EA Accountants. Offerteaanvraag Accountants

ROC van Amsterdam Facilitair Bedrijf Postbus 23455 1100 DZ Amsterdam Fraijlemaborg 135-141 1102 CV Amsterdam Telefoon 020 579 10 00 Fax 020 579 10 01 Bank 66.38.21.835 Postbank 6131715 Handelsregister 41216421 www.rocva.nl

EAAccountants Offerteaanvraag Accountants

Kenmerk

: ROCvA - Offerteaanvraag Europese procedure

Aantal pagina’s : 44 pagina’s Datum

: 13 maart 2013

Versienummer

: 1.0

Inhoudsopgave BEGRIPSBEPALINGEN .............................................................................................................................................. 4 LEESWIJZER ............................................................................................................................................................... 5 1.

ALGEMEEN ......................................................................................................................................................... 6 1.1 1.2

1.3 1.4

1.5 1.6 2.

INLEIDING ...................................................................................................................................................6 OPDRACHTGEVER/AANBESTEDENDE DIENST .............................................................................................6 1.2.1 ROC van Amsterdam ................................................................................................................... 6 1.2.2 ROC Flevoland .............................................................................................................................. 6 1.2.3 Voortgezet Onderwijs van Amsterdam........................................................................................ 7 HET ONDERWIJS .........................................................................................................................................7 ORGANISATIE VAN DE AANBESTEDENDE DIENST ........................................................................................7 1.4.1 Centraal Facilitair Bedrijf ............................................................................................................... 7 1.4.2 Bedrijfsonderdelen ........................................................................................................................ 8 1.4.3 Huisvesting Aanbestedende dienst ............................................................................................. 8 DUURZAAMHEID..........................................................................................................................................9 CONTACTPERSONEN ..................................................................................................................................9

OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT............................................................................................................ 10 2.1 AANLEIDING VAN DE AANBESTEDING ........................................................................................................... 10 2.2 OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT .............................................................................................................. 10 2.3 OMVANG VAN DE BEOOGDE OPDRACHT ....................................................................................................... 11 2.4 DOEL VAN DE AANBESTEDING ................................................................................................................. 11 2.5 KEUZE AANBESTEDINGSVORM EN PERCEEL INDELING/CLUSTERING ACCOUNTANT................................. 11 2.6 FINANCIËLE ORGANISATIE AANBESTEDENDE DIENST .................................................................................... 12 2.6.1 Centrale financiële administratie .................................................................................................. 13 2.6.2 Centrale personeels- en salarisadministratie.............................................................................. 13 2.6.3 Planning & control ......................................................................................................................... 13 2.6.4 Interne controle ............................................................................................................................. 13 2.6.5. Applicatiebeheer .......................................................................................................................... 13 2.6.6 Doelstelling dienst financiën ......................................................................................................... 14

3.

PROCEDURE..................................................................................................................................................... 15 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

3.6 3.7 3.8 3.9 4.

RICHTLIJNEN EN AFSPRAKEN .................................................................................................................. 15 TEGENSTRIJDIGHEDEN ............................................................................................................................ 15 VRAGEN RONDE EN INLICHTINGEN ........................................................................................................... 15 AFZIEN VAN INSCHRIJVING....................................................................................................................... 16 BEOORDELINGSPROCEDURE ................................................................................................................... 16 3.5.1 Opening ....................................................................................................................................... 16 3.5.2 Beoordeling.................................................................................................................................. 16 GUNNING VAN DE OPDRACHT ONDER OPSCHORTENDE VOORWAARDE .................................................... 17 DEFINITIEVE GUNNING.............................................................................................................................. 17 NIET PASSENDE OF ONREGELMATIGE AANBIEDING ................................................................................. 17 SAMENVATTING PLANNING & DATA ......................................................................................................... 18

AANBESTEDINGSVOORWAARDEN .............................................................................................................. 19 4.1

4.2

VOORWAARDEN AAN HET INDIENEN VAN DE OFFERTE ............................................................................. 19 4.1.1 Indieningvereisten Offerte .......................................................................................................... 19 4.1.2 Indiening Offerte .......................................................................................................................... 19 4.1.3 Vormvereisten ............................................................................................................................. 20 4.1.4 Voorwaarden voor combinaties, onderaanneming en moeder-/dochtermaatschappijen...... 21 4.1.5 Waarmerken van gegevens ....................................................................................................... 21 OVERIGE AANBESTEDINGSVOORWAARDEN ............................................................................................. 21 4.2.1 Akkoord met aanbestedingsvoorwaarden ............................................................................. 21 4.2.2 Eigendom ................................................................................................................................... 22

Pagina 2 van 44

4.2.3 4.2.4 4.2.5 4.2.6 4.2.7 4.2.8 4.2.9 4.2.10 4.2.11 4.2.12 4.2.13 4.2.14 4.2.15 4.2.16 4.2.17 4.2.18 4.2.19 4.2.20 4.2.21 5.

SELECTIECRITERIA ......................................................................................................................................... 26 5.1

5.2

5.3

6.

Bedrijfsgegevens en rechtmatigheid ...................................................................................... 22 Collusie ....................................................................................................................................... 22 Realistische inschrijving / verboden op strategisch inschrijven ......................................... 22 Kosten ......................................................................................................................................... 22 Stopzetten van de aanbesteding .............................................................................................. 22 Taal en BTW............................................................................................................................... 22 Voorbehoud ................................................................................................................................ 23 Geldigheidsduur Offerte ......................................................................................................... 23 Algemene voorwaarden ....................................................................................................... 23 Uitgangspunten aanbesteding ............................................................................................ 23 Offerte compleet en juist ...................................................................................................... 23 Vertrouwelijkheid en auteursrecht ......................................................................................... 23 Publiciteit................................................................................................................................ 24 Opdracht .................................................................................................................................... 24 Verificatieoverleg ...................................................................................................................... 24 Beoordeling................................................................................................................................ 24 Gunning in delen ....................................................................................................................... 24 Afname ....................................................................................................................................... 24 Juridische bepalingen ................................................................................................................ 24

ALGEMENE SELECTIECRITERIA ................................................................................................................ 26 5.1.1 Bedrijfsgegevens ....................................................................................................................... 26 5.1.2 Juridische bindingen ................................................................................................................... 26 5.1.3 Bedrijfsprofiel ............................................................................................................................... 27 SELECTIECRITERIA MET UITSLUITEND KARAKTER .................................................................................... 27 5.2.1 Verplichte Uitsluitingsgronden.................................................................................................... 27 5.2.2 Overige Uitsluitingsgronden ....................................................................................................... 27 5.2.3 Inschrijving in het nationale beroeps-/handelsregister ............................................................. 27 SELECTIECRITERIA MET MINIMUMEISEN ................................................................................................... 27 5.3.1 Financiële en economische draagkracht................................................................................... 27 5.3.2 Referenties .................................................................................................................................. 28 5.3.3 Kwaliteitswaarborgsysteem ........................................................................................................ 28 5.3.4 Vakbekwaamheid........................................................................................................................ 29

GUNNINGCRITERIA.......................................................................................................................................... 30 6.1

GUNNINGCRITERIA MET UITSLUITEND KARAKTER .................................................................................... 30 6.1.1 Contract en inkoopvoorwaarden ................................................................................................ 30 6.1.2 Personele eisen ......................................................................................................................... 31 6.1.3 Producteisen eisen (certificerende functie) ............................................................................ 31 6.1.5 Facturatie en administratie eisen ............................................................................................ 32 6.2 GEWOGEN GUNNINGCRITERIA ...................................................................................................................... 32 6.2.3 Plan van Aanpak Accountantscontrole en voortvloeiende managementletter................... 35 6.2.4 Presentatie Raad van Bestuur ..................................................................................................... 36 6.2.5 Praktijk case .................................................................................................................................. 37 6.3 HONORARIUM EN TARIEVEN .......................................................................................................................... 37 6.4 KLIK-GESPREK AUDIT COMMISSIE ................................................................................................................. 39 7.

BEOORDELING ................................................................................................................................................. 41 7.1 GUNNINGCRITERIA ........................................................................................................................................ 41 7.1.1 Eerste fase van de beoordeling ................................................................................................... 41 7.1.2 Tweede fase van de beoordeling ................................................................................................ 42 7.2 BEOORDELING KWALITATIEVE GUNNINGCRITERIA ........................................................................................ 42 7.3 HONORARIUM EN TARIEVEN .......................................................................................................................... 43 7.4 BEOORDELING TOEGEVOEGDE WAARDE EERSTE FASE................................................................................. 43

8.

BIJLAGE ............................................................................................................................................................ 44

Pagina 3 van 44

Begripsbepalingen Deze begrippen worden in dit document met een hoofdletter weergegeven: Aanbestedende dienst:

De combinatie van de Stichting Regionaal Opleidingscentrum van Amsterdam, Stichting Regionaal Opleidingscentrum Flevoland en Stichting Voortgezet Onderwijs van Amsterdam.

Aanbieding/Offerte:

Een door Inschrijvers ingediende aanbieding inclusief alle ingevulde bijlagen.

Aanbestedingswet:

Wet van 1 november 2012, houdende nieuwe regels omtrent aanbestedingen (Inclusief o.a. WIRA en BAO)

BTW:

Alle bedragen in dit document zijn inclusief BTW, de Inschrijver dient zijn Offerte dan ook inclusief BTW in te dienen.

Gegadigde:

De (kandidaat)-gegadigde die een Inschrijving heeft ingediend

Gunningcriteria:

De criteria die van toepassing zijn bij het vaststellen van de economisch meest voordelige aanbieding.

Inschrijver:

De kandidaat welke is uitgenodigd om voor deze aanbesteding een aanbieding uit te brengen.

Onregelmatige aanbieding:

Een aanbieding welke niet voldoet aan de gestelde administratieve voorwaarden.

Selectiecriteria:

De gestelde geschiktheidscriteria aan de Inschrijver.

Uitsluitingsgrond:

De criteria waarop een Inschrijver wordt uitgesloten van verdere beoordeling.

Pagina 4 van 44

Leeswijzer In dit aanbestedingsdocument wordt de Europese aanbestedingsprocedure inzake Accountants ten behoeve van de Aanbestedende dienst, bestaande uit het ROC van Amsterdam, het ROC Flevoland en het Voortgezet Onderwijs van Amsterdam beschreven. In hoofdstuk 1 wordt de achtergrond van de aanbesteding beschreven. In hoofdstuk 2 wordt ingegaan op de specifieke opdracht. In hoofdstuk 3 wordt de volledige aanbestedingsprocedure toegelicht. In hoofdstuk 4 zijn de voorwaarden voor deze aanbesteding opgenomen. In hoofdstuk 5 wordt nader ingegaan op de door de Inschrijver op te leveren informatie voor de door de Aanbestedende dienst gehanteerde Selectiecriteria. In hoofdstuk 6 wordt nader ingegaan op de door de Inschrijver op te leveren informatie voor de door de Aanbestedende dienst gehanteerde Gunningcriteria. In hoofdstuk 7 wordt nader ingegaan op de wijze van beoordelen. In de bijlagen van het aanbestedingsdocument zijn de verschillende in te vullen en te hanteren standaardformulieren opgenomen.

