VISIE EN IMPLEMENTATIEPLAN I NFORMATISERING VAN CATEGORALE PATIËNTEN EN GEHANDICAPTENORGANISATIES
Utrecht, maart 2005
Ir. B.P.A. van Mil H. Kouwenhoven M. Noordink Drs J.W.L. Reterink MScBA
27568
0
INHOUD
Blz.
SAMENVATTING EN AANBEVELINGEN .......................................................... 3 1.
INLEIDING ..............................................................................................6
2.
VERSCHEIDENHEID IN ORGANISATIES ................................................ 7
3.
INFORMATISERING BINNEN PATIËNTENORGANISATIES ....................9 3.1 3.2
3.3 3.4 3.5
H OGE EISEN ......................................................................................9 I NFORMATISERING VAN PRIMAIRE ACTIVITEITEN ..................................9 3.2.1 Interne communicatie ........................................................ 10 3.2.2 Belangenbehartiging ........................................................... 11 3.2.3 Voorlichting ....................................................................... 12 3.2.4 Digitaal lotgenotencontact .................................................. 14 I NFORMATISERING VAN ADMINISTRATIEVE WERKZAAMHEDEN ............. 14 H UIDIGE PRAKTIJK : VIER MODELLEN .................................................. 15 A FBAKENING ....................................................................................17
4.
HUIDIGE SITUATIE NIET IDEAAL ….................................................... 18
5.
GEWENSTE SITUATIE: EEN WENKEND TOEKOMSTPERSPECTIEF ...... 20 5.1 5.2
27568
E EN WENKEND TOEKOMSTPERSPECTIEF … ........................................... 20 W IE DOET WAT IN DE GEWENSTE TOEKOMSTIGE SITUATIE .................... 21 5.2.1 Overzicht van wie wat doet ................................................. 21 5.2.2 De gebruikers(organisatie) ................................................. 21 5.2.3 De leverancier/bouwer ....................................................... 22 5.2.4 Desgevraagd ....................................................................... 23 5.2.5 Fonds PGO ........................................................................ 24
1
6.
VAN HUIDIGE NAAR GEWENSTE SITUATIE ........................................ 25 6.1 6.2 6.3
7.
S TAP 1: I NVENTARISEREN FUNCTIONELE EISEN ................................... 25 S TAP 2: I NVENTARISEREN SYSTEMEN EN ONDERSTEUNINGSORGANISATIES ...................................................... 25 S TAP 3 EN 4: T OETSEN EN SELECTEREN .............................................. 26
IMPLEMENTATIEPLAN .......................................................................... 31 7.1 7.2 7.3 7.4
B ESPREKINGEN MET DE DRIE ‘ WINNAARS ’ ........................................... 31 ‘I NSTALLEREN ’ VAN EEN GEBRUIKERSVERENIGING .............................. 32 F INANCIERING ..................................................................................33 7.3.1 Opbouw van kosten en tarifering .........................................33 7.3.2 Criteria voor eventuele subsidiering ................................... 34 O VERIGE ONDERSTEUNING ............................................................... 36
B IJLAGE B IJLAGE B IJLAGE B IJLAGE B IJLAGE B IJLAGE B IJLAGE B IJLAGE B IJLAGE
27568
1: T OETSINGSCRITERIA ADMINISTRATIESYSTEMEN ......................... 37 2: T OETSINGSCRITERIA VOOR ONDERSTEUNINGSORGANISATIES .......53 3: D E ENQUETE ........................................................................... 72 4: B RIEF AAN LEVERANCIERS ........................................................ 75 5: B RIEF AAN ONDERSTEUNINGSORGANISATIES .............................. 78 6: G ESELECTEERDE PAKKETTEN EN ORGANISATIES ......................... 81 7: R EDENEN NON - SELECTIE RFI RESPONDENTEN ............................ 83 8: V ERGELIJKING PAKKETTEN EN ORGANISATIES ............................ 85 9: P ROFIELEN ............................................................................. 88
2
SAMENVATTING EN AANBEVELINGEN In opdracht van Fonds PGO heeft Berenschot een visie gemaakt en een bijbehorend implementatieplan geschreven voor de informatisering van categorale patiënten- en gehandicaptenorganisaties (PGO’s). De opdracht is begeleid door een stuurgroep bestaande uit vertegenwoordigers van deze organisaties. Patiëntenorganisaties spelen in toenemende mate een belangrijke rol binnen de gezondheidszorg. Zij vervullen drie samenhangende functies: belangenbehartiging, voorlichting en lotgenotencontact. Informatisering is voor de uitoefening van deze functies van groot belang. Dit om twee redenen: allereerst is een goede automatisering van interne functies en leden- en financiële administratie van belang. Dit om te waarborgen dat alle tijd en energie kan worden gestoken in het uitoefenen van de drie kernfuncties. Ten tweede omdat informatisering in toenemende mate benut wordt bij het uitoefenen van de drie functies. Voorbeelden hiervan zijn digitaal lotgenotencontact, digitale achterbanraadpleging en de grote rol die het internet speelt bij voorlichtingsactiviteiten. De visie en het implementatieplan richten zich op infomatisering in den brede, en op de informatisering van leden- en financiële administratie en websitebeheer in het bijzonder. De informatisering rond de drie kernfuncties wordt kort en op hoofdlijnen beschreven. Daarbij worden twee aanbevelingen gericht op implementatie: 1.
Het samenstellen van een handleiding waarin aan de hand van good practices wordt beschreven op welke wijze een PGO gebruik kan maken van de mogelijkheden van hard- en software bij voorlichting, lotgenotencontact en belangenbehartiging.
2. Faciliteren en bevorderen van samenwerking rond aanschaf van hard en software en gebruikersondersteuning. Ten aanzien van de automatisering van financiële en ledenadministratie en websitebeheer is gebleken dat de huidige situatie per organisatie sterk verschilt. Met name voor de minder kapitaalkrachtige organisaties doet zich een aantal problemen voor die de organisaties zelf kwetsbaar maakt en een goede uitoefening van taken bemoeilijkt. Samenwerking, onderlinge afstemming, uniformering en standaardisering rond het gebruik van hard- en software zien wij als belangrijke voorwaarden om deze kwetsbaarheid te verminderen. Dit op basis van vrijwilligheid en door middel van gerichte voorlichting en adequate ondersteuning. In dat verband doen wij de volgende aanbevelingen: 3. Beperking aantal pakketten Inzake het gebruik van software voor financiële en ledenadministratie en contentmanagement wordt het gebruik van slechts een beperkt aantal pakketten gestimuleerd. 4. Pakketselectie: 3 pakketten centraal stellen Op basis van een door PGO’s zelf opgesteld programma van eisen hebben wij drie pakketten geselecteerd die hiervoor het meest in aanmerking komen. Dat zijn: •
27568
ProSuite
3
•
Sodalesgroep
•
Captain
5. Voorlichting Desgevraagd speelt in de voorlichting aan patiëntenorganisaties over deze drie pakketten een belangrijke rol. Door middel van schriftelijk materiaal en de internetsite worden organisaties op de drie pakketten geattendeerd. Organisaties die om advies vragen worden eveneens op de drie pakketten gewezen. Ook Fonds PGO zal via bijvoorbeeld subsidieconsulenten de drie pakketten onder de aandacht moeten brengen, dan wel doorverwijzen naar Desgevraagd. 6. Instelling van een gebruikersorganisatie De gebruikers van de drie pakketten bundelen zich in één gebruikersorganisatie, waarbij er per pakket een afzonderlijke ‘kamer’ wordt ingericht. De voorzitters van de drie kamers nemen deel in de centrale gebruikersorganisatie, waarbij ook koepels als CG Raad, NPCF en Fonds PGO een rol zouden moeten hebben. De kamers van de gebruikersorganisatie overleggen met hun leverancier over verdere aanpassingen aan het pakket en over een adequaat ondersteuningsaanbod (handleiding, helpdesk en training). De kamers zien toe op een adequate uitvoering van dit ondersteuningsaanbod. De centrale gebruikersorganisatie dient te kunnen beschikken over een beperkt budget en administratieve ondersteuning. De hoogte van dit budget valt op dit moment niet in te schatten. Dit is sterk afhankelijk van het aantal deelnemende organisaties en ook van de bijdrage die de leverancier zelf bereid is aan de ondersteuning te leveren. 7. Financiering. Voor de verdere financiering hebben we, naast de kosten voor de gebruikersorganisatie en het ondersteuningsaanbod, onderscheid gemaakt in vier soorten kosten: kosten voor de aanschaf, voor noodzakelijke aanpassingen aan het pakket, voor toekomstige doorontwikkeling en voor reeds uitgevoerde investeringen. De kosten verschillen sterk voor de drie pakketten. Voor niet alle pakketten is op dit moment een transparante tariefstructuur voor handen. Dat maakt een eenduidig voorstel niet mogelijk. In algemene zin stellen we dat het redelijk is dat een deel van de benodigde middelen door PGO’s zelf uit hun reguliere exploitatiebegroting wordt bekostigd. Mede gelet op het relatief geringe aantal gebruikers is er op dit moment nauwelijks sprake van een schaalvoordeel en kan worden verwacht dat dit bedrag onvoldoende zal zijn om alle kosten te kunnen dekken. Omdat daarmee de aanvangskosten voor nieuwe toetreders relatief hoog blijven ontstaat een vicieuze cirkel. Ons inziens ligt het in de rede voor aanvullende financiering een beroep te doen op het Fonds PGO of een ander fonds dat automatisering tot haar gebied rekent. Aanvullende financiering zou onzes inziens tijdelijk moeten zijn en gericht moeten zijn op het goedkoop kunnen toetreden van nieuwe organisaties en het verder ontwikkelen van de software. Wanneer schaalvoordelen evident zijn, kan de aanvullende financiering worden verkleind c.q. afgebouwd. 8. Verdere besprekingen De reikwijdte van onze opdracht was beperkt tot het bovenstaande. Voor het vervolg doen wij de aanbeveling om de gebruikersorganisatie een centrale rol te geven in de verdere besprekingen. Deze stelt in samenwerking met de leverancier een plan op voor verdere ontwikkeling en ondersteuning. In de besprekingen worden tevens prijsafspraken gemaakt voor nieuwe toe-
27568
4
treders. Op basis van het plan dient de gebruikersorganisatie een verzoek tot subsidie in bij Fonds PGO of een ander fonds.
27568
5
1.
INLEIDING
Heel wat patiëntenorganisaties geven aan onnodig veel tijd kwijt te zijn met hun administratie, bepaalde operaties handmatig te doen terwijl het automatisch kan, veel te betalen aan licentiekosten en kwetsbaar te zijn: ‘als de secretaris of de penningmeester onverhoopt vertrekt….’. Tegelijkertijd geven ze aan het erg lastig te vinden om een ander systeem aan te schaffen. Hoe kan ik kiezen tussen al die pakketten waarvan ik de verschillen nauwelijks herken? En zou ik de administratie niet beter kunnen uitbesteden? In opdracht van Fonds PGO (patiënten-, gehandicaptenorganisaties en ouderenbonden: zie www.fondspgo.nl) helpt Berenschot deze organisaties bij hun zoektocht. Hierbij treft u een visie- en implementatieplan aan inzake de informatisering van patiëntenorganisaties. Dit document is ontwikkeld met hulp van de stuurgroep automatisering patiëntenorganisaties (voorheen Pheidisgroep). Echter, het visie- en implementatieplan is gebaseerd op het onafhankelijke oordeel van Berenschot en representeert dus niet per definitie op elk punt de mening van Fonds PGO en de stuurgroep. In dit document wordt beschreven wat de gewenste situatie is ten aanzien van informatisering bij patiëntenorganisaties en op welke wijze dit kan worden gerealiseerd. Belangrijk onderdeel is de selectie van softwarepakketten die door patiëntenorganisaties kunnen worden benut voor ledenadministratie, relatiebeheer, financiële administratie en websitebeheer. De selectie is gebaseerd op een gezamenlijk geformuleerd programma van eisen. Bij het ontwikkelen van de visie en het implementatieplan is tevens gebruik gemaakt van resultaten van de conferentie die in maart 2004 heeft plaatsgevonden.
27568
6
2.
VERSCHEIDENHEID IN ORGANISATIES
De categorale patiëntenbeweging omvat op dit moment meer dan 280 organisaties. Het betreft organisaties van mensen die allen zelf met een specifieke (chronische) ziekte, handicap of problematiek te maken hebben. De Gids Patiënteninformatie geeft de volgende aantallen: Categorale patiëntenorganisaties: 216 Sectorale patiëntenorganisaties: 36 Gehandicaptenorganisaties: 29 Een groot aantal van hen is aangesloten bij de CG-Raad of bij een kleiner samenwerkingsverband (bijvoorbeeld NFK, SHHV, et cetera). Deze zijn op hun beurt meestal weer aangesloten bij de NPCF. Het merendeel van deze organisaties ontvangt een subsidie van het Fonds PGO. Fonds PGO verstrekt subsidie voor de exploitatiekosten van een organisatie en in aanvulling daarop worden projectsubsidies verstrekt. Specifieke groepen organisaties kunnen daarbij een beroep doen op categorale gezondheidsfondsen. De doelstellingen van de organisaties richten zich op drie aspecten te weten individuele en collectieve belangenbehartiging, lotgenotencontact (onder meer gespreksgroepen, telefonische opvang) en voorlichting (via folders, website, uitgave eigen blad). In hun doelstellingen en het type activiteiten lijken de organisaties sterk op elkaar. Ook de grondslag is identiek. Het zijn allen organisaties van en voor mensen die zelf te maken hebben met een specifieke chronische aandoening, handicap of problematiek. Dat bindt de organisaties met elkaar. Dat neemt niet weg dat er tegelijkertijd ook grote verschillen bestaan tussen de organisaties. Dat heeft alles te maken met: •
Schaalgrootte: varieert van 60 leden tot 55.000 leden of soms zelfs meer
•
Organisatievorm: variërend van uitsluitend een landelijk bestuur tot een fijnmazig regionaal netwerk van afdelingen en werkgroepen
•
Werkcultuur: variërend van sterk landelijke aansturing tot autonomie in de regio
•
Mate van betaalde medewerkers: variërend van een apparaat met betaalde medewerkers dat het landelijk bestuur ondersteund en het merendeel van het organisatorische werk voor haar rekening neemt tot een organisatie met louter vrijwilligers die soms (letterlijk) op hun eigen zolderkamer zeer professioneel de administratie voeren.
Vrijwilligers spelen binnen de patiëntenorganisaties een cruciale rol. Vanuit hun ervaringsdeskundigheid nemen zij een groot deel van de activiteiten rondom voorlichting, lotgenotencontact en belangenbehartiging voor hun rekening. Deze vrijwilligers vormen de kracht van de patiëntenbeweging: het kapitaal van de patiëntenorganisaties. Tegelijkertijd maakt het de organisaties kwetsbaar, ook op het gebied van het voeren van administraties. Dat heeft met een aantal oorzaken te maken. De vrijwilligers zijn door hun eigen ziekte of handicap vaak kwetsbaar. Velen wonen in een onbetrouwbaar lijf en zijn daardoor, ondanks goede afspraken op het laatste moment toch niet inzetbaar. Niet zelden zijn mensen lange tijd niet of minder beschikbaar. Of juist in die periode maar een paar uur per week. Als juist in dan alle contributieheffingen de deur uit moeten, de deadline voor het huisblad zich aandient of het jubileumcongres met rasse schreden nadert, dan maakt dat de organisatie
27568
7
kwetsbaar. Ook zijn de financiële lasten zoals reiskosten of telefoonkosten soms onevenredig zwaar, en vormt mobiliteit een probleem. Zeker bij landelijke organisaties die vaak ergens in het midden des lands vergaderen. Daar komt bij dat het steeds moeilijker wordt om vrijwilligers te vinden. Een trend die zich in alle sociaal maatschappelijke sectoren voor doet. Dat kenmerk van patiëntenorganisaties stelt ook eisen aan de wijze waarop ze administreren en automatiseren. In de afgelopen 5 jaar is “de omzet” van een gemiddelde patiënten organisatie sterk toegenomen. Dat komt onder andere door verbetering en vergroting van de exploitatiesubsidie die aan patiëntenorganisaties wordt verstrekt door het Fonds PGO. Dit heeft veelal geleid tot een versterking van de organisaties en tot een verruiming van activiteiten. Een en ander komt bijvoorbeeld tot uitdrukking in de sterk toegenomen voorlichtingsactiviteiten (blad, folders, brochures en internetpagina’s) en versterking van het aanbod aan lotgenotencontact (gespreksgroepen, telefonische opvang). Daarnaast heeft de verruiming van middelen geleid tot een versterking van de organisatie. Investering in opleidingen en mensen, in apparatuur, in versterking van het landelijk bureau, in een aantal gevallen door middel van het aantrekken van betaalde krachten.
27568
8
3.
INFORMATISERING BINNEN PATIËNTENORGANISATIES
3.1
H OGE EISEN
Patiëntenorganisaties hebben in de afgelopen 10 jaar een duidelijke plaats binnen het zorgstelsel weten in te nemen. Zij vervullen richting hun achterban een belangrijke functie in het bieden van opvang, begeleiding en lotgenotencontact. Vanuit de eigen ervaringsdeskundigheid is een vaak uitgebreide voorlichtingspraktijk opgebouwd, bedoeld om leden en het brede publiek te informeren over de specifieke aspecten van de aandoening, onderzoeks- en behandelingsmogelijkheden en de gevolgen voor het maatschappelijk functioneren. Daarbij fungeren organisaties als spreekbuis namens de achterban en behartigen zij de belangen van hun leden. Het beroep op patiëntenorganisaties wordt daarbij steeds sterker. Steeds vaker wordt om een weloverwogen standpunt gevraagd, wordt door media of overheid om een snelle reactie gevraagd. Ook vanuit het bestuur van patiëntenorganisaties wil men over steeds meer informatie kunnen beschikken, over de leden, over activiteiten, over het bereik van voorlichtingscampagnes, over registraties inzake de telefonische opvang. Steeds hogere eisen worden gesteld aan de ‘up-to-date-heid’ van informatie. De internetsites dienen actueel en steeds vernieuwd te worden. Ledenbestanden moeten actueel zijn. Dit vraagt van patiëntenorganisaties dat zij de interne organisatie op orde hebben en daarbij dat zij kunnen terugvallen op een goede informatievoorziening. Daarmee is informatisering geen doel op zich, maar een instrument ter versterking van de interne organisatie, om de taken waar de organisatie voor staat goed uit te kunnen oefenen. 3.2
I NFORMATISERING VAN PRIMAIRE ACTIVITEITEN
Informatisering speelt tegenwoordig zowel bij de primaire activiteiten als bij de administratieve werkzaamheden van patiëntenorganisaties een belangrijke rol. In deze paragraaf wordt kort uiteengezet welke primaire activiteiten onderscheiden kunnen worden voor patiëntenorganisaties en welke rol informatisering daarbij speelt. De informatisering van administratieve werkzaamheden komt aan bod in de volgende paragraaf. In onderstaande wordt een onderscheid gemaakt tussen de volgende primaire processen van patiëntenorganisaties: •
Interne communicatie
•
Belangenbehartiging
•
Voorlichting
•
Lotgenotencontact
Beschreven zijn die activiteiten waarbij informatisering een ondersteunende rol speelt. In wisselende vormen, met verschillende systemen en met wisselend succes. Het gaat om functies en werkzaamheden waarvan verwacht mag worden dat binnen een aantal jaar bij een of meer patiëntenorganisaties in deze vorm gestalte zullen krijgen en waarbij vormen van informatisering gebruikt zullen worden (naast en in aanvulling op papieren varianten). Het verdient aanbeveling om onderstaande opsomming in de komende periode nader uit te werken, bijvoorbeeld in de vorm van een handleiding voor een patiëntenorganisatie die een
27568
9
van de onderstaande functies zou willen opzetten. Een dergelijke handleiding zou een beeld moeten geven van: •
De functie en werkzaamheden in de dagelijkse praktijk van een patiëntenorganisatie;
•
Enkele best practices op dit terrein die als wenkend perspectief en inspirerend voorbeeld kunnen dienen;
•
Een stapsgewijze opsomming van wat er voor een patiëntenorganisatie bij komt kijken om iets dergelijks zelf op te zetten;
•
Aan welke randvoorwaarden moet worden voldaan;
•
Welke software en hardware benodigd is;
•
Waar men nadere informatie kan inwinnen.
Daarnaast verdient het aanbeveling om organisaties die vergelijkbare activiteiten op dit terrein willen opstarten te faciliteren om gezamenlijk op te trekken bij de aanschaf van hard- en software, bij de training van medewerkers en bij inbedding in de organisatie. Hierin zou de beoogde gebruikersorganisatie een belangrijke rol kunnen spelen. 3.2.1
Interne communicatie
Binnen categorale patiëntenorganisaties zijn al snel enkele tientallen vrijwilligers, bij de kleine organisaties en honderden vrijwilligers bij de grotere organisaties, actief betrokken bij het draaiend houden van de vereniging. Zij zijn betrokken bij voorlichtingsactiviteiten, het organiseren van regionale bijeenkomsten, het houden van gespreksgroepen en telefonische opvang. Een goede interne communicatie is een belangrijke voorwaarde voor het goed functioneren van de organisatie. Kaderleden dienen op de hoogte te zijn van afspraken, besluiten, nieuwe ontwikkelingen enz. Het digitaliseren van de interne communicatie heeft grote voordelen. Het is snel, aanmerkelijk minder werk en het distribueren is aanmerkelijk goedkoper. Belangrijkste voorwaarde is uiteraard dat kaderleden beschikken over een PC met aansluiting op internet. Bij interne communicatie kunnen de volgende aspecten worden genoemd:
Onderling email verkeer: Hierbij gaat het om uitwisseling van berichten, vragen en korte mededelingen. Deels ter vervanging van telefonisch berichtenverkeer.
Faciliteren van vergaderingen en overleggen: Hierbij gaat het om het rondzenden van uitnodigingen, agenda, vergaderstukken. Ook het inventariseren van agendapunten en het tevoren voorleggen van vergaderstukken voor commentaar.
Elektronische kaderbrief : In veel organisaties is het gebruikelijk om naast het eigen blad een mededelingenbulletin te hebben specifiek voor kaderleden. Hierin staan beschreven de bestuursbesluiten, uitkomsten van overleg, belangrijke ontwikkelingen in de zorg. De kaderbrief dient ter ondersteuning het functioneren van actieve leden en wordt in toenemende mate via de digitale snelweg onder leden verspreid (naast de vertrouwde papieren variant). Soms worden elektronische kaderbrieven rondgemaild naar alle actieve kaderleden en besturen (voorbeeld hiervan is de FVO). Bij uitgebreide elektronische nieuwsbrieven worden de abonnee’s via email op de hoogte gesteld van een nieuwe uitgave. Voor het lezen van de nieuwe uitgave kan men terecht op de
27568
10
website. Een voorbeeld hiervan is E-zine uitgave van de NPCF. In E-zine wordt aan de hand van specifieke thema’s een toelichting gegeven op standpunten van de NPCF
Digitale knipselkrant: Niet zelden worden ook (delen van) kaderbrieven van derden (bijv. van politieke partijen) rond een specifiek thema aan de eigen elektronische kaderbrief toegevoegd of worden daarvoor handige links naar belangrijke websites ingevoegd. Voorbeelden hiervan tref je bij de WMO. Ook worden knipsels ingescand en toegevoegd. Zo ontstaat een elektronische variant op de oude knipselkrant. Snel en goedkoop en eenvoudig te distribueren.
Digitale bibliotheek / documentatiecentrum voor kaderleden / leden / belangstellenden: In een aantal gevallen beschikken patiëntenorganisaties over een digitaal documentatiecentrum. Informatie over boeken, tijdschriften en artikelen is daarmee elektronisch opvraagbaar. Juist voor de regionale kaderleden die weinig op het landelijk kantoor aanwezig kunnen zijn biedt dit uitkomst. Veel organisaties beschikken daarnaast over een landelijke sociale kaart die op de website is opgenomen. Een bekend voorbeeld hiervan is de adressengids van de NPCF. Op www.npcf.nl treft u een uitgebreide opsomming van alle landelijke patiëntenorganisaties in Nederland. Ook de CG raad beschikt over een uitgebreid adressenbestand van aangesloten organisaties dat via internet te raadplegen valt. 3.2.2
Belangenbehartiging
Belangenbehartiging speelt zich af in overleggen, in commissies, in gesprekken met zorginstellingen, ministerie, brancheorganisaties, verzekeraars en beroepsorganisaties. Patiëntenorganisaties willen hun standpunten in toenemende mate niet alleen inhoudelijk legitimeren maar ook democratisch, door te kunnen aangeven dat standpunten aantoonbaar kunnen rekenen op draagvlak bij de achterban. Daartoe is het noodzakelijk om te weten wat de achterban wil, vindt en van belang acht. Dankzij de toepassing van de PC en het internet is achterbanraadpleging steeds vaker door organisaties zelf uit te voeren. Achterbanraadpleging kent een aantal vormen:
Achterbanraadpleging rond de vraag: “wat vindt men van onze vereniging of stichting”: Daarbij staan vragen centraal als: wat verwacht men van onze vereniging, hoe waarderen leden onze activiteiten en bereikbaarheid, waar legt men prioriteiten, welke ideeën voor nieuwe activiteiten leven er onder de achterban. Dit type achterbanraadpleging wordt om het aantal jaar uitgevoerd. Varianten hiervan zijn vragenlijsten die aan nieuwe leden worden voorgelegd en aan leden die hun lidmaatschap opzeggen.
Achterbanraadpleging rond de vraag: “hoe gaat het met onze leden”: Dit type achterbanraadpleging wordt bijvoorbeeld om de drie jaar uitgevoerd. Vaak schriftelijk, maar in toenemende mate via de PC. Hierbij staan vragen centraal als: •
Welke diagnose is gesteld, wanneer is een diagnose gesteld?
•
Welke onderzoeken heeft men ondergaan, waar zijn de onderzoeken uitgevoerd?
•
Welke behandeling heeft men ondergaan, waar zijn behandelingen uitgevoerd?
27568
11
•
Wat vindt men van de kwaliteit van zorg?
•
Welke belemmeringen ervaart men inzake maatschappelijke participatie (vervoer, toegankelijkheid, werk, school etc)?
Een variant hierop is het Digitaal Ervaringen Dossier. Dit is een toepassing die, in opdracht van de CG raad en enkele categorale organisaties, door TNO is ontwikkeld. Mensen kunnen zelf, in een afgeschermde omgeving via hun PC, gegevens registreren inzake hun eigen ziekte of handicap, medicijngebruik, behandelingen en onderzoek. Uniek daarbij is de ruimte in het dossier om de eigen ervaringen te beschrijven. Op een geaggregeerd niveau worden de gegevens benut voor nadere analyse en trendstudie.
