VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN
KANDIDAATSTELLINGSFORMULIER BESTE PRAKTIJKEN 2012-‐2013 Proficiat! De visitatiecommissie stelde bij de prestatiebeoordeling van uw SHM in 2012 of 2013 een goede praktijk vast. Met dit formulier kan u zich kandidaat stellen voor de Prijs voor de Beste Praktijk 2012-‐2013. Indien de visitatiecommissie meer dan één goede praktijk bij uw maatschappij vaststelde, kan u zich meerdere keren kandidaat stellen (één formulier per goede praktijk). De bedoeling van dit formulier is dat de jury (en later de woonactoren en andere geïnteresseerden) een goed zicht krijgen op, en aan de slag kunnen met, de goede praktijk, zonder dat ze daarvoor het visitatierapport moeten lezen. Wees daarom zo specifiek en concreet mogelijk. Hou ook rekening met contextfactoren die u van belang vindt om tot deze goede praktijk te komen. Enkel op basis van de gegevens op dit formulier zal de jury goede praktijken nomineren voor de Beste Praktijk Prijs 2012-‐2013. De gegevens die u in dit formulier invult, worden digitaal verwerkt. Daarom vragen wij u om dit document in Word-‐formaat op te sturen naar
[email protected]. Indien u wenst, kan u ook een bijlage toevoegen die uw kandidaatstelling ondersteunt (foto, analyse, voorbeelddocument, …). Uw kandidaatstelling dient u uiterlijk op 15 december 2013 op te sturen. Definitie Een goede praktijk is een werkwijze die aantoonbaar resultaat heeft opgeleverd en die in een bepaalde context een zeer effectieve en efficiënte aanpak is gebleken en daarom als een voorbeeld onder de aandacht van de SHM’s en andere woonactoren wordt gebracht. Uw gegevens Naam SHM Nieuw Dak Maatschappelijke zetel Genk Contactpersoon Myriam Indenkleef +32 89 62 90 20 Telefoon E-‐mailadres
[email protected] Visitatierapport van 26 augustus 2013 Uw goede praktijk zoals opgenomen in het visitatierapport De ondersteuning die Nieuw Dak biedt bij noodzakelijke verhuisbewegingen: Huurders krijgen een uitgebreide ondersteuning bij noodzakelijke verhuisbewegingen naar aanleiding van renovaties. Er wordt vooraf een traject van begeleiding doorlopen met de dienst Wijk-‐ en Bewonerszaken en een tijd voor de verhuis stelt Nieuw Dak een meubelcontainer ter beschikking; op dat moment krijgen huurders ook de sleutel van de bemeubelde wisselwoning. De huurders genieten ook gratis verbruik van water, gas en elektriciteit in de wisselwoning (4 à 5 maanden). Voor de verhuis zelf is er geen tussenkomst voorzien. Na renovatie hebben de huurders 3 weken de tijd om terug te keren naar de instapklare woning. Ze krijgen ook een eenmalige tegemoetkoming van 100 euro. Mensen die hun woning moeten afstaan om daar een wisselwoning in onder te brengen voor grote renovatieoperaties in de buurt, krijgen een ruime verhuisondersteuning. (OD. 4.4) Eventuele aanvullingen door de visitatiecommissie Duid aan voor welke prijs u zich kandidaat stelt met deze goede praktijk: 1
VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN Beste Praktijk Prijs 2012-‐2013 op het vlak van beschikbaarheid van woningen Beste Praktijk Prijs 2012-‐2013 op het vlak van kwaliteit van woningen en woonomgeving Beste Praktijk Prijs 2012-‐2013 op het vlak van betaalbaarheid Beste Praktijk Prijs 2012-‐2013 op het vlak van sociaal beleid Beste Praktijk Prijs 2012-‐2013 op het vlak van interne werking en financiële leefbaarheid Beste Praktijk Prijs 2012-‐2013 op het vlak van klantvriendelijkheid
x x