Pagina 5 van 44

1. Algemeen 1.1 Inleiding Dit aanbestedingsdocument bevat informatie over de Europese aanbesteding voor Accountants. De Aanbestedende dienst nodigt u uit om op basis van dit aanbestedingsdocument een Offerte uit te brengen. 1.2 Opdrachtgever/Aanbestedende dienst Opdrachtgever in het kader van deze aanbesteding zijn het ROC van Amsterdam, ROC Flevoland en het Voortgezet Onderwijs van Amsterdam, verder omschreven als de Aanbestedende dienst. Het ROC van Amsterdam, ROC Flevoland en het Voortgezet Onderwijs van Amsterdam zijn een samenwerking overeengekomen welke zij onder meer willen bewerkstelligen door het samen aangaan van inkooptrajecten. Opdracht wordt verstrekt door de Raad van Bestuur van het ROC van Amsterdam, ROC Flevoland en Voortgezet Onderwijs van Amsterdam. Namens hen: ROC van Amsterdam Directeur CFB Postbus 2584 1000 CN Amsterdam De regie voor de overeenkomst wordt gevoerd door de afdeling Centraal Facilitair Bedrijf, vertegenwoordigd door de directeur CFB aangewezen persoon of personen zoals genoemd onder paragraaf 1.6. 1.2.1 ROC van Amsterdam Het ROC van Amsterdam (www.rocva.nl) is tot stand gekomen als gevolg van een fusie van in totaal negen (voorheen 48) verschillende onderwijsorganisaties in de regio Groot-Amsterdam. Inmiddels heeft het ROC van Amsterdam meer dan 30.000 studenten binnen een grote verscheidenheid aan doelgroepen verdeeld over bijna 20 locaties in Amsterdam, Amstelveen, Hoofddorp en Hilversum. Het ROC van Amsterdam verzorgt verschillende vormen van onderwijs zoals:  MBO  Vmbo  Volwassenenonderwijs  Trainingen en opleidingen in de vorm van contractactiviteiten 1.2.2 ROC Flevoland ROC Flevoland (www.rocflevoland.nl) is tot stand gekomen door het samenvoegen van scholen in de regio Flevoland. Inmiddels heeft ROC Flevoland ca. 7.000 studenten verdeeld over vier locaties in Almere en Lelystad. ROC Flevoland beschikt over vele vormen van opleidingen zoals:  Middelbare Beroepsopleidingen  Volwassenenonderwijs

Pagina 6 van 44

1.2.3 Voortgezet Onderwijs van Amsterdam Sinds 1 januari 2009 maken de scholen van het Bredero College en de vmbo-scholen van het ROC van Amsterdam deel uit van de scholengroep Voortgezet Onderwijs van Amsterdam (VOvA). Het VOvA bestaat uit 11 VO-scholen en heeft een volledig (voortgezet) openbaar onderwijsaanbod in huis: van praktijkonderwijs tot voorbereidend wetenschappelijk onderwijs. De scholengroep telt ongeveer 3000 leerlingen en heeft meerdere locaties, verdeeld over de gehele stad Amsterdam. 1.3 Het onderwijs Bij de Aanbestedende dienst studeerden in 2011 circa 29.000 mbo'ers, 9290 (Educatie & inburgering), en 2768 vmbo'ers en 1093 VAVO. De Aanbestedende dienst biedt circa. 300 mbo-opleidingen, verdeeld over veertien onderwijsdomeinen. Het onderwijs wordt zowel in voltijd als in deeltijd gegeven, in verschillende combinaties met werk en stages. Ook geeft de Aanbestedende dienst bedrijfstrainingen, indien gewenst op maat. Podium voor talent De Aanbestedende dienst gelooft dat iedereen talent heeft en helpt dat talent te ontwikkelen. Hiervoor werkt de Aanbestedende dienst nauw samen met een groot aantal bedrijven, instellingen en ondernemers, zoals Schiphol, ING, H&M, Joop van den Ende, Johan Cruijff en Jan des Bouvrie. Ervaring opdoen in de praktijk Het onderwijs van de Aanbestedende dienst is praktijkgericht en er wordt veel aandacht besteed aan vaardigheden als samenwerken en presenteren. Studenten worden uitgedaagd en gestimuleerd door te stromen naar een steeds hoger niveau. De Aanbestedende dienst heeft bijzondere leerbedrijven, zoals: ROC van Amsterdam:  Schiphol College - werken en leren op de luchthaven  Jan des Bouvrie college - opgeleid worden tot professional binnen de woon- en modebranche.  Johan Cruijff college - topsporters in de regio kunnen topsport combineren met een studie op het gebied van Sportmarketing & -Communicatie en Sport- en Bewegingscoördinator. ROC Flevoland  Hommeles: leerwerkbedrijf en cultuurhuis gebaseerd op het gedachtegoed van Annie M.G. Schmidt De Aanbestedende dienst verwacht dan ook van haar leveranciers een wisselwerking in deze, denk hierbij aan het beschikbaar stellen van stageplekken, verzorgen van gastdocentschappen, demonstraties, opzetten en begeleiden van leerwerkbedrijven en volgen van onderwijs door personeelsleden van de Inschrijver binnen de Aanbestedende dienst. 1.4 Organisatie van de Aanbestedende dienst 1.4.1 Centraal Facilitair Bedrijf Het Centraal Facilitair Bedrijf (CFB) is onderdeel van de “Centrale Diensten” en draagt zorg voor het onderhoud en beheer van alle gebouwen en de daaraan gerelateerde producten en diensten. Ook zorgt zij voor de ontwikkeling en uitvoer van een samenhangend en effectief (strategisch) facilitair beleid. Bij de uitvoering van dit beleid adviseren en faciliteren de medewerkers de (de)centrale afdelingen en het management. Het CFB draagt zorg voor het afsluiten en beheren van contracten betreffende de producten en diensten welke de aanbestedingsnorm overstijgen en derhalve centraal worden aangestuurd.

Pagina 7 van 44

1.4.2 Bedrijfsonderdelen De Aanbestedende dienst is opgebouwd uit verschillende financieel zelfstandige bedrijfsonderdelen waarbinnen een verzameling van typen onderwijs aangeboden wordt. De samenwerkingspartner ROCF heeft een aparte financiële administratie en factuuradres. De samenwerkingspartner ROCvA is onderverdeeld in MBO Colleges waarbij elk college een aparte financiële administratie en factuuradres heeft. Elk bedrijfsonderdeel wordt aangestuurd door een directeur met bedrijfsvoering in portefeuille. De organisatiestructuur van de facilitaire afdeling is zeer divers en kan per bedrijfsonderdeel en per locatie verschillen. In figuur 1 treft u een weergave van de structuur van de Aanbestedende dienst.

Raad van Toezicht Koepelstichting ROC van Amsterdam - ROC Flevoland Stichting ROC van Amsterdam Stichting ROC Flevoland

College van Bestuur ROC van Amsterdam

Raad van Bestuur

College van Bestuur ROC Flevoland

OR ROCvA

Koepelstichting ROC van Amsterdam – ROC Flevoland

OR ROCF

Centrale Diensten

MBO Colleges

Lelystad & Dronten

Almere Buiten & Poort

Volwassenen onderwijs Flevoland

Centrum

Educatie & Inburgering

Hilversum

Zuidoost

Airport & Amstelland

West

Zuid

Westpoort & Noord

VOvA

Bestuursdienst

Facilitair Bedrijf

Financiën

HRM

ICT

Onderwijsinformatie

PRC&M

Figuur 1: Organogram Aanbestedende dienst

1.4.3 Huisvesting Aanbestedende dienst De Aanbestedende dienst voert momenteel een ambitieus huisvestingsplan uit. Het gebouwbestand van de Aanbestedende dienst beslaat de komende jaren ca. 250.000 m² BVO, verdeeld over een grote variëteit aan gebouwen verspreid over de regio. De variëteit, geografische ligging en diversiteit van het gebouwenbestand van de Aanbestedende dienst heeft tot gevolg dat sommige locaties logistiek moeilijk bereikbaar zijn en dat er verschillende wet- en regelgeving van kracht is, bijvoorbeeld de milieuzone Amsterdam. Voor meer informatie over de milieuzone wordt u verwezen naar www.amsterdam.nl of www.nieuwamsterdamsklimaat.nl.

Pagina 8 van 44

1.5 Duurzaamheid Convenant duurzaamheid MBO-raad De Aanbestedende dienst staat voor duurzame ontwikkeling en vindt dat zij daarin vanzelfsprekend het goede voorbeeld moet geven. In de komende jaren zal extra aandacht worden gegeven aan professionalisering en de monitoring van de duurzaamheid in de bedrijfsvoering. In dit kader heeft de Aanbestedende dienst een convenant getekend waarin staat dat in 2012, 50% van de geldwaarde duurzaam wordt ingekocht en dat dit in 2015, 100% is. Dit convenant is opgesteld door de MBO-raad. Notitie duurzaamheid ROCvA Duurzaamheid is een belangrijk aspect binnen de Aanbestedende dienst, mede hierdoor heeft de Raad van Bestuur in december 2008 een duurzaamheidnotitie opgesteld en vastgelegd. In deze duurzaamheidnotitie is o.a. ten aanzien van afval, gebruik materialen, duurzaam inkopen en bewustwording duurzaam gebruik een beleid vastgesteld. Van de Inschrijver wordt een proactieve bijdrage verwacht bij het realiseren van deze wijziging. 1.6

Contactpersonen

Alle contacten verlopen via het Centraal Facilitair Bedrijf (CFB) van de Aanbestedende dienst. Het CFB zal de contacten met de Inschrijver laten verlopen met de door de Aanbestedende dienst aangewezen contactpersoon en/of diens plaatsvervanger. Het is op straffe van uitsluiting niet toegestaan contact met andere medewerkers van de Aanbestedende dienst te onderhouden over deze aanbesteding dan de hieronder genoemde personen. Namens de Aanbestedende dienst treedt gedurende het aanbestedingstraject als contactpersoon op: Primair: ROC van Amsterdam Facilitair Bedrijf T.a.v. de heer Pim Goulooze Fraijlemaborg 141 1102 CV Amsterdam tel: 020-5797093 E-mail: [email protected]

Pagina 9 van 44

2. Omschrijving van de opdracht Synergie, schaalvoordeel en een uniforme uitstraling heeft de Aanbestedende dienst doen besluiten om de aanbestedingen van ROC van Amsterdam, ROC Flevoland en Voortgezet Onderwijs van Amsterdam te bundelen en gezamenlijk op de markt te zetten. Voor de meeste projecten betekent dit dat het drempelbedrag volgens de aanbestedingsregels voor leveringen en diensten van 200.000 euro1 wordt overschreden. Voor de projecten die dit bedragen overschrijden wordt een Europees aanbestedingstraject gestart. Zo ook het project Accountants. 2.1 Aanleiding van de Aanbesteding De Aanbestedende dienst heeft behoefte aan de inhuur van externe capaciteit inzake de controle van de jaarrekening en het onderzoek van de bekostigingsgegevens van Koepelstichting ROC van AmsterdamROC Flevoland en Stichting voortgezet onderwijs van Amsterdam De Aanbestedende dienst maakt al velen jaren gebruik van de dienstverlening van dezelfde externe Accountant. Echter conform de branchecode 'Goed bestuur in de BVE sector' dient er om de zes jaar een gemotiveerde heroverweging plaats te vinden van de keuze voor de externe Accountant. In de vergadering van de auditcommissie van 30 oktober 2012 is besloten om de gemotiveerde heroverweging in 2013 uit te voeren. De heroverweging van de externe Accountant vindt conform de aanbestedingsregels en het inkoopbeleid van de Aanbestedende dienstplaats middels een Europese aanbesteding. Conform de Governancecode is het aan de Raad van Toezicht om de externe Accountant te benoemen. Echter aangezien de keuze van de Accountant ook bepalend is voor de werkwijze binnen de organisatie (samenwerking met de Directeur Financiën, adviesrol richting de Raad van Bestuur) is de Aanbesteding belegd bij de dienst financiën en de afdeling inkoop. De Raad van bestuur en de audit commissie worden in de loop van het proces toegevoegd aan de beoordelingscommissie. 2.2 Omschrijving van de opdracht De Accountant zal de opdracht uitvoeren binnen alle wettelijke en sectorspecifieke bepalingen (controleprotocol OCW). Bij de vergaderingen van de auditcommissie en de Raad van Toezicht waarin de jaarrekening en de managementletter wordt besproken, is de Accountant aanwezig om een toelichting te geven op de bevindingen. Daarnaast zal de Accountant de definitieve managementletter, accountantsverslag en het rapport van bevindingen bespreken met de Raad van Bestuur en de Directeur Financiën. Daarnaast wordt het Assurance rapport bij de bekostigingsgegevens besproken met de directeur van de Dienst Onderwijsinformatie. De verwachting is dat er een goede invulling wordt gegeven aan de natuurlijke adviesfunctie van de Accountant, voortvloeiend uit en onlosmakelijk verbonden met de bovengenoemde punten. De Accountant dient signalen te geven over risico’s die de Aanbestedende dienst mogelijk loopt, enerzijds gerelateerd aan de opgemaakte jaarrekening en anderzijds uit hoofde van nieuwe externe ontwikkelingen, die van invloed kunnen zijn op de exploitatie van onderwijs. Voorts wordt een zodanige betrokkenheid van de Accountant bij onderwijsinstellingen in het algemeen en De Aanbestedende dienst in het bijzonder verwacht, dat de bestuurlijke ondersteuning en advisering een toegevoegde waarde voor de instelling heeft.

Pagina 10 van 44

De dienstverlening bestaat op hoofdlijnen uit de volgende werkzaamheden die jaarlijks aan bod komen: • • •

De jaarrekening van Stichting ROC van Amsterdam inclusief haar dochtermaatschappijen; De jaarrekening van Stichting ROC Flevoland inclusief haar dochtermaatschappijen; De jaarrekening van Stichting Voortgezet Onderwijs van Amsterdam Inclusief haar dochtermaatschappijen;

• • •

De geconsolideerde jaarrekening van de Koepelstichting ROCvA-ROCF; De administratieve organisatie en maatregelen van interne beheersing (interim-controle); De bekostigingsgegevens ten behoeve van het Ministerie van OCW (bekostigingscontrole).

