AB 27 NOVEMBER 2014 RM 2014-495682772
VOORDRACHT ALGEMEEN BESTUUR RECREATIESCHAP ROTTEMEREN Onderwerp Kenmerk Bijlagen Besluitdatum Voorbereid door
: : : : :
Mandaat van bevoegdheden Grondzaken & Exploitaties 2014-495682772 -227 november 2014 F.A.J. Krabbendam
1. ONTWERP-BESLUIT 1. Het mandaat onder voorwaarden van de bevoegdheden als bedoeld in artikel 9 onder a van de Gemeenschappelijke Regeling voor het recreatiegebied Rottemeren en nader omschreven in bijlage 1 bij dit voorstel te verlenen; 2. het mandaat van de bevoegdheden als bedoeld in artikel 9 onder a van de Gemeenschappelijke Regeling voor het recreatiegebied Rottemeren en nader omschreven in bijlage 2 van dit voorstel aan de directeur G.Z-H met het recht van ondermandaat te verlenen; 3. volmacht te verlening voor zover het betreft de vertegenwoordiging bij de op bijlage 2 omschreven rechtshandelingen aan de directeur G.Z-H. 2. ONDERWERP IN KORT BESTEK In de op 27 juni 2014 gehouden vergadering van het Algemeen Bestuur is toegezegd een voorstel voor te bereiden met betrekking tot het in mandaat door DB of directeur afdoen van “erfpachtzaken”. Met een dergelijk voorstel zou de doorlooptijd in de contractering met ondernemers verkort kunnen worden en wordt de druk op de bestuurstafel verminderd. Overigens was ook al in eerdere vergaderingen van het schapsbestuur de wens geuit om te komen tot een efficiëntere regeling die recht doet aan de te onderscheiden rollen en taken van Algemeen Bestuur, Dagelijks Bestuur en uitvoeringsorganisatie. Om de kaderstellende en controlerende taak van het Algemeen Bestuur invulling te geven op het vlak van grondzaken en gebouwd vastgoed, is een nota grondbeleid in voorbereiding die in de loop van 2015 ter besluitvorming kan worden voorgelegd. Het Algemeen Bestuur kan op deze wijze de beleidsmatige kaders en randvoorwaarden voor de uitvoering van het grond(prijs)beleid vastleggen. In dat kader zal een meer fundamentele herijking van rollen en bevoegdheden van Algemeen Bestuur, Dagelijks Bestuur en organisatie ontstaan. Gelet echter op de concrete en breed ondersteunde vraag vanuit uw bestuur wordt u vooruitlopend op de hiervoor geschetste ontwikkelingen het voorstel gedaan om - binnen de huidige juridische mogelijkheden - te komen tot een nieuwe bevoegdheidsverdeling voor zover deze betrekking heeft op besluitvorming over grondzaken en gebouwd vastgoed. Huidige regeling Artikel 9 van de gemeenschappelijke regeling benoemt dat tot de bevoegdheid van het algemeen bestuur onder andere behoort “(a) het kopen, ruilen, vervreemden, bezwaren, verpanden, verhuren, verpachten en in erfpacht aannemen of uitgeven van roerende of onroerende goederen of rechten”. Op grond van artikel 21 lid 3 van de gemeenschappelijke regeling kan het Algemeen Bestuur het Dagelijks Bestuur bevoegd verklaren te besluiten tot het verrichten van bepaalde burgerrechtelijke rechtshandelingen. Van deze bevoegdheid is tot op heden geen gebruik gemaakt. Wel is in de vigerende mandaatregeling voor een een zeer kleine categorie besluiten mandaat verleend aan de directeur G.Z-H. Het betreft, voor zover hier relevant, de besluitvorming over “vervreemding van bestaande zakelijke rechten als erfpacht” en de besluitvorming over “gebruiksrechten als huur en pacht”.
