Voorbeeldexamen ITPMA
I-Tracks IT Project Management Advanced editie januari 2008
inhoud 2 inleiding 3 voorbeeldexamen 13 antwoordindicatie 29 beoordeling
EXIN Hét exameninstituut voor ICT’ers Janssoenborch, Hoog Catharijne Godebaldkwartier 365, 3511 DT Utrecht Postbus 19147, 3501 DC Utrecht Nederland Telefoon +31 30 234 48 11 Fax +31 30 231 59 86 E-mail
[email protected] Internet www.exin.nl
Inleiding Dit is het voorbeeldexamen IT Project Management Advanced (ITPMA). Het examen bestaat uit 30 meerkeuzevragen. Elke vraag heeft één correct antwoord. Elke goed beantwoorde vraag levert u 1 punt op. Het maximaal aantal te behalen punten is 30. Bij 20 punten of meer bent u geslaagd. De beschikbare tijd is 90 minuten. Aan deze gegevens kunnen geen rechten worden ontleend. Veel succes!
Copyright © 2007 EXIN Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden openbaar gemaakt of verveelvoudigd, opgeslagen in een dataverwerkend systeem of uitgezonden in enige vorm door middel van druk, fotokopie of welke andere vorm dan ook zonder toestemming van EXIN.
© EXIN, ITPMA
2/29
Examen 1 van 30 Wat is het belangrijkste verschil tussen het doel en het resultaat van een project? A. Het doel van een project geeft aan waarom men een project of initiatief wil realiseren, het resultaat geeft aan welk concreet product/dienst men in het project tot stand wil brengen. B. Het doel van een project geeft antwoord op de organisatie-, politieke, maatschappelijke of ideële doelen die de organisatie wil bereiken, het resultaat beschrijft op welke manier men dit wil bereiken. C. Het doel van een project is abstract geformuleerd op het niveau van de organisatie, het resultaat beschrijft het werk dat er moet gebeuren om het doel te bereiken.
2 van 30 Binnen een afdeling van een multinational is besloten dat het relatiebeheer geautomatiseerd gaat worden. Er komt een levendige discussie op gang over wat er in het systeem moet worden opgenomen. Dit gaat van de namen en geboortedata van de kinderen tot en met de favoriete drank van de relatie. Het is voor de meeste betrokkenen niet echt duidelijk wat er precies onder het automatiseren van het relatiebeheer verstaan moet worden en hoe het eindresultaat er uit moet zien. Er wordt een projectteam gevormd en een projectleider aangewezen. De projectleider heeft als voorlopige ontwikkelmethode gekozen om door middel van brainstormsessies en prototypes tot overeenstemming over het ontwerp te komen. Welke stijl van projectmanagement past het best bij dit type project? A. Het is een type 1 project, waarbij een controlerende stijl past. B. Het is een type 2 project, waarbij een begeleidende stijl past. C. Het is een type 3 project, waarbij een adviserende stijl past.
3 van 30 Een project, dat moet leiden tot de invoering van een nieuw archiefsysteem is in de initiatiefase. De opdrachtgever besluit om in samenwerking met de projectmanager de projectopdracht op te stellen. Ze hebben hierover op ad-hoc basis onderlinge gesprekken en besluiten dat de projectmanager een en ander uitwerkt. Waarom is dit geen goede aanpak van de initiatiefase van een project? A. In deze fase is de opdrachtgever verantwoordelijk voor het project en het uitwerken van de projectopdracht. B. In deze fase worden gebruikers en leveranciers bij het project betrokken. C. In deze fase wordt de stuurgroep benoemd en moet daarom ook bij de ad-hoc gesprekken betrokken worden.
© EXIN, ITPMA
3/29
4 van 30 U bent projectleider bij een adviesbureau voor softwareontwikkeling. Uw bureau heeft een opdracht gekregen om een vernieuwende e-business oplossing te ontwikkelen voor een groot bedrijf. Het bedrijf wil op korte termijn de meeste verkoopactiviteiten laten plaats vinden via Internet. Het bedrijf heeft zelf onvoldoende expertise en capaciteit in huis voor vernieuwende e-business oplossingen. Gevraagd wordt de software te baseren op de beta-versie van Longhorn, het toekomstige operating-systeem van Windows. De applicaties zullen hierdoor langer bruikbaar blijven. Eén van de risico's die u identificeert, is dat een groot deel van uw eigen projectmedewerkers en de medewerkers nog onvoldoende kennis en ervaring heeft met dit nieuwe operating-systeem. Het project heeft een looptijd van een half jaar. Wat is in deze situatie de beste manier om met dit risico om te gaan? A. U bespreekt met de opdrachtgever dat u gebruik wilt maken van state-of-the-art internetoplossingen en operating-systemen, waarbij het, gezien de looptijd, niet mogelijk is om vooruit te lopen op de allernieuwste technieken en oplossingen. B. U maakt een afspraak met de opdrachtgever dat de ontwikkeling van het systeem een gezamenlijke verantwoordelijkheid is van uw adviesbureau en het bedrijf. Tegenslagen, maar ook gunstige ontwikkelingen worden gedeeld door beide partners. C. U maakt een afspraak met de opdrachtgever dat in het project een prototype van de internetapplicatie ontwikkeld wordt op basis van de beta-versie van Longhorn. De ontwikkelaars van het bedrijf kunnen daarna de operationele versie ontwikkelen met behulp van de nieuwe technieken.
5 van 30 In het plannen van projectfasen worden vaak mijlpalen of faseovergangen beschreven. Wat is het essentiële kenmerk van een mijlpaal of faseovergang in een project? A. Het is het moment dat formele beslissingen genomen worden over voortgang en voorzetting van het project. B. Het is het moment dat het projectteam verantwoording aflegt over tijd, geld en planning in het project. C. Het is het moment dat tussenproducten aan de gebruikersorganisatie opgeleverd worden.
6 van 30 Wijnen omschrijft één van de teamrollen met de volgende karakteristieken: - heeft veel respect voor het verleden; - schept orde; - zorgt dat fouten niet opnieuw gemaakt worden. Welke teamrol hoort bij deze karakteristieken? A. de conservator B. de denker C. de practicus
© EXIN, ITPMA
4/29
7 van 30 Bij de start van grotere projecten wordt vaak een uitgebreide project start-up georganiseerd waarbij een aparte begeleider de leiding van de start-up conferentie in handen heeft. Wat is het belangrijkste voordeel van een aparte begeleider van de start-up conferentie? A. De deelnemers krijgen zo de gelegenheid om de eisen voor het projectresultaat en de planning te bepalen. B. De projectleider houdt zo zijn handen vrij om de groepsprocessen in de groep te sturen en een selectie te maken van deelnemers aan het project. C. Een aparte begeleider is geen direct betrokkene of belanghebbende bij het project, maar is wel deskundig op het terrein van projectmanagement en het begeleiden van groepsprocessen.