Ledenpanels: Een aantal organisaties kent permanente ledenpanels met behulp waarvan men snel, binnen enkele dagen, de opvattingen onder een representatieve groep leden kan peilen. De panels worden gebruikt om standpunten op hun draagvlak te toetsen of om snel inzicht te verkrijgen in specifieke ervaringen met beleidsmaatregelen. Ledenpanels worden in toenemende mate met behulp van slimme internettoepassingen via de PC geraadpleegd. Leden ontvangen een emailbericht. Daarin staat hun unieke code vermeld met behulp waarvan zij automatisch inloggen op de centrale site. Daar worden hen een beperkt aantal vragen voorgelegd. De uitkomsten van de panelraadpleging worden door middel van een rapportgenerator snel en automatisch opgeleverd.
Meldpunt ervaringen en klachten: Een aantal patiëntenorganisaties beschikt over een digitaal meldpunt dat op de eigen site is opgenomen. Twee vormen doen zich hierbij voor: •
Permanente meldpunten: Een voorbeeld hiervan is het meldpunt van de NVN inzake onderbehandeling bij dialyse en wachttijden op niertransplantatie. Dit levert een structureel beeld op van vraag-aanbod fricties en direct door patiënten ervaren knelpunten in de zorg. De uitkomsten worden benut voor belangenbehartiging richting overheid, instellingen en verzekeraars
•
Thematische of actiegerichte meldpunten. Een voorbeeld hiervan is het meldpunt van PPCP Gelderland inzake de huisartsendienstverlening en de service van de huisartsenposten. In korte tijd zijn een groot aantal klachten verzameld en via de publiciteit kenbaar gemaakt aan politiek en huisartsenorganisaties. De Informatie en Klachtenbureau’s, verbonden aan de RPCP’s houden regelmatig dergelijke meldweken. Met behulp van het softwarepakket Regi pro worden alle meldingen geregistreerd en geanalyseerd.
3.2.3
Voorlichting
De eigen site Inzake voorlichting is de eigen internetsite niet meer weg te denken. Alle patiëntenorganisaties kennen hun eigen site. Het aantal raadplegers loopt veelal in de duizenden per maand. Daarmee is de site een van de belangrijkste instrumenten om voorlichting te geven, aan de leden, aan belangstellenden en niet zelden ook aan beroepsgroepen en mensen in opleidingen. Ook VWS erkent het grote belang van internetsites, hetgeen valt af te lezen uit de inspanningen om te komen tot een centrale portal.
27568
12
Naast informatie over de eigen organisatie, al het voorlichtingsmateriaal, de activiteiten en contactpersonen wordt in toenemende mate de zogenaamde consumenteninformatie op sites opgenomen. Daarbij gaat het om informatie over: •
Ziekte / handicap
•
Onderzoek
•
Behandelingsmogelijkheden
•
Zorginstellingen, hun zorgaanbod en kwaliteit van het aanbod (Michelingids)
•
Wet- en regelgeving
•
Sociaal maatschappelijke aspecten: vervoer, wonen, arbeid, onderwijs, recreatie etc.
Belangrijk voordeel van de internet sites is dat er sprake is van een gelaagde opbouw, van algemene informatie naar steeds specifieker. Dit in aansluiting op de gevarieerde informatiebehoefte van veel raadplegers. Naast algemene en op het brede publiek gerichte consumenteninformatie kennen veel sites een specifieke doorklikmogelijkheid voor individuele vragen, opmerkingen of ervaringen. Een aantal vormen daarvan: Digitale vraagbaak medisch inhoudelijke of juridische zaken Hierbij kan men vragen stellen die door de webmaster worden doorgeleid naar een deskundige op het terrein van medische zaken, juridische vraagstukken enz. Digitale Vraagbaak Ervaringsdeskundigheid. Hierbij kan men vragen stellen aan lotgenoten, bijvoorbeeld hoe men een vergoeding heeft weten te krijgen, welke effecten een behandeling heeft gehad, hoe je creatief het PGB kunt benutten enz. Gebleken is dat deze ervaringskennis een uiterst belangrijke aanvulling kan betekenen op de reguliere medische kennis. Een zeer goed voorbeeld hiervan is www.pgb-vg.nl. Op deze site, opgericht door een ouder, staat zeer veel informatie en vraag-antwoord overzichten rond het PGB voor verstandelijk gehandicapten Tot slot kennen de meeste sites faciliteiten om eenvoudig externe bronnen te raadplegen, door middel van een overzichtelijke opsomming van links wordt de bezoeker wegwijs gemaakt in het doolhof van internetsites.
Registratie telefonische contacten Een aantal organisaties kent een vorm van registratie van binnen gekomen telefonische vragen. Daarbij wordt geregistreerd tot welke doelgroep de beller behoort (patiënt, familie, zorginstelling, beroepsgroep, opleiding enz.), welke vraag wordt gesteld (aan de hand van vaste categorieën) en wat met de vraag is gedaan. De registratie vormt een rijke bron aan signalen die kunnen worden benut voor belangenbehartiging en gerichte voorlichting (bijv. nieuwe folders). Een goed voorbeeld hiervan is te vinden bij de VSN. Een pakket wat door de IKG’s gebruikt wordt is het pakket Regi pro.
27568
13
3.2.4 Digitaal lotgenotencontact Tot slot bieden diverse patiëntenorganisaties vormen van lotgenotencontact aan via internet. Daarbij gaat het om diverse varianten: internet café, forum, digitale gespreksgroep. De delen van sites die hiervoor beschikbaar zijn, zijn vaak afgeschermd van het grote publiek. Alleen leden / belangstellenden kunnen hiervan gebruik maken. In een aantal situaties zijn de vormen van lotgenotencontact doelgroepgericht, rond mensen die een zelfde diagnose hebben, tot een zelfde leeftijdscategorie behoren of die een vergelijkbare behandeling hebben ondergaan. Deze vorm van digitaal lotgenotencontact neemt een grote vlucht. Een van de redenen heeft te maken met de beperkte mobiliteit van veel mensen. Ook de behoefte om op ‘onorthodoxe’ tijden contact te hebben (bijv. ‘s nachts en in het weekend) speelt hierbij een rol. Voorbeelden hiervan zijn te vinden bij een groot aantal categorale patiëntenorganisaties en hun koepels. Bijvoorbeeld bij de VSN, NVN (rond transplantatie) en de Reumavereniging. 3.3
I NFORMATISERING VAN ADMINISTRATIEVE WERKZAAMHEDEN
Binnen een patiëntenorganisatie worden een groot aantal (administratieve) werkzaamheden verricht waarbij informatisering een rol speelt. Daarbij gaat het om: Correspondentie / tekstverwerking Hierbij gaat het onder meer om briefwisseling, schrijven van artikelen, opstellen van notities en bijvoorbeeld ook het samenstellen van de eigen periodiek. Hierbij wordt gebruik gemaakt van e-mail, tekstverwerkingssoftware en software voor opmaak en vormgeving. Deze werkzaamheden worden door een groot aantal mensen uitgevoerd, op diverse locaties in het land. Aan een aantal documenten wordt door meerdere auteurs gewerkt. Voor correspondentie moet men kunnen putten uit een actueel adressenbestand of relatiebestand. Een (beperkt) aantal organisaties beschikt over een eigen huisstijl en makkelijk toepasbare opmaakinstructies (sjablonen) voor (decentrale) aanmaak van brieven en notities. Centrale archivering Brieven en documenten worden op verschillende locaties opgesteld. Originele exemplaren bevinden zich veelal bij de auteur (thuis). Veel organisaties hechten er wel aan dat er een goede (centrale) archivering plaatsvindt. In ieder geval in de vorm van een papieren archief, maar in toenemende mate ook in de vorm van een elektronisch archief. Dit stelt uiteraard eisen aan de bereikbaarheid van het archief. Documenten moeten op ieder tijdstip (ook ‘s avonds en in het weekend) gemakkelijk toegankelijk zijn. Ledenadministratie / relatiebeheer Ledenadministratie wordt veelal uitgevoerd door het secretariaat van de organisatie. Aanmelding van nieuwe leden kan op diverse manieren plaatsvinden. Bijvoorbeeld telefonisch, bijvoorbeeld bij een stand op een beurs, bijvoorbeeld tijdens activiteiten van de vereniging of door het opsturen van een brief of een ingevuld aanmeldingsformulier. Vaak ook is het mogelijk via de internetsite aan te melden, hetgeen soms eindigt als een emailbericht aan de secretaris die het dan alsnog moet overtypen. Het is nog een weinig toegepast fenomeen dat de nieuwe leden zichzelf rechtstreeks in de ledendatabase inschrijven via het internet. Ledenadministratie en relatiebeheer is een tijdrovende klus. Het luistert nauw door de vele mutaties in het leden- en relatiebestand. Een goed actueel en compleet bestand is voor een
27568
14
organisatie van groot belang. Organisaties stellen terecht hoge eisen aan de kwaliteit van het leden- en relatiebestand. Immers, iedereen ervaart het als pijnlijk wanneer een blad wordt verstuurd naar iemand die is overleden. Financiële administratie De penningmeester is veelal zelf verantwoordelijk voor het voeren van een deugdelijke administratie. Daarbij gaat het om boeken, factureren, opstellen jaarrekening en de contributieinning onder leden, contribuanten en abonnees. In verband met de samenhang met de ledenadministratie en het relatiebeheer zijn deze werkzaamheden nog te vaak niet of nauwelijks gekoppeld. Websitebeheer / Contentmanagement De meeste patiëntenorganisaties beschikken over een eigen website. Het vormt een belangrijk communicatiemiddel met de achterban. De sites bevatten veel informatie over ziekten of aandoeningen, ontwikkelingen binnen de zorg, et cetera. Veel sites beschikken over een (afgeschermd) forum waar mensen eigen vragen kunnen stellen en met elkaar ervaringen kunnen uitwisselen. Belangrijk vereiste voor het websitebeheer is flexibiliteit. Websites dienen snel en gemakkelijk aangepast te kunnen worden. Daarbij kunnen diverse personen betrokken zijn: •
Het bestuur, de directie of een redacteur die een nieuwe tekst heeft gemaakt voor de website.
•
De webredacteur die de eigen content beheert
•
De eigen beheerder van het systeem, die verantwoordelijk is voor het dagelijks onderhoud
•
De leverancier die eenmalig de website heeft ontwikkeld.
Infrastructuur Hierbij kan gedacht worden aan het hosten van de website op een professioneel CMSsysteem. H UIDIGE PRAKTIJK : VIER MODELLEN
3.4
Zoals hiervoor is beschreven bestaan er verschillen tussen categorale organisaties: in omvang, leeftijd, ontwikkelingsfase en werkwijze. Daarnaast blijken er verschillen in de wijze waarop zij de interne organisatie hebben vormgegeven. In het kader van de visie op informatisering zijn deze verschillen belangrijk. Zonder een normatieve uitspraak te willen doen kunnen anno 2004 verschillende typen worden onderscheiden. Deze modellen verschillen van elkaar op een aantal punten: 1.
De rol van vrijwilligers ten opzichte van de rol van betaalde krachten
2. De mate van professionalisering 3. De mate waarin werkzaamheden door de organisatie zelf worden uitgevoerd, in samenwerking met andere patiënten- en gehandicaptenorganisaties worden uitgevoerd dan wel worden uitbesteed aan een derde. 4. De mate waarin integratie van werkzaamheden en koppeling van software plaatsvindt. De verschillen in de wijze waarop werkzaamheden zijn georganiseerd stellen specifieke eisen aan de software die wordt gebruikt. Immers, een aantal werkzaamheden waarbij informatisering aan de orde is verloopt op een andere wijze.
27568
15
Model 1: Het huiskamermodel, de stand alone organisatie Dit model treffen we aan bij veel kleine en vaak ook beginnende patiëntenorganisaties. Bij dit type organisatie is het werk sterk gedecentraliseerd en wordt het op huiskamerniveau door vrijwilligers uitgevoerd. Ledenadministratie in een huiskamer in Nieuwegein, financiële administratie in een huiskamer in Groningen en tekstverwerking op diverse locaties. Er is geen centraal archief, bestanden worden incidenteel per mail uitgewisseld. Mutaties worden in diverse systemen bijgehouden en vaak telefonisch of per mail aan elkaar doorgegeven. Er wordt veelal gebruik gemaakt van eenvoudige standaard software en soms eenvoudige zelfgemaakte toepassingen, bijvoorbeeld voor ledenadministratie. Zolang de organisatie klein blijft past het model. Groeit de organisatie in omvang en activiteiten dan groeit de behoefte aan verdere professionalisering en integratie van werkzaamheden, zoals aan de orde in de volgende modellen. Model 2: Volledige uitbesteding aan een administratiekantoor Hierbij heeft een organisatie administratieve werkzaamheden tegen betaling uitbesteed aan een extern kantoor. Op dit kantoor wordt de leden- en financiële administratie verricht en vindt centrale archivering plaats. Afgeleide gegevens (denk aan managementrapportages over ledenaantallen, facturering, et cetera) zijn voor bestuursleden beschikbaar in de vorm van rapportages. Vaak komt ook voor dat een dergelijk administratiekantoor voor de patiëntenorganisaties ook nog andere diensten verleend zoals: •
Financiële- en ledenadministratie
•
Boekhouding
•
Vergaderfaciliteiten beschikbaar stellen
•
Mailings versturing
•
Telefonische helpdeskfunctie
Model 3: Centraal gemeenschappelijk kantoor, decentrale werkuitvoering Voorbeeld van dit model treffen we aan bij VORC. Een aantal patiëntenorganisaties hebben een gezamenlijk kantoor ingericht waar een deel van de administratie is ondergebracht. Op het kantoor is een aantal betaalde krachten werkzaam. Een deel van de administratieve werkzaamheden worden verricht door vrijwilligers, op verschillende locaties in het land. Bestanden worden via het web opgehaald en uitgewisseld. Kenmerken inzake ICT zijn: geïntegreerde toepassing van relatiebeheer en CMS, actief gebruik van het internet, onder meer ook voor aanmelden van nieuwe leden en het ophalen van afzonderlijke bestanden. Model 4: Het virtuele kantoor
27568
16
Een voorbeeld van dit laatste model treffen we aan bij SPO. Beheer van bestanden is uitbesteed aan een professionele organisatie. De dagelijks administratieve werkzaamheden worden uitgevoerd door vrijwilligers die op verschillende locaties in het land actief zijn. Alle bestanden staan op één server die extern wordt beheerd. Werkzaamheden worden verricht door vrijwilligers van de organisatie. Deze loggen via internet in op de server en kunnen daarmee bij alle bestanden. Dit stelt specifieke eisen aan de infrastructuur en datacommunicatie. 3.5
A FBAKENING
Hiervoor is beschreven wat er allemaal komt kijken bij informatisering van patiënten- en gehandicaptenorganisaties. Er is veel te doen, en dat vraag om prioriteitstelling. In deze visie en dit implementatieplan wordt de aandacht in het bijzonder gericht op: •
Leden- en relatie-administratie
•
Financiële administratie
•
CMS/ websitebeheer
In een vervolgtraject zou aandacht kunnen worden besteed aan hetgeen nu blijft liggen:
Gezamenlijke inkoop van software
Centrale archivering / documentbeheer
Gezamenlijke infrastructuur en centrale hosting
Portal, bijvoorbeeld in de vorm van een gezamenlijke website voor het publiek.
Informatisering van primaire functies, zoals beschreven in paragraaf 3.2.
27568
17
4.
HUIDIGE SITUATIE NIET IDEAAL …
In een eerdere analyse van onder meer de Pheidis-stuurgroep in 2003/2004 is gebleken dat er grote verschillen zijn in de wijze waarop organisaties omgaan met hun administratie en informatievoorziening. Sommige organisaties zijn ondanks beperkte middelen in staat om zeer professioneel te functioneren, terwijl andere organisaties daar aantoonbaar meer moeite mee hebben en de kwaliteit en de continuïteit van hun organisatie geen goed doen. Voor de buitenwereld is dat bijvoorbeeld zichtbaar als de verschillende websites van organisaties goed met elkaar worden vergeleken. Wat zijn de voorkomende problemen?
Administreren is tijdrovend. Sommige organisaties beschikken niet over de meest handzame systemen en programmatuur, maar hebben bijvoorbeeld zelf een database in Excel of Access opgezet. De mogelijkheden van die programmatuur is beperkt door technische beperkingen of door (begrijpelijke) beperkte kennis van de gebruiker. Soms zijn administraties ook zeer gescheiden ten opzichte van elkaar, waardoor zaken meer malen moeten worden ingevoerd en overgetypt met alle extra kans op fouten. Een nieuw lid wordt opgenomen in de ledenadministratie, wordt daarnaast toegevoegd aan de financiële administratie, en vervolgens wordt eens per half jaar de ledenlijst op internet geüpdate. Dat betekent dat bepaalde operaties tijdrovend zijn of niet mogelijk zijn, of dat mutaties op vele plaatsen moeten worden aangepast in plaats van slechts één keer.
Administreren is kostbaar door relatief hoge licentiekosten. De vele patiënten- en gehandicaptenorganisaties beschikken over zeer uiteenlopende systemen en programmatuur. Dat is kostbaar omdat die programmatuur vaak op maat is gemaakt voor een organisatie (terwijl de mogelijkheid onvoldoende wordt benut om ook soortgelijke organisaties daarvan gebruik te laten maken), zij relatief dure licenties betalen en de inkoopmacht die ontstaat door gezamenlijk inkopen en door professioneel opdrachtgeverschap nauwelijks wordt benut. Organisaties kampen met een geringe continuïteit. Bij vele organisaties is de kwaliteit van de administratie sterk afhankelijk van een individu. Als die ene persoon wegvalt, dan kunnen de andere bestuursleden veelal nauwelijks p.o. bij de noodzakelijke data en dus kan hun werk maar moeilijk overnemen. Een voorbeeld is de ‘plotseling vertrekkende penningmeester’: wie kan dan nog de financiële administratie overnemen als die in een programma is gemaakt dat alleen door de penningmeester zelf wordt begrepen. De continuïteit is dan in het geding.
Kwaliteit van de administratie is beperkt. Sommige ledenadministraties kennen een hoge foutgevoeligheid, omdat het systeem bepaalde operaties niet kan uitvoeren. Stel dat bijvoorbeeld iemand een adreswijziging doorgeeft die pas over een half jaar dient in te gaan: als alleen per direct een adreswijziging kan worden doorgevoerd dan is dat direct al onhandig. Ook kunnen pijnlijke situaties ontstaan, bijvoorbeeld wanneer post wordt verstuurd naar reeds overleden personen.
Software is niet altijd legaal en up-to-date. Er blijken organisaties te zijn die niet voor alle werkplekken legale software gebruiken en soms zitten PC’s vol met virussen. Bescherming tegen hackers en ander gevaren van buiten is veelal niet geborgd. Ook wordt er nog veelvuldig gebruik gemaakt van verouderde software en operating systems. Er is daarbij regelmatig sprake van persoonafhankelijke software. Daarmee wordt software bedoeld ten behoeve van één organisatie of één persoon die is ontwikkeld door een kennis of
27568
18
bevriende persoon. De afhankelijkheid die dit met zich mee brengt kan tot problemen leiden, met name wanneer de ontwikkelaar buiten beeld raakt.
Softwarepakketten schieten tekort in functionaliteiten. Uit eerdere inventarisaties blijkt een groot aantal softwarepakketten volledig niet in te spelen op de wensen en eisen van patiëntenen gehandicaptenorganisaties inzake het opnemen van specifieke kenmerken bij leden, het raadplegen van bestanden en het toepassen van rapportagesoftware, facturering en abonnementenadministratie. Tevens is onduidelijk in hoeverre bestandsbeheer voldoet aan de vereisten voortvloeiende uit privacywetgeving. Er is gebrek aan standaardisatie. Informatisering binnen de patiëntenbeweging wordt gekenmerkt door het ontbreken van een duidelijke standaardisatie. Er wordt gewerkt met een groot aantal verschillende pakketten, ieder met zijn eigen functionaliteiten en beperkingen. Bestanden zijn vrijwel altijd anders opgebouwd en niet eenvoudig onderling uitwisselbaar. Zowel binnen organisaties als tussen organisaties. Dat betekent dat de informatie uit een ledenbestand veelal niet eenvoudig van een ledenadministratie naar een financiële administratie kan worden uitgewisseld, maar ook dat bijvoorbeeld bestanden van derden niet onderling kunnen worden uitgewisseld of makkelijk kunnen worden ingelezen. Dit leidt tot zeer veel dubbel werk en veroorzaakt een hoge foutgevoeligheid. Dat betekent ook dat er nauwelijks (maandelijkse) standaardrapportage mogelijkheden zijn, bijvoorbeeld richting Fonds PGO, VWS of anderen. Er is gebrek aan regie en coördinatie. De grote diversiteit in informatisering kon gemakkelijk ontstaan omdat geen der partijen een duidelijke regie of coördinatiefunctie heeft gevoerd. Een landelijke partij ontbreekt die bewaakt dat gebruikte software aan standaarden voldoet en zoveel mogelijk het aantal verschillende softwarepakketten reduceert. Uiteraard zijn de afzonderlijke organisaties vrij in de besteding van hun middelen, maar bij een duidelijke regie en coördinatiefunctie kunnen organisaties, ook in hun eigen belang, zoveel mogelijk gestimuleerd worden aan te sluiten bij de standaarden. Dat verkleint de kans dat steeds het wiel opnieuw wordt uitgevonden. Informatisering wordt veelal bekostigd uit de eigen exploitatiemiddelen. Daarnaast zijn door de verschillende fondsen projectsubsidie ter beschikking gesteld, wat ook heeft bijgedragen aan verdere wildgroei. Onderlinge afstemming en een samenhangend subsidiebeleid inzake informatisering had in het verleden weinig prioriteit waardoor de fragmentatie kon ontstaan.
Er is gebrek aan ondersteuningsaanbod inzake informatisering. Een adequaat ondersteuningsaanbod, toegerust op de specifieke werkzaamheden en organisatievormen van patiëntenorganisaties heeft de afgelopen periode ontbroken. Organisaties waren daarmee veelal aangewezen op de commerciële bureaus voor hun ondersteuning. Dit aanbod is vaak minder toegesneden op de specifiek situatie van patiëntenorganisaties en kan in sommige gevallen tot kostenverhoging leiden. Daarbij werkt het verdere versnippering in de hand. Bovendien zijn veel organisaties niet in staat (gebleken) om de functie van opdrachtgever richting leverancier of aanbieder voldoende goed vorm te geven.
27568
19
5.
GEWENSTE SITUATIE: EEN WENKEND TOEKOMSTPERSPECTIEF
5.1
E EN WENKEND TOEKOMSTPERSPECTIEF …
Patiëntenorganisaties moeten zich vooral kunnen concentreren op hun kerntaken: voorlichting, lotgenotencontact en belangenbehartiging. Administratief werk moet gewoon goed worden gedaan, tegen lage kosten en met een hoge continuïteit. Anderen moeten het werk zo kunnen overnemen. ‘Geen lastig gedoe’ zou het motto kunnen zijn. In de gewenste situatie vindt een individuele patiënten- of gehandicaptenorganisatie niet telkens zelf het wiel uit, koopt zij niet afzonderlijk in en laat zij niet alleen voor zichzelf (dure) programmatuur op maat maken. In plaats daarvan moet een situatie ontstaan waarin een patiënten- of gehandicaptenorganisatie: •
Zeer gemakkelijk een betaalbare en goede ledenadministratiesysteem, financieel administratiesysteem en een CMS voor een website kan aanschaffen, zonder dat zij zelf op onderzoek uit moet naar wat een goed systeem is en zonder dat zij zelf de functionele eisen op een rij moet zetten. -
Betaalbaar omdat door een professional met verstand van zaken is geselecteerd en ingekocht, doordat schaalvoordelen worden doorberekend in de prijs die gebruikers betalen en omdat een systeem maar één keer op maat hoeft te worden gemaakt voor een patiënten en gehandicaptenorganisatie.
-
Goed omdat het op maat is gemaakt voor een patiëntenorganisatie en omdat uitvoerig is nagedacht over de koppeling tussen ledenadministratie, financiële administratie en website.
•
Of zich zeer gemakkelijk kan aansluiten bij een ondersteuningsorganisatie die de administratie voor meerdere organisaties ter hand neemt tegen een geringe vergoeding.
•
Daarbij de keuze heeft uit een beperkt aantal systemen met eigen voor- en nadelen ten opzichte van elkaar, maar die wel voldoen aan een standaard en waarvan de continuïteit en blijvende ontwikkeling op basis van gebruikerservaringen is gegarandeerd.
•
Daarbij een beroep kan doen op een adequate ondersteuningsstructuur, waarin helpdesk (ook ‘s avonds en in het weekend, on site of on line ondersteuning) training, en andere ondersteuning goed zijn geregeld. Denk aan: periodieke cursussen en hulp bij het installeren en inrichten van software en bestanden.
Daarnaast is van belang dat organisaties moeten kunnen instappen op een niveau dat past bij de organisatieontwikkeling van dat moment. Dat betekent dat aangeboden software de mogelijkheid zou moeten bieden om op verschillende niveaus in te stappen en dat de software zou moeten kunnen meegroeien met de ontwikkeling die een organisatie doormaakt. Daarbij moet worden opgemerkt dat een kleine organisatie niet een minder goed functionerend softwarepakket nodig heeft. Kleine organisaties hebben net zo goed behoefte aan goede betrouwbare software, alleen zal de praktijk vaak uitwijzen dat zij niet alle opties gebruiken. Opties moeten door de leverancier kunnen worden uitgeschakeld.
27568
20
5.2
W IE DOET WAT IN DE GEWENSTE TOEKOMSTIGE SITUATIE
5.2.1
Overzicht van wie wat doet
Hierna maken wij de toekomstige situatie meer concreet, door ten eerste in een visualisatie de verantwoordelijkheidsverdeling en taakafbakening expliciet te maken. Daarna beschrijven we nog welke rollen de afzonderlijke organisaties vervullen in die toekomstige situatie.
informatie
Geeft de (vergelijkings-)
informatie
Geeft de (vergelijkings-)
informatie
Partij als Desgevraagd die vanuit een onafhankelijke positie: y organisaties doorverwijst geselecteerde systemen/pakket onder de aandacht brengt en promoot
(Jaarlijks) de mate van tevredenheid communiceren (positieve en negatieve) ervaringen
Gebruikers (vereniging)
(Jaarlijks) beschikbaar stellen van informatie op '1 A4-tje' over: y wat systeem / pakket kan y wat de prijs is voor organisatie die zich wil aansluiten De doorverwijzer kan dat samen met de informatie van de andere geselecteerde systemen/pakketten beschikbaarstellen.
Leverancier / Bouwer Afstemming over: y dienstverlening (helpdesk, handleiding, training, etcetera) y doorontwikkeling y ....