Binnen het min of meer reguliere proces (beheer van grondbezit en gebouwd vastgoed, (door)ontwikkeling van (commerciële) exploitaties, uitgiftes) is op veel momenten enige vorm van besluitvorming nodig. Soms gaat het daarbij om zaken van groot strategisch belang of met aanzienlijke bestuurlijke, ruimtelijke en/of financiële consequenties. Veel vaker betreft het echter zaken op een operationeel niveau, waarvoor wel formeel besluitvorming nodig is maar die nauwelijks als bestuurlijk relevant zijn te kenmerken. . De huidige mandaatregeling voorziet in slechts een klein deel van de (operationele) taakuitoefening. Elk dossier waarover besluitvorming nodig is dat niet in het hiervoor genoemde mandaat is begrepen wordt derhalve in beginsel ter besluitvorming aan het Algemeen Bestuur voorgelegd. Het betreft dan bijvoorbeeld relatief kleine uitbreidingen van grondgebruik, ondergeschikte functiewijzigingen, canonaanpassingen of overdracht van ondernemingen. Het moge duidelijk zijn dat de bestuurstafel op deze wijze - in wellicht te grote mate - belast wordt met operationele uitvoeringszaken en de doorlooptijd voor ondernemers, gelet op de vergadercyclus van het bestuur, soms (onnodig) lang is. Een uitgebalanceerd systeem van mandaat en volmacht (*) draagt bij aan het bereiken van een aantal doelstellingen: o bestuurstafel ontlasten. o doorlooptijd van grondtransacties versnellen. o slagvaardigheid (van bestuurlijke en ambtelijke organisatie) verhogen. (*) In Bijlage 3 bij dit voorstel worden deze begrippen toegelicht. Voorstel In bijlage 1 bij dit voorstel worden bevoegdheden met betrekking tot grondzaken en gebouwd vastgoed benoemd waarvan aan het Algemeen Bestuur wordt voorgesteld deze te mandateren aan het Dagelijks Bestuur. Het betreft dan onderwerpen die bestuurlijk relevant zijn maar niet zodanig “zwaar” zijn dat bespreking en besluitvorming op het niveau van het Algemeen Bestuur geboden is. Deze bevoegdheden zijn financieel begrensd door het budgetrecht van het Algemeen Bestuur; bovendien is de voorwaarde gesteld dat in de jaarstukken wordt gerapporteerd over de wijze waarop het Dagelijks Bestuur van deze bevoegdheden gebruik heeft gemaakt. Bijlage 2 bij dit voorstel noemt de bevoegdheden waarvan aan het Algemeen Bestuur wordt voorgesteld deze te mandateren aan de directeur G.Z-H. Deze bevoegdheden betreffen vooral operationele uitvoeringszaken. Overigens kan de directeur G.Z-H ondermandaat verlenen waarbij de spelregels van de provincie Zuid-Holland gelden. Met mandaat blijft het oorsponkelijk bevoegde bestuursorgaan (het Algemeen Bestuur dus) formeel verantwoordelijk maar wordt de feitelijke besluitvorming op een lager niveau belegd. Op deze wijze kunnen Dagelijks Bestuur en ambtelijke organisatie op slagvaardige wijze de taken op het gebied van grondzaken en gebouwd vastgoed, waaronder de verdienopdracht, uitvoeren. Omdat echter het oorspronkelijk bevoegde orgaan ook bij mandatering de bevoegdheid houdt, kan het, bijvoorbeeld in geval van bestuurlijke of andere moverende redenen, alsnog de besluitvorming in specifieke dossiers aan zich houden. U wordt voorgesteld in te stemmen met het mandateren van de bevoegdheden als genoemd in de bijlagen I en 2. 3. VOORAFGAANDE BESLUITVORMING Vigerende mandaatregeling 4. JURIDISCHE PARAGRAAF Zie toelichting onder punt 2. Sjabloon volmacht bijgevoegd: nee
5. FINANCIËLE PARAGRAAF Niet van toepassing. Financiële paragraaf bijgevoegd: nee
6. COMMUNICATIE Niet van toepassing. Publicatie bijgevoegd: ja/nee
7. WIJZE VAN TOTSTANDKOMING Ambtelijke voorbereiding door G.Z-H. 8. VERDERE PROCEDURE Publicatie besluit. Namens het Dagelijks Bestuur van Recreatieschap Rottemeren G.J. Sytsema accountmanager G.Z-H
Bijlage 1 Aan het Dagelijks Bestuur wordt de bevoegdheid gemandateerd om te besluiten over: Onderdeel
Beperking
Verwerving van eigendom, erfpacht of andere beperkte rechten (grond en opstallen). Uitgifte in erfpacht van grond en opstallen. Verkoop van snippergroen en restpercelen.