De hieruit voortvloeiende producten zijn: • Een accountantsverklaring over de getrouwheid van de jaarrekening(en); • Een Assurance-rapport bij de bekostigingsgegevens voor OCW; • Een managementletter naar aanleiding van de interim-controle; • Een rapport van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole. • Een Accountantsverslag. • Accountantsverklaringen subsidieprojecten 2.3 Omvang van de beoogde opdracht De omvang van de totale aanbesteding Accountants is gebaseerd op het verleden (hieraan kan geen enkele conclusie of afname garantie worden verbonden) en bedroeg over het jaar 2011 ruim €400.000. De verwachting is dat gezien de transitie van de dienst Financiën dit bedrag gedurende de contractperiode zal dalen. 2.4 Doel van de Aanbesteding De Aanbestedende dienst heeft het voornemen om per 1 juni 2013 een overeenkomst af te sluiten met één leverancier om in onderlinge samenwerking, waarbij partijen van elkaar over en weer een proactieve rol verwachten, de Accountantscontrole en daarmee verbonden diensten door Opdrachtnemer aan de Aanbestedende dienst te realiseren Dit voor een periode van 2 (twee) jaar, met viermaal een optie tot verlenging van 1 (één) jaar. Dit alles met inachtneming van de in paragraaf 3.6 genoemde opschortende voorwaarden. De laatste 4 (vier) optiejaren zullen alleen geëffectueerd worden indien de Aanbestedende dienst uitermate tevreden is met de dienstverlening van en samenwerking met Opdrachtgever. 2.5 Keuze Aanbestedingsvorm en perceel indeling/clustering Accountant Om de juiste aanbestedingsvorm van dit project te bepalen dient er ten eerste te worden gekeken naar de aard van de opdracht. De Bao maakt onderscheid in 2-a en 2-b diensten. Dit onderscheid is gemaakt op basis van de geschiktheid voor het Europese handelsverkeer van de dienstverlening en is ingedeeld in CPV codes (Common Procurement Vocabulary). De opdracht Accountants heeft de meeste overeenkomsten met de CPV categorie ‘79200000-6 (Boekhoudkundige, audit- en fiscale diensten) (2-a dienst). Gezien de geschatte waarde van de opdracht ruim boven de aanbestedingsgrens van €200.000,komt en het een 2a-dienst betreft, dient de opdracht conform de Europese procedure te worden aanbesteed en is het gehele Bao regelement van toepassing. De aanbesteding is niet in percelen ingedeeld.

Pagina 11 van 44

2.6 Financiële organisatie aanbestedende dienst Om de Inschrijver een goed beeld te geven van de financiële organisatie van de Aanbestedende dienst wordt in de onderstaande paragraaf de dienst financiën, financiële functie en de demarcatie tussen centraal/ decentraal en de 3 stichtingen beschreven. De Aanbestedende dienst is opgebouwd uit verschillende financieel zelfstandige economische entiteiten waarbinnen een verzameling van typen onderwijs aangeboden wordt. De samenwerkingspartner ROCF heeft een aparte financiële administratie en factuuradres. De samenwerkingspartner ROCvA is onderverdeeld in MBO Colleges waarbij elk college een aparte financiële administratie en factuuradres heeft. De Aanbestedende dienst onderscheid de volgende economische entiteiten:                      

ROCvA – ROCF ROCvA ROCF VOvA MBO College Zuidoost MBO College West MBO College Zuid MBO College Centrum MBO College Noord MBO College Westpoort MBO College Hilversum MBO College Airport MBO College Amstelland MBO College Almere MBO College Lelystad/Dronten Educatie Inburgering VAVO Beroepseducatie Flevoland Centrale diensten ROCvA – ROCF Schiphol College Business College

De dienst financiën vervult een ondersteunende, overkoepelende en adviserende rol richting de zelfstandige economische entiteiten. De rol en taak omschrijving is te vatten in de volgende te leveren diensten:     

Centrale financiële administratie Centrale personeels- en salarisadministratie Functioneel beheer van de pakketten ATLAS, Exact en RAET Business - en concern control Interne controle (IC)

Pagina 12 van 44

2.6.1 Centrale financiële administratie De centrale financiële administratie draagt de verantwoordelijkheid voor de financiële administratie van de centrale diensten, is eigenaar van het grootboek en eigenaar van het boekhoudkundig software systeem Exact. De afdeling CFA telt 10 FTE. Verantwoordelijk voor o.a. de volgende financiële processen:  De bekostiging OCW en additionele bekostiging komt hier binnen en wordt gedistribueerd over de economische entiteiten.  Eigenaar en coördinatie van de boekhouding (juridische entiteiten leveren input in het centrale systeem)  Beheer bankrekeningen  Voeren financiële administratie voor de 3 stichtingen  Voeren financiële administratie centrale diensten 2.6.2 Centrale personeels- en salarisadministratie De centrale personeels- en salarisadministratie is verantwoordelijk voor alle salaris uitbetalingen, declaraties, toeslagen etc. en eigenaar van het personeel- en salaris administratie software pakket RAET. De mutatie van het personeel wordt op decentraal niveau doorgevoerd maar gecontroleerd door de centrale personeels- en salarisadministratie. Daarnaast is de fiscale verantwoording voor declaraties en toeslagen tevens bij de centrale personeels- en salarisadministratie belegd. De afdeling centrale personeels- en salarisadministratie telt 10 FTE. 2.6.3 Planning & control De afdeling Planning en control is verantwoordelijk voor de planning & control cyclus en de jaarrekeningen van de Aanbestedende dienst. Daarnaast heeft deze afdeling op strategisch en instellingsoverstijgend niveau een adviserende rol richting de Raad van bestuur, de MBO Colleges en overige concernonderdelen. Daarnaast heeft de afdeling Planning en control de verantwoordelijkheid over verantwoording over additionele inkomsten uit subsidieprojecten. Tenslotte zijn binnen deze afdeling de werkzaamheden belegd rondom treasury en fiscaliteit. De afdeling planning & controle telt 6 FTE. 2.6.4 Interne controle De afdeling interne controle is belast met de interne controle van enkele belangrijke interne processen binnen de Aanbestedende dienst. Gezien de scope en de dienstverlening van de Inschrijver erg nauw met de werkzaamheden van de afdeling interne controle samenkomen is het jaarplan van de afdeling interne controle in Bijlage E: Jaarplan 2013 Interne Controle. De afdeling interne controle telt 2,5 FTE. 2.6.5. Applicatiebeheer Functioneel beheer van:  Personeel- en salaris administratie pakket RAET  Boekhoudkundig software systeem Exact  Bestel en facturatie systeem Atlas

Pagina 13 van 44

2.6.6 Doelstelling dienst financiën       

Verbeteren financiële processen Procesoptimalisatie centrale personeels- en salarisadministratie Overall verbetering van de financiële functie Versterken business control functie Uitwerking focus op vakmanschap Procesoptimalisatie interne controle Inrichting & organisatie dienst financiën ivm samenvoeging ROC Flevoland

Pagina 14 van 44

3. Procedure Dit aanbestedingsdocument dient als uitgangspunt voor het indienen van een Offerte voor Accountancy dienstverlening, zoals omschreven in hoofdstuk 2. 3.1 Richtlijnen en afspraken Onderhavige aanbesteding vindt plaats conform de Europese openbare aanbestedingsprocedure met in achtneming van de uitgangspunten in het Besluit van 16 juli 2005, houdende regels betreffende de richtlijnen voor het gunnen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten, opgenomen in het Staatsblad 2005, 408 (hierna te noemen BAO). De Aanbestedende dienst hanteert als gunningcriterium ”economisch meest voordelige inschrijving” (EMVI). Dit houdt in dat de Aanbieding beoordeeld zal worden op o.a. prijs, kwaliteit en de akkoordverklaring van de algemene inkoopvoorwaarden alsook de concept overeenkomst. De voorwaarden en uitgangspunten voor deelname aan de aanbestedingsprocedure staan beschreven in dit aanbestedingsdocument. Afwijkingen van hetgeen beschreven is in deze offerteaanvraag worden bij de inschrijving niet geaccepteerd. De procedure valt op hoofdlijnen in de volgende stappen uiteen:

Aanmelding door Inschrijver  Beoordeling van de aanmeldingen op volledigheid  Beoordeling van de Aanmelding op basis van de Uitsluitingsgronden, minimumeisen en de Selectiecriteria  Beoordeling van de Aanmelding op basis van de Gunningscriteria  Gunning van de raamopdrachten

3.2 Tegenstrijdigheden Het aanbestedingsdocument is met grote zorg samengesteld. Mochten er desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden in voorkomen, dan verzoeken wij u dit uitsluitend schriftelijk kenbaar te maken. Indien naderhand blijkt dat het aanbestedingsdocument tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden bevat en deze niet door de Inschrijver zijn opgemerkt, zijn deze voor risico van de Inschrijver. 3.3 Vragen ronde en inlichtingen Verzoeken om nadere informatie met betrekking tot inhoudelijke en procedurele aspecten rond deze aanbesteding dienen te allen tijde schriftelijk, via het e-mailadres [email protected] , t.a.v. de heer/mevrouw P.P. Goulooze te geschieden.

Pagina 15 van 44

Uw vragen dienen uiterlijk 2 april 2013 ingediend te worden. De vragen dienen per mail te worden aangeleverd in het hiervoor bestemde format Model 3: Nota van Inlichtingen. Telefonische vragen worden niet in behandeling genomen. Vragen welke aangeleverd worden na bovengenoemd tijdstip zullen niet worden beantwoord. Alle Gegadigden zullen de vragen en antwoorden, in de vorm van een nota van inlichtingen, geanonimiseerd per email toegezonden krijgen. De Aanbestedende dienst is hierbij niet verantwoordelijk voor vertraging of fouten in de e-mailbezorging. Alle vragen en daarbij behorende antwoorden dienen te worden beschouwd als een integraal onderdeel van het aanbestedingsdocument. Dit aanbestedingsdocument is na toezending van de beantwoorde vragen, in de nota van inlichtingen, definitief. 3.4 Afzien van Inschrijving Gegadigden die dit aanbestedingsdocument hebben ontvangen, maar niet zullen overgaan tot het doen van een Aanbieding, dienen de Aanbestedende dienst hiervan zo spoedig mogelijk in kennis te stellen en alle ontvangen informatie te vernietigen. 3.5 Beoordelingsprocedure 3.5.1 Opening De opening van de Aanbiedingen zal op 15 april 2013 plaatsvinden. Bij de opening worden geen Inschrijvers toegelaten. De openingsprocedure kent geen gunningsbesluit, wel zal conform de richtlijnen in Tenderned een proces-verbaal worden opgemaakt. Van de in het oog vallende onregelmatigheden in de inschrijvingen wordt melding gemaakt in het proces-verbaal. Te laat aangeboden Offertes kunnen niet in behandeling worden genomen. Het risico van vertraging in de postbestelling ligt bij de Inschrijver.

3.5.2 Beoordeling Selectiefase De Offertes worden door een ter zake kundig beoordelingsteam allereerst gecontroleerd op de voorwaarden voor deze aanbesteding zoals omschreven in hoofdstuk 4. Daarna worden aan de hand van de in hoofdstuk 5 opgenomen Selectiecriteria de overgebleven Offertes beoordeeld op geschiktheid. Gunningsfase Na de beoordeling op Selectiecriteria worden de overgebleven Offertes beoordeeld op basis van de in hoofdstuk 6 opgenomen Gunningcriteria waarna de rangorde bepaald is. Na ontvangst en beoordeling van de Offertes wordt door de Aanbestedende dienst van de Inschrijver die de economisch meest voordelige inschrijving heeft uitgebracht verlangd dat hij de bewijsmiddelen aanlevert ter onderbouwing van de in dit aanbestedingsdocument gevraagde verklaringen. Dit ter controle van de tijdens de Offerte ingediende informatie en verklaringen van Inschrijver.

