VOORSTEL agendapunt 6
Adviescommissie Dagelijks bestuur Algemeen bestuur
27 oktober 2014 13 november 2014 18 december 2014
Voorbereid door
Miriam Brouwer, programmamanager, Anita Bakker en Jasper Beekhoven, medewerkers programmamanagement Najaarsnotitie Spaarnwoude 2014
Bijlage
NAJAARSNOTITIE 2014 In het programma en de bijbehorende begroting voor 2014 zijn verschillende inspanningen opgenomen. De najaarsnotitie geeft een overzicht van de huidige stand van zaken en de prognose voor de financiële situatie aan het eind van 2014. Het algemeen bestuur besluit de najaarsnotitie 2014 voor Recreatieschap Spaarnwoude vast te stellen. Onderbouwing besluit De najaarsnotitie geeft een overzicht van de voortgang van de programma’s van Recreatieschap Spaarnwoude (SPW, SMG en SGP) en geeft een prognose van de verdere ontwikkeling van de financiële situatie in 2014. Zie voor de inhoudelijke bespreking van de financiële situatie de bijlage. Bijdrage aan schapsdoelen Door bewust om te gaan met de financiële middelen en deze gericht in te zetten voor de prioriteiten die in de programma’s en bestuursbesluiten zijn gesteld, kan het recreatieschap een aantrekkelijk en gevarieerd landschap zijn en blijven waarin het goed recreëren is. Financiële consequenties Naar verwachting wordt in Spaarnwoude Oud (SPW) per saldo circa € 303.024,- meer aan de reserves onttrokken. In SGP wordt naar verwachting € 79.375,- minder onttrokken aan de reserves. In SMG wordt naar verwachting € 83.493,- minder onttrokken aan de reserves. Juridische consequenties Geen juridische consequenties bij dit besluit. Bestuurlijke achtergrond Vaststelling begrotingswijziging 2014 op 26 juni 2014. Communicatie Dit bestuursvoorstel wordt op de website gepubliceerd.
Pagina 1 van 2
Opmerkingen AC 27 oktober 2014
De adviescommissie adviseert conform het voorstel, met inachtneming van de volgende aandachtspunten: Het restant van de taakstelling buiten de boekhouding om zichtbaar maken; De leesbaarheid van de najaarsnotitie meenemen in de evaluatie; De berekeningen rond Spotters Hill nogmaals laten doorrekenen; De gebiedsoverdrachten van SGP in de begroting van 2016 opnemen; De juiste oppervlakte van Tuinen van West opnemen.
Opmerkingen DB 13 november 2014
Het dagelijks bestuur besluit het voorstel te agenderen voor het AB met inachtneming van de adviezen van adviescommissie en met een verduidelijking van de stand van zaken bezuinigingstaakstelling.
Akkoord programmamanager In overleg met manager Advies
Miriam Brouwer Wim Nieuwenhuis
Pagina 2 van 2
Najaarsnotitie Spaarnwoude 2014 Achtergrond SPW: Het programma van het recreatieschap staat voor Spaarnwoude Oud (SPW) in 2014 in het teken van het Uitvoeringsprogramma Duurzaam Spaarnwoude. Inkomstenwerving en het voorbereiden van bezuinigingen hebben topprioriteit. Samen met de provincie wordt gewerkt aan het kader waarbinnen de verschillende maatregelen worden vormgegeven. In dat proces staat participatie centraal. Hoewel de grote ontwikkelingen voor Duurzaam Spaarnwoude (omvormingen, beeldbestekken, ontwikkeling Noordzeekanaal-zone) wachten op de uitkomsten van dat proces wordt er al hard gewerkt aan acties waartoe al is besloten of waar al voldoende draagvlak voor is. Inkomstenwerving uit evenementen is bijvoorbeeld een grote kans die ook al in 2014 resultaten oplevert. Ook de omvorming van Zorgvrij is in volle gang.
De uitgifte van Fort Benoorden Spaarndam verloopt langzamer dan gepland door lastige onderhandelingen. Daardoor kost dit proces ook meer inzet dan begroot. Voor boerderij Zorgvrij heeft het bestuur gekozen voor een scenario waarbij de educatie centraal staat maar het agrarische gedeelte van de activiteiten wordt afgeschaald. Naast de focus op Duurzaam Spaarnwoude loopt ook het reguliere programma. Bij de uitvoering hiervan wordt natuurlijk rekening gehouden met de toekomstige ontwikkelingen. De reguliere werkzaamheden zijn grotendeels volgens programma uitgevoerd. Het recreatieseizoen is goed verlopen. Het was mooi weer en naar verwachting is het aantal bezoeken vergelijkbaar met 2013. De festivals hebben over het algemeen iets meer bezoekers ontvangen dan vorig jaar. Dat komt deels doordat een aantal festivals is verplaatst van de Houtrak naar Oosterbroek Buitenhuizen, dat ruimere mogelijkheden biedt. Uit de recreatiemonitor blijkt dat de reeds geïmplementeerde bezuinigingen in het beheer niet in negatieve zin worden opgemerkt door de bezoekers.
