HANDLEIDING MIJN SNN Online uw subsidiegegevens inzien en declaraties indienen Voor projecten met subsidie uit Koers Noord, OP Noord (EFRO) of Transitie II & Pieken
Heeft u hulp nodig? Uiteraard kunt u ook telefonisch contact met ons opnemen. Dit kan op werkdagen tussen 9.00 uur en 17.00 uur op telefoonnummer (050) 5224 900.
Deze subsidieprojecten worden mogelijk gemaakt door het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling en het ministerie van EZ.
Op Mijn SNN kunt u online uw subsidiegegevens inzien en declaraties indienen. Zo bent u als subsidieontvanger namelijk verplicht om periodiek een rapportage in te dienen en aan het einde van de projectperiode een vaststellingsverzoek in te dienen. Aan de andere kant heeft u de mogelijkheid om gedurende de looptijd voorschotten op de aan u verleende subsidie aan te vragen. Dit alles regelt u op Mijn SNN!
Inhoudsopgave
1.
Algemeen .............................................................................................................................. 3 1.a Algemeen – Inloggen en inloggegevens ................................................................................... 3 1.b Algemeen – Projectoverzicht .................................................................................................. 4
2.
Declaraties............................................................................................................................. 6 2.a Declaraties – Voorschot ......................................................................................................... 6 2.b Declaraties – Voortgangsrapportage........................................................................................ 8 2.c Declaraties – Eindrapportage ................................................................................................ 10
3.
Uitleg stap voor stap ............................................................................................................. 12 3.a Uitleg stap voor stap – Projectgegevens exporteren ................................................................ 12 3.b Uitleg stap voor stap – Rapportage bewerken en verzenden ..................................................... 14 3.c Uitleg stap voor stap – Aanmaken aanbesteding ..................................................................... 16 3.d Uitleg stap voor stap – Toevoegen facturen............................................................................ 18
1. Handmatig per factuur ..........................................................................................................................19 2. Via een import vanuit Excel...................................................................................................................20 3.e Uitleg stap voor stap – Toevoegen uren ................................................................................. 22
1. Handmatig per uur ................................................................................................................................23 2. Via een import vanuit Excel...................................................................................................................24 3.f Uitleg stap voor stap – invullen indicatoren ............................................................................. 26 3.g Uitleg stap voor stap – werken in Excel ................................................................................. 28
1. Macro’s inschakelen ..............................................................................................................................28 2. Plakken speciaal ....................................................................................................................................28 4.
Bijlagen ............................................................................................................................... 29 4.a Bijlage – Begrippenlijst projectoverzicht ................................................................................ 29 4.b Bijlage – Bijzonderheden per factuurregel .............................................................................. 30 4.c Bijlage – Bijzonderheden per urenregel .................................................................................. 31
2
1. Algemeen 1.a Algemeen – Inloggen en inloggegevens Om toegang te krijgen tot Mijn SNN dient u in te loggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Uw gebruikersnaam bestaat altijd uit de hoofdletter ‘R’ gevolgd door zes cijfers. Uw gebruikersnaam en wachtwoord heeft u na toekenning van de subsidie per brief van het SNN ontvangen. Indien u niet meer beschikt over uw gebruikersnaam of wachtwoord neem dan contact op met de beheerder van het project.
De gebruikersnaam en het wachtwoord zijn gekoppeld aan uw organisatie en niet aan individuele projecten. Als uw organisatie meerdere projecten uitvoert, zult u dus maar één gebruikersnaam en wachtwoord ontvangen. Indien u niet meer beschikt over uw gebruikersnaam of wachtwoord dan dient u contact op te nemen met de beheerder van het project.
3
1.b Algemeen – Projectoverzicht Na het inloggen komt u in het projectoverzicht; hier staan de belangrijkste zaken op een rijtje en van hieruit kunt u alles regelen. In de Begrippenlijst projectoverzicht (zie bijlage 4.a) wordt dit overzicht verder toegelicht.
Bovenaan vind u de menubalk en het nummer en de naam van uw project.
4
Via de knop ‘Projectgegevens’ gaat u naar gedetailleerde informatie van alle onderdelen van het projectoverzicht. Deze gegevens kunt u hier inzien, maar ook naar uw eigen computer exporteren, lees hierover verder in 3.a Projectgegevens exporteren. Indien uw organisatie meerdere projecten uitvoert kunt u deze bekijken via ‘Selecteer ander project’. Deze knop is niet zichtbaar indien u één project heeft met één subsidiestroom. Bij alle gegevens geldt: indien deze niet meer kloppen of gewijzigd zijn; laat het ons weten door middel van een wijzigingsverzoek per mail of brief. U kunt hier zelf geen aanpassingen doen. Verder staan hier alle acties die u heeft gedaan: de voorschotten die u heeft aangevraagd en de rapportages die u heeft ingediend.
In dit overzicht staan naast de begrote bedragen ook de gerealiseerde bedragen. Dit overzicht is interactief waardoor u de actuele stand ziet.
