C A S E WA R E N I E U W S CaseWare Nieuws is een uitgave van CaseWare Nederland bv
Jaarrekening nog van deze tijd? Zijn jaarrekeningen nog van deze tijd, of hebben belanghebbenden genoeg aan actuele of realtime informatie? Als dat laatste zo is, verdwijnt dan de jaarrekening, of blijft hij om andere redenen? Als straks de ondernemer voortdurend de informatiebehoefte van verschillende belanghebbende partijen bevredigt, hoe kan de externe accountant dan nog assurance geven? Over deze vraagstukken en vele andere discussieerden onlangs drie hoogleraren in het kantoor van CaseWare directeur Richard Schiphorst. Lees meer op pag 8
XBRL Vliegwiel moet snel draaien
In dit nummer, onder andere: VpB en IB snel over op SBR/XBRL Op tijd wisselen
Enkele tienduizenden berichten worden er vandaag de dag verzon-
Zeven kantoren ontwikkelen portal
den via SBR, vooral aangiften omzetbelasting. ‘Structureel veel te
vóór accountants dóór accountants
laag,’ stellen SBR rijksregisseur Rob Kuipers en XBRL Nederland voorzitter prof. dr. Hans Verkruijsse. Zij staan te trappelen om het
Niet op de automatische piloot bij
XBRL-vliegwiel te laten draaien. Het zit er dik in dat dit gebeurt,
SRA Controle Manager 2010
nu de Belastingdienst bereid is om er een zwiep aan te geven door Experts aan de Ronde Tafel
in 2013 voor de VpB en de IB het BAPI-kanaal uit te faseren en Digipoort als enige standaard voor system-to-system aanlevering
Grote stappen, snel thuis
te handhaven. Lees meer op pag 2
Een communicatieportal vóór accountants dóór accountants
CaseWare staat nooit stil
Rob Kuipers, SBR rijksregisseur
CaseWare Financials Tussentijds Verslag
Online klantenportals zijn ‘hot’. Maar wat doe je als je als accountantskantoor niet tevreden bent over het bestaande aan-
SmartSync: altijd overal
bod? Dan bouw je er gewoon zelf één.
real-time documenten
Twee jaar geleden vonden zeven middelgrote kantoren en Full Finance elkaar in een voor de sector uniek initiatief. Het resul-
Kennis verdiepen en uitbreiden in
taat, MijnAccountantsPortal, staat inmiddels in de startblokken.
vernieuwd CaseWare Learning Center
Thijs Lenssen en Henk Overbosch, beiden nauw betrokken bij het project, geven alvast een digitale rondleiding. Lees meer Thijs Lenssen, bestuursvoorzitter Innovista
op pag 4
CASEWARE NIEUWS - MEI 2011
1
Branchenieuws
'Neem die stap en doe het snel'
VpB en IB snel over op SBR/XBRL SBR/XBRL staat aan de vooravond van een letterlijke stroomversnelling. 'Het vliegwiel moet snel gaan draaien,' vindt zowel rijksregisseur Standard Business Reporting Rob Kuipers als prof. dr. Hans Verkruijsse, voorzitter van XBRL Nederland. De stand van zaken. Enkele tienduizenden berichten worden er vandaag de dag per kwar-
Toch zal op die gegevensstromen en omge-
taal verzonden via SBR/XBRL, vooral aangiften omzetbelasting. 'Een
vingen aanvankelijk niet het accent liggen,
mooi aantal, maar structureel nog veel te laag,' stelt rijksregisseur
zegt Kuipers; primair speerpunt zijn finan-
Rob Kuipers. De invoering van SBR/XBRL verloopt nog niet in het
ciële administraties. 'Zo hebben we het bin-
tempo dat we willen. Mogelijk omdat overheid en marktpartijen bij
nen het SBR-beraad bepaald: éérst het ver-
het uitdragen van de boodschap tot nu teveel de nadruk legden op
keer binnen bedrijven en van bedrijven naar
vermindering van de administratieve lastendruk. Maar kostenreduc-
Belastingdienst, Kamers van Koophandel,
tie en de mogelijkheden tot proces- en productinnovatie wegen min-
banken, CBS. En binnen afzienbare tijd ook
stens zo zwaar, benadrukt Kuipers. Niet alleen de overheid, maar
naar pensioenfondsen, verzekeraars, arbo-
vooral het bedrijfsleven zelf zal de vruchten plukken van SBR/XBRL,
diensten, in relatie tot de loongerelateerde
is zijn overtuiging: 'Het gaat erom de transactiekosten in Nederland
gegevens. Want ook laatstgenoemde par-
te verlagen en de kwaliteit van het gebruik van mogelijk beschikbare
tijen hebben gegevens nodig die voortkomen
gegevens significant te verhogen. Het optimaliseren van bedrijfs-
uit financiële administraties. De opdracht is:
processen kortom.'
laat eerst dit slagen, dan krijgen we die verbreding vanzelf.'
Nut ingezien
Overlegmodel
verstandig de zaak
Het bedrijfsleven erkent inmiddels het nut van de overstap op SBR,
De overheid wil het bedrijfsleven niet onder druk zetten en heeft
onnodig te force-
beweert Kuipers. 'VNO/NCW en MKB Nederland bijvoorbeeld zien
daarom, naar goed Nederlands gebruik, gekozen voor een model
ren. We streven
SBR als een principieel goede beweging, maar wilden toch een paar
van polderen en overleggen. Er is gesproken met de koepel- en be-
geen big bang na.
weken respijt om met de achterban te overleggen over ons voorstel
roepsorganisaties, onder meer binnen de accountancy, de banken,
om het SBR-kanaal als exclusief kanaal aan te wijzen voor system-
met de softwarebranche en werkgeversorganisaties. Kuipers: 'Het
to-system aanlevering. Dat kan ik goed
is niet verstandig de zaak onnodig te forceren. We streven ook geen
Rob Kuipers, SBR rijksregisseur
Rijksregisseur Kuipers: Het is niet
XBRL Nederland-voorzitter Verkruijsse: snappen. We introduceren iets nieuws dat big bang na. Liever dat het iets langer duurt, maar breed gedragen Voor accountants en haar cliënten zal SBR toch geassocieerd wordt met een verplich- wordt in de markt.’ Niettemin is het in zijn ogen de hoogste tijd een leiden tot nieuwe managementconcepten ting, en over verplichtingen zijn onderne- nieuwe stap te zetten: 'Als je nu niet van de ideeën- naar de implemers meestal niet enthousiast. De stelling
mentatiefase gaat, dan valt de geloofwaardigheid van onze aanpak
onder ondernemers is: we willen er beter van worden op de lange
weg en zegt iedereen: het is een mooi theoretisch concept, maar
termijn en niet slechter op de korte termijn. Dus zei VNO/NCW:
wat moeten we er mee? Overigens is het een internationaal geac-
help ons de achterban te overtuigen dat SBR zelfs op kórte termijn
cepteerde standaard, dus niemand kan stellen “Wat hebben jullie
geen extra kostenfactor betekent. Dat lijkt te lukken. In mei hopen
nou bedacht?” De overheid en de banken zijn klaar om in grote mate
we op een positief advies vanuit het SBR-Beraad en daarna kunnen
te ontvangen. Inmiddels zitten we op enkele tienduizenden berichten
de directeur-generaal van de Belastingdienst en de Staatssecretaris de knoop doorhakken.'
per kwartaal via de Digipoort. Met name bij de Belastingdienst, vooral Omzetbelasting. Maar er komen ook al VpB en IB-aangiften, evenals jaarverslagen. Het viel de banken tegen om op eigen kracht
Verbreding
het volume omhoog te krijgen, maar toch zien ook zij inmiddels kre-
SBR/XBRL is op termijn breder toepasbaar dan voor financieel-
dietrapportages in SBR/XBRL komen. Het werkt dus, zij het op een
administratieve doeleinden, benadrukt Kuipers. 'Hoe breder SBR
schaal waarvan je kunt zeggen: redelijke aantallen, maar lang niet
wordt toegepast, hoe groter het voordeel voor alle betrokkenen.'
wat we willen hebben. Daarom moeten we vlot naar SBR als enig
Analisten, beleggers en toezichthouders kunnen sneller over infor-
system-to-system kanaal. Pas dan realiseren we tientallen miljoe-
matie beschikken. Het internationale handelsverkeer zal baat heb-
nen berichten en niet tientallen duizenden.'
ben bij toegankelijkheid en uitwisselbaarheid van informatie. In de Hans Verkruijsse, vz XBRL Nederland
2
boardrooms van grote ondernemingen zullen bestuurders sneller
Uitfaseren BAPI
inspelen op markt- of interne ontwikkelingen.
Intussen heeft de directeur-generaal van de Belastingdienst toe-
CASEWARE NIEUWS - MEI 2011
gezegd, dat hij voornemens is het vliegwiel op gang te brengen, meldt Kuipers: 'De Belastingdienst wil in 2013 voor de VpB en
Op tijd wisselen
de IB het BAPI-kanaal uitfaseren en Digipoort als enige standaard voor system-to-system aanlevering handhaven.' Als rijksregisseur
De accountancybranche staat aan de vooravond van toch wel een aantal
is Kuipers daar verguld over: 'Internationaal is gebleken dat áls er
wezenlijke veranderingen. Het ziet ernaar uit dat SBR/XBRL nu daad-
volumes op gang komen, die altijd getrokken worden door de Belas-
werkelijk zijn intrede gaat doen. Het gebruik van moderne communica-
tingdienst van betreffende landen. Een monopolist met veel macht
tiemiddelen in de samenwerking met uw klant lijkt onafwendbaar te zijn.
en volume, die in staat is de kar te trekken.'