Systeem / pakket 1
5.2.2
Patiënten- of gehandicaptenorganisatie x die op zoek is naar pakket/ systeem vraagt informatie
y
Patiënten- of gehandicaptenorganisatie 2 die op zoek is naar pakket/ systeem vraagt informatie
vraagt informatie
Geeft de (vergelijkings-)
Patiënten- of gehandicaptenorganisatie 1 die op zoek is naar pakket/ systeem
Idem 'systeem / pakket 2' etcetera
De gebruikers(organisatie)
Rondom elk softwarepakket verzamelen zich gebruikers. Hierna beschrijven we slechts welke verantwoordelijkheden die groep van gebruikers logischerwijs toekomt:
De gebruikers overleggen met de leverancier/bouwer over het pakket aan dienstverlening dat wordt geboden: helpdesk, handleiding, demonstraties, trainingen, enzovoorts. In dat overleg komen zij tot afspraken over bijvoorbeeld de openingstijden van de helpdesk, de uitbreiding en detaillering van de handleiding en de frequentie van trainingen én de doorberekening daarvan aan de gebruikers.
De gebruikers oefenen samen invloed uit op de (mogelijke) doorontwikkeling van het pakket, bijvoorbeeld door aan te geven welke aanvullende wensen ze nog hebben als het gaat om de functionaliteiten van het pakket. Vervolgens zullen de gebruikers samen be-
27568
21
sluiten over het al dan niet laten doorontwikkelen én over de doorberekening daarvan aan de gebruikers.
Desgevraagd zal het softwarepakket dat de gebruikers gebruiken onder de aandacht brengen en promoten bij andere patiënten- en gehandicaptenorganisaties. Dat vereist tegelijkertijd wel dat Desgevraagd een beeld moet hebben van de tevredenheid van de huidige gebruikers. Immers, het zou slordig zijn als Desgevraagd actief een softwarepakket promoot, terwijl er anderzijds signalen zijn dat de gebruikers hoogst ontevreden zijn. Dit betekent dat de gebruikers twee of drie keer per jaar op aanvraag van Desgevraagd laten horen hoe het loopt. Met nadruk stellen wij dat hier absoluut geen sprake is van bijvoorbeeld een evaluatie door Desgevraagd. Het gaat er slechts om dat Desgevraagd de ervaringen van de gebruikers kan polsen. Overigens hebben de gebruikers er belang bij deze informatie ter beschikking te stellen: via Desgevraagd melden zich weer nieuwe patiënten- en gehandicaptenorganisaties waardoor de investeringskosten en kosten voor het maken van een handleiding kunnen worden uitgesmeerd over meer gebruikers en als gevolg daarvan de kosten per individuele organisatie omlaag gaan.
De gebruikers maken samen met de leverancier / bouwer een overzicht ‘op een A4-tje' waarin in voor iedereen begrijpelijke taal wordt wat het systeem kan (kwaliteit), en wat de kosten zijn voor een patiëntenorganisatie die zich erbij wil aansluiten. Dat overzicht kan dan aan Desgevraagd ter beschikking worden gesteld die dat vervolgens, samen met de overzichten van een zeer beperkt aantal andere door Berenschot geselecteerde softwarepakketten, kan worden aangeboden aan patiënten- en gehandicaptenorganisaties. Die kunnen op hun beurt op basis van die informatie een eerste keuze maken.
Om een goede kwaliteit en prijs van de verschillende systemen op de lange termijn te kunnen waarborgen en onderlinge vergelijking mogelijk te maken, worden de verschillende gebruikersgroepen onder gebracht in één gebruikersvereniging. Voor elk systeem wordt een aparte ‘kamer’ opgezet, waarin afgevaardigden van gebruikers van de betreffende pakketten plaatsnemen. De kamers behartigen de belangen van de gebruikers van de systemen en hebben in die hoedanigheid contact met de leveranciers. De gebruikersvereniging heeft een overkoepelend bestuur waarin de voorzitters van de kamers zitting nemen. Op dit niveau worden de ontwikkelingen in de kamers besproken en worden algemene ontwikkelingen ten aanzien van informatisering in de gaten gehouden. Aparte aandacht vraagt de financiering en ondersteuning van de gebruikersorganisatie. Naar onze opvatting kan met een bescheiden budget en een beperkt secretariaat de gebruikersorganisatie naar behoren functioneren. Hoe hoog dit budget zou moeten zijn valt op dit moment niet in te schatten. Dit is zeer afhankelijk van de omvang en verdere ambities van de deelnemende organisaties en de mogelijkheden om vanuit bestaande organisaties een bijdrage op dit terrein te vervullen. 5.2.3
De leverancier/bouwer
Hierna beschrijven we welke verantwoordelijkheden de leverancier / bouwer logischerwijs toekomt.
De leverancier moet bereid zijn regelmatig met de gebruikers in overleg te treden om kennis te nemen van hun ervaringen, en naar aanleiding daarvan eventueel het systeem aan te passen en door te ontwikkelen in opdracht van de gebruikers.
De leverancier moet de intentie hebben actieve ondersteuning te bieden aan de gebruikers (in termen van het installeren van de software, beschikbaar maken van een eenvoudige
27568
22
gebruikershandleiding, een helpdesk die bereikbaar is voor vragen, eventueel periodiek een cursus te willen geven, et cetera).
De leverancier / bouwer maakt samen met gebruikers een overzicht ‘op een A4-tje' waarin in voor iedereen begrijpelijke taal wordt wat het systeem kan (kwaliteit), en wat de kosten zijn voor een patiëntenorganisatie die zich erbij wil aansluiten (zie ook de toelichting bij de verantwoordelijkheden van de gebruikers).
Gebruikers moeten bij de leverancier / bouwer een integraal softwarepakket kunnen afnemen. Met integraal doelen we op zowel relatie-administratie als financiële administratie als websitebeheer (CMS): die onderdelen moeten naadloos met elkaar kunnen communiceren. Het is geen taak van de gebruiker om de afstemming tussen die pakketten te realiseren: dat is een verantwoordelijkheid van het consortium van leveranciers / bouwers. Dat betekent ook dat de tactische en operationele afstemming tussen die pakketten een verantwoordelijkheid is van dat consortium of één van de partijen die als aanspreekpunt fungeert.
Van de leverancier wordt voorts verondersteld dat die de ambitie heeft om dit systeem bij nog veel meer patiëntenorganisaties te implementeren. Het gaat dus om een partij die zich echte betrokken toont bij de patiëntenbeweging, en die niet slechts een pakket in de markt zet. Een partij die kan helpen, in contact treedt met partijen en commitment toont. 5.2.4
Desgevraagd
Desgevraagd is een onafhankelijke stichting die belangenorganisaties van patiënten, chronisch zieken, gehandicapten en ouderen ondersteunt. Desgevraagd geeft organisaties ter zake kundig en kosteloos advies en bemiddelt gratis naar vakbekwame en betaalbare dienstverleners. Zo treedt Desgevraagd op als intermediair tussen belangenorganisaties van patiënten, gehandicapten en ouderen en professionele dienstverleners (voor zaken als secretariële ondersteuning, het schrijven van brochures, het organiseren van bijeenkomsten, informatisering enz.) Desgevraagd is opgericht in 2003, werkt nauw samen met het Fonds en de NPCF (Nederlandse Patiënten Consumenten Federatie) en wordt gesubsidieerd door Fonds PGO.1 Marcel Vergeer, directeur van Desgevraagd, heeft benadrukt dat Desgevraagd niet de ambitie heeft om de rol van ondersteuningsorganisatie op zich te nemen. Daarnaast geeft hij aan dat Desgevraagd bepaalde taken alleen op zich zal nemen als organisaties aangeven daaraan behoefte te hebben en als ze toegevoegde waarde bieden. Desgevraagd ziet het verstrekken van informatie en het doorgeven van deskundigheid als haar voornaamste taken. In het verlengde daarvan kunnen de volgende verantwoordelijkheden worden belegd bij Desgevraagd: •
Verstrekken van informatie over de geselecteerde softwarepakketten aan patiënten- en gehandicaptenorganisaties (in de vorm van vergelijkende overzichten). In feite gaat het hier om doorverwijzen.
•
Onder de aandacht brengen en promoten van de geselecteerde softwarepakketten.
•
Zich op de hoogte stellen van de ervaringen van patiënten- en gehandicaptenorganisaties met de softwarepakketten waarnaar Desgevraagd verwijst. Immers, het kan natuurlijk niet zo zijn dat Desgevraagd jaar in jaar uit naar deze pakketten blijft verwijzen zonder dat zij
1
Zie ook: www.desgevraagd.nl
27568
23
weet of de gebruikende patiënten- en gehandicaptenorganisaties (die soms zelf zullen zijn doorverwezen door Desgevraagd) er tevreden over zijn. 5.2.5
Fonds PGO
Fonds PGO hecht belang aan het realiseren van dit toekomstbeeld omdat de informatisering kwalitatief hoogstaand is, relatief goedkoop (door schaalvoordelen) en daardoor de patiëntenen gehandicaptenorganisaties hun aandacht en middelen kunnen aanwenden voor hun kernactiviteiten, waaronder lotgenotencontact. Om dit initiatief tot een succes te maken moeten middelen van Fonds PGO goed worden ingezet. Dat betekent:
Onder de aandacht brengen en promoten van de geselecteerde softwarepakketten. Dat kan bijvoorbeeld via de subsidieconsulenten van Fonds PGO die contacten onderhouden met patiënten- en gehandicaptenorganisaties in het kader van de subsidiering.
Alleen investeren in de (door)ontwikkeling van de door Berenschot geselecteerd ledenadministratie-systemen, financiële systemen en CMS-systemen. Dat betekent dus ook expliciet niet investeren in andere, op het eerste gezicht veelbelovende systemen die nog veel meer kunnen, die mogelijk in de nabije toekomst bij Fonds PGO op het netvlies komen. Dat vraagt vasthoudendheid.
Patiënten- en gehandicaptenorganisaties die door Fonds PGO worden gesubsidieerd en die zelf nieuwe softwarepakketten willen ontwikkelen, moeten door Fonds PGO worden gewezen op de door Berenschot geselecteerde pakketten, en zouden in ieder geval geen additionele projectsubsidies moeten krijgen. Wij stellen voor middelen te concentreren bij de door ons geselecteerde pakketten in plaats van middelen te versnipperen over vele softwarepakketten. Daardoor wordt het relatief onaantrekkelijk eigen software te ontwikkelen en wordt het relatief aantrekkelijk om aan te sluiten bij de pakketten die door Berenschot zijn geselecteerd.
27568
24
6.
VAN HUIDIGE NAAR GEWENSTE SITUATIE
Behalve het maken van een visie op informatisering is het doel van dit project de overgang van de huidige naar de gewenste situatie vorm te geven. De huidige verscheidenheid aan patiëntenorganisaties is daarbij leidend evenals de vier modellen die eerder in dit rapport zijn beschreven. De overgang van de huidige naar de gewenste situatie is uitgevoerd langs een aantal stappen:
Inventariseren functionele eisen
Inventariseren systemen die patiënten- en gehandicaptenorganisaties gebruiken
Toetsen systemen en ondersteuningsorganisaties2 aan functionele eisen
Kiezen van systemen en ondersteuningsorganisaties
Opstellen implementatieplan
De eerste vier stappen worden in dit hoofdstuk kort beschreven en de belangrijkste resultaten en conclusies worden kort aangegeven. Het implementatieplan, waarin de verdere stappen staan beschreven, komt in het volgende hoofstuk aan bod. S TAP 1: I NVENTARISEREN FUNCTIONELE EISEN
6.1
In samenspraak met de stuurgroep automatisering patiëntenorganisaties zijn functionele eisen ten aanzien van de systemen en ondersteuningsorganisaties opgesteld. Leidend daarbij was de inbreng van patiëntenorganisaties. Zij zijn immers de ervaringsdeskundigen. Vooroplopende organisaties zijn gevraagd welke eisen zij zelf hebben gebruikt bij het ontwikkelen van hun systeem of hun website. Zo is onder meer gebruik gemaakt van lijsten van eisen van de NVACP en de NCV, en de input van een aantal van de stuurgroepleden. Deze inventarisatie onder patiëntenorganisaties heeft twee uitgebreide lijsten met functionele eisen opgeleverd: één voor het toetsen van systemen en één voor het toetsen van ondersteuningsorganisaties (zie bijlagen 1 en 2). S TAP 2: I NVENTARISEREN SYSTEMEN EN ONDERSTEUNINGSORGANISATIES
6.2
Het aantal softwarepakketten voor administratieve doeleinden of voor websitebeheer en het aantal ondersteuningsorganisaties is legio. Om tot een snelle maar gedegen selectie te komen is gekozen voor een pragmatische insteek. Drie ‘aanvliegroutes’ zijn gebruikt voor de selectie van ‘geschikte’ systemen en ondersteuningsorganisaties:
Middels een enquête onder 168 door Fonds PGO gesubsidieerde patiëntenorganisaties is achterhaald over welke systemen en ondersteuningsorganisaties patiëntenorganisaties tevreden zijn (zie bijlage 3 voor de enquête).
Een ondersteuningsorganisatie kan een administratiekantoor zijn die tegen betaling administratieve diensten verricht (model 2), maar ook een samenwerkingsverband van patientenorganisaties die een kantoor delen (model 3). In dit rapport zijn deze modellen onder de noemer “ondersteuningsorganisatie” gegroepeerd.
2
27568
25
Er is gezocht naar systemen die met behulp van subsidie van Fonds PGO tot stand zijn gekomen.
Leden van de stuurgroep hebben systemen en ondersteuningsorganisaties aangedragen.
Deze aanvliegroutes hebben geresulteerd in een lijst met 24 administratieve systemen en/of CMS systemen en 7 ondersteuningsorganisaties (zie bijlage 6). S TAP 3 EN 4: T OETSEN EN SELECTEREN
6.3
De functionele eisen zijn uitgewerkt tot twee vragenlijsten: één voor leveranciers van administratieve en CMS systemen en één specifiek voor ondersteuningsorganisaties (zie bijlagen 1 en 2). Door middel van een begeleidende brief zijn de softwareleveranciers en ondersteuningsorganisaties op de hoogte gesteld van dit traject (zie bijlagen 4 en 5). In de brief is uiteengezet voor welke problemen patiëntenorganisaties staan, op welke wijze in dit project daarvoor een oplossing wordt gezocht en wat hun mogelijke rol daarin kan zijn. Aangegeven is dat gezocht wordt naar een partij die zich echt betrokken toont, en niet slechts een pakket in de markt zet. Drie eisen worden gesteld ten aanzien van leveranciers en ondersteuningsorganisaties: •
De ambitie om hun systeem bij nog veel meer patiëntenorganisaties te implementeren c.q. de ambitie om voor nog veel meer patiëntenorganisaties diensten ter hand te nemen.
•
De bereidheid om ervaringen van gebruikers te achterhalen en expliciet te betrekken bij het doorontwikkelen van het systeem of het aanpassen van de dienstverlening.
•
De intentie om ondersteuning te bieden aan de gebruikers (in termen van het installeren van de software, beschikbaar maken van een eenvoudige gebruikershandleiding, een helpdesk die bereikbaar is voor vragen, eventueel periodiek een cursus te willen geven, et cetera).
De vragenlijsten zijn uitgezet onder 24 softwareleveranciers en 7 ondersteuningsorganisaties. Respectievelijk 18 softwareleveranciers en 6 ondersteuningsorganisaties hebben de lijst ingevuld en retour gezonden. Voor een overzicht zie bijlage 6. Op basis van de ingezonden informatie is een eerste selectie gemaakt. Met 12 softwareleveranciers en 4 ondersteuningsorganisaties zijn vervolgens gesprekken gevoerd om openstaande vragen beantwoord te krijgen. Bovendien hebben de softwareleveranciers de kans gekregen hun systemen te demonstreren. Op basis van de informatie verkregen uit de vragenlijsten en de gesprekken is een definitieve selectie gemaakt.
Softwaresystemen In de gewenste situatie (zie hoofdstuk 5) hebben patiëntenorganisaties de beschikking over administratieve systemen die kunnen worden aangemerkt als gebruiksvriendelijk, betaalbaar en toekomstvast. Toetsing aan de hand van deze veelomvattende criteria is echter lastig. Het is bijvoorbeeld moeilijk, zo niet onmogelijk, om vast te stellen hoeveel tijd en geld een pakket gaat besparen. Dit is namelijk van meer factoren afhankelijk dan alleen het systeem. Alle voor de gesprekken geselecteerde systemen voldoen bovendien in meer of mindere mate aan de eisen die patiëntenorganisaties stellen ten aanzien van een van de toepassingsgebieden (leden, financieel of CMS). Er is echter op dit moment geen enkel systeem dat op alle toepassingsgebieden alle gevraagde eigenschappen bezit.
27568
26
In bijlage 8 is een vergelijking opgenomen van alle systemen. Bij de definitieve selectie zijn uiteindelijk vier criteria belangrijk gebleken:
Integratie: De patiëntenorganisaties en de stuurgroep hebben aangegeven dat naadloze communicatie tussen pakketen of pakketonderdelen voor de verschillende toepassingsgebieden een vereiste is. Vanuit dit perspectief is het zinvol om te zoeken naar systemen waarin alle toepassingsgebieden zijn geïntegreerd of systemen die naadloos met elkaar communiceren en waarbij één partij als aanspreekpunt fungeert. Op deze wijze is de basis gelegd voor een situatie waarin niet alleen de interne administratie goed en efficiënt kan worden uitgevoerd, maar de primaire activiteiten van de patiëntenvereniging ook kunnen worden ondersteund door bv. de ledenadministratie en het CMS.
PGO-gerichtheid: De mate waarin de leverancier ervaring heeft met patiënten en gehandicaptenorganisaties. Veel softwarepakketten die wij hebben onderzocht zijn oorspronkelijk ontwikkeld voor ondernemingen in het MKB en niet specifiek voor (patiënten)verenigingen. Specifieke functionaliteiten voor patiëntenverenigingen ontbreken daarom bij veel systemen en de leveranciers beschikken bovendien niet over de benodigde kennis van de patiëntenverenigingen.
Helderheid: Met dit visie en implementatiedocument wordt getracht een lange termijn oplossing te vinden voor het informatiseringvraagstuk bij patiëntenorganisaties. Om te kunnen garanderen dat een pakket ook op de lange termijn nog voldoet, is helderheid over de organisatie van de leverancier een vereiste. Daarbij gaat het onder meer om de continuiteit, de gekozen juridische constructie, de gekozen bestuurlijke constructie en de wijze waarop besluiten worden genomen, bijvoorbeeld als een nieuwe organisatie zich meldt die ook het systeem wil gaan gebruiken.
Prijs: De prijs is uiteraard een belangrijke factor. Systemen verschillen daarin in sterke mate, met name ook als het gaat om de wijze waarop ze kosten in rekening brengen. Sommige leveranciers rekenen alleen jaarlijkse kosten, terwijl anderen bijvoorbeeld ook eenmalige vaste kosten voor aanschaf in rekening brengen (met vervolgens relatief lagere jaarlijkse kosten). Over het algemeen kan worden gesteld dat naarmate de systemen duurder worden, de kwaliteit toeneemt.
Toetsing van de systemen met behulp van deze criteria heeft een tweedeling opgeleverd die door de stuurgroep werd gewenst: systemen ‘boven de streep’ en systemen ‘beneden de streep’. De onderstaande drie systemen zijn geselecteerd en hiervoor wordt in het volgende hoofdstuk een implementatieplan opgesteld. De drie systemen zijn met name geselecteerd omdat zij in potentie de mogelijkheid bieden om een ledenadministratie te koppelen aan een website. Op basis van de visie op de taken van een patiëntenvereniging biedt dit naar de toekomst toe niet alleen de mogelijkheid om de administratie efficiënt te verrichten, maar ook om primaire activiteiten als belangenbehartiging, informatieverstrekking en lotgenotencontact te faciliteren. Het betreft de volgende systemen:
ProSuite
Sodales Groep
Captain
In de tabel hierna, die ook als bijlage 6 is opgenomen, vatten we het selectieproces samen:
27568
27
Selectiemoment 1: Uit de enquête naar voren
Selectiemoment 2: informatie Selectiemoment 3: beoor-
gekomen:
ingevuld
Selectiemoment 4:
deling ingevulde informatie eindoordeel
3MM (Sodales) AGN AllSolutions (WebSolutions QX) Assendelft Automatisering & Advisering (3D) Databas (AccountView) Davilex Business Dispi bv (Captain) eProjects (ProSuite) Europroducer (Euro CMS)
Leveranciers (systemen)
Exact Automatisering bv Grote Beer Software bv Infomade InGens bv Internet Nu PerfectView Pink Roccade (PC Leden) Programming Systems (TopLeden) Quadrant bv (King) Snelstart Software Trias Digitaal Unit4 Agresso (Omnivers) Web Power Barneveld (Phoundry) Xperience bv The WWW enterprise (IS4C)
Een belangrijke reden om juist deze drie systemen te selecteren is gelegen in de mate waarin deze systemen zowel leden- als financiële administratie als CMS bevatten óf de potentie hebben om dat te gaan bevatten. Daarbij past een opmerking: 3MM, de leverancier van Sodales, en Webpower, de leverancier van Phoundry, hebben vergaande plannen om een koppeling aan te brengen tussen de twee systemen. Onder de naam Sodales Groep worden deze pakketten opgenomen in de selectie. Het selecteren van drie systemen biedt als voordeel dat enige concurrentie kan ontstaan tussen de verschillende systemen, waardoor niet de situatie kan ontstaan dat een geselecteerde
27568
28
leverancier ‘achterover kan leunen’. Het aantal van drie laat de mogelijkheid open dat onderweg een systeem op dood spoor belandt, waardoor er toch twee mogelijkheden overblijven om uit te kiezen door patiëntenorganisaties Deze drie door ons geselecteerde pakketten verschillen onderling van elkaar op de eerder genoemde vier criteria. Onderstaand is dat weergegeven. ProSuite
Sodales Groep
Captain
Integratie
+
-3
+
PGO gerichtheid
+
++
-
Helderheid
++
-
++
Prijs
-
+/-4
++
De drie geselecteerde pakketten hebben alle drie de potentie om zich te ontwikkelen tot pakketten die goed voorzien in de toekomstige informatiseringsbehoefte van patiëntenorganisaties. Bovendien zijn de systemen in meerdere van de vier organisatievormen (stand alone organisatie, uitbesteding aan administratiekantoor, gemeenschappelijk kantoor en virtueel kantoor) toepasbaar. Zowel technisch als organisatorisch vergt dat echter nog aanpassingen. Deze aanpassingen zijn verschillend van aard voor de drie geselecteerde aanbieders. De aanpassingen zijn nodig om tot een goede en volledige propositie richting patiëntenorganisaties te komen. Om tot deze aanpassingen te komen moet een ontwikkelproces worden ingezet. In het volgende hoofdstuk wordt dit nader uitgewerkt.
Ondersteuningsorganisaties Het aanbod van diensten en de uitvoering daarvan verschilt zo sterk per ondersteuningsorganisatie, dat onderlinge vergelijking nauwelijks mogelijk is. Om die reden wordt door ons geen rangorde aangebracht. Wel is op basis van de vragenlijsten en de gesprekken per ondersteuningsorganisatie een beschrijving gemaakt, met daarin het dienstenaanbod en de voornaamste beperkingen. Welke ondersteuningsorganisatie door de patiënten- of gehandicaptenorganisatie moet worden gekozen hangt sterk af van de wensen en de beschikbare middelen bij de desbetreffende organisatie. Als men vooral goedkoop geholpen wil worden en de nadruk ligt op administratieve ondersteuning dan ligt APN wellicht voor de hand. Nadeel is dat de continuïteit naar de toekomst toe een aandachtspunt is.
Daarbij past de opmerking dat dat een plus kan worden wanneer 3MM, de leverancier van Sodales en Webpower, én de leverancier van Phoundry een koppeling kunnen aanbrengen tussen de twee systemen (zoals zij naar eigen zeggen ook van plan zijn).
3
4
NB. De prijs van Sodales is nog niet bekend.
27568
29
Als men wat bredere en meer inhoudelijke ondersteuning zoekt dan is men bij VORC aan het goede adres. Nadeel is dat de prijs die voor de dienstverlening wordt betaald ons niet bekend is en dat de prijsvorming relatief niet op alle punten transparant is voor een buitenstaander. Het HOB daarentegen is glashelder als het gaat om de te betalen prijs en de inhoud van de dienstverlening. Het HOB is een commercieel bureau en lijkt daarmee in beginsel duurder dan de eerder genoemde alternatieven (hoewel dat tegelijkertijd lastig te beoordelen is omdat iedere patiëntenorganisatie weer anders is en ook het gevraagde dienstenpakket verschilt). Het HOB verleent bovendien diensten aan vele patiëntenorganisaties, waarbij wel moet worden aangetekend dat enkele partijen zijn overgestapt naar andere ondersteuningsorganisaties. Van Ree is een commercieel middelgroot accountantskantoor. Het heeft patiëntenorganisaties en andere vergelijkbare organisaties als klant. Het handelt professioneel, rekent commerciële tarieven en beperkt zich tot de administratieve ondersteuning. In de onderstaande tabel wordt het selectieproces samengevat: Selectiemoment 1: Uit de enquête naar voren
Selectiemoment 2: informatie Selectiemoment 3: beoor-
gekomen:
ingevuld
Selectiemoment 4:
deling ingevulde informatie eindoordeel
Ondersteunings-organisaties
Ebico, Administratie en Advies Het OndersteuningsBuro St. Administratiekantoor Patientenverenigingen Stichting VORC Storm=Advies+MaatwerkSoftwar Van Ree Accountants Barneveld Van Wieren en Vellinga Accountants
27568
30
7.