Voorzover daarvoor binnen de vastgestelde begroting middelen beschikbaar zijn.
Verkoop van opstallen.
Voor zover het betreft percelen die - geen strategische functie hebben en - niet uitgeefbaar zijn voor recreatieve doeleinden en - niet groter zijn dan 1.000 m². Voor zover het betreft opstallen die - geen strategische functie hebben en - niet uitgeefbaar zijn voor recreatieve doeleinden.
Een en ander onder de voorwaarde dat in de jaarstukken wordt gerapporteerd over de wijze waarop het Dagelijks Bestuur de hiervoor genoemde bevoegdheden uitoefent.
-----------------
Bijlage 2 Aan de directeur G.Z-H wordt de bevoegdheid gemandateerd, met het recht van ondermandaat, om te besluiten over: Onderdeel Nieuwe contracten / initiatieven: Huur/verhuur, bruikleen, ingebruikgeving en pacht van grond en opstallen
Jacht- en visrechten
Vestiging van andere beperkte rechten dan erfpacht (zoals opstal en erfdienstbaarheid).
Beperking Passend binnen de doelstelling van het schap, in overeenstemming met vastgestelde schapsplannen en visies en binnen het werkingsgebied. Passend binnen de doelstelling van het schap, in overeenstemming met vastgestelde schapsplannen en visies en binnen het werkingsgebied. Passend binnen de doelstelling van het schap, in overeenstemming met vastgestelde schapsplannen en visies en binnen het werkingsgebied.
Bestaande contracten: Het doelmatig beheer van contracten (zoals erfpacht, huur/verhuur, bruikleen, ingebruikgeving, pacht en jacht- en visrechten), het verrichten van alle hierbij noodzakelijke of samenhangende werkzaamheden en het gebruikmaken van de bevoegdheden die krachtens wet en contract aan het schap toekomen. Hieronder wordt onder andere, doch niet limitatief verstaan: - toestemming voor wijziging van functie en toegestaan gebruik, inclusief vaststelling aangepaste canon; - afkoop van canonverplichtingen voor de opstal voor de resterende contractduur; - periodieke canon- en huurherzieningen gedurende de looptijd, inclusief de eventuele aanwijzing van deskundigen; - indexering, facturering, inning en incasso van canon en huur en andere financiële verplichtingen (waaronder doorbelasting van belastingen en premies) van grond en opstallen, inclusief eventuele afspraken over betalingsregelingen; - toestemming voor het aanbrengen van reclame, wijzigingen in terreininrichting, plaatsing en sloop van opstallen en overige fysieke wijzigingen binnen de kavel; - toestemming tot gehele of gedeeltelijke vervreemding, bezwaring of verhuring van het erfpachtrecht; - toepassen van boete – en handhavingsclausules. Het dagelijks beheer van gronden en opstallen inclusief alle handelingen die noodzakelijk of gewenst zijn in het belang van de voortgaande exploitatie daarvan (waaronder tevens onderhoud, schadeherstel en –verhaal, aangaan en doorbelasting van verzekeringen, premies en belastingen). Het mandaat en ondermandaat ten aanzien van de bevoegdheden als genoemd in deze bijlage 2 omvat tevens de volmacht dan wel machtiging om alle noodzakelijke handelingen te verrichten in het kader van de in mandaat opgedragen bevoegdheden en het schap terzake te vertegenwoordigen.