En de breed gedragen verwachting is dat de positie van de accountant,
Waarom de VpB en de IB, en niet de OB, die op dit moment het
als alleen samensteller van rapporten, steeds meer onder druk komt te
meeste SBR-verkeer oplevert? Kuipers: 'Met de OB draait het vlieg-
staan.
wiel ook, maar minder hard. De OB heeft veel minder verbanden
Als praatstuk voor de ontwikkelingen die te verwachten zijn en de rol
met andere gegevensstromen dan de IB en VpB.' Als alles volgens
die CaseWare hierin wil spelen, maar ook als meetlat voor toekomstige
plan verloopt, is de overheid er volgens Kuipers per 1 januari 2012
productontwikkeling, heeft CaseWare in de zomer van 2010 een concep-
klaar voor. 'Dan hebben we een jaar om proef te draaien en moet
tuele roadmap opgesteld.
het wel gek gaan als het daarna niet enorm snel gaat.' De invoering
Deze conceptuele roadmap probeert het antwoord te geven op een aan-
als “exclusief kanaal” volgt dan een jaar later.
tal toch wel wezenlijke vragen. Wat is de rol van de jaarverslaggeving? In welke vorm verstrekt u verantwoordingsinformatie? Op welke wijze
Hoge vlucht
moet dan auditing en monitoring plaatsvinden? En hoe organiseert u de
Hans Verkruijsse, tot voor kort partner bij Ernst & Young en hoog-
samenwerking met uw klant?
leraar accounting informations systems aan de Universiteit van Til-
Deze vragen hebben er voor gezorgd dat in deze CaseWare Nieuws niet
burg, rekent erop dat SBR/XBRL tussen nu en een jaar een hoge
alleen artikelen zijn opgenomen over de producten en oplossingen van
vlucht neemt. 'Vergelijk het met de elektronische belastingaangifte
CaseWare Nederland, maar wij leggen de horizon ook nadrukkelijk wat
door burgers. Daar had men het eerste jaar op niet meer gerekend
verder weg. Dit is met name tot uiting gekomen in het artikel met het
dan enkele tienduizenden digitale aangiften. Maar het waren er mis-
verslag van het rondetafelgesprek dat onlangs heeft plaatsgevonden. En
schien wel vijfhonderdduizend. Zo snel kan het gaan.'
zeker met alle huidige ontwikkelingen rondom de mogelijke doorvoer vanaf
Het snel compleet dichtgooien van de BAPI-poort is volgens Kuipers
1 januari 2013 van het SBR kanaal als exclusief kanaal voor system-
en Verkruijsse de beste oplossing. Dat zal naar verwachting per 1
to-system aanlevering, mag een update rondom de status hiervan niet
januari 2013 gebeuren. Kuipers: 'Iedereen heeft er last van als we
ontbreken.
langdurig met twee kanalen, dus Digipoort én BAPI, werken. Zowel
Tijdens de CaseWare Open op 8 juni aanstaande staan we ook stil bij
softwarehuizen als intermediairs als ondernemers als de overheid
deze vragen en krijgt u onze antwoorden. De CaseWare Open vindt plaats
zelf moeten dan rekening houden met de oude en de nieuwe syste-
in het Spoorwegmuseum te Utrecht en heeft het bijpassende thema “op
matiek. Dat is voor niemand aantrekkelijk, zeker niet in het besef
tijd wisselen”. Wij informeren u uitgebreid, zodat u zelf de afweging kunt
dat het lange termijn perspectief met SBR/XBRL béter is en de
maken of, wanneer en hoe u met uw kantoor gebruik maakt van de nieu-
mogelijkheden eindeloos veel groter. Dan zeg ik: neem die stap en
we mogelijkheden. Ik ben daarom blij dat wij een aantal toonaangevende
doe het snel.'
sprekers bereid hebben gevonden om hun kennis en visie met u te delen. En bovenal krijgt u de gelegenheid om persoonlijk met de sprekers van
Verdienmodellen
gedachten te wisselen tijdens een tweetal rondetafelgesprekken.
Aan Hans Verkruijsse de taak om als voorzitter van XBRL Neder-
Ik hoop u te mogen ontmoeten op onze CaseWare Open. Het belooft weer
land ook zijn eigen beroepsgroep, de accountancy, te overtuigen
een inspirerende bijeenkomst te worden.
van het nut van een snelle omschakeling. De huiver die er nu nog is, ligt veelal in het feit dat met name de MKB-praktijk nog geen
Met vriendelijke groet,
helder beeld heeft van de verdienmodellen die met SBR/XBRL te realiseren zijn. Verkruijsse: 'Maar ik heb nimmer een business case gezien toen men overging van de postduif naar de brief, en evenmin toen men overstapte van de brief op de e-mail. Accountants en hun cliënten moeten beseffen dat SBR zal leiden tot nieuwe managementconcepten, met continuous monitoring en continuous auditing en uiteindelijk just-in-time assurance. Over XBRL moeten we niet zo moeilijk doen. Het is in feite niet meer dan een techniekje, een ict-
Richard H.J. Schiphorst
taal. Maar wel één die zal zorgen voor een majeure verandering. In
Algemeen directeur
het bedrijfsleven zal het een grotere impact hebben dan het internet op ons privéleven. Het tij is niet te keren. Daarom zeg ik: niet lang talmen. Anders zal Nederland internationaal achterop raken.'
CASEWARE NIEUWS - MEI 2011
3
Partner aan het woord
Online communicatie is al lang geen nieuwigheid meer in de zakelijke dienstverlening. Zelfs de meer traditionele ondernemers beschouwen het internet tegenwoordig als een interessant afzetgebied en twitteren of hyven er lustig op los. Het mag dus geen verrassing heten dat er ook in het accountantsveld naarstig wordt gezocht naar mogelijkheden om online te communiceren met klantrelaties en om data of zelfs hele dossiers uit te wisselen.
'Dit is veel meer dan alleen Zeven kantoren ontwikkelen portal vóór accountants dóór accountants Haken en ogen Wie op zoek gaat naar online communicatieplatforms komt al snel uit bij de portaloplossingen. Daarvan zijn er inmiddels heel wat. Toch zitten er nogal wat haken en ogen aan de bestaande portals. Tenminste, dat vinden zeven middelgrote accountantskantoren die elkaar hebben gevonden in een voor de sector uniek initiatief. In hun afzonderlijke zoektochten naar geschikte klantenportals kwamen ze tot de conclusie dat er niet één voldeed aan hun eisen. Óf de beveiliging was niet in orde, óf ze hadden te weinig mogelijkheden, óf er was geen keuzevrijheid voor wat betreft de gebruikte software. Met hulp van Full Finance sloegen de kantoren twee jaar geleden de handen ineen. Ze gingen gewoon zelf aan de slag en bouwden een heel nieuwe portal: vóór accountants dóór accountants. Het resulteerde in een oplossing waarbij een kantoor gewoon de eigen softwarepakketten kan blijven gebruiken en waarbij de klant zeker weet dat hij altijd de meest actuele data te zien krijgt.
Henk Overbosch, hoofd Interne Organisatie Van Huffelen & Meenink
Het kersverse platform, dat de naam MijnAccountantsPortal
ware op de kantoren een open structuur hebben. Inmiddels
draagt, is inmiddels klaar om uitgerold te worden. Volgens
zijn er koppelingen gelegd met alle gangbare pakketten voor
projecttrekker Thijs Lenssen, bestuursvoorzitter van het deelne-
o.a. CRM, dossiervorming en digitale aangifte. Volgens Lens-
mende kantoor Innovista uit Horst, zijn de zeven initiatiefnemers
sen hebben de kantoren veel medewerking gekregen van hun
er enthousiast over. Het idee leeft zelfs dat MijnAccountants-
leveranciers. Enkele hebben zelfs, met het oog op toekomstige
Portal een veel grotere groep kantoren kan bedienen.
ontwikkelingen, meegeïnvesteerd in de portal.
Samen met Henk Overbosch, hoofd Interne Organisatie van het kantoor Van Huffelen & Meenink in Epe, legt Lenssen uit wat de
Functies
nieuwe portal kan betekenen voor de accountantspraktijk.