IMPLEMENTATIEPLAN
Het vergt zowel technische als organisatorische aanpassingen om de drie geselecteerde pakketen volledig te laten voorzien in de informatiseringsbehoefte van patiëntenorganisaties. Om deze gewenste situatie te bereiken, stellen wij voor een ontwikkelproces in te gaan. De drie pakketten verschillen zowel technisch als organisatorisch sterk van elkaar en zijn in verschillende stadia van ontwikkeling. Het valt daarom aan te bevelen onafhankelijk met de leveranciers te spreken over ontwikkeling. Drie groepen met (potentiële) gebruikers kunnen hiervoor worden geformeerd. Het doel van dit proces is tweeledig: enerzijds om te komen tot afspraken over technische verbeteringen aan de systemen en de organisatorische inbedding en anderzijds het verkrijgen van helderheid over de propositie richting nieuwe gebruikers. Welke tarieven worden gehanteerd? Wat kan uit de reguliere exploitatiebegrotingen van PGO’s worden bekostigd en wat moet middels aanvullende financiering worden verkregen? 7.1
B ESPREKINGEN MET DE DRIE ‘ WINNAARS ’
De opgestelde inventarisatie en selectie heeft een globaal beeld opgeleverd van de functionaliteiten en huidige staat van de drie geselecteerde pakketten. Het bleek niet mogelijk en viel buiten de reikwijdte van onze opdracht om voor alle drie de pakketten een concrete en uitputtende opsomming te maken van wat op korte termijn en middellange termijn aan de drie pakketten extra moet worden toegevoegd en welke kosten hiermee zijn gemoeid. Ook is niet voor alle pakketten duidelijk geworden onder welke condities en tegen welke kosten nieuwe gebruikers zich kunnen aansluiten. Dit valt te begrijpen tegen de achtergrond van de positie van huidige gebruikers en leveranciers en is punt van verdere onderhandeling. Deze onderhandeling valt buiten de reikwijdte van onze opdracht en wij adviseren om de gebruikersorganisatie in deze onderhandeling een prominente rol te laten spelen. Drie groepen onafhankelijke potentiële gebruikers schrijven in samenspraak met ‘hun’ leveranciers van de systemen een kort en bondig voorstel hoe de lacunes in het aanbod kunnen worden opgevuld. De belangrijkste aandachtspunten daarbij zijn:
Huidige functionele beperkingen: Zoals reeds vermeld behoeven de drie geselecteerde systemen nog doorontwikkeling. Afspraken hierover moeten tijdens het proces worden gemaakt. De in dit traject geïdentificeerde functionele beperkingen kunnen hierbij als uitgangspunt dienen. Doorontwikkeling: Het is van belang afspraken op te nemen over doorontwikkelen van de systemen. Leveranciers zullen op basis van nieuwe ontwikkelingen en ervaringen van gebruikers hun softwarepakket up-to-date moeten houden. Hoe wordt daarbij de gebruikersvereniging betrokken?
Ondersteuning: De gebruikers overleggen met de leveranciers over de dienstverlening die wordt geboden: helpdesk, handleiding, demonstraties, trainingen enzovoorts.
Prijs: De gebruikers moeten met de leveranciers onderhandelen over de prijs die zal worden gevraagd voor een licentie, het gebruik, het onderhoud etc. of de prijs voor het afkopen van een licentie voor meerdere gebruikers.
Condities voor nieuwe toetreders: Voor Sodales geldt dat de gebruikers zich moeten inkopen en daardoor direct participeren in de ontwikkeling van het softwarepakket. Condities over toe-
27568
31
treding van nieuwe gebruikers moeten daarom worden meegenomen tijdens de onderhandelingen.
Gebruikersvereniging: De belangen van de gebruikers moeten ook op de lange termijn behartigd blijven. Het valt daarom aan te bevelen een gebruikersvereniging op te richten waarin afgevaardigden van de gebruikende patiëntenorganisaties zitting nemen. De gebruikersvereniging behartigt de belangen van de gebruikers en communiceert met de leveranciers van de softwarepakketten. Het is belangrijk om in het voorstel op te nemen hoe de relatie tussen gebruikersvereniging enerzijds en leveranciers anderzijds wordt vormgegeven. Met name in gevallen waarin de rollen ‘leverancier’ en ‘gebruiker’ niet volledig gescheiden zijn. In de volgende paragraaf wordt het concept gebruikersvereniging nader toegelicht en uitgewerkt.
Financiering: De financiering van de (door)ontwikkeling van de systemen en de organisatorische inbedding vormt een belangrijk onderdeel tijdens het onderhandelingsproces. Verderop wordt de financiering in meer detail beschreven. Het is met name interessant om te vernemen welke ontwikkelingen eraan komen, welke deel de leverancier voor eigen rekening en risico wil nemen en welke kosten worden doorberekend aan de gebruiker. De bespreking zou tevens de argumenten moeten opleveren om voor een deel van de benodigde gelden een beroep te doen op aanvullende financiering vanuit het Fonds PGO of aanverwante fondsen. Dit zou te rechtvaardigen zijn wanneer onderscheid gemaakt kan worden tussen kosten waarvan redelijkerwijs verwacht mag worden dat ze uit de reguliere exploitatiesubsidies van PGO’s bekostigd worden en kosten die vallen onder de reikwijdte van het Fonds PGO. Dat laatste zou met name gaan om kosten die aansluiten bij subsidiebeleid van Fonds PGO en die verband houden met “innovatie” en “professionalisering door samenwerking”. 7.2
‘I NSTALLEREN ’ VAN EEN GEBRUIKERSVERENIGING
Bij de organisatorische inbedding speelt een gebruikersvereniging een belangrijke rol. Wij stellen voor één gebruikersvereniging op te zetten met een aparte ´gebruikerskamer´ voor elk systeem. In de kamers nemen afgevaardigden van gebruikers van systemen plaats. De kamers behartigen de belangen van de gebruikers van de systemen en hebben in die hoedanigheid contact met de leveranciers. De afzonderlijke kamers oefenen invloed uit op zaken als doorontwikkeling, ondersteuning en prijs. De gebruikersvereniging heeft een overkoepelend bestuur waarin de voorzitters van de kamers zitting nemen. Op dit niveau worden de ontwikkelingen in de kamers besproken en worden algemene ontwikkelingen ten aanzien van informatisering in de gaten gehouden. Het bestuur heeft als doel het waarborgen van een goede kwaliteit en prijs van de verschillende systemen en kwaliteit op de lange termijn. Schematisch kan de gebruikersvereniging als volgt worden gepresenteerd:
27568
32
Gebruikersvereniging
Bestuur
ProSuite Kamer
Sodales Groep
Captain Kamer
Kamer
eProjects
Sodales Groep
Dispi BV
Om dit te realiseren bevelen wij aan een soort van secretaris of kwartiermaker te laten benoemen, die dit proces namens de betrokken organisaties verder kan trekken. 7.3 7.3.1
F INANCIERING Opbouw van kosten en tarifering
Als het gaat om het ontwikkelen en het in stand houden van pakketten of systemen, dan is het voor de analyse zinvol om in ieder geval de volgende kostenonderdelen te onderscheiden die samenhangen met de ontwikkeling en exploitatie van een administratiesysteem:
I. Eenmalige ontwikkelingskosten Ten eerste zijn door de huidige gebruikers en de leverancier kosten gemaakt om de software te ontwikkelen. Dat zijn eenmalige investeringen. In een aantal gevallen heeft dit plaats kunnen vinden vanwege een subsidie van een fonds. In een aantal gevallen heeft ontwikkeling plaatsgevonden vanwege een investering door patiëntenorganisaties zelf of door een leverancier die een marktkans zag (of uit ideële overwegingen). In een aantal andere gevallen is het een commerciële leverancier die de ontwikkelingskosten voor rekening heeft genomen.
II. Eenmalige instapkosten, voor aanschaf en implementatie Dit betreft de kosten die een ‘nieuwe toetreder’ maakt. Hierbij gaat het om de kosten die zijn gemoeid met de aanschaf van software voor leden- en financiële administratie en CMS. Aanschaf kan eventueel gepaard met aanvullende kosten voor de aanschaf van benodigde hardware en infrastructuur (modems, kabelaansluitingen, snellere PC). In aanvulling hierop kunnen zich kosten voordoen die te maken hebben met de implementatie: installatie van de software, het eventueel converteren van bestanden en het instrueren van
27568
33
medewerkers om het geheel ‘op te starten’. Deze kosten worden normaliter door de nieuwe toetreder gedragen.
III. Jaarlijkse exploitatie- en ondersteuningskosten Hierbij gaat het om jaarlijkse kosten. Dit omvat onder meer: •
Onderhoud software: (lichte aanpassingen) updates van het programma en de verspreiden ervan
•
Helpdesk
•
Trainingen en cursussen
•
Aanpassing van de gebruikershandleiding
•
Eventueel hosting van het systeem: beschikbaar stellen en onderhouden hardware, uitvoeren updates, verhelpen storingen, ter beschikking stellen internetcapaciteit, back-up van software en gegevens, ter beschikking houden printers en andere randapparatuur, inkoop papier, etiketteren en collationeren drukwerk.
IV. Kosten voor verdere ontwikkeling In opdracht van de gebruikers zal de software worden doorontwikkeld en zullen nieuwe functionaliteiten worden toegevoegd.
Dekking van deze kosten Het is redelijk dat PGO’s zelf vanuit hun reguliere exploitatie een bijdrage leveren aan de hierboven genoemde vier kostenposten. Het bedrag dat een patiënten- of gehandicaptenorganisatie normaliter jaarlijks aan de leverancier betaalt is opgebouwd uit: •
Een bedrag waarmee de leverancier (een deel van) de eenmalige ontwikkelingskosten terugverdiend.
•
Een bedrag waarmee de leverancier de jaarlijkse exploitatie- en ondersteuningskosten kan betalen.
•
Een bedrag waarvoor de leverancier het pakket deels verder kan ontwikkelen.
Daarbij komen nog de eenmalige instapkosten voor de patiëntenorganisatie als het gaat om bijvoorbeeld de aanschaf van hardware of software. Zoals aangegeven hebben we niet van ieder pakket voldoende inzicht verkregen in de opbouw van kosten die reeds zijn gemaakt, al of niet met subsidie, voor de ontwikkeling van de drie softwarepakketten. Ook is het op dit moment onvoldoende in te schatten welke kosten gemaakt dienen te worden om de pakketten verder te ontwikkelen zodat ze voldoen aan de wensen die nu aan de software worden gesteld en welke budget in de toekomst nodig is om de pakketten in de komende jaren verder te ontwikkelen. 7.3.2
Criteria voor eventuele subsidiering
Hiervoor is aangegeven hoe kosten normaliter worden doorberekend aan gebruikers. Vanuit de wens om te komen tot samenwerking tussen patiënten- en gehandicaptenorganisaties bevat een dergelijke doorberekening ‘toetredingsdrempels’.
27568
34
Zo kunnen bijvoorbeeld de eenmalige instapkosten voor een gebruiker zo hoog zijn, dat instappen niet wordt bevorderd. Interessant is hier de strategie die bijvoorbeeld kabelbedrijven en abonneezenders hanteren. Ze geven gratis de hardware zoals een modem of decoder, en brengen vervolgens gedurende minimaal een jaar maandelijkse kosten in rekening. Door die eenmalige instapkosten niet direct in rekening te brengen maar uit te smeren over een langere periode worden veel klanten over de streep getrokken. Iets dergelijks is natuurlijk ook hier denkbaar. Ook kan het zo zijn dat doorontwikkeling niet wordt bevorderd omdat partijen wel een beter pakket willen, maar niet over de middelen beschikken om dat te kunnen financieren. Zoals we hebben aangegeven, ligt het in de rede in die gevallen een beroep te doen op aanvullende subsidie vanuit Fonds PGO of een ander fonds. Dit met name voor kosten die te maken hebben met het bevorderen van nieuwe toetreders (aanschaf en conversiekosten) en verdere ontwikkeling van de pakketten, iets waar ook een fonds waarde aan hecht. Zoals ook aangegeven ontbreekt het ons aan inzicht in de omvang van de benodigde middelen en in de mate waarin organisaties zelf kunnen bijdragen en reeds hebben bijgedragen. Dit is punt van nadere onderhandeling tussen leveranciers/gebruikers en eventuele fondsen. Wel is hier van belang dat in het geval Fonds PGO subsidieert, bedragen een specifieke bestemming meekrijgen en worden ‘geoormerkt’. Bij het verstrekken ervan wordt aangegeven waaraan de middelen mogen worden besteed. Ook dient verantwoording te worden afgelegd over de besteding. Dat kan bijvoorbeeld doorontwikkeling betreffen, het maken van een handleiding of het betalen van de conversiekosten. Door te oormerken wordt voorkomen dat de subsidie in het ‘grote zwarte gat van de eenmalige ontwikkeling’ valt, en dus geen effect heeft op kwaliteitsverbetering. Een financiële regeling dient aan een aantal criteria te voldoen. Uitgangspunt daarbij is telkens dat het grootste deel door gebruikers zelf wordt betaald, om daarmee te voorkomen dat functionaliteiten worden ontwikkeld alleen maar omdat de kosten kunnen worden afgewenteld op een ander. Een regeling met deze strekking dient aan een aantal criteria te voldoen: •
De regeling moet transparant zijn, eenvoudig toe te passen, geen bureaucratie, gemakkelijk uit te leggen en te verantwoorden.
•
De regeling moet niet concurrentie-verstorend zijn: ‘NMa-proof’. Dat betekent ook dat financieringsregeling zo veel mogelijk via de gebruikers dient te lopen (bottom-up) en niet rechtstreeks naar de leverancier/bouwer. Bovendien moet er naar worden gestreefd om geen verschillende regelingen te maken voor de drie geselecteerde pakketten.
•
De ontvanger zal een toekomstige gebruiker, een huidige gebruiker of een gebruikersvereniging zijn. Die kan dat bedrag aanwenden om diensten te kopen of af te betalen bij de leverancier, die niet rechtstreeks wordt gesubsidieerd. Immers, door de gebruiker te subsidieren wordt geen concurrentievervalsing gepleegd: iedere gebruiker kan zich bij het initiatief aansluiten en dus wordt er niemand uitgesloten van de subsidie. Dat zou anders zijn in het geval leveranciers rechtstreeks worden gefinancierd.
•
De regeling moet:
27568
-
prikkels bevatten tot groei van het aantal deelnemende organisaties en instroom.
-
doorontwikkeling van het softwarepakket stimuleren.
35
-
ruimte bieden om voorinvesteringen uit het verleden tot een bepaald niveau terug te verdienen (tenzij die investeringen uiteraard reeds eerder uit publieke middelen zijn bekostigd).
Wij geven aan dat de regeling prikkels moet bevatten. Het gaat hier met nadruk om prikkelen en niet om dwingen: patiënten- en gehandicaptenorganisaties moeten niet worden gedwongen bepaalde systemen af te nemen of hun administraties ergens anders onder te brengen. Organisaties die tevreden zijn over hun huidige systemen of die net iets nieuws hebben aangeschaft moeten daar naar eigen inzicht mee door kunnen gaan. Voor organisaties die zelf ontevreden zijn omdat ze problemen ondervinden in hun huidige (leden- of financiële) administratie en bij hun huidige website, moet de drempel laag zijn om deel te nemen. 7.4
O VERIGE ONDERSTEUNING
Het is nu de kunst om door te pakken. Drie systemen zijn geselecteerd, de trein is op stoom, en er moet worden gezorgd dat de trein blijft rijden. Om dat te realiseren bevelen wij aan een soort van secretaris of kwartiermaker te laten benoemen, die dit proces verder trekt. Voorts is van belang om de vergelijkingsinformatie uit dit traject verder uit te venten. Daarin hebben zowel patiënten- en gehandicaptenorganisaties zelf, als Desgevraagd als Fonds PGO een belangrijke rol. Om te zorgen dat partijen écht de weg vinden naar de drie geselecteerde pakketten is het van belang dat Fonds PGO, dat inzicht heeft in de begroting van elke organisatie, en Desgevraagd deze organisaties ook wijzen op de drie pakketten, zeker wanneer zij zien dat een organisatie bovengemiddeld veel geld spendeert aan bijvoorbeeld software en hardware ten behoeve van administratie en webbeheer. Kort samengevat moeten de volgende activiteiten ter hand worden genomen: •
Publieksinformatie maken. Te denken valt aan een folder of promotie op het internet. Daarin kunnen in ieder geval de door Berenschot gemaakte profielen worden opgenomen van de drie winnende pakketten. Daarnaast kan leveranciers/gebruikers de gelegenheid worden geboden om (apart daarvan) wat eigen informatie toe te voegen, op een A4-the (zie de beschrijving in hoofdstuk 5 bij de verdeling van verantwoordelijkheden over partijen.
•
Gebruikersvereniging installeren, en een ‘secretaris’ of ‘kwartiermaker’ aanstellen
•
Potentiele nieuwe gebruikers toegeleiden naar de drie systemen. Fonds PGO (via subsidieconsulenten, via nieuwsbrief, etc.), Desgevraagd (op haar site) en de winnende ‘gebruikers en leveranciers’ dienen daar elk vanuit hun eigen rol invulling aan te geven.
Op deze wijze kan worden bijgedragen aan de verdere verhoging van de efficiëntie en kwaliteit van de informatisering van patiëntenorganisaties.
27568
36
B IJLAGE 1: T OETSINGSCRITERIA ADMINISTRATIESYSTEMEN Onderstaand de vragenlijst met toetsingscriteria voor administratie/informatiesystemen voor patiëntenen gehandicaptenorganisaties. Deze vragenlijst is voorgelegd aan softwareleveranciers.Versie v11, Berenschot, 26 oktober 2004
Let op: Wij vragen u om de bijgevoegde lijst digitaal in te vullen en retour te sturen naar
[email protected].
Onderstaand vindt u een inventarisatielijst voor systemen voor patiënten-en gehandicaptenorganisaties: het betreft functionele eisen die vanuit patiëntenorganisatie-perspectief kunnen worden gesteld aan een ledenadministratie, financiële administratie en CMS. De lijst is verdeeld in vier delen: 1. Een algemeen deel voor leverancier-gerelateerde gegevens 2. Een deel over het systeem om de leden van patiënten- en gehandicaptenorganisaties te beheren 3. Een deel over het financiële systeem 4. Een deel over het systeem (CMS) om de website te beheren. Iedere leverancier krijgt de gehele lijst, en wordt verzocht deze ingevuld te retourneren. We sturen telkens de hele lijst omdat sommige systemen of combinaties daarvan meer dan één terrein bestrijken. Sommige vragen gaan over de grensgebieden van twee systemen. Dan zijn deze vragen bij beide systemen opgenomen. U wordt verzocht die gegevens in te vullen die voor u van toepassing zijn. Wij vragen u uiterlijk maandag 15 november de ingevulde lijst te mailen aan:
[email protected]. Indien wij maandag 15 november geen tegenbericht of ingevulde lijst van u hebben ontvangen, gaan wij ervan uit dat u niet in aanmerking wenst te komen voor selectie van uw systeem.
1.
Leveranciersgegevens
1.1
Naam?
1.2
Rechtsvorm?
1.3
Oprichtingsdatum?
1.4
Aantal medewerkers?
1.5
Website, emailadres en telefoonnummer? Contactpersoon, telefoonnummer en e-mailadres? Kunt u iets vertellen over de historie van uw organisatie? Wat zijn de hoofdactiviteiten van uw organisatie? In hoeverre bent u volledig eigenaar van het pakket, en zo nee, hoe is dan de relatie tussen u en de eigenaar van het pakket?
1.6 1.7 1.8 1.9
27568
37
2.
Ledenadministratie systeem
2.1
Algemeen
2.1.1 2.1.2 2.1.3
2.1.4 2.1.5
2.1.6
2.1.7 2.1.8
2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4
2.2.5
2.2.6
2.2.7
27568
Naam en versie patiëntenregistratie pakket? Aantal reeds ingevoerde systemen in Nederland? Welke patiënten- en gehandicaptenorganisaties maken nu gebruik van het pakket (indien u dit weet)? Aantal ingevoerde systemen wereldwijd? Kunt u kort iets vertellen over de ontstaansgeschiedenis van het pakket inclusief jaartallen? Welke voorgenomen ontwikkelingen zijn er in de ontwikkeling van het pakket? Hoe is de continuïteit van het pakket gegarandeerd? Kan het gehele systeem als dienst worden aangeboden?
Techniek Welke operating systemen worden ondersteund? Welke database(s) worden gebruikt? Welke ontwikkelta(a)l(en) zijn gebruikt? Hoe ziet de gebruikersinterface eruit (DOS, Windows 98, Windows XP, Windows-like)? Kan het gehele systeem via een webinterface via internet worden gebruikt? Kan het gehele systeem via een webinterface op afstand worden beheerd? Kunnen updates via internet worden gedistribueerd?
38
2.2.8
2.2.9 2.2.10
2.2.11
2.2.12
2.2.13
Welke logische beperkingen zijn er aangebracht m.b.t. bijvoorbeeld aantal gebruikers, aantal patiënten, etc? Hoe is identificatie en authenticatie geregeld? Autorisatie: hoe kunnen gebruikers aan rollen worden gekoppeld? Hoe kunnen gebruikers of rollen geautoriseerd worden: kan verschil worden gemaakt tussen bijvoorbeeld invoer patiënt, wijzigen patient, raadplegen patiënt? Hoe kunnen velden binnen een functie voor bepaalde gebruikers worden afgeschermd? Hoe kunnen met een rapportagetool eenvoudige lijsten van elke tabel worden gemaakt met selectie en sortering op elk veld? Hoe kunnen met een rapportagetool complexe lijsten worden gemaakt met relaties tussen tabellen, enz.?
2.2.14
In hoeverre kunnen lijsten met een rapportagetool door gebruikers eenvoudig worden gemaakt en beheerd? 2.2.15 Kunnen lijsten worden geëxporteerd naar Excel of tekst bestanden? 2.2.16 Kunnen aan lijsten, als ze eenmaal "ontworpen" zijn, een uitvoer-apparaat worden gekoppeld, zoals verzenden per email, per fax, publicatie op een website? Kunnen lijsten automatisch ’s nachts worden aangemaakt? 2.2.17 Hoe kan de rapportagetool tellingen verrichten? 2.3 Prijs en ondersteuning
27568
39
2.3.1
2.3.2 2.3.3
2.3.4
2.3.5
2.3.6
Wat kost een startlicentie, en hoe wordt een licentie berekend? Hoeveel kost onderhoud per jaar? Hoeveel bedraagt de prijs, en wat is de prijsopbouw? Is dit bijvoorbeeld per server, cpu, lid, named user, concurrent user? Hoe is de prijs opgebouwd voor een volledig werkend systeem voor een vereniging van 50 leden? Hoe is de prijs opgebouwd voor een volledig werkend systeem voor een vereniging van 1000 leden? Is maatwerk mogelijk?
2.3.7
Hoe wordt met wensen vanuit patiëntenverenigingen omgegaan? 2.3.8 Hoe kunnen gebruikers training ontvangen? Wat is de prijs hiervoor? 2.3.9 Wat is uw handelswijze met betrekking tot nieuwe versies van het pakket, en wat zijn de prijzen voor onderhoud en nieuwe versies? 2.3.10 Hoe kan ondersteuning bij implementatie worden ontvangen? Wat is de prijs hiervoor? 2.3.11 Is er een helpdesk? Wat zijn de kosten hiervan? 2.4 Functionaliteit 2.4.1 2.4.2 2.4.3
2.4.4
27568
Is zoeken op naam, adres, geboortedatum mogelijk? Kan op elk veld worden gezocht? Welke standaarden worden ondersteund: NEN1888 (namen, NEN5825 (postadressen), ISO3166 (landen)? Welke soorten adressen worden
40
2.4.5 2.4.6
2.4.7 2.4.8
2.4.9
2.4.10
2.4.11
2.4.12
2.4.13
2.4.14
2.4.15
2.4.16
2.4.17
27568
geregistreerd? Welke telefoonnummers worden geregistreerd? Kan het pakket een enkelvoudig adres afdrukken inclusief de KIX code? Kunnen lidmaatschapskaarten met pasfoto worden afgedrukt? Kunnen vrije velden worden toegevoegd aan de ledentabel? Zo ja hoeveel? Kunnen hier aan ook meerdere keuzemogelijkheden worden gekoppeld? Kunnen brieven worden verstuurd naar een flexibele selectie van leden? Inclusief de lay-out volgens TPG Post? Kan geautomatiseerd e-mail worden verstuurd naar een selectie van leden? Worden acties bijgehouden: mail verstuurd, brief ontvangen, gebeld, etc? Kan van elk patiëntenrecord alle mutaties worden bijgehouden, inclusief tijd en gebruiker? Ook als de persoon geen lid meer is? Hoe kunnend deze eenvoudig worden geraadpleegd en afgedrukt? Kunnen ook van alle facturen, betalingen e.d. de mutaties worden bijgehouden? Hoe kunnen documenten geïntegreerd worden benaderd vanuit een lid of een actie? Kan vanuit de ledenadministratie een Worddocument worden aangemaakt met daarin adresgegevens? En andersom: vanuit Word adresgegevens en andere gegevens ophalen? Is er een patiënt – ziekte – behandelaar – ziekenhuis relatietabel? Is er een ziekte – behandelaar – ziekenhuis relatietabel met
41
2.4.18
2.4.19
2.4.20
2.4.21 2.4.22
2.4.23
2.4.24
2.4.25
2.4.26 2.4.27
2.4.28
2.4.29
2.4.30
27568
vrije attributen? Kunnen familierelaties tussen leden worden bijgehouden, zoals kind van, ouder van, opa van? Hoe kan er een ziekte verbijzondering per patiënt worden bijgehouden? (Toelichting: hieronder volgt functionaliteit welke zowel voor de ledenadministratie als voor het financiële systeem van toepassing kan zijn, afhankelijk van de precieze inrichting. Wij verzoeken u om hieronder antwoord te geven voor zover dit van toepassing is voor het ledensysteem.) Hoe kunnen contributie- facturen worden gedraaid? Hoeveel en welke contributiesoorten onderscheid het pakket? Kan naam en adres voor het betalen van de contributie of donatie anders zijn dan de naam en het adres van het lid of de contribuant zelf? Kunnen meerdere contributies naar één adres worden gestuurd? Kunnen meerdere abonnementen naar één adres worden gestuurd? Hoe wordt bijgehouden dat contributie is betaald? Kan nu reeds worden aangegeven dat over 2 jaar het lidmaatschap eindigt? Hoe wordt onderscheid gemaakt tussen leden en contributeurs? Kunnen CLIOP-3 bestanden worden aangemaakt voor automatische incasso? Kunnen acceptgiro’s worden aangemaakt met een OCR-B
42
2.4.31 2.4.32
2.4.33
2.4.34
2.4.35
2.4.36 2.4.37
2.4.38
2.4.39
2.4.40
27568
regel onder aan de acceptgiro? Hoe en waar wordt de betalingshistorie bijgehouden? Betalingen betreffen vaak vele identieke bedragen. Op welke wijze kan op een intelligente wijze gebruik worden gemaakt van bijvoorbeeld postcode, banknummer en/of acceptgiroidentificatienummer om betalingen tegen openstaande posten af te letteren? Hoe wordt dit proces met automatisering ondersteund? Hoe komen gegevens over te versturen facturen uit de ledenadministratie in het financieel systeem? Hoe komen gegevens over betaalde facturen uit het financiele systeem in de ledenadministratie? (Toelichting: hieronder volgt functionaliteit welke zowel voor de ledenadministratie als voor het content management systeem van toepassing kan zijn, afhankelijk van de precieze inrichting. Wij verzoeken u om hieronder antwoord te geven voor zover dit van toepassing is voor het ledensysteem). Hoe kan een lid zich aanmelden via internet in het systeem? Hoe wordt hierbij informatie van de webpagina in het ledensysteem gebracht? Kan hij hierna een email met bevestiging en wachtwoord krijgen? Hoe kan dit worden geautoriseerd of gecontroleerd door de administratie van de vereniging? Hoe kunnen leden hun eigen gegevens via internet bijhouden?
43
2.4.41
3.
