwoordelijkheden (middels een aanwijzingsbesluit door de secretaris-directeur)
Budgetbeheerders
4
3.2
Aanwijzing budgethouders
Budgethouders WSHD kent de volgende budgethouders: Leden van de directieraad inclusief de concerncontroller; Afdelingshoofden; Projectmanagers en programmamanagers. De programmabegroting van Waterschap Hollandse Delta is opgebouwd uit programma's en de daaronder vallende beleidsproducten waarvoor de leden van de directieraad (masterbudgethouders) budgetverantwoordelijk en rapportageplichtig zijn. De beleidsproducten zijn opgebouwd uit beheerproducten waarvoor de rapportageplicht is de verantwoordelijkheid is van één afdelingshoofd, de secretaris-directeur, de concerncontroller, een projectmanager of programmamanager. De beheerproducten zijn opgebouwd uit boekingscombinaties die zijn toebedeeld aan budgethouders. Een budgethouder kan de directieraad verzoeken een onder zijn verantwoordelijkheid vallend product of een deel daarvan over te dragen aan een teamleider die daarmee budgetbeheerder wordt. De functie van budgethouder en budgetbeheerder is onverenigbaar met de functie van teamleider financieel beheer. De budgethouder is verantwoordelijk voor een zodanige uitoefening van het budgethouderschap dat de belangen van waterschap Hollandse Delta prevaleren boven de belangen van het eigen organisatieonderdeel. Als gevolg van de matrix-organisatie zijn budgetverantwoordelijkheid en rapportageplicht van afdelingshoofden niet altijd aan elkaar gelijk. In hoofdstuk 7 van deze regeling is de rapportageplicht opgenomen. Budgethouders voorzieningen Uitgaven die uit een voorziening worden gedekt, dienen op grond van de verslaggevingsregels rechtstreeks ten laste van de voorziening te worden gebracht. Omdat deze uitgaven niet via de exploitatie worden verantwoord, wordt de budgethouder van de boekingcombinatie waar de voorziening inhoudelijk aan is gerelateerd als budgethouder aangewezen.
5
4
Overdracht budgetbevoegdheden en verantwoordelijkheden
4.1
De programmabegroting als kader voor het budgetbeheer
De programmabegroting is de basis voor het budgetbeheer. Het document omvat het op hoofdlijnen bepaald beleid voor een jaar, alsmede het daarvoor beschikbare budget. De verenigde vergadering stelt voorafgaand aan het begrotingsjaar de programmabegroting vast. De programmabegroting richt zich op zowel de exploitatie als op de investeringen. Als daarvoor aanleiding is, worden in de loop van het jaar door de verenigde vergadering begrotingswijzigingen vastgesteld en investeringsbesluiten genomen. Hiermee worden zowel de taakopdracht als de beschikbare middelen voor het lopende jaar aangepast. 4.2
Overdracht van verenigde vergadering naar dijkgraaf en heemraden
Binnen het waterschap oefent de verenigde vergadering het budgetrecht uit. Dit recht komt tot uitdrukking in het feit dat de verenigde vergadering jaarlijks de programmabegroting en de begrotingswijzigingen vaststelt. Met de vaststelling van de programmabegroting bepaalt (en daarmee: limiteert) de verenigde vergadering het in te zetten budget voor de exploitatielasten en baten alsmede het investeringsvolume. Dijkgraaf en heemraden zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid zoals opgenomen in de programmabegroting. Hierbij mag maximaal het budget worden ingezet dat de verenigde vergadering daarvoor in de programmabegroting beschikbaar heeft gesteld. 4.2.1
Welke budgetbevoegdheden en verantwoordelijkheden kan de verenigde vergadering overdragen?