8 van 30 De start van een project wordt vaak gevormd door een projectmandaat of projectopdracht van de opdrachtgever. De projectopdracht vormt daarmee het startpunt waarmee de projectleider aan het werk moet. Wat moet de projectopdracht of het projectmandaat minimaal omvatten, zodat de projectleider een verdere uitwerking kan maken? A. een beschrijving van de achtergrond of aanleiding van het project, een beschrijving van de doelstelling en een voorlopige beschrijving van het resultaat B. een beschrijving van de samenstelling van het projectmanagementteam, een beschrijving van de verantwoordelijkheden van de projectleider en een voorlopige planning van resultaat, geld en kosten C. een beschrijving van het probleem dat de aanleiding is voor het project
9 van 30 Bij de start van een project moet een rechtvaardiging voor de uitvoering opgesteld worden. Verschillende auteurs gebruiken hiervoor verschillende benamingen, zoals business case en projectvoorstel. U moet als projectleider een automatiseringsproject voor het opzetten van een klantenrelatiesysteem gaan leiden voor een extern bedrijf. Dit bedrijf heeft op het gebied van automatisering een zeer beperkte expertise. Het beheer van klantrelaties gaat tot nu toe via memo's die als tekstdocumenten tussen medewerkers uitgewisseld worden. Met de centrale opslag en het beheer van klantgegevens in een database is al wel begonnen, maar van systematisch bijhouden van klantcontactgegevens is nog geen sprake. Uw adviesbureau heeft al de nodige ervaring opgedaan met het ontwerpen en vormgeven van dit soort systemen. Wie is in dit geval de eigenaar van de business case? A. de directie van het adviesbureau B. de opdrachtgever C. de projectleider van het adviesbureau
© EXIN, ITPMA
5/29
10 van 30 De projectleider van een IT-project met een erg krap tijdschema, besluit om de definitiefase over te slaan en direct met de ontwerpfase te starten. Ook begint hij met de uitvoering van enkele delen van het project waarvoor de ontwerpfase niet nodig is. Is dit een acceptabele beslissing? A. Ja, want hiermee wordt tijd en ook geld bespaard. Het project heeft daardoor meer tijd beschikbaar voor de projectuitvoering. B. Nee, want fasen overslaan is altijd onverstandig. Alle delen van de uitvoering moeten bij de definitie- en ontwerpfase betrokken worden. C. Nee, want het alvast uitvoeren van delen van het project houdt grote risico's in.
11 van 30 Het management van een ministerie heeft besloten de centrale en decentrale organisatie te reorganiseren. Naast de centrale organisatie in Den Haag worden de 27 regiokantoren teruggebracht tot 4 regiokantoren in 4 landelijke regio's. Dit moet leiden tot een herschikking van personeel in die 4 grote regiokantoren, waarbij ook de IT-infrastructuur gereorganiseerd moet worden. U bent als extern deskundige aangesteld als projectleider voor de totale reorganisatie van de IT-infrastructuur, de IT-organisatie en voor de implementatie en het gebruik van algemene en specifieke IT-applicaties. U beslist om een kick-off voor dit omvangrijke project te organiseren. U organiseert een bijeenkomst van drie dagen in een hotel om met de sleutelfiguren van het hoofdkantoor en de regiovestigingen tot een projectvoorstel te komen. Uit de deelnemers zal een stuurgroep gevormd worden. Na drie dagen blijkt dat het niet mogelijk is om tot overeenstemming te komen over de doelen voor een projectvoorstel. Wat is de belangrijkste oorzaak van het mislukken van de project kick-off? A. De project kick-off is veel te vroeg georganiseerd. Eerst had een projectstuurgoep benoemd moeten worden en had een gedocumenteerd projectvoorstel geschreven moeten worden. Op basis van dit projectvoorstel had de stuurgroep de doelen voor de kick-off bijeenkomst moeten formuleren. B. Er is vanuit het management te weinig nadruk gelegd op het strategisch belang van de reorganisatie. Er is ook niet genoeg duidelijk gemaakt dat het besluit tot reorganisatie al vast staat. Het gaat er nu om hoe de reorganisatie vorm gegeven moet worden. Meer managementsupport had er voor kunnen zorgen dat de deelnemers minder aan hun eigen belang hadden vastgehouden. C. Er worden teveel veranderingen tegelijkertijd doorgevoerd, zodat de deelnemers de grote lijnen niet meer zien en vasthouden aan hun eigen belangen.
© EXIN, ITPMA
6/29
12 van 30 Wijnen omschrijft één van de zes teamrollen met de volgende karakteristieken: -
voelt zich in zijn element als hij zich met volle kracht kan inzetten; stelt zonder aarzeling vast wat er moet gebeuren; is in staat mensen één richting op te sturen; kan soms nogal doordrammen.
Welke teamrol hoort bij deze karakteristieken? A. de denker B. de inspirator C. de ondernemer
13 van 30 Bij het uitvoeren van een project komen regelmatig veranderingen voor. Deze veranderingen maken het soms nodig dat budgetten aangepast moeten worden. We noemen dat budgetmutatie. Welke verandering leidt niet tot budgetmutatie? A. doorvoeren van scopewijzigingen B. oplossen van bevindingen C. uitvoeren van onvoorzien werk
14 van 30 Door wie moet de acceptatietest in een IT-project uitgevoerd worden? A. de gebruikers B. de ontwerpers C. de ontwikkelaars
15 van 30 Wie heeft, tijdens de projectuitvoering, als taak het relatienetwerk tussen de projectorganisatie en de projectomgeving in stand te houden? A. de opdrachtgever B. de projectleider C. de stuurgroep
© EXIN, ITPMA
7/29
16 van 30 In een groot, strategisch belangrijk project om twee ICT-afdelingen samen te voegen, heeft de stuurgroep een risico-inventarisatie uitgevoerd en vijf belangrijke risico's gedefinieerd. Aansluitend hebben ze samen met de projectleider beheersmaatregelen geïdentificeerd en afspraken gemaakt over het moment waarop zij de risicoanalyse zullen updaten. Wat is er in deze procedure verkeerd gegaan? A. De projectleider had de risico-inventarisatie moeten uitvoeren. B. Er hadden ook afspraken gemaakt moeten worden over het evalueren van de beheersmaatregelen om te zien of ze het gewenste effect hebben gehad. C. Er hadden ook afspraken gemaakt moeten worden over het uitvoeren van de beheersmaatregelen.
17 van 30 Binnen een middelgroot project voor een nieuw factureringsproces wordt met zeven facturerende afdelingen gesproken. Om alle projectafspraken goed vast te leggen wordt besloten om het informatiebeheer goed in te richten. Er komen daarom richtlijnen voor het identificeren, registreren en archiveren van de informatie en voor het distribueren, goedkeuren en wijzigen van de informatie. Welke activiteit is hierbij in het project vergeten? A. zorgen dat de informatie is terug te vinden voor betrokkenen die er toegang toe mogen hebben B. zorgen dat de informatiestromen goed zijn beschreven C. zorgen dat duidelijk is wie, wat en wanneer moet doen, met welke informatie
18 van 30 Een projectleider wordt gevraagd een wijzigingsprocedure in te richten voor een lopend project dat een nieuw systeem voor tijdverantwoording zal introduceren in de organisatie. Wat moet er in de wijzigingsprocedure komen te staan? A. op welke manier wijzigingen plaats mogen vinden en wat de wijzigingen inhouden B. wat de consequenties zijn voor de beheerplannen Tijd, Geld, Kwaliteit, Informatie en Organisatie C. wie de wijzigingen door mag voeren en welke acties daarvoor nodig zijn
© EXIN, ITPMA
8/29
19 van 30 Een IT-project kent een harde deadline voor de opleverdatum. De projectleider heeft besloten een deel van de bouw (programmering) uit te besteden aan een derde partij. De reden hiervoor is dat hij met zijn eigen, interne resources die deadline niet kan halen. Met de derde partij is een resultaatscontract afgesloten met daarin afspraken over tijd, geld, kwaliteit en organisatie. Het contract kent boeteclausules op het niet nakomen van deze afspraken. Tijdens het project houdt de projectleider wekelijks een voortgangsoverleg met zijn projectteam. Hoe kan de projectleider het beste zicht houden op de voortgang van het uitbestede werk? A. De projectleider maakt met de derde partij de afspraak dat deze deelneemt aan het wekelijkse voortgangsoverleg. B. De projectleider maakt met de derde partij de afspraak dat deze halverwege de contracttermijn schriftelijk rapporteert over de voortgang in tijd en geld. C. Er is geen reden om zicht op de voortgang van het werk te houden. Er is immers een resultaatscontract overeengekomen. Eventuele problemen met het niet nakomen van de afspraken zijn voor rekening van de derde partij.