Hoe zou u zelf het aantoonbaar resultaat van uw praktijk omschrijven? Om te kunnen starten met een grootschalige renovatie (71 identieke appartementsgebouwen van 9 woongelegenheden = 639 woongelegenheden) was het noodzakelijk om wisselwoningen te voorzien. Hiervoor zijn 4 van de 71 appartementsgebouwen ofwel 36 woongelegenheden vrijgemaakt. We verhuisden de 36 gezinnen van de betreffende woongelegenheden definitief naar een andere woning naar keuze. Dit gebeurde doorheen een proces met verschillende huurdersbijeenkomsten en veel individuele huisbezoeken. Nieuw Dak koos ervoor om geen geldsom te voorzien voor de huurders; Nieuw Dak koos ervoor om de nodige investeringen die een verhuis met zich meebrengen begeleid te ondersteunen en te vergoeden. Nieuw Dak kwam tussen in de verhuiskosten, verf-‐ en behangwerk, aankoop van gordijnen, bijkomende eenmalige kosten omwille van de verplichte verhuis (omzetten kabel-‐TV, post, internet, …). Deze doorgedreven vorm van ondersteuning leidde tot een hoge tevredenheid van de betrokken huurders. Een aantal huurders waren tevreden omdat ze reeds kandidaat-‐huurders waren en nu een versnelde toewijzing kregen omwille van definitieve herhuisvesting bij renovatie. Anderen wilden absoluut niet verhuizen, maar dankzij de intensieve begeleiding / oplossingen zoeken op maat /informatie is uiteindelijk toch iedereen tevreden verhuisd. Om de continuïteit van de renovatie te garanderen, moeten huurders van wie hun appartement gerenoveerd wordt, tijdelijk naar een wisselwoning verhuizen. Tijdelijk verhuizen betekent voor de huurder “overlast”. Om deze overlast tot een minimum te beperken, biedt Nieuw Dak bemeubelde wisselwoningen aan. Dit houdt in : een instapbaar appartement voorzien van nieuw verf-‐ of behangwerk, meubels, grote elektrische toestellen, aansluiting van kabel-‐TV, mogelijkheid om aan te sluiten op een collectief schotelantenne-‐systeem, … Daarnaast biedt Nieuw Dak nog een meubelcontainer en verhuisbegeleiding aan om alles vlot te laten verlopen. Het is van cruciaal belang voor het verloop van de renovatie dat de huurders hun woning tijdig verlaten. Daarom is communicatie hierover op voorhand, tijdens voorbereidingen en tijdens renovatie zeer belangrijk. In plaats van huurders te compenseren met een geldsom kozen we om : • een aantal kosten, die een verhuis met zich meebrengt, over te nemen. Zo voorziet Nieuw Dak een instapklare, gemeubelde wisselwoning en betaalt Nieuw Dak de nutsvoorzieningen van de wisselwoningen voor de duur van de renovatie. De huurder blijft wel een voorschot betalen op zijn eigen adres, waardoor hij door een afwezigheid van 4 à 5 maanden op het einde van het jaar een behoorlijk deel van zijn voorschot terugkrijgt. • een aantal ongemakken die een verhuis met zich meebrengt, over te nemen. De gemeubelde woning en container geven huurders de kans om met een minimum aan ‘verhuis’ toch comfortabel te kunnen wonen tijdens de renovatieperiode. De verhuisbegeleiding bestaat uit een administratieve en morele ondersteuning van de huurder in de vorm van o.a. het omzetten van telefoon en internet, het verwittigen van de post, op zoek gaan naar goedkope verhuishulp. 2
VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN Nieuw Dak stelde een verhuisbegeleider aan. Deze verhuisbegeleider en de maatschappelijk werker fungeren als het aanspreekpunt / informatiebron voor de huurders die gevat worden door de renovatie. De verschillende situaties waar huurders zich in bevinden, vragen vaak maatwerk in het aanbieden van oplossingen voor hun praktische problemen of vragen. Doordat de verhuisbegeleider en de maatschappelijk werker hier een complementair duo vormen, kunnen we zowel zeer praktische vragen als ingewikkelde persoonlijke situaties opvolgen en samen met de huurder vasthouden. Huurders kunnen met hun vragen steeds bij één van de twee medewerkers terecht waardoor onrust of verkeerde info naar andere huurders wordt geminimaliseerd. Welke concrete acties hebben tot dit resultaat geleid? Een dergelijke grootschalige renovatie was nieuw voor onze organisatie. De ervaring uit voorbije renovaties van woningen leerde ons dat zowel interne als externe communicatie van belang was voor een vlot verloop. In eerste instantie was een intern overleg met de verschillende betrokken diensten cruciaal. De betrokken diensten zijn: • Dienst Verhuur, die oa verantwoordelijk is voor de toewijzingen bij de definitieve herhuisvesting • Dienst Onderhoud-‐ en