kolleezje: De raad dient kennis te nemen aan de verantwoordingsstukken van deze gemeentelijke regeling

Riedsútstel Lijst Ingekomen Stukken (LIS) Agindapunt Status Program Portefúljehâlder Amtner Taheakke

: : : : : : :

10 november 2015 Informerend/Informatiestuk Programma 6 - Ontwikkeling M. van der Veen J. Bronsveld Bijlage 1 - Jaarrekening FUMO 2014 Bijlage 2 - Accountantsverklaring

Underwerp Jaarrekening FUMO 2014 Foech ried/kolleezje: De raad dient kennis te nemen aan de verantwoordingsstukken van deze gemeentelijke regeling. Wy stelle jo foar kennis te nimmen fan: de jaarrekening FUMO 2014. Ynlieding Voor u ligt de jaarrekening 2014 van de Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing, kortweg FUMO. Het is de eerste jaarrekening van de FUMO, die op 1 januari 2014 officieel van start is gegaan. Op het moment dat de begroting 2014 werd opgesteld was de FUMO nog niet operationeel. Eigen ervaringscijfers van de FUMO waren dus niet beschikbaar bij het opstellen van die begroting. De begroting 2014 is gebaseerd op de begroting in het “Bedrijfsplan FUMO” van juni 2012. Met de vaststelling van dat bedrijfsplan is het fundament gelegd voor de FUMO. Het jaar 2014 heeft geheel in het teken gestaan van de verdere opbouw van de FUMO. Dat heeft veel tijd en energie gekost. Aan deze verdere opbouw hebben ook veel vertegenwoordigers van de deelnemers in diverse overlegverbanden hun bijdrage geleverd. Hiervoor is de FUMO hen dankbaar. De opbouw van de FUMO heeft ook veel tijd van medewerkers van de FUMO gevraagd die normaal gesproken taken uitvoeren op het terrein van vergunningverlening, toezicht en handhaving; de primaire taak van de FUMO. Hierdoor is het aantal geraamde productieve uren fors achtergebleven bij de raming. Arguminten 1.1 De gemeenschappelijke regeling FUMO heeft in 2014 een positief financieel resultaat van € 1,245 miljoen. De totale lasten in de begroting 2014 waren geraamd op € 12.030.017. De jaarrekening 2014 sluit met een batig saldo van € 1.245.160. In het overzicht van baten en lasten is te zien dat dit batig saldo is ontstaan door € 1.517.154 aan lagere lasten dan begroot en door € 274.529 aan lagere baten dan begroot (alsmede twee kleine posten). Hierbij moet worden aangetekend dat de implementatiekosten, die in de begroting 2014 nog als exploitatielast waren opgenomen en aan de batenkant als bijdrage van de deelnemers. In de jaarrekening 2014 zijn deze vooruitbetaalde kosten als langlopende vordering op de balans opgenomen.

-2-

De bijdrage van de deelnemers – als opslag op het tarief- vormt de aflossing van deze vordering. Dit is conform afspraken in het bedrijfsplan. Indien met de lasten en baten van de implementatie wel rekening zou zijn gehouden in de staat van baten en lasten, dan zou het batig saldo voor € 678.901 zijn ontstaan door lagere uitgaven dan begroot en voor € 563.724 door hogere baten dan begroot. Het resultaat van € 1,245 miljoen is op hoofdlijnen als volgt te verklaren (bedragen x € 1.000): Lagere personeelskosten Lagere kapitaallasten Lagere kosten wagenpark Hogere huisvestingslasten Lagere incidentele kosten Lagere administratie en ICT kosten Hogere overige kosten Onvoorzien ongebruikt Extra baten, niet begroot

195 45 155 -55 220 65 -90 150 560 1.245

Deze verschillen tussen begrote- en werkelijke baten en lasten worden in de jaarrekening toegelicht. 1.2 Bestemming batig saldo. In artikel 29, lid 8 van de Gemeenschappelijke Regeling FUMO is bepaald dat een batig rekeningsaldo wordt toegevoegd aan het weerstandsvermogen van de FUMO. Het weerstandsvermogen bedraagt ten hoogste 10% van de jaaromzet. Voor een deel van het resultaat (€ 40.458) wordt voorgesteld dit toe te voegen aan de reserve scholing en vorming omdat dit het incidentele scholingsbedrag betreft dat in 2014 niet is benut. Aangezien het weerstandsvermogen van de FUMO tot nu toe nihil bedroeg, wordt een bedrag van € 1.175.690 aan het weerstandsvermogen van de FUMO toegevoegd. Het restant van het batig saldo ad € 29.012 dient naar rato van de vastgestelde bijdragen van de deelnemers te worden uitgekeerd. Finânsjes In overeenstemming met het besluit van het algemeen bestuur van de FUMO van 27 maart 2015 over de afrekening over 2014 zal een separaat voorstel aan het algemeen bestuur worden voorgelegd om het weerstandsvermogen van de FUMO aan te wenden ter verlaging van de langlopende vordering van de FUMO op de deelnemers voor de implementatiekosten. Bij een overeenkomstig besluit van het algemeen bestuur zullen de lagere lasten voor de deelnemers in (ontwerp)begroting 2016 zichtbaar worden. Boargerpartisipaasje Er is geen reden om burgerparticipatie toe te passen voor de beoordeling van deze stukken. Buitenpost, 10 november 2015 het college van burgemeester en wethouders van Achtkarspelen, secretaris,

burgemeester,

mr. drs. E.H.C. van der Laan

G. Gerbrandy

Agendapunt 6 Bijlage 10

Jaarstukken van de Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing over 2014

1 Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 10 juni 2015

Inhoud Inleiding ................................................................................................................................................... 3 Jaarverslag .............................................................................................................................................. 4 Algemeen ............................................................................................................................................. 4 Toetsing en vergunningverlening ......................................................................................................... 4 Toezicht en handhaving ....................................................................................................................... 5 Specialistisch advies ............................................................................................................................ 6 Bedrijfsvoering ..................................................................................................................................... 6 Productie .............................................................................................................................................. 8 Paragrafen ............................................................................................................................................. 10 Paragraaf financiering ........................................................................................................................ 10 Paragraaf bedrijfsvoering ................................................................................................................... 12 Jaarrekening 2014 ................................................................................................................................. 13 Grondslagen....................................................................................................................................... 14 Balans per 31 december 2014 ........................................................................................................... 16 Toelichting op de balans .................................................................................................................... 17 Activa .............................................................................................................................................. 17 Passiva ........................................................................................................................................... 20 Niet uit de balans blijkende verplichtingen ......................................................................................... 21 Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over het begrotingsjaar 2014......................... 22 Toelichting op de baten ...................................................................................................................... 30 Incidentele baten en lasten 2014 ....................................................................................................... 32 Structurele mutaties 2014 in reserves ............................................................................................... 33 Begrotingsrechtmatigheid .................................................................................................................. 34 Wet normering topinkomens .............................................................................................................. 36


Inleiding Voor u ligt de jaarrekening 2014 van de Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing, kortweg FUMO. Het is de eerste jaarrekening van de FUMO, die op 1 januari 2014 officieel van start is gegaan. Op het moment dat de begroting 2014 werd opgesteld was de FUMO nog niet operationeel. Eigen ervaringscijfers van de FUMO waren dus niet beschikbaar bij het opstellen van die begroting. De begroting 2014 is gebaseerd op de begroting in het “Bedrijfsplan FUMO” van juni 2012. Met de vaststelling van dat bedrijfsplan is het fundament gelegd voor de FUMO. Het jaar 2014 heeft geheel in het teken gestaan van de verdere opbouw van de FUMO. Dat heeft veel tijd en energie gekost. Aan deze verdere opbouw hebben ook veel vertegenwoordigers van de deelnemers in diverse overlegverbanden hun bijdrage geleverd. Hiervoor is de FUMO hen dankbaar. De opbouw van de FUMO heeft ook veel tijd van medewerkers van de FUMO gevraagd die normaal gesproken taken uitvoeren op het terrein van vergunningverlening, toezicht en handhaving; de primaire taak van de FUMO. Hierdoor is het aantal geraamde productieve uren fors achtergebleven bij de raming. De totale lasten in de begroting 2014 waren geraamd op € 12.030.017. De jaarrekening 2014 sluit met een batig saldo van € 1.245.160. In het overzicht van baten en lasten is te zien dat dit batig saldo is ontstaan door € 1.517.154 aan lagere lasten dan begroot en door € 274.529 aan lagere baten dan begroot (alsmede twee kleine posten). Hierbij moet worden aangetekend dat de implementatiekosten, die in de begroting 2014 nog als exploitatielast waren opgenomen en aan de batenkant als bijdrage van de deelnemers. In de jaarrekening 2014 zijn deze vooruitbetaalde kosten als langlopende vordering op de balans opgenomen. De bijdrage van de deelnemers – als opslag op het tarief- vormt de aflossing van deze vordering. Dit is conform afspraken in het bedrijfsplan. Indien met de lasten en baten van de implementatie wel rekening zou zijn gehouden in de staat van baten en lasten, dan zou het batig saldo voor € 678.901 zijn ontstaan door lagere uitgaven dan begroot en voor € 563.724 door hogere baten dan begroot. Het resultaat van € 1,245 miljoen is op hoofdlijnen als volgt te verklaren (bedragen x € 1.000): Lagere personeelskosten Lagere kapitaallasten Lagere kosten wagenpark Hogere huisvestingslasten Lagere incidentele kosten Lagere administratie en ICT kosten Hogere overige kosten Onvoorzien ongebruikt Extra baten, niet begroot

45 195 155 -55 220 65 -90 150 560 1.245

Deze verschillen tussen begrote- en werkelijke baten en lasten worden in de jaarrekening toegelicht. In artikel 29, lid 8 van de Gemeenschappelijke Regeling FUMO is bepaald dat een batig rekeningsaldo wordt toegevoegd aan het weerstandsvermogen van de FUMO. Het weerstandsvermogen bedraagt ten hoogste 10% van de jaaromzet. Voor een deel van het resultaat (€ 40.458) wordt voorgesteld dit toe te voegen aan de reserve scholing en vorming omdat dit het incidentele scholingsbedrag betreft dat in 2014 niet is benut. Aangezien het weerstandsvermogen van de FUMO tot nu toe nihil bedroeg, wordt een bedrag van € 1.175.690 aan het weerstandsvermogen van de FUMO toegevoegd. Het restant van het batig saldo ad € 29.012 dient naar rato van de vastgestelde bijdragen van de deelnemers te worden uitgekeerd. In overeenstemming met het besluit van het algemeen bestuur van de FUMO van 27 maart 2015 over de afrekening over 2014 zal een separaat voorstel aan het algemeen bestuur worden voorgelegd om het weerstandsvermogen van de FUMO aan te wenden ter verlaging van de langlopende vordering van de FUMO op de deelnemers voor de implementatiekosten. Bij een overeenkomstig besluit van het algemeen bestuur zullen de lagere lasten voor de deelnemers in (ontwerp)begroting 2016 zichtbaar worden.