5
2. Declaraties 2.a Declaraties – Voorschot Tijdens de looptijd van uw gesubsidieerde project kunt u via Mijn SNN voorschotten op de subsidie aanvragen. De hieraan gestelde voorwaarden staan op onze website. Zodra u een voorschot aanvraagt, zal het SNN toetsen of aan deze voorwaarden is voldaan. Via de knop ‘Declaraties’ kunt u een voorschot aanvragen:
En komt u in het volgende scherm:
Het declaratieformulier kunt u via het menu downloaden en digitaal invullen. U dient de geprinte en ondertekende versie per post op te sturen. Nadat u dit heeft gedaan, kunt u bovenstaande vraag met 'ja' beantwoorden en vervolgens op 'Opslaan' klikken. Indien er een asterisk in het rood is weergegeven bij een vraag, zoals hierboven, betekent dit dat het een verplicht veld is.
6
Vervolgens kiest u voor ‘Ga terug naar het project’ en komt u in het projectoverzicht waar u het zojuist aangemaakte voorschotverzoek terugvindt:
Deze kunt u indien nodig bekijken, wijzigen, versturen of verwijderen. Nadat u hem verzonden heeft, komt hij binnen bij het SNN en wijzigt de kolom Status van Nieuw naar Gereed. Nadat wij uw rapportage, in dit geval de voorschot aanvraag, in ons systeem hebben staan, wijzigt dit in de status Verzonden.
7
2.b Declaraties – Voortgangsrapportage Tijdens de looptijd van uw gesubsidieerde project dient u via Mijn SNN te rapporteren over de voortgang van uw project. U ontvangt hiervoor periodiek van het SNN een schriftelijk verzoek met daarin de uiterste indiendatum. De voorwaarden gesteld aan de rapportages en projectadministratie staan op onze website. Zodra u een rapportage indient, zal het SNN toetsen of uw project aan de voorwaarden voldoet. Via de knop ‘Declaraties’ kunt u een voortgangsrapportage indienen:
En komt u in het volgende scherm:
De voortgangsrapportage bestaat uit een aantal onderdelen en u begint door de open vragen over de voortgang van het project in te vullen. Wees kort en bondig in uw antwoorden, want het antwoordveld heeft ruimte voor slechts 1000 tekens. Indien u aanvullende informatie heeft, kunt u dit mailen naar uw contactpersoon bij het SNN.
8
Na het invullen kunt u het formulier opslaan. Vanaf dat moment wordt alle informatie die u toevoegt aan de voortgangsrapportage bewaard. De informatie wordt op dit moment dus nog niet naar ons verzonden. De zojuist aangemaakte voortgangsrapportage kunt u in het projectoverzicht terugvinden:
Voortgangsrapportage - Bijlagen Bij een 1. 2. 3.
voortgangsrapportage moet u de volgende bijlagen online invullen; de aanbestedingen die tijdens het project hebben plaatsgevonden, de gemaakte en betaalde kosten van de voorgaande periode en de laatste stand van de indicatoren.
Nadat de rapportage is opgeslagen, is het mogelijk om via het menu ‘Voeg toe’ de bijlage in te vullen:
Om te spreken van een volledige voortgangsrapportage dient u al deze informatie aan te leveren. U wordt niet automatisch langs de in te vullen pagina’s geleid. Bij de eerste voortgangsrapportage dient u in ieder geval een NVT-aanbesteding aan te maken. In paragraaf 3c. t/m f. worden deze bijlagen stap voor stap uitgelegd. Na ontvangst van de voortgangsrapportage zal deze gecontroleerd worden op compleetheid alvorens in behandeling te worden genomen.
9
2.c Declaraties – Eindrapportage Aan het einde van de looptijd van uw gesubsidieerde project moet u een vaststellingsverzoek indienen om de subsidie definitief vast te laten stellen. De voorwaarden die gesteld zijn aan het vaststellingsverzoek staan op onze website. Het vaststellingsverzoek bestaat uit een aantal onderdelen; a. een inhoudelijk eindverslag; b. de financiële eindrapportage (en declaratieformulier); c. een controleverklaring. In dit hoofdstuk beperken we ons tot de uitleg van het onderdeel dat via Mijn SNN aangeleverd moet worden: de eindrapportage. De eindrapportage kunt u zien als een laatste voortgangsrapportage; u rapporteert over de periode vanaf de laatste voortgangsrapportage tot aan de einddatum van het project. Nadat u het vaststellingsverzoek heeft ingediend, zal het SNN toetsen of uw project aan de voorwaarden heeft voldaan en zal vervolgens de subsidie definitief vaststellen. De eindrapportage is daardoor tegelijk het laatste voorschotverzoek. Het indienen van een eindrapportage is dus qua procedure eigenlijk een samenvoeging van de voortgangsrapportage en het voorschotverzoek. Via de knop ‘Declaraties’ kunt u de eindrapportage indienen:
En komt u in het volgende scherm:
Net als bij de voortgangsrapportages vult u eerst de open vragen in. Wees kort en bondig in uw antwoorden, want het antwoordveld heeft ruimte voor slechts 1000 tekens. Indien u aanvullende informatie heeft, kunt u dit opnemen in het eindverslag. Na het invullen kunt u het formulier opslaan. Vanaf dat moment wordt alle informatie die u toevoegt aan de eindrapportage bewaard. De informatie wordt op dit moment dus nog niet naar ons verzonden.