20 van 30 Over welk van onderstaande onderwerpen velt een auditor een oordeel tijdens een projectaudit? A. de kwaliteit van de gerealiseerde oplossing voor de gebruiker B. de wijze waarop de projectleider zijn projectmedewerkers aanstuurt C. het functioneren van de stuurgroep waaraan de projectleider periodiek rapporteert
21 van 30 Van een IT-project is de einddatum acht maanden verderop in de tijd gepland. Tijdens de ontwerpfase krijgt de projectleider van de opdrachtgever het dringende verzoek om de einddatum met twee maanden te vervroegen. De projectleider stelt de consequenties van dat verzoek vast en komt tot de conclusie dat hij twee extra projectmedewerkers nodig heeft. Nadat de opdrachtgever heeft laten weten dat hij hiervoor geen budget heeft, brengt de projectleider aan de opdrachtgever een voorstel uit. Welk van onderstaande voorstellen zal het minste weerstand van de opdrachtgever opleveren? A. De meeste kwaliteitseisen voor het projectresultaat verlagen. B. Een bepaald deel van het op te leveren projectresultaat niet opleveren. C. De keuze laten aan de opdrachtgever.
© EXIN, ITPMA
9/29
22 van 30 Een projectteam heeft als taak zes nieuwe verzekeringsproducten aan te laten sluiten op de bestaande systemen en werkwijzen van de organisatie. Het gaat om de aansluiting op vijf verschillende ondersteunende software applicaties en op de werkwijzen van acht verschillende afdelingen. Om het overzicht te houden besluit het projectteam de taak op te delen in verschillende stromen. Bij welke opdeling van de taak blijft deze beheersbaar? A. bij opdeling in vijf stromen, één voor elk betrokken systeem B. bij opdeling in zes stromen, voor elk betrokken product C. bij opdeling in acht stromen, voor elke betrokken afdeling
23 van 30 Voordat de opdrachtgever een acceptatietest uitvoert, wil het projectteam een laatste uitgebreide systeemtest uitvoeren. Onder deze test valt ook het op volledigheid controleren van alle documentatie. Hoe heet een dergelijke test? A. de operationele test B. de productietest C. de vrijgavetest
24 van 30 In een organisatie met een hoofdkantoor en vijf regiokantoren wordt een project opgestart om de uitwisseling van gegevens tussen de verschillende kantoren te verbeteren. Bij de eerste vergadering blijkt dat met name regiokantoor Noord moeite heeft met het project. Zonder zich uit te laten over de inhoud van het project, klaagt de regiomanager over de centrale ICTafdeling die een belangrijke rol in het project zal gaan spelen en tevens de projectleider zal leveren. De klachten gaan vooral over het niet nakomen van beloftes en de slechte kwaliteit van de geleverde software en ondersteuning. Hoe kan de opstelling van de regiomanager Noord het beste omschreven worden? A. Hij stelt zich op als opportunist. B. Hij stelt zich op als twijfelaar. C. Hij stelt zich op als vijand.
© EXIN, ITPMA
10/29
25 van 30 Bij de start van een project wordt afgesproken welke rapportages door het projectmanagement aan de stuurgroep moeten worden voorgelegd. Waarom moet het fase-eindrapport aan de stuurgroep worden voorgelegd? A. De stuurgroep moet aan het eind van iedere managementfase het besluit nemen of er nog voldoende reden is om het project door te zetten. B. De stuurgroep stuurt het project op hoofdpunten en maakt daarom gebruik van de tussentijdse hoofdpuntenrapporten. C. De stuurgroep reageert op afwijkingsrapporten en keurt vervolgens het afwijkingsplan goed.
26 van 30 Binnen een organisatie zijn wat eerste ideeën ontstaan over e-commerce. Besloten wordt om de betrokken partijen daarover te berichten. De bedoeling is daarbij om de houding van de betrokken partijen zodanig te wijzigen dat iedereen achter het project zal staan. Wat is het beste communicatiemiddel in de hierboven beschreven situatie? A. een brochure B. een intranet- en internetdiscussie C. een nieuwsbrief
27 van 30 De directie van een schoonmaakbedrijf spreekt met een ICT consultant over het gebruik van PDA's (Personal Digital Assistents) om de werktijden van de schoonmakers bij te kunnen houden. De directie raakt erg enthousiast. Schoonmakers hoeven zich niet meer dagelijks bij de manager aan en af te melden, maar kunnen via een PDA (Personal Digital Assistant) aangeven wanneer ze beginnen met een opdracht en wanneer ze klaar zijn. Het management verwacht dat het de schoonmakers elke dag veel tijd bespaart en meer vrijheid geeft. Er wordt een project gestart om dit te realiseren. Bij de eerste testen blijkt echter dat de schoonmakers geen gebruik maken van hun PDA, omdat zij het toch allemaal te lastig vinden. De directie blaast vervolgens teleurgesteld het hele project af. Waarom is het project, ondanks het enthousiasme van de directie, mislukt? A. er is te weining ruimte geschapen om te brainstormen B. het idee mist draagvlak C. het idee is onrealistisch
© EXIN, ITPMA
11/29
28 van 30 Bij een complex project, waarbij zowel overheden als bedrijfsleven en particulieren betrokken zijn, wordt een omgevingsanalyse gemaakt om goed om te kunnen gaan met de projectomgeving. Een projectmedewerker wordt gevraagd om het netwerk te analyseren. Welke activiteiten dient deze medewerker uit te voeren? A. het actief benaderen van actoren en het signaleren van ontwikkelingen B. het inventariseren van actoren en belangen en het inschatten van de invloed en de relatie C. het positioneren en benaderen van actoren en het plannen van de informatiestromen en de organisatieopzet
29 van 30 Bij de afsluiting van een project wordt een evaluatie uitgevoerd. Daarbij wordt een projecteindrapport opgesteld. Welk onderwerp komt in dat rapport niet voor? A. een evaluatie van de uitgevoerde kwaliteitsbeoordelingen B. een overzicht van de geregistreerde wijzigingen C. een overzicht van de uitgevoerde kwaliteitsbeoordelingen
30 van 30 In een organisatie is een project gestart om een nieuw informatiesysteem voor het verstrekken van productinformatie aan klanten te ontwikkelen. Met dat project hoopt de organisatie haar concurrentiepositie te verbeteren. Al in de eerste projectfase is een onderhoudsplan voor het nieuwe systeem opgesteld. Daarin is onder meer aandacht geschonken aan de vier te onderscheiden levensduren van het projectresultaat. Inzicht in de levensduur is nodig om gebruik en beheer van het projectresultaat goed te kunnen plannen. Welke levensduur is bepalend voor de lengte van de productlevenscyclus? A. de economische levensduur van het systeem B. de functionele levensduur van het systeem C. de strategische levensduur van het systeem
© EXIN, ITPMA
12/29
Antwoordindicatie 1 van 30 Wat is het belangrijkste verschil tussen het doel en het resultaat van een project? A. Het doel van een project geeft aan waarom men een project of initiatief wil realiseren, het resultaat geeft aan welk concreet product/dienst men in het project tot stand wil brengen. B. Het doel van een project geeft antwoord op de organisatie-, politieke, maatschappelijke of ideële doelen die de organisatie wil bereiken, het resultaat beschrijft op welke manier men dit wil bereiken. C. Het doel van een project is abstract geformuleerd op het niveau van de organisatie, het resultaat beschrijft het werk dat er moet gebeuren om het doel te bereiken. A. Juist. De definitie van het doel is globaal in termen van het motief waarom een initiatief ondernomen wordt, het resultaat beschrijft het concrete product/dienst om dat doel te realiseren. B. Onjuist. Het doel is juist geformuleerd als het om strategische doelen gaat. Maar het is maar een deel van het antwoord, omdat operationele doelen veel concreter zijn; ook hier is de definitie van het resultaat beperkt tot het proces en niet tot het product/de dienst. C. Onjuist. Weliswaar zijn doelen vaak abstract geformuleerd, veel beter is het zo concreet mogelijk te formuleren (SMART). Bovendien beschrijven resultaten niet het proces van het werk maar het product/de dienst die gemaakt moet worden.