Jaarverslag Algemeen De FUMO heeft het eerste jaar van zijn functioneren achter de rug. Een hectisch jaar, dat veel van een ieder die bij de FUMO betrokken is, heeft gevergd. Bij de start van een nieuwe organisatie is vrijwel niets vanzelfsprekend. Vele verwachte en onverwachte vraagstukken dienden zich aan. Naast het uitvoeren van de primaire taak: het werken aan vergunningverlening, toezicht en handhaving, werd er het hele jaar een groot beroep op leiding en medewerkers gedaan om interne projecten uit te voeren en een bijdrage te leveren aan de verdere ontwikkeling van de FUMO. Voorbeelden hiervan zijn de uniformering van werkwijzen en processen, het ontwikkelen van gezamenlijke sjablonen en in- en externe afstemming en het organisatie-ontwikkeltraject. Dit turbulente startjaar van de FUMO met veel aandacht voor het ontwikkelen van de interne organisatie heeft er mede toe geleid dat het werkelijke aantal declarabele uren fors afwijkt van het begrote aantal. Ook diverse personele problemen, waaronder langdurige ziekte, onduidelijkheid over de opdrachten en een bedrijfsvoering hebben daaraan bijgedragen Al snel bleek dat de gekozen organisatiestructuur op hoofdlijnen prima voldoet, maar dat er een grote behoefte ontstond aan een betere operationele sturing. Door het aanstellen van coördinatoren is hierin voorzien. Extra lastig was het vertrek van één van afdelingshoofden vrij snel na de start van de FUMO vanwege de aanvaarding van een wethouderschap. De procedure van werving en selectie voor vervanging is daarna zo spoedig mogelijk opgepakt. De tijdelijke vervanging vindt intern plaats.

Toetsing en vergunningverlening De taken op het gebied van Toetsing & Vergunningverlening, kortweg T&V, zijn ondergebracht in drie teams: Afval & Agrarisch, Industrie en Plustaken. T&V voert taken uit in het kader van de Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (WABO), de Ontgrondingenwet, het Vuurwerkbesluit, de Wet bodembescherming en de Wet luchtvaart. Op basis van de uitvraag bij deelnemers medio 2014 is, op basis van de Fryske norm de formatie berekend voor de taken op het gebied van T&V. Deze bedroeg plm. 24 fte. Voor een klein deel werd beroep gedaan op externe krachten. De afdeling T&V heeft in 2014 te maken gehad met een aantal personele wisselingen. Per 1 februari 2014 zijn drie coördinatoren benoemd voor de drie teams. Deze taken worden uitgevoerd naast de taken rond vergunningverlening. Met ingang van 1 april 2014 voert de FUMO BRIKS-taken uit voor de gemeente Terschelling. Voor vergunningverlening is één medewerker van deze gemeente overgenomen. Voor de verdere uitvoering van deze taak is in het kader van mobiliteit één collega intern deels vrijgemaakt en wordt een aantal mensen extern ingehuurd, onder andere van Friese gemeenten. Voor het verrichten van BRIKS-taken voor (ex) provinciale inrichtingen was in 2014 in beginsel geen eigen capaciteit beschikbaar. Om deze taken uit te voeren is in eerste instantie een beroep gedaan op gemeenten waarin de inrichting is gelegen. In situaties waar deze capaciteit (tijdelijk) niet beschikbaar was, werd extern ingehuurd. De FUMO wil deze taken in eigen beheer gaan uitvoeren. Eind 2014 is hiermee een begin gemaakt. Naast deze structurele taken zijn er ook incidenteel BRIKS-taken verricht ten behoeve van de provincie (N381) en de gemeente Harlingen (N31). Externe inhuur heeft in 2014 plaatsgevonden vanwege personele wisselingen, uitvoering van BRIKStaken, capaciteitsverlies door extra trainingen (voor Powerforms, Activiteitenbesluit en SESOMvoorschriftenpakket en kwaliteitscriteria), het opvangen van extra meegenomen verlof en langdurig verzuim. Verbetering van de kwaliteit van de producten was en is een speerpunt. Onder andere door grotere uniformiteit, meer op de activiteiten van de FUMO geënte sjablonen en processen, betere afstemming en minder overschrijding van termijnen. Veel tijd is geïnvesteerd in externe contacten. Naast de deelnemers gaat het om een breed scala aan partijen zoals de BRZO-RUD, de Veiligheidsregio, Inspecties, Staatsbosbeheer en Welstandcommissies. Met de komst van de FUMO is er vooral met betrekking tot de uitvoering van taken het nodige veranderd. Dat vroeg veel afstemming en samenwerking tussen deelnemers en de FUMO. Kernvraag was: wie doet wat en wanneer? Dat heeft vooral in de beginperiode geleid tot onduidelijkheden; in een aantal gevallen met een termijnoverschrijding als gevolg. Inmiddels verloopt de samenwerking steeds beter, ook al blijven er punten die nog verder moeten worden uitgekristalliseerd. 4 Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 10 juni 2015

Het tijdschrijven vindt plaats in het programma Powerforms. Door meerdere oorzaken geeft het tijdschrijven over 2014 nog niet een heel betrouwbaar beeld.

Toezicht en handhaving De afdeling Toezicht en Handhaving (T&H) was bij de start van de FUMO ingedeeld in drie teams, zijnde Industrie, Plustaken en Afval en Agrarisch. Door personele wisselingen is de afdeling in september 2014 verder gegaan met twee teams, zijnde team ‘ industrie en afval’ en team ‘plustaken en agrarisch’. De afdeling T&H heeft een moeizaam jaar achter de rug. Hieraan liggen diverse factoren ten grondslag, zijnde de omgeving, het personeel en de interne organisatie. Deze factoren worden hieronder toegelicht. De deelnemers maken jaarlijks een handhavingsprogramma aan de hand waarvan de controles bij bedrijven worden uitgevoerd. Echter, de handhavingsprogramma’s van alle deelnemers waren niet bekend, de lijsten van de bedrijven die bij de FUMO ondergebracht waren ontbraken en de actuele dossiers in de webportal. Voor deelnemers werd een grote inspanning gevraagd om alle dossiers digitaal in de webportal te plaatsen zodat de FUMO haar werkzaamheden voor de bedrijven efficiënt kon uitvoeren. Dit was geen eenvoudige opgave en gebeurde niet uniform. Voor de ontvangende partij – de FUMO – betekende dit in efficiency en afstemmingsperikelen omdat de dossiers niet volledig, slecht vindbaar of actueel waren. Daarnaast was veel afstemming nodig over wie, wat deed met betrekking tot toezichts- en handhavingstaken. Naast bovengenoemde aspecten heeft de afdeling ook een hoog verzuimpercentage gekend. Twee medewerkers waren ziek ‘overgekomen’ vanuit de vorige werkgever, daarnaast zijn ca. 2 FTE gedurende 2014 ziek geweest door diverse omstandigheden. Verder werd snel na de start van de FUMO de benoeming van het afdelingshoofd als wethouder een feit. Hierdoor werd de afdeling ad interim aangestuurd door het afdelingshoofd specialistisch advies. Per 1 augustus trad het nieuwe hoofd aan, na een intensieve werving en selectieprocedure. Naast het vertrek van het afdelingshoofd had ook een team coördinator door benoeming in een functie bij de oude werkgever in februari afscheid van de FUMO genomen. De toezichthouders hebben in de eerste maanden deels hun werkzaamheden opgepakt die zij daarvoor bij de latende organisatie uitvoerden. Andere belangrijke activiteiten die zijn opgepakt betroffen het organiseren van de correcte bedrijvenlijsten, het maken van sjablonen voor adviesbrieven en inspectierapporten en andere projectmatige activiteiten om de afdeling werkend te krijgen. Ook moest de structuur voor tijdschrijven worden opgezet zodat volledig en correct de tijd voor de uitgevoerde werkzaamheden kon worden verantwoord. De eerste maanden is geen tijd geschreven omdat Powerforms nog niet werkte. Vervolgens heeft deels met terugwerkende kracht de urenverantwoording plaatsgevonden. In het tweede half jaar is meer sturing gegeven aan het verantwoorden van de uren. Dit heeft geleid tot een hogere productiviteit. Powerforms bood in 2014 beperkt inzicht in rapportages ten aanzien van verantwoorde uren. Dit maakte het lastig om goede sturing te geven aan het verhogen van de productiviteit op basis van de gerealiseerde uren. Ook was het nog niet mogelijk om eenvoudig rapportages van geleverde producten en diensten per deelnemer te reproduceren. Hierdoor ontbrak het inzicht in de voortgang per deelnemer. Zowel door gebrek aan inzicht alsmede in het onvoldoende aan de voorkant helder maken van verwachtingen, leidde bij de deelnemers tot teleurstellingen in het aantal gerealiseerde controles in 2014.


Specialistisch advies De afdeling Specialistisch Advies bestaat uit drie teams: • Team Juristen; • Team Geluid, licht en trillingen; • Team Leefomgeving. Dit omvat deskundigheidsgebieden als energie, bodem, geur, lucht, externe veiligheid, luchtvaart, MER, ontgrondingen. Vanuit deze teams bieden de medewerkers ondersteuning aan vergunningverleners en toezichthouders bij de uitvoering van basis- en plustaken. Bij de start van de FUMO is in eerste instantie een werkverdeling aangehouden die aansloot bij de situatie bij de Milieuadviesdienst en provincie. Werkzaamheden ten behoeve van externe veiligheid, ontgrondingen, luchtvaart en bodem hebben zich gecontinueerd. De afdeling heeft voor circa 4.500 uur werk vanuit gemeentelijke plustaken, maar de vraag vanuit gemeenten is beperkt geweest. Een oorzaak hiervan is dat in 2014 beperkt inzicht bestond in de productie van plusuren. Daarnaast is sprake van een zekere verzakelijking tussen deelnemers en de FUMO, wat in de praktijk betekent dat er vooraf afspraken (offerte – opdracht) worden gemaakt over adviesopdrachten. Vanaf de maanden mei-juni is er vanuit de afdelingen Toetsing en Vergunningverlening en Toezicht en Handhaving een toename van specialistische ondersteuning gevraagd. Na de eerste opstart kwamen de werkzaamheden beter op gang. Vanuit de afdeling is inzet gepleegd op verschillende in- en externe werkgroepen, zoals Kwaliteitscriteria, Producten- en dienstencatalogus en Wijziging GR FUMO. Vanuit het team Juristen is bijgedragen de beantwoording van juridische vragen en producten, zoals bijvoorbeeld dienstverleningsovereenkomsten, mandaat, personele regelingen, samenwerkingsafspraken tussen RUD’s. Vanuit de afdeling is inzet gepleegd om extern subsidie te verwerven. Dit heeft geresulteerd in opdrachten die in 2015 uitgevoerd gaan worden op gebied van sanering van wegverkeerslawaai en energiek toezicht. Daarnaast zijn extra opdrachten uitgevoerd voor deelnemers, RUD-Drenthe en een Groningse gemeente. De afdeling heeft geïnventariseerd welk gereedschap nodig is om de taken uit te kunnen voeren. Dit betreft bijvoorbeeld meetapparatuur, berekeningsmodel, kaartmateriaal, toegang tot vakliteratuur, weten regelgeving, e.d. Waar nodig is dit aangevuld en geactualiseerd. Eind 2014 is besloten om gebruik te maken van Public Intelligence (juridische databank). Deze is vanaf 1 januari 2015 in gebruik. Op personeelsgebied waren er de nodige aandachtsgebieden: • Begin 2014 was sprake van enkele langdurige ziektegevallen. Voor enkele specialistische functies was externe inhuur noodzakelijk. Momenteel is er nog een langdurig ziektegeval. De externe inhuur kon daardoor worden beëindigd. • Wegens onbalans binnen de afdeling tussen capaciteit en werkvoorraad zijn twee medewerkers op andere taken binnen de FUMO ingezet. Een medewerker is met pensioen gegaan. • De afdeling kent enkele kwetsbare functies: één medewerker met kennis van een deskundigheidsgebied. Omdat de vraag niet constant is geeft dit pieken en dalen in de werkbelasting. Om de kwetsbaarheid te verminderen worden duo’s gevormd en zijn afspraken gemaakt tussen de drie Noordelijke RUD’s voor kennisdeling en samenwerking.

