Implementatieplan

Implementatieplan 2015 - 2017

Implementatieplan Pastiel 2015 – 2017 29 januari 2015

1

Inhoudsopgave Inleiding ................................................................................................................................................... 3 1.

Werkgeversdienstverlening 2015–2017.......................................................................................... 4

2.

Werknemersdienstverlening 2015–2017 ........................................................................................ 6

3.

Organisatiebeschrijving en Governance........................................................................................ 10

4.

Bedrijfsvoering 2015 - 2017 .......................................................................................................... 11

5.

Financiële kaders 2015–2017 ........................................................................................................ 13

6.

HRM en personeel ......................................................................................................................... 16

Bijlage 1: Concepttarieven 2015 (inclusief personeel in natura) .......................................................... 19 Bijlage 2: Rekenvoorbeeld op basis van aannames .............................................................................. 20 Bijlage 3: Beschrijving fases ................................................................................................................... 22 Bijlage 4: Planning diverse onderdelen……………………………………………………………………………………………..24 Bijlage 5: Uitstroomdoelstellingen……………………………………………………………………………………………………25

2

Inleiding Op 1 februari 2013 is de pilot Pastiel gestart, een samenwerking tussen de gemeenten/sociale diensten en de sociale werkvoorziening in Fryslân-West. Tijdens de pilot waren de activiteiten van Pastiel gericht op de doelgroep met een maximale trajectduur van één jaar. Na afloop van het eerste pilotjaar is Pastiel geëvalueerd. Deze eindevaluatie is de afgelopen zomer aangeboden aan de Colleges van de deelnemende gemeenten. Daarnaast is er een beleidsplan Participatiewet Fryslân-West opgesteld, dit plan is bij alle gemeenten behandeld en zelfstandig of als onderdeel van de ‘3D’ vastgesteld. In de eindevaluatie van de pilot Pastiel wordt aanbevolen om Pastiel te continueren, waarbij een gezamenlijk basispakket rond werkgeversdienstverlening en werknemersdienstverlening, met ruimte voor maatwerkafspraken wordt aangeboden. De Stuurgroep heeft op 9 september 2014 besloten om een voortzetting van Pastiel tot en met 31 december 2017 uit te werken. Aan het Directieteam Werk Vermogen is verzocht om een plan te schrijven voor de wijze waarop Pastiel geïmplementeerd kan worden. Dit implementatieplan is een praktische uitwerking van het vastgestelde beleidsplan Participatie. In het plan komen de volgende zaken terug: 1. Werkgeversdienstverlening, een concrete beschrijving van de dienstverlening die Pastiel biedt 2. Werknemersdienstverlening, een kwalitatieve en kwantitatieve doelgroepbeschrijving en dienstverlening 3. Organisatie / Governance 4. Bedrijfsvoering en werkproces:  Beschrijving van de relatie tussen opdrachtgever (Gemeenten) en opdrachtnemer (Pastiel) in de vorm van een dienstverleningsovereenkomst  Beschrijving van de interactie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, rekening houdend met de aansluiting bij de gebiedsteams, aansluiting bij de Arbeidsmarktregio en aansluiting bij de uitvoering van Beschut Werken en de (voormalige) WSW 5. Financiële kaders: begroting, financiering, inverdieneffect, planning & control 6. HRM en Personeel: rechtspositie, werving en selectie, ondernemingsraad (OR)/ Georganiseerd Overleg (GO) 7. Planning en fasering

3

1. Werkgeversdienstverlening 2015–2017 De werkgeversdienstverlening zoals in de pilot Pastiel is uitgevoerd is bewezen succesvol en zal worden gecontinueerd. Daarin wordt de gekozen weg doorgezet. De werkgever is onze klant en er worden initiatieven ontwikkeld om het aantal partnerschappen te vergroten en te intensiveren. De doelgroep die door Pastiel naar de arbeidsmarkt wordt begeleid wordt verbreed. Daarin wordt, gezien de uitgangspunten van de participatiewet, geen onderscheid meer gemaakt tussen WSW, WWB en Wajong. De aanpak wordt verder geprofessionaliseerd en ontwikkelt door, maar inhoudelijk wijzigt de aanpak niet door de verbrede doelgroep. Dit betekent dat de werkgeversdienstverlening binnen het Pastiel gebied integraal voor de hele doelgroep wordt opgepakt. Nieuw daarin is dat ook de mensen die met een loonkosten subsidie en/of een grotere afstand tot de arbeidsmarkt worden begeleid richting de arbeidsmarkt. Marketing en positionering De kernkwaliteit van Pastiel ( concept) is “Pastiel kan de afstand tot de arbeidsmarkt verkleinen en levert zo voor onze klanten zeer gewaardeerd personeel”. De klantbelofte die er uit voortkomt is “Pastiel kan mensen met afstand tot de arbeidsmarkt naar door de klant gewaardeerd en dus betaald werk leiden”. Empatec en Pastiel werken begin 2015 verder aan een communicatiemix en bouwen verder aan een door de klant en collega’s gewaardeerde merkbeleving. In de samenwerking tussen Pastiel en Empatec kan worden voorzien in personeel en in productiecapaciteit op veel vlakken. Daarmee wordt een goed complementair pakket geboden. Instrumenten Werkgevers willen bij de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt ontzorgd worden. Op landelijk en arbeidsmarktregioniveau worden instrumenten ontwikkeld, zoals loonkostensubsidies en een SROI-aanpak (Social Return On Investment) die hierbij ondersteunen. Pastiel beoordeelt of de kansen die er zijn kans van slagen hebben binnen onze regio. We kijken daarin vooral naar de mogelijkheid van structurele banen op langere termijn. Ook kijken we naar de opbouw van het programma. Wij zetten in op de lijn van een zo kort mogelijke periode van ‘werkenmet –behoud- uitkering’. Goede instrumenten zijn belangrijk, maar de commerciële benadering van werkgevers is minstens zo belangrijk. Werkgevers waarderen de creatieve aanpak en het maatwerk. Dat blijft Pastiel doen. De jobcoaches beheren een eigen budget dat ingezet kan worden om te ondersteunen bij een snelle plaatsing. Voorbeelden hiervan zijn proefplaatsingen en inzet van cursussen en trainingen. Innovatie In de Pastiel aanpak richting de werkgevers wordt geïnnoveerd op inhoud en proces. Er zijn nog verbeteringen mogelijk in versnellingen van het matchen. Daarnaast ontwikkelt Pastiel zich, samen met Empatec, verder als intermediair om projecten met en voor werkgevers op te starten.