Hoe kan het bestand met leden en donateurs worden gepubliceerd op de website van de vereniging? Financieel systeem
3.1
Algemeen
3.1.1
Naam en versie financieel pakket? Aantal reeds ingevoerde financiële systemen in Nederland? Welke patiënten- en gehandicaptenorganisaties maken nu gebruik van het pakket (indien u dit weet)? Aantal ingevoerde financiële systemen wereldwijd? Kunt u kort iets vertellen over de ontstaansgeschiedenis van het pakket inclusief jaartallen? Welke voorgenomen ontwikkelingen zijn er in de ontwikkeling van het financiële systeem? Hoe is de continuïteit van het pakket gegarandeerd? Kan het gehele systeem als dienst worden aangeboden? Techniek
3.1.2 3.1.3
3.1.4 3.1.5
3.1.6
3.1.7 3.1.8 3.2 3.2.1
3.2.2 3.2.3 3.2.4
3.2.5
27568
Welke operating systemen worden ondersteund. (Bij deze vragen uit dit hoofdstuk onderscheid maken tussen de verschillende onderdelen van de pakketten indien relevant)? Welke database(s) worden gebruikt? Welke ontwikkelta(a)l(en) zijn gebruikt? Hoe ziet de gebruikersinterface eruit (DOS, Windows 98, Windows XP, Windows-like)? Kan het gehele systeem via een webinterface via internet worden gebruikt?
44
3.2.6
3.2.7 3.2.8
3.2.9 3.2.10
3.2.11
3.2.12
3.2.13
3.2.14
3.2.15
3.2.16
3.2.17
27568
Kan het gehele systeem via een webinterface op afstand worden beheerd? Kunnen updates via internet worden gedistribueerd? Welke logische beperkingen zijn er aangebracht m.b.t. bijvoorbeeld aantal gebruikers, aantal patiënten, etc? Hoe is identificatie en authenticatie geregeld? Autorisatie: hoe kunnen gebruikers aan rollen worden gekoppeld? Hoe kunnen gebruikers of rollen geautoriseerd worden: kan verschil worden gemaakt tussen bijvoorbeeld invoer patiënt, wijzigen patient, raadplegen patiënt? Hoe kunnen velden binnen een functie voor bepaalde gebruikers worden afgeschermd? Hoe kunnen met een rapportagetool eenvoudige lijsten van elke tabel worden gemaakt met selectie en sortering op elk veld? Hoe kunnen met een rapportagetool complexe lijsten worden gemaakt met relaties tussen tabellen, enz.? In hoeverre kunnen lijsten met een rapportagetool door gebruikers eenvoudig worden gemaakt en beheerd? Kunnen lijsten worden geëxporteerd naar Excel of tekst bestanden? Kunnen aan lijsten, als ze eenmaal "ontworpen" zijn, een uitvoer-apparaat worden gekoppeld, zoals verzenden per email, per fax, publicatie op een website? Kunnen lijsten automatisch ’s nachts worden aangemaakt? Hoe kan de rapportagetool tel-
45
3.3 3.3.1
3.3.2 3.3.3
3.3.4
3.3.5
3.3.6
lingen verrichten? Prijs en ondersteuning Wat kost een startlicentie, en hoe wordt een licentie berekend? Hoeveel kost onderhoud per jaar? Hoeveel bedraagt de prijs, en wat is de prijsopbouw? Is dit bijvoorbeeld per server, cpu, lid, named user, concurrent user? Hoe is de prijs opgebouwd voor een volledig werkend systeem voor een vereniging van 50 leden? Hoe is de prijs opgebouwd voor een volledig werkend systeem voor een vereniging van 1000 leden? Is maatwerk mogelijk?
3.3.7
Hoe wordt met wensen vanuit patiëntenverenigingen omgegaan? 3.3.8 Hoe kunnen gebruikers training ontvangen? Wat is de prijs hiervoor? 3.3.9 Wat is uw handelswijze met betrekking tot nieuwe versies van het pakket, en wat zijn de prijzen voor onderhoud en nieuwe versies? 3.3.10 Hoe kan ondersteuning bij implementatie worden ontvangen? Wat is de prijs hiervoor? 3.3.11 Is er een helpdesk? Wat zijn de kosten hiervan? 3.3.12 Wat zijn de kosten en openingstijden van de helpdesk? 3.4 Functionaliteit 3.4.1
3.4.2
27568
Wordt er een basis financieel systeem geboden met grootboeknummers, kostenplaatsen, balans en V&W? Hoe kunnen projecten in het
46
3.4.3
3.4.4 3.4.5
3.4.6
3.4.7
3.4.8
3.4.9 3.4.10
3.4.11
3.4.12
3.4.13
3.4.14 3.4.15
27568
financiële systeem worden geadministreerd? (Toelichting: hieronder volgt functionaliteit welke zowel voor de ledenadministratie als voor het financiële systeem van toepassing kan zijn, afhankelijk van de precieze inrichting. Wij verzoeken u om hieronder antwoord te geven voor zover dit van toepassing is voor het financiële systeem). Hoe kunnen contributie- facturen worden gedraaid? Hoeveel en welke contributiesoorten onderscheid het pakket? Kan naam en adres voor het betalen van de contributie of donatie anders zijn dan de naam en het adres van het lid of de contribuant zelf? Kunnen meerdere contributies naar één adres worden gestuurd? Kunnen meerdere abonnementen naar één adres worden gestuurd? Hoe wordt bijgehouden dat contributie is betaald? Kan nu reeds worden aangegeven dat over 2 jaar het lidmaatschap eindigt? Hoe wordt onderscheid gemaakt tussen leden en contributeurs? Kunnen CLIOP-3 bestanden worden aangemaakt voor automatische incasso? Kunnen acceptgiro’s worden aangemaakt met een OCR-B regel onder aan de acceptgiro? Hoe en waar wordt de betalingshistorie bijgehouden? Betalingen betreffen vaak vele identieke bedragen. Op welke wijze kan op een intelligente
47
wijze gebruik worden gemaakt van bijvoorbeeld postcode, banknummer en/of acceptgiroidentificatienummer om betalingen tegen openstaande posten af te letteren? Hoe wordt dit proces met automatisering ondersteund? 3.4.16 Hoe komen gegevens over te versturen facturen uit de ledenadministratie in het financieel systeem? 3.4.17 Hoe komen gegevens over betaalde facturen uit het financiele systeem in de ledenadministratie? 4. Content Management Systeem 4.1
Algemeen
4.1.1
Naam Website beheerssysteem (CMS) ? Naam en versie webbeheer systeem (CMS)? Aantal reeds ingevoerde systemen in Nederland? Welke patiënten- en gehandicaptenorganisaties maken nu gebruik van het pakket? Aantal ingevoerde CMS wereldwijd? Kunt u kort iets vertellen over de ontstaansgeschiedenis van het pakket inclusief jaartallen? Welke voorgenomen ontwikkelingen zijn er in de ontwikkeling van het systeem? Hoe is de continuïteit van het pakket gegarandeerd? Kan het gehele systeem als dienst worden aangeboden? Techniek
4.1.2 4.1.3 4.1.4
4.1.5 4.1.6
4.1.7
4.1.8 4.1.9 4.2 4.2.1 4.2.2
27568
Welke operating systemen worden ondersteund? Welke database(s) worden gebruikt?
48
4.2.3 4.2.4
4.2.5
4.2.6
4.2.7 4.2.8
4.2.9 4.2.10
4.2.11
4.2.12
4.2.13
4.2.14
4.2.15
27568
Welke ontwikkelta(a)l(en) zijn gebruikt? Hoe ziet de gebruikersinterface eruit (DOS, Windows 98, Windows XP, Windows-like)? Kan het gehele systeem via een webinterface via internet worden gebruikt? Kan het gehele systeem via een webinterface op afstand worden beheerd? Kunnen updates via internet worden gedistribueerd? Welke logische beperkingen zijn er aangebracht m.b.t. bijvoorbeeld aantal gebruikers, aantal patiënten, etc? Hoe is identificatie en authenticatie geregeld? Autorisatie: hoe kunnen gebruikers aan rollen worden gekoppeld? Hoe kunnen gebruikers of rollen geautoriseerd worden: kan verschil worden gemaakt tussen bijvoorbeeld invoer patiënt, wijzigen patient, raadplegen patiënt? Hoe kunnen velden binnen een functie voor bepaalde gebruikers worden afgeschermd? Hoe kunnen met een rapportagetool eenvoudige lijsten van elke tabel worden gemaakt met selectie en sortering op elk veld? Hoe kunnen met een rapportagetool complexe lijsten worden gemaakt met relaties tussen tabellen, enz.? In hoeverre kunnen lijsten met een rapportagetool door gebruikers eenvoudig worden gemaakt en beheerd? Kunnen lijsten worden geëxporteerd naar Excel of tekst bestanden?
49
4.2.16 4.3 4.3.1
4.3.2 4.3.3
4.3.4
4.3.5
4.3.6
Hoe kan de rapportagetool tellingen verrichten? Prijs en ondersteuning Wat kost een startlicentie, en hoe wordt een licentie berekend? Hoeveel kost onderhoud per jaar? Hoeveel bedraagt de prijs, en wat is de prijsopbouw? Is dit bijvoorbeeld per server, cpu, lid, named user, concurrent user? Hoe is de prijs opgebouwd voor een volledig werkend systeem voor een vereniging van 50 leden? Hoe is de prijs opgebouwd voor een volledig werkend systeem voor een vereniging van 1000 leden? Is maatwerk mogelijk?
4.3.7
Hoe wordt met wensen vanuit patiëntenverenigingen omgegaan? 4.3.8 Hoe kunnen gebruikers training ontvangen? Wat is de prijs hiervoor? 4.3.9 Wat is uw handelswijze met betrekking tot nieuwe versies van het pakket, en wat zijn de prijzen voor onderhoud en nieuwe versies? 4.3.10 Hoe kan ondersteuning bij implementatie worden ontvangen? Wat is de prijs hiervoor? 4.3.11 Is er een helpdesk? Wat zijn de kosten hiervan? 4.4 Functionaliteit 4.4.1 4.4.2 4.4.3
27568
Kan er met het pakket een website worden beheerd? Zijn er aanpasbare standaard layouts voor webpagina’s? Kunnen pagina’s in concept worden gemaakt en na goed-
50
4.4.4 4.4.5 4.4.6 4.4.7
4.4.8
4.4.9
4.4.10 4.4.11
4.4.12
4.4.13
4.4.14
4.4.15
4.4.16
27568
keuring worden gepubliceerd? Kunnen meerdere bulletin borden worden beheerd? Kunnen enquêtes worden ingericht en beheerd? Kan een interactief bestelformulier worden beheerd? Hoe kan bij een interactief bestelformulier op een veilige wijze betaald worden met een creditkaart? Hoe kan met een interactief bestelformulier een andere prijs gelden voor niet-leden dan voor leden? (Toelichting: hieronder volgt functionaliteit welke zowel voor de ledenadministratie als voor het content management systeem van toepassing kan zijn, afhankelijk van de precieze inrichting. Wij verzoeken u om hieronder antwoord te geven voor zover dit van toepassing is voor het content managementsysteem). Hoe kan een lid zich aanmelden via internet in het systeem? Hoe wordt hierbij informatie van de webpagina in het ledensysteem gebracht? Kan hij hierna een email met bevestiging en wachtwoord krijgen? Hoe kan dit worden geautoriseerd of gecontroleerd door de administratie van de vereniging? Hoe kunnen leden hun eigen gegevens via internet bijhouden? Hoe kan het bestand met leden en donateurs worden gepubliceerd op de website van de vereniging? Kan voor autorisatie en ledenadministratie gebruik worden
51
gemaakt van een extern adresboek?
27568
52
B IJLAGE 2: T OETSINGSCRITERIA VOOR ONDERSTEUNINGSORGANISATIES Onderstaand de vragenlijst met toetsingscriteria voor administratie/informatiesystemen voor patiënten- en gehandicaptenorganisaties. Deze vragenlijst is voorgelegd aan ondersteuningsorganisaties. Versie v12, Berenschot, 26 oktober 2004 Let op: Wij vragen u om de bijgevoegde lijst digitaal in te vullen en retour te sturen naar
[email protected].
Onderstaand vindt u een lijst waarin u aan kan geven welke diensten u levert aan patiëntenorganisaties. Daarnaast is een inventarisatielijst bijgevoegd voor systemen voor patiënten- en gehandicaptenorganisaties: het betreft functionele eisen die vanuit patiëntenorganisatieperspectief kunnen worden gesteld aan een ledenadministratie, financiële administratie en CMS. De lijst is verdeeld in vijf delen: 5. Een algemeen deel voor organisatie-gerelateerde gegevens 6. Een deel waarin u kunt aangeven wat voor diensten u verleent en hoe u daarvoor kosten in rekening brengt bij uw klanten (patiëntenorganisaties) 7. Een deel over het systeem om de leden van patiënten- en gehandicaptenorganisaties te beheren 8. Een deel over het financiële systeem 9. Een deel over het systeem (CMS) om de website te beheren. In deel 2 zijn ja/nee vragen opgenomen. U wordt verzocht één van de twee rondjes te vervangen door een kruisje, afhankelijk van uw antwoord. Achter deze vragen is ruimte om aan te geven wat de kosten zijn voor het leveren van deze dienst, voor zover u dat kunt specificeren voor deze dienst. Wij kunnen ons namelijk ook voorstellen dat u bijvoorbeeld een vaste prijs of een prijs per lid heeft afgesproken met de patiëntenorganisaties waaraan u diensten verleent. Aan het eind van deel 2 (2.6) wordt u daarom tevens de mogelijkheid geboden om daar uitleg over te geven. Tussen de vragen is ruimte vrijgelaten voor diensten die in deze lijst niet zijn vermeld. Iedere ondersteuningsorganisatie krijgt de gehele lijst toegezonden. We sturen u de hele lijst omdat sommige organisaties het hele spectrum aan diensten aanbieden. De laatste drie onderdelen zijn relatief gedetailleerd en toegespitst op pakketten: het betreft eisen die aan de pakketten die u gebruikt kunnen worden gesteld. Wij stellen u deze vragen omdat het ook een indicatie geeft van de dienstverlening aan uw klanten. Sommige vragen gaan overigens over de grensgebieden van twee systemen. Dan zijn deze vragen bij beide systemen opgenomen. U wordt verzocht die gegevens in te vullen die voor u van toepassing zijn. De gegevens zullen wij gebruiken om een eerste beeld te krijgen van uw dienstverlening. Het is niet zo dat wij u van onze lijst van ondersteuningsorganisaties zullen schrappen als de kosten die u doorberekent voor bijvoorbeeld het ‘versturen van mailings’ veel hoger zijn dan die van andere organisaties. Er zijn immers vele varianten van het ‘versturen van een mailing’, en de frequentie kan bijvoorbeeld kostenverschillen verklaren. Wel vormt de ingevulde lijst een goede basis om eventueel op een later moment met u in gesprek te gaan. Wij vragen u uiterlijk maandag 15 november de ingevulde lijst te mailen aan:
[email protected]. Indien wij maandag 15 november geen tegenbericht of ingevulde lijst van u hebben ontvangen, gaan wij ervan uit dat u niet in aanmerking wenst te komen voor selectie van uw systeem.
27568
53
5.
Organisatie-gegevens
5.1
Naam?
5.2
Rechtsvorm?
5.3
Oprichtingsdatum?
5.4
Aantal medewerkers?
5.5
6.
Website, emailadres en telefoonnummer? Contactpersoon, telefoonnummer en e-mailadres? Kunt u iets vertellen over de historie van uw organisatie? Wat zijn de hoofdactiviteiten van uw organisatie? Aan hoeveel patiëntenorganisaties levert uw organisatie ondersteunende diensten? Welke zijn dat? Ondersteunende diensten
6.1
Ledenadministratie
5.6 5.7 5.8 5.9
6.1.1
Levert uw organisatie de Kosten (indien toe te spitsen naar individuele actionderstaande diensten? viteiten zoals in deze tabel vermeld)
6.1.2
Bijhouden adressenbestand (in- O ja --- O nee schrijvingen, adreswijzigingen etc.) Verzorgen van mailings O ja --- O nee
6.1.3
Versturen periodieken
6.2
Financiële administratie
O ja --- O nee
Levert uw organisatie de Kosten onderstaande diensten? O ja --- O nee O ja --- O nee
6.2.1 6.2.2
Betalen facturen Debiteurenbeheer
6.2.3 6.2.4
Opstellen periodieke rapporta- O ja --- O nee ge Opstellen jaarrekening O ja --- O nee
6.2.5
Maken jaarverslag
O ja --- O nee
6.2.6
Opstellen begroting
O ja --- O nee
27568
54
6.2.7
Innen contributie
O ja --- O nee
6.2.8
Belastingaangifte
O ja --- O nee
6.2.9
Belastingadviezen
O ja --- O nee
6.2.10
Accountantscontrole
O ja --- O nee
6.2.11
Contact met derden over finan- O ja --- O nee ciële administratie (banken etc.) Advisering fiscaal recht O ja --- O nee
6.2.12
6.3 6.3.1
Personeels- en salarisadministra- Levert uw organisatie de Kosten tie onderstaande diensten?
6.3.2
Afsluiten arbeidsovereenkom- O ja --- O nee sten Berekenen van het loon O ja --- O nee
6.3.3
Uitbetalen van het loon
O ja --- O nee
6.3.4
Vervaardigen van loonstroken
O ja --- O nee
6.3.5
Aangifte loonbelasting
O ja --- O nee
6.3.6
Contact met UWV
O ja --- O nee
6.3.7
Jaaropgaven werknemers
O ja --- O nee
6.3.8
Jaaropgave belastingdienst
O ja --- O nee
6.3.9
Advisering sociaal recht
O ja --- O nee
6.4 6.4.1 6.4.2 6.4.3
27568
Content Management Systeem Bouw website Onderhoud website Update content
Levert uw organisatie de Kosten onderstaande diensten? O ja --- O nee O ja --- O nee O ja --- O nee
55
6.5 6.5.1 6.5.2 6.5.3 6.5.4 6.5.5 6.5.6 6.5.7
6.6
Overige Organiseren lotgenotenbijeenkomsten Organiseren van lezingen of congressen Beschikbaar stellen van ruimte en vergaderfaciliteiten Redactionele activiteiten (bijvoorbeeld voor periodiek) Ontwikkelen (en verspreiden) van voorlichtingsmateriaal Belangenbehartiging Communicatie naar derden (persvoorlichting)
7.
Op welke wijze rekent u kosten door aan uw klanten (patiëntenorganisaties) bijvoorbeeld per uur of per lid Kunt u aangeven hoeveel u in rekening heeft gebracht bij de verschillende patiëntenorganisaties waaraan u diensten verleent (indien u geen precieze bedragen kunt of wilt geven per organisatie vanwege de vertrouwelijkheid ervan, verzoeken we een ordegrootte aan te geven (bijv: een organisatie met 2000 leden betaalt bij ons x Euro in 2003 voor het beheer van de ledenadministratie) Ledenadministratie systeem
7.1
Algemeen
6.7
7.1.1 7.1.2 7.1.3
27568
Levert uw organisatie de Kosten onderstaande diensten? O ja --- O nee O ja --- O nee O ja --- O nee O ja --- O nee O ja --- O nee O ja --- O nee O ja --- O nee
Naam en versie patiëntenregistratie pakket? Aantal reeds ingevoerde systemen in Nederland? Welke patiënten- en gehandicaptenorganisaties maken nu gebruik van het pakket (indien
56
7.1.4 7.1.5
7.1.6
7.1.7 7.1.8 7.2 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.2.4
7.2.5
7.2.6
7.2.7 7.2.8
7.2.9 7.2.10
27568
u dit weet)? Aantal ingevoerde systemen wereldwijd? Kunt u kort iets vertellen over de ontstaansgeschiedenis van het pakket inclusief jaartallen? Welke voorgenomen ontwikkelingen zijn er in de ontwikkeling van het pakket? Hoe is de continuïteit van het pakket gegarandeerd? Kan het gehele systeem als dienst worden aangeboden? Techniek Welke operating systemen worden ondersteund? Welke database(s) worden gebruikt? Welke ontwikkelta(a)l(en) zijn gebruikt? Hoe ziet de gebruikersinterface eruit (DOS, Windows 98, Windows XP, Windows-like)? Kan het gehele systeem via een webinterface via internet worden gebruikt? Kan het gehele systeem via een webinterface op afstand worden beheerd? Kunnen updates via internet worden gedistribueerd? Welke logische beperkingen zijn er aangebracht m.b.t. bijvoorbeeld aantal gebruikers, aantal patiënten, etc? Hoe is identificatie en authenticatie geregeld? Autorisatie: hoe kunnen gebruikers aan rollen worden gekoppeld? Hoe kunnen gebruikers of rollen geautoriseerd worden: kan verschil worden gemaakt tussen bijvoorbeeld invoer patiënt, wijzigen patient, raadplegen patiënt
57
7.2.11
Hoe kunnen velden binnen een functie voor bepaalde gebruikers worden afgeschermd? 7.2.12 Hoe kunnen met een rapportagetool eenvoudige lijsten van elke tabel worden gemaakt met selectie en sortering op elk veld? 7.2.13 Hoe kunnen met een rapportagetool complexe lijsten worden gemaakt met relaties tussen tabellen, enz.? 7.2.14 In hoeverre kunnen lijsten met een rapportagetool door gebruikers eenvoudig worden gemaakt en beheerd? 7.2.15 Kunnen lijsten worden geëxporteerd naar Excel of tekst bestanden? 7.2.16 Kunnen aan lijsten, als ze eenmaal "ontworpen" zijn, een uitvoer-apparaat worden gekoppeld, zoals verzenden per e-mail, per fax, publicatie op een website? Kunnen lijsten automatisch ’s nachts worden aangemaakt? 7.2.17 Hoe kan de rapportagetool tellingen verrichten? 7.3 Prijs en ondersteuning 7.3.1
7.3.2 7.3.3
7.3.4
27568
Wat kost een startlicentie, en hoe wordt een licentie berekend? Hoeveel kost onderhoud per jaar? Hoeveel bedraagt de prijs, en wat is de prijsopbouw? Is dit bijvoorbeeld per server, cpu, lid, named user, concurrent user? Hoe is de prijs opgebouwd voor een volledig werkend systeem voor een vereniging van 50 leden?
58
7.3.5
7.3.6
Hoe is de prijs opgebouwd voor een volledig werkend systeem voor een vereniging van 1000 leden? Is maatwerk mogelijk?
7.3.7
Hoe wordt met wensen vanuit patiëntenverenigingen omgegaan? 7.3.8 Hoe kunnen gebruikers training ontvangen? Wat is de prijs hiervoor? 7.3.9 Wat is uw handelswijze met betrekking tot nieuwe versies van het pakket, en wat zijn de prijzen voor onderhoud en nieuwe versies? 7.3.10 Hoe kan ondersteuning bij implementatie worden ontvangen? Wat is de prijs hiervoor? 7.3.11 Is er een helpdesk? Wat zijn de kosten hiervan? 7.4 Functionaliteit 7.4.1 7.4.2 7.4.3
7.4.4 7.4.5 7.4.6
7.4.7 7.4.8
7.4.9
27568
Is zoeken op naam, adres, geboortedatum mogelijk? Kan op elk veld worden gezocht? Welke standaarden worden ondersteund: NEN1888 (namen, NEN5825 (postadressen), ISO3166 (landen)? Welke soorten adressen worden geregistreerd? Welke telefoonnummers worden geregistreerd? Kan het pakket een enkelvoudig adres afdrukken inclusief de KIX code? Kunnen lidmaatschapskaarten met pasfoto worden afgedrukt? Kunnen vrije velden worden toegevoegd aan de ledentabel? Zo ja hoeveel? Kunnen hier aan ook meerdere keuzemogelijkheden worden gekoppeld? Kunnen brieven worden ver-
59
7.4.10
7.4.11
7.4.12
7.4.13
7.4.14
7.4.15
7.4.16
7.4.17
7.4.18
7.4.19
27568
stuurd naar een flexibele selectie van leden? Inclusief de lay-out volgens TPG Post? Kan geautomatiseerd e-mail worden verstuurd naar een selectie van leden? Worden acties bijgehouden: mail verstuurd, brief ontvangen, gebeld, etc? Kan van elk patiëntenrecord alle mutaties worden bijgehouden, inclusief tijd en gebruiker? Ook als de persoon geen lid meer is? Hoe kunnend deze eenvoudig worden geraadpleegd en afgedrukt? Kunnen ook van alle facturen, betalingen e.d. de mutaties worden bijgehouden? Hoe kunnen documenten geïntegreerd worden benaderd vanuit een lid of een actie? Kan vanuit de ledenadministratie een Worddocument worden aangemaakt met daarin adresgegevens? En andersom: vanuit Word adresgegevens en andere gegevens ophalen? Is er een patiënt – ziekte – behandelaar – ziekenhuis relatietabel? Is er een ziekte – behandelaar – ziekenhuis relatietabel met vrije attributen? Kunnen familierelaties tussen leden worden bijgehouden, zoals kind van, ouder van, opa van? Hoe kan er een ziekte verbijzondering per patiënt worden bijgehouden?
60
7.4.20
7.4.21 7.4.22
7.4.23
7.4.24
7.4.25
7.4.26 7.4.27
7.4.28
7.4.29
7.4.30
7.4.31
27568
(Toelichting: hieronder volgt functionaliteit welke zowel voor de ledenadministratie als voor het financiële systeem van toepassing kan zijn, afhankelijk van de precieze inrichting. Wij verzoeken u om hieronder antwoord te geven voor zover dit van toepassing is voor het ledensysteem.) Hoe kunnen contributie- facturen worden gedraaid? Hoeveel en welke contributiesoorten onderscheid het pakket? Kan naam en adres voor het betalen van de contributie of donatie anders zijn dan de naam en het adres van het lid of de contribuant zelf? Kunnen meerdere contributies naar één adres worden gestuurd? Kunnen meerdere abonnementen naar één adres worden gestuurd? Hoe wordt bijgehouden dat contributie is betaald? Kan nu reeds worden aangegeven dat over 2 jaar het lidmaatschap eindigt? Hoe wordt onderscheid gemaakt tussen leden en contributeurs? Kunnen CLIOP-3 bestanden worden aangemaakt voor automatische incasso? Kunnen acceptgiro’s worden aangemaakt met een OCR-B regel onder aan de acceptgiro? Hoe en waar wordt de betalingshistorie bijgehouden?