Bedrijfsvoering De taken die binnen de bedrijfsvoering worden uitgevoerd zijn er op gericht de uitvoering van de primaire taken rond vergunningverlening, toezicht en handhaving mogelijk te maken. Interne en externe klanten worden ontzorgd. Een groot deel van de bedrijfsvoeringstaken worden – op contractbasis – uitgevoerd door de provincie Fryslân (financieel administratie, personeelszaken en ICT) en de gemeente Leeuwarden (huisvesting en facilitaire zaken). Aan het eind van 2014 zijn de werkzaamheden geëvalueerd. In algemene zin verloopt de uitvoering van de werkzaamheden zeer goed. Dat geldt ook voor de samenwerking tussen de beide partijen en de FUMO. 6 Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 10 juni 2015

Voor de bedrijfsvoeringstaken die door de FUMO in eigen beheer worden uitgevoerd is een team ondersteuning gevormd. Binnen dit team is ook de FrontMidoffice ondergebracht. De taken worden gecoördineerd door de Bedrijfskundig adviseur (BKA). De FrontMidoffice heeft de eerstelijns klantencontacten en zorgt voor juridisch-administratieve ondersteuning: balie, telefoon, mail, procedure postverwerking, voor administratieve ondersteuning voor gemandateerde taken, het aanmaken van zaken in Powerforms en het gebruik van de Webportal. De formatie van de FrontMidoffice bedraagt plm. 7 fte. Deze formatie behoort tot de primaire formatie voor vergunningverlening, toezicht en handhaving. Binnen het team ondersteuning wordt informatiemanagement uitgevoerd: uitvoeren van functioneel beheer voor Powerforms, Powerbrowser, Webportal en D-style (sjablonengenerator). Er zijn werkinstructies en handleidingen geschreven voor bovenstaande applicaties. Trainingen worden ‘onthe-job’ verzorgd. Administratieve ondersteuning vindt plaats voor het kasbeheer, factuurcontrole en archiefbeheer. Het bestuurssecretariaat verzorgt alle voorkomende werkzaamheden voor de directeur en de overige MT-leden. Procesaudits Eind 2014 is een plan van aanpak voor interne audits vastgesteld. Op basis van uit te voeren procesaudits worden aanbevelingen gedaan om de procesafspraken voor het primaire proces te verbeteren deze vast te leggen in een digitaal kwaliteitshandboek, zodat efficiënt, effectief en klantgericht kwalitatief goede producten geleverd kunnen worden. Aan de hand van de inventarisatie van het aantal procedures in december 2014 zijn de meest voorkomende procedures per afdeling geselecteerd. Daarbij zijn zowel een mandaatprocedure (wettelijk) als een adviesprocedure (service) gekozen. Een procedure wordt in één overleg ge-audit op zowel vergunningverlening, toezicht en juridische aspecten door ervaren auditoren van de FUMO. Na het uitvoeren van de audit worden constateringen en aanbevelingen in een rapport vastgelegd. Communicatie De interne en externe communicatie verloopt steeds beter. De relatie met de deelnemers is vorm gegeven door de volgende activiteiten:    

Het opzetten van een controllersoverleg (financiële en bedrijfsvoering zaken). Het opdrachtgeversoverleg tussen FUMO en coördinatoren van de FUMO bij de deelnemers (inhoudelijk overleg over uitvoering van basis- en plustaken) Periodiek overleg tussen de directeur van de FUMO en de bestuurders van de deelnemers. Strategisch beraad met secretarissen/directeuren van deelnemers met de directeur van de FUMO (strategische vraagstukken en het bedrijfsplan 2015-2018)

De relatie op diverse niveaus geeft veel inzicht in wensen en knelpunten van de deelnemers en van de FUMO. Verdere versterking door inzet van het management moet leiden tot regelmatig en gestructureerd overleg op alle niveaus met de deelnemers als klant van de FUMO.


Productie In 2014 heeft de FUMO in totaal 3.192 zaken in behandeling genomen. Deze zijn als volgt over de verschillende zaaktypen gespecificeerd:

Deze 3.192 zaken zijn uitgevoerd met een bezetting van 102 fte. In totaal zijn aan deze zaken 92.880 uren besteed. Dit is aanzienlijk lager dan de begrote aantal productieve uren van 135.800. In onderstaand overzicht zijn de verschillen tussen de begroting en de realisatie uiteen gezet:

Formatie bezetting over 2014 Aantal productieve uren Aantal productieve uren per fte Ziekteverzuim

Begroting

Realisatie

97 fte 135.800 1.400 5%

102 fte 92.880 910 7%

Voor de lagere productie zijn de volgende oorzaken aan te geven: •

•

Vanwege de nieuw opgerichte organisatie was veel tijd nodig om de organisatie in te richten, elkaar te leren kennen en te wennen aan de nieuwe organisatie en werkwijze. Met name het zaakgericht werken vergde een gewenning van de medewerkers. Dit heeft in de beginfase bijgedragen aan een lagere productie. Diverse medewerkers leveren een bijdrage aan de opbouw en inrichting van de FUMO. Zij nemen deel aan diverse (tijdelijke) werkgroepen.


•

• • • •

Op verschillende deskundigheidsgebieden is sprake van een heel andere werksetting met een grote afhankelijkheid van de concrete opdrachten vanuit deelnemers. Het is zowel voor deelnemers als voor de FUMO nieuw om zakelijke afspraken te maken. Dit vraagt inzet voor productontwikkeling, acquisitie-inspanningen en het opstellen van offertes. De capaciteit die hiermee gemoeid is kan niet productief/declarabel worden aangewend. Het ziekteverzuim (inclusief zwangerschapsverlof) bedroeg circa 7% en was aanzienlijk hoger dan begroot (5%). Met name enkele langdurige zieke medewerkers waren de oorzaak voor dit hogere verzuimpercentage In het sociaal statuut is afgesproken dat een eventueel stuwmeer aan verlof meegenomen mocht worden naar de FUMO. Een groot aantal van dit stuwmeer is in 2014 daadwerkelijk opgenomen hetgeen een negatief effect heeft gehad op de productiviteit Na de plaatsing bleek dat het personeel niet evenredig was verdeeld ten opzichte van de benodigde capaciteit voor de uitvoering van de verschillende taken. Hierdoor was er sprake van “scheefheid” in de organisatie. De taakopdrachten waren niet altijd duidelijk. Met name bij de afdeling toezicht en handhaving ontbraken juiste bedrijvenlijsten per deelnemer waardoor de planning en uitvoering van controles bij verschillende inrichtingen is vertraagd. Ook de afstemming met de deelnemers vergde tijd die niet productief kon worden ingezet.


Paragrafen Paragraaf financiering Financieringsverloop 2014

(bedragen x € 1.000) 31 december 2014 1 januari 2014

Omschrijving Reserves en voorzieningen Vaste geldleningen Beschikbare financieringsmiddelen Totaal geïnvesteerd bedrag

0 0

Financieringstekort * (+ = financieringsoverschot)

0 0 0 -2.450

0 0

-2.450

0

Het in 2014 ontstane financieringstekort van € 2,4 mln. is als volgt tot stand gekomen.

Omschrijving Financieringsoverschot/tekort bij aanvang van het verslagjaar Geactiveerd in 2014 Vermindering in 2014 (afschrijvingen/aflossingen) Per saldo beslag gelegd op middelen voor financiering activa Per saldo toename van de reserves en voorzieningen in 2014 Aangetrokken vaste geldleningen Aflossingen op vaste geldleningen Per saldo middelen aangewend voor aflossing vaste geldleningen Financieringstekort aan het einde van het verslagjaar

(bedragen x € 1.000) 0 -3.306 857 -2.449 0 0 0 0 -2.449

Het ontstane financieringstekort is met name het gevolg van het financieren van investeringen in financiële vaste activa uit liquide middelen. Risicobeheer Op grond van de Wet Fido (Wet Financiering Decentrale Overheden) zijn richtlijnen opgenomen ter beheersing van de renterisico’s op korte termijn. Zo zijn er spelregels opgenomen voor de mate waarin gemeenschappelijke regelingen met ’kort’ geld gefinancierd mogen zijn. De zogenaamde kasgeldlimiet. Hiermee wordt vermeden dat er grote schommelingen zijn in de rentelasten van openbare lichamen (uitgangspunt van de Wet Fido). Schommelingen in de rente van kortlopende schulden hebben een directe invloed op de rentelasten. Voor de FUMO betekende dit dat over 2014 een bedrag van ruim € 986.000 rentetypisch met ’kort’ geld gefinancierd kon worden (8,2 % van het begrotingssaldo van € 12,03 miljoen voor resultaatbestemming). In 2014 is geen gebruik gemaakt van kasgeldleningen. Een overzicht van de netto vlottende schuld ten opzichte van de kasgeldlimiet wordt hierna weergegeven. Renterisiconorm Ook voor renterisico’s is in de Wet Fido een norm gesteld. Deze norm, de rente-risico-norm, is nu 20% van het begrotingstotaal, met een minimum van € 2,5 miljoen. Met andere woorden: de Wet Fido acht het renterisico aanvaardbaar in de tijd gespreid indien in een bepaald jaar niet meer dan 20% van het begrotingstotaal aan renteaanpassingen onderhevig is. Het doel van deze norm is het vermijden van grote fluctuaties in de rentelasten, die consequenties kunnen hebben voor de financiële positie. Zo 10 Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 10 juni 2015

bevordert de Wet Fido een solide financieringswijze op openbare lichamen. De wet beoogt hiermee een bijdrage te leveren aan een uitstekende kredietwaardigheid van openbare lichamen. Onderstaand schema laat zien dat de rente-risico-norm niet is overschreden.

