Implementatieplan Burgerparticipatie

PI12-06949 PI12-06949

Implementatieplan Burgerparticipatie

Documentinformatie Projectleider (Gedelegeerd) opdrachtgever: Paraaf goedkeuring opdrachtgever:

Maaike van Toledo, Bianca van Hooijdonk Stijn Verstraten Datum:

Documenthistorie Versie: Besproken in MT/ DT: Ter informatie naar OR:

1

Datum: maandag 18 juni 2012 Datum: Datum:

Inhoudsopgave VOORWOORD .............................................................................................................................................................. 3 1. INLEIDING EN TERUGBLIK ................................................................................................................................... 4 2. WIJKMANAGEMENT NIEUWE STIJL .................................................................................................................... 6 3. BURGERPANEL ..................................................................................................................................................... 9 4. SOCIAAL BEHEER ............................................................................................................................................... 11 BIJLAGEN ................................................................................................................................................................... 13

Bestandsnaam: Implementatieplan Burgerparticipatie Datum opgeslagen: 21-06-12

Versie Pagina:

juni 2012 2 van 13

Voorwoord Voor u ligt het implementatieplan ‘Burgerparticipatie’. Het document geeft het kader weer waarbinnen de concretisering plaatsvindt van de drie projecten die vallen onder de paraplu ‘Burgerparticipatie’. De drie projecten, Wijkmanagement Nieuwe Stijl, Sociaal Beheer en Burgerpanel, kennen een pilotperiode van 1 juli 2012 tot 1 januari 2014. Ieder half jaar zal de voortgang worden geëvalueerd en daar waar nodig worden bijgestuurd. De resultaten van de evaluatie zullen ter kennisname aangeboden worden aan het college van Burgemeester en Wethouders en het Managementteam.


Versie Pagina:

juni 2012 3 van 13

1. Inleiding en Terugblik De huidige maatschappij is voortdurend in beweging. Dat vraagt om een andere verdeling van taken en verantwoordelijkheden tussen gemeente (zowel ambtelijk als bestuurlijk), inwoners en het maatschappelijk middenveld. Burgerparticipatie is gebaat bij het opnieuw organiseren van de verhoudingen (o.a. lusten, lasten, rechten en plichten). De gemeente zal hierbij niet langer de positie ‘zorgen voor’ en ‘zelf doen’ innemen, maar aansturen op ‘zorgen dat’ en ‘samen met/ door’. Anno nu moet het accent bij burgers liggen op het ‘meedoen’ en ‘het zelf doen’. Het is noodzakelijk om initiatieven te ontwikkelen waarbij de gemeente een stap terug doet, waardoor er ruimte ontstaat voor de burger om haar invloed te laten gelden. Er wordt dan ook van burgers verwacht dat zij de maatschappij bieden wat zij kunnen bieden. Daarnaast weten professionele organisaties elkaar steeds beter te vinden. De gemeente wil vaker als partner in een netwerk participeren zonder daarmee verantwoordelijk te (hoeven) zijn voor het netwerk en/of er de regie over te voeren. In 2011 is de gemeente gestart met het vormgeven van een nieuwe balans tussen gemeente, inwoners en het maatschappelijk middenveld. Dit heeft geresulteerd in de Uitvoeringsnota Burgerparticipatie (BW11-01558, dd 06-122011) welke tot stand is gekomen via een interactief proces met professionals en georganiseerde inwoners. Uiteindelijk zijn 4 speerpunten geformuleerd die de komende jaren de basis vormen voor Burgerparticipatie in onze gemeente.

Speerpunt 1: Organiseren Burgerparticipatie (in de back-office) Op het werkgebied van de professionals in de back-office zal schaalvergroting worden toegepast. Om efficiënter en effectiever te kunnen werken, wordt er afscheid genomen van de huidige wijken en dorpen als organisatie-eenheid.