2 van 30 Binnen een afdeling van een multinational is besloten dat het relatiebeheer geautomatiseerd gaat worden. Er komt een levendige discussie op gang over wat er in het systeem moet worden opgenomen. Dit gaat van de namen en geboortedata van de kinderen tot en met de favoriete drank van de relatie. Het is voor de meeste betrokkenen niet echt duidelijk wat er precies onder het automatiseren van het relatiebeheer verstaan moet worden en hoe het eindresultaat er uit moet zien. Er wordt een projectteam gevormd en een projectleider aangewezen. De projectleider heeft als voorlopige ontwikkelmethode gekozen om door middel van brainstormsessies en prototypes tot overeenstemming over het ontwerp te komen. Welke stijl van projectmanagement past het best bij dit type project? A. Het is een type 1 project, waarbij een controlerende stijl past. B. Het is een type 2 project, waarbij een begeleidende stijl past. C. Het is een type 3 project, waarbij een adviserende stijl past. A. Onjuist. Bij een type 1 project zijn zowel de methoden als de doelen goed gedefinieerd, waardoor de rol van het projectmanagement die van een controlerende beheerder is. In dit project zijn de methoden wel, maar de doelen niet goed gedefinieerd. B. Onjuist. Bij een type 2 project zijn juist de doelen wel goed gedefinieerd en de methoden juist niet, waardoor een passende stijl van projectmanagement die van begeleider is. In dit project zijn de methoden wel, maar de doelen niet goed gedefinieerd. C. Juist. Bij een type 3 project zijn de methoden wel en de doelen niet goed gedefinieerd, waarbij een adviserende stijl van projectmanagement past.
© EXIN, ITPMA
13/29
3 van 30 Een project, dat moet leiden tot de invoering van een nieuw archiefsysteem is in de initiatiefase. De opdrachtgever besluit om in samenwerking met de projectmanager de projectopdracht op te stellen. Ze hebben hierover op ad-hoc basis onderlinge gesprekken en besluiten dat de projectmanager een en ander uitwerkt. Waarom is dit geen goede aanpak van de initiatiefase van een project? A. In deze fase is de opdrachtgever verantwoordelijk voor het project en het uitwerken van de projectopdracht. B. In deze fase worden gebruikers en leveranciers bij het project betrokken. C. In deze fase wordt de stuurgroep benoemd en moet daarom ook bij de ad-hoc gesprekken betrokken worden. A. Onjuist. Het feit dat de opdrachtgever een opdracht wil geven, maakt hem nog niet verantwoordelijk voor de complete projectopdracht. Het probleem is het gebrek aan planning en de daarmee samenhangende risico's. B. Juist. Plannen is ook in de initiatiefase al noodzakelijk, anders loopt het project al uit de pas voordat het begonnen is. C. Onjuist. De stuurgroep wordt inderdaad in deze fase benoemd, maar door hen bij het formuleren van de opdracht te betrekken, wordt nog niet gegarandeerd dat er volgens een planning gewerkt wordt en de benodigde gegevens voor de projectopdracht gereed komen.
© EXIN, ITPMA
14/29
4 van 30 U bent projectleider bij een adviesbureau voor softwareontwikkeling. Uw bureau heeft een opdracht gekregen om een vernieuwende e-business oplossing te ontwikkelen voor een groot bedrijf. Het bedrijf wil op korte termijn de meeste verkoopactiviteiten laten plaats vinden via Internet. Het bedrijf heeft zelf onvoldoende expertise en capaciteit in huis voor vernieuwende e-business oplossingen. Gevraagd wordt de software te baseren op de beta-versie van Longhorn, het toekomstige operating-systeem van Windows. De applicaties zullen hierdoor langer bruikbaar blijven. Eén van de risico's die u identificeert, is dat een groot deel van uw eigen projectmedewerkers en de medewerkers nog onvoldoende kennis en ervaring heeft met dit nieuwe operating-systeem. Het project heeft een looptijd van een half jaar. Wat is in deze situatie de beste manier om met dit risico om te gaan? A. U bespreekt met de opdrachtgever dat u gebruik wilt maken van state-of-the-art internetoplossingen en operating-systemen, waarbij het, gezien de looptijd, niet mogelijk is om vooruit te lopen op de allernieuwste technieken en oplossingen. B. U maakt een afspraak met de opdrachtgever dat de ontwikkeling van het systeem een gezamenlijke verantwoordelijkheid is van uw adviesbureau en het bedrijf. Tegenslagen, maar ook gunstige ontwikkelingen worden gedeeld door beide partners. C. U maakt een afspraak met de opdrachtgever dat in het project een prototype van de internetapplicatie ontwikkeld wordt op basis van de beta-versie van Longhorn. De ontwikkelaars van het bedrijf kunnen daarna de operationele versie ontwikkelen met behulp van de nieuwe technieken. A. Juist. De korte looptijd rechtvaardigt niet dat u de allernieuwste technieken gebruikt. Bovendien beschikken uw eigen medewerkers en die van het bedrijf over onvoldoende kennis. B. Onjuist. Dit lijkt een heel sympathieke afspraak, maar voor een kortlopend project, met zoveel onzekerheid is dit zeker geen realistische optie. C. Onjuist. Dit is niet realistisch. Zonder kennis van de nieuwe ontwikkelingen, en zonder voldoende inschatting over de stabiliteit van de nieuwe ontwikkeling is geen goed prototype te maken.
5 van 30 In het plannen van projectfasen worden vaak mijlpalen of faseovergangen beschreven. Wat is het essentiële kenmerk van een mijlpaal of faseovergang in een project? A. Het is het moment dat formele beslissingen genomen worden over voortgang en voorzetting van het project. B. Het is het moment dat het projectteam verantwoording aflegt over tijd, geld en planning in het project. C. Het is het moment dat tussenproducten aan de gebruikersorganisatie opgeleverd worden. A. Juist. Dit is de enige juiste argumentatie voor een mijlpaal/faseovergang. B. Onjuist. Het is slechts een deel van een mijlpaal/faseovergang. De essentie ligt in de voortgangsbeslissing. De verantwoording wordt bovendien afgelegd door de projectleider en niet door het projectteam. C. Onjuist. In veel gevallen worden dan wel tussenproducten opgeleverd, maar de essentie is dat op basis van alle informatie (TGKIO) beslissingen over de voortgang (go of no go) genomen worden.
