Implementatieplan Bibliotheek.nl Van idee naar toepassing in de praktijk Versie: 1.0
Datum: 31 Augustus 2010
1
1
IMPLEMENTATIE VISIE BIBLIOTHEEK.NL .................................................................................................. 3 1.1 MISSIE VAN BIBLIOTHEEK.NL: OPENBARE BIBLIOTHEKEN HELPEN BIJ INNOVATIE ....................................................... 3 1.2 HET PROGRAMMA DIGITALE INFRASTRUCTUUR & DIENSTEN ............................................................................... 4 1.2.1 Korte schets van de projecten binnen dit programma ...................................................................... 4 1.2.2 Meer dan alleen software ................................................................................................................. 5 1.2.3 Releasematig werken (groeimodel)................................................................................................... 5 1.3 ORGANISATORISCHE SETTING ........................................................................................................................ 6 1.3.1 ICT situatie bibliotheken .................................................................................................................... 6 1.3.2 ICT ondersteuning door provinciale service organisaties (PSO’s) ...................................................... 6 1.3.3 Besluitvorming binnen de bibliotheeksector ..................................................................................... 6 1.4 IMPLEMENTATIE AANPAK.............................................................................................................................. 7 1.5 WERKZAAMHEDEN TOT 2011 ....................................................................................................................... 8 1.6 FINANCIËN ................................................................................................................................................ 8
2
ONDERWERPEN VAN IMPLEMENTATIE .................................................................................................. 10 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5
NATIONALE BIBLIOTHEEK CATALOGUS (NBC) ................................................................................................ 10 WEBSITE INFRASTRUCTUUR (WLWI EN WIDGETSTORE) ................................................................................... 12 DATAWAREHOUSE .................................................................................................................................... 13 ONLINE BETALEN FUNCTIONALITEIT .............................................................................................................. 14 IDENTITY MANAGEMENT EN SINGLE SIGN-ON (IAM/SSO) ............................................................................... 15
3
TEN SLOTTE ............................................................................................................................................ 17
4
BEGRIPPEN ............................................................................................................................................ 18
2
1 Implementatie visie Bibliotheek.nl Dit implementatieplan is bedoeld om helderheid te verschaffen over de manier waarop de stichting Bibliotheek.nl (hierna: Bibliotheek.nl) haar digitale diensten wil doen afnemen binnen de bibliotheeksector. Dit hoofdstuk schetst de kaders: Missie, het programma Digitale Infrastructuur en de organisatorische setting. Dit leidt tot een implementatie aanpak. Vervolgens wordt kort aangegeven welke activiteiten komende tijd nog moeten worden uitgewerkt en een overzicht omtrent de financiën.
1.1
Missie van Bibliotheek.nl: openbare bibliotheken helpen bij innovatie
De openbare bibliotheken in Nederland hebben in 2008 besloten om, samen met het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCW), hun innovatief vermogen te versterken. De belangrijkste doelen die zij daarbij willen bereiken zijn vastgelegd in twee beleidsplannen: de Agenda voor de Toekomst (juni 2008) het rapport ‘’Innovatie met effect’’ (november 2008). In die plannen staan drie doelstellingen voor innovatie centraal: -
het beter bereiken van het publiek (zowel in de breedte als in de diepte) ,
-
het vergroten van het (digitale) aanbod en
-
het verbeteren van de dienstverlening.
Om deze drie doelen te kunnen bereiken is het moderniseren en standaardiseren van Informatie en Communicatie Technologie (ICT) een noodzakelijke voorwaarde. Daarbij gaat het zowel om de digitale infrastructuur als om de invoering van nieuwe digitale diensten. Bibliotheek.nl is een landelijke uitvoeringsorganisatie, die eind 2009 is opgericht door de VOB, met steun van OCW, om bibliotheken te helpen bij de grote innovatieve opgave. De organisatie is een stichting van en voor openbare bibliotheken. In het bestuur van de stichting participeren 2 leden namens de VOB, 2 leden namens het Sector Instituut Openbare Bibliotheken (SIOB) en een onafhankelijk voorzitter. Bibliotheek.nl focust op activiteiten die nodig zijn op nationale schaal. Daar realiseert en beheert zij de infrastructuur en diensten die anno 2010 nodig zijn om professioneel aanwezig te zijn en te blijven in het digitale domein: •
•
Bibliotheek.nl werkt enerzijds voor eindgebruikers: nieuwsgierige Nederlanders die willen ontspannen of ontdekken: zij zien binnenkort één modern portaal dat toegang biedt tot alle informatie die bibliotheken te bieden hebben, zij kunnen gebruik maken van de door de bibliotheek aangeboden widgets of betrouwbare toegang krijgen tot e-Books. Anderzijds werkt Bibliotheek.nl samen met de PSO’s voor de deelnemende bibliotheken. Daar helpt de organisatie onder meer bij het standaardiseren van ICT systemen en diensten, het verbeteren van managementinformatie en het bevorderen van efficiency in de bedrijfsvoering. Ook werkt Bibliotheek.nl, namens de branche, op het gebied van innovatie 3
samen met onder andere de Koninklijke Bibliotheek, de Universiteitsbibliotheken en de Publieke Omroep, omdat de traditionele scheidslijnen tussen deze organisaties die in de fysieke wereld nog wel voortbestaan in het digitale domein steeds meer verdwijnen. Vanuit deze visie participeert Bibliotheek.nl in het ontwerp en de stapsgewijze realisatie van de Digitale Bibliotheek Nederland.