10
De zojuist aangemaakte eindrapportage kunt u in het projectoverzicht terugvinden:
Eindrapportage - Bijlagen Bij een 1. 2. 3.
eindrapportage moet u net als bij de voortgangsrapportage de volgende bijlagen online invullen; de aanbestedingen die tijdens het project hebben plaatsgevonden, de gemaakte en betaalde kosten van de voorgaande periode en de laatste stand van de indicatoren.
Nadat de rapportage is opgeslagen, is het mogelijk om via het menu ‘Voeg toe’ de bijlage in te vullen
In paragraaf 3c. t/m f. worden het invullen van deze bijlagen stap voor stap uitgelegd. In aanvulling hierop dient u, net als bij een voorschotverzoek, het declaratieformulier in te vullen. Het declaratieformulier kunt u via het menu downloaden en digitaal invullen. U dient de geprinte en ondertekende versie per post op te sturen. Tezamen met het declaratieformulier dient u een inhoudelijk eindverslag over de realisatie van het project in relatie tot de oorspronkelijke opzet en doelstellingen mee te sturen. Het eindverslag is vormvrij en hier is geen sjabloon voor. Afhankelijk van de subsidiestroom dient u hier de volgende informatie in op te nemen: a. de invulling van de aanvullende voorwaarden; b. toelichting op de realisatie van de indicatoren; c. bewijsmateriaal dat is voldaan aan de publiciteitseis. Om te spreken van een volledig vaststellingsverzoek dient u al deze informatie aan te leveren. Na ontvangst van het vaststellingsverzoek zal deze gecontroleerd worden op compleetheid alvorens in behandeling te worden genomen.
11
3. Uitleg stap voor stap 3.a Uitleg stap voor stap – Projectgegevens exporteren Via de knop ‘Projectgegevens’ kunt u naar de detailpagina’s van de verschillende onderdelen van de beschikking en kunt u zien wat er begroot was en wat er reeds gerealiseerd is.
Via bijvoorbeeld de knop ‘facturen’ komt u bij het overzicht waar alle via de website geïmporteerde facturen worden weergegeven. Idem voor de knop ‘uren’.
12
Hier kunt u zien welke rapportages ingediend zijn en wat hun status is. Tevens kunt u zien welke facturen er ingediend zijn en wat hun status is. Met de knop ‘Exporteer’ is het mogelijk om deze facturen (of uren) in een keer als Excel bestand (xls formaat) te downloaden.
13
3.b Uitleg stap voor stap – Rapportage bewerken en verzenden In dit voorbeeld zijn twee voortgangsrapportages aangemaakt. U ziet hierbij de aanmaakdatum van de rapportages, de status en vijf icoontjes:
Het vergrootglasicoontje is er om de rapportage te bekijken. NB: als de voortgangsrapportage naar het SNN is verstuurd, kan de rapportage alleen nog maar bekeken worden en is dit het enige zichtbare icoontje. Het document-icoontje staat voor ‘kopiëren’. Deze knop is alleen relevant indien het project over twee projectnummers beschikt. Door op de knop te drukken kunt u de voortgangsrapportage kopiëren naar het gewenste projectnummer, zoals onderstaand is te zien.
Kies het gewenste projectnummer.
Selecteer de onderdelen die u wilt kopiëren. In de meeste gevallen zult u alle onderdelen aanvinken.
Het kladblok-icoontje staat voor ‘bewerken’. Via dit bewerkicoontje kan de voortgangsrapportage aangevuld en/of gewijzigd worden. Het envelop-icoontje staat voor ‘versturen’. Een volledige voortgangsrapportage verzendicoontje verstuurd worden. Na het versturen ziet u de volgende bevestiging:
kan
via
dit
NB: u ontvangt van ons geen bericht op het moment dat wij de rapportage ontvangen. Wij zullen alleen contact met u opnemen op het moment dat wij geen voortgangsrapportage van u hebben ontvangen. De status van uw rapportage wijzigt nu in Gereed. SNN zal uw rapportage beoordelen voordat het in ons systeem wordt geïmporteerd. Indien wij akkoord zijn, wijzigt de status naar Verzonden. Indien wij oordelen dat uw rapportage niet voldoet, zal de status wijzigen in Nieuw. Uw beheerder zal dan contact met u opnemen om de rapportage met u door te nemen. Het printer- icoontje staat voor ‘printen naar pdf’. Hiermee wordt een print gemaakt van de volledige rapportage. Alle bijlagen staan hierin weergegeven. U kunt dit document gebruiken voor het indienen van een voortgangsrapportage bij de eventuele co-financier, zoals de provincie.
14
Het kruis-icoontje staat voor ‘verwijderen’. Een nog niet verstuurde voortgangsrapportage kunt u hiermee van de website verwijderen. U krijgt na het klikken op dit verwijdericoontje een scherm waarin u wordt gevraagd of u zeker weet dat u deze rapportage wilt verwijderen. U kunt hier vervolgens op ‘verwijderen’ klikken om de rapportage te verwijderen, of op ‘annuleren’, waardoor u terugkeert in uw project.