© EXIN, ITPMA
15/29
6 van 30 Wijnen omschrijft één van de teamrollen met de volgende karakteristieken: - heeft veel respect voor het verleden; - schept orde; - zorgt dat fouten niet opnieuw gemaakt worden. Welke teamrol hoort bij deze karakteristieken? A. de conservator B. de denker C. de practicus A. Juist. Een conservator heeft voorkeur voor 'vroeger', orde scheppen en fouten niet opnieuw maken. B. Onjuist. Een denker houdt ervan om situaties te analyseren en verbanden te leggen en hangt niet aan 'vroeger'. C. Onjuist. Een practicus zoekt naar praktische oplossingen en heeft geen uitgesproken voorkeur voor 'vroeger' of zorgvuldigheid.
7 van 30 Bij de start van grotere projecten wordt vaak een uitgebreide project start-up georganiseerd waarbij een aparte begeleider de leiding van de start-up conferentie in handen heeft. Wat is het belangrijkste voordeel van een aparte begeleider van de start-up conferentie? A. De deelnemers krijgen zo de gelegenheid om de eisen voor het projectresultaat en de planning te bepalen. B. De projectleider houdt zo zijn handen vrij om de groepsprocessen in de groep te sturen en een selectie te maken van deelnemers aan het project. C. Een aparte begeleider is geen direct betrokkene of belanghebbende bij het project, maar is wel deskundig op het terrein van projectmanagement en het begeleiden van groepsprocessen. A. Onjuist. De deelnemers bepalen de eisen voor het projectresultaat niet. Dat is al eerder gedaan door de stuurgroep of de opdrachtgever in de projectopdracht/voorstel/mandaat of het PID. B. Onjuist. Het sturen van de processen wordt voornamelijk door de begeleider gedaan. Groepsprocessen in de gaten houden is wel handig, maar niet de essentie van de vraag. Selectie van deelnemers heeft als het goed is al eerder plaats gevonden. C. Juist. Door zijn deskundigheid en onafhankelijkheid kan hij de groepsprocessen begeleiden en sturen.
© EXIN, ITPMA
16/29
8 van 30 De start van een project wordt vaak gevormd door een projectmandaat of projectopdracht van de opdrachtgever. De projectopdracht vormt daarmee het startpunt waarmee de projectleider aan het werk moet. Wat moet de projectopdracht of het projectmandaat minimaal omvatten, zodat de projectleider een verdere uitwerking kan maken? A. een beschrijving van de achtergrond of aanleiding van het project, een beschrijving van de doelstelling en een voorlopige beschrijving van het resultaat B. een beschrijving van de samenstelling van het projectmanagementteam, een beschrijving van de verantwoordelijkheden van de projectleider en een voorlopige planning van resultaat, geld en kosten C. een beschrijving van het probleem dat de aanleiding is voor het project A. Juist. Achtergrond, globale probleemstelling en globale resultaatbeschrijving zijn de basis voor het uitwerken van een projectmandaat naar een projectvoorstel. B. Onjuist. Deze informatie is in dit stadium veel te gedetailleerd. Dit komt pas in het projectvoorstel. C. Onjuist. Dit is te mager voor de formulering van een projectopdracht of mandaat.
9 van 30 Bij de start van een project moet een rechtvaardiging voor de uitvoering opgesteld worden. Verschillende auteurs gebruiken hiervoor verschillende benamingen, zoals business case en projectvoorstel. U moet als projectleider een automatiseringsproject voor het opzetten van een klantenrelatiesysteem gaan leiden voor een extern bedrijf. Dit bedrijf heeft op het gebied van automatisering een zeer beperkte expertise. Het beheer van klantrelaties gaat tot nu toe via memo's die als tekstdocumenten tussen medewerkers uitgewisseld worden. Met de centrale opslag en het beheer van klantgegevens in een database is al wel begonnen, maar van systematisch bijhouden van klantcontactgegevens is nog geen sprake. Uw adviesbureau heeft al de nodige ervaring opgedaan met het ontwerpen en vormgeven van dit soort systemen. Wie is in dit geval de eigenaar van de business case? A. de directie van het adviesbureau B. de opdrachtgever C. de projectleider van het adviesbureau A. Onjuist. De directie van het adviesbureau heeft alleen een uitvoerende verantwoordelijkheid, maar is niet verantwoordelijk voor de Business Case van zijn klanten. B. Juist. De enige eigenaar van de business case is de opdrachtgever, omdat deze verantwoordelijk is voor de rechtvaardiging naar de organisatie. C. Onjuist. Het adviesbureau is, in dit geval, verantwoordelijk voor de uitvoering, de realisatie van de business case, maar is niet verantwoordelijk voor de business case zelf.
© EXIN, ITPMA
17/29
10 van 30 De projectleider van een IT-project met een erg krap tijdschema, besluit om de definitiefase over te slaan en direct met de ontwerpfase te starten. Ook begint hij met de uitvoering van enkele delen van het project waarvoor de ontwerpfase niet nodig is. Is dit een acceptabele beslissing? A. Ja, want hiermee wordt tijd en ook geld bespaard. Het project heeft daardoor meer tijd beschikbaar voor de projectuitvoering. B. Nee, want fasen overslaan is altijd onverstandig. Alle delen van de uitvoering moeten bij de definitie- en ontwerpfase betrokken worden. C. Nee, want het alvast uitvoeren van delen van het project houdt grote risico's in. A. Onjuist. Er wordt wel tijd bespaard, maar de niet uitgevoerde activiteiten moeten dan later alsnog worden uitgevoerd en zijn dan veel duurder (herstel is duurder dan meteen goed doen). B. Juist. De fasen zijn niet facultatief. Er is een goede reden voor elke fase. C. Onjuist. Het gaat in dit geval niet om de risico's, maar in het niet uitvoeren van taken. Als je geen definitiefase uitvoert, moet je in een volgende fase veel meer doen.
© EXIN, ITPMA
18/29
11 van 30 Het management van een ministerie heeft besloten de centrale en decentrale organisatie te reorganiseren. Naast de centrale organisatie in Den Haag worden de 27 regiokantoren teruggebracht tot 4 regiokantoren in 4 landelijke regio's. Dit moet leiden tot een herschikking van personeel in die 4 grote regiokantoren, waarbij ook de IT-infrastructuur gereorganiseerd moet worden. U bent als extern deskundige aangesteld als projectleider voor de totale reorganisatie van de IT-infrastructuur, de IT-organisatie en voor de implementatie en het gebruik van algemene en specifieke IT-applicaties. U beslist om een kick-off voor dit omvangrijke project te organiseren. U organiseert een bijeenkomst van drie dagen in een hotel om met de sleutelfiguren van het hoofdkantoor en de regiovestigingen tot een projectvoorstel te komen. Uit de deelnemers zal een stuurgroep gevormd worden. Na drie dagen blijkt dat het niet mogelijk is om tot overeenstemming te komen over de doelen voor een projectvoorstel. Wat is de belangrijkste oorzaak van het mislukken van de project kick-off? A. De project kick-off is veel te vroeg georganiseerd. Eerst had een projectstuurgoep benoemd moeten worden en had een gedocumenteerd projectvoorstel geschreven moeten worden. Op basis van dit projectvoorstel had de stuurgroep de doelen voor de kick-off bijeenkomst moeten formuleren. B. Er is vanuit het management te weinig nadruk gelegd op het strategisch belang van de reorganisatie. Er is ook niet genoeg duidelijk gemaakt dat het besluit tot reorganisatie al vast staat. Het gaat er nu om hoe de reorganisatie vorm gegeven moet worden. Meer managementsupport had er voor kunnen zorgen dat de deelnemers minder aan hun eigen belang hadden vastgehouden. C. Er worden teveel veranderingen tegelijkertijd doorgevoerd, zodat de deelnemers de grote lijnen niet meer zien en vasthouden aan hun eigen belangen. A. Juist. Lit.B § 4.3 B. Onjuist. Dit wordt ondervangen door C. Alleen A had niets opgeleverd. C. Onjuist. Dit wordt ondervangen door C. B voldoet niet aan de bedoelingen van de verandering. 12 van 30 Wijnen omschrijft één van de zes teamrollen met de volgende karakteristieken: -
voelt zich in zijn element als hij zich met volle kracht kan inzetten; stelt zonder aarzeling vast wat er moet gebeuren; is in staat mensen één richting op te sturen; kan soms nogal doordrammen.