SGP, SMG: In 2014 wordt de aanleg van de recreatiegebieden in het kader van SGP (Haarlemmermeer Groen) en SMG afgerond. In 2014 waren voor SMG alle hectares in beheer. In SGP komen in 2015 alle hectares in beheer waarvoor er overeenstemming is over de financiering van het beheer. In 2014 wordt, doormiddel van het opstellen van beheerplannen, voor beide berekend wat de daadwerkelijke beheerkosten zijn voor de hectares die zijn aangelegd. Daarnaast is in 2014 veel gesproken over hoe de Tuinen van West beheerd gaat worden met ingang van 2015. Dit samen zorgt ervoor dat er voor 2015 een reëele begrotingswijziging wordt opgesteld, die goed past binnen de oorspronkelijke afspraken en waarin keuzes zijn gemaakt op basis van de huidige situatie. De keuzes worden voorgelegd aan het bestuur in de vergadering van het algemeen bestuur in december 2014.
Externe ontwikkelingen 2014
• • • •
gemeentelijke verkiezingen, nieuw algemeen bestuur doorlopen traject verbeterpunten RNH goedkopere aanbestedingen, daardoor meer inzet RNH voor begeleiding werkzaamheden van Tennet aan de 380 KV leiding en Rijkswaterstaat aan de Velsertunnel
•
de provincie werkt aan het uitvoeringsprogramma bij de Visie Groengebied Structuurvisie Amsterdam-Haarlem
•
convenant samenwerking in toezicht met andere terreinbeherende organisaties ondertekend
Highlights Gebiedsbeheer
• • • • • • •
de nieuwe onderhoudsbestekken zijn aanbesteed waarbij de werkvoorzieningsschappen alle schoonmaakwerkzaamheden op zich nemen. het festivalseizoen is goed verlopen met naast de grote evenementen ook de Clini Clowns en Kika Run SPW: begeleiding werkzaamheden 380 KV leiding en onderhoud Velsertunnel SPW: onderhoud aan Buitenhuizerweg uitgevoerd SPW: brug in de Houtrak vervangen door dam met duiker; dit is veel goedkoper in onderhoud SGP: tijdelijk beheer Kluut II - Tuinen van West uitgevoerd SGP/SMG: eind 2014 zijn de beheerplannen opgesteld
Financiën
•
opnieuw verbeterslag in jaarstukken en rapportage naar aanleiding van het verbeterplan dat is opgesteld na de evaluatie van RNH door de schappen
•
inzet bij de uitwerking van het uitvoeringsprogramma bij de Visie Groengebied Structuurvisie Amsterdam - Haarlem
• •
SPW: voorbereiding en uitvoering Uitvoeringsprogramma Duurzaam Spaarnwoude SGP: samen met Amsterdam West gewerkt aan beheerplan Tuinen van West
•
opening van het recreatieseizoen met de 'Treasure Games' goed verlopen; er was veel aandacht in de lokale en regionale pers. nieuwe communicatiestrategie vastgesteld SPW: voorbereiden communicatiewerkzaamheden bij Duurzaam Spaarnwoude
Bestuursadvisering
Communicatie
• • Inrichting & Ontwikkeling
•
inzet op het realiseren van nieuwe exploitaties om het receatieve aanbod uit te breiden en meerinkomsten te genereren.