Herstellingen, die oa verantwoordelijk is voor het kwaliteitsvol in orde brengen van de woningen bij de definitieve herhuisvesting en in het kwaliteitsvol in orde brengen van de wisselwoningen • Dienst Projecten, die oa verantwoordelijk is voor de besprekingen met het ontwerpteam en aannemer en de opvolging van de renovatiewerken op technisch vlak • Dienst Wijk-‐ en Bewonerszaken, die oa verantwoordelijk is voor de communicatie met de huurders en de betrokken wijkpartners. Om extern duidelijk te communiceren was het van belang om de aanpak intern grondig voor te bereiden en de neuzen in dezelfde richting te krijgen. Iedere dienst heeft zijn vanuit zijn expertise een grote steen bijgedragen aan het uiteindelijke resultaat. Het intern overleg leidde tot een duidelijk kader waarbij zowel de betrokkenheid van de medewerkers, de huurders, de wijkpartners en het ontwerpteam centraal stonden. Dit kader resulteert in de volgende acties: • Een duidelijke communicatie en ondersteuning voor de huurders die definitief moeten verhuizen voor het beschikbaar maken van de wisselwoningen; • Een duidelijk, participatief proces met alle stakeholders en voornamelijk de huurders in aanloop van de renovatie; • Een voorontwerp dat is voorgelegd aan en besproken met de huurders en betrokken wijkpartners; • Enkele kijkdagen in een proefwoning met ondersteuning van een stuurgroep van huurders en een kijkdag in een gerenoveerd appartement; • De organisatie van de definitieve herhuisvesting (volledig in orde brengen van de nieuwe huisvesting, organisatie van de verhuisbeweging, administratieve ondersteuning, …); • De uitwerking van een draaiboek voor de communicatie met de huurders rond het verhuizen voor de renovatie en de concrete procedures, waaronder: o Een algemene infovergadering voor de huurders, per werf: § Uitleg over de totaal renovatie: technische uitleg bij de werken, plannen en beeldmateriaal 3
VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN Volgorde van de werf: “wanneer ben ik aan de beurt?” Uitleg over praktische aanpak en verloop verhuis: meubelcontainers, wisselwoningen, brievenbussen, in-‐ en uithuizen, nutsvoorzieningen, … o Een blokvergadering op appartementsniveau 1 maand voor de start van de verhuis: § concrete afspraken maken over de ingebruikname van de meubelcontainers § de verhuismodaliteiten § concrete data afspreken voor het overhandigen en afgeven van de sleutels § Polsen naar de verhuismogelijkheden en eventueel afspraken maken om gezamenlijk te verhuizen / dingen individueel te bekijken § Contactgegevens van huurders en andere contactpersonen/eventuele hulpverleners verzamelen § Infofiches overlopen met praktische informatie rond de verhuisbeweging en duidelijke contactgegevens van de verhuisbegeleider en de maatschappelijk werker. o Een blokvergadering op appartementsniveau 1 maand voor de renovatiewerken zijn afgerond in hun appartement: § Stand van zaken werken § Gascontracten + gevolg als gascontract niet tijdig is afgesloten § Inhuizen eigen woningen vastleggen § Uitleggen wat TD komt doen: stekker elektrisch vuur veranderen, sokkels plaatsen, gat dampkap maken + installeren, ev. gat voor afwasmachine. § Meubelcontainers moeten ten laatste ….. leeg zijn. § Uithuizen wisselwoningen vastleggen Het uitgebreid draaiboek maakt het mogelijk om op een efficiënte manier te blijven werken rekening houdend met de contextfactoren. Als bijlage vindt u het draaiboek terug. Bovenstaande acties kwamen tot stand door een voortdurende interne communicatie en afstemming. De wisselwerking tussen de dienst Projecten (communicatie met ontwerpteam en aannemer) en de dienst Wijk-‐ en Bewonerszaken (communicatie met huurders en externe partners) zijn van cruciaal belang voor de continuïteit van de renovatiewerken. § §
Op welke manier hebt u beslist om deze acties te ondernemen en waarom? (Hoe is deze goede praktijk tot stand gekomen? Was dit ingevolge een specifieke beslissing of op andere wijze?)