Welke teamrol hoort bij deze karakteristieken? A. de denker B. de inspirator C. de ondernemer A. Onjuist. Dit zijn niet de karakteristieken die bij de teamrol denker horen. B. Onjuist. Dit zijn niet de karakteristieken die bij de teamrol inspirator horen. C. Juist. Deze karakteristieken horen bij de teamrol ondernemer.
© EXIN, ITPMA
19/29
13 van 30 Bij het uitvoeren van een project komen regelmatig veranderingen voor. Deze veranderingen maken het soms nodig dat budgetten aangepast moeten worden. We noemen dat budgetmutatie. Welke verandering leidt niet tot budgetmutatie? A. doorvoeren van scopewijzigingen B. oplossen van bevindingen C. uitvoeren van onvoorzien werk A. Onjuist. Budgetmutaties vinden plaats onder invloed van scopewijzigingen, onvoorzien werk en het overhevelen van budget. B. Juist. Budgetmutaties vinden plaats onder invloed van scopewijzigingen, onvoorzien werk en het overhevelen van budget. Het oplossen van bevindingen is een reguliere activiteit van een project en moet binnen de planning worden uitgevoerd. C. Onjuist. Budgetmutaties vinden plaats onder invloed van scopewijzigingen, onvoorzien werk en het overhevelen van budget.
14 van 30 Door wie moet de acceptatietest in een IT-project uitgevoerd worden? A. de gebruikers B. de ontwerpers C. de ontwikkelaars A. Juist. De moederorganisatie dient te beoordelen of de kwaliteit van het projectresultaat voldoet aan vooraf overeengekomen eisen. Doorgaans zijn het de gebruikers die namens de moederorganisatie het projectresultaat al dan niet accepteren. B. Onjuist. De ontwikkelaars en de ontwerpers hebben het projectresultaat ontworpen en ontwikkeld; zij voeren wel de systeemtest uit als finale test binnen het project, maar kunnen en mogen niet de acceptatie van hun eigen projectresultaat uitvoeren. C. Onjuist. De ontwikkelaars en de ontwerpers hebben het projectresultaat ontworpen en ontwikkeld; zij voeren wel de systeemtest uit als finale test binnen het project, maar kunnen en mogen niet de acceptatie van hun eigen projectresultaat uitvoeren.
© EXIN, ITPMA
20/29
15 van 30 Wie heeft, tijdens de projectuitvoering, als taak het relatienetwerk tussen de projectorganisatie en de projectomgeving in stand te houden? A. de opdrachtgever B. de projectleider C. de stuurgroep A. Onjuist. De opdrachtgever is de houder van een probleem waarvoor hij, in projectvorm, een oplossing laat ontwikkelen. Hij neemt daarbij beslissingen, maakt keuzes en draagt er zorg voor dat de projectleider zijn werk kan uitvoeren. Hij heeft echter niet als taak de operationele projectuitvoering, dus ook niet het onderhouden van het relatienetwerk. B. Juist. De projectleider dient te sturen op het beheersaspect organisatie, dus heeft hij als taak het onderhouden van het relatienetwerk tussen zijn projectorganisatie en de projectomgeving (zowel intern, de moederorganisatie, als eventueel extern). C. Onjuist. De stuurgroep is een ondersteunend orgaan voor de opdrachtgever van het project, bereidt beslissingen voor, etc. Maar zij heeft niet als taak de operationele projectuitvoering, dus ook niet voor het onderhouden van het relatienetwerk.
16 van 30 In een groot, strategisch belangrijk project om twee ICT-afdelingen samen te voegen, heeft de stuurgroep een risico-inventarisatie uitgevoerd en vijf belangrijke risico's gedefinieerd. Aansluitend hebben ze samen met de projectleider beheersmaatregelen geïdentificeerd en afspraken gemaakt over het moment waarop zij de risicoanalyse zullen updaten. Wat is er in deze procedure verkeerd gegaan? A. De projectleider had de risico-inventarisatie moeten uitvoeren. B. Er hadden ook afspraken gemaakt moeten worden over het evalueren van de beheersmaatregelen om te zien of ze het gewenste effect hebben gehad. C. Er hadden ook afspraken gemaakt moeten worden over het uitvoeren van de beheersmaatregelen. A. Onjuist. Het is niet belangrijk wie de risicoanalyse uitvoert en bij een groot strategisch project is het niet ongebruikelijk dat de stuurgroep deze taak uitvoert. B. Onjuist. Dit is wel een belangrijke activiteit, maar minder belangrijk dan het uitvoeren van de beheersmaatregelen. C. Juist. Uit ervaring blijkt dat dit een absoluut knelpunt is binnen risicomanagement.
© EXIN, ITPMA
21/29
17 van 30 Binnen een middelgroot project voor een nieuw factureringsproces wordt met zeven facturerende afdelingen gesproken. Om alle projectafspraken goed vast te leggen wordt besloten om het informatiebeheer goed in te richten. Er komen daarom richtlijnen voor het identificeren, registreren en archiveren van de informatie en voor het distribueren, goedkeuren en wijzigen van de informatie. Welke activiteit is hierbij in het project vergeten? A. zorgen dat de informatie is terug te vinden voor betrokkenen die er toegang toe mogen hebben B. zorgen dat de informatiestromen goed zijn beschreven C. zorgen dat duidelijk is wie, wat en wanneer moet doen, met welke informatie A. Onjuist. Dit valt onder het identificeren, registreren en archiveren. B. Onjuist. Dit valt onder het distribueren, goedkeuren en wijzigen. C. Juist. Dit valt onder het plannen en bewaken.
18 van 30 Een projectleider wordt gevraagd een wijzigingsprocedure in te richten voor een lopend project dat een nieuw systeem voor tijdverantwoording zal introduceren in de organisatie. Wat moet er in de wijzigingsprocedure komen te staan? A. op welke manier wijzigingen plaats mogen vinden en wat de wijzigingen inhouden B. wat de consequenties zijn voor de beheerplannen Tijd, Geld, Kwaliteit, Informatie en Organisatie C. wie de wijzigingen door mag voeren en welke acties daarvoor nodig zijn A. Juist. Dit is de omschrijving van een wijzigingsprocedure. B. Onjuist. Dit is de inhoud van een wijziging, niet de procedure eromheen. C. Onjuist. Dit is een communicatie-issue en geen omschrijving van een wijzigingsprocedure.