(bedragen x € 1.000) 2014 Begroting Realisatie

Renterisiconorm en renterisico Renterisico op vaste schuld: 1a Rente herziening op vaste schuld o/g 1b Rente herziening op vaste schuld u/g 2 Netto renteherziening op vaste schuld (1a - 1b) 3a Nieuw aangetrokken vaste schuld (o/g) 3b Nieuw verstrekte lange leningen (u/g) 4 Netto nieuw aangetrokken vaste schuld (3a - 3b) 5 Te betalen aflossing 6 Herfinanciering (laagste van 4 en 5) 7 Renterisico op vaste schuld (2 + 6)

0 0 0 0

0 0 0 0 3.156 -3.156 0 0 0

Renterisiconorm: 8 Stand van de schuld per 1 januari 9 Bij ministeriële regeling vastgestelde percentage 10 Renterisiconorm (minimumbedrag € 2,5 mln.)

20% 2.500

0 20% 2.500

Toets renterisiconorm: 10 Renterisiconorm 7 Renterisico op vaste schuld (2 + 6) 11 Ruimte/overschrijding (10 - 7)* * (- = overschrijding)

0

2.500 2.500

2.500 0 2.500


Paragraaf bedrijfsvoering Personeel De medewerkers van de FUMO komen – vooral via ‘mens-volgt-werk’ – van verschillende organisaties: de Provincie Fryslân, Milieuadviesdienst, Servicebureau De Friese Wouden en enkele gemeenten. In 2014 bedroeg de bezetting van het zogenaamde primair proces circa 102 fte. De bezetting van het management en staf bedroeg 12 fte. Dit is exclusief de personele ondersteuning die is inbegrepen in de inbestedingscontracten met de provincie Fryslân en de gemeente Leeuwarden. Van het personeel in het primair proces is een deel extern ingehuurd omdat na de plaatsing van het personeel bleek dat de bezetting per afdeling niet geheel aansloot bij de benodigde capaciteit op basis van het werkaanbod in basis- en plustaken. Extra capaciteit was tevens nodig vanwege langdurig ziekteverzuim, extra opdrachten en voor het opvangen van extra opgenomen verlof vanwege meegenomen verlofdagen van de ‘latende’ organisaties. Ook was de organisatie in opbouw waarvoor medewerkers participeerden in verschillende werkgroepen hetgeen ten koste ging van de beschikbare formatie. Daarnaast is er sprake van cultuurverschillen. Vanwege de verschillende achtergronden en werkwijzen van de latende organisaties heeft de FUMO een organisatieontwikkelingstraject gestart, om een eigen cultuur te creëren waarbij alle ‘neuzen’ dezelfde kant op staan. Dit organisatieontwikkelingstraject heeft ook geleid tot verlaging van de beschikbare productieve formatie. In 2014 is er sprake geweest van een zekere mobiliteit. Enkele medewerkers hebben de organisatie verlaten. Vanwege de onzekerheid in het takenpakket en de wens om te komen tot een flexibele schil zijn deze vacatures vooral ingevuld via externe inhuur. Daarnaast is er ook sprake van ‘scheefheid’ in de bezetting van de verschillende afdelingen. Dit zal ook de komende periode nog nopen tot in- en externe mobiliteit. ICT In de voorbereiding van de oprichting van de FUMO is besloten om een tijdelijke ICT voorziening te bouwen met de VTH-applicatie van Genetics, Powerforms. De overeenkomst met Genetics liep tot 31 december 2014 en is met 1 jaar verlengd tot 31 december 2015. Inmiddels is gestart met een project voor de (europese) aanbesteding van een nieuw zaaksysteem dat met ingang van 2016 de primaire processen van de FUMO moet ondersteunen. De tijdschrijfmodule, gekoppeld aan Powerforms was bij de start van de FUMO nog niet gereed. Deze is in april 2014 in gebruik genomen. De uren zijn met terugwerkende kracht door de medewerkers ingevoerd. Ook was bij de start van de FUMO nog niet alle data van de deelnemers gedigitaliseerd. Deze data wordt via een webportal ontsloten. Dit bemoeilijkte de informatievoorziening van de medewerkers van de FUMO bij de uitvoering van de werkzaamheden. Dienstverleningsovereenkomsten In 2014 zijn nog geen dienstverleningsovereenkomsten (DVO) met de deelnemers afgesloten met uitzondering van de DVO met de provincie Fryslân. In 2014 is overeenstemming met de deelnemers bereikt over de tekst van deze DVO, inclusief de bijlagen. Conform de bepalingen in de gemeenschappelijke regelingen worden deze DVO’s voor 5 jaar afgesloten. Inmiddels hebben alle gemeentelijke deelnemers een concept DVO ontvangen. De bedoeling is dat deze in de eerste helft van 2015 worden ondertekend.


Jaarrekening 2014


Grondslagen Inleiding De jaarrekening 2014 is opgesteld op basis van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de Financiële Verordening FUMO. Algemene grondslagen De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van historische kosten. Tenzij anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en lasten worden slechts genomen voor zover zij op de balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's, die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop zij betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen, c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskosten en gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt. Dit gebeurt onder andere bij het vakantiegeld. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt geen voorziening getroffen. Balans Bij het opstellen van de jaarrekening 2014 is uitgegaan van het vastgestelde financiële beleid zoals opgenomen in de Financiële verordening FUMO en het Treasurystatuut FUMO (beide vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 2 oktober 2014). Vaste Activa Artikel 59 van het BBV beschrijft het onderscheid tussen investeringen met uitsluitend maatschappelijk nut in de openbare ruimte en investeringen met een (beperkt) economisch nut. Investeringen die op enige wijze kunnen leiden tot, of bijdragen aan het verwerven van inkomsten, zijn investeringen met economisch nut. De vraag of de investering geheel kan worden terugverdiend is niet relevant voor de classificatie. De afschrijvingen worden conform de afschrijvingstermijnen berekend. De afschrijving start op 1 januari van het jaar na oplevering van de investering. Immateriële vaste activa Dit zijn kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen, het saldo van agio en disagio en de kosten van onderzoek en ontwikkeling. Deze kosten zijn bij de FUMO thans niet van toepassing. Materiële vaste activa met economisch nut Materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijging- of vervaardigingprijs. De gehanteerde afschrijvingstermijnen bedragen – conform de Financiële verordening FUMO - in jaren: - Technische installaties in bedrijfsgebouwen: 15 jaar - Veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen; kantoormeubilair: 10 jaar - Software; automatiseringsapparatuur; telefooninstallaties: 3 tot 5 jaar - Verbouwingen, termijn afhankelijk van looptijd huurcontract, inclusief optietermijn verlenging: 1 tot 10 jaar - Voertuigen: 8 jaar - Meetapparatuur: 5 jaar Investeringen met een verkrijgingprijs van minder dan € 10.000 worden niet geactiveerd.


Financiële vaste activa De financiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Vlottende activa Vlottende activa bestaan uit de voorraden, de uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar (voor zover aanwezig), de liquide middelen en de overlopende activa. Vorderingen, overlopende activa en liquide middelen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Passiva Passiva worden ingedeeld in vaste en vlottende passiva. Vaste passiva Onder vaste passiva wordt verstaan het eigen vermogen, de voorzieningen en de vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer (voor zover aanwezig). Het eigen vermogen bestaat uit reserves (voor zover aanwezig) en het resultaat na bestemming volgend uit de jaarrekening. Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves worden verantwoord conform de besluiten van het Algemeen Bestuur Voorzieningen worden gewaardeerd op het nominale bedrag van de betrokken verplichting, c.q. het voorzienbare verlies. Voorzieningen worden gevormd wegens: a. verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs in te schatten; b. op de balansdatum bestaande risico’s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten; c. kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren; d. van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden. Vlottende passiva Onder vlottende passiva zijn opgenomen voorschotbedragen van overheden en netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar. De kortlopende schulden en de overlopende passiva zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde. Waarborgen en garantstellingen De FUMO kent geen waarborgen en garantstellingen.


Balans per 31 december 2014 ACTIVA

31-12-2014

31-12-2013

Vaste activa Materiële vaste activa -

132.156

investeringen met een economisch nut

132.156

Financiële vaste activa -

0 0

2.317.350

Overige langlopende leningen

2.317.350

Totaal vaste activa

0 0

2.449.506

0

1.364.780

0

Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar -

Vorderingen op openbare lichamen

-

Overige vorderingen

-

Rekening courant verhouding met het Rijk

1.293.688

0

19

0

71.073

0

Liquide middelen -

Kassaldi

-

Banksaldi

150.180

0

626

0

149.554

0

Overlopende activa.

256.439

- de van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen die ontstaan door voorfinanciering op uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel - overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen

0

0

256.439

0

Totaal vlottende activa

1.771.399

0

Totaal Activa

4.220.905

0

31-12-2014

31-12-2013

PASSIVA Vaste passiva Eigen vermogen -

1.245.160 1.245.160

Gerealiseerde resultaat conform rekening van baten en lasten

0 0

Totaal vaste passiva

1.245.160

0

Vlottende passiva Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Overige schulden

2.452.508

0

2.452.508

Overlopende passiva

0 523.237

- Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume - Overige vooruitontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen.

0

472.114

0

51.123

0

Totaal vlottende passiva

2.975.745

0

Totaal Passiva

4.220.905

0


Toelichting op de balans Activa Vaste activa Tot de vaste activa behoren de materiële, immateriële en de financiële vaste activa. Immateriële vaste activa (bijvoorbeeld geactiveerde kosten van geldleningen) behoren tot de vaste activa, maar deze komen bij de FUMO niet voor. Derhalve worden alleen de materiële vaste activa en de financiële vaste activa gepresenteerd. Materiële vaste activa De FUMO heeft in 2014 een viertal uitgaven geactiveerd onder de materiële vaste activa. In onderstaand overzicht worden hiervan de begroting en de bestedingen weergegeven.

Investeringsbedrag

Werkelijk besteed in 2014

21.990 15.000 90.000 26.000

21.990 14.300 89.030 25.339

152.990

150.660

Meetauto Mercedes sprinter en inrichting 2013 Fietsenstalling Inrichting kantoor Douches J. W. de Visserswei 10 Totaal

Voor de meetauto en de inrichting van het kantoor start de afschrijving in 2014. Dit meetauto is van de Milieuadviesdienst overgenomen. De inrichting van het kantoor heeft al in 2013 plaatsgevonden. Beide activa zijn heel 2014 in gebruik geweest. De andere activa zijn in de loop van 2014 in gebruik genomen. De afschrijving start met ingang van 2015. De specificaties per balansdatum en het verloop van de boekwaarden van de materiële vaste activa blijken uit het volgende overzicht.