Bij de opstart waren we ons als organisatie er van bewust dat dit grootschalig renovatieproject, dat over meer dan 10 jaar loopt, een grote impact zou hebben voor zowel de interne werking als voor de huurders. Vandaar dat op verschillende vlakken acties ondernomen zijn: • Impact voor de interne werking: o De werfleider wordt een projectleider , die oog heeft voor de meer integrale aanpak van de renovatiewerf, waarbij onder andere aandacht is voor de voortgangscontrole en afstemming met de verschillende diensten; o Het creëren van een nieuwe functie ‘verhuisbegeleider’ om de snelle verhuisbeweging en de ondersteuning van de huurders te faciliteren. Dit takenpakket konden we niet volledig toevoegen aan het takenpakket van de maatschappelijk werker die actief was in de wijk. • Impact voor de huurders: o De renovatie leidt onder andere tot een nieuwe inrichting van het appartement. Om tot een gedragen ontwerp te komen is inspraak en participatie belangrijk; o De verhuisbewegingen brengen voor de huurders ‘overlast’ met zich mee op 4
VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN vlak van de gehele verhuisorganisatie. Om deze ‘overlast’ tot een minimum te beperken is er voor gekozen om de verhuisbewegingen voor de huurders zo ‘makkelijk’ mogelijk te maken door aandacht te hebben voor: § Administratieve en ‘morele’ ondersteuning en begeleiding bij de verhuis; § De wisselwoningen in orde te brengen zodat een minimale verhuis van persoonlijke spullen voldoende is om comfortabel te wonen; § Het stockeren van meubels in meubelcontainers vlakbij het appartement (max. 20 meter) wat de verhuisoperatie beperkt. Aangezien het vlot verloop van de verhuisbewegingen erg cruciaal is in de voortgang van het proces, is voor de bovenstaande acties gekozen. Worden inzet en resultaat regelmatig in beeld gebracht of vergeleken met andere mogelijkheden? (Op welke manier beoordeelt u zelf de effectiviteit en efficiëntie van deze praktijk?) Deze grootschalige renovatie is gestart in 2006. Doorheen de tijd zijn de verschillende acties regelmatig geëvalueerd en bijgestuurd. Op communicatief vlak De communicatie is steeds verder uitgebouwd en verfijnd en is afhankelijk van verschillende factoren: • Waar bevindt zich het proces van de renovatiewerken (de aanvang van de eerste renovatiewerken, nadat een aantal appartementsgebouwen al gerenoveerd zijn, start van een nieuwe fase, …) • De ligging van de appartementsgebouwen (geografisch is de wijk gesplitst door één straat. We merken dat ‘de andere kant van de straat’ niet op dezelfde manier betrokken zijn bij de renovatiewerken) • De goede werking van de renovatiewerken (oa afhankelijk van de aannemer) • De feedback van externe partners (huurderssyndicaat, huurderscomité, buurtopbouwwerk, …) speelt een rol waarop we de communicatie voeren. Onze partners staan dagdagelijks met hun voeten tussen de huurders (of zijn zelf huurder). We spelen in op hun ervaringen om bijvoorbeeld tijdelijk intensiever te communiceren of extra aandacht te hebben voor bepaalde onderwerpen binnen het renovatieproces. De gevoerde communicatie is uiteraard afhankelijk van het tijdstip in het renovatieproces. Hiermee vloeien we over van ‘algemene informatie’ voor een grote groep van huurders, over ‘verfijnde informatie’ voor één appartementsgebouw tot ‘individuele ondersteuning’ van de individuele huurder op het moment van de renovatie. Op vlak van efficiënt werken en effectiviteit hebben we aandacht gehad voor: • De personeelsinzet in het algemeen en tijdens de info-‐vergaderingen/-‐momenten; • De grootte van de groep huurders die we betrekken; • De methode van informeren : meer duidelijke en praktische infofiches op maat. Op die manier merken we de huurders niet steeds moeten ‘pamperen’ en achterna lopen om bepaalde zaken in orde te maken. Deze infofiches zorgen voor een grotere zelfverantwoordelijkheid en zelfredzaamheid van de huurders; • Steeds verder aanpassen en verfijnen van de communicatie met de partners. 5
VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN Op organisatorisch vlak (verhuisondersteuning) De verhuisondersteuning is in de loop van de tijd steeds mee geëvolueerd. Verschillende factoren zijn van invloed geweest : • De meubelcontainers waren in eerste instantie niet geïsoleerd en voorzien van zoutblokken voor het vocht te ontnemen. Na bepaalde ervaringen zijn de meubelcontainers geïsoleerd en staan de huurders in voor het voorzien van zoutblokken die ze van ons krijgen; • De invloed van de werking van de aannemer heeft parten gespeeld bij de verhuisbewegingen. Hierbij was een verhoogde aandacht noodzakelijk voor regelmatige up-‐to-‐date communicatie over het verloop van de renovatiewerken en de afwerkingsgraad; • Het bijhouden van opmerkingen van huurders over de renovatiewerken heeft geleid tot bepaalde aanpassingen in het ontwerp van de volgende fases; wat tot een grotere tevredenheid bij de huurders heeft geleid; • Het uitbreiden van het netwerk voor verhuishulp (van 1 organisatie naar 3 mogelijke organisaties); • Het digitaliseren van de plaatsbeschrijvingen leidde tot meer duidelijkheid en efficiënter werken; • Meer aandacht voor het geven van informatie over de vernieuwde technieken (regenwaterrecuperatie, verwarming, verluchting, …) Op financieel vlak Door de acties op vlak van communicatie en organisatie regelmatig te evalueren en bij te sturen komen we tot een efficiëntere inzet van de medewerkers. Het gevolg is dat we onze werking beter afstemmen met niet altijd evenveel personeelsinzet, maar waarbij de huurders wel optimaal geïnformeerd blijven. Onder invloed van het huurderssyndicaat en het buurtwerk hebben we een evaluatie gehouden op vlak van de ‘financiële’ verhuisondersteuning. De vraag van deze partners was om een hogere verhuisvergoeding te voorzien in plaats van de verhuisondersteuning. De evaluatie leert dat het financieel voordeel voor de huurder groter is zonder financiële verhuisondersteuning én dat tegelijk de continuïteit van de renovatiewerken gegarandeerd blijft, wat een financiële meerwaarde is voor Nieuw Dak. De verhuisondersteuning tijdens deze renovatie blijft evolueren. Hierbij passen we de acties aan op maat van de huurders en op maat van de context. Op technisch vlak De intensieve verhuisondersteuning maakte dat gedurende het gehele proces bedenkingen bij het ontwerp en de uitvoering van de renovatie bespreekbaar gemaakt werden. Zowel de verhuisbegeleider als de maatschappelijk werker waren de voelsprieten om deze praktische bedenkingen in kaart te brengen en intern bespreekbaar te maken. Dit heeft geleid tot een aantal technische aanpassingen gedurende het gehele renovatieproces. Bijvoorbeeld de aanpassing van de plaats van de gaswandketel, plaats van het verwarmingselement in de keuken, de kwaliteit van het verfwerk, de kwaliteit van de keukenkranen, aanpassingen aan het systeem van de regenwaterrecuperatie, … 6
VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN Welke contextfactoren spelen volgens u een belangrijke rol om deze goede praktijk ook bij andere SHM’s toe te kunnen passen (organisatiestructuur, omvang van het actieterrein, type van het actieterrein, patrimoniumomvang, gemeentelijke initiatieven, BSO, acties van andere woon-‐ of welzijnsorganisaties, staat van het patrimonium, financieel gezondheid, gemeentelijke, provinciale of gewestelijke bepalingen of regels, huurdersbetrokkenheid of –organisatie, …)
De volgende contextfactoren spelen een belangrijke rol om deze goede praktijk ook bij anders SHM’s toe te kunnen passen: • De omvang van de renovatiewerken en de duur van de renovatiewerken; • Goede afstemming tussen de verschillende diensten en/of medewerkers, zowel intern als extern; • Financiële haalbaarheid voor dergelijke organisatie (personeelsinzet, logistieke inzet (meubels, in orde stellen van de wisselwoningen, …), huurderving, …); • Gezonde huurdersbetrokkenheid creëren waarbij een open communicatie en wederzijds respect cruciaal is; • Gezonde communicatie met de partners creëren; • Gezonde samenwerking met aannemer, ontwerpteam ; • Samenwerkingsverband met de gemeente voor het plaatsen van de meubelcontainers; Weet u of deze praktijk (al dan niet in een variante vorm) ook bij andere SHM’s wordt toegepast, zo ja, welke? Er zijn verschillende SHM’s actief met verhuisbegeleidingen in variante vormen. Zover we zelf weten werkt geen enkele andere SHM met meubelcontainers en met bemeubelde wisselwoningen. In voorkomend geval, op welke manier heeft u deze goede praktijk al onder aandacht van andere SHM’s gebracht? Deze praktijk is onder de aandacht gebracht door: -‐ Overlegplatform sociale diensten (VMSW en Limburg) -‐ Woonplatform Limburg -‐ VIVAS (VHP en Samenlevingsopbouw) -‐ Bezoek van PASH -‐ Bezoek van Woonhaven Antwerpen Op basis van welke argumenten vindt u dat juist deze goede praktijk in aanmerking komt voor de Beste Praktijk Prijs? Deze praktijk is sinds 2006 in evolutie waarbij we steeds aandacht blijven houden voor een win – win-‐situatie. Een gezond evenwicht bewaken tussen de financiële haalbaarheid, de nood aan verhuisondersteuning en communicatie maken deze praktijk tot een goed voorbeeld waaruit andere SHM’en zeker inspiratie kunnen halen. Gedurende het hele renovatieproces hebben we een aantal zaken ontdekt die voor andere SHM’s bruikbaar zijn. Het gaat hier onder andere over : • De wijze waarop goede interne en externe samenwerking en afstemming kan bereikt worden; • Het bepalen van de meest geschikte communicatie en de meest geschikte 7
VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN communicatiemiddelen en de meest geschikte communicatie-‐tijdstippen , voor elk onderdeel in het proces van de renovatie; • Het bepalen van de meest geschikte methodieken om de huurders te begeleiden bij het renovatieproces (infofiches, …) en de zelfverantwoordelijkheid te stimuleren. Deze aanpak leidt zelfs tot een groter onderling contact tussen de huurders (elkaar helpen bij verhuizen); • De wijze waarop kan samengewerkt worden met een stuurgroep van huurders. Heeft u nog andere opmerkingen of suggesties? Ondersteunend aan deze praktijk voegen we volgende bijlagen toe: • Bijlage 1: Draaiboek werf 1: het verloop van de communicatie voor en tijdens de renovatiewerken • Bijlage 2: Draaiboek werf 3: bijgestuurd draaiboek om het verloop van de communicatie voor en tijdens de renovatiewerken te stroomlijnen
8
Draaiboek renovatiewerken Kolderbos Werf I Voor de werken starten § §
Brief naar iedereen in Kolderbos: uitleg start renovatiewerken Brief naar bewoners van de 1ste fase: uitleg werken + timing
Eerst een algemene grote vergadering per 4 blokken met Myriam, Johan, Johan H., Kim. Inhoud: § Uitleg over het tot stand komen van de renovatie in Kolderbos. § Uitleg bij de technische veranderingen van de renovatie: met plannen en beeldmateriaal (PP-presentatie met foto’s). § Praktische aanpak+ verloop verhuis: containers; wisselwoningen; brievenbussen; in- en uithuizen; nutsvoorzieningen. § Tegemoetkoming van € 100 voor 1 slaapkamerappartementen en € 150 voor 2 en 3 slaapkamerappartementen. § Basishuurverhoging van 16,5% voor 1 slaapkamerappartementen en 33% voor 2 en 3 slaapkamerappartementen. § Huursubsidies (enkel bij K1; 1°) § … Het appartementsblok waarin de werken gaan starten Johan H. regelt het plaatsen van de meubelcontainers (Sita – Bude)en het inkleden ervan (regie). Kim regelt een datum voor de blokvergadering en nodigt de huurders uit. Johan H. en Kim bereiden de vergadering kort voor. Kim maakt infofiches per huurder om te gebruiken op de blokvergadering. Kim maakt bestand voor algemene info van huurder. Johan H. kijkt de wisselwoningen na. Indien er herstellingen nodig zijn wordt dit doorgegeven aan David. Johan H. zorgt voor genoeg materiaal om behangpapier te verwijderen. Kleine vergadering per blok wordt georganiseerd door Johan H. en Kim § Stand van zaken werken: laatste nieuwigheden, veranderingen sinds de grote vergadering § Meubelcontainers: plaatsing, nummering en verdelen van container rekening houdend met hun kunnen, verantwoordelijkheid zoutblokken, eigen slot voorzien § Info over wisselwoning § Wat moeten de huurders allemaal doen voor de uithuis van hun eigen appartement? § Aan de hand van een infofiche: • data van inhuizen van de wisselwoningen afspreken • plaatsing vuilcontainer afspreken wanneer • data uithuizen effectieve woningen afspreken § Hoe verhuizen? Als niet zelfstandig gaat: doorverwijzen naar en/of contact leggen met Alternatief of Kluster § Nutsvoorzieningen: post, zijn er omzettingen nodig van telefoon, internet? KabelTV is voorzien: abonnement van eigen woning niet omzetten op Grotestraat 65! § Gegevens verzamelen van huurders: telefoon, rekeningnummer, gaat iemand op vakantie en wanneer, … § Tegemoetkoming van ND: wanneer storten? Enkel de mensen die naar de wisselwoning verhuizen hebben recht op de tegemoetkoming als ze naar de wisselwoning verhuizen of als ze terug naar het gerenoveerde appartement verhuizen. 1
§ § § §
Mensen die net voor de verhuis naar de wisselwoning naar elders verhuizen, krijgen geen tegemoetkoming, ook al hebben ze papier moeten afdoen. Permanentie Johan H. en Kim in de Kolderbos uitleggen Inspelen op individuele vragen Er wordt materiaal overhandigd aan de huurder –als ze dat willen- om behangpapier te verwijderen. (plamuurmes en spons) …