Voorwaarde voor de overdracht van budgetbevoegdheden en -verantwoordelijkheden aan de ambtelijke organisatie is dat de verenigde vergadering enkele budgetbevoegdheden - en verantwoordelijkheden overdraagt aan dijkgraaf en heemraden. Deze overdracht vindt plaats bij de vaststelling van de programmabegroting voor het volgende jaar. De verenigde vergadering kan de volgende zaken aan dijkgraaf en heemraden overdragen: het beschikken over de post(en) Onvoorzien; het beschikken over de investeringskredieten voor de in de programmabegroting opgenomen investeringen waarvan de start van de uitvoering c.q. het moment van aanschaffing in het begrotingsjaar is gepland (tot een bepaald maximum op grond van het Delegatie- en Mandaatbesluit waterschap Hollandse Delta); het aangaan van vaste geldleningen tot een in de programmabegroting bepaald maximum; het aangaan van krediet in rekening-courant en kasgeldleningen tot een bij de vaststelling van de programmabegroting te bepalen maximum; het uitzetten van overtollige kasgelden; compensatie van budgettekorten en -overschotten binnen hetzelfde programma. Voorwaarde voor het compenseren van budgettekorten en -overschotten binnen hetzelfde programma is dat: de uitvoering en besteding blijven passen binnen het begrotingstotaal en het begrotingsprogramma; het vastgesteld beleid en de prestaties, die gekoppeld zijn aan het budget waaraan middelen worden onttrokken, worden gerealiseerd. Indien de verenigde vergadering besluit de beschikking over post onvoorzien over te dragen aan het college van dijkgraaf en heemraden geldt de procedure zoals opgenomen in paragraaf 5.2.4. 4.2.2
Uitzonderingen
De Waterschapswet en het Waterschapsbesluit schrijven voor dat de begroting van een jaar is ingedeeld in programma's. In de Waterschapswet is bepaald dat de verenigde vergadering het enige orgaan is dat het budgetrecht heeft. Op grond daarvan mag de verenigde vergadering de volgende bevoegdheden niet aan dijkgraaf en heemraden overdragen: het vaststellen en wijzigen van de programmabegroting (verhogen of verlagen van het begrotingstotaal); het besluiten tot instellen en opheffen van, onttrekken aan en storten in reserves; het compenseren van budgettekorten en -overschotten tussen begrotingsprogramma's; 6
Omdat de verenigde vergadering de bevoegdheid tot het verhogen of verlagen van het begrotingstotaal niet aan dijkgraaf en heemraden mag overdragen, is ook het beschikbaar stellen van niet begrote, aanvullende investeringskredieten aan de verenigde vergadering voorbehouden. Dit leidt immers tot wijzigingen van de begrote lasten (bijvoorbeeld hogere kapitaallasten, beheerkosten en onderhoudskosten).
4.3
Overdracht van dijkgraaf en heemraden aan de ambtelijke organisatie
Met het vaststellen van de programmabegroting, begrotingswijzigingen en investeringsbesluiten draagt de verenigde vergadering aan dijkgraaf en heemraden op om het in de programmabegroting opgenomen beleid uit te voeren, tegen maximaal het door de verenigde vergadering daarvoor beschikbaar gestelde budget. Dijkgraaf en heemraden dragen de uitvoering van de programmabegroting (zowel exploitatie als investeringen) op aan de masterbudgethouders middels het vaststellen van de productenraming. De masterbudgethouders verdelen de programmabegroting in budgetten en wijzen voor elk budget de budgethouder en rapportageplichtige aan middels het vaststellen van de productenraming. De wijze waarop de budgetbevoegdheden en -verantwoordelijkheden in de ambtelijke organisatie worden geconcretiseerd, is opgenomen in het Delegatie- en Mandaatbesluit. Kortheidshalve wordt hier volstaan met een verwijzing naar het Delegatie- en Mandaatbesluit.