•
SPW: de inzet op het contractbeheer en het updaten van de erfpachtcontracten begint vruchten af te werpen in de vorm van hogere inkomsten uit erfpacht. SPW: onderhandelingen uitgifte Fort Benoorden Spaarndam vertraagd SPW: omvorming boerderij Zorgvrij SPW: de verbouwing van het beheerkantoor aan de Genieweg is uit kostenoverwegingen afgeblazen. Er is gekozen voor de veel goedkopere variant: realiseren van extra kantoorruimte in de stal van boerderij Zorgvrij. SPW: onderhandelingen met de Stichting Agrarische bedrijven Spaarnwoude over het stopzetten van de bijdrage van het recreatieschap in de bedrijfsvoering. SMG: naar verwachting worden de aanleg van Park Vijfhuizen en het kunstwerk Big Spottershill in 2014 afgerond
• • • • •
Prognose resultaat SPW 2014
Lasten Baten Saldo
Prognose 2014 Begroting 2014 5.671.472 4.962.740 4.251.954 3.846.246 -1.419.518 -1.116.494
Verschil -708.732 405.708 -303.024
Voor het programma voor Spaarnwoude Oud (SPW) is vol ingezet op inkomstenwerving en het voorbereiden van de bezuinigingen van het Uitvoeringsprogramma Duurzaam Spaarnwoude. Het geprognosticeerde resultaat is nadeliger dan het begrote resultaat door hogere lasten. Dit ligt voornamelijk aan de omvangrijke extra opdrachten van het bestuur, die nog niet in de begroting waren verwerkt. Zie het overzicht van de extra opdrachten 2014 direct hieronder. Het genoemde bedrag onder 'inzet reeds in 2014' zit verrekend in de geprognosticeerde lasten voor 2014.
extra opdrachten 2014
inzet reeds in 2014 237.500
totale extra budget 497.500
Verschil 260.000
Voor een zo helder mogelijke verklaring van het resultaat bespreken we hieronder de reguliere en incidentele resultaten apart.
REGULIER Lasten regulier Baten regulier Saldo
Prognose 2014 Begroting 2014 4.481.136 4.296.464 2.765.094 2.391.625 -1.716.042 -1.904.839
Verschil -184.672 373.469 188.797
Ook in de reguliere werkzaamheden voor Spaarnwoude is vol ingezet op het werven van nieuwe inkomsten. Dit betekent dat op de deelprogramma's Beheer en Inrichting & Ontwikkeling ook meer inspanningen zijn verricht dan begroot. Het bestuur heeft met het vaststellen van het Uitvoeringsprogramma Duurzaam Spaarnwoude ook het reguliere budget verhoogd met € 120.000 voor het werven van nieuwe festivals en het beheren van de pachtcontracten. De hogere baten zijn het gevolg van extra inkomsten gegenereerd uit bestaande en nieuwe festivals en de herziening van contracten. Daarnaast zijn er extra baten door een creditering van RNH over 2013 (zie onder).
INCIDENTEEL Lasten incidenteel Baten incidenteel Saldo
Prognose 2014 Begroting 2014 1.190.336 666.276 32.239 0 -1.158.097 -666.276
Verschil -524.060 32.239 -491.821
De incidentele lasten zijn fors hoger dan begroot. Dat heeft twee oorzaken. Ten eerste zijn er veel kosten gemaakt op projecten waarvoor na het opstellen van de begrotingswijziging opdracht is gegeven voor een bedrag van € 117.500. Hierdoor staan deze budgetten niet in de begrotingswijziging. Het gaat om werkzaamheden voor het Uitvoeringsprogramma Duurzaam Spaarnwoude, de verbouwing Genieweg 50, en hogere uitgaven voor Fort benoorden Spaarndam.
Ten tweede stond er voor 2014 een bezuinigingsopgave van € 450.000. Hiervan is bij het opstellen van de begrotingswijziging € 135.000 ingevuld door structurele bezuinigingen op de inzet secretriaat en bedrijfskosten. De rest kan nog niet definitief worden ingevuld omdat dit afhankelijk is van omvormingstrajecten die nog in voorbereiding zijn in het Programma Duurzaam Spaarnwoude. Er is gepoogd de resterende (€ 315.000) taakstelling in 2014 in te vullen. Dit is nog niet gelukt omdat in de afgelopen jaren de eenvoudig te realiseren bezuinigingen al zijn ingevuld. Nu zijn vooral maatregelen zoals het afstoten van kerntaken en het veranderen van de inrichting van het recreatiegebied nodig om verder te kunnen bezuinigen op de exploitatie. Daarnaast wordt gestreefd naar het verwerven van meer inkomsten. Er wordt gewerkt aan deze projecten, het kost echter tijd om deze maatregelen door te voeren. Omdat er in 2014 verder geen concrete bezuinigingen zijn gerealiseerd drukt dit het resultaat. De bezuingingsopgave wordt meegenomen in het Uitvoeringsprogramma Duurzaam Spaarnwoude, dat streeft naar een evenwicht in de lasten en baten van Spaarnwoude Oud (SPW) in de periode 2014-2019.