Pagina 16 van 44

Tenzij bij deze controle bezwaren dan wel onjuistheden worden geconstateerd, zal middels bestuurlijke besluitvorming aan deze Inschrijver worden gegund onder voorwaarden. Gedurende de beoordeling van de Offerte kan het beoordelingsteam aan Inschrijvers verduidelijking vragen over de inhoud van hun Offerte. Het is - op straffe van uitsluiting - niet toegestaan om in het kader van de aanbestedingsprocedure op een andere dan de in dit aanbestedingsdocument aangegeven wijze contact te zoeken met de leden van het beoordelingsteam ter verkrijging van welke informatie dan ook. Deze periode waarin het contact verloopt zoals hierboven omschreven loopt tot en met het moment van definitieve gunning en wordt automatisch verlengd in het geval er rechtsmiddelen worden ingesteld. 3.6 Gunning van de opdracht onder opschortende voorwaarde Nadat de beslissing is genomen aan welke Inschrijver de opdracht wordt gegund, wordt daarmee een overeenkomst gesloten onder de opschortende voorwaarde dat binnen een termijn van 15 kalenderdagen door andere belanghebbenden geen rechtsmiddelen tegen de gunningbeslissing worden ingesteld. Gunning van de opdracht is onderworpen aan bestuurlijke goedkeuring. De definitieve gunning van de opdracht zal niet plaats kunnen vinden dan nadat een besluit ter zake is genomen door de Aanbestedende dienst. Tussentijds wordt geen informatie verstrekt betreffende de status van de gunning. Gelijktijdig met het bekendmaken van de gunningbeslissing aan de Inschrijver met wie de overeenkomst gesloten wordt, zullen de afgewezen Inschrijvers van die beslissing in kennis worden gesteld. Zij ontvangen daarover een email en een brief met relevante redenen van de afwijzing, de verschillen ten opzichte van de gegunde Offerte en de naam van de gegunde Inschrijver. Door iedere belanghebbende kan voorts nadere informatie worden ingewonnen bij de Aanbestedende dienst. Iedere belanghebbende die het niet met de gunningbeslissing eens is, kan binnen bovengenoemde termijn van 15 kalenderdagen na de dagtekening van de gunningbeslissing, een rechtsmiddel aanwenden (civiel kort geding). In het belang van een snelle en goede voortgang wordt iedere belanghebbende verzocht om de Aanbestedende dienst tijdig op de hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel, bij voorkeur door het opsturen van de conceptdagvaarding. De gestanddoeningstermijn van de Offerte van Inschrijver is vastgesteld tot het moment rekenend 90 dagen na de uiterste inleverdatum van de Offerte. In het geval er rechtsmiddelen worden ingesteld dient Inschrijver haar Offerte in ieder geval gestand te doen tot 90 dagen na de uitspraak van het kort geding door de voorzieningenrechter. 3.7 Definitieve gunning De definitieve gunning wordt kenbaar gemaakt door het versturen van een brief aan opdrachtnemer. Over ondertekening van de overeenkomst worden nadere afspraken gemaakt. Zolang er nog geen schriftelijke en door beide partijen ondertekende overeenkomst tot stand is gekomen is er geen sprake van enige gebondenheid van de Aanbestedende dienst. In dat geval is er ook geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of kosten dan ook. 3.8 Niet passende of Onregelmatige aanbieding Aanbiedingen worden buiten beschouwing gelaten indien zij onregelmatig of niet aanvaardbaar zijn respectievelijk niet passend zijn. Pagina 17 van 44

Voor de opdracht komen alleen Inschrijvers in aanmerking die zowel op het tijdstip van Aanbieding als op de dag van gunning voldoen aan de eisen die in de aanbestedingsdocumenten zijn vermeld. De Aanbieding dient volledig en consistent te zijn. Mocht blijken dat informatie ontbreekt, of mocht blijken dat verstrekte informatie niet consistent is met de corresponderende documentatie of bijlagen, dan wel afwijkt van nadere informatie die ingewonnen wordt bij de Inschrijver of van algemeen bekende marktinformatie, dan behoudt de Aanbestedende dienst zich het recht voor om een Inschrijver uit te sluiten van verdere deelname aan de procedure. Indien sprake is van een niet passende Aanbieding, naar oordeel van de Aanbestedende dienst en op basis van marktconforme prijzen, kan de Aanbestedende dienst besluiten niet tot gunnen over te gaan. 3.9 Samenvatting planning & data In de volgende tabel staat de globale planning van de aanbestedingsprocedure beschreven. De Aanbestedende dienst streeft ernaar deze planning te volgen. Deze planning is indicatief en bindt de Aanbestedende dienst niet. Activiteit

Tijdstip

Verzenden van Vooraankondiging van de opdracht naar het Publicatiebureau van de Europese Gemeenschappen (ivm mogelijkheid tot termijn verkorting) Verzenden van Aankondiging van de opdracht naar het Publicatiebureau van de Europese Gemeenschappen Uiterste inleverdatum vragen

Datum 15-11-2012

---

13-03-2013

12.00 uur

02-04-2013

Verzenden Nota van Inlichtingen

17.00

08-04-2013

Uiterste termijn indienen Offertes

10.00 uur

15-04-2013

Opening & beoordeling Offertes

15-04-2013 t/m 17-04-2013

Presentaties beoordelen

Halve dag (ochtend)

Presentatie Audit commissie

19-04-2013

07-05-2013

Geschatte datum gunning onder opschortende voorwaarden (na akkoord toezichthouders)

---

Geschatte datum definitieve gunning

---

29-5-2013

Ondertekenen Overeenkomst

---

1-6-2013

Pagina 18 van 44

14-05-2013

4. Aanbestedingsvoorwaarden Om te garanderen dat de Offertes praktisch hanteerbaar en maximaal vergelijkbaar zijn, zijn de volgende aanbestedingsvoorwaarden opgesteld: 1. voorwaarden aan het indienen van de Offerte; 2. overige aanbestedingsvoorwaarden. Alleen Offertes, welke met volledige inachtneming van onderstaande voorschriften zijn opgemaakt en ingezonden, kunnen in behandeling worden genomen. 4.1 Voorwaarden aan het indienen van de Offerte Organisaties die besluiten een Offerte in te dienen, dienen aan de volgende aanbestedingsvoorwaarden te voldoen: 1. de indieningvereisten; 2. de vormvereisten; 3. de voorwaarden voor combinaties, onderaanneming en moeder-/dochtermaatschappijen. 4.1.1 Indieningvereisten Offerte De sluitingsdatum voor het indienen van de Offerte is 15 april 2013, Nederlandse tijd. Offertes welke na dit tijdstip worden bezorgd, worden ongeopend aan de afzender geretourneerd. Er wordt met nadruk op gewezen dat de Aanbestedende dienst na ontvangst van de Offerte niet zal verzoeken om eventuele ontbrekende informatie alsnog toe te zenden. De Offerte dient dus direct alle gevraagde informatie en bewijsstukken te bevatten! 4.1.2 Indiening Offerte De Offerte dient per post te worden gezonden aan: ROC van Amsterdam T.a.v. P.P Goulooze O.v.v. aanbesteding Accountants Fraijlemaborg 141 1102 CV Amsterdam Zuidoost Vermeld in de linker bovenhoek aan de voorkant van de envelop of het pakket tevens duidelijk de tekst: "Europese aanbesteding Accountants, niet openen". Het risico van vertraging in de postbestelling ligt bij Inschrijver. De Aanbestedende dienst is niet verantwoordelijk voor vertraging of fouten in de postbezorging. Naast verzending wordt ook gelegenheid geboden de Offerte in gesloten envelop/pakket persoonlijk bij de receptie op bovengenoemd adres af te geven. Per e-mail, telefax of via een ander elektronisch medium aangeleverde Offertes worden niet geaccepteerd. De envelop waarmee u de Offerte indient, mag niet bij andere van u afkomstige stukken worden ingesloten. Andere stukken die niet tot de Offerte behoren, mogen niet in de envelop waarmee u de Offerte indient, worden ingesloten.

Pagina 19 van 44

Ontvangen Offertes zullen door de Aanbestedende dienst niet worden teruggestuurd aan Inschrijvers. De Offertes zullen door de Aanbestedende dienst tot minimaal vier jaar na de definitieve gunning van de opdracht in een vertrouwelijk archief worden bewaard. Na deze periode zullen de betreffende Offertes worden vernietigd door de Aanbestedende dienst. 4.1.3 Vormvereisten De Offerte dient uitsluitend schriftelijk in tweevoud te worden ingezonden en rechtsgeldig ondertekend te zijn. Alle exemplaren dienen te zijn ingebonden (ordner, presentatiemap, ringband o.i.d.) en voorzien van tabbladen per onderdeel. Hierbij dient u dezelfde volgorde en indeling aan te houden als in dit aanbestedingsdocument staat aangegeven. De Aanbestedende dienst ontvangt tevens graag een digitale kopie van de getekende hard-copy Offerte van Inschrijver, opgemaakt in een gangbaar format (MS-Word, MS-Excel en/of PDF) en opgeslagen op een gangbare gegevensdrager. In “Bijlage A: Controlelijst” van het aanbestedingsdocument is een overzicht opgenomen met alle bij te voegen gegevens. Inschrijver dient een ingevuld exemplaar als inhoudsopgave voor in zijn Offerte bij te voegen. Overige informatie c.q. materiaal wordt niet op prijs gesteld en wordt niet meegenomen in de beoordeling. Iedere pagina van de Offerte alsmede alle bijlagen moeten voorzien zijn van een (pagina)nummering en paraaf. De Offerte dient volledig, zonder voorbehoud en onherroepelijk te zijn, dat wil zeggen alle gevraagde bewijsstukken dan wel andere informatie dienen te zijn bijgevoegd en Inschrijver wordt nadrukkelijk verzocht alle in het aanbestedingsdocument vermelde vragen, zowel algemeen als specifiek, te beantwoorden. Tevens dient de informatie in de Offerte juist te zijn. Indien u een vraag niet kunt beantwoorden, dient u dit expliciet en met reden aan te geven. Daar waar vragen beantwoord dienen te worden via een verklaring of formulier, voegt u de betreffende verklaring of het formulier in uw Offerte. Indien in een latere fase (na voorlopige gunning) blijkt dat onjuiste en/of onvolledige informatie is verstrekt kan Inschrijver van verdere deelname worden uitgesloten, dan wel kunnen reeds gemaakte afspraken worden geannuleerd zonder rechtsgevolgen voor de Aanbestedende dienst. De Offerte en de gevraagde verklaringen dienen, tenzij anders aangegeven, te worden ondertekend door degene die Inschrijver rechtsgeldig kan en mag vertegenwoordigen. Een opgave van de na(a)m(en) en functie(s) van degene(n) die Inschrijver rechtsgeldig mag (mogen) vertegenwoordigen dient in de Offerte toegevoegd te worden. Deze bevoegdheid dient vervolgens te worden aangetoond door: een kopie van een bewijs uit het nationale beroeps- of handelsregister van het betreffende land, waaruit blijkt dat ondergetekende gemachtigd is om namens de onderneming op te treden (zie voor exacte vereisten aan dit document paragraaf 5.2.3). een kopie van een geldig en leesbaar legitimatiebewijs (paspoort, identiteitskaart of rijbewijs) van ondergetekende (handtekening, naam, geboortedatum en geldigheidsduur dienen op de kopie duidelijk leesbaar te zijn). De opgave van de rechtsgeldige vertegenwoordiging en het gevraagde bewijs dienen achter tabblad 1 van de Offerte te worden bijgevoegd. Er wordt met nadruk op gewezen dat u zelf verantwoordelijk bent voor de juistheid en de volledigheid van uw Offerte. Gegevens worden door de Aanbestedende dienst vertrouwelijk behandeld.

Pagina 20 van 44

4.1.4 Voorwaarden voor combinaties, onderaanneming en moeder-/dochtermaatschappijen Een combinatie van bedrijven meldt zich aan als één Inschrijver. In dat geval is het tevens afzonderlijk indienen van een Offerte door één van de combinanten, alleen of in combinatie met andere bedrijven, niet toegestaan. Indien Inschrijver (of bij een combinatie de afzonderlijke combinanten) een holding-/beheermaatschappij is of hiervan deel uitmaakt, kan maximaal één dochter-/werkmaatschappij of de holding/beheermaatschappij zelf een Offerte indienen. Het is niet toegestaan om, na het indienen van de Offerte, combinaties te vormen dan wel onderaanneming aan te gaan die een andere doelstelling hebben dan door de Aanbestedende dienst met de aanbesteding wordt beoogd, dan wel de samenstelling van genoemde samenwerkingsmogelijkheden te wijzigen. Combinaties zullen worden beoordeeld als één Inschrijver. Indien Inschrijver zich als combinatie aanmeldt, dient Inschrijver één penvoerder aan te wijzen en zorgt Inschrijver ervoor dat er één aanspreekpunt is voor de Aanbestedende dienst. Bij onderaanneming is de hoofdaannemer de penvoerder en het aanspreekpunt voor de Aanbestedende dienst. Indien Inschrijver een combinatie vormt dan wel gebruik maakt van onderaannemers, dient Inschrijver exact aan te geven welke informatie op welke van de combinanten dan wel onderaannemers van toepassing is. Inschrijver kan hier, indien gewenst, formulieren voor opvragen bij de Aanbestedende dienst. 4.1.5 Waarmerken van gegevens Indien aangegeven dienen de aangeleverde gegevens te worden gewaarmerkt. Dit betekent dat de betreffende gegevens door een Erkend Accountant dienen te zijn opgemaakt en gewaarmerkt. Indien de aangeleverde gegevens meerdere pagina’s betreffen, dient iedere pagina te zijn voorzien van een waarmerk. 4.2 Overige aanbestedingsvoorwaarden Inschrijver dient zich, door het invullen van het standaardformulier welke is opgenomen in Model 2: Verklaring aanbestedingsvoorwaarden van dit aanbestedingsdocument, akkoord te verklaren met de overige aanbestedingsvoorwaarden zoals beschreven in deze paragraaf. Onder deze aanbestedingsvoorwaarden worden verstaan: kosten; stopzetten van de aanbesteding; taal en BTW; voorbehoud; vertrouwelijkheid en auteursrecht; juridische bepalingen. De ingevulde en ondertekende verklaring dient te worden bijgevoegd achter tabblad 2 van de Offerte. 4.2.1

Akkoord met aanbestedingsvoorwaarden

Inschrijver is gehouden aan onderstaande voorwaarden en gaat hiermee akkoord door rechtsgeldige ondertekening van Model 2: Verklaring aanbestedingsvoorwaarden.