Na de blokvergadering: § Het behangpapier moet verwijderd worden door de huurder. Als een muur slecht is, bespreekt hij dit met Johan H.. Hij zal beoordelen of de huurder het volledige behang zal moeten afdoen of niet. Plafondtegels mogen blijven hangen. Klikplafonds of andere constructies moeten door de huurder verwijderd worden, ook al heeft Nieuw Dak deze destijds geplaatst. § Johan H. neemt contact op met de post om de briefwisseling tijdelijk op de wisselwoning af te leveren. § Johan H. neemt contact op met verdelers van telefoon en internet om het contract tijdelijk om te zetten naar de wisselwoning. Bij Telenet moet de huurder dit zelf doorgeven a.d.h.v. hun klantnummer. § Kim zorgt dat de tegemoetkomingen gestort worden van degenen die het voor de verhuis naar de wisselwoning willen. § Kim geeft door aan David wanneer de wisselwoningen gekuist mogen worden voor de inhuizen. Gulhan regelt samen met Johan H. de inhuisformulieren van de wisselwoning. § Kim geeft door aan Alternatief wanneer welke blok verhuisd, zodat ze hun poetsactiviteiten in het te renoveren appartement tijdig kunnen stoppen. Inhuizen wisselwoningen Johan H. doet de inhuizen van de wisselwoningen met hun garage. Er wordt een plaatsbeschrijving opgemaakt, de werking van de toestellen wordt uitgelegd, de meterstanden worden opgenomen. Duur: 1,5 u Uithuizen te renoveren appartementen Noël doet de uithuizen. Er wordt een plaatsbeschrijving opgemaakt. Enkel deuren en plafonds beschrijven en als er te weinig sleutels teruggegeven worden. Bij de rest wordt genoteerd: ”te renoveren”. Meterstanden worden genoteerd. Duur: 1 uur. Geleverde materialen voor het verwijderen van behangpapier wordt terug gegeven. Te behouden onderdelen worden ook genoteerd zoals PVC buitenschrijnwerk + glas, het terras, … Kim geeft aan David door welke dingen afgerekend moeten worden met de huurder. Enkel vernielingen aan deuren en een tekort aan sleutels. David maakt een afrekening op en Leen factureert dit als een herstelling. Als er één sleutel mist, wordt er één sleutel aangerekend. Als er meer sleutels verdwenen zijn, moet er een volledig sleutelplan betaald worden. Afronding van de werken Ives geeft juiste planning door. Kim schrijft ongeveer 5 weken voor de voorlopige oplevering van het appartement de huurders aan om een gascontract af te sluiten bij een energieleverancier. Hun EAN-nummer wordt dan meegedeeld. Voor de vergadering vraagt Johan H. na of alle contracten afgesloten zijn, zodat de keuring tijdig kan gebeuren. 2
Tweede blokvergadering (± 1 maand voor voorlopige oplevering van die blok) § Stand van zaken werken § Gascontracten + gevolg als gascontract niet tijdig is afgesloten § Inhuizen eigen woningen vastleggen § Uitleggen wat TD komt doen: stekker elektrisch vuur veranderen, sokkels plaatsen, gat dampkap maken + installeren, ev. gat voor afwasmachine. § Meubelcontainers moeten ten laatste ….. leeg zijn. § Uithuizen wisselwoningen vastleggen § 10 geboden van het samenleven in een appartementsblok § Enquête laten invullen door huurders die de gemeenschappelijke schotelantenne hebben gebruikt. Na de tweede blokvergadering Kim of Noël geven door aan Gulhan om de inhuisformulieren van de eigen woningen klaar te maken. Noel zorgt voor een foldertje over het gebruik van de verwarming. Kim maakt afspraken met Alternatief om de vernieuwde blok al dan niet terug te poetsen. Sokkels voor aan de fornuizen moeten gemaakt worden, de stekkers van het fornuis moeten vervangen worden en de dampkappen moeten opgehangen worden door de TD. Johan H. geeft dit op tijd door zodat de TD dit kan plannen. Inhuizen gerenoveerd appartement Noël overloopt de plaatsbeschrijving, vult meterstanden aan. Eventuele mankementen worden genoteerd en doorgegeven aan Ives. Duur: 1,5 u Noel legt de werking uit van de verwarming en de zonneboiler. Er wordt ook een brochure afgegeven met de werking van de verwarming. Noël hangt de 10 geboden op in de gemeenschappelijke delen, legt de mat terug en hangt de papierbak terug op. Etienne neemt contact op met verzekeraars, indien nodig, om een afspraak te maken. Uithuizen wisselwoningen Johan H. maakt plaatsbeschrijvingen op. Controleert alle meubels en toestellen op ev. vernielingen. + uithuizen garage. Duur: 1,5 u Johan H. geeft aan David door als er beschadigingen zijn, zodat deze aangerekend kunnen worden. David maakt een afrekening op en Leen behandelt dit als ‘Herstellingen’. Schade wordt doorgerekend aan de huurder : o schade aan meubels: forfaitair 25 € bij minimale schade, 75 € bij grote schade, totaal bedrag van aankoop indien volledig stuk en te vervangen o schade aan machines: bij minimale schade: 25 €, anders : alle herstellingskosten. Johan H. geeft aan David door welke wisselwoningen niet goed gekuist zijn door de huurders. Die kost wordt hun dan aangerekend. David zorgt ervoor dat alle wisselwoningen die terug gebruikt gaan worden gekuist zijn, inclusief balkon en een speciale reiniging van de toestellen. Na de nieuwe huurberekening, zorgt Kim dat de dossiers op voor de aanvraag van huursubsidies afgerond kunnen worden.