Speerpunt 2: Communicatie met Burgers (Burgerpanel) Voor de gemeente is het waardevol om inwoners meer te betrekken bij beleidsontwikkeling, -planning en uitvoering. In de praktijk blijkt het heel moeilijk te zijn om burgers structureel aan een instantie te binden. Wanneer echter sprake is van een overzichtelijke inspanning (lees: een project met een duidelijke kop en staart), dan blijkt dat veel burgers graag bereid zijn om met de gemeente mee te denken en te doen.

Speerpunt 3: Faciliteren De rol van de overheid verandert. Tot op heden is er sprake van een organiserende overheid die zorgt voor haar burgers. In de nieuwe situatie zal deze verhouding verschuiven naar een faciliterende overheid, waarbij het accent ligt op het zelf doen en het meedoen van burgers. Dat kan met fysieke inzet van professionals, maar ook door het beschikbaar stellen van bijvoorbeeld vergaderruimtes en/ of middelen.

Speerpunt 4: Sociaal Beheer (in de front-office) Het sociaal beheer speelt in op de sociaal-maatschappelijke kant van het publieke domein. Concreet betekent het een doorontwikkeling van het huidige welzijnswerk. Het sociaal beheer is er op gericht om de leefbaarheid en de sociale cohesie in wijken en dorpen in stand te houden of te vergroten. Daarnaast zal actief worden ingezet op participatie van individuele of georganiseerde burgers in al haar verschijningsvormen. Duurzame activering van burgers moet er toe leiden dat activiteiten uiteindelijk op eigen kracht uitgevoerd kunnen worden.


Versie Pagina:

juni 2012 4 van 13

Zoals in onderstaande figuur is weergegeven, zijn de vier speerpunten omgevormd tot drie concrete projecten, te weten Wijkmanagement Nieuwe Stijl, Burgerpanel en Sociaal Beheer. Burgerparticipatie

Speerpunt 1: Organiseren Burgerparticipatie in de back-office

Project 1: Wijkmanagement Nieuwe Stijl

Speerpunt 2: Communicatie met burgers

Project 2: Burgerpanel

Speerpunt 3: Faciliteren leefbaarheidsinitiatieven

Speerpunt 4: Sociaal Beheer

Project 3: Sociaal Beheer

Figuur 1: Paraplu Burgerparticipatie

In de hoofdstukken 2 t/m 4 wordt per project beschreven hoe de implementatiefase vormgegeven wordt.


Versie Pagina:

juni 2012 5 van 13

2. Wijkmanagement Nieuwe Stijl In het project ‘Wijkmanagement Nieuwe Stijl’ ligt de focus op het speerpunt ‘Organiseren Burgerparticipatie (in de back-office)’. In de Uitvoeringsnota Burgerparticipatie is daar het volgende over opgenomen: Op het werkgebied van professionals in de back-office zal schaalvergroting worden toegepast. Om efficiënter en effectiever te kunnen werken, wordt er onder meer afscheid genomen van de huidige wijken en dorpen als organisatie-eenheid. Er vindt een nauwe samenwerking plaats tussen de interne organisatie en kernpartners Stadlander en Politie. Deze samenwerking leidt tot noodzakelijke aanpassingen in de functie wijkmanager. De huidige functie wijkmanager zal per 2013 zijn vervangen door de Wijkmanager Nieuwe Stijl. De Wijkmanager Nieuwe Stijl activeert het professionele netwerk, is niet inhoudelijk bezig, zorgt ervoor dat er vraaggericht gewerkt wordt en dat de afgesproken resultaten geboekt worden. In het projectplan ‘Wijkmanagement Nieuwe Stijl’ (zie bijlage 1) zijn de onderstaande twee doelstellingen geformuleerd: 1) Optimaliseren van de samenwerking tussen kernpartners en de interne organisatie; 2) Vormgeven (beter stroomlijnen) van interne werkprocessen: wie is waar voor verantwoordelijk op welk moment. Tijdens de implementatiefase zal (verder) worden toegewerkt naar de volgende resultaten: N.B In de periode januari tot juli 2012 is reeds een start gemaakt met de implementatiefase.