15
3.c Uitleg stap voor stap – Aanmaken aanbesteding Via de knop ‘Aanbesteding’ (aanbestedingen) toevoegen:
kunt
u
alle
opdrachtverleningen
boven
de
aanbestedingsdrempels
En komt u in het volgende scherm:
U hoeft niet bij elke voortgangsrapportage alle aanbestedingen opnieuw in te voeren. Als eenmaal een aanbesteding is ingevoerd, wordt deze onthouden en daarom hoeven alleen de nieuwe aanbestedingen ingevoerd te worden. In dit voorbeeld zijn nog geen aanbestedingen ingevoerd. Als u op de knop ‘Voeg een nieuwe aanbesteding toe’ klikt, komt u in het volgende pop-up scherm: Kies één van de zeven opties. Het is mogelijk om te kiezen voor een ‘Niet van toepassing’ aanbesteding. Deze NVT aanbesteding kunt u kiezen bij kosten die bij opdrachten horen die niet aanbesteed hoefden te worden. Deze NVT aanbesteding dient u eenmalig aan te maken.
Vul een uniek nummer (of tekst). Dit is de code waaraan de aanbesteding herkend wordt. De naam van de organisatie aan wie u de opdracht heeft gegund. Een omschrijving van de aanbesteding/opdracht waardoor voor o.a. het SNN duidelijk is waar de aanbesteding betrekking op heeft. Het bedrag exclusief BTW waarvoor u de opdracht heeft gegund.
16
Nadat u alle velden heeft gevuld, kiest u voor ‘Annuleren’ of ‘Opslaan’. Als u op ‘Opslaan’ klikt, zult u zien dat de zojuist ingevulde aanbesteding is toegevoegd aan de voortgangsrapportage.
De aanbesteding is nu opgeslagen en u kunt als u wilt de voortgangsrapportage afsluiten om er later mee verder te gaan.
17
3.d Uitleg stap voor stap – Toevoegen facturen Via de knop ‘Facturen’ kunt u facturen toevoegen:
En komt u in het volgende scherm:
U hoeft niet bij elke voortgangsrapportage alle facturen opnieuw in te voeren; alleen de nieuwe facturen moeten ingevoerd worden. Als eenmaal een factuur is ingevoerd, wordt deze namelijk onthouden. In dit voorbeeld zijn nog geen facturen ingevoerd. Het invoeren van facturen is op twee manieren mogelijk: 1. handmatig per factuur; 2. via een import vanuit Excel. De eerste optie benadert u via de knop ‘Voeg factuur toe’, de tweede optie via de knop ‘Importeer facturen’:
18
1. Handmatig per factuur Als u op de knop ‘Voeg factuur toe’ klikt, komt u in het volgende pop-up scherm, zie bijlage 4.b Bijzonderheden per factuurregel: Noteer hier het interne boekingsnummer uit de financiële administratie. Noteer hier leverancier.
het
factuurnummer
van
de
Geef hier een duidelijke omschrijving van de goederen of diensten. Selecteer hier het kostentype factuur betrekking heeft.
waarop
de
Gebruik in deze velden enkel cijfers en geen scheidingsteken (punt). Wel kunt u de komma gebruiken voor het aangeven van centen.
Selecteer hier de bij de factuur horende aanbesteding. Het drop-down menu geeft u hierbij de keuze uit de eerder ingevoerde aanbestedingen. Indien een aanbesteding niet van toepassing is, dient u hier NVT te selecteren. Dit geldt ook voor een niet aanbestedende dienst.
Selecteer hier de projectpartner waar de factuur betrekking op heeft. Indien er geen projectpartners binnen het project participeren kunt u het veld blanco laten.
Selecteer hier het soort onderzoek waar de factuur betrekking op heeft. Indien dit niet van toepassing is kunt u het veld blanco laten.
Nadat u alle velden heeft gevuld, kiest u voor ‘Annuleren’ of ‘Opslaan’. Als u op ‘Opslaan’ klikt, zult u zien dat de zojuist ingevulde factuur is toegevoegd aan de voortgangsrapportage.
De factuur is nu opgeslagen en u kunt als u wilt de voortgangs-/eindrapportage afsluiten om er later mee verder te gaan.
19
2. Via een import vanuit Excel Indien u relatief veel facturen wilt invoeren kunt u gebruikmaken van de mogelijkheid om facturen op de website te importeren. Het importeren gebeurt via een Excel-format dat is opgeslagen als csv bestand. Dit format is te downloaden op Mijn SNN. Ga hiervoor naar het menu ‘Downloads’ in het projectoverzicht:
Het Excel-format ‘Factuurbijlage’ kunt u na openen opslaan op uw computer. Gebruik hiervoor nog niet de knop ‘Opslaan als csv’, maar sla deze op als gewoon Excel bestand.