4

Arbeidsmarktregio

De werkwijze en de organisatie van Pastiel passen binnen de uitgangspunten van de gemaakte afspraken in de arbeidsmarktregio waarbij niet ingezet wordt op nieuwe instituten maar juist op samenwerken binnen een netwerkstructuur. De 10 gemeenten kiezen er voor om hier binnen Pastiel gezamenlijk in op te trekken.

5

2. Werknemersdienstverlening 2015–2017 Doelgroep Onder werknemersdienstverlening worden alle activiteiten verstaan die bijdragen aan het beter plaatsbaar maken van potentiële werknemers. Per 1-1-2015 wordt de Participatiewet ingevoerd, de wet beoogt de deelname van mensen aan de onderkant van de arbeidsmarkt te bevorderen. De toeleiding en begeleiding moet gericht zijn op actief meedoen in plaats van passief afwachten en het succes hangt af van de motivatie van de belanghebbende en de wijze waarop deze het werkritme oppakt. De begeleiding bij re-integratie is daarop gericht en potentiele werknemers worden daarom in een werksituatie geplaatst en van daaruit begeleid naar werk. Pastiel neemt potentiële werknemers in traject die enige vorm van ondersteuning nodig hebben richting de arbeidsmarkt. Dit is in ieder geval de potentiële werknemer met een verdiencapaciteit tussen de 40 en 80%. Voor de doelgroep 80-100% verdiencapaciteit verschilt dit per opdrachtgever/regio. Deze verdeling is conform het goedgekeurde regionale beleidsplan Participatie. Pastiel heeft de afgelopen 2 jaar een merk in de markt gezet en een goed werkgeversnetwerk opgebouwd. Het merk Pastiel en ons netwerk willen we in gaan zetten om juist de potentiële werknemers met een grotere afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen. Dit willen we doen vanuit onze kernwaarden: passie voor mensen, maatwerk en creatief. Het basis proces van Pastiel blijft ongewijzigd: Diagnose – Ontwikkelen – Ervaren Afhandeling door gemeente (rapport in GWS + beschikking)

/ UWV

/ UWV

mutaties

Rapport Na 2 maanden plaatsing

Activeren- Ontwikkelen - Matchen Profielen

Ontwikkel plekken

Ervaringsplekken

Proef Plaatsen

Vacatures

6 – Jobcoaching - Accountmanagement & Werkgevers Diagnose coaching - Mobiliteitscoaching

De screening wordt in de regio’s Noardwest Fryslân (NWF), Sûdwest Fryslân (SWF) en Littenseradiel door de gemeente resp. het gebiedsteam zelf gedaan en zal in eerste instantie gebeuren op basis van afstand tot de arbeidsmarkt. Het is daarom belangrijk dat bij Pastiel het traject start met een diagnose waarbinnen de loonwaarde bij benadering vastgesteld kan worden, als intern diagnose instrument. Dit gebeurt in Werkstap en hiervoor hoeft Pastiel geen extra kosten te maken. De inschatting van een voorlopige loonwaarde is voor het proces van belang om de keuze van de in te zetten instrumenten goed uit te voeren en om in contact met de werkgever goede informatie te kunnen verstrekken. De uiteindelijke definitieve loonwaarde meting moet door het UWV worden gedaan wanneer een medewerker al aan het werk is bij een werkgever. Bij een plaatsing blijven we uitgaan van een proefplaatsing van in principe 1 maand. Een langere periode kan overwogen worden maar is niet standaard. Deze termijn werd door Empatec ook al, succesvol, gehanteerd bij de plaatsing van WSW-ers. Pastiel bemiddelt niet richting vrijwilligerswerk. Opbouw traject In bijlage 3 is een uitwerking van de verschillende fases, de diagnose-, ontwikkel- en ervaringsfase opgenomen. Uitgangspunt binnen het totale traject van Pastiel is maatwerk, dat is ook één van onze kernwaarden. Dit houdt in dat er in individuele situaties afgeweken kan worden van het traject en individuele afspraken gemaakt kunnen worden en ook individuele instrumenten ingezet kunnen worden. Plaatsing met structurele loonkostensubsidie Met de invoer van de participatiewet krijgt Pastiel te maken met een aanvullende fase in haar proces. De begeleiding van de werknemer en de werkgever bij plaatsing met een structurele loonkostensubsidie. Gemeenten moeten hiervoor de beschikking afgeven. Er moet besproken worden of en onder welke condities Pastiel hiervoor gemandateerd wordt. Instrumenten in deze fase zijn: Standaard instrumenten Jobcoaching Jaarlijkse loonwaarde bepaling

Optionele instrumenten Werkplek aanpassingen Individuele cursussen en opleidingen

Optionele instrumenten voor 80-100% Niet alle opdrachtgevers kopen het hele proces in. Als Pastiel willen wij ons ondernemend en flexibel opstellen en kunnen opdrachtgevers aparte offertes aanvragen voor aanvullende dienstverlening. Er kan dan bijv. gedacht worden aan het inkopen van CV- en sollicitatietrainingen. Randvoorwaarden en risicofactoren: Randvoorwaarden: -

Goede , veilige ruimte Voldoende WOP en WEP plekken, intern en extern Reiskosten Reistijd in werktijd bij grote afstand Expertise coaches Scholing in wet- en regelgeving 7

-

Genoeg FTE Ruimte voor maatwerk Goede aansluiting tussen WOP/WEP en de arbeidsmarkt. Voldoende werk, gevarieerd werk

Risicofactoren: -

(Nog) geen activeringsplekken in de vorm van Wurkjouwer/Klussenbus in regio SWF, voor een passend traject voor de potentiële werknemers met een lage loonwaarde.

