Wat doe je als een werknemer ziek wordt? Toelichting. Gebruiksaanwijzing

Deel 1 Verzuimaanpak

Wat doe je als een werknemer ziek wordt? De kaarten die je in dit deel van de Gezond-Werken-Wijzer vindt, helpen je op weg het verzuim laag te houden. Om het praktisch te houden, is een onderverdeling gemaakt in werksets voor drie soorten verzuim: Werkset A

De ziekmelding en de eerste week.

Werkset B

Het verzuim tussen één en zes weken.

Werkset C

Langdurig verzuim.

Toelichting Kort verzuim komt het meest voor. In 70% van het aantal ziektegevallen is je medewerker binnen een week weer terug. Vaak duurt verzuim zelfs maar enkele dagen. Kort verzuim is dan ook niet zo ernstig, maar het kost wel geld en het levert problemen op met de werkplanning. Véél kort verzuim is slecht voor de werksfeer en de productiviteit. Het loont daarom de moeite om ook kort verzuim met je medewerkers te bespreken. Door goede gesprekken bij terugkeer van verzuim, kun je onnodige uitval van collega’s in de toekomst voorkomen. Verzuim tussen één en zes weken heeft een ander karakter en vraagt om een andere aanpak. Het risico is groot dat het langer gaat duren als je er niet goed op let. Reïntegratie ná zes weken blijkt bovendien vaak heel moeilijk. Behalve een goed werkhervattingsplan heb je in deze periode ook een plan nodig om het sociale contact met de medewerker te behouden. Een goede analyse, duidelijke doelstellingen en grote betrokkenheid zijn belangrijk. Ook voor de medewerker. De kaarten die je verderop in deze Gezond-Werken-Wijzer aantreft, helpen je daarbij. Bij langdurig verzuim is de aanpak nog moeilijker. Gelukkig betreft dit gemiddeld niet meer dan 6% van de verzuimgevallen. Is het echter eenmaal zover, dan moeten alle hens aan dek. Eén op de zes medewerkers die zes weken verzuimen, blijft gelijk een heel jaar ziek (bron: UWV). Probeer dat te voorkomen. Je krijgt te maken met veel wettelijke verplichtingen. De arbodienst is verplicht een Probleemanalyse te maken. Jijzelf bent verplicht om in overleg met de medewerker een Plan van aanpak op te stellen. De kaarten stellen je niet alleen in staat te voldoen aan de eisen die de Wet verbetering poortwachter stelt, maar maken het ook mogelijk tot een goed resultaat te komen, voor jezelf en je medewerker. Voor als er sprake is van blijvende (gedeeltelijke) arbeidsongeschiktheid is er de kaart Op weg naar arbeidsongeschiktheid? Achter de werksets vind je nog enkele ondersteunende voorbeeldbrieven.

Gebruiksaanwijzing De kaarten zijn over het algemeen niet groter dan één bladzijde. Omdat je ze het best gebruikt door ze in te vullen, heten ze in dit deel van de Gezond-Werken-Wijzer formulieren. Het volstaat als je per half jaar half zoveel kopieën van de werkset A (Ziekteverzuim en de eerste week) maakt als je medewerkers hebt. Maak één kopie van werkset B en laat de werkset over langdurig verzuim maar in de Gezond-Werken-Wijzer tot je die - onverhoopt - nodig hebt. Met de kopieën kun je je analyses uitvoeren en je plannen maken. Berg ze goed op en geef ze niet aan anderen, want je medewerkers hebben recht op privacy. Op een aantal kaarten tref je onderwerpen aan waar je misschien meer over wilt weten. Praktische, ondersteunende informatie vind je in deel 2. Achtergrondinformatie vind je in deel 3. Wil je dat je medewerkers zelf ook betrokken zijn bij werk en gezondheid? Kijk dan eens naar de Werknemerskaarten in deel 5.

GWW_Deel1_DEF.indd 1

25-01-2006 12:10:41


Inhoudsopgave Werkset A: De ziekmelding en de eerste week Toelichting

1 2 3

Verzuimgesprekken. Verzuimdossier medewerker.

Toelichting Begeleidingsplan na één week. Beter werken en alternatieve werkzaamheden. Stappenplan werkhervatting met tijdschema. Advies vragen aan de arbodienst.

Werkset C: Langdurig verzuim Toelichting

8 9 10 11

Werkset A De ziekmelding en de eerste week Inhoud

1. Het formulier Verzuimgesprekken. 2. Het formulier Ziekmelding en herstelmelding. 3. Het formulier Verzuimdossier.

Ziekmeldingsformulier – Herstelmeldingsformulier.

Werkset B: Het verzuim tussen één en zes weken

4 5 6 7


Probleemanalyse en voorbereiding Plan van aanpak. Plan van aanpak. Planning en uitvoering Stappenplan poortwachter. Het Evaluatieformulier.

Aanvullende checklist: Op weg naar arbeidsongeschiktheid?

Toelichting Waarom is een ziekmelding belangrijk? Bij een ziekmelding heeft zowel de werknemer als de saloneigenaar een probleem - en mogelijk ook de klant. Er is een kostenprobleem en er is een gezondheidsprobleem. Hoe lang zal het verzuim duren? Was het te voorkomen? Wat is er nodig om weer aan de slag te kunnen? Maar er is bij kort verzuim ook een planningsprobleem. Wat doen we met een klant die speciaal voor de zieke collega komt? En er is een werkdrukprobleem. Wie van de collega’s neemt het werk over? Gemiddeld is in 70% van de gevallen de werknemer binnen een week weer terug. In deze werkset vind je formulieren die je kunt kopiëren en gebruiken. Ziekte in verband met zwangerschap en bedrijfsongevallen verdienen extra aandacht. Zie daarvoor deel 2, kaart 3.