De kolommen B t/m N zijn hetzelfde als de invulvelden voor de handmatige invoer op de website. Zie voor de uitleg hierover de vorige paragraaf. Alle velden dienen ingevuld te worden. De velden kleuren groen als deze juist zijn ingevuld, afgezien van kolom L, M en N. Let op: Als een factuurregel niet volledig is ingevuld, zal deze regel niet geïmporteerd kunnen worden in Mijn SNN. U ontvangt hiervan bij het importeren echter geen foutmelding. De velden kunnen handmatig ingevuld worden, maar de informatie kan ook uit een ander Excel-bestand gekopieerd worden. Hierbij dient per kolom gekopieerd en geplakt worden. Het Excel-bestand is namelijk beveiligd tegen aanpassingen in opmaak; u kunt dus wel kopiëren en plakken, maar met beperkingen. Het wordt aangeraden om gebruik te maken van de optie ‘Plakken speciaal’. Voor meer uitleg over werken in Excel, zie paragraaf 3.g. Als alle facturen in het Excel-bestand zijn ingevuld, dient u het te exporteren als csv bestand om het te kunnen importeren op mijn SNN. Hiervoor is een knop ingebouwd in het Excel-bestand. De bestandslocatie voor het csv bestand is standaard ingevuld in veld A4. Deze kunt u aanpassen, maar let er hierbij op dat de bestandsnaam moet eindigen met .csv. Daarnaast kunt u ook geen submappen toevoegen aan de locatie. Klik op de knop ‘Opslaan als csv’ om het bestand te exporteren. Vervolgens krijgt u een pop-up scherm met daarin de locatie van het geëxporteerde bestand:
Let op: om het Excel-bestand te kunnen exporteren naar een csv bestand, dienen de macro’s ingeschakeld te zijn.
20
Tot slot kunt u nu het bestand op de website importeren via de knop ‘Importeer facturen’:
En komt u in het volgende pop-up scherm:
Via de knop ‘Bladeren’ gaat u naar csv-bestand dat u zojuist heeft aangemaakt en vervolgens klikt u op ‘Importeer’ om de factuurbijlage in te lezen op de website. Na het importeren zijn de facturen direct zichtbaar op de website. Er wordt ook aangegeven wat het totaal is van de facturen (factuur bijlagen) die succesvol zijn geïmporteerd.
Controleer dit totaal met het Excel-bestand. Bij fouten is het niet mogelijk om het Excel-bestand aan te vullen en het nogmaals te importeren, omdat dan álle facturen nogmaals worden geïmporteerd en er dubbelingen ontstaan. Kies dan eerst voor de optie ‘Verwijder alle facturen:
21
3.e Uitleg stap voor stap – Toevoegen uren Via de knop ‘Uren’ kunt u uren toevoegen:
En komt u in het volgende scherm:
U hoeft niet bij elke voortgangsrapportage alle uren opnieuw in te voeren; alleen de nieuwe uren moeten ingevoerd worden. Als eenmaal een uur is ingevoerd, wordt deze namelijk onthouden. In dit voorbeeld zijn nog geen uren ingevoerd. Het invoeren van uren is op twee manieren mogelijk: 1. handmatig per uur; 2. via een import vanuit Excel. De eerste optie benadert u via de knop ‘Voeg uren toe’, de tweede optie via de knop ‘Importeer uren’:
22
1. Handmatig per uur Als u op de knop ‘Voeg uren toe’ klikt, komt u in het volgende pop-up scherm, zie bijlage 4.c bijzonderheden per urenregel:
Noteer hier de naam van de medewerker; voorletters of voornaam en achternaam. Omschrijf de functie/werkzaamheden van de medewerker en de periode waar de uren betrekking op hebben. Selecteer het kostentype waarop de uren betrekking hebben.
Geef hier het aantal uren in decimalen in. Bijv. 2 uur en 30 minuten is 2,5. Gebruik in dit veld enkel cijfers en geen scheidingsteken (punt). Wel kunt u de komma gebruiken voor het aangeven van centen.
Noteer hier de naam van de projectpartner waar de medewerker werkzaam is. Selecteer het type onderzoek waarop de medewerker werkzaam is. Indien deze keuze niet van toepassing is voor uw project kunt u het veld blanco laten.
Nadat u alle velden heeft gevuld, kiest u voor ‘Annuleren’ of ‘Opslaan’. Als u op ‘Opslaan’ klikt, zult u zien dat de zojuist ingevulde uren zijn toegevoegd aan de voortgangsrapportage.
De uren zijn nu opgeslagen en u kunt als u wilt de voortgangs-/eindrapportage afsluiten om er later mee verder te gaan.
23
2. Via een import vanuit Excel Indien u relatief veel uren wilt invoeren kunt u gebruikmaken van de mogelijkheid om uren op de website te importeren. Het importeren gebeurt via een Excel-format dat is opgeslagen als csv bestand. Dit format is te downloaden op Mijn SNN. Ga hiervoor naar het menu ‘Downloads’ in het projectoverzicht:
Het Excel-format ‘Urenbijlage’ kunt u na openen opslaan op uw computer. Gebruik hiervoor nog niet de knop ‘Opslaan als csv’, maar sla deze op als gewoon Excel bestand.
De kolommen B t/m J zijn hetzelfde als de invulvelden voor de handmatige invoer op de website. Zie voor de uitleg hierover de vorige paragraaf. Alle velden dienen ingevuld te worden. De velden kleuren groen als deze juist zijn ingevuld. Let op: Als een urenregel niet volledig is ingevuld, zal deze regel niet geïmporteerd kunnen worden in Mijn SNN. U ontvangt hiervan bij het importeren echter geen foutmelding. De velden kunnen handmatig ingevuld worden, maar de informatie kan ook uit een ander Excel-bestand gekopieerd worden. Hierbij dient per kolom gekopieerd en geplakt worden. Het Excel-bestand is namelijk beveiligd tegen aanpassingen in opmaak; u kunt dus wel kopiëren en plakken, maar met beperkingen. Het wordt aangeraden om gebruik te maken van de optie ‘Plakken speciaal’. Voor meer uitleg over werken in Excel zie paragraaf 3.g. Als alle uren in het Excel-bestand zijn ingevuld, dient u het te exporteren als csv bestand om het te kunnen importeren op mijn SNN. Hiervoor is een knop ingebouwd in het Excel-bestand. De bestandslocatie voor het csv bestand is standaard ingevuld in veld A4. Deze kunt u aanpassen, maar let er hierbij op dat de bestandsnaam moet eindigen met .csv. Daarnaast kunt u ook geen submappen toevoegen aan de locatie. Klik op de knop ‘Opslaan als csv’ om het bestand te exporteren. Vervolgens krijgt u een pop-up scherm met daarin de locatie van het geëxporteerde bestand:
Let op: om het Excel-bestand te kunnen exporteren naar een csv bestand, dienen de macro’s ingeschakeld te zijn.