Bedrijfsgebouwen Vervoermiddelen Totaal

Boekwaarde 31-12-2013 0 0 0

Investeringen

Desinvesteringen

Afschrijvingen

128.670 21.990 150.660

0 0 0

14.838 3.665 18.503

Boekwaarde 31-12-2014 113.831 18.325 132.156

Financiële vaste activa Ter voorbereiding op de start van de FUMO zijn implementatiekosten gemaakt. Deze zijn door de provincie voorgeschoten en in 2014 bij de FUMO in rekening gebracht. Conform het bedrijfsplan 2012 worden deze implementatiekosten via een opslag op het tarief door de deelnemers terugbetaald. Deze uitgaven zijn derhalve als vordering op de deelnemers in de balans opgenomen. De extra bijdrage in de vorm van een opslag op het tarief zijn in 2014 in mindering gebracht op de vordering. Dit is in afwijking van het bedrijfsplan en de begroting 2014. Daarin is de terugbetaling nog opgenomen als last in de begroting en in de bijdrage van alle deelnemer verwerkt. In de begroting 2014 is een bedrag aan algemene implementatiekosten begroot van €1.896.583 (met een looptijd van 6 jaar) en een bedrag van € 2.600.000 voor ICT (met een looptijd van 5 jaar). In totaal gaat het derhalve om circa € 4.500.000. Hiervan is tot nu toe € 3.155.603 uitgegeven en in de jaarrekening verantwoord. Hiervan komt € 1.632.764 ten laste van de post algemene implementatiekosten en € 1.522.839 ten laste van ICT. Dit betekent dat nog resteert een beschikbaar bedrag van € 263.819 voor algemene implementatiekosten en € 1.077.161 voor ICT. In de begroting 2014 is rekening gehouden met een terugbetaling van € 838.253, zodat de vordering per 31 december 2014 € 2.317.350 bedraagt. 17 Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 10 juni 2015

Ook in 2015 zullen nog kosten ten laste van deze posten plaatsvinden, waarbij de kosten van de Europese aanbesteding van een VTH-applicatie de belangrijkste is. Binnen de algemene implementatiekosten worden kosten verantwoord die betrekking hebben op de projectorganisatie voor de totstandkoming van de FUMO. Het betreft hier in- en externe personeelskosten, waaronder de kosten van management/kwartiermakers, kosten voor het opstellen van het organisatie- en formatieplan en het functieboek, kosten van de plaatsingsprocedure, kosten van het BGO en BOR, functiewaardering, cultuurintegratie, opleidingskosten en communicatie. De uitgaven voor ICT hebben voor het overgrote deel betrekking op de tijdelijke VTH-applicatie en daarnaast op digitalisering van archieven en een deel van de licentiekosten. Verloopoverzicht: Boekwaarde 31-12-2013

Investeringen

Desinvesteringen

Afschrijvingen/af-

Boekwaarde 31-12-2014

0

3.155.603

0

838.253

2.317.350

0

3.155.603

0

838.253

2.317.350

Leningen aan: - openbare lichamen als bedoeld in artikel 1, onderdeel a, van de Wet financiering decentrale overheden Totaal

Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar De post vorderingen op openbare lichamen bestaat voornamelijk uit vorderingen op deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling en te vorderen BTW. In december 2014 heeft de FUMO voor een aantal deelnemers correctiefacturen gezonden, die op 31 december 2014 nog niet voldaan waren. Het betrof met name facturen over aanvullende werkzaamheden en facturen voor aan de deelnemers doorberekende materiële kosten. De post Ministerie van Financiën heeft betrekking op het saldo van de rekening van het schatkistbankieren bij het ministerie van Financiën. De in de balans opgenomen uitzettingen met een looptijd van één jaar of minder kunnen als volgt gespecificeerd worden:

Liquide middelen De balanspost liquide middelen kent 3 componenten: 1) Kassaldi: Dit betreft het saldo contant geld voor het doen van kleine uitgaven. 2) Rabobanknummer 13.55.15.238: Dit betreft de gewone lopende rekening van de FUMO. 3) Rabobanknummer 14.73.95.925: Dit betreft de bankrekening voor het opnemen van contant geld. Deze rekening wordt gevoed door een startbedrag van € 2.500 welke is overgemaakt van bankrekening 13.55.15.238 en door de storting van de contante kantineopbrengsten. 18 Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 10 juni 2015

Het saldo van de liquide middelen is als volgt opgebouwd: Boekwaarde Boekwaarde 31-12-2014 31-12-2013 626 0 146.496 0 3.058 0 150.180 0

Kassaldi FUMO Bank: Rabobank 13.55.15.238FUMO FUMO Bank kleine kas: Rabobank 14.73.95.925 Totaal

Overlopende activa Onder de overlopende activa worden de nog te ontvangen bedragen en de vooruitbetaalde bedragen opgenomen. Van beide posten volgt hieronder een korte toelichting voor de belangrijkste bestanddelen. Nog te ontvangen bedragen: • Er is een vordering op de (voormalige) gemeente Boarnsterhim opgenomen van ca. € 95.000. Dit betreft de deelnemersbijdrage over het 3e en 4e kwartaal 2014. Met de vier betrokken deelnemers is de FUMO nog in gesprek over de verdeling. • De FUMO heeft in 2014 van de provincie Fryslân een voorschot ontvangen op een subsidie voor Externe Veiligheid. Deze subsidieafrekening is inmiddels door de accountant gecontroleerd. Volgens de afrekening heeft de FUMO nog recht op een aanvullend bedrag van ca. € 45.000. maar dit bedrag is nog niet afgerekend. • Uit het sociaal plan voor de werknemers die van de provincie Fryslân overgegaan zijn naar de FUMO volgt dat deze werknemers recht hebben op een aanvullende vergoeding woonwerkverkeer. De FUMO heeft dit bedrag voor 2014 berekend op ca. € 38.000. Dit bedrag is in 2015 bij de provincie Fryslân in rekening gebracht. Vooruitbetaalde bedragen: • In 2014 is aan Centraal Beheer Achmea een bedrag van ca. € 11.500 betaald voor een verzekeringspolis. Deze factuur heeft betrekking op januari 2015. • Op voorschotten salaris is een bedrag opgenomen van ca. € 1.400. Een en ander geeft voor de overlopende activa het volgende totaalbeeld: Boekwaarde Overige nog te ontvangen bedragen Vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Totaal

31-12-2014 243.567

Boekwaarde 31-12-2013 0

12.873

0

256.439

0


Passiva Vaste passiva Eigen vermogen In de loop van 2014 zijn geen reserves gevormd. Het eigen vermogen van de FUMO per 31 december bestaat derhalve alleen uit het batig saldo. Volgens artikel 29 lid 8 van de GR mag het weerstandsvermogen van de FUMO niet meer bedragen dan 10% van de jaaromzet. Voor zover het batig saldo van enig jaar leidt tot een weerstandsvermogen van meer dan 10% van de jaaromzet, wordt het meerdere uitgekeerd naar rato van de bijdrage voor basis- en plustaken in het verslagjaar. Boekwaarde Boekwaarde 31-12-2014

31-12-2013

Algemene reserve Bestemmingsreserves Gerealiseerd resultaat

0 0 1.245.160

0 0 0

Totaal

1.245.160

0

Vlottende passiva Onder de vlottende passiva zijn opgenomen:

Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Deze post bestaat uit 2 onderdelen: 1) De post handelscrediteuren: deze bestaat voornamelijk uit een factuur van de provincie Fryslân ten bedrage van circa € 1.848.500. Dit betreft een vergoeding van de implementatiekosten welke de provincie ten behoeve van de FUMO gemaakt heeft. De voorgeschoten implementatiekosten zijn in twee tranches aan de provincie terugbetaald: de eerste eind 2014 en de tweede begin 2015. 2) De post belastingdienst: dit betreft de heffingen met betrekking tot de salarisgang van december 2014.

Overlopende passiva De overlopende passiva bestaan uit: • Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Deze bestaat voor circa € 213.000 uit kosten voor


ingehuurd/gedetacheerd personeel en voor € 227.000 aan kosten voor het vierde kwartaal van de dienstverleningsovereenkomst met de provincie. Overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen. Deze bestaan vooral uit een reeds ontvangen bedrag van circa € 44.000 in verband met een vergoeding voor verlofaanspraken van ex-medewerkers van de Milieuadviesdienst.

Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume Overige vooruitontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen Totaal

Boekwaarde

Boekwaarde

31-12-2014

31-12-2013

472.114

0

51.123

0

523.237

0

Niet uit de balans blijkende verplichtingen De FUMO heeft een aantal langlopende verplichtingen aangegaan. Deze zijn als volgt te specificeren (bedragen prijspeil 2014): • • • •

Dienstverleningsovereenkomst met de provincie Fryslân: Duur 5 jaar tot 31 december 2018, bedrag per jaar circa € 900.000 Dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Leeuwarden: Duur 5 jaar tot 31 december 2018, bedrag per jaar circa € 530.000 Leasecontract Nissan Navara, circa € 11.000 per jaar: Duur 3 jaar tot 30 november 2016 Contract Deloitte Accountants BV: controle jaarrekening 2014-2016 € 19.500 per jaar


Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over het begrotingsjaar 2014

Begroting 2014

Baten Basistaken Plustaken

Rekening 2014

6.830.080 5.201.347 12.031.427

6.354.208 5.402.690 11.756.898

9.080.753 115.666 928.401 270.000 603.801 50.000 521.638 87.500 222.258 150.000 12.030.017

9.037.967 18.503 0 113.378 659.675 40.389 467.127 175.824 0 0 10.512.863

0

1.124

0

1.124

Gerealiseerd resultaat van baten en lasten

1.410

1.245.160

Toevoeging en ontrekking aan de reserves

1.410

1.245.160

0 0 0

0 0 0

1.410

1.245.160

Lasten Personeelslasten Kapitaallasten Implementatie Wagenpark Huisvesting Administratie ICT Overige kosten Incidenteel Onvoorzien

Algemene dekkingsmiddelen Saldo financieringsfunctie

- Onttrekkingen aan reserves - Toevoegingen aan reserves

Gerealiseerd resultaat


Toelichting op de lasten Personeelskosten De specificatie van de personeelskosten kan als volgt worden weergegeven:

Salarissen en sociale lasten Uitkeringen UWV Vorming en opleiding Secundaire arbeidsvoorwaarden Inhuur vervangend personeel Reiskosten Woon-werk Budget OR Productieverlies OR Dienstkleding/beschermingsmiddelen Dienstverleningsovereenkomst provincie