Wat moet je doen? 1. Op basis van de Wet verbetering poortwachter ben je verplicht tijdig het verzuim en alle noodzakelijke gegevens over dat verzuim te melden bij de arbodienst. De meeste arbodiensten en verzuimverzekeraars geven aan dat de ziekmelding binnen vijf werkdagen moet gebeuren. Gebruik daarvoor de digitale Verzuimmanager of de schriftelijke Verzuimmeldingskaart die je in deze werkset vindt. Salons die bij Commit zijn aangesloten, kunnen het verzuim ook digitaal melden. Zowel jij als de arbodienst krijgt zo een goed overzicht van het verzuim. Je kunt de verzuimmelding ook gebruiken om snel extra aandacht van de arbodienst te vragen als dat nodig is. 2. In de CAO is een aantal concrete regels afgesproken over verzuim. De regels gaan in op loondoorbetaling en gedragsregels bij ziekte. Omdat CAO-afspraken kunnen veranderen, zijn ze niet in deze Gezond-Werken-Wijzer opgenomen. Zorg dat er altijd een actuele versie van de CAO aanwezig is in de salon. Die is verkrijgbaar bij de ANKO, Kappersbond FNV/FNV Schoonheidsverzorging en CNV Kappers.

12 Checklist reïntegratieverloop. Wat kun je doen? Ondersteuning: Standaardbrieven 13 Brief aan een werknemer over afspraken bij lopend verzuim. 14 Brief aan de arbodienst over lopend verzuim. 15 Brief aan een werknemer over de start van de poortwachterprocedure.

1. 2. 3.

Een verzuimgesprek voeren (zie formulier 1). Een werknemer ziek of hersteld melden (zie formulier 2). De afspraken vastleggen in een verzuimdossier (zie formulier 3).

Is de medewerker vaker ziek? Bespreek dan ook het eerdere verzuim.

N.B.: Ter ondersteuning vind je in deel 2 van de Gezond-Werken-Wijzer aanvullende kaarten met praktische informatie.

GWW_Deel1_DEF.indd 2-3

25-01-2006 12:10:42



2

1 Verzuimgesprekken Aandachtspunten

Voorbeeldvragen

1. G a altijd uit van vertrouwen in de medewerker. 2. Zorg dat je op de hoogte bent van de ernst van het verzuim. 3. Toon belangstelling en bied ondersteuning aan (‘Kunnen we iets voor je doen?’). 4. Heb ook aandacht voor het eigen initiatief en de eigen verantwoordelijkheid van de medewerker. 5. Moeten we afspraken overnemen? 6. Leg de ziekmelding en de afspraken vast (zie het Verzuimdossier, formulier 3). 7. Zorg dat je weet waar de werknemer verblijft en hoe die bereikbaar is. 8. Ziekte vanwege zwangerschap dient binnen drie dagen bij het UWV te worden gemeld. 9. Bedrijfsongevallen moeten worden gemeld in een lijst bij de RI&E. Zie de lijst op de volgende bladzijde.

1. I s het ernstig? 2. Wat kan ik voor je doen? 3. Wat is jouw verwachting over de duur van het verzuim? 4. Wat kun je zelf doen? 5. Is advies van de arbodienst wenselijk? 6. Zijn er afspraken in de salon waar we rekening mee moeten houden? 7. Welke afspraken kunnen we maken? 8. Waar en hoe ben je bereikbaar? 9. Is er sprake van ziekte vanwege zwangerschap? 10. Is er sprake van een bedrijfsongeval?

Afspraak

Werkplanning Komende contacten/bezoeken

Dit formulier invullen bij het eerste telefonische contact met je zieke medewerker en opsturen/faxen aan je arbodienst. Je kunt ook de Verzuimmanager gebruiken. Voor een herstelmelding hoef je alleen de rubrieken 1, 2 en 3 in te vullen.

1 Bedrijf Naam salon

2 Medewerker

Naam medewerker

Naam leidinggevende

Functie

Telefoonnummer

Geboortedatum

Aansluitnummer arbodienst

Geslacht Telefoonnummer

3 Datum ziekmelding Datum herstelmelding 4 Reden van ziekmelding

/ /

vrouw

man

Aanstellingspercentage

% Rooster

/ 200 / 200

Verkoudheid of griep, enz. Houding- en bewegingsapparaat Psychische klachten Kapperseczeem Anders, namelijk Medewerker wenst dit niet bekend te maken

a b c d d e

Relatie met het werk? Relatie met privé-situatie? Ongeval? Zwangerschap? Mogelijk arbeidsconflict? Toelichting

6

Werkhervatting

Datum verwachte terugkeer Begeleiding door arbodienst

ja ja ja ja ja

a Geeft de medewerker aan dat hij binnen zes dagen ja het werk hervat? b Verwacht je dat de medewerker binnen zes weken het ja werk hervat? c Als je ‘nee’ hebt ingevuld, waarom?

Terugkeergesprek gepland

CHECK Onderwerp

Herstelmeldingsformulier

5 Oorzaak van het verzuim

Leg afspraken vast Onderwerp

Ziekmeldingsformulier

Activiteit

Dossier ingevuld? Melding bij arbodienst gedaan?

mogelijk mogelijk mogelijk mogelijk mogelijk

nee weet niet nee weet niet nee weet niet nee weet niet nee weet niet

nee nee

Is mij onbekend

7

Verzuimhistorie

a Geeft de verzuimhistorie van de medewerker in de ja afgelopen twaalf maanden reden voor extra aandacht? b Toelichting (oorzaak, omvang, frequentie)

nee

weet niet

8 Gemaakte afspraken Houd er rekening mee dat werknemers recht hebben op hun privacy. Ze zijn niet verplicht je te vertellen over privé-problemen en ze hoeven ook geen medische gegevens te verstrekken. Vraag daar dus ook niet naar. Maak voor medische aspecten gebruik van je arbodienst.


a Zijn er met de medewerker afspraken gemaakt over verdere stappen? b Kan de medewerker passend werk verrichten (zie lijst alternatieve werkzaamheden in formulier 5)?

ja, nl nee, want ja, nl Voor uur per week nee, want

25-01-2006 12:10:44



9 Gevraagde actie(s) van arbodienst a

b

Geen actie Oproep voor spreekuur binnen dagen Telefonisch contact met mij als leidinggevende Inzet van andere deskundige, nl Spoedcontrole, omdat Anders, nl

Welke actie(s) vraag je van de arbodienst?