Toelichting belangrijkste afwijkingen SPW Prognose Begroting Negatief Positief 3.462.965 3.148.588 314.377 Gebiedsbeheer 2.390.033 hogere lasten door de inzet voor inkomstenwerving en bezuinigingen voor Duurzaam Spaarnwoude die niet waren begroot. Er staat nu wel extra budget tegenover van € 130.000. Het zijn vooral werkzaamheden op het gebied van het werven van nieuwe en begeleiden van bestaande evenementen, en het uitwerken van de bezuinigingsmaatregelen zoals de omvorming van Zorgvrij en het bosbeheerplan. De inzet op evenementen heeft al nieuwe inkomsten opgeleverd.
LASTEN
Per 01-09
437.739 425.755 11.984 Toezicht 300.448 hogere lasten omdat de kosten voor het onderhoud aan de dienstauto's hoger was dan begroot. Prognose Begroting Negatief Positief 111.428 153.031264.459 Financiën 63.507 Voor 2014 lag er een bezuinigingsopgave van € 450.000.Hiervan is bij het opstellen van de begrotingswijziging € 135.000 ingevuld als structurele bezuiniging op de begroting. Het restant van de taakstelling: € 315.000 is opgenomen in de begroting, waardoor deze negatief is. De bezuingingsopgave wordt meegenomen in het Uitvoeringsprogramma Duurzaam Spaarnwoude. Hier staat een creditering van teveel geboekte uren RNH uit 2013 tegenover (€ 52.000). In de tariefberekening van de medewerkers wordt uitgegaan van een vast aantal declarabele uren per FTE. Indien uit de jaarcijfers blijkt dat het aantal declarabele uren hoger is, is er teveel berekend en volgt een teruggave aan het Recreatieschap.
LASTEN (vervolg)
Per 01-09
218.250 233.137 Communicatie 137.455 lagere lasten door het niet volledig inzetten van de bedrijfskosten voor dit programma.
14.887
1.112.502 963.198 149.304 Inrichting & ontwikkeling 857.798 hogere lasten regulier door extra inzet voor inkomstenwerving en contractbeheer waarvoor de extra middelen niet waren begroot. Wel zijn er dit jaar al meer inkomsten gerealiseerd. Ook de lasten incidenteel zijn hoger dan begroot. Dit komt deels door hogere lasten voor werving Fort Benoorden Spaarndam, verbouwing Genieweg 50 (gezamelijk € 107.500), en tenslotte door kosten voor begeleiding van activiteiten van derden (380 Kv, Verlsertunnel) die later worden gecompenseerd. Overige lasten Totaal Lasten
211.134
328.588
345.093
3.960.376
5.671.472
4.962.740
16.505 708.732
Prognose Begroting 759.528 640.697 Gebiedsbeheer 620.789 meer inkomsten uit bestaande en enkele kleine nieuwe festivals
BATEN
Per 01-09
Negatief
Positief 118.831
110.602 60.000 50.602 Financiën 65.337Hogere rentebaten dan begroot door het aflopen van een nog openstaande obligatie. Als alle lopende obligaties en depositios aflopen worden de rentebaten praktisch nihil door het invoeren van schatkistbankieren. 1.920.703 1.684.747 235.956 Inrichting & ontwikkeling 1.807.932 hogere eenmalige inkomsten dan begroot door verkoop van een stuk grond langs de A9 / A22 aan Rijkswaterstaat en verkoop kavels Droompark Buitenhuizen. De inkomsten uit erfpacht zijn hoger dan begroot, en marginaal hoger dan in 2013 ondanks het (boekhoudkundig) wegvallen van de inkomsten uit SaPlaza. -
-
-
Bijdrage participanten
1.454.621
1.454.621
1.454.621
Totaal Baten
3.821.265
4.251.954
3.846.246
Overige baten
405.708
Prognose resultaat SGP 2014
Lasten Baten Saldo
Prognose 2014 Begroting 2014 1.259.555 1.266.969 1.565.234 1.493.273 305.679 226.304
Verschil 7.414 71.961 79.375
De prognose voor SGP is naar verwachting een onderschrijding van ca. € 80.000. De belangrijkste oorzaak is dat delen van het gebied pas net zijn aangelegd, waardoor nog minder beheer en onderhoud nodig is en een eenmalige voordelige aanbesteding op onderhoudswerkzaamheden in 2014. Toelichting belangrijkste afwijkingen SGP Prognose Begroting Negatief Positief 731.440 783.296 51.856 Gebiedsbeheer 373.187 lagere lasten verwacht doordat delen van het gebied recent zijn aangelegd en eenmalig voordelige aanbesteding in 2014 van ca. € 45.000.