61
7.4.32
7.4.33
7.4.34
7.4.35
7.4.36 7.4.37
7.4.38
7.4.39
27568
Betalingen betreffen vaak vele identieke bedragen. Op welke wijze kan op een intelligente wijze gebruik worden gemaakt van bijvoorbeeld postcode, banknummer en/of acceptgiroidentificatienummer om betalingen tegen openstaande posten af te letteren? Hoe wordt dit proces met automatisering ondersteund? Hoe komen gegevens over te versturen facturen uit de ledenadministratie in het financieel systeem? Hoe komen gegevens over betaalde facturen uit het financiele systeem in de ledenadministratie? (Toelichting: hieronder volgt functionaliteit welke zowel voor de ledenadministratie als voor het content management systeem van toepassing kan zijn, afhankelijk van de precieze inrichting. Wij verzoeken u om hieronder antwoord te geven voor zover dit van toepassing is voor het ledensysteem). Hoe kan een lid zich aanmelden via internet in het systeem? Hoe wordt hierbij informatie van de webpagina in het ledensysteem gebracht? Kan hij hierna een e-mail met bevestiging en wachtwoord krijgen? Hoe kan dit worden geautoriseerd of gecontroleerd door de administratie van de vereniging?
62
7.4.40
Hoe kunnen leden hun eigen gegevens via internet bijhouden? 7.4.41 Hoe kan het bestand met leden en donateurs worden gepubliceerd op de website van de vereniging? 8. Financieel systeem 8.1
Algemeen
8.1.1
Naam en versie financieel pakket? Aantal reeds ingevoerde financiële systemen in Nederland? Welke patiënten- en gehandicaptenorganisaties maken nu gebruik van het pakket (indien u dit weet)? Aantal ingevoerde financiële systemen wereldwijd? Kunt u kort iets vertellen over de ontstaansgeschiedenis van het pakket inclusief jaartallen? Welke voorgenomen ontwikkelingen zijn er in de ontwikkeling van het financiële systeem? Hoe is de continuïteit van het pakket gegarandeerd? Kan het gehele systeem als dienst worden aangeboden? Techniek
8.1.2 8.1.3
8.1.4 8.1.5
8.1.6
8.1.7 8.1.8 8.2 8.2.1
8.2.2 8.2.3 8.2.4
27568
Welke operating systemen worden ondersteund. (Bij deze vragen uit dit hoofdstuk onderscheid maken tussen de verschillende onderdelen van de pakketten indien relevant)? Welke database(s) worden gebruikt? Welke ontwikkelta(a)l(en) zijn gebruikt? Hoe ziet de gebruikersinterface eruit (DOS, Windows 98, Windows XP, Windows-like)?
63
8.2.5
8.2.6
8.2.7 8.2.8
8.2.9 8.2.10
8.2.11
8.2.12
8.2.13
8.2.14
8.2.15
8.2.16
27568
Kan het gehele systeem via een webinterface via internet worden gebruikt? Kan het gehele systeem via een webinterface op afstand worden beheerd? Kunnen updates via internet worden gedistribueerd? Welke logische beperkingen zijn er aangebracht m.b.t. bijvoorbeeld aantal gebruikers, aantal patiënten, etc? Hoe is identificatie en authenticatie geregeld? Autorisatie: hoe kunnen gebruikers aan rollen worden gekoppeld? Hoe kunnen gebruikers of rollen geautoriseerd worden: kan verschil worden gemaakt tussen bijvoorbeeld invoer patiënt, wijzigen patient, raadplegen patiënt? Hoe kunnen velden binnen een functie voor bepaalde gebruikers worden afgeschermd? Hoe kunnen met een rapportagetool eenvoudige lijsten van elke tabel worden gemaakt met selectie en sortering op elk veld? Hoe kunnen met een rapportagetool complexe lijsten worden gemaakt met relaties tussen tabellen, enz.? In hoeverre kunnen lijsten met een rapportagetool door gebruikers eenvoudig worden gemaakt en beheerd? Kunnen lijsten worden geëxporteerd naar Excel of tekst bestanden? Kunnen aan lijsten, als ze eenmaal "ontworpen" zijn, een uitvoer-apparaat worden gekoppeld, zoals verzenden per email, per fax, publicatie op een website? Kunnen lijsten
64
automatisch ’s nachts worden aangemaakt? 8.2.17 Hoe kan de rapportagetool tellingen verrichten? 8.3 Prijs en ondersteuning 8.3.1
8.3.2 8.3.3
8.3.4
8.3.5
8.3.6
Wat kost een startlicentie, en hoe wordt een licentie berekend? Hoeveel kost onderhoud per jaar? Hoeveel bedraagt de prijs, en wat is de prijsopbouw? Is dit bijvoorbeeld per server, cpu, lid, named user, concurrent user? Hoe is de prijs opgebouwd voor een volledig werkend systeem voor een vereniging van 50 leden? Hoe is de prijs opgebouwd voor een volledig werkend systeem voor een vereniging van 1000 leden? Is maatwerk mogelijk?
8.3.7
Hoe wordt met wensen vanuit patiëntenverenigingen omgegaan? 8.3.8 Hoe kunnen gebruikers training ontvangen? Wat is de prijs hiervoor? 8.3.9 Wat is uw handelswijze met betrekking tot nieuwe versies van het pakket, en wat zijn de prijzen voor onderhoud en nieuwe versies? 8.3.10 Hoe kan ondersteuning bij implementatie worden ontvangen? Wat is de prijs hiervoor? 8.3.11 Is er een helpdesk? Wat zijn de kosten hiervan? 8.3.12 Wat zijn de kosten en openingstijden van de helpdesk? 8.4 Functionaliteit 8.4.1
27568
Wordt er een basis financieel systeem geboden met groot-
65
8.4.2
8.4.3
8.4.4 8.4.5
8.4.6
8.4.7
8.4.8
8.4.9 8.4.10
8.4.11
8.4.12
8.4.13
27568
boeknummers, kostenplaatsen, balans en V&W? Hoe kunnen projecten in het financiële systeem worden geadministreerd?
(Toelichting: hieronder volgt functionaliteit welke zowel voor de ledenadministratie als voor het financiële systeem van toepassing kan zijn, afhankelijk van de precieze inrichting. Wij verzoeken u om hieronder antwoord te geven voor zover dit van toepassing is voor het financiële systeem). Hoe kunnen contributie- facturen worden gedraaid? Hoeveel en welke contributiesoorten onderscheid het pakket? Kan naam en adres voor het betalen van de contributie of donatie anders zijn dan de naam en het adres van het lid of de contribuant zelf? Kunnen meerdere contributies naar één adres worden gestuurd? Kunnen meerdere abonnementen naar één adres worden gestuurd? Hoe wordt bijgehouden dat contributie is betaald? Kan nu reeds worden aangegeven dat over 2 jaar het lidmaatschap eindigt? Hoe wordt onderscheid gemaakt tussen leden en contributeurs? Kunnen CLIOP-3 bestanden worden aangemaakt voor automatische incasso? Kunnen acceptgiro’s worden aangemaakt met een OCR-B
66
8.4.14
regel onder aan de acceptgiro? Hoe en waar wordt de betalingshistorie bijgehouden?
8.4.15
Betalingen betreffen vaak vele identieke bedragen. Op welke wijze kan op een intelligente wijze gebruik worden gemaakt van bijvoorbeeld postcode, banknummer en/of acceptgiroidentificatienummer om betalingen tegen openstaande posten af te letteren? Hoe wordt dit proces met automatisering ondersteund? 8.4.16 Hoe komen gegevens over te versturen facturen uit de ledenadministratie in het financieel systeem? 8.4.17 Hoe komen gegevens over betaalde facturen uit het financiele systeem in de ledenadministratie? 9. Content Management Systeem 9.1 9.1.1 9.1.2 9.1.3 9.1.4
9.1.5 9.1.6
9.1.7
27568
Algemeen Naam Website beheerssysteem (CMS) ? Naam en versie webbeheer systeem (CMS)? Aantal reeds ingevoerde systemen in Nederland? Welke patiënten- en gehandicaptenorganisaties maken nu gebruik van het pakket? Aantal ingevoerde CMS wereldwijd? Kunt u kort iets vertellen over de ontstaansgeschiedenis van het pakket inclusief jaartallen? Welke voorgenomen ontwik-
67
kelingen zijn er in de ontwikkeling van het systeem? 9.1.8 Hoe is de continuïteit van het pakket gegarandeerd? 9.1.9 Kan het gehele systeem als dienst worden aangeboden? 9.2 Techniek 9.2.1 9.2.2 9.2.3 9.2.4
9.2.5
9.2.6
9.2.7 9.2.8
9.2.9 9.2.10
9.2.11
9.2.12
27568
Welke operating systemen worden ondersteund? Welke database(s) worden gebruikt? Welke ontwikkelta(a)l(en) zijn gebruikt? Hoe ziet de gebruikersinterface eruit (DOS, Windows 98, Windows XP, Windows-like)? Kan het gehele systeem via een webinterface via internet worden gebruikt? Kan het gehele systeem via een webinterface op afstand worden beheerd? Kunnen updates via internet worden gedistribueerd? Welke logische beperkingen zijn er aangebracht m.b.t. bijvoorbeeld aantal gebruikers, aantal patiënten, etc? Hoe is identificatie en authenticatie geregeld? Autorisatie: hoe kunnen gebruikers aan rollen worden gekoppeld? Hoe kunnen gebruikers of rollen geautoriseerd worden: kan verschil worden gemaakt tussen bijvoorbeeld invoer patiënt, wijzigen patient, raadplegen patiënt? Hoe kunnen velden binnen een functie voor bepaalde gebruikers worden afgeschermd? Hoe kunnen met een rapportagetool eenvoudige lijsten van elke tabel worden gemaakt met selectie en sortering op elk veld?
68
9.2.13
Hoe kunnen met een rapportagetool complexe lijsten worden gemaakt met relaties tussen tabellen, enz.? 9.2.14 In hoeverre kunnen lijsten met een rapportagetool door gebruikers eenvoudig worden gemaakt en beheerd? 9.2.15 Kunnen lijsten worden geëxporteerd naar Excel of tekst bestanden? 9.2.16 Hoe kan de rapportagetool tellingen verrichten? 9.3 Prijs en ondersteuning 9.3.1
9.3.2 9.3.3
9.3.4
9.3.5
9.3.6 9.3.7
9.3.8
9.3.9
9.3.10
27568
Wat kost een startlicentie, en hoe wordt een licentie berekend? Hoeveel kost onderhoud per jaar? Hoeveel bedraagt de prijs, en wat is de prijsopbouw? Is dit bijvoorbeeld per server, cpu, lid, named user, concurrent user? Hoe is de prijs opgebouwd voor een volledig werkend systeem voor een vereniging van 50 leden? Hoe is de prijs opgebouwd voor een volledig werkend systeem voor een vereniging van 1000 leden? Is maatwerk mogelijk? Hoe wordt met wensen vanuit patiëntenverenigingen omgegaan? Hoe kunnen gebruikers training ontvangen? Wat is de prijs hiervoor? Wat is uw handelswijze met betrekking tot nieuwe versies van het pakket, en wat zijn de prijzen voor onderhoud en nieuwe versies? Hoe kan ondersteuning bij implementatie worden ontvan-
69
gen? Wat is de prijs hiervoor? 9.3.11 Is er een helpdesk? Wat zijn de kosten hiervan? 9.4 Functionaliteit 9.4.1 9.4.2
9.4.3
9.4.4 9.4.5 9.4.6 9.4.7
9.4.8
9.4.9
9.4.10 9.4.11
9.4.12
27568
Kan er met het pakket een website worden beheerd? Zijn er aanpasbare standaard layouts voor webpagina’s?
Kunnen pagina’s in concept worden gemaakt en na goedkeuring worden gepubliceerd? Kunnen meerdere bulletin borden worden beheerd? Kunnen enquêtes worden ingericht en beheerd? Kan een interactief bestelformulier worden beheerd? Hoe kan bij een interactief bestelformulier op een veilige wijze betaald worden met een creditkaart? Hoe kan met een interactief bestelformulier een andere prijs gelden voor niet-leden dan voor leden? (Toelichting: hieronder volgt functionaliteit welke zowel voor de ledenadministratie als voor het content management systeem van toepassing kan zijn, afhankelijk van de precieze inrichting. Wij verzoeken u om hieronder antwoord te geven voor zover dit van toepassing is voor het content managementsysteem). Hoe kan een lid zich aanmelden via internet in het systeem? Hoe wordt hierbij informatie van de webpagina in het ledensysteem gebracht? Kan hij hierna een email met bevestiging en wachtwoord krijgen?
70
9.4.13
9.4.14
9.4.15
9.4.16
27568
Hoe kan dit worden geautoriseerd of gecontroleerd door de administratie van de vereniging? Hoe kunnen leden hun eigen gegevens via internet bijhouden? Hoe kan het bestand met leden en donateurs worden gepubliceerd op de website van de vereniging? Kan voor autorisatie en ledenadministratie gebruik worden gemaakt van een extern adresboek?
71
B IJLAGE 3: D E ENQUETE Hierna volgt de integrale tekst van de enquête die per mail is uitgezet aan een grote groep van patiënten- en gehandicaptenorganisaties. Geachte heer, mevrouw, Veel van uw collega-patiënten- en gehandicaptenorganisaties zijn op dit moment op zoek naar een nieuw systeem voor hun ledenadministratie, financiële administratie en/of websitebeheer óf zoeken een externe ondersteuningsorganisatie die deze taken en administraties namens hen kan uitvoeren. Fonds PGO wil deze patiënten- en gehandicaptenorganisaties graag helpen door te kunnen verwijzen naar ten eerste systemen die geschikt zijn voor deze typen organisaties en naar ten tweede ondersteuningsorganisaties die goed werk verrichten. Dat doorverwijzen zou door een organisatie als Desgevraagd ter hand genomen kunnen worden. Fonds PGO heeft aan Berenschot gevraagd een: ¾ beperkt aantal systemen/pakketten te selecteren waarover u tevreden bent, en die dus ook door anderen aangeschaft zouden kunnen worden. ¾ een beperkt aantal ondersteuningsorganisaties te selecteren waarover u tevreden bent, en waarbij ook andere organisaties zich zouden kunnen aansluiten. Fonds PGO heeft daartoe uw mailadres voor eenmalig gebruik aan Berenschot beschikbaar gesteld. Wij verzoeken u de onderstaande mini-enquête in te vullen door deze mail te beantwoorden (reply). Het beantwoorden van de vragen kost u waarschijnlijk minder dan 5 minuten. Wij hopen dat u uiterlijk vrijdag 24 september kunt reageren, Mocht dat niet lukken dan stellen wij ook een latere reactie van uw kant op prijs. Deel 1: Over SYSTEMEN (voor ledenadministratie, financiële administratie en website-beheer) Vraag 1 a. Heeft u een systeem voor de ledenadministratie (of een relatieadministratiepakket) waarover u zó tevreden bent dat u ook anderen van harte aanbeveelt hetzelfde systeem aan te schaffen (als dat aan de orde is)? b.
Zo ja, welk systeem is dat en waar heeft u dat aangeschaft?
Vraag 2 a. Heeft u een systeem voor de financiële administratie waarover u zó tevreden bent dat u ook anderen van harte aanbeveelt hetzelfde systeem aan te schaffen (als dat aan de orde is)? b. Zo ja, welk systeem is dat en waar heeft u dat aangeschaft?
27568
72
Vraag 3 a.
b.
Heeft u een eenvoudig te beheren website (of CMS: content management systeem) waarover u zeer tevreden bent, en waarvan u ook andere organisaties aanraadt dit te gaan aanschaffen (als dat aan de orde is)? Zo ja, welk systeem is dat en waar heeft u dat aangeschaft?
Deel 2: Over ONDERSTEUNINGSORGANISATIES Vraag 4 a.
Heeft u de ledenadministratie en/of de financiële administratie buiten uw eigen organisatie ondergebracht (bijvoorbeeld bij een (externe) ondersteuningsorganisatie die dat voor uw organisatie en wellicht ook voor andere organisaties ter hand neemt)?
b.
Zo ja: Bent u daarover zo tevreden dat u ook anderen zou aanraden daar hun administratie onder te brengen?
c.
Zo ja: Bij welke organisatie heeft u het precies ondergebracht?
Vraag 5 a.
Heeft u het website-beheer buiten uw eigen organisatie ondergebracht (bijvoorbeeld bij een (externe) ondersteuningsorganisatie die dat voor uw organisatie en wellicht ook voor andere organisaties ter hand neemt)?
b.
Zo ja: Bent u daarover zo tevreden dat u ook anderen zou aanraden daar hun administratie onder te brengen?
c.
Zo ja: Bij welke organisatie heeft u het precies ondergebracht?
Deel 3: Uw contactgegevens: en uw organisatie Indien u één van de vragen met ‘ja’ heeft beantwoord kan dat voor ons aanleiding zijn om contact met u op te nemen. Wij verzoeken u vriendelijk dan ook de volgende vraag te beantwoorden: Vraag 6 a.
Wat is de naam van uw organisatie en hoeveel leden/donateurs heeft u (ongeveer)?
b.
Met welke contactpersoon kunnen wij n.a.v. uw reactie contact opnemen?
c.
Via welk telefoonnummer?
Dank voor uw medewerking!
27568
73
Met vriendelijke groet, BERENSCHOT B.V.
Ir. B.P.A. van Mil Adviseur
27568
74
B IJLAGE 4: B RIEF AAN LEVERANCIERS Hierna vindt u de integrale tekst van de brief die is toegestuurd aan de leveranciers. Geachte heer, mevrouw, Naar aanleiding van het contact dat u heeft gehad met Maarten Noordink van Berenschot stuur ik u bij deze een vragenlijst. Hierna licht ik één en ander verder toe. Context Heel wat patiëntenorganisaties geven aan, onnodig veel tijd kwijt te zijn met hun administratie, bepaalde operaties handmatig te doen terwijl het automatisch kan, veel te betalen aan licentiekosten en kwetsbaar te zijn: ‘als de secretaris of de penningmeester onverhoopt vertrekt….’. Tegelijkertijd geven ze aan het erg lastig te vinden om een ander systeem aan te schaffen. Hoe kan ik kiezen tussen al die pakketten waarvan ik de verschillen nauwelijks herken? Hoe zorg ik dat ik geen kat in de zak koop? In het project van Fonds PGO (patiënten-, gehandicaptenorganisaties en ouderenbonden: zie www.fondspgo.nl) dat door Berenschot wordt uitgevoerd wordt eraan gewerkt deze organisaties te helpen in hun zoektocht. Een van de doelen van dit brede project is een beperkt aantal systemen te selecteren die goed zijn volgens de patiëntenorganisaties zelf én volgens het professionele en onafhankelijke oordeel van Berenschot. Die systemen kunnen dan worden aangeraden aan organisaties die ernaar op zoek zijn. In de ideale situatie verzamelen zich vervolgens steeds meer gebruikers rondom elk van die pakketten. Hoe meer gebruikers, hoe beter: dan gaan immers de kosten verder omlaag omdat bijvoorbeeld investeringskosten kunnen worden uitgesmeerd over meer gebruikers en de helpdeskfunctie wordt betaald door meerdere organisaties. Een gebruikersvereniging biedt een contactpunt voor de leverancier om ontwikkelingen in het pakket te bespreken. Het gaat erom een oplossing te bieden voor organisaties die zelf ontevreden zijn omdat ze problemen ondervinden in hun huidige (leden- of financiële) administratie en bij hun huidige website. Het proces In een enquête is aan alle patiëntenorganisaties gevraagd ‘Bent u tevreden over het systeem dat u gebruikt voor uw (1) ledenadministratie, (2) financiële administratie en (3) beheer van uw website (CMS)?’ en zo ja: ‘Welk systeem gebruikt u dan?’. Dat heeft geleid tot een lijst met een beperkt aantal systemen en een aantal goede ‘ondersteuningsorganisaties’ waarover organisaties tevreden zijn. Ook uw systeem of uw organisatie is genoemd, en dat is ook de reden waarom wij juist u aanschrijven. Berenschot staat voor de taak deze systemen te toetsen op kwaliteit en prijs. Dat oordeel vormt de basis voor het selecteren van een beperkt aantal systemen waarnaar straks kan worden doorverwezen. Dat toetsen bestaat uit twee stappen. De eerste stap is een request for information waarbij we leveranciers een aantal vragen over het systeem vragen te beantwoorden. Daarmee geeft u een beeld van wat uw systeem (of systemen) allemaal kan en in hoeverre het is toegespitst op functionele eisen die patiëntenorganisaties van belang vinden.
27568
75
In een tweede stap gaan wij de systemen en organisaties die het best uit de ‘request for information’ naar voren komen nader onderzoeken. We doen dat door een afspraak met u te maken waarin u het systeem en de werking ervan aan ons kunt tonen. Deze stap zal eind 2004 plaatsvinden. Wat voor leverancier(s) zoeken wij? Wij zoeken een of meerdere leverancier(s) die voldoet (voldoen) aan de volgende eisen: -
een leverancier die ook de ambitie heeft om dit systeem bij nog veel meer patiëntenorganisaties te implementeren.
-
een leverancier die tenminste jaarlijks met de gebruikers in overleg treedt om kennis te nemen van hun ervaringen, en naar aanleiding daarvan eventueel het systeem aan te passen en door te ontwikkelen in opdracht van de gebruikers (die daarvoor uiteraard betalen).
-
een leverancier die de intentie heeft ondersteuning te bieden aan de gebruikers (in termen van het installeren van de software, beschikbaar maken van een eenvoudige gebruikershandleiding, een helpdesk die bereikbaar is voor vragen, eventueel periodiek een cursus te willen geven, et cetera).
Het gaat dus om een partij die zich echt betrokken toont, en niet slechts een pakket in de markt zet. Een partij die kan helpen, in contact treedt met partijen en commitment toont.
Wat vragen wij van u op dit moment? Wij vragen u om de bijgevoegde lijst voor u systeem of systemen digitaal in te vullen. Indien u door ons per post bent aangeschreven kunt u een mail sturen naar
[email protected] met het verzoek de lijst digitaal te ontvangen. U ontvangt die dan per ommegaande. Wij weten dan ook meteen dat u van plan bent de lijst in te vullen. De lijst bevat in feite functionele eisen en aanvullende technische en commerciële informatie, die vanuit patiëntenorganisatie-perspectief kunnen worden gesteld aan een ledenadministratie, financiële administratie en CMS. De lijst is verdeeld in vier delen: 10. Een algemeen deel voor leverancier-gerelateerde gegevens 11. Een deel over het systeem om de leden van patiënten- en gehandicaptenorganisaties te beheren 12. Een deel over het financiële systeem 13. Een deel over het systeem (CMS) om de website te beheren. Iedere leverancier krijgt de gehele lijst toegezonden. We sturen u de hele lijst omdat sommige systemen of combinaties daarvan meer dan één terrein bestrijken. Sommige vragen gaan over de grensgebieden van twee systemen. Dan zijn deze vragen bij beide systemen opgenomen. U wordt verzocht die gegevens in te vullen die voor u van toepassing zijn. Wij vragen u uiterlijk maandag 15 november de ingevulde lijst te mailen aan:
[email protected]. Indien wij uiterlijk maandag 15 november geen tegenbericht of ingevulde lijst van u hebben ontvangen, gaan wij ervan uit dat u niet in aanmerking wenst te komen voor selectie van uw systeem. Welke kans biedt dit voor u? Indien uw systeem wordt geselecteerd, dan zal een onafhankelijke organisatie actief potentiële gebruikers naar uw systeem doorverwijzen (uiteraard onder de voorwaarde dat uw gebruikers
27568
76
tevreden zijn en blijven). Wij zullen een zéér beperkt aantal systemen selecteren. De potentiele gebruikers zullen (deels financieel) worden gestimuleerd zich bij uw systeem aan te sluiten vanwege bewezen verdiensten. In totaal gaat het om een potentiële gebruikersgroep van 300 organisaties, van zeer groot (bijvoorbeeld 50.000 leden) tot zeer klein (enkele honderden en soms minder dan honderd leden), variërend van organisaties die met name buigen op de inspanningen van vrijwilligers tot organisaties met een uitgebreide ondersteuning door betaalde krachten. Meer informatie Indien u vragen heeft over de procedure rondom deze ‘request for information’ kunt u contact opnemen met Bill van Mil van Berenschot (030-2916916). Indien u vragen heeft met betrekking tot de lijst van eisen en de inhoudelijke beoordeling ervan, dan verzoek ik u contact op te nemen met Hans Reterink van Berenschot (030-2916916). Met vriendelijke groet, BERENSCHOT B.V.
Ir. B.P.A. van Mil Adviseur
27568
77
B IJLAGE 5: B RIEF AAN ONDERSTEUNINGSORGANISATIES Hierna vindt u de integrale tekst van de brief die is toegestuurd aan de ondersteuningsorganisaties. Geachte heer, mevrouw, Naar aanleiding van het contact dat u heeft gehad met Maarten Noordink van Berenschot stuur ik u bij deze een vragenlijst. Hierna licht ik één en ander verder toe. Context Heel wat patiëntenorganisaties geven aan, onnodig veel tijd kwijt te zijn met hun administratie, bepaalde operaties handmatig te doen terwijl het automatisch kan, veel te betalen aan licentiekosten en kwetsbaar te zijn: ‘als de secretaris of de penningmeester onverhoopt vertrekt….’. Tegelijkertijd geven ze aan het erg lastig te vinden om een ander systeem aan te schaffen of een ondersteuningsorganisatie te zoeken die dergelijke administratieve taken kan uitvoeren. Hoe kan ik kiezen tussen al die ondersteuningsorganisaties waarvan ik de verschillen nauwelijks herken? Hoe zorg ik dat ik ‘geen kat in de zak koop’? In het project van Fonds PGO (patiënten-, gehandicaptenorganisaties en ouderenbonden: zie www.fondspgo.nl) dat door Berenschot wordt uitgevoerd wordt eraan gewerkt deze organisaties te helpen in hun zoektocht. Een van de doelen van dit brede project is een beperkt aantal ondersteuningsorganisaties te selecteren die goed zijn volgens de patiëntenorganisaties zelf én volgens het professionele en onafhankelijke oordeel van Berenschot. Die ondersteuningsorganisaties kunnen dan worden aangeraden aan organisaties die ernaar op zoek zijn. In de ideale situatie verzamelen zich vervolgens steeds meer gebruikers rondom elk van die ondersteuningsorganisaties. Hoe meer gebruikers, hoe beter: dan gaan immers de kosten verder omlaag omdat bijvoorbeeld investeringskosten kunnen worden uitgesmeerd over meer gebruikers en de helpdeskfunctie wordt betaald door meerdere organisaties. Het gaat erom een oplossing te bieden voor organisaties die zelf ontevreden zijn omdat ze problemen ondervinden in hun huidige (leden- of financiële) administratie en bij hun huidige website. Het proces In een enquête is aan alle patiëntenorganisaties gevraagd ‘Bent u tevreden over het systeem dat u gebruikt voor uw (1) ledenadministratie, (2) financiële administratie en (3) beheer van uw website (CMS)?’ en zo ja: ‘Welk systeem gebruikt u dan?’. En ook: ‘Heeft u een deel van uw administratieve taken belegd bij een ondersteuningsorganisaties waarover u tevreden bent?’ en zo ja: ‘Welke organisatie is dat dan?’ Dat heeft geleid tot een lijst met een beperkt aantal systemen en een aantal goede ‘ondersteuningsorganisaties’ waarover organisaties tevreden zijn. Ook uw ondersteuningsorganisatie is genoemd, en dat is ook de reden waarom wij juist u aanschrijven. Berenschot staat voor de taak deze organisaties te toetsen op kwaliteit en prijs. Dat oordeel vormt de basis voor het selecteren van een beperkt aantal organisaties waarnaar straks kan worden doorverwezen. Dat toetsen bestaat uit twee stappen. De eerste stap is een request for information waarbij we ondersteuningsorganisaties een aantal vragen over (1) hun diensten aan patiëntenorganisaties en (2) de systemen die ze daarbij gebruiken, te beantwoorden. Daarmee geeft u een beeld van wat voor diensten uw organisatie
27568
78
verleent, wat de door u gehanteerde systemen allemaal kunnen en in hoeverre het is toegespitst op functionele eisen die patiëntenorganisaties van belang vinden. In een tweede stap gaan wij de organisaties die het best uit de ‘request for information’ naar voren komen nader onderzoeken. We doen dat door een afspraak met u te maken waarin u het systeem en de werking ervan aan ons kunt tonen. Deze stap zal eind 2004 plaatsvinden. Wat voor ondersteuningsorganisatie(s) zoeken wij? Wij zoeken een of meerdere ondersteuningsorganisatie(s) die voldoet (voldoen) aan de volgende eisen: -
een ondersteuningsorganisatie die ook de ambitie heeft om voor nog veel meer patiëntenorganisaties diensten ter hand te nemen.