Reden voor de gevraagde actie?

Handtekening

Verzuimdossier medewerker

(Gebruiksaanwijzing: kopieer deze pagina een aantal keren. Vul de naam van de medewerker in. Noteer de datum van de ziek- en herstelmelding en markeer de periode met een pen of stift in de tabel. Maak per contact een notitie.) MND

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

Jan Feb Mrt

10 Ondertekening door werkgever Naam Datum / / 200

3

April Mei

N.B. In verband met privacybescherming mag je geen medische gegevens in dit formulier opnemen.

Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec Nummer

Datum eerste ziektedag

Datum laatste ziektedag

Aantal dagen ziek

Datum contact

Notities over het verzuim, contacten, afspraken en activiteiten

N.B. In verband met privacybescherming mag je geen medische gegevens in dit formulier opnemen.


25-01-2006 12:10:45



Werkset B Het verzuim tussen één en zes weken Inhoud

4 Begeleidingsplan na één week De succesfactoren bij de aanpak

4. Het formulier Begeleidingsplan na één week. 5. Het formulier Beter werken en alternatieve werkzaamheden. 6. Het formulier Stappenplan werkhervatting met tijdschema. 7. Het formulier Advies vragen aan de arbodienst.

1. Goed en goed gepland contact (tussen zieke, leidinggevende en collega’s). 2. Bij diagnose en analyse ook de mogelijkheden en acties bespreken in plaats van alleen de problemen. 3. Gezamenlijk overleg over gedeeltelijke inzetbaarheid: betrek de medewerker bij de oplossing van het probleem (volledig herstel is niet noodzakelijk, er kan ook stapsgewijs herstel en werkhervatting plaatsvinden). 4. Uitgaan van en letten op motivatie, daadkracht, zelfvertrouwen en betrokkenheid.

Toelichting

Stappenplan

Verzuim dat langer duurt dan een week maar korter dan zes weken, wordt middellang verzuim genoemd. Gemiddeld gaat het om ongeveer 25% van alle ziektegevallen. Werken aan middellang verzuim is belangrijk, omdat dit de meest cruciale periode is bij verzuim. De ervaring leert dat na zes weken werkhervatting heel moeilijk wordt.

1. 2.

Wat moet je doen? 1. Op basis van de Wet verbetering poortwachter zijn werkgever en werknemer beiden verantwoordelijk voor een goede aanpak van de reïntegratie. De Wet verbetering poortwachter schrijft duidelijke en goed gedocumenteerde activiteiten voor. 2. In de loop van de eerste zes weken moet in de regel de bedrijfsarts worden geraadpleegd. Bij drie bijzondere verzuimoorzaken (psychische klachten, conflicten en ‘vage/minder duidelijke klachten’) zal de bedrijfsarts versneld een Probleemanalyse willen uitvoeren, zoals de richtlijnen voor bedrijfsartsen voorschrijven. Ook voor de kappersbranche zijn en worden richtlijnen gemaakt (over fysieke klachten en kapperseczeem). Bij kapperseczeem en spier- dan wel gewrichtsklachten is het bijvoorbeeld niet goed om te lang te wachten op hulp.

Zie deel 2 voor een kort overzicht van alle activiteiten volgens de Wet verbetering poortwachter en zie deel 3 voor de uitgewerkte procedure.

Wat kun je doen? 1. In deze periode kan het contact tussen jou en je medewerker verwateren. Het is van belang elkaar betrokken te houden door een goed begeleidingsplan. Zonder wederzijdse betrokkenheid wordt terugkeer veel moeilijker (zie formulier 4 en 5). 2. Op basis van het overleg met de medewerker is het wellicht bespreekbaar dat de medewerker al deels inzetbaar is door aanpassing van taken of beschikbaar is voor eenvoudige of lichte deeltaken (zie formulier 5). 3. Maak een planning voor stapsgewijze werkhervatting (zie formulier 6). 4 Het effect van de ondersteuning door de bedrijfsarts zal groter worden als je de arts vooraf goede informatie geeft en ook duidelijke vragen stelt – en je werknemer dat ook doet. (zie formulier 7).

Stel in overleg met de medewerker doelen en leg afspraken vast. Gebruik het onderstaande formulier en stuur het naar de medewerker als bevestiging van de afspraken.

Gespreksonderwerpen voor het begeleidingsplan Onderwerp 1 Werken aan energie en activering

afspraak: 2 Werken aan communicatie en betrokkenheid

Heb je problemen met het variëren van werktaken, bespreek die dan eens met de medewerkers in de salon: vaak hebben die goede ideeën en voelen ze zich betrokken bij hun zieke collega.


• Wekelijks contact? • Eens in de veertien dagen langskomen tijdens een pauze en op een teamoverleg? • Collega’s erbij betrekken en sociaal contact stimuleren? • Contact na het bezoek aan de arbodienst? • Anders, nl.

afspraak: 3 Mogelijkheden en acties, eventueel met professionele hulp

• Is er volgens jou hulp nodig en wie zorgt daar dan voor? Jij? De medewerker? • Wat zien de huisarts, bedrijfsarts of andere deskundigen aan mogelijkheden? • Geven de deskundigen advies over acties, stappenplannen en termijnen?

afspraak: 4 Een stappenplan voor werkhervatting, eventueel via aangepast werk

De salons die een contract hebben met Commit, kunnen terecht bij consulenten en bedrijfsartsen die goed zijn ingevoerd in de kapperswereld. Vraag speciaal naar ondersteuning door die bedrijfsartsen.