1.2 Het programma Digitale Infrastructuur & Diensten 1.2.1 Korte schets van de projecten binnen dit programma Bibliotheek.nl voert in de komende jaren een programma uit onder de vlag: Digitale Infrastructuur & l diensten. Daarin onderkent zij de volgende kerngebieden, waar digitale diensten de vernieuwing van de dienstverlening moeten gaan helpen: de klantrelatie, bibliotheekoverstijgende diensten, het ontsluiten van de verzamelde collecties, diverse vormen van culturele participatie door digitale interactie, en bibliotheekoverstijgende rapportage over uiteenlopende prestatie-indicatoren. Daarnaast is er een aantal diensten van generieke aard voor het verlenen van toegang en het afhandelen van transacties. Voor afzonderlijke of meerdere kerngebieden tegelijk heeft Bibliotheek.nl de volgende digitale zes diensten in ontwikkeling: • De Nationale Bibliotheek Catalogus (NBC), waarin ook de catalogus van de Centrale Discotheek Rotterdam en losse collecties op muziekgebied zijn opgenomen • De widget store • De White Label Website Infrastructuur (WLWI), met gezamenlijke data/content opslag (DCR) • De on-line betaalfunctie • De functie voor Identity Authentication Management en Single sign-on (IAM) • Het Data Warehouse met daarin statistische gebruiksgegevens.
Deze diensten kunnen apart worden benoemd en zijn als zodanig afzonderlijke onderdelen. Maar juist door het samenspel van deze diensten wordt meerwaarde bereikt: De bibliotheek plaatst een widget op haar WLWI website, Deze widget kan weer gebruik maken van de data die aanwezig is in het datawarehouse en van de data in de NBC. Een bezoeker van de website maakt zich bekend via de single sign on. De gebruiker heeft de mogelijkheid om betalingen te verrichten voor digitale content die hij wil downloaden. Het volgende hoofdstuk (onderwerpen van implementatie) licht deze diensten nader toe. In de planning is daarnaast voorzien in het, waar mogelijk en zinvol, moderniseren van bestaande diensten. Daarin maken wij onderscheid tussen: •
Algemene diensten, zoals: o Zoek&Boek voor het aanvragen van materialen, een dienst die zich zal ontwikkelen tot een landelijke dienst voor ‘’Aanvragen’’
4
o De Inlichtingenfunctie voor eindgebruikers (met o.a. een Help Desk functie) , informatiediensten rond Literatuur zoals Literatuurplein, Leesplein, Jeugdbieb, en •
Momenteel zijn verschillende diensten voor het onderwijs in ontwikkeling (denk bijvoorbeeld aan Biebsearch, Boek1Boek, Schoolbieb). Deze diensten dienen een plaats te krijgen in de nieuwe infrastructuur. Zij staan niet op zichzelf, maar wisselen onderling gegevens en diensten uit, waarvan de gegevens deels worden geput uit de administraties van de lokale bibliotheken en deels op een voor alle bibliotheken toegankelijk gemeenschappelijk platform zullen moeten worden bewaard.
1.2.2 Meer dan alleen software ICT innovatie binnen de bibliotheken vraagt meer dan alleen het ontwikkelen van moderne softwaretoepassingen. •
•
Inrichten van de ‘OTAP’ (Ontwikkel, Test. Acceptatie en Productie) straat. Hierbij gaat het om het inrichten van de infrastructuur waarin de software toepassingen worden ontworpen en gebouwd, getest en uiteindelijk door de eindgebruikers geaccepteerd. Deze ijkpunten samengevoegd (Ontwerp – Test – Acceptatie – Productie) zijn de standaard meetpunten in het realisatieproces, op elk waarvan moet worden bepaald of de ontwikkelde digitale dienst aan de gestelde eisen voldoet. Al op dit moment wordt het proces ingericht waarmee de kwaliteit van de digitale diensten kan worden vastgesteld. ‘Kwaliteit’ is een vooraf door opdrachtgever en uitvoerder overeengekomen niveau waarop aan de specificaties zal moeten zijn voldaan. Sommige kwaliteitsnormen zijn voor alle digitale diensten hetzelfde (beveiliging, betrouwbaarheid, responstijd, niveau van terugkoppeling naar de gebruiker), andere zijn per dienst verschillend. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om vragen bij de NBC als welke performance (snelheid van raadplegingen) is benodigd, welke datacommunicatie is daarbij geëist, wat is de gevraagde beschikbaarheid etcetera. Inrichten Beheer organisatie. Hoe ziet straks het beheer en de doorontwikkeling eruit? Welke werkprocessen zijn daarvoor nodig en welke expertise is daarbij vereist. Hier gaat het bijvoorbeeld om vragen hoe aanvullende services op het datawarehouse worden ontwikkeld of waar klanten die een vraag hebben omtrent een betaling terecht komen.
1.2.3 Releasematig werken (groeimodel) Bibliotheek.nl realiseert stap voor stap haar producten/diensten. Eind 2010 is er (release 1) de mogelijkheid om een basis NBC, een basale zoekinterface, enkele widgets en datawarehouse (rechtstreeks) te koppelen aan de website van de bibliotheek. Hierdoor kan een bibliotheek starten en wordt gebruikerservaring (over bijvoorbeeld opschonen locale catalogus zodat deze catalogus in de NBC kan worden geïntegreerd) opgedaan.
5
In daarop volgende releases zal in toenemende mate extra functionaliteit (bijvoorbeeld aansluiting op IBL, Open indexen, trefwoorden en vulling vanuit overige bibliotheekcollecties) en integratie van diensten en data worden gerealiseerd. Planning is om 2 releases per jaar te realiseren.