Optimaliseren van de samenwerking: • Effectiever en efficiënter werken door schaalvergroting te realiseren op het werkgebied van de professionals; • Vormgeven van kernteams met Stadlander en Politie; • Opstellen van programma’s tussen gemeente, Stadlander en Politie; • Afspraken maken over de samenwerking met / tussen interne afdelingen (verbinden) en externe organisaties. In de periode januari tot juli 2012 hebben er reeds verschillende gesprekken plaatsgevonden met medewerkers van Stadlander en Politie. Enerzijds zijn met de managers van beide organisaties gesprekken gevoerd om afstemming te bereiken over organisatiebeleid. Anderzijds met de gebiedsconsulenten A (Stadlander) en de gebiedshoofden (Politie) om de onderlinge samenwerking te optimaliseren. Daarbij is de vorming van een ‘kernteam’ het uitgangspunt. Het kernteam zal gezamenlijk een programma opstellen. Dit programma dient een samenhangend geheel te worden van projecten en activiteiten die een bijdrage leveren aan het gewenste toekomstbeeld van een gebied. Het totaalprogramma is een overzichtelijk en dynamisch geheel, waarin de geformuleerde doelen worden geëvalueerd, bijgesteld en aangevuld. De basis voor het programma wordt onder andere gevormd door de afdelingsplannen van de gemeente, woonvisies Stadlander, leefbaarheidsmonitor LeMon en de gemeentepeiling. Bovenstaande wordt meegenomen om dit in het kader van de prestatieafspraken vast te leggen. Stroomlijnen interne werkprocessen: • Inzichtelijk maken waar de regie ligt bij afhandeling van een casus; • Oplossen van knelpunten; • Communicatie binnen en tussen afdelingen in beeld brengen.


Versie Pagina:

juni 2012 6 van 13

In de periode januari tot juli 2012 zijn er vier bijeenkomsten geweest om de interne werkprocessen te stroomlijnen. Met medewerking van vertegenwoordigers van vijf verschillende afdelingen (Maatschappelijke Dienstverlening – Openbare Ruimte – Projecten – Ruimtelijke Ontwikkeling – Sociale Zaken) is onderstaand stroomschema opgesteld. Het schema biedt de verschillende afdelingen een handreiking om te bepalen wanneer een beroep gedaan kan worden op de ‘Wijkmanager Nieuwe Stijl’. Hierbij dient te worden opgemerkt dat het stroomschema een dynamisch werkdocument is wat gaandeweg de implementatiefase kan worden bijgesteld.

Meldingen m.b.t. leefbaarheid en veiligheid komen binnen:

Figuur 2: •Stroomschema interne werkprocessen bij de Servicelijn Gemeente (TIP)

• • •

bij een afdeling (per brief, mail of telefonisch) bij de Kernpartners (Stadlander en Politie) vanuit de afdeling (steeds groter wordende casus)

Is er een duidelijke regiehouder of probleemeigenaar aanwijsbaar?

Melding afhandelen door vakafdeling NEE

NB. In de praktijk kan dit betekenen dat een casus met medewerking van meerdere afdelingen afgehandeld dient te worden. Echter ligt de lead voor het overgrote deel bij 1 afdeling / team (vastleggen probleemeigenaar).

JA

4 Toetsingscriteria: 1) Valt het onderwerp van de melding onder verantwoordelijkheid van meerdere afdelingen / teams en eventuele externe organisaties*; 2) Is er sprake van politieke / bestuurlijke gevoeligheid; 3) Is er sprake van een afbreukrisico (tijd, geld, imagoschade); 4) Kost de afhandeling van de problematiek een afdeling onevenredig veel werk.

*Gaat hier om een complexe casus waarbij de problematiek niet toe te schrijven is naar één enkele afdeling of team. (Integraal Werken is en blijft een noodzaak voor iedere afdeling of ambtenaar)

Voldoet de casus aan toetsingscriteria 1? En daarnaast aan 2 van de 3 overgebleven criteria?