• Wat kan de medewerker zelf doen om uit de put te komen. En wat kun jij doen? • Wat vindt de medewerker leuk om te doen? • Wat of welke activiteiten geven zelfvertrouwen?

• Overleg met de medewerker welke taken tijdelijk geschikt zijn of worden. Misschien kan het werk op onderdelen worden aangepast. • Betrek de collega’s en hun werk erbij. Zo krijg je meer mogelijkheden. • Kijk of ander gereedschap of hulpmiddelen wenselijk zijn. • Kijk of aangepaste werktijden mogelijk zijn. • Kijk of de werknemer bij een andere werkgever kan reïntegreren. • Is een stappenplan mogelijk, ga dan naar de formulieren 6 en 7.

afspraak:

25-01-2006 12:10:46



5 Beter werken en alternatieve werkzaamheden Gebruiksaanwijzing: bespreek de onderstaande mogelijkheden met de zieke werknemer en maak afspraken. Leg die vast in het formulier 6: Stappenplan werkhervatting met tijdschema.

Beter werken: houding, materiaal en tijd Regelmatig van werkzaamheden wisselen Minipauzes nemen Niet te lang achter elkaar staan Werkplanning aanpassen aan je belastbaarheid Lichtere inzet bij piekdruktes Letten op een meer ontspannen houding Beter rechtop staan bij je werk Werkhoogte beter instellen Met je handen in het verlengde van je pols werken Overleggen over ander en beter materiaal Tijdelijk minder uren werken Kappersfiets gebruiken

Huishoudelijk werk Handdoeken vouwen Afwassen Verfbakjes, kwasten, wikkels en fixeerbakjes opruimen Kast met verf geordend houden Kast met shampoo en handdoeken netjes houden Gebruiksproducten zoals haarlak, gel, enz. aanvullen en netjes houden Haren opvegen Was bijhouden Karretjes schoonhouden en bijvullen

Wassen/kleuren/permanent Verf klaarmaken Verf uitspoelen Handschoenen en schort voor collega’s klaarleggen Wikkels/rollers klaarzetten Vloeitjes/wikkels aangeven Watergolfrollers uithalen Wikkelbakken netjes houden Haren wassen Wassen en spoelen permanent en kleuring Masker zetten Permanentvloeistof opbrengen/fixeren Permanent uitspoelen

Receptie Klanten ontvangen Jas klant ophangen/aangeven Uitleg geven aan klanten Afrekenen Adviesgesprek voeren Prijsafspraak maken Telefoon aannemen en afspraken maken Koffie/thee zetten en rondbrengen Uitgebreid productadvies geven Menuboekjes uitreiken en uitleggen

6 Stappenplan werkhervatting met tijdschema (Gebruiksaanwijzing: kopieer dit blad. Bespreek met de medewerker onderstaande werkzaamheden en formulier 5: Beter werken en alternatieve werkzaamheden. Schat de hersteltijd in en verdeel die in twee of drie periodes. Bespreek en plan per periode de aanpassingen tot volledig herstel is bereikt. Stel zonodig tussentijds de afspraken bij.) Naam

Schema in: dagen/weken

1 Bepaling mogelijkheden (aankruisen en omschrijven) Activiteit en tijdsduur

Omschrijving

Algemene beperkingen Bijzonderheden over mogelijkheden Bijzondere aanpassingen

Administratie Knippen Ordners archiveren Inkoop/bestellingen regelen/controleren Roosters maken voor gewone werkdagen Roosters maken voor vakantieperiode Weekpost verzorgen Klantkaarten invoeren in computer Loopbon maken Modellenbestand bijwerken

Reclame Decoreren salon Salonimage/versiering veranderen/verbeteren

Overig Checklist vaktechniek invullen Coachen en meten op vaktechniek, formulekenmerken, klantgerichtheid Modellenboeken herzien Mentor nieuwe medewerkers Verjaardagen regelen Personeelsuitje organiseren Lectuur verzorgen

Eigen ideeën

Föhnen Wassen Verven Rollers indraaien Overig Alternatief werk Aantal klanten per dag Aantal uren inzetbaar per dag

2 Opbouw naar werkhervatting eigen werkzaamheden/opvoeren belastbaarheid en inzet Periode 1 Van datum Tot datum • Mogelijkheden eigen werk • Aanpassingen/afwisseling • Mogelijkheden ander werk Aantal klanten per dag Aantal uren per dag

Leg de afspraken vast en bevestig die schriftelijk. Gebruik deze lijst ook preventief. Bijvoorbeeld in een teamoverleg over taakroulatie.


25-01-2006 12:10:47


Periode 2 Van datum


Tot datum

7 Advies vragen aan de arbodienst

• Mogelijkheden eigen werk • Aanpassingen/afwisseling • Mogelijkheden ander werk

Informatie over de inzet van arbodiensten

Aantal klanten per dag

• Arbodiensten toetsen de beperkingen van de medewerker aan de belasting van een functie. Ze geven verder aan welke mogelijkheden voor inzet er nog wel zijn en geven advies over snelle werkhervatting. • Het advies van de bedrijfsarts zal beter zijn naarmate hij de kapperswereld beter kent. Bij Commit is dat geregeld: in elke regio is een speciaal kappersteam. Bij andere arbodiensten is goed contact met een vaste bedrijfsarts wenselijk. • Arbodiensten moeten zich aan richtlijnen houden. Bij psychische klachten, rugklachten en conflicten hanteren ze vaste termijnen en vaste activerende stappenplannen. Je kunt daarom vragen naar de verwachte duur van het verzuim, het tijdstip van (gedeeltelijke) werkhervatting en of activerende ondersteuning. Er zijn ook speciale richtlijnen voor de kappersbranche (de handreikingen fysieke klachten en allergene belasting).