Mandaat: Pastiel is een uitvoeringsorganisatie. Dat betekent dat Pastiel geen mandaat heeft om inhoudelijke beslissingen te nemen over de uitkeringen van de deelnemers. De handhaving op de uitkering wordt uitgevoerd op advies van Pastiel door de gemeentes/ Dienst. Dit geldt ook voor de beschikkingen omtrent het vast stellen van een loonkostensubsidie en het verlenen van een ontheffing op de arbeidsverplichting.

Overdracht: Van de gemeenten naar Pastiel: vanuit de gemeenten vindt overdracht plaats naar Pastiel zoals beschreven in hoofdstuk 2, Werknemersdienstverlening. 1. Pastiel heeft een aantal trajecten die worden doorlopen door personen die door de gemeenten zijn doorverwezen, zie hoofdstuk 2. 2. Vanuit Pastiel vindt doorlopend, vanuit elk traject, plaatsing naar de arbeidsmarkt plaats, met of zonder loonkostensubsidie. Het kan echter zijn dat personen die “klaar” zijn voor de arbeidsmarkt op dat moment nog niet op een passende vacature zijn geplaatst, gewoon omdat die vacature er dan nog niet is. Deze personen blijven in beeld bij Pastiel en zodra er een mogelijkheid is, wordt er geplaatst. Het is de zg wachtkamer. Pastiel verzorgt zo alle arbeidsmarkt gerelateerde zaken, vanuit de personen in de wachtkamer als vanuit de personen in een van de trajecten. 3. Het kan zijn dat personen, in welk traject dan ook, vanuit Pastiel, terug gaan naar de gemeente. Dit kan b.v. zijn omdat er sprake is van een (nieuwe) zorgbehoefte of omdat ondanks alle inspanningen de persoon helaas niet door Pastiel als bemiddelbaar naar de arbeidsmarkt gekwalificeerd kan worden. In dat geval verzorgt Pastiel een warme overdracht naar de betreffende gemeente, waarbij oa het werkstapdossier en andere relevante informatie binnen de privacy wetgeving en afspraken meegeleverd wordt. 4. Het is vervolgens aan de gemeente welke perspectief de zo (terug) overgedragen personen hebben.

8

Samenwerking: In de regio Fryslân West zijn lopende ESF gesubsidieerde projecten gericht op jongeren en kansrijk uitstromen. Pastiel sluit qua werkwijze aan bij de inhoud van deze plannen. In de arbeidsregio Fryslân zijn diverse ontwikkelingen op het gebied van werkgeversdienstverlening en werknemersdienstverlening. De verdere uitwerking hiervan zal in 2015 zijn beslag krijgen. Vanuit Pastiel wordt op zowel bestuurlijk als uitvoerend niveau bijgedragen aan de ontwikkeling.

9

3. Organisatiebeschrijving en Governance 1. We blijven werken met een bedrijf die als NV met een RvC eigendom is van de Gemeentelijke Regeling. De huidige bestuursstructuur blijft zoals die is. 2. De uitvoering van het pakket aan diensten en producten die we vanuit het bedrijf aanbieden aan de verschillende markten verdelen we over twee merken: Empatec en Pastiel onder één directievoering. 3. De missie van Empatec is dat we “dankzij mensen met een beperking producten en diensten realiseren die door de markt als gewaardeerde toegevoegde waarde ervaren wordt”. De missie van Pastiel is (concept): “Pastiel verkleint de afstand tot de arbeidsmarkt tot een minimum zodat zoveel mogelijk mensen (weer) zo regulier mogelijk werken”. Empatec is meer gericht op routinematig uitvoeren van eenvoudig werk en kan dat als de beste, en Pastiel is meer gericht op het complexe maatwerk, mensgericht. De beide merken zijn verbonden door de opdracht van de eigenaren, door de drang naar efficiënte bedrijfsvoering (huisvesting, back office, werk, werkgeversdienstverlening) en door de positionering in de markt, die steeds in het gewenste domein “van de klant die niet voor het financiële gewin alleen op aarde is” sterker moet worden. 4. In de aansturing van de bedrijfsvoering incl. marktbenaderingen is er één directie met één MT. Binnen het MT is één manager die Pastiel runt. De commerciële manager Empatec en de productiemanagers Empatec krijgen cross selling targets voor Pastiel, en de Pastiel accountmanagers krijgen die voor Empatec. Zo borgen we samenwerking. In de bedrijfsvoering wordt verder de harde infrastructuur verder geoptimaliseerd, vooral huisvesting, en gaan we kijken hoe we verder dubbelingen in bv communicatie of secretariaat kunnen verminderen. Beide merken zorgen voor het bewaken van hun eigen imago. De algemeen directeur en de staf MT leden gaan met beide merken op pad, indien nodig ondersteund door specialisten. 5. In het opstellen en realiseren van de dienstverlening vanuit Pastiel naar de gemeenten speelt de manager Pastiel een centrale rol. Dat geldt ook, samen met de directeur, voor beleidsmatig overleg in het kader van de participatiewet en aanpalende beleidsterreinen zoals bv de ontwikkelingen in de arbeidsmarktregio, uitrol sociaal akkoord, loonwaardesystematiek, etc. 6. In de medezeggenschap en inspraak staat de OR van Empatec/Pastiel voor iedereen die in dienst is bij de NV of de GR. Advies en Instemmingsrecht van de OR gelden alle bedrijfsmatige zaken, of het nu aan de Empatec, Pastiel of gezamenlijke kant van het bedrijf valt, maakt niet uit. De medewerkers die op uitleenbasis van de gemeenten bij Empatec/ Pastiel werken hebben ook met de OR te maken waar ze vandaan komen. Verder is er de SW adviesraad en de adviesraad WWB.