24
Tot slot kunt u nu het bestand op de website importeren via de knop ‘Importeer uren’:
En komt u in het volgende pop-up scherm:
Via de knop ‘Bladeren’ gaat u naar csv-bestand dat u zojuist heeft aangemaakt en vervolgens klikt u op ‘Importeer’ om de urenbijlage in te lezen op de website. Na het importeren zijn de uren direct zichtbaar op de website. Controleer de totalen die worden weergegeven met het Excel-bestand. Staan er in het Excel-bestand meer urenregels, dan zijn er velden niet geïmporteerd. Deze uren kunt u vervolgens handmatig toevoegen. Het is niet mogelijk om het Excel-bestand aan te vullen en het nogmaals te importeren, omdat dan álle uren nogmaals worden geïmporteerd en er dubbelingen ontstaan. Kies dan eerst voor de optie ‘Verwijder alle uren:
25
3.f Uitleg stap voor stap – invullen indicatoren Via de knop ‘Indicatoren’ kunt u de realisatie van de indicatoren toevoegen:
En komt u in het volgende scherm:
U dient bij elke voortgangsrapportage de stand van alle indicatoren opnieuw te controleren en indien gewijzigd in te voeren. Met het bewerk-icoontje kan elke indicator worden aangepast. Door op dit icoontje te klikken, komt u in het volgende een pop-up scherm:
26
Hier kunt u het veld ‘Realisatie t/m rapportage’ invoeren. Hierna kiest u voor ‘Annuleren’ of ‘Opslaan’. Als u op ‘Opslaan’ klikt, zult u zien dat de waarde in de kolom ‘Realisatie t/m rapportage’ aangepast is en de zojuist ingevulde indicator is toegevoegd aan de voortgangsrapportage: De indicatoren zijn nu opgeslagen en u kunt als u wilt de voortgangs/eindrapportage afsluiten om er later mee verder te gaan. Let op: bijzonderheden over de indicatoren kunt u hier niet aangeven. U kunt bij de open vragen uw opmerkingen over de indicatoren kwijt.
27
3.g Uitleg stap voor stap – werken in Excel 1. Macro’s inschakelen In Excel 2003 kunt u de beveiligingsinstelling van Excel in het menu ‘Extra’ aanpassen. Kies voor ‘Macro’ en vervolgens ‘Beveiliging’. U krijgt dan het linker pop-up scherm te zien.
Kies de optie ‘Gemiddeld’ en klik op ‘OK’. Om de beveiligingswijziging definitief te wijzigen dient u het Excel-bestand af te sluiten en opnieuw te openen. U krijgt dan de rechter melding te zien. Kies hier voor de optie ‘Macro’s inschakelen’. In Excel 2007 kunt u de beveiligingsinstelling in de Excel werkbalken via ‘Opties’ aanpassen:
U dient ‘deze inhoud inschakelen’ te selecteren en op ‘OK’ te klikken.
2. Plakken speciaal Ga in het veld staan waar u heen wilt kopiëren, klik op de rechtermuisknop en kies voor ‘Plakken speciaal’. Dan komt u in het volgende pop-up scherm: Kies voor de opties ‘Waarden’ en klik op ‘OK’. Hiermee voorkomt u dat de opmaak wordt gekopieerd of dat er een formule wordt gekopieerd.
28
4. Bijlagen 4.a Bijlage – Begrippenlijst projectoverzicht Veldomschrijving
Toelichting
EFROnr
Dit nummer geldt alleen voor de projecten waaraan een EFRO-subsidie is toegekend. In onze communicatie met de Europese Commissie staat u onder dit nummer bekend. Het wordt niet gebruikt in de dagelijkse communicatie tussen u en het SNN. Onder deze naam is uw project bij het SNN bekend. Onder dit nummer is uw project bij het SNN bekend. Het is belangrijk dat u altijd dit nummer vermeldt in de correspondentie met het SNN. Als uw project zowel subsidie ontvangt uit ‘KoersNoord/Op weg naar Pieken’ als het ‘Operationeel Programma Noord-Nederland’ en u dus twee beschikkingen heeft ontvangen, dan ziet u hier het projectnummer van de andere beschikking. Dit is de datum waarop het SNN uw subsidieaanvraag heeft ontvangen (via de provincie). Dit is de datum waarop de provincie uw subsidieaanvraag heeft ontvangen.
Projectnaam Projectnummer Dit project is gerelateerd aan Datum ontvangst SNN Datum indiening provincie Aanvrager
Dit is de organisatie/samenwerkingsverband die de subsidie voor het project heeft aangevraagd.