1.3 Organisatorische setting Om digitale diensten effectief en efficiënt te kunnen implementeren moet rekening worden gehouden met de organisatorische en inhoudelijke setting binnen de bibliotheekbranche . Deze paragraaf beschrijft de belangrijkste kenmerken in relatie tot deze implementatie. Hierbij gaat het om verscheidenheid aan locale situaties, om de ICT dienstverlening door PSO’s en om de wijze van besluitvorming. 1.3.1 ICT situatie bibliotheken De inrichting en het beheer van de ICT binnen de bibliotheken kent een zeer grote diversiteit: •
•
•
Organisatorisch. Er zijn basisbibliotheken die veel ICT werkzaamheden (bibliotheek systeem, websites, infrastructuur) hebben uitbesteed aan een PSO, andere basisbibliotheken voeren deze ICT werkzaamheden zelf uit. Daarnaast zijn er ook allerlei mengvormen (deels gemeenschappelijk, deels individueel) . Toepassingen en technologie. Er zijn verschillende bibliotheeksystemen, waarbinnen ook meerdere versies bestaan. Ook aan de webkant is er een grote diversiteit in gekozen tools en hulpmiddelen (zoals verschillende CMS’en). Verandertrajecten. Elke basisbibliotheek heeft zelf ICT wijzigingsverzoeken/ trajecten en daarbinnen eigen prioriteiten. Voorbeelden zijn het vernieuwen van de eigen website, realiseren van cashless library, migreren naar een ander bibliotheeksysteem. Verhuizen van locatie met daarbij het vernieuwen van het netwerk etcetera.
1.3.2 ICT ondersteuning door provinciale service organisaties (PSO’s) Ook bij de PSO’s is er een grote diversiteit: In de dienstenportfolio (en in de toekenning van provinciale subsidie op deze diensten). In hun innovatie programma’s qua budgetten en prioriteiten. In de intensiteit waarmee zij met de bibliotheken samenwerken. In het aantal/omvang van bibliotheken die door de PSO’s worden ondersteund (en daaraan gekoppeld de omvang van deze PSO’s). De PSO’s hebben, met onderkennen van die diversiteit, ervaring in het ondersteunen van ICT bij bibliotheken en kennen zij de locale situatie. Verder onderzoeken de PSO’s via de landelijke stichting van PSO’s vormen van samenwerking/synergie voor ondersteuning naar de bibliotheken. Ook Bibliotheek.nl is hierbij in de afgelopen maanden nauw betrokken. • • • •
1.3.3 Besluitvorming binnen de bibliotheeksector De besluitvorming met betrekking tot digitale diensten / vernieuwingen binnen de bibliotheeksector vindt primair plaats op het niveau van de basisbibliotheek. De basisbibliotheek is immers verantwoordelijk voor haar eigen bedrijfsvoering en ICT speelt daarbinnen een belangrijke rol. Dit 6
betekent dat de basisbibliotheek de eindverantwoordelijke positie heeft om te besluiten of, en zo ja wanneer en op welke wijze, er gebruik gemaakt gaat worden van de diensten die Bibliotheek.nl aanbiedt. Uit het feit dat Bibliotheek.nl momenteel met meer dan 100 bibliotheken intake gesprekken voert over dit onderwerp, maken wij op dat er in de markt van de Openbare Bibliotheken een grote belangstelling is voor het gezamenlijk moderniseren en standaardiseren van de ICT infrastructuur en diensten.
1.4 Implementatie aanpak De hierboven beschreven situatie leidt tot de volgende kenmerken waarop de implementatie wordt aangepakt. •
Bibliotheek is opdrachtgever / afnemer. Gegeven de besluitvormingsstructuur beslist de bibliotheek over tempo en timing voor aansluiting op deze landelijke diensten. De bibliotheek is de opdrachtgever en afnemer. Bibliotheek.nl is een stichting van en voor de openbare bibliotheken, die in dit verband de rol heeft van de interne dienstenleverancier. Het daadwerkelijk implementeren en beheren is een coproductie van deze partijen. Het streven in de komende jaren is erop gericht om ICT infrastructuur en diensten, waar mogelijk en zinvol, in eigen beheer te nemen en door te ontwikkelen. Aldus kunnen bibliotheken op termijn effectiever innoveren met ICT tegen beheersbare kosten.
•
Implementaties gebaseerd op releases en geleidelijke invoering. De invoering van de diensten van bibliotheek.nl is uitdrukkelijk geen ‘big bang’ scenario. Implementatie zal geschieden in releases (met toenemende functionaliteit en integratie) en zal geschieden op het niveau van de bibliotheek (/bibliotheeksysteem). Implementatie wordt niet alleen bepaald door het moment van landelijke beschikbaarheid, maar vooral ook op basis van behoefte van de basisbibliotheek.
•
Geen ‘cherry picking’ Juist vanwege de samenhang en het bovengenoemde streven om gezamenlijk sneller te innoveren is het noodzakelijk dat de verschillende diensten uiteindelijk gezamenlijk als één geheel worden afgenomen. Vanwege de verschillende huidige situaties (stel dat een bibliotheek heel recentelijk een betaalmogelijkheid heeft ingevoerd, of net haar website heeft vernieuwd) zal het zeer waarschijnlijk zo zijn dat in het begin niet alle diensten worden afgenomen. Wel zal bij de implementatie zoveel mogelijk diensten gebundeld worden. De focus ligt hierbij in eerste instantie op de NBC, Webinfrastructuur en het datawarehouse. Dit beperkt de implementatiemomenten bij de bibliotheek en maakt het invoeren ook efficiënter.