Bijlage 3
Begrippen Delegatie, mandaat en volmacht
Fase van besluitvorming Vraag: Wie is bevoegd om te besluiten tot een uitgifte van grond in erfpacht ? Antwoord:
Zie de regeling die taak en werkwijze van bestuursorgaan / openbaar lichaam beschrijft. Voor de schappen is dat de gemeenschappelijke regeling. Voorbeeld: art. 9 GR Rottemeren: “Tot de bevoegdheid van het algemeen bestuur behoort onder andere (a) het kopen, ruilen, vervreemden, bezwaren, verpanden, verhuren, verpachten en in erfpacht aannemen of uitgeven van roerende of onroerende goederen of rechten”.
Via delegatie of mandaat (beide geregeld in de algemene wet bestuursrecht) kan deze bevoegdheid om te besluiten verlegd worden. Bij delegatie is er wel sprake van een formele verschuiving van bevoegdheid (zie artikel 10.17 Awb). Het bestuursorgaan draagt zijn bevoegdheid tot het nemen van besluiten over aan een ander die deze onder eigen verantwoordelijkheid uitoefent. Delegatie kan niet zomaar maar moet berusten op een wettelijke grondslag. Delegatie aan ondergeschikten is niet toegestaan: Bij mandaat is er geen sprake van een een formele verschuiving van bevoegdheid (zie artikel 10.1 Awb). Mandaat is de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Een door de gemandateerde binnen de grenzen van zijn bevoegdheid genomen besluit geldt als een besluit van de mandaatgever. Een besluit vermeldt dan ook de mandaatgever. Doorgaans is mandaat verleend aan hiërarchisch ondergeschikten. Er geldt geen vereiste van wettelijke grondslag; wel kan wettelijk voorschrift of aard van bevoegdheid in de weg staan aan mandaatverlening. Onder- of submandaat mogelijk. Ondertekeningsmandaat is bijzondere variant: bestuursorgaan neemt beslissing, maar ondertekent niet zelf. Vb: De directeur organisatie is bevoegd te besluiten tot verkoop van percelen grond tot een bedrag van € 100.000,--. Fase van vertegenwoordiging Vraag: Wie ondertekent de overeenkomst en vervolgens de notariële akte ? Antwoord:
Zie de regeling die taak en werkwijze van bestuursorgaan / openbaar lichaam beschrijft. Voor de schappen is dat de gemeenschappelijke regeling. Voorbeeld art 24.3 GR Rottemeren: De voorzitter vertegenwoordigt het recreatieschap in en buiten rechte.
De vertegenwoordiging van de rechtspersoon (de gemeente, het schap, de BV) is geregeld in een wettelijk voorschrift, een gemeenschappelijke regeling of bijvoorbeeld in de statuten (als het een BV, stichting of vereniging betreft). Vb: art 171.1 Gemeentewet: De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechte. Verenigingsstatuten: Het bestuur wordt vertegenwoordigd door de voorzitter en secretaris tesamen. In de desbetreffende regeling is over het algemeen geregeld dat deze bevoegdheid om te vertegenwoordigen verlegd kan worden. Vb:
art 171.2 Gemeentewet: De burgemeester kan de vertegenwoordiging opdragen aan een door hem aan te wijzen persoon. Art 24.4 Gr Rottemeren: De voorzitter kan de vertegenwoordiging buiten rechte aan een door hem aan te wijzen gemachtigde opdragen.
(In rechte = bij rechtsgedingen; buiten rechte = bij overeenkomsten)
Het verleggen van de vertegenwoordigingsbevoegdheid wordt als het rechtshandelingen betreft volmacht genoemd. De algemene regeling over volmacht is opgenomen in art 3:60 e.v. Burgerlijk Wetboek: “Volmacht is de bevoegdheid die een volmachtgever verleent aan een ander, de gevolmachtigde, om in zijn naam rechtshandelingen te verrichten”. Vb: De voorzitter verleent aan ambtenaar X of aan notaris Y een volmacht om namens hem een notariële akte te ondertekenen. In de financiële wereld wordt de gevolmachtige vaak “procuratiehouder” genoemd. Het verleggen van de vertegenwoordigingsbevoegdheid wordt als het feitelijke handelingen betreft machtiging genoemd. -------------------