10

4. Bedrijfsvoering 2015 - 2017 Vanaf 2015 vindt een verandering in de relatie plaats tussen Pastiel en haar opdrachtgevers, omdat de uitvoering vanuit een pilotstructuur verschuift naar een leverancier-afnemerrelatie. Dit biedt de kans om, met meeneming van hetgeen is geleerd gedurende de pilot, duidelijke afspraken te maken over de toekomst. Dit betekent dat de wederzijdse verwachtingen over dienstverlening, verwacht resultaat, bevoegdheden, financiële afspraken, etc. zorgvuldig moeten worden beschreven. Deze zullen een plek krijgen in een (nog op te stellen) dienstverleningsovereenkomst. Dienstverleningsovereenkomst (DVO) In de DVO wordt vastgelegd wat partijen van elkaar verwachten gedurende de periode 2015-2017. Het is belangrijk om goed af te stemmen welke werkzaamheden en verantwoordelijkheden worden overgedragen en welke niet. Ook worden randvoorwaarden als administratieve vereisten en verantwoordingcyclus vastgelegd, zodat alle partijen weten waar ze aan toe zijn. Vanuit de DVO wordt verwezen naar andere documenten, zoals de jaarbegroting en de HRM-inleen overeenkomst. Jaarbegroting Jaarlijks wordt de DVO specifiek gemaakt aan de hand van een jaarbegroting. Hoeveel trajecten tegen welke prijs worden afgenomen? Maar ook hoeveel uitstroom naar werk er wordt verwacht, en welke medewerkerstevredenheid hoort daarbij. En zo zijn er nog een aantal. De kaders voor deze begroting worden in de zomer gelegd en worden in het najaar specifiek gemaakt en ingevuld. 2015 Het eerste jaar in de nieuwe situatie valt tegelijkertijd met het eerste jaar van de Participatiewet en heeft een bijzonder, want onzeker karakter. Er zijn nog onzekerheden over nieuwe doelgroepen, financiële uitwerkingen van Loonkostensubsidies, effect Beschut Werken etc. Nu zullen die onzekerheden nooit volledig verdwijnen, maar ze hebben op dit moment wel een effect op het kunnen maken van goede afspraken, inclusief S.M.A.R.T. doelstellingen. Verder bevinden zich in het speelveld van de Participatiewet straks spelers die nieuw zijn (Gebiedsteams) of met andere doelgroepen te maken hebben (Pastiel/Empatec). Met het controllersoverleg is afgestemd dat de inrichting van een Planning & Control cyclus voor Pastiel in de nieuwe situatie wat tijd kost. Hier wordt het eerste kwartaal van 2015 voor genomen: per 1 april moet deze gaan functioneren. Het belangrijkste wat daarvoor nodig is zijn de doelstellingen waar Pastiel mee gaat werken. Die moeten nu echt uitgewerkt worden in een samenspel tussen opdrachtgever en opdrachtnemer en deze doelstellingen moeten voldoen aan de volgende eisen: -

Ze moeten (in redelijke mate) beïnvloedbaar zijn door de opdrachtnemer; Ze moeten S.M.A.R.T. zijn geformuleerd; Het moeten er ongeveer 7 zijn (uit onderzoek blijkt dat 5 tot 9 doelstellingen de maximale ‘span-of-control’ is voor een persoon of organisatie.

Deze doelstellingen zijn bepalend voor de inrichting van de Planning & Control cyclus, want ze bepalen wat er moet worden gemeten en verantwoord. Planning & Control cyclus Vooruitlopend op de vaststelling van de doelstellingen, ligt het voor de hand om de verantwoording van opdrachtnemer naar opdrachtgever met een kwartaalcyclus te gaan organiseren. Het controllersoverleg zal hier in een rol blijven spelen, maar kan dat alleen doen ter ondersteuning van 11

de uitvoering, want uiteindelijk zijn zij verantwoordelijk en zullen zij zich moeten verantwoorden naar de opdrachtgever. Administratieve processen De administratieve processen moeten gericht zijn op de gestelde doelen en randvoorwaarden. De richtlijnen voor de inrichting en daarmee de uitvoering van de administratieve processen bij Pastiel bleken tijdens de pilot niet altijd voldoende geborgd. De ingezette verbeterinitiatieven moeten doorgezet worden. De samenwerking tussen Pastiel en de gemeentelijke teams moet hierdoor een extra impuls te krijgen. En ook hier geldt dat heldere afspraken leidend zijn: welke administratieve vereisten horen bij de overdracht van taken en verantwoordelijkheden. Dit moet voorin het proces worden geborgd, omdat Empatec/Pastiel en de gemeenten van nature nu eenmaal niet hetzelfde DNA hebben als het gaat om de inrichting van administratieve processen. Een onderdeel van deze borging betreft het aanpassen van de mandatering (beschikkingen) en heldere afspraken over de aard en omvang van het rechtmatigheidskader. Ook worden afspraken gemaakt over de inzet van accountantsverklaringen e.d.

12

5. Financiële kaders 2015–2017 In opdracht van de Stuurgroep Werk Vermogen! is november een eerste financiële uitwerking voor Pastiel ter goedkeuring beschikbaar gesteld. In dit hoofdstuk worden deze kaders weergegeven. In de opdracht is aangegeven dat de financiering van Pastiel vanaf 2015 dient te worden getoetst aan de gemaakte afspraken rondom BTW en de op hand zijnde ontwikkelingen rondom de Vpb (Vennootschapsbelasting). Daar is rekening mee gehouden. Gekozen wordt om, vanwege de verwachte versobering of misschien wel verdwijning van het BTW-compensatiefonds, vanaf 2015 de koepelvrijstelling zal worden toegepast. Dit is bij brief door de belastingdienst goedgekeurd en houdt in dat vanaf 2015 de bijdrage van de gemeenten in Pastiel voor de BTW zijn vrijgesteld. Vanwege deze koepelvrijstelling is er voor gekozen om het ter beschikking stellen van personeel ook in de toekomst in natura te laten plaatsvinden. Het is daarnaast waarschijnlijk dat NV Empatec/GR Fryslân-West bij de uitvoering van de activiteiten van Pastiel in de toekomst te maken zal krijgen met Vpb. De omvang van de eventueel af te dragen Vpb zal echter zeer laag zijn (Pastiel is niet gericht op winst) en speelt daarom geen rol in deze uitwerking. Het is de verantwoordelijkheid van NV Empatec/GR Fryslân-West om hier adequaat mee om te gaan. Het effect van de Vpb voor de gemeenten is bij hen nog in onderzoek. Budget in geld en in natura Hoewel de financiële kaders van Pastiel officieel van 1 januari 2015 tot en met 31 december 2017 lopen, is er voor gekozen om in dit document eerst alleen de financiële kaders voor het jaar 2015 vast te stellen en vervolgens de kaders voor de jaren 2016 en 2017 in de zomerperiode van 2015 en 2016 vast te stellen. Dit heeft zowel een praktische reden (tijdsdruk) als een inhoudelijke (onzekerheid over toekomstige verdeelmodellen). Omdat beschikbare middelen en een passende dienstverlening niet los van elkaar te zien zijn, wordt de financiële kant vanuit zowel de aanbod- als de vraagzijde belicht. Vanuit de gemeenten betekent dit het beschikbare participatiebudget voor Pastiel alsmede het ter beschikking te stellen personeel (budget in natura). Vanuit Empatec/Pastiel betekent dit een 'aanbod' op het gebied van trajectprijzen en de te realiseren inverdieneffecten. Door de gemeenten is aangegeven welke budgetten zij voor 2015, conform hun begroting, vanuit het participatiebudget beschikbaar stellen aan Pastiel, tevens is een indicatie gegeven van het personeel dat ter beschikking gesteld zou kunnen worden (e.e.a. afhankelijk van de definitieve afspraken). Het aantal medewerkers dat uitgeleend wordt is in dit schema omgerekend. Op basis hiervan ziet de inbreng van alle partijen er conform vastgestelde uitgangspunten als volgt uit :