-
een ondersteuningsorganisatie die tenminste jaarlijks met de gebruikers in overleg treedt om kennis te nemen van hun ervaringen, en naar aanleiding daarvan eventueel de dienstverlening aan te passen.
Het gaat dus om een partij die zich echt betrokken toont, en niet slechts een product in de markt zet. Een partij die kan helpen, in contact treedt met partijen en commitment toont.
Wat vragen wij van u op dit moment? Wij vragen u om de bijgevoegde lijst in vullen. Indien u door ons per post bent aangeschreven kunt u een mail sturen naar
[email protected] met het verzoek de lijst digitaal te ontvangen. U ontvangt die dan per ommegaande. Wij weten dan ook meteen dat u van plan bent de lijst in te vullen. De lijst bevat in feite functionele eisen en aanvullende technische en commerciële informatie, die vanuit patiëntenorganisatie-perspectief kunnen worden gesteld aan dienstverlening op het terrein van ledenadministratie, financiële administratie en CMS. De lijst is verdeeld in vijf delen: 14. Een algemeen deel voor organisatie-gerelateerde gegevens 15. Een deel waarin u kunt aangeven wat voor diensten u verleent en hoe u daarvoor kosten in rekening brengt bij uw klanten (patiëntenorganisaties) 16. Een deel over het systeem om de leden van patiënten- en gehandicaptenorganisaties te beheren 17. Een deel over het financiële systeem 18. Een deel over het systeem (CMS) om de website te beheren. Iedere ondersteuningsorganisatie krijgt de gehele lijst toegezonden. We sturen u de hele lijst omdat sommige organisaties het hele spectrum aan diensten aanbieden. De laatste drie onderdelen zijn relatief gedetailleerd en toegespitst op pakketten: het betreft eisen die aan de pakketten die u gebruikt kunnen worden gesteld. Wij stellen u deze vragen omdat het ook een indicatie geeft van de dienstverlening aan uw klanten. Sommige vragen gaan overigens over de grensgebieden van twee systemen. Dan zijn deze vragen bij beide systemen opgenomen. U wordt verzocht die gegevens in te vullen die voor u van toepassing zijn. Wij vragen u uiterlijk maandag 15 november de ingevulde lijst te mailen aan:
[email protected]. Indien wij uiterlijk maandag 15 november geen tegenbericht of ingevulde lijst van u hebben ontvangen, gaan wij ervan uit dat u niet in aanmerking wenst te komen voor selectie van uw systeem.
27568
79
Welke kans biedt dit voor u? Indien uw ondersteuningsorganisatie wordt geselecteerd, dan zal een onafhankelijke organisatie actief potentiële gebruikers naar u doorverwijzen (uiteraard onder de voorwaarde dat uw gebruikers tevreden zijn en blijven). Wij zullen een zéér beperkt aantal ondersteuningsorganisaties selecteren. De potentiële gebruikers zullen worden gestimuleerd zich bij u aan te sluiten vanwege bewezen verdiensten. In totaal gaat het om een potentiële gebruikersgroep van 300 organisaties, van zeer groot (bijvoorbeeld 50.000 leden) tot zeer klein (enkele honderden en soms minder dan honderd leden), variërend van organisaties die met name buigen op de inspanningen van vrijwilligers tot organisaties met een uitgebreide ondersteuning door betaalde krachten. Meer informatie Indien u vragen heeft over de procedure rondom deze ‘request for information’ kunt u contact opnemen met Bill van Mil van Berenschot (030-2916916). Indien u vragen heeft met betrekking tot de lijst van eisen en de inhoudelijke beoordeling ervan, dan verzoek ik u contact op te nemen met Hans Reterink van Berenschot (030-2916916). Met vriendelijke groet, BERENSCHOT B.V.
Ir. B.P.A. van Mil Adviseur
27568
80
B IJLAGE 6: G ESELECTEERDE PAKKETTEN EN ORGANISATIES
Selectiemoment 1: Uit de enquete naar voren ge- SelectiemoSelectiemo- Selectiemokomen: ment 2: in- ment 3: ment 4: einformatie beoordeling doordeel ingevuld ingevulde informatie 3MM (Sodales) AGN AllSolutions (WebSolutions QX) Assendelft Automatisering & Advisering (3D) Databas (AccountView) Davilex Business Dispi bv (Captain) eProjects (ProSuite)
Leveranciers (systemen)
Europroducer (Euro CMS) Exact Automatisering bv Grote Beer Software bv Infomade InGens bv Internet Nu PerfectView Pink Roccade (PC Leden) Programming Systems (TopLeden) Quadrant bv (King) Snelstart Software Trias Digitaal Unit4 Agresso (Omnivers) Web Power Barneveld (Phoundry) Xperience bv The WWW enterprise (IS4C) On der t
Ebico, Administratie en Advies Het OndersteuningsBuro
27568
81
St. Administratiekantoor Patientenverenigingen Stichting VORC Storm=Advies+MaatwerkSoftware Van Ree Accountants Barneveld Van Wieren en Vellinga Accountants
27568
82
B IJLAGE 7: R EDENEN NON - SELECTIE RFI RESPONDENTEN Onderstaand is voor de betreffende leveranciers van softwarepakketten en ondersteuningsorganisaties aangegeven waarom zij na bestudering van de Request for Information zijn afgevallen.
Leveranciers Unit 4 Agresso Gezondheidszorg Unit 4 Agresso levert noch een ledenadministratie noch een content management systeem. Ook is het financieel systeem meer toegesneden op de functionele wensen en draagkracht van grotere organisaties.
InGens BV De software van InGens vertoont meer kenmerken van maatwerk dan kenmerken van een algemeen toepasbaar pakket. Bovendien is een ledenadministratie of financieel systeem geen onderdeel van het systeem. Ook zijn de mogelijkheden voor grotere verenigingen om door leden binnen standaards als lay-outs de site aan te passen enigszins beperkt.
EuroProducer Euro CMS is een gebruiksvriendelijk CMS, maar wij hebben aanvullende eisen ten aanzien van een ledenadministratie en financieel systeem, die niet volledig worden gedekt.
PerfectView Bij PerfectView ligt de focus meer op de automatisering van de administratie van externe relaties dan op de ledenadministratie van een vereniging. Ook is er een beperkte integratie met een CMS en er wordt geen financieel systeem aangeboden. Een webinterface of ASP oplossing is thans niet mogelijk. Hoewel PerfectView op delen goed voldoet, past het in vergelijking met andere systemen niet optimaal bij de wensen van patiëntenorganisaties.
Assendelft Automatisering & Advisering Het 3D systeem is meer een uitgebreide adressendatabase dan een volledig ledensysteem voor patiëntenorganisaties. Het systeem sluit daardoor niet volledig aan bij de behoeften van onze doelgroep.
Informade BV Het systeem is in eerste instantie ontwikkeld is voor gebruik in MKB bedrijven met een fysieke goederenstroom en niet voor verenigingen. Compiere heeft nog geen verenigingen in Nederland als bestaande klant. Ook bij de aanbieders Co-op IT en Informade is beperkte ervaring met automatisering van verenigingen aanwezig. Het is de verwachting dat om het systeem voor verenigingen geschikt te maken de nodige parameteraanpassingen, geld en tijd noodzakelijk zijn.
27568
83
Ondersteuningsorganisaties
Storm Advies Het bedrijf heeft niet de doelstelling om het systeem bij grote aantallen PGO’s in te zetten. Ook is het systeem als maatwerk en niet als generiek pakket opgezet. Er is geen CMS aanwezig, en sommige functionaliteiten zijn niet volledig aanwezig.
Ebico Administratie en Advies De kern van de activiteiten ligt niet bij het voeren van ledenadministraties. Ebico ontwikkelt geen activiteiten met betrekking tot webbeheer en voert geen activiteiten op het gebied van debiteurenbeheer.
27568
84
B IJLAGE 8: V ERGELIJKING PAKKETTEN EN ORGANISATIES Onderstaand is een overzicht van de aanbieders van softwarepakketten en ondersteuningsorganisaties weergegeven.
27568
85
Systeem
Aanbieder
L
F
C
D
L
F
C
D
L
F
C
D
Maatwerk
Toekomst-vast
BTW verplichting
Administratief en centraal kantoor
ProSuite
e-Projects
+
+
+
-
+
+
+
-
+
+
+
-
++
+
j
Huiskamer kantoor
Overzicht verder onderzochte aanbieders FPGO
Sodales
3MM Groep
+
-
-
-
+
-
-
-
Virtueel kantoor
-
-
-
-
++
0
j
Kostenindicatie excl. BTW voor norm vereniging 1000 leden Kosten Kosten extra 3 basis aan- conc. schaf users
€0
n.b.
€0
n.b.
Kosten extra 5 named users
€0
n.b.
Kosten onderhoud 5 jaar
€ 18.000
n.b.
Kosten per uur
€ 100
€ 125
Kosten 5 jaar all-in
€ 18.100
€0
Aandachtspunten aanpassingen Overleg over prijs, rapportagetool, Incl. software en updates voor leden, financieel en CMS, en inclusief hosting, contributie en gebruikersgroep nodig backup, en helpdesk Opmerkingen Kosten
Licentieprijzen nog onbekend, zullen volgens 3MM worden vastgesteld na overleg met Sodalesgroep Volgens 3MM hebben beslissingen van FPGO hierop mogelijk invloed
Overleg over duidelijkheid constructie aanbieders, prijsstelling, versie 2 en integratie financieel en webpower nodig
Overleg over uitbreiding, oplevering financieel systeem en gebruikersgroep nodig
Captain
Dispi
+
+
+
-
+
+
+
-
+
+
+
-
++
+
j
€0
€0
€0
€ 5.000
€ 75
€ 5.000
Op basis van richtprijs van 1 euro per lid per jaar voor een vereniging van 1000 leden. Incl. software en updates voor leden, financieel en CMS, en inclusief hosting, backup, en helpdesk
KING
Quadrant
+
+
+
-
+
+
+
-
-
-
+
-
-/+
+
j
€ 5.475
n.b.
n.b.
€ 15.175
n.b.
€ 20.650
Kosten voor Licentie King-MA-MU-5, 4 extra modules en gebruik B-in-Zite -
Websolutions QX
AllSolutions
+
+
-
-
+
+
-
-
+
+
-
-
++
+
j
n.b.
n.b.
n.b.
€ 21.000
n.b.
€ 21.000
Uitgaande van 1500 per jaar voor de eerste tot 1300 p.j. voor de derde user.
-
Grote Beer
Grote Beer
+/-
+
+/-
-
+/-
+
+/-
-
+/-
+
+/-
-
+
+
j
€ 7.775
n.b.
€ 5.500
€ 11.025
€ 110
€ 24.300
Op basis van aanschaf Gote Beer met noodzakelijke modules en e-Synergy
-
Phoundry AccountView
Web Power Databas
-
-
+ -
-
+
+
+ -
-
-
-
+ -
-
++ +
+ +
j j
€ 4.500 € 3.865
€0 €0
€0 €0
€ 8.525 € 2.899
€ 75 € 106
€ 13.025 € 6.764
CMS softwarre incl. onderhoud, hosting, escrow, software -
IS4C
The WWW enterprise
+
+
-
-
-
-
-
-
+
+
-
-
+
+/-
j
n.b.
n.b.
n.b.
€ 3.500
n.b.
€ 3.500
-
-
Topleden Davilex Club
Programming Systems Davilex
+ +
+ +
-
-
-
-
-
-
-
-
+ --
+ +
j j
€ 540 € 168
€ 275 € 336
n.b. n.b.
€ 815 € 1.485
n.b. n.b.
€ 1.630 € 1.989
-
-
PC Leden
Pink Roccade Public Sector
+
+
-
-
-
-
-
-
-
+
j
€ 91
n.b.
€ 364
€ 1.025
n.b.
€ 1.480
Voor vergelijkbaarheid uitgegaan van 5 gebruikers -
HOB VORC
Ondersteuningsorganisaties en samenwerkingsverbanden HOB St. VORC Van Ree Accountants
Van Ree
ST. APN
APN
27568
+/- +/-
-
-
-
nvt nvt nvt nvt nvt nvt nvt nvt
+ +
+ +
-
+ +
nvt nvt nvt nvt ++ nvt nvt nvt nvt ++
+ +
j n
n.b. n.b.
n.b. n.b.
n.b. n.b.
n.b. n.b.
€ 31 n.b.
n.b. €0
-
-
nvt nvt nvt nvt
+
+
-
+
nvt nvt nvt nvt
+
j
n.b.
n.b.
n.b.
n.b.
€ 75
€0
-
-
Op basis van een prijs van 5500 euro per jaar
-
nvt nvt nvt nvt
+
+
-
+
+
nvt nvt nvt nvt ++
0
n
n.b.
n.b.
n.b.
€ 27.500
€ 20
€ 27.500
86
Toelichting Bij dit schema moet allereerst worden opgemerkt dat het een grove indicatie is die niet zonder toelichting kan worden gebruikt.: voor details wordt verwezen naar het profiel van de betreffende leverancier. In dit overzicht ziet u in de eerste twee kolommen de naam van het systeem en de aanbieder. Hierna is aangegeven in hoe het systeem voor de verschillende hoofdgroepen van patientenorganisaties gepositioneerd moet worden. Is het een ledensysteem voor een huiskamerkantoor of een CMS voor een virtueel kantoor? Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen het huiskamer kantoor, het administratief en centraal kantoor (deze twee groepen zijn hier samengevoegd) en het virtueel kantoor. In de hoofdtekst van het visiedocument staan deze begrippen uitgelegd. Voor elk van deze groepen is aangegeven of het systeem invulling kan geven aan de Ledenadministratie (aangegeven met een L), Financiële administratie (aangegeven met een F), Content Management Systeem (aangegeven met een C), of dat een dienstverlener betreft (aangegeven met een D). Hierna is aangegeven of het systeem middels maatwerk kan worden aangepast. Ook wordt aangegeven hoe toekomstvast de aanbieder is: dit is een inschatting van de mate waarin op basis van de door de aanbieder verstrekte informatie de aanbieder gezond zal blijven bestaan en actief de diensten richting patiëntenorganisaties zal kunnen en willen uitbouwen. In het deel hierna is indien mogelijk een indicatie gegeven van de kosten voor een vereniging van 1000 leden. Elk systeem heeft een andere wijze van prijsstelling. Daarom zijn zoveel mogelijk relavante kosten bij elkaar opgeteld. Daarbij zijn als aannames gehanteerd dat alle gevraagde eigenschappen van het systeem zoveel mogelijk worden aangeschaft. En dat licenties of gebruiksrechten worden aangeschaft voor minimaal 3 concurrent users dan wel 5 named users. ‘Concurrent users’ zijn gebruikers die gelijktijdig gebruik maken van het systeem, ‘Named users’ zijn gebruikers die een username en password hebben om het systeem te mogen gebruiken. En dat het systeem 5 jaar wordt gebruikt en dat in die periode onderhoud wordt gekocht. Daarmee zijn de prijzen zoveel mogelijk in kaart gebracht. Maar ze zijn niet zoder meer vergelijkbaar. Bijvoorbeeld Captain biedt zowel leden, financieel als CMS voor dat geld, inclusief hosting en back-up, terwijl bij PC-leden alleen de licentie op leden en financiële software en enig onderhoud wordt aangeschaft. Ook de kwaliteit en eigenschappen van de software verschillen natuurlijk. Bij de opmerkingen over kosten wordt een korte toelichting gegeven. Punten van overleg voor de drie bovenste systemen zijn o.a.:
ProSuite(e-Projects) Overleg over prijs, rapportagetool, contributie en gebruikersgroep nodig.
Sodales (3MM) Overleg over duidelijkheid constructie aanbieders, prijsstelling, versie 2 en integratie financieel en webpower nodig.
Captain (Dispi) Overleg over uitbreiding, oplevering financieel systeem en gebruikersgroep nodig.
27568
87
B IJLAGE 9: P ROFIELEN Profielen van softwareleveranciers: AccountView
Databas B.V., www.databas.nl, Alexander Schuurbiers,
[email protected], 020 565 9111, 6 medewerkers.
Profiel
AccountView is een uitgebreid financieel systeem met vele mogelijkheden. In de debiteurenadministratie of relatiebeheer is eventueel een ledenadministratie te voeren. Databas is een vooraanstaand AccountView expertcenter met een focus op stichtingen en dienstverleners. Het pakket is vooral geschikt voor een centraal of administratiekantoor.
Bijzonderheden
• Het pakket is in gebruik bij de Nederlandse Vereniging v.e. Vrijwillig Levenseinde (110.000 leden) en Tabitha, Antaris en MRI centrum. • Een snelle PC is gewenst.
Pluspunten
• De uitgebreide mogelijkheden in het financiële systeem, waarmee ook complexere financiële administraties zijn te voeren. • Het grote aantal ingevoerde systemen in Nederland Ledenadministratie: deze kan eventueel worden gevoerd middels de debiteurenadministratie of binnen relatiebeheer
Beperkingen
Beperkingen zijn dan o.a.: • Contributies kunnen nog niet als contributie (wel als verkooporder) worden beheerd. Dit is op korte termijn als standaard module leverbaar • Geen NEN standaarden in adressen. • Geen werk- en prive telefoonnummer (standaard in relatiebeheer) • Geen patient-ziekte-behandelaar-zienkenhuis of ziekte-behandelaarziekenhuis relatietabel of ziekte verbijzondering • Geen bijhouden familierelaties. • Afdrukken enkelvoudige adressen en lidmaatschapskaarten middels aangepaste etiket-layout is twee dagen maatwerk. • Financiële terminologie in de debiteurenadministratie • Beheren van leden kan ofwel door deze als een bedrijf af te beelden, ofwel als een contactpersoon bij een bedrijf. • Geen aanmelden lid of bijwerken eigen gegevens via het web, wel is accountView goed koppelbaar. • Beheren van leden kan ofwel door deze als een bedrijf af te beelden, ofwel als een contactpersoon bij een bedrijf. Financieel: • Op afstand werken is mogelijk via Citrix, niet alle functies zijn via het web te bedienen (tevens benaderbaar via Secure Application Portal). Geen CMS systeem
27568
88
Kosten
27568
Kosten licenties AccountView AccountView Business (standaard 5 concurrent users) Aanmaningen Automatische incasso Inlezen bankmutaties Single-rekening per bankformaat Totaal basis licentie voor 1 user Onderhoud 15% per jaar Prijs per uur vanaf Prijs cursus per cursist
€ 3.000 € 295 € 295 € 80 € 195 € 3.865 € 580 € 106 € 275
89
Captain
www.e-captain.nl, Dispi BV, www.dispi.com, 073-6141407, Frank Doevendans,
[email protected], 6 medewerkers
Profiel
Een volledig systeem voor verenigingen op internet met een ledenadministratie, financieel systeem en CMS.
Bijzonderheden
• Het systeem is recent voortgekomen uit onvrede met bestaande oplossingen voor verenigingen, waarbij elke vraag door het bestuur moest worden opgelost. • Het leden- en CMS deel is gereed en het financiële deel komt rond mei 2005 gereed. • Het is nu in gebruik bij enkele sportverenigingen. 100 verenigingen zijn gestart met demo’s. Een grootschaliger gebruik wordt in gang gezet.
Pluspunten
• Het systeem is geheel gericht op een verenigingenadministratie, is eenvoudig te bedienen en bevat slechts de noodzakelijke schermen en velden. • Familierelaties kunnen goed worden afgebeeld. • Binnen contributies meerdere mogelijkheden instelbaar: groepen, soorten, inschrijfgeld, periode, leeftijd. • Elke PC is geschikt met internet explorer 5.0 en hoger, ook andere browsers worden ondersteund. • Maatwerk is mogelijk, gebruikersgroep heeft daarbij de voorkeur. • Acties naar leden, documenten, mailings worden bijgehouden.
Beperkingen
• • • • • •
Kosten
• Afhankelijk van de vereniging, Dispi hanteert een richtprijs van circa 1 Euro per lid per jaar voor zowel het leden-, het financieel- als het CMS systeem gezamenlijk. • Ondersteuning 75 euro per uur.
27568
Geen koppeling van standaard uitvoer-apparaat aan lijsten. Niet zoeken op elk veld, autorisatie op elk veld Afdrukken KIX code bij adres nog niet mogelijk, wel gepland Niet alle mutaties worden bijgehouden Geen ziekte-behandelaar-ziekenhuis relatietabel. Nog beperkte CMS mogelijkheden:,, bulletin borden, betalen middels creditcard, extern adresboek.
90
Davilex Club
Davilex Business BV, Leslie Tipping, 030-6391555, www.davilexbusiness.nl,
[email protected]
Profiel
Een relatief goedkope eenvoudige geïntegreerde leden- en financiële administratie op één PC voor één of enkele gebruikers. Geschikt als eenvoudig pakket voor het ‘huiskamerkantoor’.
Bijzonderheden
• Eén geintegreerd financieel en ledenpakket, middels licentiecodes worden delen geactiveerd • Geen CMS of koppeling daarmee. • Geïntegreerde rapportagetool • Eenvoudig: grootboekrekening heet bv. een ‘post’ • Helpdesk ‘gewoon’ nummer, 10:00 tot17:00 uur op werkdagen • Snelle PC vereist
Pluspunten
• Goedkoop bij eenmalige aanschaf • 30.000 leden - en 50.000 financiële systemen in Nederland
Beperkingen
• Geen webbeheer (CMS) of webinterface, noch een interface met een website • Updates alleen via CD • Wordt traag bij meer dan 15.000 leden • Maximaal 5 gebruikers in dezelfde administratie, beperkte autorisatie • Rapportage alleen naar directe printer • Niet bijhouden van acties naar leden • Niet benaderen van documenten vanuit een lid of actie • Niet bijhouden van alle mutaties patientenrecord • Niet emailen naar groepen leden direct vanuit ledenadministrtaie • Geen ziekte – behandelaar –ziekenhuis tabel • Geen bijhouden familierelaties • Geen projectenadministratie • Koppelen ontvangen betalingen en contributiefacturen alleen op debiteurnummer en datum
Kosten
• Startlicentie 168 Euro per concurrent user • Onderhoud 99 Euro per jaar per licentie • Installatie en uitleg 3 uur: 199 Euro • Training twee dagen: 349 Euro voor eerste, 49 Euro voor 2e persoon
27568
91
Grote Beer en e- Grote Beer Software BV, www.grotebeer.nl, Astrid van den Oever, Synergy
[email protected], ,
[email protected], 35 medewerkers. Profiel
Een modern geïntegreerd standaard financiëel systeem met de mogelijkheid om veel onderdelen te benaderen via een webportal. Het is geschikt voor een gemeenschappelijk en ondersteunend kantoor.
Bijzonderheden
• Het huidige systeem Grote Beer voor Windows 9.0 en e-Synergy is momenteel technisch gezien gelijk aan het systeem Exact Globe 2003 van moedermaatschappij Exact. • Een eenvoudige rapportagetool is standaard bijgevoegd, voor complexere rapportages kan gebruik worden gemaakt van Crystal Reports. • Voor de server is Minimaal Windows NT 4.0 benodigd. Voor de PC’s is minimaal Windows ’98 met 128 Mb geheugen benodigd. Voor toegang tot e-Synergy is minimaal Microsoft internet explorer 6.0 benodigd.
Pluspunten
• Maatwerk is mogelijk en wordt veel door Grote Beer uitgevoerd. • Exact kan de applicatie ook hosten. • E-Synergy heeft fraaie technische mogelijkheden. Zo kunnen namen van velden in e-Synergy worden veranderd: ‘klant’ wordt ‘lid’. Er kunnen taken worden vastgelegd. Alle velden zijn ook zelf wel of niet zichtbaar te maken. Telefoongesprekken kunnen worden vastgelegd. Veel informatie kan middels ‘doorklikken’ worden benaderd.
Beperkingen
• Een deel van de meer back-office gerichte taken zijn niet via e-Synergy te benaderen. • E-Synergy is meer een portal dat via internet toegang geeft tot de Grote Beer software dan een CMS waarmee een website met bv. stylesheets kan worden beheerd. • Contributies worden ingevoerd als verkoopcontracten bij klanten (= leden) met daarbij beperkte mogelijkheden voor contributiesoorten, Maar wel met bijvoorbeeld een einddatum. • Geen afdrukken van lidmaatschapskaarten met pasfoto. • Familierelaties bijhouden alleen met vrije velden.
Kosten
• Licentiekosten 5 gebruikers: € 13.275 (Financieel (€ 1.800), Betalingsverkeer (€ 425), Telebankieren (€ 875), Incasso (€ 875), Factuur (€ 1.400), Verkoopcontract (€ 875), Licentie (€ 150), Wachtwoord (€ 425), eSynergy (5 x € 950), Multi User 4-Gebruikers (€ 1.700) ). • Onderhoud per jaar voor dezelfde modulen: € 2.205. • Ondersteuning 110 tot 138 Euro per uur.
27568
92
IS4C
The WWW Enterprise, www.is4c.com,
[email protected], Dirk Teeuwen,
[email protected], 1 medewerker.
Profiel
IS4C (Integral Solution for Clubs) is een leden en financieel systeem voor verenigingen via internet. Het is geschikt voor een huiskamerkantoor en een virtueel kantoor.
Bijzonderheden
• 14 verenigingen werken ermee per 1 maart 2005 waaronder 10 sportverenigingen en de (in 2002 opgerichte) Endometriose Stichting. • Het is sinds 2004 commercieel op de markt gezet • Voor de PC’s is een verbinding met internet benodigd. Internet explorer, Mozilla en Firefox worden als webbrowser ondersteund.