Project relatienummer
Dit is het nummer dat u gebruikt om in te loggen en waaronder uw organisatie bij het SNN in het systeem staat.
Relatienummer eindbegunstigde Eindbegunstigde
Dit nummer verwijst naar de officiële eindbegunstigde van het project.
Behandelaar/senior Startdatum project Einddatum project Subsidieprogramma Beheerder Verleningsdatum Vaststellingsdatum Totale projectkosten Subsidiabele kosten verleend Subsidiabele kosten gerealiseerd Subsidiabele kosten vastgesteld Subsidie verleend
Subsidie vastgesteld
Subsidiabele kosten per kostentype Totaal verleend Totaal gerealiseerd Projectomschrijving
Dit is de naam die samenhangt met het ‘relatienummer eindbegunstigde’. U staat als eindbegunstigde onder deze naam bij het SNN bekend. Dit is de medewerker van het SNN die uw project in de aanvraagfase heeft behandeld. De startdatum van het project, zoals deze ook in de bijlage bij de subsidieverleningsbeschikking wordt weergegeven. De einddatum van het project, zoals deze ook in de bijlage bij de subsidieverleningsbeschikking wordt weergegeven. Wijzigingen voorbehouden. Er zijn twee subsidieprogramma’s: ‘Koers Noord/Op weg naar Pieken’ en ‘Operationeel Programma Noord-Nederland’. Dit is de medewerker van het SNN die uw project vanaf de verleningsdatum beheert en voor dit project uw contactpersoon is. De datum waarop de subsidieverleningsbeschikking is verstuurd. De datum waarop het SNN, na afloop van het project, de subsidie heeft vastgesteld. Het project is dan formeel afgerond. De begrote totale kosten van het project (subsidiabele kosten + niet subsidiabele kosten). De totale begrote subsidiabele kosten zoals deze in de subsidieverleningsbeschikking zijn opgenomen. Wijzigingen voorbehouden. De tot nu toe gerealiseerde subsidiabele kosten. Oftewel, de via de website ingediende en door het SNN verwerkte gemaakte en betaalde kosten. De totale subsidiabele kosten zoals deze naar aanleiding van het eindafrekeningsverzoek zijn vastgesteld. De in de subsidieverleningsbeschikking opgenomen maximaal toegekende subsidie in dit project. Dit is de totale subsidie die vanuit het bovengenoemde subsidieprogramma wordt ingezet op dit project. De uit te betalen subsidie in dit project zoals deze naar aanleiding van het eindafrekeningsverzoek is vastgesteld. NB: hierbij wordt rekening gehouden met de overige financiering. De begrote subsidiabele kosten verdeeld over de kostentypes zoals deze in de subsidieverleningsbeschikking zijn opgenomen en de verdeling van de gerealiseerde subsidiabele kosten over deze kostentypes. De optelling van de kolom hierboven: het totaal van de begrote subsidiabele kosten. De optelling van de kolom hierboven: het totaal van de gerealiseerde subsidiabele kosten tot nu. Een omschrijving van uw project.
29
4.b Bijlage – Bijzonderheden per factuurregel 1. Het boekingsnummer en factuurnummer zijn beide gewenste informatie en als het allebei in de eigen administratie is opgenomen, zal dit gevuld moeten worden. Als er echter sprake is van een boekingsnummer maar geen factuurnummer, mag het factuurnummer achterwege gelaten worden. Zolang maar duidelijk is hoe een factuur in de administratie terug te vinden is. Dit betekent niet dat je niets invult bij het factuurnummer, aangezien alles gevuld moet zijn. Voer dan een ‘nvt’ in. 2. De omschrijving is vormvrij, maar moet duidelijk maken om wat voor soort kosten het gaat. Het SNN bepaald aan de hand van de omschrijving (in combinatie met de andere gegevens) de subsidiabiliteit van de kosten. 3. Ook de ‘crediteur’ moet gevuld worden. Als er sprake is van een interne boeking zal de ‘naam’ van de eigen organisatie of ‘memo’ (memoriaal boeking) ingevuld moeten worden. 4. Het kostentype is u bekend gemaakt bij de subsidieverleningsbeschikking. Het zijn de nummers die aan een begrotingspost zijn gekoppeld. De nummers 4 t/m 15 zijn nummers die u tegen kunt komen bij het indienen van facturen (Gebruik bij de facturen geen kostentype dat betrekking heeft op uren). Het is uw verantwoordelijkheid om de facturen te verdelen over de juiste kostentypes. Er mogen geen kostentypes gebruikt worden die niet in uw begroting zijn opgenomen! De facturen waarbij u een verkeerd kostentype invult worden automatisch toegeschreven naar een, voor dit project, wel voorkomend kostentype. Onze administratie zal hierdoor niet gelijk zijn aan uw eigen administratie. Verifieer dit aan de hand van de gerealiseerde subsidiabele kosten per kostentype. 