Begroting

Rekening

2014

2014

7.601.565 0 152.031 76.016 152.031 150.000 5.000 56.700 3.600 883.810

6.429.861 -43.622 49.379 13.352 1.493.760 154.889 1.246 0 30.889 908.212

9.080.753

9.037.967

Salarissen, sociale lasten en inhuur vervangend personeel In de begroting 2014 zijn de posten “salarissen en sociale lasten” en “inhuur vervangend personeel” apart geraamd. In de begroting 2014 zijn de posten “salarissen en sociale lasten” en “inhuur vervangend personeel” gezamenlijk begroot op € 7.753.596. In de rekening zijn de lasten voor deze twee posten, inclusief ontvangen bijdragen van het UWV, gezamenlijk € 7.879.999; een overschrijding van € 126.403. De post salarissen is sterk onderschreden, terwijl post inhuur vervangend personeel sterk overschreden is. Om een juist beeld te krijgen, dienen deze twee posten in samenhang te worden bezien. Toelichting • In de begroting 2014 zijn de loonkosten voor het zogenaamde primaire proces (de medewerkers die taken vervullen op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving) geraamd op basis van 97,05 fte. Conform het bedrijfsplan werden de loonkosten toen nog berekend op basis van een gemiddelde loonsom per fte. In de begroting is er vanuit gegaan dat alle medewerkers in dienst zouden zijn van de FUMO. Een aanzienlijk deel van het personeel van de FUMO is afkomstig van de provincie. Een deel daarvan is echter niet in dienst getreden van de FUMO, maar wordt op detacheringsbasis bij de FUMO ingezet. De kosten van deze detacheringen worden daarom niet verantwoord onder de post salarissen, maar onder de post inhuur vervangend personeel. • Voor de eigen formatie van de FUMO voor de bedrijfsvoeringstaken geldt hetzelfde: de lasten zijn ook hier voor een deel verschoven van “salarissen en sociale lasten” naar “inhuur vervangend personeel”. • In 2014 heeft een aantal medewerkers de dienst verlaten. Deze vacatures zijn maar beperkt ingevuld met nieuwe medewerkers in dienst van de FUMO. Een belangrijk deel is extern ingehuurd. Deze kosten van deze externe inhuur zijn derhalve ook verantwoord op de post inhuur vervangend personeel in plaats van onder de post salarissen. De post inhuur vervangend personeel is bedoeld voor en ook aangewend ten behoeve van vervanging wegens ziekte, zwangerschapsverlof e.d. Daarnaast is deze post aangewend voor: • Extra capaciteit vanwege extra meegenomen verlof vanuit de “latende” organisaties. • Extra inhuur als gevolg van “scheefheid” in de formatie. Hiermee wordt bedoeld dat de binnen de afdelingen beschikbare functies en specialismen niet volledig overeenkomen met de noodzakelijke capaciteit en specialismen. 23 Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 10 juni 2015

• •

Externe inhuur ter compensatie van de vermindering van productieve uren als gevolg van lidmaatschap van de ondernemingsraad. In de begroting is hiervoor een bedrag ad € 56.700 opgenomen. Extra inhuur als gevolg van deelname van alle medewerkers aan het organisatieontwikkelingtraject. In de begroting is hiervoor een bedrag opgenomen van € 181.800.

In de raming van loonkosten in het bedrijfsplan zijn de volledige uitkeringen inzake het vakantietoeslag meegenomen. Deze lijn is in de begroting 2014 voortgezet. In de jaarrekening mogen uitsluitend de werkelijk uitgekeerde vakantietoeslagen worden opgenomen. Dit betekent dat in plaats van 12 maanden slechts 5 maanden worden meegenomen. Dit verklaart mede het verschil tussen begroting en daadwerkelijke lasten. In de loop van het begrotingsjaar zijn extra werkzaamheden uitgevoerd, waarvoor extra personeelskosten zijn gemaakt. Deze extra kosten worden gecompenseerd door hogere baten. Vorming en opleiding • In de begroting 2014 is een bedrag voor vorming en opleiding opgenomen dat correspondeert met 2% van de loonsom van het vaste personeel van de FUMO. Daarnaast werd een bedrag ad € 40.458 opgenomen ter dekking van noodzakelijk geachte extra scholingskosten in 2014. Er werd vanuit gegaan dat in 2014 extra scholingskoten zouden worden gemaakt vanwege leemtes in de kennis van medewerkers. Ook dienen medewerkers te voldoen aan kwaliteitscriteria. In 2014 zijn de opleidingsbehoeften van alle medewerkers in beeld gebracht. Dit zal leiden tot een scholings- en opleidingsplan dat niet in 2014 maar in 2015 wordt uitgevoerd. Om die reden zijn de werkelijke lasten aanzienlijk achtergebleven bij de raming. Secundaire arbeidsvoorwaarden • De lasten zijn, conform het bedrijfsplan 2012, geraamd op 1% van de loonsom. In 2014 zijn de kosten van bindingsactiviteiten en de kosten van kerstpakketten ten laste van deze post gebracht. Reiskosten woon-werkverkeer • De post is licht overschreden. Binnen deze post zijn ook de extra vergoedingen begrepen die aan de ex-provinciale medewerkers worden uitgekeerd. Zij krijgen conform het sociaal plan een hogere vergoeding dan in het sociaal statuut voor de FUMO is opgenomen. Deze extra vergoedingen zijn gecompenseerd door de provincie en bedragen plm. € 37.000 en zijn bij de baten opgenomen. Per saldo is de post reiskosten woon-werkverkeer met plm. € 33.00 onderschreden. Productieverlies OR • De uren die medewerkers van de ondernemingsraad besteden aan het werk van de OR gaan ten kosten van de te maken productieve uren. Dit wordt rechtgetrokken door - waar nodig – extern in te huren. Deze kosten zijn verantwoord binnen de post ‘inhuur vervangend personeel”. Dienstkleding/beschermingsmiddelen • In de begroting 2014 was voorzien in een investering van € 15.000. Afschrijving zou plaatsvinden in 5 jaar en er werd rekening gehouden met een rente van 4%. Bij de start van de FUMO waren nog geen eigen dienstkleding en beschermingsmiddelen beschikbaar. Dit betekende dat voor al het in aanmerking komende personeel, inclusief BHV-ers, een totale set met kleding en beschermingsmiddelen moest worden aangeschaft. Gelet op het aanschaffingspatroon – door het jaar heen worden steeds kleineer aanschaffingen gedaan – is er voor gekozen om de uitgaven niet te activeren, maar ineens ten laste van de exploitatie te brengen. Hierdoor zijn de lasten in 2014 onevenredig hoog. Dienstverleningsovereenkomst provincie • Deze post is met € 24.402 overschreden. Dat is het directe gevolg van de keuze om – anders dan in de begroting 2014 geraamd – de kosten van extra iPads en laptops onder te brengen in het dienstverleningscontract van de provincie en niet zelf aan te schaffen en de lasten te activeren. 24 Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 10 juni 2015

Kapitaallasten De kapitaallasten kunnen als volgt worden gespecificeerd:

Meetapparatuur Aanpassingen kantoor Grou Dienstauto's

Begroting

Rekening

2014

2014

91.666 24.000 0

0 14.838 3.665

115.666

18.503

Meetapparatuur • De raming in de begroting 2014 is rechtstreeks ontleend uit het bedrijfsplan 2012. Deze raming is te hoog. • In 2014 hebben geen investeringen in meetapparatuur plaatsgevonden. De FUMO heeft meetapparatuur om niet verkregen van de latende organisaties. • In 2014 heeft een inventarisatie plaatsgevonden van de beschikbare meetapparatuur. Op basis daarvan is een raming gemaakt van kosten voor de komende jaren. Vanaf de begroting 2016 wordt de verlaging zichtbaar.

Aanpassingen kantoor Grou • In de begroting 2014 is bij de raming van de kapitaallasten als uitgangspunt gehanteerd dat er wordt afgeschreven met ingang van het jaar van investering, waarbij een rente wordt toegerekend van 2% over de boekwaarde per 1 januari 2014. De in de begroting 2014 gehanteerde afschrijvingstermijn bedraagt 10 jaar. Op rekeningbasis start de afschrijving in het jaar volgend op het jaar van investeringen en wordt geen rente toegerekend. Dit betekent dat er in 2014 alleen op de investering in Stoffering en inrichting 2014 wordt afgeschreven. Deze investering is gedaan in het 3e kwartaal van 2013. • In de begroting 2014 is voor investeringen aan het gebouw gerekend met een afschrijvingstermijn van 10 jaar. Het gebouw is gehuurd voor een periode van 5 jaar, met een optie voor verlenging van minimaal 1 jaar. Op basis van dit gegeven worden de investeringen in het gebouw afgeschreven in 6 jaar. • Van de in de begroting 2014 geraamde investeringen zijn de kosten van binnenschilderwerk op grond van het BBV niet geactiveerd, maar ten laste gebracht van de exploitatie in 2014 bij de post overige huisvestingskosten. Dienstauto’s • De afschrijvingskosten 2014 hebben betrekking op de meetbus welke ultimo 2013 is overgenomen van de voormalige Milieuadviesdienst. In de begroting 2014 is met deze kapitaallasten geen rekening gehouden.

Implementatiekosten De implementatiekosten geven het volgende beeld:

ICT Algemene implementatiekosten

Begroting

Rekening

2014

2014

574.372 354.029

0 0

928.401

0


Implementatiekosten • In de begroting 2014 zijn twee posten opgenomen die betrekking hebben op de implementatie van de FUMO. Het betreft algemene implementatiekosten en ICT-kosten. De algemene implementatiekosten waren geraamd op €1.896.583 (6 jaar; rente 2%) en de ICT-kosten op € 2.600.000 (5 jaar; 2%). • In het bedrijfsplan is bepaald dat de lasten van deze implementatiekosten als een opslag op het tarief door de deelnemers worden vergoed aan de FUMO. • De totaal geraamde kosten van implementatie zijn circa € 4.500.000. De werkelijke uitgaven tot nu toe zijn € 3.155.000. In de toelichting op de balans wordt het verloop van de vordering weergegeven. Om bovengenoemde reden zijn op de post de lasten niet verantwoord. Wagenpark De kosten voor het wagenpark kunnen als volgt worden gespecificeerd:

Lease + huur Brandstof Kosten fietsen Belasting Verzekering Kosten dienstreizen Overige goederen en diensten

Begroting

Rekening

2014

2014

270.000 0 0 0 0 0 0

72.144 12.692 3.099 731 1.672 21.569 1.471

270.000

113.378

Wagenpark • Conform het bedrijfsplan van 2012 is een bedrag van € 270.000 geraamd. Dat bedrag correspondeerde met de kosten van 30 leaseauto’s. • De latende organisaties (provincie Fryslân, MAD en Servicebureau De Friese Wouden) maakten voor het vervoer gebruik van 6 dienstauto's en 2 meetauto's. • De FUMO heeft er voor gekozen niet alleen met leaseauto’s te werken, in 2014 voornamelijk in de vorm van shortlease en huurauto’s, maar ook dienstreizen met het openbaar vervoer en met eigen auto’s te laten plaatsvinden. • In 2015 vindt aanbesteding plaats voor langlopende leasecontracten. • Uit de lasten over 2014 kan worden geconcludeerd dat de begroting in het bedrijfsplan en daarmee in de begroting 2014 te hoog is geweest.