Pagina 21 van 44

Onder rechtsgeldige ondertekening wordt verstaan ondertekening door een persoon die blijkens het in de Offerte opgenomen bewijs van inschrijving in het beroeps-/handelsregister (zie paragraaf 4.1.3) bevoegd is de Inschrijver terzake te vertegenwoordigen. Indien de vertegenwoordigingsbevoegdheid van ondertekenaar niet blijkt uit genoemde bewijs van inschrijving, dient Inschrijver bij zijn Offerte (een) volmacht(en) dan wel andere bewijsmiddelen over te leggen, waaruit die vertegenwoordigingsbevoegdheid onomstotelijk blijkt. 4.2.2

Eigendom

Alle verstrekte exemplaren van het Aanbestedingsdocument zijn in bruikleen afgestaan en blijven te allen tijde eigendom van Opdrachtgever.

4.2.3

Bedrijfsgegevens en rechtmatigheid

De Offerte vermeldt de volledige naam, statutaire en feitelijke vestigingsplaats van het bedrijf van de Inschrijver. De Offerte dient te worden gedateerd en draagt de originele handtekening van de persoon of personen die - blijkens de in paragraaf 4.1.3 genoemde bewijsmiddelen - bevoegd is of zijn om de Inschrijver in rechte te binden. Naam en functie van iedere ondertekenaar dienen bij de handtekening te worden vermeld. 4.2.4

Collusie

Inschrijver dient in zijn Offerte te verklaren dat zijn Offerte niet tot stand is gekomen onder invloed van een overeenkomst, besluit of gedraging in strijd met het Nederlandse of Europese mededingingsrecht. 4.2.5

Realistische inschrijving / verboden op strategisch inschrijven

De aanbieding dient een realistisch karakter te hebben. Dit houdt in dat Inschrijver realisme betracht met betrekking tot haar tariefstelling. Eventuele kortingen dienen integraal te worden opgenomen in de prijsopgave. 4.2.6

Kosten

Aan de Offerte zijn voor de Aanbestedende dienst geen kosten verbonden. In de precontractuele fase draagt Inschrijver zijn eigen kosten. Zolang geen volledige overeenstemming is bereikt en niet een schriftelijke, door beide partijen ondertekende overeenkomst tot stand is gekomen, is geen sprake van enige verbondenheid van de Aanbestedende dienst. In dat geval heeft Inschrijver op de Aanbestedende dienst geen enkele aanspraak en is ook geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of kosten hoe ook genaamd. 4.2.7

Stopzetten van de aanbesteding

De Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om de aanbesteding geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. Inschrijvers hebben in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van enigerlei kosten gemaakt in het kader van deze aanbesteding. 4.2.8

Taal en BTW

De Offerte en overige correspondentie en contacten zijn gesteld en vinden plaats in de Nederlandse taal en bevat de van toepassing zijnde BTW-tarieven (momenteel 21%).

Pagina 22 van 44

Een uitzondering kan worden gemaakt voor jaarverslagen. Alleen indien deze niet in het Nederlands beschikbaar zijn, is een Engelstalige versie toegestaan. 4.2.9

Voorbehoud

De Offerte is duidelijk en zonder voorbehoud opgesteld met in achtneming van het genoemde in paragraaf 4.1.3. Alle door Inschrijver in het kader van deze aanbesteding ingediende gegevens en gedane verklaringen zijn door Inschrijver naar waarheid ingevuld en Inschrijver garandeert dat deze gegevens en verklaringen te allen tijde gestand worden gedaan. De Aanbestedende dienst behoudt zich het recht op schadevergoeding voor in geval van onjuiste en/of onvolledige informatie en/of niet kunnen nakomen van de verplichtingen die uit de opdracht voortvloeien. 4.2.10

Geldigheidsduur Offerte

De gestanddoeningstermijn van de Offerte van Inschrijver is vastgesteld tot 90 dagen na ingangsdatum van de Overeenkomst. In het geval er rechtsmiddelen worden ingesteld dient Inschrijver zijn Offerte in ieder geval gestand te doen tot 90 dagen na ingangsdatum van de Overeenkomst, zoals vastgesteld na de uitspraak in Kort Geding door de Voorzieningenrechter. 4.2.11

Algemene voorwaarden

Op de af te sluiten Overeenkomsten zijn de (inhoudelijk identieke) Algemene Inkoopvoorwaarden van ROC van Amsterdam en ROC Flevoland van toepassing. Deze algemene inkoopvoorwaarden zijn als “Bijlage D: Algemene Inkoopvoorwaarden ROC versie maart 2010” bij de Offerteaanvraag gevoegd. De toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van Inschrijver, dan wel andere algemene of bijzondere voorwaarden die Inschrijver gebruikt, wordt hierbij uitdrukkelijk van de hand gewezen. 4.2.12

Uitgangspunten aanbesteding

Inschrijver conformeert zich aan de uitgangspunten zoals genoemd in dit Aanbestedingsdocument. Offertes waaraan voorwaarden zijn verbonden, of waarin voorbehouden worden gemaakt, zijn ongeldig. 4.2.13

Offerte compleet en juist

Indien een afwijkende weergave van de Offertegegevens wordt gehanteerd, kan Inschrijver van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure worden uitgesloten. Dit geldt tevens voor wijzigingen die worden aangebracht in de digitale bestanden (regels of kolommen toevoegen of verwijderen), dan wel indien niet alle (cijfermatige) gegevens worden opgegeven. Het aanpassen van formules is ten strengste verboden en leidt direct tot uitsluiting van verdere deelname aan de procedure! 4.2.14

Vertrouwelijkheid en auteursrecht

Alle documentatie en informatie die in het kader van de aanbesteding verstrekt wordt, is vertrouwelijk. De Inschrijver zal geheimhouding verzekeren met betrekking tot alle documentatie en informatie. De Inschrijver erkent dat de relatie met de Aanbestedende dienst in het kader van deze aanbesteding een vertrouwelijk karakter draagt. De Inschrijver zal het bestaan en de inhoud van deze relatie niet aan derden bekend maken. Inschrijvers zullen de verplichtingen inzake vertrouwelijkheid ook opleggen aan de door hen in te schakelen medewerkers, partijen en adviseurs. Inschrijvers zullen ervoor zorg dragen, dat alleen personen kennis van de documentatie en informatie krijgen waarvoor dit noodzakelijk is om een Offerte uit te brengen. De Aanbestedende dienst heeft het auteursrecht op de documentatie. Openbaarmaking van de documentatie is altijd voorbehouden aan de Aanbestedende dienst. Pagina 23 van 44

Het is Inschrijver bekend dat de Aanbestedende dienst gehouden is aan verplichtingen die voortvloeien uit de (Wet) openbaarheid van bestuur. Nakoming van één of meer van deze verplichtingen houdt in geen geval schending van geheimhouding of vertrouwelijkheid in. 4.2.15

Publiciteit

Door het indienen van de Offerte heeft Inschrijver verklaard dat het Aanbestedende dienst is toegestaan de naam van de Inschrijver bekend te maken. 4.2.16

Opdracht

Indien uw Offerte resulteert in een opdracht zal de definitieve Overeenkomst worden vastgesteld door Opdrachtgever. 4.2.17

Verificatieoverleg

Na analyse van de aanbiedingen zal er een zogenaamd verificatieoverleg plaatsvinden waarbinnen met de geselecteerde partij zaken geverifieerd kunnen worden. 4.2.18

Beoordeling

Na ontvangst van de Offertes zal Aanbestedende dienst eerst beoordelen of de Offertes voldoen aan de eisen, zoals opgenomen in Hoofdstuk 5. Ten slotte worden de Offertes van de Inschrijvers, die niet zijn uitgesloten op grond van de in Hoofdstuk 5 beschreven uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen, beoordeeld conform Hoofdstuk 6 en zal Aanbestedende dienst een gunningbeslissing nemen. 4.2.19

Gunning in delen

Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om delen van de overeenkomst niet te gunnen. 4.2.20

Afname

Aanbestedende dienst kan geen garantie afgeven in de afnamehoeveelheid als genoemd in paragraaf 2.1.3 van de Offerteaanvraag. 4.2.21 1.

Juridische bepalingen

Ontbinding overeenkomst: De Aanbestedende dienst is gerechtigd de overeenkomst met begunstigde met onmiddellijke ingang te beëindigen, indien uit een uitspraak van een rechter volgt: dat het gunningbesluit onrechtmatig is, of dat de overeenkomst ongeldig is, of dat de producten/dienst om welke reden dan ook opnieuw moeten worden aanbesteed. De gegunde partij niet aan de formele verplichting kan voldoen. Aan een dergelijk beëindigingbesluit kunnen door de begunstigde geen aanspraken worden ontleend jegens de Aanbestedende dienst op vergoeding van inschrijfkosten, verlies aan referentie, gederfde winst of andere schade.

Pagina 24 van 44

2.

Toepasselijk recht en geschillen: Op de aanbestedingsprocedure, de gunning, de overeenkomst en eventuele geschillen is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Geschillen tussen de bij de aanbesteding betrokkenen partijen die ontstaan naar aanleiding van de onderhavige aanbesteding, dienen te worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement te Amsterdam. De Inschrijver verliest zijn recht om geschillen voor te leggen wanneer een geschil later dan 15 kalenderdagen na de datum van de verzending van het gunningbesluit, c.q. afwijzingsbesluit, het besluit tot het beëindigen van de aanbestedingsprocedure, het besluit een Inschrijver buiten beschouwing te laten of een Aanbieding uit te sluiten bij de bevoegde rechter aanhangig wordt gemaakt, tenzij het geschil voortvloeit uit een omstandigheid die na het verloop van deze termijn is gebleken. In dit laatste geval gaat de termijn van 15 kalenderdagen in op de dag dat de desbetreffende omstandigheid is gebleken.

3.

Gegevens en toelichtingen: De Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor alle verstrekte gegevens op hun juistheid te controleren. Het verstrekken van onjuiste gegevens kan tot uitsluiting leiden. Inschrijvers dienen onder meer de door hen in het kader van de gunning overgelegde getuigschriften en documenten op verzoek van de Aanbestedende dienst toe te lichten of nader aan te vullen. De Aanbestedende dienst is niet verplicht interne (aanbestedings-)documenten zoals resultaten van evaluaties, adviezen aangaande kwalificatie en gunning aan Inschrijvers bekend te maken.

4.

Mededinging: De Inschrijver zal zich onthouden van gedragingen die de mededinging tussen Inschrijvers beperken. In het bijzonder zal de Inschrijver:  de Aanbestedende dienst niet belemmeren in zijn streven met een andere Inschrijver of een derde tot overeenstemming te komen over de gunning van de opdracht;  geen informatie over zijn Offerte of over het overleg met de Aanbestedende dienst uitwisselen met andere Inschrijvers of met derden.

Pagina 25 van 44

5. Selectiecriteria De verschillende Selectiecriteria die worden gehanteerd zijn onderverdeeld in drie typen: 1. Algemene Selectiecriteria; 2. Selectiecriteria met uitsluitend karakter; 3. Selectiecriteria met minimumeisen. Bovengenoemde onderverdeling is tevens de volgorde waarin Inschrijver wordt beoordeeld. Indien Inschrijver voldoet aan de criteria van het eerste tot en met het derde punt zal verder worden gegaan met de Gunningcriteria in hoofdstuk 6 op basis waarvan de rangorde van Inschrijvers bepaald zal worden. Per selectiecriterium wordt de volgende informatie gegeven:  uitleg van het criterium;  aan te leveren informatie c.q. verklaringen;  de vorm waarin en het betreffende tabbladnummer waarachter de informatie dient te worden aangeleverd. Indien Inschrijver de gegevens gevraagd in paragraaf 5.1 niet aanlevert, dan wel verkeert in de omstandigheden zoals genoemd in paragraaf 5.2, dan wel niet voldoet aan de minimumeisen gesteld in paragraaf 5.3 dan wel niet alle gevraagde verklaringen en informatie aanlevert bij zijn Offerte, betekent dit uitsluiting van deelname. 5.1 Algemene selectiecriteria Inschrijver dient de volgende algemene gegevens met betrekking tot zijn organisatie aan te leveren:  bedrijfsgegevens;  juridische bindingen;  bedrijfsprofiel. Bij het ontbreken van de onder paragraaf 5.1 gevraagde gegevens, wordt de Offerte niet in behandeling genomen. 5.1.1 Bedrijfsgegevens a.) b.) c.) d.) e.) f.)

Volledige naam van Inschrijver; Naam en functie contactpersoon; Adres inclusief vestigingsplaats en -land; Telefoon- en faxnummer(s) Inschrijver en contactpersoon; E-mail adres contactpersoon; Adres, alsmede telefoon- en eventueel faxnummer van de bedrijfslocatie(s) van waaruit de operationele aansturing zal plaatsvinden.

De gevraagde gegevens dienen te worden ingevuld op Model 1: Inschrijfformulier en achter tabblad 1 van zijn Offerte aan te leveren. 5.1.2 Juridische bindingen De Offerte bevat een volledige opgave van de juridische bindingen (met percentage van het belang) en verbanden met andere ondernemingen (waaronder eventueel dochter- en moederonderneming) en de aard hiervan.