4.4 4.4.1
Uitzonderlijke omstandigheden Spoedeisende situaties en calamiteiten
Wanneer de omstandigheden geen voorafgaande bijeenroeping van de verenigde vergadering of dijkgraaf en heemraden toelaten, is de dijkgraaf op grond van artikel 96 van de Waterschapswet bevoegd alle maatregelen te treffen waartoe de verenigde vergadering en dijkgraaf en heemraden bevoegd zijn. Dit artikel regelt dat de dijkgraaf bij omstandigheden waaronder de veiligheid van één of meer waterstaatswerken of anderszins, de goede staat daarvan in onmiddellijk en ernstig gevaar is of dreigt te komen, al die maatregelen mag treffen waartoe de verenigde vergadering of dijkgraaf en heemraden bevoegd zijn. De bevoegdheid geldt zolang deze toestand voortduurt en totdat het bevoegde bestuursorgaan alsnog van zijn bevoegdheid gebruik kan maken. Indien als gevolg van calamiteiten onmiddellijk uitgaven vereist zijn, geschiedt formele besluitvorming op grond van artikel 96 Waterschapwet door de dijkgraaf. Indien van toepassing, vindt een begrotingswijziging achteraf plaats. De dijkgraaf informeert zo spoedig mogelijk dijkgraaf en heemraden, respectievelijk de verenigde vergadering en het college van Gedeputeerde Staten. 4.4.2
Hardheidsclausule
Dijkgraaf en heemraden kunnen in geval van bijzondere redenen besluiten af te wijken van de in deze regeling opgenomen regels over het overdragen van budgetbevoegdheden en verantwoordelijkheden aan de ambtelijke organisatie.
7
5
Budgetregels exploitatie
5.1
Kader
De verenigde vergadering autoriseert dijkgraaf en heemraden bij de vaststelling van de programmabegroting om het in de programmabegroting opgenomen beleid uit te voeren en daarvoor bepaalde bedragen uit te geven. Dit hoofdstuk gaat in op regels die betrekking hebben op de exploitatie. De programmabegroting geeft de geraamde kosten- en opbrengsten voor het begrotingsjaar aan per programma. De daarbij opgenomen bedragen vormen het budget dat het college van dijkgraaf en heemraden in het begrotingsjaar mag inzetten om de opgedragen taken uit te voeren. Het budget wordt voor het begrotingsjaar beschikbaar gesteld. De bevoegdheid tot aanwending van het budget eindigt daarmee op 31 december van het betreffende begrotingsjaar. Alleen de in het begrotingsjaar geleverde diensten en goederen worden ten laste van dat budget gebracht. Het restant van een budget vervalt op 31 december en kan zonder aanvullende besluitvorming van de verenigde vergadering niet in het volgende jaar benut worden.
5.2
Budgetoverschrijdingen en –overschotten
5.2.1
Budgetoverschrijding
Bij een (dreigende) budgetoverschrijding moeten maatregelen worden genomen. Budgethouders hebben een aantal mogelijkheden om een (dreigende) budgetoverschrijding op te lossen, te weten: aanpassing van de wijze van uitvoering, waarbij de doelstelling gehandhaafd blijft; compensatie binnen de budgetten behorend tot hetzelfde beleidsproduct; compensatie binnen hetzelfde programma; Compensatie binnen een beleidsproduct of programma is slechts dan mogelijk als de begrote doelen van het beleidsproduct of programma waaruit gecompenseerd wordt niet wijzigen. In paragraaf 5.2.3 is geregeld op welke wijze budgetwijzigingen middels compensatie binnen beleidsproduct of programma plaats moet vinden. Indien compensatie niet mogelijk is dan dient aanvullend budget of bijstelling van de begrote doelen ter besluitvorming aan de verenigde vergadering voorgelegd te worden. Dit gebeurt met een begrotingswijziging door de verenigde vergadering. 5.2.2
Budgetonderschrijding
Verwachte onderschrijdingen op het budget worden gemeld in de eerstvolgende bestuursrapportage. 5.2.3
Procedure budgetwijziging
Tussen de budgetten van één programma waarvoor één budgethouder verantwoordelijk is mag gecompenseerd worden met de restrictie dat: het totaalbudget (op programmaniveau) niet wordt overschreden; de taakopdracht die gekoppeld is aan het budget dat verlaagd wordt, wordt gerealiseerd. Tussen de budgetten binnen één programma, waarvoor meerdere budgethouders verantwoordelijk zijn mag gecompenseerd worden onder de restrictie dat: het totaalbudget (op programmaniveau) niet wordt overschreden; de prestaties die gekoppeld zijn aan het budget dat verlaagd wordt, worden gerealiseerd. alle betrokken budgethouders instemmen met de budgetwijziging; de masterbudgethouder de budgetwijziging autoriseert. Van het toepassen van compensatie moet kennisgegeven worden aan de afdeling financiën middels het daartoe bestemde en voor akkoord verklaarde formulier (beschikbaar bij afdeling financiën); De budgetten die behoren bij prestaties die niet worden geleverd of worden geleverd tegen een lager bedrag dan is geraamd worden gemeld bij de bestuursrapportages. 8