De portal kent een grote mate van flexibiliteit. Kantoren kunnen voor een groot deel zelf de inrichting van de verschillende
Dun
menu’s bepalen. Per gebruiker/klant kunnen ze vastleggen welke
Thijs Lenssen: 'We hebben bewust gekozen voor de ontwikkeling onderdelen vanuit het klantdossier via de portal opvraagbaar van een zogenaamde dunne portal.' Het houdt in dat op de portal zijn. Naast pagina’s met CRM-informatie, contactgegevens en zelf geen gegevens worden opgeslagen. Slimme koppelingen zor- financiële informatie kent de portal de functies Dossier, Dosgen ervoor dat de gebruikers rechtstreeks toegang krijgen tot siermanagement, Dashboard en Aangifte. de informatie die beheerd wordt op de kantoren, ongeacht welke Onder het tabblad Aangifte zijn alle SBR- en XBRL-functies te softwarepakketten hiervoor worden gebruikt. De klant weet dus vinden. Hier kan de accountant zowel de (niet leesbare) XBRL-
4
zeker dat hij de meest actuele informatie voor zich heeft.
documenten als de (leesbare) presentatiedocumenten klaar zet-
Om deze werkwijze mogelijk te maken, moet de gebruikte soft-
ten. De klant hoeft slechts digitaal akkoord te geven waarna
CASEWARE NIEUWS - MEI 2011
reren van benchmarkgegevens, liquiditeits- en investeringsprognoses. Of de mogelijkheid voor een klant om rechtstreeks met zijn accountant te chatten via de portal. Lenssen: 'De meeste accountants moeten nog erg wennen aan dat idee. Maar online communicatie wordt steeds gewoner. Niet alleen voor het jonge ICT-bedrijf maar ook voor de ambachtelijke slager op de hoek. En bij dit soort ontwikkelingen geldt: hoe langer je wacht, hoe Thijs Lenssen, bestuursvoorzitter Innovista
moeilijker het wordt om nog aansluiting te vinden.'
een goede SBR-oplossing' ze vanuit de portal direct naar de ontvangende instantie, zoals Kamer van Koophandel en Belastingdienst, worden verzonden.
Ontsluiting CaseWare-software
Een handig tabblad is het Dashboard. Dit bevat een groot aantal
CaseWare-klanten die gebruik willen maken van MijnAccoun-
overzichten en grafieken met bedrijfscijfers en -resultaten. De
tantsPortal kunnen rekenen op een geruisloze aansluiting
gegevens worden rechtstreeks ingelezen en vertaald vanuit de
van hun applicaties. De belangrijke drie functies wat betreft
financiële administratie.
de CaseWare-applicaties zijn de XBRL Aangifte, het Dashboard (tussentijdse rapportage) en Dossiermanagement.
Stormloop
CaseWare-klanten die op MijnAccountantsPortal inloggen,
Lenssen en Overbosch verwachten niet onmiddellijk een storm-
krijgen deze tabbladen te zien, naast uiteraard de tabbladen
loop op de portal. Maar ze zijn ervan overtuigd dat het voor veel
die door andere leveranciers worden gevoed.
kantoren een effectief instrument is om de digitale communicatie en gegevensuitwisseling met klanten op gang te brengen. Thijs Lenssen: 'Het succes zal mede afhangen van hoe SBR en XBRL
Wie zitten er achter MijnAccountantsPortal?
worden ontvangen door de markt. Maar zelfs zonder rekening te
MijnAccountantsPortal is een initiatief van zeven middelgrote
houden met de SBR-functie is deze portal al heel vernieuwend.
accountantskantoren:
Gewoon, omdat alle relevante documenten voor de klant bijeen
Bent Accountants en Adviseurs
zijn gebracht op één online plek. SBR mag dan de aanjager zijn,
InnoVista Accountants en Adviespartners
uiteindelijk is de toegevoegde waarde van deze portal veel meer
Bilanx Accountantskantoor BV
dan alleen een goede SBR-oplossing.'
Westerveld en Vossers
Henk Overbosch: 'Het is wel bijzonder om te zien dat er mis-
Van Huffelen & Meenink Accountants en
schien een markt is voor onze oplossing. Dat was namelijk hele-
Belastingadviseurs
maal niet onze insteek. Wij wilden als kantoren gewoon kunnen
Bloemendaal-Ruigrok Accountants en Adviseurs
beschikken over een voor ons op maat gesneden tool.'
Stolwijk Kelderman Accountants en Fiscalisten
Kantoren die gebruik willen maken van de portal, betalen een
Het initatief is ondersteund en begeleid door advies- en im-
fixed fee en daarnaast een licentiebedrag van 2 95,- per jaar
plementatiepartner Full Finance. Meerdere softwarebedrij-
per gebruiker. Er zijn kantoren die de portalfaciliteit kosteloos
ven zijn betrokken geweest bij de ontwikkeling van de portal.
aanbieden aan hun klanten als extra dienstverlening.
CaseWare Nederland heeft o.a. een bijdrage geleverd aan
Henk Overbosch rekent uit dat het bedrag van 2 95,- per jaar
het Dashboard en Dossiermanagement waar eenvoudig
snel is terugverdiend. 'Voor zo’n acht euro per maand kunnen
overzichten en grafieken kunnen worden gegenereerd aan de
kantoren via de portal de meeste communicatie met hun klant
hand van de meest actuele bedrijfscijfers.
digitaal afhandelen. Ze besparen daarmee op de handling- en printkosten, postver-
Meer informatie over MijnAccountantsPortal is te vinden op
zendingen en andere administratieve za-
www.acportal.nl
ken. Zo beschouwd heb je de kosten er snel uit.'
Chatten De initiatiefnemers brainstormen alweer over nieuwe faciliteiten. Zoals het gene-
CASEWARE NIEUWS - MEI 2011
5
Voor iedere nieuwe versie van de SRA CaseWare Controle Manager geldt: uit de praktijk én vóór de praktijk. Kantoorprofessionals die met de voeten in het bluswater staan leveren input. Vaktechnici van SRA beoordelen of de software de wet- en regelgeving volgt. CaseWare vertaalt eisen en wensen in werkbare programma’s. De SRA CaseWare Controle Manager komt inhoudelijk tot stand
om die filosofie te vertalen in de Controle Manager, om te zor-
dankzij een intensieve samenwerking tussen vaktechnische ex- gen dat het theoretisch kader in orde is.' perts van SRA, de accountantspraktijk en de specialisten van De kritiek van sommige kantoren, vooral het management, is CaseWare Nederland. Dat gebeurt op twee niveaus. Er is een dat pakketten als de SRA CaseWare Controle Manager de stuurgroep, die deel uitmaakt van de Commissie Vaktechniek assistent-accountant aanzetten tot teveel handelingen. 'Wij pikvan SRA en die zich vooral bezig houdt met strategische za- ken die signalen bij het ken. Daarnaast is er een werkgroep, die zich buigt over meer
bureau
vaktechniek
gedetailleerde aanpassingen in nieuwe versies van het pakket.
ook op: kan het niet
René Rademakers RA is lid van de stuurgroep en voorzitter van
een pondje minder in
‘Sturing geven aan het denkproces aan de voorkant’
de werkgroep. In de dagelijkse praktijk is hij directielid van Van plaats van een onsje meer? Ik snap dat, maar gebruikers moeOers Audit en één dag per week werkzaam voor de Commissie ten zich realiseren dat je bij het controleren in een sterk gereguVaktechniek van SRA.
leerde omgeving zit. Dat zal niet veranderen.'
Controleren blijft hersenwerk
Niet op de automatische piloot Aanpassingen
Verantwoordelijkheid
Doel van de gremia die hij voorzit: de inhoud van de SRA Con-
Rademakers erkent het risico dat medewerkers op uitvoerings-
trole Manager actualiseren en op een hoger plan tillen. Radema- niveau 'te veel doen', zoals hun bazen vrezen. 'Maar ik zeg altijd: kers ziet zichzelf als de 'linking pin' tussen de werkgroep en de an audit is a thinking audit. De SRA CaseWare Controle Manastuurgroep. 'De werkgroep gaat echt diep het pakket in', aldus
ger is zo ingericht dat hij alle tools bevat om het controleproces
Rademakers. De wensen van kantoren ten aanzien van de inrich- efficiënt te maken en goed te documenteren. Natuurlijk willen ting van de SRA Controle Manager worden doorgesproken en
we werkzaamheden op een dusdanig geautomatiseerde manier
waar mogelijk gehonoreerd; een aanpak waar alle betrokkenen
doen, dat we een stuk efficiëntie bereiken. Ik ben evenwel van
beter van worden.
mening, dat kantoren hier ook zelf een stuk verantwoordelijkheid dragen. Je kunt niet iedereen aan de hand nemen. Ze moeten
Kruisbestuiving
er voor zorgen dat externe accountants over voldoende kennis
Uit de kruisbestuiving rolde volgens Rademakers een pakket, dat
beschikken en goed getraind zijn. Inderdaad bevat de SRA Case-
voldoet aan de eisen en wensen van een grote groep gebruikers. Ware Controle Manager een flinke bak werkinstructies.'
‘De praktijk heeft inspraak in de inrichting van het dagelijkse gereedschap’
'SRA levert mensen die in het algemeen
Voorzichtigheid
wat meer technisch
'De eerste versie was voor een deel geboren uit voorzichtigheid:
onderlegd zijn en vak- álles in het dossier. Vier jaar later is de gereedschapskist nog techniek ter beschikking stellen. Een aantal SRA kantoren, vaak steeds voldoende gevuld, maar het ziet er heel anders uit. En de wat grotere, steekt belangeloos tijd en energie in een pakket er zijn ook nog steeds assistenten die de werkprogramma’s van dat per versie evolueert. Dat kan omdat zowel in de stuur- als A tot Z volgen. Maar er zijn zaken die je niet kunt afdwingen werkgroep zeer professionele mensen zitten met een kritische
met een pakket. Die vloeien voort uit de professioneel kritische
maar positieve houding.'
instelling van de externe accountant, de eindverantwoordelijke voor de opdracht. Die moet zijn mensen de goede dingen laten
Controlefilosofie
doen.'