13

Beschikbaar budget (in duizenden Euro's) Baten Beschikbaar participatiebudget Beschikbaar personeel Doorberekend inverdieneffect door Empatec Totaal beschikbaar budget

DFM 400 260

NWF 706 455

SWF 857 312

Littens 66 26

Totaal 2.029 1.053

35 695

84 1.245

85 1.254

7 99

211 3.293

Vanuit Empatec/Pastiel is in augustus 2014 al een aantal concepttarieven afgegeven voor Pastieltrajecten. In deze tarieven is rekening gehouden met personeel dat in natura ter beschikking wordt gesteld (zie bijlage 1). Het voorstel is nu om de betrokkenen (Directie Empatec en Directie/Teamleiding gemeenten) tot een passende invulling te laten komen (hoeveel trajecten tegen welk tarief worden ingezet voor het genoemde beschikbare budget). Omdat de genoemde bedragen reeds zijn begroot, doorkruist dit niet het begrotingsproces van de gemeenten. Overige opbrengsten Binnen Pastiel manifesteert zich binnen het instrument 'Werken & Diagnose' het effect dat er economische toegevoegde waarde wordt gerealiseerd tijdens het re-integratietraject. Er wordt werk verricht waarvoor de uitvoerder (Empatec) facturen verstuurt en geld ontvangt. Het voorstel is om vanaf 2015 deze ‘overige opbrengsten’ ten gunste te laten komen aan Pastiel en dit weer in te zetten op trajecten. Deze opbrengsten, minus toewijsbare kosten worden vastgelegd in een tarief per potentiële medewerker per periode, dat dus weer ten gunste komt aan Pastiel. Door een vast tarief te hanteren wordt het economisch risico verlegd naar Empatec en is er sprake van een budgetverhogend effect, zonder dat het de gemeenten geld kost. Ook inzake dit onderwerp is het voorstel om de betrokkenen (Directie Empatec en Directie/Teamleiding gemeenten) tot een passende invulling te laten komen van dit tarief. De hierboven genoemde invulling van tarieven etc. dient in januari te worden afgerond en wordt per kwartaal geëvalueerd. Loonkostensubsidie Loonkostensubsidie kan worden gebruikt om mensen die voorheen zouden zijn ingestroomd in de WSW (maar dat is niet limitatief) een werkplek te bieden bij Empatec of andere werkgevers. Voor wat betreft de beschikbare loonkostensubsidie voor 2015 gaan alle gemeenten die participeren in Pastiel er van uit dat het toepassen van dit instrument budgettair neutraal plaatsvindt ten opzichte van de uitkeringen in het I-deel van het participatiebudget. Dit is een onzekerheid, waar gedurende 2015 in de uitvoering ervaring in moet worden opgedaan.

Verwachte aantallen Vanwege een verandering van de doelgroep, en daarbij ook nog een verandering van de werkwijze (introductie gebiedsgericht werken), is het voor de gemeenten op dit moment niet mogelijk om de doelgroep die voor Pastiel in aanmerking komt betrouwbaar in te schatten.

14

De verwachting is dat de combinatie van de beschikbare middelen, concepttarieven en aantal mensen dat instroomt, zal leiden tot de conclusie dat niet iedereen die tot de doelgroep behoort automatisch en meteen kan instromen binnen Pastiel. Om de kwaliteit te handhaven (kwaliteit boven kwantiteit) is er een maximale bandbreedte in bijvoorbeeld caseloads. Het moet dan ook voor alle partijen duidelijk zijn dat een verhoging van de instroom binnen Pastiel tegen gelijkblijvende budgetten én gelijkblijvende kwaliteit bij efficiënte procesuitvoer niet mogelijk kan zijn. Indien de stuurgroep akkoord gaat met dit principe, dan is het verder aan de betrokkenen (Directie Empatec en Directie/Teamleiding gemeenten)om tot een passende invulling te laten komen hiervan. In bijlage 2 is een illustratieve opstelling gemaakt van aantallen trajecten binnen de in dit memorandum genoemde financiële kaders. Planning & Control Voorgesteld wordt dat Empatec/Pastiel maandelijks aan de gemeenten rapporteert over de dienstverlening (na maximaal 10 werkdagen). De Directie van Empatec zal hierover met de opdrachtgevers afspraken maken over de te rapporteren KPI's. Na afloop van ieder kwartaal vindt een overleg plaats tussen de controllersgroep en kan voor het kwartaal erna worden bijgestuurd. Het bestaande controllersoverleg wordt dus voortgezet. Jaarlijks (in de zomerperiode) worden de nieuwe kaders en tarieven voor het daaropvolgende jaar vastgesteld. Implementatie Hoewel de financiële kaders al gelden vanaf 1 januari, zal er enige tijd moeten worden genomen voor de implementatie van deze werkwijze. Het is de inschatting dat het eerste kwartaal van 2015 zal moeten worden benut om de volgende zaken te regelen:     

Implementatie van de genoemde planning & control cyclus inclusief KPI's; Implementatie van de koepelvrijstelling en het inschatten van de financiële effecten; Doorrekenen van bovenstaande en andere factoren in trajecttarieven en deze af te stemmen met de gemeenten; Inzetten van geautomatiseerde gegevensverwerking voor Pastiel), inclusief gegevensoverdracht met de gemeenten; Uitwerking/doorontwikkeling van een werkwijze (interne controle) die past binnen de rechtmatigheidskaders van de gemeenten.