© EXIN, ITPMA
22/29
19 van 30 Een IT-project kent een harde deadline voor de opleverdatum. De projectleider heeft besloten een deel van de bouw (programmering) uit te besteden aan een derde partij. De reden hiervoor is dat hij met zijn eigen, interne resources die deadline niet kan halen. Met de derde partij is een resultaatscontract afgesloten met daarin afspraken over tijd, geld, kwaliteit en organisatie. Het contract kent boeteclausules op het niet nakomen van deze afspraken. Tijdens het project houdt de projectleider wekelijks een voortgangsoverleg met zijn projectteam. Hoe kan de projectleider het beste zicht houden op de voortgang van het uitbestede werk? A. De projectleider maakt met de derde partij de afspraak dat deze deelneemt aan het wekelijkse voortgangsoverleg. B. De projectleider maakt met de derde partij de afspraak dat deze halverwege de contracttermijn schriftelijk rapporteert over de voortgang in tijd en geld. C. Er is geen reden om zicht op de voortgang van het werk te houden. Er is immers een resultaatscontract overeengekomen. Eventuele problemen met het niet nakomen van de afspraken zijn voor rekening van de derde partij. A. Juist. Via dat overleg kan hij de voortgang van het uitbestede werk vaststellen alsof het werk betrof dat niet uitbesteed is. B. Onjuist. Omdat er altijd afhankelijkheden zullen bestaan tussen de beide delen van het werk zal de voortgangsbewaking integraal moeten plaatsvinden volgens de laagste van de twee frequenties (wekelijks dus). C. Onjuist. De projectleider moet zicht krijgen en houden over de voortgang, met name de voortgang in tijd. Hij kan niet het risico lopen dat de derde partij zijn afspraken op dat punt eventueel niet na komt, ondanks het feit dat er boeteclausules in het contract zijn opgenomen.
20 van 30 Over welk van onderstaande onderwerpen velt een auditor een oordeel tijdens een projectaudit? A. de kwaliteit van de gerealiseerde oplossing voor de gebruiker B. de wijze waarop de projectleider zijn projectmedewerkers aanstuurt C. het functioneren van de stuurgroep waaraan de projectleider periodiek rapporteert A. Onjuist. De kwaliteitsbeoordeling van producten is geen aandachtspunt van een projectaudit, wél het proces van de kwaliteitsbeoordeling. B. Juist. Behoort tot het aandachtsgebied van een audit omdat het te maken heeft met het functioneren van de projectorganisatie (één van de beheersaspecten). C. Onjuist. De stuurgroep is geen onderdeel van de projectorganisatie en behoort dus niet tot het aandachtsgebied van een projectaudit.
© EXIN, ITPMA
23/29
21 van 30 Van een IT-project is de einddatum acht maanden verderop in de tijd gepland. Tijdens de ontwerpfase krijgt de projectleider van de opdrachtgever het dringende verzoek om de einddatum met twee maanden te vervroegen. De projectleider stelt de consequenties van dat verzoek vast en komt tot de conclusie dat hij twee extra projectmedewerkers nodig heeft. Nadat de opdrachtgever heeft laten weten dat hij hiervoor geen budget heeft, brengt de projectleider aan de opdrachtgever een voorstel uit. Welk van onderstaande voorstellen zal het minste weerstand van de opdrachtgever opleveren? A. De meeste kwaliteitseisen voor het projectresultaat verlagen. B. Een bepaald deel van het op te leveren projectresultaat niet opleveren. C. De keuze laten aan de opdrachtgever. A. Onjuist. Een mindere/slechte kwaliteit van het projectresultaat zal zeer snel na ingebruikname leiden tot weerstand bij de gebruikers. De kans is dan groot dat het projectresultaat buiten gebruik zal worden gesteld. Een eventueel nieuw reparatieproject zal op veel scepsis en weinig medewerking van de gebruikers kunnen rekenen. B. Onjuist. Het niet opleveren van een deel van het projectresultaat betekent dat de opdrachtgever niet krijgt wat hij wil hebben en dat zal zeker op weerstand stuiten. C. Juist. Alleen de opdrachtgever of de stuurgroep kan kiezen tussen geld, kwaliteit of functionaliteit.
22 van 30 Een projectteam heeft als taak zes nieuwe verzekeringsproducten aan te laten sluiten op de bestaande systemen en werkwijzen van de organisatie. Het gaat om de aansluiting op vijf verschillende ondersteunende software applicaties en op de werkwijzen van acht verschillende afdelingen. Om het overzicht te houden besluit het projectteam de taak op te delen in verschillende stromen. Bij welke opdeling van de taak blijft deze beheersbaar? A. bij opdeling in vijf stromen, één voor elk betrokken systeem B. bij opdeling in zes stromen, voor elk betrokken product C. bij opdeling in acht stromen, voor elke betrokken afdeling A. Onjuist. De beheersbaarheid van kwaliteit is niet gekoppeld aan systemen, waardoor per situatie moet worden bekeken wat een juiste opsplitsing is. B. Juist. Dit is een stap om te komen van een onbeheersbare taak naar een beheersbare taak. C. Onjuist. De beheersbaarheid van kwaliteit is niet gekoppeld aan werkwijzen, waardoor per situatie moet worden bekeken wat een juiste opsplitsing is.
© EXIN, ITPMA
24/29
23 van 30 Voordat de opdrachtgever een acceptatietest uitvoert, wil het projectteam een laatste uitgebreide systeemtest uitvoeren. Onder deze test valt ook het op volledigheid controleren van alle documentatie. Hoe heet een dergelijke test? A. de operationele test B. de productietest C. de vrijgavetest A. Onjuist. De operationele test is bedoeld om apparaten ook operationeel te testen. B. Onjuist. Een productietest is vooral bedoeld om serieproducten of -productie te testen en heeft niets te maken met documentatie. C. Juist. De vrijgavetest controleert of alle bescheiden er zijn en wordt soms ook gebruikt om het product een formeel stempel te geven ("goedgekeurd" PTT/KEMA, etc.).
24 van 30 In een organisatie met een hoofdkantoor en vijf regiokantoren wordt een project opgestart om de uitwisseling van gegevens tussen de verschillende kantoren te verbeteren. Bij de eerste vergadering blijkt dat met name regiokantoor Noord moeite heeft met het project. Zonder zich uit te laten over de inhoud van het project, klaagt de regiomanager over de centrale ICTafdeling die een belangrijke rol in het project zal gaan spelen en tevens de projectleider zal leveren. De klachten gaan vooral over het niet nakomen van beloftes en de slechte kwaliteit van de geleverde software en ondersteuning. Hoe kan de opstelling van de regiomanager Noord het beste omschreven worden? A. Hij stelt zich op als opportunist. B. Hij stelt zich op als twijfelaar. C. Hij stelt zich op als vijand. A. Juist. Deze actor heeft weinig vertrouwen in de relatie, maar houdt z'n opties (inhoudelijk) open. Het is onduidelijk welk standpunt hij zal innemen en hij zal zich dus in de loop van het project ontpoppen als coalitiepartner of vijand. B. Onjuist. Twijfelaars zijn actoren die wel vertrouwen hebben in de relatie, maar inhoudelijk nog twijfelen. In dit geval is er geen vertrouwen in de relatie. C. Onjuist. Vijanden van het project zijn actoren die het expliciet ook inhoudelijk niet eens zijn met het project. In dit geval is hiervan geen sprake.