Pluspunten
• Kosteloze electronische conversie. • Maatwerk is mogelijk
Beperkingen
• Geen autorisatie en zoeken op alle velden. • Standaardrapportages meegeleverd, maar geen rapportgenerator opgenomen, wel export naar Excel mogelijk. • Geen afdrukken lidmaatschapskaart met pasfoto • Nog geen bijhouden acties per lid. • Niet alle mutaties worden gelogd, maar alleen de laatste. • Geen documenten geïntegreerd benaderen vanuit lid of actie. • Geen ziekte- behandelaar – ziekenhuis relatietabel. (Indien dit noodzakelijk is kan dit snel toegevoegd worden) • Geen bijhouden familierelaties. • Geen afdrukken OCR-B regel onderaan acceptgiro. (Wel is het mogelijk om de referentie code op een acceptgiro in te vullen zodat de betalingen makkelijk verwerkt kunnen worden.) • Nog geen bijhouden eigen gegevens door leden.
Kosten
• Kosten: € 300 vast en € 0,40 per actief lid of relatie per jaar, inclusief licenties, hosting, helpdesk, onderhoud en nieuwe versies. • Ondersteuning € 70,00 Euro per uur. Eerste jaar 50% korting op uur tarief.
27568
93
King
Quadrant Software BV, Bas Leeuwerke, 010 264 63 24, www.quadrant.nl,
[email protected], 55 medewerkers.
Profiel
Een uitgebreid financieel systeem waarmee ook de ledenadministratie kan worden beheerd, en hieraan gekoppeld het B-in-Zite CMS systeem. Geschikt voor een grotere vereniging of een centraal gemeenschappelijk kantoor.
Bijzonderheden
• • • • •
Beperkingen
•
Pluspunten
• 23.000 installaties in Nederland • Uitgebreide mogelijkheden financiëel en verkoop. • Geïntegreerde rapportagetool ReportBuilder Pro
Kosten
• Licentie King-MA-MU-5 (3.795), 4 extra modules (factuurhistorie (295), inkoopcombinaties (495), koppeling webwinkel (495), rechten per gebruiker (395)) = 5.475 Euro initieel. • Onderhoud per jaar: King MA-MU-5 (799), 4 extra modules (79, 129, 129 en 99 euro) en B-in-Zite (1800 euro), in totaal 3.035 euro per jaar. • Ondersteuning 95 Euro per uur.
27568
Gericht op het middelgrote bedrijf. Goede koppeling tussen logistiek King en B-in-Zite website Ook toegang via web aangeboden via citrix ‘terminalemulatie’. King is een standaardpakket met releases en zonder maatwerk. Flinke server vereist. PC’s vanaf Windows ’98 2nd edition worden ondersteund. Voor de website wordt MS internet explorer 5.5 en hoger ondersteund.
Naamgeving van velden is gericht op commerciële omgeving en niet aanpasbaar; zo is een lid een ‘klant’ en een lidmaatschap een ‘artikel’. • Familie evt. af te beelden als ‘inkoopcombinatie’ of als vrije velden van een ‘contactpersoon’. • Beperkte mogelijkheden om velden af te schermen • Contributies af te beelden als ‘tarief codes’ • Standaard één telefoonnummer van een klant, met meerdere contactpersonen. • Niet alle mutaties kunnen worden bijgehouden. • Geen ziekte-behandelaar-ziekenhuis relatietabel. • Automatisch lijsten maken en koppelen aan uitvoerroute zal in 2005 worden gerealiseerd. • Leden kunnen hun gegevens nog niet zelf via het web bijhouden. • Niet direct geautomatiseerd e-mailen vanuit het systeem • Acties kunnen niet automatisch worden bijgehouden, wel kan per lid een map met gegevens worden gemaakt. (Naar alle waarschijnlijkheid komt de functionaliteit van de twee laatste beperkingen beschikbaar in de komende versie in 2005.)
94
PC Leden
PinkRoccade Public Sector, Hans Oude Alink,
[email protected], www.pinkroccade.nl/belangenorganisaties, www.pcleden.nl, 055 538 7175, 1100 medewerkers.
Profiel
Een eenvoudig geïntegreerd systeem voor de leden en de financiële administratie van verenigingen. Het is geschikt voor een huiskamerkantoor.
Bijzonderheden
• Geintroduceerd in de tachtiger jaren door Rabobank Nederland. Daarna verkocht aan Pink Roccade door wie het ook wordt onderhouden. Het pakket wordt ook nu nog verspreid door de Rabobank. • Voor grotere administraties is een redelijk snelle PC gewenst.
Pluspunten
• • • • •
Zeer grote verspreiding in Nederland binnen alle soorten verenigingen. Open source database Firebird Goedkoop Eenvoudig bestanden uit wisselen en in te lezen. Goede zichtbaarheid betalingshistorie.
Beperkingen
• • • • •
Geen CMS of koppeling hiermee Maximaal één gelijktijdige gebruiker. Wordt niet aanbevolen bij beheer van meer dan 5000 leden. Kan niet als dienst via het web worden aangeboden Beperkte mogelijkheden van de lijstgenerator voor complexiteit lijsten en koppelen uitvoerapparaten Standaardpakket; maatwerk is niet mogelijk Niet zoeken op elk veld Geen geïntegreerde rapportagetool Niet sturen van e-mail direct vanuit pakket Niet direct vanuit pakket afdrukken van lidmaatschapskaarten met pasfoto Acties en documenten worden niet bijgehouden bij actie of lid Geen ziekte – behandelaar – ziekenhuis tabel Geen familierelaties bijhouden Geen ander adres voor betalen dan die van het lid zelf Niet sturen van meerdere abonnementen naar één adres Geen aanmaken van acceptgiro’s met OCR-B regel onderaan Beperkt afletteren openstaande posten Niet bijhouden alle mutaties Niet autoriseren per veld
• • • • • • • • • • • • • • Kosten
27568
• Licentie 91 Euro voor één gebruiker • Onderhoud 41 euro per jaar • Ondersteuning 88 euro per uur.
95
Phoundry
Web Power BV, www.webpower.nl, Jacco Bouw,
[email protected], 0342 – 423262, 11 medewerkers
Profiel
Een volledig en uitgebreid CMS hetgeen is voortgekomen uit een internet marketingsoftware bedrijf.
Bijzonderheden
• Het CMS is in gebruik bij.de NVACP, IKZ, IKC, , LEVV, VSN, Moov, Jackies, ALS-centrum, spierziekten.nl, NICTIZ, NOC*NSF, en vele sites van verpleegkundigen. • Er bestaan goede banden met de firma 3MM die het Sodales pakket levert en sjablonen aan Web Power. Hiermee kan bijvoorbeeld het wachtwoord beheer in beide systemen gelijk worden.
Pluspunten
• Het CMS is volledig en kent veel mogelijkheden voor diverse interactie met doelgroepen. Het wordt veel gebruikt bij omroepen, de reclamewereld, de gezondheidszorg en de reisbranche. • Elke PC is geschikt met internet explorer hoger, ook andere browsers worden ondersteund. • Koppelingen middels het SOAP protocol (niet te verwarren met het SOAP ledensysteem) worden regelmatig gemaakt.met andere systemen. • Ook een virtueel kantoor met documenten beheer is beschikbaar
Beperkingen
• Geen financieel of leden systeem (evt. wel combinatie met Sodales)
Kosten
• Phoundry Bronze kost 4500 voor de aanschaf en 1000 onderhoud per jaar. • Voor escrow Phoundry Bronze wordt 225 euro per jaar gerekend. • Voor hosting bij Size4U wordt 480 euro per jaar gerekend. • Ondersteuning 800 euro per dagdeel voor trainingen • Support € 75,- p/u • In een dag kan een webdesign worden gemaakt.
27568
96
ProSuite
eProjects Advanced Software Partner BV, www.eprojects.nl, Derek Roos,
[email protected], 010 – 2409650, 30 medewerkers
Profiel
Een volledig systeem met leden, financieel en CMS dat geheel via internet ter beschikking is. Geschikt voor meerdere gebruikers. Gebaseerd op moderne Microsoft techniek. Geschikt voor alle vormen van PGO’s waarbij de leden of ondersteuners internet toegang hebben.
Bijzonderheden
• CMS in gebruik bij de Stichting Patiëntenbelangen Orthopaedie., de Vereniging van Hoofdpijn patiënten, de Vereniging voor Mensen met een Constitutioneel Eczeem, de Nederlandse Vereniging Van Huntingdon Patiënten, landelijke Patiënten en Bewonersraden in de GG, ZonMW. De SPO gebruikt het virtuele kantoor en zal ook het deel leden en financieel gaan gebruiken. De NVVHP zal het ook gaan gebruiken voor beheer van leden. • Elke PC is geschikt met internet explorer 5.5 of hoger, ook andere browsers worden ondersteund. • Geavanceerde authenticatie gebruikers mogelijk. • Ontwikkeling van het systeem wordt door gebruikers gestuurd. Maatwerk in overleg met bv. een gebruikersvereniging is goed mogelijk. • Geen aanschaf kosten, kosten op basis jaarlijks gebruik incl. hardware (hosting), helpdesk en back-up. • Het financiële systeem wordt momenteel geheel nieuw ontwikkeld in C# en is per februari 2005 gereed.
Pluspunten
• Volledig geïntegreerd systeem met leden, financieel en CMS, waarbij ook CMS en leden zijn geïntegreerd, en er vele geavanceerde mogelijkheden zijn in het CMS. • Ook hiermee geïntegreerd virtueel kantoor product aangeboden met gezamenlijk beheer documenten via internet • Modern systeem met Windows XP look en feel, geheel via internet
Beperkingen
• Geen geintegreerde rapportagetool, wel export naar o.a. excel mogelijk. • Afdrukken KIX code bij adres en OCR-B regel onderaan acceptgiro in ontwikkeling. • Contributiemodule wordt nu gebouwd voor o.a. SPO. • Er is nu geen escrow regeling meer voor het systeem, wel backup.
Kosten
• Worden per PGO bepaald. Indicatie 1000 leden: 1200 euro/jaar afzonderlijk voor zowel de ledenadministratie, de financiële administratie en het CMS: in totaal 3600 euro per jaar. Meerprijzen mogelijk bij extra functionaliteit of wensen Speciale prijzen voor kleinere verenigingen mogelijk. Geen aanschafkosten. Dit inclusief hosting, backup en helpdesk en 8 uur initiële datamigratie. Ook 1200 euro per jaar voor evt. een virtueel kantoor. 500 euro evt. voor een initieel design op maart van de website. Dagprijs ondersteuning 800 euro.
27568
97
Sodales
3MM Groep BV, Minne Stoelwinder, 0527-292642, www.3mm.nl,
[email protected]
Profiel
Een volledige ledenadministratie voor een patientenorganisatie. Gebaseerd op moderne Microsoft techniek. Geschikt voor een patientenvereniging met administratiekantoor, centraal gemeenschappelijk kantoor, en huiskamerkantoor.
Bijzonderheden
• Sodales is ontstaan uit de SPIN ontwikkelingen in de patienten verenigingen. • 3MM is eigendom van drie BV’s Martedi (dhr. Pathuis), Mecoledi (dhr. Stoelwinder) en Markiva (dhr. Beun sr.) • Sodales is per februari 2005 in gebruik bij de klanten van de stichting VORC, tezamen ongeveer 20.000 leden. Sodales is tevens in gebruik bij de NVACP en de VPPT. • Geen CMS, wel goede contacten met Phoundry (WebPower) • Geen financieel systeem, wel voorgenomen koppeling met Grote Beer en Accountview (via HTA-systems), andere pakketten op aanvraag. • In februari 2005 zijn kernklanten ( deze worden de ‘founding fathers’ genoemd) operationeel gegaan. • Voorgenomen verdergaande ontwikkelingen, waaronder lijsten via browser te benaderen. Ziet daarbij grote rol voor gebruikersgroep/’founding fathers’ en ook Fonds PGO. • Een normaal snelle PC vereist voor de database met Windows 2000 of hoger
Pluspunten
• Specifiek voor patientenverenigingen, maatwerk mogelijk voor PGO’s, samenwerking met gebruikersgroep gewenst, wil integrator zijn ook voor CMS en financieel systeem • Moderne techniek, CTI koppeling mogelijk, virtuele mappen met selectie van leden beschikbaar • Standaard Ariacom rapportgenerator meegeleverd Alle mogelijke lijsten via Sodales/Ariacom server via web te benaderen/uit te voeren
Beperkingen
• Geen financieel systeem • Geen CMS • Nog geen helpdesk • Nog geen prijs bekend, mede afhankelijk van beslissing founding fathers • Nog geen autorisatie op velden (versie 2) • Nog geen escrow deponering sourcecode bij notaris • Geen benadering van schermen of beheer via een webinterface • Geen bijhouden van acties of documenten bij leden • Nog geen ziekte-behandelaar-ziekenhuis relatietabel • Nog geen mutaties bijhouden van wijzigingen (versie 2) • Nog geen automatische geavanceerde aflettering van betalingen (versie 2) • Nog geen koppeling met financieel systeem (versie 2) • Nog geen bijhouden van eigen gegevens door leden zelf via het web.(versie 2) (3MM is voornemens de punten gemerkt met ‘(versie 2)’ in versie 2 van Sodales uit te brengen, deze komt naar verwachting medio 2005 beschikbaar)
Kosten
• Licentieprijzen nog onbekend, zullen volgens 3MM worden vastgesteld na overleg met Sodalesgroep Volgens 3MM hebben beslissingen van FPGO hierop mogelijk invloed • Ondersteuning 125 euro per uur, hierop krijgen leden van de Sodalesgroep 50 euro per uur korting
27568
98
TopLeden
Programming Systems BV, Mark Lukic, www.programmingsystems.nl,
[email protected], 0299 43 21 32, 5 medewerkers.
Profiel
Een geïntegreerd systeem voor de leden en de financiële administratie van verenigingen. Het is geschikt voor een huiskamerkantoor en voor een middelgroot ondersteuningskantoor.
Bijzonderheden
• In gebruik bij o.a. CCUVN te Breukelen en Retina Nederland en recent Epilepsie Vereniging Nederland. • Voor grotere administraties is een redelijk snelle PC gewenst.
Pluspunten
• • • • •
Beperkingen
• Geen CMS voor beheer website • Geen webinterface voor alle schermen, wel toegang via Citrix mogelijk en ook aanmelden en bijhouden eigen gegevens door leden via web.
Kosten
• Licentie 815 Euro voor 5 gebruikers • Onderhoud 163 Euro per jaar • Ondersteuning 83 Euro per uur.
27568
Eenvoudig bestanden van bv. de secretaris inlezen op een andere PC. Complexe contributieberekening mogelijk Familierelaties kunnen uitgebreid worden afgebeeld. Maatwerk is mogelijk Relatief veel mogelijkheden gezien de prijs.
99
Websolutions QX
AllSolutions Business Applications BV, www.allsolutions.nl en www.belangenorganisatie.allsolutions.nl, Marco-Paul Breijer,
[email protected], 0348-430110, 34 medewerkers.
Profiel
Een leden- en financiële administratie op basis van een geavanceerd web-based relatiebeheerssysteem.
Bijzonderheden
• AllSolutions brengt op basis van een vereenvoudigde versie van het WebSolutions systeem en een aangepaste ‘skin’ het ‘Teamline’ concept uit. Dit is een zichzelf uitleggend leden- en financieel systeem voor sportverenigingen. Het gebruik ervan is gratis voor sportverenigingen. Het doel ervan voor AllSolutions is om naamsbekendheid en ‘proof of concept’ als webdienstverlener te krijgen. Hier wordt in de komende maanden veel bekendheid aan gegeven.
Pluspunten
• Het systeem is in gebruik bij grote verenigingen zoals de ANWB, ABVAKABO, FNV, BOVAG en Samen op weg. • Het systeem is volledig web based en zeer flexibel in te stellen met uitgebreide helpschermen. • Alle veldnamen kunnen naar eigen inzicht worden aangepast. Voor elk veld kan een gebruiker aangeven het wel of niet te willen zien op het scherm. Veel helpteksten zijn beschikbaar. Voor alle gegevens kan de mutatielogging worden aangezet. Elk scherm of lijst kan als Excel of html bestand worden geëxporteerd. • Internet Explorer vanaf 5.0 en de Safari browser worden ondersteund. • Maatwerk is mogelijk. Aanpassingen met universele toepasbaarheid kunnen op kosten van WebSolutions worden aangebracht. Overleg over ‘Open licensing’ achtige constructies worden positief bezien.
Beperkingen
• Geen CMS • Alle gestelde eisen voor leden en financieel systeem worden gedekt.
Kosten
• Bij aanschaf van een volledige licentie van alle modulen: 2000 euro per concurrent user. • Bij gebruik van Websolutions als service is dit 1500 euro per concurrent user per jaar, inclusief escrow, hosting, software, backup. Bij meerdere users kan de prijs per user zakken naar 900 euro per concurrent user per jaar. • Trainingen voor 1040 euro per dag.
27568
100
Profielen ondersteuningsorganisaties: APN
Stichting Administratiekantoor voor Patiëntenverenigingen in Nederland, 030 – 2942965 of 06 20223609,
[email protected], P. Philips, 0343413530,
[email protected], 1 medewerker.
Profiel
Een administratie- en ondersteuningsbureau specifiek voor patiëntenverenigingen.
Bijzonderheden
• In 2003 opgericht. Voert nu de administratie voor de Nationale Vereniging Sjögrenpatiënten (NVSP met 2300 leden), de ICP (500 leden) , Adca (600 leden) , Gaucher Vereniging (120 leden) en PAL (400 leden). • Medewerkers zijn mensen die (re)ïntegreren in het arbeidsproces via UWV of vanuit reïntegratiebedrijven • Maakt gebruik tegen betaling van de kantoorvoorzieningen van de NVSP • Maakt gebruik van PC-leden voor de ledenadministratie en KING voor de financiële administratie. • Naast administratie ook bv. ontwikkelen brochures, organisatie (landelijke) contactdagen, trainingen en advies. • Nu in overgang van opstartfase naar bestendiging met aandacht voor continuïteit en uitgroei.
Pluspunten
• • • •
Beperkingen
• Geen beheer van CMS of website. • Nu nog geen verspreiding voorlichtingsmateriaal. • Werken alleen met PC-leden en KING systemen voor leden en financiën
Kosten
• Ca. € 20,00 per uur, exclusief papier voor bv. mailings. • Indicatie kosten vereniging 1000 leden: 4000 – 7000 euro per jaar betreffende financiële en ledenadministratie. • Kosten trainingen en advies afhankelijk van vraag
27568
Lage uurprijs Zowel leden als financiële administratie Financiële expertise aanwezig Senioradviseur en trainer, specifiek op de gebieden van samenwerkingsvraagstukken, communicatie en besturen van een projectorganisatie beschikbaar.
101
HOB
Het
Ondersteuningsburo
voor
Patiëntenorganisaties
BV,
Cecilia
Kalsbeek,
033-4450730,
www.ondersteuningsburo.nl,
[email protected]. Profiel
Een breed commercieel ondersteuningsbureau voor belangenorganisaties in de zorg, voortgekomen uit de patiëntenbeweging, meer dan 5 jaar geleden. Er zijn 12 medewerkers in dienst. De aandelen worden gehouden door individuele personen zonder bijzondere band met de klant organisaties.
Bijzonderheden
•
•
PGO’s kunnen een breed scala aan diensten afnemen. Dit betreft o.a.: ¾
Leden administratie
¾
Financiële administratie
¾
Versturen informatiepakketten
¾
Telefonische bereikbaarheid
¾
Post behandeling
¾
Vergader kantoor en werkplek
¾
Logistieke organisatie bijeenkomsten
¾
Organisatie specifieke cursussen
¾
Assistentie subsidieaanvragen FPGO
¾
Aanvullen displays informatiemateriaal
De PGO’s zijn zeer divers in hun afname van diensten. Maar het HOB levert geen ervaringsdeskundigheid of ‘inhoudelijke’ diensten, dit is voorbehouden aan de PGO’s zelf. Er zijn ongeveer 30 PGO’s met een substantiële afname met in totaal 60.000 leden, en 14 PGO’s met standplaats HOB.
•
Het HOB levert geen diensten op het gebied van een website
•
Voor de ledenadministratie wordt voor alle klanten gebruik gemaakt van het systeem SOAP. De ontwikkeling hiervan wordt gestuurd door het HOB. Het eigendom van het systeem ligt bij de firma STB in Houten. Nieuwe klanten (die er zelf mee gaan werken) kopen een licentie voor 1900 euro incl. conversie en 1 dag training. SOAP kan worden gekoppeld aan een website m.b.v. een standaard inschrijfformulier. Het SOAP systeem is gekoppeld aan Accountview.
Pluspunten
Beperkingen
•
De basis van de dienstverlening is duidelijk
•
De PGO kan a la carte een keuze maken uit de te leveren diensten
•
Er wordt gebruik gemaakt van het specifieke SOAP systeem
•
Het HOB onderhoudt niet de websites van haar klanten. Wel kan het SOAP systeem gegevens van een formulier op de website van de klant automatisch inlezen.
SOAP: •
Bij het raadplegen van betalingen van facturen kan wel het totaal, maar niet de wijze en tijd van elke (deel)betaling direct worden gezien.
•
Een rapportgenerator is geen onderdeel van het systeem. Wel is er een exportmogelijkheid naar excel en zijn er diverse standaardoverzichten.
27568
102
Kosten
•
Er kunnen geen emails worden verstuurd direct uit het SOAP systeem.
•
Er is geen algemene webinterface voor het SOAP systeem.
•
Updates kunnen niet via internet worden gedistribueerd
•
Er is geen escrow van het SOAP systeem
•
Geen autorisatie van velden
•
Leden kunnen niet hun eigen gegevens bijhouden via internet.
•
Voor het leveren van de diensten worden overeenkomsten gesloten op basis van een offerte van het HOB, waarin het benodigde aantal uren wordt begroot op basis van de specifieke situatie van de PGO en de te leveren diensten. Na start van de dienstverlening worden protocolafspraken gemaakt met de details van de processen.
•
Er zijn 4 tarieven, voor het overgrote deel van de werkzaamheden wordt gewerkt met een tarief van 31 euro, voor financiële diensten 34 euro, indien het HOB als standplaats wordt gebruikt. Onderhoud kost 395 euro per jaar, ondersteuning 320 euro per dagdeel)
27568
103
Van Ree
Van Ree Accountants BV, 0342 408 508, Marien Rozendaal R.A.,
[email protected], 46 medewerkers.
Profiel
Accountantskantoor met een deelspecialisatie op gezondheidszorg
Bijzonderheden
• Verzorgt administratie en controle voor verzorgingshuizen, thuiszorg, meer dan 10 fondsenwervers met CBF keurmerk. • Verzorgt administratieve diensten voor Philadelphia Support, Dit Koningskind, Vereniging Balans en controlediensten voor Dit Koningskind, Helpende Handen,Vereiging Balans en de NPV • Biedt ook advisering voor o.a. arbeidsvoorwaarden, bedrijfseconomische zaken, BTW, aanvragen CBF-keur, fiscale aangelegenheden ook voor deze verenigingen.
Pluspunten
• Professionele organisatie met een vaste werkwijze • Helderheid over kosten en diensten
Beperkingen
• Geen beheer van CMS of website. • Geen inhoudelijke bemoeienis met werkveld PGO. • Evt.beperkingen van ledensysteem TopSoft en financieel systeem AccountView, zoals: o Emails versturen naar leden o Koppelingen met website o Ziekten, documenten e.d. bijhouden per lid o Beeindigen lidmaatschap over 2 jaar o Bijhouden acties
Kosten
• Indicatie voor een vereniging van 1000 leden: vanaf 1079 euro voor een leden en debiteurenadministratie, vanaf 1500 euro voor een financiële administratie. • 35 tot 50 euro per uur voor administratief werk • 40 – 80 euro per uur voor een assistent accountant • 80 - 125 euro per uur voor complexere adviezen. • Standaardtarieven voor diensten. • Begroting op basis voorcalculatie, bij grotere afwijkingen overleg.
27568
104
VORC
Stichting VORC, Jacqueline Kieft, bureauhoofd
[email protected]
Profiel
VORC komt voort uit een samenwerkingsverband van de Nederlandse Coeliakie Vereniging (ca 7000 leden) en de Stichting Voedsel Allergie (ca 3000 leden). In 2000 is de Nederlandse Phenylketonurie Vereniging (300 leden) toegetreden, in 2003 de Vereniging voor Mensen met Constitutioneel Eczeem (2000 leden) en per 1.1.2005 is de RSI Patiëntenorganisatie (ca 4000 leden) toetreden. Stichting VORC is een gezamenlijk facilitair bureau en kan gezien worden als een vast coördinatiepunt voor bestuurders en andere vrijwilligers voor uitvoerende werkzaamheden.
Bijzonderheden
VORC,
033
2471041,
VORC is een facilitair bureau waarbij de kosten worden verdeeld onder de aangesloten organisaties. Basis hiervoor is een jaarlijkse kostenverdeling op basis van de tijdsbesteding van elke organisatie in het afgelopen jaar en de prognose van werkzaamheden in het komende jaar. De stichting heeft per 1 januari 2005 de ledenadministratie Sodales in gebruik genomen voor de nieuw aangesloten organisatie RSI. Alle aangesloten organisaties gaan binnenkort op dit systeem over en ook nieuwe organisaties zullen tot dit systeem over moeten gaan. Per 2005 is het bestuur grotendeels onafhankelijk van de verenigingen die er deel van uitmaken. Er zijn 6 betaalde krachten werkzaam in een modern pand in Nijkerk Er is veel kennis van voedselgerelateerde aandoeningen bij de medewerkers
Pluspunten
Beperkingen
• De stichting bestaat op basis van een samenwerkingsovereenkomst tussen de deelnemende verenigingen, die moet worden aangepast bij toetreding van een nieuwe deelnemer.
De stichting is niet BTW plichtig. De stichting verleent een groot aantal diensten, van telefonische helpdesk, doorverwijzing en administratie tot voorlichting, archivering, bestuursondersteuning en organisatie van evenementen, en is daar redelijk flexibel in
• De stichting beheert geen CMS (hoewel er ontwikkelingen zijn om hierin te standaardiseren) en koppelingen van het ledensysteem Sodales met het web zijn thans om organisatorische redenen niet aangebracht. • De financiële administratie is uitbesteed aan een accountant. • Vrijwilligers in het land worden middels stickers, ledenlijsten per regio e.d. ondersteund, maar kunnen niet direct gebruik maken van het systeem via internet. • De beperkingen van Sodales hebben ook effect op de dienstverlening door VORC. Kosten
• De kosten van de dienstverlening door VORC worden verdeeld op basis van een uurtarief, hetgeen niet aan de onderzoekers is medegedeeld. • Kosten van folders en portokosten worden doorbelast per vereniging
27568
105
27568
106