JA

NEE

Doorleiden naar MT, die een probleemeigenaar aanwijst.

Wijkmanager Nieuwe Stijl neemt regie in casus en maakt inventarisatie en analyse.

Dit leidt tot afhandeling casus.

Inventarisatie en analyse leidt niet tot afhandeling van de casus. Geen oplossing voor handen.

Agenderen in de lijn: mini-MT, MT, PoHo Terugkoppeling naar betrokken partij(en)

Wekelijks informeren over de stand van zaken richting MT en/of College (signaallijst) Figuur 2: Stroomschema interne werkprocessen


Versie Pagina:

juni 2012 7 van 13

Na 1 juli 2012 zal verder worden gegaan met het verfijnen van de omschreven werkwijze. Dit betekent concreet: Onderwerp Opstellen van programma’s in samenwerking met de interne organisatie en kernpartners Stadlander en Politie. Inventariseren en analyseren van de diverse overlegvormen met Stadlander (inclusief bijbehorende contactpersonen). Starten met een interne communicatiecampagne waarin de projecten, die vallen onder paraplu Burgerparticipatie, worden toegelicht aan de organisatie. Te denken valt hierbij aan het geven van toelichtingen tijdens de diverse afdelingsoverleggen, het organiseren van een ‘koffie & cake’ sessie. Regisseren van complexe casussen (conform opgesteld stroomschema). Om de overzichtelijkheid te bewaken en de stand van zaken per project weer te geven, zal een instrument worden ontwikkeld. Dit document wordt bewaakt door Wijkmanagement Nieuwe Stijl en zal in geval van nieuwe ontwikkelingen worden verspreid aan de college- en MT-leden. Gedurende implementatiefase zorg dragen voor drie voortgangsrapportages.


Wanneer 1ste conceptprogramma gereed op 1 januari 2013 4de kwartaal 2012 Na zomerreces 2012

Vanaf 1 juli 2012

December 2012, juli 2013, december 2013

Versie Pagina:

juni 2012 8 van 13

3.

Burgerpanel

In het project ‘Burgerpanel’ ligt de focus op het speerpunt ‘Communicatie met Burgers’. In de Uitvoeringsnota Burgerparticipatie is daar het volgende over opgenomen: Voor de gemeente is het waardevol om burgers meer te betrekken bij beleidsontwikkeling, -planning en uitvoering. In de praktijk blijkt het heel moeilijk te zijn om burgers structureel aan een instantie te binden. Wanneer echter sprake is van een overzichtelijke inspanning (lees: een project met een duidelijke kop en staart), dan blijkt dat veel burgers graag bereid zijn om met de gemeente mee te denken en te doen. Een burgerpanel biedt de mogelijkheid om te voorzien in de noodzakelijke toegang tot de inwoners van onze gemeente. Het gaat bij dit instrument niet alleen om een digitale toegang naar burgers, zo kan bijvoorbeeld ook verdieping plaatsvinden door het voeren van face-to-face gesprekken. Voordeel hiervan is dat ook niet-leden en kwetsbare groepen worden betrokken in de materie. In het implementatieplan ‘Invoering Burgerpanel’ (zie bijlage 2) is als doelstelling opgenomen dat in de 2de helft van 2012 een functionerend burgerpanel gerealiseerd moet zijn. Het implementatieplan is tot stand gekomen in samenspraak met kwartiermakers vanuit de bevolking van Bergen op Zoom, bestaande uit vertegenwoordigers van de (voormalige) adviesraden, wijkcommissies/dorpsraden en andere geïnteresseerden. Het burgerpanel heeft tot doel om als gemeente toegang te hebben tot een zo groot mogelijk aantal inwoners. Het is een middel om de inwoners te betrekken bij de gemeentelijke beleidsontwikkeling en -uitvoering in een fase waarin nog invloed uitgeoefend kan worden op besluitvorming. Door meer inwoners te betrekken bij de gemeentelijke besluitvorming, wordt verwacht dat de kwaliteit omhoog gaat. Het burgerpanel kan op verschillende niveaus worden ingezet: • Een peiling van meningen en gevoelens; • Een digitale forumdiscussie; • Face-to-face gesprekken. Voorwaarde voor een gemeentebreed gebruik van het burgerpanel is een borging van dit instrument in de gemeentelijke organisatie. De verantwoordelijkheid voor de inzet van het burgerpanel ligt primair bij afdelingen waar beleid gemaakt en projecten uitgevoerd worden. De borging is in de eerste plaats technisch. Hierin kan het cluster Onderzoek en Statistiek ondersteuning bieden. De borging zal anderzijds gebeuren via vast te leggen procedures en afspraken, waarbij het raadplegen van het burgerpanel bij beleidsvraagstukken en projecten verplicht wordt gesteld. De Concernstaf houdt toezicht op de consequente toepassing van dit instrument. N.B. Het instrument burgerpanel is getoetst aan de richtlijn interactieve beleidsvorming uit 2007 en aan de eisen die de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) stelt aan burgerparticipatie.