© EXIN, ITPMA
25/29
25 van 30 Bij de start van een project wordt afgesproken welke rapportages door het projectmanagement aan de stuurgroep moeten worden voorgelegd. Waarom moet het fase-eindrapport aan de stuurgroep worden voorgelegd? A. De stuurgroep moet aan het eind van iedere managementfase het besluit nemen of er nog voldoende reden is om het project door te zetten. B. De stuurgroep stuurt het project op hoofdpunten en maakt daarom gebruik van de tussentijdse hoofdpuntenrapporten. C. De stuurgroep reageert op afwijkingsrapporten en keurt vervolgens het afwijkingsplan goed. A. Juist. Eén van de beheersinstrumenten van de stuurgroep is de fase-eindbeoordeling waarbij aan het eind van iedere managementfase besloten wordt of er nog wel voldoende aanleiding is om het project door te zetten. Het fase-eindrapport levert input voor deze beslissing. B. Onjuist. De stuurgroep maakt niet alleen gebruik van hoofdpuntenrapporten, maar ook van andere beheersinstrumenten waaronder fase-eindbeoordeling. C. Onjuist. De stuurgroep heeft niet alleen afwijkingsrapporten als beheersinstrument tot zijn beschikking, maar bijvoorbeeld ook de fase-eindbeoordeling.
26 van 30 Binnen een organisatie zijn wat eerste ideeën ontstaan over e-commerce. Besloten wordt om de betrokken partijen daarover te berichten. De bedoeling is daarbij om de houding van de betrokken partijen zodanig te wijzigen dat iedereen achter het project zal staan. Wat is het beste communicatiemiddel in de hierboven beschreven situatie? A. een brochure B. een intranet- en internetdiscussie C. een nieuwsbrief A. Onjuist. Een brochure dient er voor om andere mensen van het gelijk van het projectmanagement te overtuigen, met name op het niveau van kennis. Een brochure dus niet bijdragen aan een gewijzigde houding. B. Juist. Door het aangaan van de dialoog is de kans groot dat de houding van de betrokken partijen ten aanzien van het project verbetert. C. Onjuist. Een nieuwsbrief dient slechts om te informeren en kennis over te dragen. Een nieuwsbrief zal niet bijdragen aan het wijzigen van de houding.
© EXIN, ITPMA
26/29
27 van 30 De directie van een schoonmaakbedrijf spreekt met een ICT consultant over het gebruik van PDA's (Personal Digital Assistents) om de werktijden van de schoonmakers bij te kunnen houden. De directie raakt erg enthousiast. Schoonmakers hoeven zich niet meer dagelijks bij de manager aan en af te melden, maar kunnen via een PDA (Personal Digital Assistant) aangeven wanneer ze beginnen met een opdracht en wanneer ze klaar zijn. Het management verwacht dat het de schoonmakers elke dag veel tijd bespaart en meer vrijheid geeft. Er wordt een project gestart om dit te realiseren. Bij de eerste testen blijkt echter dat de schoonmakers geen gebruik maken van hun PDA, omdat zij het toch allemaal te lastig vinden. De directie blaast vervolgens teleurgesteld het hele project af. Waarom is het project, ondanks het enthousiasme van de directie, mislukt? A. er is te weining ruimte geschapen om te brainstormen B. het idee mist draagvlak C. het idee is onrealistisch A. Onjuist. Brainstromen is bedoeld om ruimte te scheppen voor nieuwe inzichten. In dit geval is er een nieuw idee en is er nagedacht over hoe het tot stand moest komen, maar er was onvoldoende rekening gehouden met de gebruikers. B. Juist. Er is voldoende draagvlak bij de directie en management, maar niet voldoende draagvlak bij de medewerkers/schoonmakers. C. Onjuist. Er is wel sprake van haalbaarheid, want invoeren van een PDA werktijdenregistratie is in een ander bedrijf geslaagd. Men heeft hier de gebruikers er niet bij betrokken en daar geen draagvlak gecreëerd.
28 van 30 Bij een complex project, waarbij zowel overheden als bedrijfsleven en particulieren betrokken zijn, wordt een omgevingsanalyse gemaakt om goed om te kunnen gaan met de projectomgeving. Een projectmedewerker wordt gevraagd om het netwerk te analyseren. Welke activiteiten dient deze medewerker uit te voeren? A. het actief benaderen van actoren en het signaleren van ontwikkelingen B. het inventariseren van actoren en belangen en het inschatten van de invloed en de relatie C. het positioneren en benaderen van actoren en het plannen van de informatiestromen en de organisatieopzet A. Onjuist. Dit zijn activiteiten in de fase van het blijvend betrekken van actoren en niet van de analysefase. B. Juist. Dit zijn activiteiten in de fase van het analyseren van het netwerk. C. Onjuist. Dit zijn activiteiten in de fase van het maken van een plan en niet van de analysefase.
© EXIN, ITPMA
27/29
29 van 30 Bij de afsluiting van een project wordt een evaluatie uitgevoerd. Daarbij wordt een projecteindrapport opgesteld. Welk onderwerp komt in dat rapport niet voor? A. een evaluatie van de uitgevoerde kwaliteitsbeoordelingen B. een overzicht van de geregistreerde wijzigingen C. een overzicht van de uitgevoerde kwaliteitsbeoordelingen A. Juist. Deze evaluatie maakt geen onderdeel uit van het rapport, maar is wel onderdeel van het leerpuntenrapport. B. Onjuist. Dit overzicht is wél onderdeel van het rapport. C. Onjuist. Dit overzicht is wél onderdeel van het rapport.
30 van 30 In een organisatie is een project gestart om een nieuw informatiesysteem voor het verstrekken van productinformatie aan klanten te ontwikkelen. Met dat project hoopt de organisatie haar concurrentiepositie te verbeteren. Al in de eerste projectfase is een onderhoudsplan voor het nieuwe systeem opgesteld. Daarin is onder meer aandacht geschonken aan de vier te onderscheiden levensduren van het projectresultaat. Inzicht in de levensduur is nodig om gebruik en beheer van het projectresultaat goed te kunnen plannen. Welke levensduur is bepalend voor de lengte van de productlevenscyclus? A. de economische levensduur van het systeem B. de functionele levensduur van het systeem C. de strategische levensduur van het systeem A. Onjuist. Dat zou alleen juist zijn wanneer het primair gaat om een systeem te ontwikkelen waarvan de levensduur bepaald gaat worden op economische grondslagen. B. Onjuist. Dat zou alleen juist zijn wanneer het primair gaat om een systeem te ontwikkelen waarvan de levensduur bepaald gaat worden op functionele grondslagen. C. Juist. Het gaat immers om een project waarvan de doelstelling is een betere concurrentiepositie te behalen.
© EXIN, ITPMA
28/29
Beoordeling Het maximaal te behalen punten voor dit examen is 30. Bij het behalen van 20 punten of meer bent u geslaagd. In alle andere gevallen bent u gezakt. In onderstaande tabel wordt bij het aantal punten het bijbehorende cijfer gegeven. gezakt behaalde aantal punten 0–8 9 – 11 12 – 14 15 – 16 17 - 19
© EXIN, ITPMA
cijfer 1 2 3 4 5
geslaagd behaalde aantal punten 20 – 22 23 – 24 25 – 27 28 - 29 30
cijfer 6 7 8 9 10
29/29