Huisvesting De kosten voor huisvesting kunnen als volgt worden gespecificeerd:

Huur Energie- en servicekosten Schoonmaakkosten Kosten werkplekken Belasting Overige huisvestingskosten

Begroting

Rekening

2014

2014

325.000 50.000 43.000 0 0 185.801

325.000 58.804 7.466 3.807 6.633 257.966

603.801

659.675


Overige huisvestingskosten • Onder de post “Overige huisvestingskosten” zijn de kosten van facilitaire ondersteuning door de gemeente Leeuwarden geraamd. Hieronder vallen de kosten van het huismeesterschap (2 fte.), , de schoonmaak van gebouw en inventaris (Leeuwarden heeft hiervoor een contract met Caparis), de koffie- en theevoorziening, beveiliging en een door de gemeente Leeuwarden te beheren post onvoorzien. • Omdat de schoonmaakkosten grotendeels in de dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Leeuwarden zijn opgenomen, wordt de post schoonmaakkosten aanzienlijk onderschreden en de post “overige huisvestingskosten” overschreden. • Verder is de deze overschrijding voor het overgrote deel het gevolg van het ten laste van deze post brengen van de kosten van binnenschilderwerk.

Administratie De kosten voor administratie zijn als volgt te specificeren:

Accountantskosten Bureaukosten

Begroting

Rekening

2014

2014

35.000 15.000

30.000 10.389

50.000

40.389

Accountantskosten • De jaarlijkse kosten voor onze accountant bedragen voor de controle van de jaarrekening € 19.500. Daarnaast zijn kosten gemaakt voor de accountantsverklaring voor de subsidie voor Externe Veiligheid. Bureaukosten • De kosten hebben betrekking op porti en papier. De kosten voor belastingen en verzekeringen zijn in 2014 onder de overige kosten verantwoord.

ICT De kosten voor ICT hebben betrekking op het volgende:

Genetics - licenties Overige licenties Overige goederen en diensten

Begroting

Rekening

2014

2014

399.600 98.438 23.600

400.025 55.958 11.144

521.638

467.127

Overige licenties • De post 'Overige licenties' laat ten opzichte van de begroting een onderschrijding van ruim € 42.000 zien. In de begroting 2014 is rekening gehouden met licentiekosten voor faciliteiten waar in 2014 geen gebruik van is gemaakt (KPN aangetekend mailen en mobiel handhaven, tezamen geraamd op € 31.250).


Overige goederen en diensten Onder deze post zijn de volgende kosten verantwoord: Begroting 8.635 6.000 4.915 4.050

Laptops (kapitaallasten) Beheerskosten jaarlijks: 20 x € 300 iPads (kapitaallasten) 3G-abonnementen Consultancy Overige

23.600

•

Rekening

10.770 374 11.144

De geraamde kosten ad € 23.600 zijn opgenomen binnen het dienstverleningscontract met de provincie. De wel gemaakte kosten hebben betrekking op de aanschaf en implementatie van een CRM (customer relationship management)-systeem.

Overige kosten De overige kosten kunnen als volgt worden gespecificeerd:

Abonnementen Telefoonkosten Drukwerk Representatie Bank- en incassokosten Inkopen kantine Kantoorartikelen Reis- en verblijfkosten Verzekeringen Overige goederen en diensten

Begroting

Rekening

2014

2014

57.500 17.500 7.500 5.000 0 0 0 0 0 0

20.250 5.564 5.947 2.819 1.999 7.404 941 12.308 11.320 107.271

87.500

175.824

Abonnementen, telefoonkosten, drukwerk en representatie • De begrote bedragen voor abonnementen, telefoonkosten, drukwerk en representatie waren, bij gebrek aan eigen ervaringscijfers van de FUMO, gebaseerd op de kosten van de voormalige MAD. Deze posten blijken alle te hoog geraamd. Bij de post telefoonkosten kan worden opgemerkt dat deze deels begrepen zijn in de prijs van de dienstverleningsovereenkomst met de provincie. • De kosten van de inkopen voor de kantine worden voor plm. € 3.700 gedekt uit kantineinkomsten • Voor het overige hebben deze kosten betrekking op werklunches e.d. Reis- en verblijfskosten • De kosten van dienstreizen met privéauto of openbaar vervoer zijn verantwoord onder de post wagenpark. In de begroting 2014 was geen aparte post reis- en verblijfskosten begroot. Onder deze post worden thans voornamelijk kosten verantwoord van dienstreizen naar de Waddeneilanden, hotelovernachtingen en reiskosten voor cursusbezoek.


Overige goederen en diensten • In 2014 zijn diverse facturen door de FUMO betaald die betrekking hebben op materiële kosten die voor rekening komen van de deelnemers. Voorbeelden hiervan zijn: asbestonderzoeken, welstandsadviezen, kosten van emissiemetingen en de kosten van de Netwerkdag 2014 e.d. Deze kosten zijn door de FUMO betaald en vervolgens in rekening gebracht bij de deelnemers, die ze vervolgens aan de FUMO heeft vergoed. Deze inefficiënte wijze van werken is met ingang van 2015 gestopt. Gezamenlijk betreft dit een bedrag van ongeveer € 60.000 dat dus budgettair neutraal voor de FUMO is opgenomen. Daarnaast zijn onder deze post kosten verantwoord die wel ten laste van de FUMO komen. Het betreft kosten voor juridische bijstand in personeelsaangelegenheden, kosten van assessments en de kosten van RI&E-inventarisatie.

Incidenteel Onder incidentele lasten zijn de volgende posten opgenomen:

Extra scholingsbudget 2014 Productieverlies organisatieontwikkeling 2014

Begroting

Rekening

2014

2014

40.458 181.800

0 0

222.258

0

Extra scholingsbudget 2014 • Voor een toelichting wordt verwezen naar de post Vorming en opleiding • Om de deze middelen in 2015 te kunnen besteden, wordt voorgesteld bij de resultaatbestemming het bedrag ad € 40.458 te storten in de bestemmingsreserve ‘Scholing en opleiding’. Productieverlies organisatieontwikkeling 2014 • In de begroting 2014 is in het kader van het organisatieontwikkelingtraject rekening gehouden met verlies aan productieve uren als gevolg van activiteiten waaraan alle medewerkers meedoen.` Dit verlies aan productieve uren is, waar nodig gecompenseerd via externe inhuur.


Toelichting op de baten Baten Bijdragen deelnemers De bijdragen voor basis- en de plustaken zijn - conform de bepalingen in artikel 29 van de Gemeenschappelijke Regeling FUMO - in 2014 bij de deelnemers in rekening gebracht op basis van de in de begroting vastgestelde bedragen. Facturering heeft in vier gelijke kwartaaltermijnen plaatsgevonden. Begroting 2014 Basistak en - Inrichtingsgebonden - Toeslagen topbedrijven - Niet inrichtingsgebonden Plustak en - Plustaken algemeen - Externe veiligheid - Restformatie MAD - Overige baten

Rekening 2014

4.685.411 1.487.632 657.037 6.830.080

4.358.963 1.383.986 611.259 6.354.208

4.201.142 318.778 681.427 0 5.201.347

3.723.936 321.391 633.955 723.409 5.402.690

12.031.427

11.756.898

Toelichting In de tarieven voor 2014 is - conform het bedrijfsplan 2012 - een component opgenomen voor de aflossing van de langlopende vorderingen van de FUMO op de deelnemers vanwege de implementatiekosten (algemeen en ICT). Deze bedragen in totaal voor 2014 € 838.253. Dit bedrag was in de begroting 2014 opgenomen onder de baten. In deze jaarrekening is deze aflossing in mindering gebracht op de bovengenoemde vordering. Dit verklaart voor dat bedrag het verschil tussen de begrote en de werkelijke baten. Het restantverschil kan als volgt worden verklaard. • Bij enkele deelnemers heeft de FUMO het aantal plusuren niet juist in de begroting 2014 opgenomen. Dit is gecorrigeerd. Gezamenlijk betreft het een neerwaartse bijstelling van € 147.287. • Conform het door het algemeen bestuur op 17 juni 2013 genomen besluit inzake de bijdrage van het Wetterskip Fryslân en gelet op de afspraken met het Wetterskip over de door FUMO te betalen detacheringsvergoeding is de bijdrage van het Wetterskip herrekend. • De bijdrage inzake Externe Veiligheid is € 24.823 hoger uitgevallen dan geraamd. • Enkele deelnemers hebben extra werkzaamheden laten uitvoeren buiten de begrote taken. Hiervoor is in totaal een bedrag van € 55.299 ontvangen. Overige baten Onder de overige baten zijn de opbrengsten verantwoord uit activiteiten welke geen relatie hebben met de reguliere taken van de FUMO. De overige baten kunnen als volgt worden gespecificeerd: - Detachering medewerkers bij diverse deelnemers 78.324 - Ondersteuning gemeente Terschelling inzake WABO/B 358.239 - RUD Groningen: omgevingsinspecties BRZO 30.000 - Provincie Fryslân: uitvoering BRIKS taken 2014 56.318 - Provincie Fryslân: uitvoering diverse werkzaamheden 52.908 - Overige baten 147.620 723.409 30 Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 10 juni 2015

• • • •

Twee medewerkers van de FUMO zijn in 2014 gedetacheerd bij enkele deelnemers; één medewerker gedurende het gehele jaar en één medewerker gedurende een maand. Beide detacheringen worden in 2015 voortgezet. Voor de gemeente Terschelling worden BRIKS-taken uitgevoerd. Deze waren nog niet in de vastgestelde begroting 2014 opgenomen. Ten behoeve van de RUD Drenthe worden door de FUMO BRZO-inspecties uitgevoerd. De betaling loopt via de Omgevingsdienst Groningen. Voor de provincie Fryslân zijn BRIKS-taken uitgevoerd voor diverse projecten. Deze waren niet in de begroting 2014 opgenomen.

Overige baten Onder de post overige baten ad € 147.620 zijn de volgende inkomsten verantwoord: • Ontvangen vergoeding provincie van door ex-provinciale medewerkers verkochte verlofuren • Van de provincie ontvangen bijdrage aan de Netwerkdag 2014. • Een vergoeding van de provincie vanwege het sociaal plan dat de provincie heeft afgesloten voor haar voormalig personeel. Hierin is bepaald dat ex-provinciale medewerkers een hogere reiskostenvergoeding woon-werkverkeer ontvangen dan in het sociaal statuut van de FUMO is opgenomen. Tevens compenseert de provincie de FUMO voor kosten inzake de IPAP-premie, eveneens voortvloeiend uit het sociaal plan. • Bij de start van de FUMO is het Servicebureau “De Friese Wouden” geliquideerd. Exmedewerkers van deze GR, die in dienst getreden zijn bij de FUMO, hebben voor de GR in liquidatie werkzaamheden verricht. Hiervoor is een niet geraamde bijdrage van € 23.251 ontvangen. • Voor een niet Friese gemeente uitgevoerd onderzoek naar woningen op bedrijventerreinen € 8.855.