De eenmalige kosten voor de uitbreiding van het bestaande systeem (lees: huidige digipanel) bedragen € 5.000,-. Het beschikbare budget op jaarbasis is € 18.000,-. Daarnaast kunnen 400 uur die voorheen werden ingezet voor de ambtelijke ondersteuning van de adviesraden worden ingezet voor de ondersteuning van het burgerpanel. In juli 2012 zal gestart worden met een actieve werving van leden van het burgerpanel en het inventariseren van onderzoeksvragen. Vanaf het 4de kwartaal van 2012 is het burgerpanel gebruiksklaar. Er wordt naar gestreefd om reeds in september een 1ste pilot te starten.


Versie Pagina:

juni 2012 9 van 13

Onderwerp Actieve ledenwerving Oplevering Burgerpanel Technische borging bij cluster Onderzoek en Statistiek Gedurende implementatiefase zorg dragen voor drie voortgangsrapportages.


Wanneer Vanaf juli 2012 2de helft 2012, 1ste pilot in september 2012 Vanaf oplevering December 2012, juli 2013, december 2013

Versie Pagina:

juni 2012 10 van 13

4.

Sociaal Beheer

In de Uitvoeringsnota Burgerparticipatie is het volgende opgenomen over het speerpunt ‘Sociaal Beheer (in de frontoffice): Het sociaal beheer speelt in op de sociaal-maatschappelijke kant van het publieke domein. Concreet betekent het een doorontwikkeling van het huidige welzijnswerk. Het sociaal beheer is er op gericht om de leefbaarheid en de sociale cohesie in wijken en dorpen in stand te houden of te vergroten. Daarnaast zal actief worden ingezet op participatie van individuele of georganiseerde burgers in al haar verschijningsvormen. Duurzame activering van burgers moet er toe leiden dat activiteiten uiteindelijk op eigen kracht uitgevoerd kunnen worden. Kerntaak van de ‘sociaal beheerder’ is het verbinden van burgers, groepen burgers en/ of maatschappelijk middenveld op gebied van leefbaarheid en sociale cohesie. In het projectplan ‘Sociaal Beheer’ (zie bijlage 3) zijn de onderstaande hoofddoelstellingen opgenomen: 1) Een afname in het gebruik van het aantal (individuele) professionele voorzieningen (lees: kanteling van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning) voornamelijk door het opzetten van vangnetconstructies; 2) Actieve participatie van mensen met een uitkering ten nutte van de leefbaarheid in de directe woon- en leefomgeving. (lees: uitvoering geven aan de Wet Werken naar Vermogen) en/of verwachte tegenprestatie in ruil voor een uitkering; 3) Goedkoper onderhoud van de openbare ruimte, waarmee de leefbaarheid en de veiligheid in wijk of dorp met eigen inzet van inwoners in stand wordt gehouden dan wel wordt vergroot; 4) Het vinden van een nieuwe balans tussen maatschappelijk middenveld en inwoners. Taken Sociaal Beheer De nota “Vertrouwen in de buurt” van de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid (WRR, 2005) geeft inzicht in hoe burgers, door versterking van kleinschalige verbanden, effectief kunnen bijdragen aan de leefbaarheid van hun buurt. Het is van belang dat de nieuwe professionele welzijnswerkers aansluiting zoeken bij de motivatie en zelfredzaamheid van al die verschillende mensen. Dit in tegenstelling tot de eerdere werkwijze waarbij veeleer aanbodgericht gewerkt werd. Daarbij moeten ze vooral niet overnemen wat burgers zelf kunnen, maar de focus richten op diegenen die buiten de boot dreigen te vallen. Vandaar dat Sociaal Beheer vanaf 2013 een nieuw product welzijnswerk in de markt gaat zetten, gebaseerd op de 8 bakens. De voorkeur gaat uit naar een lokale, stabiele organisatie. Tevens wordt die organisatie gevraagd in combinatie met bovenstaande, de uitvoering van het Jongeren Ontmoetingscentrum (JOC, zie B) op zich te nemen. De 8 bakens: • Gericht op de vraag achter de vraag; • Gebaseerd op de eigen kracht van de burger; • Direct er op af; • Formeel en informeel in optimale verhouding; • Doordachte balans van collectief en individueel; • Integraal werken; • Niet vrijblijvend, maar resultaatgericht gericht op de hoofddoelstellingen Sociaal Beheer; • Gebaseerd op ruimte voor de professional.