Het Handboek Controle van SRA draagt er volgens Rademakers in belangrijke mate aan bij, dat kantoren op de juiste wijze wor-
Sturing
den ‘ontzorgd’. 'Dit komt omdat de controlefilosofie op een juiste Rademakers en Bas Sperling, productmanager van de SRA wijze wordt aangereikt. Het is aan ons als stuur- en werkgroep
6
CaseWare Controle Manager, benadrukken dat de stuur- en
CASEWARE NIEUWS - MEI 2011
werkgroep beslist niet doof zijn voor geluiden uit het veld. 'Waar Sorteren we nu druk mee bezig zijn is de SRA Caseware Controle Ma-
Volgens Sperling is de versie 2011 flexibeler dan de voorganger.
nager dusdanig in te richten dat het pakket sturing geeft aan 'Gebruikers konden al instructies toevoegen op werkprogramhet denkproces aan de voorkant. Want als dat niet goed is, maniveau. Nu kunnen ze ook sorteren en tegelijk instructies toeschiet je door in het klakkeloos afwerken van checklists. Dus het
voegen. In de vorige versie werden de instructies altijd onderaan
is van beide één.'
het werkprogramma bijgevoegd, terwijl die misschien wel het belangrijkste zijn. De nieuwe opzet betekent dat je effectiever
Sperling heeft het pakket de afgelopen jaren een hele evolutie door
invulling kunt geven aan je werkprogramma’s en instructies bij
zien maken. 'Bij de eerste versie was het doel dát zaken werden
elkaar kunt zetten die bij elkaar horen. Daarnaast is er de moge-
vastgelegd, bij de laatste versie is het streven dat heel duidelijk is
lijkheid om guidance toe te voegen. Vanuit het werkprogramma
waaróm het wordt vastgelegd. De medewerker denkt veel meer
kan direct doorgelinkt worden naar het relevante deel van het
na over wat hij doet, met als resultante dát hij het doet.'
kantoorhandboek voor een nadere uitleg van de instructies. Ten
bij SRA Controle Manager 2011 Voortschrijdend inzicht
slotte voegen we nog een nieuw document toe met betrekking
Rademakers denkt dat het voortschrijdend inzicht nog wel even tot de communicatie over controleaangelegenheden met orgadoorgaat, ook bij volgende versies. 'Ik weet zeker dat, als we
nen belast met governance (COS 260).'
Kwaliteitsverbetering Sperling is te spreken over de werkwijze in de werkgroep, waar hij zelf deel van uitmaakt. 'De sfeer is goed en we zijn er allemaal op uit een slag te maken. In de vier jaar dat de werkgroep bestaat, zitten nog steeds de mensen die er aan het begin ook al inzaten. Aangevuld met nieuwe deelnemers en extra expertise. De leden van de werkgroepen weten elkaar ook buiten de gezamenlijke sessies om te vinden. Dat leidt tot een extra stukje kwaliteitsstraks een nieuwe
verbetering en nieuwe inzichten. Zonder de werkgroep en de
versie hebben, we
stuurgroep was de SRA CaseWare Controle Manager nooit zo’n
bij wijze van spre- succes geworden.' ken de volgende Rademakers beaamt dag weer tien din-
dat. 'Ik denk dat ie-
gen bedenken die dereen zo positief is
‘Gebruikers moeten zich realiseren dat je bij het controleren in een sterk gereguleerde omgeving zit’
beter zijn. Het is omdat voorstellen die een proces dat niet stopt. De wereld verandert en je kijk op
gedaan worden door CaseWare in het algemeen binnen redelijke
de wereld ook. Evenals de toezichthouder en de regelgeving. termijn worden opgepakt. Zodat de praktijk inspraak heeft in het De SRA CaseWare Controle Manager 2015 zal er compleet gereedschap waar ze dagelijks mee werkt. Ondanks het feit dat anders uitzien dan de nieuwste versie van dit jaar, die in juli het een standaardpakket is.' beschikbaar is.'
CASEWARE NIEUWS - MEI 2011
7
CaseWare Nieuws is deze keer 'onder professoren'. Drie hoogleraren zaten aan de Ronde Tafel in de werkkamer van CaseWare directeur Richard Schiphorst, om van gedachten te wisselen over de kredietcrisis, XBRL/SBR, de zin en onzin van de jaarrekening en de toekomstige opleiding en rol van de accountant. Als de verslaggeving van Amerikaanse banken goed was miljard komt er wel uit, maar die dollar? Die onnauwkeurigheid geweest, was er dan geen banken- en later kredietcrisis komt doordat iedereen telkens gegevens intikt in een celletje in zijn eigen spreadsheet. XBRL is niet meer dan een techniek, gekomen? Hans Verkruijsse: 'Doordat we niet continue beschikten over
alles wat hetzelfde ís hetzelfde noemen, eenduidigheid. Dus een
informatie, zaten we achteraf pas te bekijken wat er fout ging.
debiteur is een debiteur. Een debiteur binnenland is een debiteur
Hadden we de informatiestructuur op orde gehad, dan hadden binnenland en een debiteur buitenland een debiteur buitenland. we à tempo kunnen zien wat er fout ging. Als ik bij grote bedrij- SBR is een toepassing van die tool, op basis van afspraken tusven en banken vraag naar de knowledgemanager of ik informeer sen de overheid en bedrijfsleven. Die zeggen: we gaan dat voort-
Experts aan de Ronde naar de subject matter expert en de informatie die zij krijgen, dan blijken zij, áls die functies al bestaan in de desbetreffende organisaties, bepaalde informatie helemaal níet te hebben. In organisaties is men onvoldoende op de hoogte van wat er aan informatie voorhanden is. En vooral: wat de waarde van die informatie is.' Dirk Swagerman: 'De informatievoorziening naar de aandeelhouder en naar de maatschappij kan stukken beter. Neem de crisis bij Ajax als voorbeeld. Is de aandeelhouder van Ajax genoeg geïnformeerd over wat daar nu letterlijk en figuurlijk speelt? Ook in deze kwestie gaat het om het geven van disclosure, transparantie en informatievoorziening. Dat blijkt nog steeds een lastige
v.l.n.r. Frans Heitling, Jaap Koelewijn, Dirk Swagerman, Hans Verkruijsse, Richard Schiphorst
zaak. En het wordt alleen lastiger, want technisch is de jaarreke- aan standaardiseren, gebruikmakend van XBRL. Als computers gemakkelijker met elkaar praten, vermindert de foutenkans gi-
ning moeilijker te doorgronden dan ooit.'
Jaap Koelewijn: 'Misschien waren de banken wel té goed in con- gantisch.' trol. De kredietcrisis begon met subprime hypotheken. Daarvoor
JK: 'Ik denk dat technologie helpt, als je goede procedures hebt
golden allerlei protocollen: er moet zoveel loan to value zijn, zo- en toetst of mensen zich daar aan houden. En erop toeziet dat veel inkomen, er moet een taxatie liggen van de kwaliteit van
wat in een model wordt gestopt ook deugt. Binnen de banken
de huizen. Je kunt een prachtig protocol executeren, maar als hadden mensen met gezond verstand moeten zeggen: als je die iemand ergens down under manipuleert met de wetenschap dat stijgende grafieklijn ziet van die Amerikaanse huizenprijzen: hier de loan to value van een bundel hypotheken 70 procent moet zijn gaat het iets té hard omhoog. Er gaat wat fout, want er wordt als hij hem verhandelbaar wil maken denkt hij: ik kietel die taxa-
een bepaalde relatie tussen huizenprijzen en inkomen doorbro-
teur en dan heb ik het voor elkaar. Of het loopt fout doordat er ken.' een kredietverleningsmodel ligt dat stelt: de huizenprijzen blijven
Van het wereldtoneel naar ondernemers in Nederland die daan. Dan stop je in zo’n protocol een moral hazard probleem.' van de uitvragende partijen moeten werken met XBRL en naar de accountant die daar wel of niet het nut van inziet. Zal XBRL de kwaliteit van de aangeleverde informatie ver- Wat betekenen de XBRL ontwikkelingen op microniveau? JK: 'Voor mij eigenlijk niet meer dan wat vroeger op papier gebeteren? doorstijgen, want dat hebben ze de afgelopen 20 jaar ook ge-
HV: 'Daar ben ik van overtuigd. Een middelgrote bank in Amerika typt moest worden, nu in een spreadsheetachtige omgeving gebruikt voor de verantwoordingen 6400 spreadsheets. Weten- gezet wordt. Maar uiteindelijk moet ik toch mijn debiteuren-
8
schappelijk onderzoek bewijst dat 88 procent van die spread-
portefeuille invullen en waarderen. Daar helpt XBRL niet bij.
sheets fouten bevat, variërend van 1 dollar tot een miljard. Dat
Het enige wat ik kan zeggen is: door XBRL en andere faciliteiten
CASEWARE NIEUWS - MEI 2011
DS: 'Wat wel veranderd is de verlaging van de administratieve
Wie is wie aan de CaseWare Ronde Tafel?
last. We praten over de eerste vastlegging, een begrip dat
Prof. dr. Dirk Swagerman, doceert aan de Executive Master
steeds belangrijker wordt. Die eenmalige vastlegging moet ‘op
of Finance & Control (EMFC) van de Rijksuniversiteit Gro-
orde’ zijn. Als dat het geval is dan kan de informatie ook tussen
ningen, een opleiding tot register-controller geliëerd aan de
organisaties in netwerkverband goed worden gebruikt.'
vakgroep Management Accounting. Tevens toezichthouder in
kan ik nu razendsnel mijn informatie actualiseren en op dagbasis registreren hoe mijn financiële positie is.'
volkshuisvesting en gezondsheidszorg en bestuurder bij een
Loopt de aarzelende acceptatie van XBRL door accountants vast op de vrees onzichtbaar, grotendeels overbodig te worden?
pensioenfonds.