3
Werken gedaan in de eerste blok van een fase Kijkdag organiseren voor bewoners van blokken die gerenoveerd worden in dezelfde fase (12 appartementen).
4
Voor de werken starten §
Brief naar bewoners van die bepaalde fase om te laten weten dat ze bij de aankomende fase zijn. + volgorde van de werken.
Grote algemene vergadering voor alle appartementsblokken van Werf III fase 2 § §
§
Uitleg over het tot stand komen van de renovatie in Kolderbos. Korte schets van de verschillende werven. Uitleg bij de technische veranderingen van de renovatie: o met plannen en beeldmateriaal (PP-presentatie met foto’s). o de verandering van de keukenindeling in de 2slp app: 3D tekeningen o Verandering van 9 naar 8 appartementen o Wat betekent dit voor de bussen 6 o Wat betekent dit voor de bussen 3 en 9 Praktische aanpak+ verloop verhuis: containers; wisselwoningen; brievenbussen; in- en uithuizen; nutsvoorzieningen; Tegemoetkoming van € 100 voor 1 slaapkamerappartementen en € 150 voor 2 slaapkamerappartementen.
Het appartementsblok waarin de werken gaan starten 1 maand op voorhand is er een bewonersvergadering met die blok om: § Info over wisselwoning: meubilair, gemeensch. SA § Wat moeten de huurders allemaal doen voor de uithuis van hun eigen appartement? § Aan de hand van een infofiche: • data van inhuizen van de wisselwoningen afspreken • plaatsing vuilcontainer afspreken wanneer • data uithuizen effectieve woningen afspreken • plaatsing van de meubelcontainers § Hoe verhuizen? Als niet zelfstandig gaat: doorverwijzen naar en/of contact leggen met vzw Trabajo of vzw De Sluis § Nutsvoorzieningen: post, telefoon, internet, KabelTV § Verzamelen van gegevens van huurders: telefoon, rekeningnummer, gaat iemand op vakantie en wanneer, contactpersoon… § Tegemoetkoming van ND: wanneer storten? Enkel de mensen die naar de wisselwoning verhuizen hebben recht op de tegemoetkoming als ze naar de wisselwoning verhuizen of als ze terug naar het gerenoveerde appartement verhuizen. § Permanentie Johan H. of Kim in de Kolderbos uitleggen § Inspelen op individuele vragen § … Inhuizen wisselwoningen met hun garage. • plaatsbeschrijving • de werking van de toestellen wordt uitgelegd • de meterstanden worden opgenomen. Steeds 3 weekends de tijd om te verhuizen. Uithuizen te renoveren appartementen • plaatsbeschrijving opmaken Afronding van de werken ±1 maand voor de voorlopige oplevering terug een bewonersvergadering Huurders aanschrijven om hun gascontract in orde te maken vooraleer de keurder komt. Tweede blokvergadering § Stand van zaken werken 1
§ § § §
Gascontracten + gevolg als gascontract niet tijdig is afgesloten Inhuizen eigen woningen vastleggen Uitleggen wat TD komt doen: stekker elektrisch vuur veranderen, gat dampkap maken, ev. gat voor afwasmachine. Uithuizen wisselwoningen vastleggen, ook meubelcontainers moeten dan leeg zijn
Inhuizen gerenoveerd appartement • Plaatsbeschrijving • Werking van cv en energiezuinige maatregelen uitleggen Weer 3 weekends om te verhuizen Uithuizen wisselwoningen • plaatsbeschrijvingen • Controle van alle meubels en toestellen op ev. vernielingen. + uithuizen garage. De wisselwoningen worden op een week tijd terug in orde gebracht voor de volgende blok. Werken gedaan in de eerste blok van een fase Kijkdag organiseren voor bewoners van blokken die gerenoveerd worden in dezelfde fase (12 appartementen).
2