•
Geen eenzijdig opgelegd Implementatieschema Voorgaande betekent ook dat een het landelijke implementatie schema (wat, wanneer en waar) niet door Bibliotheek.nl eenzijdig kan worden vastgesteld. Bibliotheek.nl heeft wel een voorkeur (op basis van feitelijke ICT situatie bij de bibliotheek) met welke bibliotheken kan
7
worden gestart. Het vaststellen van het uiteindelijke implementatieschema gebeurt in overleg met de bibliotheken en de intake gesprekken vormen hiervoor de eerste stap. •
1.5
Nauwere samenwerking met PSO’s en andere bibliotheekorganisaties. Bibliotheek.nl is bezig om, in nauwe samenwerking met de landelijke stichting van PSO’s en de franchise bibliotheken, te onderzoeken hoe zij activiteiten en inspanningen kunnen harmoniseren en zo mogelijk integreren, met als doel om te komen tot een gemeenschappelijke implementatie en beheer van de nieuwe infrastructuur en de exploitatie van digitale diensten op landelijke schaal. Uiteindelijk moet dit leiden tot een bundeling van kennis en expertise binnen de branche waardoor het beheer / exploitatie effectief en efficiënt is belegd.
Werkzaamheden tot 2011
•
Uitwerken dienstencatalogus. Dit is een verdere uitwerking van de verschillende diensten (zie volgende hoofdstuk) en hoe deze (en onder welke condities) worden aangeboden aan de bibliotheken. Een concept hiervan is in oktober 2010 gereed.
•
Concept draaiboek voor een implementatie. Dit is een sjabloon die aangeeft hoe de migratie er voor een bibliotheek uit zou komen te zien. Dit sjabloon is generiek, gegeven de grote diversiteit van de huidige situatie bij de bibliotheken. Daarnaast zal dit draaiboek verder worden aangescherpt op basis van de eerste implementatie ervaringen die in Overijssel worden opgedaan. Met Bibliotheek Deventer streeft Bibliotheek.nl ernaar om een aantal diensten in december voor productie gereed te hebben
•
Verkennen en voorbereiden samenwerking binnen de branche. Allereerst is het goed om aan te geven dat dit niet in enkele weken te regelen is. Maar juist de implementatie van deze landelijke digitale diensten biedt de branche echt de mogelijkheid om de samenwerking met elkaar te realiseren. Bibliotheek.nl streeft ernaar om voor de jaarwisseling overeenstemming te bereiken over de gewenste samenwerkingsvorm met de landelijke PSO’s en een aantal basisbibliotheken.
1.6
Financiën
Deze paragraaf geeft het algemene beeld de kosten die gerelateerd zijn aan het programma Digitale Infrastructuur. •
Ontwikkelkosten Bibliotheek.nl wordt gefinancierd door OCW. Het onder Bibliotheek.nl uitgevoerde programma Digitale Infrastructuur wordt hieruit bekostigd. Voor 2009 en 2010 bedraagt dit resp. 4,8 en 6,5 miljoen. Voor 2011 bereidt Bibliotheek.nl op dit moment een subsidieaanvraag voor, waar dit programma een onderdeel van is. 8
•
Implementatiekosten. PSO/ (Plus)bibliotheek. Voor de implementatie in 2011 van deze nieuwe digitale diensten stelt OCW een subsidie beschikbaar van 3,5 miljoen. Deze is bestemd voor alle PSO’s, alle PlusBibliotheken en 42 basisbibliotheken. Bij het continueren van deze implementatiesubsidie voor de overige basisbibliotheken (in 2012/2013) zou hier nog een bedrag mee gemoeid zijn van 3,8 miljoen (37.500 euro per bibliotheek maal 104 bibliotheken). Bibliotheek.nl. Bibliotheek.nl zal als facilitator bij deze implementatie betrokken zijn. Een eerste globale indicatie is dat dit 1,6 miljoen aan kosten met zich meebrengt (160 bibliotheken maal tien dagen maal duizend euro).
•
Exploitatiekosten Hieronder vallen de (afschrijvings-)kosten van softwarelicenties, benodigde hardware & datacommunicatie, kosten van functioneel-, applicatief- en technisch beheer. Een eerste grove schatting is dat deze kosten 4 miljoen op jaarbasis zullen zijn. Deze kosten zijn voor een deel algemene infrastructuur (bijvoorbeeld de NBC), en voor een deel diensten die specifiek toewijsbaar zijn aan de bibliotheken.
Bij het uitwerken van de dienstencatalogus (zie vorige paragraaf) wordt ook aangegeven welke kosten hiermee voor de afnemende bibliotheek gemoeid zijn. Het gaat hierbij om: •
Het bepalen welke (geheel of gedeeltelijk) van de bovengenoemde kosten aan de bibliotheek worden doorbelast. Gegeven het feit dat ontwikkeling en de implementatiekosten van de bibliotheek gesubsidieerd zijn, ligt nu de focus op de verdeling van de exploitatiekosten. Verwachting is dat een groot deel tot de algemene landelijke infrastructuur gerekend wordt (bijvoorbeeld NBC) en daarmee op bovenlokaal niveau gefinancierd moet worden. Hierover moet nog wel afspraken worden gemaakt. Het overige deel zal door de bibliotheken gefinancierd dienen te worden.
•
Het inschatten van het aantal deelnemende bibliotheken. Dit aantal deelnemende bibliotheken heeft grote invloed op de prijsstelling van de aangeboden diensten. Dit zal bovendien als gevolg van de geleidelijke uitrol geen vaststaand getal in de tijd zijn.