Pagina 26 van 44

5.1.3 Bedrijfsprofiel a.) Onderneming-/organisatiestructuur (inclusief gegevens over eventuele relatie concern-/ holdingmaatschappij en deelnemingen in zelfstandige maatschappijen). Naast een schematische weergave dient een tekstuele toelichting te worden gegeven. b.) Organisatiestructuur van de betreffende bedrijfslocatie(s) van waaruit de operationele aansturing zal plaatsvinden (niet de onderneming). Naast een schematische weergave dient een tekstuele toelichting te worden gegeven. Indien het gevraagde onder punt b. gelijk is aan punt a. geeft u dit duidelijk aan en komt punt b. te vervallen. Inschrijver dient de bovenstaande gegevens achter tabblad 1 van zijn Offerte aan te leveren. 5.2 Selectiecriteria met uitsluitend karakter 5.2.1 Verplichte Uitsluitingsgronden Van deelneming wordt uitgesloten iedere Inschrijver waarop één of meerdere van de omstandigheden beschreven in artikel 2.86 van de Aanbestedingswet van toepassing zijn. 5.2.2 Overige Uitsluitingsgronden Van deelneming wordt verder uitgesloten iedere Inschrijver waarop één of meerdere van de omstandigheden beschreven in artikel 2.87 van de Aanbestedingswet van toepassing zijn. De volledige tekst is opgenomen in “Bijlage C: Verplichte en overige Uitsluitingsgronden”. Middels Model 2: Verklaring aanbestedingsvoorwaarden dient Inschrijver te verklaren dat geen van de onder paragrafen 5.2.1 en 5.2.2 vermelde situaties van toepassing zijn. 5.2.3 Inschrijving in het nationale beroeps-/handelsregister Inschrijver dient aan zijn Offerte een recente verklaring toe te voegen waaruit blijkt dat de onderneming, volgens de eisen die gelden in het land waarin de onderneming is gevestigd, is ingeschreven in het nationale beroeps- of handelsregister, dan wel een verklaring of attest onder ede te verstrekken, één en ander zoals bedoeld in artikel 2.89 van de aanbestedingswet. Binnen Nederland vervult een uittreksel van inschrijving bij de Kamer van Koophandel deze functie. De verklaring is rechtsgeldig ondertekend, geeft de huidige stand van zaken weer en mag op het moment van indienen van de Offerte niet ouder zijn dan twaalf maanden. De verklaring dient achter tabblad 1 van de Offerte te worden bijgevoegd. 5.3 Selectiecriteria met minimumeisen De Aanbestedende dienst stelt een aantal minimumeisen met betrekking tot de financiële draagkracht en technische of beroepsbekwaamheid van Inschrijver. 5.3.1

Financiële en economische draagkracht

Bewijs van verzekering voor bedrijfs- en beroepsaansprakelijkheid Inschrijver dient adequaat verzekerd te zijn voor bedrijfs- en beroepsaansprakelijkheid. Onder adequaat wordt verstaan dat Inschrijver voor minimaal €1.500.000,- per gebeurtenis is verzekerd.

Pagina 27 van 44

Indien de opdracht aan Inschrijver gegund wordt dient Inschrijver op verzoek van de Aanbestedende dienst bewijs te tonen van een adequate verzekering voor bedrijfs- en beroepsaansprakelijkheid. Hiertoe volstaat een kopie van de geldige verzekeringspolis. Dit bewijs mag op het moment van verstrekking niet ouder zijn dan twaalf maanden. Indien Inschrijver niet beschikt over een bewijs van adequate verzekering voor bedrijfs- en beroepsaansprakelijkheid ter hoogte van minimaal €1.500.000,- volstaat een door Inschrijver rechtsgeldig getekende verklaring dat het bedrag na gunning verhoogd zal worden tot het gevraagde bedrag. Deze verklaring dient ondertekend te worden door degene die Inschrijver rechtsgeldig kan en mag vertegenwoordigen. Inschrijver dient te verklaren dat hij adequaat verzekerd en financieel gezond is. Deze verklaring dient conform Model 2: Verklaring aanbestedingsvoorwaarden ingevuld en getekend te worden. De bijlage dient achter tabblad 2 van de Offerte te worden bijgevoegd. 5.3.2 Referenties Inschrijver dient over aantoonbare ervaring te beschikken door in het verleden vergelijkbare verrichte opdrachten, of onderdelen van opdrachten, te hebben uitgevoerd. Inschrijver dient drie referenties op te geven van uitgevoerde opdrachten, welke niet ouder zijn dan drie jaren gerekend vanaf de inschrijvingsdatum. De Inschrijver dient een lijst te overleggen met minimaal drie (3) referentieadressen, van vergelijkbare organisaties waarvoor in de afgelopen drie jaren gelijkwaardige opdrachten zijn verricht. Eisen aan referenties:  2 referenties binnen een regionaal opleidingscentrum (conform website: http://www.mboraad.nl)  1 referentie van een organisatie met een vergelijkbare financiële omvang (+ €250.000.000 omzet op jaarbasis)  Referentie is niet ouder dan 3 jaar gerekend vanaf de inschrijvingsdatum De hiervoor gevraagde gegevens dienen te worden vermeld op Model X: Standaardformulier referenties, waarbij volledige beantwoording van essentieel belang is. Incomplete beantwoording kan uitsluiting van dat referentieproject voor de beoordeling tot gevolg hebben. De getekende bijlage dient achter tabblad 3 van de Offerte worden gevoegd. Verder behoudt de Aanbestedende dienst zich het recht voor te informeren bij de opgegeven opdrachtgever(s), zonder tussenkomst van Inschrijver. Het is daarom aan te bevelen reeds in dit stadium aan de op te geven referenties door te geven dat mogelijk contact met hen wordt opgenomen. 5.3.3 Kwaliteitswaarborgsysteem Voor de Aanbestedende dienst weegt de kwaliteit en ook de klantgerichtheid van de organisatie van de uiteindelijke opdrachtnemer zwaar. Daarom worden hoge eisen gesteld aan de integrale kwaliteitszorg en borging. Inschrijver dient in Model 2: Verklaring aanbestedingsvoorwaarden te verklaren dat hij over een gedegen kwaliteitbewakingsregeling beschikt. De kwaliteitbewakingsregeling dient betrekking te hebben op de uitvoerende functie van Inschrijver. De ingevulde en getekende bijlage dient achter tabblad 2 van de Offerte te worden bijgevoegd.

Pagina 28 van 44

Indien de opdracht aan Inschrijver gegund wordt, dient Inschrijver op verzoek van de Aanbestedende dienst bewijs te tonen van een goede kwaliteitbewakingsregeling, zoals een ISO-9000 certificering. Dan wel een andere kwaliteitsbewakingsregeling die op de Europese normenreeksen op dit terrein zijn gebaseerd en die zijn gecertificeerd door instanties die voldoen aan de Europese normenreeks voor certificering of gelijkwaardige certificaten van in andere lidstaten van de Europese Unie gevestigde instanties. Dan wel andere bewijzen inzake gelijkwaardige maatregelen op het gebied van de kwaliteitsbewaking van ondernemers. 5.3.4 Vakbekwaamheid Inschrijver verklaart: voldoende vakbekwaam personeel in dienst te hebben met aantoonbare ervaring met Accountancy dienstverlening, zoals noodzakelijk voor deze opdracht. te beschikken over een geldig VCA certificaat (of gelijkwaardig) als optimale waarborging van veiligheid, gezondheid en milieu. Inschrijver dient in Model 2: Verklaring aanbestedingsvoorwaarden te verklaren dat hij voldoet aan boven gestelde eisen betreffende vakbekwaamheid. Deze verklaring dient conform ingevuld en getekend te worden. De getekende bijlage dient achter tabblad 2 van de Offerte te worden bijgevoegd. Indien de opdracht aan Inschrijver gegund wordt, dient Inschrijver op verzoek van de Aanbestedende dienst bewijs te tonen van haar vakbekwaamheid door het overleggen van kopieën van bewijs van lidmaatschap, certificeringen etc. Dan wel een beschrijving waarin Inschrijver aantoont over een minimaal gelijkwaardige vakbekwaamheid te beschikken.

Pagina 29 van 44

6. Gunningcriteria De verschillende Gunningcriteria die worden gehanteerd zijn onderverdeeld in twee typen: 1. Gunningcriteria met uitsluitend karakter (E-); 2. Gewogen Gunningcriteria (W-). Bovengenoemde onderverdeling is tevens de volgorde waarin Inschrijver wordt beoordeeld. Indien Inschrijver voldoet aan de criteria van het eerste punt zullen de criteria onder punt twee uiteindelijk de rangorde van Inschrijvers bepalen. Per Gunningcriterium wordt in paragraaf 6.1 en 6.2 en de bijbehorende bijlagen de volgende informatie gegeven:  uitleg van het criterium;  aan te leveren informatie c.q. verklaringen;  de vorm waarin en het betreffende tabbladnummer waarachter de informatie dient te worden aangeleverd. Indien Inschrijver niet voldoet aan de eisen gesteld in paragraaf 6.1 betekent dit uitsluiting van deelname. De gewogen Gunningcriteria zijn criteria waarvoor door Inschrijver punten zijn te behalen. Deze criteria bepalen uiteindelijk de rangorde van Inschrijvers. Het aantal punten dat bij een bepaald criterium is te behalen is weergegeven in hoofdstuk 7 van het aanbestedingsdocument. 6.1 Gunningcriteria met uitsluitend karakter Inschrijver dient te verklaren dat hij voldoet aan alle gestelde Gunningcriteria binnen paragraaf 6.1. Deze verklaring dient conform Model X: Gunningcriteria met uitsluitend karakter ingevuld en getekend te worden. De bijlage dient achter tabblad X van de Offerte te worden bijgevoegd. 6.1.1 Contract en inkoopvoorwaarden Inschrijver dient akkoord te gaan met het gestelde in de algemene inkoopvoorwaarden van de Aanbestedende dienst en de concept overeenkomst zoals opgenomen in “Bijlage D: Concept overeenkomst en Algemene Inkoopvoorwaarden”. Tijdens de vragen en inlichtingen ronde zoals beschreven in paragraaf 3.3 kunt u nog vragen en/of opmerkingen plaatsen met betrekking tot de inhoud van de algemene inkoopvoorwaarden en de concept overeenkomst. Wij verzoeken u in dat geval een alternatieve tekst aan te dragen. De door u aangedragen tekst zal door de Aanbestedende dienst worden bekeken en worden aangemerkt als een voorstel. De keuze of een artikel wordt overgenomen ligt in dat geval geheel bij de Aanbestedende dienst en zal in de Nota van Inlichtingen bekend worden gemaakt.

Pagina 30 van 44

6.1.2

Personele eisen

E-P-1

Opdrachtnemer versterkt bij gunning en voorafgaand aan de werkzaamheden, een overzicht van de in te zetten personeelsleden op de locaties van de Aanbestedende dienst, met vermelding van minimaal naam en achternaam.

E-P-2

Opdrachtnemer zet bij alle werkzaamheden en opdrachten personeel in waarmee een geldige arbeidsovereenkomst is gesloten.

E-P-3

Het door u in te zitten personeel op de locaties van de Aanbestedende dienst beschikt over een VOG-verklaring.

6.1.3

Producteisen eisen (certificerende functie)

E-CF-1

De Inschrijver dient gedurende het uit voeren van de opdracht binnen alle wettelijke en sectorspecifieke bepalingen te blijven(controleprotocol OCW)

E-CF-2

De accountantscontrole is gericht op de jaarrekeningen van de stichtingen van de Aanbestedende dienst en resulteren jaarlijks in de hiernavolgende producten:     

E-CF-3

6.1.4

Een accountantsverklaring over de getrouwheid van de jaarrekening(en); Een Assurance-rapport bij de bekostigingsgegevens voor OCW; Een managementletter naar aanleiding van de interim-controle; Een rapport van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole. Een Accountantsverslag.

De Inschrijver dient zijn offerte te baseren op de werkelijke situatie, kennisgenomen hebbende van de interne organisatie van de Aanbestedende en de vigerende interne controle alsmede de werking daarvan in de praktijk, en zijn offerte niet te baseren op een niet-bestaande veronderstelde situatie (‘perfecte aanlevering’). Accountant en samenstelling controleteam

E-AC-1

U werkt met een vast controleteam. De leden van het controleteam hebben ervaring met het uitvoeren van controles binnen grotere ROC’s / complexe organisaties. De kennis en deskundigheid van de medewerkers in het team sluiten goed aan op de bestuurlijke en management vraagstukken binnen de Aanbestedende dienst.

E-AC-2

De professionele onafhankelijkheid van de leden van het controleteam is gewaarborgd.