JK: 'Wat betreft het werk van de accountantskantoren: wat weg-
en financiële en beleggingstechnische vraagstukken. Voorts
valt is het bulkwerk van datakloppen. Dat doe je of zelf of je be-
doet hij kwalitatief onderzoek naar financiële markten en is hij
Tafel
Prof. dr. Jaap Koelewijn, doceert aan de Business University Nyenrode, adviseert op het snijvlak van wet- en regelgeving
steedt het uit aan een goedkoop kantoortje.
specialist op het gebied van compliance en governance.
Of je trekt het uit je bankafschriften.'
Prof. dr. Hans Verkruijsse is accountant, hoogleraar Accoun-
DS: 'Als ik kijk naar de kleinere accountants-
ting Information Systems aan de Universiteit van Tilburg,
kantoren, die niet te veel te maken hebben met
EDP-auditor en voorzitter van XBRL Nederland, een platform
problemen zoals die van IFRS, waarderingen
dat bedrijfsleven, overheid, intermediairs en onderwijswe-
en dergelijke, maar met de recht-toe-recht-
reld adviseert en ondersteunt.
aan samenstelpraktijk: die zie ik sterk teruglopen als zij niks doen,
Gespreksleider was Frans Heitling, hoofdredacteur van Ac-
geen toegevoegde waarde creëren. Veel kleine ondernemers zul-
countancyNieuws.
len zeggen: moet ik naar een accountant om mijn administratie te laten doen als het ook anders kan? Ik ga ’s avonds wel zitten en dan tik ik mijn gegevens in, want 2 70,- per maand met een
die voortvloeien uit de mogelijkheden van de technologie. De
pakketje is goedkoper dan een accountant, waarvoor ik misschien traditionele controller en accountant, maar ook de huidige, kan 2 300,- per maand betaal. Daar zie ik veel werk verdwijnen.'
te weinig inzicht hebben in EDP en de IT-componenten van het
HV: 'Er komt iets voor in de plaats en dat is dat de accountant
bedrijfsleven.'
veel meer op basis van de analyse van de gegevens die hij in HV: 'Bij continuous assurance speelt nog iets anders mee. De handen krijgt de mogelijkheid heeft om adviseur te zijn van die term suggereert dat je voortdurend assurance geeft. Dat is heondernemer. Ik kwam een tijd geleden bij een redelijk grote ver- lemaal niet nodig. Je moet just-in-time assurance hebben! Op zekeringstussenpersoon en keek naar zijn cijfers. Mijn indruk: er
het moment dat iemand iets vraagt, moet die zekerheid erbij
klopt iets niet. Ik wijs die man op het feit dat er in verzekerings-
komen. Helemaal aan het eind van de rit zorg je dat aan ieder
land een boekje verschijnt met alle statistische gegevens die hij gegeven zichtbaar een hoeveelheid assurance zit. Daar zijn we naast zijn eigen gegevens kan leggen. Dan reageert die direc-
nog lang niet, hoewel dergelijke zaken vaker dan eens bediscus-
teur, ze liggen daar in de kast. Nog keurig in het cellofaantje.
sieerd zijn. Sommige landen voelen daar wel wat voor, maar
Deze ondernemer kon de slag ‘wat zijn dat voor cijfers en hoe
andere, zoals Amerika, absoluut niet. Daar zijn ze als de dood
verhouden die zich tot mijn eigen cijfers’ niet maken.'
voor litigation! Het staat in het controleverslag en nou word ik er aan opgehangen...' Lees verder op pag 10
Frans Heitling
Zal dankzij XBRL toetsing eerder in het proces kunnen plaatsvinden? HV: 'Ja natuurlijk, in XBRL Global Ledger hang je aan iedere transactie die binnenkomt gelijk een tag en intern controleer je hem meteen: continuous monitoring. Concreet: er komt een factuur binnen en die wordt meteen elektronisch nagerekend. Klopt-ie, dan kan je al een bepaalde level of assurance geven aan dat item. Het geven van continuous assurance is een totaal nieuwe functie voor de accountant, want hij moet dan gaan nadenken hoe hij zijn vertaalslag maakt: heeft die onderneming de interne beheersing op een goede manier geregeld?' DS: 'Dat pleit voor het opnemen van EDP auditing in de controllers- en accountancyopleiding. We spreken over werkzaamheden
CASEWARE NIEUWS - MEI 2011
9
Heeft de jaarrekening dan nog wel zin?
Daarvoor heb je die jaarrekening ook nodig. Maar het informe-
HV: 'De jaarrekening is ontworpen in de eerste helft van de vo-
ren van aandeelhouder, publiek en maatschappij hoeft niet meer
rige eeuw en toen hadden we nog geen iPod of iPad. Zodra in
via een traditioneel jaarverslag. Je wilt informatie actueel en
Amerika nu een filing plaatsvindt met XBRL, kunnen wij dat op
up-to-date hebben. De fast close ontwikkeling wordt veel be-
onze iPad hebben. Stel je voor dat je financieel analist bent en
langrijker dan XBRL zelf. Die technologische infrastructuur heb
die gegevens lopen met XBRL gelijk je analysesoftware in!'
je wel nodig, anders krijg je dat niet voor elkaar. Als die goed is
JK: 'Door googelen en wat fussy logic krijg je ook veel boven
ingericht, heeft dat als logisch gevolg dat organisaties beter in
water. Maar het is handig als informatie in een database zit, control zijn.' omdat je dan dingen kunt vergelijken. De financiële markt zoekt bij voortduring informatie. Die kan je overigens ook op het ver- Er is ook nog zoiets als de accountantsverklaring… keerde been zetten. Het verbaast me hoe gemakkelijk de kapi-
HV: 'Die was interessant toen ik begon met het vak, want toen
taalmarkt zich laat bedotten. Enige weken geleden bijvoorbeeld
schreef iedere accountant zijn eigen verklaring: ik heb dit gecon-
maakte Philips bekend dat het slecht gaat met de televisies. Net
troleerd, dat geconstateerd. Daarna kwam er één standaardver-
op het moment dat Kleisterlee wegging. Dan denk ik: je wéét
klaring. Vervolgens zei de wetgever: dan moeten we ook een ac-
dat Kleisterlee bij zijn vertrek nog wat vuiltjes wegwerkt om zijn countantsverslag maken. Ik pleit er voor dat het controleverslag opvolger vrij baan te geven. Toch zie je de markt reageren.'
een zwaardere status krijgt. De accountant beschrijft wat-ie
HV: 'Ja, puur sentiment. Op een bijeenkomst van financieel ana-
heeft aangetroffen en hoe alles is opge-
listen in Londen vroeg ik: aan wat voor soort informatie hebben
lost. Dan spreek je van een onderbouwde
jullie nou behoefte? Het antwoord: wij halen informatie voor 99
verklaring. Die is in mijn visie belangrijker
procent van internet en uit andere publieke bronnen. Wij hebben
dan het cijfermatige verhaal in de jaarre-
daarin 0.0 procent zekerheid. Lever ons 10 procent assurance
kening.'
bij deze informatie, dan zijn wij 10 procent beter af dan nu. Dat
Als we een profiel moeten bedenken ning. Al zul je mij nooit horen beweren dat er niet een verant- voor de accountant van bijvoorbeeld de Jaap Koelewijn BV, hoe zou dat er woordingsstuk moet komen.' JK: 'De jaarrekening zegt me als analist niets. Maar toch zal dan uitzien? besef leidt er mede toe dat ik niet meer geloof in de jaarreke-
hij er moeten komen, met enige valorisatie. Een onderneming
JK: 'Hij moet in de eerste plaats mensen-
moet vier keer per jaar met de billen bloot. Het gaat erom dat
kennis hebben, want hij moet weten wat
er im grossen Ganzen klopt wat er op papier staat. Materialiteit
mij drijft. De ondernemer is een optimist,
dus. Ofwel dat de waardering van onroerend goed, debiteuren,
wil groeien, neemt risico’s. De accountant
voorzieningen, een redelijke getrouw beeld geeft. Er zal dus een
moet eigenlijk de partij zijn die zegt: al-
verrijking op gezet moeten worden en een accountant zal dat
les goed en wel, maar zorg dat je dat je
moeten doen.'
financieel in het pak gestikt blijft. Dus: blijf
DS: 'Als de ontwikkeling met XBRL de komende jaren voortzet,
netjes en financier niet je auto, je keuken
gaan we naar fast close. Ik denk zelf dat in het snel afsluiten van
et cetera uit de zaak, betaal je rente, los
de jaarrekeningen de grote ontwikkelingen zitten. De hele dis-
je schulden af en zorg dat je je pensioen
cussie over XBRL leeft in mijn ogen onvoldoende op boardroom-
betaalt. Die accountant moet bijna een
niveau. Daar denkt men: die computermensen houden zich daar
soort huisvader zijn voor die ondernemer.