•
Een uiteraard ook de te gebruiken verdeelsleutel. Hierbij kan gedacht worden aan standaard bedrag per basisbibliotheek, berekeningen gebaseerd op aantal inwoners, op basis van de omvang van de huidige website(s), etcetera.
9
2 Onderwerpen van implementatie Dit hoofdstuk beschrijft meer gedetailleerd de diensten binnen het programma Digitale Infrastructuur.
2.1
Nationale Bibliotheek Catalogus (NBC)
De Nationale Bibliotheek Catalogus (NBC) is bedoeld om de toegang tot de gezamenlijke collecties van de bibliotheken op een aantal manieren structureel te verbeteren: 1. door de catalogi van de afzonderlijke collecties samen te voegen en daaraan ook de informatie over het daadwerkelijke titelbezit aan toe te voegen; 2. door het titelbestand te converteren naar de FRBR-standaard wordt een betere presentatie en preciezere aanduiding van titels en uitgaven mogelijk; 3. door over dit overzicht van het totale titelbezit heen een vorm van publieksontsluiting te realiseren die aansluit bij de behoeften van het publiek van de openbare bibliotheken. Het gaat niet om zoeken naar iets waarvan je al weet dat het bestaat, het gaat om de verwijzingen naar materiaal dat antwoord geeft op iets dat je wilt weten; 4. door het accurate overzicht van het landelijke titelbezit wordt het mogelijk de succesratio van aanvragen voor IBL (Zoek & Boek) aanmerkelijk te verhogen; 5. door het overbrengen van gegevens over deelcollecties naar de NBC wordt het mogelijk deelcollecties (bijv. plaatselijke bijzondere collecties) in het totale aanbod te integreren. Er hoeft niet meer voor iedere bijzonder geval betaald te worden aan een integrator-aan-devoorkant (zoals de Aquabrowser); 6. doordat de NBC aansluit op en voortbouwt op het GGC, zijn eigen catalogiseerwerkzaamheden van bibliotheken en PSO’s niet meer nodig. Dit minimaliseert de kans op lokale interpretaties van catalogiseerformaten.
Wat bieden we aan? De eigenlijke NBC wordt volgens meerdere releases opgeleverd. Release 1 van de NBC brengt ons de integratieslag (met inbegrip van de aansluiting op de lokale bibliotheeksystemen), release 2 richt zich vooral op de hoogwaardige ontsluiting voor een breed publiek. De toegang tot de NBC wordt gestandaardiseerd door het realiseren van een Open Index. Deze biedt een verzameling diensten aan, waarmee de NBC kan worden bevraagd en waarop leveranciers van een al dan niet grafisch user interface kunnen aansluiten (zoals voor het presenteren van woordenwolken e.d.). De Open Index integreert ten behoeve van de gebruiker verschillende functies: 1. 2. 3. 4.
het samenvoegen van catalogusinformatie met niet-gecatalogiseerde digitale content; het op maat maken van zoekacties al naar gelang de gebruikscontext (indien bekend); het integreren van beschikbaarheidinformatie met de zoekfunctie; het ondersteunen van zoekacties van de gebruiker door het aanbieden van suggesties (suggereren van zoektermen, tonen van facetten).
10
Hoe kan een bibliotheek participeren? De NBC (met inbegrip van de Open Index) is onderdeel van de digitale infrastructuur. De beschrijving van titels in de NBC wordt de norm voor het titelbestand waaraan de lokale catalogi zich moeten conformeren, de beschrijving van de lokale collecties (bezit en beschikbaarheid) wordt de norm waaraan de NBC zich moet conformeren. Het hele bezit aan digitale content is op zijn beurt weer een landelijke aangelegenheid, voor zover mogelijk gecatalogiseerd in de NBC en ter beschikking gesteld door het Digitale Content Repository (DCR). Bibliotheken kunnen participeren door op hun website en/of hun OPAC widgets te plaatsen die hetzij algemene, hetzij gespecialiseerde (bijv. voor Schoolbieb) zoektoegang geven tot de NBC. Deze vorm van betrokkenheid maakt integraal deel uit van het pakket van digitale diensten zoals aangeboden door Bibliotheek.nl. Wat is de belasting voor een bibliotheek? Het is niet de bedoeling dat het uitlenen van fysieke items via de NBC gaat lopen. Het lokale bibliotheeksysteem blijft hierin centraal staan, zodat ook de actuele beschikbaarheid van items telkens weer aan het lokale bibliotheeksysteem gevraagd zal moeten worden. De verdeling van de werklast in het kader van de NBC is als volgt: • •
•
•
De zoekwidgets op de NBC worden opgeleverd door Bibliotheek.nl; De aansluiting van de administratie van de lokale collectie op het GGC gebeurt eveneens centraal, in het kader van de uitvoering van Aanbesteding kavel bezitsregistratie (nr. D1b). Hiertoe zullen de leveranciers (HKA, Infor, Bibliomondo, Sisis/Sunrise en DOK) op enig moment de lokale systemen van de vereiste services moeten voorzien; Met de lokale bibliotheken die een eigen implementatie van de Aquabrowser hebben en die besluiten gebruik te gaan maken van de Open Index/NBC, moeten afspraken gemaakt worden over de manier en het moment waarop zij overgaan. Een en ander ook in de context van het overgaan naar de Website infrastructuur; Er zal (in de loop van 2011) een moderner systeem voor IBL (Zoek & Boek) worden doorgevoerd teneinde te bevorderen dat een nog groter deel van de IBL-aanvragen ook daadwerkelijk wordt gehonoreerd.