LASTEN
Per 01-09
378.500 331.467 47.033 Inrichting & ontwikkeling 176.530 hogere lasten verwacht doordat het budget voor het project Big Spotters Hill € 68.000 hoger is, omdat de gemeente Haarlemmermeer extra geld beschikbaar stelt dat ze terug kunnen vorderen via het btw compensatiefonds. Ook de baten zijn daarmee € 68.000 hoger (zie hieronder). Dit wordt deels gecompenseerd door verwachte lagere lasten begeleiding beheerplan Tuinen van West, het kostte in 2014 vooral bij bestuursadvisering veel extra inzet en niet bij het deelprogramma Inrichting & Ontwikkeling. 149.615 152.206 2.591 Overige lasten Totaal Lasten
549.717
1.259.555
1.266.969
7.414
Prognose Begroting Negatief Positief 385.739 317.739 68.000 Inrichting & ontwikkeling 182.679 hogere baten verwacht (€ 68.000) doordat gemeente Haarlemmermeer extra geld beschikbaar stelt voor het project Big Spottershill dat ze terug kunnen vorderen via het btw compensatiefonds.
BATEN
Per 01-09
-
160.054
156.093
Bijdrage participanten
1.019.441
1.019.441
1.019.441
Totaal Baten
1.202.120
1.565.234
1.493.273
Overige baten
3.961
71.961
Prognose resultaat SMG 2014
Lasten Baten Saldo
Prognose 2014 Begroting 2014 1.454.522 1.251.827 1.128.739 842.551 -325.783 -409.276
Verschil -202.695 286.188 83.493
De prognose voor SMG is naar verwachting een onderschrijding van ca. € 80.000. De belangrijkste oorzaak is dat er hogere inkomsten uit evenementen zijn (ca. € 43.000). Daarnaast hebben verschillende zaken hierop invloed, zoals o.a. een eenmalige voordelige aanbesteding in onderhoudswerkzaamheden.
Toelichting belangrijkste afwijkingen SMG Prognose Begroting Negatief Positief 330.608 349.096 18.488 Gebiedsbeheer 91.795 lagere lasten verwacht doordat delen van het gebied recent zijn aangelegd en een eenmalig voordelige aanbesteding in 2014 van ca. € 45.000. Dit voordeel wordt in 2014 deels ingezet voor opstellen van het beheerplan SMG voor € 25.000 conform bestuursbesluit 14.714 24.500 9.786 Financiën 6.335 lagere uitgaven verwacht voornamelijk door een creditering van ca. € 7.000 door RNH. In de tariefberekening van de medewerkers wordt uitgegaan van een vast aantal declarabele uren per FTE. Indien uit de jaarcijfers blijkt dat het aantal declarabele uren hoger is, is er teveel berekend en volgt een teruggave aan het Recreatieschap.
LASTEN
Per 01-09
1.018.000 787.171 230.829 Inrichting & ontwikkeling 127.112 hogere lasten verwacht omdat de projectkosten voor inrichting Park Vijfhuizen van € 634.000 verhoogd is naar € 1.000.000. De financiering van dit project ook met het zelfde bedrag verhoogd (gemeente Haarlemmermeer). Dit wordt voor een deel gecompenseerd doordat het project 'Realisatie speel- en rustplekken' doorschuift naar 2015 (à € 125.000) 91.200 91.060 140 Overige lasten Totaal Lasten
225.242
1.454.522
1.251.827
Prognose Begroting 89.306 46.000 Gebiedsbeheer 54.306 hogere baten verwachten doordat de inkomsten uit evenementen hoger zijn.
BATEN
Per 01-09
202.695
Negatief
Positief 43.306
1.016.433 775.551 240.882 Inrichting & ontwikkeling 136.892 hogere baten verwacht omdat de projectkosten voor inrichting Park Vijfhuizen van € 634.000 verhoogd is naar € 1.000.000. De financiering van dit project ook met het zelfde bedrag verhoogd (gemeente Haarlemmermeer). Dit wordt voor een deel gecompenseerd doordat de financiering van het project 'Realisatie speel- en rustplekken' ook doorschuift naar 2015 (à € 125.000) Overige baten
-
23.000
21.000
Bijdrage participanten
-
-
-
191.197
1.128.739
842.551
Totaal Baten
2.000
286.188