Aantal uren per dag

Periode 3 Van datum • Mogelijkheden eigen werk • Aanpassingen/afwisseling • Mogelijkheden ander werk Aantal klanten per dag Aantal uren per dag

Tot datum

Wat kun je doen? 1. 2. 3.

Je krijgt een beter advies van de arbodienst als je de consulent en de bedrijfsarts kent en zij jou kennen. Geef goede informatie en stel gerichte vragen, op basis van jouw visie en het overleg met je medewerker. Heb je een hoog verzuim in jouw salon? Nodig de bedrijfsarts, de consulent of de arboadviseur eens uit!

Check (noteer een vinkje of bedenk een verbeteractie) Onderwerp

In orde?

Of anders: welke actie onderneem je?

Ken je de bedrijfsarts en is er goed contact?

Kent de bedrijfsarts de kapperswereld voldoende en is hij of zij op de hoogte van mogelijkheden bij typische kappersproblemen? Weet je of de bedrijfsarts de relevante richtlijnen kent en ernaar handelt?

Heb je voldoende met de medewerker overlegd voordat het spreekuur plaatsvindt?

Heb je zelf voor voldoende informatie gezorgd voor je analyse en voorstellen/plannen?

Neem je contact op als er onduidelijkheden zijn over de beperkingen, mogelijkheden, termijnen en te ondernemen activiteiten? Bespreek je het advies met de medewerker, met het oog op de concrete mogelijkheden die het biedt?


25-01-2006 12:10:47



Werkset C Langdurig verzuim Inhoud

8. Het formulier Probleemanalyse en voorbereiding Plan van aanpak. 9. Het formulier Plan van aanpak. 10. Het formulier Uitvoering Stappenplan poortwachter. 11. Het formulier Het Evaluatieformulier.

Toelichting Bij de aanpak van lang verzuim moet je rekening houden met verplichtingen. Het is verstandig om heel alert en actief te blijven. Gemiddeld lukt het bij één op de zes werknemers niet om binnen zes weken weer aan de slag te komen – en na drie maanden geldt dat zelfs voor één op de drie (bron: UWV). De Wet verbetering poortwachter geeft aan hoe je het moet aanpakken. Kijk ook de polis van je verzuimverzekering na. Veel polissen bevatten gratis hulp of financiële steun bij noodzakelijke aanpassingen. Dat scheelt weer geld.

Wat kun je doen? 1. Als duidelijk is dat je werknemer redelijk snel zal herstellen (drie maanden, beoordeeld door de bedrijfsarts) of wanneer het absoluut zeker is dat planning niet mogelijk is, dan hoef je de poortwachterprocedures niet te volgen. Uiteraard blijven de Probleemanalyse en het Plan van aanpak gewenst. Maar je kunt een deel van de administratieve rompslomp dan best overslaan. Advies van de arbodienst is daarbij zeker nodig! 2. Als de poortwachterprocedures moeten worden toegepast, maak er dan een echt project van. Met duidelijke tussenstappen en met doelstellingen per periode. 3. Houd de relatie met je medewerker goed. Zorg dat jij en je medewerker gemotiveerd blijven. Laat je niet meesleuren door het medische circuit als dat niet nodig is. 4. Zorg steeds voor een scheiding tussen het werken aan gezondheid en de (gedeeltelijke) werkhervatting. Het is in ieders belang dat een medewerker zo snel mogelijk weer de draad oppakt. 5. Zorg dat jij en je werknemer een actuele poortwachterbrochure krijgen van de arbodienst.

Sommige arbodiensten (zoals Commit) leveren zelf een Plan van aanpak en een werkhervattingsadvies. Maar jij als werkgever blijft verantwoordelijk voor de inhoud. Laat eens per half jaar jouw dossier en dat van de arbodienst controleren op volledigheid en kwaliteit. Dat kan een bedrijfsarts of een arbeidsdeskundige van de arbodienst doen.

Wat moet je doen? 1. De arbodienst moet na zes weken een Probleemanalyse maken. Je bent er als werkgever verantwoordelijk voor dat dit ook daadwerkelijk gebeurt. 2. Na acht weken moet je samen met je werknemer een Plan van aanpak hebben gemaakt. Je werknemer moet het daarmee eens zijn. Jullie moeten beiden het plan ondertekenen. 3. In overleg met je medewerker wordt een casemanager aangesteld, die de voortgang van de uitvoering van het Plan van aanpak bewaakt. De werknemer moet instemmen met de persoon die als casemanager optreedt. De casemanager kan iemand van de kapsalon zijn maar mag ook de consulent van de arbodienst zijn. 4. Indien mogelijk, moet je de werknemer passend werk aanbieden. Daarvoor moet je je aantoonbaar hebben ingespannen. Ook als het niet lukt. 5. Na dertien weken moet het verzuim worden gemeld aan het UWV (meestal door de arbodienst, maar jij als werkgever bent er verantwoordelijk voor dat dit ook daadwerkelijk gebeurt). 6. Jij moet een Reïntegratiedossier maken en bijhouden. Noteer je eigen visies en activiteiten. En die van je medewerker en de deskundigen van de arbodienst. Begin bij de ziekmelding. Ook de arbodienst moet een dossier bijhouden. 7. Van de achtste tot en met de 104e week moet je samen met je werknemer en de arbodienst elke zes weken de aanpak evalueren en zo nodig bijstellen. Vergeet niet na afloop van het eerste ziektejaar een Eerstejaarsevaluatie te maken en op te nemen in het Reïntegratieverslag. 8. Zijn jij en je werknemer het niet eens over de mate van arbeidsongeschiktheid, de reïntegratie-inspanningen of passend werk, dan kan het UWV achteraf oordelen dat je een Deskundigenoordeel bij het UWV had moeten aanvragen. Wees dat voor (zie de kaart 9 Onenigheid en sancties in deel 2). 9. Als duidelijk is dat de werknemer niet meer terugkeert, dan heb je een verplichting tot reïntegratie van de werknemer buiten het bedrijf. Zo nodig moet je de hulp inroepen van een reïntegratiebedrijf. Raadpleeg daarover je arbodienst of je verzuimverzekeraar.