11
Het algemene tijdpak voor de ontwerp en bouw van NBC-gerelateerde diensten ziet er als volgt uit:
Q2 2010
Q3 2010
Q4 2010
Q1 2011
Q2 2011
Q3 2011
Q4 2011
Q1 2012
Q2 20112
PvA NBC release 1 NBC release 2 e.v. Open Index Aanvragen (IBL) DCR
Wat is de relatie met andere diensten ? Het verdere profijt van de NBC en de Open Index zijn afhankelijk van de integratie met de andere producten van Bibliotheek.nl (bijv. Website Infrastructuur, servicebus), vanwege de aanlevering van gegevens die via het web aan de gebruiker getoond worden. Hetzelfde geldt voor de gegevens uit lokale (bibliotheek)systemen.
2.2
Website infrastructuur (WLWI en Widgetstore)
Door realisatie van de Website Infrastructuur wordt invulling gegeven aan het scenario om één landelijke content infrastructuur te implementeren die door in beginsel alle bibliotheken in Nederland gebruikt kan worden, onder andere voor het voeden en realiseren van eigen website(s). Hiermee moet ook de onderlinge uitwisseling en hergebruik van content tussen de bibliotheken gefaciliteerd en geborgd worden. De Website infrastructuur kent twee onderdelen: de White Label Website en het Widgetstore. De widgets worden de spil waar de Website Infrastructuur omheen wordt gebouwd. Lokale en landelijke initiatieven voor vernieuwing kunnen gestalte krijgen in de vorm van widgets, die door de hele branche gebruikt kunnen worden. Door standaardisatie en gemeenschappelijk beheer toe te passen, ontstaat schaalvoordeel en komt lokale innovatiekracht ten goede aan de branche als geheel.
Hoe kan een bibliotheek participeren? Bibliotheken kunnen op verschillende manieren aansluiten op de Website Infrastructuur. Allereerst de mogelijkheid om het White Label concept te omarmen en geheel in de landelijke online huisstijl de eigen website te realiseren, en daarbij gebruik te maken van gemeenschappelijke widgets. Een andere mogelijkheid bestaat om gebruik te (blijven) maken van een van de content management systemen die door Bibliotheek.nl ondersteund worden (Bart, Drupal, Joomla). 12
Naast het maken van bibliotheek websites worden lokale bibliotheken in de gelegenheid gesteld om hun lokale initiatieven landelijk uit te rollen, dankzij het Widgetplatform waar bibliotheken hun widgets kunnen plaatsen voor gemeenschappelijk gebruik.
Wat is de belasting voor een bibliotheek? Afhankelijk van de keuze van een bibliotheek over hoe deze wil aansluiten, zal er lokaal meer of minder werk voor nodig zijn om mee te doen aan de Website Infrastructuur. Als gekozen wordt voor meedoen op basis van het White Label concept is een beperkte inspanning vereist, om de vereiste technische koppelingen tot stand te brengen en om de lokale content in te voeren in het nieuwe systeem. In het scenario dat een van de drie bovengenoemde CMS systemen gebruikt blijft worden blijft er lokale infrastructuur aanwezig, die aangevuld wordt met de gemeenschappelijke landelijke voorzieningen. Op moment dat een bibliotheek actief wil bijdragen door het zelf (laten) realiseren van nieuwe functionaliteiten, in de vorm van widgets , is er uiteraard een extra belasting voor de bibliotheek. Hier kan ook een beloning tegenover staan dankzij het clearinghouse mechanisme dat wordt meegenomen bij de realisatie van de Website Infrastructuur.
Wat is de relatie met andere diensten ? Om goed te kunnen functioneren is de Website Infrastructuur afhankelijk van de integratie met de andere producten van Bibliotheek.nl (bijv. Datawarehouse, NBC), vanwege de aanlevering van gegevens die via het web aan de gebruiker getoond worden. Hetzelfde geldt voor de gegevens uit lokale (bibliotheek)systemen.
2.3
Datawarehouse
Het datawarehouse is een eenduidige en efficiënte verzameling van bibliotheekgegevens. Het datawarehouse wordt gevoed vanuit de verschillende systemen van de bibliotheken, VOB en de WOB. Hiermee vormt het Datawarehouse een gemeenschappelijke bron voor stuur-, beleid- en branche- informatie. De voordelen van hiervan zijn; - Efficiency: Rapportages (ratio’s, key perfomance indicatoren) hoeven maar een keer gemaakt te worden en zijn toepasbaar voor alle deelnemers van het datawarehouse. Bibliotheken hebben zelf verder minder tijd nodig voor het verzamelen van allerlei gegevens nodig verplichte landelijke rapportages. - Kwaliteit: Door het gebruik van dezelfde rapportages en de eenduidige gegevensverzamelingen wordt op brancheniveau ook zuiverder gemeten. Ook als bibliotheken onderling hun resultaten willen vergelijken levert dit een betere kwaliteit van informatie op.
13
Voor wat betreft de toepassingen op het datawarehouse geldt het volgende: - De gegevens die de bibliotheek aanlevert zijn en blijven van de betreffende bibliotheek. Een bibliotheek die participeert krijgt informatie getoond over de eigen bibliotheek zodat managementbeslissingen met feiten ondersteund kunnen worden. Een bibliotheek kan zelf aangeven of deze gegevens door anderen (bijvoorbeeld een PSO) gebruikt mogen worden. - Bij het landelijk gebruik gaat het om branche informatie. Dit betekent ook dat op dit vlak nooit informatie zichtbaar wordt op het niveau van individuele leden. - De data die aangeleverd wordt zal ook ingezet worden voor een aantal services uit de WLWI. Als een bibliotheek geen data aanlevert zal deze service niet werken.