15

6. HRM en personeel Pastiel voert werkgevers- en werknemersdienstverlening uit met personeel van Empatec, en met mensen die vanuit de gemeenten en Dienst worden uitgeleend. Anders dan tijdens de pilot Pastiel worden de kosten voor het personeel verrekend. Uitleen: Huidige situatie Medewerkers worden vanuit de staande organisatie uitgeleend aan Pastiel. De huidige medewerkers hebben hierover individueel een brief ontvangen voor de duur van de pilot. Na 1 januari 2015 wordt de huidige uitleen tijdelijk verlengd tot uiterlijk 1 juli 2015. Uitleen: rechten en plichten Vanaf januari kan gewerkt worden aan het opstellen van een Dienstverleningsovereenkomst (DVO) tussen betrokken partijen en Pastiel. Tussen 1 januari 2015 en 1 juli 2015 zal de uitleen op de wijze, zoals dan wordt overeengekomen, worden vormgegeven. In dit deel van het implementatieplan worden hier alvast de kaders voor gesteld. Medewerkers worden op basis van de (DVO) uitgeleend aan bij Pastiel. Dit gebeurt in principe voor de periode van de verleende opdracht door de betrokken organisaties. Rondom deze uitleen geldt een aantal algemene uitgangspunten: 

Medewerkers die worden uitgeleend blijven in dienst van de uitlenende organisatie. De uitlenende organisatie blijft als werkgever verantwoordelijk voor de medewerker;



Algemene zaken rondom de verantwoordelijkheid in de relatie tussen werkgever en medewerker worden in de dienstverleningsovereenkomst tussen inlener en uitlener geregeld. In de DVO worden afspraken gemaakt over de rollen en verantwoordelijkheden tussen inlener en uitlener bij onder andere ziekte, salaris, opleiding en training, functioneren, kosten etc.



De bepalingen t.a.v. inleen en uitleen van medewerkers voor Pastiel worden in de totale dienstverleningsovereenkomst opgenomen.



De medewerkers die vanuit de betrokken organisaties worden uitgeleend, krijgen hierover een brief van de uitlenende organisatie. Verschillen in rechtspositie Uitgangspunt is dat medewerkers bij uitleen een functie uitoefenen die van gelijk functieniveau is. Alleen in bijzondere omstandigheden en op verzoek van werkgever kan een medewerker bij de uitleen een lager gewaardeerde functie uitoefenen. Inlener en uitlener maken dan nadere afspraken over de kosten. Als de medewerker door de uitleen een hoger gewaardeerde functie gaat uitoefenen, ontvangt de medewerker een tijdelijke toelage. Hierover worden afspraken gemaakt in de DVO. De andere (secundaire) arbeidsvoorwaarden blijven gelijk (zoals bij de eigen werkgever).

16

Structuur Pastiel wordt onderdeel van de structuur van N.V. Empatec. De functies die op dit moment binnen Pastiel zitten blijven grotendeels bestaan. Onderstaand overzicht geeft een beeld van de te verwachtten formatie per functie. Functies en formatie* *de werkelijke bezetting / uren Huidige bezetting (uren)

Huidige Formatie (FTE)

Gewenste Formatie (FTE)

Manager

36

1

1

Teamleider

61

1,7

1,7

Accountmanager

94

2,6

2,6

Marketing

24

0,7

0,7

Jobcoach

208

5,8

7,1

Mobiliteitscoach werken en diagnose

161

4,5

2,5

Mobiliteitscoach werken en ontwikkeling

194

5,4

9,1

Procesondersteuner

80

2,2

2,2

Management/stafondersteuner

24

0,7

0,7

882

24,6

27,6

Naam functie

Totaal

Functieboek HR 21 De functies worden ingedeeld in het systeem waar Empatec mee werkt. Dit is de HR 21 systematiek. HR 21 is een webbased systeem, gebaseerd op een drieluik van: generieke functiebeschrijvingen, competentieprofiel en resultaatafspraken. Het werken met resultaatafspraken ondersteunt prima het outputgericht werken binnen Pastiel. In de pilot hebben we geleerd dat de tijdelijke rollen goed inpasbaar zijn in dit systeem. Kosten en formatieverdeling: Door de gemeenten is aangegeven welke budgetten zij voor 2015, conform hun begroting, vanuit het participatiebudget beschikbaar stellen aan Pastiel, tevens is een indicatie gegeven van het personeel dat ter beschikking gesteld zou kunnen worden (e.e.a. afhankelijk van de definitieve afspraken): De beschikking stelling van personeel zal plaatsvinden middels uitleen om niet. Uitleen, werving en selectie Situatie tussen 1 januari 2015 en 1 juli 2015: Uitlener draagt medewerkers voor in overleg met inlener. Uitgangspunt is dat de continuïteit en kwaliteit van Pastiel gewaarborgd blijft. Gezamenlijk wordt bepaald of een (voorgestelde) medewerker geschikt is voor een functie. Binnen Pastiel worden mogelijkheden geboden om een medewerker naar een gewenste functie te laten ontwikkelen, binnen een daarvoor redelijk gestelde termijn. De staande organisatie bepaalt zelf welke procedure 17

zij hanteren om kandidaten voor te dragen bij Pastiel, bijv. via belangstellingsregistratie. De HRMwerkgroep adviseert over de invulling van de formatie aan inlener en uitlener. Besluitvormingsproces Vanuit de eigen organisatie wordt de OR betrokken bij de besluitvorming. Voor de 4 betrokken organisaties is de rol van de OR anders, vanwege een andere rechtsvorm van de staande organisatie. Zo heeft de OR van Empatec een advies moeten geven over mogelijke structuurwijziging Empatec (de OR Empatec heeft hierover een positief advies afgegeven). Rol GO: Het GO is geïnformeerd over de huidige ontwikkelingen. Zij spelen in de verdere uitwerking geen rol.