5. De bedragen incl. BTW en excl. BTW moeten beide gevuld worden, maar er zijn wel bijzonderheden: Voor projecten zonder subsidiabele BTW (de penvoerder en alle eventuele deelnemers kunnen de BTW verrekenen) geldt dat de kolom ‘Bedrag excl. BTW’ gevuld moet worden met een bedrag excl. BTW. De kolom ‘Bedrag incl. BTW’ moet dan gevuld worden met dezelfde bedragen. Er hoeft in dit geval dus geen onderscheid gemaakt worden tussen excl. BTW en incl. BTW. U mag wel onderscheid maken, aangezien dit een completer beeld geeft en u bij een eventuele wijziging in de BTW-plichtigheid niet alsnog de bedragen inclusief BTW hoeft in te voeren. Voor projecten met deels subsidiabele BTW (een deel van de deelnemers kan de BTW niet verrekenen) geldt dat u de kolom ‘Bedrag excl. BTW’ vult met de bedragen excl. BTW. In de kolom ‘Bedrag incl. BTW’ vult u bij de deelnemers die de BTW kunnen verrekenen de bedragen excl. BTW in. Voor deelnemers die de BTW niet kunnen verrekenen vult u hier de bedragen incl. BTW in. In de kolom incl. BTW vult u dus de bedragen excl. BTW + eventuele subsidiabele BTW in. Voor projecten inclusief subsidiabele BTW (De penvoerder en alle eventuele deelnemers kunnen de BTW niet verrekenen) geldt dat de kolom ‘Bedrag incl. BTW’ wordt gevuld met de bedragen inclusief de subsidiabele BTW. De kolom ‘Bedrag excl. BTW’ mag dan gevuld worden met ditzelfde bedrag. Er hoeft in dit geval dus geen onderscheid gemaakt worden tussen excl. BTW en incl. BTW. U mag wel onderscheid maken, aangezien dit een completer beeld geeft en u bij een eventuele wijziging in de BTW-plichtigheid niet alsnog de bedragen exclusief BTW hoeft in te voeren. 6. Bij opbrengsten (als er sprake is van kostentype 15, en dus niet de cofinanciering) en creditfacturen dient u voor het bedrag een minteken te noteren. Geeft u bij eventuele creditfacturen daarnaast bij de omschrijving duidelijk aan dat het een creditfactuur betreft en op welke reguliere factuur deze gecrediteerd moet worden. 7. De betaaldatum is voor de facturen de belangrijkste datum. Dit is de datum die de facturen verdeeld over de gerealiseerde uitgavenplanning in jaren. Dit is verplichte informatie voor onze rapportage aan de Europese Commissie. Dit veld moet gevuld worden met de juiste datum! Hetzelfde geldt voor de factuurdatum. 8. Bij projectpartner dient de desbetreffende projectpartner ingevuld te worden die de factuur heeft betaald. Indien er geen projectpartners participeren in het project dan kunt u het veld blanco laten. 9. Bij soort onderzoek kunt u per factuurregel kiezen voor ‘industrieel onderzoek’ en ‘experimentele ontwikkeling’. Indien deze keuze niet van toepassing is voor uw project kunt u het veld blanco laten.
30
4.c Bijlage – Bijzonderheden per urenregel Er zijn een aantal regels/bijzonderheden verbonden aan het invullen van een urenbijlage. Dit geldt zowel voor de hierboven beschreven invoer per urenregel als voor de hierna beschreven invoer van meerdere urenregels ineens. De hieronder beschreven regels geven aan wat er per urenregel ingevuld moet worden. 1. De omschrijving is vormvrij, maar moet duidelijk maken dat de uren betrekking hebben op het project. Het SNN bepaald aan de hand van de omschrijving (in combinatie met de andere gegevens) de subsidiabiliteit van de kosten. Tevens dient u aan te geven om welke projectpartner het gaat per medewerker. U kunt dit doen door een code te gebruiken per partner en dit toe te voegen aan de omschrijving of het medewerker-veld, afhankelijk van de ruimte die u nodig heeft (20 tekens voor medewerker en 50 tekens voor de omschrijving). 2. Het kostentype is u bekend gemaakt bij de subsidieverleningsbeschikking. Het zijn de nummers die aan een begrotingspost zijn gekoppeld. De nummers 1 t/m 3 zijn nummers die u tegen kunt komen bij het indienen van uren (Gebruik bij de uren geen kostentype die betrekking heeft op facturen). Het is uw verantwoordelijkheid om de facturen te verdelen over de juiste kostentypes. Er mogen geen kostentypes gebruikt worden die niet in uw begroting zijn opgenomen! De facturen waarbij u een verkeerd kostentype invult worden automatisch toegeschreven naar een, voor dit project, wel voorkomend kostentype. Onze administratie zal hierdoor niet gelijk zijn aan uw eigen administratie. Verifieer dit aan de hand van de gerealiseerde subsidiabele kosten per kostentype. 3. Bij crediteuren dient u voor het aantal uren en het bedrag een minteken te noteren. Geeft u bij eventuele crediteuren daarnaast bij de omschrijving duidelijk aan dat het een creditboeking betreft en op welke uren deze betrekking hebben. 4. Bij projectpartner dient de desbetreffende projectpartner ingevuld te worden die de factuur heeft betaald. Indien er geen projectpartners participeren in het project dan kan het veld leeg gelaten worden. 5. Bij soort onderzoek kunt per urenregel kiezen voor ‘industrieel onderzoek’ en ‘experimentele ontwikkeling’. Indien deze keuze niet van toepassing is voor uw project kunt u het veld blanco laten.
31