TIP: HOUD DE RELATIE MET JE MEDEWERKER GOED Zorg dat jij en je medewerker gemotiveerd blijven. Laat je niet meesleuren door het medische circuit als dat niet nodig is. Geef als werkgever extra aandacht aan een zieke medewerker.

25-01-2006 12:10:48



8 Probleemanalyse en voorbereiding Plan van aanpak 1 Beoordeel de Probleemanalyse. Gebruik de kaarten uit de werkset B als startpunt om de Probleemanalyse samen met je werknemer te beoordelen Onderwerp

In orde? Of anders: welke actie is nodig?

Heeft de bedrijfsarts voldoende informatie van jou en de werknemer gekregen voor de Probleemanalyse? Is de bedrijfsarts voldoende ingegaan op de problemen en vragen van jou en je medewerker?

9 Het Plan van aanpak 1 Geef gezamenlijk een puntsgewijze samenvatting van mogelijkheden tot herstel van de gezondheid • Omschrijf de plannen en activiteiten die nodig zijn ter bevordering van het herstel. • Omschrijf de doelstelling van de afgesproken plannen en activiteiten. • Benoem wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van de afgesproken stap(pen) en/of activiteit(en): medewerker, jijzelf, een leidinggevende, iemand anders? • Benoem de termijn waarbinnen de stappen en/of activiteiten worden uitgevoerd. • Beoordeel of extra deskundige hulp nodig is.

Is er een duidelijk advies over de beperkingen en mogelijkheden? Zijn de adviezen over gezondheid en reïntegratie voldoende gescheiden?

2 Stel je einddoel op langere termijn en je tussendoelen vast Onderwerp

Doel of tussendoel? Haalbaar? Wanneer?

(Gedeeltelijke) werkhervatting in eigen functie (Gedeeltelijke) werkhervatting in een andere functie

2 Geef gezamenlijk een puntsgewijze samenvatting van mogelijkheden tot werkhervatting en reïntegratie • Bepaal welke instrumenten, stappen en activiteiten nodig zijn ter bevordering van werkhervatting en reïntegratie. Het beste middel bij werkgebonden arbeidsongeschiktheid is natuurlijk het wegnemen van de oorzaken op het werk. • Omschrijf de doelstelling van de afgesproken plannen en activiteiten. • Benoem wie verantwoordelijk is voor de afgesproken plannen en activiteiten. • Benoem de termijn waarbinnen de activiteiten worden uitgevoerd. • Beoordeel of extra deskundige hulp nodig is.

( Gedeeltelijke) werkhervatting bij een andere werkgever Nog onbekend

Wanneer dan wel?

3 Benoem de casemanager

Is je argumentatie door de arbodienst gecheckt op haalbaarheid en zorgvuldigheid?

3 Specificatie: Maak vijf plannen en houd die levend. Bespreek ze op de zeswekelijkse evaluatie Onderwerp 1. Wat doen we aan het herstel van de gezondheid? 2. Hoe is de voortgang om tot werkhervatting te komen? 3. H oe houd je zelf je aandacht bij de zieke medewerker? 4. Hoe houd je de zieke medewerker gemotiveerd? 5. Hoe beperk je de financiële schade?


Afspraken en het resultaat. Actie nodig?

4 Bepaal de datum van de eerste evaluatie 5 Onderteken beiden het plan Datum

Handtekening werkgever

Handtekening werknemer

Maak een realistische tijdplanning van je acties en hun mogelijke resultaten. Verdeel die op een planpapier over perioden van telkens ten hoogste zes weken.

Bij onenigheid: raadpleeg nog eens de bedrijfsarts en vraag anders een Deskundigenoordeel aan bij het UWV (zie kaart 9 Onenigheid en sancties in deel 2).

25-01-2006 12:10:49



10 Planning en uitvoering Stappenplan poortwachter

11 Het Evaluatieformulier

(Gebruiksaanwijzing: gebruik de formulieren 8 en 9 uit je voorbereiding op het Plan van aanpak om iedere zes weken doelen te stellen en activiteiten af te spreken. Kopieer deze kaart zo vaak als nodig is.)

(Gebruiksaanwijzing: kopieer dit formulier zo vaak als nodig. Gebruik het de eerste keer als besluiten- en actielijst. De eerstvolgende keer is die lijst de bron voor onderwerpen om te evalueren.)

Periode nr

Datum evaluatiebijeenkomst

Van datum

Onderwerp

tot datum

Doelstelling en geplande activiteiten

Aanwezigen:

medewerker

werkgever

casemanager

bedrijfsarts

anderen, nl.

Besluitenlijst

Het herstel van de gezondheid

Onderwerp

Taken, verantwoordelijkheid en planning

De reïntegratie/werkhervatting

Resultaten en einddatum

Huidige situatie, energie en betrokkenheid

Betrokkenheid en motivatie van jou en je medewerker

Medisch herstel Beperking van de financiële schade

Periode nr

Van datum

Onderwerp

tot datum

Reïntegratie/ werkhervatting

Doelstelling en geplande activiteiten Geplande begeleidingscontacten



Financiële aspecten


Evaluatie van de activiteiten en hun resultaten per onderwerp

Beperking van de financiële schade

Periode nr

Van datum

Onderwerp

tot datum

Doelstelling en geplande activiteiten




Beperking van de financiële schade


Zie de kaart 9 Onenigheid en sancties (deel 2) over de beroepsmogelijkheden die je hebt bij het UWV (het Deskundigenoordeel) en over de sancties die mogelijk zijn voor jou en de werknemer als het niet goed loopt. Werkgever en werknemer kunnen beiden in beroep gaan bij het UWV als ze niet tevreden zijn over de inzet van de ander. Of als een van beiden geen vertrouwen heeft in de plannen of adviezen.