Hoe kan een bibliotheek participeren? Door afspraken te maken met Bibliotheek.nl over deelname aan / gebruik van dit datawarehouse. Wat is de belasting voor een bibliotheek? Een bibliotheek dient de bibliotheekdata aan te leveren aan het datawarehouse. Bibliotheek.nl heeft een overzicht met benodigde koppelingen / interfaces van de bibliotheek naar het datawarehouse). Uit de praktijk blijkt dat een bibliotheek 3 dagen nodig heeft voor het aanleveren van de gegevens. Daarnaast schatten wij 1 dag voor het regulier aanleveren van de gegevens. De doorlooptijd voor het realiseren van deze koppelingen is gemiddeld twee weken.
Wat is de relatie met andere diensten ? De data van het datawarehouse wordt gebruikt voor rapportages (zg. services) en is beschikbaar voor widgets op de website.
2.4
Online betalen functionaliteit
Onderdeel van de website van de bibliotheek moet zijn dat een bezoeker / lid in staat moet zijn om betalingen te kunnen verrichten. Dat kan zijn voor het afnemen van verschillende soorten diensten (bijvoorbeeld digitale content) of het aanvullen / verhogen van het saldo op de bibliotheekpas. De betaalfunctionaliteit die wordt aangeboden bestaat uit een ICT betaalinfrastructuur die kan worden ingevoegd op de website. Aan de voorkant is deze per basisbibliotheek nog configureerbaar (welke betaalmethoden worden toegestaan. Daarbij wordt ook het saldo op de pas als betaalmiddel gezien). De verwerking van deze betalingen worden gedaan met behulp van een payment service provider. Deze service provider zorgt voor de daadwerkelijke afwikkeling van de betalingen met de verschillende betaalproducten (zoals creditcardmaatschappijen, banken) / bibliotheeksysteem. Als onderdeel van deze technische infrastructuur wordt ook nog de financiële administratie ingeregeld zodat informatie over de betalingen en de daadwerkelijke geldstromen bij de juiste bibliotheken terechtkomen. De online betaalfunctionaliteit biedt een basis voor de mogelijkheid voor het realiseren van online aanmelden lidmaatschap. Door het realiseren van een online betaling ontvangt de bibliotheek via de payment service provider betaalgegevens en daarmee wordt je identiteit aangenomen. Om online lidmaatschap echt te implementeren zal naast betaalmogelijkheid onder andere ook oplossingen gezocht moeten worden voor: 14
-
Hoe informatie over lidmaatschapsvormen wordt aangeleverd (is nu per bibliotheek een enorme diversiteit aan lidmaatschapsmogelijkheden, combinaties stadspassen etc).
-
Hoe stel je leeftijd vast? Daar waar bijvoorbeeld 16 tot 18 jaar een goedkoper lidmaatschap heeft.
Wellicht ten overvloede: De huidige scope van online betalen bevat niet dit online aanmelden lidmaatschap.
Hoe kan een bibliotheek participeren? Door afspraken te maken met Bibliotheek.nl over deelname / gebruik van deze online betaalmogelijkheid. Wat is de belasting voor een bibliotheek? Deze inspanning die van de bibliotheek gevraagd voor online betaalfunctionaliteit betreft zowel de inrichting (invoegen van de betaalmodule in de website, realiseren van de koppeling met het bibliotheeksysteem (cq relatie met de servicebus), inrichten financiële bedrijfsprocessen en opleiden / instrueren van de medewerkers van de bibliotheek) als exploitatie. De exploitatie is hoofdzakelijk gericht op behandelen uitval (betalingen die niet automatische goed terecht komen) en voor monitoren financiële geldstromen / financiële administratie. De betaalfunctionaliteit biedt hiervoor voldoende rapportages. Wat is de relatie met andere diensten ? Identificatie van bibliotheekleden ( Website/Mijn menu/IAM) DCR.