Incidentele baten en lasten 2014 Het Besluit Begroting en Verantwoording (het BBV) schrijft voor dat in de jaarstukken melding wordt gemaakt van de incidentele baten en lasten. Dit is vastgelegd in artikel 28, lid c van het BBV:

De incidentele baten en lasten van de FUMO kunnen over het verslagjaar 2014 als volgt worden weergegeven: Lasten Dienstkleding en beschermingsmiddelen Overige huisvestingskosten; binnenschilderwerk Aanschaf CRM-systeem Overige kosten; overige goederen en diensten Diverse bijdragen Servicebureau De Friese Wouden Loonkosten inzake verkoop verlofuren

€ 20.000 € 30.000 € 11.000 € 107.000 € 7.500 € 20.000

Totaal

€ 195.500

Baten Uitkeringen UWV Diverse bijdragen Servicebureau De Friese Wouden Inzake liquidatie Doorberekening materiële kosten Externe veiligheid Bijdrage provincie inzake verkoop verlofuren Extra incidentele werkzaamheden

€ 44.000 € € € € €

Totaal

€ 234.000

30.000 60.000 25.000 20.000 55.000


Structurele mutaties 2014 in reserves De van toepassing zijnde regels in het BBV schrijven voor dat in de jaarstukken melding wordt gemaakt van structurele mutaties in reserves. Dit wordt geregeld in artikel 28, lid d van het BBV: In het verslagjaar zijn geen structurele toevoegingen en/of onttrekkingen aan de reserves verantwoord.

Voorstel tot bestemming van het resultaat 2014

Het resultaat van de FUMO over verslagjaar 2014 bedraagt:

1.245.160

Voorgesteld wordt het positieve resultaat als volgt te verdelen: Algemene reserve (weerstandsvermogen) Volgens artikel 29 lid 8 van de GR mag het weerstandsvermogen van de FUMO niet meer bedragen dan 10% van de jaaromzet. Voor zover het batig saldo van enig jaar leidt tot een weerstandsvermogen van meer dan 10% van de jaaromzet, wordt het meerdere uitgekeerd naar rato van de bijdrage voor basis- en plustaken in het verslagjaar. Toevoeging aan de algemene reserve

1.204.702

Bestemmingsreserves In de begroting 2014 is een tijdelijk budget voor scholings- en opleidingskosten opgenomen. In 2014 zijn geen kosten ten laste van dit budget gebracht. Voorgesteld wordt om het betreffende budget via de resultaatbestemming toe te voegen aan de 'Bestemmingsreserve scholing en opleiding'.

Toevoeging aan de bestemmingsreserve ‘Scholing en opleiding’

40.458

Resultaat verslagjaar 2014

1.245.160

De jaaromzet 2014 bedraagt

11.756.898

Maximale toegestaan weerstandsvermogen volgens artikel 29 lid 8 GR (10%)

1.175.690

Toevoeging aan weerstandvermogen volgens voorstel resultaatbestemming

1.204.702

Restant rekeningresultaat

29.012

Aan het algemeen bestuur wordt separaat een voorstel ver de aanwending van het rekeningresultaat 2014 ter besluitvorming voorgelegd.


Begrotingsrechtmatigheid 1. Algemeen De begrotingsrechtmatigheid heeft betrekking op het financiële handelen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. Dit wordt formeel als volgt omschreven: “Financiële beheers handelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten (exploitatie), alsmede de balansposten (investeringen), die tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma's (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door het Algemeen Bestuur zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheer handelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag alsmede het begrotingsjaar van toepassing zijn". Volgens het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) dienen de afwijkingen in de jaarrekening herkenbaar te worden opgenomen en van een toelichting te worden voorzien. Als blijkt dat de gerealiseerde uitgaven hoger zijn dan geautoriseerd, dan is er sprake van begrotingsonrechtmatigheid. In het Programma van Eisen Aanbesteding Accountantsdiensten FUMO is in artikel 4 vastgelegd dat de controle van de jaarrekening is gericht op het geven van een oordeel over het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties (investeringen). Dit in overeenstemming met de begroting en de van toepassing zijnde wettelijke regelingen. De voor de controle van toepassing zijnde regels zijn vastgelegd in: - het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO); - de Kadernota en adviezen van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten (PRPG); - de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NBA). Het toetsingskader voor de rechtmatigheid is volgens paragraaf 6 beperkt tot alleen financiële beheers handelingen voortvloeiende uit wettelijke voorschriften dan wel besluiten van het Algemeen Bestuur.

2. Analyse 2.1 Algemeen De analyse van de begrotingsoverschrijdingen zijn opgesplitst in: - begrotingsoverschrijdingen voor wat betreft lasten exclusief mutaties in reserves (rekening van baten en lasten); - begrotingsoverschrijdingen voor wat betreft investeringskredieten (investeringen).

2.2 Begrotingsoverschrijdingen (rekening van baten en lasten) In onderstaand overzicht zijn de lasten uit het verslagjaar 2014 afgezet tegen de begroting na wijziging 2014.

Programma

Lasten volgens begroting

Lasten volgens jaarrekening

Overschrijding

Rekening van baten en lasten

12.030.017

10.512.863

-1.517.154

Totalen

12.030.017

10.512.863

-1.517.154

Uit bovenstaand overzicht blijkt dat er over het verslagjaar 2014 geen overschrijding van de lasten heeft plaatsgevonden.


In onderstaand overzicht zijn de baten uit het verslagjaar 2014 afgezet tegen de begroting 2014.

Programma

Baten volgens begroting

Baten volgens jaarrekening Overschrijding

Rekening van baten en lasten

12.031.427

11.756.898

-274.529

Totalen

12.031.427

11.756.898

-274.529

2.3 Begrotingsoverschrijdingen investeringskredieten

Omschrijving

Investering volgens begroting

Investering volgens jaarrekening

Overschrijding

Meetapparatuur Aanpassing en inrichting kantoor Vervanging vloerbedekking en schilderwerk Vervoermiddelen

416.665 90.000

0 128.670

-416.665 38.670

110.000 0

0 21.990

21.990

Totalen

616.665

150.660

-356.005

Aanpassing en inrichting kantoor De overschrijding van het investeringsbudget voor aanpassing en inrichting kantoor wordt veroorzaakt door de volgende investeringen: Plaatsing fietsenhok Overschrijding aanpassing en inrichting

14.300 24.370

Totaal

38.670

Vervoermiddelen In de investeringsbegroting 2014 is geen rekening gehouden met de aanschaf van vervoermiddelen. De uitgave betreft de overname van de meetbus van de Milieuadviesdienst. Dit vervoermiddel is per 31 december 2013 overgenomen tegen boekwaarde.


Wet normering topinkomens Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingegaan. Deze verantwoording is opgesteld op basis van de volgende op de FUMO van toepassing zijnde regelgeving (het algemeen WNT-maximum). Het bezoldigingsmaximum in 2014 voor de FUMO is € 230.474 (130% van ministersalaris). Het weergegeven toepasselijke WNTmaximum per persoon of functie is berekend naar rato van de omvang (en voor topfunctionarissen tevens de duur) van het dienstverband, waarbij voor de berekening de omvang van het dienstverband nooit groter kan zijn dan 1,0 fte.

Bezoldiging topfunctionarissen Overzicht bezoldiging directeur: Directeur Functie

M. van der Wal

Beloning

89.480

Belastbare vaste en variabele onkostenvergoeding

1.322

Voorzieningen ten behoeve van beloningen betaalbaar op termijn Duur en omvang van het dienstverband in het verslagjaar

15.636 1/1 - 31/12 1 FTE

Beloning in het voorgaande jaar (niet-topfunctionarissen) Motivering voor de overschrijding van de maximale bezoldigingsnorm.


Bezoldiging van de leden van het algemeen bestuur

Belatba re vast en variabel e onkost enverg oeding

Voorzieni ngen ten Duur behoeve van het van Totale dienstve betalinge bezold rband in n iging het jaar betaalbaa (in r op dagen) termijn

Omvang van het dienstve rband in het jaar (fte

Deelnemer

Naam

Functie AB

Functie DB

Met (Gewezen) dienstbetre topfunctiona Beloning kking ris (Jan/nee)

Achtkarspelen

De heer G. Gerbrandy

Lid

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Achtkarspelen

De heer M. van der Veen

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Ameland

De heer N. Oud

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Dantumadiel

De heer R. Bos

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Dantumadiel

De heer K.S. Heldoorn

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

De Friese Meren

De heer D. Durksz

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Dongeradeel

De heer A. van der Ploeg

Lid

Dongeradeel

Mevrouw M. Waanders

Lid / plvv. voorzitter

Ferwerderadiel

De heer H. Talsma

Ferwerderadiel

De heer J. Hijma

Franekeradeel

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Mevrouw J. Osinga

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Franekeradeel

De heer J. Bekkema

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Harlingen

Mevrouw M. le Roy

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Harlingen

De heer H. Boon

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Heerenveen

De heer S. Siebenga

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Het Bildt

Mevrouw N. Haarsma

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Kollumerland

De heer L. Bijleveld

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Kollumerland

De heer J. Benedictus

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Leeuwarden

Mevrouw L.I. Diks

Voorzitter

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Leeuwarden

De heer S. Feitsma

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Leeuwarderadeel De heer J. Keizer

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Leeuwarderadeel Mevrouw G. Visser

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Littenseradiel

Mevrouw F. Hernamdt

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Littenseradiel

De heer B. Bonnema

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Menameradiel

De heer L. Pen

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Ooststellingwerf

De heer J.H. Veenhouwer

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Opsterland

Mevrouw F. Ravestein

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Opsterland

Mevrouw M. Jager

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Opsterland

De heer P. van Dijk

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Provincie Fryslân

Mevrouw S. Poepjes

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Lid / plvv. voorzitter

Voorzitter

Lid

Schiermonnikoog De heer L. Wiersema

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Schiermonnikoog De heer J.R. Dijkstra

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Smallingerland

Mevrouw N. Ketelaar

Lid

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Smallingerland

Mevrouw M. Krans

Lid

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Súdwest-Fryslân

Mevrouw G. Akkerman

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Súdwest-Fryslân

Mevrouw M. Bakker

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Terschelling

Mevrouw I. Groeneveld

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Terschelling

Mevrouw J. Hoekstra

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Tytsjerksteradiel

De heer E.J. ter Keurs

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Vlieland

De heer R. Hoekstra

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Weststellingwerf

De heer C. Trompetter

Lid

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

ja

nee

0

0

0

0 n.v.t.

n.v.t.

Wetterskip Fryslân De heer W. de Haan

Lid

Lid

Uit bovenstaand overzicht blijkt dat de norm voor de WNT in 2014 niet wordt overschreden.

.


kolleezje: De raad dient kennis te nemen aan de verantwoordingsstukken van deze gemeentelijke regeling

Recommend Documents