5.2.4
Procedure aanwending post onvoorzien
Indien de verenigde vergadering heeft besloten de beschikking over post onvoorzien over te dragen aan dijkgraaf en heemraden (zie paragraaf 4.2.1), dienen de volgende regels in acht genomen te worden: a. Voor zover overschrijdingen van budgetten veroorzaakt worden door niet-beïnvloedbare factoren kunnen dijkgraaf en heemraden, verzocht worden om aanvullend budget beschikbaar te stellen vanuit de post onvoorzien. De coördinatie over de post onvoorzien ligt bij de afdeling financiën. b. De verenigde vergadering wordt in de bestuursrapportages en jaarrekening geïnformeerd over de inzet van middelen vanuit de post onvoorzien.
9
6
Budgetregels investeringen
6.1
Kader
Een investering wordt onder bepaalde voorwaarden geactiveerd. Geactiveerd betekent dat de uitgave niet ineens ten laste van de exploitatie komt, maar over meerdere begrotingsjaren (naar rato van gebruik) wordt afgeschreven en ten laste van de exploitatie wordt gebracht. De voorwaarden voor activeren zijn vastgelegd in de Beleidsnota Activeren, Waarderen en Afschrijven (AWA). Eén van de voorwaarden is het grensbedrag voor investeringen. Investeringen of aanschaffingen van een materieel of immaterieel vast activum lager dan het grensbedrag worden niet geactiveerd maar in de exploitatie verantwoord. Het combineren of splitsen van investeringen en aanschaffingen met (alleen) het doel te voldoen aan het grensbedrag is niet toegestaan.
6.2
Besluitvorming over investeringen door de verenigde vergadering
Met de vaststelling van de programmabegroting bepaalt (en daarmee: limiteert) de verenigde vergadering het investeringsvolume. Omdat opname van investeringen met het investeringsbedrag in de programmabegroting geen autorisatie geeft tot het uitvoeren en realiseren van investeringen, is per investering een afzonderlijk investeringsbesluit nodig. Met een dergelijk besluit wordt het investeringskrediet beschikbaar gesteld. In het Delegatie- en Mandaatbesluit is de autorisatie hieromtrent vastgelegd. Kortheidshalve wordt hier volstaan met een verwijzing naar het Delegatieen Mandaatbesluit.
6.3
6.3.1
Bevoegdhedenniveaus investeringen
Overdracht bevoegdheden en verantwoordelijkheden
Met het beschikbaar stellen van het investeringskrediet geeft de verenigde vergadering of dijkgraaf en heemraden (conform de bevoegdheid als opgenomen in het Delegatie- en Mandaat besluit) zijn goedkeuring aan het realiseren van de investering. 6.3.2
Uitzondering: grondtransacties
Bij de vaststelling van de programmabegroting worden door de verenigde vergadering financiële bevoegdheden overgedragen aan dijkgraaf en heemraden. Voor de besluitvorming over grondtransacties geldt een uitzondering. Nadere voorwaarden hiervoor zijn gesteld in het Delegatieen Mandaatbesluit. Kortheidshalve wordt hier volstaan met een verwijzing naar het Delegatie- en Mandaatbesluit. Voorts geldt dat een grondtransactie deel kan uitmaken van een meeromvattend investeringskrediet. In een voorstel tot het beschikbaar stellen van het investeringskrediet dient de grondtransactie daarom apart te worden vermeld. 6.3.3
Investeringskrediet over meerdere jaren
In het voorstel tot het beschikbaar stellen van het investeringskrediet dient aangegeven te worden wanneer de investering wordt uitgevoerd. Bij een investering die over een periode van meerdere jaren wordt uitgevoerd, wordt (in principe) in één keer het gehele investeringskrediet beschikbaar gesteld. De bevoegdheid tot aanwending van een beschikbaar gesteld investeringskrediet is derhalve niet aan een begrotingsjaar gebonden. 6.3.4
Over- en onderschrijding van een investeringskrediet
Zodra bekend wordt dat een krediet (mogelijk) wordt overschreden, wordt dit schriftelijk door de budgethouder gemeld aan de direct leidinggevende met een analyse van de oorzaak van de afwijking. Indien aanvullend krediet nodig is dient dit door de verenigde vergadering beschikbaar gesteld te worden. Indien een onderschrijding wordt verwacht op een investeringskrediet wordt dit vermeld in de eerstvolgende bestuursrapportage.