18

Bijlage 1: Concepttarieven 2015 (inclusief personeel in natura) Tarieven zijn een aangelegenheid tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Deze zijn nog in bespreking Fase

Prijs in €

Activiteiten

Entree-intake

75

1uur

Beoordelen reintegratiemogelijkheden

(maatwerk voor DFM)

Organiseren toegang Pastiel of terugverwijzing gemeente met advies Advies en administratie

Werken & Diagnose 4 weken

400 Intake Standaard trainingen Basis testen Matching op vacatures Maatwerk aanpak om belemmeringen richting werk weg te nemen Begeleiding bij max 4 weken in productiewerk Extra onderzoek bij verwachting LKS Opbrengsten Werken & Diagnose

Werken & Ontwikkelen 6-9 maanden

200 2.250

Individuele en groepsgewijze begeleiding Opmaat trainingen Kortdurende opleidingen ( bv VCA; heftruckopleiding etc) Beroepskeuze begeleiding

Werken & Ervaren max 3 maanden

1.500 Coaching jobcoaches Beroepskeuze begeleiding Organisatie en begeleiding werkevaringsplaatsen Netwerkbijeenkomsten en andere evenementen Korte trainingen ( bv bijscholing of presentatie) Organiseren en begeleiden proefplaatsing Activiteiten accountmanagement gericht op vacatures en arrangementen Jobcoaching bij volledige uitstroom uit WWB

Jobcoaching bij LKS

4.000

(loonkostensubsidie)

Coaching en begeleiding bij werkgever

Prijs per jaar

Formaliteiten rondom subsidieverstrekking * Het bedrag voor jobcoaching bij loonkostensubsidie is conform de participatiewet (regulier werk).

Maatschappelijke activering

2.500

19

Bijlage 2: Rekenvoorbeeld op basis van aannames In de onderstaande opstellingen is uitgewerkt wat de effecten zijn van de financiële kaders en hoe zij zich vertalen in aantallen trajecten. Er wordt een aantal aannames gedaan dat in de praktijk anders kan en zal uitwerken. Dit is natuurlijk altijd het geval bij toekomstige projecties/begrotingen, maar dat wordt in dit geval nog extra bemoeilijkt doordat de Pastiel-doelgroep verschuift van kansrijk naar minder kansrijk. Aannames         

Beschikbaar participatiebudget o.b.v. opgave gemeenten. Beschikbaar personeel is indicatief. Doorberekend opbrengsten betreft een eerste inschatting Empatec. Verwacht aantal WWB-aanvragen is o.b.v. opgave gemeenten. 40% van de nieuwe aanvragen stroomt in Pastiel. Uiteindelijk wordt dit door de gemeente bepaalt op basis van beleid en beschikbare plaatsen. Indien er budgettaire ruimte is vindt zij-instroom plaats vanuit de bestanden. Na werken & diagnose stromen mensen via een bepaalde routing van instrumenten door of uit. Hier is een aanname op gedaan. Voor De Friese Meren is rekening gehouden met een algehele intake door Pastiel en de inzet van een traject maatschappelijke activering (Wurkjouwer). Op basis van de eindevaluatie van de pilot is bepaald welk percentage van de netto-instroom in Pastiel leidt tot een uitstroom. Datzelfde percentage is in deze opstelling gebruikt als uitgangspunt van de ambitie (eventueel met inzet loonkostensubsidie), waarbij de doelgroep wel moeilijker is.

De uitstroomcijfers in het hiernavolgende overzicht zijn gebaseerd op een aantal aannames waarbij er bij SWF en NWF wordt uitgegaan van een fors lagere instroom in Pastiel van kansrijke en potentiële deelnemers. Binnen de gebiedsgerichte teams wordt lichte ondersteuning geboden die voorheen door Pastiel werd geboden. De doelgroep met een grotere afstand tot de arbeidsmarkt vergt meer tijd om te ondersteunen. Daarnaast is er op dit moment nog sprake van een krappe arbeidsmarkt.

20

21

Bijlage 3: Beschrijving fases Diagnosefase: Doel: potentiële werknemer leren kennen door te observeren binnen een werksetting, hiermee de potentiële werknemer in beweging brengen en houden. Resultaat: 1e inschatting van de loonwaarde en opstellen Plan van Aanpak voor vervolgtraject. De inschatting is dat 30% van de nieuwe instroom valt onder categorie 0 – 40% en zal worden overgedragen aan wijkteam/ gemeente. Indien uit een eerste indeling van verdiencapaciteit komt dat iemand een verdiencapaciteit heeft van 80 – 100%, gaat deze persoon door in een traject bij Pastiel. De potentiële werknemer is aangemeld bij Pastiel, omdat de verwachting is dat hij/zij zonder hulp niet aan het werk komt. In het plan van Aanpak worden meteen afspraken gemaakt over de inspanningen die potentiële werknemer zelf verricht gedurende zijn/haar traject. Er zal op regelmatige basis een digitale terugkoppeling gevraagd worden (via Werkstap en/of mail). Op basis van deze terugkoppeling zal de intensiteit van het Pastiel traject bepaald worden. Bij potentiele werknemers met een passieve arbeidshouding zal het traject geïntensiveerd worden. Daarentegen zal bij potentiële werknemers met een actieve arbeidshouding het traject meer gemonitord worden en bijgestuurd waar nodig. Duur: 4 weken, verlengen in individuele situaties mogelijk Instrumenten in Diagnose: Standaard instrumenten Productie werk (werknemersvaardigheden en ritme) Observatie werkleider Workshops gericht op sollicitatie vaardigheden Persoonlijke gesprekken Loonwaarde inschatting in Werkstap Reiskosten

Optionele instrumenten HZO (beroepen oriëntatie test) Medisch Onderzoek/ arbeidsdeskundig onderzoek DISC (persoonlijkheidstest) Handhaving Taalmeter Overige diagnostische instrumenten i.s.m. TTOI (Test Training Opleiding en Innovatie) van Empatec Oriëntatie richting zelfstandig ondernemerschap