wel mee bezig. Maar de discussie over fast close leeft wél op
In die zin dat hij z’n gegevens goed bijhoudt, belastingen betaalt,
boardroomniveau. Je rapporteert meteen, of tussentijds. Als je
zijn zaken naar de Kamer van Koophandel stuurt. Als er dan
dat conceptueel goed beschouwt, dan zie je ook de traditionele
nog geld over is mag hij een Maserati kopen. De accountant
gedachte van de jaarrekening veranderen. De jaarrekening blijft,
is in mijn visie tevens iemand die de grenzen bewaakt voor de
Prof. dr. Hans Verkruijsse, hoogleraar Unive
want de fiscus wil altijd een meetmoment. Dat fiscale meetmo- ondernemer. Hij is een soort coach.' ment hebben we nu vastgepind op 31/12. Je houdt die vraag
Kunnen we deze competenties ook vertalen in opleidingsaandeelhouders willen natuurlijk ook decharge kunnen geven. eisen? wanneer je tot de boekhoudkundige winstbepaling komt. En de
JK: 'De aankomend accountant wordt nu te veel gestuurd op de harde techniek. Ik zou graag de artsenopleiding als voorbeeld nemen, en hoe die veranderde. Vroeger moest de dokter alles weten van botten, pillen en poeders. Nu moeten artsen technische kennis hebben, maar ook weten hoe ze met de patiënt omgaan. Je kunt vijf jaar met je artsenopleiding bezig zijn en
10
CASEWARE NIEUWS - MEI 2011
ersiteit van Tilburg
het zit met de Bestuurlijke Informatieverzorging, heeft een lange studie achter de rug en een hoogwaardig profiel. Zijn kennis van corporate finance is niet zo groot, en het toevoegen van waarde in een onderneming is evenmin iets waar een accountant vaak bij betrokken is. De ondernemer op het rechte pad houden is niet zijn specifieke taak. Daarvoor zijn er commissarissen.' HV: 'Je zou naar een opleidingsmodel moeten dat vergelijkbaar is met dat van artsen. Je leidt op tot basisarts. Een Prof. dr. Dirk Swagerman, hoogleraar Rijksuniversiteit Groningen
Prof. dr. Jaap Koelewijn, hoogleraar Business University Nyenrode
basisaccountant mag een heleboel werkzaamheden doen, behalve assurance ge-
Richard H.J. Schiphorst, directeur CaseWare Nederland
zakken op een examen waarin je bij een patiënt weliswaar de ven. Vervolgens gaat hij specialiseren, bijvoorbeeld tot sustaijuiste diagnose stelt, maar deze verkeerd benadert. Een goede
nability accountant, financieel accountant, bankaccountant,
accountant moet ook die menselijke vaardigheden hebben.'
verzekeringsaccountant. De basis is voor iedereen hetzelfde; de
DS: 'Ik geloof niet zo in de rol accountant-dominee. Het werk
specialisatie zit er bovenop. In Tilburg maken we voor het eerst
van de traditionele accountant cumuleert uiteindelijk in de ver- in het laatste studiejaar in capita selecta onderscheid tussen acklaring bij de jaarrekening. Dat is zijn taak en dan is zijn klus countants die voor grote of kleine bedrijven gaan werken. De rol klaar. Daarvoor heeft de accountant een groot stuk inhoudelijke
van de traditionele all inclusive accountant is niet uitgespeeld,
technische deskundigheid. Hij begrijpt iets van ondernemings-
maar ligt voornamelijk in het midden- en kleinbedrijf.'
recht, belastingrecht, en allerlei andere zaken die hij tijdens zijn studie meekreeg. Maar dat hij of zij nou in de rol van accountant adviseur terecht moet komen…Ik blijf geloven dat zijn expertise voornamelijk op het vlak van de administratieve organisatie en externe verslaglegging moet blijven liggen. Daar kan hij of zij kennis toevoegen. Hij snapt iets van automatisering, weet hoe
CASEWARE NIEUWS - MEI 2011
11
Klant aan het woord
Gedurende twee à drie maanden oriënteerde Geen koudwatervrees WEA Midden Holland zich op nieuwe software. De omschakeling naar CaseWare geschiedde in maart 2010, Zonder overgangsperiode en midden in de pro- midden in de productiepiek, bijna van de ene op de andere dag. Een tamelijk radicale beslissing, maar vanuit de positie van het ductiepiek stapten de medewerkers over op management zonder een spoortje koudwatervrees. Tichem: 'Wij CaseWare Samenstelmanager en Financials. zagen er van af een gebruikers- of pilotgroep te vormen of op kanGeen shock and awe. 'Juist omdat iedereen in toor een aantal mensen te trainen. In onze visie moest van meet één klap meeging, konden we snel een stap ma- af aan iedereen deelnemen in het proces, niemand uitgezonderd. ken,' zegt partner Erwin Tichem AA over de bijna Juist omdat allen in één klap meegingen, konden we snel een stap maken. Het was niet de bedoeling dat de medewerkers op de geruisloos verlopen omschakeling.
Grote stappen, s oude voet door bleven gaan met nieuwe software. Als je op een
In januari 2010 hakte de maatschap in Gouda de knoop door. In februari gingen alle vaktechnische (ook de fiscale) medewerkers op training in het CaseWare Learning Center te Apeldoorn. Tichem: 'We noemden het van meet een nieuwe manier van werken. Dat behelst meer dan nieuwe software. Om dat er in te krijgen zijn meteen een aantal
‘Als je efficiëntie wil, moet je kiezen’
plenaire
bewustwor-
dingsessies
georga-
niseerd, om uit te leggen dat een nieuw pakket tot een andere werkwijze moet leiden. Je zoekt immers efficiencyvoordelen.'
Uniformering Na een fusie van drie kantoren met een behoorlijke variëteit aan pakketten zag het nieuw ontstane WEA Midden Holland zich ge-
mr. Hans Peter Poelen FB, fiscalist WEA Midden Holland
noodzaakt tot uniformering van de werkprocessen. Tichem, die bij hoger automatiseeen andere werkgever ervaring opdeed met CaseWare: 'Omdat
ringsniveau
gaat
wij sinds de fusie op één locatie zitten, hebben we alle medewer- werken verwacht je kers onder handbereik. Dat maakte alles gemakkelijker dan wan- ook dat de mensen neer we verspreid zouden hebben gezeten. Al moet je de omvang
hun samenstelwerk-
van de operatie ook niet onderschatten: we spreken toch van een zaamheden anders kleine 50 medewerkers en 600 klanten. Voor ons lag de grootste inrichten.
Meer
uitdaging in de samenvoeging van drie verschillende werkwijzen analytisch bezig zijn naar één uniforme.'
en doelgericht werken. Groot voordeel Erwin Tichem AA, accountant WEA Midden Holland
Innoveren
was dat ze elkaar
'Bovendien wilden we niet alleen standaardiseren, maar ook in-
konden helpen, onderling konden praten over oplossingen. Aan-
noveren. 70, misschien wel 80 procent van ons werk bestaat uit
vullend hebben we vijf key users nog extra training gegeven, om
jaarrekeningen en aangiften. Dus is het logisch dat we juist voor vragen op kantoor te kunnen oplossen en waar nodig te bundelen. dat deel van onze werkzaamheden een state of the art product Dat vonden we nodig, want een pakket als CaseWare grijpt diep aanschaften. CaseWare bood naar ons idee de meest complete
in het dagelijks werkproces in. Ook on the job zijn we daarna door
oplossing. Een stevig bedrijf, gespecialiseerd in onze branche,
CaseWare goed ondersteund. Je loopt altijd tegen zaken aan die
met ruime ervaring, waar continuïteit gegarandeerd is en ontwik- tijdens een training niet aan de orde komen. Vooral in het begin keling van het product plaatsvindt.'
waren er veel vragen. Die hebben we verzameld en uitgezet. Dat werkte, want de vragenstroom nam zienderogen af. Binnen drie maanden stónd de zaak.'
12
CASEWARE NIEUWS - MEI 2011
Rekeningschema’s
Voor de meesten was dat wennen. Want mensen willen hun werk
Volgens Tichem waren de initiële kosten van de overstap naar gewoon nauwkeurig en precies doen. De grootste verschuiving CaseWare relatief hoog. 'Dan heb ik het niet zozeer over de aan- is dat we hen lieten inzien dat je je werk nog steeds met grote schaf van de pakketten of over de opleidingen. Maar de nieuwe
verantwoordelijkheid doet, terwijl je bepaalde zaken anders be-
werkwijze leidde tot indirecte, niet-declarabele uren. Bijvoorbeeld,
oordeelt. Ze gaan meer naar analyse van gegevens, ontdekken
doordat we meteen overgingen tot standaardisering en beper- trends, onderkennen specifieke situaties. Ze leggen de vinger op king van rekeningschema’s. Ieder afzonderlijk kantoor van vóór de
bepaalde posten, en maken niet meer het budget op aan een dik
fusie had z’n eigen manier van registreren. De standaardisering
dossier. Een dik dossier is niet per se het beste product!'
betekende dat we alles hebben omgenummerd. Hier troffen we de eerste weerstand aan. Het vertrouwde was opeens weg.
snel thuis
En dat, terwijl veel mensen de rekeningschemanummers al
Leien dakje De invoering ging van
‘De uitwisselbaarheid van medewerkers is toegenomen’
jaren in hun hoofd een leien dakje: 'Nahadden zitten.'
dat we in maart, april volop aan de slag waren, gingen vanaf mei
Ook de overgang van 2010 alle jaarrekeningen in. Ook de koppeling met het fiscale pakpapier naar digitaal ket PrimAccount is eigenlijk één op één doorgezet.' Het resultaat, vergde flexibiliteit, volgens Poelen: 'Een werkwijze die toegespitst is op wat de markt
constateert Poelen terugkijkend. 'Ordners die opeens bestanden van ons vraagt. Namelijk: een goed product tegen een scherpe werden in je computer. Al tijdens de bewustwordingsfase had- prijs. En een scherpe prijs wil niet zeggen ónder de marktprijs. den we veel aandacht voor vraagstukken die daaruit voortvloeien.