Versie Pagina:

juni 2012 11 van 13

Vanaf 1 juli 2012 tot 1 januari 2014 zullen de medewerkers van Sociaal Beheer ingezet worden in een uitvoeringsteam. Dit uitvoeringsteam bestaat uit diverse kernpartners. De regie van dit uitvoeringsteam ligt bij de gemeente. Gedurende de pilotperiode wordt onderzocht bij welke partner de logische regievoering ligt voor het Sociaal Beheer. Om het bovenstaande te kunnen realiseren, is het noodzakelijk dat de werkzaamheden worden uitgevoerd door een uitvoeringsteam. Een uitvoeringsteam bestaat uit 5 fte. N.B. Exclusief stagemakelaar. Daarvan worden de uren ingekocht via het Cluster Educatie.

Functieprofiel voor leden van een uitvoeringsteam: • Generalisten met affectie jongerenwerk en/of opbouwwerk; • Flexibel, zowel in werkhouding als in sociale competenties; • IQ en EQ op gelijk niveau, groot empatisch vermogen; • Communicatief vaardig; • HBO werken denkniveau; • Netwerker. Ook in de uitvoeringswerkzaamheden van het JOC (Jongeren Ontmoetingscentrum) dient rekening gehouden te worden met de hoofddoelstellingen Sociaal Beheer. Voor de uitvoering van Sociaal Beheer wordt gestart met een onderhandse aanbesteding. Deze vindt plaats op basis van het beschikbare bedrag voor 2014, zijnde € 425.000,-. Hierbij zullen circa vijf lokale organisaties gevraagd worden om een uitvoeringsplan aan te bieden voor 2013 met een mogelijkheid tot verlenging van een kalenderjaar. Onderwerp Opstarten aanbestedingstraject Welzijnswerk Vormgeven uitvoeringsteam(s) Uitvoering geven aan de hoofddoelstellingen Sociaal Beheer Ontwikkelen grote en vernieuwende projecten Gedurende implementatiefase zorg dragen voor drie voortgangsrapportages.


Wanneer Vanaf juli 2012 Vanaf juli 2012 Vanaf juli 2012 Vanaf juli 2012 December 2012, juli 2013, december 2013

Versie Pagina:

juni 2012 12 van 13

Bijlagen Bijlage 1: Projectplan Wijkmanagement Nieuwe Stijl Bijlage 2: Implementatieplan Invoering Burgerpanel Bijlage 3: Projectplan Sociaal Beheer


Versie Pagina:

juni 2012 13 van 13

Implementatieplan Burgerparticipatie

Recommend Documents