25-01-2006 12:10:49


Aanvullende checklist: Op weg naar arbeidsongeschiktheid? Informatie Na twee jaar kan een werknemer een arbeidsongeschiktheidskeuring aanvragen. Het UWV toetst bij de aanvraag de inspanningen die jij en de werknemer hebben geleverd om tot reïntegratie te komen. Het is zowel een administratieve als een inhoudelijke toets. Houd er rekening mee dat de eisen die het UWV stelt, steeds strenger worden. In 2006 wordt de WAO vervangen door de nieuwe Wet WIA (Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen). In kaart 11 van deel 2 vind je daarover meer informatie.


12 Checklist reïntegratieverloop (Gebruiksaanwijzing: loop met deskundige hulp de onderstaande punten na en kijk of alle activiteiten ook hebben plaatsgevonden en voldoende zijn geregistreerd en of het dossier compleet is.)

Overzicht van en check op het reïntegratieverloop Eerste dag (ziekmelding) Tijdige aanmelding van het verzuim bij de arbodienst. Het individuele ziekteoverzicht is aanwezig.

Wat moet je doen? 1. Na het eerste jaar verzuim moet je volgens de Wet verbetering poortwachter een zogenaamd ‘opschudmoment’ plannen om de aanpak zo nodig bij te stellen (Eerstejaarsevaluatie). Je moet dan het Plan van aanpak en alle ondernomen reïntegratieactiviteiten nog eens goed bekijken en evalueren. In de praktijk komt het erop neer dat een collega van je bedrijfsarts nog eens goed naar het dossier en je werknemer moet kijken. Het is bedoeld als een poging tot ‘opfrissing’. In het Reïntegratieverslag, dat moet worden ingediend bij het UWV, moet die Eerstejaarsevaluatie worden opgenomen! 2. In de 89e week moet jij een goede samenvatting van al je activiteiten aan je werknemer geven. De arbodienst moet ook een samenvatting van het medisch dossier afgeven aan de werknemer. 3. In de 91e week moet de werknemer zelf die verslagen schriftelijk beoordelen en het geheel als Reïntegratieverslag bij het UWV indienen, voor zijn aanvraag van een arbeidsongeschiktheidsuitkering.

Wat kun je doen? 1. Als er ook maar enige kans is op werkhervatting in je eigen bedrijf of een ander bedrijf, dan kun je beter niet het opschudmoment afwachten maar per half jaar vaststellen of er voldoende voortgang is. Is dat niet het geval, raadpleeg dan andere deskundigen (via de arbodienst) of vraag advies aan de Healthy Hairdresser. 2. Geef de arbodienst opdracht na een half jaar (maar zeker vóór de aanvraag van een arbeidsongeschiktheidsuitkering) het dossier door te lichten op volledigheid en effectiviteit. Begin daar niet zelf aan, want het is werk voor specialisten. 3. Zorg dat je werknemer deskundig wordt ondersteund in zijn aanvraag van een arbeidsongeschiktheidsuitkering. Bij voorkeur door een arbeidsdeskundige of een bedrijfsarts. De bedrijfsarts kent de beoordelingssystemen van het UWV goed. Laat de aanvraag op volledigheid en kwaliteit controleren door de arbodienst. Bij een onvolledige aanvraag loop je het risico op sancties. Die komen altijd neer op een verplichting tot loondoorbetaling. En de werknemer loopt het risico zijn kans op een uitkering te verspelen.

Vierde week Verslag van activiteiten tot nu toe. Documentatie van het overleg met de medewerker en de informatie aan de arbodienst.

Zesde week Ontvangst van een Probleemanalyse en advies van de arbodienst. Probleemanalyse compleet en in orde. Heeft de arbodienst de Functionele mogelijkhedenlijst gebruikt? Heeft de arbodienst gewerkt volgens de relevante richtlijnen?

Achtste week Plan van aanpak opgesteld (samen met de zieke medewerker) voor tijdige reïntegratie, gebaseerd op het advies van de arbodienst. Is er een goed plan? Zijn afwijkingen van het advies van de arbodienst beargumenteerd? Zijn er duidelijke einddoelen en tussentijdse doelen gesteld? Zijn werknemer en werkgever het eens? Is er een casemanager benoemd? Heeft de casemanager ook de instemming van de werknemer gekregen? Is de begeleiding en ondersteuning van de werknemer goed geregeld? Hebben jij en de werknemer een poortwachterbrochure van de arbodienst gehad?

Per zes weken: evaluatie en voortgangsbewaking

Is er een overzicht van de ondernomen acties per periode? Is er een verslag van elke evaluatiebijeenkomst? Is er controle geweest op de volledigheid van de documentatie? Is extra interventie/ondersteuning geadviseerd en uitgevoerd? Is er aanleiding geweest tot bijstelling van de plannen?

Na 52 weken Is er een Eerstejaarsevaluatie (opschudmoment) georganiseerd? Is de documentatie daarvan in orde?

In de 89e week Wil je meer tip s? www.healthyh

airdresser.nl


Is er een actueel oordeel van de arbodienst? Heb je een samenvatting van je activiteiten gemaakt? Is die aan de werknemer overhandigd? Is er door de arbodienst een samenvatting van het medische dossier gemaakt? Is die samenvatting aan de werknemer overhandigd? Heeft de werknemer een oordeel over jouw inspanningen en zijn eigen inspanningen gegeven? Is er ondersteuning voor de werknemer en controle op de kwaliteit van de aanvraag van een arbeidsongeschiktheidsuitkering?

25-01-2006 12:10:50



Ondersteuning: Standaardbrieven

13 De brief aan een werknemer over afspraken bij lopend verzuim

Inhoud

13. De brief aan een werknemer over afspraken bij lopend verzuim. 14. De brief aan de arbodienst over lopend verzuim. 15. De brief aan een werknemer over de start van de poortwachterprocedure.