E-AC-3

De teamleden werken actief aan eigen deskundigheidsbevordering. De werkafspraken binnen het team en de rollen binnen het team zijn voor de Aanbestedende dienst duidelijk. U zorgt voor een goede match tussen ervaringsniveau van de medewerker en de uit te voeren werkzaamheden.

E-AC-4

De presentatie dient te worden gehouden door het Accountant team dat daadwerkelijk De dienstverlening zal verrichten bij de Aanbestedende dienst.

E-AC-5

Teammutaties worden zo veel als mogelijk is beperkt en indien noodzakelijk schriftelijk voorgelegd aan de Aanbestedende dienst. Pagina 31 van 44

6.1.5

Facturatie en administratie eisen

E-FA-1

Alle prijzen zijn inclusief BTW en zoveel mogelijk gespecificeerd.

E-FA-2

Bij meerwerk wordt onderscheid gemaakt in meerwerk voor de natuurlijke adviesfunctie en meerwerk voor de certificerende functie.

E-FA-3

Meerwerkopdrachten voor de natuurlijke adviesfunctie worden schriftelijk voorgelegd aan de Aanbestedende dienst geeft schriftelijk opdracht aan de Accountant.

E-FA-4

Meerwerk facturen waar geen schriftelijke opdracht voor is verstrekt door de Aanbestedende dienst worden niet betaalbaar gesteld. De Aanbestedende dienst geeft schriftelijk opdracht aan de Accountant.

E-FA-5

Meerwerkopdrachten voor de certificerende functie worden ook voorgelegd aan de Aanbestedende dienst.

E-FA-6

Opdrachtnemer stelt een vaste contactpersoon aan.

E-FA-7

Opdrachtnemer stelt zich pro-actief op en zal de voor de aanbestedende dienst relevante ontwikkelingen in de markt onder aandacht van de aanbestedende dienst brengen.

6.2 Gewogen Gunningcriteria Visie Accountant De Aanbestedende dienst heeft behoefte aan een Inschrijver die naast het uitvoeren van de opdracht binnen alle wettelijke en sectorspecifieke bepalingen (controleprotocol OCW) zich onderscheidt in zijn rol als sparringpartner, adviseur en tevens een klankbordfunctie kan vervullen voor de Raad van Bestuur, Directeur Financiën en Raad van Toezicht. De Aanbestedende dienst hecht veel waarde aan de visie van de Inschrijver op een aantal uiteenlopende financiële onderwerpen. Uit de visie blijkt in welke mate de Inschrijver in de contractfase instaat is gedegen advies te geven en adequaat in te spelen op actuele vraagstukken. Inschrijver dient enerzijds een visie aan te leveren op de ontwikkeling in de onderwijssector en de Accountancy branche en anderzijds een visie op transitie van de dienst financiën en de financiële functie van de Aanbestedende dienst. Inschrijver dient in zijn visies in ieder geval in te gaan op de volgende gunningvragen, waarbij per gunningvraag de maximaal te behalen score is aangegeven. Voor het visiedocument wordt een maximum gehanteerd van 4 enkelzijdig A4 per visie in een algemeen gangbare lettertype en grootte (exclusief eventuele bijlagen).

Pagina 32 van 44

6.2.1 Visie op de ontwikkeling in de onderwijssector en de Accountancy branche Beoordeling Visie op de ontwikkeling in de onderwijssector en de Accountancy branche Deel 1

Onderwerp Max. score 5 punten De Inschrijver dient een uiteenzetting te maken van zijn visie op de ontwikkelingen binnen de onderwijssector en de ontwikkelingen in de Accountancy branche en de toegevoegde waarde die Inschrijver hierin kan creëren voor de aanbestedende dienst. De Inschrijver dient zijn visie te beschrijven aan de hand van de volgende aspecten en ontwikkelingen:      

Ontwikkelingen binnen de onderwijssector Ontwikkelingen binnen accountancy branche Maatschappelijke ontwikkelingen Positie van de Aanbestedende dienst Continuïteit van de Aanbestedende dienst op middellange termijn Visie op de strategisch samenwerking ROC Flevoland en ROC van Amsterdam

. De Inschrijver wordt uitgedaagd op met praktijkvoorbeelden en best practicus zijn visie te ondersteunen. Maximale score: De beoordeling vindt plaats op de volgende sub criteria: 1.1.1



In welke mate geeft de visie blijk dat de inschrijver een toereikend en relevant extern netwerk, waardoor hij mede richting geeft aan actuele thema's in de sector op onder andere de gebieden intern toezicht, externe toezicht financiering, wet- en regelgeving, innovatie en effectieve bedrijfsvoering?

1,5

1.1.2



Op welke wijze speelt de visie op de strategische samenwerking ROC F en ROCvA in op ontwikkelingen in de onderwijssector en de maatschappij?

0,5

1.1.3



In welke mate blijkt uit de visie dat de Inschrijver in staat is vanuit zijn natuurlijke adviesfunctie bruikbare adviezen te geven op het gebied van Corporate Governance?

1,5

Pagina 33 van 44

Wegings factor

1.1.4



In welke mate speelt de visie adequate in en borgt het de continuïteit van de aanbestedende dienst op de middellange termijn?

1.1.5



In welke mate is de visie volledig en duidelijk?

0,5

1

6.2.2 Visie op dienst financiën en de financiële functie van de Aanbestedende dienst Beoordeling Visie op transitie dienst financiën en de financiële functie van de Aanbestedende dienst Deel 1

Onderwerp Max. score: 5 punten De Inschrijver dient een uiteenzetting te maken van zijn visie op de transitie van de dienst financiën en de financiële functie van de Aanbestedende dienst en de toegevoegde waarde die Inschrijver hierin kan creëren voor de aanbestedende dienst. De Inschrijver dient zijn visie te beschrijven aan de hand van de volgende aspecten en ontwikkelingen:     

Ontwikkelingen binnen de onderwijssector Transitie dienst financiën Vastgoed en huisvesting Aanbestedende dienst Structuur Aanbestedende dienst (centraal vs decentraal) Risicomanagement

De Inschrijver wordt uitgedaagd op met praktijkvoorbeelden en best practices zijn visie te ondersteunen. Maximale score: De beoordeling vindt plaats op de volgende subcriteria: 1.1.1



Op welke wijze speelt de visie op de structuur van de Aanbestedende (centraal vs decentraal) in op de ontwikkelingen in de onderwijs sector en de maatschappij?

1

1.1.2



In welke mate levert de inschrijver een toegevoegde waarde in de transitie van de dienst financiën?

1

1.1.3



In welke mate speelt de visie in op risicomanagement binnen de Aanbestedende dienst?

Pagina 34 van 44

1,5

Wegings factor

1.1.4



In welke mate blijk uit de visie dat de Inschrijver een toegevoegde waarde kan leveren bij de verbetering van de financiële functie van de Aanbestedende dienst?

0,5

1.1.5



In welke mate en sluit de visie op vastgoed en huisvesting aan op de huidige ontwikkelingen in de markt en kan de Accountant een adviesrol vervullen?

0,5

1.1.6



In welke mate is de visie volledig en duidelijk?

0,5

6.2.3 Plan van Aanpak Accountantscontrole en voortvloeiende managementletter Inschrijver dient een Plan van Aanpak op te nemen, waarin hij beschrijft op welke wijze hij invulling zal geven het proces van planning en controle en een voorbeeld/best practice van de managementletter. De Aanbestedende dienst heeft behoefte aan inzicht in de praktische invulling van de dienstverlening die de inschrijver vanaf het moment van definitieve gunning gedurende de looptijd van het contract uit zal leveren. Inschrijver dient in dit Plan van Aanpak en managementletter in ieder geval in te gaan op de volgende gunningvragen, waarbij per gunningvraag de maximaal te behalen score is aangegeven. Voor het Plan van Aanpak wordt per gunningvraag een maximum gehanteerd van 4 A4 enkelzijdig in een algemeen gangbare lettertype en grootte (exclusief eventuele bijlagen). Het Plan van Aanpak dient achter tabblad 4 van de Offerte te worden gevoegd.

Beoordeling Deel 1

Onderwerp Plan van Aanpak Accountantscontrole en voortvloeiende Max. score: 10 punten

managementletter In uw plan van aanpak beschrijft u het proces en de verschillende rollen en stakeholders binnen de aanbestedende dienst voorzien van taken en verantwoordelijkheden en de Rol die u als Inschrijver hierin speelt. De Aanbestedende dienst wil inzicht krijgen op welke wijze de inschrijver vorm geeft aan het gehele proces van Accountantscontrole tot managementletter tot natuurlijk advies functie. De Aanbestedende dienst heeft behoefte een nauwe samenwerking en continuïteit met de betreffende Accountant. Daarnaast zijn de competenties en het profiel van het team van de Accountant van belang, de Inschrijver dient dan ook de C.V.’s van het gehele team bij te voegen. Het project plan en de managementletter dient in ieder geval in te gaan op de volgende punten:  Communicatie en samenwerking  Gehele proces Accountantscontrole  Voorbeeld/best practice Managementletter

Pagina 35 van 44

  

Cv’s teamleden Beschrijving rollen en verantwoordelijkheden Natuurlijke adviesfunctie

De Inschrijver wordt uitgedaagd op met praktijkvoorbeelden en best practices zijn visie te ondersteunen. Maximale score:

Wegings factor

De beoordeling vindt plaats op de volgende subcriteria: 1.1.1



In welke mate de zijn de rapportages (managementletter, accountantsverslag en specifieke rapportages) helder, tothe-point en van voldoende kritisch niveau?

3

1.1.2



In welke mate is de ingediende C.V., ervaring en competenties van het Accountant team toereikend voor de complexe organisatie als de Aanbestedende dienst?

2

1.1.3



In welke mate geeft het Plan van aanpak blijk van een adequate en doelmatige communicatiestrategie en visie op de samenwerking met de stakeholders gedurende alle fases van de samenwerking?

1

1.1.4



In welke mate geeft het plan van aanpak blijk van voldoende kennis van de laatste ontwikkelingen op het gebied van externe verslaggeving, interne beheersing en IT en wordt proactief geadviseerd?

1

1.1.5



In welke mate is de controle aanpak afgestemd op de ontwikkelingsfase van de dienst financiën en de gehele organisatie van de Aanbestedende dienst?

1

1.1.6



In welke mate is het Plan van aanpak helder en duidelijk?

2

6.2.4 Presentatie Raad van Bestuur In principe worden de 3 overall beste Inschrijvers (combinatie van prijs en kwaliteit) uitgenodigd voor een bedrijfspresentatie. Inschrijvers die niet tot de drie beste aanbieders behoren worden niet uitgenodigd voor de productpresentatie omdat de kans dat zij door de presentatieresultaten op de eerste plaats eindigen nihil wordt geacht. Indien het punten verschil over de overige onderdelen dusdanig is dat één van de drie beste inschrijvers op geen enkele wijze meer als winnende inschrijver aangemerkt kan worden, zal deze eveneens niet worden uitgenodigd voor het houden van de presentatie.

Pagina 36 van 44

Indien het punten totaal dusdanig dicht bij elkaar zit dat een bedrijfspresentatie wel uit kan maken wie de winnaar wordt behoud de aanbestedende dienst zich het recht voor om maximaal 4 leveranciers uit te nodigen voor de presentatie. De presentatie zal plaatsvinden omstreeks 19 april 2013. Deze presentatie zal plaatsvinden op de locatie Fraijlemaborg 141, 1102 CV Amsterdam. Presentatiemateriaal (PC en Beamer) is ter plekke beschikbaar. Wij verzoeken u in uw presentatie het team van de Accountant voor te stellen, de praktijkcase te behandelen en uw visies verder mondeling toe te lichten. De mondelinge presentatie van de visie documenten wordt beoordeeld op dezelfde elementen als de schriftelijke visiedocumenten. De beoordelaars hebben hierbij de mogelijkheid vragen te stellen betreffende de ontvangen informatie teneinde een helderder beeld te krijgen van de geboden dienstverlening. Naast de visie documenten genoemd in paragraaf 6.2.1. en 6.2.2 en de praktijkcase zal ook beoordeeld worden op de algemene indruk die het projectteam achterlaat: - komt het projectteam betrouwbaar over; - geeft projectteam adequaat antwoord op gestelde vragen; - handelt projectteam ook in het belang van de Aanbestedende dienst (Organisatiesensitiviteit); - kritisch; - Senioriteit en natuurlijk overwicht; - is de samenwerking en afstemming binnen het Accountant team goed geborgd; - Verbale communicatie; - Non verbale communicatie; Per inschrijver is maximaal 45 minuten tijd beschikbaar welke als volgt zal worden ingedeeld: 5 minuten: opzetten en introductie 30 minuten: presentatie 10 minuten: vragenronde De presentatie dient te worden gehouden door het Accountant team dat daadwerkelijk de dienstverlening zal verrichten bij de Aanbestedende dienst. 6.2.5 Praktijk case De Aanbestedende dienst heeft behoefte aan een Accountant team dat kan inspelen op onverwachtse ontwikkelingen en juist dan zijn rol als adviseur en klankboord kan pakken. Daarnaast is de samenwerking in het team ook een belangrijk criteria. Om dit op de juiste manier te beoordelen verstrekt de Aanbestedende dienst voor aanvang van de presentatie een praktijkcase waar de Inschrijver op in dient te spelen tijdens de presentatie. Iedere inschrijver krijgt een uur voor aanvang van de presentatie de praktijkcase aangereikt en een project ruimte tot hun beschikking. 6.3 Honorarium en tarieven Om inzicht te krijgen in de te verwachten kosten en om vergelijking mogelijk te maken wenst de Aanbestedende dienst een opgave van wat de gespecificeerde diensten bij Inschrijver zou gaan kosten. In de totaalprijs – inclusief BTW – dienen alle kosten te zijn opgenomen die verband houden met de volledige uitvoering van de opdracht.