10
7 7.1
Rapportage en verantwoording Ambtelijke rapportage en verantwoording
In deze regeling zijn diverse methoden van verantwoording afleggen opgenomen. In het algemeen moet de budgethouder naar zijn leidinggevende, naar de directieraad en naar dijkgraaf en heemraden alle openheid en transparantie betrachten die nodig is om op elk niveau voldoende inzicht te hebben in de voortgang van het realiseren van de programmabegroting. Daarnaast zijn de budgethouders te allen tijde verantwoordelijk voor de juiste, volledige en tijdige informatie aan de directieraad, de betreffende portefeuillehouder en aan dijkgraaf en heemraden. Als gevolg van de matrix-organisatie is de budgetverantwoordelijkheid en rapportageplicht van afdelingshoofden niet altijd aan elkaar gelijk. In dit hoofdstuk wordt de rapportageplicht geregeld. Rapportage exploitatie De budgethouder is verantwoordelijk voor de uitvoering en bewaking van de aan hem toegewezen budget(ten) op het niveau van boekingscombinatie. De budgethouder en budgetbeheerder houden hun direct leidinggevende (respectievelijk lid van de directieraad en afdelingshoofd) op de hoogte van de voortgang en informeert deze tijdig bij een dreigende overschrijding. Daarnaast verklaart de budgethouder op boekingscombinatieniveau de afwijkingen ten opzichte van de vastgestelde begroting (na wijziging) bij het opstellen van bestuursrapportages en de jaarstukken aan de rapportageplichtige van een beheerproduct, zoals opgenomen in de productenraming. De rapportageplichtige is verantwoordelijk voor het opstellen van de toelichting op afwijkingen op beheerproductniveau op basis van de verklaringen en toelichtingen op boekingscombinatieniveau. De rapportageplichtige legt verantwoording af aan het lid van directieraad dat verantwoordelijk is voor het betreffende programma. Het lid van directieraad is verantwoordelijk voor het opstellen van de toelichting op afwijkingen op beleidsproductniveau op basis van de verklaringen en toelichtingen op beheerproductniveau. Rapportage investeringen De budgethouder (i.c. de projectmanager) is verantwoordelijk voor de uitvoering en bewaking van de aan hem toegewezen investeringskrediet(en). Middels afzonderlijke voortgangsrapportages legt de budgethouder periodiek verantwoording af aan de opdrachtgever over de voortgang en afwijkingen in de realisatie van investeringen ten opzichte van de doelstelling en het beschikbaar gestelde investeringskrediet. De input in de afzonderlijke voortgangsrapportages wordt gebruikt als input voor de bestuursrapportages.
7.2
Rapportage en verantwoording door dijkgraaf en heemraden
De wijze waarop dijkgraaf en heemraden rapporteert en verantwoording aflegt aan de verenigde vergadering is geregeld in de Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Waterschap Hollandse Delta 2014.
11
8
Vaststelling
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van dijkgraaf en heemraden van 17 december 2013. secretaris-directeur,
dijkgraaf,
drs. A.A. van Vliet
ing. J.M. Geluk
12