Aan Adres

Informatie Bedrijfsartsen en consulenten zijn vaak druk en moeilijk bereikbaar. Als het moeilijk blijkt telefonisch contact te krijgen, kun je gebruikmaken van de standaardbrieven die je hier vindt.

Beste Zoals we in ons gesprek d.d.

Wat kun je doen? 1. Spreek met je arbodienst een goed communicatiemiddel af. Bij voorkeur e-mail. 2. Kruis in de standaardbrief het onderwerp dat je wilt bespreken aan en geef een toelichting. Voeg er - zo mogelijk - een kopie van één van de (ingevulde!) kaarten uit deze Gezond-Werken-Wijzer bij. Dat bespaart werk.

Maak afspraken waarbij jijzelf én de medewerker ieder een eigen verantwoordelijkheid hebben.

hebben afgesproken, bevestig ik je hierbij de belangrijkste punten.

Het doel van het gesprek was:

We hebben de volgende afspraken gemaakt (zo concreet mogelijk formuleren en: het gaat hier niet over medische zaken): (Gedeeltelijke) werkhervatting/aanpassing werkzaamheden Jij doet:

Vraag bij contact over langdurig verzuim altijd of de arbodienst jou en je medewerker de meest actuele brochure van het UWV meegeeft of opstuurt. Heb je die al, blijf dan wel geregeld vragen naar wijzigingen in de weten regelgeving die voor jou belangrijk is.

Ik doe:

Onze volgende afspraak is op (datum invullen):

Als je in de salon bent, hoor ik graag hoe het met je is. Laten we dan bijpraten en kijken wat we beiden (kunnen) doen als het gaat om je werkhervatting. Met vriendelijke groet,


25-01-2006 12:10:50



14 De brief aan de arbodienst over lopend verzuim

Aan Adres

15 De brief aan een werknemer over de start van de poortwachterprocedure

Van Aansluitnummer Salon Bereikbaar via (telefoon of e-mail of fax) Het best te bereiken tussen uur en uur L.s., Graag wil ik met u contact over een van mijn zieke werknemers. Het betreft dhr./mw.

Aan Adres

Beste

Deze brief is bedoeld om je te informeren over de wettelijke verplichtingen bij langdurig verzuim. Die verplichtingen zijn gebaseerd op de Wet verbetering poortwachter. De doelstelling van de Wet verbetering poortwachter is het tegengaan van arbeidsongeschiktheid en het bevorderen van werkhervatting. De verplichting waar je als eerste mee te maken hebt, is dat je actief meewerkt aan reïntegratie: aan beter worden, het onderhouden van contact met de salon en zo spoedig mogelijke werkhervatting. Een dezer dagen krijg je een oproep van de arbodienst. Deze oproep hoort ook bij de wettelijke verplichtingen.

De gang van zaken is als volgt Ik wil graag (aankruisen) Een versnelde oproep bij de consulent/bedrijfsarts omdat extra aandacht nodig is. Een advies over mijn aanpak op dit moment. Een toelichting ter voorbereiding van uw Probleemanalyse. Een uitspraak over de prognose van verzuim en (gedeeltelijke) werkhervatting. Mijn reactie op het Plan van aanpak bespreken. De voortgang van de aanpak bespreken. Advies over arbeidsomstandigheden, gereedschap c.q. materiaal. Advies over de mogelijkheden voor aangepast werk en/of aangepaste werktijden. Een datum afspreken voor een werkplekbezoek. Een datum afspreken voor de evaluatie van het Plan van aanpak. Overleggen over de door u voorgestelde extra interventie. Anders, nl.

1. De bedrijfsarts zal met jou een Probleemanalyse maken. 2. Deze krijgen jij en ik toegestuurd. 3. Binnen twee weken moeten wij dan in overleg met elkaar een Plan van aanpak maken. Over dat Plan van Aanpak moeten we het met elkaar eens zijn. We moeten het ook beiden ondertekenen. Neem een dag de tijd om het goed door te nemen en zo nodig extra informatie in te winnen. 4. We moeten ook in overleg een casemanager aanwijzen. Een casemanager is iemand die bewaakt of de afspraken die we maken ook goed worden uitgevoerd. Ik stel voor dat ik (of iemand van de arbodienst) die rol vervul. Daarna moeten we periodiek met elkaar overleggen: 1. Hoe we het plan gaan uitvoeren. 2. En hoe we contact met elkaar houden. De arbodienst heeft een brochure voor werknemers die langdurig ziek zijn. Vraag erom, want deze is speciaal voor jou bedoeld. Daarin wordt uitgelegd welke stappen we kunnen en moeten nemen en welke verantwoordelijkheden jij en ik daar ieder bij hebben. Ik zal zelf de brochure voor werkgevers opvragen.

Toelichting (aankruisen) Zie bijgevoegd informatieblad (ingevulde kaart uit de Gezond-Werken-Wijzer kopiëren en bijvoegen). Anders, nl.

Met vriendelijke groet,

Vertel de bedrijfsarts je eigen verhaal. Ook heb ik graag dat je hem/haar op de hoogte stelt van de afspraken die we samen hebben gemaakt. Vraag de arts naar ideeën over de mogelijkheden die je nu al hebt en naar de prognose en haar/zijn advies voor (gedeeltelijke) werkhervatting. Zodra ik de Probleemanalyse binnen heb, zal ik je bellen voor een afspraak. Uiteraard kun je me bellen als je vooraf nog vragen hebt. Ik stel het op prijs dat je me belt als je bij de bedrijfsarts bent geweest. We kunnen dan ook een vervolgafspraak maken. Ik hoop van harte op een analyse en advies waar we wat aan hebben. Ben je niet tevreden over het advies van de arts, meld dat dan. Je kunt dat ook met mij bespreken. Met vriendelijke groet,


25-01-2006 12:10:50

Wat doe je als een werknemer ziek wordt? Toelichting. Gebruiksaanwijzing

Recommend Documents