Pagina 37 van 44

De tarieven dienen in het model 4: Calculatieblad te worden opgeven. Het tarievenblad is opgedeeld in 2 categorieën, de op te leveren producten op basis van het verrichten van de dienstverlening zoals omschreven in paragraaf 2.2 en uurtarieven voor bijzondere controle opdrachten, meerwerk en additionele advieswerkzaamheden. Op te leveren producten De producten voortvloeiende uit de onder paragraaf 2.2 beschreven dienstverlening: 1. Een accountantsverklaring over de getrouwheid van de jaarrekening(en); 2. Een Assurance-rapport bij de bekostigingsgegevens voor OCW; 3. Een managementletter naar aanleiding van de interim-controle; 4. Een rapport van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole. 5. Een Accountantsverslag. Uurtarief bijzondere controle opdrachten Uurtarief bijzondere controle opdrachten – Controle opdrachten en accountantsverklaringen voor specifieke subsidieprojecten. Uurtarief meerwerk Uurtarief meerwerk - merk werkzaamheden welke voortvloeien uit en ter ondersteuning zijn van de hierboven genoemde op te leveren producten. Uurtarief additionele advieswerkzaamheden Uurtarief Additionele advies werkzaamheden - Advieswerkheden welke niet binnen de onderhavige aanbesteding vallen. Meer werkkosten, bijzondere controle opdrachten en Additionele advieswerkzaamheden dienen goed onderbouwt vooraf schriftelijk ter goedkeuring aan de Aanbestedende dienst worden aangeboden. Behoudens gevallen waarin het meerwerk voortvloeit uit wet- of regelgeving. Op basis van de verwachte inzet aantal uren zoals hieronder beschreven, worden de opgegeven tarieven plus de op te leveren producten omgerekend naar het inschrijfbedrag. Het inschrijfbedrag wordt conform de beoordelingmethodiek zoals omschreven onder paragraaf 7.3 omgerekend naar een puntentotaal. De verwachte inzet aantal uren is indicatief en worden gehanteerd om een weging tussen de uurtarieven en de op te leveren producten te creëren. Aan de genoemde aantallen kunnen geen rechten ontleend worden. Verwachte inzet aantal uren Functie

Uren

Uur tarief

Uurtarief bijzondere controleopdrachten (Subsidieverklaringen)

280

…………………

Uurtarief meerwerk (aan te leveren producenten)

245

…………………

Uurtarief additionele werkzaamheden (los staande opdrachten)

100

…………………

Pagina 38 van 44

Houdt bij het invullen van het Calculatieblad rekening met het feit dat de Aanbestedende dienst rekent met een inschrijfprijs INCLUSIEF BTW. Verder dienen alle bedragen gebaseerd te zijn op een ALL-IN tarief. Dit betekent dat alle overige kosten in de genoemde tarieven zijn opgenomen. De Aanbestedende dienst wenst op de facturen geen extra kostenposten tegen te komen. Acceptabele financiële bovengrens en ondergrens op te leveren producten Gezien de aard van de gevraagde dienstverlening wenst de Aanbestedende dienst realistische inschrijvingen te ontvangen. De Aanbestedende dienst wil voorkomen dat partijen dusdanig laag inschrijven, teneinde als economisch meest voordelige inschrijving uit de bus te komen, dat uiteindelijk de kwaliteit van de dienstverlening gevaar loopt. Daarom heeft de Aanbestedende dienst een “Acceptabele ondergrens” voor de op te leveren producten vastgesteld. Deze ondergrens is vastgesteld op €150.000,voor het totale pakket van de dienstverlening. Tevens heeft de Aanbestedende dienst een “Acceptabele bovengrens” vastgesteld op €325.000,-. Binnen dit “Geaccepteerde gebied” zullen de Inschrijvingen evenredig beoordeeld worden. Inschrijvingen boven of onder dit “Geaccepteerde gebied” niet in behandeling genomen en terzijde gelegd. 6.4 Klik-gesprek audit commissie De 2 overall beste Inschrijvers (combinatie van prijs en kwaliteit) worden uitgenodigd voor een Klikgesprek. Inschrijvers die niet tot de twee beste aanbieders behoren worden niet uitgenodigd voor het Klikgesprek. Het Klik-gesprek met de audit commissie staat op zichzelf, wel krijgt de inschrijver met het hoogste puntenaantal uit de eerste fases (combinatie van prijs, presentatie en kwaliteit) een voorsprong van 25 punten van het aantal van 100 te vergeven punten. De presentatie zal plaatsvinden omstreeks 7 mei 2013. Deze presentatie zal plaatsvinden op de locatie Fraijlemaborg 141, 1102 CV Amsterdam. Presentatiemateriaal (PC en Beamer) is ter plekke beschikbaar. Wij verzoeken u in het Klik-gesprek het team van de Accountant voor te stellen en uw visies verder mondeling toe te lichten. De mondelinge presentatie van de visie documenten wordt beoordeeld op dezelfde elementen als de schriftelijke visiedocumenten. De audit commissie heeft hierbij de mogelijkheid vragen te stellen betreffende de ontvangen informatie teneinde een helderder beeld te krijgen van de geboden dienstverlening. Naast de visies genoemd in paragraaf 6.2.1. en 6.2.2 zal ook beoordeeld worden op de algemene indruk die het projectteam achterlaat: - komt het projectteam betrouwbaar over; - geeft projectteam adequaat antwoord op gestelde vragen; - handelt projectteam ook in het belang van de Aanbestedende dienst (Organisatiesensitiviteit); - kritisch; - Senioriteit en natuurlijk overwicht; - is de samenwerking en afstemming binnen het Accountant team goed geborgd; - Verbale communicatie; - Non verbale communicatie; Per inschrijver is maximaal 45 minuten tijd beschikbaar welke als volgt zal worden ingedeeld:

Pagina 39 van 44

Het Klik-gesprek dient te worden gevoerd door het Accountant team dat daadwerkelijk de dienstverlening zal verrichten bij de Aanbestedende dienst.

Pagina 40 van 44

7. Beoordeling De Inschrijver dient alle in deze Offerteaanvraag gevraagde gegevens juist en volledig op te nemen in zijn Offerte. Alle te verstrekken gegevens (tenzij anders vermeld) dienen uitsluitend betrekking te hebben op de onderneming (i.c. vestiging, dochter- of werkmaatschappij) die zich aanmeldt en die als beoogd opdrachtnemer optreedt. Verstrekte gegevens die betrekking hebben op zuster- of moederondernemingen worden in de beoordeling niet meegenomen, tenzij duidelijk is aangegeven en aannemelijk is gemaakt dat de Inschrijver werkelijk kan beschikken over de betreffende financiële en economische middelen en/of technische en organisatorische bekwaamheid.

7.1 Gunningcriteria De gunning zal plaatsvinden op basis van de “economisch meest voordelige inschrijving” (EMVI). Ter bepaling van de EMVI zijn een aantal criteria gedefinieerd. Per criterium is de weging weergegeven. In totaal worden er per fase 100 punten toebedeeld. 7.1.1 Eerste fase van de beoordeling De eerste fase leidt uiteindelijk tot de selectie van 2 Inschrijvers welke zich mogen presenteren in het Klik-gesprek met de audit commissie. Tabel 1: Gunningscriteria eerste fase Hoofdcriterium Kwaliteit Deel 1

Subgunningscriteria kwaliteit Schriftelijk aanbieding

Maximale score: 30

1.1

Visie op de ontwikkeling in de onderwijssector en de Accountancy branche

5 punten

1.2

Visie op transitie dienst financiën en de financiële functie van de Aanbestedende dienst

5 punten

1.3

Plan van Aanpak Accountantscontrole en voortvloeiende managementletter

10 punten

Deel 2

Subgunningscriteria kwaliteit Presentatie

Maximale score: 35

2.1

Visies Accountant

11 punten

2.2

Praktijk case

10 punten

2.3

Algemene indruk

14 punten

Deel 3

Hoofdcriterium honorarium

3.1

Op te leveren producten

3.2

Uurtarieven

Maximale score: 35

Totaal

100 punten

Pagina 41 van 44

7.1.2 Tweede fase van de beoordeling De tweede fase van de beoordeling leidt tot de selectie van de Inschrijver welke de opdracht Accountants gegund krijgt. De behaalde punten uit de eerste fase komen te vervallen, echter in de tweede fase krijgt de inschrijver met het hoogste puntenaantal uit de eerste fase de beschikking over een voorsprong Tabel 2: Gunningscriteria beoordeling tweede fase Deel 1

Klik-gesprek Audit commissie

Maximale score:

1.1

Toegevoegde waarde eerste fase

25

1.2

Visies Accountant

25

1.3

Algemene indruk

50

Totaal

100 punten

(toegevoegde waarde) van 25 punten van het aantal van de 100 te vergeven punten.

7.2 Beoordeling kwalitatieve Gunningcriteria De beoordelaars bepalen afzonderlijk de ranglijst van de Inschrijvers op de verschillende subcriteria en de algemene indruk in de presentatie en het Klik-gesprek. Iedere beoordelaar maakt bijvoorbeeld een top 5 (bij 5 Inschrijvers) per kwaliteitscriterium en algemene indruk van de presentatie en het Klik-gesprek. Deze ranglijsten worden vervolgens samengevoegd zodat er per kwaliteitscriterium en algemene indruk 1 ranglijst ontstaat waarop de scores worden bepaald. De Inschrijver met de beste gemiddelde beoordeling is nummer 1 op de samengevoegde ranglijst, de Inschrijver met de tweede beste gemiddelde beoordeling is nummer 2 op de samengevoegde ranglijst, enzovoorts. Bij vijf inschrijvers h aalt de nummer. 1 100%, de nummer 2 75%, de nummer drie 50%, de nummer vier 25% en de nummer vijf 0% van het maximaal aantal te behalen punten per vraag. Bij vier inschrijvers haalt nummer. 1 100% , de nummer 2 66,66%, de nummer 3 33,33% en de nummer 4 0 % van het maximaal aantal te behalen punten per vraag Bij drie inschrijvers haalt de nummer. 1 100%, de nummer 2 50%, de nummer drie 0% van het maximaal aantal te behalen punten per vraag. Bij twee inschrijvers haalt de nummer 100% en de nummer 2 0% van het maximaal aantal te behalen punten per vraag Inschrijvers met een gelijke gemiddelde beoordeling op één vraag komen op de zelfde positie op de samengevoegde ranglijst en krijgen op die vraag evenveel punten.

Pagina 42 van 44

7.3 Honorarium en tarieven De procesbegeleider zonder stemrecht stelt vast wat de maximale score voor het onderdeel honorarium bedraagt. Iedere Inschrijver kan maximaal 35 punten verdienen met de ingeleverde totale inschrijfbedrag Aanbieding. In de puntentelling ontvangt de Inschrijver met de laagste Inschrijving, 35 punten. Voor de overige Inschrijvingen wordt het bepaalde puntenaantal als volgt berekend:

1. De puntenscores worden afgerond op twee decimalen. 2. De puntenscores kan niet negatief eindigen

7.4 Beoordeling toegevoegde waarde eerste fase De gunning van de opdracht accountants is verdeeld in 2 fases. De eerste fase bestaat uit deel 1 Schriftelijk aanbieding, deel 2 Presentatie Raad van Bestuur en deel 3 Honorarium. De derde fase bestaat uit het Klik-gesprek met de audit commissie. De behaalde punten uit de eerste fase komen te vervallen, echter in de tweede fase krijgt de inschrijver met het hoogste puntenaantal uit de eerste fase de beschikking over een voorsprong (toegevoegde waarde) van 25 punten van het aantal van 100 te vergeven punten.

Pagina 43 van 44

8. Bijlage

Bijlage A

Controlelijst

Bijlage B

Modellen Model 1 Model 2 Model 3 Model 4 Model 5 Model 6

Inschrijfformulier Verklaring aanbestedingsvoorwaarden Standaardformulier referenties Nota van inlichtingen Verklaring Gunningcriteria met uitsluitend karakter Calculatieblad

Bijlage C

Verplichte en overige Uitsluitingsgronden

Bijlage D

Concept overeenkomst en Inkoopvoorwaarden ROC versie maart 2010

Bijlage E

Jaarplan interne controle 2013

Pagina 44 van 44