2.5
Identity Management en Single sign-on (IAM/SSO)
Waar een landelijke infrastructuur ontstaat, kan het kernbestand van de bibliotheekorganisaties, de ledenadministratie, niet zonder een gemeenschappelijke tegenhanger blijven. Het gaat daarbij zeer uitdrukkelijk niet om het tot stand brengen van een centrale ledenadministratie, maar om een voorziening die het mogelijk maakt eigen leden (en andere relaties) te identificeren wanneer zij diensten afnemen die de grenzen van de afzonderlijke bibliotheekorganisatie overschrijden. Wat bieden we aan? De openbare bibliotheken gaan (op dezelfde manier als de UKB met Surfnet doet) met elkaar een federatie vormen. In zulk een federatie geldt de afspraak, dat een bibliotheeklid dat door één deelnemende organisatie binnen de federatie als een eigen lid met rechtenniveau X wordt erkend automatisch ook door de andere organisaties als zodanig wordt erkend. Die andere organisaties gaan dus niet meer aan dat lid vragen zich nogmaals te identificeren en gaan ook niet meer zelf na welke rechten dat lid heeft. Zij verlenen hun diensten als ware de aanvrager een van hun eigen leden. Zoals dit niveau van vertrouwen binnen een federatie kan worden afgesproken, zo kan het ook tussen federaties onderling worden geregeld. Bijvoorbeeld tussen de federatie van openbare bibliotheken en die van Surfnet (waarin overigens de Plusbibliotheken al deelnemen). Op deze manier wordt het mogelijk om, zoals de Zeeuwse Bibliotheek en de Koninklijke Bibliotheek binnenkort zullen aantonen, collecties digitaal materiaal van de KB ter beschikking te stellen van de 15
leden van een openbare bibliotheek die daarvoor belangstelling hebben getoond. Andermaal inloggen bij de KB is in deze constructie niet nodig, zodat de gebruiker niet merkt dat hij of zij materiaal van een heel andere bibliotheek aan het raadplegen is. Het identificeren van een gebruiker binnen een federatie kan op twee manieren. Wanneer een dienst wordt aangevraagd kan de bibliotheek die die dienst moet verlenen, opvragen van welke bibliotheek de aanvrager lid is en vervolgens aan die bibliotheek vragen of de gevraagde dienstverlening kan worden verleend. Deze oplossing vereist echter, dat binnen de federatie een netwerk van A-Select servers in stand wordt gehouden, waarbij elk vorm van uitval de hele keten verbreekt. Dit is een onwenselijke situatie die ook duur in onderhoud is. De andere oplossing is, dat, gevoed vanuit het ledenbestand van de individuele bibliotheken, een centrale verwijsindex tot stand wordt gebracht. Deze verwijsindex bevat niet meer dan een gecodeerde aanduiding van het lid, een aanduiding van de moederbibliotheek en een aanduiding voor het rechtenniveau. In deze constructie, die als de ‘verwijsindex’ bekend staat, is er één loket waaraan gevraagd kan worden of een lid tot het vragen van een bepaalde dienst gerechtigd is en is het verder niet nodig om uit te zoeken met welke bibliotheek contact zou moeten worden gezocht. Bijkomende voordelen zijn voorts, dat qua ICTtechniek deze constructie goedkoop en bedrijfszeker is, en dat grote complexiteit kan worden vermeden in het geval waarin tussen verschillende sectoren over leden moet worden gecommuniceerd. Zoals in het geval van de diensten aan het onderwijs. Het onderwijs beschikt over de centrale identificatiedienst Entree van Kennisnet, zodat de rechten van de leerling van een school eenvoudig kunnen worden vastgesteld met een korte uitwisseling van informatie tussen Entree en de verwijsindex. Hoe kan een bibliotheek participeren? De verwijsindex geldt als een infrastructurele voorziening binnen de digitale infrastructuur. Wat nodig is om de verwijsindex de getrouwe afspiegeling te laten zijn van de lokale ledenadministraties (en andere CRM-bestanden), is dat wijzigingen worden doorgegeven aan de verwijsindex. Daarvoor komen op de servicebus services beschikbaar, die op de lokale bibliotheek- en CRM-systemen moeten worden aangesloten. Bibliotheken die in het kader van een onderwijsgerichte dienst materiaal leveren aan scholen, zullen op gelijkvormige wijze de afspraken met die scholen moeten vastleggen, en de gegevens over wie het betreft doorgeven aan de verwijsindex. Wat is de belasting voor een bibliotheek? Het zal niet nodig zijn, dat bibliotheken naast hun eigen lidnummer ook een centraal soort van lidnummer gaan vastleggen. De administratieve last van het koppelen van een lokaal relatienummer aan een centraal relatienummer ligt bij de verwijsindex. Wat is de relatie met andere diensten? De voorziening voor het bibliotheekoverstijgend identificeren van leden is in het bijzonder relevant voor de dienst Aanvragen en voor de onderwijsdiensten. De OB-federatie en de verwijsindex gaan eveneens een rol spelen bij het omgaan van digitaal materiaal, zowel de betaalde levering van digitale content aan niet-leden als ook het uploaden van ‘lokale’ recensies naar de DCR op het gemeenschappelijke niveau.
16
3 Ten slotte Openbare bibliotheken, PSO’s en Bibliotheek.nl staan nu aan de vooravond van een grote complexe meerjaren opgave: de implementatie van een nieuwe infrastructuur en nieuwe digitale diensten. Na al het voorbereidende werk in de afgelopen periode, breekt nu een nieuwe fase aan: van plannen op papier naar toepassingen in de praktijk. Mede gezien de snelheid van (inter)nationale ICT ontwikkelingen enerzijds, en de beperktere financiële armslag anderzijds, leeft er hoog gevoel van urgentie en een breed besef bij bibliotheekdirecties en –management dat het zaak is om deze opgave gezamenlijk aan te pakken. Illustrerend zijn in dit verband: de hoge opkomst bij de regiobijeenkomsten die Bibliotheek.nl in juni 2010 heeft gehouden en de grote hoeveelheid intakegesprekken die de organisatie momenteel voert in de branche. Er is een sterke wil om samen vorm en inhoud te geven aan permanent innoveren. Aldus zullen de drie lange termijn doelen in de komende jaren dichterbij komen: meer bereiken, beter aanbod, betere dienstverlening opdat de openbare bibliotheken een grote meerwaarde zullen behouden voor miljoenen landgenoten
17
4 Begrippen DCR
Digital Content Repository. Onderdeel van de website infrastructuur.
FRBR
Functional Requirements of Bibliographical Records: Methode waarop kenmerken moeten worden beschreven.
GGC
Gemeenschappelijk Geautomatiseerd Catalogiseersysteem.
IAM
Identity & Access management
NBC
Nationale Bibliotheek Catalogus
OPAC
Online Public Access catalogus (onsluiting van de catalogus via het web)
PSP
Payment Service Provider (onderdeel van dienst online betalen)
Service bus
Gegevens Infrastructuur gericht op communicatie tussen gemeenschappelijke en locale bibliotheek-systemen / toepassingen.
WLWI
White Label Website Infrastructuur, kortweg Website infrastructuur
18