Binnen de diagnosefase van Pastiel worden eenvoudige productiewerkzaamheden aangeboden. Uitgangspunt van de Participatiewet is algemeen geaccepteerde arbeid. Dat betekent dat een ieder die een beroep doet op de Participatiewet algemeen geaccepteerde arbeid moet aanvaarden. Vanuit de diagnose met eenvoudige productiewerkzaamheden krijg je goed zicht op de motivatie van de potentiële werknemer op dit uitgangspunt en uit de evaluatie is gebleken dat een grote meerderheid uiteindelijk erg tevreden is over diagnosefase. Ontwikkelfase: Doel: Arbeidsritme opbouwen, werknemers- en vakvaardigheden ontwikkelen vanuit arbeidssituatie en realistische kijk op de mogelijkheden op de arbeidsmarkt bewerkstelligen. Het doel is belemmeringen richting de arbeidsmarkt proberen op te heffen. Resultaat: persoonlijke groei en ontwikkeling richting de arbeidsmarkt. Duur: 6 maanden tot maximaal een jaar.

22

Instrumenten: Standaard instrumenten Werk en ontwikkelplek binnen Empatec of extern Plan van Aanpak Ontwikkelopdrachten in werkstap Coaching Reiskosten

Optionele instrumenten Entree opleiding niveau 1 in beroepsrichting binnen Inzet cursussen/ opleidingen i.s.m. TTOI HZO (beroepen oriëntatietest) Sport Oriëntatie onderzoek, medisch onderzoek Cursussen Beroepsgerichte opleidingen Trainingen @wurk (empowerment) Handhaving Loonwaarde – inschatting Pré-start traject richting zelfstandigheid

Ervaringsfase: Doel: de potentiële werknemer in beweging houden, het CV actueel houden en voorkomen dat er een gat in het CV komt. Resultaat: uitstroom uit de uitkering (fulltime of parttime). Duur: 6 maanden, verlenging van 3 maanden mogelijk. Instrumenten: Standaard instrumenten WEP plek extern of intern Jobcoaching Jobhunting Reiskostenvergoeding Speeddates Werving en selectie

Optionele instrumenten Cursussen Loonkostensubsidie Begeleiding voor werkgevers No risk polis Proefplaatsing Jongeren vouchers Elevatorpitch Ongevallen verzekering

23

Bijlage 4: Planning diverse onderdelen Bedijfsvoering: Om de bedrijfsvoering voor 2015-2017 in te richten wordt de volgende planning gebruikt: Datum 20 november 20 december

31 januari 15 februari

Omschrijving Afstemming financiële kaders 2015 (= conceptbegroting) Overeenstemming doelstellingen Pastiel 2015

Overeenstemming administratieve vereisten, zo nodig extern getoetst Afronden DVO

31 maart

Vaststellen herziene begroting 2015 in relatie tot DVO

1 april 15 april 1 juli

Start nieuwe Planning & Control cyclus Verantwoording eerste kwartaal Vaststellen HRM – inleen overeenkomst i.h.k.v. budget ‘in natura’ en in relatie tot DVO

Zomerperiode

Start bespreking financiële kaders 2016

Verantwoordelijke Reeds afgerond Opdrachtgever (budgethouders gemeenten) en opdrachtnemer (Empatec/Pastiel) Controllersoverleg Opdrachtgever (budgethouders gemeenten) en opdrachtnemer (Empatec/Pastiel) Opdrachtgever (budgethouders gemeenten) en opdrachtnemer (Empatec/Pastiel) Opdrachtnemer Opdrachtnemer Opdrachtgever (budgethouders gemeenten) en opdrachtnemer (Empatec/Pastiel) Controllersoverleg

HRM Tijdpad Wat Organisatiestructuur Formatieplan Functieboek Openstellen vacatures Selectieproces Opstellen DVO

Januari 2015: Doorlopend:

Wie Pastiel/Empatec Pastiel/Empatec Pastiel/Empatec Pastiel/Empatec Pastiel/Empatec Betrokken organisaties

Wanneer Voor 01-03-2015 Voor 01-01-2015 Voor 15-01-2015 z.s.m. na definitieve besluitvorming z.s.m. na definitieve besluitvorming Voor 01-02-2015

Uitleg geven over concept implementatieplan, na behandeling in Stuurgroep Huidige medewerkers over de ontwikkeling door management Pastiel. Medewerkers in gemeenten/Empatec: door eigen leidinggevende.

24

Bijlage 5: Uitstroomdoelstellingen Definitie uitstroom: -

Potentiële werknemers met 100% loonwaarde die volledig uit de uitkering stromen Potentiële werknemers met een lagere loonwaarde en die met loonkostensubsidie volledig uit de uitkering stromen. Potentiële werknemers met 100% loonwaarde die parttime uitstromen en nog aanvullende uitkering ontvangen. Potentiële werknemers met een lagere loonwaarde die parttime uitstromen met loonkostensubsidie en nog aanvullende uitkering ontvangen.

Uitstroom richting zelfstandig ondernemerschap en scholing met studiefinanciering zijn verdisconteerd in onderstaande doelstellingen en zijn voor Pastiel geen aparte targets. De doelstellingen zijn in percentages geformuleerd omdat op dit moment niet duidelijk hoe groot het aanbod trajecten per doelgroep zal zijn. Met betrekking tot de uitstroom ambitie op de 100% groep is het percentage uitstroom over 2014 nog niet vastgesteld. Op basis van de huidig bekende uitstroomcijfers bedraagt dit percentage 25 %. Doelstelling:

Loonwaarde van Potentiële werknemer 100%

Doelstelling fulltime plaatsing

Doelstelling parttime plaatsing

Totaal doelstelling plaatsing

24%

6%

30%

40 – 80%

15%

5%

20%

Target werkgeversbezoeken op jaarbasis: 1300

Partnerschappen: 15 Toelichting partnerschap: Dit betreft die bedrijven die Pastiel als eerste voorkeurspartner zien bij personeelsvraagstukken.

25