Maar wel een prijs die tot stand komt vanuit het besef dat een
Waar bergen we zaken op, nu het werkdossier niet meer van pa- jaarrekening in toenemende mate een commodityproduct is. Daar pier is? Het hele kantoor moest een slag maken. Het management
hoeft de klant niet te veel voor te betalen.'
daarentegen denkt in grote lijnen en heeft het over klanten die een Volgens Tichem is de uitwisselbaarheid van medewerkers toevaktechnisch verantwoorde jaarrekening willen. Gelukkig staan genomen. 'Ze nemen contacten en informatievoorziening vlot de budgetten van klanten absoluut niet onder druk. De klant zelf van elkaar over en ronden elkaars werk af. Nu we alles in het merkt er niks van. Hoe hij ook aanlevert, alles kan worden inge- elektronisch dossier van CaseWare hangen is de toegankelijkheid lezen met AccountView, waar wij exclusief mee werken. Om uni- vergroot. We zijn op weg naar een volkomen elektronische werkformiteit te bereiken ondersteunen we andere softwarepakketten omgeving. Inmiddels merken we dat alles uitstekend functioneert niet meer. Als je efficiëntie wilt, moet je kiezen. Niet zes à zeven
en dat we rap de jaarrekeningcyclus 2010 oppakken. Binnen een
pakketten, waarvan twee grote namen en vier of vijf exotische pak-
jaar is de zaak prima onder controle. Zo simpel moet automatise-
ketjes. Houd je daaraan vast, dan betaal je even zoveel licenties.
ring voor de gebruiker zijn.'
Mijn overtuiging is dat te
‘Binnen drie maanden stond de zaak’
weinig accountantskan-
WEA Midden Holland is gevestigd in Gouda en telt een kleine
toren kiezen, waardoor
50 medewerkers en om en nabij 600 klanten. WEA Midden
ze niet tot een eigen identiteit komen. Als ze zo’n identiteit wel
Holland maakt deel uit van een groep van zeven losse maat-
hebben, slagen ze er net zoals wij in die met overtuiging uit te
schappen met 17 kantoren en in totaal 500 medewerkers.
dragen naar de klant.'
Naar de markt toe voeren de kantoren een gezamenlijke identiteit. De kantoren streven naar synergievoordeel op het gebied
Dossier
van marketing, inkoop, personeel en pensioen. Voor het ove-
Wat was voor de medewerkers van WEA de grootste trend-
rige zijn het zeven juridisch zelfstandige eenheden, gevestigd
breuk? 'Dat mensen voor zichzelf gebruik maken van de vragen
van Zeeland tot en met Noord-Holland. De vennoten in Gouda
die in CaseWare zitten. Momenten die ze bewust maken van de
zijn accountant Erwin Tichem AA en fiscalist mr. Hans Peter
vraag: hoe zwaar zet ik mijn dossier aan? Assistent-accountants
Poelen FB.
in Nederland hebben van nature sterk de neiging om te gaan voor juistheid: alles moet kloppen, tot ver achter de komma. Perfectie, maar is dat de vorm van zekerheid die de klant van je vraagt? Is het dan nodig dat je elke balanspost tot in detail uitsplitst? Richt je op de balansposten die van belang zijn, toegesneden op de betreffende situatie. Gebruik de mogelijkheden binnen CaseWare om te beoordelen; als ik deze post oversla, wat houd ik daardoor over aan ruimte voor iets anders? De kleinigheden veranderen het beeld van mijn jaarrekening toch niet.
CASEWARE NIEUWS - MEI 2011
13
Productnieuws
Nieuwe producten, updates en upgrades, toepassingen die het werken met bestaande oplossingen verbeteren of vereenvoudigen: CaseWare staat nooit stil. In deze uitgave van CaseWare Nieuws stellen wij twee producten aan u voor. Allereerst als uitbreiding op Financials: het CaseWare Financials Tussentijds Verslag, vooral geschikt voor de adviespraktijk in het MKB. En als tweede een instrument dat u in staat stelt slim, secuur en real-time te opereren op iedere denkbare plek: SmartSync voor tijd- en plaatsonafhankelijk werken.
CaseWare staat nooi Sinds banken meer inzicht en zekerheden verlangen met betrekking tot de stand van zaken in een onderneming, is de behoefte aan ‘op afroep’ samenstellen, beoordelen en controleren van tussentijdse verslagen en jaarrekeningen groter dan ooit.
CaseWare Financials Tussentijds Verslag Kredietverstrekkers, aandeelhouders en investeerders, en niet doen de personeelslasten en hoe zit het met de huisvestingste vergeten ondernemers zélf willen de ontwikkelingen in de or-
kosten? Is de omzet op schema met de verwachtingen?
ganisatie doorlopend monitoren. Om snel meer zekerheid te ver- Een van de speciale kenmerken van de template is dat er een (fakrijgen of te verschaffen en vlot bij te kunnen sturen is daarom cultatieve) budgetkolom is toegevoegd. Die laat in één oogopslag CaseWare Financials Tussentijds Verslag ontwikkeld, een oplos-
de realisatie ten opzichte van de begroting zien, per post en/of
sing die de (assisent) accountant ondersteunt bij de advies- en over een bepaalde periode. Uw advies wint aan gewicht, omdat u de ondernemer op ieder gewenst moment bij kunt praten over
analysepraktijk dat aan belang wint.
harde, actuele gegevens over prestaties en rendementen. En,
Doorlopend
mocht daar aanleiding toe zijn, een eventueel lek snel boven te
Geduldig afwachten tot de jaarrekening klaar is om te weten hoe
krijgen en daar op in te grijpen. Bijvoorbeeld, als kosten uit de
de vlag erbij hangt: veel ondernemers kunnen zich dat niet meer
pas lopen met budgetten.
permitteren. Ze willen doorlopend inzicht in de financiële positie en de ontwikkeling van hun bedrijf. Accountantskantoren kun- Budgetgestuurd nen hun klanten in een handomdraai van dienst zijn door gebruik Zeker als u werkt met klanten die sterk budgetgestuurd werken, te maken van Financials Tussentijds Verslag. Deze uitbreiding
hebt u met Financials Tussentijds Verslag een plus aan boord.
maakt het mogelijk eenvoudig en snel een tussentijds rapport
De cijfers over de verlangde verslagperiode kunnen naast het
te produceren, in een opmaak dat nog het meest lijkt op de budget gelegd worden, of vergeleken met eenzelfde periode van gewone jaarrekening. Of het nu gaat om balans, winst- en ver-
voorgaande jaren. En, als gedifferenti-
liesrekening of waarderingsgrondslagen: Financials Tussentijds eerde gegevens uit vergelijkbare periodes Verslag destilleert probleemloos allerlei gegevens uit CaseWare niet beschikbaar zijn, met het totale saldo Financials Jaarrekening en CaseWare Working Papers. Als kan- van een eerdere verslagperiode. Daartoor hebt u de keus of u van deze template gebruik wilt maken.
naast stelt het u in staat op ieder ge-
Omdat het gebruik zeer eenvoudig is, vervalt de noodzaak van wenst moment een samenstelverklaring af te geven, die aan alle geldende regels
extra training.
en kwaliteitsnormen voldoet.
Verhelderend Op het gebied van kengetallen en kritische prestatie-indicatoren werkt Financials Tussentijds Verslag zeer verhelderend. Wat
14
CASEWARE NIEUWS - MEI 2011
Tijd- en plaatsonafhankelijk werken en interactieve samenwerking bij de klant. SmartSync, een voor Nederland nieuwe add-on oplossing voor CaseWare Working Papers, leidt tot meer zekerheid in samenwerking en een betere performance.
laptop verdwijnt of een bestand niet kan worden teruggezet. De verrichtingen van de teamleden worden gesynchroniseerd zodra er online verbinding is met het masterdossier. Deze online verbinding kan zijn binnen het eigen netwerk of bijvoorbeeld via een VPN verbinding. Zodra de dossiers online zijn, worden alle wijzigingen gesynchro-
Uit oogpunt van efficiency is het simultaan werken door een (con-
niseerd. Blijven de dossiers online, dan wordt ook blijvend gesyn-
trole)team in een dossier vaak handig omdat u op locatie bij de
chroniseerd. Teamleden zien elkaars wijzigingen, ook al zitten ze
it stil
klant immers alle ordners met informatie on- wellicht op verschillende locaties. der handbereik hebt. Evenals personen die u Voor het werken met SmartSync hoeven de gebruikers geen extra misschien nodig hebt om toelichting te geven.
handelingen te verrichten. Ze hoeven alleen maar de SmartSync
Maar aan deze wijze van buiten de deur wer-
versie op de computer te zetten en CaseWare doet de rest.
ken kleven ook nadelen: Soms moet er offline
gewerkt worden, omdat er geen verbinding Het Nieuwe Werken mogelijk is. Het werken in een centraal dossier is minder flexibel. SmartSync komt ook tegemoet aan een hot issue in de accountanSlechts één teamlid heeft het dossier beschikbaar. Het vereist bo- cy: Het Nieuwe Werken. Bijvoorbeeld, als een van de teamleden vendien technische ingrepen om het dossier aan meerdere team-
’s avonds thuis nog wil ‘inprikken’ en een checklijst wil afwerken.
leden beschikbaar te stellen. Dit komt vanwege het opzetten van
Het maakt in principe niet uit of dat gebeurt in het eigen dossier,
een klein netwerk. Doordat tijdens het gezamenlijk werken in het waarna bewerkingen later worden gesynchroniseerd, of direct,
SmartSync: altijd overal real-time documenten dossier Microsoft Windows het caching mechanisme uitzet, loopt via een VPN verbinding. Gebruikers kunnen offline werken en pas de performance in het dossier terug. De nieuwe SmartSync add- terug op kantoor synchroniseren. Maar ook real-time eigen wijzigingen doorvoeren.
on tackelt al deze problemen.
Geen tijdverlies
Kantoorbreed
Of u nu op een Gebruikers van SmartSync zetten een stap op een weg die zal leiflexplek zit in een den naar een compleet webgebaseerde toekomst, waarin de acbedrijfsverzamelge- countant controlewerkzaamheden verricht vanaf bijvoorbeeld zijn bouw, bij de klant iPad, en online via zijn browser checklists en werkprogramma’s bent of thuis werkt: doorloopt. Maar voor het zover is, is SmartSync een uitstekende SmartSync zorgt oplossing voor tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Op een wijze op ieder gewenst
die de werkprocessen van de (assistent) accountant stroomlijnt,
moment voor het bijwerken van de laatste gegevens en maakt
maar ook vanuit klantperspectief zorgt voor verbeteringen.
gezamenlijk werken aan een dossier gemakkelijker dan ooit. Zon-
SmartSync laat zich uitsluitend kantoorbreed installeren. Case-
der tijdverlies door uit- en inloggen, of wachten op een collega
Ware-gebruikers die de toepassing willen implementeren, krijgen
die in hetzelfde dossier aan de slag is. Dat maakt SmartSync
daarbij ondersteuning van CaseWare Nederland.
uitermate geschikt voor momenten en situaties waarin teamleden tegelijk aan een project of opdracht werken. Of er nu wordt sa-
Informatie
mengewerkt in een tijdelijk netwerkje op locatie bij de klant, in het Meer informatie over de nieuwe CaseWare oplossingen netwerk op kantoor of een combinatie hiervan, SmartSync biedt in CaseWare Financials Tussentijds Verslag en CaseWare alle gevallen het gemak en de snelheid die gewenst is.
SmartSync is verkrijgbaar via uw accountmanager of via de CaseWare klantenportal.
Synchronisatie Met CaseWare SmartSync kan ieder teamlid een SmartSync kopie van het dossier op zijn lokale systeem zetten. Het masterdossier blijft altijd binnen de eigen organisatie en in dit masterdossier kan door iedereen gewoon doorgewerkt worden. Dit betekent ook dat er geen gegevens meer kwijt raken doordat bijvoorbeeld een
CASEWARE NIEUWS - MEI 2011
15
'Om trainingen en demodagen nóg relaxter te laten verlopen is recent het CaseWare data aan toe toevoegen. Wij hebben al geruime tijd een applicatie Learning Center opnieuw gestyled', zegt Marcel Schurink, verantwoordelijk voor het ken-
om Office-documenten te koppelen aan het elektronisch klantdos-
niscentrum. 'Leren gebeurt niet uitsluitend ‘in het klasje’, maar ook tussendoor, in één-op- sier. Deze Connector maakt het mogelijk gegevens uit de dataéén-situaties. De leeromgeving is nog prettiger toegerust voor informele ontmoetingen. base te halen, die niet direct in de rapportagemodellen worden Dat zal naar mijn overtuiging de kennisdeling ten goede komen.’
opgebouwd. Denk aan een overzicht materiële vaste activa. De Office Connector synchroniseert documenten van de CaseWare
CaseWare Nederland is met die ‘make database naar Excel en bijvoorbeeld notulen uit Word, of wijziginover’ optimaal voorbereid op het nieu- gen in de tenaamstelling van de klant. Zo hoeven mutaties niet op we studieseizoen, dat naast bestaan- vijf of zes plekken te worden verwerkt. Wij hebben gemerkt dat
ARE 1 C A S EI NWI N G E N 2 0 1 A TR
de trainingen ook nieuwe cursussen veel gebruikers nog niet bekend zijn met de mogelijkheden die de en modules biedt. Die staan over-
connector biedt en deze mogelijkheden dus ook niet gebruiken. En
zichtelijk bij elkaar in de digitale dat is jammer, want dat zijn nu net die dingen waarmee je enorme studiegids en het trainingsover-
NCE OND BEY E BALA TH
Kennis verdiepen en uitbreiden in vernieuwd CaseWare Learning Center
tijdswinst kunt behalen en vooral ook extra zekerheid kunt geven. Daarom hebben wij een training ontwikkeld die de gebruikers deze benodigde vaardigheden bijbrengt.'
Leren consolideren Bij veel gebruikers is volgens Schurink de kennis omtrent consolideren in Financials nog niet optimaal. Daarom kent het nieuwe
zicht op onze site. Schurink licht er voor deze nieuwsbrief graag studieaanbod twee toegespitste trainingen. 'De consolidatiefunctionaliteit van Financials 2010 is geavanceerder dan van voor-
een aantal noviteiten uit.
gaande versies. Daarnaast is er een nieuwe functionaliteit voor
Beheertrainingen
dynamisch berekende journaalposten. Samen bieden ze de eind-
'Nieuw zijn onder meer beheertrainingen voor applicatiemanagers gebruiker de juiste tools om beargumenteerd te consolideren. en functioneel beheerders, gericht op het beheer van de jaarreke- De training verschaft handigheid om met deze instrumenten om ningtemplates van CaseWare Financials en de werkprogramma’s
te gaan.' In voorbereiding is volgens Schurink een casustraining.
in de Samenstelmanager. Wilden voorheen kantoren hun eigen
'Daarin pakken we er een specifiek klantvoorbeeld bij: zo ziet de
‘kleur’ geven aan bijvoorbeeld een jaarrekening, nu tarieven on-
administratie er in het echt uit, zo gaan we er mee om. Minder
der druk staan willen ze aan dat soort werkzaamheden zo weinig theoretisch, nog meer praktijkgericht.' mogelijk tijd kwijt zijn. In deze cursus leren de specialisten om tekstmodellen te beheren en optimaal in te richten. Verder komt
Trainingsoverzicht
ook het beheren van rollen en rechten aan de orde.'
Wilt u meer weten over het trainingsaanbod? Kijk op www.caseware.nl voor de online studiegids, het overzicht met actuele trai-
Spaadjes dieper
ningsdata en online mogelijkheden tot inschrijving.
Startende gebruikers van CaseWare Working Papers beginnen met CaseWare Working Papers Basic. Voor gebruikers die méér
Informatie
willen halen uit het pakket is er CaseWare Working Papers Pro-
CaseWare Nieuws is een uitgave van CaseWare
fessional. 'Nieuwe functionaliteiten van CWP 2010 worden in die
Nederland, verschijnt twee keer per jaar en wordt gra-
training uitgebreid behandeld. Vaak betreft het functionaliteiten
tis verspreid onder accountantskantoren en relaties van
die bij de doorsnee gebruiker niet of nauwelijks bekend zijn. Zo
CaseWare Nederland bv.
weten velen niet dat CWP 2010 de mogelijkheid bevat om PDF, mails en Office-documenten op te nemen, met eventuele aante-
Voor meer informatie over publicaties in dit blad,
keningen op of in deze documenten. Een nieuwe functionaliteit is
aanmelding voor of opzegging van een abonnement
ook Filtering & Placeholders, waarmee je doelgericht kunt zoeken
kunt
in het dossier, en alvast de ruimte reserveert voor documenten
e-mailadres:
[email protected]
u
contact
met
ons
opnemen
die nog getekend retour moeten komen. Voorheen moest je flink scrollen om die te vinden. Deze geavanceerde training gaat veel
CaseWare Nederland bv
spaadjes dieper dan CaseWare Working Papers Basic.'
Postbus 2112 7302 EM Apeldoorn Tel: (055) 368 10 50
Office Connector
www.caseware.nl
'Dikwijls koppelen klanten hun overzichten in Excel en Word aan het CaseWare dossier, om daar zowel financiële als niet-financiële
16
@CaseWareNL
CASEWARE NIEUWS - MEI 2011
CaseWare Nederland
via
het
